Gua de Uso del manejador de bibliografa: Mendeley

Lyssania Macas Morales, Ada Coss Rojas, Karla Garca Cabello, Amrica Nitxin Castaeda Sortibrn y Layla Michn (laylamichan@ciencias.unam.mx) Departamento de Biologa Evolutiva, Facultad de Ciencias, UNAM

Existen diversos manejadores de bibliografa actualmente, hablaremos del caso de Mendeley el cual es una aplicacin web y de escritorio gratuita. Permite gestionar y compartir documentos de investigacin, encontrar nuevos datos y colaborar en lnea.

Mendeley combina una aplicacin de gestin de archivos en formato PDF y de referencias, Mendeley desktop con Mendeley web, una red social online para investigadores. Ambas versiones se sincronizan entre s.

Parte 1. La aplicacin Web

CARACTERSTICAS DE Mendeley Web: Tiene una copia de seguridad en lnea de la biblioteca: Los documentos se guardan en la cuenta y existe la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier lugar a travs de un navegador. Contiene estadsticas detalladas de cosas interesantes: Se pueden subir las publicaciones propias al perfil, y posteriormente seguir la evolucin de los lectores. Por ejemplo: Con qu frecuencia se descarga el artculo? Con qu frecuencia se lee?, etc. Posee una red de investigacin que le permite al usuario el llevar un registro de las publicaciones de sus colegas, las participaciones en conferencias, premios, etc., y le ayuda a encontrar personas con intereses similares de investigacin. Tiene un motor de recomendacin para artculos de inters. Tiene 500 MB de espacio para subir PDFs.

1/14

Este manejador puede importar bibliotecas ya existentes. Mendeley actualmente es capaz de importar y exportar los siguientes tipos de archivos: EndNote XML, RIS (el formato estndar de muchas bases de datos acadmicas), BibTeX y de bases de datos como Zotero o Citeulike. Debemos tener en cuenta que Mendeley adems de ser un manejador de bibliografa, es un tipo de red social donde se pueden contactar personas que tienen intereses de investigacin afines a los nuestros, con quienes podemos compartir opiniones y no slo documentos.

UNIRSE A Mendeley Este procedimiento es sencillo, el url de la pgina es http://www.mendeley.com/ y cuando se abre esta direccin aparece la siguiente pantalla.

En la pgina principal se pueden ver las caractersticas de Mendeley, reseas del programa y la actividad de la red. Para inscribirse se da click en Get Mendeley donde se nos pedir llenar un breve formulario con nuestros datos e intereses de investigacin. Al aceptar la inscripcin se descarga en ese momento Mendeley Desktop, si no se desea hacerlo en ese momento, se

2/14

puede descargar desde la pgina principal. En la siguiente imagen se muestran los campos que se tienen que llenar antes de la descarga (Download).

Una vez que hemos ingresado a Mendeley Web, aparecer una pgina que nos gua hacia los primeros pasos para incorporarnos a Mendeley, a los artculos ms ledos relacionados con el rea o las reas de inters que hayamos seleccionado y tambin nos muestra las actualizaciones de nuestros contactos. Asimismo nos permite dar sugerencias acerca del programa en una pestaa roja que aparece en el lado izquierdo de la pantalla: Feedback.

IMPORTAR DOCUMENTOS En esta pantalla podemos ver las opciones para el navegador, es decir, el importador web para el navegador, slo se necesita arrastrar el botn de Import to Mendeley hacia la barra de marcadores del navegador (la cual debe estar visible o activada: Ver Barra de herramientas Barra de herramientas de marcadores).

3/14

Este botn para importar a Mendeley no solo guarda las referencias desde cualquier sitio que soporta Mendeley (ver lista en la pgina del programa), sino que adems salva una foto instantnea de la pgina web en la biblioteca personal. Esta foto instantnea se guarda como un archivo HTML esttico y si es posible extrae cualquier metadato relevante.

4/14

Cuando se importa un documento electrnico (pgina, sitio, blog, wiki) Mendeley automticamente lo fotografa y guarda en formato HTML

En nuestra biblioteca, se pueden importar documentos dando click en Add Documents ingresando su url directamente. En este caso se nos piden los autores, el nombre de la revista, el volumen, etc. La literatura puede subirse de acuerdo al tipo de documentos, libros, revistas, filmes, tesis, peridicos, etc. Tambin podemos subir nuestras publicaciones, en tal caso se nos pedir ms informacin como el Abstract, el DOI, ISSN, ISBN, etc.

Con este manejador podemos crear colecciones de documentos afines y stas pueden ser pblicas o privadas, de acuerdo a lo que se desee hacer, esta accin se realiza dentro de Mendeley Desktop igual que compartir documentos individuales.

CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS Los documentos que nosotros guardemos dentro de Mendeley Web se pueden clasificar por etiquetas, temas o intereses, ledos, no ledos o favoritos. Incluso podemos poner notas

personales de ellos.

5/14

Existen diversas formas de agregar un documento: 1. Manualmente 2. Entrar en las pginas que menciona Mendeley, encontrar el documento deseado y dar click en el botn de Import to Mendeley antes instalado, donde se extraern directamente varios campos como autor(es), abstract, revista, etc. 3. Importar archivos en formato RIS desde nuestra PC, stos se obtienen de sitios o

programas que tienen la opcin de exportar nuestras citas (como Citeulike o EndNote) en este formato y guardarlo en nuestra computadora. Al dar click en Web Importer hay un punto en donde se menciona que tambin se pueden utilizar COinS, estas son especificaciones de referencias, que tienen como objetivo proporcionar un mecanismo para empaquetar y transportar en la web los metadatos de las citas (autor, ao, ttulo, etc.), para que los usuarios de bibliotecas virtuales puedan acceder fcilmente a las obras citadas. Se utilizan las COinS en sitios como Wikipedia, Citeulike, Hubmed, blogs, etc. Tambin existen procesadores de CoinS como Citavi, Zotero, extensiones en Firefox, etc. Para ms informacin

6/14

entrar en la pgina: http://www.ocoins.info/ o dar click en COinS en la pgina de Web importer en Mendeley.

AGREGAR CONTACTOS Hay diversas maneras de hacer esta operacin como buscar el nombre de usuario de un compaero o por intereses afines, a travs de diversas cuentas de e-mail (AOL, Google, Hotmail, Yahoo y GMX) o por sugerencias que Mendeley realiza por la afinidad de intereses. Tambin se puede invitar al uso de Mendeley al dar click en invite contacts.

PERFIL Nuestro perfil muestra como las personas nos ven en Mendeley, se muestran nuestras publicaciones, premios, bibliografa, experiencia profesional, estudios y nuestra forma de contacto. A partir de stos, las personas pueden encontrarnos al hacer una bsqueda de intereses afines y de esta forma contactarnos y poder compartir informacin o documentos. Para editarlo, simplemente hay que dar click en edit o en Add entry dependiendo el campo que queramos modificar.

7/14

8/14

Captulo 2. Versin Desktop o Escritorio

En la pgina de inicio de Mendeley Web se localiza el botn para descargar la versin de escritorio.

CARACTERSTICAS Las caractersticas de Mendeley Desktop son: Extraccin automtica de detalles de los documentos (autores, ttulo, revista, etc.) a partir de trabajos acadmicos a una base de datos. Gestin muy eficaz de los documentos: Realiza bsquedas de texto en vivo a travs de todos los documentos, es decir que los resultados comienzan a aparecer a medida que se escribe. Mendeley Desktop tambin permite organizar la biblioteca en autores, revistas o palabras clave. Tambin se pueden usar colecciones de documentos, notas y etiquetas para organizarlos, y exportar los detalles del documento en diferentes estilos de citas. Compartir y sincronizar la biblioteca (o partes de ella) con las personas seleccionadas.

9/14

Diversas caractersticas ms: Existen dos plug-ins para citar los artculos uno en Microsoft Word y otro en OpenOffice y otras caractersticas en las que se est trabajando segn el sitio web.

Mendeley Desktop est disponible para Windows, Mac OS X y Linux.

AGREGAR DOCUMENTOS

En el icono de la barra de add documents existen 4 opciones: add files, add folder, watch folder y add entry manually.

Add files te abre la ventana de archivos de la computadora, para seleccionar un artculo en formato PDF y agregarlo a la biblioteca de Mendeley desktop. Add folder abre una ventana para seleccionar el folder que contenga varios archivos (mximo 500) en formato PDF que se desee importar a Mendeley Add Entry manually es una opcin para introducir los datos de una articulo en forma manual.

Con el icono delete documents podemos borrar los documentos que tenemos en My library, solo es necesario seleccionar el documento y dar click en el icono.

El icono que dice create collection, abre un cuadro de texto del lado izquierdo de la pantalla en donde se puede nombrar la coleccin que deseamos crear, para guardar documentos en esta coleccin solo es necesario dar click en All documents y arrastrar hasta la coleccin creada los artculos que deseamos ingresar en ella. En la parte superior de la ventana que

10/14

muestra la coleccin, aparece un botn Edit settings donde se pueden establecer las caractersticas de la coleccin, como si es pblica o privada.

Con el icono de Sync Library es posible sincronizar nuestra biblioteca de Mendeley de escritorio con la biblioteca en Mendeley Web. Tambin puede hacerse directamente con nuestro teclado presionando F5.

COMPARTIR DOCUMENTOS Es posible compartir documentos, para esto primero se debe crear el nombre de la carpeta en Shared collections y despus ser posible arrastrar con el mouse el articulo desde My library hasta la carpeta para compartir.

CITACIN El programa de escritorio tiene tambin la funcin para poder citar mientras escribes, tanto en Word como en OpenOffice y tambin en Google Docs, la diferencia es que para Word y Open Office lo podemos hacer directamente con el botn insert citation y en Google docs la opcin que se tiene es directamente desde Mendeley desktop, a partir de seleccionar el artculo que queremos citar y en la barra de men en Edit seleccionamos copy citation, regresamos a nuestro archivo en Google Docs y le damos pegar (Ctrl + v) para que nos inserte la cita completa. Cuando tenemos un documento abierto (PDF) en una de las pestaas de Mendeley, las opciones que se presentan son las siguientes:

Se puede agregar alguna nota para sealar algo importante en el texto.

Para copiar el texto y poder insertarlo en otro documento

Para cambiar el sentido de la pgina

Ver el texto en pantalla completa

Para subrayar y/o resaltar una parte del texto.

Para insertar el texto seleccionado (puede ser Icono para seleccionar texto dentro del mismo 11/14 documento de Mendeley en una nota)

Acercar o alejar el texto.

Es posible despus de subrayar un texto, exportarlo a Mis documentos y despus que lo podemos regresar a Mendeley para mostrarlo y compartirlo o solo guardarlo y que los dems puedan ver las anotaciones que se hicieron sobre el texto.

Se pueden invitar contactos a travs de la barra de Men, en el apartado Herramientas (Tools):

COLECCIONES COMPARTIDAS Si se quiere crear una coleccin compartida, se da click en create collection debajo de la seccin Shared Collections para nombrar la coleccin, despus para compartirla le damos click con el botn derecho sobre el nombre de la coleccin creada y nos abre las opciones edit settings.

12/14

Y seleccionamos las opciones de sincronizacin y damos click en la opcin Invite and Remove Members donde nos abre una ventana para seleccionar al contacto con el que queremos compartir los documentos: y damos click en Add

COLECCIN PBLICA Para crear una coleccin pblica damos click en create collection dentro de las carpetas de My library la nombramos y le damos click derecho para la opcin edit settings y seleccionamos la opcin Public.

13/14

Para agregar documentos o artculos a esta coleccin seleccionamos la opcin All documents debajo de My library, seleccionamos l o los artculos y los arrastramos hasta la carpeta que se desea. FILTROS Si necesitamos un artculo de My library podemos filtrar por etiquetas (tags), autores, palabras clave del autor o publicaciones, estos filtros facilitan la bsqueda en nuestros archivos y nos enlistan los documentos correspondientes al filtro elegido:

Hasta aqu una breve descripcin sobre Mendeley en sus dos versiones. Agradeceremos sus comentarios en el blog www.ciberliteraturaunam.blogspot.com sobre este y cualquier otro material consultado.

Agradecemos el apoyo a DGAPA a travs del proyecto PAPIME PE 201509.

14/14