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PG-05 Administracin General Inicial 27 de Noviembre de 2004

PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIN DE CONGRESOS NACIONALES DE SALUD EN EL TRABAJO

Primera Edicin: Elaborado por: Validado por: Aprobado por: 27 de Noviembre de 2004 Dr. Fernando Araujo Gonzlez Dr. Ral Aguilera Riestra ________________ ________________

Asamblea General del 27 de Noviembre de 2004 CONTROL DEL DOCUMENTO

Versin Inicial

Emisin/Enmiendas Nuevo

Fecha Nov 2004

Editado por Fernando Araujo

Validado por Ral Aguilera

Este documento es controlado. Prohibida su reproduccin y distribucin, parcial o total, sin la autorizacin respectiva de la Asamblea General de la FeNaSTAC. Procedimiento General PG-05

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1.

OBJETIVO Proporcionar los elementos bsicos y las listas de verificacin que se deben considerar para la organizacin de los Congresos Nacionales de Salud en el Trabajo, FeNaSTAC.

2.

ALCANCE Este procedimiento es un complemento del Reglamento de la Organizacin de Congresos de Salud en el Trabajo y es aplicable a todas las asociaciones, sociedades y colegios afiliados a la Federacin que sean responsables de la organizacin del Congreso en su entidad. Las listas de verificacin debern utilizarse para asegurar la buena organizacin del Congreso. La eleccin de la sede del Congreso, la integracin del Comit Organizador y del programa acadmico cientfico debern apegarse a lo sealado en el Reglamento de la Organizacin de Congresos de Salud en el Trabajo.

3. 3.1 3.2 4.

REFERENCIAS Estatutos de la Federacin Nacional de Salud en el Trabajo, A.C. REG-AG-03 Reglamento de la Organizacin de Congresos de Salud en el Trabajo. PREPARACIN A continuacin, se enlistan los puntos bsicos que se deben considerar para la preparacin y organizacin del Congreso Nacional de Salud en el Trabajo: a) Relacin de integrantes del Comit Organizador y personal de apoyo, que incluya la asignacin de responsabilidades. b) Presupuesto de ingresos y egresos. c) Contrato de servicios con el hotel sede (costos o tarifas de habitaciones, servicio de cafetera, salones, cortesas, etc.). d) Lugar para la EXPO comercial y nmero de stands disponibles. e) Servicio de traduccin simultnea. f) Transportacin para recorridos, etc. g) Nmero de habitaciones para congresistas. h) Empresa que proporcionar el servicio de registro, inscripcin y elaboracin de gafetes de participantes (sistema de computo y captura de datos). i) Elaboracin de otros impresos: recibos, formularios de registro, personificadores, etc.

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j) k) l) m) n) o) p) q) r) s) t) u) v) w) x) y) 5. 5.1

Renta de equipos de sonido, proyeccin, semforos para control del tiempo a conferencistas, etc. Montaje y ambientacin del lugar, pantallas gigantes, etc. Programa acadmico cientfico. Trabajos libres (con presentacin directa o en cartel). Relacin de profesores y conferencistas; su sntesis curricular. Relacin de moderadores y presentadores de conferencistas. Relacin de autoridades e invitados de honor (presidium) a las ceremonias inaugural y de clausura, as como sus respectivos programas u orden del da. Aval universitario y constancias para conferencistas y congresistas. Memorias. Carpetas, portafolios o maletines. Programa social y/o cultural, fuentes de financiamiento o patrocinio. Programa de acompaantes. Difusin del evento a nivel local, regional, nacional, etc. Participacin de patrocinadores. Comida y Asamblea FeNaSTAC. Servicio de caf, sonorizacin, can y grabacin para la Asamblea.

DESARROLLO DEL CONGRESO Al momento del congreso, se deben preparar las siguientes situaciones particulares: Recepcin a) Comits de recepcin (en el aeropuerto y en el congreso) para recibir a las personas distinguidas. b) Verificacin de las reservaciones de hotel sede para conferencistas.

5.2

Inscripciones a) Banco y cuenta bancaria. b) Formato para el registro del congresista. c) Mesa(s) de recepcin de documentos, registro y entrega de gafetes d) Caja, pagos y entrega de recibos o facturas. e) rea o mesa de entrega al congresista de: programa, carpeta, portafolio o maletn. f) Computadora con lnea de Internet (si se considera necesario).

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5.3

Inauguracin a) Mesa de honor (presidium) con personificadores y agua natural. b) Podium. c) Sistema de sonido y micrfonos. d) Maestro(s) de ceremonias. e) Lista de personalidades e invitados de honor y su ubicacin en presidium o en primera fila. f) Bandera, Banda de Guerra y escolta. g) Msica del Himno Nacional. h) Edecanes para atender a personalidades y congresistas. i) j) Opcional: video de historia de la FeNaSTAC, y de la sociedad anfitriona. Iniciar con un mnimo de tolerancia de 5 a 15 minutos, y a partir de la inauguracin respetar los tiempos en forma exacta.

5.4

El protocolo para la Ceremonia Inaugural es el siguiente: a) Acomodo de las personalidades en el presidium (utilizar Apndice A). b) Honores a la Bandera: saludo, escolta, banda de guerra, Himno Nacional. c) Presentacin de las personalidades del presidium por el Maestro de Ceremonias. d) Palabras de bienvenida por el Presidente del Comit Organizador del Congreso, que habitualmente es el presidente de la sociedad anfitriona y organizadora del evento. e) Palabras del Presidente de la FeNaSTAC. f) Palabras o mensaje de la autoridad de mayor jerarqua en materia de Salud en el Trabajo.

g) Palabras y declaracin de la inauguracin formal del Congreso por la ms alta autoridad del presidium. h) Inauguracin de la EXPO comercial, con corte de listn (opcional). 5.5 Conferencias a) Confirmar la asistencia de los conferencistas. b) Tener cuatro conferencistas de emergencia, con la advertencia de estar en la banca. c) Semforos en cada sala, con un micrfono inalmbrico y podium. d) Iniciar puntualmente, respetando el tiempo asignado para cada conferencia. e) En cada sala, dos socios responsables y dos edecanes.

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f)

Designar a quien presentar al conferencista y quien entregar los reconocimientos.

g) En la entrada de cada sala colocar el programa de las conferencias de ese da. h) Cuando terminen las conferencias magistrales y se transformen en salas mltiples, el tiempo deber ser mnimo, de 30 a 40 minutos como mximo. i) Los responsables de cada sala deben supervisar el orden y la limpieza y el equipo audiovisual para cada conferencista. Se recomienda tener disponibles varias computadoras para preparar y presentar el material de apoyo. Una edecn en la puerta de cada sala para que esta permanezca cerrada.

j) 5.6

Eventos Socioculturales durante el Congreso. a) Los responsables de las salas o maestro de ceremonias deben informar al pblico sobre el evento del da: lugar y hora; facilidades para el traslado, etc. b) Es recomendable instalar un croquis del sitio en un lugar visible.

5.7 5.8

Utilizar el formato del Anexo 1 para facilitar el trabajo. El cierre del Congreso y la Ceremonia de Clausura sern coordinados y dirigidos por el Maestro de Ceremonias designado y su formato es el siguiente: a) Relatora del Congreso, por un representante del Comit Organizador local. b) Presentacin de la sede del siguiente Congreso Nacional de Salud en el Trabajo, por el Presidente del Comit Organizador respectivo. c) Avisos o informacin relevante: sedes de prximos congresos, entrega de constancias, memorias, etc. d) Inicio de la Ceremonia de Clausura. e) Acomodo de las personalidades en el presidium (utilizar Apndice B). f) Presentacin de las personalidades del presidium. g) Entrega del premio Jorge Fernndez Osorio, por un representante designado del Consejo Consultivo. h) Palabras de la autoridad de la universidad local que otorga el aval acadmico. i) j) Palabras del Presidente del Comit Organizador del Congreso y entrega de reconocimientos a los integrantes de dicho Comit. Palabras del Presidente de la FeNaSTAC, entrega de reconocimientos especiales y clausura del Congreso. Apndice A

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CEREMONIA INAUGURAL
Presidium

La lista siguiente es indicativa, ms no limitativa, de las personalidades que pueden integrar el presidium y su acomodo dentro del mismo:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Presidente de la Federacin Nacional de Salud en el Trabajo (al centro) Autoridad del Gobierno Constitucional del Estado (a la derecha) Autoridad de la Presidencia Municipal local (a la izquierda) Presidente de la sociedad local y Comit Organizador del Congreso de la Academia Nacional de Medicina Representante de la Coordinacin de Salud en el Trabajo del IMSS Representante de la COFEPRIS Representante de la Direccin General de Seguridad y Salud en el Trabajo de la STPS Delegado Federal de la STPS en el Estado Director de la Facultad de Medicina de la Universidad local que otorga el aval acadmico Delegado Estatal del IMSS local Ao Acadmico en turno Representante de la Comisin Internacional de Salud Ocupacional (ICOH)

Apndice B CEREMONIA DE CLAUSURA

Presidium
0 1 2 3 4 5 6 7 Presidente de la Federacin Nacional de Salud en el Trabajo Director de la escuela o facultad de medicina de la universidad local Presidente del Comit Organizador local Representante del ICOH Ao Acadmico en turno Miembro del Consejo Consultivo de la FeNaSTAC Miembro del Consejo Consultivo de la sociedad local Alguna otra personalidad

Nota: El 0 siempre va al centro de la mesa del presidium; los nones a la derecha y los pares a la izquierda.

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Anexo 1 Ruta Crtica para la Organizacin de Congresos Nombre del Evento Fechas Hotel Sede Tiempo Lugar N estimado de asistentes Hotel Subsede Actividad Responsable

Integracin del Comit Organizador local. Cotizacin de tarifas de hoteles y salones. Definicin del lugar y hotel sede. 18 MESES ANTES Definicin del tema, lema y logo del Congreso. Proyecto de presupuesto. Apoyos del Gobierno local y patrocinadores. UN AO ANTES Presentacin del lugar sede y hoteles a la Asamblea General. Entrega del primer aviso promocional (si es posible). Integracin del Comit Organizador FeNaSTAC-Local. Elaboracin de la agenda de reuniones del Comit.

Elaboracin del programa acadmico: cursos pre-congreso y profesores; definicin de temas y conferencistas. Lugar para la Expo comercial y nmero de stands. 11 MESES ANTES Nmero de habitaciones para congresistas. Nmero de salones para cursos y conferencias. Servicios de caf y cortesas. Afinacin del presupuesto. Contrato de servicios con sedes. Contrato con empresa(s) para registro, inscripcin, gafetes, reservaciones, vuelos, etc. Elaboracin del programa social y/o cultural. 10 MESES ANTES Elaboracin del programa de acompaantes. Transportacin para recorridos. Participacin de patrocinadores y expositores. Aval acadmico/ universitario y constancias. Elaboracin de impresos: papelera membretada, programas, recibos, formatos de registro (congresistas, invitados especiales, expositores, conferencistas), planos, instructivos, gafetes, folletos, carteles, sealamientos, personificadores. Bloqueo de habitaciones. Obtener clave de tarifa con lneas areas. Entrega del segundo aviso promocional. Tercer aviso: folleto con programa acadmico definitivo. Reforzar la promocin. Envo masivo de invitaciones. Control de confirmaciones.

8 MESES ANTES

6 MESES ANTES

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Ajustes y control del presupuesto: revisin de patrocinios, ingresos y egresos varios. 5 MESES ANTES Envo de cartas invitacin a profesores, conferencistas, invitados especiales (gobierno, instituciones, extranjeros, etc). Revisin y ajustes de contratos. Promocin y publicidad, apoyos y patrocinios locales. Realizacin de reservaciones definitivas (hoteles, salones de sesiones, salas de exhibicin, transporte, recorridos, banquetes, prestadores de servicios, actividades sociales). Recepcin y revisin de conferencias. Confirmacin de asistencia de invitados especiales. Equipo de sonido, proyeccin, pantalla, rotafolios, etc. Revisin del presupuesto y liquidacin de garantas. Firma de contratos con hoteles y otros servicios. Elaborar el programa de Moderadores-Conferencistas. Envo de confirmaciones y sugerencias a conferencistas, moderadores y expositores. Elaborar listas de verificacin. Envo de Boletines de Prensa. Visita al lugar sede: revisin general de todos los detalles Designar al responsable de cuentas y cargos a cuenta maestra. Supervisin continua de todas las actividades. Programa diario de actividades en cada saln. Anuncio de la sede del prximo Congreso (inicia nueva promocin). Revisin de cuenta maestra con el hotel el ltimo da. Anlisis del Congreso. Efectuar el cierre contable o balance financiero. Elaboracin y distribucin de las memoria del evento. Envo de cartas de agradecimiento.

4 MESES ANTES

3 MESES ANTES

2 MESES ANTES

1 MES ANTES

EL CONGRESO

DESPUES DEL CONGRESO

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