Etapas do processo administrativo

1. Planejamento. As organizaes no trabalham na base da improvisao. Quase tudo nelas planejado antecipadamente. O planejamento figura como a primeira funo administrativa, por ser aquela que serve de base para as demais funes. O planejamento a funo administrativa que determina antecipadamente quais so os objetivos a serem atingidos e como se deve fazer para alcan-los. Trata-se de um modelo terico para a ao futura. Comea com a determinao dos objetivos e detalha os planos necessrios para atingi-los da melhor maneira possvel. Planejar definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ao para alcan-los. O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequncia. a. Estabelecimento de objetivos O planejamento um processo que comea com os objetivos e define os planos para alcan-los. O estabelecimento dos objetivos a serem alcanados o ponto de partida do planejamento. A fixao dos objetivos a primeira coisa a ser feita: saber onde se pretende chegar para saber exatamente como chegar at l. Objetivos so resultados futuros que se pretende atingir. So alvos escolhidos que se pretende alcanar dentro de certo espao de tempo, aplicando determinados recursos disponveis ou possveis. Assim, os objetivos so pretenses futuras que, uma vez alcanadas, deixam de ser objetivos para se tornarem realidade. b. Desdobramento dos objetivos Os objetivos das organizaes podem ser visualizados em uma hierarquia, que vai desde os objetivos globais da organizao (no topo da hierarquia) at os objetivos operacionais, que envolvem simples instrues para a rotina cotidiana (na base da hierarquia).

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Figura 7.12. As premissas do planejamento

Presente

Futuro

Onde estamos agora

Planejamento

Onde pretendemos chegar

Situao atual

Planos

Objetivos pretendidos

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FUNO DE PLANEJAR
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Figura 7.14. A funo de planejar

Planejar
Definir objetivos Verificar onde as coisas esto hoje

Desenvolver premissas sobre condies futuras (cenrios)

Identificar meios para alcanar os objetivos Implementar os planos de ao necessrios

Organizar

Dirigir

Controlar

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A Hierarquia de Objetivos As organizaes buscam alcanar vrios objetivos simultaneamente. Assim, h uma hierarquia de objetivos na qual alguns deles so mais importantes e predominam em relao aos demais. Existem objetivos da empresa como um todo, de cada uma de suas divises ou departamentos e de cada cargo ou tarefa. Os objetivos da empresa predominam sobre todos os demais objetivos, enquanto os objetivos de cada diviso predominam sobre os objetivos de cada tarefa. Os objetivos maiores impem-se aos objetivos especficos. Em decorrncia da hierarquia de objetivos surgem os desdobramentos dos objetivos. A partir dos objetivos organizacionais, a empresa pode fixar suas polticas, diretrizes, metas, programas, procedimentos, mtodos e normas. Enquanto os objetivos organizacionais so amplos e genricos, medida que se desce em seus desdobramentos, a focalizao torna-se cada vez mais restrita e detalhada.

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Figura 7.13. O desdobramento dos objetivos

Objetivos organizacionais Polticas

Estabelecimento dos objetivos da organizao

Colocao dos objetivos como guias para a ao

Maior

Diretrizes Metas
Amplitude

Linhas mestras e genricas para a ao Alvos a atingir a curto prazo em cada rgo

Programas

Atividades necessrias para cada meta

Procedimentos
Mtodos
Menor

Modos de execuo de cada programa Planos de ao para a execuo de tarefas

Normas
Menor Detalhamento

Regras para cada procedimento

Maior

Introduo Teoria Geral da Administrao: IDALBERTO CHIAVENATO. Planejamento Estratgico projetado no longo prazo, tendo seus efeitos e consequncias estendidos a vrios anos pela frente. Envolve a empresa como uma totalidade, abrange todos os recursos e reas de atividade, e preocupa-se em atingir os objetivos em nvel organizacional. definido pela cpula da organizao (no nvel institucional) e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais esto subordinados.

Planejamento Ttico o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organizao. projetado para o mdio prazo, geralmente para o exerccio anual. Envolve cada departamento, abrange seus recursos especficos e preocupase em atingir os objetivos departamentais. definido no nvel intermedirio, em cada departamento da empresa.

Planejamento Operacional o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade especfica. projetado para o curto prazo; para o imediato. Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas especficas. definido no nvel operacional, para cada tarefa ou atividade.

NIVEIS DE PLANEJAMENTO
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Tabela 7.2. Os trs nveis de planejamento

Planejame nto Contedo
Extenso
de Tempo

Amplitude

Estratgico

Genrico, sinttico e abrangente

Longo prazo

Macroorientado. Aborda a empresa como uma totalidade.

Ttico

Menos genrico e mais detalhado

Mdio prazo

Aborda cada unidade da empresa separadamente.

[CH1] Comentrio:
Operacional Detalhado, especfico e analtico Curto prazo Microorientado. Aborda cada tarefa ou operao apenas.

Retirar os pontos finais dentro da tabela. [CH2] Comentrio: Corrigir a palavra Macroorientado para Macroorientado e a palavra Microorientado para Microorientado. [CH3] Comentrio: Para o DG: Dividir corretamente a slaba em Planejamento (planejamen - to). Se der, colocar a palavra inteira, sem dividi-la.

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TIPOS DE PLANEJAMENTO

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Figura 7.15. Os quatro tipos de planos

Relacionados com Mtodos Procedimentos Mtodos de trabalho ou de execuo. Representados por organogramas.

Tipos de Planos

Relacionados com Dinheiro

Oramentos

Receita / despesa em um dado espao de tempo.

Relacionados com Tempo

Programas ou Programaes

Correlao entre tempo e atividades (agendas). Representados por cronogramas.

Relacionados com Comportamentos

Regras ou Regulamentos

Como as pessoas devem se comportar em determinadas situaes.

Introduo Teoria Geral da Administrao: IDALBERTO CHIAVENATO. Esses quatro tipos de planos podem ser estratgicos, tticos ou operacionais, conforme o seu nvel de abrangncia. * Procedimentos: so planos relacionados com mtodos de trabalho ou de execuo. * Oramentos: so planos relacionados com dinheiro, receita ou despesa, dentro de um determinado espao de tempo. * Programas ou programaes: so os planos relacionados com o tempo. Os programas se baseiam na correlao entre duas variveis: tempo e atividades que devem ser executadas. * Regras ou regulamentos: so os planos relacionados com o comportamento solicitado s pessoas. Especificam como as pessoas devem se comportar em determinadas situaes. 2. Organizao. 2.1. Organizao como uma entidade social. a organizao social dirigida para objetivos especficos e deliberadamente estruturada. A organizao uma entidade social porque constituda por pessoas. dirigida para objetivos porque desenhada para alcanar resultados, como gerar lucros. deliberadamente estruturada pelo fato de que o trabalho dividido e seu desempenho atribudo aos membros da organizao.

Organizao formal: a organizao baseada em uma diviso de trabalho racional que especializa rgos e pessoas em determinadas atividades. Organizao informal: a organizao que emerge espontnea e naturalmente entre as pessoas que ocupam posies na organizao formal e a partir dos relacionamentos humanos como ocupantes de cargos.

2.2. Organizao como funo administrativa e parte integrante do processo administrativo. Nesse sentido, organizao significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os rgos incumbidos de sua administrao e estabelecer suas atribuies e as relaes entre eles.

Organizar consiste em: 1. determinar as atividades especficas necessrias ao alcance dos objetivos planejados (especializao); 2. agrupar as atividades em uma estrutura lgica (departamentalizao). A funo de organizar dentro do processo administrativo
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Figura 7.16. A funo de organizar

Organizar
Dividir o trabalho Agrupar as atividades em uma estrutura lgica

Planejar

Dirigir

Controlar

Designar as pessoas para sua execuo

Alocar os recursos Coordenar os esforos

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3. Direo. A direo constitui a terceira funo administrativa e vem logo depois do planejamento e da organizao. Definido o planejamento e estabelecida a organizao, resta fazer as coisas andarem e acontecerem. Esse o papel da direo: acionar e dinamizar a empresa. Ela est diretamente relacionada com a atuao sobre os recursos humanos da empresa. As pessoas precisam ser aplicadas em seus cargos e funes, treinadas,

guiadas e motivadas para alcanarem os resultados que delas se esperam. A funo de direo se relaciona diretamente com a maneira pela qual o objetivo ou os objetivos deve(m) ser alcanado(s) por meio da atividade das pessoas que compem a organizao. Assim, a direo a funo administrativa que se refere s relaes interpessoais dos administradores em todos os nveis da organizao e aos seus respectivos subordinados. FUNO DE DIREO
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Figura 7.17. A funo de dirigir

Dirigir
Dirigir os esforos para um propsito comum Comunicar

Planejar

Organizar

Liderar

Controlar

Motivar
Orientar as pessoas Impulsionar as pessoas

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a. Abrangncia da direo. Dirigir significa interpretar os planos para os outros e dar as instrues sobre como execut-los em direo aos objetivos a atingir. Os diretores dirigem os gerentes, os gerentes dirigem os supervisores e os supervisores dirigem os funcionrios ou operrios. Direo no nvel global: a direo que abrange a organizao como uma totalidade. a direo propriamente dita. Cabe ao presidente da empresa e a cada diretor em sua respectiva rea. Corresponde ao nvel estratgico da organizao. Direo no nvel departamental: a direo que abrange cada departamento ou unidade da organizao. a chamada gerncia. Envolve o pessoal do meio do campo, isto , do meio do organograma. Corresponde ao nvel ttico da organizao. Direo no nvel operacional: a direo que abrange cada grupo de pessoas ou de tarefas. a chamada superviso. Envolve o pessoal da base do organograma. Corresponde ao nvel operacional da organizao.

4. Controle. a. Controle como funo restritiva e coercitiva: utilizado no sentido de coibir ou limitar certos tipos de desvios indesejveis ou de comportamentos no aceitos. Nesse sentido, o controle apresenta um carter negativo e limitativo, sendo, muitas vezes, interpretado como coero, delimitao, inibio e manipulao. o chamado controle social aplicado nas organizaes e na sociedade para inibir o individualismo e a liberdade das pessoas. b. Controle como um sistema automtico de regulao: utilizado no sentido de manter automaticamente um grau constante de fluxo ou de funcionamento de um sistema. o caso do processo de controle automtico das refinarias e indstrias de processamento contnuo e automtico. O mecanismo de controle detecta possveis desvios ou irregularidades e proporciona automaticamente a regulao necessria para voltar normalidade. Quando algo est sob controle significa que est dentro do normal. c. Controle como funo administrativa: o controle como parte do processo administrativo, como planejamento, organizao e direo. FUNO DE CONTROLE
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Figura 7.18. A funo de controlar

Controlar
Definir padres de desempenho
Monitorar o desempenho Comparar o desempenho com os padres estabelecidos Tomar a ao corretiva para corrigir desvios e assegurar o alcance dos objetivos

Planejar

Organizar

Dirigir

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A finalidade do controle assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possvel aos objetivos previamente estabelecidos. A essncia do controle reside em verificar se a atividade controlada est ou no alcanando os objetivos ou resultados desejados. O controle consiste fundamentalmente em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. Como o processo, o controle apresenta fases que merecem uma explicao.

O controle um processo cclico, composto por quatro fases: 1. estabelecimento de padres ou critrios: os padres representam o desempenho desejado. Os critrios representam as normas que guiam as decises. So balizamentos que proporcionam meios para se estabelecer o que se dever fazer e qual o desempenho ou resultado a ser aceito como normal ou desejvel; 2. observao do desempenho: para controlar um desempenho deve-se, pelo menos, conhecer algo a respeito dele. O processo de controle atua no sentido de ajustar as operaes a determinados padres previamente estabelecidos e funciona de acordo com a informao que recebe; 3. comparao do desempenho com o padro estabelecido: toda atividade proporciona algum tipo de variao, erro ou desvio. importante determinar os limites dentro dos quais essa variao poder ser aceita como normal ou desejvel. Abrangncia do controle Enquanto o planejamento abre o processo administrativo, o controle serve de fechamento. Da mesma forma como ocorre com o planejamento, a abrangncia do controle tambm pode ser feita no nvel global, no nvel departamental e no nvel operacional, respectivamente dentro dos planos estratgico, ttico e operacional.
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Figura 7.19. As quatro fases do controle

Estabelecimento de padres

Ao corretiva

Observao do desempenho

Comparao do desempenho com o padro estabelecido

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Apreciao Crtica da Teoria Neoclssica

A velha concepo de Fayol: Administrar prever,

Mas hoje se fala em processo administrativo: planejar, organizar, dirigir e controlar. As funes administrativas continuam aceitas: Planejamento Organizao Direo Controle.

organizar, comandar, coordenar e controlar continua firme.

Contudo, administrar mais do que gerenciar pessoas, recursos e atividades. Em pocas de mudana, o papel do administrador se centra mais na inovao do que na manuteno do statu quo.

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Aspectos Principais Abordagens Prescritivas e Normativas da Administrao Teoria Clssica
Abordagem da organizao Conceito de organizao Principais representantes Organizao formal exclusivamente Estrutura formal como conjunto de rgos, cargos e tarefas Taylor, Fayol, Gilbreth, Gantt, Gulick, Urwick, Mooney, Emerson, Sheldon Engenharia humana/ engenharia de produo Homo economicus

Teoria das Relaes Humanas

Organizao informal exclusivamente Sistema social como conjunto de papis sociais Mayo, Follett, Roethlisberger, Dubin, Cartwright, French, Tannenbaun, Lewin, Viteles, Homans Cincia social aplicada

Teoria Neoclssica
Organizao formal e informal

Sistema social com objetivos a serem alcanados racionalmente Drucker, Koontz, Jucius, Newmann, Odiorne, Humble, Gelinier, Schleh, Dale Tcnica social bsica

Caracterstica bsica da administrao Concepo do homem Comportamento organizacional do indivduo Cincia mais relacionada

Homem social

Homem organizacional e administrativo Ser racional e social voltado para o alcance de objetivos individuais e organizacionais Ecletismo

Ser isolado que reage como indivduo (atomismo tayloriano) Engenharia

Ser social que reage como membro de grupo Psicologia social

Tipos de incentivos

Incentivos materiais e salariais

Incentivos sociais e simblicos

Incentivos mistos

Relao entre objetivos organizacionais e objetivos individuais Resultados almejados

Identidade de interesses. No h conflito perceptvel

Identidade de interesses. Todo conflito indesejvel e deve ser evitado Mxima eficincia

Integrao entre os objetivos organizacionais e individuais

Mxima eficincia

Eficincia tima

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