PROCEDIMIENTO

ELABOR
Nombre: cargo Nombre: cargo

REVIS
Nombre: Cargo:

APROB

TABLA DE CONTENIDO

PROCE IMIE CONTROL E REGISTROS

Cdigo: Versin: Fecha:

1. Objetivo.

PROCE IMIENTO CONTROL E REGISTROS

Cdigo: Versin: Fecha:

Definir y estructurar las actividades para el anejo adecuado de los registros al interior de I caribe, de tal anera que se permita su control y administracin adecuada para los objetivos propuestos en el Sistema de Gestin. 2. lcance.

Este procedimiento aplica a todos los registros generados en los distintos procesos incluidos en el alcance del Sistema de Gestin SySO de I caribe, abarca desde la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin final. 3. Trminos y efiniciones. y Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Identificacin: Nombre (ttulo) con el que se identifica el registro. Ejemplo. (Queja, ontrato, etc.) Almacenamiento: Lugar en donde se colocan los registros. Ejemplo. (Archivero, Gavetas, Escritorios, etc.) Proteccin: Manera de cmo se protegen los registros. Ejemplo. ( arpetas, flder, discos, cds, USB, etc.) Recuperacin: La manera en la que se presenta el registro; este pu ede ser lgico (discos magnticos) y/o papel para realizar cualquier consulta. Tiempo de retencin: El tiempo que el registro permanece en el rea para consulta antes de su disposicin. Disposicin: El destino que se le da al registro despus de cumplir con el tiempo de retencin. (Archivo muerto o destruccin)

4. Descripcin general. Los registros son un tipo especial de documento, y se constituyen como evidencia objetiva de la realizacin de actividades para el cumplimiento de los objetivos del hotel.

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS 5.1. DESCRIPCION DETALLADA

Actividad

Cdigo: Versin: Fecha:

Identificacin de los registros

Almacenamiento

Proteccin

Recuperacin

Descripcin Los Registro se identifica de acuerdo con su Ttulo y procedimiento relacionado. ada registro tiene el cdigo correspondiente y el nombre del registro. Los registros del sistema integrado de gestin son legibles y se almacenanpara facilitar suconservacin y su fcil consulta. Los registros estn disponibles en modo electrnico o impreso segn aplique. Los registros se encuentran relacionados en la Listado Maestro de Registros. Los registros, son claros, de fcil lectura para que no se preste a doble interpretacin, sin enmendaduras y en buen estado para su almacenamiento. Los registros son almacenados y protegidos por cada uno de los encargados de rea. El correcto almacenamiento de los registros se realiza de acuerdo a su manejo, en un consecutivo de la fecha ms antigua a la ms reciente, permitiendo as que al momento de buscar un registro en la carpeta que lo contiene, el primer registro en aparecer sea el de fecha ms reciente, en el caso de los registros en fsicoestn en carpetas rotuladas con el nombre de los registros que contiene y si son electrnicos sonfcilmente accesibles y disponibles en el disco duro, de cada equipo que le corresponda. Se protegen los registros de manera que se asegure que: En caso de registros en papel:Sean legibles, no se deterioren, ni se rompan. Se encuentren a salvo de humedad, fuego u otro agente que los pueda deteriorar. En caso de registros electrnicos:Proteccin contra escritura, borrado o prdida, lectura (si es el caso) y virus.Se encuentren a salvo de humedad, fuego u otro agente que los pueda deteriorarlos Se identifican claramente losregistros, para ubicarlos se apoyan en el listado maestro de registro. En el listado estn especificados cadaregistro, su lugar y ruta de ubicacin. Todos los registros son clasificados fsicamente por el generador, tienen nombre, fecha, tipo de informacin uotra forma conveniente para el usuario (s), estnubicados en sitios accesiblesal

Responsable

Todo el personal

Lderes de Proceso

Lderes de Proceso y oordinador de gestin

oordinador de gestin

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Cdigo: Versin: Fecha:

personal que los requiere para el desarrollo de su trabajo permitiendosu fcil y oportuna recuperacin. Se tienen en cuenta lassiguientes restricciones de Acceso: y onfidencial: Solo el personaldirectivo y Restringido: Quien autorice el jefe del proceso. y General: Todo el personal Los tiempos de retencin de los registros generados en rea del proceso y en el archivo varan de acuerdo al proceso especfico, los lderes disponen el tiempo de retencin en cada una de las reas de acuerdo a la utilidad del registro en el proceso, luego de lo cual son dispuestos en el archivo central del hotel. La disposicin final, guardar permanente o eliminacin de los registros, lo determinan los lderes de proceso de acuerdo a su uso y/o a lo indicado en la ley cuando aplique en caso de los registros contables Los . registros pueden ser eliminados por el responsable una vez que se cumpla el tiempo de retencin. Hay un archivo central, en este se realiza la disposicin permanente de los registros cuando alguna divisin lo requiera, los registros que no sean requeridos al cabo de 3 aos se eliminaran del este archivo central.

Tiempo de retencin

5.2.

DESCRIPCION GRAFICA DEL PROCEDIMIENTO

Disposicin de los registros

Lderes de Proceso

Lderes de Proceso y oordinador de gestin

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Cdigo: Versin: Fecha:

El control de registros que se diligencian en cada rea de la empresa se realiza de acuerdo con la secuencia y los parmetros especificados en el siguiente flujograma.

Inicio

Identificacin de los registros Almacenamiento

Procedimiento Control de Documento

Proteccin Listado Maestro de Registros

Recuperacin

Tiempo de Retencin

Disposicin final

Fin

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS 6. TABLA CONTROL DE CAMBIOS

Cdigo: Versin: Fecha:

Versin

Fecha

Aprob

Descripcin de los cambios