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Apresentaes Convincentes

Dino Mocsnyi 1 - Introduo

Este texto uma compilao de informaes realizada por Dino Carlos Mocsnyi. Algumas das tcnicas e pulos do gato de apresentaes aqui expostas baseiam-se em tcnicas bem conhecidas por palestrantes e conferencistas profissionais, em tcnicas de teatro e, ainda e at em tcnicas utilizadas no convencimento e envolvimento de grandes multides, como o caso de certas igrejas de nossa atualidade, como a prpria Igreja Catlica, com seus rituais e oraes coletivas, grandes reunies coletivas nas casa espritas ou os megaeventos da Igreja Universal ou do Padre Marcelo, em todas as quais se renem grupos de fiis que atingem facilmente a casa das centenas ou milhares. Em seu livro Marketing para Vencer, Frank K. Sonnenberg dedica um captulo a algumas recomendaes sobre apresentaes, principalmente quelas dedicadas a vender algo, de idias a produtos e projetos. O que segue tambm fortemente baseado neste livro sobre marketing, com algumas complementaes que julgamos necessrias. Tenha em mente tudo o que voc tem em jogo a cada vez que faz uma apresentao. Geralmente voc no conseguir uma segunda oportunidade para vender seu peixe, seja ele um produto, um servio ou uma idia para um determinado pblico, para convencer uma diretoria a entrar em um novo negcio, para fazer com que seus clientes aceitem que sua idia a que deve ser seguida ou mesmo para pedir um aumento a seu chefe, se voc estiver empregado(a) de uma empresa. A qualidade de sua apresentao importante tambm pela sua repercusso, tanto em sua reputao como na da empresa na qual trabalha ou que voc representa. Uma apresentao tem de ser perfeita j da primeira vez. Isso exige mais do que simplesmente ter uma boa idia ou ter razo. As idias no vendem somente por seu mrito. Uma apresentao requer metas definidas e uma estratgia de peso. Voc deve consolidar uma apresentao e planejar como ir desenvolv-la. Voc deve criar o ambiente adequado. O horrio, a localizao, a estratgia e at mesmo detalhes, como o traje, por exemplo, so importantes. Muitas pessoas acreditam que o ponto mais decisivo de uma apresentao eficaz est na apresentao em si. Na realidade, o elemento mais importante consiste em determinar as metas que voc deseja alcanar atravs da apresentao, antes de desenvolv-la. Se comear sem saber onde quer chegar, estar confiando demais na sorte. Voc deve ter em mente uma meta especfica e mensurvel. Conhecer essa meta especfica permitir que voc visualize quais as aes e reaes que deseja da platia. Essa percepo ajudar tambm a determinar quais informaes devem ser passadas ao seu pblico para a obteno dessas aes e reaes. Sua meta transforma-se no padro de referncia com relao ao qual seus argumentos podem ser comparados, medida que forem sendo desenvolvidos. Alm disso, uma vez que as metas estejam claramente definidas, muito mais fcil armar uma estratgia destinada a alcan-las. Os elementos mais importantes dessa estratgia so o conhecimento do pblico-alvo, a elaborao do texto e dos recursos visuais necessrios para transmitir sua mensagem e a apresentao em si. 2 - O pblico-alvo Uma vez escolhida a data e o local, hora de avaliar o pblico para a sua apresentao. Em Presentations Plus, David Peoples compara o material em uma apresentao ao lquido a ser transferido de uma jarra para uma garrafa (o pblico). A garrafa dispe, no entanto, de uma rolha que pergunta o que eu ganho com isso?. Antes de derramar o lquido na garrafa, voc

deve remover a rolha, o que voc consegue ao fornecer um motivo egosta que desperte o interesse da platia de tal forma que ela se livre da rolha para receber o lquido (ou ouvir a apresentao). Toda platia composta de indivduos, cada um deles com motivos e percepes exclusivos. A mesma informao atingir indivduos diferentes de diferentes formas. Enquanto alguns sero levados a agir, outros sero impelidos a resistir. As pessoas comparam o contedo de uma apresentao em uma infinidade de fatores, entre eles interesses pessoais, o impacto em suas reas funcionais ou setores especficos, sua experincia anterior e seu conhecimento de um tpico, preconceito pessoal, valores polticos, sua tolerncia ao risco e as presses imediatas daquele dia. Sua tarefa a de mergulhar abaixo da superfcie e detectar os elementos fundamentais e denominadores comuns. Quais so as necessidades e pontos sensveis da platia? Pode no ser possvel agradar a cada indivduo do grupo. Ainda assim voc deve se concentrar nas pessoas com as quais est se comunicando. Encare o pblico do ponto de vista dele. Eles podem ser interessados e simpticos, de mente aberta e curiosos quando aos fatos, indiferentes e apticos ou desinteressados e hostis. Quando voc se dirigir a um grupo que esteja interessado em ouvir os fatos antes de tomar uma deciso, o contedo mais importante do que o estilo. No entanto, aspectos intangveis, tais como a aparncia, as referncias e a pontualidade, so vitais porque a primeira impresso pode ser o fator decisivo. Fatos e nmeros devem ser ressaltados juntamente com testemunhos de especialistas e exemplos especficos (se possvel, exemplos sobre pessoas cuja situao seja semelhante da platia). Piadas, metforas, recursos visuais exagerados e outros recheios podem dar a impresso de que voc tem pouco a dizer, desmotivando a platia. Por outro lado, recursos de impacto so especialmente eficazes quando se est lidando com uma platia aptica ou indiferente. nesse caso que seu estilo tem a mxima importncia. Voc deve partir para a conquista da ateno do pblico. Uma vez conquistada a ateno, voc deve deix-lo ansioso por ouvir o que tem a dizer. Isso pode ser feito quando voc transmite seu prprio entusiasmo, apresentando o que tem a dizer de uma forma envolvente, que force a platia a pensar no assunto. Logo no incio da apresentao, para se certificar de que o pblico tenha interesse no que vai dizer, voc deve responder a pergunta implcita: o que eu vou ganhar com isso?. Seus esforos diante desse tipo de platia sero prejudicados se voc escurecer a sala, ler seu discurso palavra por palavra (o que d a impresso de que sua apresentao genrica e padronizada), falar em nvel excessivamente tcnico ou com muitos detalhes. claro que a situao mais difcil de todas consiste em falar para um grupo hostil e desinteressado. Quando voc se defronta com esse tipo de pblico, mantenha-se calmo, fale em tom neutro e sem pressa e no perca o controle. Se voc deixar a atitude da platia influenci-lo, ir estimular sua resistncia em lugar de super-la. Tenha em mente que nada atia mais as chamas do ressentimento do que uma atitude de superioridade. Fornea informaes concretas e dados que possam ser provados e documentados. Tenha tambm mo endossos de terceiros, que iro despertar o interesse do grupo e talvez mesmo fazer aflorar seu esprito competitivo, principalmente se esse terceiro for um concorrente. Neste ltimo caso, no entanto, cuide para que sua apresentao no aparente ser uma lio de moral para seu pblico de hoje, o que ningum gosta! Ao fazer uma avaliao do seu pblico, tente responder perguntas tais como as que se seguem: Quem decide e quais so as pessoas que influem nas decises? Se voc sabe a resposta a essa pergunta, ou se puder ser levado a ela observando na platia para onde se dirigem os olhares das pessoas que querem verificar as reaes, pode olhar essa

pessoa nos olhos de vez em quando. Se voc puder fazer com que essa pessoa concorde com a cabea a cada argumento seu, possvel que consiga administrar bem a atmosfera. Existe alguma inteno, rivalidade ou obstculo oculto? Por exemplo, se voc notar que o controller da companhia est presente e reagindo negativamente ao serem mencionados os custos, d nfase aos benefcios e comparao favorvel de custos sempre que puder. A platia cativa ou outras apresentaes estaro disputando sua ateno? Se voc acha que a sua apenas uma das apresentaes que o grupo vai ouvir, certifique-se de resumir pontos em frases fceis de lembrar ao longo da apresentao. Compradores em potencial, aps assistir sua apresentao, devem ter na cabea alguns dos pontos principais da sua mensagem enquanto ouvem as outras. Um apresentador, concorrendo para conquistar, para sua agncia de publicidade, a conta de uma grande companhia de produtos de escritrio, sabia que no era o participante mais criativo na concorrncia e que no tinha tido tempo de preparar e desenvolver um plano de mdia original em virtude de o prazo dado pelo cliente para ele preparar a apresentao ser muito curto. Ele comeou a apresentao dizendo isso. Enumerou algumas das coisas que poderiam dar errado devido falta de informao. Com essa ressalva, disse ento que iria apresentar exemplos do que sua agncia poderia fazer. Quando os outros grupos fizeram suas apresentaes, o cliente perguntou como podiam recomendar uma campanha com tanta convico sem ter as resposta para algumas das perguntas bsicas - aqueles pontos para os quais o primeiro apresentador os havia alertado com mais sinceridade. Ficou imediatamente claro que os outros grupos no haviam levado em considerao aqueles problemas, e o primeiro apresentador terminou conquistando a conta. Voc pode conseguir follow-up ou contatos futuros? Quando voc sabe que ter tais oportunidades, no d todas as informaes de uma vez s. Se voc notar, por exemplo, que parte da informao tcnica que est passando est sendo entendida com certa dificuldade, ou se algum lhe fez uma pergunta muito especfica, responda resumidamente e prometa enviar informaes mais detalhadas, de forma tal que voc possa reforar sua mensagem, alm de manter sua platia interessada pelo mximo de tempo possvel. Por outro lado, se voc sabe que essa ser sua nica oportunidade de se encontrar com as pessoas dessa organizao, fornea o mximo de informao que puder. Se as pessoas que assistiram sua apresentao tiverem de vender o servio para seus superiores, oferea-se para ajudar na apresentao. Diga-lhes que voc poderia tentar dar um jeito de participar. Se isso no for permitido na organizao do cliente, tente conseguir que uma linha fique aberta durante a apresentao, a fim de que voc esteja disponvel instantaneamente para responder perguntas que os que estiverem apresentando o seu servio no saibam responder. Sugira que eles digam que tm as informaes no arquivo e que traro a resposta aps o intervalo. Eles podem usar esses minutos do intervalo para fazer consultas a voc sobre as perguntas. Se necessrio, empreste-lhes seus prprios recursos visuais e repasse com eles como a apresentao deve ser feita, de acordo com o plano de exposio que voc pensou para voc mesmo. O interesse todo seu! Voc est sendo muito tcnico para o pblico? Lembre-se de que h uma diferena entre um membro da sua platia levantar uma questo sobre um ponto especfico e perder totalmente o sentido da mensagem que voc est tentando transmitir. Em matria reproduzida no jornal O Estado de So Paulo, o Wall Street Journal notou que a chance de lanar uma nova idia ou uma nova estratgia de negcios para altos

executivos pode fazer ou destruir uma carreira. Muitas vezes, porm, os gerentes desperdiam a oportunidade. Eles exageram nos debates tcnicos e sobrecarregam seus discursos com fatos e nmeros destinados a provar sua capacidade. Nesse processo esquecem-se do pblico. 3 - A ateno da platia O ditado No julgue um livro por sua capa surgiu porque isso o que a maioria das pessoas faz. O ato de convencer tem incio, na verdade, bem antes de qualquer palavra ser pronunciada. Como apresentador, voc tem um minuto para criar aquela primeira impresso to importante. Nesses poucos segundos, voc precisa conquistar a aceitao da platia, comunicar suas qualificaes e fornecer um forte motivo para sua platia prestar ateno ao que voc diz. Voc pode reforar sua credibilidade de muitas formas, a saber: Atravs de smbolos. Isso inclui, por exemplo, o carro que voc dirige e a roupa que voc usa. Eles comunicam o fato de voc ser uma pessoa de sucesso. As roupas devem tambm refletir o estilo do seu pblico. Um terno com colete em um grupo que prefere usar blazers mais informais ou um elegante vestido de seda, em vez de um tailleur elegante, podem prejudicar a comunicao entre voc e seu pblico, ao destac-lo como diferente. Os smbolos de sucesso incluem seus ttulos (tais como um MBA, ps-graduao, atuao profissional ou estudos no exterior, ex-presidente ou diretor da empresa XYZ, etc.) e suas publicaes, entrevistas, etc. Envie antecipadamente, portanto, aquela folha de papel em que est impresso seu nome, highlights de seu currculo e recortes de artigos escritos por voc. A meno de aprovao. Endossos so sempre teis. Eles podem vir de algum da empresa para a qual voc est vendendo seu servio ou de grupos sem qualquer interesse direto no negcio. Por exemplo, uma matria favorvel sua empresa em um jornal, ou uma ligao de um consultor endossando seu trabalho ou sua empresa, consolidam seus argumentos e emprestam credibilidade a tudo o que voc diz. Percepo da importncia. vital que seu pblico considere que voc e seu assunto sejam importantes. Salientar o que for novo na sua oferta dar ao seu pblico a sensao de que eles ficaro na liderana ao adquiri-la. Um estudo feito por Sears e Freedman mostra que a comunicao mais eficiente quando a platia acredita que ela contenha novas idias mesmo que ela no contenha... Em um artigo publicado por Robert Cialdini, ele ressalta a preferncia por solues rpidas entre as platias atuais e afirma que os cidados da sociedade ocidental moderna no tm mais tempo, energia ou mesmo capacidade mental para pesar cuidadosamente os prs e os contras de muitas das decises com as quais eles se defrontam. Algum que recorra a uma soluo rpida ir geralmente se concentrar em uma nica parcela confivel de informao. Se voc estiver sempre atento a isso, pode usar vrias tcnicas para influenciar seu pblico. Por exemplo, demonstraes que ocorram no comeo ou no fim da apresentao sero mais lembradas do que aquelas que estiverem no meio. Se uma platia est desinteressada, trate do ponto mais importante primeiro, a fim de atra-la para sua apresentao. Se a atitude da platia for positiva ou neutra, os pontos mais importantes podem ser guardados para o final, aps voc ter feito algumas incurses e captado sua ateno. Alm disso, lembre-se de que, uma vez captada a ateno da platia, voc precisa mant-la. A experincia demonstra que a platia mais atenta durante os primeiros trinta segundos e no ltimo minuto da apresentao, principalmente se a ela for dada a oportunidade de saber que voc est a poucos momentos do final. Entre esses dois extremos a ateno diminui. aconselhvel, portanto, fazer algo para levantar a platia a cada seis ou sete minutos. Tendo em vista o aumento da ateno ao trmino da apresentao, muitos oradores usam frases tais como em resumo ou concluindo periodicamente, para indicar que se est chegando ao fim da apresentao, mesmo que no seja o caso.

Relacionamos a seguir algumas outras tcnicas teis. Fazer perguntas retricas para manter a platia alerta. Citar exemplos pertinentes e casos vivenciados pelo apresentador. Usar artifcios tais como metforas, analogias e perguntas retricas (sem exageros!). Chamar os participantes pelo nome. Usar objetos ou modelos. Acrescentar informao recebida da platia. Usar humor, experincia pessoal e citaes. Movimentar e olhar nos olhos da platia. Fazer perguntas que exijam da platia alguma participao, como por exemplo, a de levantar o brao. Trocar as pessoas de lugar, reordenando-as por ordem de data de nascimento, alfabtica, etc., com o objetivo de criar algum movimento, misturar os participantes e desfazer grupos naturais (panelinhas) que freqentemente iniciam e mantm reunies paralelas sua apresentao, cochichos, risadinhas e sorrisos enigmticos, etc. 4 - A argumentao Existem inmeras maneiras de aperfeioar a percepo que a platia tem do seu servio. Por exemplo, s vezes melhor apresentar um lado da questo; outras vezes, apresentar ambos os lados mais eficaz. O primeiro caso recomendvel quando a platia simptica, quando no houver outro orador ou quando for necessria uma mudana ou deciso rpidas. Apresentar os dois lados da questo surte melhor efeito quando a platia tem uma opinio contrria ao orador ou sua mensagem, ou quando ela vai ouvir um outro orador com uma viso oposta. Alm do mais, ao apresentar as duas partes, voc ser considerado mais objetivo e demonstrar respeito pelo pblico, o que aumenta sua credibilidade. Outro artifcio de uso freqente que pode ser aplicado a uma apresentao a iluso da escassez. As pessoas almejam o que elas no podem ter. Aplica-se esse princpio, por exemplo, com a alegao de que sua agenda est lotada ou que um produto s est disponvel em pequenas quantidades ou por tempo limitado. O mesmo princpio funciona nas liquidaes de um s dia feitas pelas lojas de departamentos, nos sorteios e no oferecimento de edies limitadas de gravuras, livros e moedas. Neste sentido, em uma apresentao passe a impresso que alguns pontos, exemplos e casos, ou algumas discusses somente sero abordados uma nica vez, naquele momento. pegar agora ou nunca mais... Muitas pessoas tambm decidem o que certo e o que errado pela mentalidade de multido - pela observao das aes dos outros. Quando se pergunta a uma platia, por exemplo, se algum tem alguma dvida, lembre-se de quanto tempo demora at que uma mo se levante e da rapidez com que meia dzia de outras mos se levantam aps aquela primeira. Voc pode se valer desse fato em uma apresentao recorrendo a testemunhos de terceiros ou, se possvel, endossos de outras divises da mesma empresa. De modo semelhante, as pessoas sentem-se melhor ao tomar decises quando tm um padro de referncia para usar como comparao. Em um enfoque de vendas que parta de cima para baixo, um item mais caro apresentado no princpio, para que, por comparao, o mais barato

parea uma pechincha ( por isso que os contratos de manuteno e os acessrios so apresentados aps o fechamento da venda principal: seus custos parecem muito pequenos em comparao ao grande custo inicial!). Em uma negociao, um lance inicial pode ser alto o suficiente para assegurar que um segundo lance, mais prximo da quantia realmente pretendida, seja vista como uma concesso e receba uma resposta favorvel. Entretanto, se o primeiro lance for considerado excessivo ou absurdo, o tiro pode sair pela culatra. Leve sempre em conta o desejo da maioria das pessoas de agir com coerncia. Uma vez tomada uma posio, as pessoas tm real interesse na manuteno dessa posio e procuraro razes que lhes permitam confirmar aquela opinio. Esse fenmeno ainda mais forte quando uma opinio expressa publicamente. Opinies dadas publicamente so mais resistentes mudana do que as mantidas em carter privado. Um apresentador pode potencializar esse fator da coerncia tanto com platias simpticas quanto com hostis. Quando platias simpticas forem incentivadas a um pequeno compromisso inicial, elas sentiro alguma presso para ir at o fim em seus atos. Por exemplo, se voc pedir s pessoas cartes de visita, para o caso de precisarem de mais informaes, quando voc fizer o follow-up, elas se sentiro obrigadas a ouvir, mesmo que praticamente nem se lembrem do que despertou seu interesse inicial. Elas normalmente acreditam que o fato de lhe haverem dado o carto de visitas as obrigue a ouvi-lo. Por outro lado, quando uma platia no est a seu favor, melhor no desafiar suas opinies frontalmente. No d chance s pessoas de expressar opinies contrrias, porque elas iro se sentir na obrigao de fincar p nessas opinies. Em vez disso, tente neutralizar ou diluir seus comentrios at que elas estejam com uma disposio mais favorvel. Pea-lhes, por exemplo, que aceitem mudanas em pontos de vistas no muito firmes, passando mais tarde para os mais difceis. Essa ttica coerente com a tcnica da repetio do sim, na qual clientes em perspectiva so induzidos a dizer sim s idias iniciais, para que apresentem uma disposio mais favorvel ao restante de uma argumentao. 5 - Recursos visuais RECURSOS VISUAIS Um estudo realizado pelo Wharton Center for Applied Research revela que as pessoas ficam mais propensas a dizer sim e seguir suas recomendaes quando voc usa recursos visuais... Voc ser considerado mais profissional, mais convincente, mais confivel, mais interessante e mais bem preparado. A probabilidade de a platia chegar a um consenso de 79 por cento contra 58 por cento sem recursos visuais. A evidncia leva concluso esmagadora de que uma imagem vale mil palavras. Os recursos visuais tornam a informao mais fcil de entender. Eles aumentam o interesse, melhoram a capacidade de reteno e permitem que voc esclarea ou reforce pontos-chave. O McGraw-Hill Laboratory of Advertising Performance afirma que, quando os anunciantes usam ilustraes, sua capacidade de estimular os leitores a entrarem em ao aumenta em 26 por cento. Tenha em mente que os recursos visuais no devem nunca distrair a ateno da sua mensagem verbal. Por exemplo, desligue o projetor ligado ao seu notebook ou o retroprojetor quando no houver nenhuma imagem na tela (ou quando voc precisar permanecer muito tempo em um nico slide ou transparncia), para que a platia no seja distrada pela luz branca projetada na parede ou por uma imagem esttica. Alguns conselhos podem ser valiosos nesse caso. Em Effective Presentation, Anthony Jay cita os sete erros comuns cometidos quando os apresentadores utilizam projeo de slides ou transparncias. Os slides e transparncias:

1. Tm palavras demais. 2. So muito abrangentes. 3. So muito complexos. 4. So muito apinhados. 5. So muito sem graa. 6. Ficam projetados por muito tempo. 7. No so explicados. De modo geral, quanto menor o nmero de linhas nele impressas, mais eficiente ser o slide ou transparncia. um erro tentar incluir muitos dados dentro de uma nica tela, especialmente quando no se ressalta um ponto principal. Alm do mais, recursos visuais precisam ser visuais; eles tero mais fora se no forem compostos s de palavras. AVALIAO DE RECURSOS VISUAIS Os nove critrios a seguir podem ser usados para julgar a eficcia de um recurso visual. Pertinncia. No apresente informao que no esteja relacionada com o item que voc esteja explicando. Assim como uma tela de cinema, o interesse do seu cliente tem dimenses limitadas. Quando voc projeta informao em excesso, uma parte dela aparece nas cortinas, no encosto das cadeiras e nas paredes, perdendo-se na sala. Certifique-se de que seus slides sejam trocados em harmonia com a apresentao e de que um slide ou transparncia anterior no estejam na tela quando voc abordar um novo assunto. Objetividade. Nunca sensato dizer platia tudo sobre um determinado assunto. Entretanto, no outro extremo, slides anmicos tambm podem aborrecer a platia se lhes faltar substncia. Tenha em mente que tudo que no ajud-lo diretamente a cumprir a finalidade por voc definida no deve fazer parte da sua apresentao. Exatido. Erros de ortografia ou relativos ao assunto aparentam ser muito mais graves quando se trata de recursos visuais. Um nico erro pode colocar sob suspeita toda a sua apresentao. Transmite a sensao de desleixo, que pode ser entendida, pelos participantes, como desleixo com a apresentao como um todo. Visibilidade. David Ogilvy uma vez perguntou: Voc acha que um anncio pode vender se ningum conseguir l-lo? No d para salvar almas em uma igreja vazia. Por exemplo, o tamanho da tela com a qual voc trabalha ter um efeito enorme na visibilidade de sua apresentao. Existem diversas formas para determinar o tamanho necessrio da tela, assim como o tamanho das imagens projetadas em relao ao tamanho da sala. Uma das regras prticas diz que o importante que o organizador da reunio se certifique de que ningum na platia estar sentado a uma distncia de mais de dez vezes a altura da imagem projetada pelo slide. Isso quer dizer que, se a imagem na tela tiver um metro de altura, a ltima fileira de cadeiras no dever estar a mais de dez metros da tela. Uma frase em letras maisculas mais difcil de ler do que uma em letras maisculas e minsculas. Em How to Make Type Readable, Tinker e Paterson classificaram as letras maisculas como 13,4 por cento mais rpida de ler, assim como mais legveis e agradveis do que outros tipos de letras. Mostraram tambm que a mistura de tipos - criando muito contraste pelo excessivo uso do itlico, do romano e do negrito - reduz a velocidade de leitura em 8 a 11 por cento. Colunas muito largas so difceis de ler porque mover os olhos ao longo de uma grande extenso requer mais esforo. Por outro lado, colunas muito estreitas tambm diminuem a velocidade da leitura porque os olhos do leitor tm de percorrer o texto com muita rapidez, e movimentos rpidos dos olhos so incmodos. Justifique as margens direita em vez de centralizar o texto, especialmente se utilizar marcadores (bullets). A margem direita irregular reduz a compreenso em dez por cento, o que

foi detectado em testes de leitura. Um trabalho feito para o Ogilvy Center for Research and Development concluiu que textos com margens desiguais devem ser evitados se quisermos manter a legibilidade. Clareza. Recursos visuais devem ser legveis, fceis de compreender e de formulao simples. Todo o slide ou transparncia deve ter um ttulo para realar sua mensagem principal e concentrar os pensamentos da platia no assunto. Voc deve tambm evitar frases completas, escolhendo somente termos que transmitam suas idias principais. Isso permite que voc no use o ponto final, sinal que, subconscientemente, diz platia que pare de ler. Quando voc se referir a assuntos complexos ou tcnicos, as analogias ajudam a platia a formar uma idia. Elas tambm foram a platia a participar mentalmente, fazendo a correspondncia entre o assunto e a analogia. Se voc apresentar toda a sua informao em um slide e deixar esse slide complexo na tela por dez minutos, corre o risco de aborrecer sua platia ou de fazer com que eles passem o tempo tentando entender o que est escrito na tela, em lugar de ouvir o que voc est dizendo. Quando voc no quiser dar toda a informao de uma s vez, e sim entrar em detalhes, use uma seqncia de slides, cada um com uma parcela da informao. A seqncia de slides pode montar a imagem do que voc est querendo comunicar. Por outro lado, quando voc usa esses destaques para apresentar um conceito genrico, vai terminar passando os slides com demasiada rapidez. Em vez disso, exponha primeiro o conceito geral e depois divida o assunto em partes relacionadas. As tabelas devem ser usadas para nmeros reais, enquanto os grficos podem mostrar tendncias, comparaes e relaes. Alm disso, os grficos esclarecem e condensam uma grande quantidade de informaes. Escolha o tipo de grfico mais adequado para cada funo. Por exemplo: grficos de barra so melhores para comparaes, grficos de setor circular para salientar relacionamentos entre partes de um todo, grficos cartesianos para mudanas e tendncias e diagramas para esclarecer estruturas complexas. Ao preparar grficos, lembre-se de dispor as letras em posio horizontal para no distrair a platia. Personalizao. Personalize sua apresentao. As pessoas gostam de ser consideradas especiais. Elas supem que, se voc as considerou especiais a ponto de fazer uma apresentao personalizada, vai continuar a trat-las assim quando se tornarem seus clientes. Se os custos ou prazos representarem um problema, voc pode personalizar sua apresentao incluindo slides adicionais em pontos onde haja uma referncia especfica ao cliente que voc est tentando conquistar. Por exemplo, o diagrama de como seu servio afeta uma organizao pode ser refeito a fim de espelhar a estrutura da organizao para a qual voc est fazendo a apresentao. Um slide especfico dirigido a cada cliente pode fazer um efeito enorme. Interesse. As cores ajudam a tornar sua apresentao mais interessante, mas no use mais de trs ou, no mximo, quatro cores por slide, a no ser que utilize fotos ou fundos. Cores escuras como o azul, o roxo e o verde tm comprimentos de onda curtos e so difceis de ler contra fundos escuros, porque tendem a se misturar. melhor manter um alto contraste usando, por exemplo, amarelo em fundo preto ou azul escuro (azul marinho ou petrleo), preto no branco ou branco no azul. Facilidade de lembrana. Dois meses aps uma apresentao, as pessoas j esqueceram 75 por cento ou mais do que foi ouvido. Qualquer coisa que voc fizer para manter seu material simples ajudar. Por exemplo, arredonde os nmeros, e faa follow-up da sua apresentao com outras comunicaes que reforcem sua mensagem. Impacto. Algumas dicas: Ao fazer um pedido, fornea uma exposio de motivos. Em lugar de pedir para que algo seja feito, explique por que tem de ser feito. Se for o seu caso, esclarea os custos, subdividindo-os em pequenos componentes para que eles paream representar um compromisso menor do que o custo total. Por exemplo, R$ 0,50 por dia d uma impresso bem melhor do que R$ 183 por ano.

Da mesma forma, ao apresentar resultados, economias e benefcios em geral apresente os valores anuais. Uma economia mensal de R$ 93 bem melhor apresentada como uma economia anualizada de R$ 1.116 por ano! Ao apresentar fatos, certifique-se de que suas fontes sejam da maior credibilidade possvel. Em alguns casos citar o jornal O Estado de So Paulo, a Gazeta Mercantil ou a revista EXAME d bem mais respaldo do que citar a revista Caras... Quando usar testemunhos, lembre-se de que a platia ir suspeitar se o nmero de testemunhos for demasiado. ALGUMAS NOTAS FINAIS Inmeros outros elementos so importantes na preparao de uma apresentao. Muitos deles parecem evidentes, mas voc pode perd-los de vista enquanto colhe informaes sobre seu cliente e sua empresa, enquanto trabalha nos recursos visuais ou enquanto se certifica de estar preparado para realizar o necessrio follow-up. Quando se torna evidente, por exemplo, que uma apresentao formal ser o prximo passo, voc deve verificar cuidadosamente qual ser sua localizao e data. Tendo em vista que sua fluncia tambm de importncia capital, trate de reservar tempo suficiente para planejar e praticar sua apresentao e certifique-se de estar completamente preparado para responder a qualquer pergunta que a platia possa fazer. O Local Se for possvel evitar, no faa apresentaes nos escritrios dos clientes. L eles certamente sero distrados com chamadas telefnicas e outras interrupes, bem como com o trabalho do dia-a-dia. Se as apresentaes tiverem de ser feitas nas instalaes do cliente, veja se eles podem conseguir que voc as faa na sala de reunies. Tente ento uma visita prvia para ver a sala antes da sua apresentao e esteja certo de poder conseguir todo o equipamento necessrio - um computador (d sempre preferncia a usar o seu prprio notebook, se voc o tiver!), um flip-chart ou quadro branco, projetor de slides (teste bem antes se o seu notebook conversa com o equipamento do cliente), retroprojetor com lmpadas de reposio, uma tela de tamanho adequado, etc... Se voc est organizando um grande evento, tenha em mente que sempre melhor escolher uma sala que tenha cinco cadeiras a menos do que ter uma sala meio vazia - ter de trazer cadeiras extras faz o evento parecer importante. Certifique-se tambm de que o local se harmonize com seu tema. Se voc est apresentando a concluso formal de uma pesquisa, ser melhor apresent-la em uma sala em um hotel ou centro de convenes, e no em um restaurante da moda. Se voc estiver realizando o encontro em um hotel, cuide para que a sala no fique perto da cozinha e verifique se as salas vizinhas no estaro ocupadas com atividades que faam muito barulho. Seja cuidadoso tambm com os pequenos detalhes. A sala tem controle de luzes e de ar condicionado independentes? Seu evento est anunciado com destaque em um cartaz na entrada do hotel? Haver disponibilidade de gua e copos? Uma apresentao na sede de sua prpria empresa, se isto for possvel (e voc no trabalha em casa...), proporciona a vantagem de um compromisso inicial por parte do seu cliente. Ele gastou tempo e dinheiro para ouvir o que voc tem a dizer, o que significa que j fez um investimento em voc. Alm disso, uma apresentao no seu prprio terreno mais cmoda para voc. Some-se a isso o fato de que seus clientes ainda podem pensar no que voc lhes apresentou durante a viagem de volta para seus escritrios. Horrio Para se assegurar de que sua platia no ter sua ateno dividida, remova o maior nmero possvel de obstculos concentrao. Dependendo dos negcios do cliente, poderia ser mais

lgico reunir-se cedo pela manh, quando os problemas do dia ainda no se apresentaram. Em outros casos - por exemplo, ao lidar com uma empresa do mercado financeiro que realize muitos negcios com a sia ou Europa o fim da tarde, quando o expediente da Europa e sia j terminaram - pode ser melhor. na parte da manh que essas empresas avaliam o que aconteceu nos mercados japoneses para determinar sua estratgia para o dia. Tente evitar uma apresentao antes de uma grande reunio do cliente, quando ele vai estar preocupado, ou na sexta-feira tarde, quando ele j est cansado e pensando no fim de semana. Evite tambm marcar apresentaes logo depois do almoo. Se seus clientes fizeram refeies pesadas (imagine uma quarta-feira de feijoada...), podem estar (muito...) cansados, sonolentos e sem capacidade de concentrao. Um dos horrios mais populares para reunies no final do perodo da manh. Em alguns campos, como no mercado editorial, um almoo em seguida a uma reunio permite maior interao. uma ocasio para tratar de detalhes, responder algumas perguntas que ficaram para trs e at mesmo para se fechar informalmente algum negcio. No entanto, no importa qual o campo em que voc esteja, terminar uma reunio com um bom almoo vai deixar uma lembrana favorvel no seu cliente. Um estudo de 1985 por Janis, Kaye e Kirschner descobriu que o mero prazer de comer enquanto se lem comunicaes convincentes tende a aumentar sua eficcia. Estilo O melhor elemento de persuaso na sua apresentao o entusiasmo que voc transmite. O impacto da sua apresentao ser mais forte se voc puder achar maneiras de invocar uma participao ativa, e no passiva, de sua platia. Em vez de se ater a um plano rgido, voc ser muito mais eficaz se recolher dicas da platia medida que os espectadores reajam sua apresentao. Se eles se sentirem mais interessados por um outro aspecto da sua proposta, saliente tudo o que disser respeito quele item quando chegar a ele. Uma apresentao decorada ou lida ser menos convincente porque voc no tem como reagir participao da platia. No que diz respeito extenso, melhor que a apresentao seja muito curta do que muito longa, ou do que ter de passar correndo pelos pontos mais importantes, por ter acrescentado muitos detalhes ou exemplos no incio. Perguntas Antes de fazer uma apresentao, preveja as perguntas que a platia pode fazer. Quem sabe convencer bem no refuta as objees de outras pessoas aos seus argumentos. Ele reconhece e reformula aquelas afirmaes, reapresentando, ento, seus prprios pontos de vista, de forma a demonstrar seus mritos. Na realidade, se voc se depara com uma platia hostil, deve ter o bom senso de evitar uma sesso de perguntas e respostas que poderia fazer com que voc perdesse o controle. Seria mais eficaz concluir a apresentao ou fazer um intervalo, identificar as pessoas que parecem mais cticas, convenc-las e ento recomear. Apresentadores convincentes sempre admitem no ter as respostas para todas as perguntas. Eles tambm no aceitam que as pessoas se desviem do assunto com perguntas descabidas ou que tentem polarizar as discusses. Follow-up Um estudo por Watts e McGuire mostrou que os efeitos da comunicao convincente costumam desaparecer com o tempo. Esse um bom motivo para que voc use veculos adicionais para dar apoio e continuidade sua mensagem. Materiais deixados com a platia tambm so importantes porque eles continuam a convencer, reforando a mensagem, mesmo quando voc no est mais presente. Alm do mais, eles tm a vantagem de passar uma informao com a qual seu cliente est familiarizado, j que sua apresentao transmitiu o suficiente para que ele entenda a maior parte do que v sem qualquer dificuldade. um territrio conhecido. O valor desses materiais est tambm no fato de eles poderem ser

mostrados aos detentores do poder decisrio que no assistiram sua apresentao. Nesse sentido, importante um aviso: de maneira geral, materiais a serem deixados com a platia devem ser distribudos aps a apresentao. No entregue material impresso antes da apresentao, pois ele ir distrair a ateno da sua platia. As pessoas iro folhe-lo durante a apresentao. Uma apresentao convincente requer metas bem definidas, uma estratgia de peso e um cuidadoso planejamento se voc estiver querendo que uma pessoa ou um grupo adote ou reveja uma atitude, aceite ou modifique uma opinio, entre em ao, deixe de agir ou tome uma deciso. Essas situaes so decisivas porque resultam em derrota ou vitria, consagrao ou condenao, como dissemos no incio deste texto. Ter a metade da competncia dos concorrentes no vai garantir que voc receba a metade das recompensas que eles recebem. Nos negcios, assim como na guerra, no existem prmios de consolao. GANHAR OU PERDER!! 6 - Utilizando vdeos Este material contm orientaes e sugestes para a utilizao de vdeos em treinamento e apresentaes. Inclui um check list bastante abrangente. Ele foi desenvolvido pela Siamar Treinamento e desenvolvimento. O trabalho de um lder de reunies tem alguma semelhana com o de um vendedor, embora seja bem mais complexo. O maior problema que ele precisa fazer uma venda coletiva: vender simultaneamente a diversas pessoas que tm muitos fatores, como conhecimento, interesses, nveis de motivao e outros, bastante diversificados, umas das outras. Alm disso, sua mercadoria bem diferente: em lugar de vender produtos ou servios palpveis, ou ao menos visveis, ele vende idias... O TRABALHO A SER FEITO Primeiramente, ele precisa vender sua audincia, ou seja, a cada um de seus membros, a idia da importncia da reunio. Segundo, ele precisa convencer os participantes de que o material que ir apresentar possui um valor prtico genuno. Terceiro, ele precisa faz-los pensar profundamente sobre o material, analis-lo a srio. Esta no uma tarefa fcil (caso contrrio, em lugar de fazer a reunio, poderia enviar o material por escrito). Quarto, analisando o material, ele dever ampli-lo e aprofund-lo dentro do contexto real da vida dos participantes, atravs da participao ativa de todos, trocando idias e experincias. Quinto, ele dever encoraj-los a desenvolverem maneiras de utilizarem o material da melhor forma possvel. Sexto, o lder dever promover o entusiasmo do grupo. Isso inerente liderana, no dependendo da tarefa a ser executada. Quanto mais entusiasmo o lder conseguir gerar, e quanto mais tempo este perdurar, maior ser a eficcia da reunio. Resumindo, no fcil liderar uma reunio eficaz. um trabalho complexo, cheio de responsabilidades, mas muito gratificante para aqueles que realmente se empenharem em faz-lo bem feito. Mas como um lder consegue cumprir estes objetivos?

neste momento que a misso se torna perigosa. Face importncia da misso, h um grande risco de o lder assumir a posio de show-man, dando prioridade maior ao sucesso do seu espetculo do que ao aproveitamento dos participantes. Isso pode ser fatal. NO MONOPOLIZE A REUNIO O lder lidera, no monopoliza. Em lugar de impor exclusivamente suas idias, ele procura trazer luz as idias dos participantes. De certa forma, ele age como um entrevistador, procurando extrair o melhor, o mais interessante e mais valioso dos participantes. - Desenvolva um plano Para fazer tudo isso, preciso ter um plano detalhado, feito com a ateno e o cuidado necessrios. Em primeiro lugar, preciso conhecer o assunto do qual ir tratar. O lder ter de estar bem informado. Dever ter assistido ao filme/vdeo ao menos uma vez, e lido todo o material de apoio, quando houver. Estar bem familiarizado com o assunto. O lder ter uma idia geral das perguntas e objees que ir encontrar pelo caminho. E dever ter esboado respostas para todas elas. Ele sabe que sempre h os participantes que se divertem em roubar o espetculo, ainda que por puro esporte. Ele precisa estar preparado para impedir que isso acontea, mostrando que nem vale a pena tentar. Tambm dever ter um plano, uma seqncia de eventos programada, para a reunio. Precisar ter feito estimativas de tempo para cada atividade, uma priorizao das diversas atividades (para o caso de ter de eliminar uma ou outra por falta de tempo), e tambm alguns itens opcionais, caso haja tempo e interesse para se aprofundar em alguns aspectos. Este plano dever ajud-lo a impedir que a reunio saia do rumo, o que levaria a no cumprir os objetivos previstos. O objetivo desse plano um s: tirar o mximo de proveito daquela reunio. O plano foi elaborado levando-se em considerao todos os fatores que poderiam prejudicar o bom andamento dos trabalhos, e precavendo-se contra eles. - Lembre-se de que os participantes vieram para participar importante contar com um bom estoque de perguntas que possam fomentar a participao, o pensamento e a troca de idias sobre o assunto. Um modo simples de se obter a participao dirigir as perguntas a pessoas especficas. Raramente perguntas genricas dirigidas ao grupo inteiro resultam em participao. Se, mesmo assim, tiver dificuldade em obter reaes do grupo, pea para que cada um troque idias sobre suas respostas com o(s) vizinho(s), antes de compartilh-la com o grupo. O uso de exerccios, questionrios e trabalhos em grupo tambm fomenta a participao. Uma coisa se ver o lder dizendo ou fazendo, outro tentar pr em prtica o que aprendeu, para ver se consegue, e se funciona. Quanto mais os participantes tiverem de fazer pelo sucesso da reunio, mais responsveis eles se sentiro, e mais iro se esforar. O lder no deve tentar fazer tudo sozinho. - Faa tudo com simplicidade O formalismo muitas vezes bloqueia a participao. Sendo assim, melhor fazer uma reunio informal. Entretanto informal quer dizer num clima livre e descontrado, onde todos possam expressar suas idias e ouvir as dos outros. Mas informal no quer dizer descuidada ou improvisada. O papel do lder garantir que cada um tenha o direto de se expressar, contando

com a ateno dos demais, bem como manter o rumo para atingir os objetivos. - Um lembrete final... Ao conduzir uma reunio usando um filme/vdeo, lembre-se do seguinte: 1. Esteja bem informado. Assista ao filme com antecedncia, se possvel mais de uma vez. Conhea bem o material de apoio, se houver. 2. Seja organizado. Tenha um plano bem estruturado, levando em conta todos os detalhes. 3. Comece bem. Procure agir com naturalidade, mas mantenha o controle da situao. Com suas palavras iniciais, procure estabelecer o clima da reunio. 4. No monopolize a reunio. Enfatize a participao de todos. 5. Mostre seu entusiasmo pelo tema, e procure contagiar os participantes com ele. 6. Encerre a reunio com uma mensagem positiva e marcante. Comece a reunio com algo que atraia a ateno de todos. Para isso, voc conta com um filme/vdeo muito interessante. Voc tem tudo para envolver seus participantes com o tema. Voc no pode errar! VERIFICAES A FAZER ANTES DA REUNIO 1. A SALA - A sala est limpa e arrumada? - H p sobre as cadeiras e mesas? - O nmero de lugares suficiente para todos os participantes? - H lugares designados para cada um, ou eles podero se sentar onde quiserem? - A temperatura adequada? Se for ser utilizado, o sistema de ar condicionado ou ventilao funciona adequadamente? Produz rudo excessivo? Lembre-se de que a presena de muitas pessoas aumenta a temperatura ambiente. - Se for permitido fumar, h cinzeiros suficientes? - Haver a ala de fumantes e a de no-fumantes? - A iluminao adequada? 2. OS SERVIOS - O caf e a gua sero servidos na prpria sala ou em outro local? - Se a gua for servida na sala, h copos suficientes? - Confirme se o caf ser servido no horrio estabelecido. - Se for o caso, combine com o pessoal da limpeza para esvaziar cinzeiros e fazer uma limpeza rpida durante o(s) intervalo(s). Confirme com o pessoal responsvel os horrios das refeies. 3. O MATERIAL PARA A APRESENTAO Faa uma verificao geral quanto ao material que ir utilizar: Lousa ou quadro-branco, giz ou pincis hidrogrficos Filmes ou vdeos que sero apresentados Guia do Instrutor dos filmes ou vdeos (se houver) Transparncias Quadros demonstrativos, cartazes etc. Flip-charts prontos e/ou folhas em branco e pincis hidrogrficos

Todo o material est arrumado de forma adequada? Se for usar microfone, convm fazer um teste prvio. 4. O MATERIAL PARA DISTRIBUIO Verifique se dispe dos materiais em quantidade suficiente: Lpis ou canetas Papel para anotaes Cartes-lembrete (se houver) Handouts, exerccios, apostilas etc. Instrues para simulao role-play (dramatizaes), se houver Outros materiais 5. OS PARTICIPANTES Todos os participantes receberam os convites e foram informados sobre o horrio e o local? Os participantes j se conhecem, ou convm preparar crachs de mesa e/ou de lapela? Os participantes j conhecem as regras do jogo, ou convm inform-los sobre como ser a sua reunio? Voc providenciou para que a reunio no seja continuamente interrompida com recados, telefonemas e/ou visitantes para os participantes? Caso os participantes no conheam o local, voc se familiarizou com a localizao dos sanitrios e das sadas de emergncia, para poder inform-los, logo no incio? 6. O(S) APRESENTADOR(ES) Voc sabe exatamente o que ir dizer e quando? J criou algo interessante e animador para comear a reunio? Se houver mais de um apresentador, cada um sabe qual o seu papel em cada momento? J assistiu ao filme/vdeo, ao menos uma vez, e estudou cuidadosamente o seu contedo? Leu o Guia do Instrutor (se houver)? Procurou relacionar os conceitos do filme/vdeo com a problemtica especfica da organizao ou dos participantes? 7. O(S) OBJETIVO(S) Foram estabelecidos objetivos a serem alcanados em funo dos ensinamentos ou idias contidos no filme/vdeo? Foi estabelecido uma data para o cumprimento desses objetivos? A DISPOSIO DA SALA DE REUNIO Parte do sucesso da reunio depender do arranjo fsico das cadeiras, mesas e equipamentos. Segue uma rpida descrio das formas mais comuns. TEATRO A disposio tipo teatro permite acomodar um grande nmero de pessoas num espao limitado, sendo esta talvez a nica vantagem. Este arranjo usado quando no se espera uma participao freqente da audincia. Uma variao deste arranjo colocar-se as fileiras ligeiramente viradas para o centro, formando uma espinha de peixe. EM V Este arranjo facilita muito a interao do grupo, permitindo que cada participante se comunique com os demais. O problema que ocupa comparativamente muito espao para um grupo pouco numeroso. EM U Este arranjo permite uma utilizao mais racional do espao em relao ao anterior, mas exige

que os participantes das laterais tenham de se virar para assistir ao filme. Sua grande vantagem que cada participante pode ver os demais, facilitando a interao e o debate. EM CRCULO, ou MESA REDONDA Com um nmero pequeno de participantes, estes o melhor arranjo para debates. Alm de colocar o lder da reunio em posio de igualdade com os participantes, permite a mxima interao dentro do grupo. Durante a exibio do vdeo, entretanto, quase metade dos participantes ter de se deslocar para que todos possam ver. No aconselhvel, quando o lder tiver de recorrer freqentemente lousa, ao flipchart, ou projeo de transparncias. A EXIBIO Planejar uma exibio impecvel to importante quanto o planejamento da reunio como um todo. As sugestes a seguir podero poup-lo de problemas com a exibio. a. Em primeiro lugar, procure se familiarizar com o equipamento, se for oper-lo. Se dispuser de tempo, conhea tambm os comandos/controles que no ir utilizar, para saber em caso de acionar um deles inadvertidamente. b. Verifique se a voltagem local (110 ou 220 volts) compatvel com o equipamento. CUIDADO: Muitos aparelhos de ar condicionado utilizam 220 volts, apesar de as demais tomadas serem de 110 volts. Uma ligao errada pode pr fora de ao ou mesmo inutilizar o equipamento. Vale a pena lembrar que alguns aparelhos tm seleo automtica de voltagem. Isso indicado na plaqueta de identificao. Por exemplo, usando a notao adotada pela JVC, podemos ter: - 110-220 V - funciona em 110 ou 220 volts, conforme a chave seletora - 110-240 V - funciona em qualquer voltagem entre 110 e 240 volts, ajustando-se automaticamente. Em caso de dvida, consulte sempre o manual do fabricante. c. Teste o equipamento (vdeo + TV) com uma fita qualquer. Ajuste a sintonia, em caso de ligao via cabo RF (veja mais adiante), e verifique todas as ligaes quanto a conectores frouxos ou com mau contato. Deixe o equipamento funcionando por, no mnimo, 10 minutos (alguns defeitos s aparecem quando o aparelho comea a esquentar). Depois teste a fita que ir utilizar na reunio, para verificar/ ajustar a compatibilidade do sistema de cores e o tracking (rastreamento). Se houver fios que precisem passar entre os participantes, cubra-os com fita crepe larga, para que ningum tropece neles. Se possvel, prenda-os junto ao rodap da sala, para que no fiquem no meio do caminho. d. Tamanho da tela - Deixe a fita rodando e circule pela sala, passeando pelos diversos lugares que sero ocupados pelos participantes. Verifique se o tamanho da tela do televisor suficientemente grande para que mesmo os mais distantes tenham uma boa viso. Se a distncia for grande, e no puder obter um televisor maior, considere a possibilidade de usar dois ou trs aparelhos pequenos estrategicamente distribudos pela sala, para que todos possam ver bem. Verifique se alguns participantes podero ter problemas para ver devido a pessoas sentadas na frente, mveis ou colunas. Se for o caso, arranje uma mesa mais alta, para que o aparelho fique numa posio elevada. NO SE ESQUEA DE REBOBINAR A FITA APS O TESTE!!! e. Volume de som - Lembre-se de que uma sala cheia de gente exige um volume de som mais alto do que uma vazia. Se a distncia entre os participantes no fundo da sala e os mais prximos da TV for grande, o som poder ter de ficar alto demais para alguns, para que todos possam ouvir. Se for este o caso, e estiver usando um s televisor, considere a possibilidade de usar um sistema de som externo, com caixas acsticas dispersas pela sala. O LDER DA REUNIO COMO OPERADOR DE VDEO/ELETRICISTA

Convm voc conhecer um pouco da instalao e operao do sistema videocassete-televisor. Isso poder poup-lo de atrasos e pequenos aborrecimentos, pois h muitos pequenos problemas que podem ser prevenidos e/ou solucionados sem exigir grandes conhecimentos tcnicos. 1. SISTEMAS DE CORES - H dois sistemas de cores em uso no Brasil: NTSC (Americano) e PAL-M (Brasileiro). Todos os aparelhos de videocassete fabricados no Brasil so compatveis com ambos os sistemas, apenas para reproduo. O Sistema PAL-M utilizado nas transmisses de televiso, e nas gravaes caseiras de vdeo feitas com equipamentos nacionais. O sistema NTSC utilizado para gravaes comerciais de vdeo. As fitas da SIAMAR, salvo especificao contrria no pedido, so gravadas no sistema NTSC. (O sistema de cores indicado no rtulo da fita.) Os dois sistemas so compatveis entre si em preto e branco, ou seja, se no aparecer imagem nenhuma, no se trata de um problema de compatibilidade de sistema de cores. Observe-se que esses sistemas no so compatveis com os sistemas europeus, PAL-G e SECAM. Para se passar de um sistema para outro preciso um transcoder, um circuito instalado interna ou externamente no videocassete e/ou na TV. Os aparelhos de fabricao nacional, os fabricados especialmente para o Brasil (geralmente indicados pelo sufixo BR ou M no cdigo do modelo) e os transcodificados j tm este circuito incorporado. Alguns fazem a seleo do sistema de cores automaticamente; os outros tm um seletor (PAL-M/NTSC) no qual preciso indicar o sistema de cores. E h alguns seletores que tm trs posies: PAL-M, AUTO e NTSC. Nestes, s preciso tirar da posio AUTO se o sistema no conseguir estabilizar as cores. Existem outros sistemas, mais raros, que incluem um transcodificador na TV, porm so to variados que fogem ao escopo desta exposio. 2. TRACKING (rastreamento) - Tracking o ajuste da posio da gravao na fita, uma caracterstica que pode apresentar variao de um aparelho para outro. Se aparecem chuviscos horizontais na parte superior ou inferior da tela, preciso ajustar o tracking, girando o boto correspondente (s vezes fechado pelo painel frontal) ou apertando as teclas (+ ou -) at que o problema desaparea. Alguns vdeos tm um outro boto, indicado como slow tracking, que serve apenas para estabilizar a imagem durante parada de cena. Alguns vdeos mais modernos tm rastreamento digital (digital tracking), e no devem apresentar este problema. 3. PAUSE - O uso prolongado e/ou freqente da parada de cena (PAUSE) encurta a vida das cabeas de gravao/reproduo do videocassete e da fita. Convm no usar desnecessariamente. Alm disso, ele normalmente se desativa sozinho, se deixado por mais de alguns minutos. 4. A LIGAO VIDEOCASSETE-TV - H duas maneiras bsicas de se ligar o videocassete televiso. A opo (b), abaixo, s possvel com Tvs monitoradas, ou seja, que tenham duas tomadas, VDEO IN e AUDIO IN, geralmente na parte traseira. (a) - LIGAO RF - Nesta ligao, o videocassete funciona como uma emissora de TV, operando no canal 3 ou 4. Verifique qual destes no utilizado como canal de TV na sua regio e ajuste a chave seletora (geralmente na parte traseira do videocassete) para a posio correspondente. Sintonize o televisor no mesmo canal e, tocando uma fita qualquer, ajuste a sintonia fina (veja o manual de instruo da TV). A ligao entre o videocassete e a TV deve ser feita atravs de cabo coaxial de 75 ohms, com tomadas tipo F. Dependendo do modelo da TV, pode ser preciso usar um baloon, para converter de 75 ohms para 300 ohms. Evite usar o fio chato de 300 ohms com um cachimbo na sada do vdeo, pois ele captar toda a interferncia existente no local, especialmente se for longo. O cabo de ligao RF deve ser ligado: - no vdeo: na tomada RF OUT ou OUT TO TV - no televisor: na tomada de entrada de antena (b) - LIGAO MONITORADA - Neste caso, se o monitor tiver sintonia (canais de TV), preciso achar uma chave TV/MONITOR ou TV/VDEO e coloc-la na segunda opo. A ligao feita atravs de um cabo blindado duplo com tomadas tipo RCA, duas delas em cada

extremidade, portanto quatro no total. importante identificar qual corresponde a qual na outra extremidade. Alguns videocassetes, monitores e teles utilizam tomadas tipo BNC, caracterizadas pelo encaixe tipo baioneta, somente para vdeo, e outros ainda para ambas as conexes. Assegurese de ter os cabos certos, e de comprimento suficiente. 5. TAMANHO DA TELA - importante que todos possam ouvir e ver bem. s vezes, h lugares (isso muito comum em hotis), onde no h disponibilidade de Tvs maiores do que 14 ou 16. No se apavore se puder conseguir mais televisores e um DIVISOR DE ANTENA. Com ele, mais os cabos necessrios, voc poder ligar dois, trs, quatro, ou at mais televisores posicionados estrategicamente pela sala, de modo que todos possam ver e ouvir bem. 6. TELES - Convm voc saber que um telo, ou projetor de vdeo requer ajustes delicados e precisos a cada vez que for mudado de lugar. Se no souber faz-lo, certifique-se de que haja um tcnico habilitado para faz-lo antes da sua apresentao. GUIA PARA SOLUO DE PROBLEMAS 1. NADA FUNCIONA a. Verifique se, ao desligar as luzes da sala, tambm no foi desligada a tomada qual foram ligados os equipamentos. b. Se no desligou a luz da sala, verifique se a tomada que utilizou tem fora. c. Verifique se algum (ou voc mesmo) no ligou o(s) equipamento(s) de 110 volts numa tomada de 220 volts, assim queimando fusveis internos do(s) mesmo(s). d. Verifique as extenses de fios, se estiver usando, e todas as ligaes, do aparelho at a tomada de fora. 2. A TV NO FUNCIONA a. Verifique todos os itens de (1). b. Verifique se a TV no tem uma chave que s permite sua ligao atravs do controle remoto. c. Verifique se a TV no est em STAND-BY, ou seja, ligada, mas aguardando comando por mais uma tecla para proporcionar som e imagem instantneos. 3. O VDEO NO FUNCIONA a. Verifique todos os itens de (1). (se nem o relgio acender) b. Verifique se a tecla ou chave TIMER no est acionada. 4. TUDO FUNCIONA, MAS NO H SOM NEM IMAGEM a. Verifique as ligaes entre vdeo e TV (OUT do vdeo ligado a IN da TV). b. Verifique a tecla TV/VTR. (Deve ficar na posio VTR.) c. Verifique a escolha do canal (3 ou 4), e a correspondente sintonia na TV. Ajuste a sintonia fina. d. Em caso de TV monitorada, verifique se, por engano, no inverteu os cabos de AUDIO e VDEO. 5. H SOM, MAS NO H IMAGEM a. Veja (4c). b. Em caso de TV monitorada, verifique a ligao entre a TV (VDEO IN) e o videocassete (VDEO OUT). c. Verifique os controles de brilho e contraste da TV. 6. H IMAGEM, MAS NO H SOM

a. Veja (4c). b. Em caso de TV monitorada, verifique a ligao entre a TV (AUDIO IN) e o videocassete (AUDIO OUT). c. Se o vdeo for estereofnico, e a TV monitorada, experimente usar o outro canal de som (LEFT ou RIGHT). 7. IMAGEM RUIM a. Ajuste a TV (luminosidade, contraste, cor etc.) b. Verifique (4c). c. Verifique o ajuste de TRACKING do vdeo. d. Pode ser que as cabeas do vdeo estejam sujas ou gastas. Isto requer manuteno por um tcnico especializado. 8. IMAGEM EM BRANCO-E-PRETO, OU CORES PISCANDO a. Sistema de cores errado. Verifique a(s) chave(s) do(s) transcodificador(es) no vdeo e/ou TV.

Por Dino Mocsnyi

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