Manual do Usurio

Verso n 01/2011 Publicado em: 04/03/2011

SUMRIO
1. O que , e o que pretende a identificao permanente dos fardos .......................................................... 4 1.1. Modelo Adotado ............................................................................................................................... 4 1.2. A Etiqueta ......................................................................................................................................... 4 1.3. Utilizao da Etiqueta ....................................................................................................................... 6 2. Passos para Cadastro e acesso do SAI..................................................................................................... 7 2.1. 1 Passo Cadastro de algodoeira na GS1 e obteno do prefixo (9 dgitos) ................................. 7 2.2. 2 Passo - O Cadastro de algodoeira no SAI ..................................................................................... 8 3. A Associao Estadual ........................................................................................................................... 8 4. A Algodoeira/Usina cadastrada ............................................................................................................. 9 5. A Grfica credenciada............................................................................................................................ 9 6. Dvidas possveis ................................................................................................................................ 10 6.1. Quais so os benefcios da Utilizao de Etiquetas pelo SAI? ........................................................ 10 6.2. Quais as mudanas necessrias para implementao?.................................................................. 10 6.3. Como ser a numerao dos fardos? ............................................................................................. 10 6.4. Como a duplicidade de nmeros ser evitada? ............................................................................. 11 6.5. O que acontece se mesmo assim houver duplicidade? ................................................................. 12 6.6. Como garantir que no haver fraude no sistema por usina no cadastrada? ............................. 12 6.7. O comerciante poder se beneficiar do nmero do fardo? ........................................................... 12 6.8. Quem fornece as etiquetas?........................................................................................................... 12 6.9. Existem exigncias legais para a identificao do fardo? ............................................................... 13 6.10. Pode um usurio inventar sua prpria etiqueta? ......................................................................... 13 6.11. Onde posso obter maiores informaes? .................................................................................... 13 6.12. Qual o investimento necessrio para entrar no processo? .......................................................... 13 6.13. Que desvantagem ter a algodoeira em no adotar o mtodo? ................................................. 14 7. Utilizando o SAI ................................................................................................................................... 14 7.1. Aquisio de senha e Login............................................................................................................. 15 7.2. Tela Principal................................................................................................................................... 15 7.3. Perfil Administrador........................................................................................................................ 16 7.4. Perfil Algodoeira ............................................................................................................................. 16 7.4.1. Inserir Pedidos de Etiquetas ........................................................................................... 19 7.4.2. Edio de Dados do Pedido ............................................................................................ 27

7.4.3. Cadastrar ocorrncias sobre a utilizao de etiquetas ................................................... 29 7.5. Perfil Grfica ................................................................................................................................... 32 7.5.1. Acesso ao Sistema e atualizao de dados ..................................................................... 32 7.5.2. Visualizar etiquetas autorizadas e registrar envio de material ...................................... 33 7.6. Perfil Estadual ................................................................................................................................. 37

ANEXO I - Processo de cadastro na GS1 Brasil para obteno do prefixo com 9 dgitos. ... 38

Obs: Sujeito revises peridicas. Devido alterao da composio do cdigo de barras, todo o manual foi reformulado.

1. O que , e o que pretende a identificao permanente dos fardos

O algodo brasileiro, na busca por espao no mercado mundial, em 2003 passou a utilizar os padres internacionais de classificao (HVI) e uma forma nica de controle e identificao dos fardos, permitindo a rastreabilidade que o mercado requer quanto origem do beneficiamento e autenticidade da identificao, alm de oferecer informaes adicionais e ajudar a minimizar o problema de roubo de cargas de algodo.

1.1. Modelo Adotado

O modelo adotado (EAN 128 subveno B) foi baseado no Sistema implantado pelo USDA, utilizado como padro internacional, aceito por todos os grandes pases produtores e consumidores. No caso do Brasil, foram discutidas diversas opes e, aps recomendao da empresa responsvel por rastreabilidade no mundo, a GS1 Brasil, decidiu-se pela adoo de uma codificao simples, prtica e mais segura, de forma que, a partir de 2011, todos tenham condies de adotar o sistema sem grandes investimentos e com maior segurana para rastreabilidade e autenticidade da etiqueta que identifica os fardos. Pelo Sistema Abrapa de Identificao (SAI), o fardo sair identificado da usina que o beneficiou com o cdigo de barras, impresso na etiqueta, de acordo com as normas ISO 15416 (contraste, defeitos, decodabilidade, etc) e norma GS1 (parmetros de leitura do cdigo, dimensionais, localizao, posicionamento, aplicao referente ao negcio). As grficas responsveis pela impresso das etiquetas passam por um processo de avaliao na GS1 Brasil, que garante uma identificao nica de cada Algodoeira em todo o pas. Para rastrear o fardo, a Abrapa oferece um sistema de consulta, no qual o portador da etiqueta consegue visualizar os dados da Usina de origem, a safra de beneficiamento, entre outras informaes, pela composio numrica do cdigo de barras.

1.2. A Etiqueta
O formato aprovado para 2011 especifica os componentes mnimos de qualidade, que so necessrios para a identificao e comercializao do fardo. A maioria das algodoeiras j possui programas computadorizados para, uma vez informado o nmero, fornecer todas as caractersticas adicionais como peso, nome da usina, produtor e dados da classificao.

A figura abaixo descreve e explica o que significa cada nmero e o conjunto deles. Para que a rastreabilidade seja possvel, necessrio que o cdigo seja lido como um todo, incluindo o dgito verificador.

C A F

E B D

A. O tipo de cdigo na classificao da GS1 Brasil que informa aos leitores ticos a composio de 20 dgitos do cdigo de barras (2 primeiros dgitos); B. O dgito de extenso que identifica se a algodoeira matriz ou filial (1 dgito); C. O prefixo GS1 Brasil da Algodoeira /matriz (9 dgitos); D. O nmero da prensa que produziu o fardo (1 dgito); E. O serial de identificao do fardo (6 dgitos); F. O dgito verificador (1 dgito), calculado de acordo com a frmula do tipo de cdigo de barras EAN/128. Vale lembrar que a etiqueta permanecer no fardo at que ele atinja o comprador final que passar a ser o responsvel pela identificao do fardo a partir desse momento. O sistema assegurar que no haver dois fardos com o mesmo nmero em uma nica safra e este no se repetir, a no ser ao alcanar a numerao 999999, quando a numerao sequencial zerada por prensa, a fim de evitar confuses e permitir a utilizao de todas as etiquetas. Isto , monitorado pela ABRAPA, o que garante que somente usinas cadastradas utilizem o SAI.

1.3. Utilizao da Etiqueta

A etiqueta possui a orientao impressa para que a mesma no seja retirada, mantendo a rastreabilidade do fardo a quem estiver de posse dele. O nmero do fardo pode ser facilmente identificado a olho n ou atravs de leitores de cdigo de barras. A etiqueta possui ainda cupons picotados que podero ser usados por ela, para acompanhar a amostra para classificao visual e HVI, emblocamento, expedio, etc. Podero ser utilizados quantos cupons forem necessrios para atender casos particulares ou especiais. No projeto original da proposta da ABRAPA eram 4 cupons com letras A, B, C e D. Na safra 2004/2005, a pedido da Associao Nacional dos Exportadores de Algodo (ANEA), foram adicionados mais dois cupons com as letras E e F. A utilizao destes passou a ter sua ordem alfabtica invertida, comeando de baixo para cima, com o intuito de manter a seguinte utilizao:

A classificao visual; B classificao HVI; C sugere-se que se seja inserido dentro da capa do fardo (neste caso, cuidar para que a etiqueta fique facilmente localizvel por quem abrir o fardo a fim evitar a contaminao do algodo); D algodoeira dar a destinao; E e F opcional a ser definida por cada Estado (exportador ou comprador dar destinao). O cupom que segue para classificao (B), por conter o cdigo de barras do fardo, poder sofrer leitura tica, dispensando a reviso das informaes lidas, por eliminar possveis erros de digitao, garantindo a segurana e a agilidade do processo. O uso do leitor de cdigo de barras no obrigatoriamente necessrio porque o nmero pode ser visualmente identificado. Sua utilizao depender do tipo de informatizao que cada usurio desejar extrair da etiqueta.

2. Passos para Cadastro e acesso do SAI

Quatro tipos de usurios sero habilitados a ter acesso para consultar, lanar e/ou corrigir informaes dentro do SAI (www.abrapa.com.br/sai), de acordo com cada perfil e tipos de informaes, ou seja, visualizaro o que for referente a ele, sendo: a. Abrapa (informaes de todos os Estados, Grficas e Algodoeiras); b. Associao Estadual filiada Abrapa (relativas ao prprio Estado); c. Algodoeira cadastrada no Sistema SAI (relativas prpria Algodoeira); d. Grfica credenciada (relativas prpria demanda).

2.1. 1 Passo Cadastro de algodoeira na GS1 e obteno do prefixo (9 dgitos)

O primeiro passo para solicitao de etiquetas pelo SAI o cadastro da Algodoeira na GS1 Brasil, por meio do site www.gs1br.org, para obteno do prefixo GS1 (parte integrante do cdigo de barras do Sistema). Este cadastro feito diretamente com a empresa geradora do prefixo (consulte Anexo I) no havendo nenhum tipo de interferncia da Abrapa no processo de cadastramento ou pagamento de taxas, conforme estabelecido pela GS1: a. Os produtores que tiverem mais de uma Algodoeira cadastradas no SAI, no mesmo CPF, devem realizar o cadastro de apenas 1 (uma) vez. O prefixo gerado ser considerado para a Algodoeira que for identificada como Matriz. As demais sero diferenciadas pelo dgito extensor do cdigo de barras do SAI, classificadas como Filial (1 a 9); b. As algodoeiras em que a Matriz e filiais possurem CNPJ com nmeros diferentes, por regra seriam cadastradas na GS1, com cdigos diferentes. No entanto, para seguir o mesmo raciocnio da situao anterior, estas podem optar por cadastrar apenas a Matriz na GS1 e as demais seriam diferenciadas pelo dgito extensor do cdigo de barras do SAI. O cadastro na GS1 gerar uma cobrana da taxa de inscrio e, aps 6(seis) meses, a cobrana da anuidade, com base no valor da Declarao do Imposto de Renda informado, multiplicado pela quantidade de cdigos gerados para o CPF ou CNPJ em questo. A apresentao desta Declarao 7

no obrigatria, no entanto, ao no apresentar o documento, o Produtor ou Empresa optar, automaticamente, pelo pagamento da taxa mais alta.

2.2. 2 Passo - O Cadastro de algodoeira no SAI

Aps a obteno do prefixo GS1, a Algodoeira encaminhar para a Abrapa uma carta, ou e-mail, solicitando o cadastramento da mesma no SAI, juntamente com os seguintes documentos e informaes: Cpia da Inscrio Estadual e CNPJ da Usina/Algodoeira; Cpia do RG e CPF do(s) proprietrio(s); Cpia do Contrato Social; Cpia da Carta de Liberao do prefixo GS1; Ficha de cadastro da Usina; Ficha de cadastro para cada prensa; Comprovante de endereo para correspondncia; Nome do responsvel por solicitar as etiquetas e manter o sistema atualizado, junto com dados para contato (fone, e-mail e telefone para contato); Outros documentos que se fizerem necessrios, de acordo com cada caso. A Abrapa far o cadastro da Algodoeira, habilitar usurio e fornecer a senha de acesso para utilizao do Sistema. No primeiro acesso anual do usurio, ser gerado um Termo de Compromisso para utilizao do Sistema Abrapa de Identificao que dever ser assinado pelo responsvel legal ou procurador da Algodoeira, e encaminhado para a Abrapa, com firma reconhecida. Somente aps o recebimento deste documento (fsico) ser concretizado o cadastro da Algodoeira e esta poder realizar pedidos de etiquetas. de inteira responsabilidade da Algodoeira, a veracidade da informao sobre a qual CNPJ ou CPF refere-se o prefixo de 9 (nove) dgitos gerado pela GS1 Brasil e utilizado para formalizao do cadastro no SAI. A Abrapa manter o controle da numerao de etiquetas autorizadas e efetuar a liberao dos pedidos de emisso junto s grficas credenciadas.

3. A Associao Estadual
responsabilidade da Estadual: verificar a existncia da Algodoeira no local indicado e enviar relatrio anual sobre a atividade (ativa ou inativa) das Usinas nos estados. 8

4. A Algodoeira/Usina cadastrada
Aps finalizado o cadastro no SAI e liberado o acesso do usurio, a Algodoeira poder efetuar os pedidos de etiquetas, acompanhar o processo de autorizao da Abrapa e entrega da encomenda feita Grfica escolhida, conforme desejar. Ser possvel ainda obter relatrios histricos, desde o momento do cadastro (algodoeiras cadastradas a partir de 2009) e/ou safra em que se iniciou o processo de registro destes histricos (algodoeiras cadastradas a partir de 2006). responsabilidade da Algodoeira: Providenciar documentos solicitados pela ABRAPA para cadastramento; Registrar o pedido de impresso de etiquetas no SAI Virtual; Registrar as ocorrncias de etiquetas (utilizao, descarte, perda, etc.) no SAI Virtual, por prensa, a cada 30 dias aps o incio do beneficiamento da safra; Conferir se a numerao recebida da Grfica est de acordo com a numerao autorizada pelo Sistema; Relatar ABRAPA, por escrito, todo e qualquer tipo de falha do processo grfico, tais como: falta de numerao, duplicidade de numerao, atraso na entrega, falhas na leitura tica por m qualidade de impresso, entre outros.

5. A Grfica credenciada
A grfica que desejar ser credenciada para o fornecimento de etiquetas do SAI dever submeter-se e ser aprovada no Processo de Seleo e Credenciamento de Grficas Oficiais para Impresso das Etiquetas do SAI, realizado anualmente, conforme divulgao no site da Abrapa. Responsabilidade da Grfica: manter as exigncias de padro e qualidade feitas no momento do credenciamento e assinatura do contrato; cumprir o Termo de Credenciamento de Grfica para o SAI em todos os seus termos (prazos estipulados e demais exigncias a serem definidas pelas algodoeiras); manter o Sistema atualizado quanto ao despacho de mercadorias e dados da transao (produo e envio das etiquetas, informaes de notas fiscais e outras) junto as algodoeiras. 9

6. Dvidas possveis 6.1. Quais so os benefcios da Utilizao de Etiquetas pelo SAI?

A Utilizao das etiquetas fixadas dos fardos evita a contaminao do algodo que ocorre em funo da pintura nas camisinhas que envolvem os fardos e a certeza de no haver dois fardos com o mesmo nmero, visto que estas so controladas pela ABRAPA. A utilizao do Sistema SAI Virtual reduz a margem de erro na identificao e nos dados relativos a cada Algodoeira e fardo, tornando o rastreamento mais eficiente, pelo fato de que ao serem primpressas, no podero ser replicadas. O processo de informatizao e automao poder ser feito progressivamente e, no futuro, poder estar disponvel em bancos de dados que ajudaro, principalmente ao produtor, obter melhores condies de comercializao.

6.2. Quais as mudanas necessrias para implementao?

A algodoeira ter que realizar seu cadastro junto ABRAPA e adotar o modelo de etiquetas definido como padro. Se quiser realizar um controle manual anotando em romaneio sua produo, nada impede que o faa. Os fardos recebero as etiquetas de acordo com a identificao de cada prensa (entende-se por prensa um conjunto de mquinas e descaroadores que esto ligados a mesma prensa, ou seja, duas prensas tero automaticamente dois nmeros diferentes e assim por diante). A algodoeira poder, ainda, se utilizar, dentro da Algodoeira, balanas que leiam o cdigo de barras, passando o peso automaticamente para o seu sistema, o mesmo acontecendo com as amostras encaminhadas aos laboratrios que podero automatizar totalmente o recebimento dos dados das amostras e disponibilizao dos resultados de classificao.

6.3. Como ser a numerao dos fardos?

Os 6 nmeros que identificam o fardo iniciaro por 000001 e seguiro a sequncia at que alcance o n mximo de 999999 quando ser zerada automaticamente, pelo Sistema, reiniciando da mesma numerao na qual comeou. Este processo garantir que todas as etiquetas no utilizadas em um ano possam continuar sendo utilizadas no ano seguinte. O controle sobre a propriedade dos fardos beneficiados na algodoeira (produtor, fazenda responsvel) deve ser feito por meio de romaneio e mantido no controle interno da Usina de Beneficiamento/Algodoeira. Isto porque os produtores e fazendas que desejarem receber a certificao do Programa Socioambiental da Produo de Algodo (Psoal) e/ou Better Cotton Initiative (BCI) precisaro registrar, no SAI, os lotes de etiquetas utilizadas, referente aos selos. 10

Sendo assim, para que a rastreabilidade de cada fardo seja completa, desde a colheita at o consumidor final, a algodoeira deve manter o controle sobre a quem pertence cada fardo beneficiado. Dessa forma, quando houver o beneficiamento de 2 ou mais produtores ou fazendas em uma mesma Usina/Algodoeira, dever ser observada a numerao destinada a cada produtor e fazenda, at que se inicie a srie de outro.

6.4. Como a duplicidade de nmeros ser evitada?

O SAI gerar, por um sistema de cdigo de barras (especificar o nome do sistema) um arquivo PDF com a sequncia numrica autorizada e o cdigo de barras para confeco pela grfica escolhida no momento do pedido da algodoeira, desde que esta (a grfica) seja credenciada pela Associao. Depois de gerada a primeira numerao de cada prensa em um determinado ano, este nmero seguir automaticamente sua sequncia para os prximos pedidos, assim o sistema no permitir que haja duplicidade. Caso haja perdas ou danos nas etiquetas antes de serem afixadas nos fardos, no implicar em problema algum. O fardo relativo etiqueta com defeito no existir, sendo o n destinado a ela, classificado no sistema como etiqueta descartada, mantendo-se, assim, um controle sobre a numerao utilizada em cada safra. necessrio que a etiqueta adotada seja afixada no fardo de maneira segura e apropriada de modo que no se destaque a no ser por processo manual e intencional. As etiquetas devem ser afixadas de tal forma que, olhando-se o fardo em p (apoiado na menor superfcie), a etiqueta esteja afixada no alto da face lateral que tem a menor largura (no na face oposta a que est apoiada) - Figuras I e II. Exige-se que a etiqueta fique em lugar visvel no fardo e cabe ao armazenador manter a visibilidade da mesma a fim de facilitar o seu prprio trabalho.

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6.5. O que acontece se mesmo assim houver duplicidade?

Vamos supor que houve falha no processo de impresso das etiquetas e foi encaminhada etiqueta em duplicidade para a Algodoeira. Nesse caso, a Algodoeira poder verificar a sequncia assim que receber o material. Se mesmo assim o erro passar despercebido, poder convencionar com o laboratrio que faz sua classificao para que controle e no realize anlise de amostras cujos nmeros j foram anteriormente classificados. Esta falha seria um caso raro e extremo j que, como citado, podem-se conferir as etiquetas priori.

6.6. Como garantir que no haver fraude no sistema por usina no cadastrada?
O arquivo para impresso de etiqueta fornecido por meio do Sistema SAI virtual e possui um cdigo de barras com dgito verificador que validar a autencidade da mesma. Somente Grficas credenciadas tero acesso s informaes da Algodoeira e devidos nmeros para gerao do cdigo de barras. Alm disso, a rastreabilidade somente ser possvel se a leitura tica (ou digitao manual do cdigo de barras) for realizada por completo, obrigando o usurio a validar o dgito verificador. Os infratores sero multados e punidos de acordo com as leis brasileiras.

6.7. O comerciante poder se beneficiar do nmero do fardo?

Se o comerciante, aps adquirir o fardo do produtor, no quiser deixar a etiqueta identificando a usina, poder usar uma etiqueta mudando os primeiros 12 (doze) nmeros e deixar os que identificam a prensa e o fardo para seu melhor controle. bom lembrar que o proprietrio do fardo responsvel pela rastreabilidade do que est sob sua guarda. A experincia tem mostrado que, tambm para o comerciante, a melhor opo manter a etiqueta sem alteraes, pois isto permitir que a qualquer momento a origem do fardo possa ser confirmada.

6.8. Quem fornece as etiquetas?

A ABRAPA credencia, anualmente, as grficas que esto aptas para fornecer as etiquetas. Ressaltase que estas no geram dados nas etiquetas, apenas imprimem as mesmas. Depois de cadastradas, elas recebero os pedidos de etiquetas das algodoeiras assim que forem autorizados pela ABRAPA, por meio do SAI, e dever dar baixa no material j enviado Algodoeira. Dessa forma, o Sistema servir de auxlio para que a algodoeira possua controle das etiquetas j emitidas e despachadas. A negociao feita com as grficas so de responsabilidade, nica e exclusiva, da algodoeira que a fez e o faturamento do servio de impresso dever ser encaminhado diretamente ela.

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6.9. Existem exigncias legais para a identificao do fardo?

As exigncias existem para compras efetuadas pelo governo brasileiro. Neste caso a identificao dever permitir que as informaes adicionais requeridas pela Conab, Companhia Nacional de Abastecimento, estejam disponveis. claro que uma identificao por cdigo de barras permite que, atravs do banco de dados, todas as informaes requeridas pelo governo sejam acessadas. Por ocasio dos leiles de compra do governo, se exigidas informaes que devam estar afixadas no fardo, estas podero ser expostas atravs de etiquetas adicionais ou no espao em branco destinado a ser usado da maneira como a algodoeira achar conveniente.

6.10. Pode um usurio inventar sua prpria etiqueta?

Pelo Sistema Abrapa de Identificao (SAI), no. A etiqueta das algodoeiras pelo SAI devero seguir o padro de forma e numerao da ABRAPA quanto ao sistema de cdigo de barras, tamanho e disposio dos nmeros, e do prprio cdigo. No entanto, informaes adicionais podem ser acrescidas no campo destinado a isto, bem como tantos cupons quantos forem necessrios.

6.11. Onde posso obter maiores informaes?

Todas as informaes necessrias e modelos de documentos esto disponveis no site da ABRAPA. Em caso de dvida, basta contatar a Associao, em Braslia, no fone: 61 2109 1606, fax: 61 2109 1607 e/ou e.mail sai@abrapa.com.br. importante que todos colaborem com idias e crticas.

6.12. Qual o investimento necessrio para entrar no processo?

A condio bsica para a Algodoeira obter o prefixo GS1, composto por 9(nove) dgitos, seguindo as instrues do Anexo I. Aps ter a taxa de inscrio paga, a GS1 gerar o nmero que necessrio para cadastrar a algodoeira, junto ao SAI, e adquirir as etiquetas nas grficas credenciadas. Os demais passos de automao, que so possveis com o cdigo de barras, so opcionais. As algodoeiras que hoje utilizam o sistema manual de controle podero continuar a utiliz-lo, apenas j tero o nmero dos fardos previamente estabelecidos para lanar em seus romaneios. Tero ainda uma vantagem adicional, como os nmeros que identificam os fardos possuem um dgito verificador, tanto o usineiro quanto os laboratrios de classificao podero solicitar ao seu programador que dote os seus sistemas de controle com a validao do dgito verificador, assim, mesmo sendo inserido manualmente, se o nmero digitado estiver errado o sistema recusar o lanamento e o engano poder ser corrigido (assim como funciona com o CPF). Para isto, basta solicitar a frmula do dgito verificador ABRAPA. 13

6.13. Que desvantagem ter a algodoeira em no adotar o mtodo?

A algodoeira no oferecer ao seu cliente um sistema nico e confivel de identificao de fardos; poder ter dificuldade em vender a mercadoria ao mercado externo; haver maior demora em obter os resultados da classificao das amostras junto aos laboratrios, pois estes j utilizam o cdigo de barras para agilizar seu processo de classificao; ficar ainda fora do processo que fatalmente ser adotado por 100% das algodoeiras por exigncia do mercado e de seus prprios clientes, alm de deixar de obter ganhos que outras algodoeiras tero na medida em que forem se automatizando. Pases como os Estados Unidos e a Austrlia, dois dos maiores exportadores de algodo, j o utilizam. O Brasil no pode ficar fora do mercado exportador por no adotar um mtodo mais moderno, que s contribui para que a credibilidade do algodo produzido no pas seja cada vez maior, visto que este sistema permite a rastreabilidade do fardo at sua origem.

7. Utilizando o SAI
A partir daqui, o usurio obter todas as informaes necessrias para utilizao do Sistema SAI Virtual. Tanto o layout como as explicaes sobre como lanar e obter informaes do Sistema podero ser consultadas. O Manual sobre a Utilizao do SAI demonstra todas as regras para: que a Algodoeira possa realizar pedidos e receber as autorizaes de confeco, bem como sua obrigao de informar sobre a utilizao das etiquetas adquiridas e os relatrios possveis; que a Grfica receba o arquivo com as etiquetas negociadas com as Algodoeiras, sua obrigao em informar sobre o envio do material confeccionado para o cliente e os relatrios possveis; que o Administrador/Abrapa/Estadual possa acompanhar os processos (Algodoeiras e Grficas) desde o pedido das etiquetas at o envio do material que ser utilizado e os relatrios possveis.

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7.1. Aquisio de senha e Login

Para que se tenha acesso ao Sistema SAI, necessrio que seja criado um usurio com login (e-mail) e senha. Este usurio ser fornecido somente para funcionrios da Algodoeira cadastrada, Grfica credenciada, Estadual associada e Abrapa. Em caso de dvidas, entre em contato com a ABRAPA. A senha e usurio de acesso sero enviados, por e-mail, para o responsvel pelo acesso e manuteno das informaes no SAI, conforme ficha de cadastro de usurio fornecida pela Abrapa. Acesse a pgina da web http://www.abrapa.com.br/sai e realize o login com o usurio e senha enviados por e-mail.

No primeiro acesso do usurio da Algodoeira sero apresentadas duas situaes: 1. o Termo de Compromisso que dever ser lido e aceito, pois sem isso no ser permitido o acesso ao Sistema; 2. Ser solicitado que o usurio cadastre nova senha para substituir a que fora gerada automaticamente e, posteriormente, realize novo login. Cada Algodoeira ou Grfica dever informar um nico usurio e cada usurio cadastrado (e-mail) ter direito a uma senha de acesso. Sendo assim, as Algodoeiras que forem geridas pela mesma pessoa ou empresa, dever informar um endereo de e-mail diferente para cada Algodoeira.

7.2. Tela Principal

Realizado o acesso, o usurio se deparar com a tela principal, seus menus e funes, que variam de acordo com cada perfil: Administrador/ Abrapa; Algodoeira; Grfica; Estadual; 15

7.3. Perfil Administrador/Abrapa

Este usurio ter acesso a todas as informaes lanadas no sistema, desde o pedido realizado, passando pelos dados registrados, at o lanamento das ocorrncias das etiquetas, especificados pela Algodoeira, at o final de cada safra. As telas apresentadas para este perfil no diferem em muito do que ser visto pelos demais, entretanto, todas as informaes necessrias para manuteno do sistema estaro disponveis no Manual do Administrador.

7.4. Perfil Algodoeira

Ao realizar o 2 login, ser apresentada a tela abaixo com os respectivos menus e funes disponveis no sistema para o Usurio Algodoeira, alm de ser apresentado o Termo de Compromisso que deve ser aceito, impresso, assinado e encaminhado Abrapa com firma reconhecida em cartrio. Ela tambm trar avisos a respeito do pedido realizado e acesso dinmico s pendncias existentes no Sistema, facilitando a identificao sobre o que necessrio lanar e o local onde realizar o lanamento, bastando clicar sobre o aviso em destaque.

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Funes dos Menus: Usina Visualiza os dados da Usina e permite a alterao dos dados para contato e correspondncia; Prensas Permite a consulta aos dados de cada prensa da Usina e a alterao de algumas informaes sobre capacidade de produo, bem como do responsvel pelas mesmas; Pedidos Permite solicitar pedidos de etiquetas, consultar se estes j foram autorizados pela Abrapa para confeco, consultar todos os dados do pedido, tais como: forma e datas programadas para pagamento Grfica e recebimento da mercadoria, entre outras; Etiquetas Permite visualizar todas as etiquetas autorizadas pela Abrapa, alm de fornecer um histrico de todas as etiquetas, possibilita o acompanhamento do processo de produo junto a Grfica, ou seja, se esta j enviou alguma remessa do material (etiquetas) autorizado e outras, tais como a data de envio, n nota fiscal, n do conhecimento.

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Este menu tambm destinado para o registro das ocorrncias (destinao/utilizao) de cada grupo de etiquetas, conforme a safra de beneficiamento. Sem o registro das ocorrncias a respeito dos pedidos j autorizados, a Usina no conseguir fazer novos pedidos.

IMPORTANTE: Para que o usurio acompanhe, em tempo real, todo o processo de autorizao e produo das etiquetas, necessrio que realize a leitura diria da sua caixa de entrada do e-mail, bem como do lixo eletrnico, e os mantenha com espao suficiente para receber as mensagens automticas do Sistema. Caso no receba as mensagens, entre em contato com a Abrapa para correo do problema. Todos os dados dos pedidos de etiquetas e das autorizaes recebidas podero ser exportados para o Excel, facilitando a montagem de relatrios personalizados dentro da Algodoeira. Contato Possibilita encaminhar mensagens diretamente ao administrador do SAI, obtendo um contato mais rpido e eficiente sobre elogios, reclamaes, sugestes, etc...

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7.4.1. Inserir Pedidos de Etiquetas

Ao clicar no menu de PEDIDOS a tela abaixo ser mostrada. Como pode ser visto, ela mostrar todos os pedidos feitos pela Algodoeira, para cada prensa cadastrada. Estes podero ser consultados a qualquer momento, para isso basta seguir as INSTRUES de cada tela. Para Inserir novo Pedidos de Etiquetas, clique no link, abaixo da tarja Dados de Pedidos de Etiquetas, conforme os passos apresentados a seguir:

Passo 1: Selecione o cdigo prensa para a qual o pedido ser realizado e clique em prosseguir;

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IMPORTANTE: O cadastro de um novo pedido no ser permitido pelo Sistema quando incorrer nas situaes abaixo. Sero apresentadas, aos usurios, mensagens explicando o motivo pelo qual o registro no pode ser concludo: a. Caso haja, para a prensa selecionada, algum pedido pendente de autorizao da Abrapa, sendo apresentada uma tela a seguir:

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b. Caso a Grfica no tenha registrado o envio das etiquetas para a Algodoeira, sendo apresentada a tela a seguir, com o status da Grfica:

c. Caso no tenham sido cadastradas as ocorrncias (utilizao) das etiquetas anteriores. Aps o registro das ocorrncias (consulte item 7.4.2), este aviso no aparecer e o usurio conseguir lanar seu pedido no Sistema.

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Passo 2: Selecione a prensa para a qual o pedido ser realizado, o tipo de Etiqueta (adesiva ou polietileno), a Grfica desejada e clique em prosseguir; IMPORTANTE: A seleo da Grfica s deve ser feita aps o levantamento dos oramentos devidos e a definio de preos, condies de pagamento, prazo para entrega e outros, terem sido acordados entre Algodoeira e Grfica. NO SER POSSVEL A ALTERAO DA GRFICA APS A AUTORIZAO DA ABRAPA.

Se o Tipo definido for POLIETILENO, ser apresentada a tela a seguir para que a Algodoeira defina se as etiquetas devero conter ou no o ilhs. Ilhs: material fixado na parte superior da etiqueta, por processo individual, para passagem de lacres ou outros objetos de fixao nos fardos de algodo.

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Passo 3 Inserir dados sobre a Negociao com a Grfica aps aprovado, pela Algodoeira, o oramento da impresso de etiquetas.

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O sistema prev que as etiquetas solicitadas sejam entregues em at 10 (dez) remessas e que o pagamento Grfica seja realizado em at 10 (dez) parcelas, desde que acordado

previamente com a Grfica que confeccionar as etiquetas.

O despacho poder ser feito via Transportadora, Correios ou outros, conforme acordado com a Grfica escolhida para confeco do material.

Passo 4 Inserir dados sobre a forma de despacho das remessas de etiquetas. a. TRANSPORTADORA: Ser necessrio especificar o nome e o telefone para contato com a transportadora desejada. Esta poder ser combinada juntamente com a Grfica escolhida para imprimir as etiquetas.

b. CORREIOS: O exemplo a seguir demonstra uma situao em que o envio das etiquetas para a Algodoeira deve ser feito em nica remessa e o pagamento ser realizado em dois pagamentos, sendo que o endereo no igual ao cadastrado como Endereo de usina, conforme explicado no Passo 3.

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IMPORTANTE: A Algodoeira dever combinar todos os Dados de Negociao com a Grfica escolhida. Os dados registrados no sistema serviro apenas para facilitar futuras consultas. A Abrapa no se responsabiliza pelas informaes registradas pela algodoeira ou pela Grfica, ou ainda por extravio de mercadoria devido desatualizao do cadastro da Algodoeira ou outro motivo qualquer, por isso, fundamental que todos os dados cadastrais sejam devidamente atualizados no Sistema e que seja confirmado com a Grfica desejada, o recebimento informaes, de forma correta.

c. OUTROS: O exemplo abaixo demonstra o envio de 2 (duas) remessas de etiquetas, tendo espao para registro de uma forma de despacho alternativa (se for o caso) e um nico pagamento.

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OBSERVAO: Todas as telas apresentadas no Passo 4 so meramente ilustrativas, variando de acordo com as informaes registradas no Passo 3. Finalizado o Passo 4, o sistema apresentar uma tela com todos os Dados do Pedido e da Negociao para confirmao das informaes e concluso do pedido. Conferidos os dados, clique em Confirmar e uma mensagem de sucesso ser apresentada na tela.

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PEDIDO REALIZADO COM SUCESSO!

IMPORTANTE: A edio de pedidos s permitida se o mesmo estiver classificado como status pendente, ou seja, se no tiver sido autorizada a confeco. Para exibir os dados dos pedidos relacionados, clique na data do pedido, na prensa ou na grfica.

7.4.2. Edio de Dados do Pedido

Quando o pedido estiver com status Pendente, a tela a seguir ser apresentada. Nela, todos os dados do pedido podero ser modificados, de acordo com a negociao realizada com a Grfica.

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Quando o status estiver definido como Autorizado apenas as informaes que se referem Negociao com a Grfica podero ser alteradas, sendo apresentada a tela abaixo:

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7.4.3. Cadastrar ocorrncias sobre a utilizao de etiquetas

O registro de ocorrncia s possvel, se Status do pedido estiver como Autorizado e Situao como Enviadas, ou seja, depois de autorizada a confeco e registrado o envio das etiquetas impressas para a algodoeira. Ao selecionar um dos pedidos autorizados, no Menu Etiquetas (clicando na Data da autorizao, na Prensa, na Grfica ou na sequncia de etiquetas) a tela abaixo ser mostrada. O usurio deve informar a numerao correspondente ao n do fardo (vide figura na pgina 5), de acordo com o intervalo de etiquetas autorizado para confeco e selecionado para inserir ocorrncias:

Intervalo autorizado para confeco

Os fardos devem estar dentro do intervalo de etiquetas autorizado para confeco.

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Conforme INSTRUES: 1. Definir ocorrncia/ utilizao: Selecione uma das ocorrncias, especifique a sequncia de etiquetas e a safra referente. Clique em Cadastrar, confira o lanamento e, em seguida, clique em Confirmar para que as informaes sejam gravadas no Banco de Dados. 2. Especificar o cancelamento da negociao com a Grfica ou confeco de parte das etiquetas: Selecione a ocorrncia Confeco cancelada, especifique a sequncia que no ser impressa pela Grfica, defina a safra para a qual o pedido foi autorizado e clique em Cadastrar. Para que o registro seja feito, necessrio clicar em Confirmar. Caso contrrio, o banco de dados no registrar o cancelamento. Os campos das ocorrncias devero ser o mais prximo da realidade. A seguir, pode-se conferir uma breve explicao sobre cada um deles: a. Utilizado para sequncia de etiquetas que foram utilizadas; b. No Utilizado para sequncia de etiquetas que no foram e no sero utilizadas, porm, permanecem no depsito/estoque; c. Destruda / Descartada para sequncia de etiquetas que foram destrudas ou descartadas, devido a algum tipo de defeito ou outro motivo; d. Extraviadas para sequncia de etiquetas que foram extraviadas antes da utilizao; e. Roubado para sequncia de etiquetas ou fardos que tenham sido roubados, antes ou aps a sada dos fardos beneficiados, do armazenamento na algodoeira; f. Estoque para sequncia de etiquetas que sero utilizadas e encontram-se no estoque. g. Confeco cancelada para sequncia de etiquetas que no foram confeccionadas pela Grfica por solicitao da Algodoeira, aps o pedido ter sido autorizado pela Abrapa. IMPORTANTE: Caso haja no Sistema alguma sequncia de etiquetas que no tenha o seu registro de ocorrncia realizado, o Usurio Algodoeira no conseguir efetuar novo pedido para nenhuma de suas prensas. Ressalta-se ainda que, conforme exemplo abaixo, o mesmo pedido pode receber vrias ocorrncias, de acordo com a situao real da numerao e da safra em que houve a ocorrncia selecionada.

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O campo observaes no obrigatrio, devendo ser utilizado como forma de esclarecimento sobre o motivo da ocorrncia: no utilizao, descarte de etiquetas, cancelamento de confeco, detalhes sobre roubo ou extravio, entre outros.

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7.5. Perfil Grfica

A tela principal do usurio Grfica muito parecida com a do usurio Algodoeira, porm, possui menos opes de servios, sendo as informaes disponveis restritas s autorizaes recebidas da Abrapa para impresso de etiquetas. Alm disso, tambm sero disponibilizados avisos sobre pendncias e autorizaes novas.

7.5.1. Acesso ao Sistema e atualizao de dados

Permite visualizar e editar alguns dos dados cadastrais. Vencido o contrato com a Abrapa, a Grfica perder o acesso ao Sistema, automaticamente, portanto, possui a obrigao de efetuar todos os lanamentos sobre as autorizaes recebidas antes que o seu acesso seja bloqueado. A prorrogao do contrato se dar mediante assinatura de Termo Aditivo e a renovao do contrato para a prxima safra ocorrer apenas mediante aprovao em novo processo seletivo.

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7.5.2. Visualizar etiquetas autorizadas e registrar envio de material

Permite visualizar a autorizao do pedido da algodoeira. Alm disso, a Grfica ter acesso ao histrico de todas as etiquetas autorizadas pelo sistema para produo, bem como a destinao dada a cada remessa e as informaes a respeito da negociao junto a Algodoeira, tais como datas programadas para pagamento.

Conforme INSTRUES na tela do sistema: 1. Para visualizar dados do pedido e autorizao clique na Data, Prensa ou Razo Social; Podero ocorrer trs tipos de Situao: a. Enviadas: quando as etiquetas impressas j foram enviadas para a Algodoeira, e o processo de baixa no Sistema estiver finalizado; Caso a Grfica ainda no tenha concludo todo o processo de impresso e envio das etiquetas para a algodoeira, a Situao permanecer como No Envidas. b. No Enviadas: quando as etiquetas autorizadas estiverem aguardando termino da impresso de todo o lote/remessa para envio Algodoeira. A alterao da Situao para Enviadas somente poder ocorrer quando houver concluso de todo o servio junto a Algodoeira); 33

c. Gerando PDF: Est situao aparecer logo aps a Autorizao do Pedido. Aps gerado o arquivo PDF, o pedido autorizado ter sua situao alterada para No Enviadas, permitindo que a grfica baixe-o do sistema e imprima as etiquetas. IMPORTANTE: O arquivo para impresso estar liberado em, no mximo, 24 horas aps o lanamento do pedido no Sistema, exceto quando por motivo de fora maior. Autorizaes recebidas aps as 17h, de dias que antecedem sbados ou feriados, podero ser liberadas no prximo dia til. Quando o arquivo PDF das etiquetas para downloads estiver disponvel, poder ser visualizado no formato indicado na tela a seguir. Ressalta-se que os arquivos sero divididos em blocos de at 10.000 etiquetas, ou seja, se o pedido for de 25.000 etiquetas, haver a disponibilizao de 3 arquivos para downloads: Exemplo: 1754_etiquetas_000001_010000.pdf (10.000 etiquetas/pginas) 1754_etiquetas_010001_020000.pdf (10.000 etiquetas/pginas) 1754_etiquetas_020001_025000.pdf (5.000 etiquetas/pginas)

O LAYOUT da 1 pgina, de cada arquivo PDF, deve ser encaminhado para aprovao da Algodoeira, antes da impresso das etiquetas. A Abrapa no possui responsabilidade alguma sobre a impresso sem prvia autorizao da Algodoeira. Qualquer alterao no layout deve ser solicitado Abrapa, por escrito.

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1754_etiquetas_001001_011000.pdf

2. Para registrar o envio de remessa de etiquetas clique na situao No Enviadas. Ao clicar na situao No Enviadas, uma tela ser apresentada, para que sejam inseridas as informaes a respeito do envio do lote ou remessa de etiquetas para a Algodoeira, conforme segue:

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Como se pode notar, no exemplo acima, a tela revela os Dados da Negociao com a Algodoeira, bem como os espaos destinados para registro do envio das etiquetas impressas. Conforme explicado anteriormente, a situao das etiquetas somente dever alterada para Enviadas, quando todas as remessas de fato forem envidas e devidamente registradas.

IMPORTANTE: Caso o negcio com a Algodoeira tenha sido cancelado (por completo ou em parte), aps a Abrapa ter autorizado a impresso das etiquetas, necessrio solicitar Algodoeira que registre o cancelamento da impresso, especificando a sequncia que no ser impressa. Se o endereo para entrega das etiquetas estiver diferente daquele registrado pela Usina, por qualquer motivo, a Grfica deve solicitar Algodoeira que altere os dados do mesmo no sistema.

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7.6. Perfil Estadual (em desenvolvimento)

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ANEXO I - Processo de cadastro na GS1 Brasil para obteno do prefixo com 9 dgitos.
Processo de FILIAO a. O processo de filiao junto a GS1 deve ser realizado totalmente pelo site da GS1 Brasil www.gs1br.org; b. Veja no arquivo anexo o passo-a-passo para realizar a filiao; c. Podero se filiar somente empresas constitudas devidamente registrada (CNPJ) e/ou Produtor Rural com o devido registro em entidades de Classe; d. Caso a algodoeira tenha filiais estas tambm devero se filiar a GS1 Brasil separadamente da matriz; e. Para atender a solicitao da ABRAPA deve se escolher a opo CDIGO DE BARRAS NO SITE DA GS1 BRASIL; f. Recomendamos ateno especial para o preenchimento de todos os dados/campos solicitados no processo de filiao, principalmente nome e e-mail do responsvel pelo contato com a GS1 durante a filiao; g. A quantidade de itens deve ser 999 itens (solicitando um prefixo de 6 dgitos).

999

Obs.: Dever ser feito um cadastro para a empresa, e outro para a pessoa fsica. h.Seleo e envio de todos os documentos solicitados. O envio da Declarao de Imposto de Renda opcional. Quando houver recusa na apresentao deste documento, o produtor 38

assumir, automaticamente, o pagamento pela maior tarifa, de acordo com a tabela de valores (vide Processo de Pagamento). i. Ao completar o processo de filiao no site, voc receber um e-mail informando o recebimento de sua solicitao. Consulte diariamente este e-mail para checar o andamento do processo. (finalizao da anlise dos documentos, boletos de pagamento e carta de licenciamento) j. Os documentos podero ser encaminhados por e-mail (atendimento@gs1br.org) ou atravs do fax (11) 3849-1234.

Processo de PAGAMENTO a. Ao concluir o processo documental com a GS1 Brasil, ser encaminhado para o e-mail anteriormente cadastrado (como contato com a GS1), o Boleto para o pagamento da filiao. b. A tabela de Valores de Filiao est disponvel no site da GS1 Brasil, segue link da tabela Tabela de valores de filiao e respectivas anuidades.. Considere a TABELA DE VALORES ASSOCIAO PREFIXO GS1 DE EMPRESA E GUIA DE PARCEIROS.

Ps Pagamento / Recebimento do Prefixo GS1 de Empresa a. Assim que confirmado o pagamento a GS1 Brasil emitir uma carta com o PREFIXO GS1 de empresa. b. De posse desta numerao a empresa dever encaminhar uma cpia da carta de licenciamento dever ser encaminhada para a ABRAPA, a/c de Sra. Fabiana Feldkircher Bogeah. c. A empresa receber ainda um e-mail com um link para que baixe um sistema de controle dos produtos que recebero o cdigo de barras. No necessria a utilizao do mesmo, visto que toda a serializao ser gerada no Sistema SAI bem como podero ser consultadas todas as informaes sobre as etiquetas impressas pelas grficas.

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Obs: Nenhuma Algodoeira est autorizada a confeccionar etiquetas prprias no padro do SAI.

Gerao do Cdigo de Barras Somente as Grficas credenciadas pelo SAI esto autorizadas a confeccionar as etiquetas, conforme estabelecido neste manual e no Termo de Credenciamento de Grficas, por elas assinado.

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