Inleiding

De Gemeente neemt beslissingen die de levens van haar inwoners rechtstreeks of via een omweg ingrijpend kunnen benvloeden. Van een bouwvergunning voor de buren tot een verandering in de regels voor de thuiszorg via de WMO; beslissingen van de gemeente hebben invloed. Veel Leeuwarders zien de beslissingen van de gemeente tijdig, maar helaas gebeurt het ook dat bewoners te laat op de hoogte zijn van plannen van de gemeente. Een bouwvergunning is al verleend, het voortraject voor een drugsopvang al geweest. Soms zijn Leeuwarders dan te laat, soms kunnen ze nog bij de besluitvorming aanhaken. Hoe dit komt is vaak simpel. Even niet in de Huis aan Huis gekeken, even de bekendmakingen op de site van de gemeente gemist. Voor de gemeente was het onmogelijk om alle bewoners consequent actief te informeren. Elke bewoner bij elke beslissing een brief sturen is veel te prijzig, veel inwoners hebben er bovendien geen behoefte aan om overstelpt te worden met overheidsinformatie. De PvdA Leeuwarden is echter van mening dat dit probleem anno 2011 aangepakt kan worden.

Commissie Wallage
Al in 2001 heeft de commissie Wallage richtlijnen geformuleerd om de effectiviteit van overheidscommunicatie te vergroten en de overheidscommunicatie toegankelijker te maken. De drie belangrijkste conclusies waren: Communicatie door de overheid is een recht van de burger; De overheid moet proactief met burgers communiceren; Internet moet een overheidscommunicatie prominente plaats innemen in de

Meer informatie over de Commissie Wallage kan gevonden door de link onder deze notitie*.

Uitgangspunten
Het uitgangspunt is dat elke bewoner digitaal (via email) actief op de hoogte gehouden kan worden van plannen en beslissingen die hij/zij interessant vindt. Daarbij zou onderscheid gemaakt kunnen worden naar de schaal waarop de beslissing effect heeft (straat, buurt, wijk/dorp, gemeente), de aard van de ontwikkeling (vergunning, feitelijke handelingen, collegebesluiten, raadsstukken) en het onderwerp (vergunningen, veiligheid, onderwijs, zorg, werkgelegenheid, etc). Bewoners kunnen aangeven waarover ze op de hoogte gehouden willen worden. Bij voorkeur wordt zo veel mogelijk aangesloten bij al bestaande media, al dan niet van de gemeente. Inwoners worden meteen op de hoogte gesteld of er mogelijkheden zijn tot inspraak (inclusief link naar de gemeenteraad) of beroep

en bezwaar en welke dit dan zijn. Als er geen mogelijkheden voor inspraak zijn, wordt dit ook vermeld. Privacy moet gewaarborgd zijn.

Mogelijke uitwerking
Dit zou op de volgende manier kunnen uitwerken: Er komt een site, met daarop een kaart van de gemeente Leeuwarden. Bij voorkeur wordt er aangesloten bij een al bestaand systeem, bijvoorbeeld Google Maps of de digitale versie van de Telefoongids. In de kaart kan iedereen aangeven waar hij woont of bedrijf houdt, waarbij hij/zij de keus heeft om aan te geven of dit zichtbaar is voor anderen of alleen voor het systeem, zodat privacy gewaarborgd is. Ieder die zich inschrijft kan aangeven waarover hij over de hoogte wil gehouden worden: vergunning, raadsstukken, etc. Als de gemeente een plan heeft of een vergunningaanvraag heeft, wordt dit in het systeem ingevoerd. De ambtenaar die dat doet geeft aan hoe groot gebied geraakt wordt. Dit is bij de aanvraag voor een nieuwe Achmeatoren een groter gebied dan voor een bouwvergunning. Hiervoor zullen richtlijnen vastgesteld moeten worden. Iedereen die zich heeft aangemeld en op de hoogte gehouden wil worden krijgt dan een notificatie. In de notificatie staat wat de status is van het besluit en contactmogelijkheden richting de gemeenteraad of de ambtelijke organisatie. Het systeem zou gekoppeld kunnen worden aan een systeem wat de gemeente wil gaan ontwikkelen om klachten en tips voor het beheer openbare ruimte mee te nemen. Daarnaast is de digitale maquette en de website van de gemeente een mogelijkheid die niet bij voorbaat gemist mag worden. Met een systeem moet het helemaal in n keer Gemeente Leeuwarden 2.0 worden. Uitzendbureaus hebben al veel ervaring opgedaan met systemen waarbij geabonneerden op de hoogte gehouden worden over vacatures, aan de hand van door de gebruiker aangegeven criteria. Er zijn zelfs al uitzendbureaus die werken met systemen waarbij gebruikers op hun smartphone kunnen zien of er in de buurt vacatures zijn.

Beperkingen
Natuurlijk zal dit systeem niet elke Leeuwarder bereiken. Maar het huidige systeem bereikt minder mensen, er is dus sprake van mogelijk veel winst. De kosten hoeven niet hoog te zijn.

Bredere kaders
Het uitgangspunt om actief te informeren zou een van de uitgangspunten kunnen zijn van strategisch communicatiebeleid. Er wordt ook nu al op veel manieren door de gemeente gecommuniceerd. Er zijn erg veel verschillende media voor handen van de gemeentelijke website tot RTV Mercurius, van de Huis aan Huis tot aan folders. Een compleet overzicht, met strategische doelen en de juiste middelen zou meer grip geven op de communicatie.

Conclusie
Het inrichten van een systeem zoals hierboven omschreven zou bewoners actief op de hoogte kunnen stellen van onderwerpen waarover ze op de hoogte gehouden willen worden. Het is voor de PvdA dan ook reden het College te vragen onderzoek te doen naar de mogelijkheden. Begonnen zou kunnen worden met een proef. Daarnaast wordt het communicatieplan. College gevraagd te komen met een strategisch

* http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/overheidscommunicatie/onderzoekennaar-overheidscommunicatie