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Versin 1.

Hecha por E. Proyecto

CONTROL DE REVISIONES Revisada por Aprobada por Fecha A. Rodrguez L. Bernal 2011-11-17

Motivo Documento inicial

PROJECT CHARTER
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO Diseo para la implementacin de la PMO en Unipanamericana DIPMO basado en el estndar PMI. DESCRIPCIN DEL PROYECTO: El proyecto consiste en realizar el diseo para la implementacin de la PMO en la Unipanamericana. El proyecto ser desarrollado por: Jairo Gamboa Eliana Len Javier Otero Jaime Pinzn Jeimmy Lpez William Morales Gerente del proyecto Planeacin del proyecto Diseo del proyecto Ejecucin del proyecto Monitoreo y control del proyecto Monitoreo y control del proyecto

Con el apoyo del proceso de Planeacin y Acreditacin Institucional de Unipanamericana, se recopilar la informacin (a travs de encuestas, entrevistas u otros) para elaborar el diagnstico del estado actual del manejo de proyectos en la institucin. Basados en este diagnostico se definir la documentacin, plantillas e indicadores de desempeo para las diferentes fases de los proyectos. Este proyecto se efectuar del 15 de Noviembre de 2011 al 25 de Febrero de 2012, y se realizar en la Unipanamericana Sede Bogot y la Universidad EAN. DEFINICIN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: El producto del proyecto es el diseo para la implementacin de la PMO (Project Management Office) en Unipanamericana basado en el estndar internacional PMI. El diseo contempla la definicin de herramientas para gestin de proyectos, centralizacin de informacin, monitoreo y control, uso eficiente de los recursos, gestin de las lecciones aprendidas y plan de capacitacin a gerentes de proyectos para mejorar sus indicadores de xito. Entregables Informe final en formato fsico y magntico, donde se incluyan: Estructura organizacional de la PMO y su ubicacin dentro de la organizacin Unipanamericana Funciones necesarias para operacin de la PMO Indicadores claves de desempeo de los proyectos Mtricas de desempeo de la PMO. Plantillas bsicas para las diferentes etapas de desarrollo de los proyectos aplicando el 1

estndar internacional del PMI. Procedimiento de aplicacin de plantillas para las diferentes etapas de los proyectos en Unipanamericana. Plan de capacitacin para los gerentes de proyecto. Plan de comunicaciones aplicable para la gestin entre los gerentes de proyecto y los miembros del equipo de la PMO. Fases propuestas para implementacin de la PMO. Presupuesto estimado para la creacin de la PMO. El informe final ser presentado al comit directivo y a los gerentes de proyecto de Unipanamericana, en dos sesiones que se realizaran por separado. DESCRIPCIN DE REQUISITOS DEL PROYECTO: El EQUIPO DEL PROYECTO Cumplir con los acuerdos presentados en este documento, y respetar los requerimientos del equipo del proyecto. Apoyo operativo por parte del lder del proceso de Planeacin y Acreditacin Institucional de Unipanamericana. Disponibilidad de tiempo, acompaamiento y suministro oportuno de informacin por parte del cliente. Asistencia de un representante del cliente a la presentacin final ante los participantes del seminario de aplicacin de la cohorte 3 de la universidad EAN el da 3 de Marzo de 2012. UNIPANAMERICANA Cumplir con los acuerdos presentados en este documento, y respetar los requerimientos de Unipanamericana. Mantener la confidencialidad de la informacin suministrada por el cliente. Informar el avance en del proyecto. Entregar el informe final con el material elaborado como objeto de este proyecto.

OBJETIVOS DEL PROYECTO: CONCEPTO OBJETIVOS 1. Alcance Elaborar un diagnostico de los procesos existentes de gestin de proyectos para las reas involucradas en Unipanamericana Elaborar procedimiento de aplicacin de plantillas para las diferentes etapas de los proyectos en Unipanamericana Generar las plantillas para gestin de proyectos Establecer las funciones necesarias para operacin de la PMO Disear el plan de capacitacin para los gerentes de proyecto de la PMO Disear el plan de comunicaciones para la interaccin entre la PMO y sus interesados Definir los indicadores de desempeo de los

CRITERIOS DE XITO Aprobacin de los entregables por parte del cliente Calidad de la informacin suministrada para elaborar el diagnostico del estado de gestin de proyectos en Unipanamericana.

2. Tiempo 3. Costo

proyectos Definir las mtricas de desempeo de la PMO Proponer las fases de madurez de la PMO Estimar el presupuesto para la creacin de la PMO Desarrollar el proyecto en 13 semanas Desarrollar el proyecto con recursos propios

Cumplimiento del alcance en el tiempo estimado Disponibilidad de recursos propios

FINALIDAD DEL PROYECTO: El diseo para la implementacin de la PMO en Unipanamericana se encuentra alineado con los objetivos estratgicos de la Direccin de Planeacin y Cultura Organizacional. Dentro de esta Direccin la creacin de la PMO, tiene como propsito mejorar la gestin de los proyectos a nivel institucional. JUSTIFICACIN DEL PROYECTO: Dados los mltiples proyectos de diversa ndole que viene adelantando Unipanamericana, tales como crecimiento institucional regional, internacionalizacin, acreditacin de programas de Maestras y Doctorados, oferta de formacin virtual, acreditacin de los programas para alta calidad, implementacin del modelo de emprendimiento para la vinculacin con la empresa, modernizacin tecnolgica, intercambio con la Universidad de Mondragn y modernizacin con la infraestructura actual; se ha identificado la necesidad de implementar estndares de gestin de proyectos que fortalezcan sus equipos de trabajo para el logro de proyectos rentables, mejore el control de las inversiones, a tiempo y en general exitosos. Actualmente, la amplia diversidad de proyectos se gestiona de manera independiente por las diferentes reas de Unipanamericana, aplicando algunas metodologas sin estandarizacin en sus procesos, lo cual dificulta al rea de Planeacin, el control y coordinacin de proyectos, as como el manejo de la informacin y el seguimiento y cierre de proyectos. DESIGNACIN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO: Nombre J. Gamboa Niveles de autoridad Reporta a: A. Rodrguez Exigir el cumplimiento de los entregables del proyecto Supervisa a: E. Proyecto

CRONOGRAMA E HITOS DEL PROYECTO: }

ITEM

ACTIVIDAD DISEO PARA LA IMPLEMENTACIN DE LA PMO UNIPANAMERICANA

DURACIN ESTIMADA 89 das 10 das 0 das 3 das 0 das 7 das 0 das 58 das 7 das 6 das 16 das

COMIENZO ESTIMADO 03/11/2011 08:00 03/11/2011 08:00 03/11/2011 08:00 03/11/2011 08:00 07/11/2011 17:00 08/11/2011 08:00 16/11/2011 17:00 17/11/2011 08:00 17/11/2011 08:00 28/11/2011 08:00 17/11/2011 08:00 09/12/2011 08:00 09/12/2011 08:00 15/12/2011 17:00 16/12/2011 08:00 07/02/2012 08:00 07/02/2012 08:00 16/02/2012

FIN ESTIMADO 03/03/2012 17:00 16/11/2011 17:00 03/11/2011 08:00 07/11/2011 17:00 07/11/2011 17:00 16/11/2011 17:00 16/11/2011 17:00 06/02/2012 17:00 26/11/2011 17:00 05/12/2011 17:00 08/12/2011 17:00 06/02/2012 17:00 15/12/2011 17:00 15/12/2011 17:00 06/02/2012 17:00 03/03/2012 17:00 16/02/2012 17:00 16/02/2012

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 FASE I

Aprobaciones Aprobacin Universidad Elaboracin propuesta Docente Aprobacin EAN Elaboracin Project Charter Aprobacin Project Charter Unipanamericana Ejecucin Recopilacin Informacin Elaboracin Diagnostico Diseo Implementacin

42 das 5 das 0 das 37 das

Presentacin diagnostico y diseo FASE II Cierre Elaboracin informe final Presentacin final a Unipanamericana

21 das 8 das 0 das

17:00 18 19 Ajuste del documento y presentacin final Presentacin EAN 12 das 0 das 17/02/2012 08:00 03/03/2012 17:00

17:00 02/03/2012 17:00 03/03/2012 17:00

ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO: Organizacin o grupo Rol Nivel de organizacional impacto Docente EAN Profesor lvaro Rodrguez Cliente interno del proyecto Alto Grupo consultor Equipo de Proyecto (EP) Responsable de la realizacin del proyecto de diseo para Alto la implementacin de la PMO en Unipanamericana Gerente de proyecto Gestionar el logro de los entregables asegurando el Alto cumplimiento de las restricciones del proyecto Unipanamericana Comit Directivo: Elabora la planeacin estratgica de la Unipanamericana. Alto Rector El informe final del proyecto es presentado a sus integrantes Vicerrector Acadmico Vicerrector Administrativo Secretario General Gerente de Formacin Empresarial y Servicios Director de Planeacin Rector El rector aprob la realizacin de este proyecto el 2011Alto 10-28 Planeacin y Cultura Controla los proyectos desarrollados en Alto Organizacional Unipanamericana. Suministra informacin a las partes interesadas. El lder de este proceso fue designado como el enlace directo con el grupo consultor. Lder Proceso de Gestin Facilita la recopilacin de la informacin a travs de los Alto de Desempeo Gerentes de Proyecto ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO: Organizacin o grupo Rol Nivel de organizacional impacto Decanos Facultades Participan en la gestin de proyectos estratgicos Bajo pertenecientes a los procesos internos PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO (Riesgos negativos) Descripcin Impacto Falta de disponibilidad del lder del proceso Retrasos en la ejecucin del de planeacin y acreditacin institucional proyecto Incumplimiento del cronograma del Retrasos en la ejecucin del proyecto proyecto Incumplimiento del costo estimado del Sobrecosto del proyecto

Nivel de riesgo Medio Medio Medio 5

proyecto

asumido por el equipo proyecto Modificacin del alcance. Falta de claridad Cambio del contenido en las exclusiones del alcance proyecto Suministro inoportuno de informacin por Retrasos en la ejecucin parte de Unipanamericana proyecto Inadecuada gestin de la informacin por Incumplimiento de parte del equipo del proyecto requisitos de calidad de entregables

del del Medio del Medio los Bajo los

Retrasos en la ejecucin del proyecto Tramite LEY 30. Posibilidad de paro de Retrasos en la ejecucin del Bajo actividades promovido por los estudiantes proyecto de Unipanamericana PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO (Riesgos positivos) Descripcin Impacto Diseo de PMO basado en el estndar PMI Mejoramiento en la gestin de proyectos de Unipanamericana. Incremento de los niveles de xito Bajo costo del diseo para la Realizacin de un proyecto implementacin de la PMO en estratgico a bajo costo Unipanamericana Cumplimiento de los compromisos Cumplimiento de los acuerdos adquiridos pactados en el Project Charter Propuesta de implementacin PMO Disponibilidad de lnea base Unipanamericana para iniciar implementacin Referenciamiento con la PMO COMPENSAR Referenciamiento del diseo aprovechando las lecciones aprendidas obtenidas por la PMO COMPENSAR

Nivel de riesgo Alto

Alto

Alto Medio Bajo

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO. El presupuesto del proyecto es presentado con fines acadmicos, dado que el equipo del proyecto asume la totalidad del costo, sin compromiso de pago por parte de Unipanamericana. Horas Hombre Consultora Nombre Cargo Horas V/Hora, $ V/Total, $ Jairo Gamboa Gerente de Proyecto 256 50 000 12 800 000 Eliana Len Planeacin del Proyecto 224 50 000 11 200 000 Javier Otero Diseo del Proyecto 224 50 000 11 200 000 Jaime Pinzn Ejecucin del Proyecto 224 50 000 11 200 000 Jeimmy Lpez Monitoreo y Control del 224 50 000 11 200 000 Proyecto 6

William Morales

Monitoreo y Control del 224 50 000 Proyecto Total Horas Hombre Consultora, $ Recursos Descripcin Unidad Cantidad V/ unitario, $ Computadores Unidad 6 116 704 Comunicaciones Servicio 1 200 000 Papelera Servicio 1 50 000 Instalaciones Servicio 1 200 000 Total Recursos, $ Total Presupuesto, $

11 200 000 68 800 000 V/Total, $ 700 224 200 000 50 000 200 000 1 150 224 69 950 224

EXCLUSIONES DEL PROYECTO Se excluyen los proyectos de investigacin realizados en Unipanamericana Se excluyen los proyectos de grado realizados en Unipanamericana Se excluyen los proyectos que Unipanamericana realice con las cajas de compensacin El proyecto nicamente se desarrollar para Unipanamericana Sede Bogot SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO Nombre Empresa L. Bernal Unipanamericana

Cargo Jefe Planeacin y Institucional

Fecha Acreditacin 2011-11-17

Jairo Alexander Gamboa Manzano Gerente del Proyecto

Liliana Carolina Bernal Lder Proceso Planeacin y Acreditacin Institucional Unipanamericana

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