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SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicacin, S.

Num. Documento PS DG 004 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO DIRECCIN GENERAL

Seccin 1. Mapa del proceso 2. Descripcin del proceso 3. Requisitos: de los clientes, del producto, Legales y reglamentarios 4. Mediciones del proceso. 5. Producto no-conforme. 6. Procedimientos relacionados 7. Herramientas informticas usadas para el control del proceso. 8. Mejora: Acciones correctivas y preventivas. 9. Autorizaciones

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1. Mapa proceso.
Nombre del proceso Direccin General Establecer los lineamientos, polticas, para la gestin y administracin de la empresa encaminadas a brindar productos y/o servicios que satisfagan las necesidades y requerimientos de los clientes. As como identificar y proporcionar los recursos humanos, la infraestructura y los recursos financieros para el correcto funcionamiento de la empresa. Dirigir estratgicamente cada una de las reas para lograr los objetivos de la empresa. Francisco Montero Gastelum

Propsito del proceso

Dueo del proceso

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2. Descripcin del proceso. ENTRADAS PROVEEDOR INSUMO PROCESO ACTIVIDADES


PLANEACIN ESTRATGICA Requisitos y necesidades Felicitaciones Quejas Niveles de Satisfaccin Revisin de los requisitos del cliente - Revisin y validacin del contrato - Anlisis y revisin de requisitos del cliente. - Definicin de lneas de actuacin - Definicin de objetivos y metas. - Comunicacin a travs de la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad e importancia de cumplir con los requisitos del cliente. - Anlisis de informacin y toma de decisiones para el correcto funcionamiento de la empresa. - Generar y delinear las polticas, procedimientos y manuales necesarios para la empresa. - Coordinacin de la programacin de atencin a clientes. - Generar alianzas que favorezcan e interesen a la empresa. - Generar y/o coordinar las cotizaciones para los clientes. - Coordinar la realizacin de las presentaciones para los clientes.

SALIDAS PRODUCTO OBTENIDO CLIENTE

Clientes

Servicio (Visitas, asesora). Negociaciones y Acuerdos

Clientes

Atencin a clientes

Reporte de ventas Niveles de satisfaccin del cliente

Lineamientos de Crdito. Lista de Precios y Descuentos. Metas de empresa. Evaluaciones de desempeo

Atencin a clientes

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Gerencia General

Reportes estadsticos del desempeo de los procesos. Matriz de Trfico (ODTS) Cotizaciones de los proyectos. Reporte de matriz de trfico (por clientes). Contratos y cotizaciones. Solicitud de infraestructura y recursos

DIRECCIN ADMINISTRATIVA - Establecer listado y catlogo de los servicios y productos de la empresa. - Costeo para generar tarifario de productos, servicios y paquetes. - Costeo de cada proyecto (rentabilidad) - Recepcin de los reportes de las reas.

Metas de empresa Lineamientos de Operacin. Evaluaciones de desempeo Polticas Procedimientos Manuales Minutas de reunin con clientes Requisitos y necesidades del cliente. Contratos, cotizaciones. Metas y Lineamientos. Validacin de estado de resultados. Validacin de resultado de auditora. Validacin de pago de impuestos. Evaluaciones de desempeo Definicin de competencia Deteccin de necesidades de capacitacin Autorizacin de compras. Lineamientos de compra

Gerencia General

Gerencia Administrativa

Estado de resultados Reporte saldo diario en bancos Resultados de Auditora Supervisin y seguimiento de la contabilidad y finanzas de la empresa.

Gerencia Administrativa

Compras

rdenes de compra para autorizacin Solicitud de DNC Solicitud de Evaluacin de desempeo. Programas de capacitacin Organigrama para autorizar. Descripciones de puesto para autorizar.

Compras

Determinacin de la Responsabilidad y autoridad de la Empresa


- Definicin de la estructura organizacional de la empresa. - Determinacin de la competencia de los puestos de acuerdo al Organigrama definido. - Definicin de la responsabilidad y autoridad de los puestos de la empresa. Comunicacin de la responsabilidad y la
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Deteccin de Necesidades de Capacitacin Evaluacin de desempeo Autorizacin programa de Capacitacin Organigrama autorizado. Descripciones de puesto autorizadas Recursos Humanos

Recursos Humanos

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autoridad del personal a travs de las descripciones de puesto.

Personal de la Empresa

Apego a los lineamientos, polticas y procedimientos del SGC - Coordinacin de cada proyecto, concepto y visualizacin. - Entrega de la informacin para cada proyecto - Direccin creativa de cada proyecto. - Coordinacin (concepto y visualizacin) para carpeta agencia.

Poltica Calidad Objetivos de la Calidad Recursos. Requisitos de los clientes y su importancia. Material, concepto y visualizacin carpeta agencia. Material, concepto y visualizacin para presentaciones. Recursos Financieros para el Sistema de Gestin de la Calidad Objetivos y poltica calidad aprobadas Aprobacin Planificacin de la Calidad. Aprobacin de la Documentacin. Acciones Correctivas Acciones Preventivas Revisin de la direccin. Solicitud Acciones y propuestas de mejora Aprobacin de recursos (humanos, financieros de infraestructura y ambiente)

Personal de la Empresa

reas Operativas (Jefe de Proyectos, Coordinador de diseo, Edicin, programacin y produccin)

Requisitos y necesidades del cliente. Carpeta de agencia Solicitud presentaciones para clientes. Comportamiento de los Objetivos de la Calidad. Determinacin y Desempeo de los Procesos. Plan de actividades para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin de la Calidad. Estado del Sistema de Gestin de Calidad (Revisin por Direccin).

reas Operativas Jefe de Proyectos, Coordinador de diseo, Edicin, programacin y produccin)

Planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad Revisa y autoriza el plan de actividades para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin de la Calidad.

Representante de la Direccin

Representante de la Direccin

reas de Inteligencia Representante de la Direccin

Informes de desempeo de los procesos. Estado de las acciones correctivas y preventivas.

Seguimiento del Sistema de Gestin de Calidad Revisin del estado del Sistema de Gestin Define y proporciona recursos humanos, financieros e infraestructura necesarios para el ptimo funcionamiento de la empresa.

reas de Inteligencia Representante de la Direccin

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reas de Inteligencia Representante de la Direccin

Resultados de auditorias Desempeo de los procesos: la eficacia de los procesos del SGC (grado de madurez) La conformidad del producto (producto no conforme). El estado y eficacia de las Acciones Correctivas y Preventivas. (Informe de seguimiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora). Las acciones de seguimiento de anteriores revisiones de la Direccin Los cambios en los procesos que podran afectar al Sistema de Gestin de la Calidad. Las recomendaciones para la mejora. Revisin de la poltica de calidad. El estado de cumplimiento y resultados de los Objetivos de la Calidad

Revisin del sistema de gestin de la calidad Revisa el desempeo del Sistema de Gestin: Resultados de auditoras Desempeo de los procesos: la eficacia de los procesos del SGC (grado de madurez) La conformidad del producto (producto no conforme). El estado y eficacia de las Acciones Correctivas y Preventivas. (Informe de seguimiento de las acciones correctivas, preventivas y de mejora). Las acciones de seguimiento de anteriores revisiones de la Direccin. Los cambios en los procesos que podran afectar al Sistema de Gestin de la Calidad. Las recomendaciones para la mejora. Revisin de la poltica de calidad. El estado de cumplimiento y resultados de los Objetivos de la Calidad

Minuta con las conclusiones y compromisos por cada punto tratado considerando las mejoras al sistema de gestin de la calidad y a los procesos que operan en la empresa. Aprobacin de recursos (humanos, financieros de infraestructura y ambiente)

reas de Inteligencia Representante de la Direccin

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3. Requisitos: De los clientes, del producto, legales y reglamentarios


Requisitos del cliente Calidad (Innovacin y vanguardia) Tiempo Atencin al cliente Precio Requisitos del producto Velocidad Funcionalidad Operatividad Requisitos visuales y auditivos Requisitos legales y reglamentarios Manual de identidad de cliente Requisitos de CONAR, AMAP aplicables

4.

Mediciones del proceso.


Nombre de la medicin Satisfaccin del cliente. Indicador Resultado de encuestas realizadas Ingresos facturados contra gastos de operacin Tipo de Indicador Eficacia. Meta 90% Frecuencia Semestral. Responsable Ejecutivo de Ventas. Gerencia Administrativa

Rentabilidad

Rentabilidad

20 % anual

Mensual (seguimiento)

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5. Producto No-Conforme. Producto noconforme Concepto


Faltas de ortografa, faltan prrafos o palabras, no se incluy

Tratamiento
Checar contra el guin final autorizado y realizar el ajuste Men autorizado para evitar retraso en la entrega del producto.

Responsable

Aprobacin de la interfaz e interiores. CONTENIDO Informacin incorrecta (texto, imgenes, locucin). Generar una revisin antes de entregar al cliente.

Jefe de Proyecto Revisar con el cliente y confirmar la informacin. Revisar el brief y/o material entregado por el cliente. Respetar las fechas de revisin, verificacin, antes de entregar al cliente. - Ajuste de interfaz e interiores para su navegacin. - Compresin de archivos y vdeos para aligerar la descarga del proyecto. - Se deben checar todas las ligas o links en el proyecto. - Es necesario localizarlos y programarlos.

Pgina con elementos muy pesados que hacen que su descarga sea muy lenta. FUNCIONALIDAD Archivos adjuntos marcan error al descargarse y/o no abren

Jefe de Proyecto Coordinador de Programacin y Diseo.

Las ligas rotas y elementos no encontrados,

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Se visualiza la pgina pero algunos elementos no se ven, aparece una cruz o algunos botones no funcionan o nos llevan a una pgina no encontrada. Compatibilidad de plataforma y formatos no adecuada. La actualizacin no se realiz, revisar y realizarla en su caso, Sonido, imgenes y locucin en video o flash.

- Revisar que el peso de descarga sea el que acepte el ftp del cliente. - Hacer un refresh a la pgina

- Se recomienda navegar el proyecto para confirmar que todo est bien linkeado. - Elementos de navegacin acorde al proyecto, ubicacin de elementos grficos bsicos como el home, regreso y msica.

Locucin no coincide con algunas partes del guin

Archivos rotos al subirlos al hosting nuestro para su revisin. De su ubicacin en la Web

- Realizarlo de nuevo o ajustar la(s) partes en el guin. - Checar locucin que coincida con el guin. - Tal vez el sonido o las imgenes son de origen y no hay nada que hacer ms que suplirlos por otros. - Msica aprobada con el cliente. - Adaptacin de elementos en el proyecto interactivo para su versin web - Probar desde otra u otras computadora(s) por la existencia de cookies. - Que el usuario no tenga acceso restringido, es decir en algunos casos puede haber una clave para entrar, drsela al cliente. - Revisar que est correcta la direccin ftp del proyecto.

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Revisar que el formato sea compatible con el equipo del cliente, solo para revisin, porque el producto tiene que funcionar para el usuario final. Entrega de contraseas del ftp del cliente para subir el proyecto a su hosting. Checar que no faltan archivos Comprimir los archivos y eliminar los fantasmas, antes de enviarse al cliente. Demasiado trfico en la red, verla en otro momento. Checar que la direccin ftp enviada sea la correcta. Est viendo la liga de la anterior versin y no conoce la nueva liga. Que el servidor no se haya cado. Manejo de elementos o material (psd, ai, fla, jpg, tif, tipografias sean los correctos) en el proyecto.

- Localizacin del proyecto en el ftp del cliente o en el nuestro. - Eliminar direcciones ftp de prueba, generalmente tienen terminacin de numero. - Se recomienda la espera del servidor no est saturado en horas pico. - El navegador o el servidor del usuario no ha refrescado la nueva informacin, se requiere que borre el historial, las cookies e incluso la memoria RAM para poder visualizarla. - El procesador del usuario no tiene suficiente capacidad, solicitar que cambie de mquina.

DISEO

Diseo de imagen no corresponda a los lineamientos del cliente o del manual de identidad.

- Revisar con el cliente la interfaz autorizada y justificar porque se realiz de esa forma, en caso de que el error persista, negociar el ajuste a un punto en el que no signifique reestructurar toda la pieza. - Correcto uso de colores en base a los valores proporcionados por el cliente - Se manda una o dos imgenes del proyecto (o de la pieza a producirse) para Vo. Bo. del cliente y posteriormente se manda a programacin.

Jefe de proyecto Coordinacion diseo y multimedia

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6. Procedimientos relacionados.
Nombre del procedimiento Nmero del documento

Procedimiento control de registros PN-DG-003 Procedimiento de Producto No Conforme PN-DG-007


pn_dg_007_noconforme_25oct10.doc pn_dg_003_cont_regis_30agos10.doc

7. Herramientas informticas usadas para el control del proceso.


Nombre de la Herramienta Office Descripcin Microsoft Office (MSO) es un paquete de programas para oficina desarrollado para los sistemas Microsoft Windows. Los programas includos son: Word, Excel, PowerPoint Outlook.

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8. Mejora a travs: Acciones correctivas y preventivas


(Realizar al mejora de los proceso a travs de lo establecido en el siguiente documento) Nombre del documento Documento

Procedimiento de control de Acciones Preventivas PN-DG-004 Procedimiento de control de Acciones Correctivas PN-DG-005
pn_dg_005_acc_corr_30agos10.doc pn_dg_004_acc_prev_30agos10.doc

9. Autorizaciones
ELABOR SANDRA OCHOA FAJARDO GERENCIA GENERAL REVIS FRANCISCO MONTERO GASTELUM DIRECCIN GENERAL APROB FRANCISCO MONTERO GASTELUM DIRECCIN GENERAL

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