Instituto Tecnolgico de Campeche

Nombre de la asignatura: Administracin de Operaciones I

Nombre del alumno: Moiss Argenis Castellanos Arjona.

Investigacin sobre la importancia de la exactitud de los registros y recuento cclico

Grupo: VI-4.

Profesor: Ing. Bertha Beatriz del Socorro Prez Martnez.

Fecha: 20 de mayo de 2011.

Administracin de los Inventarios 4.2 Importancia de la exactitud de los registros y recuento cclico Los registros de los inventarios normalmente difieren del conteo fsico real; la exactitud de un inventario depende en la medida en que estos dos coincidan. Compaas como Wall-Mart saben que la exactitud de los inventarios es muy importante y dedican gran esfuerzo a conseguirla. La interrogante sera: que grado de error es aceptable?. Si el registro muestra un saldo de 683 en el caso de la parte x, pero el cmputo real muestra 652. Todava est dentro de lo razonable? Suponga que el cmputo real arroja 750,67 bienes ms que en el registro, este resultado es mejor que el otro?. El sistema entero de produccin debe mostrar concordancia, dentro de un rango especificado, entre las existencias que indican los registros y las que realmente hay en el inventario. Los registros y el inventario podran no coincidir por muchas razones. Por ejemplo, si las existencias estn en un espacio abierto, los artculos pueden ser tomados para efectos legtimos y para otros no autorizados. Alguien pudo haber tomado la mercanca legtimamente pero con prisa y no haber registrado el movimiento. En ocasiones las partes son colocadas en un lugar equivocado y aparecen meses despus. Con frecuencia las partes son almacenadas en varios lugares, pero su registro se podra perder o el registro de su ubicacin podra estar equivocado. En ocasiones las rdenes para reabastecer las existencias se registran como recibidas cuando, de hecho, no han llegado jams.

En ocasiones un grupo de partes es registrado como salido del inventario sin cancelar el registro. Para conseguir que el sistema de produccin fluya ininterrumpidamente sin que falten partes y eficientemente sin que haya saldos excesivos, los registros deben ser exactos. Cmo puede la empresa efectuar registros exactos y tenerlos al da? La primera regla sera teniendo el almacn cerrado con llave. Si solo el personal del almacn tiene acceso y si una de las medidas para la evaluacin del desempeo de este personal y los aumentos de sueldo por mritos es la exactitud de los registros, entonces tendrn una fuerte motivacin para observar las reglas. Todos los lugares para guardar el inventario, seas un almacn cerrado con llave o la planta de produccin, deben contar con un mecanismo para realizar los registros. Otro camino es transmitir a todo el personal la importancia que tienen los registros exactos y confiar en que ayudarn con esta actividad. (todo lo anterior resumira en lo siguiente: coloque alrededor del rea del almacn una barda que suba hasta el techo de modo que los trabajadores no la puedan saltar para sacar partes; ponga un candado en la puerta y dele la llave a una sola persona. Nadie puede sacar partes sin que la transaccin sea autorizada y registrada.)

Mtodo de inventario cclico del inventario El inventario cclico es un mtodo de inventario en el que el inventario se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cclico establecido en los materiales. El inventario cclico permite contar con ms frecuencia los artculos de alta rotacin que los artculos obsoletos, por ejemplo.

Procedimiento general En el registro maestro de materiales (datos de almacn), se marcan todos los materiales que deben incluirse en el inventario cclico, mediante un indicador de inventario cclico. El indicador de inventario cclico se utiliza para agrupar los materiales en diversas categoras de inventario cclico (por ejemplo, A, B, C y D). En cada categora se definen los intervalos de tiempo del recuento de materiales. Se pueden marcar los materiales del siguiente modo: 1. Manualmente en el registro maestro de materiales (datos de almacn). 2. Automticamente con el anlisis ABC. Para realizar un anlisis ABC, utilice el programa RMCBIN 00. En dicho anlisis, el sistema asigna los materiales a las categoras individuales, segn el consumo o las necesidades. Tambin se puede especificar si en el anlisis slo deben considerarse los materiales con indicador de inventario cclico, o bien deben considerarse todos los materiales. El indicador de inventario cclico puede actualizarse automticamente mientras se ejecuta el anlisis ABC. Para planificar el inventario cclico, se ejecuta el programa RM 07 ICN 1 a intervalos regulares. Dicho programa verifica todos los materiales de inventario cclico para determinar si debe hacerse un inventario. Si es necesario hacer inventario de un material, se utiliza el programa que genera juegos de datos batch input para crear documentos para inventario. Slo se crean documentos para inventario del tipo de stocks 1 (stock de libre utilizacin). La fecha de recuento prevista se calcula del siguiente modo: Fecha de ltimo inventario + intervalo predefinido.

El intervalo de inventario de cada indicador de intervalo cclico se define en el Customizing. Para crear documentos para inventario, es necesario procesar los juegos de datos batch input. Realice el inventario. Cuando se contabilizan las diferencias de inventario, la fecha de recuento real queda registrada en los datos de inventario del material como la fecha del ltimo inventario. Para obtener ms informacin sobre los programas utilizados en el inventario cclico, consltese la documentacin de report relevante. Etapas generales del inventario cclico El inventario cclico de materiales est formado por las siguientes etapas: Marca de materiales del inventario cclico Esta etapa slo es necesaria si se realiza un inventario cclico por primera vez o si se desea actualizar los indicadores de inventario cclico. En el registro maestro de materiales (datos de almacn), se actualiza el indicador de inventario cclico de todos los materiales a incluir en el inventario cclico. Se puede activar el indicador de uno de los siguientes modos: 1. Actualizacin manual del indicador en el registro maestro de materiales (datos de almacn). Para actualizarlo, seleccione Material Modificar en el men Maestro de materiales.

2. Actualizacin automtica del indicador durante la ejecucin del anlisis ABC. En tal caso, seleccione Procedimientos especiales Intervalo cclico Fijar indicador IC. Creacin de documentos para inventario cclico Para crear documentos para inventario, realice lo siguiente: En el men de inventario, marque Procedimiento especial Inventario cclico Crear documento para inventario. Aparecer la pantalla inicial de la funcin. Actualice los datos en la pantalla inicial. Realice la valoracin. Para generar el juego de datos batch input, seleccione Tratar Generar juego de datos en el men. Para procesar el juego de datos, seleccione Sistema Servicios Batch input Tratar en el men. Haga inventario de los documentos para inventario creados. La mejor manera de llevar un inventario cclico es primero clasificar tus artculos de acuerdo a su importancia relativa. Esto es, para contar con mayor frecuencia los artculos ms costosos y de ms movimiento, que aquellos cuyo costo unitario es menor y/o su rotacin es menor. Esto se conoce como la clasificacin ABC y sigue la regla de Pareto u 80/20, en el que el 20% de los artculos componen el 80% del valor de tu inventario.

Toda vez que has hecho esta clasificacin, tendrs que definir las reglas en las que contars los artculos, en la que se recomienda que los artculos A (los ms importantes) se cuenten con mayor frecuencia. De esta manera podrs tener un nmero definido de conteos diarios, para poder contar tus artculos a consciencia y poder hacer la labor ms importante de los conteos cclicos: la auditora de causas. Lo ms importante de los conteos cclicos es poder comparar, investigar y arreglar las causas de variacin entre los conteos cclicos y el crdex u informacin del sistema de inventarios (si existe).