Crear y administrar un sitio de área de documentos

Corresponde a: Microsoft Office SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0

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Un sitio de área de documentos es un sitio de SharePoint que le ayuda a coordinar el desarrollo de uno o más
documentos relacionados con otras personas. El sitio proporciona herramientas para compartir y actualizar
archivos, y para mantener a las personas informadas acerca del estado de dichos archivos.
 Información general
 Crear un sitio de área de documentos desde un documento de una biblioteca
 Crear un sitio de área de documentos vacío
 Agregar un documento
 Agregar un usuario
 Agregar una tarea
 Agregar un anuncio
 Agregar un vínculo a la lista Vínculos
 Crear una alerta por correo electrónico para una tarea
 Volver a publicar un documento en una biblioteca desde un sitio de área de documentos
 Eliminar un sitio de área de documentos

Información general
Empleando un sitio de área de documentos, usted y sus compañeros pueden coordinar el desarrollo de uno o
más documentos relacionados. El sitio proporciona herramientas para compartir y actualizar sitios, y para
mantener a las personas informadas acerca del estado de dichos archivos. Usted y sus compañeros pueden
trabajar conjuntamente en un sitio de área de documentos para desarrollar un documento de las siguientes
maneras:

 Trabajar directamente en la copia que se encuentra en el sitio de área de documentos

 Trabajar en una copia local y actualizar la copia con regularidad en el sitio de área de documentos

Usted y los demás integrantes del área también pueden utilizar un sitio de área de documentos para publicar
anuncios, asignar tareas, compartir vínculos pertinentes y recibir alertas acerca de los cambios al contenido
del sitio. Puede crear un sitio de área de documentos para un proyecto a corto plazo y eliminar el sitio cuando
el proyecto termine o conservar el sitio de manera permanente.
NOTA De manera predeterminada, los propietarios de sitios tienen el nivel de permisos necesario para
crear sitios de área de documentos dentro de un sitio existente. Si es un propietario de un sitio y desea
habilitar otros integrantes de sitio para crear sitios de área de documentos, puede conceder permisos para
crear sitios en el grupo de Microsoft Windows SharePoint Services al que pertenecen los integrantes del
equipo.
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Crear un sitio de área de documentos desde un documento de

una biblioteca
 Puede crear un nuevo sitio de área de documentos a partir de un documento que ya se encuentra en una
biblioteca del sitio. Según el programa, también es posible que pueda crear un nuevo sitio de área de
documentos desde dentro de un programa compatible con Microsoft Windows SharePoint Services, como
Microsoft Office Word 2007. Para obtener más información, vea la Ayuda de dicho programa.

1. Abra la biblioteca de documentos donde se encuentra almacenado el documento.

2. Elija el nombre del documento, haga clic en la flecha que aparece, elijaEnviar a y, a continuación, haga clic
en Crear área de documentos.

NOTA Si la opción Crear área de documentos no está disponible, no tiene permisos para crear un área en
dicho sitio. Pregunte al propietario del sitio para que le dé este permiso o cree el sitio de área para usted.
3. Haga clic en Aceptar.

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Crear un sitio de área de documentos vacío

Si desea crear un sitio de área de documentos pero no desea basarlo en un documento existente, puede crear
un sitio de área de documentos vacío y agregar uno o varios documentos posteriormente.

1. Abra el sitio en el que desea crear un sitio de área de documentos.

Haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Crearen la página Todo el
contenido del sitio.

SUGERENCIA En la mayoría de los casos, puede utilizar el menú Acciones del sitio en
vez de completar este paso.
NOTA Puede que tenga que pedir al propietario del sitio que le dé permiso para crear un sitio de área de
documentos.
2. En la lista Páginas Web, haga clic en Sitios y áreas de trabajo.

3. Escriba la información acerca del sitio de área de documentos que desee crear, por ejemplo, el título y la
última parte de la dirección del sitio Web.

4. En la sección Selección de plantilla, haga clic en la ficha Colaboración y, a continuación, en Área de

documentos.

5. En la sección Permisos, realice uno de los siguientes procedimientos:

 Si desea que todos los miembros del sitio primario sean miembros de esta área de trabajo, haga clic
en Utilizar los mismos permisos que el sitio primario.

 Si desea que únicamente un conjunto específico de personas sean miembros de esta área de trabajo, haga
clic en Utilizar permisos exclusivos.

6. Si desea que la barra de vínculos superior del sitio primario aparezca en las páginas de este nuevo sitio,
compruebe que la opción Utilizar la barra de vínculos superior del sitio primario está seleccionada en la
secciónHerencia de exploración.

7. Haga clic en Crear.

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 Agregar un documento
Independientemente de si crea un sitio de área de documentos desde un documento existente o crea un sitio
de área de documentos vacío, puede agregar nuevos documentos al sitio de área de documentos en cualquier
momento.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic enDocumentos compartidos.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para crear y agregar un nuevo documento, haga clic en Nuevo.

 Para agregar un documento existente, haga clic en Cargar y, a continuación, haga clic en Examinar para
buscar el archivo que desea agregar. Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. Si ya existe
un documento con el mismo nombre de archivo en la biblioteca y no desea sobrescribir el documento
existente, desactive la casilla de verificación Sobrescribir los archivos existentes.

3. Haga clic en Aceptar.

SUGERENCIA También puede agregar una copia vinculada de un documento desde otra biblioteca a la
biblioteca de Documentos compartidos del sitio de área de documentos creando un destino Enviar a.
Cuando el documento original o la copia vinculada está actualizada, puede actualizar la copia en la otra
ubicación con facilidad. Busque vínculos para obtener más información acerca de cómo agregar copias
vinculadas de documentos a otras bibliotecas en la secciónVea también.
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Agregar un usuario
Para agregar usuarios a un sitio de área de documentos, debe tener permiso para agregar integrantes al sitio
primario o al sitio de área de documentos. Si no puede agregar usuarios al sitio de área de documentos,
póngase en contacto con el propietario del sitio primario.

1. En la página principal del sitio de área de documentos, en la listaIntegrantes, haga clic en el nombre del
grupo al que desea agregar un usuario.

2. En el menú Nuevo , haga clic en Agregar usuarios.

3. En la sección Agregar usuarios, escriba el nombre, nombre del grupo o dirección de correo electrónico del
usuario o grupo que desea agregar. Si agrega más de un usuario, separe cada nombre con un punto y coma
(;). También puede hacer clic en Examinar para buscar y seleccionar la persona en el directorio.

4. En la sección Conceder permisos, haga clic en el grupo al que desea agregar el usuario.

5. Haga clic en Aceptar.

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Agregar una tarea

Puede utilizar la lista Tareas en el sitio de área de documentos para asignarse elementos de trabajo a usted
mismo o a otros miembros del área. Los miembros pueden, a continuación, actualizar y compartir el estado de
sus tareas asignadas con facilidad. Empleando la lista Tareas, puede establecer la prioridad y las fechas de
 vencimiento para las tareas, así como el estado de las tareas y el porcentaje completado. Como propietario
del sitio de área de documentos, también puede agregar campos personalizados a la lista Tareas, de la
misma manera que lo hace con cualquier otra lista de un sitio de SharePoint. Busque vínculos con más
información acerca de cómo personalizar listas en la secciónVea también.

 En la página principal del sitio de área de documentos, en Tareas, haga clic en Agregar nueva tarea.

 Escriba un nombre para la tarea en el cuadro Título.

 En la lista Prioridad, haga clic en la prioridad de la tarea.

 En la lista Estado, haga clic en el estado de la tarea.

 Para asignar la tarea a alguien, realice una de las acciones siguientes en la sección Asignado a:

 Escriba la dirección de correo electrónico de la persona a quien desea asignar la tarea.

 Escriba el nombre completo de la persona a quien desea asignar la tarea y, a continuación, haga clic

en Comprobar nombres . Si la persona aparece en el directorio, el nombre se resuelve en la dirección de

correo electrónico correspondiente. De lo contrario, se mostrará el mensaje No se encontró ninguna

coincidencia exacta.

 Haga clic en Examinar para buscar y seleccionar la persona del directorio. Cuando termine, haga clic

en Aceptar.

 Si es necesario, escriba una breve descripción de la tarea en el cuadroDescripción.

 En el cuadro Fecha de inicio, escriba la fecha de inicio de la tarea.

 En el cuadro Fecha de vencimiento, escriba la fecha en la que debe haberse finalizado la tarea.

 Haga clic en Aceptar.

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Agregar un anuncio
Use la lista Anuncios para publicar mensajes importantes acerca del proyecto para integrantes del equipo,
como fechas límites y cambios en entregas, presentaciones para nuevos integrantes del grupo y otra
información.

 En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic enAgregar nuevo anuncio.

 En el cuadro Título, escriba un título para el anuncio.

 En el cuadro Texto, escriba el texto completo del anuncio.

 Si desea que el anuncio caduque automáticamente después de una determinada fecha, escriba la fecha en el

cuadro Caduca.
 Haga clic en Aceptar.

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Agregar un vínculo a la lista Vínculos

Puede utilizar la lista Vínculos para compartir vínculos que sean útiles para los integrantes del grupo. La lista
puede proporcionar acceso rápido y sencillo a los recursos y la información relacionada como otros sitios
Web.

 En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic enAgregar nuevo vínculo.

 En la sección Dirección URL, escriba la dirección de la página web u otro tipo de recurso al que desea

vincular y, a continuación, escriba una descripción del vínculo.

NOTA El texto que escriba en el cuadro Escriba la descripción se muestra como el nombre del vínculo en
la lista Vínculos. Puede incluir notas sobre el vínculo en la sección Notas, pero esta información no se
muestra en la vista predeterminada de la lista Vínculos que aparece en la página principal del sitio de área de
documentos.

 Haga clic en Aceptar.

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Crear una alerta por correo electrónico para una tarea

Después de crear tareas y asignarlas a integrantes de área, puede elegir recibir alertas de correo electrónico
notificándole de los cambios a los elementos de la lista Tareas. Los integrantes también pueden crear sus
propias alertas para recibir notificación de correo electrónico de los cambios a otros elementos con interés
para ellos.

NOTA Puede crear alertas por correo electrónico para tareas sólo si el administrador del servidor ha
habilitado el servidor que ejecuta Windows SharePoint Services para enviar correo electrónico.

 En la página principal del sitio de área de documentos, haga clic enTareas.

Si no aparece la lista Tareas en la página principal, haga clic en Ver todo el contenido de sitio y, a
continuación, haga clic en Tareas.

 En el menú Acciones , haga clic en Enviarme alertas.

 En la sección Título de la alerta, escriba un nombre para la alerta.

 En la sección Enviar alertas a, el nombre se incluye de forma predeterminada en el cuadro Usuarios. Puede

enviar alertas a otros miembros si agrega sus nombres al cuadro Usuarios, separados por un punto y coma

(;).

 En la sección Cambiar tipo, seleccione el tipo de cambios de los que desea que se le avise.

 En la sección Enviar alertas sobre estos cambios, seleccione un filtro para recibir los cambios en función

de determinados criterios.

SUGERENCIA También puede optar por recibir alertas sobre elementos que se muestran en una vista
concreta de la lista Tareas.

 En la sección Cuándo enviar alertas, seleccione con qué frecuencia desea recibir las alertas.

 Haga clic en Aceptar.

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Volver a publicar un documento en una biblioteca desde un sitio

de área de documentos
Si el sitio de área de documentos se basa en un documento existente almacenado en una biblioteca, puede
actualizar la copia original con los cambios realizados a la copia del documento en el sitio de área de
documentos.

1. En el sitio de área de documentos, abra la biblioteca que contiene el documento.

2. Elija el nombre del documento, haga clic en la flecha que aparece, elijaEnviar a y, a continuación, haga clic
en Publicar en la ubicación de origen.

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Eliminar un sitio de área de documentos

Después de que se termine el proyecto de documentación, y todas las versiones finales de los documentos se
muevan a otras ubicaciones, puede elegir eliminar el sitio de área de documentos. Para eliminar el sitio, debe
tener el nivel de permisos Control total. De manera predeterminada, los propietarios de sitios tienen este
permiso.

IMPORTANTE Asegúrese de publicar todos los elementos en otra ubicación antes de eliminar un sitio de
área de documentos. Cuando elimine un sitio de área de documentos, todos los documentos, bibliotecas,
listas y datos de lista, configuración de sitio, niveles de permisos e información de seguridad incluida en el sitio
de área de documentos se destruyen de manera permanente.
En la página principal del sitio, haga clic en el menú Acciones del sitio y después haga clic
en Configuración del sitio.
 NOTA En un sitio para el que se ha personalizado el menú Acciones del sitio, seleccione Configuración
del sitio y, a continuación, haga clic en la configuración que desea ver.
1. En la columna Administración de sitios, haga clic en Eliminar este sitio.

2. Haga clic en Eliminar y, a continuación, en Aceptar para confirmar que desea eliminar el sitio.