Professional Documents
Culture Documents
DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN ADMINISTRATIVA PARA LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA, DE LA CIUDAD DE SAN SALVADOR. Trabajo de Investigacin Presentado Por: Wilmer Ivn Rodrguez Lpez Douglas Humberto Reyes Manuel De Jess Navarro Lpez Para Optar al Grado de: LICENCIADO EN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Marzo de 2004 San Salvador, El Salvador, Centro Amrica
UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
Rectora Secretaria
: :
Asesor
Tribunal Examinador
Lic. Rafael Aristides Campos Ing. Jos Gutirrez Contreras Lic. Alfonso Lpez Ortiz
Marzo de 2004.
San Salvador,
El Salvador,
Centro Amrica
AGRADECIMIENTOS
WILMER IVAN RODRIGUEZ
A Dios por darme la oportunidad de culminar mi carrera al prestarme la vida, y darme la fortaleza necesaria para seguir luchando. A mis padres Ana Refugio Lpez y Manuel de Jess
Rodrguez y hermanos Henry y Melvin por el apoyo y la confianza durante todo este tiempo ya que sin su compaa hubiese sido imposible lograrlo. A mis tos, que siempre estn cuando mas los necesito con sus consejos y apoyo. A mis primos que de una u otra manera han colaborado. A mis amigos y mis compaeros de la Universidad, que constituyen una parte importante en mi vida.
impulsarme y por el entusiasmo mostrado por cada uno de ellos, fortalecindome en cada momento con palabras de aliento para alcanzar Brandon la meta. por A mi esposa apoyo y Celia por Marina la Alvarado e hijo
Reyes
el
comprensin
brindada
confianza, ya que sin su ayuda no lo habra logrado. A mi esposa Flor de Maria por su apoyo, comprensin y cario en los momentos que mas los necesitaba. A mi hermana Ana Gladis de Orellana, abuelos, tos y sobrinos que de alguna manera confiaron que poda alcanzar la meta
INDICE
Pagina
RESUMEN INTRODUCCIN CAPTULO I GENERALIDADES DE LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA Y FUNDAMENTOS TERICOS SOBRE SISTEMAS DE GESTIN ADMINISTRATIVA.
i iv
B.
ASPECTOS GENERALES SOBRE LAS BIBLIOTECAS Y SU ADMINISTRACIN 1. GENERALIDADES SOBRE BIBLIOTECAS 2. CONCEPTOS 3. IMPORTANCIA 4. OBJETIVOS 5. CLASIFICACIN a. b. c. d. BIBLIOTECAS NACIONALES BIBLIOTECAS PBLICAS BIBLIOTECAS DE CENTROS DOCENTES BIBLIOTECAS ESPECIALES 1 2 2 3 3 4 4 4 5 6 7
B.
GENERALIDADES DE LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA 1. ANTECEDENTES 2. SERVICIOS QUE PRESTA a. NACIONALES b. INTERNACIONALES c. SERVICIOS ESPECIALES d. OTROS SERVICIOS 3. FUNCIONES 4. ACTIVIDADES PRINCIPALES 5. APORTE A LA SOCIEDAD 8 11 12 13 14 14 15 16 17
C.
MARCO DE REFERENCIA SOBRE SISTEMAS DE GESTIN ADMINISTRATIVA 1. SISTEMAS a. CONCEPTOS b. CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS c. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS d. PRINCIPIO DE LOS SISTEMAS e. COMPONENTES DE LOS SISTEMAS f. LA ADMINISTRACIN PBLICA COMO SISTEMA 2. GESTIN ADMINISTRATIVA a. CONCEPTOS b. IMPORTANCIA c. PROCESO DE GESTIN ADMINISTRATIVA 18 19 19 21 21 23 25 26 26 27 28
d. COMPONENTES DEL PROCESO DE GESTIN ADMINISTRATIVA d.1. PLANEACIN d.2. ORGANIZACIN d.3. DIRECCIN d.4. CONTROL
29 29 33 41 46
A.
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN 1. IMPORTANCIA 1. MTODOS Y TCNICAS DE INVESTIGACIN a. MTODO UTILIZADO b. TIPO DE INVESTIGACIN c. TCNICAS UTILIZADAS EN LA INVESTIGACIN d. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN e. DETERMINACIN DEL UNIVERSO f. DETERMINACIN DE LA MUESTRA PARA JEFATURAS Y COLABORADORES g. DETERMINACIN DE LA MUESTRA PARA LOS USUARIOS h. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIN 54 54 54 48 49 49 49 51 52 52
B.
DESCRIPCIN DEL DIAGNSTICO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO ACTUAL DE LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA 1. COMPONENTES ADMINISTRATIVOS DEL PROCESO ORGANIZATIVO ACTUAL 2. SITUACIN ACTUAL DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 3. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS ACTUALES 56 61 61
C.
ANLISIS DE LA COMUNICACIN ACTUAL Y LA DESCRIPCIN DEL PROCESO DEL SERVICIO AL USUARIO DE LA BINAC. 1. COMUNICACIN A EMPLEADOS DEL NIVEL OPERATIVO 2. COMUNICACIN DE JEFES DE PRIMERA LNEA HACIA COLAB. 3. COMUNICACIN A USUARIOS 4. PROCESO DEL SERVICIO AL USUARIO a. b. c. d. INSTALACIONES FSICAS SERVICIO AL USUARIO IMPORTANCIA DEL SERVICIO AL USUARIO DESVENTAJAS DEL SERVICIO AL USUARIO 62 63 64 65 65 65 66 66
D.
CAPTULO III PROPUESTA DE UN DISEO DE SISTEMA DE GESTIN ADMINISTRATIVA PARA LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA.
A. PLANEACIN DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA DE LA BINAC 1. REESTRUCTURACIN DE LA MISIN 2. REESTRUCTURACIN DE LA VISIN 3. FORMULACIN DE VALORES 4. FORMULACIN DE LOS OBJETIVOS a. OBJETIVO GENERAL b. OBJETIVOS ESPECFICOS 5. FORMULACIN DE POLTICAS 6. FORMULACIN DE ESTRATEGIAS 7. FORMULACIN DE PROCEDIMIENTOS 8. FORMULACIN DE PROGRAMAS B. ORGANIZACIN PARA LA GESTIN DE LA BINAC 1. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PROPUESTAS a. MANUAL DE DESCRIPCIN DE PUESTOS a.1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL a.2. PROPSITO DEL MANUAL a.3. OBJETIVOS DEL MANUAL a.4. POLTICAS a.5. NORMAS PARA SU MANTENIMIENTO
71 72 74 76 79 80 80 80 81 83 83 84 84 84 86 86 86 87 87
a.6. MBITO DE APLICACIN a.7. INSTRUCCIONES PARA SU USO a.8. LIMITACIONES a.9. CUERPO PRINCIPAL b. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS b.1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL b.2. IMPORTANCIA DEL MANUAL b.3. OBJETIVOS DEL MANUAL
88 88 89 89 89 90 90 91
b.4. NORMAS PARA SU MANTENIMIENTO Y APLICACIN92 b.5. INSTRUCCIONES PARA SU USO b.6. PROCEDIMIENTOS PRESENTADOS b.7. CUERPO PRINCIPAL DEL MANUAL c. MANUAL DE EVALUACIN DEL DESEMPEO c.1. OBJETIVOS DEL MANUAL c.2. INSTRUCCIONES PARA SU USO c.3. CUERPO PRINCIPAL DEL MANUAL C. DIRECCIN 1. MOTIVACIN 2. LIDERAZGO 3. COMUNICACIN a. INFORMACIN A EMPLEADOS b. INFORMACIN A USUARIOS 92 93 94 94 94 95 96 97 97 101 103 103 105
D. CONTROL E. PLAN DE IMPLEMENTACIN 1. ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACIN F. RECURSOS NECESARIOS PARA EL PLAN DE IMPLEMENTACIN 1. HUMANOS 2. MATERIALES 3. FINANCIEROS 4. TCNICO ADMINISTRATIVO
ANEXOS
RESUMEN
A travs de los aos, las diferentes administraciones en la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia de El Salvador, no han implementado un sistema de gestin administrativa que integre las diferentes tareas y funciones institucionales en un todo, donde se elaboren objetivos que guen el quehacer organizacional para obtener logros importantes que coadyuven al mejoramiento de los servicios que ofrece la Institucin. Por tal razn, para eficientizar la administracin en la BINAC se ha diseado la presente propuesta que contiene herramientas administrativas
Para la realizacin de la investigacin se describi, analiz e interpret la situacin problemtica que acontece en la BINAC. En la elaboracin del diagnostico administrativo se utilizaron diferentes entre ellos tcnicas se que permitieron la recabar la la informacin, y la
encuentran:
entrevista,
encuesta
observacin.
se
proces
la hojas
informacin tabulares
por para
medio
de
un el
utilizando
facilitar
ii
Los resultados obtenidos reflejaron deficiencias en las fases del proceso administrativo, logrndose de esta manera la
determinacin de la situacin real y necesidades que demanda el quehacer administrativo de la BINAC, lo cual permiti establecer las siguientes conclusiones y recomendaciones:
CONCLUSIONES:
b. Con
relacin
la
funciones de
de
los
especficamente,
conocen
manera
actividades que desempean y muchas veces las conocen de manera emprica lo que ocasiona que no las tengan bien definidas.
ayuden
funcionamiento
iii
RECOMENDACIONES:
funciones generales de la unidad y funciones especificas de los puestos de en trabajo la que tanto se de jefaturas el como de de
colaboradores,
describan
conjunto
actividades a realizar.
comunicacin
escrita
pueda
coadyuvar al desarrollo de sus actividades. d. Elaborar manuales de organizacin, procedimientos, descripcin de puestos para todas ser las unidades de la institucin y los
cuales
debern
difundidos,
actualizados
revisados
iv
INTRODUCCIN
Se da a conocer un diseo de sistema de gestin administrativa para la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia de El Salvador, con el propsito y la finalidad a travs de de eficientizar recomendaciones la y
administracin
institucional,
aspectos de importancia que deben de implementarse en las etapas del proceso administrativo.
La realizacin de este trabajo se ha dividido en tres captulos, donde en el al captulo estudio uno de se describe el marco terico el cual
relacionado contiene
investigacin del
realizado, de
conceptos
tericos
proceso
gestin
administrativo.
En
el
segundo
captulo,
se
dan
conocer
los
resultados
obtenidos en el estudio de la situacin actual que atraviesa la Biblioteca Nacional y de la metodologa que utiliza en la fase del proceso administrativo, sirviendo de base para conocer e identificar la realidad institucional, llegando a conclusiones y recomendaciones las cuales servirn de base para la propuesta de un nuevo sistema de gestin administrativa para la institucin.
En
el
tercer
captulo,
se
propone
el
diseo
del
sistema
de
gestin administrativa para la BINAC en la que se propone una serie de cambios como la misin, la visin, una tabla de
valores, herramientas tcnicas administrativas y una propuesta de nuevos incentivos motivacionales as como cambio en el tipo de liderazgo y comunicacin a empleados y usuarios. Finalmente, se presenta la bibliografa y los anexos.
CAPTULO I
GENERALIDADES DE LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA Y FUNDAMENTOS TERICOS SOBRE SISTEMAS DE GESTIN ADMINISTRATIVA.
A.
ASPECTOS
GENERALES
SOBRE
LAS
BIBLIOTECAS
SU
ADMINISTRACIN.
Este
apartado
corresponde
conocer sobre
de las
una
manera
semicomo
conceptual
algunos
aspectos
Bibliotecas
conceptos, importancia, objetivos, etc. continuamente algunas consideraciones de tipo administrativo que puedan presentarse en la administracin de una Biblioteca.
Las Bibliotecas han sido consideradas a travs del tiempo y aun en la poca actual como centro de cultura general
describindose en orden de gran importancia su significado desde el origen de sus races etimolgicas.
El trmino Bibliotecas proviene de las races griegas: -Biblin significa libro. -Theke significa armario. El cual se puede interpretar como lugar o recinto donde se tienen libros ordenadamente para la lectura.
Las Bibliotecas de hoy en da no solo se dedican a un papel de solo prestar libros, sino tambin a la publicacin de obras, microfilmes, sala para mesas de discusin y otros.
2 - CONCEPTOS. Las Bibliotecas son instituciones las cuales se encargan de proveer los materiales adecuados e interpretacin de sus
fuentes a nivel nacional e internacional que contribuyan a satisfacer las necesidades del conocimiento.1 Otra definicin es, Una Biblioteca es una coleccin de
libros y de otros medios de comunicacin del conocimiento social que debidamente organizada, se pone al servicio de una comunidad con los medios tcnicos y personales adecuados. 2 Con estos conceptos podemos definir a la Biblioteca como una institucin que representa todo el conocimiento que se expresa a travs del tiempo y que servir para enriquecer la cultura de una comunidad, ciudad o pas.
bibliotecologa, creada como una identidad de lectura, estudio e investigacin, debido al incremento y la diversificacin de
Wheeler Joseph L., Administracin de Bibliotecas Pblicas, Primera Edicin, Ao 1970. Gutiez Carrin, Manuel. Manual de Bibliotecas, Ediciones Pirmide, Segunda Edicin, ao 1995, Pg. 30.
la industria y el florecimiento de las artes, las ciencias y el comercio, se observa mayor utilizacin de los conocimientos Bibliogrficos.
4 - OBJETIVOS. Los objetivos primordiales de toda Biblioteca son: Han sido creadas con el objeto de satisfacer las
necesidades del lector y brindar elementos de juicio que le permitan la satisfaccin del saber en todos los ordenes del conocimiento. Ser la depositaria de todo el material bibliogrfico y audiovisual del pas y debe actuar como centro de directriz de la poltica bibliogrfica de teniendo en a su la cargo materia los de
servicios
tcnicos
asesoramiento
5 - CLASIFICACIN. La clasificacin tradicional y pedaggica de las Bibliotecas utilizada en la mayor parte de los manuales es la que
clasifica a las Bibliotecas en: a - Bibliotecas Nacionales. Son de carcter como general cabeza por del sus fondos, que tienen de un
encomendados,
sistema
bibliotecario
disponibilidad de las publicaciones de ordinario constituyen tambin las coleccin ms importante del tesoro bibliogrfico de una cultura y suelen reunir una gran variedad de
colecciones documentales. 4 Otro concepto es por Una el institucin que financiada la directa o
estado
tiene
responsabilidad documental un de
recopilar y
el
patrimonio para
preservarlo
difundirlo
efectivo
b - Bibliotecas Pblicas.
Son de carcter general por sus fondos y por sus usuarios. Es la Biblioteca en sentido tradicional.6
c - Bibliotecas
de
Centros
docentes
(escolares
y universitarios).
Este tipo de Biblioteca son de carcter general por sus
fondos, pero no por sus usuarios, ya que estn al servicio de los miembros de una institucin docente y subordinados a los fines de esta.
d - Bibliotecas Especiales.
Son especiales por sus fondos, como por sus usuarios. La
subdivisin es tan amplia, como las instituciones que sirve, as como tambin por las distintas materias de especializacin (jurdicas, de medicina, de agricultura, etc.)
Gutiez Carrin, Manuel. Manual de Bibliotecas, Op. Cit. Pg. 37. Boletn Modelo de una Biblioteca Nacional para Amrica Central, Direccin de Publicaciones e Impresos, Primera Edicin, Ao 2001. 6 Gutiez Carrin, Manuel. Manual de Bibliotecas, Op. Cit. Pg. 37.
5
INFORMACION
D A T O S B I B L I O G R A F I C O S
ADQUISICIONES D O C U M E N T O S
PROCESO
CIRCULACION
USUARIOS
Donde, se debe recalcar la importancia que tienen dentro del circulo de funcionamiento de la biblioteca los usuarios, ya que forman parte del sistema de funcionamiento, como
consumidores.
7 - LA GESTIN DE BIBLIOTECAS.
Gestin, administracin, de planificacin, son trminos organizacin utilizados y muy
funcionamiento
Bibliotecas
todas las operaciones relacionadas con la Biblioteca; como una parte la ms importante de ella est la direccin la cual su funcin es la de tratar de alcanzar metas a travs de sus objetivos. La Planificacin de la Biblioteca se hace a futuro en funcin de un ayuda anlisis a de la realidad compleja. los La
organizacin, disponibles
utilizar
adecuadamente
medios
Finalmente, cabe recalcar que con todo este marco terico establecido, se fijan las bases tericas necesarias para
(formado por las autoridades de la Universidad Nacional), la Biblioteca Nacional Salvadorea. El primer local que ocup La Biblioteca Nacional, fu la
esquina sur oeste del edificio de la Universidad Nacional frente a la Avenida Espaa y segunda Calle Poniente. Cuando en 1873, un terremoto destruy el edificio de la
Universidad, obligatoriamente tuvo que trasladarse al Palacio Nacional juntamente con las actividades acadmicas de la
Universidad y en los aos de 1887, el Ministro de Instruccin Pblica, dict un acuerdo con el cual separaba la Biblioteca
respectivo. A los 18 aos de haberse emitido el decreto de fundacin de la Biblioteca Nacional Salvadorea, el gobierno acord declarar la inauguracin oficialmente el 15 de marzo de 1888. En 1938, por gestin de Don Julio Cesar Escobar, Director de
la Biblioteca Nacional, se compr un edificio ubicado en la Octava Avenida Norte numero 228, en donde la Biblioteca
Nacional estuvo alojada 26 aos. Muy pronto este local se volvi insuficiente y se alquil un local anexo en el edificio Patuzzo y otro en el edificio de la Gran Logia Masnica
Cuscatln. Durante el perodo del Director Sr. Baudilio Torres y con el apoyo de la Asociacin de Bibliotecarios de El Salvador
pisos para la Biblioteca y Archivo Nacional cuya construccin se comenz el 7 de mayo de 1959, y se termin en diciembre de 1963. El costo de este edificio fue de 2,500,000.00 y
construido cuando era Ministro de Educacin el Dr. Mauricio Guzmn Lemus. El 16 de enero de 1964, se abrieron las puertas al pblico bajo la direccin del Sr. Rolando Velsquez. y Presidente de la Repblica el Coronel Jos Maria
En
enero
de
1968,
el
entonces
Ministro
de
Educacin
Lic.
Walter Beneke, orden el traslado del Ministerio de Educacin al edificio de la Biblioteca Nacional. Todos norte, los depsitos de libros fueron colocados en la torre sin embargo el servicio al pblico se mantuvo
inalterable. En la mencionada torre norte quedaron amontonados en pilas sobre el suelo los libros y revistas en condiciones lamentables de descuido y abandono. Aqu funcion la Biblioteca Nacional hasta el 10 de octubre de 1986, cuando el edificio fue destruido completamente por un terremoto y por siniestro. La las torrenciales lluvias que siguieron al Nacional cerr temporalmente sus
Biblioteca
servicios y se dedic a rescatar toda la coleccin que yaca entre ruinas y se embodeg en 8 diferentes locales, distantes unos de otros. Esta labor requiri mucho esfuerzo de parte de todo su personal. En abril de 1987, se abri el servicio de referencia con una pequea coleccin en una cabaa del Parque Infantil, en julio del mismo ao se alquilaron el edificio San Rafael y la casa contigua ubicados sobre la Calle Arce numero 826 y 830,
lugares en donde funcionaron los servicios al pblico hasta 1993. Los directores principales a travs de la historia de la
Biblioteca Nacional han sido 29 desde su fundacin hasta el ao 2004, de los cuales 6 son mujeres y 23 hombres, de las
10
profesiones periodistas,
siguientes: 1 licenciado
6 en
abogados, filosofa,
6 2
escritores, licenciados
3 en
a Nacionales:
Coleccin de tesis. en la recoleccin por los de diferentes de trabajos de
Consiste
graduacin, universidades
estudiantes cuales
las
diferentes al
estn
disponibles
pblico que visita la institucin. Las colecciones de tesis son de diferentes reas de estudio y de gran importancia para estudiantes escolares, universitarios, investigadores y otros. Coleccin Nacional. Esta coleccin comprende literatura nacional, es decir libros de autores nacionales con el que se editan de en el a pas los o en el
extranjero,
propsito
brindar
usuarios
11
Hemeroteca Salvadorea.
Consiste en la recopilacin de revistas, boletines, memorias, as como peridicos comerciales del pas y Diarios Oficiales de El Salvador. En Sala Salvadorea. esta sala solamente es como decir se da el servicio de bibliografa por autores
salvadorea, Salvadoreos
literatura cuentos,
escrita novelas,
poesa,
periodismo,
b Internacionales:
Coleccin de Referencia. prestado por la coleccin de referencia es a
El servicio travs de
de diccionarios, enciclopedias, y otros con el objeto u orientar a los usuarios que buscan
satisfacer
informacin. Coleccin Internacional. coleccin reas ofrece del literatura internacional como la de las
Esta
diferentes
conocimiento
administracin,
ingeniera, arquitectura, contabilidad, mercadotecnia, leyes y otros de autores extranjeros. Hemeroteca Internacional.
Esta coleccin recopila revistas, boletines, y memorias de pases extranjeros, con el propsito de facilitar al usuario informacin de carcter internacional.
12
En
Internacionales como Tratados, Convenios y acuerdos a travs de Organizaciones como la UNESCO, NACIONES UNIDAS, OIT y
Otros.
c Servicios Especiales:
Coleccin Brayle.
Consiste en atender personas con capacidades especiales como no videntes y con deficiencia visual. En esta seccin se
encuentra literatura como: Luz Negra, Justicia Sr. Gobernador, Dinero Maldito, Blsamo de El Salvador, Historia de El
Salvador, Constitucin de la Repblica, Cdigo de Trabajo y otros de gran importancia, con el objeto de satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios no videntes. d Otros Servicios: Internet. ofrecido a estudiantes de todos los niveles,
Servicio
universitarios, tambin a investigadores que quieran acceder a informacin actualizada a travs de equipos electrnicos. Visitas guiadas.
Servicio ofrecido a estudiantes como a investigadores para que conozcan la galera de escritores salvadoreos, tambin las colecciones nacionales e internacionales.
13
Servicio de fotocopias.
Se ofrece este servicio a los diferentes usuarios que visitan la institucin con el propsito de ayudar y facilitar la
informacin bibliogrfica en forma impresa con que cuenta la Biblioteca Nacional. Agencia ISBN.
El International Standard Book Number, que significa nmero internacional ingles normalizado es un para libros, de por sus que siglas permite en la
(ISBN),
cdigo
control
identificacin nica de cada ttulo nuevo que se produce en nuestro pas. En su conjunto, el ISBN es un sistema que
facilita la administracin editorial, el manejo de inventario y el mercadeo de la produccin editorial del pas. La Biblioteca Nacional, es la encargada de asignar el nmero internacional a los diferentes autores y editoriales del pas.
3 FUNCIONES DE LA BIBLIOTECA NACIONAL. La Biblioteca Nacional Francisco Gavidia tiene como principales funciones las siguientes: Contribuir al cumplimiento de los objetivos de la Direccin Nacional de Promocin Y Difusin Cultural, a travs de la organizacin y desarrollo de las actividades ejecutadas por la Biblioteca Nacional.
14
Adquirir, seleccionar, organizar, conservar y mantener al da la literatura del bibliogrfica para de las diferentes un servicio
disciplinas eficiente.
conocimiento,
ejecutar
4 ACTIVIDADES PRINCIPALES
La Biblioteca Nacional Francisco Gavidia, es una institucin gubernamental, y la actividad principal que desarrolla es de servicio al pblico, es decir atender usuarios con calidad y eficiencia y sin fines de lucro con el propsito de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes que visitan la institucin. Tambin otras de las actividades principales que realiza la Biblioteca Nacional son: Preservacin: necesarias Es la ejecucin el de todas las del medidas material
para
prevenir
deterioro
bibliogrfico, como tambin establecer prioridades, tanto en el almacenamiento como en la ubicacin de los mismos. Reparacin: Son los procesos sencillos o medidas de
primeros auxilios que se realizan con urgencia para que pueda en corto tiempo prestar servicio nuevamente. Restauracin: Se refiere a los procesos que se realizan en un libro o material bibliogrfico con el fin de devolverle su originalidad de y contine cumpliendo se realiza su en funcin. un El
proceso
restauracin
taller
15
medidas,
as
como
tambin
materiales,
equipo
especficos relacionados con la proteccin de materiales de archivos y bibliotecas para evitar su deterioro, dao o destruccin, incluyendo mtodos y tcnicas diseadas por personal especializado.
5 - APORTE A LA SOCIEDAD.
La institucin en estudio, el aporte principal que realiza a la sociedad es de apoyo al Ministerio de Educacin ya que atiende a miles de estudiantes de los diferentes niveles
acadmicos, tambin contribuye a facilitar el desarrollo de estudiantes e investigadores que hacen uso del patrimonio
1 - SISTEMAS a - Conceptos
Un sistema dentro de una organizacin es considerado como la interaccin de todos los componentes que integran en forma general ya sea entre el personal y la institucin. Sistema forman puede una definirse actividad, como un Una serie de o elementos un plan que de
procedimiento
16
procedimientos que buscan una meta o metas comunes, mediante la manipulacin de datos, energa o materia.7 Un sistema tiene muchos componentes que interactan entre si como por ejemplo: mtodos, procedimientos, programas,
funciones, actividades, tareas y otros. Desde luego que para administrar se debe ver a la organizacin como un sistema general el cul tiene un propsito y est compuesto por partes que interactan entre si. Al analizar los conceptos anteriores y comentarios podemos concluir que un sistema forma y constituye un mecanismo de ejecucin en todas sus etapas y de resultados de acuerdo a las metas planeadas de la organizacin. Para las Bibliotecas, que se ya sus procedimientos a se cabo y de actividades una es
importante
lleven que as
manera los
interrelacionada,
lograr
concretar
objetivos y metas propuestas y a su vez mejorar la imagen como una institucin de servicio al pblico.
movimiento por su interrelacin con los dems elementos, y as existen diferentes formas de poder clasificarlos, de acuerdo a su origen pueden ser:
Gmez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Primera Edicin, ao 1997, Pg.4.
17
Son
Sistemas elaborados.
Estos sistemas son lo contrario a los sistemas naturales ya que para poderlos llevar a cabo existe una intervencin del hombre en todo momento. Como lo podemos determinar, cumplen un papel central dentro de una organizacin ya que a travs de estos se desarrollan las actividades que en las Bibliotecas se ejecutan. Dentro de la categora de los sistemas elaborados podemos
Operan
sistemas son ficticios, ya que no existen en realidad.8 En algunos casos, este tipo de sistemas pueden darse de una forma que no nos damos cuenta. Para las Bibliotecas no puede cumplirse este sistema ya que est en constante intercambio con el ambiente externo e interno.
18
Un
ambiente.9 Se considera todo sistema abierto aquel que est en contacto constante con su ambiente externo, y que este puede pertenecer a otro sistema. Dentro de las Bibliotecas, se da este tipo de sistema ya que interactan con el ambiente externo a travs de la adquisicin del material bibliogrfico que a su vez lo proporcionan al usuario dentro del ambiente interno. No solamente materiales sino que entrada de personas,
materiales, etc. y a su salida la satisfaccin del usuario a travs del servicio que presta.
inicio de su planeacin. Los cursos de accin que estos pueden llegar a tener pueden ser bastante amplios por lo cual debe tenerse principal
cuidado en la revisin de los sistemas ya que estos pueden caer en la obsolescencia o sin aplicacin.
Stoner James, Charles Wahkel Administracin Editorial Prentice Hall. Tercera Edicin, ao 1989, Pg. 51.
19
Las partes as constituidas no pueden separarse, por lo cual ninguna parte puede ser afectada sin afectar todas las otras partes.
El papel que juegan las partes dependen del propsito para el cul existe el todo.
La naturaleza de la parte y su funcin se derivan de su posicin dentro del todo y su conducta es regulada para la relacin del todo a la parte.
El todo en cualquier sistema complejo o configuracin de energa y se conduce como una pieza nica, no importando que tan compleja sea.
10
20
La totalidad debe empezar como una premisa y las partes, as como sus relaciones debern evolucionar a partir del todo.
En conclusin, todo sistema de una organizacin est integrado por un subsistemas en su totalidad, es por eso que se dice que sistema pequeo resulta ser la entrada del siguiente
resultados.
Procesador.
Es
el
componente
que
transforma
el
estado
original de los insumos o entradas en productos o salidas. Factor bsico del procesador ser la tecnologa utilizada dependiendo del tipo de sistema.11
Como ya hemos determinado el sistema de las Bibliotecas como podr estn sistema cumplir abierto, con el en las herramientas de con las los cuales insumos
objetivo
procesar
basadas
procedimientos
administrativos,
21
Productos.Son las salidas a la expresin material de los objetivos de los sistemas, son los fines y las metas del sistema. En la administracin, los productos sern los
Regulador. Este est representado por los Directivos de la organizacin, a travs de las polticas y reglas que se dictan para mantener el control de cualquier movimiento dentro de un sistema.
Retroalimentacin. Es la accin que las salidas ejercen sobre las entradas para mantener el equilibrio del sistema. La retroalimentacin constituye, por tanto, una accin de retorno.13
Se
puede
decir
entonces
que
el
componente
de
retroalimentacin constituye un control de los resultados del sistema y as poder corregir las posibles deficiencias que se presenten.
En
conclusin,
las
organizaciones
requieren
alimentarse
de
informacin constantemente para as poder dar resultados y una revisin continua a travs de la retroalimentacin.
12
Gmez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos, Op. Cit. Pg. 11. Chiavenato, Idalberto, Administracin de Recursos Humanos, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, quinta Edicin, ao 2000, Pg. 17.
13
22
Con
el
conocimiento los
los
factores
que
intervienen
en
un
sistema,
elementos
administrativos
(planeacin,
organizacin, direccin y control), se relacionan para poder establecer un sistema el cual pueda procesar insumos y as obtener resultados con eficiencia y eficacia y que representa a la institucin pblica a travs de subsistemas y
suprasistemas.
23
Regulador.
Es
el
componente
que
juega
un
papel
de
verificacin que todo el proceso se lleve a cabo a travs de polticas, planes o estrategias.
Retroalimentacin. esta etapa se llevar a consecuencia de un seguimiento de sus etapas anteriores y el buen
funcionamiento del sistema, si en caso que exista una falla se adoptar por la correccin a travs de la
retroalimentacin.
2 GESTION ADMINISTRATIVA
a - Conceptos
Gestin administrativa se define como El proceso emprendido por una o de de mas personas para coordinar la las actividades de lograr persona,
laborales resultados
otras alta
personas calidad
con que
finalidad otra
cualquier
trabajando sola no podra alcanzar.14 Es importante recalcar que la palabra gestin es sinnimo de administracin.
Por consiguiente, es una de las labores mas importantes dentro de las organizaciones ya que interrelaciona las actividades individuales de las diferentes reas, departamentos, y
14
24
Por lo tanto, para realizar una gestin eficiente, se necesita de unos buenos gestores, los cuales se definen como: Los individuos que guan, dirigen o supervisan el trabajo y el rendimiento de los dems empleados que no estn en el rea de gestin.15 En el caso de las Bibliotecas, los gestores son los diferentes jefes desde el Director hasta la ultima lnea de mando y que se encargan de dirigir al personal a cumplir los objetivos propuestos.
b Importancia
Para lograr los objetivos institucionales, es necesario que exista un proceso de gestin administrativa bastante
estructurado que defina los caminos a seguir, los recursos a utilizar, facilite el proceso y una verificacin oportuna de lo realizado en su conjunto. En el caso de las Bibliotecas, una buena administracin ayudara a tener una buena direccin que oriente los escasos recursos las con metas que con cuenta el la
administracin,
logrando
cumplir
mximo
15
25
El
proceso
de
gestin
se
considera
integrado
por
regla
general, por las funciones de gestin bsicas. En el proceso tradicional de gestin, se identifican las funciones de
Planear, Organizar, Dirigir y Controlar, donde la planeacin determina que resultados ha de organizacin especifica como lograr la organizacin; la se lograrn los resultados
Por consiguiente, aplicando esta teora a la gestin de las Bibliotecas, conlleva a que se deben establecer de antemano las metas a lograr en un perodo determinado tanto a corto como a largo plazo, y facilitando el proceso al formar y una
estructura
fsica
organizacional
adecuada
revisar
26
1)- PLANEACION
Definiciones
Se define como El proceso para establecer metas y un curso de accin adecuado para alcanzarlas.16
Es el proceso de prever el futuro y proponer estrategias para desarrollarse y crecer en el contacto futuro. Una organizacin no solo vive el presente, por lo cual debe dar
direccionalidad
a sus
propsitos y
en funcin
de esta
Por consiguiente, la Planeacin permite que la organizacin defina el rumbo a seguir, situacin que en las Bibliotecas, el rumbo a seguir o metas a cumplir es brindar un servicio eficiente a los usuarios, que demanden los servicios que se brindan en dicha institucin.
Importancia
La planeacin es importante ya que permite a los dirigentes de las empresas ver con anticipacin lo que ocurrir en el
16 17
Stoner, James y otros, Administracin, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Sexta Edicin, ao 1993. Garza Trevio, Juan Gerardo. Administracin Contempornea Op. Cit.
27
desviaciones posibles que al tomarlas, haran incurrir a la empresa en desperdicio de recursos, procesos y tiempo, lo cual elevara los costos, reduciendo el nivel de competitividad.
Aplicando
esta
terminologa
la
planeacin
en
las
Bibliotecas, indica que se debe definir el rumbo a seguir, de lo contrario habr un servicio no adecuado a las necesidades de sus usuarios, lo cual generar un caos en la atencin.
18
varias
metas
para
determinar
con
Definir
la
situacin
actual
determinar
con
qu
recursos se cuenta. En las Bibliotecas, se debe hacer un balance de los recursos, tanto humanos, materiales, financieros y
tcnicos que se tenga y determinar que funcin cumplen dentro del sistema organizativo institucional.
Identificar los apoyos y los obstculos de las metas, es decir, logren. detectar El qu puede Humano un metas ayudar con o el impedir que que se la la la
Recurso
cuenta en de
institucin, consecucin
desempea de las
importante trazadas
papel dentro
18
28
institucin, por lo cual se deben analizar los roles individuales para uniformar el empeo en las labores, de tal manera que resultados. se trabaje en equipo para maximizar los
Desarrollar
un
plan
para
alcanzar
las
metas,
para
evaluar las posibilidades de conseguirlas y los medios que se deben emplear para alcanzarlas. Adems de
utilizar los recursos con los que cuenta actualmente la BINAC, se deben estudiar otras alternativas que ayuden a alcanzar las metas propuestas, como podra ser la
automatizacin de los servicios, microfilmado, etc., lo cual contribuir y facilitar el logro de los objetivos, pudiendo reorientar los recursos ahorrados en ampliar los servicios.
* MISIN Toda organizacin sea del tipo que sea, tiene un propsito bsico que le da sentido a su propia existencia.
Por lo tanto, misin es La funcin o tarea bsica de una empresa o institucin o de una parte de esta.19
19
dem 1.
29
De igual forma, Misin, es una declaracin de conceptos y actitudes, mas de detalles especficos. El propsito de las misiones es proporcionar motivacin, direccin general, imagen y una filosofa que sirva de gua para las instituciones.20
Entendindose
la
misin
como
la
funcin
que
describe
el
sentido de la existencia de la empresa, al mismo tiempo como ha de lograrlo y el papel de quienes participen el la bsqueda del cumplimiento del propsito.
* VISION
Es aquella que describe las expectativas que la institucin tiene en el futuro.21
Comprende hacia donde se quiere dirigir la empresa; adems implica cambio verdadero cuando los valores que representa permean la conducta cotidiana de las personas a travs de la honestidad, coherencia, comunicacin, persistencia, influencia y monitorizacin.22
En conclusin, la visin es un retrato futuro ideal al que las instituciones objetivos. deben proyectarse para el logro de los
20
21
22
Curso de Gestin empresarial. El Salvador; Visin, Misin y Valores, Profesor Salvador Garca, Escuela Superior de Economa de El Salvador. Koontz Harold y Heinz Weihrich. Administracin, una Perspectiva Global, Mxico: Editorial Mc Graw Hill Interamericana. Onceava Edicin. Ao 1998. Pg. 127. Curso de Gestin empresarial. El Salvador; Visin, Misin y Valores, Profesor Salvador Garca, Escuela Superior de Economa de El Salvador.
30
* OBJETIVOS.
Son los fines hacia donde debe dirigirse toda actividad.23
Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una y otra ndole.24
Los objetivos son fines especficos, medibles, planteados a corto plazo y su consecucin previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organizacin.25
2) ORGANIZACIN
Definiciones
Koontz define a la Organizacin como La parte del Proceso de gestin que comprende el establecimiento de una estructura intencional de roles para las personas de una empresa.26
Por otra parte, Stoner, James A.F. la define como el proceso mediante el cual los empleados y sus funciones se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa.
23 24 25 26
Garza Trevio, Juan Gerardo. Administracin Contempornea. Mxico: Editorial Mc Graw Hill. Segunda Edicin. Ao 2000, Pg. 88. Koontz Harold y Heinz Weihrich. Administracin, una Perspectiva Global, Pg.129. Ivancevich M. John y otros, Gestin, Calidad y Competitividad. Mxico: Editorial Me Graw Hill. Primera Edicin, ao 1997, Pg. 211. Stoner, James y otros, Administracin, Op. Cit.
31
Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales de grupo. Organizar
En
esta
etapa
se
crea
la
estructura
organizacional,
la
divisin del trabajo y la departamentalizacion, que son la base estructural, tanto fsica como organizativa para llevar adelante los objetivos fijados en el proceso de planeacin.
Importancia
Como un componente del proceso de gestin, la Organizacin es muy importante ya que facilita el diseo de una estructura organizacional responsables eliminar clara donde se definan las lo tareas que y los a de
por
determinados imprecisiones
resultados, en la
ayuda
las
asignacin
responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleje y promueva los objetivos de la empresa.
En
las
Bibliotecas
por
ser
instituciones
pblicas,
la
delimitacin de responsabilidades y niveles de autoridad deben estar bien definidos, debido a las diferentes decisiones que se deben tomar, as como encarar los problemas que surjan y tambin responder a revisiones de los entes contralores del Estado.
27
Stoner, James A.F. y Freeman, Administracin, Quinta Edicin, Mxico: Editorial Prentice Hall, ao 1994.
32
Objetivos
Dentro de las instituciones, debe existir un marco normativo que defina la estructura fsica y funcional, el cual debe estar en funcin de las metas a alcanzar, las cuales han sido establecidos previamente en la Planeacin, por lo tanto, para lograr los objetivos se debe hacer una distribucin de las labores a realizar, disear normas a cumplir, establecer las jerarquas, etc.
En
las
Bibliotecas,
se
debe
hacer
la
distribucin
de
los
recursos acorde a la naturaleza institucional, lo cual ayudar a maximizarlos y desarrollar de una manera mas efectiva las
Herramientas Administrativas Son una serie de instrumentos que norman y regularizan la conducta y dan los lineamientos para los empleados de la
empresa. Para la BINAC es de vital importancia definir las herramientas administrativas con las cuales debe contar. A continuacin se definen algunas herramientas:28
Manuales
Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las polticas implantadas para lograrlo, seala
28
la
secuencia
lgica
cronolgica
de
una
serie
de
Gmez Ceja Guillermo, planeacin y organizacin de Empresas, Mxico: Editorial Mc Graw Hill/Interamericana, Octava Edicin Ao 1994.
33
actividades, indicando
traducidas lo
un
procedimiento que
determinado, han de
quien
realizar,
actividades
desempearse y la justificacin de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una gua para el personal que ha de realizarlas.29
En
las
instituciones
pblicas,
muchas
veces
las
responsabilidades no son asumidas por las personas si no hay algn documento que lo defina textualmente, as como el
alcance de la autoridad dada. De igual manera, la burocracia originada en dichas instituciones, se acrecienta si no hay lineamientos especficos para realizar una determinada tarea o funcin.
Por lo tanto, siendo las Bibliotecas instituciones pblicas, necesita tener las herramientas administrativas necesarias que normen el funcionamiento institucional, entre las cuales los manuales son de vital importancia.
Tipos de manuales
Manuales de Organizacin
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarqua, los
29
Ibd.
22
34
grados
de
autoridad de los
responsabilidad; de la
las
funciones
actividades
rganos
empresa.
Generalmente
Contenido del Manual de Organizacin Identificacin: Nombre oficial de la institucin o unidad a que se
refiere. Titulo y extensin del manual (general o especifico). Niveles jerrquicos que comprende. Lugar y fecha de elaboracin. Numero de revisin, en su caso. Unidades responsables de su elaboracin. Cantidad de ejemplares impresos.
ndice o contenido: Es una relacin de los captulos que integran la estructura del documento.
Introduccin: Consiste en una explicacin acerca de lo que es el documento, de la ocasin que da origen a su elaboracin y de los
propsitos bsicos que se pretenden cumplir a travs de l. Adems, incluye informacin sobre el mbito de su aplicacin, y a quien va dirigido.
35
Antecedentes Histricos: Presenta una breve descripcin histrica de la empresa, desde su fundacin, sucesos relevantes que le hayan acontecido
Base legal: Consiste en detallar cuales leyes amparan la elaboracin de dicho documento, detallndose desde el especfico. mas general al mas
Objetivo: Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a travs de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales.
Polticas: Indica los lmites dentro de los cuales deben desarrollarse las actividades.
institucin y la relacin que guardan entre s sus unidades internas. Se puede establecer mediante un listado o
36
Funciones: Se deben detallar o las funciones as como realizadas los puestos por que los las
departamentos desempean.
reas,
ndice de procedimientos: Se anotarn los principales procedimientos que se ejecutan en los departamentos que comprenda el manual, servir como base para los manuales de procedimientos que se elaboren.
Manual de procedimientos.
Es el documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o mas de ellas. Incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen,
ndice del manual: Es la relacin de los captulos que constituyen la estructura del documento.
37
procedimientos a desarrollar.
Objetivos del manual: Contienen una explicacin del propsito que se pretende
Procedimientos: Se realizar el proceso de elaboracin del procedimiento, el cual deber del estar compuesto por un ndice, base legal, del
objetivo
procedimiento, diagrama de
narrativa
procedimiento,
procedimiento,
formularios a utilizar e informacin general. De contar con mas procedimientos en dicho manual, se debern elaborar cada uno con su formato como se estableci anteriormente.
Manual de Descripcin de Puestos. Es el documento que que contiene los dems la enumeracin de una de tareas o
funciones
conforman de los
puestos cargos.
organizacin, es un
diferencindolo
Bsicamente,
38
inventario de los aspectos significativos de los cargos y de los deberes y responsabilidades que comprenden. Contenido del Manual de Descripcin de Puestos Portada de identificacin. ndice del Manual. Introduccin. Base Legal. Objetivos del Manual. Descripcin de Puestos. Comprendido por: Nombre del Puesto. Cdigo del Puesto. Departamento. Unidad o Dependencia. Resumen de labores realizadas. Descripcin detallada de labores (tareas o Funciones).
3) DIRECCION
Definiciones
Es influir en los miembros de la organizacin para que acten de tal modo que puedan lograrse los objetivos establecidos.30 Es la conduccin del talento y el esfuerzo de los dems para conseguir el logro de los resultados esperados, es decir, influir sobre su desempeo y coordinar su esfuerzo individual y de equipo.31
30 31
Ivancevich M. John y otros, Gestin, Calidad y Competitividad, Op. Cit. Pg.17 Garza Trevio, Juan Gerardo. Administracin Contempornea, Op. Cit.
39
Este paso del proceso de gestin es de mucha relevancia, ya que es donde se interacta con el recurso humano, por lo cual, hay que establecer los mecanismos de direccin necesarios para que los empleados contribuyan en forma optima al logro de los objetivos.
En las Bibliotecas, las autoridades deben crear y promover una poltica de actitudes y valores personales que eleven la
Para tal fin, se debe enfatizar en la importancia del rol institucional e individual que contribuye a dicho papel.
Igualmente, se debe promover el trabajo en equipo, en el cual se integren las labores individuales a un trabajo conjunto, lo cual maximizar los resultados.
De
igual
manera,
incentivar
los
empleados
tomar
Para llevar adelante lo planeado y operar en la estructura organizacional definida en el proceso de organizacin, debe existir una gua o liderazgo que coordine las acciones a
seguir, las tareas a realizar, definir prioridades, etc. todo definido de acuerdo a los objetivos institucionales.
40
En las Bibliotecas, las directrices deben ir encaminadas a que los empleados acten y realicen sus labores diarias de una manera efectiva, todo enmarcado en la misin y visin
institucional.
Componentes de la Direccin dinamicidad, la de temas por o direccin est comprendida por una especficos, estudio del los cuales se
Por su serie
componentes el
caracterizan
profundizar
comportamiento
humano con relacin al logro de los objetivos, los cuales son: el liderazgo, motivacin y la comunicacin.
Liderazgo
Es el arte o proceso de influir sobre las personas para que intenten con buena disposicin y entusiasmo lograr metas de grupo.32
Se
debe
fomentar las
entre
los
mandos los
medios
fortalecer
relaciones
con
empleados,
practiquen una direccin ejemplarizante en donde estn a la cabeza de cualquier accin a tomar.
32
Koontz Harold y Otros.Administracin, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Octava Edicin, ao 1988, Pg. 561.
41
Termino
impulsos, deseos, necesidades y fuerzas similares. De la misma manera, decir es esos que decir los que administradores utilizan y las e motivan cosas que a sus
subordinados satisfagan
esperan a los
impulsos
deseos
induzcan
Todo administrador debe conocer los motivadores que impulsan a sus subordinados trabajar con mas entusiasmo, ya que dichos motivadores personas, suplen lo alguna tanto necesidad que al tengan tanto impulso dichas de de las las
por que
debe ya
mantenerse el
necesidades
tengan,
que
primer
personas es satisfacer dichas necesidades. Por consiguiente, si en el trabajo le ayudan a lograr dicho objetivo, colaborar mas laboralmente.
Comunicacin
Es el intercambio de informacin entre un emisor (fuente) y un receptor (audiencia).34 Es una parte esencial dentro del liderazgo organizacional, ya
que dependiendo del grado de comunicacin que exista entre las partes involucradas en el procesamiento de informacin,
33 34
dem 26 Pg. 530 Ivancevich M. John y otros, Gestin, Calidad y Competitividad. Op. Cit. pag. 506
42
atencin a usuarios, generacin de documentos, etc. as ser la calidez de la relacin usuario-empleado, compaero-
De
igual
manera,
se
deben
establecer
los
canales
de
informacin relevante a los usuarios o involucrados. Existen diferentes medios de comunicacin los cuales son: o Medios Orales: Cara a cara Telfono Discursos Conferencias grabadas en video o Escritos: Cartas Correo electrnico Memorandos Tableros de aviso.
4) CONTROL
Es
actividades de los subordinados para asegurarse de que todos los niveles de objetivos y los planes diseados para
alcanzarlos se estn llevando a cabo. Por ello, es una funcin de todo administrador, desde el director hasta el supervisor.
43
Algunos
en
particular
en
niveles del
inferiores,
responsabilidad
primordial
ejercicio del control recae en todo administrador que tiene a su cargo la ejecucin de planes.
35
Como un proceso fiscalizador de las acciones tomadas en el proceso de gestin, el control ayuda al fortalecimiento de las organizaciones, ya que al verificar los otros 3 componentes del proceso de gestin, se pulen los procedimientos, por lo que los nuevos planes y procesos se aplican ya mejorados, maximizando las operaciones y los recursos.
Importancia
Luego de ejecutar determinada accin y obtener los resultados, es necesario verificar que todo se halla realizado de acuerdo a lo planeado y a la vez, se logren las metas u objetivos propuestos. Por consiguiente, el control cobra relevancia en la
actualidad, ya que se busca optimizar los recursos, acortar tiempos y costos, por lo tanto, hay que ejercer un control permanente que ayude a corregir cualquier desviacin y vigilar que los procedimientos y normas establecidos se cumplan.
35
44
En el presente capitulo se presenta la investigacin sobre la situacin actual del rea administrativa de la Biblioteca
Nacional Francisco Gavidia, conocida por sus siglas como BINAC, en la que se identific deficiencias administrativas, es decir, que a travs del tiempo las administraciones no han implementado herramientas de organizacin, que faciliten las actividades puedan diarias a y nuevos al mtodos personal de en organizacin general de que la
ayudar
orientar
A. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
1. IMPORTANCIA.
La Biblioteca Nacional cumple un papel importante dentro del mbito social de El Salvador, fortaleciendo la identidad
45
La importancia de haber realizado la investigacin en la BINAC radica principalmente en determinar los problemas que afectan el rea administrativa, as como para tener una orientacin clara de la realidad actual de la institucin y as
a. Mtodo utilizado
La
investigacin
fue
realizada aplicando
en el
la
Biblioteca Inductivo
Nacional porque
Francisco permitira
Gavidia,
Mtodo
identificar y fenmenos
todos
aquellos de los
factores, problemas
caractersticas
particulares
administrativos que afectan el buen desempeo de los empleados y la atencin al pblico, lo cual ayudara a elaborar los instrumentos institucin. administrativos que se apliquen en toda la
b. Tipo de investigacin.
La investigacin realizada es de tipo permiti describir situaciones y eventos. Es decir como est y como se
descriptiva, ya
que
manifiestan
los
fenmenos
46
procesada, sustentada en libros y tesis, con el propsito de obtener aspectos la tericos y conceptuales en la que ayudaran a
enriquecer
investigacin
Biblioteca
Nacional
Francisco Gavidia.
Investigacin emprica o de campo. En la investigacin de campo, la fuente de datos permiti extraer informacin de primera mano, tomando como base los instrumentos de la entrevista, observacin y encuesta que se llev a cabo en la investigacin de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia, en la que se identific la problemtica
administrativa, y que permiti realizar un diagnstico para un diseo de un sistema de gestin administrativa, para todas las unidades administrativas de la institucin.
47
Se utilizaron tcnicas tales como: Observacin y encuestas, que ayudaron a recolectar datos de la realidad en la que se llev a cabo la investigacin. Lo que facilit la informacin y que nos permiti realizar un anlisis real para desarrollar un sistema de gestin
Encuesta Est tcnica consisti en un cuestionario en la que se ejecut una serie de preguntas clasificadas como: Cerradas, Abiertas y de opinin mltiple. El cuestionario se aplic a colaboradores y a jefaturas de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia, al mismo tiempo, se recopil informacin en forma directa con los usuarios.
La observacin Esta tcnica consisti en observar al personal que compone la estructura organizativa de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia, que permiti describir y poner en evidencia la
realidad administrativa que se da en la institucin. Contribuyendo en gran parte identificar la situacin actual de la BINAC, principalmente en el rea de servicios de
48
informacin, adems en el momento de pasar las encuestas se observo limitantes por parte del personal bibliotecario como temor, desconocimiento, adems esta tcnica nos permiti
visualizar la atencin que recibe el usuario al momento de solicitar el servicio o informacin por parte del
bibliotecario.
d. Procesamiento de la informacin.
Despus
de
recolectada
la
informacin
travs
de
las
tcnicas mencionadas en los literales anteriores, se ejecut el procesamiento de los datos obtenidos mediante tabulacin en hoja electrnica. Una vez registrada y tabulada la informacin obtenida, se
procedi al anlisis e interpretacin de los datos, acompaado de un sistema numrico y grficos, facilitando el
entendimiento de la informacin obtenida, ya que sirvi de apoyo para el alcance de los resultados.
Llevando a cabo la investigacin de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia se determin los siguientes universos:
49
verificamos
Universo y unidades de anlisis. El personal de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia en general o global fue el universo para la investigacin
UNIDADES ADMINISTRATIVAS Direccin Subdireccin Administracin Informtica Planificacin Sistematizacin ISBN Servicio Al Pblico Conservacin TOTALES de la Informacin e
50
f.
Determinacin
de
la
muestra
para
jefaturas
colaboradores.
Dado
que
la
poblacin
de
estudio
est
compuesta
por
los
cincuenta y dos empleados de la institucin, no se determinar la muestra, ya que sern considerados en su totalidad.
La muestra se obtuvo utilizando el mtodo no probabilstico selectivo ya que se realiz durante el perodo de dos semanas en la hora de mayor afluencia de usuarios para obtener la informacin. El total de la muestra fue de 160 personas para llevar a cabo la investigacin.
h. Limitacin de la investigacin.
Las limitantes surgidas en la investigacin de campo realizada a jefaturas como al personal colaborador podemos mencionar las siguientes: Tardanza en la devolucin del cuestionario,
principalmente en las jefaturas de la institucin lo cul ocasion dificultades y demoras en la tabulacin, anlisis e interpretacin de los datos.
51
Tambin se observ temor en los colaboradores al momento de contestar los cuestionarios ya que algunos no entregaron los mismos, en la que se tuvo que entregar la reposicin para poder obtener la informacin, al mismo tiempo
52
B.
DESCRIPCION
DEL
DIAGNSTICO DE LA
DEL
SISTEMA NACIONAL
ADMINISTRATIVO
ACTUAL
BIBLIOTECA
FRANCISCO GAVIDIA.
En este literal se trata de conocer acerca de la organizacin a nivel interno, de los cuales podemos mencionar algunos
Misin.
Los colaboradores al igual que las jefaturas de las diferentes unidades de la Biblioteca Nacional poseen un conocimiento
acerca de la misin (ver anexo 2 cuadro 1 y anexo 3 cuadro 1), es decir a que se dedican, los servicios que ofrecen y el papel que cumplen en la sociedad como institucin conservadora del patrimonio bibliogrfico.
La
misin
actual
que
posee
la al
institucin,
se
menciona de
continuacin:
Contribuir
fortalecimiento
nuestra
conservando y difundiendo el
53
medio
informativo
investigativo
que
impulse,
esfuerzos
Visin.
Al realizar un anlisis acerca del conocimiento que tienen de la visin tanto los colaboradores como los jefes de las
diferentes reas de las jefaturas respondieron que si tienen conocimiento de la visin que persigue la institucin, es
decir el retrato futuro ideal que debera de ser la Biblioteca Nacional (ver anexo 2 cuadro 2 y anexo 3 cuadro 2).
La
cul
se
menciona
Que los
la
Biblioteca de los
Nacional
ofrezca que
nuevas logren
servicios de
informacin
las
demandas
usuarios, permitiendo el acceso universal a la informacin nacional, preservando adems las colecciones bibliogrficas en trminos de seguridad, funcionalidad y climatizacin.
Objetivos.
Los colaboradores y jefaturas de la Biblioteca Nacional que conforman las diferentes unidades de la institucin poseen un conocimiento general sobre los objetivos que persigue la
institucin y esto se refleja en los resultados obtenidos de la investigacin (ver anexo 2 cuadro 3 y anexo 3 cuadro 3).
54
El
diferentes unidades que la conforman poseen un conocimiento muy general de las funciones que desempean y se puede decir que empricamente por la forma en la cul ellos la describen y en la que se pudo determinar que han sido planteados en base a su experiencia en el puesto (ver anexo 2 cuadro 5 y 6).
A continuacin se ejemplifica algunas de las funciones de los diferentes puestos que reflej la investigacin: Recibir unidades. Servicio de informacin al usuario. Restauracin de libros. Colaboracin administrativa. Entregar correspondencia. Recoleccin de donaciones y canje. Mantenimiento de catlogos. Procesamiento de la Bibliografa. y entregar bienes materiales a todas las
El reflejo de la investigacin plasma que no se cuenta con un manual de descripcin de puestos, en el que se definan las funciones de cada uno de los colaboradores y reas
55
administrativas de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia y que ayudara en gran manera la implementacin de estos, para un ordenamiento administrativo en la institucin.
Factores internos que afectan el servicio al pblico. El diagnstico refleja que los colaboradores coinciden que existen factores que afectan el servicio al usuario, entre los cuales mencionaron los siguientes: Mobiliario e instalaciones inadecuadas. Bibliografa desactualizada. Mal servicio y falta de referencista.
Todos
estos
factores
que
fueron
mencionados
por
los
colaboradores, principalmente los de el rea de servicio al pblico son muy importantes y crticos, ya que estos empleados son los que se encuentran que los en contacto afecte con el usuario y
cualquier
situacin
anmicamente
incidir
Motivacin Debido a que para realizar unas labores eficientes se debe tener entre otras cosas motivacin, o sea que tiene que haber cierto animo positivo de realizar las labores. Se verific la motivacin que tienen los empleados al desempear sus labores
56
y se encontr que tienen una muy buena percepcin de las labores que realizan, ya que consideran que el trabajo que ejecutan es de vital importancia para el logro de los
objetivos institucionales, adems que la mayora de los jefes prestan mucha atencin cuando los empleados cumplen las
institucionales, los jefes juegan un papel preponderante al orientar, mantener un ambiente adecuado, facilitar las
herramientas, etc., por lo que el liderazgo que demuestren al guiar a los empleados, ser de mucha relevancia (ver anexo 2 cuadro 13 y 14).
Por consiguiente, para evaluar el nivel de liderazgo existente en la biblioteca, se indag con los empleados el nivel de involucramiento que demuestran para solucionar problemas o
guiar para el aprendizaje de algn proceso nuevo, donde se encontr que la mitad de los empleados consideran que los jefes se involucran de una manera aceptable, adems las
relaciones laborales se encuentran en un buen nivel. Lo que demuestra que los jefes desempean su papel de una manera admisible, aunque para elevar el nivel de liderazgo se debe mejorar el nivel de comunicacin entre ambos, lo que elevar el numero de empleados que consideren que sus jefes les guan de una manera eficiente.
57
2 -
Se denota que en la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia se conocen las unidades que conforman la estructura organizativa de la institucin, ya que la investigacin reflej que las jefaturas la saben (ver anexo 2 cuadro 4 y anexo 3 cuadro 4), considerando de gran importancia la escala jerrquica en que se encuentran cada una de las jefaturas en la estructura
La
investigacin
realizada
en
la
institucin
en
lo
que
respecta a documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permitan registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemtica la informacin de la organizacin como lo son los manuales administrativos y que no existen en la BINAC.
Es decir, que el estudio refleja que las jefaturas no utilizan manuales puestos y de organizacin, del procedimiento, desempeo para descripcin guiar el de
evaluacin
proceso
58
herramientas administrativas para un mejor desarrollo de las funciones de cada unidad y puesto de trabajo de la institucin (ver anexo 3 cuadro 14).
C.
ANLISIS
DE
LA
COMUNICACION
ACTUAL
LA
DESCRIPCIN DEL PROCESO DEL SERVICIO A USUARIOS DE LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA.
En
este
apartado actual
se de
hace las
un
anlisis a
crtico nivel
sobre
la
situacin
comunicaciones
operativo,
jefaturas y usuarios de la Biblioteca Nacional, es decir, los medios que utilizan para cumplir con los objetivos
institucionales.
Dentro de la Biblioteca Nacional, la comunicacin de la cul se basan para intercambiar los conocimientos, as como las funciones y labores a realizar por parte de las jefaturas hacia el personal de las diferentes reas que constituyen la BINAC son bsicamente las formas de comunicacin verbal, es decir que existe una comunicacin informal (ver anexo 2 cuadro 17).
59
Para
que
se
pueda
implementar
un
sistema
de
gestin
administrativa se deben crear buenos canales de comunicacin para que est sea clara, concreta y oportuna.
2. COMUNICACIN DE JEFES DE PRIMERA LNEA HACIA COLABORADORES (BASADO EN OPINIONES DE LAS JEFATURAS).
El medio de comunicacin que utilizan las jefaturas de la Biblioteca Nacional hacia sus colaboradores segn el estudio realizado es formal, es decir a travs de memorandums y notas, ya que sirve de apoyo para ejecutar actividades laborales de carcter eventual, tambin se refleja que hay una
contradiccin en los medios de comunicacin que plantean las jefaturas y colaboradores (ver anexo 2 cuadro 17 y anexo 3 cuadro 6).
Denotndose
la
poca
importancia
que
los
jefes
de
las
diferentes unidades le dan a la forma de comunicacin, dado que en algunas de estas no existen manuales que informen u orienten adecuadamente a los colaboradores en la realizacin de sus funciones.
60
3. COMUNICACIN A USUARIOS.
La forma de comunicacin que utilizan los bibliotecarios son bsicamente de forma verbal, en algunas ocasiones esta
comunicacin no desorientacin
Por
tal
motivo que
el
desconocimiento la
de
la
ubicacin se
de
la
bibliografa
posee
Biblioteca
Nacional
presenta
desde el momento de ingresar a la Institucin, ya que los usuarios no saben en que coleccin y lugar buscar la
informacin que necesitan por no existir referencia de los servicios que presta la institucin.
Es de notarse la poca importancia que le tienen los jefes de las unidades, especficamente la jefatura de servicio al
Por
consiguiente,
la
implementacin
de
un
servicio
de
informacin que oriente e informe adecuadamente a los usuarios de los servicios que ofrece la BINAC contribuir a mejorar el proceso de atencin al cliente.
61
La situacin del servicio al usuario describe grandes aspectos que se dan desde las instalaciones fsicas de la Biblioteca Nacional hasta sugerencias de cmo podr mejorarse el servicio que se presta.
a. Instalaciones Fsicas.
Este aspecto es importante ya que incide en el servicio y la comodidad que brinda dentro de un espacio fsico adecuado y su medio ambiente. Todo esto se refleja en la satisfaccin del usuario para con las instalaciones y la calificacin del mobiliario como
b. Servicio al usuario.
La
atencin
que que
se debe
le brinda cumplir
al la
usuario
es
importante
Biblioteca
brindar servicios de calidad. La atencin fue calificada como buena aunque necesita mejorar y eso suceder con la
62
contratacin de personal calificado y la capacitacin en temas de atencin al usuario y relaciones humanas, segn la
Este apartado se basa principalmente en la gran demanda que tiene la Biblioteca Nacional de un servicio bibliotecario
adecuado, adems, por ser una institucin nacional nica en el pas que cuenta que lo con una gran el cantidad resultado de informacin, en la
situacin
confirma
obtenido
Los principales problemas que tiene el servicio que se le proporciona al usuario para satisfacer sus demandas
63
D - CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
1. CONCLUSIONES.
b. Con
relacin
la
funciones de
de
los
especficamente,
conocen
manera
actividades que desempean y muchas veces las conocen de manera emprica lo que ocasiona que no las tengan bien definidas.
d. Sobre
los
del que
servicio hacen
al
coinciden
que
deficiente,
como
Bibliografa
desactualizada
tardanza en el llenado de fichas por la cantidad de datos que esta exige, lo cual causa contratiempos para requerir el servicio.
64
parece
para
satisfacer
necesidades, los bibliotecarios opinaron que les parece inadecuado para el tipo de funciones que realizan.
f. Con
respecto
la
estructura
organizativa
la
institucin cuenta con un organigrama, sin embargo el diagnstico muestra que existe dualidad de mando, lo que ocasiona que se violen los niveles jerrquicos, principalmente en las jefaturas.
65
2. RECOMENDACIONES.
a. Se
debe
realizar
una
adecuada en la
planeacin misin,
de
la y
institucin
especialmente
visin
objetivos con el fin de actualizar los conceptos de manera que puedan ser completos, al mismo tiempo darlos a conocer a todos los empleados.
especficamente
generales de la unidad y funciones especificas de los puestos de trabajo tanto de jefaturas como de
d. Se debe de revisar los procedimientos que hacen los usuarios y tratar de maximizar su tiempo, con el fin de prestar un servicio adecuado ya sea este a travs de la
66
e. Se recomienda incorporar algunas mejoras en relacin a su ambiente fsico, especialmente en el mobiliario que utiliza los colaboradores de la BINAC.
f. Es necesario crear un organigrama actualizado el cul refleje la estructura jerrquica que existe en la
g. Elaborar
manuales
de
organizacin,
procedimientos,
descripcin de puestos para todas las unidades de la institucin los cuales debern ser difundidos,
actualizados y revisados constantemente con el fin de lograr eficiencia en todos los puestos.
h. Se
recomienda las
las al
especialmente
agregado de utilizar un instrumento como puede ser un manual de evaluacin del desempeo, el cul servir para darle el un seguimiento de de las que funciones obtienen y en as las
calificar
grado
acierto
capacitaciones.
67
Este captulo comprende la propuesta tcnica administrativa que ayudar a solventar el problema administrativo diagnosticado en la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia de El Salvador, la cual contiene una serie de elementos bsicos que proporcionan
informacin necesaria y til para eficientizar las actividades institucionales, tales como: La misin, visin y objetivos que guen la ejecucin del sistema administrativo, adems se
incluyen herramientas administrativas que son los manuales de procedimientos y descripcin de puestos, tambin aparecen los sistemas contar. de comunicacin y de informacin con que debern
PLANEACIN
DE
LA
GESTION
ADMINISTRATIVA
DE
LA
BINAC
En la etapa de la planeacin, la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia debe de implementar los lineamientos y proyecciones que la identifiquen, entre los cuales estn: una reestructuracin de
68
cuenta
1 - REESTRUCTURACIN DE LA MISIN
Para plantear una reestructuracin de la misin se debe de tomar en cuenta aquellos aspectos importantes que contribuyan a la formulacin de la misin de la Biblioteca Nacional, entre los cuales estn:
Una institucin de carcter cultural. Recopilar, Conservar y difundir el patrimonio bibliogrfico del pas.
* Cmo se hace?
restauracin
bibliografa, al igual que la del servicio a travs del ptimo recurso humano el cual se deber auxiliar con recursos tecnolgicos,
financieros y materiales.
69
En base a todos estos elementos, la formulacin de una misin deber de hacerse de manera que el personal y el pblico la puedan entender al no ser demasiada ambigua con muchas palabras que redunden en lo mismo.
La Biblioteca Nacional debe desempear un papel central en la coordinacin de los servicios y debe constituir ella misma el centro en donde pueda retenerse una informacin completa sobre todas las colecciones de la produccin nacional.-
De acuerdo a los elementos antes mencionados, la misin de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia se formula de la siguiente manera:
Misin
Brindar a los usuarios e investigadores todos los recursos bibliogrficos a
travs de la recopilacin, conservacin y difusin del patrimonio Bibliogrfico de el pas con servicios de calidad y el espritu valores emprendedor, morales y cimentando cvicos que
70
Es
importante
divulgar
la
misin
entre
los
empleados
administrativos y jefaturas, as como al pblico en general con la finalidad de que todos la conozcan y se enteren de lo que la Biblioteca Nacional desea lograr.
2 - REESTRUCTURACIN DE LA VISIN.
Para la reestructuracin de la visin de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia, se debe de tomar elementos base como de Quin queremos ser?, es decir, como se espera que sea la
Al detallar la informacin se determina cuales son los elementos claves para formular la visin, entre estos estn: Recopilar la bibliografa nacional. Adquirir material impreso en el pas, incluida cualquier tipo de publicacin. Difundir el material bibliogrfico. Conservar el acervo cultural. Implementar tcnicas de conservacin. Brindar calidad en los servicios. Ser lo mas eficiente en el proceso de los servicios que presta la Biblioteca Nacional.
71
De acuerdo a estos elementos antes mencionados, la visin de la BINAC se formula de la siguiente manera:
VISIN
Promover la cultura del pas por medio de servicios de el
informacin,
permitiendo
tecnologa que coadyuven a su difusin, brindando siempre la seguridad y funcionalidad del acervo Salvador. cultural de El
Al formularse la visin de la Biblioteca Nacional, se divulgar a los empleados y jefaturas para que conozcan que es lo que pretende lograr la Biblioteca Nacional, y para tal fin, se
72
3 - FORMULACIN DE VALORES
Los valores que se practiquen en la Biblioteca Nacional, debern identificar a los empleados y generarn la base para establecer un ambiente adecuado que facilite el cumplimiento de los
objetivos.
A continuacin se hace una lista de los valores que debe de cimentar la nueva cultura en los empleados:
LISTA DE VALORES VALORES Calidad servicio del Brindar CARACTERISTICAS lo mejor en servicios de
Perfeccin
Fomentar la excelencia en cada una de las actividades que realiza el personal de la Biblioteca Nacional.
Cooperacin
Tratar de que todas las acciones que se realizan en la institucin se hagan a travs de la ayuda mutua de todos los involucrados en la funcionabilidad de la BINAC.
73
Responsabilidad
Comprometerse con la misin y visin de la biblioteca y velar por promoverlas y difundirlas bajo las circunstancias
objetivos propuestos. El compromiso Tener la disponibilidad de cada empleado en dar lo mejor y su participacin en todas las actividades que se realicen
disfrutar
momentos
los
involucren a todos los miembros y tambin difundirlos al pblico en general. La amistad Proponer sugerencias para el desarrollo de la convivencia interna sin interferencia de comunicaciones ni intenciones personales. Honestidad Difundir la sencillez y la simplicidad en cada paso de sus labores para mejorar la imagen personal y de la institucin. El respeto Los bibliotecarios y jefaturas, tienen que llevar sus actividades en el camino de la igualdad y la libertad de pensamientos sin la agresin verbal o fsica.
74
El bien Comn
Tratar
de
buscar
todo
aquello
que
vaya
encaminado a buscar lo que es bueno para la mayora en todas las unidades de la BINAC. Lealtad Practicar la lealtad en todas las
relaciones entre el personal de todas las unidades a travs de cimentar la confianza y la sinceridad hacia los dems. Igualdad No menospreciar ningn puesto dentro de la Biblioteca Nacional ya que todos forman un solo tipo de trabajo para el logro de los objetivos Amor cultura bibliogrfica a la Este valor es de suma importancia ya que el personal debe de cuidar y salvaguardar todo el acervo bibliogrfico del pas y de su cultura publicados por la nacin. Amor familiar Debe inculcarse el valor de la familia a cada persona que labora en la institucin y as cimentar mejores acciones que reflejen la actitud de los empleados de la
biblioteca.
75
Despus de haber identificado y propuesto la misin, visin y valores de la BINAC, se procede a formular los objetivos por los cuales se orientarn los esfuerzos del personal hacia el logro de las metas. La base principal que se ha tomado para la formulacin de los objetivos ha sido las opiniones recabadas de los jefes de las diferentes unidades con el fin de dar pie al inicio de una planificacin que logre los resultados mas convenientes, con el fin de orientar a la administracin de la BINAC.
Los objetivos han sido clasificados como estratgicos, sobre los cuales se han considerado las perspectivas actuales y hacia
A continuacin, se propone el planteamiento del objetivo general que debe perseguir la institucin, enfocado en el papel que esta debe desempear dentro del mbito educativo, cultural e
investigativo.
76
a - OBJETIVO GENERAL
Recopilar, salvaguardar y difundir la bibliografa nacional e internacional mediante procedimientos, mtodos y tcnicas
acompaados del esfuerzo comn de los colaboradores y jefaturas, fomentando la cultura y la identidad nacional, contribuyendo de esta manera al desarrollo bibliogrfico del pas.
b - OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Recopilar la bibliografa nacional e internacional. 2. proporcionar servicios con eficiencia y calidad. 3. Participar en proyectos de cooperacin a nivel nacional e internacional. 4. Difundir el patrimonio bibliogrfico del pas. 5. Contribuir al desarrollo de proyectos literarios nacionales
5 FORMULACIN DE POLTICAS
En la
seguir para la consecucin de los objetivos planteados. A continuacin, se establecen las polticas que se deben
implementar en la institucin:
77
1. Recibir
bibliografa
(tesis,
monografas,
libros,
etc)
de
instituciones educativas y casas editoriales. 2. Aceptar bibliografa actualizada y en buenas condiciones. 3. Servir como depositario de obras publicadas en el pas. 4. Cooperar con Bibliotecas Nacionales de otros pases para el intercambio bibliogrfico de carcter nacional. 5. Contratar personal con estudios en Bibliotecologa que cumplan con requisitos idneos de cada puesto. 6. Capacitar al personal en reas de servicio al cliente. 7. Aceptar convenios de cooperacin nacional e internacional que ayuden al desarrollo institucional. 8. Proveer de servicios de informacin interno a usuarios de la BINAC. 9. Intercambiar bibliografa con la red de bibliotecas pblicas del pas. 10. 11. Promover la cultura de la lectura. Orientar a editoriales nacionales sobre el registro en el
6 FORMULACIN DE ESTRATEGIAS.
Las estrategias para la Biblioteca Nacional permitirn los objetivos propuestos, Por lo tanto, a
alcanzar se
continuacin
78
1. Recopilar bibliografa mediante el depsito legal. 2. Realizar canjes bibliogrficos con Bibliotecas Nacionales de otros pases. 3. Establecer necesidades, a travs de un diagnstico para la compra de bibliografa no adquirida por depsito legal. 4. Establecer requisitos que deben cumplir las personas en sus puestos de trabajo. 5. Gestionar la capacitacin de los empleados. 6. Establecer alianzas estratgicas con instituciones culturales y organismos internacionales que estn enfocados hacia el
desarrollo cultural. 7. Crear proyectos que puedan ser patrocinados por instituciones privadas. 8. Hacer contacto con embajadas acreditadas en el pas y
gobiernos que puedan cooperar con la institucin. 9. 10. 11. Implementar las bibliotecas mviles . Implementar la biblioteca virtual. Implementar la sistematizacin de la informacin para
usuarios.
7 FORMULACIN DE PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos permitirn a las autoridades de la Biblioteca Nacional facilitar el trabajo en forma ordenada y sistemtica con el propsito de orientar al personal en las actividades que se ejecutan en la institucin.
79
8 FORMULACIN DE PROGRAMAS
Para la Biblioteca Nacional, se propone un formato para la
aplicacin de las actividades en el tiempo, es decir cuando se realizarn y los recursos necesarios a utilizar para su
implementacin, esto permitir a las autoridades facilitar el trabajo en las diversas actividades y eventos a realizar (ver anexo 5).
Definida la planeacin, la cual se elabor con el objetivo de ejecutarla en el siguiente paso, la organizacin, es el proceso donde se disean las herramientas administrativas que ayudan a crear las condiciones ptimas para la ejecucin de los planes.
80
Que
contribuirn
orientar,
normar
regular
el
quehacer
cada
colaboradores
administrativos,
bibliotecarios
unidades, adems se detallan los requisitos mnimos que exige cada puesto para poder desempearlo, estableciendo los niveles jerrquicos correspondientes a fin de indicar su dependencia y subordinacin. Al mismo tiempo, nos servir para asignar las funciones de cada puesto de una manera sistemtica.
Por otro lado, este documento servir como una gua para la contratacin y desarrollo de las funciones del personal de la Biblioteca Nacional, tal como: el reclutamiento, la seleccin y la capacitacin sobre las cuales se basarn en el futuro. Por otra parte, este documento proporciona una base para la distribucin de la carga de trabajo, o bien, para tratar de disminuir la falta de responsabilidad que pudiera existir en el desempeo de las labores en cada puesto en particular, por lo cual, se encuentra estructurado de la siguiente manera:
81
a.1 - Aspectos generales del manual. Es lo que comprende el marco general que incluye dicho manual
a.2 - Propsito del Manual. Este manual servir como una gua para el proceso de
contratacin y la induccin del nuevo personal que en un momento dado se podra incorporar a la biblioteca tanto en los
diferentes unidades que componen la Biblioteca Nacional as como los puestos de trabajo.
Tambin indicar la dependencia de los puestos al igual que la subordinacin de los mismos.
a.3 - Objetivos del Manual. El manual de descripcin de puestos detalla las funciones de cada puesto y se sus requerimientos los mnimos que necesarios. perseguir A el
continuacin,
presentan
objetivos
manual propuesto para la Biblioteca Nacional: Definir los puestos de trabajo con que debe contar la
Biblioteca Nacional Francisco Gavidia, estableciendo a su vez las funciones y los requisitos para desempearlos. Dar un conocimiento de la descripcin de cada puesto y su interrelacin entre ellos.
82
Ser
un
instrumento
eficaz y
que a
sirva
de
gua de
las
altas
autoridades
(Director)
los
jefes
las
diferentes
unidades en lo referente a las seleccin del personal de la Biblioteca Nacional. Servir de apoyo en el proceso de adiestramiento de nuevos empleados. Dar a conocer al personal el alcance de sus facultades para la toma de decisiones. Determinar las lneas de autoridad y responsabilidad para
evitar la dualidad de mando. Crear un modelo del perfil que cada puesto debe de ser.
a.4 - Polticas. El presente manual deber ser guiado por polticas, las cuales contribuiran a su ejecucin, detalladas a continuacin: Debe ser autorizado por el Director de la institucin y los jefes de las diferentes unidades. Se tendr que comunicar a los empleados cualquier correccin o modificacin que se le haga al manual cuando este ya est implementado.
a.5 -
Los diferentes aspectos que aparecen en el manual debern ser respetados por el personal que labora en las Biblioteca
83
Nacional, cualquier observacin del mismo para su mejoramiento o actualizacin tendr que ser aprobada por las autoridades
encargadas de la aplicacin de la herramienta administrativa con el visto bueno del Director. Por otro lado, el manual para que siempre pueda estar en
vigencia, debern aplicarse normas de actualizacin de manera peridica por lo menos cada ao, para darle efectividad al
momento de su aplicacin.
a.6 - mbito de aplicacin. El campo de aplicacin del manual son los puestos de trabajo especficos para cada unidad que estn desde el Director hasta el personal Bibliotecario. Estar a cargo del departamento de Recursos Humanos, quien
a.7 - Instrucciones para su uso. El diseo del manual es claro y sencillo para que el personal haga uso de l y lo interprete sin ninguna dificultad. Por otro lado, esta herramienta tcnica deber de darse a
conocer tanto a los jefes de la unidad como a los subordinados de los mismos, a fin de que todo el recurso humano conozca su dependencia jerrquica, funciones y responsabilidades de su
puesto de trabajo.
84
a.8 - Limitaciones. Este tipo de manual es una herramienta bsica, pero no una solucin de problemas. Al no revisarlo y actualizarlo constantemente perder su
empleados
institucin
carecer
validez
los
a.9 - Cuerpo principal del manual de descripcin de puestos. El cuerpo principal del manual de descripcin de puestos y el glosario de los trminos bsicos utilizados para el mismo, se encuentran reflejados en el anexo N. 7.
El
presente
manual
de
procedimientos
tiene
como
objetivo
principal es el de dotar a la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia de una herramienta administrativa que sirva de gua para el personal que labora en la Biblioteca para la ejecucin de las actividades bsicas que se desarrollan en algunas unidades.
85
El manual contiene aspectos generales en el cual se describen los objetivos, el mbito de aplicacin, la importancia, las
normas para su mantenimiento y las instrucciones para su uso. Por otro lado, los procedimientos descritos son los que mas se
emplean en las diferentes reas de la biblioteca nacional, y por ltimo, se presenta un glosario con los trminos bsicos que se emplean en el desarrollo de este documento.
b.1 - Aspectos generales del Manual El presente manual contiene la descripcin de las principales actividades funciones de que las deben seguirse en la que realizacin intervienen de en las el
diferentes
unidades
b.2 - Importancia del Manual de Procedimientos. El manual de procedimientos es de suma importancia a las
autoridades y el personal de la biblioteca nacional, pues sirve de gua para realizar las actividades o tareas, siguiendo un orden cronolgico y definiendo la responsabilidad de los
Al definir los procedimientos, los involucrados evitan demoras ya que esto simplifica las actividades.
86
finalmente,
el
manual
de
procedimientos
facilita
la
comunicacin y contribuye a que las labores se efecten con eficiencia coadyuvando al logro de los objetivos propuestos.
b.3 - Objetivos del Manual de Procedimientos. Los objetivos que se pretenden alcanzar al implementar el manual de procedimientos son los siguiente: Proporcionar a la biblioteca nacional Francisco Gavidia, de un instrumento tcnico _ administrativo que sirva de gua en la ejecucin de actividades para el personal que actualmente labora en la misma, as como tambin para las nuevas
incorporaciones. Dotar a las diferentes unidades de la biblioteca nacional de un sistema de secuencia lgica en el desarrollo de las principales actividades que mas se realizan en sus diferentes reas. Lograr la coordinacin de funciones para evitar duplicidad de stas. Uniformar la forma de trabajo de algunas actividades de los diferentes departamentos con el propsito de definir una forma secuencial de pasos a seguir para la ejecucin. Estandarizar todos los procedimientos a travs de este
87
b.4 - Normas para su mantenimiento y aplicacin. Para que el manual cumpla con sus objetivos este deber de darse a conocer a todos los colaboradores que intervienen en los
diferentes procedimientos, con el fin de facilitar los procesos y crear responsabilidad en el personal al momento de realizar sus actividades. Con el propsito de no caer en la obsolescencia, el manual
deber de ser revisado de manera peridica con el objeto de actualizar los procedimientos. De igual forma, cualquier modificacin deber ser autorizado por las autoridades de la Biblioteca Nacional bajo la asesora del personal conocedor del tema.
b.5 - Instrucciones para su uso. Este manual se presenta de una manera comprensible y de fcil contenido para el usuario del mismo, al igual que un glosario de trminos mas utilizados en su desarrollo. Cada procedimiento presenta el esquema siguiente: Unidad Procedimiento. Objetivo. Breve descripcin del contenido. Unidades o puestos de trabajo que intervienen. Documentos que se utilizan.
88
b.6 - Procedimientos representados. A continuacin, se mencionan los procedimientos sobre los cuales se trabaj: 1. Procedimiento de utilizacin del Fondo Circulante de Monto Fijo de la BINAC. 2. Procedimiento de reparacin y revisin de equipo de computo. 3. Procedimiento bibliogrfico. 4. Procedimiento de uso del Fondo de Actividades Especiales de CONCULTURA. 5. Procedimiento bodega. 6. Procedimiento de uso de la sala de internet. de ingreso y distribucin de materiales de de ingreso de usuarios y prstamo interno
b.7 - Cuerpo principal del Manual de Procedimientos. los procedimientos presentados y el glosario de trminos bsicos se encuentran reflejados en el anexo N 6.
89
General Evaluar el desempeo de los empleados de la Biblioteca Nacional en sus cargos, permitiendo localizar problemas de disciplina de personal, detectar inconformidades de acuerdo al comportamiento del empleado, adecuar a la persona al cargo que ocupa en la actualidad, encontrar causas que originan desmotivacin y otros factores que de alguna otra manera sera difcil detectar.
Especficos 1. Este mtodo ayudar a las jefaturas de la BINAC obtener una medicin mas exacta del potencial humano para determinar su pleno empleo. 2. Con la evaluacin del desempeo se podrn conocer los mejores empleados y as poder brindarles oportunidades de crecimiento y condiciones efectivas de participacin en la institucin. 3. Crear una poltica de recompensas y correcciones para los mas destacados y para los menos sobresalientes, de acuerdo a la calificacin obtenida en la evaluacin. 4. Fomentar una competencia entre los empleados que deseen
90
Escalas Graficas con Asignacin de Puntos. Por tanto, este mtodo evaluar el desempeo de los empleados de la BINAC mediante factores de evaluacin siguientes: Calidad de Trabajo Productividad Responsabilidad Iniciativa y Creatividad Cumplimiento de Normas e Instrucciones Relaciones Laborales Discrecin. consiguiente, se utilizar un formulario en donde cada
Por
En
este
mtodo,
los
factores
se
ponderarn
se
les
darn
valores en puntos, los cuales se encuentran en la tabla A (anexo 8), donde se refleja en cada factor a evaluar sus niveles con los puntos asignados.
De tal manera que, una vez realizada la evaluacin, se sumarn los puntos obtenidos.
91
Luego,
los
puntos
obtenidos
se
compararn
en
la
tabla
en forma resumida
c.3 - Cuerpo principal del Manual. los procedimientos representados se encuentran reflejados en el anexo N. 8.
C - DIRECCIN
Para todo proceso definido, es necesario que exista una fuerza que ponga en marcha los planes en una estructura definida, en donde el recurso de humano o fuerza lo laboral debe constituye existir un el eje
principal
accin,
para
cual
marco
92
con las metas de la empresa. En consecuencia, a continuacin se propone un estilo que gue el proceso de ejecucin de los
componentes de la direccin.
1 - MOTIVACIN
Como
punto
relevante
dentro
del
proceso
de
direccin,
la
motivacin de los empleados es muy importante para el logro de los objetivos propuestos. Por lo tanto, se para debern lograr una motivacin los integral de los e
empleados,
considerar
motivadores
tangibles
intangibles, los cuales influyen directamente en las labores que desempean a diario.
Por consiguiente, se debe establecer una serie de incentivos que motiven a las jefaturas y los colaboradores, como una forma de reconocer los aportes brindados por dichos empleados y que ellos sientan que son tomados en cuenta en el cumplimiento del rol institucional.
Estos incentivos pueden ser: Incentivos Financieros o materiales(tangibles). Incentivos Psicolgicos (intangibles).
93
Los incentivos financieros o materiales son motivadores externos que se otorgan en base a rendimiento de los empleados, situacin que debe ser considerada tomando en cuenta las disponibilidades financieras con que cuente la institucin o el margen de
maniobrabilidad que se tenga con el presupuesto para atender este tipo de retribuciones a los empleados. Ya que muchas veces debido a la rigidez presupuestaria en las instituciones
Los
incentivos
psicolgicos
son
motivadores
que
estn
disposicin de todos y no tiene ningn costo econmico, sino solamente hay que tomar la iniciativa de proporcionarlos y se caracteriza por demostrar el aprecio o agradecimiento que se tiene a las personas que realizan una labor con mucho animo de una manera buena o excelente y une los lazos de compaerismo, lo cual tambin incide en el clima organizacional.
A continuacin, se presenta un cuadro en el cual se detallan los incentivos financieros o materiales y psicolgicos que se deben implementar en la BINAC:
94
A QUIEN PROPORCIONARSELO INCENTIVO TIPO DE INCENTIVO Material didctico para INCENTIVOS FINANCIEROS O MATERIALES hijos de A todos los empleados con
CUANDO PROPORCIONARLO
hijos En enero de cada ao.
menores de 12 aos. terminar que Al deseen cursar estudios universitarios bachillerato. A los hijos de los empleados en la carrera de Bibliotecologa. el
Bibliotecario mes.
del
Al bibliotecario que durante el mes demuestre total colaboracin y Al final de cada mes.
disposicin con los usuarios y jefes. Bibliotecario ao. INCENTIVOS PSICOLOGICOS no del del Al bibliotecario que haya tenido mas menciones de bibliotecario del mes Da del Bibliotecario.
durante los doce meses anteriores. Empleado bibliotecario ao. Al empleado no que bibliotecario haya demostrado
(administrativo)
Da del Bibliotecario.
doce meses anteriores. Felicitaciones. Al empleado que haya en realizado forma una o Todo momento.
labor
encomendada
buena
excelente.
95
Es importante recalcar que la motivacin es una fuerza interna que se debe estimular constantemente y las jefaturas superiores deben tomar el reto de crear y fomentar una cultura de jefes motivadores desde los niveles mas altos a los mas bajos.
De
igual
forma,
como
lo
manifestaron
en
la
encuesta,
los
empleados no cuentan con el mobiliario adecuado, por lo tanto, se les debe de proveer del mobiliario adecuado para que sientan que son importantes y realicen sus labores de una manera mas cmoda.
Por lo tanto, para dirigir en forma eficiente y provechosa la labor de los empleados, debe existir toda una serie de
caractersticas y habilidades en los jefes con el propsito de que los subordinados aprendan y practiquen los valores
institucionales y se guen por el ejemplo de un lder que ensea y promueve una cultura de servicio al cliente.
96
Por consiguiente, en base a observacin del modo de direccin que se efecta en se la BINAC y de para acuerdo a la un naturaleza liderazgo
institucional,
recomienda
promover
efectivo, una capacitacin a los jefes de departamento en la cual se enfoque y se les ensee un liderazgo centrado en
Consecuentemente,
mediante
la
aplicacin
de
este
tipo
de
liderazgo se fomentar la participacin de los empleados ya que entre sus virtudes se encuentra generar relaciones de confianza con el personal, de mostrar empata y por hacer las que necesidades los y
sentimientos
los
empleados
empleados
De igual forma, en concordancia con este tipo de liderazgo, se propone involucrar a los empleados para que participen en
formular los principios y valores que regirn la conducta y comportamiento de los integrantes de cada departamento, lo cual
conlleva que al participar en su establecimiento se crear en ellos el compromiso de cumplirlos, lo cual es contrario cuando solo se les impone, ya que al ser tomados en cuenta, el nivel de autoestima se les eleva contribuyendo tambin a la motivacin individual.
97
3 - COMUNICACIN
Como el componente que enlaza y vincula todas las decisiones, proyecciones y cambios laborales entre los empleados de la
institucin, la comunicacin juega un papel preponderante para obtener los resultados previstos. En la Biblioteca Nacional, los medios de comunicacin, as como los canales formales e informales que se utilicen, definirn el grado de receptividad de la informacin que se pretenda
transmitir. Por lo tanto, para que exista una comunicacin mas efectiva entre los empleados de la institucin sobre aspectos laborales, as como con los usuarios en aspectos de informacin, se deben implementar informacin continuacin: una a serie los de medios que sirvan los para transmitir a
interesados,
como
detallados
institucin, que toda decisin tomada por un jefe y que incide en las labores o funciones a desarrollar por los subalternos, deber ser informada por medio de dicho documento. Dicho tipo de comunicacin es una forma de que la decisin informada quede plasmada por escrito para consultas futuras.
98
Cartelera informativa. Existe mucha informacin que es relevante que sea conocida por todos los empleados, pero por la peculiaridad del informe este no puede ser reproducido individualmente para todos, por lo que se opta en presentarlo en este tipo de medio. En la cartelera de puede dar a conocer informacin como
cumpleaeros del mes, empleado del mes, eventos especiales, reuniones especiales, etc.
Reuniones peridicas. Para verificar que los objetivos se estn cumpliendo se debe monitorear el proceso de ejecucin, por lo tanto se deben establecer en la BINAC reuniones peridicas por departamento, donde se planteen y se detecten los logros y fallas
encontrados en el proceso, proponiendo que nuevas estrategias se utilizarn. Dichas propuestas deben quedar plasmadas en un documento que ser consultado en la prxima reunin para
b - Informacin a usuarios: Buzn de sugerencias. Dado el gran nmero de usuarios que recibe la institucin, es difcil obtener sus opiniones acerca de algunos tpicos
99
recomendable que se establezca un buzn de sugerencias, donde los usuarios puedan opinar y contribuir al mejoramiento del servicio. Por consiguiente, se establece un formato de hoja de
sugerencias (anexo 9), el cual puede servir de modelo para implementar dicho canal de informacin. La ubicacin de los buzones de sugerencias deben estar distribuidos uno en la primera y otro en la segunda planta.
informacin bibliogrfica. De igual forma, debe ser acompaada por una serie de lineamientos que comuniquen la normativa institucional, nuevos servicios y actualizaciones que posee la BINAC. Por lo tanto, para comunicar este tipo de informacin, se debe establecer una cartelera informativa que brinde informacin a los usuarios sobre aspectos relevantes del quehacer cultural, exposiciones, nuevos servicios, normativa institucional, etc., la cual debe estar ubicada en un rea de acceso general.
rea de atencin al usuario. En las instituciones donde se brinda atencin al pblico, debe haber un rea donde se proporcione la informacin necesaria
100
que oriente a nuevos y antiguos usuarios que necesiten una gua para que puedan ubicar algn tipo de informacin o rea de servicio. Estas reas deben ser atendidas por personas idneas que
posean las siguientes caractersticas o habilidades: o o Buenas relaciones interpersonales. Conocimiento sobre la ubicacin de la bibliografa y
D. CONTROL
En esta etapa del control, la direccin de la Biblioteca
Nacional Francisco Gavidia con ayuda de los encargados de las diferentes unidades debern de controlar que el sistema de
gestin administrativa propuesta se lleve a cabo y todo esto ser despus cuando se haga una comparacin de los resultados obtenidos con los objetivos propuestos en la etapa de planeacin del tercer capitulo. De tal manera, que se debern de aplicar nuevas tcnicas tanto de comunicacin y observacin al igual que reuniones de manera peridica con los jefes de las unidades, lo cual servir de retroalimentacin para las nuevas herramientas propuestas.
101
Al mismo tiempo, se deber establecer el control a empleados mediante la carnetizacin respectiva, ya que con esta medida se lograr la identificacin personal, as como la de su rea de actividad en la cual se esta desempeando actualmente. Con esta medida se lograr alcanzar la mayor eficiencia de los colaboradores, a la vez que servir como medida de control para referencias observacin. de los usuarios y visitantes ante cualquier
E - PLAN DE IMPLEMENTACIN.
En
el
plan
de
implementacin determinar y
se las el
los que de
lineamientos orientarn la
podr
implementacin
1 - ACTIVIDADES DE LA IMPLEMENTACIN
Para llevar a cabo la implementacin del sistema de gestin, es necesario realizar actividades especificas las cuales se debern presentar en forma secuencial con una programacin estimada
102
Se
Biblioteca
Nacional
manuales
(descripcin
puestos,
procedimientos y evaluacin del desempeo) con el propsito de discutir y validar dichas herramientas y hacer las
modificaciones pertinentes.
Aprobacin y Autorizacin.
En esta etapa se someter a consideracin de las autoridades de la Biblioteca Nacional las diferentes herramientas y las
recomendaciones que podran presentarse, con el fin de ponerlo a consideracin de todos los jefes y as su aprobacin tendr ms peso a la hora de poner en prctica los manuales.
Reproduccin Administrativas.
Distribucin
de
las
Herramientas
Seguidamente de la aprobacin y autorizacin de los manuales, su distribucin ser de manera inmediata para todos los jefes de las unidades involucradas, que al mismo tiempo este servir de estudio y consulta, acompaado de la nueva planeacin descrita al inicio del capitulo tres.
103
El proceso de implementacin del sistema de gestin, deber de ser guiado por el Director y los jefes de las unidades de la Biblioteca Nacional con el fin de ratificar al personal idneo en los puestos en los cuales se cumplan los requisitos mnimos expuestos en el manual en de la descripcin experiencia de y puestos, otros tanto en
conocimientos
como
elementos
Se
Capacitacin y Adiestramiento de Personal. refiere a proporcionar los e involucrar a los jefes de con las el y
unidades
todos
conocimientos
tericos
necesarios,
as conducir a la administracin hacia una nueva visin de las metas por alcanzar.
Si dentro de la institucin no existiera el personal capacitado para implementar la propuesta se deber contratar a personas ajenas a la biblioteca con la finalidad de capacitar a las
104
Para la implementacin de la propuesta, se deber de obtener recursos adicionales que coadyuven a la puesta en marcha, y a su vez tratando de guiarse por el objetivo que se expuso en la propuesta que habla sobre la cooperacin con instituciones
nacionales e internacionales.
Puesta en marcha y seguimiento de la propuesta. requisito indispensable hayan es sido necesario alcanzadas que con todas la las mayor
Como
actividades
anteriores
satisfaccin. Las unidades sern las responsables de velar por la actualizacin y vigencia de manera que los manuales no caigan en una desactualizacin de los procedimientos y puestos en los cuales se no cumplan con sus requisitos y con el manual de evaluacin del desempeo se pretende calificar los factores
105
A continuacin, se presenta un cronograma de las actividades anteriormente mencionadas, as como el periodo en el cual se llevarn a cabo las mismas:
CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA PROPUESTA EN LA BIBLIOTECA NACIONAL ACTIVIDADES \ MESES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6
S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
Presentacion
Aprobacin y autorizacin Reproduccin y distribucin Ratificacin de puestos Capacitacin y adiestramiento Reclutamiento y seleccin de personal Gestionar los recursos Puesta en marcha de la propuesta
106
RECURSOS
NECESARIOS
PARA
EL
PLAN
DE
IMPLEMENTACIN.
Los recursos adicionales con los que se deber de contar para el plan de implementacin, son : Humanos, para los cuales se tendr que considerar la al personal y administrativo darle institucional a la para
implementar
propuesta
seguimiento
misma;
Materiales, que comprendern el mobiliario y equipo de oficina adecuado denotndose la cantidad y el valor unitario de ellos; Financieros, que corresponden a los fondos que se utilizaran para la ejecucin de lo propuesto; Recursos tcnicos
administrativos.
1 HUMANOS
Para el proceso de implementacin de la propuesta, se deber contar con el apoyo del administrador y personal administrativo de la BINAC para que presenten a los jefes la nueva dinmica administrativa formulacin o que debern implementar, de las la cual del incluye de
reestructuracin
fases
proceso
planeacin; presentacin del contenido, instrucciones de uso en la implementacin de los manuales administrativos; debern
inculcar en los jefes la mstica con que se desarrollar el nuevo proceso, donde en se las deber desarrollar para el un estilo de de los
direccin
enfocada
personas
logro
107
objetivos institucionales, por lo tanto no se contratara nuevo recurso humano ya que el personal administrativo, principalmente el administrador lo tendr que implementar y darle el
2 - MATERIALES
Para apoyar la puesta en marcha del proceso de gestin, se
utilizarn los recursos materiales siguientes: CANTIDAD 2 2 1 TIPO DE RECURSO Pizarras para carteleras informativas. Muebles para buzn de sugerencias. Cartelera donde se muestre el proceso
general del servicio Bibliotecario de la institucin para una mejor orientacin de los usuarios que visitan la BINAC. 1 Placa donde se muestre la misin y la
visin de la institucin. 1 1 20 1 1 Equipo de computo Fotocopiadora Resmas de papel Mueble para Computadora Archivador
108
3 - FINANCIEROS
Los costos que se incurrirn en el proceso de implementacin, as como gastos que se harn para adquirir los materiales
necesarios son los siguientes: CANTIDAD 2 Pizarras informativas. 3 1 Muebles para buzn de sugerencias. $ 30.00 500.00 TIPO DE RECURSO para carteleras $ MONTO 80.00
Cartelera donde se muestre el proceso $ general del servicio Bibliotecario de la institucin de para los una usuarios mejor que
orientacin
visitan la BINAC. 1 Placa donde se muestre la misin y la $ visin de la institucin. 1 1 20 1 1 TOTAL Equipo de computo Fotocopiadora Resmas de Papel Mueble para Computadora Archivador Metlico de 4 gavetas $ 1,000.00 $ $ $ $ 571.43 60.00 57.14 115.00 100.00
$ 2,513.57
109
4 TECNICO ADMINISTRATIVO.
Las herramientas administrativas propuestas, facilitarn y
permitirn a las autoridades de la Biblioteca Nacional ordenar y realizar en forma sistemtica las actividades administrativas de la institucin, dado que en ellas se denotan las funciones de los empleados, de sus puestos de trabajo, as como tambin se consideran los procedimientos bsicos que se ejecutarn en la BINAC. Tambin estas herramientas debern ser actualizadas
constantemente cuando as se requiera, con el fin de mantener una guia real para mantener la eficiencia en el desarrollo de las funciones del personal en general de la institucin.
De
esta
manera,
se
ha
presentado
una
propuesta
tcnica
administrativa la cual enmarca una serie de aspectos relevantes y reales, los cuales al ser implementados facilitarn el trabajo institucional por haber sido elaborados en base a propuestas de empleados y usuarios de dicha institucin. Adems, los logros iniciales que se alcancen, propiciarn el comienzo de un cambio organizacional lo cual enrumbar a la institucin a proponerse y alcanzar nuevos y desafiantes objetivos para dar un mejor
110
111
NUMERO 1
PERIODO 1870
2 3 4 5 6 7
Luis Cromayer Leon Lozano Jorge Lanez Rafael Ulloa Palacios Diego Mehany Francisco Gavidia
8 9 10 11 12 13
Arturo Ambrogi Rafael Garca Escobar Juan Ulloa Julio Csar Escobar Jos Flores Figcac Miguel ngel Espino
14 15
1944-1945 1945-1962
16 17 18
Rolando Velsquez
Escritor.
19
1971
Abogado, Escritor.
112
NUMERO PERIODO
20 21 1971-1974 1974-1978
NOMBRE
Matas Romero Ana Cristina
PROFESIN
Lic. en Filosofa Al Lic. En Ciencias
24
1983-1984
Astul Ynez
Estudiante Administracin.
de
25
1984-1985
Walter Recinos
Estudiante Psicologa
de
26
1985-1987
Wendinorto Rivas.
Lic.
En
Ciencias
Polticas. 27 1987-1995 Sonia de la Cruz de Lic. Luna. 28 29 1996-1999 2000 Helen de del Cid Manlio Argueta Psicologa. Bibliotecologa Escritor en
113
ANEXO 2
114
Nacional?
OBJETIVO: Investigar el conocimiento que tienen los empleados de la Misin institucional. CUADRO No. 01 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 36 3 3 42 % 86 7 7 100
86%
Si No Abstencion
7% 7%
COMENTARIO: Los resultados reflejan que el 86% si conocen la Misin Institucional, lo cual es un punto valioso por que la mayoria conoce la razn de ser institucional.
115
OBJETIVO: Investigar si los empleados de la Institucin conocen el futuro o Visin que persigue la Biblioteca.
69% 14%
17%
SI NO ABSTENCION
COMENTARIO: El 69% dijo que si conocan la Visin Institucional, el 17% dijo que no la conocan y el 14% restante se abstuvo de contestar, por lo que la mayora de los empleados conocen el rumbo a seguir.
116
PREGUNTA No. 03: Entre los objetivos que persigue la Biblioteca Nacional estn.
OBJETIVO: Identificar los objetivos que persigue la institucin, as como la cantidad de empleados que los conocen.
F
1 2 10 18 11
%
2 5 24 43 26 100
NO SABEN TOTAL
42
COMENTARIO: del 100% de los encuestados, el 43% considera que uno de los objetivos es conservar y difundir el patrimonio
bibliogrfico, el 24% opina que es tener un personal idneo para brindar mejor servicio, un 5% declara que es brindar el servicio a investigadores y universitarios, mientras que un 26% no conoce los objetivos que persigue la institucin. Casi la mitad de los empleados entrevistados tienen claros los objetivos de la BINAC, mientras que la cuarta parte no los conocen por lo que hay que hacer una difusin masiva de los objetivos institucionales.
117
PREGUNTA Nacional?
No.
04:
Conoce
el
Organigrama
de
la
Biblioteca
OBJETIVO:
Verificar
si
existe
un
Organigrama
que
refleje
la
38%
SI NO
45% 17%
ABSTENCION
COMENTARIO:
Menos
de
la
mitad
de
los
empleados
conocen
el
organigrama institucional, por lo que se debe difundir en toda la institucin dicho organigrama con el propsito de que conozcan los niveles organizativos y de autoridad.
118
PREGUNTA No. 05: Cuales son las funciones bsicas de su puesto de trabajo?
OBJETIVO: Saber si los diferentes empleados que conforman la institucin conocen las funciones bsicas de sus puestos.
FUNCIONES
Recibir y entregar bienes materiales a todas las unidades de la institucin. Encargado de activo fijo. Control de mobiliario y equipo. Servicio de informacin al usuario. Ordenacin y organizacin de archivo vertical. Ordenar coleccin. Mantener bibliografa en estantera. Hacer estadsticas. Indizacin de fichas. Alfabetizar en estantera. Hacer bsquedas en Internet. Encuadernar peridicos comerciales y oficiales. Restauracin de libros. Atender el telfono. Control de personal de servicio de externo. Colaboracin administrativa. Atender visitas. Entregar correspondencia. Atender llamadas telefnicas. Recoleccin de bibliografa. Recoleccin de canje y donaciones.
Digitacin o llenado de hojas en base de datos. Mantenimiento de catlogos. Mantenimiento de base de datos.
119
Secretaria de Recursos Humanos Tcnico en computacin Encargado de mantenimiento Encargado del fondo circulante Encargado de ISBN
departamento. Control de calidad del proceso fsico. Revisin de asistencias, permisos y licencias. Ordenar y mantenimiento del archivo. Elaboracin de cartas y memorandums. Administracin de red de computadoras. Soporte tcnico a la institucin. Reparacin y mantenimiento de computadoras. Motorista. Electricista. Manejo del fondo de actividades especiales de
CONCULTURA. Manejo del fondo circulante de monto fijo. Proporcionar facilitar para el a editores, autores asesoria y
numero bajo
internacional normas
normalizado ya
libros
internacionales
COMENTARIO:
Todos
los
empleados
conocen
de
modo
general
sus
funciones, debiendose elaborar un documento formal institucional donde se establezcan las funciones especificas de cada puesto.
120
PREGUNTA
No.
06:
De
que
manera
le
han
dado
conocer
sus
funciones?
OBJETIVO:
Identificar
que
tipo
de
comunicacin
ejecutan
las
jefaturas de las diferentes unidades para dar a conocer las funciones a sus colaboradores. CUADRO No. 06 OPCION Verbal Escrita Otros Abstencin TOTAL F 29 8 2 3 42 % 69 19 5 7 100
69%
Verbal Escrita
19% 5%
Otros Abstencin
7%
COMENTARIO: De los encuestados, el 69% respondi que le han dado a conocer sus funciones verbalmente mientras que el 19%
manifest que por escrito, el 5% dijo que otros medios y el 7% se abstuvo de responder. La comunicacin predominante es la
informal (verbal), por lo que se debern crear los instrumentos administrativos relevantes informacin. con que el formalicen propsito de la comunicacin que no se de aspectos la
distorsione
121
PREGUNTA No. 07: Cuenta con el mobiliario necesario para cumplir con sus funciones?
OBJETIVO: Determinar si el empleado cuenta con el mobiliario necesario para la ejecucin efectiva de sus funciones.
57%
Si
36%
7%
No Abstencin
COMENTARIO: La mayora de empleados opinan que el mobiliario es insuficiente para lograr la ejecucin efectiva de sus
actividades. Por lo que se debe adquirir el mobiliario adecuado que cumpla los requerimientos necesarios para que desempeen las labores mas cmodamente.
122
PREGUNTA No. 08: El espacio fsico asignado es adecuado para cumplir sus funciones?
OBJETIVO: Conocer si el espacio fsico asignado es satisfactorio para el desempeo de las funciones de los empleados.
COMENTARIO: fsico
La
mitad es
de el
empleados adecuado
consideran para el
que
el
espacio de sus
asignado
desempeo
funciones, por lo que se debe verificar que departamentos o puestos de trabajo se encuentran en condiciones incomodas para ejecutar sus labores y acondicionar el espacio fsico para
123
PREGUNTA
No.
09:
Considera
que
algunos
factores
internos
OBJETIVO: Saber si existen factores internos que dificultan la prestacin adecuada del servicio bibliotecario.
78%
SI
12% 10%
NO ABSTENCION
COMENTARIO: La mayor parte de los empleados coinciden que hay factores internos que afectan el servicio al usuario, y estos factores se deben identificar para solventar las situaciones que afecten el optimo desempeo laboral.
124
PREGUNTA No. 10: Si su respuesta anterior es afirmativa, enumere los factores que inciden en el servicio.
OBJETIVO:
Conocer
los
factores
internos
que
influyen
en
la
CUADRO No. 10 FACTORES A Mobiliario e instalaciones inadecuadas y bibliografa desactualizada. B C Mal servicio y falta de referencistas Abstenciones 9 14 21 33 F 19 % 46
46% 33%
A 21% B C
COMENTARIO: Casi la mitad de los empleados consideran que el factor mas relevante en funcin al servicio que prestan es la falta de un mobiliario adecuado y bibliografa desactualizada, lo cual representa un reto para las maximas autoridades
institucionales para actualizar los activos institucionales para brindar un mejor servicio.
125
PREGUNTA No. 11: Considera que el trabajo que usted realiza es importante?
OBJETIVO:
Conocer
si
los
empleados
consideran
importante
el
90%
SI
10%
NO ABSTENCION
0%
COMENTARIO: En su mayora los empleados coinciden que su trabajo es importante dentro del rol institucional, lo que demuestra que individualmente los empleados estn concientes de la importancia de su labor, debiendo las autoridades mejorar el entorno fsico para mantener la motivacin de los empleados.
126
PREGUNTA No. 12: Cree que las funciones que desempea ayudan al logro de los objetivos de la Biblioteca?
OBJETIVO: Saber e identificar si los empleados consideran que las funciones que cada uno realiza contribuyen al logro de los objetivos.
81%
SI NO ABSTENCION
17% 2%
COMENTARIO: Del total del personal encuestado el 81% considera que las funciones de la que desempean lo ayudan cual al es logro una de los
objetivos
Biblioteca,
fortaleza
institucional que debe ser sostenida mediante la implementacin de motivadores grupales que fomenten el trabajo en equipo.
127
PREGUNTA realiza?
No.
13:
Su
jefe
puede
hacer
las
labores
que
usted
OBJETIVO:
Conocer
si
los
encargados
de
cada
unidad
saben
55%
SI NO Algunas Veces
29% 14%
abstenciones
2%
COMENTARIO: La mayor parte del personal considera que sus jefes pueden ejecutar las funciones que ellos realizan, lo cual es de mucha importancia ya que representa el nivel de involucramiento que pueden tener las jefaturas en las labores del personal a su cargo.
128
PREGUNTA No 14: Cuando usted no puede hacer algo, su jefe le indica o ensea de buena manera como hacerlo?
OBJETIVO: Conocer si el jefe da una adecuada orientacin a sus colaboradores cuando estos tienen dificultades al realizar sus actividades.
COMENTARIO: Gran parte de los empleados coinciden que al no poder realizar por algunas parte de actividades sus jefes, reciben situacin una que adecuada es muy
induccin
importante, ya que refleja el grado de liderazgo y comunicacin que hay entre jefes y colaboradores.
129
OBJETIVO:
Conocer
las
relaciones
laborales
que
tiene
los
67%
Excelente
21%
10%
2%
COMENTARIO:
La
mayora
de
los
empleados
de
la
institucin
mantienen una buena relacin con sus jefes inmediatos, siendo este factor muy importante para comenzar a crear un ambiente de trabajo en equipo encaminado a brindar un mejor servicio a los usuarios.
130
PREGUNTA No. 16: Como considera su relacin de trabajo con sus compaeros?
OBJETIVO: Conocer las relaciones de trabajo que existen entre los compaeros de las diferentes unidades y su calificacin.
CUADRO No. 16 OPCION Excelente Buena Regular Mala Abstencin TOTAL F 9 26 1 2 4 42 % 21 62 2 5 10 100
62% 21%
Excelente Buena Regular Mala Abstenciones
10%
5%
2%
COMENTARIO: Gran parte de los empleados tienen una excelente y buena relacin con sus compaeros, siendo muy reducido el grupo
que no tiene una buena relacin laboral, esto refleja que existe un buen compaerismo y cooperacin, lo cual representa los
131
PREGUNTA No. 17: Cuando se toman decisiones de trabajo por la jefatura, como las conoce usted?
OBJETIVO:
identificar
los
canales
de
comunicacin
mas
CUADRO No. 17 OPCION Por los compaeros Por notas Por sus jefes Nunca se da cuenta Abstencin TOTAL F 12 10 8 6 6 42 % 29 24 19 14 14 100
29%
24%
Compaeros Notas Jefes Nunca sabe Abstenciones
COMENTARIO: La mayor parte de los empleados se dan cuenta a travs de sus compaeros, (comunicacin informal), lo cual
denota la falta de un mecanismo o herramientas de comunicacin formal que garanticen que cualquier decisin tomadas por las jefaturas directa. sean conocidas por todos los empleados de manera
132
PREGUNTA realizar?
No.
18:
Como
le
comunica
sus
jefes
las
labores
OBJETIVO:
Conocer
la
manera
mas
comn
de
comunicacin
entre
CUADRO No. 18 OPCION Por escrito Verbalmente Por telfono Nunca le comunica Abstencin TOTAL F 12 23 1 0 6 42 % 29 55 2 0 14 100
29% 55%
escrito Verbal Telefono Nunca Abstenciones
14%
0% 2%
INTERPRETACION:
No
existe
un
documento
formal
en
que
se
establezcan las funciones de los empleados de las diferentes unidades, por lo que se debe implementar un manual que describa las funciones de los puestos que sirva de guia para facilitar el desarrollo de las labores.
133
OBJETIVO: investigar si dentro de la institucin existe respeto a los niveles jerrquicos de autoridad.
57% 29%
SI
14%
NO ABSTENCION
COMENTARIO: la mayoria de los empleados expresan que hay unidad de mando, respetando las escalas jerrquicas de las diferentes unidades que componen la Biblioteca Nacional, aunque una tercera parte comenta que reciben ordenes de mas de una persona, lo cual constituye un incumplimiento de las relaciones de autoridad, por lo cual se debe erradicar esa practica.
134
PREGUNTA No. 20: Si la respuesta anterior fue NO, de quien mas recibe ordenes directas?
OBJETIVO: Indagar que autoridades o jefaturas toman decisiones mas all de sus niveles de autoridad.
CUADRO No. 20 ALTERNATIVA Director Subdirector Directora de prom. y dif. cultural. Abstenciones. F 10 8 1 23 42 % 24 19 2 55 100
55% 24%
2%
19%
INTERPRETACION:
Casi
la
mitad
de
los
empleados
expresan
que
reciben ordenes tambien del Director y Subdirectora, lo cual refleja que no respetan el nivel de autoridad lineal e imponen su poder de mando, violentado el principio de unidad de mando.
135
PREGUNTA realiza?
No.
21:
quien
le
ha
enseado
las
funciones
que
OBJETIVO: Verificar si dentro de la institucin conoce mas de una persona las funciones de un puesto especfico.
CUADRO No. 21 OPCION Al jefe Compaeros Subdirectora Horas sociales A nadie Abstenciones TOTAL F 7 14 1 4 3 13 42 % 17 33 2 10 7 31 100
55% 24%
Director subdirectora Dir. Prom.cult. abstenciones
2%
19%
INTERPRETACION: La mayor parte de empleados opinan que le han enseado las funciones que realizan a los compaeros de labores y jefes, por lo que son conocidas por ambas partes lo cual refleja que ninguno es imprescindible a la hora de faltar
136
ANEXO 3
137
100 80 60 40 20 0 0% 0% 100%
SI NO ABSTENCION
COMENTARIO: Segn los datos obtenidos, se denota que el total de las jefaturas conoce la misin de la Biblioteca Nacional, lo que refleja que conocen la razn de ser de la institucin.
138
100 80 60 40 20 0 0% 0% 100%
SI NO ABSTENCION
COMENTARIO: Segn los datos obtenidos, el total de las jefaturas conocen la visin de la Biblioteca Nacional por lo que conocen el futuro al cual quieren encaminar la institucin.
139
PREGUNTA
No.03:
Cuales
son
los
objetivos
que
persigue
la
Biblioteca Nacional?
OBJETIVO: Identificar los objetivos que persigue la institucin as como el nmero de jefaturas que la conocen.
60%
A
20%
B C
20%
COMENTARIO: mas de la mitad de los encuestados coincidieron en que restaurar y preservar el patrimonio bibliogrfico representa el objetivo mas importante por el cual deben encaminar sus
esfuerzo diarios.
140
PREGUNTA Nacional?
No.
04:
Conoce
el
organigrama
de
la
Biblioteca
OBJETIVO:
Verificar
si
existe
un
organigrama
que
refleje
la
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 20% 80% SI NO
COMENTARIO: considerando lo manifestado por las jefaturas, la mayoria coinciden los que conocen el organigrama mientras en que el una cual se
presentan
niveles
jerarquicos,
minima
141
PREGUNTA No. 05: Como considera su relacin de trabajo con sus colaboradores?
OBJETIVO: Conocer las relaciones laborales que tienen los jefes para con sus colaboradores.
0% 20%
80%
COMENTARIO: generalizando el resultado de la opinin de las
jefaturas, el 80% considera las relaciones laborales tanto con sus subordinados como con las otras jefaturas es buena, lo cual facilita en cierta manera la comunicacin.
142
PREGUNTA
No.
06:
Como
le
comunica
sus
colaboradores
la
OBJETIVO: Conocer la manera ms comn de comunicacin que existe entre los jefes hacia los colaboradores sobre la informacin general de la institucin.
% 10 0 90 100
COMENTARIO: Los canales de comunicacin que utilizan con mayor frecuencia las unidades son escrito y verbal, por lo cual la forma verbal puede afectar al momento de recibir o mandar algun mensaje, dando como resultado una distorsin de la informacin.
143
PREGUNTA No. 07: Que medios utiliza para comunicarse con sus colaboradores?
CUADRO No. 07 OPCION Memorandums Notas Manuales Instructivos Otros TOTAL F 8 2 0 0 0 10 % 80 20 0 0 0 100
20%
0%
Memorandums Notas Manuales Instructivos Otros
80%
COMENTARIO:
La
mayora
de
las
jefaturas
expresan
que
la
comunicacin es realizada a travs de los memorandums, lo cual representa que la informacin es de carcter temporal por lo que deben implementar herramientas con informacin permanente
(manuales e instructivos).
144
OBJETIVO:
Conocer
como
las
jefaturas
controlan
revisan
el
CUADRO No. 08 OPCION Por metas Por resultados Supervisin Abstencin TOTAL F 3 5 1 1 10 % 30 50 10 10 100
50 40 30
30% 50% Metas Resultados Supervision Abstenciones
20 10
10% 10%
COMENTARIO: De acuerdo con los resultados obtenidos, la forma que utilizan para evaluar a los subordinados es por resultados lo que evidencia que no existe un mtodo concreto en cual se pueda evaluar directamente a cada uno en sus funciones
asignadas.
145
PREGUNTA
No.
09:
Que
incentivos
le
proporciona
sus
OBJETIVO: Saber los tipos de incentivos proporcionados por las jefaturas a los colaboradores de la institucin en el
carcter verbal ya que no cuentan con programas de incentivos por lo cual se debe establecer en un programa empleados de el incentivos sentido de
motivacionales
que
fomente
los
pertenencia a la institucin.
146
PREGUNTA
No.
10:
que
tipo
de
capacitaciones
ha
recibido
el
personal a su cargo?
OBJETIVO:
Conocer para
si con
los sus
jefes
utilizan y el tipo
programas de
de
capacitacin recibida.
empleados
formacin
F 4 2 4 10
% 40 20 40 100
INTERPRETACION: En lo referente al tipo de capacitacin que se le proporciona a los empleados de la BINAC, el rea de
informatica es a la que mayor nfasis se le hace debido a los cambios por los cuales pasa la institucin, mientras que la atencin al pblico a quedado relegada a un segundo plano, por lo cual se debe implementar un programa de capacitacin
147
OBJETIVO:
Identificar
la
cantidad
de
personal
con
las
que
F 4 1 0 0 1 4 10
% 40 10 0 0 10 40 100
COMENTARIO:
el numero de personal que tienen a su cargo lo cual denota una desorganizacin dentro de cada rea lo cual afecta la
comunicacin interna.
148
10%
SI NO
90%
COMENTARIO: Los datos obtenidos demuestran que los encargados de las reas de la BINAC no tienen definida la unidad de mando a la cual deben de seguir y recibir las ordenes solamente de un jefe, por lo cual se debe normar que cualquier decisin tomada por una autoridad superior se debe de comunicar jerarquicamente y no saltarse niveles de autoridad.
149
PREGUNTA No. 13: Si su respuesta es NO, de quien mas recibe ordenes directas?
OBJETIVO:
Identificar
quienes
no
respetan
las
escalas
jerrquicas de la institucin.
CUADRO No. 13 OPCION Dir. Nac.Prom.y Difusin Cultural Director Subdirector Abstencin TOTAL
70 60% 60 50 40 30 20 10% 10 0 20% 10% Dir. Nac. Director Subdirector Abstenciones
F 2 6 1 1 10
% 20 60 10 10 100
COMENTARIO: las encuestas arrojaron que el Director es quien mas irrespeta el Principio de unidad mando violentando la escala jerrquica y los procedimientos que deben de seguirse en la institucin con estructuras bien definidas.
150
OBJETIVO: utilizan
Conocer dentro de
que la
tipo
de
herramientas Nacional
Biblioteca
para
actividades.
CUADRO No. 14 OPCION Manual de procedimientos Manual de descripcin de puestos Manual de evaluacin del desempeo Manual de organizacin Ninguno Otros TOTAL F 3 0 0 1 6 0 10 % 30 0 0 10 60 0 100
COMENTARIO: La mayoria de jefes de las unidades de la BINAC manifestaron que no existe ningn tipo de herramientas
administrativas por escrito en las cuales tengan alguna base para sus funciones y procedimientos de manera uniforme, siendo de suma urgencia que se establezcan las herramientas que guien el quehacer administrativo.
151
PREGUNTA No. 15: Se le provee de los recursos necesarios para la ejecucin efectiva de sus actividades?
OBJETIVO:
Identificar
si
cuentan
con
los
recursos
necesarios
70%
SI NO
30%
COMENTARIO:
Los
resultados
demuestran
que
los
jefes
se
encuentran en su mayoria satisfechos con los recursos que se les provee y los cuales satisfacen sus necesidades diarias, por tal motivo no tienen limitantes materiales.
152
PREGUNTA No. 16: Si la pregunta anterior es No, que recursos necesita que no se le han proporcionado para efectuar una
efectiva labor?
OBJETIVO: Identificar cuales son los recursos que requieren las jefaturas para realizar sus actividades.
67%
33%
COMENTARIO: Algunos jefes manifestaron que no han recibido algn tipo de capacitacin la poca en el departamento por a su de cargo, lo que sus y
demuestra actividades
importancia dando
tratar
mejorar
laborales,
como
resultado
insatisfaccin
desorganizacin.
153
ANEXO 4
154
PREGUNTA No. 01: Considera adecuada las instalaciones fsicas de la Biblioteca Nacional para su atencin?
Identificar son
si
las para
instalaciones satisfacer
fsicas
de
la del
adecuadas
necesidades
86%
Si No Abstencin
5%
9%
COMENTARIO: Segn los datos obtenidos, se denota que la mayora de los usuarios estn conformes con las instalaciones fsicas de la institucin.
155
PREGUNTA No. 02: Como considera el mobiliario para el uso del usuario?
OBJETIVO:
Investigar
si
el
mobiliario
con
que
cuenta
la
institucin es el adecuado para satisfacer las necesidades del usuario. CUADRO No. 02 OPCION Cmodo Suficiente Adecuado Incomodo Muy poco Inadecuado Otros Abstenciones TOTAL F 47 13 49 9 30 7 0 5 160 % 29 8 31 6 19 4 0 3 100
35 30 25 20 15 10 5 0
29%
31%
Comodo Suficiente
19%
8% 6% 4% 0% 3%
COMENTARIO: Los datos obtenidos muestran que la mayora de los usuarios consideran que la institucin cuenta con el mobiliario adecuado y cmodo, a la vez manifiestan que es muy poco dicho mobiliario, por lo que se debe gestionar la adquisicin de mas mobiliario que supla la demanda de usuarios.
156
PREGUNTA
No.
03:
Cuando
visita
la
Biblioteca
encuentra
la
OBJETIVO:
Determinar
si
se
encuentra
la
bibliografa
que
CUADRO No. 03 OPCION Siempre Algunas veces Nunca Abstencin TOTAL F 58 94 4 4 160 % 36 58 3 3 100
3% 3%
36%
58%
COMENTARIO: los resultados reflejan que la mayora de usuarios no siempre encuentran la bibliografa solicitada, ya que en su mayoria busca no documentacin la posee, por actualizada lo que se y actualmente gestionar la la
institucin
debe
157
PREGUNTA No. 04: Si su respuesta anterior fue ALGUNAS VECES o NUNCA, en cual de las siguientes colecciones no encontr la bibliografa que buscaba?
OBJETIVO:
Determinar
en
que
coleccin
no
se
encuentra
la
CUADRO NO. 04 OPCION Coleccin de Tesis Coleccin Nacional Hemeroteca/periodicos Hemeroteca/revistas Organismos Internac. Referencia Abstenciones TOTAL F 25 25 12 8 22 1 5 160 % 26 26 12 8 21 1 5 100
Tesis 26% 26% 21% Nacional periodicos Revistas 12% 8% 5% internacional referencia abstenciones 1%
30 25 20 15 10 5 0
COMENTARIO: Se puede observar que la mayor parte de usuarios no encuentran la informacin requerida en las colecciones de Tesis, Nacional y Organismos Internacionales. Ya identificadas las
colecciones carentes de documentacin, facilitar el proceso de adquisicin (compra, donacin, depsito legal) de los recursos necesarios.
158
OBJETIVO: Identificar las diferentes alternativas que influyen en el estudiante a hacer uso de los servicios de la institucin.
CUADRO No. 05 OPCION No hay otra biblioteca Tiene mas informacin Se la han recomendado Accesibilidad Abstenciones TOTAL F 22 98 22 12 6 160 % 14 60 14 8 4 100
60%
No hay otra Mas informacin Recomendada Accesibilidad Abstencin
14% 4% 8%
14%
COMENTARIO: Gran parte de los usuarios visitan la Biblioteca porque existe mayor informacin en las distintas disciplinas del conocimiento, lo que presenta una carga y un reto para la
159
PREGUNTA No. 06: Como califica la atencin brindada por los bibliotecarios?
OBJETIVO:
Investigar
la
calidad
del
servicio
que
brinda
el
CUADRO No. 06 OPCION Excelente Buena Regular Mala Abstenciones TOTAL F 38 92 18 4 8 160 % 24 57 11 3 5 100
COMENTARIO:
La
mayora
de
usuarios
opinan
que
el
servicio
prestado es bueno o excelente, lo cual expresa el esmero en la atencin que los bibliotecarios brindan. Esta situacin
demuestra que a pesar de que se cuenta con recursos limitados, hay un esfuerzo por brindar una buena atencin, situacin que mejorar si se les proporciona los recursos bibliogrficos y mobiliarios, asi como mediante la implementacin de motivadores grupales que fomenten el trabajo en equipo.
160
PREGUNTA No. 07: Si su respuesta anterior es regular o mala, que acciones recomienda para mejorar el servicio?
OBJETIVO:
Obtener
recomendaciones
de
los
usuarios
para
poder
CUADRO No. 07 OPCION Contratacin de personal Personal capacitado cliente Abstenciones TOTAL en atencin al F 2 13 7 22 % 9 59 32 100
COMENTARIO: La mayora de empleados consideran que para mejorar la atencin al usuario, se debe capacitar al personal en
atencin al cliente. Tal coincidencia refleja que los empleados muchas atender veces no cuentan por con lo las que habilidades se debe necesarias a para los
pblico,
capacitar
161
PREGUNTA No. 08: Que paso o proceso del servicio actual que recibe considera que se debe mejorar?
OBJETIVO: identificar a travs del usuario que es lo que se puede mejorar de los procesos del servicio actual de la BINAC.
CUADRO No. 08 OPCION Llenado de fichas al solicitar libros Acceso a computadoras a los usuarios Orientacin a usuarios Abstenciones TOTAL F 8 6 5 141 160 % 5 4 3 88 100
88% 3% 4% 5%
20
40
60
80
100
COMENTARIO: la mayora de usuarios que contestaron consideran que lo que se debe mejorar es el proceso de llenado de fichas cuando se solicitan libros. Esta situacin se debe al proceso de bsqueda adecuada de para la informacin, el ya que de no hay una orientacin que
iniciar
proceso
bsqueda,
situacin
162
PREGUNTA No. 09: Que otros servicios adicionales considera que se deben brindar?
OBJETIVO: Determinar que servicio adicional se debe implementar en la institucin, de acuerdo a lo que el usuario demanda.
CUADRO 09 OPCION Cafetera Sala de audio visuales Exposicin de pinturas Mas fotocopiadoras, escner Prestamos externos anillados y F 8 5 2 6 2 2 135 TOTAL 160 % 5 3 1 4 1 1 85 100
COMENTARIO: La mayor parte de los encuestados se abstuvo de opinar debido a al desconocimiento en una de alternativas sin de nuevos la
servicios
implementar
biblioteca,
embargo
mayora de los que opinaron, consideran que se debe establecer el servicio de cafetera.
163
PREGUNTA
No.
10:
Como
califica
el
servicio
prestado
en
las
fotocopiadoras?
F 38 74 30 10 8 160
% 24 46 19 6 5 100
50 40 30 20 10 0 24%
19%
6%
5%
COMENTARIO: Se observa que la mayor parte de usuarios estn satisfechos con la atencin brindada en las fotocopiadoras,
164
OBJETIVO: Identificar la calidad del servicio que se brinda a los usuarios en la sala de Internet.
CUADRO No. 11 OPCION Excelente Bueno Regular Malo Abstenciones TOTAL F 42 52 16 8 42 160 % 26 33 10 5 26 100
26%
26%
Excelente Bueno Regular Malo
5% 33% 10%
Abstenciones
COMENTARIO: En su mayora los usuarios califican de excelente y bueno el servicio prestado, sin embargo muchos se abstuvieron de contestar por no conocer que se brinda dicho servicio, esto apunta a que debe haber una mayor promocin de los servicios ofrecidos en la institucin.
165
OBJETIVO:
Saber
si
el
usuario
considera
adecuado
el
horario
60 50
54% 40%
40 30
Si No
20 10 0
6%
Abstenciones
COMENTARIO:
La
mayor
parte
de
los
usuarios
que
visitan
la
Biblioteca estn satisfechos con el horario de servicio actual, sin embargo algunos no estn conformes, ya que al momento de pasar la encuesta nos manifestaron que no tienen tiempo para visitar la institucin porque trabajan, por lo cual la
166
PREGUNTA
No.
13:
Si
su
respuesta
es
negativa,
que
horarios
recomienda?
OBJETIVO: Conocer las opciones de horario de atencin que el usuario considera mas convenientes.
CUADRO No. 13 OPCION De 7 a.m. a 3 p.m. De 8 a.m. a 4.30 p.m. De 8 a.m. a 5 p.m. De 9 a.m. a 5 p.m. De 10 a.m. a 6 p.m. Sbados Abstenciones TOTAL F 2 2 7 23 11 8 11 64 % 3 3 11 36 17 13 17 100
INTERPRETACION: En relacin a la pregunta anterior en la que expresaron no estar de acuerdo con el horario de servicio que presta la institucin, la mayoria recomend que el horario se extienda por la tarde para satisfacer la demanda de usuarios que trabajan.
167
PREGUNTA No 14: al momento de ingresar a las instalaciones, obtiene una orientacin adecuada de la informacin que requiere?
OBJETIVO: adecuada
Conocer al
si
los de
usuarios a
obtienen las
una
orientacin de la
momento
ingresar
instalaciones
biblioteca.
INTERPRETACION:
Gran
parte
de
los
usuarios
coinciden
que
la
institucin no cuenta con un guia para orientar al usuario, por lo cul expresan que al ingresar a las instalaciones por primera vez, se encuentran Con desorientados situacin por desconocer se las deber
instalaciones.
esta
presentada,
establecer un sistema de comunicacin que oriente los procesos a seguir, asi como tambin un rea de atencin que oriente a los usuarios para ubicar las diferentes colecciones.
168
PREGUNTA
No.
15:
Que
recomienda
para
que
exista
una
mejor
OBJETIVO: Conocer que tipo de orientacin necesitan los usuarios al momento de ingresar a las instalaciones de la Biblioteca.
CUADRO No. 15
F 85 58 17 160
% 53 36 11 100
60 50 40
53% 36%
Servicio al usuario
30 20 10 0
11%
Carteles Abstenciones
COMENTARIO:
En
relacin
la
pregunta
anterior
en
la
que
expresaron que no reciben una adecuada orientacin, recomendaron los usuarios que se debe de crear una rea de servicio al
usuario para facilitarle la informacin requerida, tambin que existan carteles informativos.
169
ANEXO 5
170
No
ACTIVIDADES
RECURSOS
RESPONSABLE
TRIMESTRE 1 2 3 4
01
CAPACITACIONES
humanos material de apoyo. Papelera. can, Proyector, Ppelo grafo, Mesas. Sillas. Pizarra. Refrigerios.
Unidad Humanos
de
Recursos
171
ANEXO 6
ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
172
PAGINA: 1 DE: 3
Monto
fijo
de
la
OBJETIVO:
Identificar los procesos que conlleva la utilizacin del Fondo circulante de Monto fijo, de la Biblioteca Nacional para las compras, servicios y el reintegro del mismo.
PUESTOS:
Encargado del Fondo Circulante de Monto Fijo, Encargado de bodega y diferentes jefaturas de la institucin.
173
PAG.2 DE: 3
ACTIVIDAD
Se presenta donde la encargada del fondo circulante de monto fijo para requerir servicio o compra de materiales. Entrega formulario para que lo llene la persona encargada de la unidad que requiere la compra o el servicio. Reciben hoja para requerir el bien o servicio y la entrega a E. F. C. M. F. de la BINAC Recibe hoja y comienza a cotizar para la compra o el servicio segn requerimiento. Envan cotizaciones por fax o dan precios a travs del telfono a E.F.C.M.Fijo. Recibe precios y evala para adquirir el servicio o compra, y llama a proveedores para adquirir el producto o servicio despus de haber evaluado. enva los productos al E.F.C.M.F. o proporciona los servicios solicitados. Recibe productos y revisa que estn de acuerdo a las especificaciones requeridas y cancela a proveedores, emitiendo cheque y anotando en libro banco el desembolso, adems enva materiales con factura a bodega para que la firme y selle, si es servicio firma de conformidad el jefe de la unidad y se emite constancia si se descuenta ISLR.
02
E. F. C M. Fijo
03
Jefatura de Unidad
04 05
E. F. C. M. Fijo
Proveedores
06
E.F.C.M. Fijo
07
Proveedores
E.F.C.M.F.
08
Autorizado:
174
BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PASO
09
PAG.3 DE:3
RESPONSABLE
Encargado de bodega
ACTIVIDAD
Recibe factura y productos, firmando de recibido conforme y la enva al E.F.C.M.F para elaboracin de pliza. Recibe factura y coloca especficos de acuerdo al manual de clasificacin de gastos y elabora plizas e informe a travs de CEF envindolo a CONCULTURA para su reintegro. Reciben cef y revisan, verificando que todo este en orden para su respectivo reintegro, pero si lo observan lo envan a E.F.C.M.F. para que lo corrija. Recibe cheque para su reintegro, elaborando remesa para enviarla al banco para su depsito.
10
E. F. C M. Fijo
11
CONCULTURA
12
E.F.C.M.F.
Elabo rado:
Revisado:
Autorizado:
175
PAGINA: 1 DE: 2
OBJETIVO:
Verificar el equipo de computo que necesita reparacin de las diferentes unidades de la institucin, facilitando el proceso de su requerimiento.
PUESTOS:
Tcnico en informtica y jefaturas de las unidades.
176
PAG.2 DE: 2
ACTIVIDAD
Se presenta a informtica a solicitar formulario para detallar el servicio que requiere. Entrega formulario para que lo llene la persona encargada de la unidad que requiere el servicio. Recibe hoja para requerir el servicio en la que detalla el problema que presenta el equipo, tambin describe las caractersticas del equipo y la persona o unidad responsable del mismo y la entrega al Tcnico. Recibe hoja y la revisa para orientarse en forma general de la falla que presenta el equipo, adems desinstala el mismo y comienza a repararlo para solventar el problema de la unidad.
02
Tcnico de Informtica
03
Jefatura de Unidad
04
Tcnico de Informtica
Autorizado:
177
PAGINA: 1 DE: 3
Biblioteca
Nacional
OBJETIVO: Informar al usuario del proceso a seguir servicio que demanda de la institucin. BREVE DESCRIPCION DEL CONTENIDO:
facilitando
el
El procedimiento consiste en proporcionar informacin a las unidades administrativas y al usuario en el proceso, para ingresar a las instalaciones de la institucin, mejorando la orientacin al usuario en el momento de solicitar el servicio.
PUESTOS:
Bibliotecarios.
178
PAG.2 DE: 3
ACTIVIDAD
Ingresa a las instalaciones de la Biblioteca Nacional y solicita informacin del servicio que requiere. Orienta al usuario y entrega formulario para que lo llene con sus datos personales para el prstamo interno de libros. Recibe formulario y lo llena como requisito previo para poder requerir el libro, tesis, revista o peridicos y se presenta a la coleccin respectiva. Entrega ficha para que el usuario lo llene con las datos bibliogrficos requeridos Si no conoce los datos bibliogrficos, revisa fichero o consulta base de datos para complementar la informacin. Recibe ficha y entrega libro, revista y tesis, sellando de entregado la primera ficha que se describe en el paso dos. Recibe Bibliografa y entrega un documento personal, para retirarlo despus de entregada la bibliografa consultada.
02
Bibliotecario
03
Usuario
04
Bibliotecario
05
Usuario
06
Bibliotecario
07
Usuario
Autorizado:
179
PAG.3 DE: 3
ACTIVIDAD
Recibe Bibliografa del usuario y entrega documentos personales, tambin le sella de DEVUELTO el formulario descrito en el paso dos.
Autorizado:
180
PAGINA: 1 DE: 2
OBJETIVO: Recoleccin de efectivo por servicios que proporcionan en la institucin, para satisfacer necesidades de usuarios.
PUESTOS:
Colectura
181
PAG. 2 DE: 2
Persona que presta Se presenta a la colectura para servicio en BINAC cancelar el espacio que utiliza para el servicio de fotocopias, alquiler de local de cafetera y auditrium. Colector Recibe efectivo de personas que prestan servicio en institucin, tambin entrega en duplicado y quintuplicado factura o comprobantes de crdito fiscal segn sea el caso del dinero percibido por servicio.
02
03
Persona que presta Reciben duplicado y quintuplicado de servicio en BINAC facturas o comprobantes de crdito fiscal segn sea el caso por parte del colector. Colector Elabora formulario de remesa de acuerdo a lo percibido y enva a institucin bancaria para depsito. Realiza informe y enva facturas en triplicado y cuadriplicado al encargado del fondo de actividades especiales de CONCULTURA.
04
05
Colector
06
Encargado del F. A. E. Recibe informe con copia de remesas de CONCULTURA y facturas de triplicado y cuadruplicado para revisin.
Autorizado:
182
PAGINA: 1 DE: 2
Proceso utilizado en la bodega de materiales, ingresos y salidas de los mismos para satisfacer necesidades de las unidades administrativas que conforman la Biblioteca Nacional
OBJETIVO:
Identificar los procesos que conlleva los ingresos y salidas de materiales de la bodega de la Biblioteca Nacional para las unidades administrativas de la Institucin.
PUESTOS:
Encargado de bodega y diferentes jefaturas de la institucin.
183
PAG.2 DE: 2
03
Jefatura Unidad
04
Encargado Bodega
05
CONCULTURA
06
Encargado de Bodega
Autorizado:
184
PAGINA: DE:
1 2
OBJETIVO: Servicio a proporcionar, para satisfacer las necesidades estudiantiles haciendo uso de la tecnologa e ir despertando el inters al usuario a travs del equipo electrnico. BREVE DESCRIPCIN DEL CONTENIDO: El procedimiento bsicamente consiste en proporcionar informacin a las personas encargadas o responsables de cada una de las actividades a realizar para uso de la sala de Internet. UNIDADES O PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN: UNIDADES: Administracin, informtica, servicio al pblico. PUESTOS : Colectura, Informacin al pblico, Encargado de la sala de Internet. DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN: Nmeros, ticket, libro, hoja de control de maquinaria a utilizar
RESPONSABLE
Usuario
ACTIVIDAD
ingresa a las instalaciones de la Biblioteca Nacional y solicita in formacin de lo que necesita.
185
PAGINA: DE :
2 2
02
03 04
Usuario Colectura
Compra ticket en colectura Emite nmero y ticket colocndole al reverso del ticket la maquina a utilizar, adems incorpora datos en hoja de control en la que anota la hora de ingreso y la maquina a ser utilizada por el usuario. Recibe nmero y ticket del colector para entregarlo al encargado de la sala de interne
05
Usuario
06
Recibe nmero y ticket del usuario y le proporciona la mquina a utilizar de acuerdo al ticket entregado por colectura, tambin el encargado de la sala le entrega una hoja al usuario para que el anote sus datos personales al final del servicio. Anota sus datos en hoja proporcionada por encargada de la sala de interne y la coloca en deposito. Enva ticket y finalizar el da nmeros a colector al
07 Usuario
08
09
Elaborado:
Revisado:
Autorizado:
186
GLOSARIO
Trminos manual: 1. PROCEDIMIENTO: Conjunto de pasos o actividades en sucesin cronolgica y coordinada necesarios para el desarrollo de una funcin. 2. TAREA: Labores especficas de un determinado puesto. 3. RESPONSABLE: Todos aquellos sobre el cual recaen actividades directas e indirectas. En un determinado procedimiento. 4. UNIDAD: Nombre genrico que se usa para referirse a una que han sido utilizados en la estructura de este
dependencia dentro de una institucin. 5. OBJETIVO: Fines hacia los que se dirige la actividad. 6. UNIDAD ORGANIZATIVA: Es un componente de la estructura
187
ANEXO 7
188
BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS TITULO DEL PUESTO: BIBLIOTECARIO UNIDAD: SEVICIO DE INFORMACION
PAGINA :1 DE :1
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ENCARGADO DE SERVICIO DE INFORMACION CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: DIECIOCHO DESCRIPCION GENERICA: Proporcionar informacin bibliogrfica a los
usuarios de las diferentes colecciones de la Institucin.
FUNCIONES EVENTUALES:
Elaborar estadsticas mensuales Verificar la Bibliografa daada y prepararla para enviarla al
departamento de conservacin. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado.
EXPERIENCIA:
Poseer dos aos como mnimo
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
189
PAGINA :1 DE :1
personal de la unidad de servicio de informacin al pblico. Asumir las responsabilidades ante el jefe inmediato por el buen funcionamiento de la unidad. Asignar tareas a los subalternos y comprobar el cumplimiento de las mismas. Planificar, organizar el trabajo de los empleados de la unidad a su cargo. Elaborar y velar por el cumplimiento del reglamento de la unidad. Revisar en cada coleccin que el material Bibliogrfico se encuentre colocado en los estantes de acuerdo al sistema de clasificacin Dewey
FUNCIONES EVENTUALES:
Elaborar consolidado de estadsticas mensuales. Gestionar la solucin de algunos problemas que surgen en la unidad. Elaborar informes solicitados por la subdireccin y direccin. Solventar problemas a usuarios referente a informacin bibliogrfica. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Programar la rotacin de Bibliotecarios trimestralmente. Elaborar programas de divulgacin de educacin al usuario. Gestionar recursos materiales para satisfacer necesidades de la unidad.
EXPERIENCIA:
Poseer dos aos como mnimo
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
190 PAGINA :1 DE :1
UNIDAD: DIRECCIN, ADMINISTRACION, ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS Y ENCARGADA DE SEVICIOS DE INFORMACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: DIRECTOR, ADMINISTRADOR, ENCARGADA DE HUMANOS Y ENCARGADA DE SERVICIOS DE INFORMACION CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO RECURSOS
191
PAGINA :1 DE :1
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ENCARGADA DE SERVICIO DE INFORMACION CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO
DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS: Recibir bolsones y maletines a la entrada de la sala de lectura. Asumir las responsabilidades ante el jefe inmediato por el buen
funcionamiento del lugar.(por perdidas de bolsones de usuarios) Proporcionar fichas cuando sea necesario.
FUNCIONES EVENTUALES: Realizar cualquier actividad encomendada por su jefe inmediato que
requiera en la unidad.
EXPERIENCIA:
Poseer un ao como mnimo
OTROS:
Tener buenas relaciones interpersonales.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
192 BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS PAGINA :1 DE :1
TITULO DEL PUESTO: ENCARGADO DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES Y DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO DE LA BIBLIOTECA NACIONAL UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRACION CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO
DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS: Realizar compras de las necesidades que surgen en la institucin. Asumir las responsabilidades ante el jefe inmediato por el buen
funcionamiento de los fondos. Llevar actualizado libro banco. velar por el cumplimiento del acuerdo emitido por hacienda y todas las leyes vigentes en la ejecucin de los fondos. Revisar boletera de sala de Internet con datos de fondos percibidos. Llevar libro de ingresos.
FUNCIONES EVENTUALES:
Elaborar consolidado de ingresos para elaborar remesa. Elaborar informes solicitados por la administracin. Elaborar conciliaciones bancarias del fondo circulante de monto fijo de la Biblioteca Nacional. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Elaborar informes o formularios de pago a renta al ministerio de hacienda en fechas correspondientes. Entregar constancias de impuesto retenido a personas naturales cada vez que se le retenga renta. Enviar formulario al ministerio de hacienda de todas las personas que se les ha retenido renta durante el ao. Liquidacin del fondo circulante de monto fijo al final del ao.
EXPERIENCIA:
Poseer dos aos como mnimo
OTROS:
Habilidad con los nmeros. Responsable
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
193
PAGINA :1 DE :1
TITULO DEL PUESTO: ENCARGADO DE BODEGA Y ACTIVO FIJO DE LA BIBLIOTECA NACIONAL UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRACION CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO
FUNCIONES EVENTUALES:
Elaborar informes solicitados por la administracin y CONCULTURA. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Elaborar informes de ingreso y salida de materiales mensuales. Registrar los bienes muebles con su respectivo numero de inventario. Colaborar con el jefe de la unidad en cualquier actividad que requiera de la administracin. Llevar inventario de materiales actualizados. Verificar las necesidades de la bodega y solicitarlas a la administracin. Estar pendiente con los responsables de CONCULTURA para la entrega de materiales
EXPERIENCIA:
Poseer dos aos como mnimo
OTROS:
Habilidad con los nmeros. Responsable
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
194
PAGINA :1 DE :1
NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: CUATRO Apoyar a las diferentes unidades de la institucin en las actividades que requieran como mensajera, entrega de correspondencia, servicios generales y otros.
DESCRIPCION
GENERICA:
Recibir y entregar correspondencia interna y externa de los encargados de unidad. Llevar un control diario de las diferentes salidas efectuadas, de los lugares visitados y las firmas respectivas de las jefaturas responsables que envan correspondencia externamente.
FUNCIONES EVENTUALES:
Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Apoyar a la unidad de servicios de informacin cuando sea necesario (en el rea de paquetera).
EXPERIENCIA:
Poseer un ao
OTROS:
Responsable.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
195
PAGINA :1 DE :1
FUNCIONES EVENTUALES:
Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Elaborar misiones oficiales del personal de la institucin con un mes de anticipacin a su salida y estar pendiente de su resolucin de casa presidencial. Elaborar manuales de evaluacin del desempeo y su aplicacin semestralmente. Elaborar programas de incentivos al personal de la institucin. ( no necesariamente monetarias.) Llevar expediente actualizado de los empleados de la institucin. Aplicar la ley de servicio civil y la ley de asuetos y vacaciones correctamente. Orientar a las jefaturas de las unidades en relacin al rea de recursos humanos. Reclutamiento, Seleccin y contratacin de personal. Elaborar consolidados de permisos. Realizar tramites de licencia ya sea por enfermedad comn o por maternidad de acuerdo a ley. Comunicar a los encargados de unidad del tiempo utilizado por los empleados, para mejor control de los jefes al momento de autorizar los permisos.
EXPERIENCIA:
Poseer tres aos de experiencia en el rea de recursos humanos
OTROS:
Responsable. Con buenas relaciones interpersonales. Con iniciativa. Conocimiento de leyes de servicio civil, de asuetos y vacaciones.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
196
BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
TITULO DEL PUESTO: ENCARGADA DE LA SALA DE INTERNET UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO
PAGINA :1 DE :1
FUNCIONES EVENTUALES:
EXPERIENCIA:
Poseer dos aos mnimo.
OTROS:
Responsable. Buenas relaciones interpersonales.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
197
PAGINA :1 DE :1
TITULO DEL PUESTO: ENCARGADA DE MANTENIMIENTO DE INFORMATICO UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO
FUNCIONES EVENTUALES:
Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Apoyar a las unidades en relacin al equipo que necesita de reparacin o mantenimiento. Elaborar un programa de mantenimiento para los equipos de la institucin. Llevar un control del equipo que se daa constantemente.
Velar por el cuido de los equipos informticos.
EXPERIENCIA:
Poseer tres aos mnimo.
OTROS:
Responsable.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
198
PAGINA :1 DE :1
TITULO DEL PUESTO: ENCARGADO DEL MANTENIMIENTO GENERAL DEL EDIFICIO UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO
DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS: Encender y apagar aires acondicionados de los diferentes niveles de
la institucin. Verificar el estado de lmparas y cualquier desperfecto elctrico. Apagar luces de saln del primer nivel, segundo y pasillos.
FUNCIONES EVENTUALES:
Apoyar a las unidades en relacin a desperfectos elctricos, reparacin de puertas, escritorios y otros que estos necesiten, de su rea de responsabilidad. Elaborar un programa de mantenimiento y limpieza para los equipos de aire acondicionado. Engrasar cortinas elctricas cuando sea necesario.
Hacer pruebas con la planta elctrica, para verificar su funcionamiento.
Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Verificar gradas de emergencia si se encuentran en perfecto estado y para darles el mantenimiento preventivo. Colaborar en eventos de la institucin con la manipulacin de equipos de sonido y otros requeridos para su realizacin.
EXPERIENCIA:
Poseer tres aos mnimo.
OTROS:
Responsable. Conocimientos de electricidad.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
199
PAGINA :1 DE :1
DESCRIPCION
adquiere
bibliografa
que
cubra
la
FUNCIONES EVENTUALES:
EXPERIENCIA:
Poseer cinco aos mnimo en puestos similares.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
200
PAGINA :1 DE :1
DE
LA
INFORMACIN
Utilizar normas de catalogacin reconocidas internacionalmente para uniformar criterios para las Bibliotecas. Preparar y agilizar el material bibliogrfico que estar al servicio de los usuarios. Catalogar y clasificar el material que an no ha sido procesado. Realizar catalogacin en copia para la bibliografa internacional y de tesis. Entregar libros clasificados, catalogados, clasificados, digitados y modificados incorporados con retroconversin para su debido control de calidad. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado.
FUNCIONES EVENTUALES:
Realizar actividades de otros compaeros de trabajo, dado el caso en que se encuentren ausentes. Elaborar informes requeridos por el jefe inmediato. Realizar la retroconversion, en casos necesarios y cuando llega bibliografa nueva.
EXPERIENCIA:
Poseer tres aos como mnimo en el rea de catalogacin.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
201
PAGINA :1 DE :1
COLECCIONES, AGENCIA ISBN Y TCNICO EN INFORMATICA. NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA
DESCRIPCION GENERICA: Dirige y coordina las actividades tcnicas y administrativas de su unidad. DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS: Organizar, distribuir y supervisar las labores de los subalternos. Realizar un control de calidad del trabajo desempeado en la FUNCIONES EVENTUALES:
clasificacin del material bibliogrfico. Administrar las bases de datos de la biblioteca. Elaboracin del consolidado de produccin mensual de la unidad. Elaborar planificaciones y evaluaciones de lo realizado para verificar si se ha ejecutado de acuerdo a lo planificado. Gestiones de materiales y equipos. Participar en reuniones convocada por las altas autoridades de la institucin. Realizar reuniones con el personal de su unidad cada vez que sea necesario. Elaborar informes requeridos por el jefe inmediato. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado.
EXPERIENCIA:
Poseer 5 aos como mnimo en puestos similares.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
202
PAGINA :1 DE :1
SISTEMATIZACION
DE
LA
DESCRIPCION GENERICA: Canaliza las necesidades de las diferentes unidades para que se logren los objetivos y Recopila informacin de las actividades realizadas por las mismas para verificar si se esta ejecutando en forma eficiente cada una de ellas. DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:
Velar por el funcionamiento eficiente de la agencia ISBN. Asistir a reuniones para tratar aspectos relacionados con la Biblioteca. Realizar gestiones nacionales e internacionales para la obtencin de recursos que contribuyan al desarrollo de la Biblioteca. Mantener estrecha relacin con los encargadas de unidades para dar apoyo tcnico. Reunirse peridicamente con los jefes de las unidades administrativas para tratar asuntos relacionado a la Biblioteca. Supervisar la ejecucin de las actividades, mtodos y procedimientos en la unidades de la Biblioteca. Elaborar inventarios de la bibliografa institucional. Colaborar con el director en la elaboracin del plan anual de trabajo. Colaborar en la presentacin de la memoria anual de labores de la Biblioteca. Colaborar con otras Bibliotecas del pas y del extranjero, en actividades profesionales de beneficio mutuo. Participar en reuniones convocada por las altas autoridades de la institucin (DIRECCIN NACIONAL DE PROMOCION Y DIFUSIN CULTURAL) Desempear funciones de la Direccin de la institucin en su ausencia, y representarla cuando le sea solicitado.
FUNCIONES EVENTUALES:
EXPERIENCIA:
Poseer 5 aos en cargos de direccin administrativa, con dominio del idioma ingls.
OTROS:
Capacidad de auto control y expresin. Requisito importante del puesto para darse a entender y obtener resultados de los subalternos. Buenas relaciones Pblicas. Responsable. Poseer Iniciativa.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
203
PAGINA :1 DE :1
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: DIRECTOR NACIONAL DE PROMOCION Y DIFUSIN CULTURAL CARGO DE SUBALTERNOS: SUB-DIRECTOR, ADMINISTRADOR, JEFE DE RELACIONES
DESCRIPCION
GENERICA: Realiza las actividades de Planeacin, Organizacin, Direccin y Control de las actividades y recursos con que cuenta la Biblioteca Nacional.
FUNCIONES EVENTUALES: Elaborar el plan anual de trabajo de la institucin. Rendir informe mensual ante el Director de Promocin y Difusin
Cultural sobre la marcha de la Biblioteca. Presentar memoria anual de labores de la BINAC. Colaborar con otras Bibliotecas del pas y actividades profesionales de beneficio mutuo.
del
extranjero
en
EXPERIENCIA:
Poseer Maestra en Bibliotecologa, con experiencia comprobada administracin de Bibliotecas y dominio del idioma ingles. en
OTROS:
Capacidad de expresin. Requisito importante del puesto para darse a entender y obtener resultados de los subalternos. Buenas relaciones Pblicas. Poseer Iniciativa.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
204
PAGINA :1 DE :1
ENCARGADA
DE
SALA
DE
INTERNET, ENCARGADA DE INFORMATICA Y SERVICIOS GENERALES. NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA
FUNCIONES EVENTUALES:
EXPERIENCIA:
Poseer 5 aos mnimo.
OTROS:
Iniciativa. Buenas Relaciones Humanas. Creativo.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
PAGINA :1 DE :1
DESCRIPCION
GENRICA:
FUNCIONES EVENTUALES:
Capacitar al personal de jefatura de las diferentes unidades de la Biblioteca. Realizar cualquier otra actividad que, dentro de su rea de responsabilidad el jefe le haya asignado. Participar en proyectos informticos con otras instituciones que contribuyan al beneficio mutuo. Determinar los equipos que utilizar el personal que labora en las diferentes unidades de la BINAC para trabajar eficaz y eficientemente.
EXPERIENCIA:
Poseer tres aos como mnimo en puestos similares.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
206
PAGINA :1 DE :1
DESCRIPCION GENRICA: Conservar, restaurar y preservar el material bibliogrfico y digitalizar obras antiguas en especial las de la coleccin lambruschini. DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS: Restauracin de bibliografa antigua. Permanecer en constante actualizacin sobre el uso de nuevos mtodos y polticas de conservacin. Supervisar y orientar al trabajador de su unidad en mtodos. Asignar a cada trabajador las funciones respectivas de su unidad. FUNCIONES EVENTUALES: Capacitar al personal Bibliotecario de las diferentes colecciones en lo que respecta a conservacin del patrimonio bibliogrfico. Realizar cualquier otra actividad que, dentro de su rea de responsabilidad el jefe le haya asignado. Participar en proyectos de conservacin con otras instituciones que contribuyan al beneficio mutuo. Elaborar informes de lo ejecutado en la unidad y nuevos conocimientos adquiridos. REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION: Ser Tcnico en bibliotecologa. EXPERIENCIA: Poseer tres aos como mnimo.
OTROS:
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
207
PAGINA :1 DE :1
contribuyan
al
FUNCIONES EVENTUALES:
Capacitar al personal Bibliotecario en la atencin de usuarios a travs de prcticas o charlas que contribuyan al desarrollo de los mismos en la calidad del servicio. Realizar cualquier otra actividad que, dentro de su rea de responsabilidad el jefe le haya asignado. Elaborar informes de lo ejecutado en la unidad. Mantener la armona de las diferentes unidades administrativas.
Ser Lic. en relaciones Pblicas. Poseer cinco aos como mnimo. OTROS: Con iniciativa Responsable. Facilidad de expresin. Buenas Relaciones Humanas.
VIGENCIA:
ELABORADO:
APROBADO:
208
GLOSARIO
Aqu se muestran aquellos trminos que han sido utilizados en el presente manual: 1. FUNCION: Conjunto de actividades afines y coordinadas
necesarias para alcanzar los objetivos de una institucin. 2. ACTIVIDAD: Conjunto de tareas especficas que deben
realizarse en una unidad. 3. MANUAL: Documento que contiene sobre para en forma ordenada y
sistemtica organizacin,
informacin etc.,
objetivos, el
funciones, de las
necesarios
desempeo
labores de una institucin. 4. DESCRIPCION DEL PUESTO: Es la forma en que se describe las principales funciones asignadas en un puesto determinado. 5. PUESTO: Es el y conjunto condiciones de que operaciones, forman a una cualidades, unidad de
responsabilidad
trabajo especfica e impersonal. 6. UNIDAD: Nombre genrico que se usa para referirse a una
dependencia dentro de una institucin. 7. EXPERIENCIA: Conocimientos adquiridos a travs de la practica y el desempeo de un trabajo. 8. REQUERIMIENTO: Relacin de los requisitos que deben cumplir las personas que ocupen un puesto determinado.
209
210
BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA FORMULARIO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO I. DATOS GENERALES
NOMBRE DEL EMPLEADO : ___________________________________________________ CARGO : _________________________________________________________________ FECHA DE INGRESO : ______________________________________________________ DEPARTAMENTO : __________________________________________________________ NOMBRE DEL JEFE INMEDIATO : _____________________________________________ CARGO DEL JEFE : ________________________________________________________ PERIODO DE EVALUACIN : _________________________________________________ II. EVALUACIN GENERAL POR PARTE DEL JEFE INMEDIATO
CALIDAD DE TRABAJO Se refiere al cuidado, nitidez y exactitud con que realiza su trabajo, utilizando adecuadamente los recursos y eliminando el desperdicio en trminos materiales, tiempo y costo.
A Casi siempre es necesario que rectifique su trabajo. Necesita mucha supervisin. B Eventualmente comete errores, que son fcilmente corregidos. Necesita poca supervisin. C No comete errores. Trabaja con precisin y oportunidad. No necesita supervisin directa. D Trabajo que excede a la normalidad, realizado con mximo grado de precisin, oportunidad y exactitud.
PRODUCTIVIDAD Se evala el rendimiento de trabajo efectivo generado por el empleado durante un tiempo estipulado, de conformidad con las asignaciones que recibe, maximizando el uso de los recursos y eliminando perdida de tiempo.
A Con frecuencia no alcanza a cumplir con la cantidad de trabajo asignado. Siempre est atrasado. En repetidas ocasiones se le proporciona adiestramiento.
B Cumple con el trabajo que le es asignado, algunas veces se atrasa. Eventualmente necesita adiestramiento, en alguna etapa de su trabajo.
C Cumple con los trabajos asignados. Siempre est al da. Utiliza adecuadamente los recursos; conoce bien su trabajo y no necesita adiestramiento.
D Conoce a la perfeccin su trabajo, lo que le permite realizarlo en menor tiempo del asignado, a la vez que maximiza los recursos. Realiza tareas adicionales a las encomendadas.
RESPONSABILIDAD Es el grado de compromiso, dedicacin, inters y preocupacin que tiene el empleado en la ejecucin de sus funciones y ante la institucin misma. A Generalmente no cumple con las responsabilidades de su puesto de trabajo, muestra apata y desinters. Necesita que se le incentive. B Cumple sus funciones, sin embargo a veces no logra concluirlas oportunamente. C D
con las Demuestra inters y Cumple de cumple con las responsabilidades actividades de su su puesto y otras que le son encomendadas. puesto de trabajo.
211
INICIATIVA Y CREATIVIDAD Evala la capacidad del empleado para proponer cambios que mejoren los mtodos de trabajo, enfrentar y resolver problemas, aportando soluciones a los mismos. Puede considerarse tambin, la forma en que acta para afrontar situaciones no rutinarias. A No ni por por por aporta nuevas ideas demuestra inters mejorar el trabajo, lo general se gua la rutina. B Algunas veces aporta ideas que contribuyes a mejorar el trabajo. Tiene capacidad, pero es necesario que su jefe inmediato le presiones. C Aporta ideas y sugerencias que contribuyen a mejorar su trabajo y solucionar problemas. No requiere de presiones para desarrollar su potencialidad. D Permanentemente propone cambios, aporta ideas y sugerencias practicas que permiten la solucin de problemas e innovaciones a su trabajo y al de otras reas.
CUMPLIMIENTO DE NORMAS E INSTRUCCIONES Es el cumplimiento de normas institucionales e instrucciones emanadas por los jefes. En general de todas las disposiciones reglamentarias y de la aplicacin de las mismas, con especial apego a la puntualidad en el horario de trabajo. A Reincide en incumplir algunas normas y reglamentos, especialmente la puntualidad a los horarios de su jornada laboral. B Cumple ordenes e instrucciones. En algunas ocasiones presenta problemas de disciplina y puntualidad en su jornada laboral. C Cumple con las normas y reglamentos vigentes sin dificultad, acata las ordenes e instrucciones que recibe. No presenta problemas de incumplimiento de horarios ni disciplina. D Su acatamiento de normas e instrucciones es ejemplar, as como la disciplina (asistencia, permanencia, puntualidad en su jornada laboral y conducta), es intachable.
RELACIONES LABORALES Es la forma de comportarse del empleado, con respeto, consideracin, buena disposicin y prestando ayuda en las relaciones laborales con jefes, compaeros de trabajo y/o visitantes de la institucin. A Presenta dificultades en las relaciones con sus jefes, compaeros y/o visitantes, adopta actitudes negativas. Tiene poca disposicin con sus jefes y presta muy poca ayuda a sus compaeros. B Tiene buenas relaciones con sus jefes , compaeros y/o visitantes, algunas veces presenta dificultades que son fcilmente manejables. C Mantiene muy buenas relaciones con sus jefes, compaeros y/o visitantes. Tiene muy buena disposicin con sus jefes y al solicitarle colaboracin la presta con gusto. D Desarrolla su trabajo en total armona con sus jefes, compaeros y/o visitantes. Mantiene total disposicin con sus jefes y presta colaboracin a sus compaeros sin que le sea solicitada.
DISCRESION Actitud del empleado para actuar con moderacin, sensatez y tacto en el manejo de la informacin relacionada con su puesto de trabajo y de la institucin en general.
A Indiscreto con la informacin relacionada con su trabajo y con la informacin institucional que le llega a su puesto.
B Mantiene la reserva necesaria en relacin a la informacin de su trabajo y de la institucin, eventualmente comete alguna indiscrecin.
D Totalmente reservado en el manejo de la informacin de su trabajo y de la institucin, por lo que siempre se considera digno de confianza.
212
TABLA A
TABLA DE VALORACIN
FACTOR 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Calidad de trabajo Productividad Responsabilidad Iniciativa y Creatividad Cumplimiento de normas e instrucciones Relaciones laborales Discrecin
A 0 0 0 0 0 0 0
B 9 8 7 6 5 4 3
C 16 14 12 10 8 6 4
D 23 20 17 14 11 8 5
SUBTOTALES
TOTAL GENERAL
TABLA B
CALIFICACIN POR PUNTOS Y POR RANGOS CALIFICACIN Muy Bueno Bueno Regular Insatisfactorio RANGOS De 80 a 98 puntos. De 61 a 79 puntos. De 42 a 60 puntos. Menos de 41 puntos.
213
III. RESULTADO DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO
Tiempo de supervisar al evaluado _______________________________ Con base a la evaluacin realizada, el empleado merece una
____________________ Fecha
IV.
Hago constar que he ledo la presente evaluacin y calificacin del desempeo y me doy por enterado del contenido de la misma. Comentarios: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________
__________________ fecha
ACCIONES ACORDADAS CON EL EMPLEADO PARA MEJORAR SU DESEMPEO EN EL PROXIMO PERIODO A EVALUAR Y OTRAS OBSERVACIONES. ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________
214 PROCEDIMIENTOS
I.
DATOS GENERALES: Se incluirn los datos laborales del empleado, informacin que es necesaria para identificar al empleado y la
ubicacin dentro de la institucin, as como el periodo que se est evaluando. II. El EVALUACIN GENERAL POR PARTE DEL JEFE INMEDIATO : jefe inmediato de entre del las empleado o el evaluador, deber
elegir
diferentes
niveles
(literales)
presentadas de cada factor a evaluar, la opcin que mas se ajuste al desempeo realizado por el empleado en dicho factor. En la tabla de valoracin (Tabla A), debern marcar los puntos de cada nivel elegido de cada factor, haciendo al final de la evaluacin la sumatoria de la puntuacin de
cada literal y al obtener el valor total se verificar contra la Tabla de calificacin por puntos y por rangos (Tabla B), en que rango se encuentra el empleado. III. RESULTADO DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO : En este apartado se anotar una de el las resultado 4 final de que la se
evaluacin,
marcando
opciones
presentan: Insatisfactorio, Regular, Bueno y Muy bueno, de acuerdo al total de los puntos que haya acumulado en la misma. El evaluador deber firmarla, fecharla y pondr el sello del departamento al que pertenece.
215
IV. El COMUNICACIN DE LA CALIFICACIN AL EVALUADO : empleado evaluado, la recibir el formulario por de el la jefe
evaluacin
con
calificacin
asignada
inmediato, el cual deber firmarlo y fecharlo en seal de conformidad. V. ACCION ACORDADA EN EL CON EL EMPLEADO PERIODO A PARA MEJORAR U SU
DESEMPEO
PROXIMO
EVALUAR
OTRAS
OBSERVACIONES. En este apartado, debern anotarse las medidas acordadas con el evaluado sobre aspectos en los que la evaluacin
216
ANEXO 9
217 BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DEPARTAMENTO DE SERVICIO AL PUBLICO HOJA PARA SUGERENCIAS DE USUARIOS
que
considere
Bueno
califica
Regular
el
Muy bueno le
Deficiente
Como califica la bibliografa que ofrece la Biblioteca Nacional? Como califica el tiempo del servicio que se le proporcion? Como califica el grado de conocimiento del bibliotecario que lo atendi?
bibliografa solicitada?
El bibliotecario que le atendi estaba identificado con su nombre y sala de atencin al momento de su consulta? SI NO
218
BIBLIOGRAFA
CHIAVENATO, IDALBERTO. Administracin de Recursos Humanos, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Quinta Edicin, ao 2000. DAFT, RICHARD. Teora y Diseo Organizacional, Editorial Thomson, sexta edicin, ao 2000. GARZA TREVIO, JUAN GERARDO. Administracin Contempornea, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Segunda Edicin, ao 2000. GOMEZ CEJA, GUILLERMO. Sistemas Administrativos, Editorial Mc Graw Hill, Primera Edicin, ao 1997. GOMEZ CEJA, GUILLERMO. Planeacin y Organizacin de Empresas, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Octava Edicin, ao 1994. GUTIEZ CARRION. Manual de Bibliotecas, Ediciones Pirmide Segunda Edicin, ao 1995. IVANCEVICH M. JOHN Y OTROS. Gestin, Calidad y Competitividad, Editorial Mc Graw Hill, Primera Edicin, ao 1997. KOONTZ, HAROLD Y HEINZ WEIHRICH. Administracin una Perspectiva Global, Mxico: Editorial Mc Graw Hill Interamericana, Onceava Edicin, ao 1998. KOONTZ, HAROLD Y OTROS. Administracin, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Octava Edicin, ao 1995. STONER, JAMES Y CHARLES WAHKEL. Administracin, Mxico: Editorial Prentice Hall, Tercera Edicin, ao 1989. STONER JAMES Y FREEMAN. Administracin, Mxico: Editorial Prentice Hall, Quinta Edicin, ao 1994. WHEELER, JOSEPH L. Administracin de Bibliotecas Pblicas, Primera Edicin, ao 1970.
219
BOLETINES
Curso De Gestin Empresarial. El Salvador; Visin, Misin y Valores, Profesor Salvador Garca, Escuela Superior de Economa de El Salvador.
Modelo
de
una
Biblioteca
Nacional
para
Amrica
Central,
TESIS
Diseo
de
un
modelo
de
Gestin
Administrativa
Aplicado
al
Centro Escolar General Francisco Morazn. Maria Elena Mencos Nuez y Otros. Tesis para optar al grado de Licenciatura en Administracin de Empresas, Universidad de El Salvador, ao 2003.