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Lecturacomplementaria

Mssobreelmanejodeltiempoylasempresas

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EladecuadoyeficientemanejodeltiempooTimeManagementesindispensablepara cualquierempresaporgrandeopequeaquesea.Esterecursobienutilizado,osea, objetivamenteadministradopuedehacerladiferenciaentreelxitoylosfracasosenlos negociosyempresas. Cmopodemosadministrareltiempoparaelmayorrendimientoposiblesincaerenuna frustradasobrecargalaboral? Lacomunicacin Unodelosaspectosquecausanumerososproblemasymalasinterpretaciones,y,por consiguiente,perdidasdetiempoeslacomunicacin.Sobreestetemapodemosdecir categricamentequeestamostodavaenunaetapaprimitivadeloquesepuedeconcebircomo comunicacineficiente.Esto,obviamenteessimplementeproductodelaevolucinhumana lacualnopodemosacelerarorefrenar. Ellenguajeeidiosincrasiatienequevermuchoconlaeficienciacomunicativa.Porcitarun ejemplo,elinglsesmseficienteyobjetivoqueelespaol,enparticular,enloqueserefierea lasreasdecomercio,estovamanoamanoconlaidiosincrasiasajonayendirectocontraste conladelospasesdehablahispana.Unareuninejecutivaconducidaeninglsconla idiosincrasiasajonaesmsefectivaquelamismaenunpasdehablahispana;Porquesas? Estosedebeprincipalmenteadosfactores:

Primeroellenguajeinglsusamenospalabrasyesmsobjetivo,obviamenteinfluyendo enlaslneasdepensamientoyrazonamiento;y Segundo,lamentalidadesdenoperdertiempofloreandooendulzandolapldora,su idiosincrasiaesunadeenfocarunasituacinnosoloobjetivamentesinoquenisiquiera secontemplalaposibilidaddeargumentarsobreotrotemaynosevanporla tangente. Sellegaaunaconclusinbasadaendatasintetizadaconlamenor cantidaddefrasespasivas.Porconsiguiente,lasreunionesproducen decisionesdeaccinafirmativa,entendiblesysonimplementadas rpidamente.Valelapenamencionarqueaunquelosniveles educacionalesdelosEE.UU.sonsuficientementealtosla comunicacinengeneralsebasaenunlenguajedeoctavogrado,o sea,essimpleyentendible. Otroaspectoeslatrayectoriadelacomunicacinycomoestase distorsionaenelproceso.Unmensajeuordenverbalintra departamentalpodrserdiferentealemitido.Estoocurreenla mayoradeloscasos,peroademstambinpodradarseelcasode noobtenerconfirmacindequeelreceptorrecibiyentendiel mensajeenviado.

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departamentalpodrserdiferentealemitido.Estoocurreenla mayoradeloscasos,peroademstambinpodradarseelcasode noobtenerconfirmacindequeelreceptorrecibiyentendiel mensajeenviado. Lascomunicacionesescritassonmuchomsefectivas.Peroademsdebemoscuidarsiempre detenerconfirmacindelecturaparalograrunciclocompletodecomunicacin.Elciclo completodelacomunicacinpuedesertansimplecomodeemisorareceptorydevueltaa emisorconunltimopasodeconfirmacinalreceptorunOK.Tambinpuedeser extremadamentecomplejoensudiseodependiendoenladataacomunicar,suimportanciay lacantidaddereceptoresenvueltos.Perotenemosquecuidarnosmuchoenloqueeselsistema decomunicacindelaempresa.Dosconceptosbsicosentreotrosserian:

Lamenorcantidaddepalabrasparacomunicarusandoelmtodomseficienteposible, entendiendoqueladatanoeslomismoquelainformacinolacomunicacin.La primeranopuedesermanipuladaomalinterpretadalasegundas.Muchasempresas usanelIntranetyaqueelpapelsestaconvirtiendoenalgodelpasado,estofacilita grandementelatrayectoriadelacomunicacin,lavelocidaddetransferenciaydesuma importanciaelqueelemisorylosreceptorestengantotalcongruenciaencuantoala emisinconladebidaretroalimentacin. Asegurarsedequeelreceptornosolorecibaelmensajerpidamenteperoquelo entiendaacabalidad.Paraestoserequierequeelciclodelacomunicacintermine dondeempez,enelemisor,yque,esteverifiquequefueentendido.

Lasempresasdebendeimplementarlasustitucindelpapelporelusodelasnuevastecnologas delainformacin,comunicacinymanipulacindedatasintetizadaenunentornofsico organizado(Intranet,Internet,Extranet). Elentorno Unaempresaeficienteyexitosarequiereunaseriedeparmetrosqueproveanasusempleados yejecutivosconunentornofsicooFloorPlanelcualminimicelasperdidasdetiempo.Eneste tenorpodemosmencionarcomofactoresdesumaimportancia:

Laubicacinfsicadelasoficinas,salonesdeconferencia,reasdeproduccin, almacenes,etc.Estasdebendeserplanificadasparaqueeltrficoseaelmsreducido posible,oseaque,elpersonaldeberecorrerlamenordistanciaposibleensudiario desempeooperativo,ahorrandotiempoyesfuerzo,quesetraduceeneficiencia. Enlaplanificacincadareadebeestardiseadaparaagilizarlosprocesos.Lasfamosas tcnicasorientalesdelFengSui,entreotras,ademsdehablarnosdelequilibrioenla ambientacin,serefierenaladistribucinespacialdelosequiposyutensilios:dondeva lagrapadora,eltelfono,lasilladevisitasyhastaelretratodelcnyuge. 3

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Ladistribuciny/oubicacinindividualdelosequiposoinstrumentosdetrabajo requierenlaimplementacindeunrgidocontrolenloqueserefierealaaccesibilidad,y, queelpersonal,todoelpersonal,esteconcientedequeesteordendebeser cumplido.Obviamente,elejemplotienequemanifestarseporpartedelosejecutivosde laempresa.Unagrapadoraenelescritoriodeunasecretariadebesiempreestarenel mismolugar,enlosprocesosdemanufactura,produccinyserviciosesteconceptoes absolutamenteindispensable,Unlugarparacadacosaycadacosaensulugar. Laambientacinesunodelosfactoresmsdescuidadosenmuchasempresasloque conllevaagrandesperdidasdetiempoporfrustracinobajaestimaporpartedel personal.Debemosentenderqueparapoderdesarrollarunagestinsinfatigarseel entornoquenosrodeatienequeseragradable.Estorequierequesetomeen consideracinlosnivelesderuidosmolestosos,elaspectofsicodelreadetrabajo,yel Layoutyaseadelaplantaproductoracomodelasoficinassecretariales.Loscolores, plantas,msicaindirecta,pinturas,etc.,maximizanlaeficiencia,disminuyenlafatiga,y, porcausayefecto,ahorrangrancantidaddetiempo.

Elrendimientofsicoydetomadedecisionesacertadasdenosololosejecutivossinotodoslos empleadosestadirectamenteligadoalentornoenelcualsedesenvuelven.Esperfectamente posiblelsobrecargarlagestindeunejecutivooempleadosiestosestnagustoconel entornoquelosrodea. Ladisciplinaoperacional Sindisciplinanohaynegocio,comolafrasediceBusinessisBusiness.Desafortunadamenteen Latinoamricaespecialmenteenpasesdeeconomasemergentesnohayunconceptoclarode loquesignificaladisciplinaoperacional.Enmuchasempresas,penosamentelamayora,nos encontramosconunaltoniveldedistraccinydesordenentodoslosniveles.Posiblementeesta faltadedisciplinaesunodelosfactoresquemscontribuyealaperdidadetiempoypor defectoalaperdidadelosclientesopotencialesclientes.Esteproblemaloheobservadode primeramanoymetemoqueesunacuestindeidiosincrasia,cosamuydifcildecambiar,pero noimposible. Lasposiblessolucionesyreglamentacionesquepuedenarrestarlaindisciplina,ascomenzando eldesaprendizajedelosmaloshbitoslaboralesdebendeserunaprioridadenlapoltica empresarialypartedelmanualdeoperacionesdeunaempresa. Algunasmedidasatomarpuedenser:

UnaAgendadeCapacitacionesdirigidaaladisciplinaoperacionalcomopartedela polticaempresarial. Unaregimentacindehorariosyperiodosdedescasoeintercambiosocialprogramada. Elestablecimientovacapacitacionesconceptualesdelpensamientolinealelno 4

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rompimientodelalneacritica.Nopodemosrepararnadasinologramosestablecerun diagnsticoprimero,nisepuedehacerelpasoDantesdelpasoC.Elrompimiento deestaregla,enlamayoradeloscasos,infierenosolounagranperdidadetiempopero tambinsemanifiestaenlafaltadecalidaddeunproductooservicio,lainestabilidadde laproduccin,lainconsistenciadelproductofinal,ladesatencindelosclientes,todoen detrimentodelaempresa. LasNegociaciones Mientrasmssimplesytransparentesseanlasnegociaciones,internasoexternas,mejorser elfuncionamientoyelxitodelagestin.Todoempresarioconexperienciapuede,porolfato, determinarsilacosavabienomal.Lamejorregladeljuegoessinohuelebiennoperdamos eltiempopersiguiendolapropuesta.Bsicamenteeselconceptodelodadoporlorecibidode maneraequitativa,gilybeneficiosaparalaspartes,nadams.Elextendersemsallconllevaa perdertiempoyenmuchoscasoslitigiosentrelaspartesposterioresaunacuerdoelcual conllevmesesdeconversaciones. Debemosdeentenderqueeltrueque,losfavores,lasinfluenciasylasestrategiasmanipulativas soncontraproducentesalargoplazoenelcomercioycorrenelriesgodeviolentarlatica profesionalyconllevaalascircunvenciones.Sinembargo,estassonextensamenteusadashoy da,especialmenteenLatinoamrica,volvemosalaidiosincrasiaotravez. Losincentivos Esnecesarioelasumirunafilosofaempresarialquetomeenconsideracinlosincentivostales como,bonificaciones,participacindeganancias(ProfitSharing),vacaciones,regalosporlogros, etc.Sinesteingredienteladesmotivacinylasrenunciasfrecuentes(EmployeeTurnover) serianlareglaynolaexcepcin,porlotanto,perdidasdetiempoyrecursosenentrenamiento, ausenciadedinmicasproactivas,yunbajorendimientodelpersonal. Esvitalqueunaempresaesteconcientequeelxitosebasaenelequipodetrabajo,todoel equipo,elxitonosefundamentaexclusivamenteenlasdecisionesdelosejecutivos.Sinun buenymotivadoequiponohayejecutivospuesnoexistiralaempresa.Unaoperacin dinmicasecaracterizaporsueficienciaoperativalacualsereflejaenuncrecimientorpidoy slido.Rpido,slidoyeficientequieredecirlacorrectamanipulacindeltiempoafavordela empresaysupersonal. Losconceptos MuchosehabladeProactivididad,Outsourcing,ISO,etc.,ytodosestosconceptosymodelos 5

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aplicanysoneficientes.Bienestaelmencionarqueaunqueadoptemosunoovariosdelos modelosoperativoscomopolticaempresarialnopodemosdejardeconsiderarqueel sistemaconceptualesnecesarioparalaimplementacindecualquierotromtodooperativo yvitalenelreadecapacitaciones,sonreglassencillas:

Noseaprendeporrepeticinomemorizacin. Nosepuedeaprenderlonuevohastaquesedesaprendaloviejo. Elprimerpasodelrpidoaprendizajeeselentendimientodelconcepto. Sinelentendimientodelconcepto(elporqudelascosas)sedilataoseimposibilitael procesodeaprender. Sisetransmitencorrectamentelosconceptosseaceleraelaprendizaje.Peroms importantequeelaceleramientoserian: o Lainmediataeinnatareaccinporpartedelreceptordecuestionar. o Lainnovacinyevolucindelosconceptos. o Lamotivacinyparticipacininteractivaentrefacilitadoryreceptor. o Porltimoseempiezauncambiodelneadepensamientoque,dehecho,inicia uncambioenlaidiosincrasia.

Parafinalizarpodemosmanipulareltiempoennuestrasvidasyempresasparaquenossirvaa nosotros;nonosotrosseresclavosdeltiempo.Estoesloqueselepuedellamardisfrutarde tiempodecalidad(QualityTime).Porque"eltiempotambinrequiereanlisisdecalidady comorecursoes,sinningunaduda,elmsvaliosodetodosyesirrecuperable.

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