INFORME DE AUDITORA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL REGULAR

MUNICIPIO DE ARMENIA

VIGENCIA 2008

CONTRALORA GENERAL DE ANTIOQUIA CONTRALORA AUXILIAR DE AUDITORA INTEGRADA Medelln, enero de 2010

R-2009- 05059 --ADM

AUDITORA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL REGULAR MUNICIPIO DE ARMENIA ANTIOQUIA

Contralor General de Antioquia

Jorge Alberto Rojas Otlvaro

Subcontralora

Tatiana Mara Gutirrez Prez

Contralor Auxiliar Delegado

Vctor Hugo Prez Echeverry

Jefe Oficina Asesora de Control Interno

Jhon Mario Guerra Len

Jefe Oficina Asesora de Planeacin

Gabriel . Restrepo Bustamante

Contralora Auxiliar de Auditora Integrada

Eva Ins Snchez Corts

Equipo de Auditoria:

Jorge Mario Duque Osorio Guillermo Len Crdoba Gaviria Rafael ngel Penagos Arias

Contralor Auxiliar (Coordinador) Contralor Auxiliar Contralor Auxiliar

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TABLA DE CONTENIDO Pg. Introduccin 2 2.1 2.2 2.3 3 4 4.1. 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. Hechos Relevantes en el Perodo Auditado Actividades de la Entidad Situacin Financiera y Presupuestal Cambios en la Normatividad Dictamen Integral Resultados de la Auditoria Aspectos Evaluados Gestin Misional Gestin Presupuestal Gestin Financiera Gestin Contractual 5 5 6 6 8 13 13 13 17 19 41 41 44 47 48 48 49 53 53 54 54

4.1.4.1 Obra Pblica 4.1.4.2 Prestacin de Servicios y Suministros 4.1.5. 4.2. 4.2.1 4.2.2 5. 5.1. 5.2. 5.3. Seguimiento al MECI Otros Aspectos a Evaluar Seguimiento al Plan de Mejoramiento Controles de Advertencia Anexos Cuadro Consolidado de Hallazgos Plan de Mejoramiento Evaluacin Satisfaccin del Cliente

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INTRODUCCIN La Contralora General de Antioquia en desarrollo de su funcin constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditoria, practic Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Regular para la vigencia 2008 al Sujeto de Control. En desarrollo de este proceso el trabajo de Auditora se concentr en la evaluacin de los siguientes aspectos: Gestin Misional, Gestin Contractual, Presupuesto, Gestin Financiera, Seguimiento al MECI y Seguimiento al Plan de mejoramiento. Los aspectos evaluados responden al anlisis de su importancia relativa y a los riesgos asociados con los procesos y actividades ejecutadas. Para la elaboracin del Plan General de Auditora, vigencia 2009, la seleccin del Sujeto de Control, se efectu con base en las directrices emanadas por el Consejo Directivo de la Contralora General de Antioquia y en los parmetros establecidos en la Gua de Auditora Gubernamental con Enfoque Integral, Audite 3.0, adoptada por este Ente Fiscalizador con Resolucin 1100 del 9 de noviembre de 2007. Es importante resaltar que los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la Administracin, dentro del desarrollo de la auditora. Las respuestas presentadas por la Entidad al igual que los soportes allegados, fueron analizadas y consideradas para elaborar el informe definitivo de auditora. Dada la importancia estratgica que el Municipio de Armenia tiene tanto para la comunidad como para el Departamento de Antioquia, la Contralora General de Antioquia, espera que este informe contribuya a su mejoramiento continuo y con ello a la eficiente administracin de los recursos pblicos, lo cual redundar en el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos.

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2.

HECHOS RELEVANTES EN EL PERODO AUDITADO

2.1

ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD

Con la ejecucin del Plan de Desarrollo Municipal de Armenia 2008 2011 Avancemos juntos, se quiere contribuir en la consolidacin de logros, a travs del Gobierno Nacional y Departamental, en afianzamiento de la convivencia y seguridad para todos. El Plan otorga especial atencin a los conflictos derivados de la violencia intrafamiliar, con programas como el fortalecimiento a la Comisara de Familia, la implementacin de estrategias para la convivencia pacifica y la resolucin no violenta de conflictos en la familia y la sociedad en general. Se pretende que la comunidad del Municipio, participe activamente en la construccin de una sociedad equitativa e incluyente, teniendo las condiciones especificas de cada zona de la poblacin municipal ya que se ha percibido la inequidad y desigualdad poblacional y territorial, entre los habitantes de las veredas y el corregimiento en relacin con la poblacin urbana, mejorando las condiciones de salud, sexualidad saludable, mejoramiento de la poblacin infantil, mejoramiento de la salud oral, mejoramiento de la salud mental y mejoramiento de la situacin nutricional. Se busca impactar desde el Municipio, buscando potenciar la vocacin productiva, en lo agrcola y lo pecuario y poder en poco tiempo generar valor agregado por medio de la agroindustria y una eficiente comercializacin agropecuaria, con proyectos como: mejoramiento del cultivo de la caa, construccin y mejoramiento de trapiches, ampliacin del cultivo de aguacate en alianza con cadenas productivas para la comercializacin, ampliacin de la fruticultura, renovacin cafetera en alianza con la federacin nacional de cafeteros, fortalecimiento de la piscicultura y seguridad y soberana alimentara con produccin limpia (huertas y parcelas agroecologicas, hidropona). En cuanto agua potable, saneamiento bsico y servicios pblicos domiciliarios, el objetivo especifico es, una eficiente y suficiente prestacin de los servicios pblicos domiciliarios y ampliacin de cobertura y mejoramiento de los mismos, aplicando la contribucin para subsidios del Fondo de Solidaridad y redistribucin, construccin, ampliacin o rehabilitacin de sistema de alcantarillado, UNISAFAS, pozos spticos y sistema de aguas residuales, potabilizacin de agua y tratamiento, disposicin final de residuos slidos bajo las tcnicas de relleno sanitario regional, conservacin, reforestacin de microcuencas y senderos
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ecolgicos (aislamiento, parcelas agroecologicas y huertos leeros).

silvopastoriles,

cercas

vivas,

huertas

Apoyar y acompaar los proyectos y programas que contribuyan a mejorar las condiciones de vida de la poblacin, la cual se dar con la organizacin de la comunidad y su participacin. Con lo anterior se pretende que los ciudadanos crean en la Administracin local ya que la gestin pblica de los prximos cuatro (4) aos la orientemos a obtener resultados, a travs de la modernizacin y ajuste de la actual estructura administrativa.

2.2.

Situacin Financiera y Presupuestal

(Cifras en pesos)

Durante el desarrollo de este aspecto, se verific en forma selectiva que las transacciones financieras, econmicas y sociales efectuadas por el Municipio fueran registradas dentro del presupuesto, igualmente, el cumplimiento de las disposiciones legales. Presupuesto vigencia 2008 El presupuesto de Ingresos del municipio de Armenia para la vigencia fiscal 2008, fue aprobado mediante Acuerdo No.14 del 07 de diciembre de 2007, y liquidado con el Decreto 0068 de diciembre 15 de 2007 por un valor de $ 2.515.234.709 de apropiacin inicial. A diciembre 31 de 2008, se presentaron adiciones por $2.877.193.210 para una apropiacin definitiva de $5.392.427.919, de los cuales se recaudo el 91.2% o sea $4.918.431.922. El presupuesto inicial de Egresos para la vigencia 2008, fue de $2.515.234.709, en el ao se adicionaron recursos por $2.877.193.210, para un presupuesto definitivo de $5.392.427.919, al trmino del ao se registra una ejecucin de gastos de $3.155.310.080 es decir el 58.5% del total presupuestado.

2.3

Cambios de Normatividad

Se tiene adems, el Decreto 1599 de mayo 20 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano, proferido por El Departamento Administrativo de Funcin Pblica, el cual en el Artculo 4 Transitorio, establece que las entidades obligadas a implementar el Sistema de Control Interno, debern adoptar el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano en un trmino no superior a veinticuatro (24) meses, el cual
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fue prorrogado por medio del Decreto 3181 de agosto de 2009, que extendi el plazo hasta 30 de junio de 2009. La Ley 617 de 2000 obliga a que se reestructuren los gastos de funcionamiento, exigiendo mayor eficiencia y eficacia en la Administracin Municipal. La Ley 715 de 2001 modific la distribucin y asignacin de los recursos de la Ley 60 de 1993. La Ley 734 de 2002 que define como destinatarios de la Ley Disciplinaria los miembros de las corporaciones pblicas, empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Para los mismos efectos se aplicar a los miembros de la fuerza pblica, los particulares que ejerzan funciones pblicas en forma permanente o transitoria, los funcionarios y trabajadores del Banco de la Repblica, los integrantes de la Comisin de Lucha Ciudadana contra la Corrupcin y las personas que administren los recursos de que trata el Artculo 338 de la Constitucin Nacional. La Resolucin 222 de 2006 por la cual se adopta el Rgimen de Contabilidad Pblica y se define su mbito de aplicacin; se modifica mediante la Resolucin 356 de 2007, en lo atinente al Catalogo General de Cuentas y los Procedimientos Contables.

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Medelln,

Doctora MARTHA LIBIA PARRA GIL Alcaldesa Municipio de Armenia, Antioquia

Asunto:

Dictamen de Auditoria Integral Regular

La Contralora General de Antioquia con fundamento en las facultades otorgadas por los Artculos 267 y 272 de la Constitucin Poltica, practic Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Regular a la Administracin que usted representa, a travs de la evaluacin de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposicin y los resultados de la gestin, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Econmica y Social a 31 de diciembre de 2008, la comprobacin de que las operaciones financieras, administrativas y econmicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables, la evaluacin y anlisis de la ejecucin de planes y programas en materia ambiental y la evaluacin del Sistema de Control Interno. Es responsabilidad de la Administracin el contenido de la informacin suministrada por la Entidad y analizada por la Contralora General de Antioquia, quien a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestin adelantada por la Administracin del Sujeto de Control, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno y la opinin sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditora, fueron corregidos (o sern corregidos) por el Ente Territorial, lo cual contribuye al mejoramiento continuo del mismo y por consiguiente en la eficiente y efectiva produccin y/o prestacin de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadana, fin ltimo del control. La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas, polticas y procedimientos de auditora prescritos por la Contralora General de Antioquia, compatibles con las de general aceptacin; por tanto, requiri acorde con ellas, de planeacin y ejecucin del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable
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para fundamentar los conceptos y la opinin expresada en el informe integral. El control incluy examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestin de la Entidad, las cifras y presentacin de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, as como la adecuada implementacin y funcionamiento del Sistema de Control Interno. CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Con base en el Concepto Favorable con Observaciones sobre de la Gestin de las reas, procesos o actividades auditadas y la Opinin Negativa de los Estados Contables consolidados, la Contralora General de Antioquia NO FENECE la cuenta del Municipio de Armenia Mantequilla por la vigencia fiscal correspondiente al ao 2008, clasificndola en el cuadrante D23 de la siguiente matriz de dictamen:
CONCEPTO / OPININ Favorable Favorable con observaciones Desfavorable
Fuente: Audite 3.0 Elabor: Equipo Auditor

LIMPIA D11 D21 D31

CON NEGATIVA ABSTENCIN SALVEDADES D12 D13 D14 D22 D23 D24 D32 D33 D34

CONCEPTO SOBRE GESTIN Y RESULTADOS

La Contralora General de Antioquia como resultado de la auditoria adelantada, concepta que la gestin en las reas, procesos o actividades auditadas, es favorable con observaciones, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificacin de 78.73, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuacin: CONSOLIDACIN DE LA CALIFICACIN
ASPECTOS Gestin misional Gestin Contractual Gestin Presupuestal y financiera Cumplimiento de Plan de Mejoramiento Evaluacin del Sistema de Control Interno Calificacin total Concepto de Gestin a emitir
Fuente: Ejecucin presupuestal y Plan de desarrollo Elabor: Equipo auditor

CALIFICACIN FACTOR DE PARCIAL PONDERACIN 70.66 0,15 83.75 0,30 79.50 0,30 71.00 85.00 77.99 0,15 0,10

CALIFICACIN TOTAL 10.60 25.13 23.85 10.65 8.50

1,00 78.73 Favorable con observaciones

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a)

Gestin Misional

Las actividades cumplidas por el Municipio y la asignacin de los recursos corresponden a las funciones misionales definidas en la Ley, por ende su calificacin total es de 70.66, como se puede detallar en el siguiente cuadro: Calificacin de la Gestin Misional
CRITERIO Adecuacin misional (Tabla 4) Cumplimiento metas Plan de Desarrollo y/o Planes de la entidad (Tabla 5) Evaluacin de indicadores de gestin ponderados (Tabla 6) PUNTAJE TOTAL DEL LA GESTIN MISIONAL
Fuente: Plan de Desarrollo Elabor: Jorge Mario Duque Osorio

Calificacin parcial 66.55 66.03 81.13 71.24

Factor de Ponderacin 0,20 0,50 0,30 1,00

Puntaje Total 13.31 33.02 24.34 70.66

b)

Gestin Contractual

Despus de revisar la muestra selectiva de los contratos que se eligi para auditar, el concepto sobre el proceso contractual, de acuerdo con los criterios establecidos en la siguiente tabla es favorable, con una calificacin de 83.75.

Calificacin del Proceso Contractual

CRITERIOS DEL PROCESO CALIFICACION CONTRACTUAL PARCIAL Cumplimiento de las obligaciones con el 85 SICE Cumplimiento de los principios y 75 procedimientos en la contratacin Cumplimiento de la ejecucin contractual 90 Liquidacin de contratos 90 Labores de Interventora y supervisin 70 PROMEDIO PROCESO CONTRACTUAL 82.00
Fuente: Contratacin vigencias 2008 Elabor: Equipo Auditor

FACTOR DE PONDERACIN 0,200 0,150 0,300 0,200 0,150 1,000

PUNTAJE TOTAL 17.00 11.25 27,00 18.00 10.50 83.75

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c)

Gestin Presupuestal y Financiera

El concepto sobre el proceso de Gestin presupuestal, de acuerdo con los criterios establecidos en la siguiente tabla es favorable con observaciones, con una calificacin de 79.50. Calificacin de la Gestin Presupuestal y de Tesorera
CALIFICACIN DE LA GESTIN CALIFICACION FACTOR DE PRESUPUESTAL PARCIAL PONDERACIN Programacin y aprobacin 90 0,150 Cumplimiento normativo 80 0,250 Cumplimiento de la ejecucin de ingresos 91 0,200 Cumplimiento de la ejecucin de gastos 59 0,200 Calidad en los registros y la informacin 80 0,200 presupuestal PROMEDIO GESTIN PRESUPUESTAL Y 80.00 1,000 FINANCIERA
Fuente: Ejecucin presupuestal vigencia 2008 Elabor: Jorge Mario Duque Osorio

PUNTAJE TOTAL 13,50 20.00 18.20 11.80 16,00 79.50

d)

Avance del Sistema del MECI

Como resultado del seguimiento que se realiz a la implementacin del MECI, por parte del Sujeto de Control, se obtuvo una calificacin de 85.0 puntos que corresponde al rango de clasificacin Adecuado. DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES

En nuestra opinin los Estados Contables del municipio de Armenia, no presentan razonablemente su situacin financiera, en los aspectos ms significativos por el ao terminado el 31 de diciembre de 2008, y los resultados del ejercicio econmico del ao terminado en la misma fecha, de conformidad con las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas, prescritas por la Contadura General de la Nacin PLAN DE MEJORAMIENTO El Municipio debe disear y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, documento que debe ser entregado a la Contralora General de Antioquia, (Piso 7, Correspondencia), dentro de los veinte (20) das siguientes al recibo del informe.

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El Plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarn por parte del Ente Territorial, las cuales debern responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementacin y los responsables de su desarrollo. Adicionalmente, la Administracin Municipal deber remitir cada seis (6) meses y hasta tanto no haya ejecutado en su totalidad las acciones de mejora que proponga y que sean avaladas por este rgano de Control, un informe detallado en el que especifique el avance en el cumplimiento de este Plan. Finalmente, se remite la encuesta de satisfaccin al cliente para su diligenciamiento, la cual es sumamente importante para la Contralora General de Antioquia, dado que la misma permite retroalimentar el proceso auditor y el portafolio de servicios que ofrece el Ente Fiscalizador, en aras del mejoramiento contino.

Atentamente,

EVA INS SNCHEZ CORTS Contralora Auxiliar de Auditora Integrada

JORGE MARIO DUQUE OSORIO Contralor Auxiliar (Coordinador)

P/E: Equipo Auditor R: Jorge Mario Duque Osorio, Contralor Auxiliar Eva Ins Snchez Corts, Contralora Auxiliar de Auditoria Integralda

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4. 4.1.

RESULTADOS DE LA AUDITORA

ASPECTOS A EVALUAR

4.1.1. GESTIN MISIONAL

El Acuerdo No. 007 de mayo 30 de 2008, aprob y adopt el Plan de Desarrollo para el Municipio de Armenia Mantequilla, 2008 2011 Avancemos Juntos. El Plan de Desarrollo se elabor de acuerdo a un Marco Estratgico y lneas estratgicas: Lnea Estratgica 1: Desarrollo Poltico. Objetivo General: Mejorar las condiciones de seguridad y justicia, convivencia, orden pblico y buen Gobierno, como fundamento para garantizar los derechos humanos y la tranquilidad de la comunidad. Lnea Estratgica 2: Desarrollo Social. Objetivo General: Inclusin social para lograr mejores niveles de desarrollo humano y consolidacin del sistema educativo con enfoque social. Lnea Estratgica 3: Desarrollo econmico. Objetivo General: Contribuir al adecuado desempeo de la economa municipal, formulando e implementando polticas para la generacin o apoyo al empleo, para el desarrollo sostenible. Lnea Estratgica 4: Desarrollo Territorial. Objetivo General: Contribuir a un desarrollo territorial definido, incluyente, articulado interna y externamente y sustentable ambientalmente. Lnea Estratgica 5: Desarrollo Institucional. Objetivo General: Consolidar un clima de confianza entre el gobierno local y la comunidad.

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PLAN DE ACCION 2008

PROYECTOS Mejoramiento de la movilidad de la fuerza publica. Difusin de campaas de educacin y prevencin del delito y contravenciones. Ampliacin de la participacin ciudadana en la gestin publica. Implantacin del acompaamiento social para los proyectos de vivienda Ampliacin y mejoramiento de la infraestructura fsica de los centros educativos. Adquisicin de nuevas tecnologas y medios para la educacin. Aporte para el pago de los servicios pblicos de la I.E. y C.E.R. Dotacin de material didctico, textos y equipos. Mejoramiento del transporte escolar Adecuacin de la alimentacin y adecuacin escolar. Divulgacin de las actividades de fomento y apoyo a los eventos culturales. Recuperacin del talento artstico, por medio de la formacin y el fomento. Adquisicin de monitores para la ejecucin de proyectos culturales descentralizados. Mejoramiento de la salud sexual y reproductiva. Mejoramiento de la salud infantil. Mejoramiento de la salud oral. Mejoramiento de la salud mental. Mejoramiento de la situacin nutricional. Capacitacin para la disminucin de enfermedades trasmisibles y zoonosis. Mejoramiento de la seguridad sanitaria y ambiental. Ampliacin, continuidad y cobertura del rgimen subsidiado . Proteccin y prestacin de los servicios del primer nivel a la poblacin pobre no afiliada. Adecuacin y formulacin de la Poltica Publica Municipal para la infancia y la adolescencia. Aplicacin del sistema de informacin de la niez, la adolescencia y el entorno familiar. Mejoramiento de la existencia de los infantes y adolescentes, todos vivos, saludables, con
R-2009- 05059 --ADM PROYECTADO 2008 EJECUTADO 2008 % DE INVERSIO N

$32.557.553 17.564.232 11.138.000 4.000.000 12.100.000 33.257.281 27.553.814 21.023.731 25.265.750 24.338.041 59.762.362 45.588.178 27.401.562 5.400.000 28.408.678 2.038.003 5.400.000 25.005.250 0 2.470.000 1.779.329.639 197.782.043 24.508.229 0 2.500.000

$32.130.214 16.022.116 10.950.000 1.731.000 10.203.570 30.971.596 26.149.139 21.023.731 20.434.400 24.098.503 59.727.362 42.801.557 24.591.493 5.147.481 15.722.349 1.967.165 23.716.235

100 91 98,3 43,3 84,3 93,1 94,9 100 80,8 99 99,9 89,7 89,7 95,3 55,3 0 36,4 94,8 0

828.480 905.189.275

33,5 50,8 0

21.227.513

86,6 0 0

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PROYECTOS familia y bien nutridos. Mejoramiento del desarrollo de los infantes y adolescentes, todos educados, jugando y con buen trato. Adquisicin de ciudadana de los infantes y adolescentes, registrados y participando en los espacios sociales. Proteccin de los infantes y adolescentes, del maltrato y abuso. Difusin e implementacin de la poltica publica municipal para la juventud. Asesora de la insercin de la juventud en el mundo del trabajo, la Asociatividad y el emprendimiento. Ampliacin de acciones para mejorar las condiciones de vida de la poblacin adulta mayor y anciana. Asistencia, promocin y prevencin a los riesgos del envejecimiento. Ampliacin de espacios de participacin para el empoderamiento e inclusin del adulto. Codificacin e identificacin de la poblacin discapacitada. Dotacin de ayudas tcnicas para el discapacitado. Difusin y fortalecimiento de la asociacin de mujeres o grupos de mujeres. Mejoramiento de la capacitacin integral orientada a resultados, para grupos de mujeres. Explotacin sostenible del galpn comunitario de aves ponedoras. Capitalizacin de los proyectos comunitarios agroindustriales, de bienes y servicios. Renovacin del centro de iniciacin y formacin deportiva. Por su salud Armenia en movimiento Construccin de escenarios deportivos rurales. Capacitacin del talento humano del sector deporte, recreacin. Mejoramiento cofinanciado de vivienda urbana y rural de inters social. Ampliacin del cultivo de aguacate en alianza con cadenas productivas para la comercializacin. Ampliacin de la fruticultura en alianza con cadenas productivas, para la comercializacin. Renovacin cafetera, en alianza con la Federacin Nacional de Cafeteros
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PROYECTADO 2008

EJECUTADO 2008

% DE INVERSIO N

43.484.536

43.484.536

100

1.000.000 5.000.000 8.855.196 6.941.066

1.000.000 4.747.800 8.855.196 6.941.066

10 94,9 100 100

12.000.000 22.600.404 5.320.424 0 0 35.871.683 2.000.000 5.000.000 2.000.000 13.183.531 2.902.454 14.000.000 18.642.636 142.620.719 65.821.874 20.086.024 5.000.000

4.800.000 20.673.850 5.320.424

40 91,4 100 0 0

35.247.152 2.000.000 5.000.000 2.000.000 13.183.531 2.902.454 6.691.046 18.233.726 55.573.170 49.858.693 14.086.024 5.000.000

98,2 100 100 100 100 47,7 47,7 97,8 38,9 75,7 70,1 100

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PROYECTOS Difusin e integracin de las polticas tursticas municipales, con el sector privado. Aplicacin del manejo integral de residuos slidos (separacin, aprovechamiento, capacitacin, sensibilizacin e inclusin social en el MIRS). Educacin ambiental comunitaria (Desarrollo de PRAES-educacin comunitaria ambiental). Aplicacin de la contribucin para subsidios, fondo de solidaridad y redistribucin. Estratificacin urbana y rural Construccin, ampliacin o rehabilitacin de sistema de alcantarillado, UNISAFAS, pozos spticos y sistemas de tratamiento de aguas residuales. Construccin, ampliacin o rehabilitacin de sistemas de acueducto y potabilizacin de agua. Tratamiento y disposicin final de residuos slidos bajo las tcnicas de relleno sanitario regional. Conservacin, reforestacin de microcuencas y senderos ecolgicos (aislamiento, parcelas silvopastoriles, cercas vivas, huertas agroecolgicas y huertos leeros) Pavimentacin Va de acceso al Municipio. Adecuacin y fortalecimiento de la capacidad institucional local Implantacin del modelo estndar del control interno MECI. Aplicacin del sistema de gestin de la calidad. Mejoramiento del monitoreo, evaluacin y rendicin de cuentas. Formalizacin de la rendicin de cuentas pblicas.

PROYECTADO 2008

EJECUTADO 2008

% DE INVERSIO N

12.166.297

10.221.137

94

33.600.000 35.807.047 0 83.539.827

12.940.000 25.859.358

38,5 72,2 0

7.600.000

174.297.106 62.717.781

88.148.602 62.717.781

50,5 100

8.468.061 99.603.082 157.048.600 7.000.000 0 1.000.000 1.000.000 $3.522.970.694

8.390.688 57.568.636 114.067.526 7.000.000

99 57,7 44,3 100 0

1.000.000 1.000.000 $1.996.745.575

100 100 56.7

El resultado obtenido en el cuadro anterior, nos muestra la inversin proyectada para el ao 2008, con base al Plan Financiero plasmado en el Plan de Accin y lo ejecutado durante el mismo ao, el cual se evidencia en el siguiente indicador de eficiencia: Inversin ejecutada (2008) *100 Inversin proyectada (2008) = 1.996.745.575 = 56.7% 3.522.970.694

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Al aplicar el indicador financiero de eficiencia, de las inversiones proyectadas para el ao 2008, frente a las ejecutadas en el mismo periodo, se obtuvo un porcentaje de ejecucin del 56.7%, respecto a lo presupuestado.

Hallazgos 1. Para la vigencia evaluada 2008, el Municipio de Armenia no haba elaborado el Plan Local del Deporte, la recreacin y el aprovechamiento del tiempo libre, que permita su seguimiento y evaluacin con la participacin comunitaria, inobservndose el Articulo 69 de la Ley 181 de 1995. (A)

4.1.2.

GESTIN PRESUPUESTAL

La accin de la Auditora se orient a verificar que el manejo presupuestal y de Tesorera de la Entidad, estuviera acorde con la normatividad vigente; se analizaron las polticas establecidas para controlar el gasto, la fiscalizacin de las operaciones de ingreso de dineros, su incorporacin al presupuesto, su conservacin, guarda, compromiso, disposicin, afectacin, gestin institucional de Tesorera y los niveles de eficiencia logrados en la ejecucin presupuestal. Analizado el presupuesto del municipio de Armenia para la vigencia 2008, se concluye que en general se manej acorde con la normatividad vigente, salvo algunos hallazgos que enunciamos ms adelante. Presupuesto de Ingresos vigencia 2008 El presupuesto de Ingresos del municipio de Armenia para la vigencia fiscal 2008, fue aprobado mediante Acuerdo No.14 del 07 de diciembre de 2007, y liquidado con el Decreto 0068 de diciembre 15 de 2007 por un valor de $2.515.234.709 de apropiacin inicial. A diciembre 31 de 2008, se presentaron adiciones por $2.877.193.210 para una apropiacin definitiva de $5.392.427.919, de los cuales se recaudo el 91.2% o sea $4.918.431.922. Se verific el recaudo y aplicacin de las siguientes cuentas as:

CONCEPTO Impuesto predial Unificado Impuesto industria y comercio Tasas y Tarifas Transferencias Nacionales S.G.P
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PRESUPUESTADO $125.000.000 40.930.262 60.248.449 1.484.153.577

RECAUDADO $136.861.195 51.261.569 65.847.040 1.443.661.802

% 109.4 125.2 109.2 97.2

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Etesa Fosyga Recuperacin cartera

Fuente: Ejecucin presupuestal de ingresos 2008 Elaboro: Jorge Mario Duque Osorio

45.507.418 327.889.694 91.614.709

52.208.060 247.378.904 104.842.022

114.7 75.4 114.4

Presupuesto de Egresos vigencia 2008 El presupuesto inicial de Egresos para la vigencia 2008, fue de $2.515.234.709, en el ao se adicionaron recursos por $2.877.193.210, para un presupuesto definitivo de $5.392.427.919, al trmino del ao se registra una ejecucin de gastos de $3.155.310.080, es decir el 58.5% del total presupuestado. Se analiz la composicin de algunos egresos:
CONCEPTO Gastos de funcionamiento Servicios personales Gastos Generales Transferencias Servicio de la deuda Inversin Recursos propios Gastos de Inversin SGP Educacin Saneamiento bsico y agua Recreacin y Deporte Cultura Fondo de Vivienda
Fuente: Ejecucin presupuestal de egresos 2008 Elaboro: Jorge Mario Duque Osorio

PRESUPUESTADO $647.297.862 323.423.583 195.113.955 128.760.324 175.784.010 232.679.001 4.528.407.592 111.934.826 410.596.119 40.421.621 30.363.366 40.938.455

EJECUTADO $615.216.281 318.268.380 177.667.010 119.280.891 153.755.277 191.455.930 2.377.472.532 101.517.286 215.877.566 32.703.787 26.100.697 8.865.990

% 95 98.4 91 92.6 87.4 82.2 52.5 90.6 52.5 80.9 85.9 21.6

Hallazgos 2. No se evidenci Acto Administrativo por medio del cual se aprobara el Plan Anualizado de Caja PAC 2008, como herramienta administrativa de planeacin, control y ejecucin de los gastos; inobservando lo estipulado en el articulo 73 y 74 del Decreto 111 de 1996. (A) 3. Todos los actos administrativos por medio de los cuales se realizan los traslados presupustales en la vigencia del 2008, no anexan el certificado de disponibilidad presupuestal emitido por el Jefe de Presupuesto de la Entidad respectiva, inobservando lo estipulado en el segundo prrafo del articulo 82 del Decreto 111 de 1996 en concordancia con el articulo 68 de la Ley 38/89 y el articulo 35 de la Ley 179/94.(A)
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4. El Acuerdo No. 14 de agosto 17 de 2002, actualiz y clasific el valor de los viticos y gastos de transporte a los servidores pblicos del Municipio; posterior a esta fecha se han venido pagando, con base a clculos del salario mnimo, sin que medie un Acto Administrativo que los reglamente anualmente, en concordancia con el Literal e) del Articulo 4 de la Ley 87 de 1993. (A). 5. No se evidenci que la Administracin Municipal de Armenia, se hubiese acogido a lo plasmado en el Decreto Nmero 1737 de 1998, articulo 1, 2. y siguientes, modificado por el 2445 de 2000, en cuanto a la adopcin del Decreto de Austeridad. (A)

4.1.3.

GESTIN FINANCIERA (TESORERA Y ESTADOS CONTABLES)

Mediante Decreto 074 de diciembre 30 de 2008, la Entidad adopta el proceso para el rea Contable. Como resultado de la evaluacin al contenido del este documento, se evidencia que no cumple con los requisitos de un proceso (entradas, salidas y producto), debido a que no identifica las actividades y tareas ni los responsables del procesamiento de la informacin, a travs de los aplicativos o mdulos que integran el Sistema de Informacin Financiero propio del municipio. Por el contrario, se asimila mas a un calendario de obligaciones administrativas, por contener: actividad, responsable y tiempo de ejecucin. Consecuente con ello, corresponde a la Administracin disponer los mecanismos conducentes a ajustar el manual a los requerimientos de este instrumento administrativo. La Auditora practicada por la Contralora General de Antioquia, a los Estados Contables producidos por la Entidad con fecha de corte a diciembre 31 de 2008, se llev a cabo con el fin de emitir un informe que contenga un dictamen u opinin sobre la razonabilidad de la presentacin y contenido de los mismos. Los principales asuntos observados durante el proceso auditor que afectan la razonabilidad de las cifras reveladas en los Estados Contables son:

Hallazgos 6. Los Estados Contables correspondientes a la vigencia 2008 no se presentaron de manera comparativa con el perodo anterior, ni acompaados de las respectivas notas explicativas, tampoco se publicaron en un lugar visible al pblico o en cartelera, incumpliendo lo estipulado en la Resolucin 357 de
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2007. Consecuente con lo anterior, las Notas de carcter especfico no informaron acerca de la restriccin que exista sobre la disponibilidad de los recursos econmicos depositados en el Banco Agrario de Colombia, Oficina Armenia por $100.000.000 originados por Embargo ejecutoriadas por un Juez de la Repblica. (A)
Vigencia 2008 2008 Banco Agrario de Col Agrario de Col TOTAL Cuenta No. 4-1 334-3 Demandante Valor en pesos 50.027.497 49.972.503 $100.000.000

7. Las diferentes reas de Gestin no reportan a Contabilidad al cierre de cada perodo la documentacin soporte (datos) que por su naturaleza y caractersticas deben registrarse en el sistema de informacin financiero SIIF, principalmente para su reconocimiento y revelacin en el mismo, es decir, (Presupuesto, Tesorera y Contabilidad). Esta situacin limita la confiabilidad de las cifras que se reportan en los Estados Contables afectando la toma de decisiones, y limitando la ejecucin de actividades y tareas propias de todo proceso financiero, como es la conciliacin de la cifras entre las diferentes reas. Tal es el caso de: Tesorera, respecto de las Notas Bancarias (Dbito y Crdito); Almacn en relacin con el movimiento de Altas y Bajas; Construcciones en Curso; Arrendamiento de bienes inmuebles, Cuentas por Pagar y Cuotas Partes Pensionales por Cobrar y por Pagar, entre otras. En tal sentido, la Contadura General de la Nacin en la Resolucin 357 de 2007 expresa: Las entidades tambin debern adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como circula la informacin a travs de cada organizacin, observando su conveniencia y eficiencia, as como su contribucin a la eliminacin o mitigacin de los riesgos relacionados con la oportunidad de la informacin. (A) Grupo 11 Efectivo 8. La inspeccin fsica realizada en las Oficinas donde actualmente funciona la Secretaria de Hacienda (Tesorera) municipal, deja evidenciar que las medidas de seguridad bajo las cuales opera esta dependencia no brindan una adecuada seguridad tanto a las personas como a los bienes que all se manejan, incluyendo el efectivo y los ttulos valores. Esta situacin se consigna en el presente informe, si se tiene en consideracin que con relativa frecuencia y en horas laborales, se observa que la puerta de acceso interna no permanece cerrada, lo cual permite el ingreso de particulares, en especial contratistas y
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personal de la Administracin, en todo caso ajenas a los procesos que all se ejecutan, lo cual pone en riesgo la integridad de la informacin, bienes, ttulos y personas cuyo lugar de trabajo asignado corresponde a esa rea de Gestin. La situacin anterior inaplica lo previsto en el Pargrafo Artculo 1 Ley 87 de 1993 y Numeral 3) Resolucin 357 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin. (A). 9. Como resultado de la indagacin llevada a cabo acerca de la periodicidad con la cual se cambia la clave de la Caja Fuerte asignada a la Secretara de Hacienda (Tesorera), se tuvo conocimiento que desde hace varios aos se viene operando con la misma, situacin que se traduce en un riesgo para la Administracin, en el evento que personas inescrupulosos que conozcan o tengan acceso al mecanismo o dispositivo de apertura puedan ocasionar cualquier tipo de daos a los bienes que all se conservan. Como medida de control que ayude a minimizar el riesgo, se requiere que el conocimiento de la clave slo sea competencia de las personas que laboran en la Secretara de Hacienda (Tesorera) y modificarse cada vez que se presente relevos del personal que ocupa los mencionados cargos. Lo descrito anteriormente inobserva lo previsto en el Pargrafo Artculo 1 Ley 87 de 1993 y Numeral 3) Resolucin 357 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin. (A). 10. Al evaluar el procedimiento que actualmente se utiliza para declarar y consignar a favor de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, el valor de las retenciones practicadas a terceros, con sujecin a las disposiciones vigentes contenidas en el Estatuto Tributario, se verific que, la Administracin an no controla en el Sinptico de Ejecucin Presupuestal de Ingresos y Egresos, en una cuenta o rubro denominada Depsitos Provisionales (concepto informativo que no afecta presupuesto), el movimiento peridico de retenciones y de pagos. As mismo, no se dispone de una cuenta bancaria para registrar de manera exclusiva las retenciones y pagos a la DIAN, para evitar que estos dineros hagan unidad de caja, y por ende propicien una destinacin diferente. Consecuente con la situacin descrita, la Contralora General de Antioquia proyectar un Memorando de Advertencia (A) 11. El Boletn de Tesorera reporta en el Banco Agrario de Colombia cuenta corriente 31349-000433-3 saldo de $2.960.685; sin embargo, no fue posible encontrar en los archivos de la Entidad copia de la conciliacin bancaria, lo cual hace pensar que existen deficiencias en el proceso de comunicacin, ya que en tratndose de saldos inactivos, se requiere que la Administracin disponga, a la mayor brevedad de mecanismos tendientes a la maximizacin de los recursos econmicos. La situacin descrita inaplica lo sealado en el Numeral 3) Resolucin 357 de 2008, expedida por la contadura General de la Nacin. (A)
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12. Al cierre de la vigencia evaluada, al cotejar el saldo reportado en el Boletn de Tesorera se estableci diferencia de $211.123.490 entre los componentes Fondos y Bancos, por mayor valor en el primero; no obstante, al consultar el Sinptico de Ejecucin Presupuestal, tampoco se encontr el concepto denominado Sentencias Judiciales. La situacin anterior denota que existen deficiencias en el sistema de informacin financiero, al evidenciarse que las rdenes de embargo ejecutoriadas por la autoridad competente no fueron reconocidas por la Entidad en la vigencia de origen, tanto en el mdulo de Presupuesto como en Tesorera. Consecuente con ello, dejaron por fuera de la Ejecucin de Gastos (Egresos) $100.000.000 que corresponden a los siguientes embargos. La situacin anterior inaplica lo preceptuado en el Artculo 71 del Decreto 111 de 1996: (D) Embargo Cuenta Banco Agrario 4-2 Embargo cuenta Banco Agrario 334-3 Saldo Fondos Saldo Bancos Diferencia (1) 50.027.497 49.972.503 $1.798.585.013 1.693.864.260 --------------------$211.123.490 ==== =======

(1) La diferencia se explica de la siguiente forma:

Fondo rotatorio de vehculos Reintegro mayor valor cancelado pliza Embargo Cuenta Banco Agrario 4-2 Embargo cuenta Banco Agrario 334-3 Sin flujo de Fondos

$6.100.000 198.921 50.027.497 49.972.503 104.720.753 ----------------$ 211.123.490 ==========

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13. A diciembre 31 de 2008, en el Boletn de Tesorera se observan saldos de algunas cuentas bancarias sobre las cuales no fue posible obtener una explicacin satisfactoria acerca del estado actual de las mismas, as como la adecuada destinacin de los recursos por parte de la Administracin, as (A) En el Banco Agrario de Colombia existen saldos inactivos destinados a manejar recursos del Sistema General de Participaciones Salud por $3.425.568. De acuerdo con las instrucciones del Ministerio de la Proteccin Social, contenidas en el Artculo 24 de la Resolucin 3042 de agosto de 2007, el Ente Territorial apertur en junio de 2008 igual nmero de cuentas de Ahorro en la misma entidad crediticia, lo que permite concluir que los recursos no se trasladaron en su totalidad y por tanto, se requiere la incorporacin de este excedente a las nuevas cuentas bancarias. (A) Un detalle del saldo es el siguiente:
Cuenta Corriente 31349-000467-1 31349-000466-3 31349-000468-9 Destinacin Rgimen Subsidiado Salud Oferta SGP - Salud TOTAL Saldo en pesos $2.017.230.26 964.689.11 443.649.00 $3.425.568.37

A diciembre 31 de 2008, en el Boletn de Tesorera se reporta la disponibilidad de recursos por $2.861.331 en una cuenta destinada al manejo y control de las Cesantas; en el Boletn de Tesorera se identifica Fondo de Cesantas NIT 890.983.763-8. Adems no fue posible recibir explicacin satisfactoria de la Secretaria de Hacienda (Tesorera) sobre la inconsistencia detectada en cuanto al manejo de dichos recursos, ya que al revisar el pago de Cesantas se constat que los egresos se hicieron con cargo a la cuenta corriente 31349-000017-8 del Banco Agrario de Colombia donde se manejan recursos destinados a Libre Destinacin, situacin que propicia dificultades al momento de conciliar los saldos disponibles en las respectivas cuentas y fondos. (A) El Boletn de Tesorera reporta en el Banco Agrario de Colombia cuenta corriente 31349-00063-8 saldo de $4.034.168; pero no fue posible encontrar en los archivos de la Entidad copia de la conciliacin bancaria, lo cual hace pensar que existen deficiencias de comunicacin, por parte de las diferentes instancias que participan en este proceso, inaplicando lo previsto en el Numeral 3) Resolucin 357 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin. (A) 23

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14. Al cotejar el saldo que reporta el Boletn de Tesorera en el Banco Agrario de Colombia cuenta corriente 31349-000469-7 frente a la cifra utilizada en la conciliacin bancaria, se establece diferencia de $20.803.731 por menor valor en el segundo documento. Esta situacin deja en evidencia que existen falencias en el proceso de revisin de las actividades y tareas relacionadas con el proceso de Tesorera, inaplicando lo estipulado en la Resolucin 357 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin. (A)

Saldo segn Conciliacin Saldo segn Boletn Diferencia

$28.313.089 7.509.358 -----------------$20.803.731 ==========

Al revisar las conciliaciones bancarias correspondientes a diciembre 31 de 2008, se detect que en algunas cuentas corrientes que la Entidad maneja, existen partidas pendientes de incorporacin o reconocimiento en el sistema de informacin financiero del Municipio (Presupuesto, Tesorera- Contabilidad), las cuales se originaron en las vigencias 2006, 2007 y 2008. Adicionalmente, se evidencia que la Ejecucin Presupuestal de Egresos de los perodos antes sealados no reflejan la realidad econmica de la Entidad, toda vez que, se dejaron de reconocer y en consecuencia de incorporar al sistema de informacin financiero gastos bancarios relacionados con el suministro de chequeras, comisiones, ND y NC entre otros, inaplicando lo previsto en el Numeral 3.1 de la Resolucin 357 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin (A). La situacin descrita deja al descubierto la presencia reiterada de falencias en el cumplimiento de las actividades y tareas propias de los procesos inherentes a la Secretara de Hacienda (Tesorera),
Vigencia/ Banco BAC BAC BAC IDEA IDEA COLOMBIA IDEA IDEA
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Cuenta No. 64-3 66-1 65-1 3823 10187 564423 4727 42

Nota Crdito

Nota Dbito

Rendimiento Financiero 2.111.960 513.072 47.664

Otros 872.795 (1)

35.761 5.858 177.604 4.002 10.518

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Vigencia/ Banco IDEA IDEA BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BOGOTA 2008 BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BOGOTA 2007 BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BAC BOGOTA BAC 2006

Cuenta No. 4729 4544 469-8 17-8 15-2 334-3 334-3 482-0 420-0 4-2 20-2 11321-6 11321-6 5440-0

Nota Crdito

Nota Dbito 8.204 2.548 138.311 4.880.455 157.816 1.480.985 72.185 198.375

Rendimiento Financiero

Otros

13.800.000

5.000.000

63.060 (1) 599.999 60.891 966.459(4) 63.060 142.238 7.975.750 322.012 114.384 992.796 53.393 (17.660) 4.643.710 123.637 395.240 (3) 1.705.691 (868.673) 4 337.050 (1) 15.800 789.246 (7) (495.890) 249.667 8.167.697 55.512 230.048 1.711.786 (2) 46.400 (2) 57.512 464.096 704.000 61.699 (6) 44.150 127.820 (5) 0 1.555.318 0 1.947.705 0 1.184.486 2.672.696 20.639.254

469-8 15-2 334-3 334-3 334-3 473-9 3-8 4-2 4-2 4-2 4-2 11321-6 11321-6 5440-0

469-8 334-3 334-3 334-3 473-9 4-2 11321-6 11321-6 5440-0 11321-6

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(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Consignacin pendiente por identificar. El banco certifica que el cheque se pag en noviembre 29 de 2004 Cheque girado en octubre 05 de 2007, pero no contabilizado. Consignacin No reportada en extracto. Cheque girado, pero pendiente de cobro. Cheque No. 5465 girado en septiembre de 2006, pendiente de cobro. Cheque No. 355 girado en mayo de 2007, pendiente de cobro.

Grupo 12 Inversiones e Instrumentos Derivados 15. Como parte normal del Proceso Auditor se efecto arqueo de ttulos valores en poder de la Secretara de Hacienda (Tesorera), con el siguiente resultado: 5.358 ttulos de accin a $1.000 cada una $5.358.000, mas 14.100 ttulos de x100 cada una $1.410.000. La sumatoria arroja una inversin de $6.768.000.los cuales a la fecha de la visita se encontraban en su poder; algunos de documentos arqueados representan Inversiones realizadas otrora por el Ente Territorial en entidades del sector pblico, que desde hace diez (10) aos aproximadamente adelantan proceso liquidatorio, tal es el caso de la Cooperativa de Municipalidades de Antioquia COOPMUNICIPIOS y Acueductos y Alcantarillados de Antioquia ACUANTIOQUIA (concluy el proceso liquidatorio). Sobre el particular, Equipo Auditor llama la atencin en relacin con la ausencia de un registro contable, por medio del cual se reconozcan estos Aportes as como el clculo de la respectiva Provisin. (A). 16. La cuenta Inversiones Patrimoniales en Entidades No Controladas (Cdigo 1207) con saldo a diciembre 31 de $15.136.000 presenta incertidumbre, toda vez que, no fue posible encontrar en los archivos copia de la documentacin soporte que demuestre la legalidad de los Aportes realizados por el Ente Territorial, inobservado lo estipulado en la Resolucin 354 de 2007, expedida por la Contadura General de la Nacin. (A)

Grupo 1280

Provisin Proteccin Inversiones

17. El saldo que reportan los Estados Contables en el rubro Provisin Proteccin Inversiones, presenta incertidumbre al cierre de la vigencia, toda vez que, no fue posible encontrar en los archivos de la Entidad la documentacin que se utiliz como fuente para soportar, calcular y registrar al cierre de la vigencia provisin por valor de $6.500.000, inaplicado lo preceptuado en la Resolucin 357 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin. (A).

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Grupo 13 Rentas por Cobrar 18. Con fundamento en lo previsto en la Ley 14 de 1983, Ley 223 de 1995, Ley 388 de 1997 y Resolucin 2555 de 1988, la Direccin de Sistemas de Informacin y Catastro Departamental (Departamento Administrativo de Planeacin), en diciembre 31 de 2002 mediante Resolucin 385 fij para los predios del Sector Urbano del municipio de Armenia los avalos catastrales resultantes de la renovacin de la inscripcin catastral, con vigencia a partir del 01 de enero de 2003; mediante Resolucin 2559 de 2000, se orden fijar la actualizacin catastral para los predios del Sector Rural del municipio de Armenia, a partir del 01 de enero de 2001. Consecuente con lo anterior, la Administracin viene incumpliendo con el trmino de cinco (5) aos, en relacin con la contratacin de labores relacionadas con la actualizacin catastral de los predios. (D) 19. La cuenta Rentas por Cobrar (Cdigo 1305) cerr la vigencia con saldo de $238.950.989, cifra que equivale al 1.8% de los Activos Totales se presenta sobrestimada en $71.687.728, por menor valor en los registros contables, toda vez que, se presenta diferencia entre el registro contable y la documentacin utilizada como soporte para su registro, lo cual denota incumplimiento de lo previsto en el Instructivo No. 1 de 2008. (A). El cuadro anexo refleja de manera comparativa las diferencias por cada una de las Rentas, as:
Cdigo Concepto Vigencia Actual Predial Unificado Industria y Comercio Avisos, Tableros, Vallas Subtotal Vigencia Anterior Predial Unificado Industria y Comercio Avisos, Tableros, Vallas Subtotal Saldo Contable En pesos 15.492.722 5.623.597 992.400 22.108.719 Saldo Soportes En pesos 15-492.722 5.623.597 992.400 22.108.719 Diferencia En pesos 0 0 0 0

130507 130508 130521

131007 131008 131020

185.940.256 26.266.712 4.635.302 216.842.270

278.599.258 26.266.712 4.635.302 216.842.270

0 0 0

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Cdigo

Concepto Intereses Predial Unificado Industria y Comercio Subtotal TOTAL

Saldo Contable En pesos

Saldo Soportes En pesos 142.414.427 14.893.100 157.307.527 $396.258.516

Diferencia En pesos (142.414.427) (14.893.100) (71.687.728) ($71.687.728)

14010301 14010302

85.619.799 $324.570.788

Fuente: Registro Auxiliar de Rentas por Cobrar Elabor: Rafael Penagos A, Profesional Universitario (Contador).

Grupo 14 - Deudores 20. A diciembre 31, la cuenta Transferencias por Cobrar (Cdigo 1413) con saldo de $189.984.594 (o sea, 1.4% de los Activos Totales) se presenta sobrestimada en $61.589.594 por mayor valor frente a los recaudos efectivamente recibidos en la vigencia 2009, los cuales estn relacionados con el pago de la ltima doceava, inaplicando lo estipulado en la Resolucin 354 de 2007 y 357 de 2008, expedidas por la Contadura General de la Nacin. (A). 21. La cuenta Prstamos de Vivienda Concedidos (Cdigo 1415) con saldo de $8.099.089 se presenta incertidumbre al cierre de la vigencia evaluada, debido a que no fue posible encontrar en los archivos de la Administracin la documentacin soporte que identifique tanto los Deudores como el saldo que se encuentra a cargo de cada uno de ellos. Como resultado de las pruebas de Auditoria llevadas a cabo sobre el particular, se detect lo siguiente: Con fecha noviembre 25 de 2000, el municipio de Armenia FOVIS suscribi con la seora CARMEN EMILIA TORRES VSQUEZ, cdula 21.515.672 contrato de compra / venta de una casa, ubicada en el primer piso de un bloque bifamilar, con un rea construida de 61,27 metros cuadrados, ubicada en el Barrio El Sur, carrera 11 del y distinguida con el nmero 8-48 del municipio de Armenia. En el artculo cuarto, se fija como precio de venta la suma de $3.650.000 (de los cuales $1.000.000 la Entidad declara haber recibido a entera satisfaccin) (A) El artculo dcimo octavo del presente contrato seala que la escritura por la cual se dar cumplimiento al presente contrato se realizar en la Notara nica de Armenia, en un trmino no mayor a seis (6) meses, o

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sea para el 25 de mayo de 2001 (la escritura no se lleva a cabo desde la fecha debido a que se tramita el respectivo desenglobe). Por su parte, al revisar la informacin disponible en los archivos no fue posible encontrar copia del documento constitutivo de la hipoteca, como actuacin que corresponda suscribir a la Administracin con el tercero tendiente a garantizar la recuperacin de la obligacin. Por otra parte, el predio se encuentra pendiente de incorporar la respectiva mutacin catastral, motivo por el cual no se viene causando el valor del Impuesto Predial correspondiente, lo cual viene afectando negativamente los ingresos propios del Municipio. En septiembre 01 de 1990, el municipio de Armenia FOVIS suscribi con el seor DIEGO ALONSO ACEVEDO MONTOYA, cdula 3.395.765 contrato de compra / venta de un bien inmueble ubicado en la carrera 11 de la zona urbana y distinguido con el nmero 68-08, con un rea de 73 metros cuadrados aproximadamente y la casa en l construida (de dos plantas unifamiliar). En el artculo cuarto se fija el precio de venta en la suma de $2.350.000 (de los cuales $600.000 corresponden a la cuota inicial pagaderos dentro de los tres 3 meses siguientes). El artculo dcimo primero del presente contrato expresa que la escritura por la cual se dar cumplimiento al presente contrato se realizar en la Notara nica de Armenia, por tardar el 30 de diciembre de 1991. Ahora bien, a la fecha del presente informe el predio se encontraba pendiente de incorporar la respectiva mutacin catastral, motivo por el cual no se est causando el valor del Impuesto Predial correspondiente, lo cual est afectando los ingresos propios del Municipio.(A) Al evaluar la documentacin aportada por la Entidad, en relacin con la situacin jurdico - contractual de compra - venta donde obra en calidad de compradora la seora MARIA DORA MONTOYA DE PULGARN Cdula 21.514.346, cabe anotar lo siguiente: el contrato presuntamente fue suscrito con la citada compradora el da 25 de noviembre del 2000, pero de conformidad con lo establecido en la Clusula Dcimo Octava del instrumento, se conceda plazo hasta el 25 de mayo de 2001 para suscribir ante el Notario nico de Armenia Mantequilla la correspondiente escritura pblica. En ejercicio de las funciones especiales de Polica Judicial que la Ley 610 de 2000 en su Articulo 10 le confiere a los servidores de la Contralora, se solicit al Notario certificar que la seora MARIA DORA MONTOYA DE PULGARN y/o su esposo MARIO DE JESUS PULGARIN GOMEZ, cdula 3.394.809 29

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aparecan como comprador (es) del inmueble en cuestin, as como el correspondiente registro de escritura pblica de hipoteca. La respuesta del Notario, quien obra como salvaguarda de la fe pblica fue negativa frente a la existencia de los documentos solicitados. Consecuente con lo anterior puede afirmarse que el acto jurdico de compra venta no existi en cuanto a la protocolizacin que exige la ley. Adicionalmente, a folio 175-177 se encontr copia de un DERECHO DE PETICIN sin fecha, a travs del cual el seor MARIO DE JESUS PULGARN GMEZ solicita al Fondo Obrero que sustituyan a la seora LORENA DEL SOCORRO PULGARIN MONTOYA como titular del derecho real de dominio, colocando como titulares a la seora MARIA DORA MONTOYA DE PULGARIN (cnyuge) o directamente a l, argumentando que la hija se vio obligada a abandonar el Municipio. La inexistencia de escrituras y de hipoteca, el incumplimiento de clusulas contractuales sobre los residentes en el inmueble y diversos escritos incluyendo el Derecho de Peticin, sin fechas que determinen el margen temporal, al igual que la evidente diferencia de caligrafa presentada en el escrito que obra a Folio 178, comparndolo con el escrito obrante a Folio 168 permiten considerar que existe presunta irregularidad en los documentos aportados. Por lo antes expuesto, el Equipo Auditor considera que con el fin de esclarecer completamente estos hechos los cuales se encuentran viciados presuntamente de irregularidades, el presente hallazgo debe remitirse a la CONTRALORA AUXILIAR DE INDAGACIN PRELIMINAR para su conocimiento y fines pertinentes. (D). Al evaluar la documentacin aportada por la Entidad, en relacin con la situacin jurdico - contractual de compra - venta donde obra en calidad de compradora la seora MARIA DORA MONTOYA DE PULGARN Cdula 21.514.346, cabe anotar lo siguiente: el contrato presuntamente fue suscrito con la citada compradora el da 25 de noviembre del 2000, pero de conformidad con lo establecido en la Clusula Dcimo Octava del instrumento, se conceda plazo hasta el 25 de mayo de 2001 para suscribir ante el Notario nico de Armenia Mantequilla la correspondiente escritura pblica. En ejercicio de las funciones especiales de Polica Judicial que la Ley 610 de 2000 en su Articulo 10 le confiere a los servidores de la Contralora, se solicit al Notario certificar que la seora MARIA DORA MONTOYA DE PULGARN y/o su esposo MARIO DE JESUS PULGARIN GOMEZ, cdula 3.394.809 30

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aparecan como comprador (es) del inmueble en cuestin, as como el correspondiente registro de escritura pblica de hipoteca. La respuesta del Notario, quien obra como salvaguarda de la fe pblica fue negativa frente a la existencia de los documentos solicitados. Consecuente con lo anterior, puede afirmarse que el acto jurdico de compra venta no existi en cuanto a la protocolizacin que exige la ley. Adicionalmente, a folio 175-177 se encontr copia de un DERECHO DE PETICIN sin fecha, a travs del cual el seor MARIO DE JESUS PULGARN GMEZ solicita al Fondo Obrero que sustituya a la seora LORENA DEL SOCORRO PULGARIN MONTOYA con cdula 21.515.945, en calidad de titular del derecho real de dominio y, al mismo tiempo, sugiere para el efecto el nombre de la seora MARIA DORA MONTOYA DE PULGARIN (cnyuge) o directamente a l (Mario de Jess Pulgarn Gmez), argumentando que la hija se vio obligada a abandonar el Municipio, segn consta en autorizacin fechada en febrero 21 de 1997, a Folio 168; por otra parte, llama la atencin que a folio 158 se aporta Recibo de Caja No. 4141848 fechado el 30 de mayo de 1997, mediante el cual se registre la cuota inicial por $1.000.000 (un milln de pesos) que corresponde a la enajenacin del citado inmueble, el cual aparece diligenciado a nombre de la seora Lorena Pulgarn. De lo anterior, se concluye adems que, no existe consistencia entre la fecha de pago y la supuesta autorizacin. La inexistencia de escrituras y de hipoteca, el incumplimiento de clusulas contractuales sobre los residentes en el inmueble y diversos escritos incluyendo el Derecho de Peticin, sin fechas que determinen el margen temporal, al igual que la evidente diferencia de caligrafa presentada en el escrito que obra a folio 178, al compararse con el escrito obrante a folio 168 permiten considerar que existe presunta irregularidad en los documentos aportados Por lo anterior, el Equipo Auditor considera que con el fin de esclarecer completamente los hechos, que se encuentran viciados presuntamente de irregularidades, el hallazgo debe remitirse a la CONTRALORA AUXILIAR DE INDAGACIN PRELIMINAR para su conocimiento y fines pertinentes. (D). NOTA. Los folios referenciados se identifican en el legajo de respuestas allegado por la Administracin.

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22. La subcuenta Cuotas Partes Pensinales (Cdigo 147008) con saldo de cero $0 presenta incertidumbre al cierre de la vigencia 2008, debido a que continan sin reconocimiento contable las Cuentas por Cobrar por el concepto en referencia, a pesar disponerse de la informacin actualizada a travs del PASIVOCOL La situacin anterior denota que las diferentes reas de Gestin responsables de procesar y actualizar los datos, con efecto sobre el sistema de informacin financiero del Municipio, no la reportan de manera oportuna hacia el rea Contable adems, deja en evidencia que existen falencias en el proceso de conciliacin entre las partes afectadas, inaplicando lo preceptuado en la Resolucin 357 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin. (A). 23. La cuenta Otros Deudores Embargos Judiciales (Cdigo 147013) con saldo de $100.000.000 al cierre de la vigencia, se presenta sobrestimada en su totalidad debido a que este valor representa la sumatoria de dos (2) fallos proferidos por el Juez del Circuito, por medio de los cuales se condena al Municipio a pagar a favor del Instituto del Seguro Social, por concepto de Bono Pensional la suma antes referida; sin embargo, a diciembre 31 la obligacin no fue reconocida en los Estados Contables de la Entidad, inobservando lo sealado en la Resolucin 354 de 2007 y 357 de 2008, expedidas por la Contadura General de la Nacin. (A) 24. En la cuenta Deudas de Difcil Recaudo Prstamos Concedidos (Cdigo 147502) se reporta saldo de $2.921.883, el cual corresponde a una obligacin registrada a nombre de la seora MARA DE LA LUZ URIBE DE RICO (+) cdula 21.514.357; no obstante, al revisar el archivo disponible en la Entidad, se encontr que el documento se suscribi en junio de 1994 y que el objeto consiste en: .realizar mejoras y reparaciones en el bien mueble ubicado en LA CUMBRE (CALLE 10 Z. URBANA).. El artculo segundo establece un valor $600.000 que se cancelarn a partir del 01 de junio de 1994. Al revisar la informacin disponible en los archivos de la Entidad no fue posible encontrar copia del documento constitutivo de la hipoteca, adems en la carpeta donde se archivan los documentos relacionados con este crdito, slo se evidenci copia de dos (2) comprobantes de Caja que totalizan $100.000 (Recibos de Caja No. 1432139 de agosto 26 de 1994 y No. 2070113 de agosto 06 de 1995), igualmente un oficio fechado el 22 de enero de 2009, suscrito por el seor ALEJANDRO ESCOBAR BETANCUR, Alcalde (E), por medio del cual solicita a los herederos ponerse al da en el pago de esta acreencia. Consecuente con lo anterior, el Equipo Auditor concluye que la gestin de la Entidad, no se ajust a los principios bsicos de la Administracin Pblica (Eficiente, Eficaz, Econmica) al no constituirse a favor del Ente Territorial la
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respectiva hipoteca, de una parte, y de la otra, por no ejercer de manera oportuna un control administrativo y financiero para adelantar las gestiones de recuperacin de esta Cartera. Asimismo, se cuestiona el facilismo de la decisin administrativa al reclasificar el saldo contable a Cuentas de Difcil Recuperacin (Cdigo 1480), sin mediar concepto jurdico alguno sobre el cual fundamentar esta decisin, toda vez que, en los archivos de la Entidad no se encontr actuacin alguna en este sentido, como tampoco evidencia relacionada con los trmites de reclamacin ante la respectiva compaa aseguradora. Copia de este hallazgo y los soportes respectivos sern trasladados a Responsabilidad Fiscal Indagacin Preliminar, para su conocimiento y fines pertinentes. (A).

Grupo 16 Propiedad, Planta y Equipo 25. A diciembre 31, las cuentas y subcuentas que conforman el saldo de este grupo el cual totaliza $7.527.597.886 (es decir, el 56.44% de los Activos), presenta incertidumbre debido a que a la fecha de la visita, la Administracin se encontraba en proceso de identificacin y/o actualizacin de los bienes muebles e inmuebles, a efecto de establecer tanto la titularidad como las condiciones o caractersticas fsicas de los mismos, adems para depurar y ajustar las bases de Depreciacin. Consecuente ello, la Contralora General de Antioquia solicit a la Direccin Administrativa de Catastro Departamental informacin relacionada con los bienes inmuebles registrados a nombre del municipio de ARMENIA MANTEQUILLA, para determinar con mayor exactitud los ajustes requeridos. La conducta descrita anteriormente inaplica lo establecido en la Resolucin 354 de 2007 y 357 de 2008, expedidas por la Contadura General de la Nacin (A). La conformacin de los saldos es la siguiente:

Cdigo 1605 1615 1635 1640 1645 1650 1655 1660 1665 1670
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Nombre Terrenos Construcciones en Curso (#) Bienes muebles en bodega Edificaciones Plantas, Ductos y Tneles Redes, Lneas y Cables Maquinaria y Equipo Equipo Mdico Cientfico Muebles, Enseres y Equipo Equipo de Comunicacin y Computacin

(&)

Saldo en pesos $905.130.628 353.447.257 9.761.420 5.730.263.820 643.556.033 417.565.967 101.082.539 0 104.127.094 141.835.819

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Cdigo 1675 1680

Nombre Equipo de Transporte, Traccin y Elevacin (&) Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelera () TOTAL

Saldo en pesos 39-990.000 7.151.748 $7.527.597.886

(&) Los bienes identificados y clasificados en cada cuenta encuentran totalmente depreciados. (#) En la vigencia 2008, no se registra movimiento contables este rubro (dbitos crditos), al revisar los saldos del libro mayor de febrero 2007 a marzo del mismo ao no se encuentra consistencia en los datos, permite concluir que se trata de un error que se requiere investigar y corregir. () A la fecha de la visita, algunos de los bienes clasificados en esta cuenta, no cumplen con las disposiciones contenidas en la Resolucin 354 y 356 de 2007, expedidas por la Contadura General de la Nacin, en el sentido de registrar en calidad de Activos bienes adquiridos en la vigencia 2008, cuyo costo de adquisicin es inferior a dos (2) SMLMV. Consecuente con ello, se requiere la reclasificacin de los saldos que cumplen con esta condicin.

26. Mediante Acuerdo 007 de mayo 14 de 2000, el Honorable Concejo municipal de Armenia - Mantequilla autoriz al ejecutivo para que mediante los trmites legales adelante y lleve a trmino la permuta del lote de terreno sobrante donde se encuentra ubicada la escuela de la vereda La Loma, con el lote de terreno propiedad del seor JORGE TABORDA, mediante peritazgo para el avalo de los respectivos terrenos. Sin embargo, no fue posible encontrar en los archivos de la Entidad evidencia relacionada con el cumplimiento de la presente autorizacin, y consecuente con ello, a la fecha del presente informe, el Equipo Auditor no tiene certeza de su cumplimiento; no obstante, de acuerdo con algunos comentarios de los habitantes del Municipio, el particular, sujeto de la permuta, viene realizando en dicho inmueble rural actos de seor y dueo. (D) 27. Para garantizar la prestacin de los servicios pblicos que demanda la comunidad de Armenia, se suscribi hace aproximadamente diez (10) aos un convenio de Cooperacin consistente en la prestacin de tales servicios, por parte del consorcio Acueductos Alcantarillados Sostenibles A.A.S. S.A. ESP.; sin embargo, a la fecha de la presente Auditoria, no fue posible encontrar en los archivos de la Entidad copia del documento contentivo de esta situacin, por medio del cual se autoriza a un tercero la entrega y explotacin de los bienes necesarios para este propsito, los cuales contablemente aparecen registrados en los grupos de cuentas que se ilustran a continuacin. Por otro parte, de acuerdo con las caractersticas propias de estos contratos, desde su inicio los saldos debieron reclasificarse a la cuenta Otros Activos - Bienes Entregados en Comodato, toda vez que, el Ente Territorial no los est utilizando de manera directa en el desarrollo de su objeto social; sin embargo,
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esta operacin an se encuentra pendiente de registro, conducta que sobrestima en $1.061.122.000 el saldo que presentan los Estados Contables en el Grupo Propiedad Planta y Equipo. La conducta anterior inobserva lo estipulado en la Resolucin 354 de 2007 y 357 de 2008, expedidas por la Contadura General de la Nacin. (A)
Cdigo 1645 1650 Cuenta Planta Ductos y Tneles Redes, Lneas y Cables TOTAL Saldo En pesos $643.556.033 417.565.967 $1.061.122.000

28. A la fecha de la visita, se evidenci que algunos activos propiedad del Municipio aunque haban superado la vida til, y por ende, el valor en libros era de cero pesos, teniendo en cuenta para el efecto las caractersticas y clasificacin que les corresponde, de acuerdo con la normatividad legal vigente, se verific que stos no haban sido reclasificados al Grupo Cuentas de Orden. Esta conducta revela que la Administracin est incumpliendo con las disposiciones legales vigentes, contenidas en la Resolucin 354 de 2007 y 357 de 2008, expedidas por la Contadura General de la Nacin (A).
Cdigo 1665 1670 1675 Nombre Muebles Enseres y Equipo Equipo de Comunicacin y Computacin Equipo de Transporte, Traccin y Elevacin TOTAL Costo Histrico 104.127.094 141.835.819 39.990.000 $285.952.913 Depreciacin Acumulada 104.127.094 141.835.819 39.990.000 $285.952.913

29. Para registrar el movimiento de mercancas tanto de Consumo como Devolutivos, se observ que en la vigencia evaluada se utilizaron indistintamente las cuentas: Bienes Muebles en Bodega (Cdigo 1635) y Cargos Diferidos (Cdigo 1910), inaplicando lo previsto en la Resolucin 356 de 2007, expedida por la Contadura General de la Nacin. Esta conducta denota que no existe un adecuado control en relacin con la dinmica de las cuentas, condicin que podra propiciar adems, eventuales errores en el suministro de la informacin que distorsionan la realidad econmica del Municipio. (A)

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30. En noviembre de 2005, la Gobernacin de Antioquia suscribi con el municipio de Armenia convenio Inter. administrativo de cofinanciacin No. 2005-CF 270026 cuya objeto es la generacin de empleo a travs de la dotacin de una microempresa de arepas. El valor del presente convenio es de $12.000.000, de los cuales $10.000.000 estn a cargo del Departamento y 2 millones al Municipio. Al revisar los movimientos registrados en el Sinptico de Ingresos de la vigencia 2005, se constat que $10.000.000 (diez millones de pesos) se adicionaron al rubro denominado Convenio Dotacin Microempresas de Arepas (Cdigo 14010101), de los cuales se ejecutaron en la misma vigencia $5.000.000 (cinco millones), es decir el 50% del aporte; los restantes $5.000.000 (cinco millones), se adicionaron y ejecutaron en el ao 2006, afectando el mismo rengln. Al revisar el Sinptico de Ejecucin Presupuestal de Egresos de la vigencia fiscal 2005, se constat que, si bien en cumplimiento de lo estipulado en el presente convenio, se expidi el Certificado de Disponibilidad No. 1513 por $2.000.000 para amparar y registrar el valor del Aporte que le corresponda a la Entidad sobre el referido proyecto, pero no fue posible verificar la destinacin o traslado de tales recursos. Consecuente con ello, se presume de una desviacin o uso indebido de estos recursos, motivo por el cual la Contralora General de Antioquia l dar el traslado a la instancia competente. Por su parte, en la Ejecucin Presupuestal de Egresos de la vigencia 2006, se evidencia la compra de implementos por $6.775.792 suministros que se destinaran al funcionamiento del proyecto, pero a la fecha del presente informe y como resultado de la inspeccin fsica realizada al lugar donde stos se almacenaban (saln Casa de la Cultura municipal), se constat que aunque los mismos se encontraban fuera de uso o de servicio, se conservaban aparentemente en buen estado; tampoco fue posible encontrar en los archivos de la Entidad copia de lo actuado por el Departamento Secretara Equidad de Gnero para la Mujer, en relacin con la verificacin relacionada con el cumplimiento de las obligaciones del Municipio, segn lo estipula el Numeral 4 de la Clusula Sexta del referido convenio: El DEPARTAMENTO se obliga para con el MUNICIPIO. (D) Consecuente con ello, la Contralora proyectar un MEMORANDO DE ADVERTENCIA, para evitar que por efectos del deterioro u obsolescencia la Entidad incurra en un Presunto Detrimento Patrimonial. Un detalle de los elementos adquiridos, es el siguiente:

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Fecha D-M-A 18-01-06 18-01-06 18-01-06 18-01-06 18-01-06 18-01-06 26-09-06 26-09-06 26-09-06 26-09-06

Proveedor Acery - Gas Acery Gas Acery Gas Acery Gas Acery Gas Acery - Gas Elctricos y Queens Elctricos y Queens Elctricos y Queens (&) Elctricos y Queens TOTAL materiales materiales materiales materiales

Detalle del bien Arteza doble Parrilla asadora de gas Estufa enana con quemador Molina Industrial con motor Mesa de trabajo con tapa de acero. Rodillo manual Olla de Aluminio Mesn en acero inoxidable Dos (2) Reguladores de gas Asador de Carbn

Valor en pesos 684.400 1.566.000 266.800 904.800 672.800 788.800 516.200 774.880 177.712 423.400 $6.775.792

Fuente: Archivos de la Entidad. Elaboro: Rafael Penagos A, Profesional Universitario (Contador).

(&) Como resultado del recuento fsico se detect el faltante uno de ellos por valor de $88.856, el cual se deja a cargo del responsable; no fue posible encontrar en los archivos de la Entidad documento de salida relacionado con el prstamo o baja del mismo. Consecuente con ello, corresponde a la Administracin adelantar las gestiones de recuperacin del bien o equivalente del mismo, segn factura de compra.

31. Como resultado de las pruebas de Auditoria llevadas a cabo sobre el proceso de compra / venta de siete (7) mquinas industriales al Grupo Asociativo de Armenia Antioquia AGRACO por valor de $2.170.000, Bienes que se destinaron inicialmente al montaje de una microempresa de confecciones, el cual luego de promover en reiteradas ocasiones la conformacin de Madres Comunitarias, a travs de una Asociacin fracaso en su intento. Ahora bien, a la fecha del presente informe y como resultado de la inspeccin fsica realizada a Casa de la Cultura municipal, lugar donde se encontraban almacenados se constat que los mismos se encontraban aparentemente en buen estado.(A) Consecuente con ello, la Contralora proyectar un MEMORANDO DE ADVERTENCIA, para evitar que por efectos del deterioro u obsolescencia la Entidad incurra en un Presunto Detrimento Patrimonial. A continuacin se ilustra un detalle de los bienes:

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Detalle Maquina filetiadora puntada S. Maquina filetiadora puntada S. Maquina cosedora industrial Maquina cosedora industrial Maquina cosedora industrial Maquina cosedora industrial Maquina cosedora industrial TOTAL

Marca SIRUBA JUKI MITSUBISHI MITSUBISHI PFAFF PFAFF PFAFF

Ref M - 516 M - 816 DB -170 DB -130 463-627 463-944 238-130

Serie L 1 - 35 CLAS D4

Valor 80.000 80.000 380.000 490.000 380.000 380.000 380.000 $2.170.000

7- BS 01 - CL ASX - 60

Fuente: Archivos de la Entidad. Elaboro: Rafael Penagos A, Profesional Universitario (Contador).

32. Al cierre de la vigencia 2008, la cuenta Cargos Diferidos Materiales y Suministros (Cdigo 1910) con saldo al de $116.330.747, se presenta sobrestimada en $13.667.705 frente a la documentacin soporte suministrada por la Administracin como saldo de Bienes Muebles en Bodega, inaplicando lo establecido en la Resolucin 354 de 2007 y 357 de 2008, expedidas por la Contadura General de la Nacin. (A).

Grupo 16 Depreciacin Acumulada 33. El saldo de las cuentas y subcuentas que conforman el grupo Depreciacin Acumulada (Cdigo 1685) cuyo valor a diciembre 31 de 2008 totaliza $926.314.439 presenta incertidumbre debido a que a la fecha del presente informe, la Administracin se encontraba en proceso de identificacin y/o actualizacin de los bienes muebles e inmuebles, a efecto de establecer tanto la titularidad como las condiciones o caractersticas fsicas de los mismos, con el propsito de depurar y ajustar las bases de Depreciacin aplicadas. (A) La conformacin y distribucin de los saldos es la siguiente:
Cdigo 168501 168502 168503 168504 168506 Nombre Edificaciones Plantas, Ductos y Tneles Redes, Lneas y Cables Maquinaria y Equipo Muebles, Enseres y Equipo TOTAL
Fuente: Registros contables de la Entidad Elaboro: Rafael Penagos A, Profesional Universitario (Contador).

Valor Libros a diciembre 31 $316.400.203 276.314.207 27.281.750 24.944.503 104.125.199 $926.314.439

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Grupo 24 Cuentas por Pagar 34. El rubro Cuentas por Pagar (Cdigo 24) con saldo de $327.717.574,41 presenta incertidumbre a diciembre 31 por $173.515.594.41. La cifra representa la diferencia entre el valor que se reporta en los Estados Contables y el Decreto 77 de diciembre 31 de 2008, por medio del cual se constituyen las Cuentas por Pagar al cierre de la vigencia, inobservando lo establecido en la Resolucin 354 de 2007 y 357 de 2008, expedidas por la Contadura General de la Nacin. (A) Grupo 25 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social 35. Al cierre de la vigencia 2008, la sumatoria de las subcuentas que conforman el presente epgrafe totaliza $36.246.4, distribuido, as: Cesantas Intereses a las Cesantas Vacaciones Prima de Vacaciones TOTAL $20.816.300 2.207.500 6.611.300 6.611.300 ----------------$36.246.400 ==========

Como se observa, en los diferentes conceptos no se incluye el clculo de la Bonificacin especial por recreacin, situacin que genera incertidumbre en el saldo que reporta esta cuenta a diciembre 31 de 2008. Adicionalmente, a la fecha de la visita, el Equipo Auditor no tuvo conocimiento sobre la Causacin y pago de esta obligacin para las vigencias anteriores, desde la aprobacin de la normatividad que as lo autoriza. La conducta anterior inaplica lo estipulado en las siguientes normas: Artculo 195 Ley 100 de 1993; Artculo 2 Decreto 1919 de septiembre de 2002 y Circular 013 de octubre de 2005, expedida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. (D) Grupo 27 Pasivos Estimados 36. La cuenta Provisin para Pensiones (Cdigo 272003) con saldo de $9.561.951.634.se encuentra sobrestimada en $2.018.870.298. debido a que existe diferencia entre el registro contable y la certificacin expedida por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico de $7.543.081.336 con fecha de corte diciembre 31 de 2008. De acuerdo con lo establecido en la Ley 549 de 1999, el proceso de amortizacin deba iniciar en el ao 1999; sin embargo, durante los nueve (9) aos anteriores no se encontr registro contable alguno sobre
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este particular. Adicionalmente, se detect irregularidad en cuanto a la dinmica que corresponde a la cuenta, segn lo establecido en las Resoluciones 354 y 356 de 2007, toda vez que la Cuenta Provisin para Pensiones (Cdigo 2720) debe reportar el saldo actual de la obligacin, pero en el caso del Municipio se est reflejando el valor amortizado. (A). 37. La subcuenta Cuotas Partes Pensinales por Pagar (Cdigo 272101) con saldo de cero pesos $0 presenta incertidumbre al cierre de la vigencia 2008, debido a que en los Estados Contables continan sin reconocimiento las Cuentas por Pagar por este concepto. La situacin anterior denota que las diferentes reas de Gestin responsables de procesar y actualizar los datos, con efecto sobre el sistema de informacin financiero del Municipio, no la reportan de manera oportuna hacia el rea Contable, adems, deja en evidencia que existen falencias en el proceso de conciliacin entre las partes afectadas, inaplicando lo establecido en la Resolucin 354 de 2007 y 357 de 2008, expedidas por la Contadura General de la Nacin. (A).

Grupo 41 - Ingresos No Tributarios Observacin Los recaudos que se perciben por la prestacin del servicio de fotocopias a particulares no se vienen registrando en el sistema de informacin financiero de la Entidad, es decir, no se causan como Ingreso, y tampoco se reconocen contablemente como un Aprovechamiento. De acuerdo con la informacin recibida directamente del personal responsable de su manejo, se inform que la falta de control obedece al bajo nivel de ventas, inaplicando lo estipulado en la Resolucin 357 de 2008, expedida por la Contadura General de la Nacin. Consecuente con ello, se requiere que la Administracin estudie la alternativa costo / beneficio que mas convenga para su manejo, siempre y cuando garantice la implementacin de controles internos adecuados. 38. El saldo de cuenta Ingresos por Arrendamiento (Cdigo 4110) se presenta subestimada en $19.981.615, cifra que representa la sumatoria del canon anual de Arrendamiento de algunos bienes inmuebles propiedad del Municipio, los cuales fueron entregados a terceros en tal calidad mediante contrato escrito; no obstante, el registr contable de stos se imput de manera equivocada en el rubro Tasas (Cdigo 411001). Por otra parte, la ejecucin presupuestal de Ingresos reconoce de manera ortodoxa los valores recaudados bajo este concepto, afectando el Cdigo 11030101. Adicionalmente, la condicin observada denota que no se cumple con lo
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estipulado en la Resolucin 356 de 2007 y Resolucin 357 de 2008, expedidas por la Contadura General de la Nacin. (A) Grupo 83 y 89 Cuentas de Orden Deudoras y Acreedoras por Contra

39. Al revisar el reporte de los procesos judiciales en los que se encuentra incurso el Ente Territorial como sujeto activo y/o pasivo de la accin, con radicado No. 2007-0321 que corresponde a la Accin Popular instaurada por la Procuradura Agraria, se encontr que segn el reporte oficial entregado por el doctor JORGE HUGO ELEJALDE LOPEZ - Asesor Jurdico de la Entidad, a favor del municipio de Armenia se registra fallo favorable sobre este particular. Ahora bien, en los archivos de la Entidad no se encontr evidencia relacionada con el inicio de las acciones conducentes a la adquisicin del lote de terreno, bien sea va judicial o a travs de un proceso comercial de compra / venta, para lo cual se requiera que la Entidad disponga los mecanismos necesarios, en el sentido de dar continuidad a los trmites relacionados con la enajenacin de los predios que son objeto de la presente demanda. (A).

4.1.4 GESTIN CONTRACTUAL 4.1.4.1 Obra Pblica Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos tcnicos, econmicos y financieros propuestos por la Administracin municipal de Armenia Mantequilla, para la ejecucin de los planes, programas y proyectos en la vigencia del 2008 y el primer semestre de 2009, se procedi a realizar el anlisis sobre el cumplimiento de las disposiciones legales, econmicas y administrativas durante el proceso contractual en sus diferentes etapas (Pre-contractual, Contractual y Pos-contractual), para establecer en trminos de calidad, cantidad y oportunidad los resultados obtenidos de la contratacin. Para ello se procedi a evaluar la totalidad de contratos suscritos por la Entidad, con el objeto de estudiar y analizar en la etapa previa de su celebracin, si el objeto a contratar estaba de acuerdo con las polticas, planes y programas de modo que le permitiera cumplir con los fines institucionales y determinar si la gestin contractual adelantada se realiz conforme a los principios de transparencia, economa y responsabilidad consagrados en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios.

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Se analiz la etapa contractual correspondiente al perfeccionamiento del contrato y desarrollo del objeto contractual, observando si se dio cumplimiento o no a cada una de las estipulaciones que fueron convenidas entre las partes. Se procedi al estudio y anlisis de la contratacin en la etapa Pos-contractual de terminacin y liquidacin de los contratos, verificando el cumplimiento del objeto y alcance del contrato. Para efectuar la auditora a la contratacin, se evaluaron dieciocho (18) contratos suscritos en el 2008, por valor de $305244.101, y dos (2) en el 2009, por $83426722, basados en lo registrado en la rendicin de la cuenta y el archivo del municipio de Armenia, listado que se relaciona a continuacin:
OBJETO Elaboracin estudio de suelos como JUAN GUILLERMO 94/2008 preinversin al proyecto de construccin de VANEGAS LONDOO infraestructura educativa en el rea urbana. Suministro de materiales de construccin con 88JULIO CSAR GARCA destino al proyecto de mejoramiento de 28 1/2008 VSQUEZ viviendas en zona rural. WILMAR MOSQUERA Revisin y actualizacin del plan de gestin 84/2008 CASTAO integral de residuos slidos. Estudio de suelos preinversin a proyectos de 82JUAN GUILLERMO reubicacin de vivienda en la vereda Filoseco, 2/2008 VANEGAS LONDOO en el Ensenillal y construccin de 200 viviendas nuevas en rea rural. 82JORGE HERNANDO Suministro de material de playa con destino al 1/2008 GONZLEZ ACOSTA mejoramiento de 48 viviendas en zona rural. Suministro de material de playa con destino al OMAR DE JESS MARN 72/2008 mejoramiento de 48 viviendas en la zona rural BOLVAR del municipio. Alquiler de volqueta para la recoleccin de 70BERNARDO DE JESS residuos slidos y su transporte hasta el 1/2008 HENAO MIRA relleno sanitario el Guacal. OMAR DE JESS MARN Adecuaciones menores en las instalaciones 88/2008 BOLVAR de la estacin de polica del municipio. Remocin derrumbes, cargue, transporte y 71VIVIANA PATRICIA RUIZ disposicin (en sitio autorizado) en las vas La A/2008 GMEZ Loma, Socorro, Horcona y La Herradura. VIVIANA PATRICIA RUIZ Apoyo en la revisin y supervisin de obras 71/2008 GMEZ que se adelanten en el municipio. 71MOISS DE JESS Construccin de siete fogones y dos hornos B/2008 VLEZ VILLADA en el rea rural. Mano de obra para el mantenimiento a pozos MOISS DE JESS 67/2008 spticos de las veredas Mojones, La Loma y VLEZ VILLADA La Pescadora. NRO CONTRATISTA VALOR 1200.000 9979.480 6000.000 4400.000 4212.000 2372.000 1855.670 6000.000 3330.000 $6000.000 7200.000 400.000

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NRO 64/2008

63/2008

05/2008 025/2007 86/2008

75/2008

02/2009

02/2009

OBJETO VALOR Mano de obra para pintura de paredes, OMAR DE JESS MARN puertas, ventanas, pasamanos y techos en el 2393.400 BOLVAR mantenimiento de la casa de la granja agropecuaria del municipio. ASOCIACIN DE Mano de obra rocera, limpieza manual de MUNICIPIOS DEL cunetas y zanjas y retiro de derrumbes para 12000.000 NORTE DE ANTIOQUIA el mantenimiento de caminos. AMUNORTE Mano de obra para reparacin de techos e OMAR DE JESS MARN instalaciones sanitarias en la Institucin 3664.270 BOLVAR educativa Rosa Mesa Meja. RM PROYECTOS Y Reconstruccin placa polideportiva de la 38780.269 CONSTRUCCIONES EU vereda El Socorro. Mejoramiento de vas terciarias Armenia La CONSORCIO INGEROCA Herradura Ro Cauca, La Loma, 204787.012 Cartageo y la Horcona en jurisdiccin. Construccin crcamo en talud superior de la LA ROCA INGENIERIA Y va Armenia La Herradura en el sector 89981.346 MINERA LTDA Palenque. ASOCIACIN DE MUNICIPIOS DEL BAJO Construccin de veinte unidades sanitarias en 78704.722 CAUCA Y BAJO NECH - la zona rural del municipio. AMBACAN Interventora tcnica, administrativa y VIVIANA PATRICIA RUIZ financiera en el proyecto Construccin de 4722.000 GMEZ veinte unidades sanitarias en la zona rural del municipio

CONTRATISTA

Fuente: Rendicin de la cuenta Portal nico de contratacin Archivo municipio de Armenia mantequilla. Elabor: Guillermo Len Crdoba Gaviria Profesional Universitario Arquitecto

Hallazgos 40. En el contrato 86-2008 suscrito el 20 de noviembre entre el municipio y el consorcio INGEROCA, para el mejoramiento de vas terciarias Armenia La Herradura Ro Cauca, La Loma, Cartageo y La Horcona, en jurisdiccin del Municipio, por un valor inicial de $204787.012 y un plazo de 45 das; se efectu retencin al contratista por concepto de impuesto de timbre, por valor de $2047.871, deducido en las rdenes de pago relacionadas en el cuadro anexo. El cobro debi ser por $1023.538, lo que evidencia que se retuvieron al contratista $1024.333 sin justificacin, contraviniendo lo dispuesto en el artculo 72 de la Ley 1111 de 2006 y el Artculo 532 del Estatuto Tributario. (A)

ORDEN DE PAGO 097

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FECHA 11/02/2009

VALOR 40877.085

TIMBRE POR LEY 204.389

TIMBRE RECAUDADO 511.968

DIFERENCIA 307.579

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ORDEN DE PAGO 096 1474 TOTAL

FECHA 11/02/2009 29/12/2008

VALOR 61436.104 102393.506 204706.695

TIMBRE POR LEY 307.181 511.968 1023.538

TIMBRE RECAUDADO 511.968 1023.935 2047.871

DIFERENCIA 204.787 511.967 1024.333

Fuente: Contratos archivo Admn. Municipal Armenia Mantequilla Elabor: Guillermo Len Crdoba Gaviria Profesional Universitario Arquitecto

4.1.4.2. CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS Y SUMINISTROS En desarrollo de la fase de ejecucin de la Auditara Integral Regular realizada a la Administracin Municipal de Armenia Mantequilla vigencia 2008, la contratacin revisada fue confrontada con la relacin de contratos que suministr la Entidad. En esta lnea de Auditora dirigimos la atencin a la evaluacin al control de los procedimientos, operaciones y actos administrativos realizados en el proceso de celebracin de contratos de prestacin de servicios y suministros, para determinar el cumplimiento de los requisitos exigidos, los procedimientos y documentos utilizados, segn las normas contractuales vigentes y a establecer s se cumplieron los objetivos del contrato y el beneficio institucional. Se observ que la contratacin en lo referente a su organizacin y archivo, presenta insuficiencias ya que cada contrato no tiene su respectiva carpeta donde se anexen los documentos de legalidad del mismo, conservando un orden respectivo, con base a un instructivo de contratacin. El total de contratos de suministros y prestacin de servicios celebrados por la Administracin Municipal, fue de 93 contratos para la vigencia 2008, cuya cuanta ascendi a $814.749.245 y a la fecha de auditora de la vigencia de 2009, se realizaron 65 contratos por valor de $261.463.000.

Hallazgos 41. En el contrato relacionado a continuacin, no se aporta Registro nico empresarial de la Cmara de Comercio, como verificacin de las condiciones de los proponentes, contraviniendo lo dispuesto en el Artculo 6 de la Ley 1150 de 2007. (A)

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CONTRATO Contrato de suministro No.001 con Dotaciones J.H Objeto: suministro y dotacin de mobiliario para los diferentes Establecimientos educativos.
Fuente: Contratacin de prestacin de servicios y suministros vigencia 2008-2009 Elabor: Jorge Mario Duque Osorio

FECHA Y PLAZO $11.832.000 30 das, a partir del 14 de abril de 2008. VALOR

42. En los dos contratos de prestacin de servicios y suministros que se relacionan a continuacin, el Municipio no exigi a los contratistas, el Formulario nico de Declaracin Juramentada de Bienes y Rentas, incumpliendo el Artculo 122, inciso 3 de la Constitucin Poltica, el Decreto 2232 de 1995 que reglamenta la Ley 190 de 1995. (A).
CONTRATO Contrato de prestacin de servicios con Ernesto Len Guerra Cano. Objeto: capacitacin en proteccin de microcuencas, con la construccin de dos (2) galeras filtrantes para dos (2) acueductos berreadles.. Contrato con Jhon Mario Cuadros Restrepo. Objeto: Asesora, mejoramiento, mantenimiento e implementacin del MECI.
Fuente: Contratacin de prestacin de servicios y suministros vigencia 2008-2009 Elabor: Jorge Mario Duque Osorio

FECHA Y PLAZO 1 mes, a partir del 4 de $6.000.000 septiembre de 2008 7 meses, 1 de junio al 31 de $7.000.000 diciembre de 2008 VALOR

43. En el contrato de prestacin de servicios que se relaciona a continuacin no anexaron el formato nico de Hoja de Vida, para personas naturales, inobservando el Artculo 1 de la Ley 190 de 1995. (A)
CONTRATO VALOR $7.000.000 Contrato con Jhon Mario Cuadros Restrepo. Objeto: Asesora, mejoramiento, mantenimiento e implementacin del MECI.
Fuente: Contratacin de prestacin de servicios y suministros vigencia 2008-2009 Elabor: Jorge Mario Duque Osorio

FECHA Y PLAZO 7 meses, desde el 1 de junio al 31 de diciembre de 2008.

44. Se han celebrado 2 (dos) contratos con el seor Jos Ramiro Garca Gmez, el primero con una duracin de tres (3) meses, comprendido entre el 10 de junio al nueve (9) de septiembre de 2008 por valor de $6.000.000 y el segundo, con una duracin de tres (3) meses, comprendido entre el 1 de marzo al 30 de mayo de 2009, contratos que tuvieron el mismo objeto: la asesora tcnica operativa para la administracin y gestin del rgimen pensional del municipio
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de Armenia proyecto PASIVOCOL. No obstante el documento no seala con claridad, cul es la vigencia para la cual el contratista se compromete a ejecutar, de acuerdo al objeto contractual. En la revisin de este contrato, no se observ un informe detallado de lo realizado con respecto al objeto contractual, ni un informe o recibo a satisfaccin por parte de la interventora del contrato, en concordancia con lo dispuesto en el artculo 4 numeral 4 de la Ley 80 de 1993 inobservando lo establecido en los Artculos 23 y 24 de la Ley 80 de 1993. (D) 45. El contrato de prestacin de servicios profesionales No. 81, con Jhon Nicols Castaeda Blandn, cuyo objeto consiste en: apoyar la formulacin de proyectos para su Gestin y ejecucin y el acompaamiento en la elaboracin del Plan Anual Mensualizado de Caja PAC de la vigencia fiscal 2009, por valor de $5.000.000 y con un plazo de dos (2) meses a partir del 1 de noviembre de 2008. Para la Comisin Auditora no es claro el que se contrate para realizar una funcin que ya se viene cumpliendo a travs de la firma ARIES para la parte financiera, aproximadamente desde hace 3 aos, aplicativo que maneja de manera automtica la informacin requerida para el PAC. Adicionalmente se recuerda que los impuestos directos son de libre destinacin, consecuente con ello, la aplicacin de los mismos est supeditada al recaudo. Por otra parte, no se observ la existencia de un estudio costo beneficio, que justifique invertir $5.000.000, para proyectar el recaudo de $136.861.195. De conformidad con lo descrito anteriormente, la Comisin Auditora concluye que el valor del contrato puede convertirse, en un presunto detrimento patrimonial. (F) 46. El contrato de prestacin de servicios profesionales No. 016, con Jhon Nicols Castaeda Blandn, cuyo objeto fue: coordinar los proyectos y programas sociales del Municipio de Armenia, segn las actividades contempladas en el Plan de Accin 2009, por valor de $4.000.000 y con plazo: dos (2) meses, a partir del 5 de enero de 2009. En la revisin de este contrato no se observ un informe detallado sobre el desarrollo de proyectos de alto impacto social, que se direccionen a los focos mas marcados de pobreza del Municipio, tal como se estipula en la justificacin tcnica del contrato, ni tampoco se observ un informe o recibo a satisfaccin por parte de la Interventora del contrato, en concordancia con lo dispuesto en el artculo 24 de la Ley 80 de 1993. (A) 47. El contrato celebrado entre el Municipio de Armenia y John Nicols Castaeda Blandon, cuyo objeto es: la prestacin de servicios profesionales y de apoyo al proceso integral de evaluacin institucional y reorganizacin administrativa (Estudio Tcnico) y desarrollo eficiente de competencias (Cdigo de Rentas, Plan Operativo Anual de Inversiones y Plan de Accin), con plazo de dos meses y medio (2.5) por valor de $8.500.000. Al evaluar el contenido y alcance
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de algunos soportes aportados por la Administracin en cumplimiento del contrato, no se interpretan con claridad, sobre todo en la actividad evaluacin institucional y reorganizacin administrativa (Estudio Tcnico), debido a que anexan una Resolucin para conformacin del Grupo de trabajo, la cual no contiene ninguna informacin, un cronograma de actividades que tampoco posee informacin y una literatura de herramientas organizacionales para la elaboracin del Estudio Tcnico, acompaado de otro documento sobre comportamiento histrico de las finanzas municipales, cuya fuente de informacin es la Contralora General de Antioquia. En los documentos recibidos no se visualiza el estudio tcnico de evaluacin institucional y reorganizacin administrativa, el cual debe ser el soporte en cumplimiento de las labores objeto del contrato, inobservndose el literal e) del Articulo 2 de la Ley 87 de 1993.(A) 4.1.5 EVALUACIN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)

Se evalu la implementacin y avance del MECI - Modelo Estndar de Control Interno, de conformidad con el Decreto 1599 de 2005, modificado por el Decreto 2621 de 2006 el cual a su vez fue derogado por el Decreto 2913 de julio de 2007. Por medio del Decreto 013 de febrero 13 de 2006, se ajusta el manual de funciones, requisitos y competencias laborales del Municipio de Armenia. Por medio de la Resolucin 045 de marzo 10 de 2006, se adopta el manual de control interno en todas y cada una de las dependencias y Entidades descentralizadas del Municipio de Armenia. Por medio del Decreto 062 A de noviembre 23 de 2008, se adopta el manual de operacin en el municipio de Armenia. Por medio del Decreto 023 de mayo de 2004, se adopta el Cdigo de tica para el Municipio de Armenia. Por medio del Acuerdo 007 de mayo 30 de 2008, se adopta el Plan de Desarrollo Municipal, para el periodo 2008 2011. Por medio del Decreto 0045 de 2009, de julio 19 de 2009, por medio del cual se adopta el Cdigo de Buen Gobierno de la Administracin Municipal.

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Hallazgos 48. A la fecha de realizacin de la Auditora la Administracin Municipal de Armenia, no haba dado cumplimiento al Articulo 24 de la Ley 594 de 2000, en lo relacionado a organizacin de documentos, gestin y control. Se pudo observar que no se esta dando buen manejo al archivo de contratacin ya que en la revisin, parte de los documentos se encontraban por fuera de sus respectivas carpetas. (A) 49. Durante el 2008 no se hicieron auditoras internas ni se evidenciaron recomendaciones y sugerencias por parte de Control Interno ni suscribieron planes de mejoramiento con las diferentes dependencias de la Administracin, como proceso al mejoramiento continuo de la Entidad, inobservndose el numeral 12 del Artculo 10 del Decreto 205 de 2003, que reglament la Ley 87 de 1993. (A) 50. Se tiene constituido el Comit de Coordinacin de Control Interno, pero para la vigencia evaluada 2008, no funcion ni se evidenciaron Actas de reunin, inobservndose el Artculo 13 de la Ley 87 de 1993.(A) 51. No se encontr evidencia del informe anual del Sistema de Control Interno para el periodo evaluado 2008, que hubiese informado a los Funcionarios y Directivos acerca del estado del mismo y que diera cuenta de las debilidades detectadas dentro de la Administracin, inobservndose el numeral 11 del Artculo 10 del Decreto 205 de 2003, que reglament la Ley 87 de 1993.(A) 52. Para la vigencia evaluada 2008, Control Interno no elabor un Plan de Accin que estableciera objetivos y metas y que estuviera articulado al Plan Institucional, para el desarrollo de sus actividades, inobservndose el literal a) del Artculo 4 de la Ley 87 de 1993.(A) 53. A la fecha de la auditora la Administracin Municipal, no tenia elaborado un Plan de capacitacin y estmulos para los empleados Municipales, en concordancia con el Decreto 1567 de agosto 5 de 1998.(A)

4.2.

OTROS ASPECTOS A EVALUAR

4.2.1.

Seguimiento al Plan de Mejoramiento

En el seguimiento se comprob si el Municipio en cumplimiento del Plan de Mejoramiento aplic las medidas correctivas tendientes a subsanar las
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observaciones formuladas por la Contralora General de Antioquia en el informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral practicada en el ao 2008; no obstante, para efectos de calificacin del cumplimiento al Plan de Mejoramiento, se tomaron slo aquellas acciones adelantadas de acuerdo con el compromiso suscrito por la Entidad. El control incluy la prctica de pruebas selectivas, entrevista a funcionarios, anlisis de documentos, verificacin de disposiciones legales, as como la adecuada implementacin de las acciones de mejoramiento. El siguiente cuadro resumen nos presenta el grado de cumplimiento al plan de mejoramiento. De acuerdo con el mismo, la Entidad obtuvo un puntaje total de 40 puntos. El promedio logrado fue de 1.43 equivalentes al 71%, arrojando un cumplimiento parcial, indicando que varias actividades no se ejecutaron o se adelantaron parcialmente. Grado de cumplimiento No cumplido: entre 0 y 0.99 puntos Cumplimiento parcial: entre 1.0 y 1.89 puntos Cumplido: entre 1.9 y 2.0 puntos Puntaje total de evaluacin Promedio logrado en la evaluacin Nivel de cumplimiento obtenido Resultado porcentual de cumplimiento 40 1.43 PARCIAL 71%

No obstante lo anterior, el equipo Auditor no recomienda iniciar Proceso Administrativo Sancionatorio, debido a que hubo un buen porcentaje de actividades de mejoramiento cumplidas.

4.2.2

Controles de Advertencia

Segn Memorando de encargo No 492 de 2610-2009, en el ao 2008 se remitieron los siguientes Controles de advertencia

RDO. 36039

FECHA 18 dic-08

MPIO Armenia

PARA Martha Parra Gil Martha Parra Gil Libia

CARGO Alcaldesa

36040

18 dic-08

Armenia

Libia

Alcaldesa

CONCEPTO AIR, vigencia 2007 (prstamo de vivienda a Mara de la Luz Uribe Rico). AIR, vigencia 2007 (convenio nteradministrativo 2005-CF0026 entre el Dpto. y el Municipio).

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36041

18 dic-08

Armenia

Martha Parra Gil

Libia

Alcaldesa

AIR, vigencia 2007 (contrato de suministro 013/2007 mano de obra para el mejoramiento de 48 viviendas de zona urbana).

Fuente: Base de datos de la CAIR.

Control de Advertencia 36039 de 18 de diciembre de 2008 Asunto: Prstamo de vivienda a Mara de la Luz Uribe Rico En la cuenta Deudas de Difcil Recaudo Prstamos Concedidos (Cdigo 147502) se reporta saldo de $2.921.883, el cual corresponde a una obligacin registrada a nombre de la seora MARA DE LA LUZ URIBE DE RICO (+) cdula 21.514.357; no obstante, al revisar el archivo disponible en la Entidad, se encontr que el documento se suscribi en junio de 1994 y que el objeto consiste en: .suministro de materiales para la construccin y mano de obra por parte del Municipio al COMPRADOR, con el fin de realizar mejoras y reparaciones en el bien mueble ubicado en LA CUMBRE (CALLE 10 Z. URBANA).. El artculo segundo establece que el valor del presente contrato es de $600.000 que se cancelarn en un plazo de 180 meses, contados a partir del 01 de junio de 1994. El numeral 2, clusula sexta seala: .para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que contrae (n) por este contrato, adems de comprometer su responsabilidad personal constituye (n) en favor del Municipio hipoteca de primer grado sobre el inmueble objeto de este contrato. Equivalente al saldo de su obligacin Adicionalmente, el artculo segundo del presente contrato expresa que el valor de las cuotas mensuales de amortizacin incluye intereses del 20% anual ms el 1% anual por concepto de seguro de vida. Al revisar la informacin disponible en los archivos no fue posible encontrar copia del documento constitutivo de la hipoteca, como actuacin que corresponda suscribirse a favor de la Administracin por parte del tercero, y con la cual se pretende garantizar la recuperacin de la obligacin. En la carpeta donde se encontraban archivados los documentos relacionados con este crdito, slo se evidenci copia de dos (2) comprobantes de Caja que totalizan $100.000 como abono a la deuda (Recibos de Caja No. 1432139 de agosto 26 de 1994 y No. 2070113 de agosto 06 de 1995), adems un oficio fechado el 22 de enero de 2009, suscrito por el seor ALEJANDRO ESCOBAR BETANCUR, Alcalde (E), por medio del cual solicita a los herederos de la seora MARA DE LA LUZ URIBE DE RICO acercarse a la Tesorera, con el fin de ponerse al da en el pago de esta acreencia.

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Consecuente con lo anterior, el Equipo Auditor concluye que la gestin realizada por la Administracin ha sido antieconmica al no constituirse a favor del Ente Territorial una hipoteca, de una parte, y de la otra, por no ejercer de manera oportuna un control administrativo y financiero que le permitiera adelantar las gestiones de recuperacin de esta Cartera. Igualmente, se cuestiona la decisin administrativa al reclasificar el saldo contable a Cuentas de Difcil Recuperacin, sin que para este particular se aporte un concepto jurdico sobre el cual fundamentar la decisin, toda vez que, en los archivos no se encontr actuacin alguna en tal sentido, ni evidencia relacionada con los trmites de reclamacin ante la respectiva compaa aseguradora.

Control de Advertencia 36040 de 18 de diciembre de 2008 Asunto: Convenio interadministrativo 2005 CF-0026, entre el Dpto. y el Municipio.) En noviembre de 2005, la Gobernacin de Antioquia suscribi con el municipio de Armenia convenio Inter. Administrativo de cofinanciacin No. 2005-CF 27-0026 cuya objeto es la generacin de empleo a travs de la dotacin de una microempresa de arepas. El valor del presente convenio es de $12.000.000, de los cuales 10 millones corresponden al departamento y 2 millones al Municipio. Al revisar los movimientos registrados en el Sinptico de Ingresos de la vigencia 2005, se constat que $10.000.000 (diez millones de pesos) se adicionaron al rubro denominado Convenio Dotacin Microempresas de Arepas (Cdigo 14010101), de los cuales se ejecutaron en la misma vigencia $5.000.000 (cinco millones), es decir el 50% del aporte; los restantes $5.000.000 (cinco millones), se adicionaron y ejecutaron en el ao 2006, afectando el mismo rengln. Al revisar el Sinptico de Ejecucin Presupuestal de Egresos de la vigencia fiscal 2005, se constat que, si bien la administracin en cumplimiento de lo estipulado en el presente convenio, expidi el Certificado de Disponibilidad No. 1513 por $2.000.000 como aporte que le corresponda a este proyecto, no fue posible verificar la destinacin o traslado de tales recursos, motivo por el cual la Contralora considera que existe mrito para que la PROCURADURA GENERAL DE LA NACIN investigue esta conducta y de existir mrito, sobre una presunta desviacin o uso indebido de estos recursos, ordene el traslado a la autoridad competente. Por su parte, en la Ejecucin Presupuestal de Egresos de la vigencia 2006, se evidencia la compra de implementos por $6.775.792 suministros que se destinaran al funcionamiento del proyecto, pero a la fecha del presente informe y como resultado de la inspeccin fsica realizada al lugar donde stos se
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encontraban guardados (saln Casa de la Cultura municipal), se constat que aunque los mismos estaban fuera de servicio (uso), se conservaban aparentemente en buen estado; tampoco fue posible encontrar en los archivos de la Entidad copia de lo actuado por el Departamento Secretara Equidad de Gnero para la Mujer, en relacin con la verificacin relacionada con el cumplimiento de las obligaciones del Municipio, segn lo estipula el Numeral 4 de la Clusula Sexta del referido convenio: El DEPARTAMENTO se obliga para con el MUNICIPIO. Un detalle de los elementos adquiridos, es el siguiente:
Fecha D-M-A 18-01-06 18-01-06 18-01-06 18-01-06 18-01-06 18-01-06 26-09-06 26-09-06 26-09-06 26-09-06 Valor en pesos 684.400 1.566.000 266.800 904.800 672.800 788.800 516.200 774.880 177.712 423.400 $6.775.792

Proveedor Acery - Gas Acery Gas Acery Gas Acery Gas Acery Gas Acery - Gas Elctricos y Queens Elctricos y Queens Elctricos y Queens (&) Elctricos y Queens TOTAL

Detalle del bien Arteza doble Parrilla asadora de gas Estufa enana con quemador Molina Industrial con motor Mesa de trabajo con tapa de acero. Rodillo manual

materiales materiales materiales materiales

Olla de Aluminio Mesn en acero inoxidable Dos (2) Reguladores de gas Asador de Carbn

(&) Como resultado del recuento fsico se detect el faltante uno de ellos por valor de $88.856, el cual se deja a cargo del responsable; no fue posible encontrar en los archivos de la Entidad documento de salida relacionado con el prstamo o baja del mismo. Consecuente con ello, corresponde a la Administracin adelantar las gestiones de recuperacin del bien o equivalente del mismo, segn factura de compra.

Adicionalmente, y de manera similar a la situacin antes descrita, est ocurriendo con siete (7) mquinas industriales adquiridas por el Municipio al Grupo Asociativo de Armenia Antioquia AGRACO por $2.170.000, con destino al montaje de una microempresa de confecciones. Consecuente con ello, la Contralora proyectar el respectivo CONTROL DE ADVERTENCIA, para evitar que por efectos del deterioro u obsolescencia la Entidad incurra en un PRESUNTO DETRIMENTO PATRIMONIAL. A continuacin se ilustra un detalle de los bienes:

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Detalle Maquina filetiadora puntada S. Maquina filetiadora puntada S. Maquina cosedora industrial Maquina cosedora industrial Maquina cosedora industrial Maquina cosedora industrial Maquina cosedora industrial TOTAL

Marca SIRUBA JUKI MITSUBISHI MITSUBISHI PFAFF PFAFF PFAFF

Ref M - 516 M - 816 DB -170 DB -130 463-627 463-944 238-130

Serie L 1 - 35 CLAS D4

7- BS 01 - CL ASX - 60

Valor 80.000 80.000 380.000 490.000 380.000 380.000 380.000 $2.170.000

Control de Advertencia 36041 de 18 de diciembre de 2008 Asunto: Contrato de suministro 013/2007 mano de obra para el mejoramiento de 48 viviendas de zona urbana. En este ao 2009, el proyecto (mejoramiento de 48 viviendas en la zona urbana), fue culminado en su totalidad.

5. ANEXOS

5.1.

CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS CANTIDAD 45 7 0 1 53 $5.000.000 $5.000.000 VALOR (en pesos)

TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS PENALES FISCALES TOTALES

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5.2.

PLAN DE MEJORAMIENTO

5.3.

EVALUACIN SATISFACCIN DEL CLIENTE SUJETO DE CONTROL

CONTRALORA GENERAL DE ANTIOQUIA EVALUACIN SATISFACCIN DEL CLIENTE SUJETO DE CONTROL

FECHA DE EVALUACIN Nombre de la Entidad: DIA________ MES________ AO________

A la Contralora General de Antioquia le interesa conocer su opinin acerca de los servicios que presta, por ello, le solicita responder con objetividad la siguiente encuesta Marque con una X en solo una de las casillas, segn su opinin Excelente, Buena, Aceptable, Regular o Mala.

REQUISITOS Excelente Buena Aceptable Regular Mala 1. La oportunidad de la vigencia evaluada es? 2. La Confiabilidad de los informes de auditoria es? 3. Las auditorias realizadas han contribuido al mejoramiento de su Entidad? 4. El trato proporcionado por nuestros funcionarios es? 5. El cumplimiento de nuestros funcionarios para atender citas y presentar informes es: 6. La imagen que usted tiene de la
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contralora es?

7. Cules de los servicios que presta la Contralora conoce usted? Mencinelos_____________________________________________ 8. Por cul de los siguientes medios de comunicacin, recibe usted informacin de la Contralora General de Antioquia? (seale con una X) Radio_____ Prensa ____ Televisin ____ Afiches, Volantes, cartillas _____ Pgina Web de la Contralora _____ 9. Mencione aspectos sobre los cuales debe mejorar la Contralora.________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ___________________

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