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Microsoft EXCEL 2000 CAPITULO 1 QU ES EXCEL?

Excel es una planilla electrnica de clculo: un programa que permite manejar en la computadora la informacin que habitualmente se maneja en planillas. Por ejemplo, una lista como la de la Figura 1. letra de la columna y el nmero de fila a la cual pertenecen. Por ejemplo, la celd a A1 contiene la palabra Producto. Armar una planilla como la de la Figura 1 con siste en viajar por la matriz escribiendo los datos que correspondan. Es decir, mo ver el cursor de celda. El puntero, por otra parte, tiene distinta forma segn en qu parte de la pantalla est apoyado. Generalmente es una cruz gruesa o una flecha. Pero puede adoptar otras figuras, y su comportamiento depende de ellas. CMO SE VIAJA POR LA PLANILLA La forma ms simple de ir saltando de celda en celda es usando el teclado. Cualqui er teclado de computadora incluye cuatro teclas para mover el cursor en las cuat ro direcciones. Flecha hacia arriba: sube una fila. Flecha hacia abajo: baja una fila. Flecha para la derecha: pasa a la siguiente columna. Flecha para la izqui erda: pasa a la columna anterior. Estas son las que llamamos teclas de movimiento, flechas o cursores. CMO SE ESCRIBEN LOS DATOS El dato ingresa efectivamente en la celda cuando oprimimos la tecla Enter. Estas instrucciones valen tanto si el dato que se escribe es una palabra como si es u n nmero. Figura 1. Una planilla muy simple: una lista de precios Me equivoqu! Qu hago? Como se ve, la informacin en una planilla de calculo se organiza sobre una matriz de filas y columnas. Las filas se designan con nmeros y las columnas, con letras . Esta divisin en filas y columnas define casilleros llamados celdas, que se desi gnan por la La forma bsica de corregir un dato mal escrito es escribirlo de nuevo . Si nos damos cuenta del error antes de oprimir Enter (o sea, antes de que el d ato est efectivamente ingresado), existen algunas teclas que conviene conocer:

Escape: cancela el ingreso del dato y deja la celda como estaba antes. Retroceso (Delete): borra la letra que acabamos de escribir. Me arrepent Al margen de las distintas posibilidades de correccin que ofrece el pr ograma, siempre hay una forma de dar marcha atrs cuando nos arrepentimos de algo. T omar las opciones Edicin, Deshacer. Esto anula la ltima operacin.

La Carpeta Normalmente, el disco rgido est organizado en carpetas o directorios. So implemente subdivisiones dentro del disco para mantener la informacin ms ordenada. Si uno decide grabar en el disco rgido (o en un disquete organizado en carpeta), debe decidir, en qu carpeta hacerlo. Una carpeta puede a su vez, incluir subcarp etas, y as sucesivamente, en una estructura jerrquica. El nombre de la planilla Lo ms probable es que uno grabe varias planillas en el mismo lugar (mismo disco y m isma carpeta). Para diferenciarlas, hay que darle un nombre a cada una. Puede se r cualquiera, pero se entiende que hay que elegir nombres descriptivos. Todo est o (disco, carpeta y nombre) hay que tenerlo decidido antes de grabar la planilla . GRABANDO UNA PLANILLA Podemos, sin embargo, conservar nuestro trabajo aunque la computadora se apague guardndolo en un lugar ms seguro que la memoria. Esto se llama grabar la planilla. S i ya ha trabajado en algn programa, sabe de qu estamos hablando. En cualquier caso , siga leyendo. Tres Decisiones En el momento de grabar una planilla, hay que tomar tres decisiones: El disco Es e lugar ms seguro al que nos referimos antes es el disco. Por disco entendemos ta nto el disco rgido de la computadora como el disquete que colocamos en el flopy. Las unidades de disco en una computadora se designan por letras. Por lo general el flopy es el disco A y el disco rgido es el C. Podra haber un segundo flopy (B) o un disco rgido (D). Y as sucesivamente. Seguramente hay otra unidad de disco: la lectora de CD-ROM. Esta tambin se designa con una letra, pero, a diferencia de l as otras, no se puede grabar en ellas. Como se Graba 1. 2. 3. 4. 5. Tomar las opciones Archivo, Guardar. Aparece el cuadro de la Figura 2, donde se indicarn las tres decisiones recin tomadas. Donde dice guardar en, indicar el disc o donde se grabar la planilla. Hacer doble clic (dos clic rpidos con el mouse) sob re la carpeta elegida. Donde dice Nombre del archivo, escribir el nombre elegido para la planilla. Por ejemplo, Lista de Precios. Si todo est bien, hacer un clic en Guardar. Figura 2.El cuadro con las opciones a especificar en el momento de grabar una pl anilla.

Pasar algunos segundos, luego de los cuales la planilla quedar a salvo, guardada e n el lugar especfico. La parte superior de la pantalla mostrar el nombre que le he mos dado a la planilla. (Figura 3). Archivo Guardar Usamos esta opcin cuando grabamos la planilla por primera vez y c uando regrabamos. La primera vez nos pide la informacin necesaria para guardar (d isco, nombre, etc.). Si estamos haciendo una regrabacin (es decir, ya habamos grab ado la planilla antes), procede con la grabacin usando el mismo nombre, en el mis mo disco, etc. La nueva planilla se graba sobre la anterior. Es decir, se conser va la versin mas reciente. Archivo, Guardar como Cuando usamos esta opcin, Excel s iempre nos pregunta el nombre, el disco, etc. de la planilla. Aunque estemos hac iendo una regrabacin de una planilla ya grabada. Justamente, la opcin Archivo, Gua rdar como nos permite cambiar alguna de estas opciones: Figura 3. El nombre de la planilla aparece en el borde superior de la pantalla Grabar la planilla en otro disco. En otro directorio o carpeta. Con otro nombre. DIALOGANDO CON EXCEL CERRAR UNA PLANILLA El cuadro de la Figura 2 se llama cuadro de dialogo. Es un nombre muy adecuado. Excel se comunica con nosotros de esa forma, preguntndonos qu queremos hacer. Es i mportante acostumbrarse a ellos. Segn qu opciones aparezcan y cmo las manejemos, Ex cel obedecer nuestras peticiones. Hasta este momento sabemos cmo armar una planill a simple y cmo grabarla. No es poco. En realidad, en eso consiste la mayor parte del trabajo con Excel. Podramos ya mismo a ponernos a inventar otras planillas y tratar de armarlas. Pero antes tenemos que cerrar la planilla anterior. Es decir , dar por terminado el trabajo con ella. Para cerrar la planilla: 1. Tomamos las opciones Archivo, Cerrar. Si todo est en el orden, la planilla desaparecer de la pantalla. Si todava no la habamos grabado, aparecer el cuadro de la Figura 4, donde Excel nos pregunta si queremos grabar esta planilla antes de abandonarla. ARCHIVO, GUARDAR Y ARCHIVO, GUARDAR COMO En el submen que se descuelga cuando hacemos un clic en la opcin Archivo, aparecen dos opciones parecidas: Guardar y Guardar como. No son exactamente lo mismo, y es importante conocer la diferencia.

2. Como, en general, queremos conservar todas las modificaciones hechas a la pla nilla, hacemos un clic en S. 3. Si, en cambio, no queremos guardar la planilla en sta ltima versin, hacemos un clic en No. Si todo sali bien, aparecer en la pantalla la planilla elegida, tal como estaba en el momento de grabarla. MODIFICANDO UNA PLANILLA Modificar una planilla puede querer decir dos cosas distintas: modificar el cont enido de las celdas (los datos) o cambiar el aspecto de la planilla. Del diseo va mos a hablar dentro de un rato. Hablemos del contenido. Ya dijimos cul es la form a de cambiar un dato: escribirlo de nuevo. Pero Qu pasa si escribimos Caos de 50 mm y resulta que eran 55 mm? Hay alguna forma de no tener que escribir todo el dato ? S, y varias. Esta es una de ellas: 1. Hacemos doble clic sobre la celda que con tiene el dato a modificar. Con esto pasamos a la modalidad de edicin (Figura 6). 2. Usamos las teclas de movimiento lateral (izquierda y derecha) para colocarnos inmediatamente despus del cero de 50. Es decir, a continuacin del punto donde ten emos que hacer la correccin. 3. Oprimimos la tecla Retroceso (Backspace) para bor rar el 0. 4. Escribimos el segundo 5. 5. Hecha la correccin, pulsamos Enter para ingresar el dato modificado o 6. si nos arrepentimos, oprimimos ESCape para dejar el dato como estaba originalmente. Figura 4. Estamos a punto de abandonar la planilla con la que venamos trabajando. Excel nos advierte de que todava no la hemos grabado. RECUPERANDO UNA PLANILLA YA GRABADA Grabar es tomar la informacin que tenemos en la pantalla y guardarla en el disco. Lo contrario se llama Abrir: traer a la pantalla una planilla grabada anteriorm ente. Para eso: 1. Tomamos las opciones Archivo, Abrir. Aparecer el cuadro de la Figura 5, muy parecido al que sali en el momento de grabar. 2. En este cuadro ten emos que actuar como hicimos al grabar, indicando el disco y directorio donde se encuentra la planilla. 3. En la lista de archivos grabados deber aparecer la pla nilla que buscamos. Hacemos un clic sobre ella. 4. Hacemos un clic en Abrir. Figura 5. En este cuadro tenemos que indicar cmo se llama la planilla que queremo s abrir y en qu disco y carpeta est grabada. Figura 6. En la modalidad de Edicin podemos movernos por el interior de una celda y modificar lo que est escrito en ella.

EL FORMATO La planilla de la Figura 7 es la misma que venimos manejando, pero mejor diseada: los ttulos aparecen destacados, los precios con el signo $ y hay un par de efect os ms. Los datos son los mismos, pero el diseo, no. Tcnicamente, decimos que cambi e l formato de los datos. ste es un aspecto importante en el manejo de Excel, veamo s aqu los elementos principales: 1. Llevamos el cursor a la celda cuyo contenido queremos centrar. 2. Hacemos un clic en el botn de la Figura 8. VARIAS CELDAS A LA VEZ Muy bien. Pero, para centrar todos los precios, hay que hacerlo uno por uno? No. Se usa el procedimiento anterior, aunque seleccionando previamente todos los dat os a centrar. Es as: Al usar el botn de la Figura 8 se centra el contenido de toda s las celdas seleccionadas. Seleccionar un rango de celdas equivale a pararse en t odas ellas al mismo tiempo. Figura 9. Todos los nmeros de la lista estn seleccionados Figura 7. La misma lista d e precios de la Figura 1, pero con algunos detalles estticos. DOS COSAS NUEVAS Acabamos de aprender a usar el puntero del mouse para seleccionar un rango de da tos: Rango es un conjunto (generalmente rectangular) de celdas. Seleccionar es p intar (moviendo el mouse, manteniendo apretado el botn) un conjunto de celdas. Los rangos se designan indicando sus dos celdas extremas, separadas por dos punt os. El rango seleccionado de la Figura 9 es el B2:B8. Figura 8. Haciendo un clic sobre este botn se centra el contenido de una celda ac tual. La accin de mover el mouse mantenindolo apretado se llama arrastre. Por eso podemos decir que, para seleccionar un rango de celdas, hay que arrastrar el mouse. Cuan do un rango est seleccionado, todas sus celdas se vern afectadas por la prxima tare a que se haga.

USANDO LOS MENES El botn de la Figura 8 es una va rpida para centrar el contenido de una celda (o ra ngo de celdas). Pero hay muchas otras opciones relacionadas con el aspecto de un a celda y no hay botones para todas. Hay que usar el men. Por ejemplo, sea el cas o de poner los precios como en la Figura 7: con dos decimales y con el signo $. El procedimiento es el siguiente: Las fichas del men Formato, Celdas tienen muchsimas opciones. En el captulo Formato de planillas explicamos en detalle cada una de ellas. PARA DAR POR TERMINADO EL TRABAJO CON EXCEL Antes habamos cerrado la planilla para finalizar el trabajo con ella. Pero no el programa, porque se supona que bamos a trabajar con alguna otra planilla. Entonces , tenemos que aprender a cerrar el programa: Tomamos las opciones Archivo, Salir . Puede ser que aparezca un cuadro como el de la Figura 12 (en realidad, igual a l de la Figura 4), si es que an no habamos grabado las ltimas modificaciones de la planilla. En tal caso, hacemos un clic en S. Segundos despus, Excel desaparecer de la pantalla. Si la planilla ya haba sido grabada, el programa terminar directament e. Ya podemos pasar al prximo captulo. Para entender el sentido de los cuadros de advertencia, como los de las Figuras 4 y 12, hay que recordar que si la planilla fue grabada pero luego se le hizo alguna modificacin, hay que volverla a grabar. De lo contrario, no se conservarn las modificaciones hechas despus de la ltima gra bacin. 1. Figura 10. Este paquete de fichas contiene todas las opciones imaginables que tien en que ver con el aspecto de los datos. La ficha Nmero, en particular, controla e l aspecto de los datos numricos. Figura 12. Estamos a punto de dar por terminada la sesin de trabajo con Excel. El programa nos advierte de que todava no hemos grabado la planilla. Figura 11. Al seleccionar la categora Moneda, aparecen a la derecha distintas opc iones del tipo de formato elegido.

CAPITULO 2 INTRODUCCIN Excel es una planilla de clculo. Sirve para hacer planillas cuyos datos pueden re lacionarse a travs de operaciones matemticas. En este captulo nos vamos a ocupar de l manejo de este tipo de planillas. Vamos a comenzar con un ejemplo simple y lue go avanzaremos hacia casos ms complejos. Aunque no lo mencionemos en el texto, to da planilla que queramos conservar deber ser grabada. la calcula automticamente el programa. Vamos a detenernos en esto. Las frmulas Si quisiramos calcular a mano la existencia actual con los datos que aparecen en la Figura 1, tendramos que hacer la siguiente cuenta: 450 (anterior) + 100 (entrada ) 275 (salida) La frmula que, escrita en la celda E2, hace esta operacin es: =B2+C 2-D2 De modo que, donde la frmula dice B2 ms C2, Excel entiende que debe sumar el valor que hay en B2 ms el valor que hay en C2. El signo = inicial es lo que indic a al programa que debe hacer el clculo. Cuando en una frmula aparecen las coordena das de otra celda, se dice que hay una referencia a esa celda. La frmula anterior contiene, entonces, referencias a otras tres celdas. UN CLCULO SIMPLE La planilla de la Figura 1 muestra el caso ms simple de planilla de clculo. Permit e calcular la existencia actual de un artculo sabiendo cunto haba antes, cuanto ent r y cunto sali. RECLCULO AUTOMTICO Figura 1. Una planilla de clculo: La tpica regla del almacenero Aunque es muy sencilla, esta planilla tiene todos los elementos de una planilla de clculo: En la primera fila y en la celda A2 hay datos tipo texto, palabras. En las celdas B2, C2, y D2 hay datos numricos. En la celda E2 hay una frmula. Automticamente, la celda E2 mostrar el nuevo saldo. Esto es lo que se llama rectngul o automtico de la planilla: cuando se modifica algn dato, se actualizan todos los d atos que dependan de l. OTRAS OPERACIONES Adems de los signos + y para sumar y restar, valen tambin los siguientes signos ar itmticos: Hay tambin ciertas funciones especiales para algunos clculos avanzados. La frmula de la celda E2 es lo que hace que esta planilla sea una planilla de clcul o. La cantidad que aparece en esta celda

Podramos detenernos ac en las operaciones cosmticas que hacen que una planilla se v ea mejor. Pero lo dejamos para ms adelante. El objetivo de este captulo es entende r cmo se arman y funcionan las planillas de clculo. CMO Por mna? eci ES UNA FRMULA ESTIRADA qu funciona esto? Cmo es que una frmula en E2 puede aplicarse al resto de la colu Es muy facil. La frmula que escribimos en E2 es =B2+C2-D2. La frmula que apar en E3, luego de estirar, es = B3+C3-D3.

ENTENDIENDO LAS FRMULAS La planilla de la Figura 2 es ms o menos como la de la Figura 1, pero extendida a toda una lista de artculos. Ambas frmulas tienen la misma forma: la primera hace con los datos de la fila 2 lo mismo que la segunda con los datos de la fila 3. Para decirlo ms tcnicamente, los datos de la primera frmula ocupan la misma posicin relativa que los datos de la se gunda. Cuando se estira una frmula, Excel ajusta las referencias a las celdas par a mantener estas posiciones relativas. Figura 2. Una planilla como la de la Figura 1, pero extendida a varios artculos. Efectivamente la frmula para el clculo de las existencias actuales no hay que escr ibirla tantas veces como artculos haya. Se escribe una sola vez y se extiende al resto de la columna: En la mayora de los casos se da esto: las frmulas a lo largo de toda una fila o to da una columna se pueden obtener escribindolas una sola vez y luego extendindolas con el puntero de estirar. Sin embargo, hay por lo menos una excepcin y es la que se explica en el siguiente ejemplo. Consideremos, por ejemplo, el clculo de la c omisin de Prez. Hay que multiplicar la cifra de sus ventas, que est en B4, por el p orcentaje que aparece en B1. De acuerdo con las reglas que dimos ms arriba. Esta frmula, que se escribe en C4, debe ser: =B4*B1. Recordamos: Figura 3. La cruz fina: el puntero de estirar Esto, que se tarda mucho ms que contarlo que en hacerlo, es lo que llamamos extend er una frmula. En el captulo 3 hablamos ms en detalle de esta operacin y de sus varia ntes, pero el uso principal es el que acabamos de contar. Las frmulas deben comenzar con el signo. El asterisco se usa para multiplicar. Ah ora extendemos esta frmula como hicimos antes.

OTRO EJEMPLO LA SUMATORIA La planilla de la Figura 7 tambin necesita el uso de las direcciones absolutas. P ero aparece una formula nueva: la sumatoria. Luego de esto debe aparecer una frmula en la celda B8, la ltima celda seleccionada . sta frmula es una sumatoria (Figura 9), una de las muchas funciones especiales q ue incluye Excel. Algunas de estas funciones se describen en el captulo 9. Figura 9. La funcin sumatoria que calcula el total. Figura 7. Esta planilla usa una frmula especial para el clculo del total: la sumat oria. Comenzamos escribiendo los datos tipo texto y los valores de la columna B, excep tuando el total. ste lo ingresamos mediante un procedimiento especial: 1. Selecci onamos, arrastrando el mouse, el rando B2:B8. Es decir, los valores a sumar y un a celda ms para alojar el total. 2. Hacemos un clic en el botn Autosuma (Figura 8) . Ahora hay que escribir una frmula adecuada que diga qu porcentaje del total de gas tos representa cada uno. Es fcil en la celda C2 debe ingresarse esta frmula: =B2/B 8, que calcula la relacin entre el primer gasto (B2) y el total (B8). Esta frmula debe extenderse ahora a toda la columna: El resultado ser lo que aparece en la Fi gura 10, si crea que algo no estaba del todo bien, tena razn. Figura 8. El botn Autosuma. Sirve para calcular totales. Figura 10. La planilla, luego de extender la frmula que calcula el porcentaje. Al go no sali bien.

Efectivamente, en la familia de copias que se pretende obtener, cada frmula divid e un gasto distinto (el da de cada mes). Pero todos estos gastos deben dividirse por el mismo total. Debi haberse colocado en signo $ para fijar la coordenada del gasto total. La frmula correcta esa sta: =B2/B$8. Hecha la modificacin en la celda C2, debe repetirse la estnsin al resto de la planilla. Ahora, sta deber verse como en la Figura 11. Mucho mejor, pero no tan elegante como en la planilla de la Fig ura 7. Vamos a ocuparnos de eso. Figura 11. La planilla, luego de extender la nueva frmula de porcentaje. OTROS TIPOS DE FUNCIONES Aparte de poder introducir funciones a mano escribindolas en la barra de frmulas c omo hemos visto en puntos anteriores y de poder utilizar otra funcin como el suma torio vamos a ver que podemos usar otras funciones seleccionndolas de entre una g ran variedad de tipos. Para poder elegir una de entre las mltiples funciones que nos ofrece Excel pinchamos en el botn fx que aparece al lado de la barra de frmula s. Al seleccionar dicho botn nos saldr un cuadro como el que se muestra a continua cin: Como podemos comprobar, podemos buscar directamente la funcin que queremos insert ar escribindola en el cuadro de texto que aparece en la parte superior o bien pod emos buscarla dentro de una amplitud de categoras. Al seleccionar la categora se o bserva como aparece un desplegable con distintos tipos de funciones y en el cuad ro de abajo podemos seleccionar la funcin dentro del tipo que queramos que ms nos interese. Al seleccionar la funcin que se va a insertar podemos observar en la fr ase o comentario que aparece del cuadro cual es la labor que desempea dicha funcin . Si vamos a utilizar unas funciones concretas durante mucho tiempo vemos que Ex cel nos muestra como primera opcin del desplegable Usadas recientemente que nos p ermitir usar tantas veces como queramos las ltimas funciones introducidas sin nece sidad de volverlas a buscar. Ahora vamos a ver algunas de las funciones ms import antes dentro de cada categora: TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Devuelve la tasa de inters por perodo de una an ualidad. TASA se calcula por iteracin

y puede tener cero o ms soluciones. Si los resultados sucesivos de TASA no conver gen dentro de 0,0000001 despus de 20 iteraciones, TASA devuelve el valor de error #NUM! VNA(tasa;valor1;valor2; ...) Calcula el valor neto presente de una inversin a partir de una tasa de descuento y una serie de pagos futuros (valores negativ os) e ingresos (valores positivos). DIASEM(nm_de_serie;tipo) Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El da se devuelve como un nmero en tero entre 1 (domingo) y 7 (sbado). FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve el nmero de serie de la fecha representada por texto_de_fecha. Use FECHANUMERO para conve rtir una fecha representada por texto en un nmero de serie. SUMAR.SI(rango;criter io;rango_suma) Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criter io. ALEATORIO( ) Devuelve un nmero aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, d istribuido uniformemente. Cada vez que se calcula la hoja de clculo, se devuelve un nmero aleatorio nuevo. CONTAR.SI(rango;criterio) Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado. PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumento s. BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar _en;indicador_columnas;ordenado) Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. La V de BUSCARV significa "Ver tical". Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matri z. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matri z_buscar_en es la tabla de informacin donde se buscan los datos. Utilice una refe rencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del arg umento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podra devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Orden ar

del men Datos y seleccione la opcin Ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos. El texto en mayscula s y en minsculas es equivalente. Observaciones Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1 , la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_e n; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segu nda columna de matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es meno r que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_columnas es may or que el nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de err or #REF! Ordenado es un valor lgico que especifica si BUSCARV debe localizar una c oincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolver una coincid encia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCAR V encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el valor de error # N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor ms grande que sea menor o igual a valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve e l valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A. BDMAX(base_de_datos;nombre_de_cam po;criterios) Devuelve el valor mximo de una co lumna de una lista o base de datos que coincida con las condiciones especificada s. EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_c aracteres) EXTRAE devuelve un nmero especfic o de caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que especifique. LARGO(texto) LARGO devuelve e l nmero de caracteres de una cadena de texto. SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;v alo r_si_falso) Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.Utilice SI para realizar pruebas condicionale s en valores y frmulas.

Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son V ERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. ESERR(valor) Valor se refiere a cualquier valor de error con excepcin de #N/A. ESERROR(valor) Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO!). stas son solo unas pocas de las tantas funciones que nos ofrece Excel. Si queremo s saber ms sobre ellas slo tenemos que pinchar sobre el botn Ayuda sobre esta funcin y podemos obtener respuesta a cualquier duda que se nos plantee. Aqu podemos obs ervar que significa cada parmetro que se la pasa a la funcin. Figura 15. Esta planilla est formada, en realidad, por muchas hojas. Figura 16. Haciendo un clic en alguna de estas solapas se pasa a la pgina corresp ondiente de una planilla multihoja. Libros como ste permiten manejar en un solo paquete juegos de planillas afines: pla nillas correspondientes a distintos centros de costos, a distintos clientes, a d istintos meses, etc. Para poder manejar libros de muchas hojas hay que saber una sola cosa: como se escribe una referencia tridimensional. Ocurre que ahora no bas ta con designar a una celda indicando su fila y su columna. Hay una tercera coor denada: la hoja a la cual pertenece. Las planillas de la Figura 15 se arman tan fcilmente como cualquier otra de las que ya hicimos. Hasta donde se ve en la figu ra, cada planilla es independiente de las dems, salvo por el hecho de que compart en la misma estructura. Sin embargo, podemos imaginar una cuarta planilla en el mismo paquete. La planilla de la Figura 17 permite consolidar la informacin de la s otras tres. LIBROS DE MUCHAS HOJAS El pico de complejidad en planillas de clculo aparece en la Figura 15. Ms que de p lantillas, podramos hablar de libros de clculo. Efectivamente, los archivos de Exc el pueden considerarse como libros de muchas pginas. Cada pgina es una planilla, i ndependiente o no de las dems. Al pie de cada hoja, unas solapas como las de una agenda telefnica permiten pasar de una planilla a la otra (Figura 16). Figura 17. Esta cuarta planilla se forma con algunos datos de las tres planillas de la Figura 15.

Para armar esta cuarta planilla comencemos escribiendo los textos: el ttulo gener al y los nombres de los meses. Luego, en la columna B, hay que escribir los tota les de gastos que aparecen en las celdas B7 de cada una de las otras tres hojas. Aqu es donde entran las referencias tridimensionales. 1. Poner el cursor en la c elda B4 de la cuarta hoja. 2. Escribir el signo = (despus de todo, estamos escrib iendo una frmula). 3. Hacer un clic en la solapa correspondiente a la hoja de Ene ro. 4. Hacer un clic en la celda B7 (el total) de esta hoja. 5. Apretar Enter (E nter, ningn clic). Si todo sali bien, en la celda B4 de esta hoja deber aparecer la referencia tridimensional (Figura 18). Estn las tres coordenadas: hoja-columna-f ila. Entre el nombre de la hoja y la letra de la columna aparece un signo de adm iracin. Es la forma en que Excel separa esas dos coordenadas. ALGUNAS OPERACIONES EN LIBROS DE MUCHAS HOJAS Los libros de muchas hojas admiten algunas operaciones especiales. Por ejemplo: Cambiando el nombre de la hoja En principio, las hojas se llaman Hoja1, Hoja2, e tc. Estos nombres pueden cambiarse: 1. Hacer dos clics rpidos sobre la solapa de la hoja cuyo nombre se quiera cambiar. El nombre se pintar de negro (Figura 19). 2. Escribir el nuevo nombre. 3. Hacer un clic fuera de los lmites de la solapa. Figura 19. Haciendo doble clic sobre la solapa se pinta de negro el nombre actua l de la hoja y tenemos la oportunidad de escribir otro. Si el nombre figura en una referencia tridimensional, sta cambiar automticamente. A gregar una hoja nueva Figura 18. As es una referencia tridimensional. Las frmulas con referencias tridimensionales funcionan como cualquier otra: si ca mbiamos alguno de los costos en las planillas mensuales, se modifica automticamen te el total del mes correspondiente y, a travs de la referencia tridimensional, v ara tambin el valor, tal como aparece en la cuarta hoja. Independientemente del nmero de hojas que tenga un libro, siempre se puede agrega r una ms: 1. Ubicarse sobre la hoja siguiente a la que se quiera agregar. Las nuevas hojas siempre se insertan por delante de la hoja actual. 2. Tomar las opciones Insertar, Hoja de clculo. Aparecer entonces una nueva hoja. El nombre que haya recibido sta puede luego cambiarse, tal como se explic antes.

Eliminar una hoja Como es fcil sospechar, si se pueden agregar nuevas hojas a un libro, tambin se las puede eliminar: CAPITULO 3 COPIAR Y MOVER LOS DATOS Cuando estamos armando una planilla es muy comn que tengamos que copiar o mover u n dato, duplicarlo o cambiarlo de lugar. Para esto hay dos tcnicas bien distintas . Como no es fcil decidir cul de las dos es mejor, explicaremos ambas. Figura 20. Antes de eliminar una hoja, Excel advierte de que sus datos se perdern en forma definitiva. La hoja desaparecer del libro. La advertencia de la Figura 20 se debe a que la el iminacin de una hoja es una operacin que no puede deshacerse mediante las opciones Edicin, Deshacer. En el prximo captulo se explican otras operaciones que hacen al manejo de libros de muchas hojas. LA TCNICA DE CORTAR Y PEGAR En la planilla de la Figura 1 tenemos un dato corrido. Vamos a llevar el texto de la celda C5 a la B5. Figura 1. En esta planilla movemos el dato de la celda C5 a la B5. Cortar / Pegar 1. 2. 3. 4. Ponemos el cursor en la celda que contiene el dato a mover. O sea, e n la celda C5. Tomamos las opciones Edicin, Cortar. Ponemos el cursor en la celda adonde queremos llevar el dato. O sea, en la celda B5. Tomamos las opciones Edi cin, Pegar.

Tras estas operaciones, el dato que estaba en la celda C5 deber aparecer en B5. ATAJOS Las opciones de Cortar, Copiar y Pegar pueden hacerse tambin desde el teclado o c on los botones de la Figura 2. Explicacin: el portapapeles Cuando tomamos las opciones Edicin, Copiar., estamos cortando el dato de la celda actual y llevndolo a un lugar aparte llamado portapapeles. Cuando tomamos las op ciones Edicin, pegar, estamos pegando en la celda actual el dato que acabamos de poner en el portapapeles. Figura 2. Estos tres botones remplaza, respectivamente, a las opciones de Cortar , Copiar y Pegar. COPIAR VS CORTAR Si en el paso dos tomamos las opciones Edicin, Copiar (en vez de Cortar), estamos poniendo dato en el portapapeles sin retirarlo de la planilla; como si le estuv iramos tomando una foto. Cuando luego tomamos Edicin, Pegar, estamos poniendo el d ato en la nueva celda mientras el otro todava est en la celda original. Estamos du plicando el dato. Es decir que: Cortar + Pegar = mueve Copiar + Pegar = repite E l portapapeles no es una parte de Excel sino de todo Windows. Luego de poner un dato en este portapapeles (con las opciones Edicin, Copiar o Edicin, Cortar), el d ato est disponible para todos los programas de Windows. As, podemos poner en Word una tabla de Excel o en Excel un dibujo de Power Point. Una variante Cuando llega el momento de pegar el dato en su direccin de destino (tanto al copiar como al mover), hay otra posibilidad: apretar simplemente la tecla Enter. El procedimiento completo sera as: 1. Ponemos el cursor en la celda que contiene e l dato a mover. 2. Tomamos las opciones Edicin, Cortar. 3. Ponemos el cursor en l a celda adonde queremos llevar el dato. 4. Apretamos la tecla Enter. LA TCNICA DE AGARRE CON EL MOUSE Tambin podemos mover usando el mouse, sin recurrir al men. Es muy fcil, aunque requ iere algo de pulso. Vamos de nuevo con el ejemplo de la Figura 1: 1. Ponemos el cursor en la celda que contiene el dato a mover. O sea, en la celda C5. 2. Apoya mos el puntero de modo que el centro de la cruz gruesa toque los bordes de la ce lda. Debe aparecer una flecha (Fig. 3) 3. Apretamos el botn del mouse y lo manten emos as.

4. Bajamos el puntero hasta la celda adonde queremos llevar el dato. O sea, hast a la celda B5 (Figura 4). 5. Soltamos el botn. Esta operacin es muy sencilla: simp lemente tomamos el dato y lo llevamos adonde queremos. Y funciona en forma parec ida en otros programas. Por ejemplo, podemos mover un prrafo en Word, duplicar un a tabla en Access o copiar una imagen en Power Point. No importa cundo apretamos la tecla. Lo que importa es que, antes de soltar el bo tn del mouse, est apretada. MOVER O COPIAR VARIOS DATOS A LA VEZ Los ejemplos anteriores consistieron en mover o copiar el dato contenido en una celda individual. En el caso de mover todo un rango a la vez, tendramos que, prev iamente, seleccionar ese rango. La tcnica sera: 1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar, arrastrando el mouse, el rango de datos a mover. Apo yar el puntero del mouse de modo que el centro de la cruz gruesa toque el borde del rango seleccionado. Aparecer la flecha. Hacer un clic y mantener apretado el botn del mouse. Llevar el rango al lugar deseado. Soltar el botn. COPIAR CON EL MOUSE Esta tcnica de agarre con el mouse tambin sirve para copiar (repetir un dato). Por ejemplo, tenemos un dato en A2 y queremos que aparezca tambin en C4: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ponemos el cursor en la celda que contiene el dato a mover. O sea, en la celda A 2. apoyamos el puntero de modo que el centro de la cruz gruesa toque los bordes de la celda para que aparezca la flecha de la Figura 3. Apretamos el botn del mou se y lo mantenemos as . Bajamos el puntero hasta la celda donde queremos copiar e l dato. Apretamos la tecla Control y la mantenemos as. Soltamos el botn. Soltamos la tecla control. Si antes de soltar el botn de mouse apretamos y mantenemos apretada la tecla Cont rol, el rango seleccionado se copia en el lugar de destino. EL MEN CONTEXTUAL Veamos para que se usa el de la derecha: Si hacemos clic sobre una celda, pero u sando el botn derecho, aparece el men de la Figura 6. Se llama men contextual porqu e las opciones que muestra dependen de donde apoyamos el puntero, de donde hicim os clic. El men que aparece en la figura 6 es el mismo que se ve cuando hacemos c lic sobre una celda. Es decir, todo consiste en mantener apretada la tecla control antes de soltar el botn del mouse. Nos damos cuenta del efecto de la tecla Control porque, mientras la estamos apretando, aparece una crucecita (en realidad, un signo ms) al lado d el puntero. Como se ve en la Figura 5. Esta cruz avisa que estamos copiando y no m oviendo.

La hoja quedar en la posicin en que la hayamos dejado. Es decir, las hojas se muev en tomndolas con el mouse, igual que las celdas o rangos (y que los naipes del so litario). Si seguimos el procedimiento anterior, manteniendo apretada la tecla c ontrol la hoja quedar duplicada. Como en el caso de copiado de celdas, una cruz j unto al puntero indica que la hoja est siendo copiada y no movida. Figura 6. Cuando hacemos clic sobre una celda usando el botn derecho del mouse, a parece un nuevo men. Otros usos del puntero De modo que el puntero del mouse puede usarse para seleccionar un rango, para mo verlo o para copiarlo. En el captulo anterior vimos cmo usar el mouse para selecci onar un rango. Recin lo utilizamos para copiar o mover uno o ms datos. Segn el uso, el puntero cambia de forma: puede ser una cruz gruesa o una flecha. Tambin conocemos otro puntero inte-resante: la cruz fina o puntero de estirar. Lo u samos en el cap-tulo anterior para repetir una frmula muchas veces. Pero admite va rios usos. Entre las opciones de este men estn Copiar, Cortar y Pegar. Son equivalentes a las opciones Edicin, copiar; Edicin, cortar, etc. MOVER Y DUPLICAR UNA HOJA En el captulo anterior vimos un ejemplo de libros de muchas hojas. El puntero pue de usarse tambin para mover una hoja dentro del libro. El procedimiento es bastan te fcil de entender, si lo comparamos con el de mover una celda o rango de celdas : Veamos el caso ms general. En la planilla de la Figura 8 hay un dato en la celda A1. Vamos a repetir este dato a lo largo de toda la columna: 1. 2. 3. 4. Apoyar el puntero del mouse sobre la solapa de la hoja que se quiere mover. Hace r un clic y mantener apretado el botn. Sin soltar el botn, llevar la hoja a la nue va ubicacin (Figura 7). soltar el botn. Figura 8. Un dato en una celda. Cuando apoyamos el centro de la cruz gruesa en e l punto que hay en la esquina inferior derecha de la celda, el puntero se convie rte en cruz fina. Figura 7. Las hojas de un libro pueden moverse tomndolas con el mouse desde su so lapa. Aqu, la Hoja1 est siendo colocada entre las Hojas 2 y 3. 1. Llevamos el cursor a la celda A1. 2. apoyamos el centro de la cruz gruesa en el punto que hay en la esquina inferior derecha de la celda. El puntero se convi erte en una cruz fina (Figura 8). 3. Apretamos el botn del mouse y lo mantenemos apretado. 4. Sin soltar el botn, bajamos cinco celdas. 5. Soltamos el botn.

El dato que tenamos al principio se habr repetido a lo largo de las cinco celdas ( Figura 9). Por eso, a este puntero lo llamamos puntero de estirar. Figura 12. Cuando estiramos un nmero cualquiera, manteniendo apretada la tecla Co ntrol, se genera una serie que comienza con el nmero estirado y contina de uno en uno. Generando otras series Figura 9. El puntero de estirar permite un dato a lo largo de un rango de celdas . GENERAR SERIES El puntero de estirar repite el dato, tanto si se trata de una palabra como de u n nmero. Pero hay algunos casos especiales: Si el dato que se estira termina con un nmero (por ejemplo, Caso 1), al estirar se genera la serie Caso 2, Caso 3, etc . (Figura 10). Si el dato que se estira es un da de la semana o un mes del ao, man tenemos apretada la tecla Control, se genera una serie que comienza en el nmero e stirado y contina de uno en uno. (Figura 12). Los casos de las figuras 10 y 11 podran resumirse diciendo que cuando estiramos e l comienzo de una serie, el puntero contina con la serie. Hay todava otro caso ms. La Figura 13 muestra el comienzo de una serie que comienza en cinco y avanza de cinco en cinco. Bien, continuemos esta serie: 1. Seleccionamos, arrastrando el mouse, las dos celdas que contienen el comienzo de la serie a generar. 2. Apoyamos el puntero en la esquina inferior derecha de l rango seleccionado para que aparezca el puntero de estirar. 3. Apretamos el bo tn del mouse y, sin soltarlo, lo bajamos cinco o seis celdas. 4. Soltamos el botn. Figura 10. Cuando estiramos un dato que termina con un nmero, se genera una serie que repite el dato incrementando el nmero. Figura 13. Estas dos celdas contienen el comienzo de una serie. El puntero de es tirar permite continuarla. Figura 11. Cuando estiramos el nombre de un da de la semana o de un mes del ao, se genera la serie de los das o de los meses. Es decir, es el mismo caso que los anteriores. Solo de alguna manera le tenemos que decir a Excel cmo es la serie que

queremos generar. Por eso comenzamos seleccionado dos celdas, para que Excel se d cuenta de cmo es la serie. Por ejemplo, si seleccionamos dos celdas que contenga n los nmeros 100 y 90, al estirar se generar una serie descendente; 100, 90, 80, 7 0, etc. UN SECRETO: ESTIRAR FORMATOS Hay tiempo para estudiar un ltimo caso. La planilla de la Figura 14 tiene una ser ie de nombres en la columna A. El primero de ellos ha recibido un formato especi al: Negrita y centrado. Si se quiere aplicar este formato al resto de la columna , se lo puede hacer con el puntero de estirar. Figura 15. Cuando estiramos usando el botn derecho del mouse, aparece este men con opciones adicionales para la operacin de estirar. Figura 14. En esta serie de nombres, el primero tiene un formato especial. Podem os usar el puntero de estirar para aplicar este formato a los dems nombres. Al soltar el botn, el formato de la primera celda se habr repetido sobre las dems. El men de la Figura 15 tiene varias opciones. La que dice copiar celdas es equiva lente al ejemplo de estirar un dato en general usando el botn izquierdo. Este men tiene muchas otras opciones, pero no vamos a detallarlas por el momento. Con las que vimos es suficiente. 1. Colocamos el cursor en la celda que contiene el formato a repetir. 2. Apoyamo s el puntero de modo que aparezca el puntero de estirar, la cruz fina. 3. Apreta mos el botn derecho del mouse y lo mantenemos apretado. 4. Bajamos con el mouse h asta la celda que contiene el ltimo de los nombres de la lista. 5. Si soltamos el botn del mouse. Aparece el men de la Figura 15. 6. Tomamos la opcin Llenar formato s. EL FORMATO DE LA PLANILLA Ya estuvimos mirando, un poco superficialmente, las opciones que permiten modifi car el aspecto de una planilla. Cuando centrbamos un ttulo o hacamos aparecer el si gno de porcentaje, usbamos las opciones de Formato. En este captulo vamos a recorr er estas opciones con ms detalle.

Las opciones de formato permiten tomar una planilla como la de la Figura 1 y tra nsformarla en la de la Figura 2. Figura 1. Una planilla cruda. Figura 3. El men con todas las opciones de Formato, Celdas. Figura 2. La misma planilla de la Figura 1, una vez maquillada. LAS OPCIONES DE FORMATO, CELDAS Comencemos por dibujar las lneas que forman la retcula de la planilla: 1. Seleccio namos el rango donde queremos poner las lneas. En el ejemplo, es el rango A2:E7. 2. Tomamos las opciones Formato, Celdas. Aparece un men de seis fichas (Figura 3) , donde estn todas las opciones que podemos cambiar en el rango que acabamos de s eleccionar. 3. Hacemos un clic en Bordes. Aparece la ficha de la Figura 4. 4. Ha cemos un clic en Aceptar. Figura 4. La ficha Bordes, dentro de Formato, Celdas. Ahora la planilla debe mostrar las lneas alrededor de la tabla. Para apreciar mej or cmo queda, hacemos un clic en cualquier celda para despintar el rango selecciona do. El mtodo anterior vale para cualquier otro cambio que queramos hacer en el as pecto de la planilla.

1. Seleccionamos el rango cuyo aspecto queremos cambiar. 2. Tomamos las opciones Formato, Celdas. Aparece el men de fichas de la Figura 3. 3. Hacemos un clic en la solapa que corresponda a la opciones que queramos cambiar. 4. Modificamos las opciones segn nuestros deseos. 5. Hacemos un clic en Aceptar. Vamos a recorrer entonces cada una de las fichas del men Formato, Celdas para con ocer las opciones que contienen. Ms adelante veremos que muchas opciones de forma to pueden obtenerse sin pasar por el men usando los botones de las barras de herr amientas o combinaciones de teclas. Pero mas adelante. No nos compliquemos. Figura 5. La ficha Nmero del men Formato, Celdas. EL FORMATO DE LOS NMEROS La primera de las fichas del men de la Figura 3 sirve para controlar el aspecto d e los datos numricos: la cantidad de decimales, la presencia del signo monetario, estilo de porcentaje, etc. Vamos a ver cmo le ponemos el signo $ a los valores d e la planilla de la Figura 1 uniformando, al mismo tiempo, la cantidad de decima les. Entonces: 1. Pintamos (arrastrando el mouse) el rango donde queremos cambiar el formato. E n este caso, D3:E7. 2. Tomamos las opciones Formato, Celdas. 3. Del men de fichas que aparece, elegimos la ficha Nmero. Aparece la de la Figura 5. 4. En la Catego ras, hacemos un clic en Moneda. 5. En Posiciones decimales, indicamos 2 (que, pro bablemente, ser el valor ya indicado). 6. Hacemos un clic en Aceptar. La ficha de la Figura 5 muestra los distintos formatos numricos posibles agrupado s en categoras. stas son las que aparecen en el cuadro izquierdo de la ficha: Gene ral, Nmero, Moneda, Porcentaje, etc. Segn qu categora tengamos seleccionada, aparece rn. A la derecha, opciones adicionales para indicar cantidad de decimales, signo monetario, etc. Conforme vayamos haciendo clic en las distintas categoras y ajust ando el formato, el cuadro. Muestra mostrar el nuevo aspecto de los datos selecci onados. Y as podramos ponernos a contar cada una de las categoras y sus variantes, pero no tiene mucho sentido. Con un poco de paciencia, no es demasiado difcil ent ender cmo usar cada una de las opciones. En todo caso, podemos tomarnos un tiempo para probarlas y ver qu es lo que hace cada una de ellas. Por ejemplo, un caso interesante es el de formatos de hora y fecha. Al hablar de las funciones para el manejo de horas y fechas.

LA ALINEACIN En los primeros ejemplos vimos que, en principio, Excel acomoda los textos contr a la izquierda de la celda y los nmeros contra la derecha. Pero esto puede cambia rse actuando sobre otra de las opciones de formato. Para centrar los ttulos de la planilla de Figura 1, hacemos as: Tal como se ve en la Figura 6, tenemos la posibilidad de poner ttulos en forma ob licua especificando exactamente el ngulo que queremos. Mas adelante vamos a ver u n ejemplo. Dos opciones especiales de alineacin La Figura 7 muestra una planilla con dos efectos especiales de alineacin: El ttulo general est centrado, no respecto de su columna, sino respecto de todo el ancho de la planilla. Los ttulos de las celdas D2 y E2 estn abiertos en dos renglones. 1. Seleccionamos (arrastrando el mouse) el rango cuya alineacin queremos cambiar. En nuestro caso A2:E2. 2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Alineacin (Figura 6). 3. Dentro de Horizontal, descolgamos las opciones y seleccionamos la opcin Centrar. 4. Hacemos un clic en Aceptar. Figura 7. Dos efectos especiales de alineacin. Centrar en la seleccin Cmo hacemos para centrar el ttulo de esta planilla? La opcin d e centrado que vimos al principio no sirve, ya que no se busca el centrado respe cto de la celda, sino respecto de todo el ancho de la planilla. O sea, lo querem os centrado respecto del ancho que va de la columna A a la D. Para eso es la opc in Centrar en la seleccin: Figura 6. La ficha Alineacin de men Formato, Celdas. Alineacin horizontal y vertical Las opciones de la ficha de la Figura 6 nos permiten cambiar tanto la alineacin H orizontal como la Vertical. Esta ltima slo tiene sentido cuando la altura de la fi la es mayor que la altura de la letra. De lo contrario, no hay espacio para ajusta r la alineacin en vertical. Ya vamos a ver algn ejemplo. 1. Escribimos el ttulo en la primera columna de la izquierda. Ojo con esto. Si el ttulo est en la otra columna, debemos llevarlo a la columna A (por ejemplo, tomndo lo con el mouse). 2. Seleccionamos el rango respecto del cual se centrar el ttulo: A1:E1. 3. Tomamos las opciones Formato, Celda y seleccionamos la ficha Alineacin . Es la misma ficha de la Figura 6.

4. Dentro de Horizontal, descolgamos las opciones y marcamos Centrar en la Selec cin. 5. Hacemos un clic en Aceptar. El nombre de la opcin elegida est muy bien: pri mero seleccionamos un rango y luego centramos el ttulo respecto de ese rango. 1. 2. 3. 4. Seleccionamos (arrastrando el mouse) el rango cuya tipografa queremos cambiar. En nuestro caso, basta hacer un clic en la celda A1. Tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Fuente. Aparece la ficha de la Figura 8. En la caja Tamao de fuente hacemos un clic en 14. Hacemos un clic en Aceptar. AJUSTE DE TEXTO Los ttulos de las celdas D2 y E3 han sido ajustados de modo que su fila se abra e n tantos renglones como sea necesario para que entre en el ancho de columna disp onible. Para esto se usa la opcin Ajustar texto: En la ficha Fuente estn todas las opciones de tipografa. Usando estas opciones pod emos, por ejemplo, poner en Negrita los encabezamientos del rango A2:E2 y la pal abra Total de la celda D7 El procedimiento es siempre el mismo. 1. Seleccionamos la celda (o rango de celdas) donde se quiere lograr este efecto . En el ejemplo, D2: E2. 2. Tomamos las opciones formato, Celda y seleccionamos la ficha Alineacin. 3. Marcamos la opcin ajustar texto. 4. Hacemos un clic en Acep tar. Con esta opcin, evitamos que un ttulo deba ser abreviado para que entre en su colu mna. En la planilla de la Figura 7, el efecto se complet especificando las opcion es Centrar (tanto en horizontal como en vertical) para los ttulos del rango A2: C 2. Figura 8. La ficha fuente del men Formato, Celdas. LA TIPOGRAFIA Una de las fichas del men Formato, Celdas est especialmente dedicada a todo lo rel acionado con la tipografa. Por ejemplo, vamos a poner ms grande el ttulo de la plan illa de la Figura 1. Para eso:

BORDES sta es la ficha que usamos al principio para dibujar lneas alrededor de las celdas . Vamos a utilizarla de nuevo para hacer un recuadro grueso rodeando la tabla de la Figura 1: en diagonal. Slo se usan en casos muy especiales. Mas adelante hay un ejemplo. En sntesis, el procedimiento es ms o menos el mismo, tanto para cambiar el tipo de l etra como para dibujar el borde o ajustar la cantidad de decimales de un nmero. TRAMAS Cmo dibujar bordes en una celda o rango de celdas 1. 2. 3. 4. Seleccionamos (arrastrando el mouse) el rango donde queremos dibujar los bordes. En nuestro caso, es el ran-go A2:E7. Tomamos las opciones formato, Celdas y seleccionamos la ficha Bordes. Aparece la ficha de la Figura 9. En Bord es marcamos Contorno. En Estilo marcamos la lnea gruesa. Hacemos un clic en Acept ar. Queda muy bien sombrear una celda para destacar su contenido o ttulo, tal y como ocurre con la fila de ttulos de la planilla de la Figura 2. Para eso: Cmo sombrear una fila de ttulos 1. 2. 3. 4. Seleccionamos el rango que queremos sombrear. En el caso de la Figur a 2, es el rango A2:E2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Tramas. Aparece la ficha de la Figura 10. En color indicamos un gris claro (o algn otro color, segn nos guste). Hacemos un clic en Aceptar. igura 10. La ficha del men Formato, Celdas. Figura 9. La ficha bordes del men Formato, Celdas. Adems de dibujar lneas alrededor de una celda, la ficha de la Figura 9 muestra opc iones para dibujar lneas cruzando la celda

La ficha de la Figura 10 permite cambiar el color, pero tambin el diseo del rellen o: rayado, cuadriculado, etc. 2. Hacer un clic en el botn Copiar formato (Figura 12). El puntero adoptar la form a de un pincel (Figura 13). 3. Seleccionar el rango al que se le quiera aplicar el formato. ATAJOS DE TECLADO Y BOTONES Muchas de las opciones de formato que acabamos de ver pueden obtenerse usando lo s botones de la barra de herramientas (Figura 11) o mediante ciertas combinacion es de teclas. Para conocer el uso de cada botn, apoyamos el puntero en l y aparece r un cartelito que sugiere lo que el botn hace. Figura 12. El botn Copiar formato. Figura 11. La barra de herramientas Formato. Contiene botones para aplicar algun os de los formatos que aparecen en el men Formato, Celdas. Podemos pensar que al hacer el clic en el botn de la Figura 12, el formato queda a dherido al puntero. Cuando seleccionamos el segundo rango soltamos el formato sobre el. Cmo copiar un formato Una vez seleccionado el segundo rango y aplicado el formato, el puntero recupera su forma habitual y pierde el formato que llevaba. Si necesitamos aplicar el mism o formato varias veces sobre distintos rangos, hay que conseguir que el puntero retenga el formato tras cada aplicacin. Esto se logra haciendo doble clic sobre e l botn Copiar formato luego de seleccionar el rango original. Algunas combinaciones de teclas para formatos son: Control N: negrita. Control K : cursiva. Control S: subrayado. Control !: dos decimales. Control #: formato de fecha. Control $: formato monetario. PROTECCIN DE CELDAS El men de Formato, Celdas contiene una sexta fila: Proteccin. Pero sta no tiene nad a que ver con el aspecto de las celdas. OTRAS OPCIONES Hay unas cuantas ms que podemos hacer para cambiar el aspecto de una planilla que no se manejan a travs de la opcin Formato, Celdas. Vamos a verlas ahora. Manejo d e filas y columnas Otra manera de contribuir al aspecto profesional de la planil la es el adecuado manejo de filas y columnas: su tamao y posicin. Insertando (o el iminando) filas y columnas de manera conCOPIAR FORMATOS Una situacin muy comn consiste en querer aplicar en una celda o rango de celdas el formato de otra u otro. Es lo que se llama copiar formatos. El procedimiento es muy simple: 1. Seleccionar el rango cuyo formato se quiera aplicar en otro.

veniente, la planilla puede hacerse ms legible. Lo mismo ocurre con el ancho de l as columnas y la altura de las filas. Cmo se insertan filas y columnas En la plan illa de la figura 14 queremos insertar una columna entre la cantidad y el precio . Entonces: Insercin de un rango Los casos anteriores corresponden a la insercin de toda una f ila o toda una columna. O de varias, pero siempre completas. Tambin tenemos la po sibilidad de insertar un rango de celdas. Eso es lo que se hizo, por ejemplo, en la planilla de la Figura 15. En seguida lo explicamos: Figura 14. En esta planilla vamos a insertar una columna entre la C y la D 1. 2. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la columna D. Las columnas se inser tan a la izquierda de la columna actual. Tomamos las opciones Insertar, Columnas . La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva columna. Figura 15. El efecto de insertar el rango B3:C5 en la planilla de la Figura 14, desplazando las celdas hacia abajo. 1. 2. 3. 4. Si fuera el caso de insertar una fila, el procedimiento es similar. Seleccionamos el rango que queremos insertar. Tomamos las opciones Insertar Celd as. Aparece el cuadro de la Figura 16. Marcamos la opcin Desplazar la Celdas haci a abajo. Hacemos un clic en Aceptar. 1. 2. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la fila donde se har la insercin. Las filas se insertan por encima de la fila actual. Tomamos las opciones Insertar, Filas. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva fila. Al hacer la insercin, toda frmula que hubiera en la planilla ajusta sus referencia s de modo de mantener los clculos inalterables. Esto ocurre independientemente de que hayan referencias relativas o absolutas (el tema de los signos $). Siempre Excel hace las cosas como es debido. Figura 16. Las opciones de Insertar, Celdas Cmo se entienden las distintas opciones del cuadro de la Figura 16? Las dos ltimas estn ms o menos claras y son equivalentes a lo ya visto: permiten insertar columna s o filas enteras. Pero en el caso de insertar solamente un rango de celdas, el resto

de la columna (o fila) deber desplazarse hacia la derecha (o hacia abajo). Para e sto se usan las dos primeras opciones. El ejemplo visto es el de desplazar las c eldas hacia abajo. La Figura 17 muestra el resultado de la insercin de un rango d e celdas desplazando las celdas hacia la derecha. En el cuadro de la Figura 18. aparecen opciones similares a las de la Figura 16: las dos ltimas opciones permiten eliminar toda una fila o toda una columna. Pero , de nuevo, podramos eliminar solamente un rango. En este caso, el resto de la co lumna (o la fila) deber desplazarse hacia la izquierda (o hacia arriba), ocupando el hueco que dejan las celdas eliminadas. Para esto se usan las dos primeras op ciones del cuadro de la Figura 18. OPCIONES RPIDAS Figura 17. El efecto de insertar el rango B3:c5 en la planilla de la Figura 14, desplazando las celdas hacia la derecha. Para insertar varias filas o columnas se pinta previamente un bloque con varias de ellas. En el ejemplo de las Figuras 15 y 17, pintando el rango B3:C5 podemos insertar dos columnas, tres filas o un rango de dos columnas de ancho y tres fil as de alto. Suprimir filas y columnas Tambin podemos eliminar filas, columnas o r angos. El procedimiento es muy parecido al anterior: Las operaciones de insertar o eliminar filas y columnas pueden hacerse ms rpidamen te usando ciertas combinaciones de teclas. Para insertar una fila encima de la actual: 1. 2. Manteniendo apretada la tecla Shift, oprimir la barra espaciadora. Queda s eleccionada la fila actual. Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir el si gno +. Para eliminar la fila actual: 1. 2. Manteniendo apretada la tecla Shift, oprimir la barra espaciadora. Queda s eleccionada la fila actual. Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir el si gno -. 1. 2. 3. 4. Colocamos el cursor en cualquier celda de la fila a eliminar. Tomar las opciones Edicin, Eliminar. Aparece el cuadro de la Figura 18. Marcamos Eliminar toda la f ila. Hacemos un clic en Aceptar. Para insertar una columna a la derecha de la columna actual: 1. 2. 1. 2. Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada la columna actual. Manteniendo apretada la tecla Control, op rimir el signo +. Manteniendo apretada la tecla Control, oprimir la barra espaci adora. Queda seleccionada la columna actual. Manteniendo apretada la tecla Contr ol, oprimir el signo -. Para eliminar la fila actual: Figura 18. Las opciones de Edicin, Eliminar Celdas.

DANDO MARCHA ATRS Eliminar filas, columnas o rangos es muy fuerte: no estamos cambiando el aspecto de los datos. Podemos estar eliminando datos si las celdas eliminadas no estn va cas. Recordemos que, si nos arrepentimos, podemos volver atrs de varias maneras: T omando las opciones Edicin, Deshacer. Oprimiendo Control-Z. Haciendo un clic en e l botn de la Figura 19. 1. 2. Seleccionamos, arrastrando el mouse, el rango C1:E1. De esta forma, inevitableme nte, la columna D quedar incluida en la seleccin. Tomamos las opciones Formato, Co lumnas, Mostrar. El manejo de las filas es similar: usamos Formato, fila, Ocultar o Formato, fila , Mostrar, segn el caso. ANCHO DE COLUMNAS Otra forma de mejorar el aspecto de una planilla es ajustando el ancho de las co lumnas. Por ejemplo, en la planilla de la Figura 20, hay que ensanchar la column a A para poder ver bien los nombres y apellidos. Para eso: Figura 19. El botn para deshacer el ltimo cambio efectuado sobre la planilla. OCULTAR FILAS O COLUMNAS A veces queremos eliminar una columna para que no se vea, pero conservando los d atos. Esto se llama ocultar la columna. Figura 20. En esta planilla hay que ensanchar la columna A para que se vean todo s los nombres y apellidos. El procedimiento es el siguiente: 1. Colocamos el cursor sobre cualquier celda d e la columna a ocultar. 2. Tomamos las opciones Formato, Columnas, Ocultar. 1. 2. 3. 4. Nos paramos en cualquier celda de la columna cuyo ancho vamos a cambiar. Por eje mplo, hacemos un clic en A3. Tomamos las opciones Formato, Columna, Ancho. Apare ce el cuadro de la Figura 21. Escribimos 20 (el valor del nuevo ancho). Hacemos un clic en Aceptar. Con esto desaparece la columna actual. Pero los datos que contiene siguen estand o. La columna solamente est oculta. Y podemos volver a sacarla a la luz. La histo ria debera comenzar: Seleccionamos la columna a mostrar. Pero Cmo seleccionamos, si e st oculta? Bien; supongamos que la columna D est oculta: Figura 21. En esta caja escribimos el nuevo ancho para la columna.

Con este procedimiento se ensancha la columna A, porque es la columna donde se e ncuentra el cursor. En general, el ancho es aplicado a las columnas que sean sel eccionadas. Otras opciones de ancho para el ancho de columna Cuando tomamos las opciones Formato, Columna, aparecen otras opciones. Nos interesan especialmente dos: ALTURA DE FILAS As como les podemos cambiar el ancho a las columnas, tam bin podemos modificarles la altura a las filas. El procedimiento es muy similar: 1. Ajustar la seleccin: Excel asigna automticamente el ancho necesario para visualiza r todos los datos de esa columna. O sea, elige el ancho del dato ms largo de la c olumna. Ancho estndar: restituye el ancho estandar de la planilla. 2. 3. 4. Hacemos un clic en cualquier celda de la fila cuya altura se quiera cambiar. Tom amos las opciones Formato, Fila, Alto. Aparece el cuadro de la Figura 23. En el escribimos el valor que le queramos asignar al alto. Hacemos un clic en Aceptar. Cambiando el ancho con el mouse El ancho de la columna puede ajustarse tambin con el mouse. Para eso: 1. Llevamos el puntero a la parte superior de la columna, e n la zona gris, sobre la separacin entre esa columna y la siguiente. El puntero c ambia de forma y se convierte en una doble fecha. Como se ve en la Figura 22. 2. Apretamos el botn del mouse y lo mantenemos as. 3. Sin soltar el botn, movemos el puntero hacia la derecha (para ensanchar) o hacia la izquierda (para angostar). 4. Cuando tenemos la columna con el ancho adecuado, soltamos el botn. Figura 23. En esta caja escribimos el nuevo alto para la fila. Cambiando la altura con el mouse 1. Llevamos el puntero a la parte izquierda de la fila, en la zona gris, sobre l a separacin entre esa fila y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convie rte en una doble fecha. Como se ve en la Figura 24. 2. Apretamos el botn del mous e y lo mantenemos as. 3. Sin soltar el botn, movemos el puntero hacia abajo (para aumentar la altura) o hacia arriba (para reducirla). 4. Cuando tenemos la fila c on la altura adecuada, soltamos el botn.

OBSERVACIONES Hay algunas diferencias a tener en cuenta entre el comportamiento del ancho de c olumnas y la altura de filas. Las filas tienen alto automtico: cuando agrandamos la letra o utilizamos la opcin de ajustar texto, la altura cambia con el fin de h acer lugar para los datos. Pero cuando usamos alguno de los comandos para ajusta r el alto a voluntad, se pierde la automaticidad: la fila conserva el alto indicad o, independientemente de los datos que contenga. Figura 26. La ficha Alineacin dentro de Formato, Celdas. En Orientacin podemos esp ecificar una inclinacin para los textos del rango seleccionado . 3. 4. 5. 6. En Orientacin indicamos un ngulo de 70 grados. Seleccionamos luego la ficha Bordes . Indicamos bordes verticales. Hacemos clic en Aceptar. ALGUNOS EJEMPLOS Vamos a ver cmo podemos usar las opciones anteriores para darle un toque especial a nuestro trabajo. Por ejemplo, la planilla de la Figura 25 tiene los encabezam ientos ajustados para hacerlos ms eficaces: se aprovecha mejor el ancho de column a sin perder la legibilidad. Son estas cosas las que demuestran que conocemos lo s secretos del programa. La altura de la fila de ttulos deber ajustarse automticamente. No necesitamos usar opciones de altura de fila. DOBLE TTULO La planilla de la Figura 27 tiene otro efecto interesante. Vamos a ver cmo lograr lo. Figura 27. Un ttulo muy elegante para una tabla. Figura 25. Mediante la opcin de r otacin del texto ahorramos ancho de columna sin perder legibilidad. Primero escribimos el ttulo: 1. 2. 3. 4. Escribimos la palabra Mes. Oprimimos la tecla Alt junto con Enter. Escribimos Vendedor. Oprimimos Enter. 1. Seleccionamos el rango de los ttulos. En el ejemplo de la Figura 22, es el ran go C2:F2. 2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Aline acin (Figura 26). La combinacin Alt Enter separa el ttulo en dos renglones dentro de la misma fila.

Ahora obtenemos la lnea diagonal: 1. Con el cursor en la celda del ttulo, tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Bordes. 2. Indicamos una ln ea diagonal que baje de izquierda a derecha (Figura 28). 3. Indicamos, tambin, Co ntorno. 4. Hacemos clic en Aceptar. para grficos. En cada caso el grfico queda vinculado a los datos a partir de los c uales fue creado, por lo que si en algn momento los datos cambian, el grfico se ac tualizar de forma automtica. Los grficos de Excel 2000 contienen muchos objetos ttul os, etiquetas en los ejes...- que pueden ser seleccionados y modificados individ ualmente segn las necesidades del usuario. ASISTENTE PARA GRFICOS La manera ms simple de introducir un grfico en Excel 2000 es mediante la utilizacin del Asistente para Grficos (ChartWizard) . Antes de presionar este botn, deben sele ccionarse sobre la hoja los datos que se desea representar. Aunque el Asistente para Grficos permite tambin seleccionar mediante referencias los datos a represent ar grficamente, el proceso resulta mucho ms sencillo si dicha seleccin se realiza a ntes de llamar al Asistente para Grficos. Para crear un grfico con el Asistente pa ra Grficos, deben seguirse los siguientes pasos: 1. Seleccionar los datos a repre sentar. Ej: una tabla 2. Ejecutar el comando Insertar / Grfico o clicar en el botn de Asistente para Grficos ( ). A continuacin aparece el primero de una serie de c uadros de dilogo del Asistente para Grficos, cuyas indicaciones deben seguirse par a terminar creando el grfico deseado. El primer cuadro de dilogo mostrado por el A sistentepermite elegir el tipo y subtipo de grfico que se va a utilizar entre dos listas que clasifican los grficos en estndar y normalizados. Al clicar Figura 28. Para lograr la lnea divisoria en el ttulo de la Figura 27 indicamos una lnea diagonal que baja de izquierda a derecha. Finalmente, tenemos que ajustar un poco el ttulo (insertando algunos espacios ant es de la palabra Mes), hasta que quede perfectamente acomodado. Esto se hace en la forma habitual: editando el contenido de la celda. No es casual que nos hayamos detenido tanto en estas opciones de formato. Ahora estamos en condiciones de ha cer planillas con un verdadero aspecto profesional. CREACIN DE DIAGRAMAS Y DE GRFICOS Excel 2000 puede crear grficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de clculo. El usuario puede incrustar un grfico en una hoja de clculo, o crear el grfico en una hoja especial

sobre cada posibilidad aparece una breve explicacin de la informacin que cada grfic o proporciona. Adems da acceso a una vista preliminar de la aplicacin del grfico el egido a los datos seleccionados, clicando sobre el botn Presionar para ver Muestr a. Una vez realizada la seleccin se puede optar por pasar al siguiente cuadro de dilogo clicando sobre el botn Siguiente, o por insertar el grfico tal como aparece en la vista preliminar clicando sobre el botn Finalizar. Adems, desde cualquier cu adro se puede acceder directamente a la ayuda, clicando sobre el botn de sta, que aparece en la parte inferior izquierda. El segundo cuadro de dilogo permite compr obar o corregir, mediante sus referencias, la seleccin de datos realizada. sta apa rece representada del mismo modo que en la barra de frmulas. As, los rangos de dat os no continuos estn separados en el cuadro Rango de Datos por un carcter punto y coma (;). Si se quiere modificar el rango caben dos posibilidades: 1) Cambiar la s referencias de las celdas seleccionadas directamente sobre el cuadro o 2) Clic ar sobre el botn que aparece en la parte derecha de ste. Con esta opcin, se accede de nuevo a la hoja de trabajo en la que aparecen los datos seleccionados rodeado s por un contorno circulante, adems de una ventana que refleja las referencias de las celdas elegidas cada vez que cambia la seleccin. Clicando de nuevo sobre la parte derecha de la ventana se vuelve al cuadro de dilogo del Asistente. Desde es te mismo cuadro se puede controlar si la seleccin se lee por filas (Filas) o por columnas (Columnas), as como las series que se estn considerando para la represent acin grfica y para los rtulos de los ejes. stas vienen dadas por sus referencias en cuadros semejantes al anterior, siendo anlogo el proceso a seguir para modificar cualquiera de las s eries. Desde este cuadro de dilogo se puede dar por terminado el grfico (Finalizar ), pasar al siguiente cuadro de dilogo (Siguiente) o volver al anterior (Atrs). El tercer cuadro de dilogo permite configurar todos los aspectos que conciernen a l a presentacin del grfico, aportando una vista preliminar del mismo. As, se determin an el ttulo, las inscripciones de los ejes, la apariencia de stos, la leyenda, la aparicin o no de tabla de datos y los rtulos. Las opciones de <Atrs, Siguiente> y F inalizar son las mismas que en los otros cuadros. El cuarto y ltimo cuadro de dilo go se refiere a la ubicacin del grfico. As se puede colocar en la hoja en que se es ta trabajando o en otra nueva. Clicando sobre el botn Finalizar, el grfico aparece ya en el lugar seleccionado Si se quiere desplazar a algn otro lugar sobre la pr opia hoja en que se encuentra basta seleccionar todo el grfico y arrastrarlo con el ratn (cuando el cursor tome forma de cruz) soltando en el lugar elegido. No es necesario que el grfico est alineado con el borde de las celdas pues no est conten ido sino superpuesto sobre las mismas. Una vez creado el grfico ya es parte de la hoja de clculo y se guarda y se abre con el libro de trabajo. Si los valores de un grfico se componen de nmeros grandes, puede reducirse el texto del eje y hacerl o ms legible. Por ejemplo, si los valores oscilan entre 1.000.000 y 50.000.000, p uede mostrar los nmeros 1 a 50 con en el eje con una etiqueta que indique que las unidades son millones. Para ello debemos seguir los siguientes pasos: Creacin de un grfico con los pasos explicados con anterioridad.

Seleccionar con el botn derecho del ratn el eje de valores que esta constituida po r nmeros de gran magnitud. Seleccione la opcin Formato de ejes, Elija la unidad de visualizacin ms apropiada a los datos con el desplegable y d a Aceptar. SELECCIN DE OBJETOS GRFICOS Los grficos de Excel 2000 estn compuestos por objetos tales como marcadores, leyen das, ttulos, ejes, texto y la propia rea de grfico. El usuario puede configurar los grficos, puede aadir objetos, o bien dar formato a los ya existentes para modific ar su apariencia. Antes de dar formato a un objeto grfico, es necesario seleccion arlo. Para editar un objeto grfico concreto, hay que clicar sobre el objeto grfico q ue engloba el que se desea modificar y luego volver a clicar sobre el objeto par ticular que se desee seleccionar. Por ejemplo, para seleccionar uno de los punto s que representan los datos de una serie, hay que clicar dos veces en el punto p ropiamente dicho con un cierto intervalo de tiempo entre ambas pulsaciones. El p rimer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punt o deseado. El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de una leyenda y a los rtulos de los datos. Se puede hacer clic por primera vez en una leyenda para seleccionarla, y a continuacin clicar en el texto o en la clave de u no de los datos de la leyenda para seleccionarlo. El primer clic en un rtulo de d atos selecciona todos los rtulos de la serie y el segundo selecciona un rtulo indi vidual. Si hace doble clic en un objeto, se abrir un cuadro de dilogo que presenta las opciones para formatearlo. Si solamente se desea seleccionar el objeto se clica una vez sobre l. Otra forma de modificar los elementos de un grfico es clicar sobre el objeto que interesa en cada caso con el botn derecho, apareciendo un men contextual que permite cambiar las caractersticas del mismo. Cuando un grfico est abierto y alguno o algunos de sus elementos seleccionados, algunos de los mens de Excel 2000, como Insertar y Forma to, muestran posibilidades especficas para dicho grfico y para sus elementos (leye nda, ejes, color, forma...). Por ejemplo, si se ha construido un grfico tridimens ional, el comando Vista en 3D permite modificar la perspectiva y el punto desde el que de observa el grfico. 7.3 BARRA DE HERRAMIENTAS GRFICA Excel 2000 dispone d e una barra de herramientas grfica, denominada Grfico, que puede visualizarse en l a pantalla por medio del men contextual. En esta barra est el botn Tipo de Grfico, q ue da paso al men desplegable de la figura 50 donde es posible elegir el tipo de grfico deseado. Adems, Excel 2000 tiene una barra de herramientas de dibujo, denom inada Dibujo, Con esta barra se pueden realizar dibujos geomtricos sencillos sobr e la propia hoja de clculo. 7.4 GRFICOS COMBINADOS Los grficos combinados o grficos de combinacin utilizan dos o ms tipos de grficos para destacar que contienen distin tos tipos de informacin. Para este se

va a crear una escala especial que se dispondr al lado contrario que la habitual. Por ejemplo se puede dibujar sobre un mismo grfico dos series usando columnas pa ra representar una serie y lneas para la otra. Un grfico combinado tambin puede uti lizarse en el caso de necesitar dos ejes de ordenadas diferentes, normalmente de bido a rangos de escala muy distintos. Para crear uno de estos grficos se deben s eguir los siguientes pasos: Crear un grfico o trabajar con uno creado con anterio ridad uno de cuyos registros va a ser el combinado. Seleccionar la serie de dato s del grfico que desea trazar en un eje de valores secundarios. Haga clic en el m en Formato / Serie de datos seleccionada / Eje. Haga clic en Eje secundario. SUMA Suma todos los nmeros de un rango. Sintaxis SUMA(nmero1;nmero2; ...) Nmero1;nmero2;.. . Observaciones son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Se tienen en cuenta los nmeros, valores lgicos y representaciones textuales de nmer os que se escriban directamente en la lista de argumentos. Vea los dos primeros ejemplos. Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se considerarn los nmeros de es a matriz o referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Vea el tercer ejemplo a conti nuacin.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmero s provocan errores. Ejemplo El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una ho ja de clculo en blanco. Cmo copiar un ejemplo Cree una hoja de clculo o un libro en blanco. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Presione CTRL+C. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resulta dos, presione CTRL+` (acento grave), o en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas. A 1 2 3 4 5 6 15 30 '5 VERDADERO Frmula =SUMA(3;2) =SUMA("5";15;VERDADERO) =SUMA(A2:A4) Descrip cin (resultado) Suma 3 y 2 (5) Suma 5, 15 y 1, ya que los valores de texto se tra ducen como nmeros y el valor lgico VERDADERO se traduce como 1 (21). Suma los tres primeros nmeros de la columna anterior (40). Datos -5

=SUMA(A2:A4;15) =SUMA(A5;A6;2) Suma los tres primeros nmeros de la columna anterior y 15 (55). Suma los valores de las dos ltimas filas anteriores y 2. Puesto que los valores no numricos de las referencias no se traducen, no se tienen en cuenta los valores de la columna ant erior (2). SUMAR.SI (funcin SUMAR.SI) Mostrar todo En este artculo, se describe la sintaxis y el uso de la frmula de la funcin SUMAR.SI en Microsoft Excel. Descripcin La funcin SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que cumple los criter ios que se especifican. Por ejemplo, supongamos que en una columna que contiene nmeros, desea sumar solo los valores que son mayores que 5. Puede usar la siguien te frmula: =SUMAR.SI(B2:B25,">5") En este ejemplo, los criterios se aplican a los mismos valores que se estn sumand o. Si lo desea, puede aplicar los criterios a un rango y sumar los valores corre spondientes en un rango distinto. Por ejemplo, la frmula =SUMAR.SI(B2:B5, "Juan", C2:C5) suma slo los valores del rango C2:C5, donde las celdas correspondientes a l rango B2:B5 son iguales a "Juan." NOTA Para sumar las celdas en funcin de criterios mltiples, vea la funcin SUMAR.SI.CONJU NTO. Sintaxis SUMAR.SI(rango;criterios; [rango_suma]) La sintaxis de la funcin SUMAR.SI cuenta con los argumentos siguientes: rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar segn los criterios especific ados. Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterios Obligatorio. El criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las ce ldas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY().

IMPORTANTE Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los smbolos lgicos o matemticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numrico, las comillas dobles no son obligatorias. rango_su ma Opcional. Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya es pecificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas que estn especificadas en el argume nto rango (las mismas celdas a las que se aplica los criterios). NOTAS No es necesario que rango_suma tenga el mismo tamao y forma que el argumento rang o. Las celdas reales que se deben sumar se determinan usando la celda superior d el extremo izquierdo del argumento rango_suma como la celda inicial e incluye la s celdas que corresponden con el tamao y la forma del argumento rango. Por ejempl o: SI RANGO ES A1:A5 A1:A5 A1:B4 A1:B4 Y RANGO_SUMA ES B5:B15 B1:B3 C1:D4 C1:C2 LAS CELDAS REALES SERN B5:B15 B5:B15 C1:D4 C1:D4 Se pueden usar los caracteres comodn signo de interrogacin (?) y asterisco (*) com o el argumento criterios. El signo de interrogacin corresponde a cualquier carcter nico y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si desea busca r un signo de interrogacin o un asterisco reales, escriba una tilde (~) antes del carcter. Ejemplo

EJEMPLO 1 El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo s copia un ejemplo? Seleccione el ejemplo de este artculo. Si va a copiar el ejemplo en Excel Web App , copie y pegue las celdas de una en una. Presione CTRL+C.

Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Si est trabajando en Excel Web App, repita la accin de copiar y pegar para cada celda del ejemplo.

Para alternar entre la visualizacin de los resultados y la visualizacin de las frmu las que devuelven los resultados, presione Alt+ (ordinal masculino) o, en el grup o Auditora de frmulas de la pestaa Frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas. A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 200.000 300.000 400.000 Frmula =SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5) =SUMAR.SI(A2:A5;" >160000") =SUMAR.SI(A2:A5,300000,B2:B5) =SUMAR.SI(A2:A5,">" & C2,B2:B5) 14.000 2 1.000 28.000 Descripcin Suma las comisiones de los valores de propiedad superiore s a 160.000 (900.000) Suma los valores de propiedad superiores a 160.000. Suma l as comisiones de los valores de propiedad igual a 300.000. Suma las comisiones d e los valores de propiedad superiores al valor en C2. Resultado 63.000 900.000 2 1.000 49.000 Valor de propiedad 100.000 B Comisin 7.000 C Datos 250.000 10

Ejemplo 2 El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo s copia un ejemplo? Seleccione el ejemplo de este artculo. Si va a copiar el ejemplo en Excel Web App , copie y pegue las celdas de una en una.

Presione CTRL+C. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Si est trabajando en Excel Web App, repita la accin de copiar y pegar para cada celda del ejemplo.

Para alternar entre la visualizacin de los resultados y la visualizacin de las frmu las que devuelven los resultados, presione Alt+ (ordinal masculino) o, en el grup o Auditora de frmulas de la pestaa Frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas. A 1 2 3 4 5 6 7 Verduras Zanahorias Manzanas Descripcin Suma de las ventas de todos los alimentos en la categora "Frutas". Suma de las ventas de todos los alimentos en la categora "Verduras". Suma de las ventas de todos los alimentos que terminan en "s" (Toma tes, Naranjas y Manzanas). 4.200 1.200 Resultado 2.000 12.000 4.300 Verduras Fru tas Apio Naranjas Manteca 5.500 800 400 Categora Verduras B Alimentos Tomates C Ventas 2.300 8 Frutas 9 Frmula 10 =SUMAR.SI(A2:A7,"Frutas",C2:C7) 11 12 =SUMAR.SI(A2:A7,"Verduras",C2:C7) =SUMAR.SI(B2:B7,"*s",C2:C7) =SUMAR.SI(A2:A7;"" ;C2:C7)

SUMAR.SI.CONJUNTO (funcin SUMAR.SI.CONJUNTO) Mostrar todo En este artculo se describe la sintaxis de la frmula y el uso de la f uncin SUMAR.SI.CONJUNTO de Microsoft Excel. Descripcin Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios criterios. Por ejemplo, si d esea sumar los nmeros del rango A1:A20 slo si los nmeros de B1:B20 correspondientes son mayores que cero (0) y los nmeros de C1:C20 correspondientes son menores que 10, puede usar la siguiente frmula: =SUMAR.SI.CONJUNTO(A1:A20; B1:B20; ">0"; C1:C20; "<10") IMPORTANTE El orden de los argumentos es diferente entre las funciones SUMAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI. Concretamente, el argumento rango_suma es el primer argumento de SUMAR.SI.CONJUNTO, pero es el tercero de SU MAR.SI. Si est copiando o editando estas funciones similares, asegrese de poner lo s argumentos en el orden correcto. Sintaxis SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1; [rango_criterios2; c riterios2]; ...) La sintaxis de la funcin SUMAR.SI.CONJUNTO tiene los siguientes argumentos: rango_suma Obligatorio. Una o ms celdas para sumar, incluidos nmeros o nombres, rangos o refe rencias de celda que contengan nmeros. Se omiten los valores en blanco o de texto. rango_criterios1 Obligatorio. El primer rango en el que se evalan los criterios asociados. criterios1 Obligatorio. Los criterios en forma de nmero, expresin, referencia de celda o text o que define qu celdas del argumento rango_criterios1 se agregarn. Por ejemplo, los criterios se pueden expresar como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32". rango_criterios2; criterios2; Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pa res de rangos/criterios. Observaciones

Las celdas del argumento rango_suma se suman slo si se cumplen los criterios corr espondientes especificados para esa celda. Por ejemplo, supongamos que una frmula contiene dos argumentos rango_criterios. Si la primera celda de rango_criterios 1 cumple con criterios1 y la primera celda de rango_criterios2 cumple con criter ios2, se agrega la primera celda de rango_suma a la suma y as sucesivamente para todas las celdas restantes de los rangos especificados. Las celdas del argumento rango_suma que contienen VERDADERO se evalan como 1; las celdas de rango_suma que contienen FALSO se evalan como 0 (cero). A diferencia de los argumentos rango y criterios de la funcin SUMAR.SI, en la fun cin SUMAR.SI.CONJUNTO, cada argumento rango_criterios debe contener el mismo nmero de filas y columnas que el argumento rango_suma. Puede usar caracteres comodn como el signo de interrogacin (?) y el asterisco (*) en los criterios. Un signo de interrogacin coincide con un carcter individual, un asterisco coincide con una secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogacin o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carcter. Ejemplos

EJEMPLO 1 El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo c pio un ejemplo? a. b. c. d. Seleccione el ejemplo de este artculo. Si va a copiar el ejemplo en Excel Web App, copie y pegue las celdas de una en una. Presione C TRL+C. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. En la hoja de clculo, selecci one la celda A1 y presione CTRL+V. Si est trabajando en Excel Web App, repita la accin de copiar y pegar para cada celda del ejemplo.

e.

Para alternar entre la visualizacin de los resultados y la visualizacin de las frmu las que devuelven los resultados, presione Alt+ (ordinal masculino) o, en el grup o Auditora de frmulas de la pestaa Frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas. A 1 2 3 4 5 6 7 22 Bananas Bananas Zanahorias Zanahorias Descripcin Agrega la cantidad total de p roductos vendidos que comienzan con "A" y fueron vendidos por el vendedor 1. Agr ega la cantidad total de productos (sin incluir bananas) vendidos por el vendedo r 1. 1 2 1 2 Resultado 20 30 4 15 3 Manzanas Alcachofas Alcachofas 2 1 2 Cantida d vendida 5 B Producto Manzanas C Vendedor 1 8 9 10 12 10 33 11 Frmula =SUMAR.SI.CONJUNTO(A2:A9; B2:B9; "=A*"; C2:C9; 1) 12 =SUMAR.SI.CONJUNTO(A2:A9; B2:B9; "<>Bananas"; C2:C9; 1)

EJEMPLO 2: AGREGAR IMPORTES DE CUENTAS BANCARIAS SOBRE LA BASE DEL INTERS PAGADO El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo c pio un ejemplo? f. g. h. Seleccione el ejemplo de este artculo. Si va a copiar el ejemplo en Excel Web App, copie y pegue las celdas de una en una. Presione CTRL +C. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco.

i. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Si est trabajando en Excel Web App, repita la accin de copiar y pegar para cada celda del ejemplo. j.

Para alternar entre la visualizacin de los resultados y la visualizacin de las frmu las que devuelven los resultados, presione Alt+ (ordinal masculino) o, en el grup o Auditora de frmulas de la pestaa Frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas. A 1 2 3 4 5 6 Totales Cantidad en dlares Inters pagado (2000) Inters pagado (2001) Inters pagado ( 2002) Frmula =SUMAR.SI.CONJUNTO(B2:E2; B3:E3; ">3%"; B4:E4; ">=2%") =SUMAR.SI.CON JUNTO(B2:E2; B5:E5; ">=1%"; B5:E5; "<=3%"; B4:E4; ">1%") B Cuenta 1 100 1% 1% 0,5% Descripcin Importes totales de cada una de las cuentas ba ncarias en las que el inters era mayor que 3% para el ao 2000 y mayor o igual que 2% para el ao 2001. Importes totales de cada una de las cuentas bancarias en las que el inters era entre 1% y 3% para el ao 2002 y mayor que 1% para el ao 2001. C Cuenta 2 390 0,5% 1,3% 3% Resultado 500 D Cuenta 3 8321 3% 2,1% 1% E Cuenta 4 500 4% 2% 4% 8711 7 8

EJEMPLO 3: AGREGAR LAS LLUVIAS DE DAS CONCRETOS El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo c pio un ejemplo? k. l. Seleccione el ejemplo de este artculo. Si va a copiar el ej emplo en Excel Web App, copie y pegue las celdas de una en una. Presione CTRL+C.

m. n. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Si est trabajando en Excel Web App, repita la accin de copiar y pegar para cada celda del ejemplo. o. Para alternar entre la visualizacin de los resultados y la visualizacin de las frmu las que devuelven los resultados, presione Alt+ (ordinal masculino) o, en el grup o Auditora de frmulas de la pestaa Frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas. A Medidas diarias B Primer da C Segundo da 0,8 39 19,5 D Tercer da 5,5 39 6 E Cuarto da 5,5 57,5 6,5 1 2 Lluvia (pulgadas totales) Temperatura promedio (grados) 3,3 55 6,5 3 Velocidad promedio del viento (millas por hora) 4 5 Frmula =SUMAR.SI.CONJUNTO(B2:E2; B3:E3; ">=40"; B4:E4; "<10") Descripcin Agrega la cantidad total de lluvia de los das en que la temperatura pro medio era de al menos 40 Fahrenheit y la velocidad promedio del viento era menor de 10 millas por hora. Slo se suman las celdas B2 y E2 porque, para cada columna (de B a E), los valores de las filas 3 y 4 deben cumplir con los criterios1 y lo s criterios2 respectivamente. Las celdas B3 y B4 cumplen con ambos criterios, al igual que E3 y E4. Sin embargo, C3 y C4 no cumplen con ninguno de los criterios . Por ltimo, aunque D4 cumple con los criterios2, D3 no cumple con los criterios1 . Resultado 8,8 6 EJEMPLO 4: AGREGAR LLUVIA PARA LOS PERODOS DE MAANA Y TARDE DE DAS ESPECFICOS

Este ejemplo se basa en los datos del Ejemplo 3 y separa la lluvia, las temperat uras promedio y la velocidad promedio del viento en dos perodos de 12 horas para cada da. El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blan co. Cmo copio un ejemplo? p. q. r. s. Seleccione el ejemplo de este artculo. Si va a copiar el ejemplo en Excel Web App, copie y pegue las celdas de una en una. Pr esione CTRL+C. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Si est trabajando en Excel Web App, re pita la accin de copiar y pegar para cada celda del ejemplo. t. Para alternar ent re la visualizacin de los resultados y la visualizacin de las frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+ (ordinal masculino) o, en el grupo Auditora de frmul as de la pestaa Frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas. A Medidas de maana y tarde B Primer da C Segundo da 0 0,8 44 34 6 D Tercer da 1,5 4 40 38 8 E Cuarto da 3 2,5 38 77 1 1 2 3 a.m.: lluvia (pulgadas totales) p.m.: lluvia (pulgadas totales) a.m.: temperatur a promedio (grados) 1,3 2 56 54 13 4 p.m.: temperatura promedio (grados) 5 a.m.: velocidad promedio del viento (millas por hora) p.m.: velocidad promedio d el viento (millas por hora) Frmula 6 0 33 4 12 7 8 Descripcin Resultado

=SUMAR.SI.CONJUNTO(B2:E3; B4:E5; ">=40"; B6:E7; "<10") Agrega la cantidad total de lluvias para los perodos de 12 horas en los que la te mperatura promedio era de al menos 40 Fahrenheit y la velocidad promedio del vien to era menor de 10 millas por hora. Slo se suman las celdas B3, C2, y D2, ya que sus celdas correspondientes cumplen con ambos criterios. Las celdas correspondie ntes de B3 son B5 y B7, las celdas correspondientes de C2 son C4 y C6, y las cel das correspondientes de D2 son D4 y D6. Como ejemplo de los datos excluidos de l a operacin, las celdas correspondientes de B2 (B4 y B6) no cumplen con ambos crit erios; concretamente, la celda B6 se excluye porque su valor (13) es mayor que e l valor del argumento criterios2 (10). 9 Multiplicar nmeros contenidos en una celda Para realizar esta tarea, utilice el operador aritmtico * (asterisco). Por ejempl o, si escribe la frmula siguiente en una celda: =5*10 La celda muestra el resultado siguiente: 50 VOLVER AL PRINCIPIO Multiplicar un rango de nmeros por un nmero

Importante Este procedimiento reemplaza los nmeros del rango por el resultado de la multiplicacin. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. En una celda vaca, escriba el nmero por el q ue desea multiplicar. Seleccione la celda y, en la ficha Inicio, en el grupo Por tapapeles, haga clic en Copiar Seleccione el rango de nmeros que desea multiplica r. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada d ebajo de Pegar y, a continuacin, en Pegado especial. En Operacin, haga clic en Mul tiplicar. Haga clic en Aceptar. Elimine el contenido de la celda especificado en el primer paso. . Restar nmeros de una celda Para realizar esta tarea, utilice el operador aritmtico - (signo menos). Por ejem plo, si escribe la frmula siguiente en una celda: 10-5 La celda muestra el resultado siguiente: 5 Restar nmeros de un rango Para realizar esta tarea, utilice la funcin SUMA. Sumar un nmero negativo equivale a restarlo. EJEMPLO El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en blanco. Cmo co piar un ejemplo 1. Cree una hoja de clculo o un libro en blanco.

2. 3. 4. 5. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Presione CTRL+C. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+` (acento grave), o en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas. A 1 2 3 4 9.000 -8.000 Frmula =A2-A3 =SUMA(A2:A4) Descripcin (resultado) Resta 9.000 de 15.0 00 (6.000) Suma todos los nmeros de la lista, incluidos los negativos (16.000) Da tos 15.000 Multiplicar nmeros de celdas diferentes mediante una frmula Para realizar esta tarea, utilice el operador asterisco (*) o la funcin PRODUCTO. EJEMPLO El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en blanco. Cmo co piar un ejemplo 8. 9. 10. Cree una hoja de clculo o un libro en blanco. Seleccion e el ejemplo en el tema de Ayuda. Presione CTRL+C.

11. 12. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para cambiar entr e ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione CTR L+` (acento grave), o en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga cli c en el botn Mostrar frmulas. A 1 2 3 4 Datos 5 15 30 Frmula =A2*A3 =PRODUCTO(A2:A4) =PRODUCTO(A2:A4;2) Descripcin (result ado) Multiplica los nmeros de las dos primeras celdas (75) Multiplica todos los nm eros del rango (2250) Multiplica todos los nmeros del rango por 2 (4500) Contar nmeros mayores o menores que un nmero Mostrar todo Suponga que desea contar cuntos vendedores superaron sus objetivos d e venta durante un trimestre o cuntas tiendas obtuvieron menor rendimiento en com paracin con un promedio de ingresos anuales del sector. Para contar nmeros mayores o menores que un nmero, utilice la funcin CONTAR.SI. EJEMPLO El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en blanco. Cmo co piar un ejemplo 1. 2. 3. 4. Cree una hoja de clculo o un libro en blanco. Selecci one el ejemplo en el tema de Ayuda. Presione CTRL+C. En la hoja de clculo, selecc ione la celda A1 y presione CTRL+V.

5. Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resulta dos, presione CTRL+` (acento grave), o en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas. A 1 2 3 4 5 6 7 Buchanan Dodsworth Frmula =CONTAR.SI(B2:B7,">9000") =CONTAR.SI(B2:B7,"<=9000") 5. 000 22.500 Descripcin (resultado) Nmeros mayores que 9000 (3) Nmeros menores o igua les que 9000 (3) Buchanan Suyama Suyama 9.000 8.000 20.000 Vendedor Buchanan B Factura 15.000 Funcin SI Mostrar todo Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro va lor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FA LSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo c ontrario, se evaluar como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento pr ueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la fu ncin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el

argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanc o, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fr mula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin S I muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_fals o est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por e l parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser o tra frmula. Observaciones Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y val or_si_falso para crear pruebas ms complicadas. (Vea el ejemplo 3 para ver una mue stra de funciones SI anidadas). Como alternativa, para comprobar muchas condicio nes, plantese usar las funciones BUSCAR, BUSCARV o BUSCARH. (Vea el ejemplo 4 par a obtener una muestra de la funcin BUSCARH.) Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matri z se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI. Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para an alizar los datos en funcin de una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de ve ces que una cadena de texto o un nmero aparecen dentro de un rango de celdas, uti lice las funciones de hoja de clculo CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO. Para calcula r una suma basndose en una cadena de texto o un nmero de un rango, utilice las fun ciones SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO. Ejemplo 1 Es ms sencillo comprender el ejemp lo si se copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo copiar un ejemplo 1. 2. Cree u n libro o una hoja de clculo en blanco. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda .

3. 4. 5. Presione CTRL+C. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para cambiar entre ver los resultados y las frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+ (ordinal masculino) o bien, en el grupo Auditora de frmulas de la fi cha Frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas. A 1 2 Datos 50 Frmula =SI(A2<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido") =SI(A 2=100;SUMA(B5:B15);"") Descripcin (resultado) Si el nmero anterior es igual o meno r que 100, la frmula muestra "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la funcin m ostrar "Presupuesto excedido" (Dentro de presupuesto) Si el nmero anterior es 100, se calcula el rango B5:B15. En caso contrario, se devuelve texto vaco ("") () Ejemplo 2 Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo e n blanco. Cmo copiar un ejemplo 1. 2. 3. 4. 5. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Presione CTRL+C. En la hoj a de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para cambiar entre ver los resultados y las frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+ (ordinal mas culino) o bien, en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en e l botn Mostrar frmulas. A 1 2 3 4 500 500 900 925 Gastos reales 1500 B Gastos previstos 900

Frmula =SI(A2>B2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") =SI(A3>B3;"Presupuesto excedid o";"Aceptar") Descripcin (resultado) Comprueba si la primera fila sobrepasa el presupuesto (Pre supuesto excedido) Comprueba si la segunda fila sobrepasa el presupuesto (Acepta r) Ejemplo 3 Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo e n blanco. Cmo copiar un ejemplo 1. 2. 3. 4. 5. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Presione CTRL+C. En la hoj a de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para cambiar entre ver los resultados y las frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+ (ordinal mas culino) o bien, en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en e l botn Mostrar frmulas. A 1 2 3 4 90 78 Frmula =SI(A2>89,"A",SI(A2>79;"B";SI(A2>69;"C";SI(A2>59;"D";"F")))) =SI(A3> 89;"A";SI(A3>79;"B";SI(A3>69;"C";SI(A3>59;"D";"F")))) =SI(A4>89;"A";SI(A4>79;"B" ;SI(A4>69;"C";SI(A4>59;"D";"F")))) Descripcin (resultado) Asigna una puntuacin de una letra al primer resultado (F) Asigna una puntuacin de una letra al segundo re sultado (A) Asigna una puntuacin de una letra al tercer resultado (C) Puntuacin 45 En el ejemplo anterior, la segunda instruccin SI representa tambin el argumento va lor_si_falso de la primera instruccin SI. De manera similar, la tercera instruccin SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instruccin SI. Por ejemplo, si e l primer argumento prueba_lgica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lgica es FALSO, se evala la segunda instruccin S I y as sucesivamente. Las letras de puntuacin se asignan a nmeros utilizando la sig uiente clave.

SI LA PUNTUACIN ES Mayor que 89 De 80 a 89 De 70 a 79 De 60 a 69 Menor que 60 LA FUNCIN DEVUELVE A B C D F Ejemplo 4 En este ejemplo se utiliza la funcin BUSCAR en lugar de SI, ya que hay que comprobar trece condiciones y puede resultar ms fcil de leer y mantener. Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo co piar un ejemplo 1. 2. 3. 4. 5. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. Sele ccione el ejemplo en el tema de Ayuda. Presione CTRL+C. En la hoja de clculo, sel eccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para cambiar entre ver los resultados y l as frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+ (ordinal masculino) o bien, en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en el botn Mostrar fr mulas. A 1 2 3 4 90 78 Frmula =BUSCAR(A2;{0;60;63;67;70;73;77;80;83;87;90;93;97},{"F";"D-";"D";"D+ ";"C-";"C";"C+";"B-";"B";"B+";"A";"A";"A+"}) =BUSCAR(A3;{0;60;63;67;70;73;77;80; 83;87;90;93;97},{"F";"D-";"D";"D+";"C-";"C";"C+";"B-";"B";"B+";"A";"A";"A+"}) =B USCAR(A4;{0;60;63;67;70;73;77;80;83;87;90;93;97},{"F";"D-";"D";"D+";"C-";"C";"C+ ";"B-";"B";"B+";"A";"A";"A+"}) Descripcin (resultado) Asigna una puntuacin de una letra al primer resultado (F) Asigna una puntuacin de una letra al segundo result ado (A-) Asigna una puntuacin de una letra al tercer resultado (C+) Puntuacin 45

FUNCION CONTAR.SI.CONJUNTO Excel 2007 incorpora una funcin nueva, CONTAR.SI.CONJUNTO, que es parecida a CONT AR.SI, que cuenta celdas teniendo en cuenta un solo criterio, en tanto que CONTA R.SI.CONJUNTO, cuenta celdas teniendo en cuenta mltiples criterios. SINTAXIS: CON TAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2) pudiendo especificarse mas de 127 rangos/criterios. donde : rango1: es el rango donde se cuentan las celdas , debido al criterio1, criterio2, etc. Los primeros dos argumentos son obligator ios. Veremos un ejemplo donde se consideran 3 criterios: Un negocio de artculos d e computacin y electrodomsticos cuenta con la siguiente tabla

y quiere saber cuantas veces el vendedor Juan Lopez aparece en la misma, en el s ector Electrodomsticos con ventas que superan los 200 $. Como se ve los criterios son: "Juan Lpez" "Electrodomsticos" ">200

entonces para responder a lo que el negocio quiere saber , se introduce la tabla en una Hoja de Excel y se usa la frmula ( en la tabla se resaltan las filas que cumplen los 3 criterios) que insertamos en la celda D23, dando el resultado 3, como se puede ver

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