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Provisin Contable
En el mdulo de Contabilizacin en Administracin del Recurso Humano, mediante la ejecucin de un archivo plano puede transferir los datos correspondientes al clculo de la provisin contable de la nmina. Para lograr la obtencin de los mejores resultados es necesario definir algunos puntos antes de comenzar.

Definicin de cuentas contables

Inicialmente se debe identificar las cuentas contables asociadas a cada concepto utilizado. Este proceso se divide en tres etapas:

Definicin de grupos provisin

Ingrese en el Men principal, por el modulo de Contabilizacin, Grupos de Provisin.

Los grupos hacen referencia a la distribucin contable de la parte operativa, produccin

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ventas administracin ya que cada una de las reas utiliza diferentes cuentas.

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Parmetros provisiones
Ingrese en la opcin de Parmetros, Provisin, en esta opcin se especifican los porcentajes de provisin correspondientes a cada uno de los conceptos que se refiere a prestaciones.

La operacin ms importante de todo el proceso se refiere a la asociacin de los diferentes conceptos de la base de clculo de provisin, tenga en cuenta que lo marcado en las bases para clculos de pago en los parmetros de los conceptos sea igual al de la provisin contable, que en su totalidad depende de esto, porque si un concepto se marca para pago pero no es tenido en cuenta para provisin, el resultado no se acomoda a los valores reales de dicho calculo.

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Formato archivo plano

Se denomina transferencia o interface el medio por el cual se enva informacin de un sistema a otro, este proceso se ejecuta bajo criterios de ordenamiento, tipo de dato, contenido del campo, dato inicial y final, estas condiciones varan de acuerdo a los sistemas a utilizar en el proceso. Para el caso de plataformas Helisa el nmero de campos bsicos no supera los doce, pero en otros casos este nmero puede llagar a veinte o veinticinco campos incluyendo un encabezado.

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Para facilitar la elaboracin de esta estructura a continuacin se describe el contenido de los campos y la configuracin de los mismos.

Formato Encabezado

Generalmente este tipo de formato contiene variables de tipo empleador se genera una sola vez y en la parte superior de Archivo plano creando una sola lnea.

Formato Detalle

Se diferencia del Formato Encabezado por el contenido del archivo y se repite por cada uno de los conceptos, los datos se componen de consecutivo, nombre del campo, Tamao, Ajuste, Tipo, Decimal, Valor.

Consecutivo

Es el orden que llevara el dato en la lnea del registro.

Nombre del campo

Es la variable que devuelve el valor del dato a mostrar en el archivo. En el caso de ajuste se refiere al alineamiento del campo dentro del tamao referido, el alineamiento puede ser Izquierda, Centro, Derecho.

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Tipo

Es el tipo de dato que contiene el campo alfanumrico o numrico se debe tener en cuenta que este tipo de dato afecta de acuerdo al alineamiento los espacios vacos a la izquierda, si se desea llenar con ceros o espacios.

Decimal

Aplica para los campos de tipo nmero indicando el nmero de decimales que contiene el dato

Valor

Es el valor por omisin que genera el archivo en los casos que no se encuentre dentro de los datos incluidos en la nomina.

Generar el archivo plano.

En la ejecucin del archivo plano se definen los aspectos relacionados con el nivel de detalle de los asientos contables, la fecha del documento, el tipo de documento, la descripcin del asiento contable, el nombre y la ruta donde se guardara el archivo. La presentacin en pantalla es la siguiente.

En esta pantalla seleccionamos la nomina y la liquidacin de la cual se ejecutara el archivo plano, es posible marcar ms de una liquidacin pero deben ser del mismo mes.

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Existen Cuatro niveles de detalle.

1. Cuentas contables, genera el asiento contable agrupando los valores por cuenta sin detallar el tercero y el documento cierra con la cuenta por pagar de la nomina detallada en los parmetros 2. Cuentas y terceros, genera el asiento contable detallando los empleados en cada cuenta agrupando el valor en el caso de la seguridad social y el documento cierra con la cuenta por pagar de la nomina detallada en los parmetros. 3. Cuenta Contable por fondo, se utiliza en los casos en que la contabilizacin sugiere una cuenta contable para cada Administradora de salud y pensin y se totaliza por fondo y su cuenta respectiva creada en el parmetro Cartillas /Fondos de Salud y Pensin / Contabilidad, el documento cierra con la cuenta por pagar de la nomina detallada en los parmetros. 4. Terceros Abre Cuenta Crdito, en este caso el sistema discrimina una cuenta crdito por empleado al cierre del documento en la cuenta por pagar de nomina registrando la cuenta que se encuentra en el ingreso de personal por empleado en el literal cuenta nomina.

Tipo de documento
Ingresamos el tipo de documento, como lo tenemos creado en el programa contable.

Formato de Fecha Documento

Es la fecha con la que se generara el registro contable, Helisa por defecto introduce la fecha de la liquidacin asociada al proceso que se est Realizando, pero es posible modificar la fecha directamente sobre el cuadro de datos denominado Fecha del Documento.

Formato de fecha
Indica la manera como se presenta el campo fecha, recordemos que existen varios tipos de mascara para este dato, la mscara seleccionada deber coincidir con la solicitada por el sistema contable al momento de efectuar la validacin del archivo.

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Tasa de Cambio
Este campo indica el factor por el cual se multiplicaran los valores, si el archivo se transfiere a un sistema contable que trabaje con otra moneda

Detalle.
Es la descripcin del Asiento contable que se insertara en cada registro del asiento contable, para identificar el tipo de transaccin que se est efectuando.

Ruta y Nombre del Archivo

Se indica la ruta en la cual el sistema guardara el archivo y el nombre con el cual ser identificado. Por defecto Helisa guarda el archivo en la carpeta en la que se encuentra instalado el programa bajo el nombre de Asientos.txt. La ruta y el nombre del archivo es posible cambiarlas para facilitar la manipulacin del archivo. Existe la posibilidad de ordenar el campo correspondiente al nombre del empleado por nombres o apellidos, en general se considera la incorporacin al archivo por Apellido de acuerdo a lo registrado en contabilidad.

Parmetros de Ordenamiento del Archivo

Lo descrito hasta ahora corresponde al ordenamiento, posicin y forma de los campos, existen unos parmetros para definir el contenido en los casos de salud y pensin de la forma como se graba en contabilidad. Los registros correspondientes a los aportes se pueden discriminar de tres formas, el nmero de nit que acompaa al registro puede ser el del empleado, el fondo o la empresa, esta discriminacin la elige el usuario acorde a los procedimientos definidos por el departamento de contabilidad de la organizacin. La marcacin de la cuenta contable que acompaa el registro puede ser la del fondo inscrita en la cartilla de fondos en el modulo contabilizacin, o la directamente relaciona al empleado en la estructura contable. El agrupamiento hace referencia a la unin de los registros de un solo fondo de salud o pensin en un nico registro por cada fondo. El formato del archivo permite determinar el separador y la forma como se distinguen el inicio y el fin de cada campo dentro de una serie de registros. La provisin efecta un agrupamiento por naturaleza contable o por ambos criterios.

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Al determinar la liquidacin y los datos anteriormente detallados se ejecuta la emisin del archivo plano el Botn Generar, permite seleccionar si el archivo corresponde a contabilidad o provisin. Una vez se realiza el archivo es posible verificar su contenido mediante el Botn de informes el cual muestra dos opciones archivo y planilla. El archivo detalle el contenido del archivo plano contable y la planilla indica el clculo promedio para el archivo de provisin seleccionando el periodo y el tipo de liquidacin a ejecutar.

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En la opcin de informes, planilla le permite generar el informe de lo generado en el archivo.

Seleccione el medio de salida para ver el informe planilla.

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