CORPORATIVO INTERNACIONAL UNIVERSITARIO. CONTADURA PBLICA. ADMINISTRACIN. LCP. RICARDO GALLEGOZ MONDRAGN. ARLETTE COLN SNCHEZ.

7. Elementos de la administracin
7.1 Unidad y divisin del proceso administrativo. 7.2 Diversos criterios de divisin. 7.3 La mecnica administrativa cultural. 7.4 La previsin: objetos y funciones. 7.5 La planeacin: objetos y funciones. 7.6 La organizacin: objetos y funciones. 7.7 Elementos de la dinmica administrativa. 7.8 La integracin: objetos y funciones. 7.9 Direccin: objetos y funciones. 7.10 El control: objetos y funciones. 7.11 Elementos de la administracin de cosas: operaciones financieras, productivas, de ventas o distribucin, conservacin, de registro, de compras.

1 de octubre 2011

CORPORATIVO INTERNACIONAL UNIVERSITARIO. CONTADURA PBLICA. ADMINISTRACIN. LCP. RICARDO GALLEGOZ MONDRAGN. ARLETTE COLN SNCHEZ. INTRODUCCIN:

La administracin la entenderemos como un proceso, ya que en ella se realizan funciones en cierto orden y secuencia, por lo tanto la administracin no es esttica, debido a esto se hace necesario que constantemente se est replanteando. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN EN FORMA AMPLIA: En cualquier organizacin que se aplique la administracin siempre estarn presentes los siguientes elementos: Personas o recursos humanos Actividades Objetivos Recursos financieros, equipos, maquinarias, etc. Mtodos (conocimientos, aplicaciones tecnolgicas y operativas) Los cuales los elementos antes nombrados sirven para ayudar en forma coordenada a cumplir con nuestros objetivos. 7.1 UNIDAD Y DIVISIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. El Proceso Administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una funcin individual de coordinar, sin embargo parece ms exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Desde finales del siglo XIX se ha definido la administracin en trminos de cuatro funciones especficas de los gerentes: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en trminos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar metas establecidas por la organizacin.

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7.2 DIVERSOS CRITERIOS DE DIVISIN

A. Divisin tripartita. La American Management Association, considera que en la administracin existen dos elementos. Planeacin Control Pero al dividir este ltimo en 2 Organizacin y Supervisin, en realidad propone una divisin tripartita 1) Planeacin, 2) Organizacin y Supervisin. B. Divisin de 4 elementos. Una de las formas ms extendidas de agrupar elementos, es quizs la que considera en ella 4 elementos 1) Planeacin 2) Organizacin 3) Ejecucin 4) Control Una variante de esta clasificacin es la de llamar al tercer elemento, en vez de ejecucin direccin, considerando que la ejecucin, por parte de quien administra consiste en dirigir. Tiene la ventaja de ser sencilla, de estar muy difundida o generalizada, y de distinguir bien las etapas de la mecnica Planeacin y organizacin, y as de la dinmica Direccin o Ejecucin y Control. Tiene tambin dos limitantes: la Primera radica en que no distingue entre Previsin y Planeacin; esto es lo que puede hacerse y lo que va hacerse de hecho. La segunda limitacin es que confunde en el trmino direccin o ejecucin, lo que corresponde a cmo se debe integrar un organismo social, una empresa, y lo que se refiere a cmo dirigirlo, mandarlo o conducirlo. C. Divisin de Koontz en cinco elementos. El magnifico libro de Koontz y oDonell Principios de administracin pone un divisin en los siguientes elementos 1) Planeacin 2) Organizacin 3) Integracin 4) Direccin 5) Control D. Divisin de seis elementos. Urwick, sigue la divisin de Fayol, descomponiendo tan solo la previsin, primer elemento propuesto por este autor, en dos repetidos antes: Previsin y Planeacin. 1) Previsin responde a la pregunta qu puede hacerse? 2) Planeacin responde a la pregunta Qu se va hacer? 3) Organizacin responde a la pregunta Cmo se va a hacer? Estos tres elementos se refieren a la fase que Urwick llama mecnica. 4) Integracin responde a la pregunta con qu se va hacer? 5) Direccin se refiere al problema: ver que se haga 6) Control Investiga en concreto com se ha realizado? Estos tres elementos se encuentran dentro de la fase dinmica de la administracin.

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7.3 La mecnica administrativa actual La mecnica administrativa se define como el desarrollo y mantenimiento de procesos para mantener un ambiente en el que los sistemas y las personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio. Los tres elementos que integran la mecnica administrativa son: 1. La PREVISIN. 2. La PLANIFICACIN. 3. La ORGANIZACIN.

7.4 La previsin: objetivos y funciones El primer elemento es la PREVISIN (pre: antes, y visin): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, segn Steward Thompson, la previsin identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas. Dentro de la previsin consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas. Los objetivos: la importancia de este aspecto es mxima en la Administracin, porque el resto de los elementos habr de orientarse por los objetivos. Las investigaciones: no hay organizacin moderna que no las realice para saber con qu elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. As, se investigan los mercados, los crditos, los nuevos productos, los avances cientfico-tcnicos, al personal que asumir, etc. Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, est vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisin implica necesariamente elegir entre dos o ms alternativas. Debemos sealar que los sistemas modernos de Administracin buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un se hace, o no se hace, ya que, en la mayora de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en los dirigentes.

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CORPORATIVO INTERNACIONAL UNIVERSITARIO. CONTADURA PBLICA. ADMINISTRACIN. LCP. RICARDO GALLEGOZ MONDRAGN. ARLETTE COLN SNCHEZ. Segn los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el xito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, sealando a cada una sus ventajas y limitaciones. Esto es mucho ms importante cuando se cuenta con todas las modernas tcnicas que, sobre la base de mtodos cuantitativos, estudian por medio de modelos matemticos, de simulaciones, etc., las muy diversas alternativas posibles, para escoger la ms adecuada. Adems, se han desarrollado las tcnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan el desarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados. 7.5 Planeacin: objetivos y funciones. El segundo elemento es la PLANIFICACIN (plan deriva de plano). La etimologa indica, as, que lo que hacemos es fijar planos para orientar nuestra accin. Los planes de tipo administrativo son muy diversos. Todos pueden tener relacin con la Administracin, mencionaremos para entender mejor los ms referidos a la Administracin que son: los programas, los presupuestos, los procedimientos y las polticas. Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea, fijar tiempos precisos a cada actividad concreta, y asegurarnos despus de que estos tiempos se cumplan con exactitud. De ah, que los programas sean una de las actividades esenciales en la administracin. Uno de los errores ms comunes, y a la vez de los ms graves, que suelen cometerse en la direccin es el de dejar abierto el tiempo en que cada actividad debe realizarse. Lo ms rpido que se pueda, lo ms pronto posible, a la mayor brevedad que sea factible; son expresiones muy frecuentemente utilizadas y, que, pese a que indican aparentemente urgencia, dejan a una interpretacin subjetvale qu debe entenderse por pronto, rpido, breve, ms efectivo sera decir: para hoy mismo, para dentro de ocho das, para el prximo da diez. Los programas establecen, adems, para cada tiempo, la lista de funciones y actividades que deben realizarse. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administracin. Los presupuestos: son planes estimados en cantidades, ya sea que estas se fijan en nmero, como es frecuente hacerlo en los departamentos de produccin por ejemplo: mil unidades diarias, cien kilos al mes, etc., o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al ao, reducir el diez porciento de los costos. Los presupuestos representan uno de los aspectos ms tiles en la Administracin, estos pueden determinar de manera general o por toda precisin y tcnica.

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CORPORATIVO INTERNACIONAL UNIVERSITARIO. CONTADURA PBLICA. ADMINISTRACIN. LCP. RICARDO GALLEGOZ MONDRAGN. ARLETTE COLN SNCHEZ. Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijacin de pasos y secuencias, es decir, por el como concreto de cada actividad. Las polticas: son cursos generales de accin. Son como las llama R. Terry, Los objetivos en accin. Esto significa que la poltica contiene, no solo la orden de alcanzar el objetivo, sino, inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo, en forma tal que pueda existir una adecuada delegacin de autoridad. Dado que la delegacin adecuada es uno de los requisitos de la Administracin, fcilmente se comprender el papel que tiene la fijacin de polticas, ya que la delegacin de autoridad no puede realizarse eficazmente sin polticas bien establecidas.

7.6 La organizacin: objetivos y funciones El tercer elemento es la ORGANIZACIN, existen tres grandes campos de la organizacin vinculadas a la Administracin, estos son: 1. la determinacin y divisin de las funciones. 2. la fijacin de niveles jerrquicos. 3. el anlisis de los puestos. La determinacin y divisin de las funciones, tendrn muchas veces que cambiarse o suprimirse, al establecer un sistema de Administracin. La fijacin de niveles jerrquicos equivale a la determinacin de la autoridad y autoridad correspondiente a cada nivel, lo que es indispensable para la Administracin. Finalmente el anlisis de los puestos determina las tareas y labores concretas que se encomiendan a cada dirigente, especialista y a cada trabajador. A diferencia de lo que algunos autores especializados sealan, confundiendo a nuestro juicio el anlisis de puestos, que surgi de la valuacin de los puestos, con su concepto integral, el anlisis es un aspecto clave en la Administracin. Esto lo entendemos por supuesto, del anlisis que se realiza, no para valuar puestos, sino para el funcionamiento de la Administracin.

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CORPORATIVO INTERNACIONAL UNIVERSITARIO. CONTADURA PBLICA. ADMINISTRACIN. LCP. RICARDO GALLEGOZ MONDRAGN. ARLETTE COLN SNCHEZ. 7.7 Elementos de la dinmica administrativa Dentro de la dinmica administrativa existen tres funciones: 1. La INTEGRACIN 2. El MANDO 3. El CONTROL.

7.8 La integracin: objetivos y funciones La INTEGRACIN comprende los siguientes aspectos bsicos: el reclutamiento y seleccin del personal adecuado, la introduccin y el desarrollo del personal. El reclutamiento y seleccin del personal se encarga de buscar si los trabajadores, sobre todo los dirigentes, son adecuados para las tareas que se le encomiendan en las condiciones que exigen los sistemas de Administracin modernos. La introduccin consiste en todas las tcnicas que se utilizan para buscar que un nuevo trabajador, o dirigente, sean adecuados a su nuevo puesto de trabajo, y de alguna forma, acoplarlo constantemente a l. Por ltimo, el desarrollo, que comprende en este caso el adiestramiento prctico, la capacitacin terica y la formacin de trabajadores y dirigentes, tiene mucha trascendencia y debe recibir especiales modalidades y atencin dentro de la Administracin. 7.9 Direccin: objetivos y funciones Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo ms eficaz los planes sealados. Comprende por lo tanto, las siguientes etapas: 1. Mando o autoridad: es el principio del que deriva toda administracin y, por lo mismo, su elemento principal, que es la direccin. Se estudia cmo delegarla y cmo ejercerla. 2. Comunicacin: Es como el sistema nervioso de un organismo social; lleva al centro director todos los elementos que deben conocerse, y de ste, hacia cada rgano y clula, las rdenes de accin necesarias, debidamente coordinadas. 3. Supervisin: La funcin ltima de la administracin, es el ver si las cosas se estn haciendo tal y como se haban planeado y mandado.

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CORPORATIVO INTERNACIONAL UNIVERSITARIO. CONTADURA PBLICA. ADMINISTRACIN. LCP. RICARDO GALLEGOZ MONDRAGN. ARLETTE COLN SNCHEZ. 7.10 El control: objetivos y funciones La tercera funcin de la dinmica es el CONTROL, el cual planteamos realizar en tres pasos: 1. su fijacin y establecimiento. 2. su operacin. 3. interpretacin de los resultados. En el primer paso de fijacin y establecimiento se analizar qu controles debern ser establecidos, y cuales sern efectivos, partiendo de que el control es un elemento esencial de la Administracin. En cuanto a la operacin, el control tiene que realizarse por todos los dirigentes, en todos los niveles, y eventualmente, para aspectos muy especficos, por tcnicos especialistas por ejemplo: control de costos, valuacin de los puestos, etc. Pero lo ms importante radica en la interpretacin de los resultados, que se trata de comparar lo que se esperaba (objetivos, plan, norma), con lo que se obtuvo (resultados), de ello puede resultar cuatro variantes: a) Se obtuvo exactamente lo que se deseaba, en la forma y el tiempo planificado. b) Una parte de lo previsto (deseado, planificado, etc.), no fue obtenida. c) Se obtuvo ms de lo que se esperaba (deseaba) en uno o varios aspectos. d) Se obtuvieron otros resultados, adems de los esperados, los que pueden ser negativos, positivos o indiferentes.

Como sealan todos los autores, esta ltima parte del proceso administrativo es tan importante como la primera etapa; debido a que se miden los resultados. Por eso es que existen discusiones, criterios sobre si debe llamarse Administracin por objetivos o Administracin por resultados y algunos autores como Morrisey la llaman Administracin por objetivos y resultados. Entendemos que en el fondo, y en la realidad, lo que se trata es de hacer que los objetivos, que suelen ser tericos y abstractos, se traduzcan desde el principio en resultados concretos.

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CORPORATIVO INTERNACIONAL UNIVERSITARIO. CONTADURA PBLICA. ADMINISTRACIN. LCP. RICARDO GALLEGOZ MONDRAGN. ARLETTE COLN SNCHEZ. 7.11 Elementos de la administracin de las cosas. Es la capacidad de reducir al mnimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organizacin, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a " insumo-productos". Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando: Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados. Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado.

A) operaciones financieras son las que tienen por objeto al organismo social

B) operaciones productivas son las que se realizan bajo tcnicas con el fin de crear los bienes o prestar servicios

C) operaciones de ventas son las que tienen por objeto hacer los bienes servicios cuya produccin tiene como fin el organismo social

D) operaciones de conservacin se refieren a la mejor forma de proteger los bienes y materiales de la empresa

E) operaciones de registro que fija los resultados de la empresa

F) operaciones de compras que busca adquirir los bienes que requiere la empresa para sus labores al mejor precio posible.

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CORPORATIVO INTERNACIONAL UNIVERSITARIO. CONTADURA PBLICA. ADMINISTRACIN. LCP. RICARDO GALLEGOZ MONDRAGN. ARLETTE COLN SNCHEZ. Ensayo.

La palabra Administracin proviene del prefijo ad =hacia y ministracin = inferioridad, la cual se refiere a una funcin que se desarrolla a travs de otros y es un conjunto de reglas para poder lograr la mxima eficiencia en las formas de coordinar un organismo social. La Administracin en forma directa busca la obtencin de resultados. La administracin es un proceso social que conlleva la responsabilidad de planear y ejecutar eficientemente las operaciones propuestas. Para lograrlo hay que motivar a las personas que intervienen en la operacin, lo cual exige un profundo y claro conocimiento de la tarea a realizar y la naturaleza del personal involucrado; esto implica la vigilancia del cumplimiento por parte del personal en su tiempo de los objetivos determinados. El control de los trabajos y su realizacin permitirn obtener mejores resultados segn la capacidad de planear y vigilar que se cumplan en tiempo las metas intermedias para lograr la mxima eficiencia. La Administracin se ha convertido en una de las reas ms importantes. Esta consiste en llevar a cabo las actividades con la participacin de las personas y para la solucin de problemas que afligen en la actualidad. La administracin de una organizacin es necesaria para alcanzar los objetivos. La tarea actual de la administracin es interpretar los objetivos propuestos por la organizacin y transformarlos a travs de la planeacin, la organizacin, la direccin y el control de las actividades, para alcanzar los objetivos y se necesita de las siguientes habilidades o capacidades: eficacia y eficiencia. En la administracin siempre se debe tener en cuenta tanto la mecnica administrativa (previsin, planeacin, organizacin);como los elementos de la dinmica administrativa (integracin, direccin, control) ya que son lo primordial para tener una buena administracin, cualquiera que esta sea. Es por eso que la administracin de una organizacin es necesaria para alcanzar los objetivos deseados.

Finalmente, la administracin es un proceso fundamental para el desarrollo de nuestra sociedad ya que gracias a los conocimientos y aportes de personas que analizando el modo en que se aplicaba la administracin decidieron aportar ideas al proceso de administrativo administracin es una unidad abstracta dirigida por reglas y autoridad que justifica su existencia a travs del logro de objetivos.

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