DIRECCIÓN SECCIONAL DE SALUD DE ANTIOQUIA

AUDITORÍA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD

HSVP - MARZO

INSTITUCIÓN: HSVP INFORME Nro.

PERÍODO AUDITADO: MARZO
FECHA DEL INFORME: 28 de septiembre de 2001 2
CUMPLIMIENTO
Nro. OBSERVACION / RECOMENDACIÓN ACTIVIDADES DESARROLLADAS
FECHA SI NO P

La información que se presenta mes a mes, en la que se relacionan los pacientes

atendidos, debe ser confiable en la totalidad de las variables exigidas. En la columna
1. que informa sobre los diagnósticos y los procedimientos realizados, no hay
correspondencia con lo anotado en la historia clínica, en algunos casos.

2. En toda atención brindada a pacientes vinculados con cargo a la DSSA, debe dejarse
constancia escrita en la historia clínica, del nivel del Sisben ( copia del certificado
expedido por la oficina del Sisbén) y constancia (sello y firma) del funcionario de la
institución, responsable de la verificación en la base de datos suministrada por la
DSSA.
3. El soporte médico de la atención de pacientes con Dx de SIDA, es insuficiente.La
historia clinica debe diligenciarse conforme lo establece la Resolución 1995 de
1999.Especial atención deberá prestarse a los hallazgos encontrados y al tratamiento
formulado.
4. En relación con el manejo de historias clínicas, el diligenciamiento de las diferentes
secciones no está estandarizado. En algunas historias se encuentra el formato de
órdenes médicas (hoja amarilla), en otras no.
5. Se insiste en la observación ya formulada previamente: "El formato de justificación de
medicamentos no incluidos en el POS (formato de "Hechos de Naturaleza
Asistencial" ), no está siendo adecuadamente diligenciado por el profesional que debe
hacer la justificación. La ausencia de éste formato y el no cumplimiento de los
soportes en la HC serán causal de glosa. Especial importancia tiene la indicación del
medicamento".
6. Se continúa facturando a la DSSA, las atenciones iniciales de urgencias realizadas a
pacientes con ARS. De persistir ésta deficiencia, se entenderá como sistemática y se
glosará automáticamente en todo paciente con ARS.
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En el servicio de obstetricia, se continúa la atención de partos, correspondientes al

primer nivel de atención, que son atendidos por profesionales en formación (internos
o residentes), pero que al estar en un servicio bajo el cuidado de especialistas, le son
facturados a la DSSA. La Seccional de Salud sólo reconoce aquellos casos que
7. cuenten con la respectiva remisión y su estancia en un tercer nivel sea justificada.
Para una mayor racionalización de los recursos, se sugiere asesorar a los médicos
para que las pacientes sean remitidas al segundo nivel de atención más cercano a su
sitio de residencia. Estas atenciones deben ser facturadas al municipio respectivo.

8. En la revisión de algunos casos, en los cuales el paciente es visto por varios

especialistas, no es claro, finalmente, quien es el responsable del paciente. Lo
anterior conlleva a un retardo en la toma de decisiones, a complicaciones, a riesgos
innecesarios y por consiguiente se genera un mayor gasto injustificado.
9. Se recuerda a la institución que la condición de "indigente" debe estar debidamente
certificada por el organismo competente.
10. Los pacientes autorizados para atención mediante oficio de la DSSA, y que
corresponden a fallos de tutela, deben ser facturados en un formato que especifique
que corresponden a autorizaciones por tutela.
11. Los exámenes de laboratorio y demás resultados de ayudas diagnósticas, deben
estar debidamente registrados (original en la historia clínica) y contar con un
mecanismo explícito para identificar el responsable del resultado. El no cumplimiento
de lo anterior será causal de glosa.
12. El especialista del área de radioterapia, debe consignar en la historia clínica en forma
clara, el detalle del tratamiento suministrado (ciclos, tiempo, etc), y debe quedar
constancia de aplicación realizada por el técnico del área.
13. Se insiste en que no deben utilizarse siglas en los diferentes registros. La no
aplicación de lo anterior dará lugar a objeciones.
14. Las notas de las atenciones en terapia ocupacional y terapia del lenguaje deben
reflejar un plan de manejo y evolución del paciente, y demostrar las actividades
realizadas para el cumplimiento de los objetivos en cada sesión..
15. La aplicación de plasma debe anotarse en el control de las transfusiones de la
historia clínica.
16. Las Cooperativas que a través de sus profesionales tengan contrato para atención de
pacientes en el hospital, deben relacionar el listado de profesionales adscritos y el
sello que los identifica, tal como lo exige la Seccional de Salud.
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17.
En el caso de los pacientes afiliados al régimen contributivo, en período de carencia,
deben contar con la certificación de las semanas cotizadas en el momento de la
atención. Igualmente, el médico tratante debe certificar la urgencia de la atención,
razón por la cual no se podría esperar a completar el período mínimo.

18. Informar a la DSSA, a dónde están colocando los fax para informar los
procedimientos.
19. Se recuerda que "la utilización de las Denominaciones Comunes Internacionales
(nombres genéricos) en la prescripción y dispensación de medicamentos es de
carácter obligatorio", según el artículo 4 del Acuerdo 83 del CNSSS. En repetidas
ocasiones se encuentra que no se está dando cumplimiento a ésta disposición.
20.
Dado que en repetidas ocasiones se ha encontrado que el TAC que ordena el médico
general en el servicio de urgencias, es suspendido por el especialista, la DSSA solo
reconocerá los TAC debidamente ordenados y justificados por el especialista.

21. Los gases arteriales hacen parte de la atención que se brinda en la UCI, por lo tanto,
no deben ser cobrados aparte.
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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

INSTITUCIÓN: Clínica Oftalmológica San Diego INFORME Nro.

PERÍODO AUDITADO: Primer semestre de 2001
FECHA DEL INFORME: Julio 23 de 2001. 1
CUMPLIMIENTO
Nro. OBSERVACIONES / RECOMENDACIONES ACTIVIDADES DESARROLLADAS
FECHA SI NO P
1. Toda atención brindada a un paciente, debe consignarse en la historia clínica
conforme lo establece la Resolución 1995 de 1999. Especial cuidado debe tenerse en
el cumplimiento del artículo 4 que dice: "Obligatoriedad del registro. Los
profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención a un
usuario, tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y
resultados de las acciones en salud desarrolladas, conforme a las características
señaladas en la presente resolución". Y el artículo 5 que reza: " La historia clínica
debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras,
intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe
llevar la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma del autor
de la misma". En tal sentido, se recomienda institucionalizar la aplicación de un sello
con el nombre, especialidad y registro del profesional, el cual se acompaña de la
firma. A partir del 1 de agosto, debe darse cumplimiento a lo anteriormente expuesto
con el fin de evitar las glosas.

2. Se sugiere definir los formatos que soportan la atención brindada al paciente, con sus
respectivos membretes, identificación del paciente, nombre del registro, fecha,
descripción (detalle).
3. Se anexa relación de pacientes atendidos durante el primer semestre, con soportes
deficientes, para que se tomen los correctivos y no se incurra en las mismas
deficiencias durante el segundo semestre.
4. En relación con el proceso administrativo, la elaboración de los cargos, la
presentación de las facturas, soporte de afiliación del paciente, etc, son adecuados y
permiten una buena evaluación.
5. Se recuerda que todo paciente que solicite una atención, y sea clasificada por el
profesional como una urgencia, debe ser atendida y facturada a la entidad respectiva.
Para el caso de los pacientes vinculados, se presenta la facturación a la DSSA con
los debidos soportes. La DSSA, no expide autorizaciones, sólo se hace como
respuesta a una tutela, en la cual se autoriza a la institución el procedimiento
demandado.

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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

INSTITUCIÓN: FRESENIUS MEDICAL CARE INFORME Nro.

PERÍODO AUDITADO: Primer semestre de 2001
FECHA DEL INFORME: Agosto de 2001 1
ACTIVIDADES DESARROLLADAS CUMPLIMIENTO
Nro. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
Para ser diligenciado por el hospital FECHA SI NO P
1.
Cualquier acuerdo al que se llegue con la DSSA, para la atención de pacientes, no
teniéndose contrato, debe constar por escrito, y presentarse a los auditores en el
momento de realizar la auditoría.

2.
Es recomendable la implementación de un mecanismo a través del cual sea
verificado y validado por la institución, el derecho del usuario al subsidio por parte de
la DSSA, y dejar constancia en los soportes de la facturación presentada.

3.
Todo paciente que esté recibiendo atención por el especialista y amerite seguimiento
en su tratamiento, debe contar con historia clínica debidamente diligenciada. Las
evaluaciones deben ser completas y dejar suficiente evidencia de la calidad de la
atención brindada. El no cumplimiento de ésta norma (Ver Resolución 1995 de 1999)
será motivo de glosa.

4.

Toda atención brindada a un paciente, debe consignarse en la historia clínica

conforme lo establece la Resolución 1995 de 1999. Especial cuidado debe tenerse en
el cumplimiento del artículo 4 que dice: "Obligatoriedad del registro. Los
profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención a un
usuario, tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y
resultados de las acciones en salud desarrolladas, conforme a las características
señaladas en la presente resolución". Y el artículo 5 que reza: " La historia clínica
debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras,
intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe
llevar la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma del autor
de la misma". En tal sentido, se ha institucionalizado la aplicación de un sello con el
nombre, especialidad y registro del profesional, el cual se acompaña de la firma.

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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

5. En la historia clínica, deben diferenciarse claramente las notas que corresponden a

enfermería de las de los médicos y otros profesionales.
6. Pacientes con EPS, pero que están en período de carencia, deben facturarse a la
DSSA en el porcentaje faltante menos la cuota de recuperación, anexando como
soporte, la certificación de las semanas cotizadas a la EPS.
7. La leyenda exigida por la DSSA: "Este servicio fue posible gracias al subsidio
otorgado por el Departamento - DSSA", en las facturas de pacientes vinculados a
cargo del Departamento, debe ser legible y de fácil lectura por el paciente.
8. En los procedimientos quirúrgicos, la nota operatoria debe ser completa, legible, con
indicación de los procedimientos realizados y la vía, firmados por el especialista con
indicación del nombre, especialidad y registro legible.
9.
10. Mientras no se tenga suscrito contrato con la DSSA, sólo pueden atenderse los
pacientes urgentes. Las atenciones electivas realizadas, deben contar con
autorización mediante acto administrativo idoneo, y se deben pasar en relaciones
diferentes (pacientes
11. En el caso de los pacientes que hacen parte de los programas de la institución, se
sugiere anexar relación, por programa.
12. La concienciación que se logre hacer en el personal clínico, médico y paramédico,
sobre la captura del dato de manera oportuna, será factor de éxito importante para el
resultado final del proceso de facturación.

13. Las actividades, intervenciones y procedimientos diferentes a los urgentes, deben

contar con remisión del prestador del primer nivel de atención, y para su atención,
deben estar debidamente autorizados por la DSSA. Esta autorización no es individual
por paciente excepto las tutelas.

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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

INSTITUCIÓN: Hospital Manuel Uribe Angel ENVIGADO INFORME Nro.

PERÍODO AUDITADO: Primer semestre de 2001
FECHA DEL INFORME: 27 de julio de 2001 1
ACTIVIDADES DESARROLLADAS CUMPLIMIENTO
Nro. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
Para ser diligenciado por el hospital FECHA SI NO P
1.
Toda atención brindada a un paciente, debe consignarse en la historia clínica
conforme lo establece la Resolución 1995 de 1999. Especial cuidado debe tenerse en
el cumplimiento del artículo 4 que dice: "Obligatoriedad del registro. Los
profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención a un
usuario, tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y
resultados de las acciones en salud desarrolladas, conforme a las características
señaladas en la presente resolución". Y el artículo 5 que reza: " La historia clínica
debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras,
intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Cada anotación debe
llevar la fecha y hora en la que se realiza, con el nombre completo y firma del autor
de la misma". En tal sentido, se ha institucionalizado la aplicación de un sello con el
nombre, especialidad y registro del profesional, el cual se acompaña de la firma. No
todas las atenciones están garantizando lo anterior, y está constituyendo la causa de
objeción más frecuente.

2.
En los diferentes registros sustentatorios de la atención, debe haber concordancia en
la información. Es frecuente encontrar que el nivel del Sisben anotado en la factura,
no corresponde con el soporte físico. La cuota de recuperación se basa en dicha
información y debe cobrarse en consecuencia a lo reportado en la factura y el medio
magnético presentado a la DSSA. Ej. La factura 331499 reporta nivel Sisben 1, pero
la copia del Sisben reporta nivel 3. La cuota de recuperación cobrada al paciente
corresponde al 30%. Al aparecer en la factura nivel 1 y un cobro del 30%,
automáticamente es detectada por el software para ser objetada. Recomendamos
hacer la corrección del nivel del Sisben en la factura, antes de ser entregada al
paciente.

3. La leyenda exigida por la DSSA: "Este servicio fue posible gracias al subsidio
otorgado por el Departamento - DSSA", en las facturas de pacientes vinculados a
cargo del Departamento, debe ser legible y de fácil lectura por el paciente.
Recomendamos aumentar el tamaño a 12, o colocar un sello legible.
4. La fecha y hora de inicio y terminación de la aplicación del oxígeno, debe anotarse
por enfermería, en un registro establecido para tal fin y que deberá permanecer en la
historia clínica.

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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

5. En la historia clínica, deben diferenciarse claramente las notas que corresponden a

enfermería de las de los médicos y otros profesionales.
6. Se encuentra subfacturación de las biopsias. Cuando se hacen estudios de dos o
más fragmentos, se factura con el código 20110, no con el 20101. Ej. Ver la relación
Nro. 41484.
7. Debe procurarse una adecuada denominación de los procedimientos efectuados al
paciente en los diferentes registros. En la factura Nro. 331115, aparece "cirugía
endoscópica transanal", debe ser "cirugía endoscópica transnasal".
8. La DSSA tiene la competencia de garantizar la atención de II y III nivel de atención a
la población vinculada del Departamento, realizadas por especialista (Ver Resolución
14707 de 1991, donde se definen los niveles de atención). Las atenciones realizadas
por optómetra, no corresponden a la DSSA.
9. Los resultados de las lecturas de los RX efectuadas por radiólogo, deben anexarse a
la historia clínica, debidamente firmadas y con sello. Si la lectura de los RX la hace
otro profesional, debe quedar constancia en las notas de evolución en la historia
clinica.
10. En los procedimientos quirúrgicos, la nota operatoria debe ser completa, legible, con
indicación de los procedimientos realizados y la vía, firmados por el especialista con
indicación del nombre, especialidad y registro legible.
11. Todo paciente que ingresa a la institución por una atención en urgencias, debe contar
con la hoja de "Atención inicial de urgencias".
12. Los procedimientos realizados en el área de consulta externa, deben ser facturados
en forma individual y detallada.
13. En varias historias clínicas se encuentra adecuadamente diligenciado un registro de
"Autorización de Auditoría de la Historia Clínica". Esta es una actividad que diferencia
a la institución de otras y le agrega valor al Sistema de Garantía de Calidad. La
institución debe generalizar su uso y fortalecerlo.
14. En términos generales, se aprecia buen ordenamiento en la historia clínica. Debe
mantenerse esta fortaleza.
15. Se aprecia una adecuada valoración y cobro de los servicios prestados, conforme a
las instrucciones emanadas de la DSSA.
16. Todo examen realizado a un paciente y entregado al mismo sin dejar nota en la
historia clínica, debe contar con la firma del paciente en el soporte, Sis 412 A como
constancia de que recibió el servicio.
17. Todo paciente que esté recibiendo atención por el especialista y amerite seguimiento
en su tratamiento, debe contar con historia clínica debidamente diligenciada. Las
evaluaciones deben ser completas y dejar suficiente evidencia de la calidad de la
atención brindada. El no cumplimiento de ésta norma (Ver Resolución 1995 de 1999)
será motivo de glosa.

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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

18. En relación con las atenciones de optometría, éstas serán reconocidas por la DSSA,
siempre y cuando hagan parte de un tratamiento integral y ordenadas por el
oftalmólogo.
19. Las actividades, intervenciones y procedimientos diferentes a los urgentes, deben
contar con remisión del prestador del primer nivel de atención, y para su atención,
deben estar debidamente autorizados por la DSSA. Esta autorización no es individual
por paciente excepto las tutelas.
20. Mientras no se tenga suscrito contrato con la DSSA, sólo pueden atenderse los
pacientes urgentes. Las atenciones electivas realizadas, deben contar con
autorización mediante acto administrativo idoneo, y se deben pasar en relaciones
diferentes (pacientes urgentes y pacientes electivos).
21. Se encuentra, con relativa frecuencia, que no hay concordancia en las fechas de la
atención y las registradas en la factura.
22. La facturación de procedimientos quirúrgicos, en los cuales se contó con ayudantía,
deben estar debidamente soportados en la historia clínica, en el informe de
procedimientos quirúrgicos.
23. La concienciación que se logre hacer en el personal clínico, médico y paramédico,
sobre la captura del dato de manera oportuna, será factor de éxito importante para el
resultado final del proceso de facturación.

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