Material de Apoyo

Curso de Excel

Bsico y Avanzado
( Versin 2003 2007 - 2010)

Profesora: Lic. Silvia Rambaldo

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Apunte EXCEL (2003 2007 2010)

Lic. Silvia Rambaldo

Material de apoyo del curso de EXCEL

(Versin 2003 2007 - 2010)
1. Entorno de la herramienta
a. Iniciar Excel: Desde el escritorio haga clic en: Inicio Todos los programas Microsoft Office b. Pantalla principal ( versin 2003) Microsoft Excel 2003 / 2007 / 2010

Men Principal

Barra de Frmula Celda Panel de Tareas

Barras de Herramientas

Referencia de la celda en donde se encuentra ubicado el cursor (columna A, fila 1).

Hojas del Libro Barras de desplazamiento c. Barra de Herramientas: Agregarlas o quitarlas Men Principal VER BARRA DE HERRAMIENTAS ( versin 2003) d. Modificar el entorno de trabajo Men principal HERRAMIENTAS OPCIONES, etiqueta VER (versin 2003) Men VISTA, panel MOSTRAR U OCULTAR (versin 2007) e. Men de Ayuda Men principal Men principal f. (versin 2003) (versin 2007)

Salir de Excel Men principal ARCHIVO SALIR (versin 2003) Botn OFFICE, botn SALIR (versin 2007) O bien cerrar la ventana.

Nota: Al Salir de Excel, pregunta si se grabaron las ltimas modificaciones.

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En la versin 2007 2010, el entorno cambia de la siguiente manera: Fichas Grupos Ventana de opciones

Barra de Accessos rpidos

2.

Libro: Crear, Guardar, Abrir, Cerrar.

Men principal ARCHIVO (versin 2003 - 2010) o bien botn OFFICE (versin 2007)

3.

Hojas: Insertar, Eliminar, Cambiar Nombre, Mover, etc

Men botn derecho mouse sobre la etiqueta de la Hoja correspondiente

Trasladarse por las Hojas

Se pueden agrupar Hojas manteniendo la tecla Shift a medida que se selecciona cada etiqueta. Esto permite Insertar / Eliminar / Mover varias Hojas de una sola vez (segn la opcin elegida).

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4. Celdas:
a. Seleccionar celdas i. Consecutivas (arrastrar el mouse con botn izquierdo) ii. No consecutivas (mantener la tecla Ctrl mientras se van seleccionando las celdas deseadas) b. Copiar / Cortar y Pegar Datos Seleccionar celdas correspondientes y realizar alguna de estas opciones Men principal EDICIN (versin 2003) o bien men INICIO (versin 2007 - 2010) Botones correspondientes de la barra de Estandar.

Botn derecho sobre rango seleccionado

c. Pegado especial con vnculo: Permite que las celdas copiadas, puedan pegarse manteniendo relacin con los datos originales. Seleccionar alguna de estas opciones Botn derecho del mouse sobre el rango seleccionado. Men principal EDICION (versin 2003) Men INICIO, panel PORTAPAPELES, opciones del botn PEGAR (Vers. 2007 - 2010) d. Autorellenar celdas: Permite completar celdas con das de la semana, meses del ao, nros en secuencia, etc. Para lograrlo debe colocar mouse en el extremo inferior derecho de las celda/s seleccionada/s y arrastrar hacia abajo. Ejm. Al escribir un mes, se puede autorellenar con el resto de los meses. Ejm: Al escribir una celda con 1 y debajo un 2, luego seleccionar ambas y autorrellenar

5.

Columnas / Filas: Colocar el cursor en la fila / columna con la que trabajar. Utilizar el men del
botn derecho del Mouse o con los menes detallados a continuacin: a. Insertar / Eliminar: Men INSERTAR FILA / COLUMNA (versin 2003) Men INICIO, panel CELDAS, opciones del botn INSERTAR / ELIMINAR (V.2007 - 2010)

6.

Inmovilizar paneles: Permite dejar inmvil las filas por encima de la previamente seleccionada. O
bien dejar inmvil las columnas que se encuentran a la izquierda dela previamente seleccionada. En el caso de seleccionar nicamente una celda, quedar inmovilizada el cuadrante superior izquierdo. Men VENTANA INMOVILIZAR PANELES (versin 2003) Men VISTA , panel INMOVILIZAR PANELES (versin 2007 - 2010)

7.

Dividir: Permite dividir la Hoja a partir de la celda seleccionada. De manera de poder trasladarse por
diferentes sectores a travs de las barras de desplazamiento. Men FORMATO VENTANA DIVIDIR (versin 2003) Men VISTA , panel DIVIDIR (versin 2007 - 2010)

8.

Formatos: Permite cambiar la apariencia de la celda, fila o columna previamente seleccionada.

Men FORMATO CELDAS o Barra de Formato (versin 2003) Men INICIO , panel FUENTES (versin 2007 - 2010)

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9. Frmulas:
a. Crear un clculo Para realizar un clculo debe cumplir los siguientes pasos: 1) Ubique el cursor en la celda donde desea obtener el resultado 2) Escriba el signo = 3) Disee el clculo Nota: Para cancelar el diseo de un clculo, debe presionar la tecla ESC

Ejm: Calcule el Total de Octubre = Precio * Ventas 1. Haga clic

en la celda en donde desea ver el resultado.

2. Escriba el signo

=
3. Haga clic en la
celda que contiene el 1er dato a multiplicar.

4. Tipee el
signo (asterisco)

5. Haga clic en la
celda que contiene el 2do dato a multiplicar.

6. Presione Enter
para obtener el resultado.

Observe que si hace clic en el resultado, el clculo se encuentra en la Barra de Frmulas.

La Barra de Frmulas contiene el clculo.

Resultado del clculo

Nota: Observe que si cambia el precio del lpiz, el Total se actualiza automticamente. Eso se debe a que cambi el contenido de la celda C5.

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Para calcular el Total del segundo artculo, debera repetir los pasos indicados al principio de este ejemplo y el segundo Total quedara con el siguiente clculo: =C6 * D6 Toma el dato contenido en la celda C6 (precio de la goma) y lo multiplica por el contenido de la celda D6 (ventas de la goma) Y as tendra que repetir los pasos para calcular el Total del Cuaderno y dems artculos que contenga la lista. Por lo tanto los clculos de los diferentes Totales quedaran de la siguiente manera: =C5 * D5 =C6 * D6 =C7 * D7 Observe que clculos son los mismos: Precio * Ventas pero difieren uno de otro de las filas de donde toman los datos.

b. Copiar clculos Para no tener que realizar el mismo clculo tomando datos de distintas filas e igual columna, puede copiar el clculo tantas filas hacia abajo como necesite. Para lograrlo: 1) Haga clic en la celda en donde se encuentra el primer resultado. 2) Presione el botn para copiar el contenido de la celda.

3) Seleccione la/s celda/s en donde desea copiar el clculo. 4) Presione el botn para pegar el clculo

Otra manera de copiar un clculo es la siguiente: 1) Haga clic en la celda en donde se encuentra el primer resultado. 2) Ubique el Mouse en el extremo inferior derecho de la celda seleccionada hasta que el Mouse se transforme en una cruz finita. 3) Arrastre el Mouse hasta la ltima celda en donde desea copiar dicho clculo.

1. Clic en la celda con el resultado.

2. Ubique el cursor en el
extremo derecho de la celda a copiar y arrastre hacia abajo.

c. Prioridad de resolucin Cuando se disea un clculo, debe tener en cuenta en qu orden el Excel lo resuelve: 1) Parntesis ( ) 2) Multiplicacin * y Divisin / 3) Suma + y Resta Continuando con el Ejm anterior, ahora debe resolver el Precio actualizado de Noviembre para cada artculo. Cul de las dos opciones sera la adecuada?

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Apunte EXCEL (2003 2007 2010) 1) Precio * Porcentaje de Aumento + Precio En este caso resuelve primero la Multiplicacin y luego realiza la Suma. Ejm: 0,50 * 7% + 0,50= 0,54 ( es el nuevo precio actualizado del lpiz ) 2) Precio * (Porcentaje de Aumento + Precio)

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En este caso resuelve el Parntesis (con la suma dentro) y luego realiza al Multiplicacin. Ejm: 0,50 * (7% + 0,50)=0,28 (el resultado es diferente). La primera es la opcin correcta. Realice el clculo con las celdas correspondientes: (vea los pasos del Ejm 1) = C5*F5+C5 Al tener el resultado en la celda previamente seleccionada, debe copiar el clculo para el resto de las celdas.

Repita los pasos indicados en el primer Ejm. Pero haga clic en las celdas corresp. d. Modificar un clculo: Realice los siguientes pasos: 1) Seleccione la celda que contiene el clculo a modificar. 2) Ubique el cursor en la Barra de Frmulas (en donde ve el clculo) 3) Modifique lo que necesite 4) Presione Enter una vez terminada la modificacin Tambin puede modificar un clculo presionando la tecla F2 o con doble clic sobre la celda. Nota: Si tiene varios clculos copiados, se debe modificar el primero y luego realizar la copia para el resto. e. Mover clculos 1) Haga clic en la celda con el resultado que desea mover a otro lugar 2) Presione el botn .

3) Seleccione la celda en donde desea mover el clculo. 4) Presione el botn f. Eliminar un clculo 1) Haga clic en la celda con el resultado 2) Pulse la tecla Supr Nota: Puede copiar, mover o eliminar clculos, utilizando el men del botn derecho del Mouse sobre el rea previamente seleccionada. para ubicar el clculo.

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10. Referencias absolutas

Permite que la columna o fila de una celda no vare a lo largo de la copia del clculo. Eso se logra escribiendo el singo $ delante de la columna y/o fila que se necesita fijar. Ejm: Calcular el precio actualizado de todos los artculos =E4*A6+E4

1. Haga
clic donde desea ver el resultado y disee el clculo.

Observe el clculo ingresado.

2. Presione
Enter para ver el resultado.

3. Copie el
clculo y observe que los resultados no se actualizan.

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Haga clic en cada resultado y observe en la Barra de Frmulas los diferentes clculos. Las filas cambian en cada clculo copiado.

4. Investigue los
clculos que se han copiado en cada celda. Observe que las filas cambian al copiarse.

Las celdas con los diferentes precios deben actualizarse, pero siempre el porcentaje de actualizacin de los lcteos debe ser la celda A6. Es necesario Fijar la fila 6 para que no vare a lo largo de la copia del clculo. Para lograrlo se antepone el smbolo $ delante de la fila.

5. Suprima los clculos y deje solamente el primero para

corregir: =E4*A$6+E4

6. Copie el clculo corregido al resto de las celdas.

7. Investigue
los clculos que se han copiado en cada celda. Observe que las filas NO cambian al copiarse.

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11. Autosuma
Permite realizar una Suma de manera directa. Barra Estandar (versin 2003) Men FRMULAS, panel BIBLIOTECA DE FUNCIONES (versin 2007 - 2010) Pasos a seguir: 1) Ubique le cursor en la celda donde quiere ver el resultado. 2) Pulse el botn Autosuma. 3) Presione Enter para obtener el resultado.

12. Funciones:
Seleccione alguna de estas opciones para trabajar con la funcin deseada Men INSERTAR , opcin FUNCION (versin 2003) Men FRMULA, opciones del botn Botn Botn INSERTAR FUNCIN (versin 2007 - 2010)

de la Barra de Frmulas (en todas las versiones) Autosuma, flecha de opciones.

3. Haga clic en la funcin a utilizar.

1. Escriba la funcin en Buscar o haga clic en la lista de Categoras en donde las ver agrupadas.

Cada funcin presenta su explicacin en la parte inf.

2. Haga clic en la Categora deseada.

4. Acepte. Cada funcin ofrece su Ayuda.

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Apunte EXCEL (2003 2007 2010) SUMA (en lugar se usar el botn Autosuma)

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1. Ubique el cursor en la celda en donde desea ver el resultado.

2. Seleccione las celdas a Sumar Minimiza la ventana para seleccionar mejor.

Comentario del dato a ingresar en el parmetro donde est el cursor.

Para seleccionar celdas no continuas, puede mantener presionada la tecla Ctrl . mientras selecciona los diferentes rangos de celdas. PROMEDIO, CONTAR, CONTARA, MAX y MIN, MAYUSC, MINUSC se emplean de la misma manera que la funcin SUMA. El resto de las funciones, se las detallar despus de la Tabla. SUMA PROMEDIO CONTAR CONTARA MAX MIN HOY CONTAR.SI SUMAR.SI SI =SUMA(B2:B4) =PROMEDIO(B2:B4) =CONTAR(BA2:B4) =CONTARA(A2:A4) =MAX(B2.B4) =MIN(B2:B4) =HOY() =CONTAR.SI(rango;criterio) =CONATAR.SI(BA2:BA4;>2) =SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) =SI(condicin;verdadero;falso) Ejm: =SI(B2>4;CARO;BARATO) CONCATENAR MAYUSC MINUSC ENTERO REDONDEAR =CONCATENAR(A2; ;B2) =MAYUSC(A2:A4) =MINUSC(A2:A4) =ENTERO(B2) =REDONDEAR(B2,1) Suma celdas numricas. Promedia celdas numricas Cuenta celdas numricas Cuenta celdas alfanumricas Devuelve el valor ms alto de un rango de celdas. Devuelve el valor ms alto de un rango de celdas. Muestra fecha actual Cuenta celdas que cumplan con una condicin Suma celdas que cumplan con una condicin Devuelve un tipo de respuesta, en el caso de que se cumpla la condicin. De lo contrario, devolver otro respuesta. Une un dato con otro en la misma celda Convierte texto a mayscula Convierte texto a minscula Convierte a entero un nmero. Redondea un nmero, dejando en este ejm, 1 posicin decim

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Apunte EXCEL (2003 2007 2010) CONTAR.SI y SUMAR.SI Del rango selecciondo, cuenta / suma aquellas celdas que respetan el criterio.

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Nota: Tenga en cuenta que, cuando ubica el cursor en algn recuadro, se presenta en la parte inferior de la ventana, la explicacin de lo que debe ingresar.

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13. Condicin SI Devuelve un tipo de respuesta, en el caso de que se cumpla la condicin. De lo contrario, devolver otro tipo de respuesta Ejm 1: SI el precio supera los $4, muestre el mensaje Caro. De lo contrario Barato 1. Ubique el cursor en la celda en donde desea mostrar el mensaje. 3. Defina la condicin 2. Inserte la Funcin SI

4. Indique qu debe pasar si se cumple la condicin. 5. Indique qu debe pasar si NO se cumple la condicin.

Nota: Los textos deben ir entre comillas

Ejm 2: Si el Total supera los $8, calcule un 10% del Total. De lo contrario, muestre el Total.

Nota: Tenga en cuenta que, cuando ubica el cursor en algn recuadro, se presenta en la parte inferior de la ventana, la explicacin de lo que debe ingresar.

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Apunte EXCEL (2003 2007 2010) 14.

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Configurar Pgina: Tamao papel, orientacin, mrgenes, encabezados, etc

Men ARCHIVO , opcin CONFIGURAR PGINA (versin 2003) Men DISEO, panel CONFIGURAR PGINA (versin 2007 - 2010)

15. Vista Preliminar:

Men ARCHIVO , opcin VISTA PRELIMINAR (versin 2003) Botn OFFICE, opcin IMPRIMIR y elegir VISTA PRELIMINAR (versin 2007) Men ARCHIVO, opcin IMPRMIR (versin 2010)

16. Imprimir:
Men ARCHIVO , opcin IMPRIMIR (versin 2003 - 2010) Botn OFFICE, opcin IMPRIMIR (versin 2007) 17.

Grficos: Seleccione alguna de estas opciones para trabajar con grficos.

Men INSERTAR , opcin GRFICO (versin 2003, 2007 y 2010) Botn correspondiente de la Barra de Estandar (versin 2003) Nota: Al hacer doble clic sobre el Grfico, se presenta un Men que permitir modificarlo. Men GRFICO (versin 2003) Men PRESENTACIN (versin 2007 - 2010)

18. Proteger Libros , Hojas y Celdas

a. Proteger / Desproteger Libro / Hojas : Men HERRAMIENTAS , opcin PROTEGER (versin 2003) Men REVISAR, panel CAMBIOS (versin 2007 - 2010) b. Proteger Celdas Men FOMATO , opcin CELDAS PROTEGER (versin 2003) Men REVISAR, panel CAMBIOS (versin 2007 - 2010) c. Compartir Libros: Autorizar a otro usuario que pueda ver y/o modificar el Libro. Men HERRAMIENTAS , opcin PROTEGER (versin 2003) Men REVISAR, panel CAMBIOS (versin 2007 - 2010) d. Proteccin de apertura y escritura de un libro Men ARCHIVO , opcin GUARDAR COMO, botn Herramientas (vers 2003 - 2010) Botn OFFICE, opcin GUARDAR COMO, botn Herramientas (vers 2007)

19. Trabajar con Bases de Datos

a. Validacin de datos: Permite controlar los datos que se ingresan a la Base Men DATOS , opcin VALIDACION (versin 2003) Men DATOS, panel HERRAMIENTAS DE DATOS (versin 2007 - 2010) b. Filtros: Permite listar slo aquellos registros que interesan ver. Men DATOS , opcin FILTRAR (versin 2003) Men REVISAR, panel ORDENAR Y FILTRAR (versin 2007 - 2010) c. Ordenar: registros de acuerdo a 1, 2 3 niveles de ordenamiento. Men DATOS , opcin ORDENAR (versin 2003) Men DATOS, panel ORDENAR Y FILTRAR (versin 2007 - 2010) d. Subtotales: el nivel de ordenamiento. Men DATOS , opcin SUBTOTALES (versin 2003) Men DATOS, panel ESQUEMA (versin 2007 - 2010) e. Formato Condicional Men FORMATO , opcin FORMATO CONDICIONAL (versin 2003) Men INICIO , panel ESTILOS (versin 2007 - 2010)

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20. Tablas y Grficos dinmicos

Concentra datos de una Base, obteniendo resultados sumarizados. Men DATOS , opcin INFORME DE TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS (V. 2003) Men INSERTAR, panel TABLA DINAMICA (versin 2007 - 2010)

21. Funciones avanzadas

Al insertar la funcin, elija la Categora correspondiente: a. Funciones de Base de Datos Permite calcular los campos de aquellos registros que cumplan con una o ms condiciones. Ejm: =BDSUMA( Base de Datos ; Nombre del Campo ; Criterio)

Nombre del Campo que se sumar. Segn el ejem E3 (Ventas)

Base de Datos

Criterios (que respetarn los registros a calcular)

Nota: Las funciones BDCONTAR, BDCONTARA, BDPROMEDIO, BDMAX, BDMIN trabajan de la misma manera que BDSUMA. Nota: Cuando los datos de los criterios se encuentran en la misma lnea (B23 y C23), se considera que se deben cumplir TODAS las condiciones especificadas, para considerar el registro a calcular. Ejemplo anterior. Nota: Cuando se consideran varias posibilidades en un mismo campo (Ejm: Carne o Verdura), en ese caso, se debe escribir en el criterio, la 2da posibilidad por debajo de la 1ra. Considerar que cada lnea de criterio es independiente una de la otra.

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Apunte EXCEL (2003 2007 2010) b. Funciones de Bsqueda

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La explicacin de las siguientes funciones las puede encontrar en el Men de Ayuda del Excel. BUSCARV BUSCARH COINCIDIR ELEGIR JERARQUIA INDICE Ejm: BUSCARV Permite buscar un dato en una matriz ( a lo largo de una columna), para devolver otro dato de la fila correspondiente al valor buscado. Permite buscar un dato en una matriz ( a lo largo de una fila), para devolver otro dato de la fila correspondiente al valor buscado. Devuelve la posicin de un dato en una matriz. Elige un valor de la lista a partir de un nmero ndice. Devuelve la jerarqua de un nmero dentro de la lista. Devuelve el valor de la interseccin de una fila y columna.

Ubicar el cursor donde necesito el resultado.

Fijar las celdas de la matriz

Nota: Tenga en cuenta fijar las filas como absolutas para que no cambie el rango de la matriz de bsqueda al copiar la funcin hacia el resto de los registros. Nota: Tenga en cuenta que, cuando ubica el cursor en algn recuadro, se presenta en la parte inferior de la ventana, la explicacin de lo que debe ingresar.

c. Funciones de Fecha HOY DIASEM DIAS360 ANIO/MES/DIA Devuelve la fecha actual de la PC. Devuelve el nmero de da correspondiente a la fecha seleccionada. Permite una resta de fechas, devolviendo la cantidad de das transcurridos Devuelve el ao o mes o da de una fecha seleccionada.

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d. Funciones Lgicas La explicacin de las siguientes funciones las puede encontrar en el Men de Ayuda del Excel. Y O =Y(C2>1000;D2=OSDE) =Y(D2=OSECAC;D2=OSDE) Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se cumplen. Devuelve VERDADERO si uno de los argumentos se cumplen.

Nota. La funcin SI(.) puede probar varias condiciones utilizando Y / O Ejm:

Si los estudios son Universitarios (U) o Terciarios (T) mostrar GRUPO A. De lo contrario mostrar GRUPO B. =SI(O(C2=U;C2=T);GRUPO A;GRUPO B) Si el estado civil es Soltero y los estudios son Secundarios, mostrar Inscripto 1. De lo contrario Inscripto 2. =SI(Y(D2=S;C2=S);INSCRIPTO 1;INSCRIPTO 2) Si el estado civil es Casado o Viudo o Divorciado. Y adems, la cantidad de hijos es mayor a cero, entonces en Salario familiar calcular la cantidad de hijos por el 20% del salario. De lo contrario mostrar cero. =SI(Y(O(D2=C;D2=V;D2=D);E2>0);F2*20%;0)

22. Herramientas de Auditora

Permite controlar las celdas dependientes y precedentes de una frmula. Tambin hacer un seguimiento paso a paso de un clculo con error. Men HERRAMIENTAS , opcin AUDITORIA (versin 2003) Men FORMULAS, panel AUDITORIA DE FORMULAS (versin 2007 - 2010)

23. Tabla de Datos

Men DATOS , opcin TABLA (versin 2003) Men INSERTAR, panel TABLAS, opcin TABLA (versin 2007 - 2010)

24. Macros
Permite grabar una secuencia de pasos y poder repetirla en forma automtica a travs de un control o un botn. Men HERRAMIENTAS , opcin MACROS (versin 2003) Men VISTAS, panel MACROS (versin 2007 - 2010)

25. Importar datos

Men DATOS , opcin OBTENER DATOS EXTERNOS (versin 2003) Men DATOS, panel OBTENER DATOS EXTERNOS (versin 2007 - 2010)

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TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 14. 15. 16. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. Entorno de la herramienta..................................................................................................2 Libro...................................................................................................................................3 Hojas ..................................................................................................................................3 Celdas:................................................................................................................................4 Columnas / Filas ................................................................................................................4 Inmovilizar paneles............................................................................................................4 Dividir ................................................................................................................................4 Formatos ............................................................................................................................4 Frmulas: ...........................................................................................................................5 Referencias absolutas.........................................................................................................8 Autosuma .........................................................................................................................10 Funciones .........................................................................................................................10 Configurar Pgina ............................................................................................................14 Vista Preliminar ...............................................................................................................14 Imprimir ...........................................................................................................................14 Proteger Libros , Hojas y Celdas .....................................................................................14 Trabajar con Bases de Datos............................................................................................14 Tablas y Grficos dinmicos............................................................................................15 Funciones avanzadas........................................................................................................15 Herramientas de Auditora...............................................................................................17 Tabla de Datos .................................................................................................................17 Macros..............................................................................................................................17 Importar datos ..................................................................................................................17

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