APUNTES DE ANLISIS DOCUMENTAL Profesora: Dolores Planas Comerma. Despacho: 14.02.

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TEMA 1: ANLISIS DOCUMENTAL. CATALOGACIN.
1.1 El documento y el proceso documental o cadena documental. 1.2 Concepto de Anlisis Documental. 1.3 Estructura del Anlisis Documental. 1.3.1 Anlisis externo o catalogacin descriptiva. 1.3.2 Anlisis interno o de contenido.

1.4 Concepto de catalogacin. 1.5 Operaciones de la catalogacin. 1.5.1 Descripcin bibliogrfica. 1.5.5 Puntos de acceso. 1.5.6 Formacin y mantenimiento del catlogo.

1.6 El producto de la catalogacin: el asiento o registro bibliogrfico. 1.7 El catlogo como elemento para recuperar informacin: tipos de catlogos.

1.1 El documento y el proceso documental o cadena documental.

La documentacin surge a finales del siglo pasado tal y como la entendemos en la actualidad. Era el momento del auge de la investigacin cientfica. Hubo dos estudios, uno belga y otro francs llamados Paul Otlet y Henry Lafontaine que fundaron el Instituto Internacional de Bibliografa. Este Instituto pas a llamarse Instituto Internacional de Documentacin en el ao 1931 y, en 1938, Federacin Internacional de Documentacin, mantenindose este nombre (FID) hasta nuestros das.
Documentacin es una actividad cientfica que trata documentos, transfiere parte de su informacin a los catlogos (que pasan a ser documentos secundarios) para su posterior recuperacin y/o localizacin. Documento es una informacin (poema, imagen, mapa, msica...) que permanece estable en un soporte.

DOCUMENTO - SOPORTE FSICO INFORMACIN O MENSAJE TIPOS DE SOPORTES FSICOS - PAPEL - FILM O PELCULA FOTOGRFICA - MATERIAL MAGNTICO TIPOS DE MENSAJE O INFORMACIN - INFORMACIN VISUAL (percepcin ocular) - INFORMACIN SONORA (percepcin auditiva) - INFORMACIN AUDIOVISUAL (percepcin auditiva y sonora) - INFORMACIN TCTIL (percepcin por el tacto) El documento es el elemento base para un sistema de informacin.
El proceso documental o cadena documental (trmino preferido del francs Chaumier) es aquel proceso que se realiza en un centro documental o de informacin desde la seleccin de un documento hasta la recuperacin y utilizacin del mismo por un usuario.

FASES DEL PROCESO DOCUMENTAL - SELECCIN Y ADQUISICIN/DONATIVO - REGISTRO, SELLADO Y DOTACIN DE SIGNATURA TOPOGRFICA - EL ANLISIS DOCUMENTAL

SELECCIN Y ADQUISICIN O DONATIVO.

Se trata de escoger entre los millones de documentos producidos aquellos que cubran el campo definido por el centro (especialmente en el caso de bibliotecas especializadas) y por las demandas de los usuarios expresadas y tramitadas a travs de las fichas desiderata. Para seleccionar el material bibliogrfico hay una serie de recursos como catlogos editados por las editoriales que responden a tcnicas de marketing de las mismas. REGISTRO, SELLADO Y DOTACIN DE SIGNATURA TOPOGRFICA. El registro consiste en formalizar el ingreso del documento en la coleccin del centro. Se anotan varios datos como la fecha de entrada, el autor, la fecha de edicin. Este registro se hace preferentemente mediante una ficha por ejemplar incluso si este ha entrado incluso en una coleccin de libros como puede ser el caso de los tomos de una enciclopedia. Esta es una tarea puramente administrativa. Despus se le asigna un nmero de orden y se le ponen una o ms marcas de propiedad, generalmente el sello del centro, en lugares claves (ej.: pagina 1, pagina 11, pgina 22, 33...). En el libro se pone adems el nmero de registro.

Lo ltimo que queda por hacer de esta fase es dotar al libro de signatura topogrfica, que seala la ubicacin del libro en las estanteras. Es el dato que nos pone en comunicacin con el documento. La signatura topogrfica puede otorgarse por criterios de fecha de entrada del documento o, ms prctica y frecuentemente segn materias.

1.2 Concepto de Anlisis Documental.

Es la ltima fase del proceso documental y podemos definirlo como la creacin de referencias documentales manuales o automatizadas y su organizacin en los catlogos. Es la fase de preparacin de los registros bibliogrficos, el conjunto de operaciones que se realizan sobre los documentos de la coleccin para:
identificarlos y describirlos de manera unvoca a travs de la descripcin bibliogrfica de cada uno de ellos. poder localizarlos por varios puntos de acceso (autores, ttulos, series).

Todas las operaciones del anlisis documental han de quedar reflejadas en unos soportes, ya sean estos manuales (catlogos de fichas) o automatizados (OPAC's, catlogos cerrados en CD-ROM...) que forman los registros o asientos bibliogrficos.

1.3 Estructura del Anlisis Documental. 1.3.1 Anlisis externo o catalogacin descriptiva
Descripcin documental conforme a las reglas ISBD y Reglas de catalogacin. Eleccin y forma de los puntos de acceso. - Principal: autor, entidad o ttulo.

- Secundarios: autor o traductor, entidad, ttulo, serie.

1.3.2 Anlisis interno o de contenido.

Catalogacin por materias o indizacin. Thesaurus (lista de trminos concretos que sirven para indizar documentos). Listas de encabezamientos. Clasificacin

El anlisis documental no es la ltima fase de proceso documental.

1.4 Concepto de catalogacin.

Entendemos por catalogacin la ordenacin de las todas fichas de registros bibliogrficos en el catlogo.

1.5 Operaciones de la catalogacin. 1.5.1 Descripcin bibliogrfica. 1.5.2 Eleccin y forma de los puntos de acceso. 1.6 El producto de la catalogacin: el registro bibliogrfico.
En el caso de un catlogo el registro o asiento bibliogrfico se recoge en fichas en el caso de un catlogo manual

1.7 El catlogo como elemento para recuperar informacin. Tipos de catlogos.

Definimos el catlogo como la lista o relacin manual o automatizada que presenta los registros bibliogrficos de los documentos de una biblioteca ordenados segn determinados criterios para posibilitar su recuperacin. Un catlogo tiene una serie de funciones imprescindibles en una biblioteca: Es un instrumento de control de los fondos de la biblioteca que permite inventariarlos en cualquier momento para averiguar si se ha extraviado algn ejemplar. Es la memoria de la biblioteca que guarda los registros o asientos bibliogrficos de cada uno de los ejemplares.

Es un valioso instrumento de informacin, una fuente de informacin capaz de responder a muchas de las preguntas de los usuarios tales como:

Existe un documento de tal autor, de tal ttulo..? Qu obras existen en la biblioteca de Cervantes? Qu ediciones posee la biblioteca del El Quijote? Qu obras posee la biblioteca sobre un tema?

Podemos clasificar los catlogos atendiendo a diferentes tipologas: SEGN SU FORMA DE PRESENTACIN: - Impresos: libros, listas... - Manuales o de fichas sueltas. - De microfichas. - Automatizados. - Acceso en lnea: OPAC's. Son catlogos abiertos en los que podemos aadir tantos cuantos registros bibliogrficos quepan en el servidor. - Catlogos en CD-ROM. Son catlogos cerrados por la propia naturaleza de su soporte. A veces la informacin de varios CD-ROM's se vierte en OPAC's formando un catlogo mayor. Si cada CD-ROM contena el catlogo de una biblioteca el resultado ser un OPAC colectivo como veremos ms adelante. SEGN EL TIPO DE DOCUMENTOS QUE INCLUYEN: Especializado: la coleccin incluye un nico tipo de documentos (impresos, discos...). Integrado: se intercalan diversos tipos de documentos.

SEGN LOS CENTROS PARTICIPANTES: Individuales: solo aparecen los registros bibliogrficos de un solo centro. Colectivos: participan diversas obras en una catalogacin centralizada.

SEGN SU ORDENACIN: Alfabtico de autores y obras annimas. Alfabtico de materias. Sistemtico (CDU) organiza los registros de acuerdo con una clasificacin normalizada. Alfabtico de ttulos.

- Topogrfico (de uso interno): la ordenacin de las fichas en el catlogo coincide con su orden en la biblioteca; su utilidad principal es elaborar inventarios. Catlogo Diccionario: modalidad especial de catlogo en el que se renen todos los datos de todos los documentos y se ordenan alfabticamente intercalndose diferentes tipos de datos.

TEMA 2: LA NORMALIZACIN APLICADA A LA CATALOGACIN.

2.1 Las normas ISBD. 2.1.1 ISBD (G). 2.1.2 ISBD (M). 2.2 Las Reglas de Catalogacin Angloamericanas (AACR2). 2.3 Las Reglas de Catalogacin Espaolas. 2.4 El formato MARC y sus derivados: 2.4.1 El formato IBERMARC para registros bibliogrficos. 2.4.2 El formato IBERMARC para autoridades. La normalizacin es la prctica colectiva por la que se establecen normas a todas las actividades de la vida humana que necesitan regulacin.
La norma es la adopcin de unos criterios adoptados colectivamente para la resolucin de problemas repetitivos. La normativa permite racionalizar los mtodos de trabajo.

1.- Normativas para el anlisis externo o catalogacin.

Todos los bibliotecarios se ponen de acuerdo para normalizar las catalogaciones o anlisis externos y esto redunda en beneficio de ellos mismos y del usuario. La normativa para el anlisis externo consta de normas referidas al formato de las fichas (7,5 x 12,5). Otra internacional llamada ISBD (International Standard Bibliographic Description). Tambin hay unos nmeros normalizados llamados ISBN (International Standard Book Number) y otros nmeros como los ISSN (International Standard Serial Number) que son nmeros que sirven para identificar a las revistas. Ejemplo de ISBN: 84(pas: Espaa)-264(Editorial)-1148(Cdigo de la obra)-7(nmero de referencia). Estos sistemas estn internacionalizados, pero existen otros a escala nacional como el NIPO (Nmero Identificador de Publicaciones Oficiales), o el Depsito Legal (DL). Otra normativa es el formato MARC, que sirve para que el ordenador pueda leer los registros bibliogrficos elaborados manualmente. En Espaa hay una adaptacin de este formato llamada IBERMARC. Hay otros formatos ajenos al panorama espaol de la catalogacin como las Reglas de Catalogacin angloamericanas (Anglo-American Cataloging Rules).

Todas las reglas de catalogacin que hemos visto crean la estructura bibliogrfica.

2.- Normativas para el anlisis interno o de contenido.

Tambin hay reglas para el anlisis interno o de contenido, aunque son muchsimo menos estandarizadas y universales que las anteriores. De entre ellas sobresale por su masiva utilizacin la Clasificacin Decimal Universal (CDU) que divide el conocimiento en diez ramas. Pero esta clasificacin no es aceptada por absolutamente todos, y hay otras alternativas como la de Dewey. Hay normas para la elaboracin de Thesaurus. Normas de anlisis para realizar anlisis de contenido ISO 5963. Normas para la elaboracin de Thesaurus monolinges ISO 2788. Normas para la elaboracin de Thesaurus multilinges ISO 5964. Normas para la realizacin de resmenes (si, hasta para eso hay normas) ISO 214.

3.- Hitos histricos de la normalizacin de los procedimientos bibliotecarios.

1961: Conferencia Internacional sobre Principios de Catalogacin. Principios de Pars. 1967: Aparecen las Reglas de Catalogacin Anglo-Americanas (AACR) impulsadas por los ms poderosos pases anglfonos: Canad, Estados Unidos y Gran Bretaa. 1968: Creacin del formato MARC para la informatizacin de catlogos.

1969: Reunin Internacional de expertos en catalogacin; se decide crear un comit para la redaccin de unas normas internacionales para la descripcin bibliogrfica (ISBD). 1971: El comit comienza a difundir las primeras recomendaciones. 1978: Se publica una nueva edicin revisada de las AACR compatibilizndolas con las normas ISBD.

4.- Algunos organismos y normativas relacionados con el mundo de la Biblioteconoma.

IFLA O FIAB: Asociacin norteamericana que foment todos los precedentes de la biblioteconoma desde los aos 20 con el objetivo de lograr el control bibliogrfico universal. CBU: Siglas de Control Bibliogrfico Universal, Programa de la UNESCO cuyo objetivo es el intercambio de los registros bibliogrficos entre los pases. Para ello todo lo que se publique ha de estar perfectamente catalogado.

DUP: Siglas de Disponibilidad Universal de Publicaciones, Programa de la UNESCO cuyo objetivo es favorecer el prstamo interbibliotecario entre todos los pases.

5.- Las normas ISBD.

Las ISBD introducen el concepto de item, concepto de unidad bibliogrfica, que puede ser cualquier documento o conjunto de documentos o parte un documento bajo cualquier forma fsica que sea susceptible de recibir una descripcin bibliogrfica nica. Las ISBD reparten la informacin bibliogrfica de un registro en reas. Cada rea puede tener uno o varios elementos. Establecen la obligatoriedad de anotar unos elementos mientras que otros son opcionales. Por otro lado, algunos elementos pueden repetirse. Cuando la informacin del documento est escrita en dos o ms lenguas cada elemento o grupos de elementos se escribirn primero en la lengua principal y despus en la otra lengua precedida por el signo =. Utiliza una serie de signos de puntuacin y un sistema de espacios que permiten aislar cada rea e incluso los elementos dentro de cada rea. Las reas se separan entre s por un punto, espacio y guin (. -). Las ISBD son un Formato internacional de Descripcin Bibliogrfica que especifica todos los elementos necesarios para la identificacin de los documentos, les asigna un orden y unos signos de puntuacin. Esta es la cronologa de las reglas ISBD: 1971: ISBD (m) la edicin preliminar que contiene recomendaciones para la catalogacin de monografas. 1974: ISBD (m) la primera edicin para descripcin de monografas, que sera revisada en 1978. 1977: ISBD (g) la normativa general comn a todos los tipos de documentos (libros, revistas, videos...) ISBD (cm) normativa para documentos cartogrficos que sera revisada en 1987. ISBD (nbm) normativa para material no librario. Revisada en 1987. ISBD (s) para publicaciones seriadas. Revisada en 1988. 1980: ISBD (pm) para msica impresa (partituras) ISBD (a) para publicaciones monogrficas antiguas (anteriores a 1801). 1988: ISBD (cp) para la descripcin de partes componentes de una publicacin. 1990: ISBD (cf) para archivos de ordenador.

El objetivo de las ISBD es proporcionar una normativa de descripcin bibliogrfica a escala mundial con el fin de facilitar el intercambio de registros bibliogrficos entre las diferentes agencias bibliogrficas nacionales de todos los pases. Al especificar las reas necesarias con sus elementos y reglas de puntuacin las ISBD tienen como fin permitir el intercambio de registros bibliogrficos; que los registros bibliogrficos creados por determinado pas puedan introducirse en los catlogos (las ISBD son, por tanto, un instrumento para el control bibliogrfico universal). Facilitan la interpretacin de los registros bibliogrficos a pesar de las barreras lingsticas y ayudan a la conversin de los mismos a formatos legibles por el ordenador. Las ISBD no organizan todo el registro bibliogrfico, por lo que, habitualmente, se usan acompaadas de reglas de catalogacin de cada pas.

6.- Cronologa de las Reglas de Catalogacin espaolas.

1902: Instrucciones para la redaccin de catlogos en las bibliotecas espaolas. 1941: Instrucciones para la redaccin del catlogo alfabtico de autores y obras annimas en las bibliotecas pblicas del Estado, 2 edicin. 1964: Instrucciones para la redaccin del catlogo alfabtico de autores y obras annimas en las bibliotecas pblicas del Estado, 3 edicin. 1985: Reglas de catalogacin. Tomo I: monografas y publicaciones seriadas. 1988: Reglas de catalogacin. Tomo II: materiales especiales. 1995: Reglas de catalogacin, edicin refundida y revisada. 1 reimpresin con correcciones.

A partir de 1985 las Reglas de Catalogacin incorporan las ISBD.

VOCABULARIO PARA LA CATALOGACIN.

Portada: pgina que, al principio de la publicacin, nos presenta los datos identificadores de la obra. Portada adicional: portada que, en ocasiones, precede o sigue a la portada aportando parte de sus datos. Sustituto de portada: portada o parte de pgina o cualquier otra parte de la publicacin (cubierta, portada o colofn) que incluye informacin que se encuentra generalmente en la portada. Verso de portada: parte de la hoja en la que contina la informacin impresa de la portada o del recto de la hoja. Anteportada o portadilla: hoja anterior a la portada de un libro en la que se presenta el ttulo de una obra muchas veces abreviado. Contraportada: verso de la anteportada. Preliminares: a efectos de catalogacin son la portada de una publicacin, el verso de la portada y las pginas que preceden a la portada. Cubierta: funda, pero no envoltura, que cubre los pliegues del libro ya impresos, ordenados y que van cosidos o pegados y que suelen reproducir los datos de la portada. Colofn: mirar glosario de Reglas de Catalogacin. Tapas: cada una de las caras de la cubierta.

Lomo: por donde van cosidas o pegadas las hojas. Solapa: prolongacin lateral de la cubierta que se suele doblar hacia adentro. Monografa: publicacin no seriada que puede presentar o no ilustraciones y que puede tener uno o ms volmenes. Libro: conjunto de hojas de ms de 50 pginas de cualquier materia scriptoria manuscritas o impresas y unidas entre si por uno de sus lados. Folleto: impreso que no sea publicacin peridica y que no pase de las 49 pginas excediendo de las 5. Hojas sueltas: impreso con menos de 5 pginas. Impreso: cualquier libro, folleto u hoja suelta producidos mecnicamente.

PARA MS INFORMACIN CONSULTAR REGLAS DE CATALOGACIN.

TEMA 3: LA DESCRIPCIN BIBLIOGRFICA GENERAL.

3.1 Fuentes de informacin para la descripcin bibliogrfica. 3.2 Organizacin de la descripcin. 3.2.1 reas. 3.2.2 Elementos. 3.2.3 Puntuacin. 3.3 Niveles de detalle en la descripcin. 3.4 Lengua y escritura, abreviaturas, uso de maysculas, acentos, erratas.