Modelo de Gestion Documental Del Gobierno Vasco

JUSTIZIA ETA HERRI ADMINISTRAZIO SAILA
DEPARTAMENTO DE JUSTICIA Y ADMINISTRACIN PBLICA
Modelo de Gestin Documental del Gobierno Vasco
Direccin de Innovacin y Administracin Electrnica
ndice
1 2 INTRODUCCIN LA GESTIN DOCUMENTAL
2.1 Documento 2.2Gestin documental 2.3Funciones de la Gestin documental 2.4Ciclo de vida de los documentos 2.5 Beneficios
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5 6 7 8 10
LA GESTIN DOCUMENTAL EN EL GOBIERNO VASCO

3.1La gestin documental dentro de la produccin administrativa 3.2La gestin documental dentro de la gestin del conocimiento 3.3Sistemas informticos 3.4Sistema de Archivo 3.5Requisitos de gestin documental 3.6Marco normativo 3.7Organismos responsables
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11 12 12 15 16 34 45
MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL DEL GOBIERNO VASCO

4.1Bases de partida 4.2Arquitectura propuesta 4.3Ciclo de vida de los documentos en la tramitacin 4.4Otros procesos distintos de la tramitacin 4.5Modelo de datos 4.6Infraestructura. Herramientas
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48 49 53 73 79 93
PROPUESTA DE ACTIVIDADES A REALIZAR

5.1Actividades normalizadoras 5.2Actividades relacionadas con los sistemas de informacin
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ANEXOS
6.1 6.3 Glosario PLATEA 6.2Funciones de la Gestin documental 6.4Requisitos de gestin documental 6.5Organismos responsables 6.6Modelo de datos del AKS/SGA 6.7Metadatos de un documento electrnico de archivo 6.8Relacin de tipos documentales 6.9MBT y las tipologas documentales 6.10Propuestas relativas a los documentos electrnicos 6.11Recomendaciones de documentos a digitalizar 6.12Formatos de documentos electrnicos 6.13El Archivo y la firma digital 6.14Conservacin a largo plazo 6.15Ejgvdocument
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INTRODUCCIN
El presente documento describe el Modelo de Gestin Documental del Gobierno Vasco (en adelante MGD).
Este modelo es uno de los entregables del proyecto Sistema de Gestin Documental con Archivo digital.
El objetivo de este proyecto es dotar a la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco de la infraestructura necesaria para desplegar una gestin documental corporativa en los procesos de negocio que lo precisen y que este regulado por la siguiente normativa:
NORMATIVA ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica, del reglamento del sistema de archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi. RESOLUCIN de 9 de febrero de 2006, de la Directora de Informtica y Telecomunicaciones, aprobando el documento que establece la Plataforma Tecnolgica para la E-Administracin Platea. DECRETO 232/2007, de 18 de diciembre, por el que se regula la utilizacin de medios electrnicos, informticos y telemticos en los procedimientos administrativos.
MBITO Artculo 2. mbito de aplicacin. Las disposiciones contenidas en el presente Reglamento sern de aplicacin en todo el Sistema de Archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi. dentro de la Administracin General de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco y sus organismos autnomos.
Artculo 2.- mbito de aplicacin 1.- El presente Decreto ser de aplicacin a la Administracin General de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco, a los Organismos Autnomos, as como a los Entes Pblicos de Derecho Privado y dems entidades integrantes del sector pblico de la Comunidad Autnoma de Euskadi, cuando ejerzan potestades administrativas.
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2.- Quedan excluidas del mbito de aplicacin de este Decreto y se regirn por su legislacin especfica: a) Las actuaciones y procedimientos propios de los distintos rdenes jurisdiccionales de la Administracin de Justicia. b) La actividad de seguridad de los Cuerpos de Polica dependientes de la Administracin de la Comunidad Autnoma de Euskadi. Decreto 72/2008, de 29 de abril, de creacin, organizacin, y funcionamiento de los registros de la Administracin General de la Comunidad Autnoma de Euskadi y sus Organismos Autnomos. Artculo 2.- mbito de aplicacin. Este Decreto es de aplicacin a la Administracin General de la Comunidad Autnoma de Euskadi y a sus Organismos Autnomos.
La Metodologa seguida para la definicin del Modelo sigue los principios marcados por las siguientes Normas: Norma ISO 15489: Diseo de sistemas de Gestin de Documentos fsicos y electrnicos Norma ISO14721: Diseo de sistemas de gestin de documentos electrnicos de Conservacin a largo plazo MoReq: Modelo de Requisitos para la gestin de los documentos electrnicos de Archivo Aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades. Criterios de conservacin del Consejo Superior de Informtica (MAP) Normas de descripcin archivstica ISAD(G) e ISAAR-CPF Normativa legal y reglamentaria que afecta a la gestin de documentos del Gobierno Vasco
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LA GESTIN DOCUMENTAL
Antes de exponer cmo es la Gestin documental en el Gobierno Vasco y de proponer el Modelo de Gestin documental, vamos a explicar qu es la Gestin documental. Existen numerosas definiciones de documento, gestin documental,... En este modelo, atendiendo a su objetivo final, hemos seleccionado las siguientes:
2.1
Documento
El objeto de la gestin que trata este modelo es el documento.
DOCUMENTO
Informacin u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad Nota: Un documento puede estar en papel, en microforma o en un soporte magntico o electrnico de cualquier otro tipo. Puede incluir cualquier combinacin de texto, datos, grficos, sonido, animaciones o cualquier otra clase de informacin. Un solo documento puede estar formado por uno o varios objetos de datos.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Reglamento Archivo
Toda informacin registrada, independientemente de su forma y caractersticas, recibida, creada o conservada por una institucin, entidad o individuo en el desempeo de sus funciones. Informacin creada o recibida, conservada como informacin y prueba, por una organizacin o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales Documento o documentos elaborados o recibidos por una persona u organizacin en el curso de su actividad y conservados por esa persona u organizacin.
DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO

Reglamento Archivo
Todo documento de archivo en soporte electrnico ya sea porque se ha creado mediante una aplicacin informtica o bien porque se ha digitalizado.
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Polisemia de la palabra: documento El ingls posee tres trminos (documents, records, archives) para designar lo que en castellano, como en el resto de lenguas latinas, cuenta con una voz nica (documentos). INGLS Document Records Archives CASTELLANO Documento en su significado ms genrico, como mera informacin registrada Documentos producidos como prueba y reflejo de las actividades de la organizacin que los ha creado Documentos de carcter histrico
Emplearemos el trmino documento en todos los casos. Los posibles problemas de polisemia que pudieran presentarse, han sido resueltos mediante adjetivacin o calificacin del trmino all cuando se pudiera ver como conveniente.
2.2
Gestin documental
El objeto del que trata este modelo es la gestin documental.
GESTIN DOCUMENTAL
Reglamento Archivo
Conjunto de tareas y procesos tcnicos orientados a obtener la mayor eficacia y rentabilidad en el tratamiento de los documentos por parte de las unidades administrativas productoras de la misma. rea de gestin responsable de un control eficaz y sistemtico de la creacin, recepcin, el mantenimiento, el uso, la disposicin de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la informacin y prueba de las actividades y operaciones de la organizacin.
Por Sistemas de Gestin Documental (SGD) entendemos el Conjunto de elementos y de relaciones entre ellos diseados con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la produccin, recepcin, circulacin, almacenamiento, organizacin, conservacin, disposicin final y accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de una organizacin. Un sistema de gestin documental adems debe garantizar: La conservacin de los atributos fundamentales de los documentos, la originalidad, autenticidad, integridad y veracidad que les confieren su valor probatorio, legal e informativo. Su organizacin, mantenindolos integrados en su contexto, esto es, interrelacionados con otros documentos producidos por el desempeo de una funcin determinada por el mismo organismo y pertenecientes a la misma serie y grupo documental
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2.3
Funciones de la Gestin documental
Las principales funciones de la gestin documental son las siguientes: Creacin Captura Ingreso Almacenamiento Utilizacin / Uso Difusin Consulta Conservacin / Archivo Eliminacin / Expurgo
UTILIZACIN / USO
-
Bsqueda Lectura/visualizacin Comprobacin del contenido Workflow (Revisin, aprobacin) Firma electrnica
Papel
ALMACENAMIENTO INGRESO
Papel - Ubicacin fsica o grabacin del eDoc - Identificacin - Descripcin - Clasificacin - Indizacin - Indexacin - Tipo documenta - Distribucin eDoc
Notificacin Difusin Selectiva de Informacin
eDoc: Imagen, ofimtico, PDF,...
Metadatos
CONSULTA CREACIN
-
CONSERVACIN / ARCHIVO
- Registro, descripcin - Consulta - Transferencias - Expurgo - Prstamo - Gestin de espacios - Firma electrnica SGA
- Bsqueda - Lectura/visualizacin
Edicin Check-in/Check-out Control de versiones Firma electrnica
Papel
CAPTURA
- Digitalizacin - OCR - Formularios electrnicos
ELIMINACIN / EXPURGO
DIFUSIN
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2.4
Ciclo de vida de los documentos
El trmino Ciclo de Vida de los Documentos est definido en el glosario del documento, en esta parte se pretende dar una explicacin del ciclo de vida de los documentos desde la perspectiva de los procedimientos administrativos. El ciclo de vida de un documento debe abarcar todas las fases de ste, es decir desde que se crea o se recibe en las unidades administrativas hasta que se transfiere al Archivo para ser conservado o eliminado. Los distintos valores que pueden tener los documentos son: Valor Primario o o Valor Administrativo: Dejar constancia de una actividad determinada. Valor fiscal o contable: Servir como testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias o de justificacin de operaciones relacionadas con la contabilidad. Valor legal o jurdico: Se derivan de l derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho comn, o bien sirve de testimonio ante la ley.
Valor Secundario o
Valor Informativo: Sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad administrativa y tambin ser testimonio de la memoria colectiva. o Valor Histrico: Sirve de fuente primaria para la investigacin histrica y la accin cultural. Las distintas fases por las que pasa un documento son: Documentacin Activa (Archivo de Oficina): Es la fase en la cual los documentos son producidos y/o recibidos por cada departamento del Gobierno Vasco, en el ejercicio de sus funciones y que se tramitan para resolver un asunto. En esta fase la documentacin tiene valor administrativo y su consulta es muy frecuente. Documentacin semiactiva (Archivo General): En esta fase el trmite administrativo se ha terminado. La consulta de la documentacin es menor que en el Archivo de oficina. Documentacin Inactiva (Archivo Histrico): La documentacin ha perdido su valor administrativo y ya slo tiene valor como fuente de investigacin histrica. Su consulta es puntual y casi siempre con fines de investigacin.
El ciclo de vida de los documentos debe estar integrado en la produccin administrativa. Los documentos son el resultado de la ejecucin de los trmites y tareas de los procedimientos administrativos. Son stos, los procedimientos administrativos, los que contienen la lgica de negocio del Gobierno Vasco. Los documentos han de ser gestionados (creados, mantenidos, usados, eliminados, conservados) en los sistemas de gestin que automatizan los procedimientos administrativos: Registro de Entrada y Salida Tramitacin Archivo
El siguiente diagrama muestra la relacin entre el ciclo de vida de los documentos y las funciones de gestin documental.
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CICLO DE VIDA FUNCIONES
Entrada
Tramitacin
Archivo
Creacin Captura Ingreso Utilizacin / Uso Almacn Consulta Conservacin / Archivo Eliminacin / Expurgo
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2.5
Beneficios
La gestin de documentos regula las prcticas efectuadas por todas las personas de una organizacin que creen o usen documentos en el desempeo de sus actividades. La gestin de documentos incluye: El establecimiento de polticas y normas La asignacin de responsabilidades y competencias El establecimiento y promulgacin de procedimientos y directrices La prestacin de una serie de servicios relacionados con su gestin y uso El diseo, la implementacin y la administracin de sistemas especializados de gestin de documentos La integracin de la gestin de documentos en los sistemas y los procesos de la organizacin
Un sistema de gestin de documentos se convierte en una fuente de informacin sobre las actividades de la organizacin que puede servir de apoyo a posteriores actividades, toma de decisiones, gestin del conocimiento, etc. La correcta gestin de los documentos produce los siguientes beneficios en la organizacin: Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable Prestar servicios de un modo coherente y equitativo Respaldar y documentar la creacin de polticas y la toma de decisiones Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestin y a la administracin Facilitar la ejecucin eficaz de actividades en el seno de la organizacin Garantizar la continuidad en caso de catstrofe Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios, incluidas las actividades archivsticas, de auditoria y de supervisin Proporcionar proteccin y apoyo en los litigios, incluyendo la gestin de riesgos en relacin con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la organizacin Proteger los intereses de la organizacin y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas presentes y futuras Mantener la memoria corporativa, personal o colectiva.
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3
3.1
LA GESTIN DOCUMENTAL EN EL GOBIERNO VASCO

La gestin documental dentro de la produccin administrativa
El Gobierno vasco est estructurado orgnicamente en Departamentos. Cada Departamento, por norma legal, tiene asignadas unas funciones y unas reas de actuacin. El desarrollo de estas funciones, la actividad administrativa, est organizado en procedimientos, procesos y servicios. Los procedimientos administrativos se dividen en fases, trmites y tareas. El Modelo Bsico de Tramitacin define y normaliza las familias de procedimientos del Gobierno Vasco. En la ejecucin de los trmites y de las tareas es necesario gestionar una gran cantidad de informacin. La mayora de esta informacin est en formato documento.
Estructura orgnica
Actores-roles
Catlogo de Procedimientos
MBT, MTT
Tipologa documental
Tipologa
Estructura funcional
Procedimientos Procesos/Servicios
Fases Trmites Tareas
Documentos
Soportes Formatos
Normativas
En el Gobierno Vasco, la Gestin documental est integrada, mayoritariamente, en la Produccin administrativa. No obstante, tambin est presente en otros procesos que tambin sern tratados en el MGD. La Gestin documental es realizada por los Tramitadores los cuales crean y usan Documentos. Los Documentos son prueba de la Produccin administrativa, la cual viene regulada por los Procedimientos, polticas y normativas.
Procedimientos, polticas, normativas
Dirigen
Produccin administrativa
Establecen competencias Integrada en Prueba de la actividad administrativa queda reflejada
Gestin documental
Realizan
Registra, Gestiona, Dispone
Tramitadores
(Agentes)
Crean Son usados por
Documentos
(Records)
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3.2
La gestin documental dentro de la gestin del conocimiento
Gestionar el conocimiento consiste en formalizar los procesos, cultura y herramientas orientados a la gestin y el desarrollo de los activos intelectuales de la organizacin, con el objetivo de transformar el conocimiento acumulado en valor y beneficios tangibles para la organizacin.
Una primera distincin entre tipos de conocimiento podra ser: conocimiento explcito y conocimiento tcito Se llama conocimiento explcito al que es fcilmente representable externamente a las personas (utilizando la tecnologa que sea), e implcito o tcito al que no es representable por medios externos a las personas que lo poseen.
Pues bien, el soporte ms comn para el conocimiento explcito es el documento. De ah, la importancia de la gestin documental en una organizacin para realizar una gestin del conocimiento.
Gestin del Conocimiento
rra He
Pr o ceso s
Cultura
s nta mie
3.3
Sistemas informticos
La situacin actual de los sistemas informticos del Gobierno Vasco, en materia de Gestin documental, es la de almacenar y gestionar una gran cantidad y variedad de documentos a travs de diferentes herramientas y tecnologas. Estos sistemas y tecnologas constituyen un conjunto de herramientas documentales descentralizado y no corporativo.
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Los principales componentes de este conjunto son: Gestin de Contenidos Web (Euskadi.net), con Interwoven Soluciones Departamentales, con BRS, Fulcrum, Imaging e Intermedia Text de Oracle Gestin Documental de Colaboracin, con Sharepoint. Gestin de Archivo, con ARGES (Sistema Informtico de Gestin de Archivo-SGA). Repositorio de Documentos Electrnicos (RDE) dentro del mbito de la eadministracin. Repositorio de Expedientes Electrnicos (REE) dentro del mbito de la eadministracin. Registro de Entrada / Salida, con Invesicres Composicin de documentos, con FrameMaker. Difusin de vdeo, con Real Player. Activo Fijo / Rgimen Interno / RRHH, con SAP Correo Corporativo, con Microsoft Exchange 2003
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Tambin, en menor medida, son parte de este conjunto otras herramientas como: Microsoft Word, uso de plantillas. Lead Tools, libreras de gestin de imagen Izenpe, para firma electrnica Absys, gestin bibliotecaria Adobe Acrobat, generacin y manipulacin de documentos en formato PDF Index Server, indexacin del texto completo de los documentos e-Synergy, gestin documental
Por ltimo, aunque no son herramientas propiamente dichas, cabe destacar que la mayora del almacenamiento de documentos electrnicos se est realizando de forma descentralizada en: Bases de datos relacionales: Oracle (campos Blob o Long raw) o SQL Server Sistema de ficheros
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3.4
Sistema de Archivo
Segn la ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica, del reglamento del sistema de archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi, el Sistema de Archivo de la Administracin General e Institucional de la CAE se compone de los siguientes subsistemas: Archivos de gestin o de oficina: Estn integrados por la documentacin existente en las unidades administrativas en que orgnicamente se estructuran los diferentes Departamentos, Organismos Autnomos, Entes Pblicos de Derecho Privado y Sociedades Pblicas del Gobierno Vasco, documentacin que se corresponde con la etapa inicial o activa del ciclo de vida de los documentos Archivos centrales de la Administracin Institucional: Son responsables de la organizacin, custodia y conservacin de la documentacin generada por los Organismos Autnomos, Entes Pblicos de Derecho Privado y Sociedades Pblicas que integran la Administracin Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi. Archivo General: El Archivo General de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi recibe y gestiona la documentacin remitida por los archivos de gestin o de oficina y por los archivos centrales de la Administracin Institucional, una vez finalizado el plazo de permanencia en estos archivos. Asimismo recibir la documentacin remitida por la Administracin del Estado o por las Administraciones Forales en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Autnoma de Euskadi. Archivos territoriales: Constituyen las delegaciones del Archivo General en los edificios de gestin centralizada del Gobierno Vasco en los Territorios Histricos. Archivo Histrico. Est compuesto por toda la documentacin que tenga la consideracin de histrica, en los trminos previstos en la Ley 7/1990.
Unidades Administrativas de la Administracin Institucional de la C.A.E. Unidades Administrativas de los Servicios Centrales de la Administracin General e Institucional de la C.A.E. Unidades Administrativas de las Delegaciones Territoriales de la Administracin General e Institucional de la C.A.E.
ARCHIVOS DE OFICINA
ARCHIVOS DE OFICINA
ARCHIVOS DE OFICINA
ARCHIVOS TERRITORIALES ARCHIVOS CENTRALES DE LA ADMINISTRACIN INSTITUCIONAL
ARCHIVO GENERAL
ARCHIVO HISTRICO
Sus funciones estn descritas en la citada orden.
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3.5
Requisitos de gestin documental
A continuacin se presenta en formato tabla el inventario de requisitos del Gobierno Vasco en materia de gestin documental.
Se han agrupado en base a la funcin de gestin documental en que se encuadra el requisito: Creacin Captura Ingreso Almacenamiento Utilizacin / Uso Difusin Consulta Conservacin / Archivo Eliminacin / Expurgo
Los requisitos se han tipificado segn la siguiente clasificacin: Funcional: Son necesidades que tienen los usuarios en la gestin diaria de los documentos. Tecnolgico: Son necesidades en cuya solucin interviene un importante componente tecnolgico. Organizativo: Son necesidades cuya solucin implica actuaciones organizativas. Normativo: Son necesidades recogidas explcitamente en normas.
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Creacin
Tipo de requisito N Requisito Descripcin Produccin de documentos. Los documentos en soporte papel se producen principalmente de manera manuscrita, mecanogrfica o por impresin desde un programa informtico. Los documentos en soporte electrnico se producen principalmente por la grabacin de un fichero informtico mediante un programa ofimtico. Inicio del expediente. Requisito obligatorio que se realiza independientemente del tipo de procedimiento. Se debe identificar el autor de cada documento que se tramita y cada accin que se realiza, teniendo en cuenta que en el proceso administrativo cada documento reflejo de un acto administrativo es firmado y/o sellado por el agente autorizado para emitirlo. (Los actos administrativos que dicten las Administraciones Pblicas se producirn por el rgano competente ajustndose al procedimiento establecido.) Entre los derechos del ciudadano y relacionado con el principio de Transparencia, se establece el derecho a identificar a las autoridades y al personal bajo cuya responsabilidad se tramiten aquellos Los documentos que contengan actos administrativos deben contener la fecha en la que se formaliza el documento, como elemento para el control y gestin de los plazos en los trmites administrativos. La fecha constituir uno de los metadatos esenciales del registro y puede configurarse como un elemento de control de algunas funciones: acceso a la documentacin, transferencia, expurgo, etc. Func. Tecn. Organ. Norm.
Edicin de documentos
Apertura del Expediente
Autora de los documentos (identificacin de la unidad tramitadora)
Datacin (Fecha) de un documento
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Tipo de requisito N Requisito Descripcin Un documento autntico es aqul del que se puede probar: que es lo que afirma ser; que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado; y Autentificacin del documento que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma. y firma electrnica Para garantizar la autenticidad de los documentos, es necesario controlar la creacin, recepcin, transmisin, mantenimiento y disposicin de los documentos de manera que se asegure que los creadores de los mismos estn autorizados e identificados y que los documentos estn protegidos frente a cualquier adicin, supresin, modificacin, utilizacin u ocultacin no autorizadas. Certificacin digital, autenticacin y time-stamping Func. Tecn. Organ. Norm.
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Captura
Tipo de requisito N 7 8 Requisito Identificacin de datos Captura de Datos Descripcin En base a los metadatos definidos y a la estructura/modelos de los documentos, se deben identificar los datos a incluir. Anlisis e introduccin de manera estructurada de los datos en las aplicaciones de gestin. Identificacin de los documentos e incorporacin de los mismos al Sistema para lo que se precisa Definir un formato a largo plazo para la captura de los documentos que necesitan ser guardados por un largo perodo de tiempo. Especificar mtodos para automatizar la captura de documentos desde los sistemas de las oficinas. Detallar el modo y las formas de capturar informacin sobre los documentos y encapsularla con stos para asegurar que en el futuro sean entendidos en su contexto. Especificar un mtodo para la seguridad de los documentos de tal manera que se detecten los cambios no autorizados La captura de documentos electrnicos fiables y autnticos dentro del sistema informtico de una organizacin, autodescritos por sus metadatos y validados mediante un control de versiones y un registro de modificaciones, requiere la existencia de una aplicacin corporativa de gestin de los documentos electrnicos o EDMS Func. Tecn. Organ. Norm.
Captura de Documentos
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Migracin de datos (desde Conversin a formatos que pueda utilizar el software de la Administracin otros sistemas existentes o hacia otras aplicaciones)
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Tipo de requisito N Requisito Descripcin Conversin de los documentos en papel a formato electrnico. El sistema de digitalizacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Facilidad y automatizacin de los procesos de captura, reduciendo al mximo el tiempo de operacin. Ahorro de tareas superfluas gracias a la digitalizacin: fotocopias, remisin de faxes, etc. Reduccin del tiempo necesario para disponer de la documentacin. Reduccin de costes Desde el punto de vista funcional el sistema de digitalizacin debe: Permitir la digitalizacin interactiva integrada en la aplicacin de negocio. Permitir la digitalizacin batch o masiva sin interaccin con el aplicativo de negocio, capturando documentos e ndices dejando los documentos disponibles para su incorporacin al SGD. 12 Accesibilidad y legibilidad de Los documentos electrnicos deben poder ser localizados, recuperados, presentados e los documentos electrnicos interpretados Func. Tecn. Organ. Norm.
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Escaneo
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Ingreso
Tipo de requisito N 13 Requisito Registro de Entrada Descripcin Instrumento para la anotacin y control de todo escrito o comunicacin que se presente o que se reciba en cualquier unidad propia. Este registro, junto con el de Salida, conforma el registro general. Las Administraciones generan mltiples tipos documentales que pueden presentar distintos formatos y estructuras. Una vez definidos estos tipos documentales, procede su incorporacin como metadato para su indexacin y consulta. Organizacin intelectual de los documentos y expedientes Representar el contenido de los documentos a travs de palabras clave que forman parte de un ndice terminolgico o vocabulario controlado. La compulsa es el acto mediante el cual se acredita la identidad entre original y copia de un documento por un fedatario pblico (la autoridad o funcionario ante el que se presenta hace constar su coincidencia exacta con el original). Las compulsas debern ir acompaadas del sello del Departamento u Organismo Autnomo, la fecha y el cargo, nombre y apellidos de la persona que expida o legalice, y se plasmarn en todas las pginas que compongan el documento de que se trate. La copia, una vez diligenciada con un sello o acreditacin de compulsa, se une a la solicitud, escrito o comunicacin a la que se acompaa. La copia compulsada tiene la misma validez que el original en el procedimiento concreto de que se trate, sin que en ningn caso acredite la autenticidad del documento original. El sello o acreditacin de compulsa expresar la fecha en que se practic as como la identificacin del rgano y de la persona que expiden la copia compulsada. Acreditacin de la identidad entre original y copia de un documento por la autoridad o funcionario ante el que se presenta. Func. Tecn. Organ. Norm.
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Calificacin del tipo documental
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Clasificacin del Expediente Indizacin
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Compulsa de documentos
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Almacenamiento
Tipo de requisito N 18 Requisito Garantas fundamentales Descripcin Los medios o soportes en que se almacenan estos documentos deben contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos almacenados La funcin del Repositorio de Documentos Electrnicos (RDE) es la de proporcionar un repositorio, controlado por la administracin, para la custodia de determinados documentos electrnicos. Una vez elaborado y formalizado convenientemente el documento procede la incorporacin a su correspondiente expediente, siguiendo el orden de tramitacin, que se corresponde con el orden cronolgico Esta operacin se realiza al nivel de la aplicacin informtica, que controlara fechas de integracin, tipos, formatos, fechas de modificacin, etc. Tcnica para facilitar la conservacin de los documentos electrnicos mediante la conversin a nuevos formatos. Func. Tecn. Organ. Norm.
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Repositorio de documentos electrnicos Integracin del documento en el expediente fsico Integracin del documento en el expediente digital Migracin de documentos electrnicos
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Tanto la actualizacin y el mantenimiento como la consulta o cualquier fallo de funcionamiento del sistema no deben afectar a la integridad de los documentos Salvaguarda de los documentos electrnicos, es decir, es necesario que un documento est protegido contra electrnicos de manipulaciones y modificaciones no autorizadas, por lo que cualquier anotacin, adicin o supresin alteraciones autorizada que se realice en un documento deber indicarse de forma explcita y dejar traza
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Utilizacin / Uso
Tipo de requisito N Requisito Descripcin Func. Tecn. Organ. Norm.
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Este requerimiento responde a la necesidad de la Administracin de gestin y control de la tramitacin de los expedientes, as como al derecho que la Ley reconoce a los ciudadanos a conocer el estado de tramitacin de los procedimientos en que sean interesados. Toda modificacin del estado de un expediente precisa que dicha alteracin est Modificacin de estado del expediente prevista en el modelo o procedimiento de expediente, y que sea realizada por uno de los gestores / tramitadores autorizados para ello. Existen algunas operaciones de modificacin que se pueden realizar de forma automtica y son comunes a todos los procedimientos (p.e. la preparacin del expediente para ser finalizado cuando se completan todos los trmites previstos)
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Consulta de informacin en otras Administraciones e Instituciones (tributaria, catastral, padrn, ....)
Intercambio de Informacin entre Administraciones Pblicas en el ejercicio de sus competencias. De manera complementaria puede existir transferencia de datos entre Administraciones: (La aportacin de certificaciones tributarias o de Seguridad Social junto con las solicitudes y comunicaciones se sustituir, siempre que se cuente con el consentimiento expreso de los interesados, por la cesin de los correspondientes datos al rgano gestor por parte de las Entidades competentes) Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Pblicas, tienen derecho a no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administracin actuante.
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Consulta de documentacin existente en el Sistema
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Medio para controlar e imponer etapas y plazos en las acciones a quienes las llevan a Trazabilidad de las operaciones sobre cabo. los documentos en la tramitacin Resultado de la trazabilidad ser la creacin, incorporacin y conservacin de informacin sobre el movimiento y el uso de los documentos. Control de versiones de los documentos electrnicos El sistema debe facilitar el control de las distintas versiones de los documentos en lo relativo a su almacenamiento, consulta y visualizacin.
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Tipo de requisito N Requisito Descripcin Se plantea la necesidad de disponer de instrumentos de impresin que permitan obtener copias de los documentos (e incluso de los metadatos asociados a los mismos). Esta operacin se realiza al nivel de la aplicacin informtica e incluir la posibilidad de realizar ciertos controles (al menos, controlar que se trata de una copia/reproduccin del original) Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrnicos, informticos o telemticos, en el curso de las actuaciones administrativas desarrolladas, o los que se emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarn de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservacin y, en su caso, la recepcin por el interesado Func. Tecn. Organ. Norm.
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Impresin de un documento
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Validez del documento electrnico
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Difusin
Tipo de requisito N 31 Requisito Registro de Salida Descripcin Instrumento para la anotacin y control de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidos a otros rganos o a los particulares. Este registro, junto con el de Entrada, conforma el registro general. La Ley 30/92 obliga a notificar a los interesados las resoluciones y actos administrativos que afecten a sus derechos e intereses. La prctica de la notificacin puede realizarse por medios telemticos, (BOPV La publicacin consiste en la insercin en el boletn oficial de un acto administrativo con / el fin de comunicarlo. Se trata de un trmite obligatorio en procedimientos concretos. En algunos casos la publicacin en Boletn Oficial sustituye a la notificacin. La Ley 30/92 establece que debe existir constancia de la recepcin por el interesado de la notificacin realizada. La acreditacin de la notificacin efectuada debe incorporarse al expediente Func. Tecn. Organ. Norm.
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Notificacin Notificacin telemtica Publicacin DOCE) en Boletn
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Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo
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Tipo de requisito N Requisito Descripcin Reproduccin exacta de un documento administrativo generado por la Administracin. Se deben controlar los rganos competentes para expedir copias La emisin de copias autnticas corresponder a los rganos administrativos que hubieran emitido el documento original. En las copias autnticas se har constar que un documento es copia del original, debindose recoger necesariamente el nmero de copia de que se trate, y exigindose, por tanto, la llevanza de un registro a tal efecto. La emisin de copias autnticas corresponder a los rganos administrativos que hubieran emitido el documento original. En las copias autenticadas se har constar que un documento es copia autenticada. Son competentes para expedir copias autenticadas: a) los directores o titulares de los rganos responsables de los servicios comunes respecto a los documentos que emanen de los Departamentos u Organismos Autnomos respectivos, b) los respectivos secretarios de los rganos administrativos colegiados, y c) el Director de la Secretara del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento cuando se trate de la autenticacin de los documentos que contengan textos de los asuntos que se sometan al conocimiento, deliberacin y aprobacin del Consejo de Gobierno y las Comisiones Delegadas del mismo. Func. Tecn. Organ. Norm.
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Emisin de copia / certificado
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Tipo de requisito N Requisito Descripcin La certificacin consiste en una declaracin formal en la que figura el nombre y dos apellidos y el cargo o funcin de quien la realice, seguida del relato o transcripcin total o parcial de los hechos, actos o acuerdos a los que se refiera. Son competentes para emitir certificacin:: a) los titulares de los rganos que hubiesen dictado los actos o disposiciones, b) los secretarios de los rganos colegiados con el visado de su presidente, c) los titulares de los rganos responsables de los servicios comunes respecto a los documentos que emanen de los Departamentos u Organismos Autnomos respectivos, d) los Delegados Territoriales en el mbito de sus respectivas competencias, e) los encargados de los registros pblicos en relacin con las funciones de los mismos, f) el Secretario del Consejo de Gobierno y de las Comisiones Delegadas respecto a los acuerdos adoptados por dichos rganos, y g) el Director de la Secretara del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento en relacin con los acuerdos que figuren en las actas del Consejo de Gobierno y las Comisiones Delegadas del mismo. Las certificaciones deben ir acompaadas del sello del Departamento u Organismo Autnomo, la fecha y el cargo, nombre y apellidos de la persona que las emita. El certificado telemtico debe contener los datos objeto de certificacin y la firma electrnica de la autoridad competente para expedirlos. Los certificados telemticos producirn idnticos efectos a los expedidos en soporte papel. A tal efecto, su contenido deber poder ser impreso en soporte papel, en el que la firma manuscrita ser sustituida por un cdigo de verificacin generado electrnicamente que permita en su caso contrastar su autenticidad accediendo por medios telemticos a los archivos del rgano u organismo emisor. Func. Tecn. Organ. Norm.
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Emisin de Certificacin
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Emisin de Certificacin electrnica
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Consulta
Tipo de requisito N Requisito Descripcin Func. Tecn. Organ. Norm.
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Se garantiza a los ciudadanos el acceso, de forma ininterrumpida, tanto a la informacin general de los procedimientos en lo referente a los requisitos tcnicos y jurdicos, como a la informacin particular de sus expedientes. Consulta de expedientes por el Dentro del principio de transparencia administrativa, se establece el derecho de los ciudadano / interesado (consulta de la ciudadanos -en sus relaciones con la Administracin- a conocer el estado de tramitacin situacin del expediente) de los procedimientos en que sean interesados. Relacionado con el derecho de los ciudadanos -en sus relaciones con la Administracin- a conocer el estado de tramitacin de los procedimientos en que sean interesados Consulta por otras Administraciones de expedientes de tramitacin comn Intercambio de Informacin entre Administraciones Pblicas en el ejercicio de sus competencias. El sistema debe facilitar la consulta por otras Administraciones el control del acceso a la informacin y/o documentacin Necesidad de otras Administraciones Pblicas de conocer el estado de tramitacin de los expedientes en los que participen (=interesados) El sistema debe facilitar la consulta por otras Administraciones el control del acceso a la informacin y/o documentacin Relacionado con el derecho al acceso y consulta de la documentacin para la que no exista ningn tipo de restriccin legal ni jurdica. Esta consulta de documentacin se realiza con mayor frecuencia en los niveles de archivo intermedio y -sobre todo- histrico.
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Consulta por otras Administraciones del expediente
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Consulta de expedientes / documentacin por el ciudadano (Investigador)
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Accin de ordenar registros mediante la utilizacin de ndices. Las bases de datos, por Indexacin. Bsquedas en el texto ejemplo, suelen almacenar ndices de su contenido en funcin de unos parmetros completo previamente definidos. La indexacin proporciona agilidad en las bsquedas, lo que se traduce en mayor rapidez a la hora de mostrar resultados.
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Tipo de requisito N Requisito Descripcin Se garantiza la restriccin de acceso y utilizacin de los datos e informaciones contenidos en los expedientes de los procedimientos administrativos. Para implementar este requisito hay que tener en cuenta: 44 Seguridad y acceso a los documentos El control de acceso a los sistemas y la utilizacin restringida por las personas autorizadas de los datos que contengan. La prevencin de alteraciones o prdidas de datos y la proteccin de los sistemas de informacin y de los datos que contienen frente a la interceptacin y manipulacin no autorizada. Los datos e informaciones contenidos en el expediente slo deben ser utilizados para los fines para los que se han obtenido. Func. Tecn. Organ. Norm.
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Gratuidad
Se garantiza a la ciudadana la gratuidad de sus relaciones con la Administracin por medios electrnicos, informticos y telemticos. Los documentos electrnicos se pondrn a disposicin de los interesados en formatos que permitan de forma gratuita la lectura, comprobacin de la firma electrnica y, en su caso, el descifrado.
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Conservacin / Archivo
Tipo de requisito N 46 Requisito Lectura a lo largo del tiempo Descripcin Se deben adoptar las medidas que garanticen la lectura de los documentos electrnicos a lo largo del tiempo La tramitacin de todo expediente finaliza necesariamente con el cierre del mismo. Es una fase obligatoria y su control facilita la realizacin de operaciones posteriores: envo al archivo, imposibilidad de aadir nuevos documentos, ampliacin del acceso al documento, etc. Una vez finalizada la tramitacin del expediente procede el archivo del mismo. A partir de esta operacin la responsabilidad de la gestin recae en los distintos niveles del archivo rea destinada al almacenamiento de los documentos en soporte electrnico para los que se determina su conservacin Proporcionar un depsito seguro para los documentos vitales de la Entidad Func. Tecn. Organ. Norm.
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Cierre del Expediente
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Archivo del Expediente Fsico
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Archivo digital Control de documentos crticos (asegurar su identificacin, perdurabilidad y conservacin Valoracin de los documentos Registro de documentos de archivo Gestin y control de consultas, prstamos y reproduccin de documentacin
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Determinacin de los valores de los documentos de archivo en funcin de los efectos que causan y de la informacin que contienen Formalizar y controlar la captura de datos de un documento de archivo en un sistema de documentos de archivo. Control de los procesos relacionados con el acceso a la informacin y/o la documentacin de la Entidad.
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Regulacin de la remisin de la documentacin de un nivel de archivo a otro (o de un Transferencia de documentacin a los entorno digital a otro), en funcin de los plazos de permanencia y conservacin de la sucesivos niveles de Archivo documentacin definidos en el proceso de valoracin
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Eliminacin / Expurgo
Tipo de requisito N 55 Requisito Expurgo de documentacin de acuerdo con las Tablas de Valoracin y el Calendario de Conservacin Descripcin El sistema de gestin documental debe garantizar que se conservan nicamente los documentos con valor, y que el resto se destruye. Func. Tecn. Organ. Norm.
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Otros requisitos
Tipo de requisito N 56 Requisito Asistencia y soporte Descripcin Necesidades de asistencia y soporte para la implantacin del modelo de gestin documental En los procedimientos tramitados por las Administraciones de las Comunidades Autnomas, el uso de la lengua se ajustar a lo previsto en la legislacin autonmica correspondiente. En cualquier caso, deben traducirse al castellano los documentos que deban surtir efectos fuera del territorio de la Comunidad Autnoma y los dirigidos a los interesados que as lo soliciten expresamente. Determinar las necesidades de modificacin o de desarrollo de las disposiciones normativas que regulen la gestin documental en el Gobierno Vasco, en coherencia con la legislacin de mbito comunitario, estatal y local. La firma es uno de los elementos que otorga la validez al documento, al establecer el responsable de su elaboracin. En los documentos que contengan actos administrativos (incluidos los de mero trmite) debe figurar la acreditacin de la autenticidad de la voluntad del rgano emisor, manifestada mediante firma manuscrita o por smbolos o cdigos que garanticen dicha autenticidad mediante la utilizacin de tcnicas o medios electrnicos, informticos o telemticos. En los restantes documentos (los de contenido informativo), no se exige esta formalizacin, siendo suficiente con la constancia del rgano autor del correspondiente documento. Las aplicaciones de gestin de expedientes contienen una parte del conjunto de datos descriptivos (tanto del contexto como del contenido) de los documentos para facilitar la indexacin y recuperacin de la informacin y/o la documentacin. El sistema debe validar y controlar la entrada de los metadatos. Func. Tecn. Organ. Norm.
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Gestin de documentacin bilinge
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Desarrollo Normativo (Insuficiente normativa tcnica o legislativa, por ejemplo para regulacin de los servicios digitales)
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Firma
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Grabacin de los datos en la aplicacin de gestin de expedientes (METADATOS)
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Centralizacin de tareas dispersas en Determinar las necesidades de centralizacin de diversas tareas de carcter general en diferentes unidades unidades concretas
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Tipo de requisito N 62 Requisito Necesidades para implantar servicios digitales Descripcin Determinacin de los recursos necesarios para implantar servicios digitales de apoyo a la gestin documental. Func. Tecn. Organ. Norm.
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La determinacin de los documentos que deben incorporarse al sistema de gestin documental se apoya en el anlisis del marco formativo, de las necesidades de gestin Necesidad de definicin previa de los y control y del riesgo que implica su ausencia. documentos que se incorporan al Las tareas de diseo normalizado, de valoracin y de seleccin, de descripcin y todas sistema: tipologa, soporte y formato cuantas constituyen los procesos de gestin de documentos y de archivos, exigen el conocimiento de las distintas tipologas documentales, cuya estructuracin se realiza en base a la organizacin interna y a las funciones desarrolladas por la unidad productora El sistema de gestin documental debe especificar qu metadatos hay que recoger de cada documento, y cmo recogerlos y conservarlos asociados al documento. Los conjuntos de metadatos que se asocian a los documentos deben incluir, entre otros, elementos que sirvan para describir las diferentes etapas de su ciclo de vida. Hay que tener en cuenta que la vinculacin de los metadatos a los documentos se debe conservar durante todo el tiempo que exista el documento, a travs de las sucesivas migraciones.
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Necesidad de definicin previa de METADATOS
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Necesidad de encriptacin Necesidades formativas Rediseo de procesos Determinar las necesidades formativas del personal en relacin a la gestin documental y elaborar un Plan de Formacin. Rediseo y adecuacin de los procesos de gestin documental, modelo definido. para ajustarse al
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Sellado de un documento
Operacin mediante la que se acredita la autenticidad del documento responsabilidad de un Departamento u Organismo. Se trata de un requisito obligatorio en las diligencias de certificacin, copias autnticas y autenticadas, compulsas, etc. Estudio de la captura, gestin y archivo de los mensajes de correo electrnico recibidos y/o remitidos que constituyan documentos de archivo.
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Tratamiento y gestin del correo electrnico.
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3.6
Marco normativo
El marco normativo del modelo de gestin documental del Gobierno Vasco se estructura en torno a: a) normas jurdicas de mbito internacional, estatal y autonmico. Estas normas se refieren tanto a: la gestin administrativa la tramitacin telemtica, la gestin del archivo las relaciones con el ciudadano, etc. b) normas tcnicas adoptadas como estndares que presentan una amplia difusin (Moreq, normas ISO 14721, 15489, 19005-1, etc.) Una parte de este marco reglamentario es especfico de la Gestin documental y la otra parte es heredada del marco reglamentario de las actividades de produccin administrativa en las que est incluida la Gestin documental. El Modelo propuesto cumplir con todas las normativas obligatorias e incorporar las buenas prcticas extradas de las normativas voluntarias. La tabla siguiente enumera los componentes del marco reglamentario del Modelo de Gestin documental del Gobierno Vasco.
3.6.1
Normativa jurdica
TITULO MARCO NORMATIVO COMUNITARIO DIRECTIVA 90/313/CEE, del Consejo, de 7 de junio de 1990, sobre libertad de acceso a la informacin en materia de medio ambiente DIRECTIVA 1999/93/CE del Parlamento
ENTIDAD RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
Unin Europea
Acceso a la informacin
Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999 por la que se establece un marco comunitario para la firma electrnica
MARCO NORMATIVO ESTATAL LEY 16/1986 Espaol del Patrimonio Histrico
Unin Europea
Firma Electrnica
Estado
Acceso a la informacin Archivos Procedimiento administrativo Acceso a la informacin Proteccin de los Datos Personales Ficheros de Titularidad Pblica Movimiento internacional de datos Agencia Espaola de Proteccin de Datos
LEY 30/92 de 26 de noviembre de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn.
Estado
LEY ORGNICA 15/1999 de 13 de diciembre de Proteccin de Datos de Carcter Personal
Estado
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TITULO REAL DECRETO 994/1999 de 11 de junio por el que se aprueba el Reglamento de Medidas de seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carcter personal. LEY 4/1999, de 13 de enero, modificacin de la Ley 30/1992, de 26 noviembre, de Rgimen Jurdico de Administraciones Pblicas y Procedimiento Administrativo Comn. de de las del
ENTIDAD RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
Estado
Acceso a la informacin Proteccin de los Datos Personales Lengua de los procedimientos Expedicin de copias de los documentos presentados ante la Administracin Silencio administrativo Cmputo de plazos Notificacin Registros telemticos Notificacin utilizando medios telemticos Presentacin telemtica de solicitudes y comunicaciones. Registros telemticos Notificacin utilizando medios telemticos Certificados telemticos Firma Electrnica Certificados electrnicos
Estado
LEY 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social. (aade apartados a la Ley 30/1992) REAL DECRETO 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemticas, as como la utilizacin de medios telemticos para la sustitucin de la aportacin de certificados por los ciudadanos LEY 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la informacin, de participacin pblica y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente (incorpora las Directivas 2003/4/CE y 2003/35/CE).
Estado
Estado
Estado
Estado
Acceso a la informacin
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.
Estado
Rgimen jurdico de la administracin electrnica. Identificacin y autenticacin de los ciudadanos Identificacin electrnica de las Administraciones Pblicas y autenticacin del ejercicio de su competencia. Registros, comunicaciones y notificaciones electrnicas. Documentos y archivos electrnicos. Gestin electrnica de los procedimientos. Cooperacin entre administraciones para el impulso de la administracin electrnica. Sedes electrnicas y punto de acceso general. Identificacin y autentificacin. Registros electrnicos Comunicaciones y notificaciones Los documentos electrnicos y sus copias
Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
Estado
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TITULO MARCO NORMATIVO C.A.E. Ley 10/1982, de 24 de noviembre, bsica de normalizacin del uso del euskera
ENTIDAD RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
Presidencia
Deberes de la Administracin Pblica de la C.A.E. en materia lingstica Uso del euskera en la Administracin Pblica de la C.A.E. Rgimen de proteccin del Patrimonio documental Sistema Nacional de Archivos de Euskadi (SNAE) Servicios de Archivos Conjunto Mnimo Bsico de Datos (C.M.B.D.), Acceso a la informacin contenida en las Historias Clnicas
Ley 7/1990, de 3 de julio, sobre de Patrimonio Cultural Vasco
Presidencia
DECRETO 303/1992, de 3 de noviembre, por el que se regula el conjunto mnimo bsico de datos del Alta Hospitalaria y se crea el registro de Altas Hospitalarias de Euskadi Decreto 464/1995, de 31 de octubre, por el que se desarrolla el ejercicio de control econmico interno y la contabilidad en el mbito de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi DECRETO 149/1996, de 18 de junio, sobre la expedicin de copias de documentos y certificaciones y la legalizacin de firmas en el mbito de la Administracin General y Organismos Autnomos de la C.A.P.V. DECRETO 45/1998, de 17 de marzo, por el que se establece el contenido y se regula la valoracin, conservacin y expurgo de los documentos del Registro de Actividades Clnicas de los Servicios de Urgencias de los Hospitales y de las Historias Clnicas Hospitalarias.
Osakidetza
Hacienda y Administracin Pblica
Gestin y control de documentacin contable
Vicepresidencia de Gobierno
Emisin de copias de documentos, certificaciones y legalizacin de firmas
Osakidetza
Valoracin documental Conservacin de la documentacin
DECRETO 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueban el Reglamento de los Servicios de Archivo y las normas reguladoras del Patrimonio Documental del Pas Vasco.
Cultura
Documentos pertenecientes al Patrimonio Documental vasco Servicios de archivo Valoracin documental Transferencias de documentacin Consulta, prstamo y reproduccin de documentos Acceso a la documentacin Sistema Nacional de Archivos de Euskadi (SNAE) rganos asesores : COVASED Tramitacin telemtica
ORDEN de 27 de junio de 2002, del Consejero de Interior, por la que se regula la tramitacin telemtica de procedimientos de mquinas de juego de tipo B. RESOLUCIN de 13 de mayo de 2003, de la Directora de Informtica y Telecomunicaciones, por la que se aprueban las aplicaciones electrnicas, informticas y telemticas de carcter horizontal que se utilizarn en la tramitacin telemtica de los procedimientos de la Administracin de la CAPV.
Interior
Aplicacin Libro de Registro de Entradas y Salidas
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TITULO RESOLUCIN de 16 de julio de 2003, de la Directora de Servicios, por la que se aprueba la aplicacin telemtica, informtica y electrnica para la puesta en marcha del procedimiento para la tramitacin de datos de los usuarios de los Servicios Sociales de la Comunidad Autnoma de Euskadi. RESOLUCIN de 18 de julio de 2003, del Viceconsejero de Insercin Social, por la que se establecen las condiciones de realizacin del procedimiento para la tramitacin de datos de los usuarios de los Servicios Sociales de la Comunidad Autnoma de Euskadi
ENTIDAD RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
Justicia, Empleo y Seguridad Social
Tramitacin telemtica
DECRETO 174/2003, de 22 de julio, de organizacin y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi.
Departamento de Hacienda y Administracin Pblica
Niveles de Archivo de la Administracin Pblica de la C.A.E rganos competentes en materia de los archivos de la Administracin Pblica de la C.A.E rganos asesores : COVASAD Gestin documental Acceso a los documentos
ORDEN de 20 de noviembre de 2003, del Consejero de Justicia, Empleo y Seguridad Social, por la que se establecen los criterios generales del procedimiento para la presentacin y tramitacin telemtica de los partes de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. ORDEN de 20 de noviembre de 2003, del Consejero de Justicia, Empleo y Seguridad Social, por la que se establecen los criterios generales del procedimiento de presentacin y tramitacin telemtica de diversa documentacin relativa a las elecciones a rganos de representacin de las y los trabajadores en las empresas y en las Administraciones Pblicas ORDEN de 23 de enero de 2004, del Consejero de Interior, por la que se regula la tramitacin telemtica de procedimientos en materia de juego. RESOLUCIN de 23 de enero de 2004, del Director de Juego y Espectculos, por la que se especifican las caractersticas de la tramitacin y de los requerimientos de los certificados a que se refiere la Orden de 23 de enero de 2004 del Consejero de Interior por la que se regula la tramitacin telemtica de procedimientos en materia de juego. ORDEN de 28 de mayo de 2004, de la Vicepresidenta del Gobierno, por la que se crea un registro telemtico en la Direccin de la Secretara del Gobierno y de Relaciones con el Parlamento
Interior
Interior
Vicepresidencia de Gobierno
Registro Telemtico para la recepcin y salida de los escritos en las relaciones y comunicaciones que se producen entre el Gobierno y el Parlamento Vasco.
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TITULO DECRETO 108/2004, de 8 de junio, del modelo de presencia de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi en Internet.
ENTIDAD RESPONSABLE Vicepresidencia de Gobierno
INCIDENCIA EN LA GD Competencias en materia de normativa y estndares informticos que deben cumplir las herramientas y aplicaciones de uso comn El Registro telemtico de contratacin electrnica (registro auxiliar del Registro General) Formatos de los documentos informticos Notificacin electrnica en el procedimiento Acceso, archivo y custodia de documentos Proteccin de los Datos Personales Ficheros de Titularidad Pblica Agencia Vasca de Proteccin de Datos
ORDEN de 16 de agosto de 2004, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica, sobre tramitacin telemtica de determinados procedimientos y actuaciones previstas en la legislacin de contratos de las Administraciones Pblicas
LEY 2/2004 de Ficheros de Datos de Carcter personal de Titularidad Pblica y de Creacin de la Agencia Vasca de proteccin de Datos. ORDEN de 11 de octubre de 2004, de la Consejera de Industria, Comercio y Turismo, por la que se regula el procedimiento telemtico para la puesta en servicio de instalaciones elctricas de baja tensin que requieran proyecto para su legalizacin. ORDEN de 22 de noviembre de 2004, del Consejero de Sanidad, por la que se establecen normas sobre el uso de la firma electrnica en las relaciones por medios electrnicos, informticos y telemticos con el Sistema Sanitario de Euskadi. RESOLUCIN de 3 de agosto de 2004, de la Directora de Servicios Generales, por la que se aprueba la aplicacin para la puesta en servicio de instalaciones elctricas de baja tensin que requieran proyecto para su legalizacin. RESOLUCIN de 28 de febrero de 2005, del Director de Energa, por la que se especifican las caractersticas de la tramitacin y de los requerimientos de los certificados a que se refiere la Orden de 11 de octubre de 2004, de la Consejera de Industria, Comercio y Turismo, por la que se regula el procedimiento telemtico para la puesta en servicio de instalaciones elctricas de baja tensin que requieran proyecto para su legalizacin RESOLUCIN de 27 de julio de 2005, de la Directora de Servicios del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social, de segunda modificacin de la Resolucin por la que se aprueba la aplicacin telemtica, informtica y electrnica para la puesta en marcha del procedimiento para la tramitacin de datos de los usuarios de los Servicios Sociales de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco.
Lehendakaritza
Industria, Comercio y Turismo
Sanidad
Firma Electrnica
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TITULO
ENTIDAD RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD Archivos de la Administracin Pblica de la C.A.E Conservacin de la documentacin Instalaciones y equipamiento de archivo Transferencias de documentacin Clasificacin de la documentacin Descripcin documental Valoracin documental Expurgo de la documentacin Acceso a los documentos
ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica, del reglamento del sistema de archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi.
ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica, sobre el procedimiento para la identificacin y valoracin documental, y el funcionamiento de la Comisin de Valoracin, Seleccin y Acceso a la Documentacin de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi (COVASAD). ORDEN de 22 de marzo de 2006, del Consejero de Interior, por la que se regula la tramitacin telemtica de procedimientos en mquinas de juego. ORDEN de 9 de marzo de 2006, de la Consejera de Industria, Comercio y Turismo, por la que se regula el procedimiento telemtico para la puesta en servicio de ascensores. RESOLUCIN de 10 de marzo de 2006, del Director de Consumo y Seguridad Industrial, por la que se especifican las caractersticas de la tramitacin y de los requerimientos de los certificados a que se refiere la Orden de 9 de marzo de 2006, de la Consejera de Industria, Comercio y Turismo, por la que se regula el procedimiento telemtico para la puesta en servicio de ascensores. RESOLUCIN de 9 de febrero de 2006, de la Directora de Informtica y Telecomunicaciones, aprobando el documento que establece la Plataforma Tecnolgica para la E-Administracin Platea DECRETO 232/2007, de 18 de diciembre, por el que se regula la utilizacin de medios electrnicos, informticos y telemticos en los procedimientos administrativos Decreto 72/2008, de 29 de abril, de creacin, organizacin, y funcionamiento de los registros de la Administracin General de la Comunidad Autnoma de Euskadi y sus Organismos Autnomos
Valoracin Documental rganos asesores : COVASAD
Interior
Hacienda y Administracin Pblica > Direccin de Informtica y Telecomunicaciones
Marco estratgico para la construccin de los sistemas informticos orientados a dar servicios de administracin electrnica dentro de la Administracin General de la C.A.E. y sus organismos autnomos
Administracin electrnica
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TITULO ORDEN de 11 de abril de 2008, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica reguladora del pago de ingresos de derecho pblico en la Hacienda General del Pas Vasco a travs de la Pasarela de Pagos DECRETO 472/2009, de 28 de agosto, por el que se establece la estructura orgnica y funcional del Departamento de Justicia y Administracin Pblica.
ENTIDAD RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
Marco estructural y competencial
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3.6.2
NORMAS TCNICAS
TITULO NORMATIVA PROPIA DE LA C.A.E
ENTIDAD RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
Manual de Digitalizacin, formado por: o Modelo Bsico de Tramitacin (MBT, v. 1) o Modelo de Tramitacin Telemtica (MTT)
DIAE
Tipologas documentales asociados a trmites y datos invariantes de las familias de procedimientos Escenario de tramitacin: Presentacin de solicitudes y aportacin de documentos (Visin del ciudadano y visin del gestor)
Modelo de la Administracin Electrnica (MAE) Plataforma Tecnolgica para la e-Administracin Platea Definicin de Estndares Tecnolgicos del Gobierno Vasco Libro de Estilo de la Administracin Pblica de la C.A.E.
NORMATIVA DE LA ADMINISTRACIN GENERAL DEL ESTADO
DIAE
Subcriterio 6.4 : Gestin de documentos electrnicos Documentos electrnicos en la Infraestructura de tramitacin telemtica Estndares tecnolgicos Normalizacin
DIT EJIE DIT EJIE IVAP
Normativa Atrio (Almacenamiento, Tratamiento y Recuperacin de Informacin de Oficinas) Sicres: Especificacin de la normativa Atrio, referente a los sistemas de Informacin Comn de Registros de Entrada y Salida de Documentos. Criterio de Conservacin elaborado por el Consejo Superior de Informtica y para el impulso de la Administracin Electrnica
ESTNDARES INTERNACIONALES ISO 15489-1:2001 Information and documentation -- Records management -Part 1: General
Estado
Especificacin, promovida por el CSI, sobre sistemas de Gestin Integrada de Documentos.
Estado
Registro de E / S de documentos
Estado
Conservacin de documentos electrnicos
Descripcin documental
ISO
Descripcin documental
ISO 14721. Normativa Internacional que define el modelo de un Sistema de informacin archivstica abierto (OAIS).
ISO
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TITULO
ENTIDAD RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
MoReq, (Modelo de Requerimientos para los Sistemas de Gestin de Documentos electrnicos) Criterios de seguridad, normalizacin y conservacin para Aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades ISAD(G) Normativa internacional de descripcin archivstica ISAAR-CPF Normativa Internacional de descripcin de autoridades EAD-EAC Normativa Internacional de intercambio datos electrnicos de archivo ISO 3166-1, Codes for the representation of names of ISO 639-1, Codes for the representation of names of languages countries and their subdivisions ISO 10646 (Unicode) Para gestin de registros en mltiples idiomas o caracteres no latinos ISO 8601, Elementos de datos y formatos de intercambio-Intercambio de informacin- Representacin de fechas y horas ISO 2788, Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolinges ISO 5964, Directrices para la creacin y desarrollo de tesauros multilinges ISO/CD 19005-1. Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF (PDF/A) ISO/TR 15801, Electronic imaging Information stored electronically Recommendations for trustworthiness and reliability ISO/CD TR 18492, Electronic imaging Ensuring long-term access to digital information and images ISO/WD 18509-1, Electronic archival storage Specifications relative to the design and operation of information processing systems in view of ensuring the storage and integrity on recordings stored in These systems Part 1: Long term access strategy
Programa IDA (Intercambio de Datos entre Administraciones) MAP

(CONSEJO SUPERIOR DE INFORMTICA)
Sistemas de gestin de documentos electrnicos 1) Conservacin de la informacin en soporte electrnico Descripcin documental Descripcin documental Descripcin documental
Consejo Internacional de Archivos Consejo Internacional de Archivos University of California ISO ISO
Denominacin de los pases Denominacin de las lenguas
ISO
Caracteres grficos
ISO
Representacin de fechas y horas
ISO
Tesauros
ISO
Conservacin a largo plazo
ISO
Recomendaciones para mantener su valor probatorio Conservacin a largo plazo de imgenes digitales
ISO
ISO
Garantizar la integridad de los documentos
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TITULO
ENTIDAD RESPONSABLE
INCIDENCIA EN LA GD
ISO/WD 18509-2, Electronic archival storage Specifications relative to the design and operation of information processing systems in view of ensuring the storage and integrity on recordings stored in these systems Part 2: Technical specifications UNE ISO/IEC 17799 Tecnologas de la informacin Cdigo de buenas prcticas para la gestin de la seguridad de la informacin ISO/IEC TR 13335 Tecnologas de la informacin (TI) Gua para la gestin de la seguridad de TI. Metodologa de anlisis y gestin de riesgos de los sistemas de informacin (MAGERIT) Gua de seguridad informtica (SEDISI)
ISO
Garantizar la integridad de los documentos
AENOR
Medidas de seguridad
ISO Consejo Superior de Administracin Electrnica Ministerio Administraciones Pblicas de
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El siguiente diagrama detalla el marco normativo relativo al Archivo:
El siguiente diagrama detalla el marco normativo relativo a la DIT y a la Secretara General de Modernizacin y Administracin Electrnica.
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3.7
Organismos responsables
A continuacin, en formato de organigrama, se muestran los rganos responsables en materia de gestin documental del Gobierno Vasco. Esta estructura podra sufrir modificaciones a lo largo del tiempo, por lo que se recomienda consultar la ltima versin de la misma en http://www.euskadi.net
GOBIERNO VASCO
Viceconsejera de Administracin Pblica
DIT
EJIE
DRRGG
Direccin de Innovacin y Administracin electrnica
Direccin de Atencin ciudadana
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A continuacin, en formato tabla, se muestran los rganos responsables en materia de gestin documental del Gobierno Vasco, indicndose la normativa en la que se establece su responsabilidad y su ubicacin dentro de la estructura orgnica de la Administracin General de la C.A.E: ORGANISMO RESPONSABLE DEPENDENCIA ORGNICA
MARCO LEGAL
Direccin de Informtica y Telecomunicaciones
Direccin de Recursos Generales
DECRETO 472/2009, de 28 de agosto, por el que se establece la estructura orgnica y funcional del Departamento de Justicia y Administracin Pblica.
Direccin de Atencin Ciudadana
Sociedad Informtica del Gobierno Vasco EJIE
DECRETO 60/1982, de 1 de febrero sobre constitucin de la Sociedad Mercantil Annima EUSKO JAURLARITZAREN INFORMATIKA ELKARTEA SOCIEDAD INFORMTICA DEL GOBIERNO VASCO S.A. (BOPV N 38 de 23 de Marzo de 1982) DECRETO 472/2009, de 28 de agosto, por el que se establece la estructura orgnica y funcional del Departamento de Justicia y Administracin Pblica.
DECRETO 472/2009, de 28 de agosto, por el que se establece la estructura orgnica y funcional del Departamento de Justicia y Administracin Pblica.
DPTO. JUSTICIA Y ADMINISTRACIN PBLICA
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MODELO DE GESTIN DOCUMENTAL DEL GOBIERNO VASCO
El MGD parte de la situacin actual del Gobierno Vasco en materia de gestin documental respecto de los elementos anteriormente descritos: Marco normativo Organismos responsables Funciones de gestin documental Requisitos de gestin documental
En el modelo, a estos elementos se aaden: Ciclo de vida de los documentos Modelo de datos Infraestructura. Herramientas. Propuestas
Marco normativo
Funciones de Gestin Documental
Infraestructura. Herramientas.
Requisitos
Modelo de datos
Propuestas
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4.1
Bases de partida
El MGD es un esquema terico que facilita la comprensin y la homognea implantacin de la Gestin documental corporativa del Gobierno Vasco. Es una propuesta de sistematizacin de la Gestin documental corporativa del Gobierno Vasco. Describe y concreta las funciones, procesos y roles en materia de Gestin documental con el objetivo final de contribuir a la eficacia organizativa. Este MGD contempla las tcnicas y procedimientos de la Archivstica, ya implantados en el Gobierno Vasco, y est en lnea con las estrategias de modernizacin y administracin electrnica definidas e impulsadas por el Gobierno Vasco. El MGD contempla todo el ciclo de vida de los documentos, desde que se crean e ingresan hasta que se conservan de manera definitiva o se eliminan.
Para la elaboracin del modelo se han tenido en cuenta los siguientes principios generales: Los documentos son soporte legal de derechos y obligaciones de las Administraciones y de los ciudadanos, por lo que es fundamental conservarlos garantizando su originalidad, autenticidad e integridad. A pesar de que uno de los objetivos de la Ley 30/1992 es la oficina sin papel, uno de los grandes problemas que deben afrontar las Administraciones es la proliferacin y acumulacin de documentos en papel. El avance en la implantacin de la Administracin electrnica de acuerdo con el plan "e-Europa 2005" est dando lugar a la produccin de documentos electrnicos, que conviven y tienen los mismos valores que los documentos fsicos. La implantacin de un Sistema de Gestin Documental con Archivo Digital es la forma de garantizar su organizacin y tratamiento normalizado a lo largo de su ciclo de vida, independientemente de su tipologa, formato y soporte, facilitando la conservacin de los documentos. Por medio de un Sistema de Gestin Documental con Archivo Digital se mejora: o o o El funcionamiento y competitividad de las Administraciones. La transparencia de las Administraciones hacindolas ms accesibles a los ciudadanos. El servicio a los ciudadanos.
Los documentos son la base de la tramitacin en los distintos Procedimientos Administrativos. Las razones principales de este hecho son las siguientes: Son un contenedor de informacin universalmente aceptado. Suponen un elemento probatorio de los hechos. Son una poderosa herramienta de intercambio de informacin.
Sin embargo, es evidente que el manejo de la documentacin tiene asociadas una serie de servidumbres como son que: Contienen informacin no estructurada. Requieren conservacin. En el caso del papel, estn soportados en un medio fsico. En el caso de la documentacin electrnica, la garanta de autenticidad.
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En definitiva, el manejo de la documentacin tiene un impacto significativo en el coste de los procesos y en la calidad de los servicios, definiendo lo que se viene a llamar el Problema Documental que, en general, se caracteriza por los siguientes elementos: Dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando son necesarios. Lentitud en el servicio de documentos. Falta de espacio para custodia de los documentos. Precariedad de las instalaciones y/o locales y equipamiento inadecuado. Descontrol en la documentacin electrnica. Descoordinacin entre las fases de tramitacin y de archivo. Desorganizacin. Se archivan segn van llegando, pensando en el plazo inmediato, sin establecer criterios para su organizacin. Acumulacin masiva de documentos en oficina. Se envan al archivo cuando se agota el espacio. Sistemas de informacin obsoletos o muy variados Sistemas informticos no integrados. Ausencia de normas para la transferencia de documentos. Falta de Personal.
4.2
Arquitectura propuesta
El modelo, a nivel arquitectnico constituye un Sistema de Gestin Documental centralizado y corporativo. Este sistema tiene como herramienta de base el software Documentum ECM. Sobre l se implanta el Sistema Integral del Gestin Documental dokusi (dokumentu kudeaketa sistema integrala).
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Registro E/S
Gestin de Expedientes
Gestin de Archivo (SGA)
Sistema de Gestin documental (ECM)
Archivo Digital
(RDE)
Aplicaciones y herramientas departamentales y corporativas
Presencia En Internet
Tras un estudio individual de cada una de las herramientas documentales actuales, para cada una de ellas se ha propuesto una de las siguientes acciones:
Su sustitucin por una de las funcionalidades que ofrecer el Sistema de Gestin Documental corporativo. Por ejemplo, los documentos gestionados por Imaging podran ser gestionados en el Archivo digital Su integracin con el Sistema de Gestin Documental corporativo. Por ejemplo, los documentos de los correos electrnicos podran guardarse en el Archivo digital para aligerar la carga del MS Exchange 2003.
Invesicres REE ARGES Gestin de Expedientes Gestin de Archivo
Registro E/S
BRS
Oracle Intermedia Text
RDE Sistema de Gestin documental (ECM) Fulcrum Imaging Archivo digital
FrameMaker
MS SharePoint SAP Aplicaciones y herramientas departamentales y corporativas Real Player
Presencia En Internet Interwoven
MS Exchange 2003
Se propone abordar la utilizacin del Sistema Integral de Gestin Documental en dos fases: 1. Utilizacin del Archivo digital como archivo de documentos electrnicos para todos los sistemas de informacin. Segn el inventario de aplicativos documentales, es la principal necesidad que tienen los sistemas de informacin del Gobierno Vasco. Adems es la ms sencilla de implementar.
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Registro E/S
Gestin de Archivo (SGA)
Archivo Digital
(RDE)
Por ejemplo, para la produccin administrativa:
Registro E/S
Archivo Digital
Proceso del Otros Sist. Gobierno Gobierno Gobierno de Vasco Vasco Vasco informacin
Proceso del Proceso del
Gestin de Gestin de Gestin de Expedientes Gestin de Expedientes Expedientes Expedientes
S.G.A
Archivos de oficina
Archivo General e Histrico
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Para los sistemas de informacin existentes que almacenan los documentos electrnicos en campos BLOB de bases de datos relacionales (o en sistemas de ficheros), se propone almacenar sus documentos electrnicos en el Archivo digital.
DOCUMENTOS GUARDADOS EN EL S.I.
BD ORACLE - metadatos - documentos
DOCUMENTOS GUARDADOS EN EL A.D.

BD ORACLE - metadatos - documentos
OID
BLOB BLOB BLOB
Archivo digital
SISTEMA DE INFORMACIN
SISTEMA DE INFORMACIN
2. Utilizacin de las funcionalidades de gestin documental corporativa para construir la parte documental de los sistemas de informacin. El SGD (ECM) del Gobierno Vasco es una solucin documental muy potente. Sus funcionalidades documentales mejorarn los sistemas de informacin actuales y futuros.
Registro E/S
Gestin de Archivo
Archivo Digital
(RDE)
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4.3
Ciclo de vida de los documentos en la tramitacin
Los documentos entran al Gobierno Vasco a travs del Registro de Entrada / Salida. En este sistema se guardan los datos relativos al asiento de cada entrada o salida de documentos. Los documentos en soporte papel se distribuyen al Archivo de oficina que corresponda. Los documentos electrnicos se almacenan en el Archivo digital y se distribuyen a los Sistemas de Gestin de Expedientes que corresponda.
Los Sistemas de Gestin de Expedientes incorporan a los expedientes los documentos recibidos desde el Registro de Entrada / Salida. Los metadatos de los documentos se capturan del Registro de Entrada / Salida Los documentos en soporte papel se incorporan a la carpeta fsica del expediente. Los documentos en soporte electrnico, los cuales estn almacenados en el Archivo digital, son referenciados mediante su OID.
El Sistema de Gestin de Archivo (SGA) gestiona la documentacin que es ingresada en l para su tratamiento archivstico. Los metadatos de los expedientes se capturan de los Sistemas de Gestin de Expedientes Las carpetas fsicas del expediente se archivan en depsitos estructurados y referenciables desde el SGA. Los documentos en soporte electrnico, los cuales estn almacenados en el Archivo digital, son referenciados mediante su OID. Los documentos en soporte papel son igualmente referenciados mediante su OID.
ARCHIVO FSICO
Archivo de OFICINA PAPEL Archivo GENERAL PAPEL Archivo HISTRICO
PAPEL
PAPEL
PAPEL
Registro E/S SISTEMAS DE GESTIN
(Sicres, RTT) OID METADATOS + OIDs
(Formularios, Consulta)
PLATEA
VISION DEL CIUDADANO
OID
TRAMITACIN
METADATOS + OIDs
OID
(Sistemas Gestin de Expedientes)
SIGNATURAS (Sistema de Gestin de Archivo - SGA)
ARCHIVO
OID
ARCHIVO DIGITAL
ARCHIVO DIGITAL
Documentos electrnicos con sus OIDs
PAPEL ELECTRNICO
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4.3.1
REGISTRO
El registro es la unidad por la que deben pasar todos los documentos que se presenten, ya sea por medio del registro telemtico o de forma presencial, en el Gobierno Vasco. As mismo, cuando la administracin enve un documento al ciudadano, se podr realizar de dos formas: Notificacin por correo ordinario. El documento se debe enviar al Registro para que le asigne el nmero de salida y la fecha de registro. Notificacin por va telemtica. La pasarela de Notificacin debe notificar al registro de salida el envo de la misma.
Desde el registro se deber anotar por cada documento registrado: Nmero de Registro Fecha de Registro Remitente (D.N.I o C.I.F), o en el caso de Salida el rgano que firma la notificacin Destinatario (Persona fsica, Unidad Administrativa o Procedimiento Administrativo). Asunto. Documento presentado.
A continuacin se explica cmo debe trabajar el Registro. Modelo de Trabajo (Canal Presencial) Una vez recibida la documentacin del ciudadano, se proceder a registrarla en la aplicacin de Registro del Gobierno Vasco. Es recomendable que en la aplicacin de registro est incorporado el catlogo de procedimientos (por ejemplo en el campo destino se selecciona la Unidad Administrativa y en el campo Asunto ya se identificara el documento con el procedimiento administrativo). Si se consigue identificar el documento con el procedimiento administrativo se podr distribuir automticamente la informacin del registro y el identificador nico del documento en el Archivo Digital (en adelante OID), a la aplicacin de tramitacin que tenga relacin con el documento presentado.
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La funcionalidad del Registro consta de 4 procesos bsicos: Registro de documentos. Se proceder al registro de la documentacin recibida del ciudadano y se le asignar el identificador nico de registro. Identificacin de documentos. La segunda actividad es la de identificar aquellos documentos que habiendo sido presentados por registro de entrada y siendo asociados a un procedimiento administrativo deben incorporarse a una actividad de captura para su distribucin a la bandeja de entrada de la aplicacin de tramitacin. Proceso de captura (ALTA): El alta de un nuevo documento se realizar mediante la digitalizacin del mismo para su incorporacin al Archivo Digital. En este proceso se puede utilizar la compulsa electrnica para poder devolver el original al ciudadano. Los documentos una vez digitalizados se tienen que convertir a un formato estndar (PDF). La documentacin digitalizada en el registro se almacenar en el Archivo Digital y durante todo el ciclo de vida de la misma se irn cambiando los atributos segn la fase en el que se encuentre. o Procedimiento para compulsar electrnicamente documentos originales en papel: Para realizar la compulsa electrnica se digitalizarn los documentos originales en papel a compulsar, produciendo un fichero en formato PDF que se mostrar en la pantalla del ordenador con la imagen obtenida. Una vez cotejada la imagen del documento original en papel con el mostrado en la pantalla del ordenador, se proceder a la firma de la copia electrnica mediante la utilizacin de la firma electrnica reconocida del funcionario o empleado pblico que realice la compulsa, lo que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia. A la copia compulsada electrnicamente se le asignar un OID, as como la fecha y hora de la compulsa y la identificacin del firmante. Los documentos originales, una vez compulsados electrnicamente, se devolvern a los interesados o a los que los presentaron. Proceso de Distribucin: Los documentos despus de digitalizarse se marcarn con el estado pendiente de leer y se distribuirn electrnicamente a la bandeja de distribucin (mecanismo automatizado del Sistema de Registro por el que un usuario del Gobierno Vasco recibe las notificaciones de los documentos que han entrado por el Registro de Entrada y cuyo destinatario es el departamento del que l forma parte). o Peridicamente los usuarios de las aplicaciones de tramitacin accedern a dicha bandeja de distribucin para comprobar si tienen alguna notificacin pendiente de leer. Es importante destacar que los usuarios de tramitacin slo podrn acceder a la documentacin que se ha distribuido a su departamento. o Una vez consultada la bandeja de distribucin, procedern a visualizar los documentos que hayan recibido o Si el documento visualizado es para ellos, lo marcarn aceptado y lo incorporarn a su aplicacin de tramitacin. o En el caso que el tramitador compruebe que el documento no es para l, lo marcar con el estado devuelto, para que el Registro pueda subsanar el error.
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La documentacin de salida que tenga ser notificada por correo ordinario ser fsicamente enviada al registro para generar el asiento de salida y proceder a su envo. La documentacin de salida que se notifique telemticamente deber seguir los criterios establecidos en el Decreto por el que se regula la utilizacin de medios electrnicos, informticos y telemticos en los procedimientos administrativos.
Modelo de Trabajo (Canal Telemtico) El Registro Telemtico, no podr invocarse de forma individual: Si se trata de dar registro de entrada a un documento electrnico, y no se utiliza el toolkit de formularios, se utilizar un proceso integrado denominado Alta de Solicitudes o Aportacin de Documentos que completa la firma, almacena en el Repositorio de Documentos Electrnicos, realiza el asiento registral telemtico de entrada y emite el justificante de registro. Adems, de forma asncrona y con garanta de entrega, consolida el asiento en el correspondiente libro general del rgano destinatario Si se trata de dar registro de salida a un documento electrnico por el canal telemtico, se utilizar un proceso integrado dentro del sistema de la Pasarela de Notificaciones, donde se completa la firma, almacena los documentos de la Notificacin en el Repositorio de Documentos, realiza el asiento registral telemtico de salida, emite el justificante de depsito, da el aviso de notificacin y publica la notificacin en la bandeja de notificaciones
Para los documentos que se anexen por el Registro Telemtico se recomendar el formato PDF como estndar de entrada de documentos en el Gobierno Vasco. El modelo que se debe seguir para la presentacin de solicitudes por va telemtica estar en consonancia con el que se describe en el MTT y es el siguiente: 1. Verifica el contexto de la solicitud, es decir, la informacin relativa a: El procedimiento o o Datos generales Datos de quien va a atender la solicitud
Los interesados o o o o Datos personales Informacin sobre notificacin Informacin de aviso Lengua en la que solicita tramitar el expediente
Los documentos aportados o Se deben identificar los documentos, para poder incorporar los mismos en el Archivo Digital (conceptualmente el servicio del RDE se mantiene con las funcionalidades actuales, no obstante, la actual infraestructura del RDE ser sustituida por la infraestructura del Archivo Digital), relacionados con la tipologa documental a la que pertenecen. Antes de que se solicite la aportacin de los documentos, el proceso de solicitudes debe conectarse con el dossier del ciudadano, para no tener que pedir documentacin al ciudadano que ya est en poder de la Administracin.
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2. Verifica la firma de la solicitud 3. Archiva, en el Archivo Digital, la solicitud, la firma reconocida y los documentos aportados. ( Si los documentos aportados estn firmados electrnicamente, se guardarn con sus correspondientes firmas) 4. Registra la solicitud en el Registro Telemtico y realiza el asiento registral en el Libro de Registro. 5. Genera un justificante, mensaje de confirmacin firmado digitalmente por la Administracin, que se remite al ciudadano. La Administracin mediante el envo del mensaje de confirmacin, reconoce el momento de entrega de la solicitud (fecha y hora de presentacin y fecha y hora de registro) y expresa su obligacin de custodia. 6. Se crea la carpeta en el Repositorio de Expediente Electrnicos (REE) y se almacenan los datos y los identificativos de los documentos y les adjudica un identificador, que puede ser usado para permitir el acceso al ciudadano una vez identificado. 7. Se enva un mensaje de tareas al Buzn del funcionario. El funcionario u rgano gestor, a travs de este buzn, accede a las tareas pendientes y que pueden ser: Apertura de un expediente, Estudio de documentacin Otras tareas.
La Solicitud y el Justificante de Registro se guardaran como documentos con la firma embebida (ejgdocument) en el Archivo Digital.
Entrada Documentacin
Ciudadanos
Registro Presencial
Registro Telemtico
Libro de Entrada
Catlogo de Procedimientos DigitalizacinCompulsa Distribucin Fsica Documentos recibidos en el Registro Telemtico
XML
Distribucin Electrnica
Pendiente de Leer Archivo Unidades de Gestin Digital
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Archivo Digital
Unidades de Gestin
Salida Documentacin
Notificacin Telemtica Notificacin por Correo
Libro de Salida
Registro Telemtico Registro
Pasarela Notificacin
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Notificacin en soporte papel mediante copia autntica de un documento electrnico Actualmente, cuando un ciudadano elige que se le enven las notificaciones en soporte papel, hay que realizar los siguientes pasos para realizar una notificacin: 1. Generar el documento con una herramienta ofimtica o sistema de gestin. 2. Imprimir el documento en soporte papel. 3. Firmar el documento 4. Enviar al ciudadano el documento por correo postal En este caso, la posterior consulta telemtica del documento a travs de la Visin del ciudadano no es posible ya que no se ha guardado el documento electrnico, puesto que no es el original firmado que se le envi al usuario.
Para solucionar este problema y simplificar el proceso de notificacin, se propone realizar los siguientes pasos: 1. Generar el documento con una herramienta ofimtica o sistema de gestin 2. Firmar el documento electrnicamente 3. Guardar el documento en el Archivo digital 4. Crear una copia autntica en soporte papel 5. Enviar al ciudadano el documento en soporte papel En este caso, la posterior consulta telemtica del documento a travs de la Visin del ciudadano sera posible ya que se ha guardado el documento electrnico original.
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4.3.2
TRAMITACIN
La gestin documental tiene su origen en las Unidades Administrativas (u rganos Productores), y en concreto en las aplicaciones de tramitacin, tiene su elemento principal en el expediente
El expediente es generado por un usuario de un rgano Productor en la fase la tramitacin, en la que va pasando por una serie de etapas hasta su conservacin o eliminacin. El ciclo de vida de un expediente se inicia con la incorporacin del primer documento y pasa por distintas fases que son: Fase Activa Fase Semiactiva Fase Inactiva
Un documento relacionado con un expediente en tramitacin se encuentra en la primera fase de su ciclo de vida o fase activa. Esta fase se inicia en el mismo momento que se abre un expediente y en ella se van incorporando los documentos necesarios para cumplir los trmites de los procedimientos administrativos. A continuacin se detalla con ms detenimiento como se debe trabajar con los documentos en la fase activa o de tramitacin.
Fase en Tramitacin o Activa: En esta fase el expediente pasa por los distintos estados de la tramitacin que estn definidos en un procedimiento especfico. Una aplicacin de tramitacin de expedientes debe poder integrarse con los siguientes sistemas: a) Sistema de registro, ya que los documentos relacionados con un expediente que se entregan por el ciudadano o se generan desde el Gobierno Vasco deben ser registrados. b) Sistema de terceros, de donde se debe obtener los datos de los intervinientes. c) Sistema de tramitacin telemtica, que permite realizar el registro, pago, firma, notificacin y consulta de forma telemtica. d) Sistema econmico-financiero de la administracin a travs del cual se gestionan los procesos de pago que hay que realizar durante la tramitacin de un expediente. e) Archivo, para poder realizar el ingreso y consultas al mismo de forma automtica. f) Dossier del ciudadano, para poder acceder a los documentos
Para la explicacin de la fase en tramitacin se van a definir tres etapas de la misma: Inicio Expediente Tramitacin del Expediente Cierre del Expediente
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Inicio Expediente: Es en esta primera etapa donde se abre el expediente y se le asigna un procedimiento, y de forma indirecta una Serie documental. En este periodo inicial se van incorporando los documentos electrnicos y no electrnicos al expediente, al mismo tiempo que los metadatos bien de forma manual o automtica. La apertura de un expediente se puede realizar de forma manual en la unidades administrativas o por va telemtica. Las aplicaciones de tramitacin deben poder trabajar con documentos en papel y documentos electrnicos. As mismo, deben poder conectarse a la aplicacin de Registro para consultar la bandeja de distribucin y de esta forma poder incorporar a los expedientes los documentos que se han presentado de forma presencial y se han digitalizado o compulsado electrnicamente. Para ello se consultar peridicamente dicha bandeja, visualizando los documentos que se han recibido y procediendo a su identificacin comprobando primero si los documentos en cuestin pertenecen al departamento. En caso afirmativo se procede a incorporar los documentos a los expedientes correspondientes. Los documentos electrnicos y en soporte papel, que se vayan aadiendo al expediente desde la bandeja de distribucin quedarn referenciados desde el expediente mediante su OID.
Tramitacin Expediente: El sistema debe disponer de la funcionalidad necesaria para que durante la tramitacin, se puedan generar los documentos a partir de plantillas personalizadas o independientemente de ellas. Tras la generacin del documento, debe permitirse la edicin y actualizacin del mismo por parte de los usuarios. El expediente se ir actualizando con una serie de metadatos a lo largo de su tramitacin hasta el cierre. Los documentos sern guardados en el Archivo Digital y ste devolver a las aplicaciones de tramitacin los OID de los documentos para anexarlos a los expedientes. Las aplicaciones deben implementar el control de versiones de los documentos, controlando los estados de un documento (Trabajo, Vigente, Histrico, Anulado). o La copia de trabajo en un control de versiones corresponde al borrador de un documento, este documento estar en el formato nativo en que se ha generado. La copia vigente corresponde al documento consolidado y sera recomendable que se genere en el formato de conservacin a largo plazo (PDF), y si el documento necesita ser firmado ser esta copia la que se firme. La copia histrica corresponde al documento que estando en estado vigente ha sido modificado, quedando como vigente el documento modificado e histrico la copia que estaba como vigente anteriormente.
El sistema debe permitir realizar notificaciones a travs de la Pasarela de Notificacin.
En este periodo de Archivo de Oficina, la documentacin electrnica que incorpora firma se almacenar en el formato original.
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Si por alguna circunstancia el proveedor de servicios de certificacin que emiti el certificado electrnico con el que se firma un documento, cesara en su actividad durante esta fase, la validez de la firma se regular por lo que establece la Ley 59/2003, de 19 de Diciembre, de firma electrnica en el Artculo 21 punto 3 y que dice lo siguiente:
Los prestadores de servicios de certificacin remitirn al Ministerio de Ciencia y Tecnologa con carcter previo al cese definitivo de su actividad la informacin relativa a los certificados electrnicos cuya vigencia haya sido extinguida para que ste se haga cargo de su custodia a efectos de lo previsto en la letra f) del apartado primero del artculo 20. Este Ministerio mantendr accesible al pblico un servicio de consulta especfico donde figure una indicacin sobre los citados certificados durante un perodo que considere suficiente en funcin de las consultas efectuadas al mismo.
En el Archivo General y en el Archivo Histrico para los documentos electrnicos que conserven la firma original y se produzca el caso anterior, se regular de la misma forma.
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Cierre del Expediente: Cuando termina la tramitacin del expediente, el tramitador validar que la informacin del expediente, tanto en soporte papel como electrnico, es completa y correcta. Para asegurar su conservacin y acceso a lo largo del tiempo, el expediente deber ser archivado.
4.3.3
INGRESO DE LOS EXPEDIENTES EN EL AKS/SGA
A partir del momento del cierre del expediente, y en funcin de los plazos que marque el procedimiento de archivo en la oficina, el archivero proceder a archivar los expedientes cerrados. La herramienta corporativa de gestin de Archivo es el Sistema Informtico de Gestin de Archivo (AKS/SGA). El ingreso de expedientes en el AKS/SGA se realizar mediante un proceso automtico. Este proceso consta de tres fases:
4.3.3.1
Exportacin desde el Sistema de Gestin de Expedientes
El Sistema de Gestin de Expedientes debe exportar a un formato XML, definido por el AKS/SGA, los datos relativos a los expedientes Para ello, el archivero de la oficina seleccionar los expedientes que desea archivar e ingresar en el AKS/SGA. Tras verificar la correcta seleccin de expedientes, generar automticamente el paquete de informacin que ingresar en el AKS/SGA. Este paquete estar formado por los datos y documentos electrnicos (slo los OIDs de los documentos electrnicos con sus metadatos) de los expedientes seleccionados. Esta informacin se extraer automticamente del Sistema de Gestin de Expedientes. Como resultado de esta operacin, El paquete de informacin que ingresar en el AKS/SGA quedar almacenado en una zona accesible para su tratamiento por parte del AKS/SGA
4.3.3.2
Importacin desde el AKS/SGA
El AKS/SGA, mediante un proceso batch, importa la informacin y la incorpora a su base de datos.
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4.3.3.3
Archivado de los documentos en soporte papel
En paralelo, archivar los expedientes en soporte papel en los depsitos del archivo de oficina. El archivero debe ubicar fsicamente los documentos en soporte papel en las estanteras mediante unidades de instalacin. Como paso final deber actualizar en el AKS/SGA la signatura de los expedientes para su futura localizacin.
Queremos destacar que en las dos primeras fases, exportacin e importacin, los documentos electrnicos permanecen siempre en el Archivo digital. Lo nico que se traspasa entre sistemas son sus identificativos.
Transferencia a Archivo
Unidad de Tramitacin
Gestion de Expedientes Gestion de Expedientes ----Aplicaciones Verticales Aplicaciones Verticales
Prod. Admva.
Ofimtica Ofimtica Impresin Transferencia Transferencia Archivo Digital Archivo Digital Digitalizacin Firma Firma electrnica electrnica
Archivo
Entrada
Conversin Conversin Formato Formato
Archivo Digital
Entrada y descripcin
Expediente Expediente Electrnico Electrnico
GESTIN GESTIN ARCHIVO ARCHIVO (SGA) (SGA)
Transferencia Transferencia Archivo Archivo Expediente Expediente Fsico Fsico Archivo Oficina Archivo Oficina
Archivo Fsico
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4.3.4
ARCHIVO
El Archivo es la instancia responsable del tratamiento tcnico, difusin y conservacin de los fondos documentales. El Sistema de Archivo es el conjunto de normas, rganos, centros y servicios vinculados a la gestin de los archivos. La ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica describe el reglamento del sistema de archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi. Dicho reglamento detalla los procesos tcnicos en la gestin de los documentos y archivos: La gestin de documentos y archivos (Captulo I) Ingreso de documentacin en los archivos General e Histrico(Captulo II) Transferencias de documentacin (Captulo III) Organizacin de la documentacin (Captulo IV) Identificacin y valoracin de la documentacin (Captulo V) Seleccin y expurgo de la documentacin (Captulo VI) Salida documentacin del sistema de archivo (Captulo VII) Consulta de la documentacin (Captulo VIII) Reprografa de fondos documentales (Captulo IX) Prstamo de la documentacin (Captulo X)
A continuacin, transcribimos los artculos del reglamento ms relevantes en materia de gestin documental.
La gestin de documentos y archivos (Captulo I) El Sistema Informtico de Gestin del Sistema de Archivo (AKS/SGA) dar soporte a los procesos y tareas de gestin de archivo definidos en Reglamento.
Ingreso de documentacin en los archivos General e Histrico (Captulo II) Se establecen las siguientes vas de ingreso de documentacin: a) Transferencias ordinarias. b) Transferencias extraordinarias. c) Ingresos por adquisicin derivada de actos intervivos o mortis causa.
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Transferencias de documentacin (Captulo III) La descripcin de las transferencias de documentacin se realiza en tres etapas: preparacin de la documentacin a transferir formalizacin de las transferencias de documentacin recepcin y control de las transferencias realizadas
Consulta SGA
ARCHIVO ORIGEN
Propuesta Transferencia
Preparacin
Archivo Relaciones Entrega

Relacin Entrega Nuevas Signaturas
Relacin Entrega
ARCHIVO DESTINO
No
Aceptacin
Cotejo Comprobacin
Signaturas SGA
Cierre
Organizacin de la documentacin (Captulo IV) CUADRO DE CLASIFICACIN. El Cuadro de Clasificacin es el instrumento de gestin que refleja la organizacin del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura. Desde el momento de su creacin o recepcin, todos los documentos de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi se organizarn en base al denominado Cuadro de Clasificacin de la Documentacin, que estructure la totalidad de la documentacin existente, incluida la documentacin en soporte electrnico.
ORDENACIN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos dentro de cada expediente debern estar ordenados siguiendo su lgica tramitacin que, en general coincide con su secuencia cronolgica. Los expedientes dentro de cada serie se ordenarn segn el criterio ms conveniente a su contenido y codificacin: alfabtico, cronolgico, numrico y alfanumrico.
REORGANIZACIN DE FONDOS DOCUMENTALES Una vez definidos los calendarios de conservacin, el Archivo General proceder a la eliminacin y/o reorganizacin de la documentacin evaluada.
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DESCRIPCIN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES Todos los documentos custodiados en el Sistema de Archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi debern estar identificados y descritos de tal modo que se facilite la consulta y localizacin de la documentacin e informacin objeto de inters.
Identificacin y valoracin de la documentacin (Captulo V) Todos los documentos custodiados en el Sistema de Archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi debern estar identificados y descritos de tal modo que se facilite la consulta y localizacin de la documentacin e informacin objeto de inters. La Identificacin documental es el proceso de recopilacin de informacin y estudio de cada una de las series documentales generadas por la Administracin. La Valoracin documental es el proceso de anlisis y determinacin de los valores de los documentos de archivo en funcin de los efectos que causan y de la informacin que contienen. Estos valores condicionan la conservacin temporal o permanente de la documentacin.
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Seleccin y expurgo de la documentacin (Captulo VI) La Seleccin de la documentacin es el proceso de determinacin de los documentos que van a ser objeto de eliminacin o conservacin de acuerdo con los plazos que se establezcan en el Calendario de Conservacin. El Expurgo de la documentacin es el proceso de eliminacin o borrado de documentos por cualquier medio que impida su reconstruccin y posterior uso La seleccin y eliminacin de la documentacin se llevar a efecto en cada nivel de archivo en funcin de los plazos de permanencia y conservacin que se hayan definido para cada serie documental en el Calendario de Conservacin.
Consulta SGA
RESPONSABLE DEL ARCHIVO
Propuesta Expurgo
Realizacin Expurgo
Control Expurgo SGA
Cierre
Relacin Expurgo
Acta de Expurgo Relacin doc. Expurgada
RESPONSABLE DE LA UNIDAD PRODUCTORA
No
Aceptacin
Comunicacin Expurgo
Salida documentacin del sistema de archivo (Captulo VII) La salida de documentacin conservada en el Sistema de Archivo puede ser de carcter temporal o definitivo. La salida temporal de documentacin es aquella que se realiza por un perodo de duracin definida con la finalidad de proceder a su restauracin o bien para formar parte de exposiciones. La salida de documentacin del Sistema de manera definitiva implica su baja de los fondos de archivo.
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Consulta de la documentacin (Captulo VIII) El Acceso a la documentacin es la disponibilidad de la misma para su consulta. La Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi de conformidad con la legislacin vigente, garantizar el acceso a sus archivos y procurar la disponibilidad de los documentos, tanto a travs de los instrumentos adecuados al efecto, como del asesoramiento directo a quien lo solicite. La accesibilidad a los documentos generados por la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi se establecer de manera preceptiva en los Calendarios de Conservacin de la documentacin.
SGA Archivo de Oficina
SGE
Archivo de General Archivero Archivo de Histrico
Tramitador
Reprografa de fondos documentales (Captulo IX) La reproduccin de fondos documentales se basar en los siguientes criterios: a) Seguridad de conservacin, aplicable a los documentos de valor permanente y, en especial, a los documentos vitales. b) Referencia y consulta, con la finalidad de agilizar los trmites administrativos o facilitar la consulta de la documentacin cuyo deterioro o delicada conservacin aconseje el acceso restringido. c) Sustitucin de soportes, con la finalidad de ahorrar espacio sustituyendo el documento original por los reproducidos en nuevos soportes. d) El volumen de consultas sobre un mismo fondo, solicitadas por diferentes usuarios.
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Prstamo de la documentacin (Captulo X) Los criterios generales relativos al prstamo son: 1. Como norma general, toda la documentacin de carcter histrico est excluida de prstamo. 2. Solo se prestarn documentos a las unidades administrativas que los han producido. 3. El prstamo a otra unidad administrativa diferente de la productora requerir la autorizacin expresa de sta.
Consulta SGA
USUARIO INTERNO
Seleccin
Solicitud
Recepcin
Devolucin/ Aplazamiento
Reclamacin Documentos
SGA
Peticin Prrroga
No Devolucin S
RESPONSABLE ARCHIVO
Disponibilidad
Control Entrega
No
S S Gestin Diaria Libre No Cierre SGA
Reserva
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4.3.5
CONSULTA
Hay dos escenarios de consulta en el mbito de la teletramitacin (para la consulta de expedientes archivados ver el Captulo VIII del Ttulo III del Reglamento de Archivo): Consulta de Informacin General sobre los Procedimientos Administrativos Consulta de Expedientes
4.3.5.1
Consulta de Informacin General sobre los Procedimientos Administrativos
El objeto de este escenario es facilitar a la ciudadana la informacin general de todos los servicios y procedimientos administrativos susceptibles de ser solicitados y tramitados a travs de los diversos canales disponibles. La informacin general a que se refiere este escenario incluye: Los datos relevantes de cada procedimiento, como son el Objeto, los Destinatarios, el rgano y Departamento que lo tramita, el Plazo y Lugar de Presentacin de solicitudes, la Documentacin a aportar, etc. Los modelos de documentos normalizados existentes para la tramitacin del procedimiento, como, por ejemplo, el formulario de solicitud. En las fichas de informacin general de los procedimientos administrativos se facilitar el acceso a los formularios normalizados necesarios para su tramitacin, de forma que los ciudadanos puedan imprimirlas y presentarlas en la Administracin por cualquiera de los medios tradicionales de tramitacin: el presencial y el correo postal.
4.3.5.2
Consulta de Expedientes
El objeto de este escenario es facilitar a los ciudadanos y a las empresas la consulta telemtica de la informacin relativa a los expedientes en los que figuren como interesados, que estn en tramitacin o que hayan sido tramitados en la Administracin. La informacin a que se refiere este escenario incluye lo siguiente: Expedientes en tramitacin Subsanaciones de documentacin Pagos Notificaciones y comunicaciones Recursos Certificados Expedientes cerrados
Desde la Consulta de Expedientes podr accederse, tambin, a los documentos electrnicos del expediente.
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El siguiente diagrama detalla el proceso de consulta de documentos electrnicos por parte de un ciudadano.
Consulta de documentos electrnicos
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4.4
Otros procesos distintos de la tramitacin
Adems de en la tramitacin, la gestin documental tambin est presente en otros procesos del Gobierno Vasco. Al archivo digital tambin dar servicio a todos los procesos y sus sistemas de gestin
Correo electrnico Dossier del ciudadano Aplicaciones que se apoyan en la Gestin documental
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4.4.1
CORREO ELECTRNICO CORPORATIVO
Para la utilizacin del correo electrnico corporativo se van a realizar una serie de recomendaciones para su utilizacin: Se deber concienciar a todo el personal sobre el uso correcto del correo electrnico, diferenciando su funcin como herramienta de comunicacin interpersonal, de su funcin como herramienta de transmisin de informacin necesaria para la gestin y tramitacin. Esto afecta tanto a los correos enviados como a los recibidos. Los correos que deban guardarse, se archivarn en la aplicacin de gestin documental del departamento organizados en carpetas por asuntos o entidades o personas remitentes, de acuerdo con el objeto del correo, borrndolos del buzn de entrada de forma que se libere espacio del servidor de correo. Cualquier correo que contenga datos relacionados con la gestin del Gobierno Vasco debe guardarse como documento (se recomienda la conversin del documento a formato PDF) para su incorporacin al expediente correspondiente. La direccin de correo del remitente debe identificarse con el nombre del mismo, en el momento de incorporarse el correo al expediente. En caso de que el correo deba incorporarse a un expediente mixto, deber anexarse siempre en el formato electrnico. Debern borrarse peridicamente y de forma sistemtica los correos cuya informacin no sea relevante para la gestin de los asuntos asignados a cada uno de los trabajadores.
En el servidor de correo se debern establecer tres categoras de buzones de correo: Buzn de correos personales, a los que nicamente tendr acceso el interesado Buzn de correos compartidos, que pueden ser accesibles a un grupo de personas o Departamento, con lo que se unifica en un nico buzn informacin sobre asuntos de temtica relacionada Correos pblicos, de libre acceso a todos los usuarios del Gobierno Vasco, en el que se almacena la informacin de carcter corporativo.
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4.4.2
DOSSIER DEL CIUDADANO
La carpeta ciudadana o dossier se crear en un apartado del Archivo Digital y la funcionalidad principal ser la de centralizar aquella documentacin que una vez solicitada a un ciudadano es susceptible de volver a ser requerida en algn proceso administrativo posterior, esta carpeta debe contener la documentacin de las personas fsicas y jurdicas. Esta carpeta del Archivo Digital tiene como principal objetivo mitigar los requerimientos de documentacin en las solicitudes de servicio (vinculadas a inicio de trmites administrativos) por parte de un ciudadano, que se realiza mediante entrega de la solicitud (y documentacin anexa) en una oficina de registro presencial o por el registro telemtico del Gobierno Vasco. El dossier del ciudadano se debe disear como un mdulo comn dentro de los sistemas de informacin de la Administracin del Gobierno Vasco e interactuar con varios sistemas en los dos entornos fundamentales de la e-administracin: front-office y back-office.
Descripcin general La carpeta ciudadana o dossier del ciudadano es un conjunto de documentos electrnicos tipificados y con ciertos datos de gestin vinculados a ciudadanos, a travs del vnculo de una base de Terceros, que puede ser corporativa o creada especialmente para el Dossier. Los documentos que se deberan incorporar al dossier del ciudadano deben estar tipificados y en la definicin de los mismos se indicarn aquellos que pueden ser sustituidos por una transmisin de datos (validacin y certificacin). A modo de ejemplo y de forma simplificada se detalla como podra trabajar el dossier del ciudadano: Identificacin de documentos. Siempre en canal presencial la primera actividad es el identificar aquellos documentos que habiendo sido presentados por registro de entrada deben de incorporarse a una actividad de captura para su incorporacin al dossier. Proceso de captura (ALTA): Siempre en canal presencial. El alta de un nuevo documento se realizar mediante la digitalizacin del mismo para su incorporacin al archivo digital. Proceso de Validacin: Los documentos despus de digitalizarse se marcarn con el estado pendiente de conformidad. El departamento responsable de la administracin de la carpeta Dossier del Ciudadano ser el responsable de la validacin y descripcin documental, de establecer la vigencia y de habilitar el acceso posterior al documento por parte tanto de ciudadanos como de usuarios internos. Consulta de la carpeta por parte de un ciudadano. Un ciudadano, autenticado con su certificado electrnico podr visualizar por el canal telemtico el conjunto de documentos que conforman su carpeta ciudadana, disponiendo as mismo de la posibilidad de visualizar e imprimir cualquiera de los documentos que lo componen. Integracin de la carpeta ciudadana en proceso telemtico de presentacin de solicitudes. Los procesos telemticos que requieran que el ciudadano presente documentacin administrativa, debern disponer de una integracin con la carpeta ciudadana de forma que el servicio telemtico no obligue a la presentacin de aquellos documentos ya existentes en la carpeta; o bien la alimenten para aquellos documentos que estando tipificados como pertenecientes a la carpeta, no estn incorporados a la misma. Consulta de la carpeta por parte de las unidades de gestin. Un usuario interno del Gobierno Vasco podr consultar el dossier del ciudadano, siempre y cuando haya identificado al ciudadano en el procedimiento que tramita y sta deba ser incorporada al expediente.
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Administracin de la Aplicacin. Los responsables de la carpeta Dossier del ciudadano sern los responsables de la gestin de dicha aplicacin. Paso a histrico y borrado de documentos del dossier. Los documentos cuya vigencia finalice se marcarn como histricos, se eliminarn aquellos que no estn referenciados a ningn expediente administrativo. Proceso de eliminacin de expedientes con documentos del dossier. La eliminacin de expedientes en el SGA, supone la eliminacin de las referencias a los expedientes eliminados en el dossier.
De esta forma el ciclo de vida de un documento de la carpeta ciudadana es el siguiente:

Alta del Documento Entrega de Documentacin Provisional Confirmacin Vigente Caducidad Vigencia Histrico
Eliminacin
Fin
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4.4.3
Aplicaciones que se apoyan en la Gestin Documental
En los apartados anteriores se ha explicado como se debe trabajar con la documentacin administrativa procedimentada, en este apartado se pretende reflejar de forma muy genrica y sin entrar en mucho detalle, como se debe trabajar con la documentacin administrativa no procedimentada, independientemente de que dicha documentacin disponga de una serie documental para su conservacin en el Archivo General o no tenga necesidad ello. Este tipo de documentacin puede tener necesidad de utilizar el Registro para la recepcin de documentacin o en el caso de la documentacin que dispone de serie documental del Archivo para su conservacin, en estos casos la utilizacin de dichos servicios se realizar de la misma forma que se ha detallado en el punto 4.3.1 para el Registro y en el 4.3.3 para el Archivo. A continuacin se mencionan a modo de ejemplo algunas aplicaciones que estaran dentro de este apartado: Infraestructura de Presencia en Internet Sistemas horizontales de gestin o o Control econmico (IKUS) Control de personal (GIP/EIZU)
Sistemas de gestin especficos o Intranet. Gestin del conocimiento
Sistemas de difusin de informacin o o o o Seguimiento de prensa Conocimiento jurdico Estadsticas Publicaciones, BOPV
Todas estas aplicaciones tienen en comn que necesitan funcionalidades de gestin documental, a continuacin se explica brevemente como debe trabajar una aplicacin que gestione documentos, aunque cabe resear que cada una tendr su propia casustica y no tienen por qu ajustarse a lo que se explica posteriormente .
Modelo de Trabajo: Identificacin de documentos. Se proceder a la identificacin del documento para incorporarlo a la aplicacin que corresponda. Si el documento es en formato papel se digitalizar para anexarlo a la aplicacin y si es necesaria la conservacin del documento fsico se debe dejar constancia en la aplicacin del lugar donde est guardado. Proceso de captura (ALTA): El alta de un nuevo documento si se ha recibido en papel se realizar mediante la digitalizacin del mismo para su incorporacin al Archivo digital. Los documentos una vez digitalizados se tienen que convertir a un formato estndar (PDF). Los documentos electrnicos que se encuentren en una ruta accesible desde el explorador de Windows, se incorporarn a la aplicacin directamente desde dicha ruta. Proceso de Notificacin: Una vez incorporado un documento a la aplicacin, se podr notificar a los usuarios del departamento del alta del mismo, siempre y cuando el usuario en cuestin tenga permiso para ver el documento.
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Modificacin del documento: Los documentos se podrn modificar por los usuarios del departamento que tengan permiso para hacerlo y se dejar constancia de todos los cambios ocurridos en el documento. Eliminacin de Documentos: Se debe proceder a la eliminacin de los documentos que estn incorporados en la aplicacin y cuya utilidad para el departamento haya desaparecido.
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4.5
Modelo de datos
El siguiente modelo de datos describe la informacin necesaria para realizar una correcta gestin documental. Esta descripcin se realiza mediante la definicin de entidades y relaciones entre entidades. Pretende dar una visin global con un nivel de abstraccin prximo al usuario e independiente de la implementacin fsica del modelo de datos. Una entidad es un objeto real o abstracto sobre el cual queremos tener informacin, que tiene existencia por s mismo y que se puede identificar de manera clara y precisa. La relacin entre entidades es su asociacin o correspondencia entre ellas.
4.5.1
ENTIDADES
El siguiente diagrama detalla las entidades del modelo de datos.
CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS DE CADA UNIDAD
MBT, MTT Trmites, Datos
ESTRUCTURA ORGNICA DEL G.V.
TIPOLOGA DOCUMENTAL
CUADRO DE CLASIFICACIN
SERIES DOCUMENTALES
TABLAS DE VALORACIN
SOPORTE FORMATO
CALENDARIO DE CONSERVACIN
EXPEDIENTES
DOCUMENTOS
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A continuacin describimos cada una de las entidades:
ENTIDAD
DESCRIPCIN Un procedimiento es un conjunto de trmites, estructurados en fases, con una lgica de operaciones definida que soportan un proceso de negocio Los procedimientos generalmente se soportan en una normativa, se inician por un evento externo (de parte) o interno (de oficio) y producen una salida al exterior. Relacin ordenada que incluye los procedimientos administrativos del Gobierno Vasco
RESPONSABLE
UBICACIN
OBSERVACIONES
Procedimientos de cada unidad
Departamentos
BOPV
Catlogo de procedimientos
DIAE Departamentos
Hay partes publicadas en Euskadi.net Platea tiene los procedimientos de teletramitacin BOPV Est albergado en el SGA. Tiene un mantenimiento. Las series de Industria estn en el AKS/SGA
No hay una publicacin completa. En elaboracin.
Estructura orgnica del Gobierno Vasco
Relaciones jerrquicas entre las unidades del Gobierno Vasco Instrumento de gestin que refleja la organizacin del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura. Conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una funcin o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento
Lehendakaritza
XL-Nets tiene la estructura orgnica actual. El AKS/SGA mantiene la estructura orgnica histrica. En el AKS/SGA slo est el de los departamentos que usan ste sistema Est prevista la incorporacin del resto del Gobierno Vasco. El conjunto de todas las series no est en un nico ningn sistema informtico, sino disperso en varios sistemas diferentes.
Cuadro de clasificacin
Archivo General
Series documentales
Archivo general Departamentos
Expedientes
Conjunto ordenado de documentos y Departamentos actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolucin administrativa, as Archivo General (cuando como las diligencias encaminadas a le son transferidos) ejecutarla
Sistemas de Gestin de Expedientes AKS/SGA (cuando se cierran y archivan)
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ENTIDAD Documentos del expediente
DESCRIPCIN Relacin de documentos que tiene un expediente concreto Unidad documental bsica, que presenta unas caractersticas estructurales similares derivada del ejercicio de una misma funcin y producida por un determinado rgano o unidad en el desarrollo de una competencia concreta que viene regulada por una norma de procedimiento. Soporte: Material en el que se registra la informacin del documento: papel, electrnico, Formato: Sistema en el que se codifica la informacin: xml, pdf, doc,
RESPONSABLE Departamentos Archivo General (cuando

le son transferidos)
UBICACIN Sistemas de Gestin de Expedientes AKS/SGA (cuando se cierran y archivan) El Archivo General tiene una relacin de tipologas documentales. No est difundida.
OBSERVACIONES
Tipos documentales
Archivo general
Su inclusin en un sistema informtico permite un mayor control del contenido del expediente y posibilitara el expurgo parcial automtico de documentos electrnicos
Tipo de soporte Tipo de formato
Archivo general DIT
Ver el documento de estndares tecnolgicos (RESOLUCIN de 19 de noviembre de 2008, de la Directora de Informtica y Telecomunicaciones, aprobando el Documento de Estndares tecnolgicos)
Calendario de conservacin
Instrumento que identifica las series Unidad productora documentales y establecen su permanencia Archivo general en cada subsistema, su nivel de conservacin COVASAD o eliminacin y su accesibilidad.
AKS/SGA
Pendiente de aprobar por la COVASAD
Para cada serie especifican los valores de los documentos de archivo en funcin de los Unidad productora efectos que causan y de la informacin que Tablas de valoracin Archivo general contienen. Estos valores condicionan la COVASAD conservacin temporal o permanente de la documentacin.
AKS/SGA
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RELACIONES ENTRE ENTIDADES Entre las entidades existen las siguientes relaciones: Los procedimientos de cada unidad dan lugar a las series documentales. Una serie identifica un conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una funcin o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento. Una serie documental da lugar a un conjunto de expedientes. O tambin, un expediente es una instancia concreta de una serie documental. Un expediente contiene un conjunto de documentos del expediente. El conjunto estructurado de todos los procedimientos de cada unidad forma el catlogo de procedimientos. Un procedimiento es responsabilidad de una unidad orgnica. El cuadro de clasificacin estructura todas las series documentales mediante los siguientes niveles: Fondo, Subfondo, Seccin, Subseccin, Serie, Subserie Las tablas de valoracin detallan los valores de los documentos de archivo de cada serie documental. El conjunto de los plazos de conservacin detallados en las tablas de valoracin forma el calendario de conservacin. Los documentos de archivo enumerados en las tablas de valoracin pertenecen a una tipologa documental. En el caso de los documentos electrnicos, esta relacin permitir realizar expurgos automticos segn los plazos de conservacin. Los documentos de archivo que pertenecen a una tipologa documental pueden estar en uno o varios soportes. Cada documento del expediente es de una tipologa documental concreta. Cada documento del expediente puede estar en uno o varios soportes. Cada procedimiento gestiona documentos de archivo que pertenecen a una tipologa documental. El MBT y el MTT organizan, describen y normalizan, de una manera genrica, los procedimientos. El MBT debera detallar para cada familia de procedimientos la tipologa documental de sus documentos de archivo.
CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS DE CADA UNIDAD MBT, MTT Trmites, Datos
ESTRUCTURA ORGNICA DEL G.V.
TIPOLOGA DOCUMENTAL
SERIES DOCUMENTALES
TABLAS DE VALORACIN
SOPORTE FORMATO
CALENDARIO DE CONSERVACIN
EXPEDIENTES
DOCUMENTOS
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SITUACIN ACTUAL Actualmente slo una parte de las entidades estn gestionadas en un sistema informtico: Sistema de Gestin de Archivo (AKS/SGA) o o o o o o o o o Cuadro de clasificacin Estructura orgnica Series documentales Expedientes cerrados Documentos de los expedientes cerrados Tablas de valoracin Calendarios de conservacin Expedientes abiertos Documentos de los expedientes abiertos
Sistemas de Gestin de Expedientes (SGE)
CATA LO GO DE PRO CE DIMIE NT O S
PRO CE DIMIE NT O S D E CADA UN ID AD
MBT , MTT Tr mi tes, Datos
E STRU CTU RA OR GN ICA D E L G.V.
SGA
SE RIE S DO CUME NT AL ES T ABL AS DE VALO RACI N
T IPOL OG A D O CUME NT AL
CU ADRO DE CLASIF ICA CI N
SOPO RT E F OR MATO
CAL E ND ARIO D E CON SER VACI N
SGE
E XPE DIE NT E S
D OCU MEN T OS
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PROPUESTA DEL MODELO Todas las entidades del modelo de datos deberan estar gestionadas en sistemas informticos interrelacionados entre s: Sistema de Gestin de Procesos de Negocio (SGPN) o o o o o o o o o o o o o o Procedimientos de cada unidad Catlogo de procedimientos MBT, MTT Cuadro de clasificacin Estructura orgnica Series documentales Tipos documentales Soporte, Formato Expedientes cerrados Documentos de los expedientes cerrados Tablas de valoracin Calendarios de conservacin Expedientes abiertos Documentos de los expedientes abiertos
Sistema de Gestin de Archivo (AKS/SGA)
Sistemas de Gestin de Expedientes (SGE)
FUNCIONES Y COMPETENCIAS DEL G.V.
NORMAS DE PROCEDIMIENTO MBT, MTT
SGPN
+ Platea
ESTRUCTURA ORGNICA SERIES DOCUMENTALES TIPOS DE DOCUMENTOS
CALENDARIOS DE CONSERVACIN SOPORTE FORMATO
SGA
SUBSISTEMAS DE ARCHIVO
EXPEDIENTES
DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE
SGE
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4.5.2
Propuesta de Metadatos de los documentos electrnicos
Los metadatos son datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestin a lo largo del tiempo. En un modelo de datos normalizado, esta informacin est repartida entre varias entidades. Por ejemplo, para saber en que subsistema de archivo (oficina, general o histrico) se encuentra un documento deberamos ver a qu expediente pertenece el documento y localizar el subsistema en el que se encuentra dicho expediente. No obstante, podra ser interesante incorporar metadatos redundantes en el documento para realizar sobre l algn proceso directo. A continuacin se enumeran algunos de los metadatos que describen un documento electrnico de archivo que se albergara en el Archivo digital. Puede consultarse la lista completa de metadatos en la Gua de Uso del Archivo Digital. Se han agrupado los metadatos en los siguientes tipos: INHERENTES AL DOCUMENTO CONTROL DE ACCESO ALMACENAMIENTO DESCRIPCIN FIRMA ENTRADA / SALIDA TRAMITACIN ARCHIVO CONSERVACIN A LARGO PLAZO
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TIPO DE METADATO
INHERENTES AL DOCUMENTO
METADATO
INC.*
1
OBSERVACIONES
Identificador nico de documento (OID) Nombre del documento Asunto Autor Fecha y hora de la creacin del documento Tamao del fichero Identificador del Departamento Identificador de la Entidad Tipo de documento
1 1 0-1 1 1 1 1 1 1 Alternativa 1: Identificador del tipo de documento, Nombre del tipo de documento Alternativa 2: Tipo genrico, Tipo concreto Ttulo Descripcin, Resumen
Idioma Observaciones CONTROL DE ACCESO Derechos de acceso Custodio. Persona o unidad responsable del mantenimiento. Aplicacin responsable del mantenimiento ALMACENAMIENTO Sello de tiempo del instante del almacenamiento Identificador del usuario o aplicacin que ha almacenado el documento Nombre del usuario o aplicacin que ha almacenado el documento Fecha de ltima modificacin Autor de la ltima modificacin Versin
1-n 0-1 1 1-n 1 Valores: Documento pblico o privado
1 1 1 1
Sistema desde el que se incorpor el documento
0-1 0-1 1-n Alternativa: Dos campos (Versin y revisin)
TIPO DE METADATO
DESCRIPCIN
METADATO
INC.*
0-1
OBSERVACIONES
Descriptor onomstico Descriptor geogrfico
0-n 0-n
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TIPO DE METADATO
FIRMA
METADATO
Descriptor de materia
INC.*
0-n 0-n
OBSERVACIONES
Identificador del firmante Nombre del firmante Firma Identificador del Departamento del firmante Identificador de la Entidad del firmante Fecha y hora de firma ENTRADA / SALIDA Indicador de documento de Entrada o Salida Remitente del documento. Tercero que ha presentado el documento Destinatario del documento Nmero de registro Fecha y hora TRAMITACIN Identificador del procedimiento / serie Identificador del nmero de expediente Origen Compartido Ao del ejercicio Asociacin con otros documentos ARCHIVO Documento vital Expurgado Fecha de baja (expurgo)
1 1 1 1 1 1 0-1 1 1 Valores: E, S, Interno
1-n 1 1 0-n 1 1 1 1 1 0-n 0-1 1 1 1 Valores: S, No Valores: 0=NO, 1=S Alternativa: Plazo de conservacin Dos campos: Indicador de asociacin, Cabecera de asociacin Valores: Ciudadano, Administracin Valores: 1 (si se usa slo en un expediente), 2,
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TIPO DE METADATO
CONSERVACIN A LARGO PLAZO
METADATO
INC.*
0-1
OBSERVACIONES
Dependencias de hardware Dependencias del sistema operativo Dependencias del software de aplicaciones Formato del fichero. Extensin del documento Resolucin Versin del algoritmo de compresin Documento migrado Versin de migracin Fecha de la ltima migracin OID del documento original
1 1 1 1 1 1 1 0-1 0-1 0-1 Valores: S, No Aplicacin de software que se utiliz para la creacin del documento
Incidencia de un metadato. INDIDENCIA 1 1-n 0-1 0-n EXPLICACIN Indica que el elemento de metadatos debe aparecer una vez Refleja que el elemento de metadatos debe aparecer al menos una vez pero se puede presentar en ms de una ocasin Significa que el elemento de metadatos puede no existir, pero que cuando existe se presentar slo una vez. Indica que el elemento de metadatos puede no aparecer jams o presentarse en numerosas ocasiones.
Por su puesto, cada aplicacin puede ampliar estos metadatos aadiendo los que necesite para implementar su lgica de negocio.
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4.5.3
TIPOLOGAS DOCUMENTALES
Los documentos constituyen el resultado del registro de las actividades de las organizaciones en el desarrollo de sus funciones ya sean stas de carcter comn o especficas -, dando as lugar a tipologas documentales diferentes; cuyo conocimiento resulta imprescindible para la gestin y archivo de la documentacin.
PROCEDIMIENTO
TIPOS DOCUMENTALES
>
SERIES DOCUMENTALES
Unidad lgica
DOCUMENTOS
>
EXPEDIENTES
Unidad fsica
RELACIN DE TIPOS DOCUMENTALES
>
TABLAS DE VALORACIN CUADRO DE CLASIFICACIN
Herramienta / Instrumento de control
Concepto de Documento Administrativo La Ley 30/1992 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn (art. 46.6,) establece un concepto amplio de documento administrativo, declarando que tienen la consideracin de documento pblico administrativo los documentos vlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas. Puesto que no dice nada sobre los documentos del administrado se podra deducir que stos no se incluyen en el concepto de documento administrativo, ya que el emisor no es un rgano administrativo que genere los documentos en el ejercicio de sus competencias administrativas. Sin embargo no se puede negar que el ciudadano presenta documentos para comunicarse con la Administracin Pblica, participando de la actividad administrativa e iniciando un procedimiento (Ley 30/1992, art. 68). Las notas caractersticas del documento administrativo, que lo distinguen de otros documentos son: Que siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organizacin administrativa. Son vlidos cuando cumplen una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
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Determinacin de las Tipologas documentales Las tareas de diseo normalizado, de valoracin y de seleccin, de descripcin y todas cuantas constituyen los procesos de gestin de documentos y de archivos, exigen el conocimiento de las distintas tipologas documentales, en cuya estructuracin se realiza en base a la organizacin interna y a las funciones desarrolladas por la unidad productora: Se define el Tipo documental como la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato y contenido informativo son homogneos. Cada tipo documental viene vinculado desde su inicio- con: el rgano administrativo que lo genera la funcin que tiene atribuida ese rgano en el ejercicio de sus competencias. Por tanto, teniendo en cuenta lo anterior, existe una relacin de correspondencia entre tipo documental y funcin administrativa. La clasificacin de los distintos tipos de documentos vara en funcin de los criterios que se utilicen: CRITERIO A - POR EL TIPO DE DECLARACIN
Manual de Documentos Administrativos, MAP, Madrid 1994
CLASIFICACIN A.1. - Documentos Administrativos de Decisin A.2. - Documentos Administrativos de Transmisin A.3. - Documentos Administrativos de Constancia A.4. - Documentos Administrativos de Juicio B.1. - Documentos de Iniciacin B.2. - Documentos Informativos B.3. - Documentos de Comunicacin B.4. - Documentos de Instruccin B.5. - Documentos Resolutivos C.1. - Tipos documentales generados por las Administraciones Pblicas para comunicarse con los administrados
B - POR SU FUNCIN EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
C - POR SU EMISOR Y DESTINATARIO
C.2. - Tipos documentales generados por las Administraciones Pblicas para comunicarse con otras Administraciones Pblicas y distintos Organismos Pblicos C.3. - Tipos documentales generados por el administrado para dirigirse a las Administraciones Pblicas
A continuacin se presenta, en formato tabla el Inventario de los tipos documentales de uso ms general por la Administracin Pblica de la CAE y su clasificacin en funcin de los criterios arriba indicados. La lista completa y actualizada de tipos documentales puede consultarse en la aplicacin de Ficheros Maestros del Archivo Digital. NOTA: En esta relacin no
se contemplan los documentos de carcter econmico (Documentos contables de gastos, Documentos contables de anticipos de tesorera, Documentos contables de ingresos), para los que el Decreto 464 de 1995 establece los criterios de archivo y conservacin.
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Clasificacin de los tipos documentales

EMISOR ADMINISTRADO CLASIF. A (POR EL TIPO DE DECLARACIN) (2) TRANSMISIN (3) CONSTANCIA (1) DECISIN (4) JUICIO CLASIF. B (POR LA FUNCIN EN EL PROCEDIMIENTO ADMVO.)
(2) INFORMATIVOS (5) RESOLUTIVOS (3) COMUNICACIN
CLASIF. C (POR EMISOR Y DESTINATARIO)

(3) Tipos doc. generados por los ciudadanos para comunicarse con la Admn. (1) Tipos doc. generados por la Admn. Para comunicarse con los administrados (2) Tipos doc. generados por la Admn. Para comunicarse con otras Admones. y OOPP
(1) INICIACIN
TIPO DOCUMENTAL ADMN
Actas Acuerdos Alegaciones Anuncios Autorizaciones Carta Certificados Circulares Citaciones Comunicaciones Consulta Denuncias Edictos Informes Notas informativas Notificaciones
(4) DE INSTRUCCIN
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Recursos
Propuesta resolucin
Solicitudes de
ADMN EMISOR ADMINISTRADO (1) DECISIN (2) TRANSMISIN
Resoluciones
TIPO DOCUMENTAL
Requerimientos

(3) CONSTANCIA CLASIF. A (POR EL TIPO DE DECLARACIN) (4) JUICIO (1) INICIACIN
(2) INFORMATIVOS (3) COMUNICACIN
Clasificacin de los tipos documentales
CLASIF. B (POR LA FUNCIN EN EL PROCEDIMIENTO ADMVO.)

(4) DE INSTRUCCIN (5) RESOLUTIVOS (1) Tipos doc. generados por la Admn. Para comunicarse con los administrados
CLASIF. C (POR EMISOR Y DESTINATARIO)
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(2) Tipos doc. generados por la Admn. Para comunicarse con otras Admones. y OOPP (3) Tipos doc. generados por los ciudadanos para comunicarse con la Admn.
4.6
Infraestructura. Herramientas
La gestin documental debe estar soportada por una infraestructura y un conjunto de herramientas corporativas.
SITUACIN ACTUAL Actualmente, la gestin documental est implementada: dentro de los sistemas de informacin que, a su vez, se apoyan en otras soluciones documentales (Exchange 2003, Oracle Intermedia Text, BRS,). en algunos servicios de PLATEA
REGISTRO E/S (Invesicres, RTT)
TRAMITACIN (SGE)
ARCHIVO (SGA)
Integracin Presencia en Internet Tramitacin telemtica (RDE, ...)
PLATEA
INFRAESTRUCTURA
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SITUACIN PROPUESTA Se propone que todos los sistemas de informacin utilicen una infraestructura compuesta por: ARCHIVO DIGITAL FRAMEWORK DE GESTIN DOCUMENTAL Servicios bsicos FRAMEWORK DE GESTIN DOCUMENTAL Servicios de negocio PLATEA SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL. ECM Otras soluciones documentales (Exchange 2003, Oracle Intermedia Text, BRS,)
REGISTRO E/S (Invesicres, RTT)
TRAMITACIN (SGE)
ARCHIVO (SGA)
Integracin Presencia en Internet Tramitacin telemtica (RDE, ...)
PLATEA
GESTIN DOCUMENTAL Servicios de negocio
FRAMEWORK
INFRAESTRUCTURA
SISTEMAS DE GESTIN HORIZONALES

(IKUS, GIP,)
GESTIN DOCUMENTAL Servicios bsicos SISTEMAS DE GESTIN ESPECFICOS
FRAMEWORK
RDE
ARCHIVO DIGITAL
ECM
OTRAS BBDD DOCUMENTALES
SISTEMAS DE DIFUSIN DE INFORMACIN
CORREO ELECTRNICO
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4.6.1
ARCHIVO DIGITAL
El Archivo digital es un sistema de gestin de documentos electrnicos y sus metadatos, guardados con criterios de archivo, y gestionables mediante unos servicios web.
Registro E/S
Archivo Digital
Proceso del Proceso del Proceso del Otros Sist. Gobierno Gobierno Gobierno de Vasco Vasco Vasco informacin
Proceso del Proceso del Proceso del Gobierno Gestin de Gobierno Gobierno Vasco Expedientes Vasco Vasco Depart.
S.G.A.
Archivos de oficina
Archivo General e Histrico
Los documentos electrnicos gestionados por el Archivo digital debern cumplir los siguientes requisitos:
REQUISITOS DESCRIPCIN
AUTENTICIDAD
Un documento autntico es aquel que se puede probar: que es lo que afirma ser que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma
INTEGRIDAD CONSERVACIN DISPONIBILIDAD
Un documento ntegro es un documento completo e inalterado Mantener o cuidar de su permanencia para garantizar el acceso al documento a lo largo del tiempo Propiedad que requiere que los recursos de un sistema abierto sean accesibles y utilizables a peticin de una entidad autorizada. La Informacin est de modo permanente a disposicin de los sujetos legitimados para acceder a ella Propiedad de la informacin que impide que sta est disponible o sea revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados. La Informacin est protegida frente a terceros no autorizados.
CONFIDENCIALIDAD
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El Archivo digital dar servicio a todos los procesos que requieran de gestin documental. Para preservar la correcta organizacin del Archivo digital, los documentos tendrn que cumplir un mnimo de requisitos. Los documentos tendrn que tener un conjunto mnimo de metadatos que los identifiquen, describan y clasifiquen.
Los documentos que se generan en los procedimientos administrativos estarn tipificados segn la tipologa documental corporativa, pertenecern a una serie y sern archivados en el Archivo digital. Los documentos que no se generan en los procedimientos administrativos y que tengan una tipologa especfica pueden tener serie documental o no. Los que la tengan sern archivados en el archivo digital. Lo que no la tengan podrn almacenarse en un espacio propio como un mero repositorio de documentos. Sobre estos documentos no se aplicarn procesos de archivo como, por ejemplo, conservacin a largo plazo.
El resto de documentos no sern almacenados en el Archivo digital.
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4.6.2
Framework de Gestin documental Servicios bsicos
El Framework de Gestin documental Servicios bsicos es una capa intermedia entre el ECM corporativo y el Framework de Gestin documental Servicios de negocio. Contiene un conjunto de Servicios Bsicos de interaccin con el Archivo Digital. Servicio de Objetos Servicio de Contenidos Servicio de Relaciones Servicio de Documentos Virtuales Servicio de Consultas Servicio de Credenciales Servicio de Auditora
GESTIN DOCUMENTAL Servicios de negocio
FRAMEWORK
GESTIN DOCUMENTAL Servicios bsicos
FRAMEWORK
ARCHIVO DIGITAL
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4.6.3
Framework de Gestin documental Servicios de negocio
El Framework de Gestin documental Servicios de negocio es un conjunto de servicios web de gestin documental que podrn ser invocados por los sistemas de informacin para realizar tareas de gestin documental. Todas las aplicaciones del Gobierno Vasco que se integren con el Archivo Digital invocarn a esta capa de servicios que encapsular uno o varios de los Servicios bsicos de Gestin Documental. Por ejemplo, a la hora de integrar el Registro de Entrada / Salida con el Archivo Digital, existir un Servicio negocio de Gestin documental que ser Creacin de un Registro de Entrada y ste invocar a los siguientes Servicios bsicos de Gestin Documental: Servicio de Objetos Servicio de Documentos Virtuales Servicio de Credenciales
Servicio de Auditoras Los servicios de negocio de gestin documental ms significativos son (*): Servicios de negocio generales o o o o o o o o o o o o Almacenar documento (junto con descriptores) Actualizar informacin del firmante del documento Recuperar informacin de los documentos de un expediente (flder) Invocar a Servicio de Firma para firmar documento Almacenar documento y firma(s) Aadir firma a documento Recuperar documento Recuperar firma(s) asociada(s) a un documento Recuperar firma simple (en formato PKCS7) Eliminar documento Obtener hash de un documento Almacenar registro de documento (OID, extensin y path) + hash
Registro de Entrada / Salida Sistema de Gestin de Archivo o o o o o Consulta del Cuadro de clasificacin y las Series documentales Consulta de la Tipologa documental Consulta de Expedientes cerrados Consulta de Documentos de los expedientes cerrados Consulta de Unidades productoras: actuales e histricas Servicios que slo son necesarios slo para la aplicacin XXX
Aplicacin XXX o
(*) Los servicios web disponibles variarn con la evolucin del Archivo Digital, para obtener una lista actualizada de los mismos consultar la ltima versin disponible de la Gua de Uso del Archivo Digital.
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4.6.4
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL y ECM.
Por Sistemas de Gestin Documental (SGD) entendemos el Conjunto de elementos y de relaciones entre ellos diseados con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la produccin, recepcin, circulacin, almacenamiento, organizacin, conservacin, disposicin final y accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de una organizacin. Enterprise Content Management (ECM) es la tecnologa empleada para capturar, gestionar, guardar, conservar, y distribuir los contenidos y documentos relacionados con los procesos de negocio de la organizacin. El Sistema de Gestin documental (Document Management) es uno de los elementos del ECM.
Las herramientas y estrategias del ECM permiten manejar la informacin no estructurada de la organizacin, all donde sta exista.
Almacenamiento
Gestin Documental
Tratamiento de imgenes
BPM
Records Management
DAM
Publicacin WEB
Herramientas de Colaboracin
Sus funcionalidades podrn ser utilizadas directamente desde las interfaces que ofrece Documentum o a travs del Framework de Gestin documental. 4.6.5 REGISTRO DE ENTRADA / SALIDA
Es la principal va de entrada de documentos al Gobierno Vasco. Su correcto diseo y explotacin son condicin necesaria para la correcta gestin de documentos en la fase de tramitacin. Se propone una evolucin de esta herramienta para que utilice:
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La infraestructura de PLATEA para la teletramitacin. El Archivo digital para almacenar los documentos electrnicos. Una interfaz con los Sistemas de Gestin de Expedientes. Las herramientas de organizacin documental para Clasificar y Describir los documentos en la medida de lo posible. En la medida que sea necesario, el sistema de Gestin Documental (ECM) para implantar funciones de gestin documental
4.6.6
SISTEMAS DE GESTIN DE EXPEDIENTES
Son los sistemas donde se realiza la produccin administrativa. Se propone una evolucin de estas herramientas para que utilicen: La infraestructura de PLATEA para la teletramitacin. El Archivo digital para almacenar los documentos electrnicos. Una interfaz con el Registro de Entrada / Salida. Las herramientas de organizacin documental para Clasificar y Describir los documentos en la medida de lo posible. En la medida que sea necesario, el sistema de Gestin Documental (ECM) para implantar funciones de gestin documental
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4.6.7
SISTEMA DE GESTIN DE ARCHIVO (AKS/SGA)
Es el sistema que gestiona la conservacin y el acceso a la informacin a lo largo del tiempo. Automatiza los procesos de Archivo. Las funcionalidades principales del AKS/SGA son: Registro y Descripcin de Archivo en base a una descripcin multinivel Consulta de informacin por criterios mltiples Gestin de cuadros de clasificacin de fondos Gestin de estructuras organizativas productoras Transferencia de documentacin entre distintos niveles de archivos Control y Gestin de Prstamos, consultas y reproducciones Control y Gestin de espacios de archivo Gestin de Expurgo
Registro y Descripcin de Archivo en base a una descripcin multinivel El AKS/SGA registra la documentacin que ingresa en el Archivo, aplicando las reglas establecidas en la Norma ISAD (G) por cuanto se define una estructura y descripcin multinivel de la documentacin partiendo del elemento fondo y descendiendo hasta los niveles de expediente, unidad documental (documento) simple y unidad de localizacin (unidad de instalacin).
Consulta de informacin por criterios mltiples El AKS/SGA presenta mltiples posibilidades de consulta y recuperacin de la informacin, mediante diferentes criterios de bsqueda. La informacin que contienen los distintos registros seleccionados puede ser visualizada, modificada o borrada segn el nivel de autorizacin del usuario.
Gestin de cuadros de clasificacin de fondos El AKS/SGA gestiona los cuadros de clasificacin que estructuran lgicamente los distintos fondos documentales contenidos en el Archivo, facilitando mediante una interfaz grfica la localizacin de las series documentales definidas y lgicamente estructuradas.
Gestin de estructuras organizativas productoras El AKS/SGA incorpora un mdulo para la gestin y actualizacin en el Sistema de la informacin relativa a las unidades administrativas productoras de la documentacin, habida cuenta que las modificaciones orgnicas (constitucin, supresin de unidades administrativas, integracin en otros Departamentos, etc.) afectan no solo a la gestin documental sino tambin a quines estn autorizados a consultar la documentacin.
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Transferencia de documentacin entre distintos niveles de archivos El AKS/SGA automatiza los diferentes procesos para la gestin de transferencias: criterios de permanencia, procedimientos y plazos establecidos por la organizacin. Se generan las correspondientes notificaciones y relaciones de transferencias.
Control y Gestin de Prstamos, consultas y reproducciones El AKS/SGA permite llevar un control completo de los Prstamos y Reproducciones de documentacin, desde la solicitud del documento hasta su devolucin, posibilitndose la consulta de los Prstamos realizados, a efectos de comprobar cuales son los prstamos de documentacin ms habituales, los perodos de duracin de los mismos, etc.
Control y Gestin de espacios de archivo El AKS/SGA, previa definicin de los espacios destinados a Archivo en cada Nivel de Archivo de la Organizacin, permite el control y gestin de los espacios disponibles, as como la asignacin automtica de signaturas a cada Unidad de Instalacin.
Gestin de Expurgo El AKS/SGA automatiza, bajo la supervisin del responsable del archivo, la realizacin del proceso de expurgo mediante la seleccin de las series documentales susceptibles de expurgo detectadas por el Sistema en base a calendario de conservacin definido. El Sistema facilita el control del proceso realizado mediante la generacin de los correspondientes instrumentos de control (notificaciones, acta de expurgo y relaciones de documentacin expurgada) y el seguimiento de la trazabilidad de la documentacin objeto de expurgo.
El AKS/SGA referencia a los documentos del expediente de la siguiente manera: Documentos en soporte papel: Estn almacenados en la carpeta fsica del expediente. La carpeta se haya en uno de los subsistemas de Archivo La carpeta es referenciada mediante una signatura: E3D2B5C33 (Edificio 3+Depsito 2+Cuerpo 7+Balda 5+Caja 33)
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Documentos electrnicos: Estn almacenados en el Archivo digital. El documento es referenciado mediante el identificador de objeto (OID) que le haya asignado el Archivo digital.
BD ORACLE - metadatos EXP. SIGNATURA OID
E3D2C7B5C33
SGA
Archivo digital
Su mbito son todos los subsistemas (gestin, central, general, territorial e histrico) del Sistema de Archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi: 4.6.7.1 INTERFAZ DE CONSULTA
El AKS/SGA dispone de una interfaz para que desde cualquier sistema de informacin del Gobierno Vasco se pueda consultar la informacin contenida en el SGA. Por supuesto, la informacin a consultar debe de estar en el mbito de dicho sistema de informacin. Por ejemplo, una aplicacin de gestin de expedientes podr consultar, sin cambiar de interfaz, los expedientes que han sido ingresados en el Archivo para conocer, entre otros datos, su ubicacin fsica, es decir, en qu edificio-depsito-armario-balda-caja se encuentra. El alcance de esta bsqueda llega a los documentos electrnicos contenidos en los expedientes. Para los documentos en soporte papel es necesario utilizar el mdulo de Prstamo para solicitar el acceso a los documentos. 4.6.7.2 IMPORTACIN DE INFORMACIN
El AKS/SGA dispone de un mdulo que permite cargar de manera automtica la informacin generada en los sistemas de gestin de expedientes: Datos del expediente y sus documentos electrnicos. La informacin a cargar debe cumplir un conjunto de requisitos: Estar en formato XML con una estructura que conoce el AKS/SGA. Los datos que se cargarn en un campo del AKS/SGA que est controlado por una tabla auxiliar, por ejemplo la tabla Lugares se toma de una tabla de Eustat, deben contener valores incluidos en dicha tabla auxiliar.
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4.6.8
HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIN DOCUMENTAL
Para realizar una correcta gestin documental es bsico elaborar y utilizar un conjunto de herramientas dirigidas a la organizacin documental:
CATLOGO DE PROCEDIMIENTOS: Relacin ordenada que incluye los procedimientos administrativos del Gobierno Vasco. CUADRO DE CLASIFICACIN: Es el instrumento de gestin que refleja la organizacin del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura.
Ficha descriptiva de los elementos del cuadro de conservacin
INSTRUMENTO DE DESCRIPCIN: Documento que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales y que permite la localizacin y recuperacin de los documentos
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CALENDARIO DE CONSERVACIN: Son los instrumentos que identifican las series documentales y establecen su permanencia en cada subsistema, su nivel de conservacin o eliminacin y su accesibilidad.
Informe del Calendario general de conservacin
Ficha de la norma de conservacin
TIPOLOGA DOCUMENTAL: Se entiende por tipo documental la unidad documental bsica, que presenta unas caractersticas estructurales similares derivada del ejercicio de una misma funcin y producida por un determinado rgano o unidad en el desarrollo de una competencia concreta que viene regulada por una norma de procedimiento.
El Catlogo de procedimientos debe estar en un BPM para su definicin y accesibles al resto de sistemas de informacin para su consulta a travs de servicios web. El resto de herramientas, deben estar en el AKS/SGA para su gestin por parte del Archivo General y accesibles al resto de sistemas de informacin para su consulta a travs del Framework de lgica de negocio Archivo
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PROPUESTA DE ACTIVIDADES A REALIZAR
El modelo define cmo debe ser la Gestin documental del Gobierno Vasco. Pero para ese modelo se convierta en realidad es necesario realizar un conjunto de actividades. Se han dividido estas actividades en dos grupos: Actividades normalizadoras: Su impacto principal es la adaptacin de los modelos y metodologas existentes para tener en cuenta la Gestin documental as como la definicin de catlogos e inventarios corporativos en materia de gestin documental. Actividades relacionadas con los sistemas de informacin: Su impacto principal es el desarrollo informtico de nuevos sistemas o mejora de los ya existentes.
5.1
Actividades normalizadoras
Su impacto principal es la adaptacin de los modelos y metodologas existentes para tener en cuenta la Gestin documental as como la definicin de catlogos e inventarios corporativos en materia de gestin documental: Definir el Catlogo de procedimientos Definir la Tipologa documental Realizar el Anlisis documental de las series Evolucin de los Metadatos de los documentos electrnicos en el Archivo digital Incorporar en el MBT los elementos necesarios para el Modelo de Gestin Documental. Por ejemplo, la Tipologa de los documentos asociados a cada trmite. Incluir en los escenarios del Modelo de Tramitacin Telemtica los aspectos correspondientes a la gestin documental y, seguramente, crear un escenario de Archivo. Estudio de documentos y series documentales a digitalizar Definicin de la estructura del objeto conservable (Paquete de Informacin Archivstico, PIA) y del procedimiento de preservacin digital a largo plazo. Formatos estandarizados o Definicin de formatos estndar para Documentos de trabajo Documentos de envo a la ciudadana Documento a conservar a largo plazo Documentos recibidos de la ciudadana Documentos difundidos a travs de Internet Orientacin para que desde que un documento se crea o recibe en la organizacin se utilicen los formatos estndar
5.2
Actividades relacionadas con los sistemas de informacin
Mayoritariamente, el soporte de los documentos gestionados es el papel. As ha sido y sigue siendo actualmente. No obstante, su uso est disminuyendo a favor del documento electrnico. En el modelo, mientras no se especifique lo contrario, al hablar de documentos nos referiremos a ambos soportes.
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En funcin del soporte de los documentos, podemos dividir a los expedientes en tres tipos: Expedientes en soporte papel: Todos los documentos del expediente estn en soporte papel Expedientes en soporte electrnico: Todos los documentos del expediente estn en soporte electrnico Expedientes en soporte mixto: Una parte de los documentos del expediente estn en soporte papel y la otra parte en soporte electrnico.
La mayora de los sistemas de informacin que gestionan los expedientes en su etapa activa han sido diseados para gestionar exclusivamente expedientes en soporte papel. Estos sistemas deben evolucionar funcional y tecnolgicamente para gestionar expedientes en soporte mixto. En una primera fase podran utilizar el nuevo Archivo digital para almacenar los documentos electrnicos y en fases posteriores incorporar funcionalidades de gestin documental suministradas por el Sistema de Gestin Documental corporativo. La mayora de los sistemas de informacin que gestionan expedientes en su etapa semiactiva, generalmente simples bases de datos, han sido diseados para referenciar la ubicacin fsica de expedientes en soporte papel. Estas bases de datos, sin embargo, no automatizan los procesos de gestin de Archivo como son: ingreso, descripcin, consulta, transferencias, prstamo, expurgo y gestin de espacios. En la actualidad, el Gobierno Vasco cuenta con un Sistema de Gestin de Archivo (AKS/SGA) corporativo que automatiza todos los procesos de Archivo. El AKS/SGA ha sido diseado para gestionar expedientes mixtos. Por lo tanto, las actuales bases de datos de Archivo deben ser sustituidas por el AKS/SGA. A su vez, el AKS/SGA tambin debe evolucionar para aprovechar las funcionalidades de gestin documental suministradas por el nuevo Sistema de Gestin Documental corporativo.
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A continuacin se enumeran las propuestas relacionadas con los sistemas de informacin:
Archivo Digital o o Deteccin de nuevas funcionalidades de gestin documental Implantacin de nuevos servicios de negocio documentales
Registro de entrada / salida o Digitalizacin/Compulsa de la documentacin recibida en el Registro para agilizar la tramitacin y consulta de la misma.
Sistemas de Gestin de Expedientes o o Integrar los SGE con la bandeja de distribucin del Registro Integrar los SGE con el AKS/SGA para la automatizacin del ingreso de la informacin en el Archivo y para la consulta de informacin de Archivo.
Sistema de Gestin de Archivo o Desplegar en todo el Gobierno Vasco. De esta manera, adems de automatizar todos los procesos de archivo departamentales, se automatizar el ingreso de informacin en el Archivo y su posterior consulta Implantar servicios para la utilizacin de sus herramientas archivsticas (cuadro de clasificacin, calendarios de conservacin, etc). De esta manera, desde la entrada de los documentos en el Gobierno Vasco y desde la apertura de un expediente, la informacin estar clasificada mediante un criterio archivstico y corporativo.
Servicio de consulta (utilizado para informar on-line a la Visin de la ciudadana) o o Integrar la visin de la ciudadana con el AKS/SGA y Archivo Digital Implantar el escenario de Archivo en la Tramitacin Telemtica
Para todos los sistemas de informacin o o Integrar con el Archivo digital Integrar funcionalidades de la herramienta ECM
Definir e implantar el Dossier del ciudadano
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ANEXOS
1. Glosario 2. Funciones de la Gestin documental: Definiciones 3. Platea 4. Requisitos de gestin documental 5. Organismos responsables 6. Modelo de datos del SGA 7. Metadatos de un documento electrnico de archivo 8. Relacin de tipos documentales 9. MBT y las tipologas documentales 10. Propuestas relativas a los documentos electrnicos 11. Recomendaciones de documentos a Digitalizar 12. Formatos de documentos electrnicos 13. El Archivo y la firma digital 14. Conservacin a largo plazo 15. Ejgvdocument
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6.1
Glosario
Para poder entender la gestin de documental es necesario tener claro una serie de trminos y definiciones. Dichos trminos se han extrado del: Reglamento del Sistema de Archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi Norma ISO 15489 Documento 'Criterios de Conservacin', elaborado por el Consejo Superior de Informtica y para el impulso de la Administracin Electrnica
A continuacin, ordenados alfabticamente, listamos los trminos:
Acceso a la Documentacin: Derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar informacin Anlisis de los riesgos: Identificacin de las amenazas que acechan a los distintos componentes pertenecientes o relacionados con el sistema de informacin (conocidos como 'activos'); para determinar la vulnerabilidad de los mismos ante esas amenazas y para estimar el impacto o grado de perjuicio que una materializacin de las mismas puede tener, obteniendo cierto conocimiento del riesgo que se corre. Aplicacin: programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolucin de un problema mediante el recurso a un sistema de tratamiento de la informacin. Archivo: La instancia responsable del tratamiento tcnico, difusin y conservacin de los fondos documentales. Calendarios de conservacin: Instrumentos que identifican las series documentales y establecen su permanencia en cada subsistema, su nivel de conservacin o destruccin y su accesibilidad Ciclo de vida de los documentos: Agrupacin de fases por las que atraviesa un documento: creacin, mantenimiento, uso y eliminacin o conservacin definitiva. Clasificacin: Identificacin y estructuracin sistemticas de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por stas en categoras, de acuerdo con convenciones, mtodos y normas de procedimiento, lgicamente estructurados y representados en un sistema de clasificacin Conservacin: Procesos y operaciones realizados para garantizar la permanencia intelectual y tcnica de documentos autnticos a lo largo del tiempo. Conversin: Proceso de cambiar documentos de un soporte a otro o de un formato a otro. Cuadro de Clasificacin: Instrumento de gestin que refleja la organizacin del fondo documental y aporta datos esenciales de su estructura. Descripcin de los fondos Documentales: Anlisis de los documentos de archivo y la elaboracin de instrumentos que faciliten el conocimiento y consulta de los fondos documentales. Disposicin: (Del ingls: disposition) Serie de procesos asociados con la aplicacin de decisiones de transferencia, destruccin o conservacin de documentos, que se documentan en los calendarios de conservacin u otros instrumentos. Documento: (Del ingls: document) Informacin u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad. (Fuente: UNE-ISO 15489-1)
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Documento: (Del ingls: record) Informacin creada o recibida, conservada como informacin y prueba, por una organizacin o un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. (Fuente: UNE-ISO 15489-1) Documentacin de apoyo informativo: En contraposicin a la documentacin de archivo, aquellos documentos (impresos, fotocopias de disposiciones normativas, folletos, etc.) cuya utilidad para la Administracin radica exclusivamente en su contenido informativo para apoyo de la gestin administrativa, por tanto no es documentacin susceptible de integracin en los expedientes ni de conservacin en los archivos. (Fuente: Reglamento de Archivo) Documento de archivo: Documento o documentos elaborados o recibidos por una persona u organizacin en el curso de su actividad y conservados por esa persona u organizacin. (Fuente: Moreq) Documento electrnico: Se considera documento electrnico el redactado en soporte electrnico ya sea porque se ha creado mediante una aplicacin informtica o bien porque se ha digitalizado. (Fuente: Reglamento de Archivo) Documento electrnico: documento generado en soporte electrnico que incorpora datos hayan sido o no firmados electrnicamente. (Fuente: Decreto de utilizacin de medios electrnicos, actualmente en elaboracin.) Documento electrnico de archivo: Un documento de archivo en forma electrnica. (Fuente: Moreq) Documento de Archivo: Toda informacin registrada, independientemente de su forma y caractersticas fsicas, recibida, creada o conservada por una institucin, entidad o individuo en el desempeo de sus funciones. (Fuente: Reglamento de Archivo) Documentos Vitales: Conjunto de documentos esenciales, que se consideran necesarios para asegurar el normal desarrollo de las funciones y actividades crticas desarrolladas por la Administracin Pblica. (Fuente: Reglamento de Archivo) Expediente: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolucin administrativa, as como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Expurgo: Proceso de eliminacin o borrado de documentos sin que sea posible su reconstruccin. Fondo de archivo: Todo conjunto orgnico de documentos, conservado de manera organizada de forma que se garantice la difusin conveniente de su informacin. Gestin de documentos: Conjunto de tareas y procesos tcnicos orientados conseguir, en base a criterios de eficacia y rentabilidad, un control sistemtico de la creacin, la recepcin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de documentos por parte de las organizaciones. Gestin de la Documentacin: El conjunto de tareas y procesos tcnicos orientados a obtener la mayor eficacia y rentabilidad en el tratamiento de los documentos por parte de las unidades administrativas productoras de la misma. Gestin de los riesgos: Seleccin e implantacin de las medidas adecuadas para conocer, prevenir, impedir, reducir o controlar los riesgos identificados y as reducir al mnimo su potencialidad o sus posibles perjuicios. La gestin de riesgos se basa en los resultados obtenidos en el anlisis de los riesgos. Identificacin documental: Proceso de recopilacin de informacin y estudio de cada una de las series documentales. Indizacin: Proceso por el que se establecen puntos de acceso para facilitar la recuperacin de documentos o informacin.
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Instrumento de Descripcin: Documento que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales y que permite la localizacin y recuperacin de los documentos. Dependiendo de la descripcin realizada, los instrumentos de descripcin podrn presentar distinto nivel de detalle de la informacin: desde una informacin amplia y genrica, hasta una descripcin ms especfica y concreta. Medio: mecanismo, instalacin, equipo o sistema de tratamiento de la informacin que permite, utilizando tcnicas electrnicas, informticas o telemticas, producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones. Metadatos: Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestin a lo largo del tiempo. Migracin: Accin de trasladar documentos de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos. Nmero currens: Secuencia correlativa de nmeros. En su aplicacin ms pura coincide con el nmero de registro. Se utiliza sobre todo en los archivos con gran cantidad de documentos. Registro: Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el momento de su entrada en el sistema. Reprografa de fondos documentales: Conjunto de tcnicas y procedimientos de copia o microcopia de los fondos documentales conservados en el archivo. Restauracin de documentos: Proceso tcnico que tiene por objeto recuperar la integridad fsica y funcional de los documentos mediante la correccin del deterioro y los daos sufridos, y la restitucin de los documentos a su estado original en la medida en que sea posible. Seleccin de documentacin: Proceso de determinacin de los documentos que van a ser objeto de eliminacin o conservacin de acuerdo con los plazos que se establezcan en el Calendario de Conservacin. Serie documental: conjunto de documentos o expedientes producidos en el desarrollo de una funcin o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento. Servicio de archivos: Servicio responsable de la seleccin, obtencin y conservacin de documentos de valor permanente, de facilitar el acceso a los mismos y de la aprobacin de la destruccin de otros documentos. Sistema de Archivos: conjunto de normas, rganos, centros y servicios vinculados a la gestin de los archivos. Sistema de gestin documental (SGD): Sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. Soporte: objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos. Tipo documental: Unidad documental bsica, que preserva unas caractersticas estructurales similares derivada del ejercicio de una misma funcin y producida por un determinado rgano o unidad en el desarrollo de una competencia concreta que viene regulada por una norma de procedimiento. Transferencia: Cambio de la custodia, la propiedad o la responsabilidad de los documentos. Traslado: Movimiento de documentos de una ubicacin a otra. Trazabilidad de las acciones: Proceso de controlar e imponer etapas y plazos en las acciones quienes las llevan a cabo Trazabilidad: Creacin, incorporacin y conservacin de informacin sobre el movimiento y el uso de documentos.
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Valor primario de los Documentos: Valor que va unido a la finalidad inmediata de su produccin. Valor Secundario de los documentos: El que responde a motivos no definidos inicialmente en su creacin. Valoracin documental: Anlisis y determinacin de los valores de los documentos de archivo en funcin de los efectos que causan y de la informacin que contienen.
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6.2 6.2.1
Funciones de la Gestin documental Creacin Edicin
6.2.1.1
Produccin de documentos. Los documentos en soporte papel se producen principalmente de manera manuscrita, mecanogrfica o por impresin desde un programa informtico. Los documentos en soporte electrnico se producen principalmente por la grabacin de un fichero informtico mediante un programa ofimtico.
6.2.1.2
Check-In/Check-Out
Funcin por la cual se impide la modificacin de un documento u objeto por dos usuarios al mismo tiempo. Check out: obtiene la ltima versin de un documento y lo bloquea para que no pueda ser modificado por otro usuario. Check in: desbloquea un documento que previamente fue bloqueado (Check out).
6.2.1.3
Control de Versiones
Se llama control de versiones al procedimiento que controla las distintas versiones de un documento, desde que se crea hasta que se consolida la copia definitiva. Los distintos estados que puede tener un documento en un control de versiones son: Documento de Trabajo. Es el documento mientras se est editando previamente a ser el documento vigente. Documento Vigente. En este estado slo puede existir una copia del documento que es la que es mostrada a los usuarios. Documento Histrico. En este estado pueden existir las distintas copias del documento que en su momento fueron documentos vigentes.
Un sistema de control de versiones debe proporcionar: Mecanismo de almacenaje de cada uno de los documentos que deba gestionarse (archivos de texto, imgenes, documentacin...) Posibilidad de modificar, mover, borrar cada uno de los elementos Histrico de las acciones realizadas con cada elemento pudiendo volver a un estado anterior dentro de ese historial
Aunque no es estrictamente necesario, suele ser muy til la generacin de informes con los cambios introducidos entre dos versiones, informes de estado, marcado con nombre identificativo de la versin de un conjunto de ficheros, etc.
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6.2.1.4
Firma Electrnica
La firma electrnica, en la transmisin de mensajes telemticos y en la gestin de documentos electrnicos, un mtodo criptogrfico que asegura la identidad del remitente. En funcin del tipo de firma, puede, adems, asegurar la integridad del documento o mensaje. Son de aplicacin las siguientes definiciones de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica: Firma electrnica: La firma electrnica es el conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante. Firma electrnica avanzada: La firma electrnica avanzada es la firma electrnica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que est vinculada al firmante de manera nica y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control. Firma electrnica reconocida: Se considera firma electrnica reconocida la firma electrnica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creacin de firma. La firma electrnica reconocida tendr respecto de los datos consignados en forma electrnica el mismo valor que la firma manuscrita en relacin con los consignados en papel.
6.2.2 6.2.2.1
Captura Digitalizacin
La digitalizacin es el proceso mediante el cual, partiendo de una seal analgica, como es cualquiera de las imgenes que nos rodean en el mundo real, obtenemos una representacin de la misma en formato digital, es decir, la conversin de los documentos en papel a formato electrnico. Un sistema de digitalizacin debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Facilidad y automatizacin de los procesos de captura, reduciendo al mximo el tiempo de operacin. Ahorro de tareas superfluas gracias a la digitalizacin: fotocopias, remisin de faxes, etc. Reduccin del tiempo necesario para disponer de la documentacin. Reduccin de costes
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Desde el punto de vista funcional el sistema de digitalizacin debe: Permitir la digitalizacin interactiva integrada en la aplicacin de negocio. Permitir la digitalizacin batch o masiva sin interaccin con el aplicativo de negocio, capturando documentos e ndices dejando los documentos disponibles para su incorporacin al SGD.
6.2.2.2
Reconocimiento ptico de Caracteres
El reconocimiento ptico de caracteres, abreviado habitualmente como OCR (Optical Character Recognition), es la funcin por el que se extrae de una imagen los caracteres que componen un texto para almacenarlos en un formato con el cual puedan interactuar programas de edicin de texto. Mientras que en una imagen los caracteres se describen indicando cada uno de los puntos que los forman, al convertirlos a un formato de texto (por ejemplo ASCII o Unicode), pasan a estar descritos por un solo nmero, por lo que se produce una reduccin significativa del espacio en memoria que ocupan. A partir de ah el texto es reconocido como texto, de modo que se pueden buscar en l cadenas de caracteres, exportar el texto a un editor de textos, o a otras aplicaciones, etc. El Reconocimiento ptico de Caracteres de una imagen perfecta, es decir, de una imagen de dos niveles de grises, consistir en reconocer los caracteres de la pgina que deben crear el fichero de texto. El reconocimiento de estos caracteres se realizar bsicamente con la comparacin de cada carcter de la imagen con unos patrones o plantillas que contendr todos los posibles caracteres. El ICR es el proceso de reconocimiento de los caracteres alfanumricos de un texto manuscrito. Una aplicacin que incluye el ICR realiza este reconocimiento a partir de imgenes numricas obtenidas generalmente por digitalizacin. La Lectura Automtica de Documentos, o la LAD, es una tecnologa que permite leer por escner los datos inscritos en documentos papel y convertir dichos datos en digitales.
6.2.2.3
Formularios Electrnicos
Es el procedimiento por el cual se permite a los usuarios a travs de una interfaz grfica la captura de datos, es decir, es un medio de transmitir informacin. El propsito fundamental del diseo de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de informacin administrativa, as como tambin, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la informacin.
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6.2.3 6.2.3.1
Ingreso Ubicacin / Grabacin del documento
Tras su ingreso, los documentos en soporte papel han de ser ubicados en lugar, por ejemplo un armario, donde, despus, puedan ser localizados por los usuarios para su posterior uso. Los documentos en soporte electrnico han de ser grabados en un soporte de almacenamiento (base de datos, sistema de ficheros, sistema de gestin de documentos electrnicos,...) donde, despus, puedan ser localizados por los sistemas de informacin.
6.2.3.2
Identificacin
Funcionalidad por medio de la cual se determinan las funciones atribuidas a cada organismo y el procedimiento de tramitacin de cada una de ellas, obteniendo como resultado las series documentales producidas por cada organismo. La serie documental se define como el conjunto de expedientes resultantes de la tramitacin de un procedimiento, por un organismo o unidad de gestin.
6.2.3.3
Descripcin
Es el proceso por medio del cual se representa el contenido de los documentos, y se incorporan los datos necesarios para su localizacin.
6.2.3.4
Clasificacin
Identificacin sistemtica y organizacin lgica de los documentos en categoras que se representan en un sistema de clasificacin de acuerdo con convenciones lgicamente estructuradas, mtodos y reglas. La estructura resultante de la clasificacin es el Cuadro de Clasificacin.
117/197
6.2.3.5
Indizacin
Representar el contenido de los documentos a travs de palabras clave que forman parte de un ndice terminolgico o vocabulario controlado. La calidad de la indizacin, segn la norma ISO, se mide con 4 parmetros: Pertinencia: Pretensin de ajustar con mayor efectividad posible el empleo de un trmino til para el usuario y til en la representacin del documento. Tiene un sistema de control de la calidad que se basa en la relacin existente entre la cantidad de referencias documentales ofrecidas por los ndices y los documentos realmente tiles para el usuario. Una indizacin es de calidad cuando un 66% de documentos ofrecidos por los ndices es realmente til para el usuario. Eso sera una indizacin pertinente. Exhaustividad: Es ofrecer el mayor repertorio posible y pertinente respecto de temas, conceptos y objetos representados en el documento. Segn el tipo de unidad informativa puede ser til una baja exhaustividad (hasta 8 trminos), una exhaustividad media (entre 8 y 12) o una alta (ms de 12). Tiene tambin un subsistema de control de calidad consistente en averiguar la relacin existente entre los documentos pertinentes obtenidos y los documentos pertinentes totales en la base de datos. Ser de calidad si es igual o superior a dos tercios. Especificidad: Es el grado de precisin de los trminos seleccionados en una recuperacin. Est en relacin directa con la eliminacin de ambigedades del lenguaje natural (sinonimias, polisemias...). Tambin se halla en relacin directa con la correcta jerarquizacin de los trminos as como con una controlada asociacin de trminos equivalentes. Uniformidad: Se refiere al grado de coincidencia en el uso de los trminos por parte de un usuario recuperando informacin y un documentalista indizando. Se mide por la coherencia del lenguaje documental
6.2.3.6
Indexacin
Accin de ordenar registros mediante la utilizacin de ndices. Las bases de datos, por ejemplo, suelen almacenar ndices de su contenido en funcin de unos parmetros previamente definidos. La indexacin proporciona agilidad en las bsquedas, lo que se traduce en mayor rapidez a la hora de mostrar resultados.
6.2.3.7
Tipo documental
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato y contenido informtico son homogneos.
6.2.3.8
Distribucin
Funcin por medio de la cual los documentos entrantes en el sistema se destinan a un conjunto de usuarios, a los que debemos notificar el alta de los documentos que les ataen.
6.2.4
Almacenamiento
El almacenamiento se refiere a los medios y los mtodos usados para guardar y mantener la informacin disponible para usarla ms adelante. Algunas sern necesarias de inmediato, mientras que otras no sern requeridas durante largo tiempo.
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Es la funcin consistente en ordenar los documentos en las mejores condiciones posibles para su conservacin y uso. El almacenamiento de los documentos se har de distinta manera dependiendo del soporte en que estn creados: Soporte papel, se almacenar en unidades de instalacin para proceder a su ubicacin en el Archivo. Soporte electrnico, se almacenar en el Archivo Digital siempre y cuando el valor de la informacin del documento se tenga que conservar.
6.2.5 6.2.5.1
Utilizacin/Uso Bsqueda
Funcin para recuperar informacin almacenada por medio de unos criterios establecidos. Las bsquedas se hacen con palabras clave o con rboles jerrquicos por temas; el resultado de la bsqueda es un listado en los que se mencionan temas relacionados con las palabras clave buscadas.
6.2.5.2
Lectura/Visualizacin
Funcin para la recuperacin de la informacin asociada a un documento. Para poder visualizar los documentos electrnicos se debe disponer de la plataforma tecnolgica en la que fueron creados o una compatible.
6.2.5.3
Workflow (Revisin, aprobacin)
El Flujo de trabajo (workflow en ingles) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cmo se estructuran las tareas, cmo se realizan, cul es su orden correlativo, cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin que soporta las tareas y cmo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Una aplicacin de workflow debe permitir: La asignacin del trabajo a los diferentes usuarios. El flujo de informacin entre los participantes en el proceso. El control de plazos y prioridades de las distintas actividades pendientes. Las propias actividades.
6.2.5.4
Firma electrnica
La firma electrnica, en la transmisin de mensajes telemticos y en la gestin de documentos electrnicos, es un mtodo criptogrfico que asegura la identidad del remitente. En funcin del tipo de firma, puede, adems, asegurar la integridad del documento o mensaje.
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6.2.6 6.2.6.1
Conservacin / Archivo Registro de Archivo
Instrumento de control que contiene los asientos descriptivos de todos aquellos documentos que han ingresado en el archivo.
6.2.6.2
Descripcin de Archivo
Operacin consistente en el anlisis de los documentos de archivo y la elaboracin de los instrumentos de consulta que faciliten el conocimiento y consulta de los fondos documentales de los archivos.
6.2.6.3
Consulta
Examen directo de la documentacin por parte de los usuarios, sin que ello implique necesariamente la autorizacin para que stos reproduzcan y/o divulguen total o parcialmente los datos contenidos en los documentos. La consulta de documentos supone la plasmacin del derecho de acceso contemplado en la Constitucin Espaola de 1978 (art. 105, apartado b). Su regulacin se halla contenida, a efectos administrativos, en la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn de 1992, y a efectos culturales en la Ley de Patrimonio Histrico Espaol de 1985. Tambin afecta plenamente al derecho de acceso otra legislacin ms restrictiva: la legislacin relativa al derecho al honor, la intimidad personal y la propia imagen, la legislacin de propiedad intelectual y la legislacin de proteccin de datos de carcter personal.
6.2.6.4
Transferencias
Procedimiento habitual de ingreso de documentacin en un archivo mediante traslado de las series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en valoracin para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos. El Reglamento del sistema de archivo de la Administracin General e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi establece los siguientes tipos de transferencias: a) Transferencias ordinarias: el conjunto de procedimientos mediante los cuales los documentos de archivo pasan de un archivo del Sistema a otro, de acuerdo con el ciclo de vida de los mismos. b) Transferencias extraordinarias: el conjunto de procedimientos por los que se remite documentacin a un archivo del Sistema, bien sea por traspaso de competencias entre las distintas Administraciones Pblicas, o por circunstancias de carcter excepcional que dificulten o impidan la correcta conservacin y consulta de la documentacin en cualquiera de los archivos del Sistema.
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6.2.6.5
Expurgo
Proceso mediante el que se realiza la eliminacin de aquellas unidades documentales o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que lleguen a desarrollar valores histricos. Esta eliminacin se realizar por cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de reconstruccin y posterior uso de los documentos.
6.2.6.6
Prstamo de documentacin
Accin que implica la salida temporal de documentos del archivo con fines administrativos (consulta) o de difusin cultural (exposiciones)
6.2.6.7
Gestin de Espacios
Estructuracin de los depsitos de archivo y control de su situacin en relacin a la disponibilidad de espacio en los distintos archivos de la organizacin para depsito de la documentacin.
121/197
6.2.7
Difusin
La difusin es el proceso por el cual se transmiten al usuario la informacin o los documentos que necesita o bien se le da la posibilidad de acceder a ellos. Es el desenlace de todo el proceso documental ya que todo Centro recoge y procesa informacin con el propsito de difundirla, siendo la difusin la verdadera razn de ser de la Documentacin.
6.2.7.1
Notificacin
La notificacin es el acto de dar a conocer al interesado la resolucin de un procedimiento administrativo, est se podr realizar por medio de dos medios: Correo Ordinario Medio Telemtico
6.2.7.2
Difusin Selectiva de informacin
Servicio que proporciona a los usuarios, de forma regular, los resultados que se ajustan a un perfil de bsqueda personalizada. Mediante este servicio se comunican a los usuarios documentos e informaciones de reciente incorporacin al Sistema, relativos a las materias o temas solicitados en el perfil.
6.2.8 6.2.8.1
Consulta Bsqueda
Funcin para recuperar informacin almacenada por medio de unos criterios establecidos. Las bsquedas se hacen con palabras clave o con rboles jerrquicos por temas; el resultado de la bsqueda es un listado en los que se mencionan temas relacionados con las palabras clave buscadas.
6.2.8.2
Lectura/Visualizacin
Funcin para la recuperacin de la informacin asociada a un documento. Para poder visualizar los documentos electrnicos se debe disponer de la plataforma tecnolgica en la que fueron creados o una compatible.
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6.3
PLATEA
Platea, Plataforma Tecnolgica para la E-Administracin, establece el marco estratgico que sirve para guiar las acciones de construccin de los sistemas informticos orientados a dar servicios de administracin electrnica dentro de la Administracin General de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco y sus organismos autnomos. Constituyen la plataforma PLATEA: La infraestructura de integracin, que simplifica y estandariza los modelos de intercambio de datos y de procesos entre aplicativos departamentales o incluso de otras entidades, proporcionando para ello las herramientas y sistemas necesarios para su implementacin en base a una plataforma tecnolgica unificada y compartida. Las herramientas de gestin de contenidos, portales y ejes de catalogacin, reguladas por el Decreto 108/2004, de 8 de junio, del Modelo de Presencia de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi en Internet. Los sistemas de infraestructura de tramitacin telemtica, que permiten ofrecer a la ciudadana una visin homognea de los procesos de tramitacin telemtica gestionados por cualquier Departamento del Gobierno Vasco, facilitando al empleado pblico las herramientas bsicas y nicas de gestin de tareas de tramitacin, que definen y establecen los flujos de tramitacin adscritos al modelo bsico de tramitacin, y aportan las soluciones tcnicas necesarias para garantizar el cumplimiento de las normativas y procedimientos legales vigentes en materia de tramitacin. Los sistemas de infraestructura de gestin documental, que proporcionan los mecanismos necesarios para desplegar una gestin documental corporativa en los procesos de negocio que lo precisen y, asimismo, establecen unas normativas y procedimientos para su correcta utilizacin.
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6.4
Requisitos de gestin documental
A continuacin, para cada requisito, se detalla la unidad responsable, las normativas que le afectan y las herramientas que lo solucionan.
Creacin
N 1 Requisitos Edicin de documentos Responsables Unidad tramitadora Normativas Herramientas Herramientas ofimticas Plantillas corporativas Sistemas de Gestin de Expedientes REE Repositorio de Expedientes Electrnicos (Platea) Sistemas de Gestin de Expedientes Sistemas de Gestin de Expedientes LEY 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica ORDEN de 22 de noviembre de 2004, del Consejero de Sanidad, por la que se establecen normas sobre el Servicio de Firma y Verificacin uso de la firma electrnica en las relaciones por (Platea) medios electrnicos, informticos y telemticos con el Sistema Sanitario de Euskadi. MTT
Apertura del Expediente
Unidad tramitadora.
MBT, MTT
Autora de los documentos (Identificacin de la unidad tramitadora) Datacin (Fecha) de un documento
Unidad tramitadora.
LEY 30/1992, art. 53.1 (Requisitos de los Actos Administrativos) LEY 30/1992, art. 35
Unidad Tramitadora
Autentificacin del documento y firma electrnica
Unidad tramitadora
Certificacin digital, autenticacin y time-stamping
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Captura
N 7 Requisitos Identificacin de datos Responsables Unidad Tramitadora LEY 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social. (Aade apartados a la Ley 30/1992: Registros telemticos, Presentacin telemtica...) MBT, MTT Registro de E/S Servicio de Registro Telemtico (Platea) Sistemas de Gestin de Expedientes Normativas Herramientas
Captura de Datos
Registro de E/S Unidad tramitadora
Captura de Documentos
LEY 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social. (Aade apartados a la Ley 30/1992: Registros telemticos, Presentacin telemtica...) MTT MGDGV UNE ISO 15489 - 01: (9.1) ISO 15489 02 (4.3.2)
Registro de E/S Servicio de Registro Telemtico (Platea) Sistemas de Gestin de Expedientes Mdulo de digitalizacin de DCT.
10 11 12
Migracin de datos desde otros sistemas existentes Escaneo Accesibilidad y legibilidad de los documentos electrnicos
Unidad tramitadora Registro de E/S Unidad tramitadora UNE ISO 15489 - 01: (9.1)
XML SGD
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Ingreso
N Requisitos Responsables Normativas Herramientas LEY 30/92, art. 38 RESOL. de 13/05/03 de la DIT, por la que se aprueban Registro de E/S las aplicaciones electrnicas, informticas y telemticas de carcter horizontal en la tramitacin Servicio de Registro Telemtico (Platea) telemtica MTT
13
Registro de Entrada
14 15 16
Calificacin del tipo documental Clasificacin Indizacin
Unidad tramitadora Unidad tramitadora Registro de E/S Unidad tramitadora LEY 30/92, art. 35.c DECRETO 149/1996, art. 5 REAL DECRETO 209/2003, art. 15. DECRETO 149/1996, de 18 de junio, sobre la expedicin de copias de documentos y certificaciones y la legalizacin de firmas en el mbito de la Administracin General y Organismos Autnomos de la C.A.P.V. DECRETO 174/2003, art. 37 ORDEN de 19 de diciembre de 2005, Reglamento del Cuadro de clasificacin Sistema de Archivo, art. 46.1 Vocabularios controlados
17
Compulsa de documentos
Registro E/S
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Almacenamiento
N 18 Requisitos Garantas fundamentales Responsables Unidad tramitara Archivo general MTT Normativas Herramientas Sistemas de informacin Archivo digital Firma electrnica reconocida RDE-Repositorio de Documentos Electrnicos (Platea) en proceso de sustitucin por el Archivo digital.
19
Repositorio de documentos electrnicos
DIT
MGDGV MTT
20
Integracin del documento en el expediente fsico Integracin del documento en el expediente digital Migracin de documentos electrnicos Salvaguarda de los documentos electrnicos de manipulaciones y alteraciones
Unidad tramitadora
DECRETO 174/2003, art. 37 ORDEN de 19 de diciembre de 2005, Reglamento del Sistema de Archivo MTT REE Repositorio de Expedientes Electrnicos (Platea) SGD XL-Nets SGD
21 22
Unidad tramitadora
23
127/197
Utilizacin / Uso
N 24 Requisitos Modificacin de estado del expediente Consulta de informacin en otras Administraciones e Instituciones (tributaria, catastral, padrn,...) Consulta de documentacin existente en el Sistema Responsables Unidad tramitadora Normativas LEY 30/1992, art. 35-a) LEY 30/92, art. 4.1 y 4.2 LEY 24/2001, art. 68 LEY 30/92 , art. 35 - f) MTT Herramientas
25
Unidad tramitadora
Infraestructura de integracin SGE Servicio de Consulta (Platea) AKS/SGA SGD
26
Unidad tramitadora Archivo
27 28 29 30
Trazabilidad de las operaciones sobre Unidad tramitadora los documentos en la tramitacin Control de versiones de los documentos electrnicos Impresin de un documento Validez del documento electrnico Unidad tramitadora. Unidad tramitadora Unidad tramitadora MTT Moreq
SGD SGE, AKS/SGA Firma electrnica reconocida
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Difusin
N Requisitos Responsables Normativas Herramientas LEY 30/92, art. 38 REAL DECRETO 209/2003 RESOL. de 13/05/03 de la DIT, por la que se aprueban Registro de E/S las aplicaciones electrnicas, informticas y Servicio de Registro Telemtico telemticas de carcter horizontal en la tramitacin (Platea) telemtica MTT LEY 30/92, art. 58.1 , 59 LEY 4/1999 LEY 24/2001 REAL DECRETO 209/2003 ORDEN de 16 de agosto de 2004, de la Consejera de Sistema Horizontal de Notificacin Hacienda y Administracin Pblica, sobre tramitacin y Pasarela de Notificacin telemtica de determinados procedimientos y Telemtica (Platea) actuaciones previstas en la legislacin de contratos de las Administraciones Pblicas MTT LEY 30/92, art. 59.5 y 60 DECRETO 155/1993, de 1 de junio, sobre el BOPV, Infraestructura de presencia en art. 10 a 21 Internet DECRETO 38/2000, de 29 de febrero, por el que se regula el Servicio Oficial de Traductores, Disp. Final 1. LEY 30/92 , art. 59 LEY 30/92, Art. 35. LEY 4/1999 DECRETO 149/1996, art. 3,4,5,6
31
Registro de Salida
32
Notificacin
Unidad Tramitadora
33
Notificacin telemtica
Unidad Tramitadora
34
Publicacin en Boletn (BOPV)
Unidad Tramitadora
35
Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo Emisin de copia / certificado
Unidad Tramitadora Unidad Tramitadora
36
129/197
Difusin
N 37 Requisitos Emisin de Certificacin Responsables Unidad tramitadora Normativas LEY 30/92, Art. 35. LEY 4/1999 DECRETO 149/1996, art. 7 (BOPV) RESOLUCIN de 28 de febrero de 2005, del Director de Energa, por la que se especifican las caractersticas de la tramitacin y de los requerimientos de los certificados a que se refiere la Orden de 11 de octubre de 2004, de la Consejera de Industria, Comercio y Turismo, por la que se regula el Certificacin (Platea) procedimiento telemtico para la puesta en servicio de instalaciones elctricas de baja tensin que requieran proyecto para su legalizacin REAL DECRETO 209/2003 MTT Herramientas
38
Emisin de Certificacin Electrnica
Unidad tramitadora
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Consulta
N Requisitos Responsables Normativas LEY 30/92, arts 35. a) y 37 LEY ORGNICA 15/1999 LEY 38/95 DECRETO 174/2003 MTT LEY ORGNICA 15/1999 MTT LEY 30/92, art. 35- a) LEY ORGNICA 15/1999 MTT Herramientas SGE Servicio de Consulta (Platea) AKS/SGA SGE Servicio de Consulta (Platea) AKS/SGA SGE Servicio de Consulta (Platea) AKS/SGA Infraestructura de integracin
39
Consulta de expedientes por el ciudadano / interesado
40
Consulta por otras Administraciones de expedientes de tramitacin comn
Unidad tramitadora
41
Consulta por otras Administraciones del expediente
42
Consulta de expedientes / documentacin por el ciudadano (no interesado / investigador)
Archivo
LEY 30/92 , art. 37 LEY ORGNICA 15/1999 LEY 16/85 (LPHE), art. 57 LEY 30/92 , art. 37 AKS/SGA LEY 38/95 DECRETO 174/2003 ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica (Reglamento del sistema de archivo), art. 9.2 SGD
43
Indexacin. Bsquedas en el texto completo
SGD
131/197
44
Seguridad y acceso a los documentos Sistemas de informacin
LEY 30/1992, ar. 37 EY ORGNICA 15/1999 REAL DECRETO 994/1999 MTT MTT
XL-Nets SGD Formatos de documentos y visores gratuitos
45
Gratuidad
Gobierno Vasco
132/197
N 46 Requisitos Lectura a lo largo del tiempo Responsables Archivo general MTT MBT, MTT 47 Cierre del Expediente Unidad tramitadora Normativas Herramientas Migracin de formatos Sistemas de Gestin de Expedientes REE Repositorio de Expedientes Electrnicos (Platea) AKS/SGA
48
Archivo del Expediente Fsico
Archivo de oficina
Reglamento del Sistema de Archivo MBT MTT Reglamento del Sistema de Archivo MGDGV MOREQ UNE ISO 15489 DECRETO 174/2003, art. 44 y 45
49
Archivo digital
Archivo de oficina
Archivo digital AKS/SGA
50
Control de documentos crticos (asegurar identificacin, perdurabilidad y conservacin) Unidad tramitadora Archivo General de la Administracin General de la C.A.E. COVASAD COVASED Sistema de Archivos de la Administracin General de la C.A.E.
AKS/SGA Tablas de Valoracin
51
Valoracin de los documentos
DECRETO 45/1998 DECRETO 232/2000 DECRETO 174/2003 ORDEN de 19 de diciembre de 2005, Reglamento del Sistema de Archivo ORDEN de 19 de diciembre de 2005, sobre procedimiento para la identificacin y funcionamiento de la COVASAD.
Tablas de Valoracin Calendario de transferencias Calendario de conservacin AKS/SGA
52
Registro de documentos de archivo
DECRETO 174/2003, art. 37 ORDEN de 19 de diciembre de 2005, Reglamento del AKS/SGA Sistema de Archivo, art. 46.1
133/197
N 53 Requisitos Gestin y control de consultas, prstamos y reproduccin de documentacin Responsables Sistema de Archivos de la Administracin General de la C.A.E. Normativas Herramientas DECRETO 174/2003, art. 37 Tablas de Valoracin ORDEN de 19 de diciembre de 2005, Reglamento del AKS/SGA Sistema de Archivo, art. 46.1 DECRETO 232/2003, art. 37 Tablas de Valoracin DECRETO 174/2003, art. 37 Calendario de Transferencias ORDEN de 19 de diciembre de 2005, Reglamento del AKS/SGA Sistema de Archivo, art. 46.1
54
Sistema de Archivos de la Transferencia de documentacin a los Administracin General de sucesivos niveles de Archivo la C.A.E.
134/197
Eliminacin / Expurgo
N Requisitos Responsables Normativas Herramientas Expurgo de documentacin de Sistema de Archivos de la DECRETO 45/1998 Tablas de Valoracin Calendario acuerdo con las Tablas de Valoracin Administracin General de DECRETO 232/2000 de conservacin y el Calendario de Conservacin la C.A.E. AKS/SGA DECRETO 174/2003 ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica (Reglamento del sistema de archivo). ORDEN de 19 de diciembre de 2005, de la Consejera de Hacienda y Administracin Pblica (Procedimiento para la identificacin y valoracin documental)
55
135/197
6.5
6.5.1
Departamento de Justicia y Administracin Pblica.
El Decreto 4/2009 de 8 de mayo, de creacin, supresin y modificacin de los Departamentos de la Administracin de la Comunidad Autnoma del Pas Vasco y determinacin de funciones y reas de actuacin de los mismos, atribuye a este Departamento las siguientes funciones: Atender las relaciones con el Poder Judicial. Provisin de medios para el funcionamiento de la Administracin de Justicia. Establecimientos penitenciarios, en especial su organizacin, funcionamiento y ejecucin de la legislacin penitenciaria, asumiendo el ejercicio de las facultades que sta atribuya a los rganos centrales de la Administracin penitenciaria. Nombramiento de Notarios y Registradores de la Propiedad. Rgimen general de Asociaciones, Fundaciones y Colegios Profesionales, sin perjuicio de las relaciones que, respecto a stos, mantengan los Departamentos en su mbito sectorial. Promocin de los Derechos Humanos. Garantizar, en el mbito de la Administracin de Justicia, el ejercicio de los derechos reconocidos a los ciudadanos por la Ley 10/1982, de 24 de noviembre, bsica de normalizacin del uso del Euskera. Contratacin. Funcin pblica, organizacin administrativa y rgimen jurdico y retributivo del personal. Servicios multidepartamentales y actividad editorial. Sistemas de informacin y telecomunicaciones corporativas. La defensa jurdica del Estatuto de Autonoma. El ejercicio de las funciones de control interno de legalidad y asesora jurdica general. La representacin y defensa en juicio del Gobierno Vasco y sus rganos. El impulso, direccin y coordinacin del proceso de modernizacin y reforma de la Administracin, as como de la Administracin y gobierno electrnicos. Conservacin, modificacin y desarrollo del Derecho Civil Foral y Especial del Pas Vasco. Ejercer las funciones que las Leyes y los reglamentos atribuyen al Gobierno en materia de Administracin Local. Rgimen de la organizacin y procedimiento de las Administraciones Pblicas Vascas. Ejercitar las competencias en materia de menores infractores, sin perjuicio de las competencias del departamento de Empleo y Asuntos Sociales. Dirigir, de acuerdo con las Leyes y los reglamentos, los organismos autnomos, entes pblicos de derecho privado y sociedades pblicas adscritos al Departamento.
136/197
6.5.1.1
Corresponde a la Viceconsejera de Administracin Pblica, las siguientes funciones: El impulso, direccin y desarrollo de los trabajos sobre racionalizacin, mejora y modernizacin de la Administracin Pblica. El impulso y direccin de la Administracin y gobierno electrnicos y, en especial, de la digitalizacin de servicios, as como el impulso de actuaciones interadministrativas para la modernizacin de la Administracin y el desarrollo de la Administracin y gobierno electrnicos. Rgimen de la organizacin y procedimiento de las Administraciones Pblicas Vascas, en colaboracin con la Viceconsejera de Rgimen Jurdico. El impulso y desarrollo de mecanismos, instrumentos y servicios de informacin y atencin general a la ciudadana de carcter centralizado y multicanal. Las funciones que corresponden al Departamento de Justicia y Administracin Pblica, conforme al Captulo V del Decreto 136/1996, de 5 de junio, sobre rgimen de la contratacin de la Administracin de la Comunidad Autnoma de Euskadi. Los servicios multidepartamentales, archivos y actividad editorial. Los sistemas de informacin y telecomunicaciones corporativas.
De la Viceconsejera de Administracin y Servicios dependen directa y jerrquicamente:
137/197
6.5.1.1.1
Corresponden a la Direccin de Informtica y Telecomunicaciones las funciones que se detallan a continuacin: Las atribuidas especficamente al Departamento de Hacienda y Administracin Pblica en el Decreto 35/1997, de 18 de febrero, por el que se regula la planificacin, organizacin, distribucin de funciones y modalidades de gestin en materia de sistemas de informacin y telecomunicaciones, salvo la prevista en su artculo 7. Las relativas a la gestin del servicio portador de los servicios de difusin de radio y televisin, as como aquellas facultades inherentes a la administracin y explotacin de las infraestructuras soporte del mismo. Las atribuidas especficamente en el artculo 32 del Decreto 108/2004, de 8 de junio, del modelo de presencia de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi en Internet. Promocin de la Sociedad de la Informacin entre las administraciones pblicas y ciudadanos de la Comunidad Autnoma, especficamente las relacionadas con las infraestructuras de telecomunicaciones, as como las que se fijen en los planes correspondientes aprobados por el Gobierno. Las relacionadas con el espectro radioelctrico y los servicios soportados sobre ste. La ejecucin de proyectos comunes de inters estratgico de informatizacin y digitalizacin de los servicios de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma
138/197
6.5.1.1.2
Direccin de Recursos Generales.
Cuyas funciones principales son: Proponer la normalizacin y/u homologacin de bienes muebles y servicios, la centralizacin o descentralizacin de la contratacin relativa a los bienes muebles y servicios as como los procedimientos para la contratacin de bienes y servicios de adquisicin centralizada. Establecer las normas de diseo y calidad a la que deban ajustarse los planes de obras y sus programas de desarrollo en los edificios de gestin centralizada, as como definir sus estndares de uso, superficies y condiciones de confort. Ejercer todas las funciones de apoyo tcnico y material correspondientes al rgano de contratacin respecto de los edificios de gestin centralizada. El mantenimiento de los edificios multidepartamentales o inmuebles declarados de gestin centralizada y de las instalaciones sitas en los mismos, la gestin energtica y de sus sistemas de comunicaciones, as como la elaboracin de las bases tcnicas y de los estudios de ofertas necesarios cuando dicho mantenimiento deba ser objeto de contrato y todo lo relativo a su ejecucin, abono, recepcin y liquidacin. La adquisicin y suministro de bienes y servicios de adquisicin centralizada cuando su destino sea los edificios declarados de gestin centralizada. Organizar y gestionar la distribucin en planta de los espacios en los edificios multidepartamentales o inmuebles declarados de gestin centralizada y el uso de salas comunes y otras instalaciones de naturaleza anloga, as como gestionar los aspectos relativos a la seguridad de las instalaciones. Gestionar los Almacenes Centralizados. Planificar y gestionar la recogida y tratamiento de los residuos generados en los edificios multidepartamentales o inmuebles declarados de gestin centralizada. Dirigir el Servicio Central de Publicaciones y ejercer las funciones en materia editorial atribuidas al Departamento en el Decreto 67/1998, de 7 de abril, por el que se regula la actividad editorial, salvo las sealadas en su artculo 10. Las funciones sobre el Sistema de Archivo atribuidas en el Decreto 174/2003, de 22 de julio, de organizacin y funcionamiento del Sistema de Archivo de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi, as como la prestacin del servicio de documentacin de carcter general. La planificacin, direccin y supervisin del sistema de bibliotecas de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma y de la implantacin del programa informtico de gestin bibliotecaria, as como la prestacin de los servicios de la Biblioteca General. La gestin de forma centralizada de los servicios de cartera, mensajera, franqueo de correspondencia, adquisicin de prensa, reprografa, imprenta y de otros servicios de anloga naturaleza. La ordenacin, gestin y administracin de los servicios y vehculos del Parque Mvil de la Administracin.
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6.5.1.1.3
Direccin de Innovacin y Administracin Electrnica.
En relacin con la gestin documental tiene atribuidas las siguientes funciones: La elaboracin, coordinacin e impulso de planes interdepartamentales de innovacin y mejora de calidad en los servicios pblicos y efectiva implementacin en las administraciones pblicas de la Administracin electrnica en los procedimientos administrativos y la gestin de los asuntos pblicos. La elaboracin y propuesta de proyectos de disposiciones de carcter general, iniciativas y directrices normativas en materia de organizacin y procedimientos procurando su simplificacin y la mejora de su calidad y eficiencia para la sociedad. El anlisis y evaluacin de las actuaciones departamentales en materia de estructuracin interna, organizacin y creacin de entes institucionales y de los proyectos de disposiciones de carcter general que las establezcan as como el asesoramiento y apoyo tcnico a los departamentos y entes que la integran en materia de organizacin y procedimientos. El diseo y desarrollo de los modelos e instrumentos de innovacin y mejora de la calidad de los servicios, evaluacin de las polticas pblicas e introduccin de sistemas de gobernanza, en colaboracin con la Direccin de Coordinacin. La declaracin y gestin de los servicios comunes de tramitacin telemtica de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi como el registro de documentos, la notificacin telemtica o las autorizaciones para el intercambio automatizado de datos tendentes a eliminar los certificados en papel, entre otros.
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6.5.1.1.4
Direccin de Atencin Ciudadana
En relacin con la gestin documental tiene atribuidas las siguientes funciones: La implantacin y gestin de procesos que faciliten el acceso de la ciudadana a los servicios pblicos y la informacin, as como a facilitar la participacin ciudadana. La direccin, organizacin, coordinacin y supervisin del modelo de presencia de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi en Internet, de conformidad con lo establecido en el Decreto 108/2004, de 8 de junio. La puesta a disposicin pblica, para su reutilizacin, de la informacin elaborada o custodiada por las Administraciones y organismos del sector pblico en aplicacin de la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilizacin de la informacin del sector pblico. La evolucin del entorno de intranet hacia un modelo colaborativo que d soporte a la comunicacin interna, el trabajo en equipo, el conocimiento compartido y el aprendizaje organizacional.
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6.5.2
Archivo General de la Administracin Pblica de la C.A.E.
El Archivo General de la Administracin Pblica de la C.A.E. se configura como un Centro del Sistema de Archivos con una doble funcin: De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 174/2003 se configura como la cabecera del Sistema de Archivos de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi. Se constituye en el archivo intermedio e histrico encargado de recibir y gestionar la documentacin transferida por los archivos de gestin de la Administracin General y, en su caso, por los archivos centrales de la Administracin Institucional, as como la documentacin producida por la Administracin del Estado o por las Administraciones Forales en virtud del traspaso de competencias a la Comunidad Autnoma de Euskadi.
En relacin con la Gestin Documental, el Archivo General de la Administracin Pblica de la C.A.E. presta los siguientes servicios: Anlisis de documentacin para la Comisin de Valoracin, Seleccin y Acceso de la Documentacin. Organizacin de fondos documentales. Atencin a la consulta de sus fondos histricos y/o administrativos a todo ciudadano que lo solicite y que se ajuste a la legalidad vigente. Consulta y prstamo de documentacin a las unidades productoras de la documentacin. Informacin al ciudadano y a la propia Administracin. Reproduccin de documentacin en el soporte ms conveniente para la misma.
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6.5.3
Comisin de Valoracin, Seleccin y Acceso de la Documentacin de la Administracin Pblica de la C.A.E. (COVASAD)
La Comisin de Valoracin, Seleccin y Acceso de la Documentacin de la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi es un rgano colegiado de carcter interdisciplinar, adscrito a la Direccin de Recursos Generales, al que se le atribuyen las siguientes funciones: Identificar y analizar todas las tipologas y series documentales generadas por la Administracin Pblica de la Comunidad Autnoma de Euskadi. Emitir dictamen sobre los Calendarios de Conservacin de los documentos a lo largo de su ciclo de vida, la permanencia en cada una de las fases de archivo, y proponer su accesibilidad, segn criterios administrativos, jurdicos e histricos. Determinar los documentos esenciales resultantes de las funciones y actividades crticas de la Administracin Pblica, los cuales formarn parte del Programa de Documentos Vitales y de Prevencin de Emergencias y Desastres. Asesorar a los rganos y entidades de la Administracin Pblica de la C.A.E. en materia archivstica.
6.5.4
Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, Irargi:
El Centro de Patrimonio Documental de Euskadi IRARGI es un Servicio dependiente de la Direccin de Patrimonio Cultural que tiene las siguientes funciones: Desarrollar las funciones que en relacin con el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi, creado por Ley 7/1990, de Patrimonio de Euskadi, se le asignan por Decreto 232/2000, de 21 de noviembre. Coordinar las actividades de los Servicios de Archivo de la Comunidad Autnoma de Euskadi en la gestin de los mismos. Normalizar los criterios y tratamiento de la documentacin de los Servicios de Archivo de Euskadi y la difusin del contenido de los mismos. Fomentar la descripcin y la difusin de la informacin de los fondos de archivo pblicos y privados ubicados o referentes a la Comunidad Autnoma de Euskadi. Analizar las necesidades y proponer medidas normativas en materia de Patrimonio Documental y Archivos. Disear y gestionar la poltica especfica de Patrimonio Documental y Archivos en el marco general de la poltica de patrimonio cultural. Analizar y proponer las medidas de concienciacin social y colectiva sobre el valor del Patrimonio Documental y los Archivos de Euskadi, contribuyendo a la formacin y educacin en esta materia con cuantos organismos sea preciso.
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6.5.5
Comisin de Valoracin y Seleccin de documentacin (COVASED)
Se trata de un rgano adscrito a la Direccin de Patrimonio Cultural que tiene las siguientes funciones: La determinacin de los criterios bsicos y generales de valoracin y seleccin documental. El informe o aprobacin, segn lo que proceda en cada caso, de los cuadros de valoracin y seleccin documental. El asesoramiento a los Servicios de Archivo en relacin con los calendarios de conservacin y la aplicacin de los criterios de valoracin y seleccin documental.
6.5.6
Sociedad Informtica del Gobierno Vasco - EJIE
Corresponder a EJIE el desarrollo tcnico del Modelo de Gestin Documental, y en particular: Albergar y dar soporte tcnico a la infraestructura de la Sistema de Gestin Documental. Desarrollar y mejorar las herramientas y servicios horizontales de uso comn para los Departamentos y Organismos dependientes del Gobierno Vasco en materia de gestin documental. Asesorar a los Departamentos en el uso del Sistema de Gestin Documental Implantar y mantener las aplicaciones departamentales que utilizan el Sistema de Gestin Documental.
6.5.7
Direcciones de Servicios de los Departamentos del Gobierno Vasco.
Con carcter general, se asignan a las Direcciones de Servicios funciones de: Mejorar la organizacin y mtodos de trabajo y la coordinacin de los servicios. Organizar, dirigir, impulsar y coordinar la gestin administrativa del Departamento en cuestin. En la mayor parte de los casos, los decretos de estructura orgnica de los Departamentos especficamente asignan a estas direcciones la funcin de organizar, dirigir y gestionar el Registro General, el Archivo, la biblioteca y los dems centros de documentacin del Departamento en el que se integran.
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6.6
Modelo de datos del AKS/SGA
La descripcin es uno de los elementos fundamentales del tratamiento archivstico, su funcin es la elaboracin de los instrumentos de control para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales de archivo. La descripcin puede realizarse a distintos niveles, en funcin de las distintas unidades o agrupaciones archivsticas definidas y que se constituyen como Unidades de Registro. El AKS/SGA permite los siguientes niveles de descripcin: Fondo Subfondo Seccin Subseccin Serie Subserie Expediente Documento simple Unidades de instalacin.
La estructura de datos est compuesta por un conjunto de elementos de descripcin agrupados, siguiendo las Normas ISAD, del siguiente modo: rea de Identificacin (rea de mencin de identidad). rea de Contexto. rea de Contenido y Estructura. rea de Condiciones de Acceso rea de Documentacin Asociada (o rea de Materias Relacionadas). rea de Control de la Descripcin.
Al dar de alta una nueva unidad en el AKS/SGA se distingue entre: Unidades lgicas, que conforman el Cuadro de Clasificacin: fondos, subfondos, secciones, subsecciones, series y subseries. Unidades fsicas: expedientes, documentos simples y unidades de instalacin. Para estos niveles de descripcin, adems de las reas anteriores, el AKS/SGA incorpora las reas de: o o
Signatura o signaturas Documentos electrnicos (documentos electrnicos asociados al registro descriptivo). A continuacin presentamos la captura de la pantalla del AKS/SGA: Ficha descriptiva del expediente.
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METADADOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS La parte del modelo de datos del AKS/SGA correspondiente a los documentos electrnicos en la siguiente:
EXPEDIENTES
DOCUMENTOS ELECTRNICOS
VERSIONES
FICHEROS FSICOS
Tabla: Expedientes Campo ARCODARC ARCODCLA ARTITULO ARFECINI Tipo Number Number varchar2 (255) varchar2 (8) Descripcin Cdigo del Registro. CLAVE. Proporcionado por el sistema Cdigo del Cuadro de Clasificacin Ttulo del expediente Fecha de Inicio del Periodo Cronolgico de la documentacin que se archiva. Formato AAAAMMDD Fecha Fin del Periodo Cronolgico de la documentacin que se archiva. Formato AAAAMMDD Identificador / N de Expediente Cdigo de la unidad de procedencia de la Productor documentacin dentro del organigrama de la Entidad o Empresa Alcance y Contenido de la documentacin: Descripcin con mayor detalle de la unidad documental objeto del anlisis Cuadro de Clasificacin Tabla relacionada
ARFECFIN
varchar2 (8)
ARNUMEX1 ARCODPRO
varchar2 (30) Number
ARALCANZ
varchar2 (1000)
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Tabla: Documentos electrnicos Campo DACODDAR DATITULO DADESCRI DACODARC DACODEXP Tipo Number varchar2(150) Number Number Descripcin Cdigo del documento. CLAVE Ttulo del documento Cdigo del documentos archivo al que pertenecen los Archivo Tabla relacionada
varchar2(1000) Descripcin del documento
Indica si el documento est expurgado Valores: 0 = NO; 1 = SI
Tabla: Versiones Campo VACODVAR VACODDAR VAPATH VATAMANO VAFICFEC VAFECALT VAFECMOD VANUMVER VANUMREV Tipo Number Number Number varchar2(8) varchar2(8) varchar2(8) Number Number Descripcin Cdigo de la versin. CLAVE Cdigo del documento Tamao del documento Fecha del documento Fecha de alta Fecha de modificacin Nmero de versin Nmero de revisin Documentos Tabla relacionada
varchar2(260) Extensin del documento
Tabla: Ficheros fsicos Campo BACODBAR BACODVAR BAOID Tipo Number Number Varchar2(16) Descripcin Cdigo del fichero. CLAVE Cdigo de versin OID del documento en Archivo Digital Versiones Tabla relacionada
Como vemos, datos tan relevantes sobre el documento electrnico (como son el cuadro de clasificacin, el nmero del expediente o la unidad productora) estn en la tabla Expedientes debido a la normalizacin del modelo de datos del AKS/SGA.
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6.7
Metadatos de un documento electrnico de archivo
A continuacin se presenta un ejemplo que de metadatos de un documento electrnico de archivo que utiliza ms metadatos que la propuesta del modelo. TIPO DE METADATO
INHERENTES AL DOCUMENTO Identificador nico de documento (OID) Nombre del documento Asunto Autor Fecha y hora de la creacin del documento Tamao del fichero Vigencia Soporte Naturaleza
METADATO
INC.*
1 1 1 0-1 1 1 1 0-1 1 1
OBSERVACIONES
Ttulo Descripcin, Resumen
Valores: Papel, Electrnico, Otro Valores: Papel, Papel con copia electrnica, Telemtico, Servicio telemtico externo (Relacionado con Tipo de referencia externa)
Tipo de referencia externa Cdigo de referencia externa Identificador del Departamento Identificador de la Entidad Tipo de documento
0-1 0-1 1 1 1 Alternativa 1: Identificador del tipo de documento, Nombre del tipo de documento Alternativa 2: Tipo genrico, Tipo concreto
Idioma Digitalizado Observaciones CONTROL DE ACCESO Derechos de acceso Custodio. Persona o unidad responsable del mantenimiento. Aplicacin responsable del mantenimiento ALMACENAMIENTO Sello de tiempo del instante del almacenamiento Identificador del usuario o aplicacin que ha almacenado el documento
1-n 1 0-1 1 1-n 1 Valores: Documento pblico o privado
1 1 1 1
Sistema desde el que se incorpor el documento
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TIPO DE METADATO
METADATO
Nombre del usuario o aplicacin que ha almacenado el documento Fecha de ltima modificacin Autor de la ltima modificacin Versin
INC.*
1
OBSERVACIONES
0-1 0-1 1-n 0-1 Alternativa: Dos campos (Versin y revisin)
DESCRIPCIN Descriptor onomstico Descriptor geogrfico Descriptor de materia FIRMA Identificador del firmante Nombre del firmante Firma Identificador del Departamento del firmante Identificador de la Entidad del firmante Fecha y hora de firma ENTRADA / SALIDA Indicador de documento de Entrada o Salida Remitente del documento. Tercero que ha presentado el documento Destinatario del documento Nmero de registro Fecha y hora TRAMITACIN Identificador del procedimiento / serie Identificador del nmero de expediente Origen Compartido Ao del ejercicio Estado Trmite Tarea Fecha de incorporacin del documento al expediente Asociacin con otros documentos Indicador de revisin Resultado de revisin
0-n 0-n 0-n 0-n 1 1 1 1 1 1 0-1 1 1 Valores: E, S, Interno
1-n 1 1 0-n 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0-n 1 1 Dos campos: Indicador de asociacin, Cabecera de asociacin Valores: S, No Valores: Con errores, Correcto Pendiente, Presentado, Valores: Ciudadano, Administracin Valores: 1 (si se usa slo en un expediente), 2,
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TIPO DE METADATO
ARCHIVO
METADATO
INC.*
0-1
OBSERVACIONES
Subsistema de archivo
Custodio Valores: Oficina, General, Histrico
Documento vital Expurgado Fecha de baja (expurgo) Responsable de la baja (expurgo) CONSERVACIN A LARGO PLAZO Dependencias de hardware Dependencias del sistema operativo Dependencias del software de aplicaciones Formato del fichero. Extensin del documento Resolucin Versin del algoritmo de compresin Documento migrado Versin de migracin Fecha de la ltima migracin OID del documento original
1 1 1 1 0-1 1 1 1 1 1 1 1 0-1 0-1 0-1
Valores: S, No Valores: 0=NO, 1=S Alternativa: Plazo de conservacin
Aplicacin de software que se utiliz para la creacin del documento
Valores: S, No
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INC.* = Incidencia Indica el nmero de veces que debe aparecer el metadato. En trminos tcnicos, esta caracterstica se denomina cardinalidad. La incidencia se designa del siguiente modo: INDIDENCIA 1 1-n 0-1 0-n EXPLICACIN Indica que el elemento de metadatos debe aparecer una vez Refleja que el elemento de metadatos debe aparecer al menos una vez pero se puede presentar en ms de una ocasin Significa que el elemento de metadatos puede no existir, pero que cuando existe se presentar slo una vez. Indica que el elemento de metadatos puede no aparecer jams o presentarse en numerosas ocasiones.
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6.8
Relacin de tipos documentales
Relacin de Tipos Documentales Tipo documental Acta Contenido / definicin Documento que acredita hechos, circunstancias, juicios o acuerdos Subtipos Acta de rgano colegiado Acta de infraccin Acta de inspeccin Acuerdo de iniciacin de un procedimiento Acuerdo de acumulacin de procedimientos Acuerdo de prctica simultnea de trmites Acuerdo de apertura del perodo de prueba Acuerdo de ampliacin de plazos Acuerdo de tramitacin de urgencia Acuerdo de adopcin de medidas provisionales Acuerdo de admisin o rechazo de pruebas propuestas Acuerdo de solicitud de Informes Acuerdo de informacin pblica Acuerdo de caducidad del procedimiento Normativa
Cod. clasificacin
Tipo Decl.. Funcin Emisor
Ley 30/1992, art. 27
A.3.
B.4.
C.2.
Acuerdo
Documento que recoge las decisiones unilaterales adoptadas por los rganos competentes sobre la iniciacin y las cuestiones de trmite con carcter previo a la resolucin del mismo.
Ley 30/1992, art. 69.1 Ley 30/1992, art. 73 Ley 30/1992, art. 75.1 Ley 30/1992, art. 80.2 Ley 30/1992, art. 42.2 y 49 Ley 4/1999, art. 1.14 Ley 30/1992, art. 50 A.1. Ley 30/1992, art. 72 Ley 30/1992, art. 80.3 Ley 30/1992, art. 82 Ley 30/1992, art. 86.1 Ley 30/1992, art. 43.4 y 92
B.5.
C.1.
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Relacin de Tipos Documentales Tipo documental Contenido / definicin Documento por el que el interesado en un procedimiento administrativo aporta a los rganos responsables de ste datos o valoraciones de carcter fctico o jurdico para su consideracin. Medio por el que los ciudadanos con la condicin de interesados participan en las diferentes etapas de la tramitacin del procedimiento, influyendo en el proceso de formacin de la voluntad del rgano administrativo Documento de comunicacin personal con contenidos muy genricos. La carta es un documento muy generalizado para comunicarse el particular con la Administracin, siempre que las normas de procedimiento administrativo no exijan que se adopte otra forma especial documentaria. Documento mediante el que se declara formalmente la produccin de hechos, el dictado de actos o la adopcin de acuerdos a travs del relato o transcripcin total o parcial de dichos hechos, actos o acuerdos. Es un documento solemne, en el que quien certifica responde de su contenido. Certificacin: Acreditacin emitidas por el Secretario de un rgano colegiado sobre acuerdos adoptados por ste Ley 30/1992, art. 27.5 Certificacin de actos presuntos: Ley 30/1992, art. 44 Acredita la existencia y los efectos de Decreto 149/1996, art. 2.a) y 7. un acto presunto y se emite por el rgano competente para la adopcin del acto expreso Subtipos Normativa
Cod. clasificacin
Alegaciones
Documento ordinario de alegaciones (en cualquier momento del procedimiento) Documento de alegaciones en el trmite de audiencia
Ley 30/1992, art. 35 e), 79 y 84
B.3.
C.3.
Carta
B.3.
C.3.
Certificado
A.3.
B.4.
C.1.
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Relacin de Tipos Documentales Tipo documental Contenido / definicin Subtipos Oficio: Documento que se utiliza para la comunicacin entre rganos o unidades pertenecientes a diferentes administraciones pblicas, a pertenecientes a diferentes entidades o departamentos y dentro de estos- a diferentes rganos superiores Nota Interior: Documento de comunicacin entre rganos o unidades pertenecientes a un mismo rgano superior o entidad. La nota que le caracteriza y le diferencia del oficio es el mbito de actuacin Normativa
Cod. clasificacin
Comunicacin
Documentos administrativos de transmisin en los que emisor y receptor tienen la condicin de rgano o unidad administrativa
A.3.
B.3.
C.1.
Denuncia
Documento por el que cualquier ciudadano en cumplimiento o no de una obligacin legal, pone en conocimiento de un rgano administrativo la existencia de un determinado hecho que pudiera obligar a la iniciacin de un procedimiento administrativo. Documento que contiene una declaracin de juicio de un rgano administrativo, persona o entidad pblica o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo Son documentos que reflejan el trmite por el que el rgano competente comunica al interesado o interesados las resoluciones y actos administrativos que afecten a sus derechos e intereses.
Denuncia de oficio Denuncia a solicitud de interesado
Ley 30/1992, art. 69
B.1.
C.3.
Informes
Informes preceptivos Informes facultativos Informes vinculantes Informes no vinculantes Dictamen
Ley 30/1992, art. 82.1
A.4.
B.4.
C.2.
Notificacin
Ley 30/1992, art. 58, 59 y 60 y 61 Ley 4/1999, art. 1.16 y 1.17 Ley 24/2001, art. 68-2
A.2.
B.3.
C.1.
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Relacin de Tipos Documentales Tipo documental Contenido / definicin Documento previo a la resolucin de un expediente en el que se concreta la resolucin que el funcionario instructor propone al superior Esta propuesta debe ser consecuente del anlisis previamente reseado en el informe. Documento por el que el ciudadano impugna un acto administrativo que afecta a sus derechos o intereses, demandando su anulacin por incurrir en alguna de las causas de invalidez previstas en el ordenamiento jurdico. El recurso es un instrumento para la revisin de las decisiones administrativas por iniciativa del interesado Documento que se remite al interesado indicndole la ausencia de algn requisito o la existencia de errores en la solicitud presentada y emplazndole para la subsanacin de la falta o la presentacin del documento exigido. Subtipos Normativa
Cod. clasificacin
Propuesta de resolucin
A.4.
B.4.
C.2.
Recurso
Recurso ordinario Recurso de revisin Recurso contencioso-administrativo
Ley 30/1992, art 107.1, 114, 115, 116 Ley 30/1992, art. 108, 118
B.4.
C.3.
Requerimiento
Requerimiento de subsanacin de errores o mejora
Ley 30/1992, art. 71 LEY 4/1999, art. 1.19
A.2.
B.2.
C.1.
156/197
Relacin de Tipos Documentales Tipo documental Contenido / definicin Subtipos Normativa
Cod. clasificacin
Resolucin
Documento que recoge las decisiones del rgano competente que pone fin que pone fin al procedimiento administrativo, decidiendo sobre todas las cuestiones planteadas por los interesados y aquellas otras derivadas del mismo (todas las cuestiones conexas que aunque no hubieran sido planteadas por los interesados, el rgano competente entiende que debe pronunciarse sobre las mismas)
Resolucin de autorizacin Resolucin de Concesin de Dominio o Servicio Pblico Resolucin de reconocimiento de derechos econmicos Resolucin de concesin de subvenciones y ayudas Resolucin sancionadora Resolucin por la que se declara la nulidad de pleno derecho Resolucin de anulabilidad Resolucin de revocacin Resolucin de rectificacin de errores Resolucin de inadmisin Resolucin del recurso
Ley 30/1992, art. 89 Ley 30/1992, art.138 Ley 30/1992, art. 89.4 Ley 30/1992, art. 113
A.1.
B.5.
C.1.
157/197
Relacin de Tipos Documentales Tipo documental Contenido / definicin Documento que contiene una o varias peticiones de un ciudadano dirigidas a promover la accin del rgano administrativo al que se dirige para satisfacer una o varias pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o un inters legtimo La presentacin de una solicitud da lugar normalmente- a la iniciacin de un procedimiento formalizado. La solicitud puede ir acompaada de otros documentos: Documentos requeridos normativamente: aquellos que deben acompaar a la solicitud porque as lo establece la disposicin normativa que regula la materia a la que se refiere la solicitud Documentos aportados voluntariamente, o que los solicitantes aportan datos e informacin que estiman conveniente a efectos de apoyar y completar la solicitud Subtipos Normativa
Cod. clasificacin
Solicitud
Ley 30/1992, art. 70 LEY 24/2001, art. 68-3
B.1.
C.3.
158/197
6.9
MBT y las tipologas documentales
El Modelo Bsico de Tramitacin ha de estar relacionado con los tipos de documentos.

FUNCIONES Y COMPETENCIAS DEL G.V.
NORMAS DE PROCEDIMIENTO MBT, MTT
SERIES DOCUMENTALES
TIPOS DE DOCUMENTOS
CALENDARIOS DE CONSERVACIN SOPORTE
SUBSISTEMAS DE ARCHIVO
EXPEDIENTES
DOCUMENTOS DEL EXPEDIENTE
A continuacin, en forma de tabla, se presenta una propuesta de relacin entre los trmites y los tipos de documentos para una familia del Modelo bsico de tramitacin, Ayudas y subvenciones.
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PROCEDIMIENTO - AYUDAS Y SUBVENCIONES. Procedimiento de concesin 1

Fase 1: Solicitud y documentacin Trmites (Tipo interno / externo) Actividades Recepcin de la documentacin Tipos documentales Solicitud / Documentacin Acreditativa / Documentacin justificativa (cuando proceda) Requisitos de Gestin documental Registro de Entrada Apertura del expediente Captura de datos / Identificacin de datos. Grabacin de los datos en la aplicacin de gestin de expedientes. Clasificacin del Expediente Escaneo: Solicitud Dentro de la Documentacin acreditativa modelo de Autorizacin a la Admn. para solicitar informacin del cumplimiento de las obligaciones tributarias Comunicacin al solicitante para que presente la documentacin necesaria Acuse de recibo Escaneo: Documentacin acreditativa Documentacin Justificativa Consulta de documentacin ya existente en el Sistema. Consulta de documentacin en otras Administraciones e Instituciones (tributaria, catastral, padrn,....) Registro de Salida Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo Integracin del documento en el expediente fsico / digital
PRESENTACIN DE LA SOLICITUD Y APERTURA DEL EXPEDIENTE (E)
Control de la solicitud
Comprobacin de la documentacin
PETICIN DE DOCUMENTACIN (E)
Elaboracin del documento de reclamacin de documentacin Recepcin del acuse de recibo
Normativa especfica: Ley 38/2003 de 17 de noviembre, General de Subvenciones (BOE DE 18/11/2003); RD 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (BOE n 176, 25-Jul-2006); Ley 47/2003 de 24 de noviembre, General Presupuestaria (BOE n 284, 27-Nov-2003).
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PROCEDIMIENTO - AYUDAS Y SUBVENCIONES. Procedimiento de concesin 1

Fase 1: Solicitud y documentacin Trmites (Tipo interno / externo) Actividades Tipos documentales Requisitos de Gestin documental Registro de Entrada: Modificacin de la solicitud Escaneo (dependiendo del error detectado o ausencia de documento): Solicitud Documentacin acreditativa Documentacin Justificativa Integracin del documento en el expediente fsico. Cierre / Archivo del expediente
Recepcin de la documentacin en plazo
Solicitud / Documentacin Acreditativa / Documentacin justificativa (cuando proceda)
No se recibe en plazo
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PROCEDIMIENTO - AYUDAS Y SUBVENCIONES. Procedimiento de concesin Fase 2 Estudio y resolucin Trmites (tipo interno / externo) Actividades Tipos documentales Requisitos de Gestin documental
ESTUDIO TCNICO (I)
Evaluacin de las solicitudes presentadas / Elaboracin de Informes Tcnicos Informes Tcnicos (y/o jurdicos) por la propia unidad tramitadora Remisin del informe a la unidad Informes Tcnicos tramitadora Elaboracin de la propuesta de resolucin
Propuesta de resolucin (En ocasiones se integra con el Informe Tcnico) Comunicacin al interesado de la propuesta de resolucin provisional Alegaciones del solicitante
Integracin del documento en el expediente fsico / digital
Captura del documento por la unidad tramitadora Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Captura del documento por la unidad tramitadora Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Registro de Salida Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Registro de Entrada Escaneo (?) Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Captura del documento por la unidad tramitadora (si su emisin es por otra unidad) Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Captura del documento por la unidad tramitadora Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Captura del documento por la unidad tramitadora Notificacin:
PROPUESTA RESOLUCIN PROVISIONAL (I)
DE
Notificacin de la resolucin al interesado Recepcin de alegaciones presentadas por el solicitante
EXAMEN DE ALEGACIONES (I) REVISIN DE LA PROPUESTA DE RESOLUCIN DEFINITIVA (I)
Informe Tcnico de las Alegaciones presentadas Elaboracin de la propuesta de resolucin definitiva Emisin de la resolucin
Informes Tcnicos
Propuesta de resolucin
Resolucin adjudicando / denegando
RESOLUCIN (E)
Notificacin de la resolucin al interesado Publicacin de la resolucin en el BOPV
Comunicacin al interesado de la resolucin
Registro de Salida Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo

Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
Remisin de la Resolucin al BOPV
Publicacin en Boletn
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PROCEDIMIENTO - AYUDAS Y SUBVENCIONES. Procedimiento de concesin Fase 3: Comprobacin y pago Trmites (tipo interno / externo) COMPROMISO GASTO DEL Actividades Tipos documentales Requisitos de Gestin documental El compromiso del gasto aparece inserto en la resolucin del procedimiento de concesin: se compromete el crdito por un importe determinado y respecto de un tercero concreto, el beneficiario de la subvencin concedida. Recepcin de justificantes del Documentacin justificativa de los cumplimiento de la finalidad gastos / de la inversin (Copia de para la que se concede la facturas, TC,...) realizada. subvencin (gastos, inversiones,...) Inspeccin / Comprobacin de la documentacin Recepcin de la documentacin Justificativa por la unidad responsable: Oficina Territorial. Remisin de la documentacin al rgano concedente. Comprobacin de la adecuada justificacin de la subvencin, as como la realizacin de la actividad y el cumplimiento de la finalidad que determinen la concesin o disfrute de la subvencin (Aplicacin Informtica / Hoja de clculo) Remisin a la Oficina de Control Econmico (OCE) Control de la gestin contable por la OCE (Aplicacin Informtica) Emisin de los documentos contables (Aplicacin Informtica) Remisin -por la OCE- a la unidad tramitadora de los documentos contables Recepcin por la unidad tramitadora de los documentos contables
RECONOCIMIENTO LA OBLIGACIN (E)
DE
ORDENACIN PAGO / MATERIAL. (I)
DEL PAGO
Generacin de la documentacin contable Control de la gestin contable
Orden de pago / Resolucin de pago / Documento contable de pago (P)
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PROCEDIMIENTO - AYUDAS Y SUBVENCIONES. Procedimiento de concesin Fase 4: Recursos Trmites (tipo interno / externo) PRESENTACIN RECURSO (E) DEL Actividades Recepcin del recurso presentado Evaluacin de las solicitudes presentadas / Elaboracin de Informe o Propuesta de Resolucin Remisin del informe a la unidad tramitadora Emisin de la resolucin Resolucin aceptando / denegando el recurso Comunicacin al interesado de la resolucin Tipos documentales Escrito de Recurso Requisitos de Gestin documental Registro de Entrada Grabacin de datos en la aplicacin Integracin del documento en el expediente fsico / digital Captura del documento por la unidad tramitadora Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Captura del documento por la unidad tramitadora Notificacin: Registro de Salida Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Publicacin en Boletn
ESTUDIO (I)
Informe Propuesta de resolucin
RESOLUCIN RECURSO (E)
DEL
Notificacin de la resolucin al interesado Publicacin de la resolucin en el BOPV
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PROCEDIMIENTO - AYUDAS Y SUBVENCIONES. Procedimiento de concesin Fase 5: Desistimiento / renuncia Trmites (tipo interno / externo) PRESENTACIN ESCRITO DESTIMIENTO RENUNCIA (E) ACEPTACIN DESISTIMIENTO RENUNCIA (E) DEL DE O DEL O Actividades Tipos documentales Requisitos de Gestin documental Registro de Entrada Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Control en la aplicacin de gestin de expedientes. Publicacin en el BOPV Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Control en la aplicacin de gestin de expedientes. Publicacin en el BOPV Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
Recepcin del escrito de desistimiento o renuncia
Solicitud de aceptacin del desistimiento o la renuncia
Resolucin de admisin del desistimiento o renuncia Notificacin de la Resolucin de admisin del desistimiento o renuncia Emisin del acuse de recibo Recepcin del acuse de recibo
Resolucin
NOTIFICACIN (E)
Notificacin Acuse de recibo
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PROCEDIMIENTO - AYUDAS Y SUBVENCIONES. Procedimiento de concesin Fase 6: Incumplimiento / reintegro Trmites (tipo interno / externo) INICIACIN PROCEDIMIENTO REINTEGRO (E) DEL DE Actividades Acuerdo de iniciar el procedimiento de reintegro2 Tipos documentales Resolucin de acuerdo de inicio del procedimiento de reintegro de pago indebido/ por incumplimiento de obligaciones... Requisitos de Gestin documental Control en la aplicacin de gestin de expedientes. Publicacin en el BOPV Integracin del documento en el expediente fsico / digital.
INICIACIN PROCEDIMIENTO REINTEGRO (E)
DEL DE
Notificacin al beneficiario de inicio del procedimiento
PETICIN DE DOCUMENTACIN (E) / AUDIENCIA DE INTERESADO (E)
Elaboracin del documento de reclamacin de documentacin Recepcin del acuse de recibo Recepcin de la documentacin Recepcin de alegaciones
Notificacin: Registro de Salida Notificacin de la resolucin de inicio Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo del procedimiento de reintegro de Recepcin del acuse de recibo pago indebido / por incumplimiento Notificacin mediante Publicacin en el BOPV (ANUNCIO), en de obligaciones... caso de cambio de domicilio, etc. Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Comunicacin al solicitante para que Registro de Salida presente la documentacin Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo necesaria Acuse de recibo Integracin del documento en el expediente fsico / digital Requisitos de Gestin documental
El rgano concedente ser el competente para exigir del beneficiario el reintegro de subvenciones cuando aprecie la existencia de alguno de los supuestos de reintegro de cantidades percibidas establecidos en la Ley, artculo 37...
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PROCEDIMIENTO - AYUDAS Y SUBVENCIONES. Procedimiento de concesin Fase 6: Incumplimiento / reintegro Trmites (tipo interno / externo) Actividades Tipos documentales Requisitos de Gestin documental Registro de Entrada Escaneo Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Captura del documento por la unidad tramitadora Notificacin: Registro de Salida Cumplimentacin / Emisin del acuse de recibo Integracin del documento en el expediente fsico / digital. Publicacin en Boletn (individual / colectiva) Control de la gestin contable por la OCE (Aplicacin Informtica) Emisin de los documentos contables (Aplicacin Informtica) Remisin -por la OCE- a la unidad tramitadora de los documentos contables Recepcin por la unidad tramitadora de los documentos contables
Recepcin de alegaciones Emisin de la resolucin de reintegro RESOLUCINDE REINTEGRO (E) Notificacin de la resolucin al interesado Publicacin de la resolucin en el BOPV
Alegaciones del beneficiario Resolucin
Comunicacin al interesado de la resolucin
CONTROL CONTABLE DEL INGRESO DE LA DEVOLUCIN (I)
Control de la gestin contable : Generacin de los documentos contables
Documentacin contable
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PROCEDIMIENTO - AYUDAS Y SUBVENCIONES. Procedimiento de concesin Fase 6: Incumplimiento / reintegro Trmites (tipo interno / externo) Actividades Control de la falta de pago de la deuda Providencia de apremio Modificaciones de la deuda (incluye anulaciones y bajas de providencias) Comunicacin a las Haciendas Forales Tipos documentales Requisitos de Gestin documental
RECAUDACIN DE LA DEVOLUCIN EN VA 3 EJECUTIVA (E)
Listas de impagados y certificados de descubierto
Control del impago (Aplicacin K27: Cada departamento introduce los datos cuando se produce un impago en perodo voluntario, y desde la aplicacin se enva a las Diputaciones Forales)
El procedimiento de apremio se tramita para la recaudacin de las deudas con la Administracin previamente notificadas, no ingresadas a su vencimiento. Se inician al da siguiente del vencimiento del plazo de ingreso en perodo voluntario.
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PROCEDIMIENTO - AYUDAS Y SUBVENCIONES. Procedimiento de concesin Fase 6: Incumplimiento / reintegro Trmites (tipo interno / externo) Actividades Emisin de la resolucin de cierre (no siempre) Publicacin de la Resolucin de Cierre en el BOPV Cierre del expediente Tipos documentales Requisitos de Gestin documental Si se emite resolucin de cierre: Integracin del documento en el expediente fsico / digital Resolucin Marcado / Control del cierre en la aplicacin de gestin de expedientes.
FINALIZACIN EXPEDIENTE (I)
DEL
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6.10 Propuestas relativas a los documentos electrnicos
Las siguientes propuestas pretenden ser un complemento al reglamento de Archivo del Gobierno Vasco. mbito de las propuestas de conservacin. Proporcionar el conjunto de medidas organizativas y tcnicas de seguridad que garanticen el cumplimiento de los requisitos legales para la conservacin de la informacin en soporte electrnico relativa a los procedimientos administrativos del Gobierno Vasco que utilicen los medios electrnicos, informticos y telemticos en el ejercicio de sus potestades. Facilitar la adopcin generalizada por parte del Gobierno Vasco de medidas organizativas y tcnicas que aseguren la conservacin de la informacin manejada por las aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades. Promover el mximo aprovechamiento de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones en la actividad administrativa y asegurar a la vez el respeto de las garantas y derechos de los ciudadanos en sus relaciones con el Gobierno Vasco
La conservacin de la informacin no debe considerarse de forma aislada; junto con la utilizacin y acceso a la informacin, es una etapa ms del ciclo de vida de la misma en soporte electrnico. La gestin de dispositivos, soportes electrnicos y formatos debe ponerse en prctica aplicando procedimientos orientados a la manipulacin de datos sensibles, especialmente si son de carcter personal; a la salvaguarda frente a deterioro, dao, robo o acceso no autorizado; a la eliminacin o destruccin de soportes; a la gestin de los soportes removibles, etc. Estas medidas para la conservacin de la informacin deben adoptarse de acuerdo con los especialistas en la gestin de archivos para disear soluciones prcticas a la medida de sus necesidades.
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6.10.1 Conservacin de la informacin en soporte electrnico 6.10.1.1 Documento Administrativo
Criterios Se deben conservar los documentos registrados, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura sea evidencia, o prueba de valor legal, de una actividad administrativa, en el marco de la aplicacin para el ejercicio de potestades. Se debe conservar el contenido de los documentos administrativos y de los ciudadanos en soporte electrnico, informtico o telemtico, en un formato compatible con los medios tcnicos que dispone el Gobierno Vasco, que aseguren la independencia necesaria para garantizar su pervivencia as como la no-discriminacin respecto a la accesibilidad de los ciudadanos a la misma. Se deben utilizar normas y estndares, disponibles pblicamente, de derecho y especificaciones pblicas libres de royalties y patentes.
Propuesta para el Gobierno Vasco Los documentos se conservarn siguiendo los criterios marcados por el calendario de conservacin de las Series Los documentos recibidos por medio del registro telemtico, siempre y cuando la migracin del mismo a formato PDF se pueda realizar sin alterar la informacin, se debern convertir a dicho formato en el momento de la entrega al registro y devolverle el documento migrado al ciudadano para que lo firme y ste se incorpore al procedimiento en cuestin. Los documentos electrnicos se guardarn en el archivo digital, y en la fase de cierre del expediente se realizar una copia de los documentos originales en Formato PDF 1.4 o PDF-A, para la conservacin a largo plazo de los documentos. Se mantendrn las dos copias el mximo tiempo que la tecnologa del documento original pueda permitir. Se recomienda el formato PDF como estndar actual para la difusin de los documentos al ciudadano. Para los documentos generados durante la tramitacin del expediente y que tengan la consideracin de vigentes se recomienda que se migren a formato PDF siempre y cuando la migracin no implique la prdida de informacin del documento, obteniendo de esta forma un control de versiones de los documentos, obteniendo los tres estados del documento (Trabajo, Vigente e Histrico)
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6.10.1.2 Almacenamiento de la informacin en soporte electrnico Criterios Se debe almacenar en soporte electrnico la informacin resultado de las actuaciones administrativas en el marco de la aplicacin para el ejercicio de potestades. Se debe almacenar la informacin electrnica, si no es posible hacerlo en el formato original, en un formato que asegure que puede reproducirse con el mismo contenido y estructura que el original. Se deben utilizar normas y estndares, disponibles pblicamente, de derecho y especificaciones pblicas libres de royalties y patentes.
Propuesta para el Gobierno Vasco Se deben conservar los documentos electrnicos originales siempre y cuando la plataforma tecnolgica donde fueron creados se pueda utilizar y una copia de los mismos en un formato estndar PDF 1.4 o PDF-A. Se recomienda el formato PDF como estndar actual para la difusin de los documentos al ciudadano.
6.10.1.3 Anlisis y Gestin de Riesgos Criterios Se debe realizar el anlisis y gestin de riesgos aplicando MAGERIT, Metodologa de anlisis y gestin de riesgos de los sistemas de informacin, orientado a la conservacin de la informacin en soporte electrnico, para identificar, relacionar y valorar los activos de informacin, determinar y clasificar las posibles amenazas, evaluar su vulnerabilidad, estimar los posibles impactos, y, con los resultados de este anlisis, desarrollar una gestin de riesgos para seleccionar, especificar y adoptar medidas organizativas y tcnicas para prevenir daos y reducir su impacto. Se debe informar al propietario de la aplicacin y de los ficheros y documentos de los riesgos detectados, al objeto de que pueda tomar decisiones sobre la poltica de seguridad a seguir. Los riesgos y las salvaguardas de la aplicacin se deben revisar cuando sea adecuado y peridicamente como una parte ms de la gestin de la seguridad.
Propuesta para el Gobierno Vasco Definicin de la poltica de salvaguardas del Archivo Digital, para minimizar en lo posible la prdida de informacin. Definicin de una poltica de auditorias para controlar el perfecto estado de los ficheros y la legibilidad de los mismos. Definicin de un procedimiento para la migracin de los distintos tipos de los formatos electrnicos al formato estndar.
6.10.2 Ciclo de vida de la documentacin en soporte electrnico 6.10.2.1 Ciclo de Vida
Criterios
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Se debe tratar la informacin en soporte electrnico, como en otro tipo de soporte, desde una perspectiva global que contemple todo el ciclo de vida, desde su diseo hasta su conservacin o destruccin, pasando por las etapas de creacin y gestin, slo as se puede adoptar un conjunto coherente de medidas que permitan dar respuesta a los requisitos de seguridad, economa de gestin y eficacia.
Propuesta para el Gobierno Vasco Creacin del Sistema Integral de gestin Documental para el almacenamiento de los documentos electrnicos, contemplando en l todo el ciclo de vida de los documentos.
6.10.2.2 Anlisis del documento electrnico
Criterios Analizar la informacin manejada a fin de estructurar los datos en forma de documentos y bases de datos, para almacenar la informacin, y adoptar un criterio coherente de clasificacin de los mismos. Agrupar los documentos (correspondencia, expedientes y registros), que describen una actividad, en un solo fichero o unidad coherente de informacin. En cada unidad de informacin clasificar los documentos por orden cronolgico y temtico o por palabras clave para facilitar la bsqueda y recuperacin de la informacin. Conservar las bases de datos copiando los datos a un formato de bajo nivel (texto plano o en modo de acceso secuencial indexado) o si son bases de datos propietarias, debe considerarse la posibilidad de exportarlas a una base de datos de software libre, de forma automtica o semiautomtica.
Propuesta para el Gobierno Vasco Realizacin del Catlogo de Procedimientos del Gobierno Vasco Anlisis de la Adopcin del objeto conservable (Archival Information Package, AIP) como estndar de los expedientes en el Archivo.
6.10.2.3 Diseo de la estrategia de gestin
Criterios Se debe desarrollar y utilizar procedimientos documentados que identifiquen tareas, responsables y medios para la conservacin y archivo de la documentacin de acuerdo con las etapas del ciclo de vida de la informacin. Adoptar procedimientos para la estrategia de gestin de la informacin con planteamientos a corto, medio y largo plazo de acuerdo con las necesidades reales de conservacin. Entre los aspectos a considerar figuran los siguientes: o o La poltica de la organizacin y la asignacin de responsabilidades. La estructura de los ficheros con los datos de carcter personal y la descripcin del sistema de informacin que los trata.
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o o o o o o o
Las condiciones de identificacin de usuarios e interesados, en la creacin y eliminacin de la informacin, y de proteccin y acceso a la misma por personal autorizado, junto con las medidas de seguridad aplicadas a la informacin que contiene datos personales. La eleccin de formatos de fichero normalizados y perdurables para asegurar la independencia de los datos de sus soportes. Los plazos de conservacin, archivo y traspaso de la informacin. La traduccin de la informacin a formatos normalizados e independientes del equipo fsico. Las condiciones de realizacin de copias de respaldo y de recuperacin de los datos. Las condiciones de la renovacin de sistemas y sustitucin de soportes. Mantener un registro o historial de las operaciones de tratamiento de la informacin en soporte electrnico. Hacer auditorias peridicas de seguimiento de la utilizacin de los procedimientos.
Estos procedimientos pueden formar parte de procedimientos de seguridad y, adems, estar documentados como procedimientos de calidad. Propuesta para el Gobierno Vasco Los documentos originales que se tengan que conservar tienen que estar directamente relacionados con la plataforma tecnolgica donde se crearon, es decir una vez que la plataforma tecnolgica ya no se pueda soportar, los documentos tienen que ser migrados a otros formatos o soportes para poder seguir consultndolos. Se tienen que tener identificados todos los tipos de formatos de los documentos que se conserven en el Archivo Digital, y el nmero de documentos que se conservan por cada tipo de formato. Las copias migradas de los documentos originales deben dejar constancia de las caractersticas de la plataforma tecnolgica del documento original, y en las posibles migraciones a otros formatos de este documento dejar constancia de todas las migraciones y formatos por los que ha pasado.
6.10.2.4 Creacin de la informacin en soporte electrnico
Criterios Se deben establecer reglas de creacin de informacin en soporte electrnico, y convertir la informacin en papel a documentos electrnicos, para facilitar su consulta y utilizacin. El documento en papel que incorpore firma se debe conservar el original en formato papel. Se debe incluir y mantener por cada tipo de documento informacin de contexto para conocer su evolucin. Se deben generar copias de los documentos administrativos emitidos en soportes no reescribibles como es el caso de los CD-R y DVD-R de tipo WORM (mltiple lectura nica escritura); estos soportes duran ms aos y no se ven afectados por el nmero de veces que se lean; tambin se conocen en el mercado como soportes 'no repudiables'. Se deben utilizar en la creacin de informacin en soporte electrnico formatos, soportes y juegos de caracteres que faciliten la normalizacin y la longevidad.
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Transformar los documentos que estn en soporte de papel en documentos electrnicos (escaneado del original) mediante tcnicas de reconocimiento de caracteres (OCR), y en un formato que permita su tratamiento automtico, tal como buscar, copiar y extraer informacin. Codificar los documentos una vez escaneados mediante programas de reconocimiento de caracteres, digitalizacin de imgenes y vectorializacin de grficos, para obtener un fichero que pueda ser manipulado por cualquier editor de textos, imgenes o grficos. Cambiar el formato de los documentos escaneados una vez codificados por otro ms estandarizado o de mayor perdurabilidad.
Propuesta para el Gobierno Vasco Digitalizacin de los documentos desde su entrada en el Gobierno Vasco, para facilitar la gestin y consulta de los mismos a pesar de que el original en papel se tenga que conservar. Conversin de los documentos digitalizados a formato PDF 1.4 como formato estndar.
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6.10.2.5 Gestin de la informacin en soporte electrnico
Criterios Se debe conservar y preservar la fiabilidad, autenticidad, integridad de la informacin electrnica durante la vida del documento, y transferir la responsabilidad de su gestin al final de la parte activa de su ciclo de vida. Se debe clasificar la informacin mediante un sistema de codificacin comprensible y claro. Mantener un archivo de oficina para la gestin de la informacin en soporte electrnico. Registrar, y transferir, la informacin de los expedientes en un soporte nico, papel o electrnico, pero no en ambos a la vez (preferentemente electrnico), siempre que se pueda. Transferir la responsabilidad de la gestin de la informacin a otro archivo (Archivo General) al final de la parte activa de su ciclo de vida, en funcin de la frecuencia de utilizacin y los plazos de prescripcin. Cuando no sea posible que el servidor de la aplicacin pueda mantener los datos de gestin activamente, se aplicar un proceso de compactacin que deber permitir eliminar del soporte de almacenamiento, con una periodicidad determinada, aquellos datos que no sean utilizados para el ejercicio de potestades. En el caso de que los datos compactados sean a su vez salvados a otro soporte de almacenamiento, y a continuacin sean eliminados del soporte de gestin, existir otro proceso que permita reincorporar los datos compactados de forma que sean legibles por la aplicacin o por otra aplicacin sustitutiva. Los datos compactados se mantendrn accesibles a los usuarios de la aplicacin hasta que dicha informacin adquiera el carcter de histrica en funcin de la normativa aplicable. La informacin que pertenezca a expedientes activos, no archivados, no estar sujeta al proceso de compactacin. Cuando la aplicacin sea sustituida por una nueva aplicacin, se aplicarn los procesos necesarios para incorporar toda la informacin existente hasta ese momento a su nuevo formato. Si la aplicacin deja de utilizarse y su funcionalidad no es sustituida por una nueva aplicacin se estar en alguno de los dos siguientes casos: o Si el mantenimiento de los soportes y medios que ejecutan dicha aplicacin se encuentra garantizado en el plazo en el que los datos deben ser conservados, tanto la aplicacin como los soportes se mantendrn, as como la documentacin necesaria para la explotacin del sistema. Si el mantenimiento no se encuentra garantizado, entonces, al menos, los datos bsicos de la aplicacin de carcter no histrico se traspasarn a un nuevo formato cuya durabilidad se encuentre garantizada. Para evitar situaciones de este tipo deben ser traspasados previamente todos los datos a un formato normalizado.
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Propuesta para el Gobierno Vasco Creacin del Archivo electrnico para poder conservar y preservar la fiabilidad, autenticidad, integridad de la informacin electrnica durante la vida del documento. Cumplimiento de las normas definidas en el Reglamento de Archivo del Gobierno Vasco Se deben conservar los documentos electrnicos originales siempre y cuando la plataforma tecnolgica donde fueron creados se pueda utilizar y una copia de los mismos en un formato estndar PDF 1.4 o PDF-A
6.10.2.6 Traspaso de la informacin al archivo
Criterios Se deben traspasar documentos electrnicos completos, autnticos y fiables, al Archivo Central al finalizar la etapa activa de su ciclo de vida, y al mismo tiempo eliminar aquellos documentos que carecen de utilidad o valor administrativo. Eliminar la informacin que carece de valor administrativo con la ayuda de las normas establecidas por el archivo. Hacer copias de los ficheros y de las bases de datos, verificar la consistencia de la informacin, documentar los errores de los ficheros y de los documentos. Abrir los documentos poseedores de una firma electrnica o cifrados, para acceso pblico antes de transferirlos al Archivo central. Comprobar que toda la informacin, y su contexto, est completa, documentada, y es conforme a los procedimientos y requisitos de conservacin establecidos por el Archivo al que se transfiere. No preservar la operatividad de las firmas electrnicas, ya que la documentacin y los procedimientos de transferencia al Archivo central garantizan la autenticidad de los datos. Asegurarse de que se almacena en un formato normalizado internacional libre de patentes y royalties.
Propuesta para el Gobierno Vasco

Cumplimiento de las normas definidas en el Reglamento de Archivo del Gobierno Vasco

Preparar la informacin de los documentos que se van a transferir y crear el objeto
conservable (Archival Information Package, AIP)

El archivo debe comprobar que los documentos que se le transfieren para su custodia estn libres de virus, de errores, etc. y que el objeto conservable (Archival Information Package, AIP).
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6.10.2.7 Acceso y difusin a la informacin de soporte electrnico
Criterios Se adoptarn las prcticas que mejor se adapten a la difusin de la informacin, y facilitar que esta sea accesible al mayor nmero de personas, dentro del mbito del Gobierno Vasco y entre ste y los particulares. Cuando se pongan los documentos administrativos a disposicin del ciudadano debe utilizarse un formato o formatos tales que puedan ser accedidos desde diversos productos alternativos.
Protocolos, soportes y formatos recomendados para facilitar el acceso y difusin de la informacin:

1.
Soportes magnticos para distribucin de informacin: o CD-ROM y DVD.
2. Protocolos Internet para comunicacin e intercambio de documentos: o o HTTP para pginas hipertexto. FTP para ficheros.
3. Formatos de documentos: o o o XML para definir documentos independientes de la plataforma. HTML para pginas Web y documentos breves. PDF para visualizacin de documentos.
4. Formatos de bases de datos: o o SQL2 para consulta de bases de datos relacionales. ISAM para almacenamiento de ficheros secuenciales indexados.
Propuesta para el Gobierno Vasco Los documentos administrativos que deban ser consultados por el ciudadano deben ser convertidos a PDF para poder garantizar que el ciudadano los pueda visualizar, as como facilitarle un acceso para descargarse una copia del visualizador.
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6.10.3 Formato de la informacin en soporte electrnico 6.10.3.1 Tipos de Formatos de Ficheros
Criterios Se debe seleccionar un conjunto comn de estndares de formato de fichero: grfico, texto, datos, audio y vdeo que faciliten el acceso y circulacin de la informacin, y su posterior recuperacin y conservacin. En el caso de aquellos formatos para los que no existe una norma: se generarn las especificaciones que son requeridas para la representacin de la informacin para ser presentadas a una entidad de certificacin/normalizacin (AENOR). Utilizar un formato texto que conserve la estructura del fichero, puesto que con estructura el fichero es independiente del equipo y de fcil manejo, mientras que sin estructura el fichero es una secuencia de caracteres difcil de manejar. Utilizar aquellos formatos de datos y programas para los que en la medida se disponga de especificaciones pblicas y libres de royalties y patentes. Utilizar un formato de grficos cuya relacin calidad y prdida de informacin sea menos relevante en relacin al mayor grado de compresin obtenido. Utilizar el formato de audio y vdeo que en la medida de lo posible sean especificaciones pblicas y libres de royalties y patentes. Los formatos de fichero recomendados como propuesta ideal figuran en negrita y cursiva en cada uno de los siguientes tipos: 1. Formatos de texto: TXT: formato simple que permite su lectura a cualquiera. PDF: permite visualizar documentos reproduciendo todas las caractersticas del original en ficheros de menor tamao, independientes de la aplicacin y plataformas, su especificacin es pblica y tambin se encuentra extendido para la distribucin y difusin formal de documentos y para su acceso y visualizacin. RTF: formato que constituye un mnimo comn entre procesadores de texto diferentes. SGML: norma internacional ISO 8879, del mundo editorial, que almacena el texto y su estructura, pero no tiene atributos de presentacin; actualmente est siendo reemplazado por XML y HTML. XML: dialecto del SGML adecuado para definir documentos independientes de la plataforma y procesarlos de forma automtica pues distingue entre estructura, contenido y presentacin, ofreciendo mayores posibilidades que HTML. HTML: versin simplificada del SGML que se utiliza en los servidores web, muy til para la difusin de informacin. SXW: formato de los documentos de texto manejados por el software libre openoffice.org. Encapsulated PostScript: utilizado para enviar e imprimir documentos junto con su presentacin, de forma que se asegure que la salida impresa es correcta con independencia del dispositivo utilizado.
Especificacin CSV para el intercambio de tablas, delimitadas por comas. 2. Formatos de datos estructurados:
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XML: dialecto del SGML adecuado para definir documentos independientes de la plataforma y procesarlos de forma automtica pues distingue entre estructura, contenido y presentacin, ofreciendo mayores posibilidades que HTML. Bases de Datos: Usar bases de datos relacionales conformes con las normas internacionales sobre SQL, ANSI X3.135-1992/ISO 9075:1992. MIME: para mensajes de correo electrnico e intercambio electrnico de datos y ficheros adjuntos.
Formularios, slo es posible conservar informacin y datos, junto con una copia del formulario en blanco. 3. Formatos Grficos: Grficos de Mapa de Puntos, imagen constituida por puntos y utilizada para posteriores codificaciones. JPEG, ISO 10918. Hay que tener en cuenta que es destructivo con un nivel de compresin alto, por lo que se debe comprobar que la perdida de imagen es aceptable. Soporta 16,7 millones de colores (24 bits por pixel). TIF, utilizado en ficheros generados por escneres con varias posibilidades segn el nmero de colores elegido: blanco y negro; escala de grises y color. No es destructivo pero de nivel de compresin bajo. PNG, con caractersticas similares e incluso superiores a GIF, est libre de royalties y patentes. Soporta 16,7 millones de colores y se puede utilizar sin necesidad de licencias de software. FAX, formatos de ficheros fax: Grupo III y Grupo IV segn el tipo de la lnea telefnica usada: normal y RDSI. Otros formatos grficos, propietarios como el BMP, PCX o Kodak Photo CD, cuya durabilidad no est garantizada a largo plazo. Grficos Vectoriales, grfico que conserva las coordenadas de los vectores que lo componen, y es utilizado en la digitalizacin de planos. CGM, formato para grficos 2D, imgenes combinadas raster y vectoriales.
VML, Vector Markup Language. 4. Formatos comprimidos: Especificacin ZIP 2.0 para el intercambio de datos comprimidos.
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Propuesta para el Gobierno Vasco Se recomienda el formato PDF como estndar de los documentos electrnicos para facilitar su conservacin a largo plazo. En la medida que la tecnologa lo permita, los documentos generados, tanto por el Gobierno Vasco como por los ciudadanos, en un software propietario distinto del PDF se migrarn a dicho formato y si tienen necesidad de incorporar firma ser el documento PDF el que se firme, de esta manera se simplifican los mecanismos para garantizar la conservacin de los documentos electrnicos, as como se facilita la difusin de los mismos, tambin se facilita la conservacin de las firmas digitales ya que estn ligadas sobre el formato elegido para la conservacin a largo plazo.
6.10.3.2 Juego de caracteres
Criterios Se deben seleccionar los medios, equipos o sistemas, que permitan la utilizacin de todos los caracteres grficos empleados por las distintas lenguas de Espaa. Se debe utilizar bien el juego de 191 caracteres grficos del alfabeto latino n 1 codificados sobre un octeto, segn la norma ISO 8859-1 o bien el juego de caracteres codificados multi-octeto, segn la norma ISO 10646 (ISO/IEC 10646:1:2000 /Unicode v3.0 in UTF-8 / UTF-16), de forma que ambas permiten satisfacer las necesidades del Castellano, Cataln, Euskera y Gallego, as como las variantes de estas lenguas Debe haber presencia de la letra "", smbolo de euro, y signos de apertura y cierre de admiracin y exclamacin en los teclados de los distintos tipos de equipos utilizados.
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6.10.4 Tipos de soportes de almacenamiento de la informacin
Criterios Se debe almacenar la informacin en un soporte normalizado y perdurable, el que sea ms adecuado a las necesidades de conservacin a corto, medio o largo plazo. Para el almacenamiento de documentos administrativos en condiciones que permitan garantizar su conservacin, integridad y calidad se deben utilizar los soportes pticos no reescribibles, como es el caso de los CD-R y DVD-R del tipo WORM (mltiple lectura nica escritura), dado que estos soportes duran muchos ms aos y no se ven afectados por el nmero de veces que se lean; tambin se conocen en el mercado como "soportes no repudiables".
Propuesta para el Gobierno Vasco En relacin con la conservacin de los soportes cabe exigir a los fabricantes: o o o El cumplimiento de las normas de fabricacin. Un manual claro de conservacin y de proteccin fsica de los diversos soportes. Certificados de durabilidad de los soportes, comprobando que garanticen la duracin de la salvaguardia en los plazos que la legislacin haya determinado. Tiempo medio de funcionamiento entre fallos. Vida til de la unidad. Vida til de las unidades grabadas.
Que para los soportes se especifique: o o o
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La tabla siguiente contiene un resumen de tipos de soportes con sus caractersticas de capacidad, condiciones ambientales y plazo de almacenamiento recomendados junto con otras consideraciones.
1. Soportes Magnticos Disquete 3 Capacidad Condiciones Plazo Ambientales Almacn 1,44 a 120 5 a 32 C y 2 a MB 20% a 60% aos HR 5 a 45 C 5 a y20% a 80% aos HR Consideraciones
5 Regrabable +1.000 veces Norma ISO/IEC 9529
Cinta Magntica 1.600 bpi Cinta Magntica 112,5 GB 6.350 bpi
10 Regrabable + 1.000 veces Reescribir cada 10 aos Rebobinar cada 2 aos Norma ISO/IEC 3788
Cartucho 1/2" y 80 MB / 2 5 a 32 C y 5 a 1/4" GB 20% a 80% aos HR Cinta DAT 4mm. Cinta de 8mm 2. Soportes pticos CD-ROM CD-R y CD-RW DVD-ROM DVD-RAM DVD-R DVD_RW 3. Soporte Microfilm 4,7 GB 18 -10 a 50 C 3% a 85% HR 10 a aos 4,7 a 9,4 GB a de 2 a 24 GB 3,5 a 25 GB Capacidad Condiciones Ambientales 0,65 GB -5 a + 30 C y 5% a 60% HR 5 a 32 C y 5 a 20% a 60% aos HR.
10 Regrabable +1.000 veces Reescribir cada 10 aos Rebobinar cada 2 aos. Norma ISO 8462 10 Regrabable + 1.000 veces Reescribir cada 10 aos Rebobinar cada 2 aos Normas ISO/IEC 11319 y 12246
Plazo Almacn
Consideraciones Regrabable (RW) + 1.000 veces Reescribir cada 10 aos Normas ISO/IEC 9660 y 1014
Regrabable (RW) + 100 veces Reescribir cada 20 10 aos Normas ISO/IEC 16824 y 16825
y 4,7 GB
Capacidad Condiciones Plazo Ambientales Almacn
Consideraciones
Micro film: Polister y Halgeno de plata
17 C Ms estable que el papel e independiente de la 20% a 30% 100 aos obsolescencia tecnolgica de sistemas y HR aplicaciones. Normas ISO 6199, 10602
4. Condiciones Ambientales de Conservacin Soporte Papel Microfilm: - Pelcula Nitrato - Pelcula Polister - 20 C hasta 2 C +/- 1 C - 20 C hasta 17 C +/- 1 C 20% hasta 30% +/- 3% 40% +/- 2% Temperatura 17 C +/- 1 CHumedad Relativa 52% +/- 3%
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Electromagntico ptico
+ 2 C hasta 18 C +/- 1 C + 2 C hasta 18 C +/- 1 C
40% +/- 2% 40% hasta 55% +/- 2%
6.10.5 Medidas de almacenamiento y conservacin 6.10.5.1 Reescritura de los archivos en soporte electrnico
Criterios Se deben realizar grabaciones peridicas de los archivos electrnicos, teniendo en cuenta la duracin de los soportes y la evolucin de su tecnologa, ya sea reutilizando los mismos soportes o migrando hacia otros ms modernos. Se deben convertir los ficheros antiguos, creados con aplicaciones propietarias, a formatos que corresponden a especificaciones abiertas libres de patentes y royalties.
Propuesta para el Gobierno Vasco Preservar la informacin de soporte electrnico volviendo a grabar los soportes magnticos y pticos segn los plazos recomendados para los distintos tipos de soportes Se recomienda migrar hacia un soporte ms moderno una vez cumplido su plazo de vida til.
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6.10.5.2 Proteccin contra el deterioro fsico
Criterios Se deben realizar controles peridicos del archivo de soportes electrnicos para protegerlos del deterioro fsico. Se debe disponer de segundas copias del archivo de soportes electrnicos.
Propuesta para el Gobierno Vasco Entre los procedimientos de proteccin contra el deterioro fsico de los soportes electrnicos figuran los siguientes: Procedimientos de proteccin: Detallar la forma de proteccin contra el deterioro fsico del contenido de la biblioteca de soportes. o Determinar la frecuencia de tiempo con que se realizarn copias de respaldo y recuperacin. o Determinar la migracin de soportes en funcin de su vida til. o Definir la manera de inventariar peridicamente los contenidos de la biblioteca de soportes. o Mantener y verificar el inventario de los soportes. o Especificar los plazos de tiempo de conservacin de los soportes, su puesta fuera de servicio y el borrado de ficheros. Identificacin y control de soportes: o Identificar los soportes por su nombre, fecha de creacin, durabilidad y perodo de retencin. o Identificar y controlar la duracin de los equipos y soportes. o Mantener registros de entrada / salida de los soportes recibidos y enviados. o Determinar el modo en que debe realizarse el traslado de los soportes. o Autorizar, por su responsable, la salida de soportes fuera de los locales en que estn ubicados. o Impedir cualquier recuperacin de la informacin almacenada en los soportes posterior a su baja en el inventario o a consecuencia de su salida fuera de los locales en que estn ubicados. Control de los cambios. o o o o o o Proteger los soportes de cambios no autorizados. Documentar y justificar la necesidad del cambio. Evaluar las consecuencias del cambio. Aprobar, implantar y verificar la realizacin de los cambios. Seguir la evolucin y los cambios que puedan afectar a la aplicacin y la plataforma
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6.10.5.3 Seguridad de la Informacin
Criterios Se deben desarrollar y aplicar procedimientos de seguridad que contemplen la autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad, el tratamiento de datos de carcter personal, la gestin de soportes removibles, la eliminacin y destruccin de soportes y la documentacin del sistema de conservacin. Se deben aplicar procedimientos en relacin con las siguientes cuestiones: biblioteca de soportes, gestin de soportes removibles, manipulacin de datos de datos de carcter personal y eliminacin de soportes, tales como los siguientes. o Biblioteca de soportes: Ubicar la biblioteca de soportes en un rea cuyo entorno tenga condiciones fsicas de seguridad y restriccin de acceso al personal autorizado. Asignar responsabilidades a personas concretas para la gestin de la biblioteca de soportes.
Utilizar otras instalaciones distintas para almacenar copias de seguridad. Gestin de soportes removibles: Documentar todos los procedimientos y niveles de autorizacin: quin tiene acceso a qu soportes. Retirar los soportes con autorizacin escrita y mantener su registro y trazabilidad: registro de salida. Evitar identificar los datos almacenados a partir de la etiqueta del soporte. Reutilizar y retirar los soportes eliminando sus contenidos con diferentes patrones de borrado.
Realizar in situ reparaciones de medios, equipos y sistemas, para evitar el riesgo de fuga de datos. Manipulacin de datos de carcter personal: Documentar la manipulacin y esquema de etiquetado de todos los soportes. Mantener un registro actualizado con la lista de personas autorizadas. Controlar los datos, acusar recibo y marcar las copias remitidas a los receptores autorizados. Registrar las operaciones de creacin, modificacin y borrado, para su trazabilidad. Realizar auditorias peridicas para cumplimiento de los procedimientos. determinar el grado de
Cifrar la informacin de carcter sensible, requisito de confidencialidad. Firmar y fechar digitalmente la informacin sensible, requisito de autenticidad.
Ubicar de forma segura los soportes; disponer de una caja de seguridad para el almacenamiento de los soportes. Documentacin del sistema de conservacin:
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Establecer controles para proteger al sistema de accesos no autorizados. Ubicar fsicamente la documentacin en armarios robustos. Almacenar la documentacin separada de los ficheros de aplicaciones y programas.
Proteger la documentacin asignndole el adecuado nivel de acceso. Eliminacin de soportes: Eliminar los soportes que contengan informacin de carcter sensible, o borrar sus datos para su reutilizacin. Destruir mediante trituradoras o medios similares los impresos y el papel. Identificar los soportes que deban destruirse de forma segura, tales como fax, telex, papel carbn, cintas, discos removibles, casetes, listados de programas, datos de prueba y documentos del sistema. Encomendar la destruccin de soportes a organizaciones especializadas, seleccionndolas por su experiencia y condiciones de control de seguridad. Llevar un registro de la destruccin de soportes con informacin sensible, a efectos de auditora. Evitar la acumulacin de gran cantidad de informacin sensible para su destruccin.
Propuesta para el Gobierno Vasco Realizar el seguimiento del estado de la tecnologa y de los costes de la seguridad y de las salvaguardas.
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6.11 Recomendaciones de documentos a digitalizar
La digitalizacin de documentacin es la creacin de una copia en soporte informtico de forma que esta copia pueda ser accesible y recuperable a travs de herramientas informticas. Esto no implica la destruccin del documento original. Solamente se trata de facilitar el acceso al mismo.
Las ventajas de la digitalizacin de la documentacin son: Integracin de la informacin y documentacin archivada en diferentes soportes y en Archivos diferentes. Integridad de los expedientes, puesto que toda la informacin de un mismo expediente est integrada en un nico soporte y es accesible de en su conjunto como una sola unidad. Aumento de la calidad del Servicio y mejora de la imagen de cara a los clientes. Posibilidad de una implantacin modular del Sistema, comenzando por series de mxima prioridad. Reduccin de costes de espacio en Archivo, bien sea por eliminacin del papel o por ubicacin del Archivo fsico del papel en espacios ms baratos. El documento original en formato papel no se manipula salvo en casos excepcionales (actuaciones judiciales, contenciosos,...), por lo que la conservacin slo depende de las condiciones del Archivo y las posibilidades de dao, prdidas o destruccin de los documentos son mnimas. El Sistema de acceso y consulta a la documentacin se puede integrar con los Sistemas Informticos actuales del Gobierno Vasco, as como con su red de comunicaciones, facilitando en muchos casos el acceso a la documentacin sin
desplazamientos al Archivo por parte de los usuarios. Acceso simultneo de varios usuarios al mismo documento, tanto para su consulta como para su actualizacin.
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Los inconvenientes que se deben valorar a la hora de tomar una decisin son: Posible rechazo por parte del usuario (personal de las Unidades que consultan su propia documentacin) a la utilizacin de soportes distintos al papel. Costes de la reorganizacin y modificacin de los procesos y tratamientos de la documentacin. Desarrollo de nuevas aplicaciones de gestin de imagen integradas con las aplicaciones ya existentes. Recursos de digitalizacin de la documentacin y desarrollo de los correspondientes procedimientos de carga masiva, adicin, control y validacin y recursos humanos necesarios. En los recursos de digitalizacin se deben tener en cuenta los necesarios para la preparacin e identificacin de la documentacin a digitalizar. Dependencia del Sistema Informtico para la recuperacin de la documentacin, por lo que los posibles fallos en ste, repercuten de forma considerable en los procedimientos de cada Unidad. No existencia de una estandarizacin en el mercado que pueda asegurar la independencia de los Sistemas de digitalizacin y recuperacin de la informacin respecto a los fabricantes y desarrolladores de estos Sistemas. Falta de reconocimiento de la validez legal de la documentacin en soporte ptico, por lo que en muchos casos es necesario el acceso al documento original en soporte papel.
A la vista de lo expuesto se pueden determinar los siguientes criterios a tener en cuenta para la digitalizacin de series documentales: Frecuencia de acceso a los documentos alta y frecuente realizacin de copias de dichos documentos. Documentos en los que la manipulacin constante pueda deteriorar el soporte papel. Documentos en los que no sea necesario el acceso al soporte original papel. Documentacin de consulta frecuente en los que los criterios de permanencia en Archivo obliguen a una conservacin permanente o por un perodo superior a 25 aos. Documentacin para la que la digitalizacin suponga una reduccin de espacio fsico en el Archivo Central, bien porque la documentacin original se puede eliminar o bien porque la documentacin original se puede ubicar en edificios o Archivos de menor coste para el Gobierno Vasco. Documentacin que por su soporte y tipologa se pueda digitalizar fcilmente y con bajo coste. Documentos cuyo nico valor es el informativo.
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En base a estos criterios se propone el estudio de la digitalizacin series documentales. Candidatos a digitalizar podran ser:
Auditora Consejo de Gobierno Documentacin contable Documentacin jurdica Expedientes de contratacin Expedientes de obras de arquitectura Expedientes de vivienda Expedientes de personal Expedientes de urbanismo RAMINP Registro de Industrias Agroalimentarias Registro de Contratacin Subvenciones VPO / INV Actas de Calificacin, dentro de la Documentacin Histrica y de Centros Clausurados
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6.12 Formatos de documentos electrnicos El DECRETO 232/2007, de 18 de diciembre, por el que se regula la utilizacin de medios electrnicos, informticos y telemticos en los procedimientos administrativos (Decreto MEIT), contempla los siguientes escenarios en materia de formatos de documentos electrnicos.
Escenario Lectura
Flujo de documentos electrnicos Documentos electrnicos enviados por la Administracin a la Ciudadana. Son documentos finales; documentos que no deben ser modificados por nadie, como, por ejemplo, una resolucin. Documentos electrnicos enviados por la Ciudadana a la Administracin. Documentos electrnicos almacenados en el Archivo Digital Documentos electrnicos generados a partir de documentos en soporte papel para enviar a la ciudadana. Documentos electrnicos puestos a disposicin de la Ciudadana a travs de euskadi.net Por ejemplo, normativa, formularios impresos
Presentacin Almacenamiento Papel a Electrnico Internet
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Solucin de formatos estandarizados
Escenario
Formato PDF/A
Denominacin Portable Document Format for Archiving
Descripcin Formato de archivo de documentos electrnicos para conservacin a largo plazo. Utilizacin: si contiene informacin que se debe computar, y slo para el mbito de PLATEA. Se adaptar a las directrices marcadas por el futuro Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
Lectura ejgvDocument
EjgvDocument Fichero texto GIF HTML/XHML JPG/JPEG 2000 DOC, XLS, PPT Presentacin ODF PDF PDF/A PNG RTF TIFF Plano, ASCII Graphics Interchange Format Hyper Text Markup Language Joint Photographic Expert Group Microsoft Office Open Document Format Portable Document Format Portable Document Format for Archiving Portable Network Graphics Rich Text Format Tagged Image File Format Portable Document Format for Archiving Se recomienda almacenar los documentos electrnicos en el mismo formato en que se reciben por parte del ciudadano o que se generan dentro de la propia organizacin. La posible existencia ilimitada de los formatos de documentos electrnicos y las limitaciones tcnicas de las organizaciones en general, y de las Administraciones Pblicas en particular, no hace posible una aceptacin universal de todos los formatos existentes. El formato ejgvDocument se circunscribe al mbito de PLATEA.
Almacenamiento
PDF/A
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Como formato de conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos almacenados se recomienda la utilizacin del formato PDF/A. Papel a electrnico PDF/A Portable Document Format for Archiving Formato de conservacin a largo plazo, es decir, PDF/A, para realizar las copias electrnicas de documentos originales en papel. Documentos publicados para que los lea el ciudadano: Slo en caso de que publicar los contenidos en formato documento electrnico sea mejor que publicarlos en formato HTML Documentos que debe completar el ciudadano tras descargrselos (por ejemplo: Formularios impresos)
PDF/A Internet PDF rellenable RTF ODF
Portable Document Format for Archiving
Portable Document Format Rich Text Format Open Document Format
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6.13 El Archivo y la firma digital
La firma electrnica juega un papel fundamental para fijar el valor evidencial de un documento electrnico. Para la conservacin a largo plazo, la tecnologa de firma electrnica presenta algunos problemas. La caducidad de la firma obliga a la peridica actualizacin de la misma. Es un factor de riesgo para mantener la legibilidad de los documentos electrnicos
Sin embargo, estos problemas no invalidan el uso de la firma electrnica en los archivos digitales. Para su correcto uso se realizan las siguientes recomendaciones: El disponer de una firma electrnica corporativa permite al archivo la sustitucin de la firma personal, distinta para cada documento y con un plazo de caducidad pocas veces superior a los cinco aos, por una firma de archivo. Esta firma, nica y con un plazo de caducidad mucho mayor, facilita la tarea de refirmar peridicamente los documentos, manteniendo intacto su valor evidencial y su potencial utilizacin legal, incluso despus de la caducidad de su firma original. El archivo acta en este caso de fedatario pblico. A lo largo del ciclo de vida de cada tramitacin tienen lugar una serie de eventos que precisan de una constancia fechada. Estos eventos son la finalizacin de la actividad (el cierre del expediente), la generacin de la versin de archivo y la constancia de la transferencia de la responsabilidad de la custodia. En estos casos, el uso del sello de tiempo permite fijar los eventos al bloque firmado de forma indisociable. El mantener legibles los documentos implica una serie de operaciones tcnicas que a menudo exigen su transformacin o conversin a formatos vigentes. Cada modificacin que se realiza sobre un documento original debe ser documentada, y exige la constancia de su autora y fecha. Nuevamente se pueden utilizar la firma electrnica y el sello de tiempo para la validacin de modificaciones con fines de preservacin. As, el documento digital conservable a largo plazo se convierte en un bloque, correspondiente a una agrupacin documental, autentificado por el responsable de la custodia, y peridicamente modificado, actualizado y refirmado mediante una serie de capas de informacin acumulativas.
Nota: Estas recomendaciones estn extradas de La firma electrnica y el archivo digital de Jordi Serra.
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6.14 Conservacin a largo plazo La mayora de los documentos electrnicos custodiados por el AKS/SGA perdurarn a la tecnologa de las herramientas que los crearon. Por tal motivo el AKS/SGA debe incorporar procedimientos y herramientas de conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos. El Reference model for an Open Archival Information System (OAIS), ISO 17421, ofrece el marco para definir un sistema de archivo digital orientado a la conservacin a largo plazo, proporcionando la conceptualizacin y la terminologa para establecer los elementos, las fases y el funcionamiento de este archivo.
Adaptando OAIS a las particularidades del Gobierno Vasco se propone:
En el SGA, en el nivel de archivo de oficina, ingresarn los documentos electrnicos en formato original con su firma (si la tuvieran).
Cuando lo determinen los calendarios de conservacin, los expedientes se transferirn al Archivo general. Como paso primero firmarn el documento Relacin de transferencia al Archivo general el/la Jefe del Archivo general y el/la Depositario del departamento remitente. Despus se transferir la documentacin tanto en soporte papel como en soporte electrnico. De cada documento electrnico transferido (en su formato original) se realizar una copia en el formato de conservacin a largo plazo. Esta copia estar firmada por el Archivo general prolongando, de esta manera, su valor probatorio y evidencial.
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Con la informacin de cada expediente transferido al Archivo General, sus metadatos y documentos electrnicos, se generar un objeto conservable Objeto de informacin de archivo de GV (Archival Information Package, AIP, segn el modelo OAIS) que ser almacenado por el AKS/SGA como soporte de conservacin a largo plazo y que tendr la siguiente estructura (codificada en formato XML):
Objeto de informacin de archivo GV

Informacin del expediente Documento (n veces)
Informacin del documento Objeto (n veces)
Informacin del objeto
Cdigo binario del objeto
Firma electrnica del objeto
Transformacin (n veces)
Informacin de transformacin del expediente Firma de transformacin del expediente
A partir de ese momento, cuando el usuario solicite la visualizacin de un documento, el AKS/SGA ofrecer ambos documentos (original y copia-largo-plazo) al interesado.
Tras el paso de los aos, cuando el documento original quede obsoleto, el Archivo general seguir garantizando la legibilidad del documento copia-largo-plazo. Para ello, peridicamente, realizar tareas de: Chequeo de errores Revisin de la legibilidad Migracin Emulacin Actualizacin de la firma electrnica
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6.15 Ejgvdocument Un documento ejgvDocument es un fichero en formato HTML que incluye, como comentarios las partes correspondientes a la firma, al xml (computable) y al texto firmado. Su estructura es, por tanto, la que sigue4:
<html>    <head> La cabecera del documento HTML </head> <body> El cuerpo del documento HTML </body> Pie de firma<!-ejgvSignatureFooterEnd--> </html> Notas: Como se observa, tanto la firma como el documento XML y el texto firmado, se encuentran embebidos dentro de sendos comentarios HTML. La situacin de esos comentarios en el documento es poco relevante: se han puesto al principio (y en ese orden) para poder acelerar su procesamiento. La firma es un documento XML con sus valores constituyentes codificados en Base64.
El documento XML no est codificado. Hay, no obstante, que tener la precaucin de utilizar en su composicin la comilla simple () en lugar de la doble (). Eso no representa ningn problema: el software correspondiente se encarga de esa transformacin. El formato elegido por el Gobierno Vasco dispone de las siguientes caractersticas: Es auto-contenido: incluye en un nico fichero el documento y su firma completa Es legible: puede ser ledo, directamente, por seres humanos. Es decir, dispone de un formato de texto sencillo de interpretar. Es computable: una aplicacin puede interpretar fcilmente los datos que contiene. Es verificable: existe un proceso conocido que permite verificar, mediante la firma, que el contenido del documento no ha variado. Es abierto: no necesita para su visualizacin, computacin o verificacin, aplicaciones de pago o procedimientos no estndares.
Se escribe en cursiva la descripcin del contenido
197/197

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