1 CARTILLA DE HELISA 4.21 1.

CREAR EMPRESA Esta opcin se llega de dos formas: La primera se utiliza en forma automtica cuando el sistema se instala por primera vez, ya que es necesario definir una empresa para utilizar el programa. La segunda forma es a voluntad del usuario, cuando requiera adicionar una contabilidad en el sistema. Para accesar en forma manual, sitese en el men de empresas, que se lo encuentra oprimiendo la tecla TAB, para pasar de modulo y luego oprima la tecla INS y el sistema inicia el proceso de crear una empresa y tiene la siguiente informacin: Nombre de la empresa: Es el primer dato solicitado, aqu se teclea el nombre de la empresa como se encuentra registrado en la cmara de comercio. Este nombre les va a servir para los informes y los libros de Cmara de Comercio. Este nombre n puede ser modificado despus. Direccin: Es el segundo dato solicitado y su longitud es de treinta caracteres mximo. Esta debe ceirse a las reglas establecidas por ICONTEC y correspondientes al domicilio social o asiento principal de la actividad o negocio de la persona o entidad informante. Ciudad: Su longitud es de treinta caracteres, es para sealar la ubicacin geogrfica de la entidad informante. Departamento: Identifica el territorio donde se encuentra ubicada la ciudad. Telfono: Este concepto consta de dos grupos: 1. Nmero de indicativo: Tiene una longitud mxima de 6 caracteres y hace referencia a la ciudad donde se encuentra el domicilio social. 2. Nmero Telefnico: Tiene una longitud mxima de quince caracteres y corresponde al (los) nmero(s) de telfono de la oficina de la persona encargada del manejo de la informacin enviada en medios magnticos. NIT/DV/CLASE: Este concepto consta de tres grupos identificados as: 1. Nmero de identificacin tributaria, con una longitud de 14 caracteres. Se digita sin puntuacin. 2. Digito de verificacin, que se compone de un carcter numrico para los NITs o de un espacio en blanco para las cedulas. 3. Clase de documento de identificacin. a. (A) Para NITs con dgito de verificacin b. (C) Para Cdula de ciudadana o tarjeta de identidad. 2. PARAMETRIZACION Para esta opcin se puede tener dos formas para su utilizacin:
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2 1. La primera se realiza de forma automtica cuando se inicia la empres lueg sale los parmetros necesarios a cambiar 2. La segunda se utiliza cuando el usuario necesita revisar parmetros de una empresa determinada, para ir a modificar los parmetros oprimir la tecla TAB para pasar al modulo de datos, luego oprimir la tecla F3 Revisar parmetros y hacer los siguiente: A. Formas del cdigo y naturaleza para cada grupo: Nos permite crear de niveles existentes dentro del p.u.c adecuado y el nmero de dgitos que va a tener cada nivel, Ejemplo: Cdigo 110505100101 Primer Nivel: Segundo Nivel: Tercer Nivel: Cuarto Nivel: Quinto Nivel: Sexto Nivel: Sptimo Nivel: 1 (un digito) 1 (un digito) 05 (dos dgitos) 05 (dos dgitos) 10 (dos dgitos) 01 (dos dgitos) 01 (dos dgitos)

B. Definicin de cuentas con tratamiento especial: Aqu se puede mirar las cuentas que son ms utilizadas para procedimientos especiales como los son bancos, retenciones que nos hacen y que hacemos, etc. Se lo parametriza con las cuenta y nombres correspondientes del puc. C. Formas para el cdigo de los centros de costos: Este modulo nos permite llevar un control del movimiento que se presenta por cada punto definido (punto de venta, almacn, bodega, departamento, seccin, municipios, etc.) y se eligir la opcin que nos dice SOLO MANEJARA CENTROS DE COSTOS y sobre este solo se le oprime enter, nos sirve hacer esta parametrizacin para sacar un grupo en el men que es llamado: F3 CENTROS DE COSTOS. Luego de esta parametrizacin oprimir la tecla ESC para salir del MENU PARA PARAMETRIZAR y dirigirse al MENU PRINCIPAL DE HELISA 4,2

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3 PARAMETRIZACION DE CARTILLA DE CUENTAS, TERCEROS Y CENTROS DE COSTOS2 1. MODULO DE CONTABILIDAD: Para entrar a este modulo oprimimos la tecla F1 CONTABILIDAD, luego dentro de este buscamos la opcin Cartilla de Cuentas y aqu se puede manipular el plan nico de cuentas de la siguiente manera siguiendo uno a uno los siguientes pasos: 1.1 Oprimir la tecla TAB para copiar el puc 1.2 Seleccionar de la lista el Plan nico de cuentas adecuado para llevar la contabilidad segn su objeto social y oprimir enter sobre esta. 1.3 Depurar el puc (eliminar cuentas oprimiendo el botn SUPR que no se van a utilizar o que no son necesarias para el desarrollo de la contabilidad) 1.4 Oprimir la tecla Enter para copiar el PUC ya depurado. 2. MODULO DE IMPUESTOS Y TERCEROS:

La finalidad de esta opcin es mantener al da tanto las hojas de vida todos los terceros como el control sobre sus saldos y movimientos. Los procesos aqu agrupados son tratados como terceros, sin ninguna influencia de impuestos. ASOCIAR CUENTAS Y TERCEROS En este modulo se va a encontrar a todos los terceros creados para hacer un seguimiento adecuado de los diferentes conceptos contables que hayan surgido en la empresa. Aqu se puede ligar (F2) o desligar (F3) las cuentas adecuadas en el proceso contable como lo son: 14 inventarios 1355 retenciones 2365 retencion en la fuente 2367 retencion de iva 2368 retencion de industria y comercio 4 ingresos 5 gastos 6 costos

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4 3. MODULO DE CENTROS DE COSTOS

Para poder acceder a este men se debe especificar previamente los parmetros adecuados ya explicados en la Pgina 1 Si se ha realizado el proceso anterior en la pantalla principal de Helisa se va a encontrar un Modulo llamado F3 CENTROS DE COSTOS, luego oprimir la tecla F3 para acceder a l, luego se va a encontrar con los siguientes pasos a seguir: 3.1 CARTILLA DE CENTRO DE COSTOS: Presionando enter sobre este submen, se ingresa a la cartilla en blanco de centros de costos que nos permite ver si existen centros, subcentros o divisiones. Tambin nos permite: Crear: Pulsando la tecla INSERT o INS se crea un centro de costos que se lo podr llamar segn el departamento, municipio, zona, etc. Modificar: Oprimiendo el botn ENTER en el centro de costos resaltado se puede modificar el nombre del centro. Borrar: Situndose en el registro a retirar se pulsa el botn DEL o SUPR, y el sistema preguntara si desea retirar? S (si) N (no). Un ejemplo de Centros de costos: 1000 PASTO ADMINISTRACION 2000 CALI VENTAS 3000 BOGOTA SEGURIDAD De esta manera quedaran los centros de costos ya creados, peo pueden existir muchos mas dependiendo de los sectores y divisiones que tenga la empresa.

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