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UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR Facultad de Ciencias Econmicas Escuela de Administracin de Empresas

DISEO DE UN SISTEMA DE GESTIN ADMINISTRATIVA PARA LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA, DE LA CIUDAD DE SAN SALVADOR. Trabajo de Investigacin Presentado Por: Wilmer Ivn Rodrguez Lpez Douglas Humberto Reyes Manuel De Jess Navarro Lpez Para Optar al Grado de: LICENCIADO EN ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Marzo de 2004 San Salvador, El Salvador, Centro Amrica

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Rectora Secretaria

: :

Doctora Maria Isabel Rodrguez Licda. Lidia Margarita Muoz Vela

Decano de la Facultad de Ciencias Econmicas : Lic. Emilio Recinos Fuentes

Secretaria de la Facultad De Ciencias Econmicas : Licda. Dilma Yolanda de del Cid

Asesor

Ing. Jos Gutirrez Contreras

Tribunal Examinador

Lic. Rafael Aristides Campos Ing. Jos Gutirrez Contreras Lic. Alfonso Lpez Ortiz

Marzo de 2004.

San Salvador,

El Salvador,

Centro Amrica

AGRADECIMIENTOS
WILMER IVAN RODRIGUEZ
A Dios por darme la oportunidad de culminar mi carrera al prestarme la vida, y darme la fortaleza necesaria para seguir luchando. A mis padres Ana Refugio Lpez y Manuel de Jess

Rodrguez y hermanos Henry y Melvin por el apoyo y la confianza durante todo este tiempo ya que sin su compaa hubiese sido imposible lograrlo. A mis tos, que siempre estn cuando mas los necesito con sus consejos y apoyo. A mis primos que de una u otra manera han colaborado. A mis amigos y mis compaeros de la Universidad, que constituyen una parte importante en mi vida.

DOUGLAS HUMBERTO REYES


Agradezco a Dios Todopoderoso por darme la capacidad y energa en el proceso de la carrera, al mismo tiempo por darme la vida y por estar coronando mis estudios. A mis padres Hilda Reyes y Concepcin Velsquez Huezo por

impulsarme y por el entusiasmo mostrado por cada uno de ellos, fortalecindome en cada momento con palabras de aliento para alcanzar Brandon la meta. por A mi esposa apoyo y Celia por Marina la Alvarado e hijo

Reyes

el

comprensin

brindada

constantemente en el proceso de la carrera.

MANUEL DE JESS NAVARRO LPEZ


Gracias a Dios Todopoderoso por darme la inteligencia y sabidura necesarias para alcanzar este nuevo triunfo. A mi Madre Josefa Elisa Lpez por su ayuda incondicional y

confianza, ya que sin su ayuda no lo habra logrado. A mi esposa Flor de Maria por su apoyo, comprensin y cario en los momentos que mas los necesitaba. A mi hermana Ana Gladis de Orellana, abuelos, tos y sobrinos que de alguna manera confiaron que poda alcanzar la meta

propuesta. Que Dios les bendiga.

INDICE

Pagina

RESUMEN INTRODUCCIN CAPTULO I GENERALIDADES DE LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA Y FUNDAMENTOS TERICOS SOBRE SISTEMAS DE GESTIN ADMINISTRATIVA.

i iv

B.

ASPECTOS GENERALES SOBRE LAS BIBLIOTECAS Y SU ADMINISTRACIN 1. GENERALIDADES SOBRE BIBLIOTECAS 2. CONCEPTOS 3. IMPORTANCIA 4. OBJETIVOS 5. CLASIFICACIN a. b. c. d. BIBLIOTECAS NACIONALES BIBLIOTECAS PBLICAS BIBLIOTECAS DE CENTROS DOCENTES BIBLIOTECAS ESPECIALES 1 2 2 3 3 4 4 4 5 6 7

6. LAS BIBLIOTECAS Y LA COMUNICACIN 7. LA GESTIN DE BIBLIOTECAS

B.

GENERALIDADES DE LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA 1. ANTECEDENTES 2. SERVICIOS QUE PRESTA a. NACIONALES b. INTERNACIONALES c. SERVICIOS ESPECIALES d. OTROS SERVICIOS 3. FUNCIONES 4. ACTIVIDADES PRINCIPALES 5. APORTE A LA SOCIEDAD 8 11 12 13 14 14 15 16 17

C.

MARCO DE REFERENCIA SOBRE SISTEMAS DE GESTIN ADMINISTRATIVA 1. SISTEMAS a. CONCEPTOS b. CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS c. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS d. PRINCIPIO DE LOS SISTEMAS e. COMPONENTES DE LOS SISTEMAS f. LA ADMINISTRACIN PBLICA COMO SISTEMA 2. GESTIN ADMINISTRATIVA a. CONCEPTOS b. IMPORTANCIA c. PROCESO DE GESTIN ADMINISTRATIVA 18 19 19 21 21 23 25 26 26 27 28

d. COMPONENTES DEL PROCESO DE GESTIN ADMINISTRATIVA d.1. PLANEACIN d.2. ORGANIZACIN d.3. DIRECCIN d.4. CONTROL

29 29 33 41 46

CAPTULO II DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO REALIZADO EN LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA.

A.

METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN 1. IMPORTANCIA 1. MTODOS Y TCNICAS DE INVESTIGACIN a. MTODO UTILIZADO b. TIPO DE INVESTIGACIN c. TCNICAS UTILIZADAS EN LA INVESTIGACIN d. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN e. DETERMINACIN DEL UNIVERSO f. DETERMINACIN DE LA MUESTRA PARA JEFATURAS Y COLABORADORES g. DETERMINACIN DE LA MUESTRA PARA LOS USUARIOS h. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIN 54 54 54 48 49 49 49 51 52 52

B.

DESCRIPCIN DEL DIAGNSTICO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO ACTUAL DE LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA 1. COMPONENTES ADMINISTRATIVOS DEL PROCESO ORGANIZATIVO ACTUAL 2. SITUACIN ACTUAL DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 3. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS ACTUALES 56 61 61

C.

ANLISIS DE LA COMUNICACIN ACTUAL Y LA DESCRIPCIN DEL PROCESO DEL SERVICIO AL USUARIO DE LA BINAC. 1. COMUNICACIN A EMPLEADOS DEL NIVEL OPERATIVO 2. COMUNICACIN DE JEFES DE PRIMERA LNEA HACIA COLAB. 3. COMUNICACIN A USUARIOS 4. PROCESO DEL SERVICIO AL USUARIO a. b. c. d. INSTALACIONES FSICAS SERVICIO AL USUARIO IMPORTANCIA DEL SERVICIO AL USUARIO DESVENTAJAS DEL SERVICIO AL USUARIO 62 63 64 65 65 65 66 66

D.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 1. CONCLUSIONES 2. RECOMENDACIONES 67 69

CAPTULO III PROPUESTA DE UN DISEO DE SISTEMA DE GESTIN ADMINISTRATIVA PARA LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA.

A. PLANEACIN DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA DE LA BINAC 1. REESTRUCTURACIN DE LA MISIN 2. REESTRUCTURACIN DE LA VISIN 3. FORMULACIN DE VALORES 4. FORMULACIN DE LOS OBJETIVOS a. OBJETIVO GENERAL b. OBJETIVOS ESPECFICOS 5. FORMULACIN DE POLTICAS 6. FORMULACIN DE ESTRATEGIAS 7. FORMULACIN DE PROCEDIMIENTOS 8. FORMULACIN DE PROGRAMAS B. ORGANIZACIN PARA LA GESTIN DE LA BINAC 1. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PROPUESTAS a. MANUAL DE DESCRIPCIN DE PUESTOS a.1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL a.2. PROPSITO DEL MANUAL a.3. OBJETIVOS DEL MANUAL a.4. POLTICAS a.5. NORMAS PARA SU MANTENIMIENTO

71 72 74 76 79 80 80 80 81 83 83 84 84 84 86 86 86 87 87

a.6. MBITO DE APLICACIN a.7. INSTRUCCIONES PARA SU USO a.8. LIMITACIONES a.9. CUERPO PRINCIPAL b. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS b.1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL b.2. IMPORTANCIA DEL MANUAL b.3. OBJETIVOS DEL MANUAL

88 88 89 89 89 90 90 91

b.4. NORMAS PARA SU MANTENIMIENTO Y APLICACIN92 b.5. INSTRUCCIONES PARA SU USO b.6. PROCEDIMIENTOS PRESENTADOS b.7. CUERPO PRINCIPAL DEL MANUAL c. MANUAL DE EVALUACIN DEL DESEMPEO c.1. OBJETIVOS DEL MANUAL c.2. INSTRUCCIONES PARA SU USO c.3. CUERPO PRINCIPAL DEL MANUAL C. DIRECCIN 1. MOTIVACIN 2. LIDERAZGO 3. COMUNICACIN a. INFORMACIN A EMPLEADOS b. INFORMACIN A USUARIOS 92 93 94 94 94 95 96 97 97 101 103 103 105

D. CONTROL E. PLAN DE IMPLEMENTACIN 1. ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACIN F. RECURSOS NECESARIOS PARA EL PLAN DE IMPLEMENTACIN 1. HUMANOS 2. MATERIALES 3. FINANCIEROS 4. TCNICO ADMINISTRATIVO

106 108 108 113 113 114 115 116

ANEXOS

ANEXO No. 1 PRINCIPALES DIRECTORES DE LA BINAC A TRAVES DE LA HISTORIA 1

ANEXO No. 2 CUADRO DE RESULTADOS DE TABULACIN DE COLABORADORES 1 22

ANEXO No. 3 CUADRO DE RESULTADOS DE TABULACIN DE JEFES 1 16

ANEXO No. 4 CUADRO DE RESULTADOS DE TABULACIN DE USUARIOS 1 15

ANEXO No. 5 CUADRO DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES 1 2

ANEXO No. 6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 1 15

ANEXO No. 7 MANUAL DE DESCRIPCIN DE PUESTOS 1 20

ANEXO No. 8 MANUAL DE EVALUACIN DEL DESEMPEO 1 6

ANEXO No. 9 HOJA DE SUGERENCIAS 1

RESUMEN
A travs de los aos, las diferentes administraciones en la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia de El Salvador, no han implementado un sistema de gestin administrativa que integre las diferentes tareas y funciones institucionales en un todo, donde se elaboren objetivos que guen el quehacer organizacional para obtener logros importantes que coadyuven al mejoramiento de los servicios que ofrece la Institucin. Por tal razn, para eficientizar la administracin en la BINAC se ha diseado la presente propuesta que contiene herramientas administrativas

necesarias, as como aspectos que contribuyen a la realizacin de una buena gestin.

Para la realizacin de la investigacin se describi, analiz e interpret la situacin problemtica que acontece en la BINAC. En la elaboracin del diagnostico administrativo se utilizaron diferentes entre ellos tcnicas se que permitieron la recabar la la informacin, y la

encuentran:

entrevista,

encuesta

observacin.

Posteriormente, sistema manual

se

proces

la hojas

informacin tabulares

por para

medio

de

un el

utilizando

facilitar

proceso de integracin de la informacin.

ii

Los resultados obtenidos reflejaron deficiencias en las fases del proceso administrativo, logrndose de esta manera la

determinacin de la situacin real y necesidades que demanda el quehacer administrativo de la BINAC, lo cual permiti establecer las siguientes conclusiones y recomendaciones:

CONCLUSIONES:

a. Los componentes de la planeacin como visin, misin y


objetivos de la BINAC son conocidos de manera general por los empleados.

b. Con

relacin

la

funciones de

de

los

colaboradores general las

especficamente,

conocen

manera

actividades que desempean y muchas veces las conocen de manera emprica lo que ocasiona que no las tengan bien definidas.

c. Referente a la comunicacin dentro de las unidades


administrativas, tanto de jefes como de colaboradores es deficiente, debido a que muchas de ellas se realizan de manera informal, ya que es de tipo verbal.

d. No existen herramientas administrativas como: manual


organizacin, puestos que de procedimientos al buen y descripcin de de las

ayuden

funcionamiento

actividades y que estandaricen las funciones.

iii

RECOMENDACIONES:

a. Se debe realizar una adecuada planeacin de la institucin


especialmente en la misin, visin y objetivos con el fin de actualizar los conceptos de manera que puedan ser completos, al mismo tiempo darlos a conocer a todos los empleados.

b. Las diferentes unidades de la Biblioteca Nacional deben de


contar con herramientas administrativas que describan las

funciones generales de la unidad y funciones especificas de los puestos de en trabajo la que tanto se de jefaturas el como de de

colaboradores,

describan

conjunto

actividades a realizar.

c. Es necesario que los empleados de las unidades deban entender


que una comunicacin efectiva es importante ya sea entre los jefes travs y sus de un colaboradores; sistema de todo esto debe formalizarse que a

comunicacin

escrita

pueda

coadyuvar al desarrollo de sus actividades. d. Elaborar manuales de organizacin, procedimientos, descripcin de puestos para todas ser las unidades de la institucin y los

cuales

debern

difundidos,

actualizados

revisados

constantemente con el fin de lograr una eficiencia en todos los puestos.

iv

INTRODUCCIN

Se da a conocer un diseo de sistema de gestin administrativa para la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia de El Salvador, con el propsito y la finalidad a travs de de eficientizar recomendaciones la y

administracin

institucional,

aspectos de importancia que deben de implementarse en las etapas del proceso administrativo.

La realizacin de este trabajo se ha dividido en tres captulos, donde en el al captulo estudio uno de se describe el marco terico el cual

relacionado contiene

investigacin del

realizado, de

conceptos

tericos

proceso

gestin

administrativo.

En

el

segundo

captulo,

se

dan

conocer

los

resultados

obtenidos en el estudio de la situacin actual que atraviesa la Biblioteca Nacional y de la metodologa que utiliza en la fase del proceso administrativo, sirviendo de base para conocer e identificar la realidad institucional, llegando a conclusiones y recomendaciones las cuales servirn de base para la propuesta de un nuevo sistema de gestin administrativa para la institucin.

En

el

tercer

captulo,

se

propone

el

diseo

del

sistema

de

gestin administrativa para la BINAC en la que se propone una serie de cambios como la misin, la visin, una tabla de

valores, herramientas tcnicas administrativas y una propuesta de nuevos incentivos motivacionales as como cambio en el tipo de liderazgo y comunicacin a empleados y usuarios. Finalmente, se presenta la bibliografa y los anexos.

CAPTULO I

GENERALIDADES DE LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA Y FUNDAMENTOS TERICOS SOBRE SISTEMAS DE GESTIN ADMINISTRATIVA.

A.

ASPECTOS

GENERALES

SOBRE

LAS

BIBLIOTECAS

SU

ADMINISTRACIN.

Este

apartado

corresponde

conocer sobre

de las

una

manera

semicomo

conceptual

algunos

aspectos

Bibliotecas

conceptos, importancia, objetivos, etc. continuamente algunas consideraciones de tipo administrativo que puedan presentarse en la administracin de una Biblioteca.

- GENERALIDADES SOBRE LAS BIBLIOTECAS.

Las Bibliotecas han sido consideradas a travs del tiempo y aun en la poca actual como centro de cultura general

describindose en orden de gran importancia su significado desde el origen de sus races etimolgicas.

El trmino Bibliotecas proviene de las races griegas: -Biblin significa libro. -Theke significa armario. El cual se puede interpretar como lugar o recinto donde se tienen libros ordenadamente para la lectura.

Las Bibliotecas de hoy en da no solo se dedican a un papel de solo prestar libros, sino tambin a la publicacin de obras, microfilmes, sala para mesas de discusin y otros.

2 - CONCEPTOS. Las Bibliotecas son instituciones las cuales se encargan de proveer los materiales adecuados e interpretacin de sus

fuentes a nivel nacional e internacional que contribuyan a satisfacer las necesidades del conocimiento.1 Otra definicin es, Una Biblioteca es una coleccin de

libros y de otros medios de comunicacin del conocimiento social que debidamente organizada, se pone al servicio de una comunidad con los medios tcnicos y personales adecuados. 2 Con estos conceptos podemos definir a la Biblioteca como una institucin que representa todo el conocimiento que se expresa a travs del tiempo y que servir para enriquecer la cultura de una comunidad, ciudad o pas.

3 - IMPORTANCIA. Una Biblioteca es la institucin pionera de un pas en

bibliotecologa, creada como una identidad de lectura, estudio e investigacin, debido al incremento y la diversificacin de

Wheeler Joseph L., Administracin de Bibliotecas Pblicas, Primera Edicin, Ao 1970. Gutiez Carrin, Manuel. Manual de Bibliotecas, Ediciones Pirmide, Segunda Edicin, ao 1995, Pg. 30.

la industria y el florecimiento de las artes, las ciencias y el comercio, se observa mayor utilizacin de los conocimientos Bibliogrficos.

4 - OBJETIVOS. Los objetivos primordiales de toda Biblioteca son: Han sido creadas con el objeto de satisfacer las

necesidades del lector y brindar elementos de juicio que le permitan la satisfaccin del saber en todos los ordenes del conocimiento. Ser la depositaria de todo el material bibliogrfico y audiovisual del pas y debe actuar como centro de directriz de la poltica bibliogrfica de teniendo en a su la cargo materia los de

servicios

tcnicos

asesoramiento

ejecucin y coordinacin de toda la actividad bibliogrfica nacional.3

5 - CLASIFICACIN. La clasificacin tradicional y pedaggica de las Bibliotecas utilizada en la mayor parte de los manuales es la que

clasifica a las Bibliotecas en: a - Bibliotecas Nacionales. Son de carcter como general cabeza por del sus fondos, que tienen de un

encomendados,

sistema

bibliotecario

pas, funciones centrales en el control bibliogrfico y en la

Gutiez Carrin, Manuel. Manual de Bibliotecas, Op. Cit. Pg. 30.

disponibilidad de las publicaciones de ordinario constituyen tambin las coleccin ms importante del tesoro bibliogrfico de una cultura y suelen reunir una gran variedad de

colecciones documentales. 4 Otro concepto es por Una el institucin que financiada la directa o

indirectamente fundamental catalogarlo, de

estado

tiene

responsabilidad documental un de

recopilar y

el

patrimonio para

preservarlo

difundirlo

efectivo

funcionamiento de la Biblioteca del pas. 5

b - Bibliotecas Pblicas.
Son de carcter general por sus fondos y por sus usuarios. Es la Biblioteca en sentido tradicional.6

c - Bibliotecas

de

Centros

docentes

(escolares

y universitarios).
Este tipo de Biblioteca son de carcter general por sus

fondos, pero no por sus usuarios, ya que estn al servicio de los miembros de una institucin docente y subordinados a los fines de esta.

d - Bibliotecas Especiales.
Son especiales por sus fondos, como por sus usuarios. La

subdivisin es tan amplia, como las instituciones que sirve, as como tambin por las distintas materias de especializacin (jurdicas, de medicina, de agricultura, etc.)

Gutiez Carrin, Manuel. Manual de Bibliotecas, Op. Cit. Pg. 37. Boletn Modelo de una Biblioteca Nacional para Amrica Central, Direccin de Publicaciones e Impresos, Primera Edicin, Ao 2001. 6 Gutiez Carrin, Manuel. Manual de Bibliotecas, Op. Cit. Pg. 37.
5

6 - LAS BIBLIOTECAS Y LA COMUNICACIN.


En toda organizacin para que tenga una buena coordinacin, as como tambin excelentes resultados, tendr que estar bien comunicada, a continuacin se presenta un modelo de

comunicacin de la Biblioteca y usuarios.

INFORMACION

D A T O S B I B L I O G R A F I C O S

ADQUISICIONES D O C U M E N T O S

PROCESO

CIRCULACION

USUARIOS

Fuente: Carrin Gutiez, Manual de Bibliotecas, Pg.26

Donde, se debe recalcar la importancia que tienen dentro del circulo de funcionamiento de la biblioteca los usuarios, ya que forman parte del sistema de funcionamiento, como

consumidores.

7 - LA GESTIN DE BIBLIOTECAS.
Gestin, administracin, de planificacin, son trminos organizacin utilizados y muy

funcionamiento

Bibliotecas

frecuentemente pero no son entendidos. Gestin equivale a administracin y la responsabilidad de

todas las operaciones relacionadas con la Biblioteca; como una parte la ms importante de ella est la direccin la cual su funcin es la de tratar de alcanzar metas a travs de sus objetivos. La Planificacin de la Biblioteca se hace a futuro en funcin de un ayuda anlisis a de la realidad compleja. los La

organizacin, disponibles

utilizar

adecuadamente

medios

como materiales y el recurso humano.

Finalmente, cabe recalcar que con todo este marco terico establecido, se fijan las bases tericas necesarias para

proponer un sistema de gestin administrativa que sea acorde a la naturaleza institucional.

D. GENERALIDADES DE LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA. 1 - ANTECEDENTES


La Biblioteca Nacional fu fundada en 1870, segn decreto del Ministerio de Relaciones Exteriores y de Instruccin Pblica, firmada por el Sr. Presidente de la Repblica Dr. Francisco Dueas y el Sr. Gregorio Arbiz Ministro del Ramo el 5 de julio de 1870 en el Palacio Nacional y publicado en el Diario Oficial el 7 de julio de 1870. En el ao de 1871, el Presidente de la Repblica Mariscal de Campo Santiago Gonzles, tomando en consideracin las ventajas que reportara para la Universidad Nacional, firm un acuerdo el 9 de diciembre de dicho ao, en el cual pona bajo la administracin del Consejo Superior de Instruccin Pblica

(formado por las autoridades de la Universidad Nacional), la Biblioteca Nacional Salvadorea. El primer local que ocup La Biblioteca Nacional, fu la

esquina sur oeste del edificio de la Universidad Nacional frente a la Avenida Espaa y segunda Calle Poniente. Cuando en 1873, un terremoto destruy el edificio de la

Universidad, obligatoriamente tuvo que trasladarse al Palacio Nacional juntamente con las actividades acadmicas de la

Universidad. Por los aos de 1879, regres al nuevo edificio de la

Universidad y en los aos de 1887, el Ministro de Instruccin Pblica, dict un acuerdo con el cual separaba la Biblioteca

Nacional de la inspeccin Pblica, dejndolo bajo

del Consejo Superior de Instruccin la dependencia del Ministerio

respectivo. A los 18 aos de haberse emitido el decreto de fundacin de la Biblioteca Nacional Salvadorea, el gobierno acord declarar la inauguracin oficialmente el 15 de marzo de 1888. En 1938, por gestin de Don Julio Cesar Escobar, Director de

la Biblioteca Nacional, se compr un edificio ubicado en la Octava Avenida Norte numero 228, en donde la Biblioteca

Nacional estuvo alojada 26 aos. Muy pronto este local se volvi insuficiente y se alquil un local anexo en el edificio Patuzzo y otro en el edificio de la Gran Logia Masnica

Cuscatln. Durante el perodo del Director Sr. Baudilio Torres y con el apoyo de la Asociacin de Bibliotecarios de El Salvador

(ABES), se gestiona la construccin

del nuevo edificio de 9

pisos para la Biblioteca y Archivo Nacional cuya construccin se comenz el 7 de mayo de 1959, y se termin en diciembre de 1963. El costo de este edificio fue de 2,500,000.00 y

construido cuando era Ministro de Educacin el Dr. Mauricio Guzmn Lemus. El 16 de enero de 1964, se abrieron las puertas al pblico bajo la direccin del Sr. Rolando Velsquez. y Presidente de la Repblica el Coronel Jos Maria

En

enero

de

1968,

el

entonces

Ministro

de

Educacin

Lic.

Walter Beneke, orden el traslado del Ministerio de Educacin al edificio de la Biblioteca Nacional. Todos norte, los depsitos de libros fueron colocados en la torre sin embargo el servicio al pblico se mantuvo

inalterable. En la mencionada torre norte quedaron amontonados en pilas sobre el suelo los libros y revistas en condiciones lamentables de descuido y abandono. Aqu funcion la Biblioteca Nacional hasta el 10 de octubre de 1986, cuando el edificio fue destruido completamente por un terremoto y por siniestro. La las torrenciales lluvias que siguieron al Nacional cerr temporalmente sus

Biblioteca

servicios y se dedic a rescatar toda la coleccin que yaca entre ruinas y se embodeg en 8 diferentes locales, distantes unos de otros. Esta labor requiri mucho esfuerzo de parte de todo su personal. En abril de 1987, se abri el servicio de referencia con una pequea coleccin en una cabaa del Parque Infantil, en julio del mismo ao se alquilaron el edificio San Rafael y la casa contigua ubicados sobre la Calle Arce numero 826 y 830,

lugares en donde funcionaron los servicios al pblico hasta 1993. Los directores principales a travs de la historia de la

Biblioteca Nacional han sido 29 desde su fundacin hasta el ao 2004, de los cuales 6 son mujeres y 23 hombres, de las

10

profesiones periodistas,

siguientes: 1 licenciado

6 en

abogados, filosofa,

6 2

escritores, licenciados

3 en

ciencias polticas, 1 psicloga, 4 estudiantes universitarios, 3 de profesin no identificada y 3 bibliotecarias

profesionales, que se detallan en anexo No. 1.

2 - SERVICIOS QUE PRESTA LA BINAC


Los servicios que ofrece la Biblioteca Nacional Francisco

Gavidia son Colecciones Nacionales e Internacionales que se describen a continuacin:

a Nacionales:
Coleccin de tesis. en la recoleccin por los de diferentes de trabajos de

Consiste

graduacin, universidades

realizados del pas,

estudiantes cuales

las

diferentes al

estn

disponibles

pblico que visita la institucin. Las colecciones de tesis son de diferentes reas de estudio y de gran importancia para estudiantes escolares, universitarios, investigadores y otros. Coleccin Nacional. Esta coleccin comprende literatura nacional, es decir libros de autores nacionales con el que se editan de en el a pas los o en el

extranjero,

propsito

brindar

usuarios

servicios de calidad de autores salvadoreos.

11

Hemeroteca Salvadorea.

Consiste en la recopilacin de revistas, boletines, memorias, as como peridicos comerciales del pas y Diarios Oficiales de El Salvador. En Sala Salvadorea. esta sala solamente es como decir se da el servicio de bibliografa por autores

salvadorea, Salvadoreos

literatura cuentos,

escrita novelas,

poesa,

periodismo,

economa, poltica y religin.

b Internacionales:
Coleccin de Referencia. prestado por la coleccin de referencia es a

El servicio travs de

de diccionarios, enciclopedias, y otros con el objeto u orientar a los usuarios que buscan

satisfacer

informacin. Coleccin Internacional. coleccin reas ofrece del literatura internacional como la de las

Esta

diferentes

conocimiento

administracin,

ingeniera, arquitectura, contabilidad, mercadotecnia, leyes y otros de autores extranjeros. Hemeroteca Internacional.

Esta coleccin recopila revistas, boletines, y memorias de pases extranjeros, con el propsito de facilitar al usuario informacin de carcter internacional.

12

En

Organismos Internacionales. esta seccin se recopila informacin de Organismos

Internacionales como Tratados, Convenios y acuerdos a travs de Organizaciones como la UNESCO, NACIONES UNIDAS, OIT y

Otros.

c Servicios Especiales:
Coleccin Brayle.

Consiste en atender personas con capacidades especiales como no videntes y con deficiencia visual. En esta seccin se

encuentra literatura como: Luz Negra, Justicia Sr. Gobernador, Dinero Maldito, Blsamo de El Salvador, Historia de El

Salvador, Constitucin de la Repblica, Cdigo de Trabajo y otros de gran importancia, con el objeto de satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios no videntes. d Otros Servicios: Internet. ofrecido a estudiantes de todos los niveles,

Servicio

universitarios, tambin a investigadores que quieran acceder a informacin actualizada a travs de equipos electrnicos. Visitas guiadas.

Servicio ofrecido a estudiantes como a investigadores para que conozcan la galera de escritores salvadoreos, tambin las colecciones nacionales e internacionales.

13

Servicio de fotocopias.

Se ofrece este servicio a los diferentes usuarios que visitan la institucin con el propsito de ayudar y facilitar la

informacin bibliogrfica en forma impresa con que cuenta la Biblioteca Nacional. Agencia ISBN.

El International Standard Book Number, que significa nmero internacional ingles normalizado es un para libros, de por sus que siglas permite en la

(ISBN),

cdigo

control

identificacin nica de cada ttulo nuevo que se produce en nuestro pas. En su conjunto, el ISBN es un sistema que

facilita la administracin editorial, el manejo de inventario y el mercadeo de la produccin editorial del pas. La Biblioteca Nacional, es la encargada de asignar el nmero internacional a los diferentes autores y editoriales del pas.

3 FUNCIONES DE LA BIBLIOTECA NACIONAL. La Biblioteca Nacional Francisco Gavidia tiene como principales funciones las siguientes: Contribuir al cumplimiento de los objetivos de la Direccin Nacional de Promocin Y Difusin Cultural, a travs de la organizacin y desarrollo de las actividades ejecutadas por la Biblioteca Nacional.

14

Adquirir, seleccionar, organizar, conservar y mantener al da la literatura del bibliogrfica para de las diferentes un servicio

disciplinas eficiente.

conocimiento,

ejecutar

4 ACTIVIDADES PRINCIPALES
La Biblioteca Nacional Francisco Gavidia, es una institucin gubernamental, y la actividad principal que desarrolla es de servicio al pblico, es decir atender usuarios con calidad y eficiencia y sin fines de lucro con el propsito de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes que visitan la institucin. Tambin otras de las actividades principales que realiza la Biblioteca Nacional son: Preservacin: necesarias Es la ejecucin el de todas las del medidas material

para

prevenir

deterioro

bibliogrfico, como tambin establecer prioridades, tanto en el almacenamiento como en la ubicacin de los mismos. Reparacin: Son los procesos sencillos o medidas de

primeros auxilios que se realizan con urgencia para que pueda en corto tiempo prestar servicio nuevamente. Restauracin: Se refiere a los procesos que se realizan en un libro o material bibliogrfico con el fin de devolverle su originalidad de y contine cumpliendo se realiza su en funcin. un El

proceso

restauracin

taller

especializado por personal profesional que conoce tcnicas

15

medidas,

as

como

tambin

materiales,

equipo

herramientas idneas para dicha tarea. Conservacin: Es la poltica y los procedimientos

especficos relacionados con la proteccin de materiales de archivos y bibliotecas para evitar su deterioro, dao o destruccin, incluyendo mtodos y tcnicas diseadas por personal especializado.

5 - APORTE A LA SOCIEDAD.
La institucin en estudio, el aporte principal que realiza a la sociedad es de apoyo al Ministerio de Educacin ya que atiende a miles de estudiantes de los diferentes niveles

acadmicos, tambin contribuye a facilitar el desarrollo de estudiantes e investigadores que hacen uso del patrimonio

bibliogrfico de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia.

C MARCO DE REFERENCIA SOBRE SISTEMAS DE GESTION ADMINISTRATIVA.

1 - SISTEMAS a - Conceptos
Un sistema dentro de una organizacin es considerado como la interaccin de todos los componentes que integran en forma general ya sea entre el personal y la institucin. Sistema forman puede una definirse actividad, como un Una serie de o elementos un plan que de

procedimiento

16

procedimientos que buscan una meta o metas comunes, mediante la manipulacin de datos, energa o materia.7 Un sistema tiene muchos componentes que interactan entre si como por ejemplo: mtodos, procedimientos, programas,

funciones, actividades, tareas y otros. Desde luego que para administrar se debe ver a la organizacin como un sistema general el cul tiene un propsito y est compuesto por partes que interactan entre si. Al analizar los conceptos anteriores y comentarios podemos concluir que un sistema forma y constituye un mecanismo de ejecucin en todas sus etapas y de resultados de acuerdo a las metas planeadas de la organizacin. Para las Bibliotecas, que se ya sus procedimientos a se cabo y de actividades una es

importante

lleven que as

manera los

interrelacionada,

lograr

concretar

objetivos y metas propuestas y a su vez mejorar la imagen como una institucin de servicio al pblico.

b - Clasificacin de Los Sistemas


Una vez que hemos definido lo que vamos a entender como un sistema, podemos comprender que este est en constante

movimiento por su interrelacin con los dems elementos, y as existen diferentes formas de poder clasificarlos, de acuerdo a su origen pueden ser:

Gmez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Primera Edicin, ao 1997, Pg.4.

17

Sistemas naturales. aquellos sistemas que se dan sin la intervencin del

Son

hombre, dando a desarrollar sus procesos de forma original.

Sistemas elaborados.

Estos sistemas son lo contrario a los sistemas naturales ya que para poderlos llevar a cabo existe una intervencin del hombre en todo momento. Como lo podemos determinar, cumplen un papel central dentro de una organizacin ya que a travs de estos se desarrollan las actividades que en las Bibliotecas se ejecutan. Dentro de la categora de los sistemas elaborados podemos

encontrar los sistemas cerrados y abiertos.

Sistemas cerrados. con poco intercambio; muchos piensan que estos

Operan

sistemas son ficticios, ya que no existen en realidad.8 En algunos casos, este tipo de sistemas pueden darse de una forma que no nos damos cuenta. Para las Bibliotecas no puede cumplirse este sistema ya que est en constante intercambio con el ambiente externo e interno.

Gmez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos, Op. Cit. Pg. 7.

18

Sistemas abiertos. sistema se considera abierto si interacta con su

Un

ambiente.9 Se considera todo sistema abierto aquel que est en contacto constante con su ambiente externo, y que este puede pertenecer a otro sistema. Dentro de las Bibliotecas, se da este tipo de sistema ya que interactan con el ambiente externo a travs de la adquisicin del material bibliogrfico que a su vez lo proporcionan al usuario dentro del ambiente interno. No solamente materiales sino que entrada de personas,

materiales, etc. y a su salida la satisfaccin del usuario a travs del servicio que presta.

c Importancia de los Sistemas


El xito que pueda tener una institucin recae sobre el manejo que estas puedan tener para conducir los diferentes sistemas que la componen y poder alcanzar las metas propuestas al

inicio de su planeacin. Los cursos de accin que estos pueden llegar a tener pueden ser bastante amplios por lo cual debe tenerse principal

cuidado en la revisin de los sistemas ya que estos pueden caer en la obsolescencia o sin aplicacin.

Stoner James, Charles Wahkel Administracin Editorial Prentice Hall. Tercera Edicin, ao 1989, Pg. 51.

19

d Principios de los Sistemas


La teora de los sistemas es anloga al principio de las partes integrantes de un todo.10 Por lo tanto, los principios de integracin son importantes o vitales en el concepto de sistema. Los principios de

integracin son: El todo es primero y sus partes son secundarias.

Las partes as constituidas no pueden separarse, por lo cual ninguna parte puede ser afectada sin afectar todas las otras partes.

El papel que juegan las partes dependen del propsito para el cul existe el todo.

La naturaleza de la parte y su funcin se derivan de su posicin dentro del todo y su conducta es regulada para la relacin del todo a la parte.

El todo en cualquier sistema complejo o configuracin de energa y se conduce como una pieza nica, no importando que tan compleja sea.

10

Gmez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos, Op. Cit. Pg. 10

20

La totalidad debe empezar como una premisa y las partes, as como sus relaciones debern evolucionar a partir del todo.

En conclusin, todo sistema de una organizacin est integrado por un subsistemas en su totalidad, es por eso que se dice que sistema pequeo resulta ser la entrada del siguiente

sistema mayor y este a su vez proporciona entrada a otro sistema superior.

e Componentes de los Sistemas


A continuacin se detallan los principales componentes que utilizan los sistemas : Insumos. Son todos los elementos que alimentan a un sistema los cuales sufren una transformacin para as obtener

resultados.

Procesador.

Es

el

componente

que

transforma

el

estado

original de los insumos o entradas en productos o salidas. Factor bsico del procesador ser la tecnologa utilizada dependiendo del tipo de sistema.11

Como ya hemos determinado el sistema de las Bibliotecas como podr estn sistema cumplir abierto, con el en las herramientas de con las los cuales insumos

objetivo

procesar

basadas

procedimientos

administrativos,

controles y evaluaciones dentro de la organizacin.


11

Gmez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos, Op. Cit. Pg. 11.

21

Productos.Son las salidas a la expresin material de los objetivos de los sistemas, son los fines y las metas del sistema. En la administracin, los productos sern los

bienes, servicios, etc.12

Regulador. Este est representado por los Directivos de la organizacin, a travs de las polticas y reglas que se dictan para mantener el control de cualquier movimiento dentro de un sistema.

Retroalimentacin. Es la accin que las salidas ejercen sobre las entradas para mantener el equilibrio del sistema. La retroalimentacin constituye, por tanto, una accin de retorno.13

Se

puede

decir

entonces

que

el

componente

de

retroalimentacin constituye un control de los resultados del sistema y as poder corregir las posibles deficiencias que se presenten.

En

conclusin,

las

organizaciones

requieren

alimentarse

de

informacin constantemente para as poder dar resultados y una revisin continua a travs de la retroalimentacin.

12

Gmez Ceja, Guillermo, Sistemas Administrativos, Op. Cit. Pg. 11. Chiavenato, Idalberto, Administracin de Recursos Humanos, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, quinta Edicin, ao 2000, Pg. 17.

13

22

f - La Administracin Pblica como Sistema

Con

el

conocimiento los

los

factores

que

intervienen

en

un

sistema,

elementos

administrativos

(planeacin,

organizacin, direccin y control), se relacionan para poder establecer un sistema el cual pueda procesar insumos y as obtener resultados con eficiencia y eficacia y que representa a la institucin pblica a travs de subsistemas y

suprasistemas.

La administracin pblica debe de contener sistemas de apoyo como lo son:

Sistemas operativos. Internos. De servicio al pblico.

Sistemas de apoyo. Apoyo administrativo. Apoyo institucional. Regulacin y control.

Sistemas de regulacin y control. Direccin. Adaptacin.

23

Regulador.

Es

el

componente

que

juega

un

papel

de

verificacin que todo el proceso se lleve a cabo a travs de polticas, planes o estrategias.

Retroalimentacin. esta etapa se llevar a consecuencia de un seguimiento de sus etapas anteriores y el buen

funcionamiento del sistema, si en caso que exista una falla se adoptar por la correccin a travs de la

retroalimentacin.

2 GESTION ADMINISTRATIVA

a - Conceptos
Gestin administrativa se define como El proceso emprendido por una o de de mas personas para coordinar la las actividades de lograr persona,

laborales resultados

otras alta

personas calidad

con que

finalidad otra

cualquier

trabajando sola no podra alcanzar.14 Es importante recalcar que la palabra gestin es sinnimo de administracin.

Por consiguiente, es una de las labores mas importantes dentro de las organizaciones ya que interrelaciona las actividades individuales de las diferentes reas, departamentos, y

personas para integrar un todo.

14

Ivancevich M. John y otros, Gestin, Calidad y Competitividad. Op. Cit. pag.11.

24

Por lo tanto, para realizar una gestin eficiente, se necesita de unos buenos gestores, los cuales se definen como: Los individuos que guan, dirigen o supervisan el trabajo y el rendimiento de los dems empleados que no estn en el rea de gestin.15 En el caso de las Bibliotecas, los gestores son los diferentes jefes desde el Director hasta la ultima lnea de mando y que se encargan de dirigir al personal a cumplir los objetivos propuestos.

b Importancia

Para lograr los objetivos institucionales, es necesario que exista un proceso de gestin administrativa bastante

estructurado que defina los caminos a seguir, los recursos a utilizar, facilite el proceso y una verificacin oportuna de lo realizado en su conjunto. En el caso de las Bibliotecas, una buena administracin ayudara a tener una buena direccin que oriente los escasos recursos las con metas que con cuenta el la

administracin,

logrando

cumplir

mximo

aprovechamiento de los recursos.

15

Ivancevich M. John y otros, Gestin, Calidad y Competitividad. Op. Cit. Pag.12.

25

c El Proceso de Gestin Administrativa

El

proceso

de

gestin

se

considera

integrado

por

regla

general, por las funciones de gestin bsicas. En el proceso tradicional de gestin, se identifican las funciones de

Planear, Organizar, Dirigir y Controlar, donde la planeacin determina que resultados ha de organizacin especifica como lograr la organizacin; la se lograrn los resultados

planificados y el Control comprueba si se han logrado o no los resultados previstos.

Por consiguiente, aplicando esta teora a la gestin de las Bibliotecas, conlleva a que se deben establecer de antemano las metas a lograr en un perodo determinado tanto a corto como a largo plazo, y facilitando el proceso al formar y una

estructura

fsica

organizacional

adecuada

revisar

constantemente los avances para verificar el cumplimiento de los objetivos.

26

d Componentes del Proceso de Gestin

1)- PLANEACION
Definiciones

Se define como El proceso para establecer metas y un curso de accin adecuado para alcanzarlas.16

Es el proceso de prever el futuro y proponer estrategias para desarrollarse y crecer en el contacto futuro. Una organizacin no solo vive el presente, por lo cual debe dar

direccionalidad

a sus

propsitos y

en funcin

de esta

previsin, coordinar esfuerzos y recursos.17

Por consiguiente, la Planeacin permite que la organizacin defina el rumbo a seguir, situacin que en las Bibliotecas, el rumbo a seguir o metas a cumplir es brindar un servicio eficiente a los usuarios, que demanden los servicios que se brindan en dicha institucin.

Importancia

La planeacin es importante ya que permite a los dirigentes de las empresas ver con anticipacin lo que ocurrir en el

futuro. Tal ventaja, ayuda a trazar la ruta adecuada, evitando

16 17

Stoner, James y otros, Administracin, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Sexta Edicin, ao 1993. Garza Trevio, Juan Gerardo. Administracin Contempornea Op. Cit.

27

desviaciones posibles que al tomarlas, haran incurrir a la empresa en desperdicio de recursos, procesos y tiempo, lo cual elevara los costos, reduciendo el nivel de competitividad.

Aplicando

esta

terminologa

la

planeacin

en

las

Bibliotecas, indica que se debe definir el rumbo a seguir, de lo contrario habr un servicio no adecuado a las necesidades de sus usuarios, lo cual generar un caos en la atencin.

Pasos de la Planeacin: Establecer una o

18

varias

metas

para

determinar

con

claridad cuales son las prioridades de la empresa.

Definir

la

situacin

actual

determinar

con

qu

recursos se cuenta. En las Bibliotecas, se debe hacer un balance de los recursos, tanto humanos, materiales, financieros y

tcnicos que se tenga y determinar que funcin cumplen dentro del sistema organizativo institucional.

Identificar los apoyos y los obstculos de las metas, es decir, logren. detectar El qu puede Humano un metas ayudar con o el impedir que que se la la la

Recurso

cuenta en de

institucin, consecucin

desempea de las

importante trazadas

papel dentro

18

Garza Trevio, Juan Gerardo. Administracin Contempornea Op. Cit.

28

institucin, por lo cual se deben analizar los roles individuales para uniformar el empeo en las labores, de tal manera que resultados. se trabaje en equipo para maximizar los

Desarrollar

un

plan

para

alcanzar

las

metas,

para

evaluar las posibilidades de conseguirlas y los medios que se deben emplear para alcanzarlas. Adems de

utilizar los recursos con los que cuenta actualmente la BINAC, se deben estudiar otras alternativas que ayuden a alcanzar las metas propuestas, como podra ser la

automatizacin de los servicios, microfilmado, etc., lo cual contribuir y facilitar el logro de los objetivos, pudiendo reorientar los recursos ahorrados en ampliar los servicios.

Dentro de la planeacin existen los siguientes componentes:

* MISIN Toda organizacin sea del tipo que sea, tiene un propsito bsico que le da sentido a su propia existencia.

Por lo tanto, misin es La funcin o tarea bsica de una empresa o institucin o de una parte de esta.19

19

dem 1.

29

De igual forma, Misin, es una declaracin de conceptos y actitudes, mas de detalles especficos. El propsito de las misiones es proporcionar motivacin, direccin general, imagen y una filosofa que sirva de gua para las instituciones.20

Entendindose

la

misin

como

la

funcin

que

describe

el

sentido de la existencia de la empresa, al mismo tiempo como ha de lograrlo y el papel de quienes participen el la bsqueda del cumplimiento del propsito.

* VISION
Es aquella que describe las expectativas que la institucin tiene en el futuro.21

Comprende hacia donde se quiere dirigir la empresa; adems implica cambio verdadero cuando los valores que representa permean la conducta cotidiana de las personas a travs de la honestidad, coherencia, comunicacin, persistencia, influencia y monitorizacin.22

En conclusin, la visin es un retrato futuro ideal al que las instituciones objetivos. deben proyectarse para el logro de los

20

21

22

Curso de Gestin empresarial. El Salvador; Visin, Misin y Valores, Profesor Salvador Garca, Escuela Superior de Economa de El Salvador. Koontz Harold y Heinz Weihrich. Administracin, una Perspectiva Global, Mxico: Editorial Mc Graw Hill Interamericana. Onceava Edicin. Ao 1998. Pg. 127. Curso de Gestin empresarial. El Salvador; Visin, Misin y Valores, Profesor Salvador Garca, Escuela Superior de Economa de El Salvador.

30

* OBJETIVOS.
Son los fines hacia donde debe dirigirse toda actividad.23

Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una y otra ndole.24

Los objetivos son fines especficos, medibles, planteados a corto plazo y su consecucin previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organizacin.25

2) ORGANIZACIN

Definiciones

Koontz define a la Organizacin como La parte del Proceso de gestin que comprende el establecimiento de una estructura intencional de roles para las personas de una empresa.26

Por otra parte, Stoner, James A.F. la define como el proceso mediante el cual los empleados y sus funciones se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa.

23 24 25 26

Garza Trevio, Juan Gerardo. Administracin Contempornea. Mxico: Editorial Mc Graw Hill. Segunda Edicin. Ao 2000, Pg. 88. Koontz Harold y Heinz Weihrich. Administracin, una Perspectiva Global, Pg.129. Ivancevich M. John y otros, Gestin, Calidad y Competitividad. Mxico: Editorial Me Graw Hill. Primera Edicin, ao 1997, Pg. 211. Stoner, James y otros, Administracin, Op. Cit.

31

Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales de grupo. Organizar

implica tambin establecer autoridad directiva.27

En

esta

etapa

se

crea

la

estructura

organizacional,

la

divisin del trabajo y la departamentalizacion, que son la base estructural, tanto fsica como organizativa para llevar adelante los objetivos fijados en el proceso de planeacin.

Importancia

Como un componente del proceso de gestin, la Organizacin es muy importante ya que facilita el diseo de una estructura organizacional responsables eliminar clara donde se definan las lo tareas que y los a de

por

determinados imprecisiones

resultados, en la

ayuda

las

asignacin

responsabilidades y se logra un sistema de comunicacin y de toma de decisiones que refleje y promueva los objetivos de la empresa.

En

las

Bibliotecas

por

ser

instituciones

pblicas,

la

delimitacin de responsabilidades y niveles de autoridad deben estar bien definidos, debido a las diferentes decisiones que se deben tomar, as como encarar los problemas que surjan y tambin responder a revisiones de los entes contralores del Estado.

27

Stoner, James A.F. y Freeman, Administracin, Quinta Edicin, Mxico: Editorial Prentice Hall, ao 1994.

32

Objetivos

Dentro de las instituciones, debe existir un marco normativo que defina la estructura fsica y funcional, el cual debe estar en funcin de las metas a alcanzar, las cuales han sido establecidos previamente en la Planeacin, por lo tanto, para lograr los objetivos se debe hacer una distribucin de las labores a realizar, disear normas a cumplir, establecer las jerarquas, etc.

En

las

Bibliotecas,

se

debe

hacer

la

distribucin

de

los

recursos acorde a la naturaleza institucional, lo cual ayudar a maximizarlos y desarrollar de una manera mas efectiva las

actividades con los recursos limitados con que cuenta.

Herramientas Administrativas Son una serie de instrumentos que norman y regularizan la conducta y dan los lineamientos para los empleados de la

empresa. Para la BINAC es de vital importancia definir las herramientas administrativas con las cuales debe contar. A continuacin se definen algunas herramientas:28

Manuales

Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las polticas implantadas para lograrlo, seala
28

la

secuencia

lgica

cronolgica

de

una

serie

de

Gmez Ceja Guillermo, planeacin y organizacin de Empresas, Mxico: Editorial Mc Graw Hill/Interamericana, Octava Edicin Ao 1994.

33

actividades, indicando

traducidas lo

un

procedimiento que

determinado, han de

quien

realizar,

actividades

desempearse y la justificacin de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una gua para el personal que ha de realizarlas.29

En

las

instituciones

pblicas,

muchas

veces

las

responsabilidades no son asumidas por las personas si no hay algn documento que lo defina textualmente, as como el

alcance de la autoridad dada. De igual manera, la burocracia originada en dichas instituciones, se acrecienta si no hay lineamientos especficos para realizar una determinada tarea o funcin.

Por lo tanto, siendo las Bibliotecas instituciones pblicas, necesita tener las herramientas administrativas necesarias que normen el funcionamiento institucional, entre las cuales los manuales son de vital importancia.

Tipos de manuales

Manuales de Organizacin

Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarqua, los

29

Ibd.

22

34

grados

de

autoridad de los

responsabilidad; de la

las

funciones

actividades

rganos

empresa.

Generalmente

contienen graficas de organizacin, descripcin de funciones, limites de autoridad, etc.

Contenido del Manual de Organizacin Identificacin: Nombre oficial de la institucin o unidad a que se

refiere. Titulo y extensin del manual (general o especifico). Niveles jerrquicos que comprende. Lugar y fecha de elaboracin. Numero de revisin, en su caso. Unidades responsables de su elaboracin. Cantidad de ejemplares impresos.

ndice o contenido: Es una relacin de los captulos que integran la estructura del documento.

Introduccin: Consiste en una explicacin acerca de lo que es el documento, de la ocasin que da origen a su elaboracin y de los

propsitos bsicos que se pretenden cumplir a travs de l. Adems, incluye informacin sobre el mbito de su aplicacin, y a quien va dirigido.

35

Antecedentes Histricos: Presenta una breve descripcin histrica de la empresa, desde su fundacin, sucesos relevantes que le hayan acontecido

(crecimiento, fusiones ) y su situacin actual.

Base legal: Consiste en detallar cuales leyes amparan la elaboracin de dicho documento, detallndose desde el especfico. mas general al mas

Objetivo: Es el fin que debe alcanzar una unidad administrativa a travs de las atribuciones otorgadas por las disposiciones legales.

Polticas: Indica los lmites dentro de los cuales deben desarrollarse las actividades.

Estructura orgnica: Se detallan los unidades o departamentos que componen la

institucin y la relacin que guardan entre s sus unidades internas. Se puede establecer mediante un listado o

representado mediante organigramas.

36

Funciones: Se deben detallar o las funciones as como realizadas los puestos por que los las

departamentos desempean.

reas,

ndice de procedimientos: Se anotarn los principales procedimientos que se ejecutan en los departamentos que comprenda el manual, servir como base para los manuales de procedimientos que se elaboren.

Manual de procedimientos.

Es el documento que contiene la descripcin de las actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o mas de ellas. Incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen,

precisando su responsabilidad o participacin.

Contenido del manual de procedimientos Portada de identificacin.

ndice del manual: Es la relacin de los captulos que constituyen la estructura del documento.

37

Introduccin: Es la explicacin al lector del manual los antecedentes,

motivos y propsitos del documento, as como su contenido.

Base legal: Es el respaldo jurdico administrativo que amparan los

procedimientos a desarrollar.

Objetivos del manual: Contienen una explicacin del propsito que se pretende

cumplir con el procedimiento.

Procedimientos: Se realizar el proceso de elaboracin del procedimiento, el cual deber del estar compuesto por un ndice, base legal, del

objetivo

procedimiento, diagrama de

descripcin flujo del

narrativa

procedimiento,

procedimiento,

formularios a utilizar e informacin general. De contar con mas procedimientos en dicho manual, se debern elaborar cada uno con su formato como se estableci anteriormente.

Manual de Descripcin de Puestos. Es el documento que que contiene los dems la enumeracin de una de tareas o

funciones

conforman de los

puestos cargos.

organizacin, es un

diferencindolo

Bsicamente,

38

inventario de los aspectos significativos de los cargos y de los deberes y responsabilidades que comprenden. Contenido del Manual de Descripcin de Puestos Portada de identificacin. ndice del Manual. Introduccin. Base Legal. Objetivos del Manual. Descripcin de Puestos. Comprendido por: Nombre del Puesto. Cdigo del Puesto. Departamento. Unidad o Dependencia. Resumen de labores realizadas. Descripcin detallada de labores (tareas o Funciones).

3) DIRECCION
Definiciones

Es influir en los miembros de la organizacin para que acten de tal modo que puedan lograrse los objetivos establecidos.30 Es la conduccin del talento y el esfuerzo de los dems para conseguir el logro de los resultados esperados, es decir, influir sobre su desempeo y coordinar su esfuerzo individual y de equipo.31

30 31

Ivancevich M. John y otros, Gestin, Calidad y Competitividad, Op. Cit. Pg.17 Garza Trevio, Juan Gerardo. Administracin Contempornea, Op. Cit.

39

Este paso del proceso de gestin es de mucha relevancia, ya que es donde se interacta con el recurso humano, por lo cual, hay que establecer los mecanismos de direccin necesarios para que los empleados contribuyan en forma optima al logro de los objetivos.

En las Bibliotecas, las autoridades deben crear y promover una poltica de actitudes y valores personales que eleven la

calidad de atencin a los usuarios.

Para tal fin, se debe enfatizar en la importancia del rol institucional e individual que contribuye a dicho papel.

Igualmente, se debe promover el trabajo en equipo, en el cual se integren las labores individuales a un trabajo conjunto, lo cual maximizar los resultados.

De

igual

manera,

incentivar

los

empleados

tomar

iniciativas que mejoren los mtodos de trabajo y atencin al cliente. Importancia

Para llevar adelante lo planeado y operar en la estructura organizacional definida en el proceso de organizacin, debe existir una gua o liderazgo que coordine las acciones a

seguir, las tareas a realizar, definir prioridades, etc. todo definido de acuerdo a los objetivos institucionales.

40

En las Bibliotecas, las directrices deben ir encaminadas a que los empleados acten y realicen sus labores diarias de una manera efectiva, todo enmarcado en la misin y visin

institucional.

Componentes de la Direccin dinamicidad, la de temas por o direccin est comprendida por una especficos, estudio del los cuales se

Por su serie

componentes el

caracterizan

profundizar

comportamiento

humano con relacin al logro de los objetivos, los cuales son: el liderazgo, motivacin y la comunicacin.

Liderazgo

Es el arte o proceso de influir sobre las personas para que intenten con buena disposicin y entusiasmo lograr metas de grupo.32

Se

debe

fomentar las

entre

los

mandos los

medios

superiores para que

fortalecer

relaciones

con

empleados,

practiquen una direccin ejemplarizante en donde estn a la cabeza de cualquier accin a tomar.

32

Koontz Harold y Otros.Administracin, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Octava Edicin, ao 1988, Pg. 561.

41

Motivacin general que se aplica a una clase completa de

Termino

impulsos, deseos, necesidades y fuerzas similares. De la misma manera, decir es esos que decir los que administradores utilizan y las e motivan cosas que a sus

subordinados satisfagan

esperan a los

impulsos

deseos

induzcan

subordinados a actuar de la manera deseada.33

Todo administrador debe conocer los motivadores que impulsan a sus subordinados trabajar con mas entusiasmo, ya que dichos motivadores personas, suplen lo alguna tanto necesidad que al tengan tanto impulso dichas de de las las

por que

debe ya

mantenerse el

necesidades

tengan,

que

primer

personas es satisfacer dichas necesidades. Por consiguiente, si en el trabajo le ayudan a lograr dicho objetivo, colaborar mas laboralmente.

Comunicacin

Es el intercambio de informacin entre un emisor (fuente) y un receptor (audiencia).34 Es una parte esencial dentro del liderazgo organizacional, ya

que dependiendo del grado de comunicacin que exista entre las partes involucradas en el procesamiento de informacin,

33 34

dem 26 Pg. 530 Ivancevich M. John y otros, Gestin, Calidad y Competitividad. Op. Cit. pag. 506

42

atencin a usuarios, generacin de documentos, etc. as ser la calidez de la relacin usuario-empleado, compaero-

compaero o jefe-subalterno y viceversa.

De

igual

manera,

se

deben

establecer

los

canales

de

comunicacin que se emplearan para

dar a conocer cualquier

informacin relevante a los usuarios o involucrados. Existen diferentes medios de comunicacin los cuales son: o Medios Orales: Cara a cara Telfono Discursos Conferencias grabadas en video o Escritos: Cartas Correo electrnico Memorandos Tableros de aviso.

4) CONTROL

Definiciones la medicin y la correccin del desempeo en las

Es

actividades de los subordinados para asegurarse de que todos los niveles de objetivos y los planes diseados para

alcanzarlos se estn llevando a cabo. Por ello, es una funcin de todo administrador, desde el director hasta el supervisor.

43

Algunos

administradores, olvidan que la

en

particular

en

niveles del

inferiores,

responsabilidad

primordial

ejercicio del control recae en todo administrador que tiene a su cargo la ejecucin de planes.
35

Como un proceso fiscalizador de las acciones tomadas en el proceso de gestin, el control ayuda al fortalecimiento de las organizaciones, ya que al verificar los otros 3 componentes del proceso de gestin, se pulen los procedimientos, por lo que los nuevos planes y procesos se aplican ya mejorados, maximizando las operaciones y los recursos.

Importancia

Luego de ejecutar determinada accin y obtener los resultados, es necesario verificar que todo se halla realizado de acuerdo a lo planeado y a la vez, se logren las metas u objetivos propuestos. Por consiguiente, el control cobra relevancia en la

actualidad, ya que se busca optimizar los recursos, acortar tiempos y costos, por lo tanto, hay que ejercer un control permanente que ayude a corregir cualquier desviacin y vigilar que los procedimientos y normas establecidos se cumplan.

35

Koontz Harold y Otros.Administracin, Op. Cit.

44

CAPTULO II - DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO REALIZADO EN LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA.

En el presente capitulo se presenta la investigacin sobre la situacin actual del rea administrativa de la Biblioteca

Nacional Francisco Gavidia, conocida por sus siglas como BINAC, en la que se identific deficiencias administrativas, es decir, que a travs del tiempo las administraciones no han implementado herramientas de organizacin, que faciliten las actividades puedan diarias a y nuevos al mtodos personal de en organizacin general de que la

ayudar

orientar

institucin y solventar tales deficiencias.

A. METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN

1. IMPORTANCIA.

La Biblioteca Nacional cumple un papel importante dentro del mbito social de El Salvador, fortaleciendo la identidad

cultural, recopilando, conservando y difundiendo el patrimonio bibliogrfico de la nacin.

45

La importancia de haber realizado la investigacin en la BINAC radica principalmente en determinar los problemas que afectan el rea administrativa, as como para tener una orientacin clara de la realidad actual de la institucin y as

desarrollar una propuesta adecuada.

2. MTODOS Y TCNICAS DE INVESTIGACIN.

a. Mtodo utilizado

La

investigacin

fue

realizada aplicando

en el

la

Biblioteca Inductivo

Nacional porque

Francisco permitira

Gavidia,

Mtodo

identificar y fenmenos

todos

aquellos de los

factores, problemas

caractersticas

particulares

administrativos que afectan el buen desempeo de los empleados y la atencin al pblico, lo cual ayudara a elaborar los instrumentos institucin. administrativos que se apliquen en toda la

b. Tipo de investigacin.

La investigacin realizada es de tipo permiti describir situaciones y eventos. Es decir como est y como se

descriptiva, ya

que

manifiestan

los

fenmenos

administrativos de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia.

46

Por lo tanto, la investigacin se dividi en dos partes:

Investigacin Bibliogrfica o documental.


Esta se bas en fuentes secundarias, en informacin ya

procesada, sustentada en libros y tesis, con el propsito de obtener aspectos la tericos y conceptuales en la que ayudaran a

enriquecer

investigacin

Biblioteca

Nacional

Francisco Gavidia.

Investigacin emprica o de campo. En la investigacin de campo, la fuente de datos permiti extraer informacin de primera mano, tomando como base los instrumentos de la entrevista, observacin y encuesta que se llev a cabo en la investigacin de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia, en la que se identific la problemtica

administrativa, y que permiti realizar un diagnstico para un diseo de un sistema de gestin administrativa, para todas las unidades administrativas de la institucin.

47

c. Tcnicas utilizadas en la investigacin

Se utilizaron tcnicas tales como: Observacin y encuestas, que ayudaron a recolectar datos de la realidad en la que se llev a cabo la investigacin. Lo que facilit la informacin y que nos permiti realizar un anlisis real para desarrollar un sistema de gestin

administrativa en la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia.

Encuesta Est tcnica consisti en un cuestionario en la que se ejecut una serie de preguntas clasificadas como: Cerradas, Abiertas y de opinin mltiple. El cuestionario se aplic a colaboradores y a jefaturas de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia, al mismo tiempo, se recopil informacin en forma directa con los usuarios.

La observacin Esta tcnica consisti en observar al personal que compone la estructura organizativa de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia, que permiti describir y poner en evidencia la

realidad administrativa que se da en la institucin. Contribuyendo en gran parte identificar la situacin actual de la BINAC, principalmente en el rea de servicios de

48

informacin, adems en el momento de pasar las encuestas se observo limitantes por parte del personal bibliotecario como temor, desconocimiento, adems esta tcnica nos permiti

visualizar la atencin que recibe el usuario al momento de solicitar el servicio o informacin por parte del

bibliotecario.

d. Procesamiento de la informacin.

Despus

de

recolectada

la

informacin

travs

de

las

tcnicas mencionadas en los literales anteriores, se ejecut el procesamiento de los datos obtenidos mediante tabulacin en hoja electrnica. Una vez registrada y tabulada la informacin obtenida, se

procedi al anlisis e interpretacin de los datos, acompaado de un sistema numrico y grficos, facilitando el

entendimiento de la informacin obtenida, ya que sirvi de apoyo para el alcance de los resultados.

e. Determinacin del universo.

Llevando a cabo la investigacin de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia se determin los siguientes universos:

Jefaturas y personal operativo o colaboradores.

49

Ellos nos proporcionaron la informacin en la que todos los datos obtenidos.

verificamos

Universo y unidades de anlisis. El personal de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia en general o global fue el universo para la investigacin

desarrollada, siendo un total de 52 personas compuesto por 10 jefaturas y 42 colaboradores.

PERSONAL QUE CONSTITUYE LA BIBLIOTECA NACIONAL.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS Direccin Subdireccin Administracin Informtica Planificacin Sistematizacin ISBN Servicio Al Pblico Conservacin TOTALES de la Informacin e

NUMERO EMPLEADOS Dos Una Diez Tres Una Diez

Veinte Y Uno Cuatro CINCUENTA Y DOS

50

f.

Determinacin

de

la

muestra

para

jefaturas

colaboradores.

Dado

que

la

poblacin

de

estudio

est

compuesta

por

los

cincuenta y dos empleados de la institucin, no se determinar la muestra, ya que sern considerados en su totalidad.

g. Determinacin de la muestra para los usuarios.

La muestra se obtuvo utilizando el mtodo no probabilstico selectivo ya que se realiz durante el perodo de dos semanas en la hora de mayor afluencia de usuarios para obtener la informacin. El total de la muestra fue de 160 personas para llevar a cabo la investigacin.

h. Limitacin de la investigacin.

Las limitantes surgidas en la investigacin de campo realizada a jefaturas como al personal colaborador podemos mencionar las siguientes: Tardanza en la devolucin del cuestionario,

principalmente en las jefaturas de la institucin lo cul ocasion dificultades y demoras en la tabulacin, anlisis e interpretacin de los datos.

51

Tambin se observ temor en los colaboradores al momento de contestar los cuestionarios ya que algunos no entregaron los mismos, en la que se tuvo que entregar la reposicin para poder obtener la informacin, al mismo tiempo

mostraban indiferencia en el momento de entregrselos.

52

B.

DESCRIPCION

DEL

DIAGNSTICO DE LA

DEL

SISTEMA NACIONAL

ADMINISTRATIVO

ACTUAL

BIBLIOTECA

FRANCISCO GAVIDIA.

En este literal se trata de conocer acerca de la organizacin a nivel interno, de los cuales podemos mencionar algunos

componentes como la misin, visin, funciones, objetivos y relaciones de autoridad.

1 - COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ACTUAL

Misin.

Los colaboradores al igual que las jefaturas de las diferentes unidades de la Biblioteca Nacional poseen un conocimiento

acerca de la misin (ver anexo 2 cuadro 1 y anexo 3 cuadro 1), es decir a que se dedican, los servicios que ofrecen y el papel que cumplen en la sociedad como institucin conservadora del patrimonio bibliogrfico.

La

misin

actual

que

posee

la al

institucin,

se

menciona de

continuacin:

Contribuir

fortalecimiento

nuestra

identidad cultural, recopilando,

conservando y difundiendo el

patrimonio bibliogrfico de la nacin para que sirva como

53

medio

informativo

investigativo

que

impulse,

esfuerzos

nacionales dirigidos a elevar el nivel social, econmico y educativo de la poblacin salvadorea.

Visin.

Al realizar un anlisis acerca del conocimiento que tienen de la visin tanto los colaboradores como los jefes de las

diferentes reas de las jefaturas respondieron que si tienen conocimiento de la visin que persigue la institucin, es

decir el retrato futuro ideal que debera de ser la Biblioteca Nacional (ver anexo 2 cuadro 2 y anexo 3 cuadro 2).

La

cul

se

menciona

continuacin: tecnologas satisfacer en

Que los

la

Biblioteca de los

Nacional

ofrezca que

nuevas logren

servicios de

informacin

las

demandas

usuarios, permitiendo el acceso universal a la informacin nacional, preservando adems las colecciones bibliogrficas en trminos de seguridad, funcionalidad y climatizacin.

Objetivos.

Los colaboradores y jefaturas de la Biblioteca Nacional que conforman las diferentes unidades de la institucin poseen un conocimiento general sobre los objetivos que persigue la

institucin y esto se refleja en los resultados obtenidos de la investigacin (ver anexo 2 cuadro 3 y anexo 3 cuadro 3).

54

El

Funciones. personal colaborador de la Biblioteca Nacional de las

diferentes unidades que la conforman poseen un conocimiento muy general de las funciones que desempean y se puede decir que empricamente por la forma en la cul ellos la describen y en la que se pudo determinar que han sido planteados en base a su experiencia en el puesto (ver anexo 2 cuadro 5 y 6).

A continuacin se ejemplifica algunas de las funciones de los diferentes puestos que reflej la investigacin: Recibir unidades. Servicio de informacin al usuario. Restauracin de libros. Colaboracin administrativa. Entregar correspondencia. Recoleccin de donaciones y canje. Mantenimiento de catlogos. Procesamiento de la Bibliografa. y entregar bienes materiales a todas las

El reflejo de la investigacin plasma que no se cuenta con un manual de descripcin de puestos, en el que se definan las funciones de cada uno de los colaboradores y reas

55

administrativas de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia y que ayudara en gran manera la implementacin de estos, para un ordenamiento administrativo en la institucin.

Factores internos que afectan el servicio al pblico. El diagnstico refleja que los colaboradores coinciden que existen factores que afectan el servicio al usuario, entre los cuales mencionaron los siguientes: Mobiliario e instalaciones inadecuadas. Bibliografa desactualizada. Mal servicio y falta de referencista.

Todos

estos

factores

que

fueron

mencionados

por

los

colaboradores, principalmente los de el rea de servicio al pblico son muy importantes y crticos, ya que estos empleados son los que se encuentran que los en contacto afecte con el usuario y

cualquier

situacin

anmicamente

incidir

directamente en la calidad de servicio que brinden.

Motivacin Debido a que para realizar unas labores eficientes se debe tener entre otras cosas motivacin, o sea que tiene que haber cierto animo positivo de realizar las labores. Se verific la motivacin que tienen los empleados al desempear sus labores

56

y se encontr que tienen una muy buena percepcin de las labores que realizan, ya que consideran que el trabajo que ejecutan es de vital importancia para el logro de los

objetivos institucionales, adems que la mayora de los jefes prestan mucha atencin cuando los empleados cumplen las

expectativas laborales (ver anexo 2 cuadro 11 y 12 y anexo 3 cuadro 9).

Liderazgo Como guas para la consecucin de los objetivos

institucionales, los jefes juegan un papel preponderante al orientar, mantener un ambiente adecuado, facilitar las

herramientas, etc., por lo que el liderazgo que demuestren al guiar a los empleados, ser de mucha relevancia (ver anexo 2 cuadro 13 y 14).

Por consiguiente, para evaluar el nivel de liderazgo existente en la biblioteca, se indag con los empleados el nivel de involucramiento que demuestran para solucionar problemas o

guiar para el aprendizaje de algn proceso nuevo, donde se encontr que la mitad de los empleados consideran que los jefes se involucran de una manera aceptable, adems las

relaciones laborales se encuentran en un buen nivel. Lo que demuestra que los jefes desempean su papel de una manera admisible, aunque para elevar el nivel de liderazgo se debe mejorar el nivel de comunicacin entre ambos, lo que elevar el numero de empleados que consideren que sus jefes les guan de una manera eficiente.

57

2 -

SITUACION ACTUAL DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

Se denota que en la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia se conocen las unidades que conforman la estructura organizativa de la institucin, ya que la investigacin reflej que las jefaturas la saben (ver anexo 2 cuadro 4 y anexo 3 cuadro 4), considerando de gran importancia la escala jerrquica en que se encuentran cada una de las jefaturas en la estructura

organizativa de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia.

3 - HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS ACTUALES.

La

investigacin

realizada

en

la

institucin

en

lo

que

respecta a documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permitan registrar y transmitir en forma

ordenada y sistemtica la informacin de la organizacin como lo son los manuales administrativos y que no existen en la BINAC.

Es decir, que el estudio refleja que las jefaturas no utilizan manuales puestos y de organizacin, del procedimiento, desempeo para descripcin guiar el de

evaluacin

proceso

administrativo, por lo tanto, se denota que no cuentan con

58

herramientas administrativas para un mejor desarrollo de las funciones de cada unidad y puesto de trabajo de la institucin (ver anexo 3 cuadro 14).

C.

ANLISIS

DE

LA

COMUNICACION

ACTUAL

LA

DESCRIPCIN DEL PROCESO DEL SERVICIO A USUARIOS DE LA BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA.

En

este

apartado actual

se de

hace las

un

anlisis a

crtico nivel

sobre

la

situacin

comunicaciones

operativo,

jefaturas y usuarios de la Biblioteca Nacional, es decir, los medios que utilizan para cumplir con los objetivos

institucionales.

1. COMUNICACIN A EMPLEADOS DEL NIVEL OPERATIVO (BASADO EN OPININ DE LOS COLABORADORES).

Dentro de la Biblioteca Nacional, la comunicacin de la cul se basan para intercambiar los conocimientos, as como las funciones y labores a realizar por parte de las jefaturas hacia el personal de las diferentes reas que constituyen la BINAC son bsicamente las formas de comunicacin verbal, es decir que existe una comunicacin informal (ver anexo 2 cuadro 17).

59

Para

que

se

pueda

implementar

un

sistema

de

gestin

administrativa se deben crear buenos canales de comunicacin para que est sea clara, concreta y oportuna.

2. COMUNICACIN DE JEFES DE PRIMERA LNEA HACIA COLABORADORES (BASADO EN OPINIONES DE LAS JEFATURAS).

El medio de comunicacin que utilizan las jefaturas de la Biblioteca Nacional hacia sus colaboradores segn el estudio realizado es formal, es decir a travs de memorandums y notas, ya que sirve de apoyo para ejecutar actividades laborales de carcter eventual, tambin se refleja que hay una

contradiccin en los medios de comunicacin que plantean las jefaturas y colaboradores (ver anexo 2 cuadro 17 y anexo 3 cuadro 6).

Denotndose

la

poca

importancia

que

los

jefes

de

las

diferentes unidades le dan a la forma de comunicacin, dado que en algunas de estas no existen manuales que informen u orienten adecuadamente a los colaboradores en la realizacin de sus funciones.

60

3. COMUNICACIN A USUARIOS.

La forma de comunicacin que utilizan los bibliotecarios son bsicamente de forma verbal, en algunas ocasiones esta

comunicacin no desorientacin

es efectiva o inadecuada, lo que ocasiona de los usuarios dentro de las mismas

instalaciones (ver anexo 4 cuadro 14 y 15).

Por

tal

motivo que

el

desconocimiento la

de

la

ubicacin se

de

la

bibliografa

posee

Biblioteca

Nacional

presenta

desde el momento de ingresar a la Institucin, ya que los usuarios no saben en que coleccin y lugar buscar la

informacin que necesitan por no existir referencia de los servicios que presta la institucin.

Es de notarse la poca importancia que le tienen los jefes de las unidades, especficamente la jefatura de servicio al

pblico, a la forma de comunicacin que debera de brindarse a los usuarios.

Por

consiguiente,

la

implementacin

de

un

servicio

de

informacin que oriente e informe adecuadamente a los usuarios de los servicios que ofrece la BINAC contribuir a mejorar el proceso de atencin al cliente.

61

4. PROCESO DEL SERVICIO AL USUARIO.

La situacin del servicio al usuario describe grandes aspectos que se dan desde las instalaciones fsicas de la Biblioteca Nacional hasta sugerencias de cmo podr mejorarse el servicio que se presta.

a. Instalaciones Fsicas.

Este aspecto es importante ya que incide en el servicio y la comodidad que brinda dentro de un espacio fsico adecuado y su medio ambiente. Todo esto se refleja en la satisfaccin del usuario para con las instalaciones y la calificacin del mobiliario como

adecuado para las necesidades que demanda el usuario.

b. Servicio al usuario.

La

atencin

que que

se debe

le brinda cumplir

al la

usuario

es

la parte ms Nacional para

importante

Biblioteca

brindar servicios de calidad. La atencin fue calificada como buena aunque necesita mejorar y eso suceder con la

62

contratacin de personal calificado y la capacitacin en temas de atencin al usuario y relaciones humanas, segn la

informacin obtenida en la investigacin (anexo 4 cuadro 15).

c. Importancia del servicio al usuario.

Este apartado se basa principalmente en la gran demanda que tiene la Biblioteca Nacional de un servicio bibliotecario

adecuado, adems, por ser una institucin nacional nica en el pas que cuenta que lo con una gran el cantidad resultado de informacin, en la

situacin

confirma

obtenido

investigacin (anexo 4 cuadro 5).

d. Desventaja del servicio al usuario.

Los principales problemas que tiene el servicio que se le proporciona al usuario para satisfacer sus demandas

bibliogrficas son: Bibliografa desactualizada. Llenado de hojas para prstamo de libros.

Lo cual se puede observar en el anexo No.2 cuadro 9.

63

D - CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

1. CONCLUSIONES.

a. Los componentes de la planeacin como visin, misin y


objetivos de la BINAC son conocidos de manera general por los empleados.

b. Con

relacin

la

funciones de

de

los

colaboradores general las

especficamente,

conocen

manera

actividades que desempean y muchas veces las conocen de manera emprica lo que ocasiona que no las tengan bien definidas.

c. Referente a la comunicacin dentro de las unidades


administrativas, tanto de jefes como de colaboradores es deficiente, debido a que muchas de ellas se realizan de manera informal, ya que es de tipo verbal.

d. Sobre

los

procedimientos que hay factores la

del que

servicio hacen

al

usuario este sea y

coinciden

que

deficiente,

como

Bibliografa

desactualizada

tardanza en el llenado de fichas por la cantidad de datos que esta exige, lo cual causa contratiempos para requerir el servicio.

64

e. Sobre las condiciones fsico ambientales, los usuarios


manifiestan mobiliario que les las instalaciones adecuado al igual que el sus

parece

para

satisfacer

necesidades, los bibliotecarios opinaron que les parece inadecuado para el tipo de funciones que realizan.

f. Con

respecto

la

estructura

organizativa

la

institucin cuenta con un organigrama, sin embargo el diagnstico muestra que existe dualidad de mando, lo que ocasiona que se violen los niveles jerrquicos, principalmente en las jefaturas.

g. No existen herramientas administrativas (manuales)como:


manual organizacin, de procedimientos y descripcin de puestos que ayuden al buen funcionamiento de las

actividades y que estandaricen las funciones.

h. En lo relativo a las capacitaciones que recibe el


personal se determin que si les imparten y que estos van dirigidos a la calidad del servicio al usuario, al igual capacitaciones de programas de computacin.

65

2. RECOMENDACIONES.

a. Se

debe

realizar

una

adecuada en la

planeacin misin,

de

la y

institucin

especialmente

visin

objetivos con el fin de actualizar los conceptos de manera que puedan ser completos, al mismo tiempo darlos a conocer a todos los empleados.

b. Las diferentes unidades de la Biblioteca Nacional deben


de contar con con una una herramienta que describa administrativa, las funciones

especficamente

generales de la unidad y funciones especificas de los puestos de trabajo tanto de jefaturas como de

colaboradores, en la que se describan el conjunto de actividades a realizar.

c. Es necesario que los empleados y jefes de las unidades


deban entender que una comunicacin efectiva es

importante; todo esto debe formalizarse a travs de un sistema de comunicacin escrita.

d. Se debe de revisar los procedimientos que hacen los usuarios y tratar de maximizar su tiempo, con el fin de prestar un servicio adecuado ya sea este a travs de la

66

actualizacin del acervo bibliogrfico y minimizar el proceso en la prestacin del servicio.

e. Se recomienda incorporar algunas mejoras en relacin a su ambiente fsico, especialmente en el mobiliario que utiliza los colaboradores de la BINAC.

f. Es necesario crear un organigrama actualizado el cul refleje la estructura jerrquica que existe en la

Biblioteca y darla a conocer, para as evitar problemas de relacin de autoridad.

g. Elaborar

manuales

de

organizacin,

procedimientos,

descripcin de puestos para todas las unidades de la institucin los cuales debern ser difundidos,

actualizados y revisados constantemente con el fin de lograr eficiencia en todos los puestos.

h. Se

recomienda las

mantener del servicio

las al

capacitaciones, usuario, con el

especialmente

agregado de utilizar un instrumento como puede ser un manual de evaluacin del desempeo, el cul servir para darle el un seguimiento de de las que funciones obtienen y en as las

calificar

grado

acierto

capacitaciones.

67

CAPTULO III PROPUESTA DE UN DISEO DE SISTEMA DE GESTIN ADMINISTRATIVA PARA LA BIBLIOTECA

NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA.

Este captulo comprende la propuesta tcnica administrativa que ayudar a solventar el problema administrativo diagnosticado en la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia de El Salvador, la cual contiene una serie de elementos bsicos que proporcionan

informacin necesaria y til para eficientizar las actividades institucionales, tales como: La misin, visin y objetivos que guen la ejecucin del sistema administrativo, adems se

incluyen herramientas administrativas que son los manuales de procedimientos y descripcin de puestos, tambin aparecen los sistemas contar. de comunicacin y de informacin con que debern

PLANEACIN

DE

LA

GESTION

ADMINISTRATIVA

DE

LA

BINAC
En la etapa de la planeacin, la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia debe de implementar los lineamientos y proyecciones que la identifiquen, entre los cuales estn: una reestructuracin de

68

la misin y visin, formulacin de valores labores. que deben de tomar en

objetivos y enunciado de los empleados en su

cuenta

1 - REESTRUCTURACIN DE LA MISIN
Para plantear una reestructuracin de la misin se debe de tomar en cuenta aquellos aspectos importantes que contribuyan a la formulacin de la misin de la Biblioteca Nacional, entre los cuales estn:

Elementos. * Cul es la razn de ser? * Quines somos? * Qu se hace?

Caracterstica. Los usuarios e investigadores.

Una institucin de carcter cultural. Recopilar, Conservar y difundir el patrimonio bibliogrfico del pas.

* Cmo se hace?

A travs del depsito legal, donaciones y compras, conservacin implementando y mtodos de de

restauracin

bibliografa, al igual que la del servicio a travs del ptimo recurso humano el cual se deber auxiliar con recursos tecnolgicos,

financieros y materiales.

69

En base a todos estos elementos, la formulacin de una misin deber de hacerse de manera que el personal y el pblico la puedan entender al no ser demasiada ambigua con muchas palabras que redunden en lo mismo.

La Biblioteca Nacional debe desempear un papel central en la coordinacin de los servicios y debe constituir ella misma el centro en donde pueda retenerse una informacin completa sobre todas las colecciones de la produccin nacional.-

De acuerdo a los elementos antes mencionados, la misin de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia se formula de la siguiente manera:

Misin
Brindar a los usuarios e investigadores todos los recursos bibliogrficos a

travs de la recopilacin, conservacin y difusin del patrimonio Bibliogrfico de el pas con servicios de calidad y el espritu valores emprendedor, morales y cimentando cvicos que

contribuyan al desarrollo de El Salvador

70

Es

importante

divulgar

la

misin

entre

los

empleados

administrativos y jefaturas, as como al pblico en general con la finalidad de que todos la conozcan y se enteren de lo que la Biblioteca Nacional desea lograr.

2 - REESTRUCTURACIN DE LA VISIN.

Para la reestructuracin de la visin de la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia, se debe de tomar elementos base como de Quin queremos ser?, es decir, como se espera que sea la

Biblioteca Nacional. Debe de crearse una imagen del futuro.

Al detallar la informacin se determina cuales son los elementos claves para formular la visin, entre estos estn: Recopilar la bibliografa nacional. Adquirir material impreso en el pas, incluida cualquier tipo de publicacin. Difundir el material bibliogrfico. Conservar el acervo cultural. Implementar tcnicas de conservacin. Brindar calidad en los servicios. Ser lo mas eficiente en el proceso de los servicios que presta la Biblioteca Nacional.

71

Adquirir equipos que ayuden a incrementar la calidad de los servicios.

De acuerdo a estos elementos antes mencionados, la visin de la BINAC se formula de la siguiente manera:

VISIN
Promover la cultura del pas por medio de servicios de el

informacin,

permitiendo

acceso universal a travs de la implementacin de

tecnologa que coadyuven a su difusin, brindando siempre la seguridad y funcionalidad del acervo Salvador. cultural de El

Al formularse la visin de la Biblioteca Nacional, se divulgar a los empleados y jefaturas para que conozcan que es lo que pretende lograr la Biblioteca Nacional, y para tal fin, se

utilizarn carteles, folletos o boletines distribuidos en las instalaciones de la institucin.

72

3 - FORMULACIN DE VALORES

Los valores que se practiquen en la Biblioteca Nacional, debern identificar a los empleados y generarn la base para establecer un ambiente adecuado que facilite el cumplimiento de los

objetivos.

A continuacin se hace una lista de los valores que debe de cimentar la nueva cultura en los empleados:

LISTA DE VALORES VALORES Calidad servicio del Brindar CARACTERISTICAS lo mejor en servicios de

informacin, tratando siempre de ayudar a investigadores y usuarios en general.

Perfeccin

Fomentar la excelencia en cada una de las actividades que realiza el personal de la Biblioteca Nacional.

Cooperacin

Tratar de que todas las acciones que se realizan en la institucin se hagan a travs de la ayuda mutua de todos los involucrados en la funcionabilidad de la BINAC.

73

Responsabilidad

Comprometerse con la misin y visin de la biblioteca y velar por promoverlas y difundirlas bajo las circunstancias

normales del servicio de informacin al igual que la de cumplir con los

objetivos propuestos. El compromiso Tener la disponibilidad de cada empleado en dar lo mejor y su participacin en todas las actividades que se realicen

internamente. Alegra Crear un ambiente de en el cual en se pueda cuales

disfrutar

momentos

los

involucren a todos los miembros y tambin difundirlos al pblico en general. La amistad Proponer sugerencias para el desarrollo de la convivencia interna sin interferencia de comunicaciones ni intenciones personales. Honestidad Difundir la sencillez y la simplicidad en cada paso de sus labores para mejorar la imagen personal y de la institucin. El respeto Los bibliotecarios y jefaturas, tienen que llevar sus actividades en el camino de la igualdad y la libertad de pensamientos sin la agresin verbal o fsica.

74

El bien Comn

Tratar

de

buscar

todo

aquello

que

vaya

encaminado a buscar lo que es bueno para la mayora en todas las unidades de la BINAC. Lealtad Practicar la lealtad en todas las

relaciones entre el personal de todas las unidades a travs de cimentar la confianza y la sinceridad hacia los dems. Igualdad No menospreciar ningn puesto dentro de la Biblioteca Nacional ya que todos forman un solo tipo de trabajo para el logro de los objetivos Amor cultura bibliogrfica a la Este valor es de suma importancia ya que el personal debe de cuidar y salvaguardar todo el acervo bibliogrfico del pas y de su cultura publicados por la nacin. Amor familiar Debe inculcarse el valor de la familia a cada persona que labora en la institucin y as cimentar mejores acciones que reflejen la actitud de los empleados de la

biblioteca.

75

4 - FORMULACIN DE LOS OBJETIVOS

Despus de haber identificado y propuesto la misin, visin y valores de la BINAC, se procede a formular los objetivos por los cuales se orientarn los esfuerzos del personal hacia el logro de las metas. La base principal que se ha tomado para la formulacin de los objetivos ha sido las opiniones recabadas de los jefes de las diferentes unidades con el fin de dar pie al inicio de una planificacin que logre los resultados mas convenientes, con el fin de orientar a la administracin de la BINAC.

Los objetivos han sido clasificados como estratgicos, sobre los cuales se han considerado las perspectivas actuales y hacia

donde se dirige la institucin.

A continuacin, se propone el planteamiento del objetivo general que debe perseguir la institucin, enfocado en el papel que esta debe desempear dentro del mbito educativo, cultural e

investigativo.

76

a - OBJETIVO GENERAL

Recopilar, salvaguardar y difundir la bibliografa nacional e internacional mediante procedimientos, mtodos y tcnicas

acompaados del esfuerzo comn de los colaboradores y jefaturas, fomentando la cultura y la identidad nacional, contribuyendo de esta manera al desarrollo bibliogrfico del pas.

b - OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Recopilar la bibliografa nacional e internacional. 2. proporcionar servicios con eficiencia y calidad. 3. Participar en proyectos de cooperacin a nivel nacional e internacional. 4. Difundir el patrimonio bibliogrfico del pas. 5. Contribuir al desarrollo de proyectos literarios nacionales

5 FORMULACIN DE POLTICAS

En la

BINAC, las polticas constituirn una gua de accin a

seguir para la consecucin de los objetivos planteados. A continuacin, se establecen las polticas que se deben

implementar en la institucin:

77

1. Recibir

bibliografa

(tesis,

monografas,

libros,

etc)

de

instituciones educativas y casas editoriales. 2. Aceptar bibliografa actualizada y en buenas condiciones. 3. Servir como depositario de obras publicadas en el pas. 4. Cooperar con Bibliotecas Nacionales de otros pases para el intercambio bibliogrfico de carcter nacional. 5. Contratar personal con estudios en Bibliotecologa que cumplan con requisitos idneos de cada puesto. 6. Capacitar al personal en reas de servicio al cliente. 7. Aceptar convenios de cooperacin nacional e internacional que ayuden al desarrollo institucional. 8. Proveer de servicios de informacin interno a usuarios de la BINAC. 9. Intercambiar bibliografa con la red de bibliotecas pblicas del pas. 10. 11. Promover la cultura de la lectura. Orientar a editoriales nacionales sobre el registro en el

ISBN que deseen publicar documentacin bibliogrfica.

6 FORMULACIN DE ESTRATEGIAS.

Las estrategias para la Biblioteca Nacional permitirn los objetivos propuestos, Por lo tanto, a

alcanzar se

continuacin

presentan las que se deben implementar en la institucin:

78

1. Recopilar bibliografa mediante el depsito legal. 2. Realizar canjes bibliogrficos con Bibliotecas Nacionales de otros pases. 3. Establecer necesidades, a travs de un diagnstico para la compra de bibliografa no adquirida por depsito legal. 4. Establecer requisitos que deben cumplir las personas en sus puestos de trabajo. 5. Gestionar la capacitacin de los empleados. 6. Establecer alianzas estratgicas con instituciones culturales y organismos internacionales que estn enfocados hacia el

desarrollo cultural. 7. Crear proyectos que puedan ser patrocinados por instituciones privadas. 8. Hacer contacto con embajadas acreditadas en el pas y

gobiernos que puedan cooperar con la institucin. 9. 10. 11. Implementar las bibliotecas mviles . Implementar la biblioteca virtual. Implementar la sistematizacin de la informacin para

usuarios.

7 FORMULACIN DE PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos permitirn a las autoridades de la Biblioteca Nacional facilitar el trabajo en forma ordenada y sistemtica con el propsito de orientar al personal en las actividades que se ejecutan en la institucin.

79

8 FORMULACIN DE PROGRAMAS
Para la Biblioteca Nacional, se propone un formato para la

aplicacin de las actividades en el tiempo, es decir cuando se realizarn y los recursos necesarios a utilizar para su

implementacin, esto permitir a las autoridades facilitar el trabajo en las diversas actividades y eventos a realizar (ver anexo 5).

B ORGANIZACIN DENTRO DE LA GESTIN DE LA BIBLIOTECA NACIONAL.

Definida la planeacin, la cual se elabor con el objetivo de ejecutarla en el siguiente paso, la organizacin, es el proceso donde se disean las herramientas administrativas que ayudan a crear las condiciones ptimas para la ejecucin de los planes.

1 HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PROPUESTAS


Por consiguiente, a continuacin se presenta una propuesta de herramientas administrativas que normarn el rol administrativo, las cuales son las siguientes: Manual de Descripcin de puestos. Manual de Procedimientos Administrativos. Manual de Evaluacin del Desempeo.

80

Que

contribuirn

orientar,

normar

regular

el

quehacer

administrativo que se lleva a cabo en la Biblioteca Nacional.

a - MANUAL DE DESCRIPCIN DE PUESTOS.


El Manual de Descripcin de Puestos ha sido elaborado con la finalidad de normar los puestos que existen en la Biblioteca Nacional funciones Francisco asignadas Gavidia, en mediante puesto la descripcin de trabajo y jefes de de de las los las

cada

colaboradores

administrativos,

bibliotecarios

unidades, adems se detallan los requisitos mnimos que exige cada puesto para poder desempearlo, estableciendo los niveles jerrquicos correspondientes a fin de indicar su dependencia y subordinacin. Al mismo tiempo, nos servir para asignar las funciones de cada puesto de una manera sistemtica.

Por otro lado, este documento servir como una gua para la contratacin y desarrollo de las funciones del personal de la Biblioteca Nacional, tal como: el reclutamiento, la seleccin y la capacitacin sobre las cuales se basarn en el futuro. Por otra parte, este documento proporciona una base para la distribucin de la carga de trabajo, o bien, para tratar de disminuir la falta de responsabilidad que pudiera existir en el desempeo de las labores en cada puesto en particular, por lo cual, se encuentra estructurado de la siguiente manera:

81

a.1 - Aspectos generales del manual. Es lo que comprende el marco general que incluye dicho manual

a.2 - Propsito del Manual. Este manual servir como una gua para el proceso de

contratacin y la induccin del nuevo personal que en un momento dado se podra incorporar a la biblioteca tanto en los

diferentes unidades que componen la Biblioteca Nacional as como los puestos de trabajo.

Tambin indicar la dependencia de los puestos al igual que la subordinacin de los mismos.

a.3 - Objetivos del Manual. El manual de descripcin de puestos detalla las funciones de cada puesto y se sus requerimientos los mnimos que necesarios. perseguir A el

continuacin,

presentan

objetivos

manual propuesto para la Biblioteca Nacional: Definir los puestos de trabajo con que debe contar la

Biblioteca Nacional Francisco Gavidia, estableciendo a su vez las funciones y los requisitos para desempearlos. Dar un conocimiento de la descripcin de cada puesto y su interrelacin entre ellos.

82

Ser

un

instrumento

eficaz y

que a

sirva

de

gua de

las

altas

autoridades

(Director)

los

jefes

las

diferentes

unidades en lo referente a las seleccin del personal de la Biblioteca Nacional. Servir de apoyo en el proceso de adiestramiento de nuevos empleados. Dar a conocer al personal el alcance de sus facultades para la toma de decisiones. Determinar las lneas de autoridad y responsabilidad para

evitar la dualidad de mando. Crear un modelo del perfil que cada puesto debe de ser.

a.4 - Polticas. El presente manual deber ser guiado por polticas, las cuales contribuiran a su ejecucin, detalladas a continuacin: Debe ser autorizado por el Director de la institucin y los jefes de las diferentes unidades. Se tendr que comunicar a los empleados cualquier correccin o modificacin que se le haga al manual cuando este ya est implementado.

a.5 -

Normas para su Mantenimiento.

Los diferentes aspectos que aparecen en el manual debern ser respetados por el personal que labora en las Biblioteca

83

Nacional, cualquier observacin del mismo para su mejoramiento o actualizacin tendr que ser aprobada por las autoridades

encargadas de la aplicacin de la herramienta administrativa con el visto bueno del Director. Por otro lado, el manual para que siempre pueda estar en

vigencia, debern aplicarse normas de actualizacin de manera peridica por lo menos cada ao, para darle efectividad al

momento de su aplicacin.

a.6 - mbito de aplicacin. El campo de aplicacin del manual son los puestos de trabajo especficos para cada unidad que estn desde el Director hasta el personal Bibliotecario. Estar a cargo del departamento de Recursos Humanos, quien

velar que se cumpla todo lo establecido en dicho manual.

a.7 - Instrucciones para su uso. El diseo del manual es claro y sencillo para que el personal haga uso de l y lo interprete sin ninguna dificultad. Por otro lado, esta herramienta tcnica deber de darse a

conocer tanto a los jefes de la unidad como a los subordinados de los mismos, a fin de que todo el recurso humano conozca su dependencia jerrquica, funciones y responsabilidades de su

puesto de trabajo.

84

a.8 - Limitaciones. Este tipo de manual es una herramienta bsica, pero no una solucin de problemas. Al no revisarlo y actualizarlo constantemente perder su

validez. Si no se presenta de la de manera oportuna de a las personas para y

empleados

institucin

carecer

validez

los

objetivos que fue creado.-

a.9 - Cuerpo principal del manual de descripcin de puestos. El cuerpo principal del manual de descripcin de puestos y el glosario de los trminos bsicos utilizados para el mismo, se encuentran reflejados en el anexo N. 7.

b - MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

El

presente

manual

de

procedimientos

tiene

como

objetivo

principal es el de dotar a la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia de una herramienta administrativa que sirva de gua para el personal que labora en la Biblioteca para la ejecucin de las actividades bsicas que se desarrollan en algunas unidades.

85

El manual contiene aspectos generales en el cual se describen los objetivos, el mbito de aplicacin, la importancia, las

normas para su mantenimiento y las instrucciones para su uso. Por otro lado, los procedimientos descritos son los que mas se

emplean en las diferentes reas de la biblioteca nacional, y por ltimo, se presenta un glosario con los trminos bsicos que se emplean en el desarrollo de este documento.

b.1 - Aspectos generales del Manual El presente manual contiene la descripcin de las principales actividades funciones de que las deben seguirse en la que realizacin intervienen de en las el

diferentes

unidades

proceso administrativo y de servicios pblicos al usuario.

b.2 - Importancia del Manual de Procedimientos. El manual de procedimientos es de suma importancia a las

autoridades y el personal de la biblioteca nacional, pues sirve de gua para realizar las actividades o tareas, siguiendo un orden cronolgico y definiendo la responsabilidad de los

diferentes puestos que intervienen en los mismos.

Al definir los procedimientos, los involucrados evitan demoras ya que esto simplifica las actividades.

86

finalmente,

el

manual

de

procedimientos

facilita

la

comunicacin y contribuye a que las labores se efecten con eficiencia coadyuvando al logro de los objetivos propuestos.

b.3 - Objetivos del Manual de Procedimientos. Los objetivos que se pretenden alcanzar al implementar el manual de procedimientos son los siguiente: Proporcionar a la biblioteca nacional Francisco Gavidia, de un instrumento tcnico _ administrativo que sirva de gua en la ejecucin de actividades para el personal que actualmente labora en la misma, as como tambin para las nuevas

incorporaciones. Dotar a las diferentes unidades de la biblioteca nacional de un sistema de secuencia lgica en el desarrollo de las principales actividades que mas se realizan en sus diferentes reas. Lograr la coordinacin de funciones para evitar duplicidad de stas. Uniformar la forma de trabajo de algunas actividades de los diferentes departamentos con el propsito de definir una forma secuencial de pasos a seguir para la ejecucin. Estandarizar todos los procedimientos a travs de este

mtodo con la finalidad de cumplir con la ejecucin y el control de las actividades.

87

b.4 - Normas para su mantenimiento y aplicacin. Para que el manual cumpla con sus objetivos este deber de darse a conocer a todos los colaboradores que intervienen en los

diferentes procedimientos, con el fin de facilitar los procesos y crear responsabilidad en el personal al momento de realizar sus actividades. Con el propsito de no caer en la obsolescencia, el manual

deber de ser revisado de manera peridica con el objeto de actualizar los procedimientos. De igual forma, cualquier modificacin deber ser autorizado por las autoridades de la Biblioteca Nacional bajo la asesora del personal conocedor del tema.

b.5 - Instrucciones para su uso. Este manual se presenta de una manera comprensible y de fcil contenido para el usuario del mismo, al igual que un glosario de trminos mas utilizados en su desarrollo. Cada procedimiento presenta el esquema siguiente: Unidad Procedimiento. Objetivo. Breve descripcin del contenido. Unidades o puestos de trabajo que intervienen. Documentos que se utilizan.

88

b.6 - Procedimientos representados. A continuacin, se mencionan los procedimientos sobre los cuales se trabaj: 1. Procedimiento de utilizacin del Fondo Circulante de Monto Fijo de la BINAC. 2. Procedimiento de reparacin y revisin de equipo de computo. 3. Procedimiento bibliogrfico. 4. Procedimiento de uso del Fondo de Actividades Especiales de CONCULTURA. 5. Procedimiento bodega. 6. Procedimiento de uso de la sala de internet. de ingreso y distribucin de materiales de de ingreso de usuarios y prstamo interno

b.7 - Cuerpo principal del Manual de Procedimientos. los procedimientos presentados y el glosario de trminos bsicos se encuentran reflejados en el anexo N 6.

c - MANUAL DE EVALUACIN DEL DESEMPEO


El presente manual permitir a las autoridades conocer el empeo y cumplimiento de las funciones encomendadas. c.1 - Objetivos del Manual de Evaluacin del Desempeo

89

General Evaluar el desempeo de los empleados de la Biblioteca Nacional en sus cargos, permitiendo localizar problemas de disciplina de personal, detectar inconformidades de acuerdo al comportamiento del empleado, adecuar a la persona al cargo que ocupa en la actualidad, encontrar causas que originan desmotivacin y otros factores que de alguna otra manera sera difcil detectar.

Especficos 1. Este mtodo ayudar a las jefaturas de la BINAC obtener una medicin mas exacta del potencial humano para determinar su pleno empleo. 2. Con la evaluacin del desempeo se podrn conocer los mejores empleados y as poder brindarles oportunidades de crecimiento y condiciones efectivas de participacin en la institucin. 3. Crear una poltica de recompensas y correcciones para los mas destacados y para los menos sobresalientes, de acuerdo a la calificacin obtenida en la evaluacin. 4. Fomentar una competencia entre los empleados que deseen

sobresalir por un buen desempeo o comportamiento dentro de la empresa.

90

c.2 - Instrucciones para su uso:


Para la elaboracin del presente manual, se ha seleccionado el Mtodo de Evaluacin del Desempeo llamado Mtodo de las

Escalas Graficas con Asignacin de Puntos. Por tanto, este mtodo evaluar el desempeo de los empleados de la BINAC mediante factores de evaluacin siguientes: Calidad de Trabajo Productividad Responsabilidad Iniciativa y Creatividad Cumplimiento de Normas e Instrucciones Relaciones Laborales Discrecin. consiguiente, se utilizar un formulario en donde cada

Por

factor a evaluar esta clasificado en niveles de desempeo.

En

este

mtodo,

los

factores

se

ponderarn

se

les

darn

valores en puntos, los cuales se encuentran en la tabla A (anexo 8), donde se refleja en cada factor a evaluar sus niveles con los puntos asignados.

De tal manera que, una vez realizada la evaluacin, se sumarn los puntos obtenidos.

91

Luego,

los

puntos

obtenidos

se

compararn

en

la

tabla

(anexo 8), donde se obtendr la calificacin

en forma resumida

del desempeo del empleado en el periodo evaluado, la cual puede ser:

Muy Bueno Bueno Regular Insatisfactorio.

c.3 - Cuerpo principal del Manual. los procedimientos representados se encuentran reflejados en el anexo N. 8.

C - DIRECCIN

Para todo proceso definido, es necesario que exista una fuerza que ponga en marcha los planes en una estructura definida, en donde el recurso de humano o fuerza lo laboral debe constituye existir un el eje

principal

accin,

para

cual

marco

ambiental y directivo capaz de unir las ambiciones individuales

92

con las metas de la empresa. En consecuencia, a continuacin se propone un estilo que gue el proceso de ejecucin de los

componentes de la direccin.

1 - MOTIVACIN

Como

punto

relevante

dentro

del

proceso

de

direccin,

la

motivacin de los empleados es muy importante para el logro de los objetivos propuestos. Por lo tanto, se para debern lograr una motivacin los integral de los e

empleados,

considerar

motivadores

tangibles

intangibles, los cuales influyen directamente en las labores que desempean a diario.

Por consiguiente, se debe establecer una serie de incentivos que motiven a las jefaturas y los colaboradores, como una forma de reconocer los aportes brindados por dichos empleados y que ellos sientan que son tomados en cuenta en el cumplimiento del rol institucional.

Estos incentivos pueden ser: Incentivos Financieros o materiales(tangibles). Incentivos Psicolgicos (intangibles).

93

Los incentivos financieros o materiales son motivadores externos que se otorgan en base a rendimiento de los empleados, situacin que debe ser considerada tomando en cuenta las disponibilidades financieras con que cuente la institucin o el margen de

maniobrabilidad que se tenga con el presupuesto para atender este tipo de retribuciones a los empleados. Ya que muchas veces debido a la rigidez presupuestaria en las instituciones

pblicas, es difcil premiar con este tipo de incentivos.

Los

incentivos

psicolgicos

son

motivadores

que

estn

disposicin de todos y no tiene ningn costo econmico, sino solamente hay que tomar la iniciativa de proporcionarlos y se caracteriza por demostrar el aprecio o agradecimiento que se tiene a las personas que realizan una labor con mucho animo de una manera buena o excelente y une los lazos de compaerismo, lo cual tambin incide en el clima organizacional.

A continuacin, se presenta un cuadro en el cual se detallan los incentivos financieros o materiales y psicolgicos que se deben implementar en la BINAC:

94

A QUIEN PROPORCIONARSELO INCENTIVO TIPO DE INCENTIVO Material didctico para INCENTIVOS FINANCIEROS O MATERIALES hijos de A todos los empleados con

CUANDO PROPORCIONARLO
hijos En enero de cada ao.

menores de 12 aos. terminar que Al deseen cursar estudios universitarios bachillerato. A los hijos de los empleados en la carrera de Bibliotecologa. el

empleados. Beca estudiantil.

Bibliotecario mes.

del

Al bibliotecario que durante el mes demuestre total colaboracin y Al final de cada mes.

disposicin con los usuarios y jefes. Bibliotecario ao. INCENTIVOS PSICOLOGICOS no del del Al bibliotecario que haya tenido mas menciones de bibliotecario del mes Da del Bibliotecario.

durante los doce meses anteriores. Empleado bibliotecario ao. Al empleado no que bibliotecario haya demostrado

(administrativo)

total colaboracin y disposicin con los compaeros y jefes durante los

Da del Bibliotecario.

doce meses anteriores. Felicitaciones. Al empleado que haya en realizado forma una o Todo momento.

labor

encomendada

buena

excelente.

95

Es importante recalcar que la motivacin es una fuerza interna que se debe estimular constantemente y las jefaturas superiores deben tomar el reto de crear y fomentar una cultura de jefes motivadores desde los niveles mas altos a los mas bajos.

De

igual

forma,

como

lo

manifestaron

en

la

encuesta,

los

empleados no cuentan con el mobiliario adecuado, por lo tanto, se les debe de proveer del mobiliario adecuado para que sientan que son importantes y realicen sus labores de una manera mas cmoda.

2 - LIDERAZGO Sin una gua adecuada, la consecucin de los planes

institucionales se pueden desviar y enfocar los esfuerzos en otras tareas.

Por lo tanto, para dirigir en forma eficiente y provechosa la labor de los empleados, debe existir toda una serie de

caractersticas y habilidades en los jefes con el propsito de que los subordinados aprendan y practiquen los valores

institucionales y se guen por el ejemplo de un lder que ensea y promueve una cultura de servicio al cliente.

96

Por consiguiente, en base a observacin del modo de direccin que se efecta en se la BINAC y de para acuerdo a la un naturaleza liderazgo

institucional,

recomienda

promover

efectivo, una capacitacin a los jefes de departamento en la cual se enfoque y se les ensee un liderazgo centrado en

principios y orientado a las personas.

Consecuentemente,

mediante

la

aplicacin

de

este

tipo

de

liderazgo se fomentar la participacin de los empleados ya que entre sus virtudes se encuentra generar relaciones de confianza con el personal, de mostrar empata y por hacer las que necesidades los y

sentimientos

los

empleados

empleados

participen en la toma de decisiones relacionadas con el trabajo.

De igual forma, en concordancia con este tipo de liderazgo, se propone involucrar a los empleados para que participen en

formular los principios y valores que regirn la conducta y comportamiento de los integrantes de cada departamento, lo cual

conlleva que al participar en su establecimiento se crear en ellos el compromiso de cumplirlos, lo cual es contrario cuando solo se les impone, ya que al ser tomados en cuenta, el nivel de autoestima se les eleva contribuyendo tambin a la motivacin individual.

97

3 - COMUNICACIN
Como el componente que enlaza y vincula todas las decisiones, proyecciones y cambios laborales entre los empleados de la

institucin, la comunicacin juega un papel preponderante para obtener los resultados previstos. En la Biblioteca Nacional, los medios de comunicacin, as como los canales formales e informales que se utilicen, definirn el grado de receptividad de la informacin que se pretenda

transmitir. Por lo tanto, para que exista una comunicacin mas efectiva entre los empleados de la institucin sobre aspectos laborales, as como con los usuarios en aspectos de informacin, se deben implementar informacin continuacin: una a serie los de medios que sirvan los para transmitir a

interesados,

como

detallados

a Informacin a empleados: Memorandums. Se debe establecer como norma general dentro de la

institucin, que toda decisin tomada por un jefe y que incide en las labores o funciones a desarrollar por los subalternos, deber ser informada por medio de dicho documento. Dicho tipo de comunicacin es una forma de que la decisin informada quede plasmada por escrito para consultas futuras.

98

Cartelera informativa. Existe mucha informacin que es relevante que sea conocida por todos los empleados, pero por la peculiaridad del informe este no puede ser reproducido individualmente para todos, por lo que se opta en presentarlo en este tipo de medio. En la cartelera de puede dar a conocer informacin como

cumpleaeros del mes, empleado del mes, eventos especiales, reuniones especiales, etc.

Reuniones peridicas. Para verificar que los objetivos se estn cumpliendo se debe monitorear el proceso de ejecucin, por lo tanto se deben establecer en la BINAC reuniones peridicas por departamento, donde se planteen y se detecten los logros y fallas

encontrados en el proceso, proponiendo que nuevas estrategias se utilizarn. Dichas propuestas deben quedar plasmadas en un documento que ser consultado en la prxima reunin para

verificar el grado de efectividad.

b - Informacin a usuarios: Buzn de sugerencias. Dado el gran nmero de usuarios que recibe la institucin, es difcil obtener sus opiniones acerca de algunos tpicos

relevantes de atencin y servicios brindados. Por lo tanto, es

99

recomendable que se establezca un buzn de sugerencias, donde los usuarios puedan opinar y contribuir al mejoramiento del servicio. Por consiguiente, se establece un formato de hoja de

sugerencias (anexo 9), el cual puede servir de modelo para implementar dicho canal de informacin. La ubicacin de los buzones de sugerencias deben estar distribuidos uno en la primera y otro en la segunda planta.

Cartelera informativa al pblico. La razn de ser institucional, es brindar el servicio de

informacin bibliogrfica. De igual forma, debe ser acompaada por una serie de lineamientos que comuniquen la normativa institucional, nuevos servicios y actualizaciones que posee la BINAC. Por lo tanto, para comunicar este tipo de informacin, se debe establecer una cartelera informativa que brinde informacin a los usuarios sobre aspectos relevantes del quehacer cultural, exposiciones, nuevos servicios, normativa institucional, etc., la cual debe estar ubicada en un rea de acceso general.

rea de atencin al usuario. En las instituciones donde se brinda atencin al pblico, debe haber un rea donde se proporcione la informacin necesaria

100

que oriente a nuevos y antiguos usuarios que necesiten una gua para que puedan ubicar algn tipo de informacin o rea de servicio. Estas reas deben ser atendidas por personas idneas que

posean las siguientes caractersticas o habilidades: o o Buenas relaciones interpersonales. Conocimiento sobre la ubicacin de la bibliografa y

servicios prestados por la institucin. o o Facilidad de expresin. Amable y cooperativo.

D. CONTROL
En esta etapa del control, la direccin de la Biblioteca

Nacional Francisco Gavidia con ayuda de los encargados de las diferentes unidades debern de controlar que el sistema de

gestin administrativa propuesta se lleve a cabo y todo esto ser despus cuando se haga una comparacin de los resultados obtenidos con los objetivos propuestos en la etapa de planeacin del tercer capitulo. De tal manera, que se debern de aplicar nuevas tcnicas tanto de comunicacin y observacin al igual que reuniones de manera peridica con los jefes de las unidades, lo cual servir de retroalimentacin para las nuevas herramientas propuestas.

101

Al mismo tiempo, se deber establecer el control a empleados mediante la carnetizacin respectiva, ya que con esta medida se lograr la identificacin personal, as como la de su rea de actividad en la cual se esta desempeando actualmente. Con esta medida se lograr alcanzar la mayor eficiencia de los colaboradores, a la vez que servir como medida de control para referencias observacin. de los usuarios y visitantes ante cualquier

E - PLAN DE IMPLEMENTACIN.

En

el

plan

de

implementacin determinar y

se las el

pretende diferentes desarrollo

proporcionar actividades del sistema

los que de

lineamientos orientarn la

podr

implementacin

gestin administrativa en la Biblioteca Nacional.

1 - ACTIVIDADES DE LA IMPLEMENTACIN

Para llevar a cabo la implementacin del sistema de gestin, es necesario realizar actividades especificas las cuales se debern presentar en forma secuencial con una programacin estimada

desde la presentacin hasta la puesta en marcha de la propuesta.

102

Se

Presentacin: trata de dar a conocer los a las mximas autoridades de de la

Biblioteca

Nacional

manuales

(descripcin

puestos,

procedimientos y evaluacin del desempeo) con el propsito de discutir y validar dichas herramientas y hacer las

modificaciones pertinentes.

Aprobacin y Autorizacin.

En esta etapa se someter a consideracin de las autoridades de la Biblioteca Nacional las diferentes herramientas y las

recomendaciones que podran presentarse, con el fin de ponerlo a consideracin de todos los jefes y as su aprobacin tendr ms peso a la hora de poner en prctica los manuales.

Reproduccin Administrativas.

Distribucin

de

las

Herramientas

Seguidamente de la aprobacin y autorizacin de los manuales, su distribucin ser de manera inmediata para todos los jefes de las unidades involucradas, que al mismo tiempo este servir de estudio y consulta, acompaado de la nueva planeacin descrita al inicio del capitulo tres.

103

Ratificacin de los puestos de trabajo.

El proceso de implementacin del sistema de gestin, deber de ser guiado por el Director y los jefes de las unidades de la Biblioteca Nacional con el fin de ratificar al personal idneo en los puestos en los cuales se cumplan los requisitos mnimos expuestos en el manual en de la descripcin experiencia de y puestos, otros tanto en

conocimientos

como

elementos

detallados en dicho manual.

Se

Capacitacin y Adiestramiento de Personal. refiere a proporcionar los e involucrar a los jefes de con las el y

unidades

todos

conocimientos

tericos

necesarios,

objetivo de que puedan aplicar las herramientas propuestas

as conducir a la administracin hacia una nueva visin de las metas por alcanzar.

Seleccin y Contratacin del Personal Capacitador.

Si dentro de la institucin no existiera el personal capacitado para implementar la propuesta se deber contratar a personas ajenas a la biblioteca con la finalidad de capacitar a las

personas involucradas en los procedimientos y dems herramientas descritas.

104

Gestionar la Obtencin de Recursos adicionales.

Para la implementacin de la propuesta, se deber de obtener recursos adicionales que coadyuven a la puesta en marcha, y a su vez tratando de guiarse por el objetivo que se expuso en la propuesta que habla sobre la cooperacin con instituciones

nacionales e internacionales.

Puesta en marcha y seguimiento de la propuesta. requisito indispensable hayan es sido necesario alcanzadas que con todas la las mayor

Como

actividades

anteriores

satisfaccin. Las unidades sern las responsables de velar por la actualizacin y vigencia de manera que los manuales no caigan en una desactualizacin de los procedimientos y puestos en los cuales se no cumplan con sus requisitos y con el manual de evaluacin del desempeo se pretende calificar los factores

considerados como relevantes, el cual se deber implementar dos veces al ao.

105

A continuacin, se presenta un cronograma de las actividades anteriormente mencionadas, as como el periodo en el cual se llevarn a cabo las mismas:

CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA PROPUESTA EN LA BIBLIOTECA NACIONAL ACTIVIDADES \ MESES MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6

S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
Presentacion

Aprobacin y autorizacin Reproduccin y distribucin Ratificacin de puestos Capacitacin y adiestramiento Reclutamiento y seleccin de personal Gestionar los recursos Puesta en marcha de la propuesta

106

RECURSOS

NECESARIOS

PARA

EL

PLAN

DE

IMPLEMENTACIN.

Los recursos adicionales con los que se deber de contar para el plan de implementacin, son : Humanos, para los cuales se tendr que considerar la al personal y administrativo darle institucional a la para

implementar

propuesta

seguimiento

misma;

Materiales, que comprendern el mobiliario y equipo de oficina adecuado denotndose la cantidad y el valor unitario de ellos; Financieros, que corresponden a los fondos que se utilizaran para la ejecucin de lo propuesto; Recursos tcnicos

administrativos.

1 HUMANOS
Para el proceso de implementacin de la propuesta, se deber contar con el apoyo del administrador y personal administrativo de la BINAC para que presenten a los jefes la nueva dinmica administrativa formulacin o que debern implementar, de las la cual del incluye de

reestructuracin

fases

proceso

planeacin; presentacin del contenido, instrucciones de uso en la implementacin de los manuales administrativos; debern

inculcar en los jefes la mstica con que se desarrollar el nuevo proceso, donde en se las deber desarrollar para el un estilo de de los

direccin

enfocada

personas

logro

107

objetivos institucionales, por lo tanto no se contratara nuevo recurso humano ya que el personal administrativo, principalmente el administrador lo tendr que implementar y darle el

seguimiento respectivo a la propuesta.

2 - MATERIALES
Para apoyar la puesta en marcha del proceso de gestin, se

utilizarn los recursos materiales siguientes: CANTIDAD 2 2 1 TIPO DE RECURSO Pizarras para carteleras informativas. Muebles para buzn de sugerencias. Cartelera donde se muestre el proceso

general del servicio Bibliotecario de la institucin para una mejor orientacin de los usuarios que visitan la BINAC. 1 Placa donde se muestre la misin y la

visin de la institucin. 1 1 20 1 1 Equipo de computo Fotocopiadora Resmas de papel Mueble para Computadora Archivador

108

3 - FINANCIEROS
Los costos que se incurrirn en el proceso de implementacin, as como gastos que se harn para adquirir los materiales

necesarios son los siguientes: CANTIDAD 2 Pizarras informativas. 3 1 Muebles para buzn de sugerencias. $ 30.00 500.00 TIPO DE RECURSO para carteleras $ MONTO 80.00

Cartelera donde se muestre el proceso $ general del servicio Bibliotecario de la institucin de para los una usuarios mejor que

orientacin

visitan la BINAC. 1 Placa donde se muestre la misin y la $ visin de la institucin. 1 1 20 1 1 TOTAL Equipo de computo Fotocopiadora Resmas de Papel Mueble para Computadora Archivador Metlico de 4 gavetas $ 1,000.00 $ $ $ $ 571.43 60.00 57.14 115.00 100.00

$ 2,513.57

109

4 TECNICO ADMINISTRATIVO.
Las herramientas administrativas propuestas, facilitarn y

permitirn a las autoridades de la Biblioteca Nacional ordenar y realizar en forma sistemtica las actividades administrativas de la institucin, dado que en ellas se denotan las funciones de los empleados, de sus puestos de trabajo, as como tambin se consideran los procedimientos bsicos que se ejecutarn en la BINAC. Tambin estas herramientas debern ser actualizadas

constantemente cuando as se requiera, con el fin de mantener una guia real para mantener la eficiencia en el desarrollo de las funciones del personal en general de la institucin.

De

esta

manera,

se

ha

presentado

una

propuesta

tcnica

administrativa la cual enmarca una serie de aspectos relevantes y reales, los cuales al ser implementados facilitarn el trabajo institucional por haber sido elaborados en base a propuestas de empleados y usuarios de dicha institucin. Adems, los logros iniciales que se alcancen, propiciarn el comienzo de un cambio organizacional lo cual enrumbar a la institucin a proponerse y alcanzar nuevos y desafiantes objetivos para dar un mejor

servicio a las futuras generaciones.

110

ANEXO 1 PRINCIPALES DIRECTORES DE LA BINAC A TRAVES DE LA HISTORIA

111

NUMERO 1

PERIODO 1870

NOMBRE Esteban Castro

PROFESIN Abogado escritor. y

2 3 4 5 6 7

1872 1873-1881 1882-1885 1885-1892 1892 1906-1919

Luis Cromayer Leon Lozano Jorge Lanez Rafael Ulloa Palacios Diego Mehany Francisco Gavidia

No identificado. No identificado. Abogado. Abogado. No identificado. Antonio Escritor.

8 9 10 11 12 13

1919-1923 1923-1931 1931 1931-1944 1944 1944

Arturo Ambrogi Rafael Garca Escobar Juan Ulloa Julio Csar Escobar Jos Flores Figcac Miguel ngel Espino

Escritor. Escritor, poeta Escritor, poeta. Periodista. Periodista. Abogado, Escritor.

14 15

1944-1945 1945-1962

Neftal Girn Guevara Baudilio Torres

Abogado. Estudiante Derecho. de

16 17 18

1962-1964 1964-1967 1967-1971

Rolando Velsquez

Escritor.

Guillermo Machn de Paz Periodista. Rosa Doumakis Velsquez de Bibliotecaria.

19

1971

David Escobar Galindo

Abogado, Escritor.

112

NUMERO PERIODO
20 21 1971-1974 1974-1978

NOMBRE
Matas Romero Ana Cristina

PROFESIN
Lic. en Filosofa Al Lic. En Ciencias

varenga 22 1978-1980 Caterine Granielo. 23 1980-1983

Polticas. Cabezas Estudiante Psicologa. de

Carmen Martnez de Bibliotecaria. Blanco.

24

1983-1984

Astul Ynez

Estudiante Administracin.

de

25

1984-1985

Walter Recinos

Estudiante Psicologa

de

26

1985-1987

Wendinorto Rivas.

Lic.

En

Ciencias

Polticas. 27 1987-1995 Sonia de la Cruz de Lic. Luna. 28 29 1996-1999 2000 Helen de del Cid Manlio Argueta Psicologa. Bibliotecologa Escritor en

113

ANEXO 2

CUADRO DE RESULTADOS DE TABULACION DE COLABORADORES

114

PREGUNTA No. 01: Conoce la Misin de la Biblioteca

Nacional?

OBJETIVO: Investigar el conocimiento que tienen los empleados de la Misin institucional. CUADRO No. 01 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 36 3 3 42 % 86 7 7 100

86%

Si No Abstencion

7% 7%

COMENTARIO: Los resultados reflejan que el 86% si conocen la Misin Institucional, lo cual es un punto valioso por que la mayoria conoce la razn de ser institucional.

115

PREGUNTA No. 02: Conoce la Visin de la Biblioteca Nacional?

OBJETIVO: Investigar si los empleados de la Institucin conocen el futuro o Visin que persigue la Biblioteca.

CUADRO No. 02 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 29 7 6 42 % 69 17 14 100

69% 14%

17%

SI NO ABSTENCION

COMENTARIO: El 69% dijo que si conocan la Visin Institucional, el 17% dijo que no la conocan y el 14% restante se abstuvo de contestar, por lo que la mayora de los empleados conocen el rumbo a seguir.

116

PREGUNTA No. 03: Entre los objetivos que persigue la Biblioteca Nacional estn.

OBJETIVO: Identificar los objetivos que persigue la institucin, as como la cantidad de empleados que los conocen.

CUADRO No. 03 OBJETIVOS


A B C D E Mejorar instalaciones con mobiliario adecuado. Brindar el servicio a investig. y universitarios. Personal idneo para brindar mejor servicio. Conservar y difundir el patrimonio bibliogrfico.

F
1 2 10 18 11

%
2 5 24 43 26 100

NO SABEN TOTAL

42

43% A B C D 26% 24% 5% 2% E

COMENTARIO: del 100% de los encuestados, el 43% considera que uno de los objetivos es conservar y difundir el patrimonio

bibliogrfico, el 24% opina que es tener un personal idneo para brindar mejor servicio, un 5% declara que es brindar el servicio a investigadores y universitarios, mientras que un 26% no conoce los objetivos que persigue la institucin. Casi la mitad de los empleados entrevistados tienen claros los objetivos de la BINAC, mientras que la cuarta parte no los conocen por lo que hay que hacer una difusin masiva de los objetivos institucionales.

117

PREGUNTA Nacional?

No.

04:

Conoce

el

Organigrama

de

la

Biblioteca

OBJETIVO:

Verificar

si

existe

un

Organigrama

que

refleje

la

estructura organizativa de la institucin.

CUADRO No. 04 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 19 16 7 42 % 45 38 17 100

38%
SI NO

45% 17%

ABSTENCION

COMENTARIO:

Menos

de

la

mitad

de

los

empleados

conocen

el

organigrama institucional, por lo que se debe difundir en toda la institucin dicho organigrama con el propsito de que conozcan los niveles organizativos y de autoridad.

118

PREGUNTA No. 05: Cuales son las funciones bsicas de su puesto de trabajo?

OBJETIVO: Saber si los diferentes empleados que conforman la institucin conocen las funciones bsicas de sus puestos.

CUADRO No. 05 PUESTO


Bodeguero Bibliotecario Conservacin Secretaria de administracin Colaborador administrativo Catalogadora y clasificadora

FUNCIONES
Recibir y entregar bienes materiales a todas las unidades de la institucin. Encargado de activo fijo. Control de mobiliario y equipo. Servicio de informacin al usuario. Ordenacin y organizacin de archivo vertical. Ordenar coleccin. Mantener bibliografa en estantera. Hacer estadsticas. Indizacin de fichas. Alfabetizar en estantera. Hacer bsquedas en Internet. Encuadernar peridicos comerciales y oficiales. Restauracin de libros. Atender el telfono. Control de personal de servicio de externo. Colaboracin administrativa. Atender visitas. Entregar correspondencia. Atender llamadas telefnicas. Recoleccin de bibliografa. Recoleccin de canje y donaciones.

Digitacin o llenado de hojas en base de datos. Mantenimiento de catlogos. Mantenimiento de base de datos.

119

Secretaria de Recursos Humanos Tcnico en computacin Encargado de mantenimiento Encargado del fondo circulante Encargado de ISBN

Diseo de base de datos. Procesar bibliografa nacional e internacional

que llega a la biblioteca. Encargado de requisicin de material del

departamento. Control de calidad del proceso fsico. Revisin de asistencias, permisos y licencias. Ordenar y mantenimiento del archivo. Elaboracin de cartas y memorandums. Administracin de red de computadoras. Soporte tcnico a la institucin. Reparacin y mantenimiento de computadoras. Motorista. Electricista. Manejo del fondo de actividades especiales de

CONCULTURA. Manejo del fondo circulante de monto fijo. Proporcionar facilitar para el a editores, autores asesoria y

numero bajo

internacional normas

normalizado ya

libros

internacionales

establecidas por Alemania y Colombia. Control de calidad en base de datos. Catalogadora.

COMENTARIO:

Todos

los

empleados

conocen

de

modo

general

sus

funciones, debiendose elaborar un documento formal institucional donde se establezcan las funciones especificas de cada puesto.

120

PREGUNTA

No.

06:

De

que

manera

le

han

dado

conocer

sus

funciones?

OBJETIVO:

Identificar

que

tipo

de

comunicacin

ejecutan

las

jefaturas de las diferentes unidades para dar a conocer las funciones a sus colaboradores. CUADRO No. 06 OPCION Verbal Escrita Otros Abstencin TOTAL F 29 8 2 3 42 % 69 19 5 7 100

69%
Verbal Escrita

19% 5%

Otros Abstencin

7%

COMENTARIO: De los encuestados, el 69% respondi que le han dado a conocer sus funciones verbalmente mientras que el 19%

manifest que por escrito, el 5% dijo que otros medios y el 7% se abstuvo de responder. La comunicacin predominante es la

informal (verbal), por lo que se debern crear los instrumentos administrativos relevantes informacin. con que el formalicen propsito de la comunicacin que no se de aspectos la

distorsione

121

PREGUNTA No. 07: Cuenta con el mobiliario necesario para cumplir con sus funciones?

OBJETIVO: Determinar si el empleado cuenta con el mobiliario necesario para la ejecucin efectiva de sus funciones.

CUADRO No. 07 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 15 24 3 42 % 36 57 7 100

57%
Si

36%

7%

No Abstencin

COMENTARIO: La mayora de empleados opinan que el mobiliario es insuficiente para lograr la ejecucin efectiva de sus

actividades. Por lo que se debe adquirir el mobiliario adecuado que cumpla los requerimientos necesarios para que desempeen las labores mas cmodamente.

122

PREGUNTA No. 08: El espacio fsico asignado es adecuado para cumplir sus funciones?

OBJETIVO: Conocer si el espacio fsico asignado es satisfactorio para el desempeo de las funciones de los empleados.

CUADRO No. 08 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 21 17 4 42 % 50 40 10 100

40% 50% 10%


SI NO ABSTENCION

COMENTARIO: fsico

La

mitad es

de el

empleados adecuado

consideran para el

que

el

espacio de sus

asignado

desempeo

funciones, por lo que se debe verificar que departamentos o puestos de trabajo se encuentran en condiciones incomodas para ejecutar sus labores y acondicionar el espacio fsico para

satisfacer la otra mitad de empleados.

123

PREGUNTA

No.

09:

Considera

que

algunos

factores

internos

desfavorecen o afectan el servicio al usuario?

OBJETIVO: Saber si existen factores internos que dificultan la prestacin adecuada del servicio bibliotecario.

CUADRO No. 09 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 33 4 5 42 % 78 10 12 100

78%

SI

12% 10%

NO ABSTENCION

COMENTARIO: La mayor parte de los empleados coinciden que hay factores internos que afectan el servicio al usuario, y estos factores se deben identificar para solventar las situaciones que afecten el optimo desempeo laboral.

124

PREGUNTA No. 10: Si su respuesta anterior es afirmativa, enumere los factores que inciden en el servicio.

OBJETIVO:

Conocer

los

factores

internos

que

influyen

en

la

prestacin del servicio bibliotecolgico.

CUADRO No. 10 FACTORES A Mobiliario e instalaciones inadecuadas y bibliografa desactualizada. B C Mal servicio y falta de referencistas Abstenciones 9 14 21 33 F 19 % 46

46% 33%

A 21% B C

COMENTARIO: Casi la mitad de los empleados consideran que el factor mas relevante en funcin al servicio que prestan es la falta de un mobiliario adecuado y bibliografa desactualizada, lo cual representa un reto para las maximas autoridades

institucionales para actualizar los activos institucionales para brindar un mejor servicio.

125

PREGUNTA No. 11: Considera que el trabajo que usted realiza es importante?

OBJETIVO:

Conocer

si

los

empleados

consideran

importante

el

trabajo que realizan.

CUADRO No. 11 OPCION SI NO Abstencin TOTAL F 38 0 4 42 % 90 0 10 100

90%
SI

10%

NO ABSTENCION

0%

COMENTARIO: En su mayora los empleados coinciden que su trabajo es importante dentro del rol institucional, lo que demuestra que individualmente los empleados estn concientes de la importancia de su labor, debiendo las autoridades mejorar el entorno fsico para mantener la motivacin de los empleados.

126

PREGUNTA No. 12: Cree que las funciones que desempea ayudan al logro de los objetivos de la Biblioteca?

OBJETIVO: Saber e identificar si los empleados consideran que las funciones que cada uno realiza contribuyen al logro de los objetivos.

CUADRO No. 12 OPCION Si No Abstencin TOTAL PORQUE? F 34 1 7 42 % 81 2 17 100

81%

SI NO ABSTENCION

17% 2%

COMENTARIO: Del total del personal encuestado el 81% considera que las funciones de la que desempean lo ayudan cual al es logro una de los

objetivos

Biblioteca,

fortaleza

institucional que debe ser sostenida mediante la implementacin de motivadores grupales que fomenten el trabajo en equipo.

127

PREGUNTA realiza?

No.

13:

Su

jefe

puede

hacer

las

labores

que

usted

OBJETIVO:

Conocer

si

los

encargados

de

cada

unidad

saben

desempear o realizar las actividades de sus colaboradores.

CUADRO No. 13 OPCION SI NO Algunas Veces Abstencin TOTAL F 23 12 1 6 42 % 55 29 2 14 100

55%

SI NO Algunas Veces

29% 14%

abstenciones

2%

COMENTARIO: La mayor parte del personal considera que sus jefes pueden ejecutar las funciones que ellos realizan, lo cual es de mucha importancia ya que representa el nivel de involucramiento que pueden tener las jefaturas en las labores del personal a su cargo.

128

PREGUNTA No 14: Cuando usted no puede hacer algo, su jefe le indica o ensea de buena manera como hacerlo?

OBJETIVO: Conocer si el jefe da una adecuada orientacin a sus colaboradores cuando estos tienen dificultades al realizar sus actividades.

CUADRO No. 14 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 23 12 7 42 % 55 29 16 100

29% 55% 16%


SI NO ABSTENCION

COMENTARIO: Gran parte de los empleados coinciden que al no poder realizar por algunas parte de actividades sus jefes, reciben situacin una que adecuada es muy

induccin

importante, ya que refleja el grado de liderazgo y comunicacin que hay entre jefes y colaboradores.

129

PREGUNTA No. 15: Como considera su relacin de trabajo con su jefe?

OBJETIVO:

Conocer

las

relaciones

laborales

que

tiene

los

empleados para con sus jefes y la calificacin de la misma.

CUADRO No. 15 OPCION Excelente Buena Mala Abstencin TOTAL F 9 28 1 4 42 % 21 67 2 10 100

67%

Excelente

21%

Buena Mala Abstenciones

10%

2%

COMENTARIO:

La

mayora

de

los

empleados

de

la

institucin

mantienen una buena relacin con sus jefes inmediatos, siendo este factor muy importante para comenzar a crear un ambiente de trabajo en equipo encaminado a brindar un mejor servicio a los usuarios.

130

PREGUNTA No. 16: Como considera su relacin de trabajo con sus compaeros?

OBJETIVO: Conocer las relaciones de trabajo que existen entre los compaeros de las diferentes unidades y su calificacin.

CUADRO No. 16 OPCION Excelente Buena Regular Mala Abstencin TOTAL F 9 26 1 2 4 42 % 21 62 2 5 10 100

62% 21%
Excelente Buena Regular Mala Abstenciones

10%

5%

2%

COMENTARIO: Gran parte de los empleados tienen una excelente y buena relacin con sus compaeros, siendo muy reducido el grupo

que no tiene una buena relacin laboral, esto refleja que existe un buen compaerismo y cooperacin, lo cual representa los

principales valores institucionales.

131

PREGUNTA No. 17: Cuando se toman decisiones de trabajo por la jefatura, como las conoce usted?

OBJETIVO:

identificar

los

canales

de

comunicacin

mas

practicados a la hora de tomar las decisiones y comunicarlas.

CUADRO No. 17 OPCION Por los compaeros Por notas Por sus jefes Nunca se da cuenta Abstencin TOTAL F 12 10 8 6 6 42 % 29 24 19 14 14 100

29%

24%
Compaeros Notas Jefes Nunca sabe Abstenciones

19% 14% 14%

COMENTARIO: La mayor parte de los empleados se dan cuenta a travs de sus compaeros, (comunicacin informal), lo cual

denota la falta de un mecanismo o herramientas de comunicacin formal que garanticen que cualquier decisin tomadas por las jefaturas directa. sean conocidas por todos los empleados de manera

132

PREGUNTA realizar?

No.

18:

Como

le

comunica

sus

jefes

las

labores

OBJETIVO:

Conocer

la

manera

mas

comn

de

comunicacin

entre

jefes y subordinados sobre las labores a realizar.

CUADRO No. 18 OPCION Por escrito Verbalmente Por telfono Nunca le comunica Abstencin TOTAL F 12 23 1 0 6 42 % 29 55 2 0 14 100

29% 55%
escrito Verbal Telefono Nunca Abstenciones

14%

0% 2%

INTERPRETACION:

No

existe

un

documento

formal

en

que

se

establezcan las funciones de los empleados de las diferentes unidades, por lo que se debe implementar un manual que describa las funciones de los puestos que sirva de guia para facilitar el desarrollo de las labores.

133

PREGUNTA No. 19: Recibe ordenes directas solamente de su jefe?

OBJETIVO: investigar si dentro de la institucin existe respeto a los niveles jerrquicos de autoridad.

CUADRO No. 19 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 24 12 6 42 % 57 29 14 100

57% 29%
SI

14%

NO ABSTENCION

COMENTARIO: la mayoria de los empleados expresan que hay unidad de mando, respetando las escalas jerrquicas de las diferentes unidades que componen la Biblioteca Nacional, aunque una tercera parte comenta que reciben ordenes de mas de una persona, lo cual constituye un incumplimiento de las relaciones de autoridad, por lo cual se debe erradicar esa practica.

134

PREGUNTA No. 20: Si la respuesta anterior fue NO, de quien mas recibe ordenes directas?

OBJETIVO: Indagar que autoridades o jefaturas toman decisiones mas all de sus niveles de autoridad.

CUADRO No. 20 ALTERNATIVA Director Subdirector Directora de prom. y dif. cultural. Abstenciones. F 10 8 1 23 42 % 24 19 2 55 100

55% 24%

Director subdirectora Dir. Prom.cult. abstenciones

2%

19%

INTERPRETACION:

Casi

la

mitad

de

los

empleados

expresan

que

reciben ordenes tambien del Director y Subdirectora, lo cual refleja que no respetan el nivel de autoridad lineal e imponen su poder de mando, violentado el principio de unidad de mando.

135

PREGUNTA realiza?

No.

21:

quien

le

ha

enseado

las

funciones

que

OBJETIVO: Verificar si dentro de la institucin conoce mas de una persona las funciones de un puesto especfico.

CUADRO No. 21 OPCION Al jefe Compaeros Subdirectora Horas sociales A nadie Abstenciones TOTAL F 7 14 1 4 3 13 42 % 17 33 2 10 7 31 100

55% 24%
Director subdirectora Dir. Prom.cult. abstenciones

2%

19%

INTERPRETACION: La mayor parte de empleados opinan que le han enseado las funciones que realizan a los compaeros de labores y jefes, por lo que son conocidas por ambas partes lo cual refleja que ninguno es imprescindible a la hora de faltar

cualquiera de los empleados que realizan determinada labor.

136

ANEXO 3

CUADRO DE RESULTADOS DE TABULACION DE JEFES

137

PREGUNTA No. 01: Conoce la misin de la Biblioteca Nacional?

OBJETIVO: Investigar el conocimiento que tienen los jefes de la misin institucional.

CUADRO No. 01 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 10 0 0 10 % 100 0 0 100

100 80 60 40 20 0 0% 0% 100%
SI NO ABSTENCION

COMENTARIO: Segn los datos obtenidos, se denota que el total de las jefaturas conoce la misin de la Biblioteca Nacional, lo que refleja que conocen la razn de ser de la institucin.

138

PREGUNTA No. 02: Conoce la visin de la Biblioteca Nacional?

OBJETIVO: Investigar si los jefes de la institucin conocen el futuro o visin de la Biblioteca.

CUADRO No. 02 OPCION Si No ABSTENCION TOTAL F 10 0 0 10 % 100 0 0 100

100 80 60 40 20 0 0% 0% 100%
SI NO ABSTENCION

COMENTARIO: Segn los datos obtenidos, el total de las jefaturas conocen la visin de la Biblioteca Nacional por lo que conocen el futuro al cual quieren encaminar la institucin.

139

PREGUNTA

No.03:

Cuales

son

los

objetivos

que

persigue

la

Biblioteca Nacional?

OBJETIVO: Identificar los objetivos que persigue la institucin as como el nmero de jefaturas que la conocen.

CUADRO No. 03 OPCION A Preservar, restaurar y conservar el F 6 % 60

patrimonio bibliogrfico B C Brindar optimo servicio al usuario abstenciones TOTAL 2 2 10 20 20 100

60%

A
20%

B C
20%

COMENTARIO: mas de la mitad de los encuestados coincidieron en que restaurar y preservar el patrimonio bibliogrfico representa el objetivo mas importante por el cual deben encaminar sus

esfuerzo diarios.

140

PREGUNTA Nacional?

No.

04:

Conoce

el

organigrama

de

la

Biblioteca

OBJETIVO:

Verificar

si

existe

un

organigrama

que

refleje

la

estructura organizativa de la institucin.

CUADRO No. 04 OPCION Si No TOTAL F 8 2 10 % 80 20 100

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 20% 80% SI NO

COMENTARIO: considerando lo manifestado por las jefaturas, la mayoria coinciden los que conocen el organigrama mientras en que el una cual se

presentan

niveles

jerarquicos,

minima

cantidad lo desconoce totalmente.

141

PREGUNTA No. 05: Como considera su relacin de trabajo con sus colaboradores?

OBJETIVO: Conocer las relaciones laborales que tienen los jefes para con sus colaboradores.

CUADRO No. 05 OPCION Excelente Buena Mala TOTAL F 2 8 0 10 % 20 80 0 100

0% 20%

Excelente Buena Mala

80%
COMENTARIO: generalizando el resultado de la opinin de las

jefaturas, el 80% considera las relaciones laborales tanto con sus subordinados como con las otras jefaturas es buena, lo cual facilita en cierta manera la comunicacin.

142

PREGUNTA

No.

06:

Como

le

comunica

sus

colaboradores

la

informacin general de la institucin?

OBJETIVO: Conocer la manera ms comn de comunicacin que existe entre los jefes hacia los colaboradores sobre la informacin general de la institucin.

CUADRO No. 06 OPCION Escrita Verbal Ambas TOTAL F 1 0 9 10


90%

% 10 0 90 100

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 10% 0% Escrita Verbal Ambas

COMENTARIO: Los canales de comunicacin que utilizan con mayor frecuencia las unidades son escrito y verbal, por lo cual la forma verbal puede afectar al momento de recibir o mandar algun mensaje, dando como resultado una distorsin de la informacin.

143

PREGUNTA No. 07: Que medios utiliza para comunicarse con sus colaboradores?

OBJETIVO: Identificar los medios de comunicacin utilizados en la Biblioteca Nacional.

CUADRO No. 07 OPCION Memorandums Notas Manuales Instructivos Otros TOTAL F 8 2 0 0 0 10 % 80 20 0 0 0 100

20%

0%
Memorandums Notas Manuales Instructivos Otros

80%

COMENTARIO:

La

mayora

de

las

jefaturas

expresan

que

la

comunicacin es realizada a travs de los memorandums, lo cual representa que la informacin es de carcter temporal por lo que deben implementar herramientas con informacin permanente

(manuales e instructivos).

144

PREGUNTA No. 8: Como revisa el cumplimiento de las labores de sus subordinados?

OBJETIVO:

Conocer

como

las

jefaturas

controlan

revisan

el

cumplimiento de las labores de sus colaboradores

CUADRO No. 08 OPCION Por metas Por resultados Supervisin Abstencin TOTAL F 3 5 1 1 10 % 30 50 10 10 100

50 40 30
30% 50% Metas Resultados Supervision Abstenciones

20 10
10% 10%

COMENTARIO: De acuerdo con los resultados obtenidos, la forma que utilizan para evaluar a los subordinados es por resultados lo que evidencia que no existe un mtodo concreto en cual se pueda evaluar directamente a cada uno en sus funciones

asignadas.

145

PREGUNTA

No.

09:

Que

incentivos

le

proporciona

sus

colaboradores por el cumplimiento de sus metas?

OBJETIVO: Saber los tipos de incentivos proporcionados por las jefaturas a los colaboradores de la institucin en el

cumplimiento de sus metas.

CUADRO 09 OPCION Agradecimientos Compensacin de tiempo Ninguno TOTAL F 6 1 3 10 % 60 10 30 100

60% Agradecimientos tiempo ninguno 30% 10%


INTERPRETACION: La mayor parte de las jefaturas expresan y de

coinciden que los incentivos que dan a sus colaboradores son

carcter verbal ya que no cuentan con programas de incentivos por lo cual se debe establecer en un programa empleados de el incentivos sentido de

motivacionales

que

fomente

los

pertenencia a la institucin.

146

PREGUNTA

No.

10:

que

tipo

de

capacitaciones

ha

recibido

el

personal a su cargo?

OBJETIVO:

Conocer para

si con

los sus

jefes

utilizan y el tipo

programas de

de

capacitacin recibida.

empleados

formacin

CUADRO No. 10 OPCIONES Computacin Atencin al pblico Ninguno TOTAL


45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 40% 20% 40% Computacion Atn. al Publico Ninguno

F 4 2 4 10

% 40 20 40 100

INTERPRETACION: En lo referente al tipo de capacitacin que se le proporciona a los empleados de la BINAC, el rea de

informatica es a la que mayor nfasis se le hace debido a los cambios por los cuales pasa la institucin, mientras que la atencin al pblico a quedado relegada a un segundo plano, por lo cual se debe implementar un programa de capacitacin

equilibrado que satisfaga los objetivos.

147

PREGUNTA No. 11: Cuantas personas tiene bajo su cargo?

OBJETIVO:

Identificar

la

cantidad

de

personal

con

las

que

cuentan las jefaturas para la realizacin de las actividades.

OPCION 1 a 10 11 a 20 21 a 30 31 a 40 41 a 50 Abstencin TOTAL

F 4 1 0 0 1 4 10

% 40 10 0 0 10 40 100

COMENTARIO:

Los encargados de las unidades no tienen muy claro

el numero de personal que tienen a su cargo lo cual denota una desorganizacin dentro de cada rea lo cual afecta la

comunicacin interna.

148

PREGUNTA No. 12: recibe ordenes directas solamente de su jefe inmediato?

OBJETIVO: Identificar si se respetan las escalas jerrquicas.

CUADRO No. 12 OPCION Si No TOTAL F 1 9 10 % 10 90 100

10%

SI NO

90%
COMENTARIO: Los datos obtenidos demuestran que los encargados de las reas de la BINAC no tienen definida la unidad de mando a la cual deben de seguir y recibir las ordenes solamente de un jefe, por lo cual se debe normar que cualquier decisin tomada por una autoridad superior se debe de comunicar jerarquicamente y no saltarse niveles de autoridad.

149

PREGUNTA No. 13: Si su respuesta es NO, de quien mas recibe ordenes directas?

OBJETIVO:

Identificar

quienes

no

respetan

las

escalas

jerrquicas de la institucin.

CUADRO No. 13 OPCION Dir. Nac.Prom.y Difusin Cultural Director Subdirector Abstencin TOTAL
70 60% 60 50 40 30 20 10% 10 0 20% 10% Dir. Nac. Director Subdirector Abstenciones

F 2 6 1 1 10

% 20 60 10 10 100

COMENTARIO: las encuestas arrojaron que el Director es quien mas irrespeta el Principio de unidad mando violentando la escala jerrquica y los procedimientos que deben de seguirse en la institucin con estructuras bien definidas.

150

PREGUNTA No 14: Cuales de los siguientes manuales se utilizan en su departamento o unidad?

OBJETIVO: utilizan

Conocer dentro de

que la

tipo

de

herramientas Nacional

administrativas realizar sus

Biblioteca

para

actividades.

CUADRO No. 14 OPCION Manual de procedimientos Manual de descripcin de puestos Manual de evaluacin del desempeo Manual de organizacin Ninguno Otros TOTAL F 3 0 0 1 6 0 10 % 30 0 0 10 60 0 100

COMENTARIO: La mayoria de jefes de las unidades de la BINAC manifestaron que no existe ningn tipo de herramientas

administrativas por escrito en las cuales tengan alguna base para sus funciones y procedimientos de manera uniforme, siendo de suma urgencia que se establezcan las herramientas que guien el quehacer administrativo.

151

PREGUNTA No. 15: Se le provee de los recursos necesarios para la ejecucin efectiva de sus actividades?

OBJETIVO:

Identificar

si

cuentan

con

los

recursos

necesarios

para realizar sus labores eficientemente.

CUADRO No. 15 OPCION Si No TOTAL F 7 3 10 % 70 30 100

70%

SI NO

30%

COMENTARIO:

Los

resultados

demuestran

que

los

jefes

se

encuentran en su mayoria satisfechos con los recursos que se les provee y los cuales satisfacen sus necesidades diarias, por tal motivo no tienen limitantes materiales.

152

PREGUNTA No. 16: Si la pregunta anterior es No, que recursos necesita que no se le han proporcionado para efectuar una

efectiva labor?

OBJETIVO: Identificar cuales son los recursos que requieren las jefaturas para realizar sus actividades.

CUADRO 16 OPCION Capacitacin Equipo y muebles TOTAL F 2 1 3 % 67 33 100

67%

33%

Capacitacin Equipo y Muebles

COMENTARIO: Algunos jefes manifestaron que no han recibido algn tipo de capacitacin la poca en el departamento por a su de cargo, lo que sus y

demuestra actividades

importancia dando

tratar

mejorar

laborales,

como

resultado

insatisfaccin

desorganizacin.

153

ANEXO 4

CUADRO DE RESULTADOS DE TABULACION DE USUARIOS

154

PREGUNTA No. 01: Considera adecuada las instalaciones fsicas de la Biblioteca Nacional para su atencin?

OBJETIVO: Biblioteca usuario.

Identificar son

si

las para

instalaciones satisfacer

fsicas

de

la del

adecuadas

necesidades

CUADRO No. 01 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 138 14 8 160 % 86 9 5 100

86%
Si No Abstencin

5%

9%

COMENTARIO: Segn los datos obtenidos, se denota que la mayora de los usuarios estn conformes con las instalaciones fsicas de la institucin.

155

PREGUNTA No. 02: Como considera el mobiliario para el uso del usuario?

OBJETIVO:

Investigar

si

el

mobiliario

con

que

cuenta

la

institucin es el adecuado para satisfacer las necesidades del usuario. CUADRO No. 02 OPCION Cmodo Suficiente Adecuado Incomodo Muy poco Inadecuado Otros Abstenciones TOTAL F 47 13 49 9 30 7 0 5 160 % 29 8 31 6 19 4 0 3 100

35 30 25 20 15 10 5 0

29%

31%
Comodo Suficiente

19%

Adecuado Incomodo Muy poco

8% 6% 4% 0% 3%

Inadecuado Otros Abstenciones

COMENTARIO: Los datos obtenidos muestran que la mayora de los usuarios consideran que la institucin cuenta con el mobiliario adecuado y cmodo, a la vez manifiestan que es muy poco dicho mobiliario, por lo que se debe gestionar la adquisicin de mas mobiliario que supla la demanda de usuarios.

156

PREGUNTA

No.

03:

Cuando

visita

la

Biblioteca

encuentra

la

bibliografa que busca?

OBJETIVO:

Determinar

si

se

encuentra

la

bibliografa

que

demandan los usuarios.

CUADRO No. 03 OPCION Siempre Algunas veces Nunca Abstencin TOTAL F 58 94 4 4 160 % 36 58 3 3 100

3% 3%

36%

siempre algunas veces nunca abstenciones

58%

COMENTARIO: los resultados reflejan que la mayora de usuarios no siempre encuentran la bibliografa solicitada, ya que en su mayoria busca no documentacin la posee, por actualizada lo que se y actualmente gestionar la la

institucin

debe

adquisicin de nueva bibliografia de las diferentes colecciones.

157

PREGUNTA No. 04: Si su respuesta anterior fue ALGUNAS VECES o NUNCA, en cual de las siguientes colecciones no encontr la bibliografa que buscaba?

OBJETIVO:

Determinar

en

que

coleccin

no

se

encuentra

la

bibliografa solicitada por los usuarios.

CUADRO NO. 04 OPCION Coleccin de Tesis Coleccin Nacional Hemeroteca/periodicos Hemeroteca/revistas Organismos Internac. Referencia Abstenciones TOTAL F 25 25 12 8 22 1 5 160 % 26 26 12 8 21 1 5 100
Tesis 26% 26% 21% Nacional periodicos Revistas 12% 8% 5% internacional referencia abstenciones 1%

30 25 20 15 10 5 0

COMENTARIO: Se puede observar que la mayor parte de usuarios no encuentran la informacin requerida en las colecciones de Tesis, Nacional y Organismos Internacionales. Ya identificadas las

colecciones carentes de documentacin, facilitar el proceso de adquisicin (compra, donacin, depsito legal) de los recursos necesarios.

158

PREGUNTA No. 05: Porqu visita la Biblioteca Nacional?

OBJETIVO: Identificar las diferentes alternativas que influyen en el estudiante a hacer uso de los servicios de la institucin.

CUADRO No. 05 OPCION No hay otra biblioteca Tiene mas informacin Se la han recomendado Accesibilidad Abstenciones TOTAL F 22 98 22 12 6 160 % 14 60 14 8 4 100

60%
No hay otra Mas informacin Recomendada Accesibilidad Abstencin

14% 4% 8%

14%

COMENTARIO: Gran parte de los usuarios visitan la Biblioteca porque existe mayor informacin en las distintas disciplinas del conocimiento, lo que presenta una carga y un reto para la

institucin para solicitar mas recursos y brindar una atencin adecuada.

159

PREGUNTA No. 06: Como califica la atencin brindada por los bibliotecarios?

OBJETIVO:

Investigar

la

calidad

del

servicio

que

brinda

el

personal bibliotecario al usuario.

CUADRO No. 06 OPCION Excelente Buena Regular Mala Abstenciones TOTAL F 38 92 18 4 8 160 % 24 57 11 3 5 100

COMENTARIO:

La

mayora

de

usuarios

opinan

que

el

servicio

prestado es bueno o excelente, lo cual expresa el esmero en la atencin que los bibliotecarios brindan. Esta situacin

demuestra que a pesar de que se cuenta con recursos limitados, hay un esfuerzo por brindar una buena atencin, situacin que mejorar si se les proporciona los recursos bibliogrficos y mobiliarios, asi como mediante la implementacin de motivadores grupales que fomenten el trabajo en equipo.

160

PREGUNTA No. 07: Si su respuesta anterior es regular o mala, que acciones recomienda para mejorar el servicio?

OBJETIVO:

Obtener

recomendaciones

de

los

usuarios

para

poder

mejorar el servicio en la institucin.

CUADRO No. 07 OPCION Contratacin de personal Personal capacitado cliente Abstenciones TOTAL en atencin al F 2 13 7 22 % 9 59 32 100

COMENTARIO: La mayora de empleados consideran que para mejorar la atencin al usuario, se debe capacitar al personal en

atencin al cliente. Tal coincidencia refleja que los empleados muchas atender veces no cuentan por con lo las que habilidades se debe necesarias a para los

pblico,

capacitar

bibliotecarios en el rea de atencin al cliente.

161

PREGUNTA No. 08: Que paso o proceso del servicio actual que recibe considera que se debe mejorar?

OBJETIVO: identificar a travs del usuario que es lo que se puede mejorar de los procesos del servicio actual de la BINAC.

CUADRO No. 08 OPCION Llenado de fichas al solicitar libros Acceso a computadoras a los usuarios Orientacin a usuarios Abstenciones TOTAL F 8 6 5 141 160 % 5 4 3 88 100

88% 3% 4% 5%

Abstenciones Orientacin Acceso a computadoras Llenado de fichas

20

40

60

80

100

COMENTARIO: la mayora de usuarios que contestaron consideran que lo que se debe mejorar es el proceso de llenado de fichas cuando se solicitan libros. Esta situacin se debe al proceso de bsqueda adecuada de para la informacin, el ya que de no hay una orientacin que

iniciar

proceso

bsqueda,

situacin

mejorar cuando se presente una orientacin adecuada al ingresar a las instalaciones.

162

PREGUNTA No. 09: Que otros servicios adicionales considera que se deben brindar?

OBJETIVO: Determinar que servicio adicional se debe implementar en la institucin, de acuerdo a lo que el usuario demanda.

CUADRO 09 OPCION Cafetera Sala de audio visuales Exposicin de pinturas Mas fotocopiadoras, escner Prestamos externos anillados y F 8 5 2 6 2 2 135 TOTAL 160 % 5 3 1 4 1 1 85 100

Cubculos de lectura individuales Abstenciones

COMENTARIO: La mayor parte de los encuestados se abstuvo de opinar debido a al desconocimiento en una de alternativas sin de nuevos la

servicios

implementar

biblioteca,

embargo

mayora de los que opinaron, consideran que se debe establecer el servicio de cafetera.

163

PREGUNTA

No.

10:

Como

califica

el

servicio

prestado

en

las

fotocopiadoras?

OBJETIVO: Identificar la calidad del servicio de fotocopiadoras en la institucin.

CUADRO No. 10 FACTORES Excelente Bueno Regular Malo Abstenciones TOTAL


46%

F 38 74 30 10 8 160

% 24 46 19 6 5 100

50 40 30 20 10 0 24%

19%

6%

5%

Excelente Bueno Regular Malo Abstenciones

COMENTARIO: Se observa que la mayor parte de usuarios estn satisfechos con la atencin brindada en las fotocopiadoras,

condicin bastante positiva ya que sirven de apoyo al quehacer institucional.

164

PREGUNTA No. 11: Como califica el servicio prestado en la sala de Internet?

OBJETIVO: Identificar la calidad del servicio que se brinda a los usuarios en la sala de Internet.

CUADRO No. 11 OPCION Excelente Bueno Regular Malo Abstenciones TOTAL F 42 52 16 8 42 160 % 26 33 10 5 26 100

26%

26%
Excelente Bueno Regular Malo

5% 33% 10%

Abstenciones

COMENTARIO: En su mayora los usuarios califican de excelente y bueno el servicio prestado, sin embargo muchos se abstuvieron de contestar por no conocer que se brinda dicho servicio, esto apunta a que debe haber una mayor promocin de los servicios ofrecidos en la institucin.

165

PREGUNTA No. 12: Considera adecuado el horario de atencin en la Biblioteca?

OBJETIVO:

Saber

si

el

usuario

considera

adecuado

el

horario

actual que brinda la Biblioteca Nacional.

CUADRO No. 12 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 86 64 10 160 % 54 40 6 100

60 50

54% 40%

40 30

Si No

20 10 0

6%

Abstenciones

COMENTARIO:

La

mayor

parte

de

los

usuarios

que

visitan

la

Biblioteca estn satisfechos con el horario de servicio actual, sin embargo algunos no estn conformes, ya que al momento de pasar la encuesta nos manifestaron que no tienen tiempo para visitar la institucin porque trabajan, por lo cual la

administracin deber considerar una modificacin a los horarios de atencin.

166

PREGUNTA

No.

13:

Si

su

respuesta

es

negativa,

que

horarios

recomienda?

OBJETIVO: Conocer las opciones de horario de atencin que el usuario considera mas convenientes.

CUADRO No. 13 OPCION De 7 a.m. a 3 p.m. De 8 a.m. a 4.30 p.m. De 8 a.m. a 5 p.m. De 9 a.m. a 5 p.m. De 10 a.m. a 6 p.m. Sbados Abstenciones TOTAL F 2 2 7 23 11 8 11 64 % 3 3 11 36 17 13 17 100

INTERPRETACION: En relacin a la pregunta anterior en la que expresaron no estar de acuerdo con el horario de servicio que presta la institucin, la mayoria recomend que el horario se extienda por la tarde para satisfacer la demanda de usuarios que trabajan.

167

PREGUNTA No 14: al momento de ingresar a las instalaciones, obtiene una orientacin adecuada de la informacin que requiere?

OBJETIVO: adecuada

Conocer al

si

los de

usuarios a

obtienen las

una

orientacin de la

momento

ingresar

instalaciones

biblioteca.

CUADRO No. 14 OPCION Si No Abstencin TOTAL F 66 88 6 160 % 41 55 4 100

55% Si No 41% 4% Abstenciones

INTERPRETACION:

Gran

parte

de

los

usuarios

coinciden

que

la

institucin no cuenta con un guia para orientar al usuario, por lo cul expresan que al ingresar a las instalaciones por primera vez, se encuentran Con desorientados situacin por desconocer se las deber

instalaciones.

esta

presentada,

establecer un sistema de comunicacin que oriente los procesos a seguir, asi como tambin un rea de atencin que oriente a los usuarios para ubicar las diferentes colecciones.

168

PREGUNTA

No.

15:

Que

recomienda

para

que

exista

una

mejor

orientacin e informacin al usuario de los servicios que presta la Biblioteca?

OBJETIVO: Conocer que tipo de orientacin necesitan los usuarios al momento de ingresar a las instalaciones de la Biblioteca.

CUADRO No. 15

OPCION rea de servicio al usuario Carteles informativos Abstenciones TOTAL

F 85 58 17 160

% 53 36 11 100

60 50 40

53% 36%

Servicio al usuario
30 20 10 0
11%

Carteles Abstenciones

COMENTARIO:

En

relacin

la

pregunta

anterior

en

la

que

expresaron que no reciben una adecuada orientacin, recomendaron los usuarios que se debe de crear una rea de servicio al

usuario para facilitarle la informacin requerida, tambin que existan carteles informativos.

169

ANEXO 5

CUADRO DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES

170

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA CUADRO DE PROGRAMAS INSTITUCIONALES

No

ACTIVIDADES

RECURSOS

RESPONSABLE

TRIMESTRE 1 2 3 4

01

CAPACITACIONES

humanos material de apoyo. Papelera. can, Proyector, Ppelo grafo, Mesas. Sillas. Pizarra. Refrigerios.

Unidad Humanos

de

Recursos

171

ANEXO 6

ANUAL DE PROCEDIMIENTOS

172

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


PROCEDIMIENTO:
Proceso utilizado en el Fondo Circulante Biblioteca Nacional Francisco Gavidia. de

PAGINA: 1 DE: 3

Monto

fijo

de

la

OBJETIVO:
Identificar los procesos que conlleva la utilizacin del Fondo circulante de Monto fijo, de la Biblioteca Nacional para las compras, servicios y el reintegro del mismo.

BREVE DESCRIPCION DEL CONTENIDO:


El procedimiento consiste en proporcionar informacin al responsable de los fondos, tambin al personal administrativo y de direccin en la ejecucin de los procesos a seguir, en forma ordenada y sistemtica desde la adquisicin de compras y servicios, hasta la elaboracin de informes para su reintegro.

UNIDADES O PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN:


Administracin, Direccin, sub.-direccin y todas las unidades administrativas de la BINAC.

PUESTOS:
Encargado del Fondo Circulante de Monto Fijo, Encargado de bodega y diferentes jefaturas de la institucin.

DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN:


Facturas, plizas, cheques, Remesas, CEF, informes, libro banco, conciliaciones bancarias, estados de cuenta, recibos, formularios de renta y constancias.

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD

173

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


PASO
01

PAG.2 DE: 3

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
Jefatura de Unidad

ACTIVIDAD
Se presenta donde la encargada del fondo circulante de monto fijo para requerir servicio o compra de materiales. Entrega formulario para que lo llene la persona encargada de la unidad que requiere la compra o el servicio. Reciben hoja para requerir el bien o servicio y la entrega a E. F. C. M. F. de la BINAC Recibe hoja y comienza a cotizar para la compra o el servicio segn requerimiento. Envan cotizaciones por fax o dan precios a travs del telfono a E.F.C.M.Fijo. Recibe precios y evala para adquirir el servicio o compra, y llama a proveedores para adquirir el producto o servicio despus de haber evaluado. enva los productos al E.F.C.M.F. o proporciona los servicios solicitados. Recibe productos y revisa que estn de acuerdo a las especificaciones requeridas y cancela a proveedores, emitiendo cheque y anotando en libro banco el desembolso, adems enva materiales con factura a bodega para que la firme y selle, si es servicio firma de conformidad el jefe de la unidad y se emite constancia si se descuenta ISLR.

02

E. F. C M. Fijo

03

Jefatura de Unidad

04 05

E. F. C. M. Fijo

Proveedores

06

E.F.C.M. Fijo

07

Proveedores

E.F.C.M.F.

08

Elabo Revisado: rado:

Autorizado:

174

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO
PASO
09

PAG.3 DE:3

RESPONSABLE
Encargado de bodega

ACTIVIDAD
Recibe factura y productos, firmando de recibido conforme y la enva al E.F.C.M.F para elaboracin de pliza. Recibe factura y coloca especficos de acuerdo al manual de clasificacin de gastos y elabora plizas e informe a travs de CEF envindolo a CONCULTURA para su reintegro. Reciben cef y revisan, verificando que todo este en orden para su respectivo reintegro, pero si lo observan lo envan a E.F.C.M.F. para que lo corrija. Recibe cheque para su reintegro, elaborando remesa para enviarla al banco para su depsito.

10

E. F. C M. Fijo

11

CONCULTURA

12

E.F.C.M.F.

Elabo rado:

Revisado:

Autorizado:

175

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


PROCEDIMIENTO:

PAGINA: 1 DE: 2

Reparacin y revisin de equipo de computo en la Biblioteca Nacional Francisco Gavidia de El Salvador.

OBJETIVO:
Verificar el equipo de computo que necesita reparacin de las diferentes unidades de la institucin, facilitando el proceso de su requerimiento.

BREVE DESCRIPCION DEL CONTENIDO:


El procedimiento consiste en proporcionar informacin a las unidades administrativas que requieren el servicio de reparacin para una mejor orientacin al momento de solicitar el servicio.

UNIDADES O PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN:


Informtica y Unidades Administrativas.

PUESTOS:
Tcnico en informtica y jefaturas de las unidades.

DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN:


Formularios

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD

176

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


PASO
01

PAG.2 DE: 2

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
Jefatura de Unidad

ACTIVIDAD
Se presenta a informtica a solicitar formulario para detallar el servicio que requiere. Entrega formulario para que lo llene la persona encargada de la unidad que requiere el servicio. Recibe hoja para requerir el servicio en la que detalla el problema que presenta el equipo, tambin describe las caractersticas del equipo y la persona o unidad responsable del mismo y la entrega al Tcnico. Recibe hoja y la revisa para orientarse en forma general de la falla que presenta el equipo, adems desinstala el mismo y comienza a repararlo para solventar el problema de la unidad.

02

Tcnico de Informtica

03

Jefatura de Unidad

04

Tcnico de Informtica

Elabor Revisado: ado:

Autorizado:

177

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


PROCEDIMIENTO:
Ingreso de usuarios en las instalaciones Francisco Gavidia de El Salvador. de

PAGINA: 1 DE: 3

Biblioteca

Nacional

OBJETIVO: Informar al usuario del proceso a seguir servicio que demanda de la institucin. BREVE DESCRIPCION DEL CONTENIDO:

facilitando

el

El procedimiento consiste en proporcionar informacin a las unidades administrativas y al usuario en el proceso, para ingresar a las instalaciones de la institucin, mejorando la orientacin al usuario en el momento de solicitar el servicio.

UNIDADES O PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN:


Unidad de servicio al pblico

PUESTOS:
Bibliotecarios.

DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN:


Formularios o fichas

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD

178

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


PASO
01

PAG.2 DE: 3

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
Usuario

ACTIVIDAD
Ingresa a las instalaciones de la Biblioteca Nacional y solicita informacin del servicio que requiere. Orienta al usuario y entrega formulario para que lo llene con sus datos personales para el prstamo interno de libros. Recibe formulario y lo llena como requisito previo para poder requerir el libro, tesis, revista o peridicos y se presenta a la coleccin respectiva. Entrega ficha para que el usuario lo llene con las datos bibliogrficos requeridos Si no conoce los datos bibliogrficos, revisa fichero o consulta base de datos para complementar la informacin. Recibe ficha y entrega libro, revista y tesis, sellando de entregado la primera ficha que se describe en el paso dos. Recibe Bibliografa y entrega un documento personal, para retirarlo despus de entregada la bibliografa consultada.

02

Bibliotecario

03

Usuario

04

Bibliotecario

05

Usuario

06

Bibliotecario

07

Usuario

Elabo Revisado: rado:

Autorizado:

179

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


PASO
08

PAG.3 DE: 3

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


RESPONSABLE
Bibliotecario

ACTIVIDAD
Recibe Bibliografa del usuario y entrega documentos personales, tambin le sella de DEVUELTO el formulario descrito en el paso dos.

Elabo Revisado: rado:

Autorizado:

180

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


PROCEDIMIENTO:

PAGINA: 1 DE: 2

Fondo de Actividades especiales de Concultura ( Biblioteca Nacional Francisco Gavidia).

OBJETIVO: Recoleccin de efectivo por servicios que proporcionan en la institucin, para satisfacer necesidades de usuarios.

BREVE DESCRIPCION DEL CONTENIDO:


El procedimiento consiste en proporcionar informacin al colector de los procesos a seguir, en forma ordenada y sistemtica en la recoleccin del efectivo por cada uno de los servicios como las copiadoras, el cafetn, alquiler de auditrium.

UNIDADES O PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN:


Administracin.

PUESTOS:
Colectura

DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN:


Facturas, Comprobantes de Crdito Fiscal, Remesas, informes.

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD

181

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


RESPONSABLE PASO
01

PAG. 2 DE: 2

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


ACTIVIDAD

Persona que presta Se presenta a la colectura para servicio en BINAC cancelar el espacio que utiliza para el servicio de fotocopias, alquiler de local de cafetera y auditrium. Colector Recibe efectivo de personas que prestan servicio en institucin, tambin entrega en duplicado y quintuplicado factura o comprobantes de crdito fiscal segn sea el caso del dinero percibido por servicio.

02

03

Persona que presta Reciben duplicado y quintuplicado de servicio en BINAC facturas o comprobantes de crdito fiscal segn sea el caso por parte del colector. Colector Elabora formulario de remesa de acuerdo a lo percibido y enva a institucin bancaria para depsito. Realiza informe y enva facturas en triplicado y cuadriplicado al encargado del fondo de actividades especiales de CONCULTURA.

04

05

Colector

06

Encargado del F. A. E. Recibe informe con copia de remesas de CONCULTURA y facturas de triplicado y cuadruplicado para revisin.

Elabo Revisado: rado:

Autorizado:

182

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


PROCEDIMIENTO:

PAGINA: 1 DE: 2

Proceso utilizado en la bodega de materiales, ingresos y salidas de los mismos para satisfacer necesidades de las unidades administrativas que conforman la Biblioteca Nacional

OBJETIVO:
Identificar los procesos que conlleva los ingresos y salidas de materiales de la bodega de la Biblioteca Nacional para las unidades administrativas de la Institucin.

BREVE DESCRIPCION DEL CONTENIDO:


El procedimiento consiste en proporcionar informacin al de los materiales, tambin al personal administrativo, depende de la unidad administrativa y jefaturas de la para una mejor orientacin de forma sistemtica en los seguir. responsable puesto que Biblioteca procesos a

UNIDADES O PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN:


Administracin, Direccin, Sub-direccin y todas las unidades administrativas de la BINAC.

PUESTOS:
Encargado de bodega y diferentes jefaturas de la institucin.

DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN:


Facturas, informes, recibos, formularios de entrega y requisiciones de materiales, ordenes de compra

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD

183

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


PASO RESPONSABLE
01 02
Jefatura Unidad Encargado bodega

PAG.2 DE: 2

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


ACTIVIDAD
de Se presenta donde el encargado de la bodega para requerir accesorios o materiales. de Entrega formulario de requisicin de materiales y orden de entrega para que lo llene la persona encargada de la unidad que requiere los materiales. de Recibe formularios para requerir el bien o materiales y tambin lo llena con lo que especifica el mismo y lo entrega al Encargado de bodega. de Recibe formularios y entrega materiales segn lo requerido, verificando existencias, tambin descarga materiales de inventario verificando saldos y de acuerdo a estos dependiendo de las necesidades solicita a CONCULTURA trimestralmente para solventar saldos de inventarios deficientes de bodega de materiales. Recibe formularios de necesidades trimestrales de bodega de materiales de la Biblioteca Nacional y realizan el proceso correspondiente para la adquisicin de los bienes, y entregarlos al encargado de bodega directamente o enviando a proveedores directamente con el encargado de bodega de la Biblioteca Nacional Recibe facturas de productos o materiales recibidos, revisando cuidadosamente de acuerdo a lo que presentan en las facturas y solicitado de acuerdo a informe formal de necesidades, y le da ingreso a inventario de materiales.

03

Jefatura Unidad

04

Encargado Bodega

05

CONCULTURA

06

Encargado de Bodega

Elabo Revisado: rado:

Autorizado:

184

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


PROCEDIMIENTO:
Acceso a la sala de Internet

PAGINA: DE:

1 2

OBJETIVO: Servicio a proporcionar, para satisfacer las necesidades estudiantiles haciendo uso de la tecnologa e ir despertando el inters al usuario a travs del equipo electrnico. BREVE DESCRIPCIN DEL CONTENIDO: El procedimiento bsicamente consiste en proporcionar informacin a las personas encargadas o responsables de cada una de las actividades a realizar para uso de la sala de Internet. UNIDADES O PUESTOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN: UNIDADES: Administracin, informtica, servicio al pblico. PUESTOS : Colectura, Informacin al pblico, Encargado de la sala de Internet. DOCUMENTOS QUE SE UTILIZAN: Nmeros, ticket, libro, hoja de control de maquinaria a utilizar

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO


PASO
01

RESPONSABLE
Usuario

ACTIVIDAD
ingresa a las instalaciones de la Biblioteca Nacional y solicita in formacin de lo que necesita.

185

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


PASO

PAGINA: DE :

2 2

DESCRIPCION GENERAL DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDAD


Personal de Informacin Orienta al usuario informacin requerida de acuerdo a la

02

03 04

Usuario Colectura

Compra ticket en colectura Emite nmero y ticket colocndole al reverso del ticket la maquina a utilizar, adems incorpora datos en hoja de control en la que anota la hora de ingreso y la maquina a ser utilizada por el usuario. Recibe nmero y ticket del colector para entregarlo al encargado de la sala de interne

05

Usuario

06

Encargada de la sala de Internet

Recibe nmero y ticket del usuario y le proporciona la mquina a utilizar de acuerdo al ticket entregado por colectura, tambin el encargado de la sala le entrega una hoja al usuario para que el anote sus datos personales al final del servicio. Anota sus datos en hoja proporcionada por encargada de la sala de interne y la coloca en deposito. Enva ticket y finalizar el da nmeros a colector al

07 Usuario

08

Encargada de la sala de Internet colector

09

Recibe nmeros y ticket para elaborar informe diario.

Elaborado:

Revisado:

Autorizado:

186

GLOSARIO
Trminos manual: 1. PROCEDIMIENTO: Conjunto de pasos o actividades en sucesin cronolgica y coordinada necesarios para el desarrollo de una funcin. 2. TAREA: Labores especficas de un determinado puesto. 3. RESPONSABLE: Todos aquellos sobre el cual recaen actividades directas e indirectas. En un determinado procedimiento. 4. UNIDAD: Nombre genrico que se usa para referirse a una que han sido utilizados en la estructura de este

dependencia dentro de una institucin. 5. OBJETIVO: Fines hacia los que se dirige la actividad. 6. UNIDAD ORGANIZATIVA: Es un componente de la estructura

organizacional con objetivos y funciones especficas.

187

ANEXO 7

MANUAL DE DESCRIPCIN DE PUESTOS

188

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS TITULO DEL PUESTO: BIBLIOTECARIO UNIDAD: SEVICIO DE INFORMACION

PAGINA :1 DE :1

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ENCARGADO DE SERVICIO DE INFORMACION CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: DIECIOCHO DESCRIPCION GENERICA: Proporcionar informacin bibliogrfica a los
usuarios de las diferentes colecciones de la Institucin.

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Facilitar consultas a usuarios sobre aspectos de cualquier rea del conocimiento humano. Revisar que el material Bibliogrfico se encuentre colocado en los estantes de acuerdo al sistema de clasificacin Dewey Proporcionar informacin individualizada, a travs de la base de datos o ficheros. Realizar prstamo interno del material Bibliogrfico. Verificar el estado fsico del material bibliogrfico prestado. Elaborar estadsticas del servicio realizado en la coleccin.

FUNCIONES EVENTUALES:
Elaborar estadsticas mensuales Verificar la Bibliografa daada y prepararla para enviarla al

departamento de conservacin. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado.

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser tcnico bibliotecario o estudiante de dicha carrera

EXPERIENCIA:
Poseer dos aos como mnimo

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

189

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS


TITULO DEL PUESTO: ENCARGADO DE SERVICIO DE INFORMACION UNIDAD: SEVICIO DE INFORMACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: SUBDIRECCION TECNICA CARGO DE SUBALTERNOS:

PAGINA :1 DE :1

BIBLIOTECARIOS, SECRETARIA Y COLABORADORES

NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA

DESCRIPCION GENERICA: Realizar una administracin eficiente y que


este de acuerdo a las necesidades e intereses de la unidad.

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS: Supervisar y dirigir al


personal de la unidad de servicio de informacin al pblico. Asumir las responsabilidades ante el jefe inmediato por el buen funcionamiento de la unidad. Asignar tareas a los subalternos y comprobar el cumplimiento de las mismas. Planificar, organizar el trabajo de los empleados de la unidad a su cargo. Elaborar y velar por el cumplimiento del reglamento de la unidad. Revisar en cada coleccin que el material Bibliogrfico se encuentre colocado en los estantes de acuerdo al sistema de clasificacin Dewey

FUNCIONES EVENTUALES:
Elaborar consolidado de estadsticas mensuales. Gestionar la solucin de algunos problemas que surgen en la unidad. Elaborar informes solicitados por la subdireccin y direccin. Solventar problemas a usuarios referente a informacin bibliogrfica. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Programar la rotacin de Bibliotecarios trimestralmente. Elaborar programas de divulgacin de educacin al usuario. Gestionar recursos materiales para satisfacer necesidades de la unidad.

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser tcnico bibliotecario.

EXPERIENCIA:
Poseer dos aos como mnimo

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS


TITULO DEL PUESTO: SECRETARIA

190 PAGINA :1 DE :1

UNIDAD: DIRECCIN, ADMINISTRACION, ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS Y ENCARGADA DE SEVICIOS DE INFORMACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: DIRECTOR, ADMINISTRADOR, ENCARGADA DE HUMANOS Y ENCARGADA DE SERVICIOS DE INFORMACION CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO RECURSOS

NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: CINCO

DESCRIPCION GENERICA: Colabora con el trabajo del jefe inmediato,


tomando dictados, haciendo transcripciones mecanogrficas, llevando archivo, recibiendo recados, atendiendo personal y en actividades que el jefe demande de la unidad.

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Atender el telfono Toma los dictados del jefe taquigrficamente, haciendo las transcripciones mecanogrfica o computadora. Archiva la correspondencia de la unidad. Enva correspondencia oportunamente. Atiende personas que se presentan a la unidad pidindoles datos, nombre, asunto de la visita, antes de comunicarle o pasarles al jefe. Anota en libro las actividades pendientes de realizar, comunicndolo a su jefe oportunamente. Anota y recibe recados cuando su jefe no esta, comunicndolo al momento de que este llegue. Llevar archivos en base de datos de informes de su jefe inmediato FUNCIONES EVENTUALES: Consolida datos de los trabajadores que hayan faltado a sus labores durante el mes. Llevar un control de permisos del personal y si estn de acuerdo a los requisitos de ley por los das faltados . Entregar certificados del ISSS oportunamente a los empleados Elaborar informes solicitados por su jefe inmediato y cualquier otra informacin que este solicite de la unidad. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Elaborar requisiciones de materiales para la unidad mensualmente. Llevar un control de las llamadas telefnicas realizadas por los empleados en el mes. Llevar un control en krdex de los recursos materiales como papelera y artculos de oficina de la unidad.

REQUISITOS DEL PUESTO:


EDUCACION: Ser secretaria con conocimientos en administracin. EXPERIENCIA: Dos aos como mnimo de experiencia. OTROS:
Tener conocimientos bsicos en computacin. Ser responsable. Tener buenas relaciones interpersonales. VIGENCIA: ELABORADO: APROBADO:

191

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS


TITULO DEL PUESTO: COLABORADOR DE BIBLIOTECA UNIDAD: SEVICIO DE INFORMACION

PAGINA :1 DE :1

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ENCARGADA DE SERVICIO DE INFORMACION CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO

NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA

DESCRIPCION GENERICA: Colabora con actividades sencillas que se le


encomienden.

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS: Recibir bolsones y maletines a la entrada de la sala de lectura. Asumir las responsabilidades ante el jefe inmediato por el buen
funcionamiento del lugar.(por perdidas de bolsones de usuarios) Proporcionar fichas cuando sea necesario.

FUNCIONES EVENTUALES: Realizar cualquier actividad encomendada por su jefe inmediato que
requiera en la unidad.

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser Bachiller

EXPERIENCIA:
Poseer un ao como mnimo

OTROS:
Tener buenas relaciones interpersonales.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

192 BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS PAGINA :1 DE :1

TITULO DEL PUESTO: ENCARGADO DEL FONDO DE ACTIVIDADES ESPECIALES Y DEL FONDO CIRCULANTE DE MONTO FIJO DE LA BIBLIOTECA NACIONAL UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRACION CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO

NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA

DESCRIPCION GENERICA: Gestionar compras en forma eficiente para las


unidades administrativas de la institucin y control financiero de los ingresos que se perciben por el servicio de fotocopiadoras, cafetera, auditrium y sala de Internet.

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS: Realizar compras de las necesidades que surgen en la institucin. Asumir las responsabilidades ante el jefe inmediato por el buen
funcionamiento de los fondos. Llevar actualizado libro banco. velar por el cumplimiento del acuerdo emitido por hacienda y todas las leyes vigentes en la ejecucin de los fondos. Revisar boletera de sala de Internet con datos de fondos percibidos. Llevar libro de ingresos.

FUNCIONES EVENTUALES:

Elaborar consolidado de ingresos para elaborar remesa. Elaborar informes solicitados por la administracin. Elaborar conciliaciones bancarias del fondo circulante de monto fijo de la Biblioteca Nacional. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Elaborar informes o formularios de pago a renta al ministerio de hacienda en fechas correspondientes. Entregar constancias de impuesto retenido a personas naturales cada vez que se le retenga renta. Enviar formulario al ministerio de hacienda de todas las personas que se les ha retenido renta durante el ao. Liquidacin del fondo circulante de monto fijo al final del ao.

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser bachiller en contadura

EXPERIENCIA:
Poseer dos aos como mnimo

OTROS:
Habilidad con los nmeros. Responsable

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

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TITULO DEL PUESTO: ENCARGADO DE BODEGA Y ACTIVO FIJO DE LA BIBLIOTECA NACIONAL UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRACION CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO

NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA

DESCRIPCION GENERICA: Llevar registros de ingresos de materiales a la


institucin y gestionarlos a travs de la administracin para satisfacer necesidades de las unidades, tambin llevar un registro actualizado de los bienes muebles.

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Asumir las responsabilidades ante el jefe inmediato por el buen funcionamiento de los materiales. Llevar actualizado en base de datos y en libros informe de inventarios. velar por el cumplimiento de acuerdo a las normas emitidas por CONCULTURA Y CORTE DE CUENTAS.

FUNCIONES EVENTUALES:
Elaborar informes solicitados por la administracin y CONCULTURA. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Elaborar informes de ingreso y salida de materiales mensuales. Registrar los bienes muebles con su respectivo numero de inventario. Colaborar con el jefe de la unidad en cualquier actividad que requiera de la administracin. Llevar inventario de materiales actualizados. Verificar las necesidades de la bodega y solicitarlas a la administracin. Estar pendiente con los responsables de CONCULTURA para la entrega de materiales

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser bachiller en contadura

EXPERIENCIA:
Poseer dos aos como mnimo

OTROS:
Habilidad con los nmeros. Responsable

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

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TITULO DEL PUESTO: COLABORADOR ADMINISTRATIVO UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO

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NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: CUATRO Apoyar a las diferentes unidades de la institucin en las actividades que requieran como mensajera, entrega de correspondencia, servicios generales y otros.

DESCRIPCION

GENERICA:

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Recibir y entregar correspondencia interna y externa de los encargados de unidad. Llevar un control diario de las diferentes salidas efectuadas, de los lugares visitados y las firmas respectivas de las jefaturas responsables que envan correspondencia externamente.

FUNCIONES EVENTUALES:
Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Apoyar a la unidad de servicios de informacin cuando sea necesario (en el rea de paquetera).

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser bachiller.

EXPERIENCIA:
Poseer un ao

OTROS:
Responsable.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

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TITULO DEL PUESTO: ENCARGADA DE RECURSOS HUMANOS UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR CARGO DE SUBALTERNOS: SECRETARIA

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NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA

DESCRIPCION GENERICA: Elaborar programas de capacitacin y de incentivos


para el personal de la institucin, Realizando evaluaciones del desempeo para cada empleado y contabilizar llegadas tardas, permisos personales, de salud y otros de acuerdo a la ley de servicio civil de asuetos y vacaciones de los empleados pblicos.

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Llevar un registro de llegadas tardas, inasistencia ya sea por salud, personales y otros. Verificar a travs del encargado de la unidad el motivo del porque esta ausentado el personal.

FUNCIONES EVENTUALES:
Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Elaborar misiones oficiales del personal de la institucin con un mes de anticipacin a su salida y estar pendiente de su resolucin de casa presidencial. Elaborar manuales de evaluacin del desempeo y su aplicacin semestralmente. Elaborar programas de incentivos al personal de la institucin. ( no necesariamente monetarias.) Llevar expediente actualizado de los empleados de la institucin. Aplicar la ley de servicio civil y la ley de asuetos y vacaciones correctamente. Orientar a las jefaturas de las unidades en relacin al rea de recursos humanos. Reclutamiento, Seleccin y contratacin de personal. Elaborar consolidados de permisos. Realizar tramites de licencia ya sea por enfermedad comn o por maternidad de acuerdo a ley. Comunicar a los encargados de unidad del tiempo utilizado por los empleados, para mejor control de los jefes al momento de autorizar los permisos.

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser Lic. en administracin de empresas con especialidad en el rea de recursos humanos.

EXPERIENCIA:
Poseer tres aos de experiencia en el rea de recursos humanos

OTROS:
Responsable. Con buenas relaciones interpersonales. Con iniciativa. Conocimiento de leyes de servicio civil, de asuetos y vacaciones.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

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TITULO DEL PUESTO: ENCARGADA DE LA SALA DE INTERNET UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO

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NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNO

DESCRIPCION GENERICA: Elaborar estadsticas diarias del usuario que visita


la sala de Internet y orientarlo de acuerdo a la necesidad que este demande, tambin elaborar un programa de educacin de usuarios para el uso adecuado del hardware de la institucin.

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Llevar un control diario de los diferentes estudiantes e investigadores que visitan la sala de Internet. Orientar al usuario cuando este demande de los servicios. Corroborar que el equipo este en buenas condiciones. Dar a conocer a los usuarios el reglamentos interno de la sala. Corroborar que el equipo este apagado. Verificar que el usuario este haciendo un buen uso del equipo. Verificar de acuerdo a boletos emitidos por colectura el tiempo correspondiente de los usuarios. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Apoyar a cualquier unidad de servicios de informacin en el rea de Internet cuando sea necesario. Elaborar programas de educacin al usuario. Realizar estadsticas mensuales y trimestrales de usuarios que visitan la sala. Verificar que la navegacin funcione a la normalidad de acuerdo al ancho de banda asignado a la institucin. Reportar a la administracin cualquier desperfecto del mobiliario y equipo de la sala. Velar por el cuido de los equipos.

FUNCIONES EVENTUALES:

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser Tcnico en computacin.

EXPERIENCIA:
Poseer dos aos mnimo.

OTROS:
Responsable. Buenas relaciones interpersonales.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

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TITULO DEL PUESTO: ENCARGADA DE MANTENIMIENTO DE INFORMATICO UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO

NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNO

DESCRIPCION GENERICA: mantener la red y equipo de computo en buenas


condiciones.

DESRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Corroborar que el equipo institucional este en buenas condiciones.

FUNCIONES EVENTUALES:
Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Apoyar a las unidades en relacin al equipo que necesita de reparacin o mantenimiento. Elaborar un programa de mantenimiento para los equipos de la institucin. Llevar un control del equipo que se daa constantemente.
Velar por el cuido de los equipos informticos.

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser Tcnico en mantenimiento de computadoras.

EXPERIENCIA:
Poseer tres aos mnimo.

OTROS:
Responsable.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

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TITULO DEL PUESTO: ENCARGADO DEL MANTENIMIENTO GENERAL DEL EDIFICIO UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO

NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNO

DESCRIPCION GENERICA: mantener la infraestructura del edificio en buenas


condiciones.

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS: Encender y apagar aires acondicionados de los diferentes niveles de
la institucin. Verificar el estado de lmparas y cualquier desperfecto elctrico. Apagar luces de saln del primer nivel, segundo y pasillos.

FUNCIONES EVENTUALES:
Apoyar a las unidades en relacin a desperfectos elctricos, reparacin de puertas, escritorios y otros que estos necesiten, de su rea de responsabilidad. Elaborar un programa de mantenimiento y limpieza para los equipos de aire acondicionado. Engrasar cortinas elctricas cuando sea necesario.
Hacer pruebas con la planta elctrica, para verificar su funcionamiento.

Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Verificar gradas de emergencia si se encuentran en perfecto estado y para darles el mantenimiento preventivo. Colaborar en eventos de la institucin con la manipulacin de equipos de sonido y otros requeridos para su realizacin.

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser Tcnico en mantenimiento general.

EXPERIENCIA:
Poseer tres aos mnimo.

OTROS:
Responsable. Conocimientos de electricidad.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

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TITULO DEL PUESTO: ENCARGADO DE DESARROLLO DE COLECCIONES


UNIDAD: SISTEMATIZACION DE LA INFORMACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ENCARGADO DE SISTEMATIZACION DE LA INFORMACIN

(SISTIN) CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO

NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNO

DESCRIPCION

GENERICA: Selecciona mayor informacin requerida.

adquiere

bibliografa

que

cubra

la

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Mantener al da el directorio de editoriales, libreras, empresas periodsticas, distribuidores de libros y otras instituciones relacionadas con la produccin y distribucin de material bibliogrfico y documental. Recibir bibliografa de las instituciones correspondientes. Elaborar notas de solicitud, agradecimiento a las instituciones nacionales e internacionales que donan y que colaboran al crecimiento bibliogrfico de la institucin. Registrar y controlar libros adquiridos por compra, canje o donacin y entregarlos a procesos tcnicos para su catalogacin y clasificacin. Realizar contactos con las instituciones que donan y producen material bibliogrfico para obtener catlogos de bibliografa actualizada para proceso de compras y otros documentos para el canje, donacin y deposito legal Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado. Coordinar con el encargado de servicio de informacin la adquisicin de libros requeridos. Verificar el registro de libros, revistas y tesis ya sea en base de datos o ficheros correspondientes para verificar existencias, antes de adquirirlas, para evitar duplicidad de ttulos al momento de su adquisicin. Mantener contacto con las empresas que producen y distribuyen bibliografa y del compromiso que estas tienen con la institucin. Elaborar programas de visitas mensuales a instituciones locales y del interior del pas para dar a conocer la ley de depsito legal y otras actividades referente al canje y donacin. Registrar libros y revistas adquiridas por donacin y entregarlas a la encargada de servicios de informacin para su distribucin. Verificar y actualizar datos de revistas y documentos internacionales

FUNCIONES EVENTUALES:

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser Licenciado en administracin de Empresas.

EXPERIENCIA:
Poseer cinco aos mnimo en puestos similares.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

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TITULO DEL PUESTO: CATALOGADOR
UNIDAD: SISTEMATIZACION DE LA INFORMACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ENCARGADO DE SISTEMATIZACION

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DE

LA

INFORMACIN

(SISTIN) CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO

NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: DOS

DESCRIPCION GENERICA: Realiza el proceso intelectual de los libros, a fin


de definir la cantidad de descriptores o temas a fines de un mismo libro.

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Utilizar normas de catalogacin reconocidas internacionalmente para uniformar criterios para las Bibliotecas. Preparar y agilizar el material bibliogrfico que estar al servicio de los usuarios. Catalogar y clasificar el material que an no ha sido procesado. Realizar catalogacin en copia para la bibliografa internacional y de tesis. Entregar libros clasificados, catalogados, clasificados, digitados y modificados incorporados con retroconversin para su debido control de calidad. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado.

FUNCIONES EVENTUALES:

Realizar actividades de otros compaeros de trabajo, dado el caso en que se encuentren ausentes. Elaborar informes requeridos por el jefe inmediato. Realizar la retroconversion, en casos necesarios y cuando llega bibliografa nueva.

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser Bachiller y/ o tener estudios en el rea bibliotecolgico.

EXPERIENCIA:
Poseer tres aos como mnimo en el rea de catalogacin.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

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TITULO DEL PUESTO: ENCARGADO DE SISTEMATIZACION DE LA INFORMACION


UNIDAD: SISTEMATIZACION DE LA INFORMACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: SUBDIRECCIN TECNICA CARGO DE SUBALTERNOS: CATALOGADORES, CLASIFICADORES, DESARROLLO DE

COLECCIONES, AGENCIA ISBN Y TCNICO EN INFORMATICA. NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA

DESCRIPCION GENERICA: Dirige y coordina las actividades tcnicas y administrativas de su unidad. DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS: Organizar, distribuir y supervisar las labores de los subalternos. Realizar un control de calidad del trabajo desempeado en la FUNCIONES EVENTUALES:
clasificacin del material bibliogrfico. Administrar las bases de datos de la biblioteca. Elaboracin del consolidado de produccin mensual de la unidad. Elaborar planificaciones y evaluaciones de lo realizado para verificar si se ha ejecutado de acuerdo a lo planificado. Gestiones de materiales y equipos. Participar en reuniones convocada por las altas autoridades de la institucin. Realizar reuniones con el personal de su unidad cada vez que sea necesario. Elaborar informes requeridos por el jefe inmediato. Colaborar en cualquier actividad dentro de su rea de responsabilidad que el jefe le haya asignado.

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser Tcnico bibliotecario.

EXPERIENCIA:
Poseer 5 aos como mnimo en puestos similares.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

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TITULO DEL PUESTO: SUBDIRECCION UNIDAD: SUBDIRECCION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: DIRECTOR CARGO DE SUBALTERNOS: SERVICIOS DE INFORMACIN,

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SISTEMATIZACION

DE

LA

INFORMACIN, ADMINISTRACIN, CONSERVACIN. NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA

DESCRIPCION GENERICA: Canaliza las necesidades de las diferentes unidades para que se logren los objetivos y Recopila informacin de las actividades realizadas por las mismas para verificar si se esta ejecutando en forma eficiente cada una de ellas. DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:
Velar por el funcionamiento eficiente de la agencia ISBN. Asistir a reuniones para tratar aspectos relacionados con la Biblioteca. Realizar gestiones nacionales e internacionales para la obtencin de recursos que contribuyan al desarrollo de la Biblioteca. Mantener estrecha relacin con los encargadas de unidades para dar apoyo tcnico. Reunirse peridicamente con los jefes de las unidades administrativas para tratar asuntos relacionado a la Biblioteca. Supervisar la ejecucin de las actividades, mtodos y procedimientos en la unidades de la Biblioteca. Elaborar inventarios de la bibliografa institucional. Colaborar con el director en la elaboracin del plan anual de trabajo. Colaborar en la presentacin de la memoria anual de labores de la Biblioteca. Colaborar con otras Bibliotecas del pas y del extranjero, en actividades profesionales de beneficio mutuo. Participar en reuniones convocada por las altas autoridades de la institucin (DIRECCIN NACIONAL DE PROMOCION Y DIFUSIN CULTURAL) Desempear funciones de la Direccin de la institucin en su ausencia, y representarla cuando le sea solicitado.

FUNCIONES EVENTUALES:

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser Licenciado en Bibliotecologa.

EXPERIENCIA:
Poseer 5 aos en cargos de direccin administrativa, con dominio del idioma ingls.

OTROS:
Capacidad de auto control y expresin. Requisito importante del puesto para darse a entender y obtener resultados de los subalternos. Buenas relaciones Pblicas. Responsable. Poseer Iniciativa.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

203

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TITULO DEL PUESTO: DIRECTOR UNIDAD: DIRECCION

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CARGO DEL JEFE INMEDIATO: DIRECTOR NACIONAL DE PROMOCION Y DIFUSIN CULTURAL CARGO DE SUBALTERNOS: SUB-DIRECTOR, ADMINISTRADOR, JEFE DE RELACIONES

PUBLICAS. NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA

DESCRIPCION

GENERICA: Realiza las actividades de Planeacin, Organizacin, Direccin y Control de las actividades y recursos con que cuenta la Biblioteca Nacional.

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Coordinar y supervisar las actividades y procedimientos utilizados en todas las unidades administrativas de la BINAC. Asistir a reuniones para tratar aspectos relacionados con la BINAC y que son para beneficio del mismo. Realizar gestiones internacionales para la obtencin de recursos que contribuyan al desarrollo de los proyectos de la BINAC. Reunirse peridicamente con los jefes de las diferentes unidades de la BINAC.

FUNCIONES EVENTUALES: Elaborar el plan anual de trabajo de la institucin. Rendir informe mensual ante el Director de Promocin y Difusin
Cultural sobre la marcha de la Biblioteca. Presentar memoria anual de labores de la BINAC. Colaborar con otras Bibliotecas del pas y actividades profesionales de beneficio mutuo.

del

extranjero

en

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser Licenciado en Bibliotecologa.

EXPERIENCIA:
Poseer Maestra en Bibliotecologa, con experiencia comprobada administracin de Bibliotecas y dominio del idioma ingles. en

OTROS:
Capacidad de expresin. Requisito importante del puesto para darse a entender y obtener resultados de los subalternos. Buenas relaciones Pblicas. Poseer Iniciativa.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

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TITULO DEL PUESTO: ADMINISTRADOR UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: SUBDIRECCION CARGO DE SUBALTERNOS: RECURSOS HUMANOS, FINANZAS,

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ENCARGADA

DE

SALA

DE

INTERNET, ENCARGADA DE INFORMATICA Y SERVICIOS GENERALES. NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA

DESCRIPCION GENRICA: Apoyar a las diferentes unidades administrativas de


la BINAC Y Coordinar la realizacin de los cursos concretos de accin que han de seguirse para el logro de objetivos de la Biblioteca, a travs de la aplicacin de herramientas tcnicas administrativas que considere necesarias.

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Contribuir a la formulacin de los objetivos, polticas y las funciones de la BINAC. Velar por el cumplimiento de las relaciones de autoridad y responsabilidad entre unidades. Velar por el cumplimiento de los principios administrativos en las actividades diarias que desempea el personal que labora en la BINAC. Contribuir a la definicin de los procedimientos bsicos a nivel Bibliotecario y administrativo para el desarrollo eficaz y eficiente de la BINAC. Coordinar la introduccin de un sistema de comunicacin efectiva y oportuna a fin de lograr una relacin eficiente siendo ests a travs de las formas de comunicacin oral y escrita. Proponer sistemas de informacin adecuadas a las diferentes unidades que conforman la BINAC, A fin de que sea acorde a sus necesidades. Contribuir a la implementacin de sistemas de control para mejorar la administracin de los recursos humanos, materiales y financieros. Contribuir a la formulacin de planes, programas y proyectos de beneficio para la BINAC. Asistir a reuniones que se relacionen con el quehacer de la unidad y que traten sobre aspectos de beneficio para la misma. Realizar cualquier otra actividad que el jefe le asigne.

FUNCIONES EVENTUALES:

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser Licenciado en Administracin de Empresas.

EXPERIENCIA:
Poseer 5 aos mnimo.

OTROS:
Iniciativa. Buenas Relaciones Humanas. Creativo.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

205 BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS


TITULO DEL PUESTO: ENCARGADO DE INFORMATICA UNIDAD: ADMINISTRACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR CARGO DE SUBALTERNOS: TCNICO DE MANTENIMIENTO DE COMPUTADORAS. NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA

PAGINA :1 DE :1

DESCRIPCION

Apoyar a las diferentes unidades administrativas de la BINAC en relacin al rea de informtica, .

GENRICA:

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Proporcionar asistencia tcnica. Permanecer en constante actualizacin sobre el uso de las nuevas tecnologas y tendencias en informtica para su aplicacin.

FUNCIONES EVENTUALES:

Capacitar al personal de jefatura de las diferentes unidades de la Biblioteca. Realizar cualquier otra actividad que, dentro de su rea de responsabilidad el jefe le haya asignado. Participar en proyectos informticos con otras instituciones que contribuyan al beneficio mutuo. Determinar los equipos que utilizar el personal que labora en las diferentes unidades de la BINAC para trabajar eficaz y eficientemente.

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION:


Ser Tcnico programador.

EXPERIENCIA:
Poseer tres aos como mnimo en puestos similares.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

206

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS


TITULO DEL PUESTO: ENCARGADO DE CONSERVACION UNIDAD: CONSERVACION CARGO DEL JEFE INMEDIATO: SUBDIRECCION CARGO DE SUBALTERNOS: ENCUADERNADOR, DIGITALIZADOR. NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA

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DESCRIPCION GENRICA: Conservar, restaurar y preservar el material bibliogrfico y digitalizar obras antiguas en especial las de la coleccin lambruschini. DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS: Restauracin de bibliografa antigua. Permanecer en constante actualizacin sobre el uso de nuevos mtodos y polticas de conservacin. Supervisar y orientar al trabajador de su unidad en mtodos. Asignar a cada trabajador las funciones respectivas de su unidad. FUNCIONES EVENTUALES: Capacitar al personal Bibliotecario de las diferentes colecciones en lo que respecta a conservacin del patrimonio bibliogrfico. Realizar cualquier otra actividad que, dentro de su rea de responsabilidad el jefe le haya asignado. Participar en proyectos de conservacin con otras instituciones que contribuyan al beneficio mutuo. Elaborar informes de lo ejecutado en la unidad y nuevos conocimientos adquiridos. REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION: Ser Tcnico en bibliotecologa. EXPERIENCIA: Poseer tres aos como mnimo.
OTROS:

Con iniciativa y creatividad. Habilidades manuales.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

207

BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DE EL SALVADOR MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS


TITULO DEL PUESTO: ENCARGADO DE RELACIONES PUBLICAS UNIDAD: RELACIONES PUBLICAS CARGO DEL JEFE INMEDIATO: DIRECTOR CARGO DE SUBALTERNOS: NINGUNO. NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL PUESTO: UNA

PAGINA :1 DE :1

DESCRIPCION GENRICA: Contribuir al desarrollo de la Institucin a


travs de eventos culturales, relaciones humanas bibliotecario para mantener buena imagen institucional. del personal

DESCRIPCION ESPECIFICA: FUNCIONES DIARIAS:


Promocionar actividades de la institucin. Atender personalidades. Planificar la logstica de los eventos culturales. Enlace con otras instituciones culturales que beneficio mutuo. Servicios de Extensin cultural. Publicidad de la Biblioteca.

contribuyan

al

FUNCIONES EVENTUALES:
Capacitar al personal Bibliotecario en la atencin de usuarios a travs de prcticas o charlas que contribuyan al desarrollo de los mismos en la calidad del servicio. Realizar cualquier otra actividad que, dentro de su rea de responsabilidad el jefe le haya asignado. Elaborar informes de lo ejecutado en la unidad. Mantener la armona de las diferentes unidades administrativas.

REQUISITOS DEL PUESTO: EDUCACION: EXPERIENCIA:

Ser Lic. en relaciones Pblicas. Poseer cinco aos como mnimo. OTROS: Con iniciativa Responsable. Facilidad de expresin. Buenas Relaciones Humanas.

VIGENCIA:

ELABORADO:

APROBADO:

208

GLOSARIO
Aqu se muestran aquellos trminos que han sido utilizados en el presente manual: 1. FUNCION: Conjunto de actividades afines y coordinadas

necesarias para alcanzar los objetivos de una institucin. 2. ACTIVIDAD: Conjunto de tareas especficas que deben

realizarse en una unidad. 3. MANUAL: Documento que contiene sobre para en forma ordenada y

sistemtica organizacin,

informacin etc.,

objetivos, el

funciones, de las

necesarios

desempeo

labores de una institucin. 4. DESCRIPCION DEL PUESTO: Es la forma en que se describe las principales funciones asignadas en un puesto determinado. 5. PUESTO: Es el y conjunto condiciones de que operaciones, forman a una cualidades, unidad de

responsabilidad

trabajo especfica e impersonal. 6. UNIDAD: Nombre genrico que se usa para referirse a una

dependencia dentro de una institucin. 7. EXPERIENCIA: Conocimientos adquiridos a travs de la practica y el desempeo de un trabajo. 8. REQUERIMIENTO: Relacin de los requisitos que deben cumplir las personas que ocupen un puesto determinado.

209

ANEXO 8 MANUAL DE EVALUACIN DEL DESEMPEO

210
BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA FORMULARIO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO I. DATOS GENERALES

NOMBRE DEL EMPLEADO : ___________________________________________________ CARGO : _________________________________________________________________ FECHA DE INGRESO : ______________________________________________________ DEPARTAMENTO : __________________________________________________________ NOMBRE DEL JEFE INMEDIATO : _____________________________________________ CARGO DEL JEFE : ________________________________________________________ PERIODO DE EVALUACIN : _________________________________________________ II. EVALUACIN GENERAL POR PARTE DEL JEFE INMEDIATO

CALIDAD DE TRABAJO Se refiere al cuidado, nitidez y exactitud con que realiza su trabajo, utilizando adecuadamente los recursos y eliminando el desperdicio en trminos materiales, tiempo y costo.
A Casi siempre es necesario que rectifique su trabajo. Necesita mucha supervisin. B Eventualmente comete errores, que son fcilmente corregidos. Necesita poca supervisin. C No comete errores. Trabaja con precisin y oportunidad. No necesita supervisin directa. D Trabajo que excede a la normalidad, realizado con mximo grado de precisin, oportunidad y exactitud.

PRODUCTIVIDAD Se evala el rendimiento de trabajo efectivo generado por el empleado durante un tiempo estipulado, de conformidad con las asignaciones que recibe, maximizando el uso de los recursos y eliminando perdida de tiempo.

A Con frecuencia no alcanza a cumplir con la cantidad de trabajo asignado. Siempre est atrasado. En repetidas ocasiones se le proporciona adiestramiento.

B Cumple con el trabajo que le es asignado, algunas veces se atrasa. Eventualmente necesita adiestramiento, en alguna etapa de su trabajo.

C Cumple con los trabajos asignados. Siempre est al da. Utiliza adecuadamente los recursos; conoce bien su trabajo y no necesita adiestramiento.

D Conoce a la perfeccin su trabajo, lo que le permite realizarlo en menor tiempo del asignado, a la vez que maximiza los recursos. Realiza tareas adicionales a las encomendadas.

RESPONSABILIDAD Es el grado de compromiso, dedicacin, inters y preocupacin que tiene el empleado en la ejecucin de sus funciones y ante la institucin misma. A Generalmente no cumple con las responsabilidades de su puesto de trabajo, muestra apata y desinters. Necesita que se le incentive. B Cumple sus funciones, sin embargo a veces no logra concluirlas oportunamente. C D

con las Demuestra inters y Cumple de cumple con las responsabilidades actividades de su su puesto y otras que le son encomendadas. puesto de trabajo.

211
INICIATIVA Y CREATIVIDAD Evala la capacidad del empleado para proponer cambios que mejoren los mtodos de trabajo, enfrentar y resolver problemas, aportando soluciones a los mismos. Puede considerarse tambin, la forma en que acta para afrontar situaciones no rutinarias. A No ni por por por aporta nuevas ideas demuestra inters mejorar el trabajo, lo general se gua la rutina. B Algunas veces aporta ideas que contribuyes a mejorar el trabajo. Tiene capacidad, pero es necesario que su jefe inmediato le presiones. C Aporta ideas y sugerencias que contribuyen a mejorar su trabajo y solucionar problemas. No requiere de presiones para desarrollar su potencialidad. D Permanentemente propone cambios, aporta ideas y sugerencias practicas que permiten la solucin de problemas e innovaciones a su trabajo y al de otras reas.

CUMPLIMIENTO DE NORMAS E INSTRUCCIONES Es el cumplimiento de normas institucionales e instrucciones emanadas por los jefes. En general de todas las disposiciones reglamentarias y de la aplicacin de las mismas, con especial apego a la puntualidad en el horario de trabajo. A Reincide en incumplir algunas normas y reglamentos, especialmente la puntualidad a los horarios de su jornada laboral. B Cumple ordenes e instrucciones. En algunas ocasiones presenta problemas de disciplina y puntualidad en su jornada laboral. C Cumple con las normas y reglamentos vigentes sin dificultad, acata las ordenes e instrucciones que recibe. No presenta problemas de incumplimiento de horarios ni disciplina. D Su acatamiento de normas e instrucciones es ejemplar, as como la disciplina (asistencia, permanencia, puntualidad en su jornada laboral y conducta), es intachable.

RELACIONES LABORALES Es la forma de comportarse del empleado, con respeto, consideracin, buena disposicin y prestando ayuda en las relaciones laborales con jefes, compaeros de trabajo y/o visitantes de la institucin. A Presenta dificultades en las relaciones con sus jefes, compaeros y/o visitantes, adopta actitudes negativas. Tiene poca disposicin con sus jefes y presta muy poca ayuda a sus compaeros. B Tiene buenas relaciones con sus jefes , compaeros y/o visitantes, algunas veces presenta dificultades que son fcilmente manejables. C Mantiene muy buenas relaciones con sus jefes, compaeros y/o visitantes. Tiene muy buena disposicin con sus jefes y al solicitarle colaboracin la presta con gusto. D Desarrolla su trabajo en total armona con sus jefes, compaeros y/o visitantes. Mantiene total disposicin con sus jefes y presta colaboracin a sus compaeros sin que le sea solicitada.

DISCRESION Actitud del empleado para actuar con moderacin, sensatez y tacto en el manejo de la informacin relacionada con su puesto de trabajo y de la institucin en general.

A Indiscreto con la informacin relacionada con su trabajo y con la informacin institucional que le llega a su puesto.

B Mantiene la reserva necesaria en relacin a la informacin de su trabajo y de la institucin, eventualmente comete alguna indiscrecin.

C Es reservado en el manejo de la informacin de su trabajo y de la institucin, no comete indiscrecin.

D Totalmente reservado en el manejo de la informacin de su trabajo y de la institucin, por lo que siempre se considera digno de confianza.

212
TABLA A

TABLA DE VALORACIN

FACTOR 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Calidad de trabajo Productividad Responsabilidad Iniciativa y Creatividad Cumplimiento de normas e instrucciones Relaciones laborales Discrecin

A 0 0 0 0 0 0 0

B 9 8 7 6 5 4 3

C 16 14 12 10 8 6 4

D 23 20 17 14 11 8 5

SUBTOTALES

TOTAL GENERAL

TABLA B

CALIFICACIN POR PUNTOS Y POR RANGOS CALIFICACIN Muy Bueno Bueno Regular Insatisfactorio RANGOS De 80 a 98 puntos. De 61 a 79 puntos. De 42 a 60 puntos. Menos de 41 puntos.

213
III. RESULTADO DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO

Tiempo de supervisar al evaluado _______________________________ Con base a la evaluacin realizada, el empleado merece una

calificacin de: Muy Bueno Bueno Regular Insatisfactorio

Comentario: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

__________________ Firma del evaluador

____________________ Fecha

IV.

COMUNICACIN DE LA CALIFICACIN AL EVALUADO

Hago constar que he ledo la presente evaluacin y calificacin del desempeo y me doy por enterado del contenido de la misma. Comentarios: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

_____________________ Firma del evaluado

__________________ fecha

ACCIONES ACORDADAS CON EL EMPLEADO PARA MEJORAR SU DESEMPEO EN EL PROXIMO PERIODO A EVALUAR Y OTRAS OBSERVACIONES. ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

214 PROCEDIMIENTOS

I.

DATOS GENERALES: Se incluirn los datos laborales del empleado, informacin que es necesaria para identificar al empleado y la

ubicacin dentro de la institucin, as como el periodo que se est evaluando. II. El EVALUACIN GENERAL POR PARTE DEL JEFE INMEDIATO : jefe inmediato de entre del las empleado o el evaluador, deber

elegir

diferentes

niveles

(literales)

presentadas de cada factor a evaluar, la opcin que mas se ajuste al desempeo realizado por el empleado en dicho factor. En la tabla de valoracin (Tabla A), debern marcar los puntos de cada nivel elegido de cada factor, haciendo al final de la evaluacin la sumatoria de la puntuacin de

cada literal y al obtener el valor total se verificar contra la Tabla de calificacin por puntos y por rangos (Tabla B), en que rango se encuentra el empleado. III. RESULTADO DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO : En este apartado se anotar una de el las resultado 4 final de que la se

evaluacin,

marcando

opciones

presentan: Insatisfactorio, Regular, Bueno y Muy bueno, de acuerdo al total de los puntos que haya acumulado en la misma. El evaluador deber firmarla, fecharla y pondr el sello del departamento al que pertenece.

215
IV. El COMUNICACIN DE LA CALIFICACIN AL EVALUADO : empleado evaluado, la recibir el formulario por de el la jefe

evaluacin

con

calificacin

asignada

inmediato, el cual deber firmarlo y fecharlo en seal de conformidad. V. ACCION ACORDADA EN EL CON EL EMPLEADO PERIODO A PARA MEJORAR U SU

DESEMPEO

PROXIMO

EVALUAR

OTRAS

OBSERVACIONES. En este apartado, debern anotarse las medidas acordadas con el evaluado sobre aspectos en los que la evaluacin

result baja y de la cual el evaluado promete mejorar.

216

ANEXO 9

HOJA PARA SUGERENCIAS DE USUARIOS

217 BIBLIOTECA NACIONAL FRANCISCO GAVIDIA DEPARTAMENTO DE SERVICIO AL PUBLICO HOJA PARA SUGERENCIAS DE USUARIOS

INDICACIONES: Marque la opcin servicio recibido:


PREGUNTA Como fue la atencin brind el bibliotecario? que

que

considere
Bueno

califica
Regular

el

Muy bueno le

Deficiente

Como califica la bibliografa que ofrece la Biblioteca Nacional? Como califica el tiempo del servicio que se le proporcion? Como califica el grado de conocimiento del bibliotecario que lo atendi?

Seleccione la opcin que considere:


Encontr la bibliografa que deseaba? Se le proporcion toda la ayuda SI necesaria SI NO para NO encontrar la

bibliografa solicitada?

El bibliotecario que le atendi estaba identificado con su nombre y sala de atencin al momento de su consulta? SI NO

Que sugerencia propone para mejorar el servicio?

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ________

218

BIBLIOGRAFA
CHIAVENATO, IDALBERTO. Administracin de Recursos Humanos, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Quinta Edicin, ao 2000. DAFT, RICHARD. Teora y Diseo Organizacional, Editorial Thomson, sexta edicin, ao 2000. GARZA TREVIO, JUAN GERARDO. Administracin Contempornea, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Segunda Edicin, ao 2000. GOMEZ CEJA, GUILLERMO. Sistemas Administrativos, Editorial Mc Graw Hill, Primera Edicin, ao 1997. GOMEZ CEJA, GUILLERMO. Planeacin y Organizacin de Empresas, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Octava Edicin, ao 1994. GUTIEZ CARRION. Manual de Bibliotecas, Ediciones Pirmide Segunda Edicin, ao 1995. IVANCEVICH M. JOHN Y OTROS. Gestin, Calidad y Competitividad, Editorial Mc Graw Hill, Primera Edicin, ao 1997. KOONTZ, HAROLD Y HEINZ WEIHRICH. Administracin una Perspectiva Global, Mxico: Editorial Mc Graw Hill Interamericana, Onceava Edicin, ao 1998. KOONTZ, HAROLD Y OTROS. Administracin, Mxico: Editorial Mc Graw Hill, Octava Edicin, ao 1995. STONER, JAMES Y CHARLES WAHKEL. Administracin, Mxico: Editorial Prentice Hall, Tercera Edicin, ao 1989. STONER JAMES Y FREEMAN. Administracin, Mxico: Editorial Prentice Hall, Quinta Edicin, ao 1994. WHEELER, JOSEPH L. Administracin de Bibliotecas Pblicas, Primera Edicin, ao 1970.

219

BOLETINES

Curso De Gestin Empresarial. El Salvador; Visin, Misin y Valores, Profesor Salvador Garca, Escuela Superior de Economa de El Salvador.

Modelo

de

una

Biblioteca

Nacional

para

Amrica

Central,

Direccin de Publicaciones e Impresos, Primera Edicin, ao 2001

TESIS

Diseo

de

un

modelo

de

Gestin

Administrativa

Aplicado

al

Centro Escolar General Francisco Morazn. Maria Elena Mencos Nuez y Otros. Tesis para optar al grado de Licenciatura en Administracin de Empresas, Universidad de El Salvador, ao 2003.

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