XI SIMPEP - Bauru, SP, Brasil, 08 a 10 de novembro de 2004

Modelao de um sistema de planejamento e controle da produo (PCP) adequado as MEPs de confeces do interior do Cear utilizando tecnologia da informao
Izidro de Ceita da Conceio Pires (URCA) prof_izidro@baydejbc.com.br Moiss dos Santos Rocha (URCA) moisessrocha@yahoo.com.br

Resumo No mundo contemporneo globalizado, as empresas precisam continuamente aprimorar seus instrumentos de gesto. Este processo de mudanas na economia vem exigindo que as empresas, para permanecer garantindo a sua sobrevivncia no mercado, busquem novas formas organizacionais de modo a garantir equilbrio e racionalizao no uso dos seus recursos produtivos. Neste contexto, o objetivo do trabalho desenvolver um modelo lgico de pcp integrado a um sistema de custeio aplicado s micro e pequenas empresas de confeces do Cariri cearense, como forma de melhorar a gerncia dos custos e a da produo. Foi realizada uma pesquisa bibliogrfica e de campo com aplicao de formulrios e entrevistas no sentido de conhecer os principais problemas comuns e divergentes dos sistemas de pcp e custos entre as empresas e verificar o grau de uso de tecnologia da informao no processo de gesto das mesmas. Aps uma anlise dos dados coletados, estes mostraram que entre as empresas selecionadas, foram constatadas as seguintes deficincias: incapacidade gerencial; baixos ndices de produtividade; controle e gesto ineficientes de custos; e o processo de informatizao inadequado e de forma desorganizada. Desta forma, prope-se um modelo lgico e integrado de pcp/custos, utilizando as ferramentas da anlise estruturada. Palavras-Chaves: Planejamento, Custos, Informao. 1.Introduo Para sobreviver diante da concorrncia cada dia mais acirrada na disputa pelo mercado competitivo, conseqncia da quebra das barreiras entre os paises, como cometa TUBINO(1997), as empresas precisam a cada dia adaptar seus sistemas produtivos para a melhoria contnua da produtividade. Para tanto, faz-se necessrio que os recursos utilizados na produo sejam bem administrados, isto , que as atividades sejam planejadas, dirigidas e controladas eficientemente. A origem deste trabalho surgiu, exatamente, neste contexto. uma pesquisa que prope um planejamento e controle da produo que reduza custos para pequenas empresas de confeco modas masculina e feminina - do tringulo Crajubar, Regio do Cariri, sul do Cear. Esta proposta de melhoria, no desempenho das indstrias em foco, faz uso da tecnologia da informao para implementar o modelo com enfoque nos aspectos gerenciais e administrativos. As pequenas empresas formam um segmento significativo da atividade scio-econmica de um pas em virtude da substancial absoro de mo-de-obra que elas proporcionam, bem como pelo volume de produo que elas geram e comercializam, rendendo uma soma razovel de benefcios scio-econmicos para o pas, a regio ou um municpio onde se localizam. A esse respeito, Rattner (1985:39) comenta: "as pequenas empresas constituem, apesar do crescimento e expanso contnuos das grandes unidades produtivas, a imensa maioria das empresas industriais e de servios, responsveis por uma parcela significativa do produto social, dos empregados, salrios e impostos recolhidos".

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Quanto ao setor industrial de confeces, este tem caractersticas prprias diferindo dos demais segmentos industriais. essencialmente uma indstria do tipo mo-de-obra intensiva, apresentando dinmica prpria e constituindo elemento de vital importncia para o desenvolvimento scio-econmico uma vez que geram um considervel nmero de empregos. Este ramo industrial diversifica-se no apenas pelas dimenses da empresa, mas tambm pelas diferentes linhas de produo, procurando atender o desenvolvimento do mercado que se expandiu de forma animadora. A indstria de transformao de toda a regio caririense est concentrada em trs municpios (denominado Tringulo Crajubar): Juazeiro do Norte, Crato e Barbalha, sendo Juazeiro do Norte o de maior peso em termos de atividade industrial, seguido de Crato e Barbalha. O fato que apesar de suas caractersticas de empresa de pequeno porte, as de confeces constituem atualmente um potente segmento gerador de emprego e de renda, para o universo de desempregados de todo o pas. Conforme os dados do SEBRAE (out/94), o segmento responde por 59,4% da gerao de empregos no pas. Dada a importncia desse segmento industrial em proporcionar o bem-estar sociedade caririense, tem-se constatado na prtica gerencial (ou administrativa) deficincias de vrias ordens. Verifica-se a falta de estrutura organizacional; o escasso e insuficiente volume de recursos; a contratao de funcionrios no qualificados; a falta de experincia no ramo de negcios por parte do empreendedor; dimenso fsica insuficiente para o local de trabalho; a falta de planejamento e a conseqente ausncia de um controle eficiente de produo e custos esto gerando uma administrao sem critrios, verificando-se geralmente baixos ndices de produtividade. Diante desta realidade, pode-se dizer que tais empresas funcionam empiricamente. Verifica-se tambm, que h uma escassez na literatura referente interface entre produo e custos por parte destas empresas, ocorrendo distores na formao do preo. Devido falta de conhecimento dos custos de seus produtos, os proprietrios no conseguem planejar nem tomar decises importantes quando necessrio. Logo, compromete a competitividade. So estes, entre outros, os problemas que precisam ser atacados com urgncia a fim de que essas empresas garantam as suas condies de sobrevivncia, crescimento e desenvolvimento econmicosocial na regio do cariri Diante desta realidade, torna imprescindvel modernizar tecnolgica e gerencialmente essas empresas com vista a aumentar a competitividade atravs da qualidade e produtividade dos bens produzidos. Neste contexto, conforme Russomano (1995:47), esses desafios s sero enfrentados com a aplicao dos "Sistemas de Planejamento e Controle de Produo" juntamente com um sistema de estruturao de custos adequado. Assim, repercutir, obviamente, na melhoria da qualidade dos produtos; na maior variao de modelos; nas entregas mais confiveis; e menores custos. O planejamento e controle da produo, carece de informaes fidedignas para comandar e controlar o sistema produtivo eficientemente. Quo mais precisas forem essas informaes melhor ser a anlise no somente do processo produtivo mas de toda a empresa, proporcionando um feedback que permita comparar o planejado com o efetivamente realizado. Por esse motivo, as funes do PCP e a de controle de custos (parte integrante do processo de PCP) so imprescindveis para qualquer empresa que pretenda sobreviver no ambiente competitivo atual. H uma necessidade premente de PCP como um instrumento fundamental para a tomada de determinadas decises: Com relao ordem de compras, o que comprar?, quanto comprar?, quando comprar?, onde comprar?, quem vai comprar?; com relao ordem de fabricao, o que produzir?, quanto produzir?, como e onde produzir?; e com relao ordem de

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montagem, preparar um programa conjunto de fabricao e montagem. O referido programa toma a forma de um diagrama onde todas as peas, submontagens e montagem final so apresentadas num cronograma nico. De forma integrada, o planejamento e controle de custos vai ser fundamental tambm para tomada de determinadas decises: determinar o valor das unidades produzidas; estabelecer controles (materiais, mo-de-obra, gastos gerais de fabricao etc) e planejar e tomar decises. Nesse ambiente altamente competitivo no mais possvel executar um planejamento no estilo artesanal. As industrias de confeco no so uma exceo, e muito menos, as da regio caririense. Sendo o PCP um sistema de administrao de produo podemos nos valer da definio de VOLLMAN (apud CORREA, 1993:42): so sistemas que provem informaes que suportam o gerenciamento eficaz do fluxo de materiais, da utilizao da mo-de-obra e dos equipamentos, a coordenao das atividades internas com as atividades dos fornecedores e distribuidores e a comunicao/interface com os clientes no que se refere s suas necessidades operacionais. O ponto chave nesta definio a necessidade gerencial de usar as informaes para tomar decises inteligentes. Segundo PIRES (1995), Planejamento e Controle da Produo (PCP) podem ser definidos como sendo um conjunto de atividades gerenciais a serem executadas e que so fundamentais para que se concretize a produo de um item/produto qualquer. De acordo com BURBIDGE (1991:21): "Controle da produo uma funo da administrao que planeja, dirige e controla o suprimento de materiais e as atividades de processo de uma empresa, de modo que produtos especficos sejam produzidos por mtodos especficos para atender um programa de vendas aprovado, sendo essas atividades realizadas de tal maneira que a mo-de-obra, os equipamentos e o capital disponveis sejam empregados com o mximo aproveitamento". Por outro lado, os sistemas de gerenciamento de custos ocuparam tambm um lugar de destaque, aumentando a lucratividade e melhorando o desempenho das empresas. Segundo COGAN (2002:15), A questo da determinao dos custos dos produtos e dos servios, os esforos para reduz-los e a conseqente tomada de deciso empresarial que torna a empresa mais competitiva, h dcadas vm desafiando executivos e acadmicos. Segundo VIANA (1987:09), "manter custos baixos outra axioma para pequena empresa j que, no podendo contar com uma tecnologia avanada nem produzir em escala considervel, sua nica vantagem ter custos menores e poder manipular seus recursos com mais agilidade para baratear seus produtos e assim tornar-se mais competitiva". A estruturao de custos deve ser uma atividade imprescindvel nas empresas industriais, porque diversas decises gerenciais so tomadas com base em clculos de anlise de custo. De acordo com LEONE (1979:30), administrar estar sempre tomando decises e fazendo planos. Esses planos so alternativos. Da surge necessidade de uma tecnologia conhecida como tecnologia da informao que permite implementar com uma maior eficincia qualquer processo que seja passvel de sistematizao. Essa tecnologia designa um conjunto de recursos tecnolgicos e computacionais para gerao e uso da informao podendo abranger as redes computacionais s centrais de comunicaes telefnicas, fibras pticas e at comunicao por satlite. Diante disso, a Tecnologia da Informao adquire uma importncia sem precedentes com penetrao profunda em qualquer ambiente organizacional e principalmente nos processos produtivos. Por que usar tecnologia da informao? Para: melhorar processos internos; aplicar controles melhores; reduzir custos; melhorar a qualidade e disponibilidade das informaes importantes

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internas e externamente organizao; agregar valor aos servios e produtos ofertados por uma organizao. Para Lacerda, Reis, Perini, Carvalho, Cavalcante e Bruel (2001: 43), As empresas devem ser o principal agente de inovao no sistema produtivo e, para tanto, necessitam de um novo modelo de gesto: informao como insumo intensivo, processos flexveis, estrutura horizontal, reas integradas, constante troca de informao entre funcionrios e utilizao intensiva de tecnologia. Como diz Keneller (1980:253) a tecnologia moderna no s produz mquinas e ferramentas fsicas, mas tambm organiza e sistematiza atividades. Para esse autor, uma organizao ou sistema administrativo que incorpora princpios de gerncia cientfica um construtor tecnolgico. Ento, nesta linha de pensamento, este trabalho tem a pretenso de realizar a modelagem dos sistemas de pcp/custos baseado na anatomia das empresas supracitadas, utilizando para isso o diagrama de fluxo de dados (DFD), que segundo YOURDON (1992:178), uma das mais utilizadas ferramentas de modelagem de sistemas, principalmente para sistemas operativos nos quais as funes do sistema sejam de fundamental importncia e mais complexas do que os dados manipulados pelo sistema. 2. Elaborao do modelo PCP-Custos 2.1 Definir o Universo da Pesquisa Aps a pesquisa bibliogrfica, foram contactadas vrias empresas do ramo de confeces na regio. Atravs de visitas, algumas foram selecionadas a participarem na elaborao desse modelo para adequar as MPEs do tringulo Crajubar. 2.2 Aplicao de formulrios Foram aplicados formulrios que auxiliaram na verificao do uso das ferramentas de Planejamento e Controle de Produo e de Custos pelas empresas estudadas. Desta forma, pdese conhecer o quadro referencial das reais necessidades com relao gesto dos seus sistemas produtivos. 2.3 Entrevistas com usurios do sistema As entrevistas foram feitas com pessoas realmente envolvidas no sistema em questo: proprietrios, gerentes gerais, gerentes de produo, operrios, vendedores, consultores, contabilistas, clientes, engenheiros etc. Foi utilizado o diagrama de fluxo de dados (DFD) para estruturar as respostas dos usurios entrevistados em forma de sistema de informaes. 3. O modelo O resultado deste estudo se configura no modelo descrito nesta seo representado por trs nveis do DFD com a descrio dos respectivos nveis.

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3.1 Nvel 0 ou diagrama de contexto

Fonte: Pesquisa realizada Figura 1 DFD Modelo lgico PCP-Custos nvel 0

Este nvel composto pelo processo representado no centro do mesmo que a MPE de confeces; pelas entidades que esto representadas pelos terminadores, de formas retangulares que so: cliente, fornecedor, tendncia de moda, instituio financeira; e pelos fluxos de dados que so: pedido de produto, produto, material, pedido de material, tendncia (este fluxo de dados so as revistas especializadas, consultorias de moda, novelas etc) e recurso financeiro (so os financiamentos levantados para dar suporte a produo). A ficha do pedido de produto enviada aos clientes sem preenchimento atravs de vendedores, ou o pedido feito na prpria empresa no departamento de vendas. preenchida retornando empresa ou cadastrado diretamente no sistema de vendas. O fluxo do produto uma reao do processo aps a entrada do pedido de produto. O fluxo de material ocorre entre a MEP de confeces e o fornecedor , do segundo para o primeiro. E uma resposta ao pedido de material solicitado pela MEP de confeces ao fornecedor. A tendncia o fluxo de informaes proveniente do mercado (tendncia de moda) em direo a empresa, o que servir de guia na idealizao de novos produtos para a mesma. Recurso financeiro o fluxo de capital requerido pela empresa para financiar o plano de produo (este parte de instituies financeiras). 3.2 Nvel 1 Agora explodida a bolha do primeiro nvel (nvel 0). No nvel 1, encontramos uma configurao similar ao anterior, onde esto um processo central (planejar e controlar a produo), nove funes (entidades internas) pertencentes a MEP de confeces e mais de uma dezena de fluxo de dados como mostra a seguir:

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Fonte: Pesquisa realizada Figura 1 DFD Modelo lgico PCP-Custos nvel 1

O processo de planejar e controlar a produo recebe informaes das diversas funes da empresa atravs de fichas, onde o mesmo as processa atravs de processos internos, e emite uma srie de ordens s entidades pertencentes empresa a fim de coordenar as aes das mesmas. O pedido de material entra no departamento (ou funo) de vendas onde o mesmo aprovado ou no. Caso seja aprovado, segue para o processo de planejar e controlar a produo. Da mesma forma, o fluxo de tendncia traz uma srie de informaes sobre novos produtos que esto na moda e segue para a funo de novos produtos. Ali, os produtos so escolhidos pela empresa para concorrer no mercado e em seguida gerada a ficha de produto-processo que segue para a funo de planejar e controlar a produo. Uma vez definido o plano de produo, gera a necessidade de capital (prprio ou de terceiros) para o seu financiamento.O processo de planejar e controlar a produo emite informaes sobre o plano (definido) a fim de averiguar quais as possveis condies de seu financiamento. Se for vivel econmica, financeira e tecnicamente a funo finanas autorizar a execuo do mesmo. O setor de manuteno recebe a solicitao de reparo quando ocorre a quebra de uma mquina, tomando assim as devidas providncias. Tambm emite o relatrio de custos de manuteno para finanas e o de planejamento de parada de mquinas para planejar e controlar a produo. A funo produo possui relao intensa com o processo de planejar e controlar a produo, existindo 5 fluxos entre os mesmos, a ordem de produo, ficha de acompanhamento individual, relatrio de eficincia, a ficha de inspeo e relatrio de qualidade. O fluxo de produto segue da funo produo para a funo expedio e em seguida para a entidade cliente (externa ao sistema) em resposta ao fluxo de pedido de produto. O fluxo de relatrio de produto acabado

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possui informaes sobre os mesmos existentes no estoque e este segue da funo expedio em direo ao processo de planejar e controlar a produo. A ordem de compra emitida pelo processo de planejar e controlar a produo para a funo compras onde gerado o fluxo de pedido de material que segue para o fornecedor. Este, por sua vez, envia o material para a funo estoque onde gerado o relatrio de materiais que segue para o processo no centro da figura anterior. 3.3 Nvel 2 Este nvel detalha os processos e fluxos de dados existentes no processo de planejar e controlar a produo. Aqui esto quatro processos prprios dos sistemas de administrao de produo (PCP), que so: planejar recursos produtivos, prever a demanda, programar e controlar a produo.

Fonte: Pesquisa realizada Figura 1 DFD Modelo lgico PCP-Custos nvel 2

O processo de planejar recursos produtivos o destino de trs fluxos de dados que so: a ficha de produto-processo, consulta sobre aporte financeiro (fluxo de ida e volta) e demanda prevista. Este emite a ficha de solicitao de pessoal para recursos humanos. O processo de prever a demanda emite o relatrio de demanda prevista (a longo prazo) e o de demanda mensal prevista (a curto prazo) e recebe os pedidos aprovados de vendas. O processo de programar a produo recebe os seguintes fluxos de dados: a demanda mensal prevista, o pedido aprovado, o relatrio de produto acabado, o planejamento de parada de mquinas, a ficha de produto-processo e a ordem de produo (fluxo de ida e volta) e emite a ordem de compra. Finalmente, o processo de controlar

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a produo recebe a ficha de inspeo e a ficha de acompanhamento individual e emite o relatrio de qualidade e o de eficincia produtiva. Os prximos nveis deste modelo dizem respeito ao detalhamento dos processos (que aparecem neste nvel), seus subprocessos, equaes, algoritmos etc. 4. Concluso O modelo lgico de planejamento e controle da produo integrado ao sistema de custeio para aplicao nas micro e pequenas empresas de confeces, apresentado neste trabalho, basea-se em informaes e caractersticas das empresas que procura atender. Esse modelo pode ser usado pelos sistemas produtivos de confeces da regio e por outros que possuam caractersticas similares. O modelo tem o potencial de estruturar os sistemas, formalizando e aprimorando seus fluxos e processamentos de dados. Espera-se que o modelo proposto proporcione s empresas de confeces, em particular, e as demais, em geral, uma situao de eficincia, eficcia e efetividade; que estejam em condies propcias para competir em igualdade de condies no s com seus concorrentes mas tambm com as de maior porte, proporcionando assim o bem-estar e o desenvolvimento econmico sociedade caririense. Referncias
BURBIDGE, J.L. (1981) - Planejamento e controle da produo. So Paulo: Atlas. COGAN, S. (2002) - Custos e Preos: Formao e anlise. So Paulo: Pioneira Thomson Learning. KENELLER, G. F. (1980) - A Cincia como Atividade Humana. Rio de Janeiro: Zahar. LACERDA, A C. de, (...) e Bruel, S. (2001) - Tecnologia: Estratgia para a competitividade. So Paulo. LEONE, G.S.G. (1979) - Custos: um enfoque administrativo. 5. ed. Rio de Janeiro, FGV. PIRES, L.R.I. (1995) - Gesto Estratgica da Produo. Piracicaba: Unimep. RATTNER, H. (1985) - Pequena Empresa: o comportamento empresarial na cumulao e na luta pela sobrevivncia. So Paulo: Brasiliense. RUSSOMANO, V.H. (1995) - Planejamento e Acompanhamento da Produo. 5. ed. So Paulo: Pioneira. TUBINO, D. F. (1997) - Manual de Planejamento e Controle da Produo. So Paulo: Atlas. VIANA, M.A.F.UFIB. (1981) - Planejamento Empresarial e Alta Administrao. So Paulo: IOB. YOURDON, E. (1992) Anlise estruturada moderna. Rio de Janeiro: Campus.