You are on page 1of 29

SistemadeCajayBancos

PREVDAActividadA.1.2Resultado1:DesarrolloOrganizacional
Consultoraacortoplazoabril2009

LIC.OSKARARROYOD.


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

Tabla de Contenido

2. Polticas y Procedimientos ....................................................................................... 2 a) Del Fondo de Caja Chica y sus Arqueos ....................................................... 2 b) Manejo de los Fondos de Caja Chica .............................................................. 3 c) Apertura de Cuentas Bancarias y Registro de Firmas .................................. 4 d) Administracin de Claves de Accesos a Sistemas Bancarios en Internet .................................................................................................................. 4 e) Emisin, Custodia y Archivo de Cheques Voucher ....................................... 5 i) Emisin de Cheques Voucher ........................................................................... 5 ii) Procedimiento General para la Emisin de Cheques ................................... 5 iii) Custodia de los Cheques NO cobrados .......................................................... 6 iv) Emisin de Cheques a Empleados y Funcionarios ....................................... 7 v) Del Archivo de los Cheques Voucher ............................................................. 8 f) Transferencias Bancarias .................................................................................. 8 g) Cambio de Divisas (Moneda Extranjera) ......................................................... 8 h) Conciliaciones Bancarias ................................................................................... 8 i) Emisin y Custodia de Constancias de Exencin del Impuesto al Valor Agregado ............................................................................................................ 10 j) Procedimientos Ante Fraudes Ocurridos ...................................................... 10 k) Reglamento para el Uso de Fondos en el CEPREDENAC ........................ 11 3. Glosario de Trminos ............................................................................................. 11 4.1 Firmas Registradas:............................................................................................... 11 4.2 Fondo de Caja Chica: ............................................................................................. 11 4.3 Constancia de Exencin del Impuesto al Valor Agregado (IVA): .................... 11 4. Diagramas de Flujos ............................................................................................... 12 4.1 Simbologa Utilizada en los Flujogramas ...................................................... 12 4.2 Diagrama del Procedimiento de Solicitud y Entrega de Fondos de Caja Chica .......................................................................................................... 13 4.3 Diagrama del Procedimiento de Liquidacin de Anticipos ......................... 14 4.4 Diagrama del Procedimiento de Gastos Directos ........................................ 15 4.5 Diagrama del Procedimiento de Reintegro del Fondo de Caja Chica ...... 16 4.6 Diagrama del Procedimiento de Apertura de Cuentas Bancarias ............. 17 4.7 Diagrama del Procedimiento de Claves de Acceso a las Cuentas Bancarias ............................................................................................................ 19 4.8 Diagrama del Procedimiento de Emisin, Registro y Custodia de Cheques Voucher.............................................................................................. 20 4.9 Diagrama del Procedimiento de Transferencia Bancaria ........................... 23 4.10 Diagrama del Procedimiento de Cambio de Divisas ................................... 25 4.11 Diagrama del Procedimiento de Conciliaciones Bancarias ........................ 26 4.12 Diagrama del Procedimiento de Constancias de Exoneracin del Impuesto al Valor Agregado (IVA) .................................................................. 27


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

1. Alcance y Control Este Sistema contiene las polticas y los flujogramas de procedimientos descritos a continuacin: a) Fondo y Arqueos de Caja Chica y su Flujograma de Procedimientos b) Manejo de Caja Chica y su Flujograma de Procedimientos c) Apertura de Cuentas Bancarias, Registro de Firmas y su Flujograma d) Administracin de Claves de Accesos a Sistemas Bancarios en Internet e) Custodia, Emisin y Archivo de Cheques Voucher y sus flujogramas De la Custodia de los Voucher en Blanco De la Emisin en general Emisin de Cheques Voucher a Empleados y Funcionarios Archivo de Cheques Voucher f) Transferencias Bancarias y su Flujograma de Procedimientos g) Cambio de Divisas (Moneda Extranjera) y su Flujograma de Procedimientos h) Conciliaciones Bancarias y su Flujograma de Procedimientos i) Emisin y Custodia de Constancias de Exencin del Impuesto al Valor Agregado Flujogramas de Procedimientos Procedimientos Ante Fraudes Ocurridos

j)

2. Polticas y Procedimientos a) Del Fondo de Caja Chica y sus Arqueos Se establece un fondo de caja chica para cubrir gastos menores del CEPREDENAC y de los proyectos que administra, por un valor de Q 2,000.00 y en dlares de los Estados Unidos de Norteamrica por un valor de US$ 2,000.00. Los gastos cubiertos con el fondo de caja chica deben ser hasta por un monto mximo de Q 350.00 o US$ 300.00, dependiendo de la moneda que se utilice. Para pagos mayores a estos valores debe emitirse un cheque utilizando el procedimiento establecido en el Sistema de Bancos y de Cuentas por Pagar. Todo desembolso de caja chica deber ser aprobado por el Administrador (a) del CEPREDENAC.


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

El Tcnico (a) Financiero (a) deber efectuar arqueos sorpresivos al fondo de caja chica por lo menos una vez al mes, con el objetivo de tener certeza de la utilizacin adecuada y de la documentacin de los gastos utilizando el fondo de caja chica.

b) Manejo de los Fondos de Caja Chica Por los desembolsos de caja chica que an no cuenten con la documentacin de soporte correspondiente (anticipos entregados), el funcionario deber firmar un vale de caja chica por el efectivo que recibe (Anexo 1). El anticipo otorgado debe ser liquidado con la documentacin correspondiente en un perodo mximo de cinco (5) das hbiles posteriores a la finalizacin de la actividad en la que se utilizaron los fondos, o de que se haya realizado el gasto correspondiente. El empleado o funcionario que haya recibido anticipos de caja chica y que dentro del plazo establecido no los haya liquidado, se le descontar dicho anticipo de sus honorarios o de su salario. Dicho descuento ser reintegrado cinco (5) das despus de que el empleado o funcionario haya liquidado satisfactoriamente el anticipo. Los documentos que soporten gastos pagados con el fondo de caja chica, deben presentarse en original (no fotocopias) y consignar un sello con la frase Pagado con Caja Chica, adems debe contener la fecha de pago y nmero del cheque de reembolso del fondo de caja chica. Las solicitudes de reembolso de caja chica deben ser elaboradas y presentadas cuando el encargado (a) haya utilizado el 50% monto establecido del fondo, con el objetivo de contar siempre con disponibilidad de efectivo. La Liquidacin de fondos de caja chica debe mostrar como mnimo, la siguiente informacin por cada gasto realizado (Anexo 2): o Fecha de factura o Nmero de factura o Nombre del proveedor o Descripcin del gasto o Monto neto del gasto (sin incluir impuestos) o Nmero de cuenta contable o Descripcin de cuenta contable Al final de cada mes el (la) encargado (a) del fondo de caja chica deber presentar solicitud de reembolso por el monto utilizado, an cuando el mismo sea menor al 50% del monto establecido del fondo, con el objetivo de contabilizar los gastos en el mes en que se realizaron. En el mes de diciembre de cada ao se debe liquidar el fondo de caja chica en su totalidad, y proceder a su apertura en el mes de enero del siguiente ao. Esta disposicin aplica nicamente para las cajas chicas correspondientes al Programa Regular.


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

c) Apertura de Cuentas Bancarias y Registro de Firmas Cada proyecto debe contar como mnimo con dos cuentas bancarias, una cuenta en dlares de los Estados Unidos de Norteamrica (US$) y otra cuenta en Quetzales (Q). Cuando la entidad cooperante lo requiera o a conveniencia del CEPREDENAC, se podr aperturar una cuenta bancaria en euros (). Se debern registrar firmas mancomunadas para la emisin de cheques voucher y como mnimo debern ser dos (2) firmantes. En todas las cuentas bancarias aperturadas a nombre del CEPREDENAC o de los proyectos que administra, deber ser registrada la firma del Secretario Ejecutivo, quien debe firmar en cada uno de los cheques que se emitan. Las personas que deben tener firma registrada en las cuentas bancarias son: Secretario (a) Ejecutivo (a) (persona que firma en todos los cheques emitidos). Director (a) de Cooperacin Internacional (firma en cheques de honorarios y transferencias). Administrador (a) (firma en todos los cheques excepto los de honorarios y transferencias). En casos de ausencia del Director (a) de Cooperacin Internacional o bien del Administrador (a), si surge un pago de suma urgencia, uno (una) podr sustituir al otro (a). Para proyectos en donde las firmas registradas para la emisin de cheques en las cuentas bancarias son mancomunadas entre un funcionario del CEPREDENAC y un representante de la entidad cooperante, el que deber tener la firma registrada por parte del CEPREDENAC ser el Secretario Ejecutivo.

d) Administracin de Claves de Accesos a Sistemas Bancarios en Internet Al momento de aperturar una cuenta bancaria, el Director (a) Financiero (a) y el Secretario (a) Ejecutivo (a), solicitarn a la institucin bancaria la habilitacin de una clave de acceso para consultas y transacciones de la cuenta bancaria, utilizando el sistema de banca en lnea. El Director (a) Financiero (a), podr solicitar una clave de acceso para el Coordinador (a) del Proyecto, si el caso lo amerita. Estas claves de acceso debern autorizar nicamente a realizar consultas e impresin de estados de cuenta bancarios. Es responsabilidad de los empleados y funcionarios del CEPREDENAC el adecuado uso que le den a las claves de acceso de cuentas bancarias que les sean habilitados. Al momento en que una de las personas con clave de acceso habilitado deje de laborar para el CEPREDENAC, es responsabilidad del Director (a) Financiero (a) la elaboracin de una carta dirigida a la institucin bancaria solicitando la

CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

cancelacin de dicha clave de acceso, esto con el objetivo de prevenir el mal uso de la misma.

e) Emisin, Custodia y Archivo de Cheques Voucher i) Emisin de Cheques Voucher

Todos los cheques voucher (Anexo 3) sern emitidos por el Auxiliar Contable y deben contar con la documentacin de respaldo correspondiente, para el pago a proveedores se deben adjuntar adicionalmente, los documentos generados en los procedimientos indicados en el manual de Compras (Seccin 3, Inciso g) Polticas Generales, Numeral 3). Los documentos que deben adjuntar a cada uno de los cheques , segn el origen del pago son: Pago a Proveedores: Factura original Cotizaciones realizadas Orden de compra Contrato de servicios (si aplica) Pagos a Funcionarios: Factura original (si aplica) Informe de actividades Contrato de trabajo

ii) Procedimiento General para la Emisin de Cheques El procedimiento para la emisin de cheques para pago a proveedores es el siguiente: 1) La Recepcionista recibe la factura del proveedor y emite contrasea de pago. 2) Traslada la factura al Administrador (a) para autorizacin del pago. 3) La Recepcionista hace solicitud del cheque y rene documentacin de soporte. 4) Traslada la documentacin al Contador (a) General para revisin y elaboracin de la partida de diario. 5) El Contador (a) General elabora la partida de diario correspondiente, traslada la documentacin al Auxiliar Contable para la emisin del cheque y Constancia de Exencin del Impuesto al Valor Agregado (Anexo 5). 6) El Auxiliar Contable traslada el cheque voucher elaborado, la constancia de exencin y la documentacin de soporte a el Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin.

CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

7) Al estar aprobado el cheque voucher el Tcnico (a) Financiero (a) lo traslada al Asistente Contable para continuar el proceso. 8) El Auxiliar Contable traslada el cheque voucher a los funcionarios con firma autorizada en las cuentas bancarias para consignar la firma correspondiente. 9) Luego se traslada el cheque firmado a la Recepcionista para que sea entregado a los beneficiarios. Para los cheques voucher emitidos por la cancelacin de honorarios a funcionarios del CEPREDENAC debe adjuntarse como respaldo el informe de actividades elaborado por el funcionario o empleado con el visto bueno correspondiente y la factura (si es funcionario local) o recibo (si es funcionario y/o consultor extranjero), tambin debe adjuntar copia del contrato de trabajo firmado entre el CEPREDENAC y el funcionario. Previo al traslado del cheque a los funcionarios con firma autorizada, el Tcnico (a) Financiero (a) debe revisar y aprobar la documentacin de soporte y firmar el cheque voucher para dejar evidencia del procedimiento realizado. La documentacin de soporte del cheque voucher deber ser revisada por el Tcnico (a) Financiero (a) antes de la emisin del cheque voucher respectivo. Posterior a la revisin y aprobacin los cheques voucher, deben ser trasladados adjuntando la documentacin de soporte correspondiente, a los funcionarios que tienen firma registrada para la emisin de cheques. Para tal efecto se debe de tomar en cuenta lo indicado en el inciso c) de este manual (Apertura de cuentas bancarias y registro de firmas). Queda terminantemente prohibido la firma de cheques voucher en blanco. Todos los cheques debern de consignar la frase No Negociable. Queda terminantemente prohibido la emisin de cheques voucher al portador. iii) Custodia de los Cheques NO cobrados Los cheques con las firmas de autorizado, debern ser trasladados a la Recepcionista, quien ser la persona encargada de la entrega de los cheques a los beneficiarios. Los cheques que no sean cobrados en el horario establecido debern ser entregados a el Director (a) Financiero (a) para su almacenamiento en la caja fuerte. Se establece que los das y horario para pagos a proveedores de bienes y servicios sern los viernes de 14:00 a 17:00 horas. Si el beneficiario no se presenta a las instalaciones del CEPREDENAC a recoger el cheque por el perodo de 6 meses desde la emisin, el cheque debe ser trasladado con nota justificativa emitida por la encargada de entrega de los cheques, a el Director (a) Financiero (a) para su anulacin tanto en el sistema


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

como fsica, la cual deber ser realizada por el Contador (a) General. Los cheques voucher que se elaboren con errores, debern ser anulados fsicamente y en el sistema inmediatamente por el Contador (a) General y archivados en el correlativo de cheques voucher emitidos. Al momento en que el beneficiario se presenta a recoger el cheque voucher debe: Firmar de conformidad al recibir el cheque. Cancelar la factura correspondiente indicando la fecha de recepcin del pago. O emitir el recibo de caja correspondiente cuando se trate de factura cambiaria. Entregar la contrasea de pago emitida por el CEPREDENAC.

Luego de la entrega de los cheques, la documentacin deber ser trasladada al Asistente Contable para el archivo correspondiente. (firmando el control de recepcin de documentos). iv) Emisin de Cheques a Empleados y Funcionarios

Los cheques para pago de honorarios a funcionarios y empleados del CEPREDENAC, debern ser emitidos el penltimo da hbil de cada mes. Dichos cheques debern ser elaborados por el Auxiliar Contable y cumplir con el proceso de revisin y aprobacin establecido para el pago a proveedores (Seccin e) de este manual). La documentacin requerida consistir en el reporte de actividades del funcionario, el cual comprender las actividades del da 21 del mes anterior al da 20 del mes en curso. Salvo los casos cuando en el contrato de trabajo se especifiquen otras condiciones. El reporte de actividades debe ser entregado al Auxiliar Contable a ms tardar el da 25 de cada mes. Los informes de actividades debern estar firmados por el jefe inmediato superior de cada empleado. (Ejemplo: personal de proyectos sern evaluados por los coordinadores (as) de proyectos, y los coordinadores (as) de proyectos sern evaluados por el Secretario Ejecutivo). Al momento en que un empleado inicie relaciones laborales con el CEPREDENAC, se deber elaborar un plan de trabajo durante el perodo que dure el contrato, por lo que mensualmente se deber comparar el informe de actividades con el plan de trabajo elaborado al inicio de la relacin laboral.

A los funcionarios y/ empleados que no han liquidado oportunamente anticipos recibidos para gastos diversos se les realizar el descuento correspondiente del pago de sus honorarios. Se les reintegrar el monto retenido cinco das despus que realicen la liquidacin respectiva (Ver normativa en el manual de Cuentas por Cobrar en Seccin d), Anticipos a Funcionarios para Realizacin de Actividades).


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

v) Del Archivo de los Cheques Voucher Todos los cheques emitidos y cobrados por los beneficiarios debern ser archivados y ordenados por nmero correlativo, por fecha de emisin (das, meses, aos), as como por proyectos y cuentas bancarias. La custodia y responsabilidad de los cheques voucher en blanco estar a cargo del Director (a) Financiero (a) de la entidad. En tanto los cheques voucher emitidos y anulados estarn bajo la responsabilidad del Auxiliar Contable y de el Contador (a) General.

f) Transferencias Bancarias nicamente el Director Financiero (a) y el Contador (a) General de la entidad estn autorizados (as) para la realizacin de transferencias bancarias. Ya sea entre cuentas bancarias de la institucin o para la realizacin de pagos por concepto de anticipos o contrapartidas a entidades relacionadas con el CEPREDENAC. Dichas transferencias debern contar con la firma de visto bueno del Secretario Ejecutivo del CEPREDENAC.

g) Cambio de Divisas (Moneda Extranjera) Para las operaciones en moneda extranjera, se aplicar el tipo de cambio establecido por el banco al momento de realizar las transferencias bancarias correspondientes. No se manejar diferencial cambiario (derivado de negociacin de divisas).

h) Conciliaciones Bancarias Se deben elaborar conciliaciones bancarias por todas las cuentas aperturazas (activas) a nombre del CEPREDENAC y de los proyectos que administra, a ms tardar el da 10 del mes siguiente al que se concilia. Los estados de cuenta correspondientes deben ser impresos utilizando el servicio en lnea bancario el primer da hbil del mes (Anexo 6). Al momento de recibir los estados de cuenta bancarios originales del banco, se deben sustituir los estados de cuenta impresos utilizando el servicio en lnea ofrecido por el banco, verificando que no existan diferencias entre los mismos, en caso de que las hubiese deben ser reportadas. El saldo del banco mostrado en las conciliaciones bancarias debe coincidir con el saldo mostrado en los estados de cuenta recibidos del banco. Debido a que los estados financieros se presentan en US$ dlares, el tipo de cambio que se debe utilizar para re-expresar la moneda local (Quetzales) a US$ dlares deber ser el tipo de cambio que proporciona el banco al


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

momento de efectuar las transferencias bancarias de US$ dlares a quetzales. Los cheques en circulacin con perodos de 6 meses o ms debern anularse y registrarse en una cuenta pendiente de pago al beneficiario del cheque voucher.


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

i) Emisin y Custodia de Constancias de Exencin del Impuesto al Valor Agregado Estas se emitirn nicamente por los gastos que realice el CEPREDENAC en el giro normal de sus operaciones y nicamente por los fondos que administra. Queda terminantemente prohibido emitir constancias de exencin por gastos personales de funcionarios del CEPREDENAC. Como ejemplo de estos gastos se mencionan los pagos de seguros de dependientes del personal que labora para el CEPREDENAC, excepto aquellos funcionarios que en sus contratos se exprese lo contrario. Se deben emitir constancias de exencin de IVA en todas las compras de bienes o servicios que se adquieran por montos iguales o mayores a Q 400.00. Las constancias de exencin de IVA deben ser custodiadas por el Auxiliar Contable del CEPREDENAC quien es responsable del correcto uso de las mismas. Trimestralmente se debe enviar al Ministerio de Relaciones Exteriores un informe de todas las constancias de exencin emitidas durante el trimestre calendario, este reporte deber ser elaborado por el Auxiliar Contable y con el visto bueno del Contador (a) General (Anexo 7).

j) Procedimientos Ante Fraudes Ocurridos Es responsabilidad del Director (a) Financiero (a) y el Tcnico (a) Financiero (a) del CEPREDENAC, establecer los controles necesarios que permitan detectar de forma oportuna posibles fraudes e irregularidades en el manejo de los fondos del Programa Regular y los fondos de los Proyectos que administra el CEPREDENAC. Al momento en que se establezca o determine que algn Funcionario o Empleado del CEPREDENAC est haciendo uso indebido de los fondos a su cargo, se deber realizar el procedimiento siguiente:

1) Se deber citar al Funcionario o Empleado y se le solicitar la documentacin bajo su responsabilidad. 2) El Tcnico (a) Financiero (a) en presencia de el Director (a) Financiero (a), deber realizar un arqueo de la documentacin y establecer la razonabilidad de los mismos. 3) Si se determina que efectivamente existen irregularidades en el manejo de fondos por parte del Funcionario o Empleado, se deber informar al Administrador (a) para que proceda a elaborar el Acta Administrativa. 4) A partir de ese momento el Funcionario o Empleado involucrado en el manejo irregular de fondos, quedar inhabilitado para ejercer sus funciones. 5) Temporalmente y mientras se aclare la situacin, al Contador (a) General custodiar la documentacin recibida del empleado.

CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

10

6) Si el monto de la irregularidad detectada es mayor a US$ 5,000, se deber contratar los servicios de una firma de auditora externa para la revisin del fraude, de lo contrario bastar con la revisin realizada por el Tcnico (a) Financiero (a) para determinar y certificar el monto de la irregularidad. 7) Despus de realizar las investigaciones y procedimientos de verificacin de la documentacin, y se determina que el Funcionario o Empleado efectivamente incurri en irregularidades en el manejo de los fondos, a partir de ese momento finalizar su relacin laboral con el CEPREDENAC, as mismo el Administrador (a) deber realizar los procesos penales y administrativos ante las autoridades competentes para la recuperacin del monto no utilizado para los fines del CEPREDENAC. 8) Si el empleado aclara todas las dudas surgidas, inmediatamente retornar a sus actividades ordinarias.

k) Reglamento para el Uso de Fondos en el CEPREDENAC Para todo funcionario o empleado que como parte de sus funciones se establezca el uso y manejo de efectivo se debe adquirir una fianza de fidelidad, esto con el objetivo de que al momento en que se detecten fraudes e irregularidades que involucren al funcionario, el CEPREDENAC pueda ejecutar la fianza (el costo de la fianza correr a cargo del funcionario).

3. Glosario de Trminos 4.1 Firmas Registradas: Son las firmas registradas ante el banco y aceptadas por este para pago de los cheques emitidos. 4.2 Fondo de Caja Chica: Efectivo disponible para cubrir gastos menores del CEPREDENAC y de los proyectos que administra. 4.3 Constancia de Exencin del Impuesto al Valor Agregado (IVA): Documento que se extiende a los proveedores de bienes y servicios para cubrir el monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA), debido a que el CEPREDENAC es una entidad exenta del pago de dicho impuesto.


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

11

4. Diagramas de Flujos 4.1 Simbologa Utilizada en los Flujogramas

Smbolo

Descripcin Inicio / Final Determina el inicio o final de una operacin.

Proceso Se utiliza para describir una actividad, un proceso o verificacin realizados.

Almacenamiento / Archivo Almacenamiento en archivos especiales de documentos o en el sistema de cmputo.

Documento Todo documento preimpreso o impreso

Decisin Indica una decisin sobre una actividad o proceso.


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

12

4.2 Diagrama del Procedimiento de Solicitud y Entrega de Fondos de Caja Chica


Departamento: Responsable: Jefe Inmediato: Contabilidad Director(a) Financiero(a),Tcnico(a) Financiero(a),Contador(a) General,Auxiliar Contable,Administrador(a),Coordinador(a) Proyectos Secretario Ejecutivo Pgina 1 Flujograma Descripcin

Responsable

Inicio

1)

Se crea un fondo de caja chica para cubrir gastos menores del programa regular y de los proyectos que se administra el CEPREDENAC.

Administracin

Persona encargada

2)

La administracin designar a la persona encargada del manejo de caja chica

Personal CEPREDENAC Personal Proyectos

Solicitud

3)

Llenan una solicitud para solicitar que se les asigne cierta cantidad de efectivo para cubrir gastos menores.

Encargado (a) de Caja Chica

Entrega de dinero solicitado

4)

Recibe la solicitud y la traslada a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin

5) Tcnico (a) Financiero (a) Aprobacin

Revisa y aprueba la solicitud de los fondos por parte del personal

6) Encargado (a) de Caja Chica

Entrega de dinero solicitado

Despus de aprobada la solicitud se traslada a el (la) encargado (a) de Caja Chica

7) Encargado (a) de Caja Chica

Se entrega la cantidad solicitada por el personal

Entrega de dinero solicitado

Encargado (a) de Caja Chica

Firma de vale

8)

El empleado o funcionario recibe el efectivo y firma el vale que ampara la misma (Anexo 1)

Archivo
Encargado (a) de Caja Chica 9) Archiva el vale debidamente firmado por el empleado a la espera de su liquidacin Fin del proceso

Fin
Elaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes Revisado por __DRA / EC__

10)


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

13

4.3 Diagrama del Procedimiento de Liquidacin de Anticipos


Departamento: Responsable: Jefe Inmediato: Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo Flujograma Descripcin

Pgina 1

Responsable

Empleado o Funcionario

Inicio

1)

Se presenta a liquidar el anticipo otorgado utilizando fondos de caja chica.

Encargado (a) de Caja Chica

Revisin

2) Verifica que la documentacin que se adjunta cumpla con los requisitos establecidos en manual de compras (Seccin g), Polticas Generales).

No Encargado (a) de Caja Chica 3)

Aceptacin

Aprueba los documentos que se adjuntan como liquidacin de caja chica o de lo contrario los traslada nuevamente a la persona responsable.

Si

4) Encargado (a) de Caja Chica

Se anula el vale

Anula el vale que amparaba los anticipos de caja chica al funcionario y adjunta la documentacin recibida como parte del fondo de caja chica.

Encargado (a) de Caja Chica

Arribo

5)

Archiva la documentacin de soporte

Fin

6)

Finaliza el proceso

Elaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes

Revisado por __DRA / EC__


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

14

4.4 Diagrama del Procedimiento de Gastos Directos


Departamento: Responsable: Jefe Inmediato: Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador(a) de proyectos Secretario Ejecutivo Flujograma Descripcin

Pgina 1

Responsable

Personal Cepredenac Personal Proyectos

Inicio

1)

Se presentan con el (la) encargado (a) de Caja Chica para la liquidacin de gastos realizados, utilizando fondos propiedad del empleado.

Personal Cepredenac Personal Proyectos

Documentacin de soporte

2)

El personal entrega a el (la) encargado (a) de Caja Chica la documentacin que solicita ser liquidada.

Encargado (a) de Caja Chica

3)

Revisin de documentacin

Revisa la documentacin, que este a nombre de CEPREDENAC con el NIT correcto y que el gasto este aprobado por el (la) Administrador (a) o por el (la) Coordinador (a) del proyecto segn sea el caso.

Encargado (a) de Caja Chica

Aprobacin

4)

Revisa y aprueba la documentacin de los fondos por parte del personal.

Encargado (a) de Caja Chica

Entrega de dinero solicitado

5)

Se entrega la cantidad solicitada por el personal .

Encargado (a) de Caja Chica

Archivo

6) Archiva la documentacin para soportar la liquidacin de caja chica.

Fin
Elaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes Revisado por __DRA / EC__

7)

Fin del proceso.


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

15

4.5 Diagrama del Procedimiento de Reintegro del Fondo de Caja Chica


Departamento: Responsable: Jefe Inmediato: Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo Flujograma Descripcin

Pgina 1

Responsable

Encargado (a) de Caja Chica

Inicio

1)

Al momento de que se agoten los fondos asignados para caja chica, se deber solicitar el reintegro de la misma.

Encargado (a) de Caja Chica

Reintegro de caja chica

2)

Deber solicitar el reintegro de caja chica utilizando el formato establecido (Anexo 2).

Encargado (a) de Caja Chica

Traslado

3)

Deber trasladar esta solicitud de reintegro a el (la) Administrador (a) para su revisin.

Encargado (a) de Caja Chica

Revisin

4)

Revisar y aprobar la liquidacin y solicitud de reintegro.

Encargado (a) de Caja Chica

Solicitud de cheque

5) Elaborar solicitud de emisin de cheque para reintegro de caja chica.

Tcnico (a) Financiero (a)

Revisin de documentacin

6)

Revisar y aprobar la documentacin que ampara la solicitud de reintegro de caja chica.

Auxiliar Contable

Elaboracin de cheque

7)

Elaborar cheque de reintegro de caja chica (Ver Seccin e), Emisin, Custodia y Archivo de Cheques Voucher).

Auxiliar Contable

Archivo

8)

Archivo de documentos.

Fin

9)

Fin del proceso.

Elaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes

Revisado por __DRA / EC__


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

16

4.6 Diagrama del Procedimiento de Apertura de Cuentas Bancarias


Departamento: Responsable: Jefe Inmediato: Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo Pgina 1/2

Responsable

Flujograma Inicio

Descripcin

1)

El proceso inicia al momento en que se firman los convenios con las entidades donantes y el CEPREDENAC.

Polticas internas

2)

Por polticas internas del CEPREDENAC cada proyecto administrado deber contar con una cuenta bancaria en US$ dlares, una en moneda local (Quetzales) y una en Euros ().

Administracin Departamento Financiero

3) Requisitos

La administracin conjuntamente con la Direccin Financiera Contable son los encargados de cumplir con los requisitos solicitados por las instituciones bancarias para la apertura de las cuentas bancarias.

4) Bancos del Sistema El banco recibe papelera El Banco del sistema designado ser el que reciba la papelera y efectuar los trmites necesarios para la apertura de las cuentas bancarias.

Bancos del Sistema Verificacin

5)

Se cumplen con todos los requisitos establecidos por el banco (Se debe de tomar en cuenta que las firmas registradas debern ser de los siguientes funcionarios: Secretario Ejecutivo, Director (a) de Cooperacin Internacional y el (la) Administrador (a)).

No 6) Bancos del Sistema Aprobacin La entidad bancaria autoriza la apertura de las cuentas bancarias.

Si Elaboracin de Pliza de diario. 7) El (la) Contador (a) General despus de realizar los procesos anteriores, deber de elaborar la partida de diario para el registro de la cuenta contable en la contabilidad del proyecto o programa regular.

Contador (a) General

Contador (a) General

Traslado

8)

Se traslada la pliza de diario a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin.

No Tcnico (a) Financiero (a) Revisin y aprobacin Si 1 9) Revisa la pliza de diario, si no cumple con los procedimientos establecidos, deber ser devuelta a el (la) Contador (a) General para su correccin. Si el documento es correcto contina el proceso.


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

17

Departamento: Responsable: Jefe Inmediato:

Contabilidad Director (a) Financiero (a), Financiero (a), Contador (a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de proyectos Secretario Ejecutivo

Pgina 2/2

Responsable

Flujograma

Descripcin

Contador (a) General

Contabilizacin de plizas de diario

10)

Se contabilizan las plizas de diario elaboradas.

Contador (a) General

Archivo

11)

Se archivan las plizas contables.

Fin

12)

Finaliza el proceso.

Elaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes

Revisado por __DRA / EC__


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

18

4.7 Diagrama del Procedimiento de Claves de Acceso a las Cuentas Bancarias


Departamento: Responsable: Jefe Inmediato: Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo Pgina 1/1

Responsable

Flujograma Inicio

Descripcin

1) El proceso inicial al momento en que se apertura una cuenta bancaria a nombre del CEPREDENAC o de los proyectos que administra.

Claves de Acceso Director (a) Financiero (a)

2) El (la) Director (a) Financiero (a), deber solicitar al banco en la que se apertur la cuenta bancaria, el acceso a travs de internet a estas cuentas. La solicitud deber ser por medio de carta proporcionada por el banco para el efecto.

Claves de Acceso Banco del Sistema

3) El banco en donde se apertur la cuenta bancaria deber proceder con el trmite de otorgamiento de las claves de acceso de las cuentas bancarias.

Banco del Sistema

El banco recibe papelera

4) El banco en donde se apertur la cuenta bancaria, designar la forma en la cual se asigne la clave de acceso a dicha cuenta. Unicamente el Secretario (a) Ejecutivo (a), el (la) Director (a) Financiero (a) y el (la) Contador (a) General del CEPREDENAC, tendrn acceso a las claves para el manejo de las cuentas bancarias.

Archivo
Director (a) Financiero (a) 5) Deber guardarse las claves de acceso a las cuentas bancarias en una caja fuerte bajo llave, en la que nicamente tendrn acceso el Secretario (a) Ejecutivo (a) y el (la) Director (a) Financiero (a).

Fin

6) Fin del proceso

Elaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes

Revisado por __DRA / EC__


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

19

4.8 Diagrama del Procedimiento de Emisin, Registro y Custodia de Cheques Voucher


Departamento: Responsable: Jefe Inmediato: Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo Pgina 1/2

Responsable

Flujograma 1) Inicio

Descripcin La emisin de los cheques se originan por las siguientes razones: pago a proveedores por compra de bienes y suministros, pago de honorarios por servicios prestados, anticipos otorgados a funcionarios y empleados del CEPREDENAC, reintegro de caja chica, pagos a contrapartidas por convenios suscritos. La Secretaria Recepcionista recibe la factura del proveedor y emite la contrasea de pago (Anexo 4).

Secretaria Recepcionista

Contrasea de pago

2)

3) Secretaria Recepcionista Traslado

Traslada la factura recibida del proveedor a el (la) Administrador (a) para la aprobacin del pago.

No

Administrador (a)

Autorizacin

4)

Si

El (la) Administrador (a) verificar que la factura cumpla con los requisitos necesarios, que el producto o servicio se haya recibido satisfactoriamente, proceder a autorizar el pago de la factura.

Administrador (a)

Traslado

5) Traslada la factura del proveedor a la Secretaria Recepcionista.

Secretaria Recepcionista

Solicitud de cheque y documentacin de soporte

6)

La Secretaria elabora la solicitud del cheque y prepara la documentacin de soporte necesarias (Ver Manual de Compras, Seccin g) Polticas Generales, Numeral 3).

Secretaria Recepcionista

Traslado

7)

La Secretaria traslada a el (la) Contador (a) la solicitud de cheque y la documentacin de soporte para su revisin.


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

20

Departamento: Responsable: Jefe Inmediato:

Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador(a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo Pgina 2/2

Responsable

Flujograma 2

Descripcin

Contador (a) General Revisin y elaboracin de patida de diario Contador (a) General Firma de cheques

8)

El (la) Contador (a) General, recibe la documentacin las revisa y al cumplir los requisitos establecidos, elabora la partida de diario en el sistema contable.

9)

El (la) Contador (a) General traslada la documentacin a el (la) Auxiliar Contable para la elaboracin del cheque voucher y la constancia de exencin del Impuesto al Valor Agregado.

Auxiliar Contable
Elaboracin de Cheques y constancias de exencin

10) El (la) Auxiliar Contable, elabora el cheque voucher, as como la constancia de exencin del Impuesto al Valor Agregado.

Auxilar Contable

Traslado

11)

Trasladar el cheque elaborado, la constancia de exencin del Impuesto al Valor Agregado y la documentacin de soporte a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) para su aprobacin (Anexo 3).

NO 12) Tcnico (a) Financiero (a) Revisin y aprobacin SI 13) Tcnico (a) Financiero (a) Traslado El (la) Tcnico (a) Financiero (a) despus de revisar y aprobar el cheque y la documentacin, traslada nuevamente la infomacin a el (la) Auxiliar Contable. El (la) Tcnico (a) Financiero (a) revisa y aprueba el cheque voucher, la constancia de exencin del Impuesto al Valor Agregado y la documentacin de soporte.


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

21

Departamento: Responsable: Jefe Inmediato:

Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo

Pgina 1

Responsable

Flujograma

Descripcin

Auxiliar Contable Traslado a Funcionarios para firma

14)

Recibe los cheques aprobados por el (la) Tcnico (a) Financiero (a) para ser trasladados a los funcionarios con firma autorizada.

Funcionarios con firma autorizada

Traslado

15) Verifican que los cheques consignen documentacin de sopote y que hayan sido previamente revisados para consignar su firma.

Auxiliar Contable Elaboracin de litado de cheques

16)

Elabora un listado de todos los cheques emitidos, listos para ser entregados a los beneficiarios.

17) Auxiliar Contable Traslado

Despus de elaborar el listado, traslada los cheques con firma autorizada y la documentacin de soporte a Secretaria Recepcionista para la entrega a los beneficiarios

18) Secretaria Recepcionista Entrega de cheque voucher al beneficiario

Recibe los cheques voucher y es la encargada de la entrega de los mismos a los beneficiarios.

Secretaria Recepcionista

Archivo

19) Despus de entregar los cheques a los beneficiarios, traslada los cheques voucher a el (la) Auxiliar Contable para su archivo.

Fin

20)

Finaliza el proceso.

Elaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes

Revisado por __DRA / EC__


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

22

4.9 Diagrama del Procedimiento de Transferencia Bancaria


Departamento: Responsable: Jefe Inmediato: Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo Pgina 1/2

Responsable

Flujograma

Descripcin

Inicio

1)

Las transfencias bancarias se originan por los siguientes motivos: traslados entre cuentas, por pago de contrapartidas por convenios suscritos entre el CEPREDENAC y otras instituciones.

Administrador (a) / Asistente

Contrasea de pago

2)

El proceso inicia al momento en que se emite la contrasea de pago por parte de la Administracin de CEPREDENAC o cuando una institucin de los pases miembros o entidad co-ejecutora solicita anticipo de fondos.

Administrador (a) / Asistente

Solicitud de transferencia

3)

Se elabora solicitud de emisin de transferencia.

4) Verificacin Contador (a) General Revisar y verificar que la documentacin que ampara la solicitud de emisin de transferencia sea correcta y que cumpla con los procedimientos establecidos en el manual de compras.

5) Traslado Auxiliar Contable

Traslado a el (la) Director (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin para lo cual se deber adjuntar toda la documentacin de soporte necesaria: Factura, solicitud de emisin de cheque, contrasea de pago.

No

Director (a) Financiero (a)

Aprobacin

6)

Aprueba la operacin.

Si

Traslado Auxiliar Contable 7) Traslada las solicitudes de transferencias a el Secretario Ejecutivo para su aprobacin y visto bueno.

Secretario Ejecutivo

Firma de Aprobacin

8)

El Secretario Ejecutivo deber consignar su firma de visto bueno en las solicitud de transferencia.


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

23

Departamento: Responsable: Jefe Inmediato:

Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo Pgina 2/2

Responsable

Flujograma 2

Descripcin

Secretario Ejecutivo Traslado

9)

Devuelve la solicitud de transferencia autorizado a el (la) Auxiliar Contable.

Auxiliar Contable Traslado

10)

Traslada la autorizacin a el (la) Director (a) Financiero (a) para realizar la transferencia respectiva.

Director (a) Financiero (a) Realizacin de Trasnferencias

11)

Se realiza el proceso de transferencias bancarias, ya sea para instituciones co-ejecuotoras de proyectos o para entidades de pases miembros del CEPREDENAC.

Contador (a) General Partida de diario

12)

Realizar la partida de diario por la transferencia realizada y contabilizar cumpliendo con el proceso de revisin de la pliza por parte de el (la) Tcnico (a) Financiero (a).

Administrador (a) / Asistente Archivo 13) Se archivan los documentos

Fin

14)

Fin del proceso

Elaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes

Revisado por __DRA / EC__


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

24

4.10

Diagrama del Procedimiento de Cambio de Divisas


Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a) , Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo Pgina 1/1

Departamento: Responsable: Jefe Inmediato:

Responsable

Flujograma Inicio 1)

Descripcin El cambio de divisas se origina al momento en que se realizan pagos en moneda diferente a la moneda en que se apertur la cuenta bancaria, tal es el caso de pagos en quetzales realizados con cuentas aperturadas en US$ dlares, pagos en Euros realizados con cuentas aperturadas en US$ dlares. El tipo de cambio que se utilizar para las cuentas bancarias en moneda extranjera, se deber basar en el tipo de cambio que establece el banco al momento de realizar la trasnferencia banciaria. Por lo que no se manejar diferencial cambiario en ninguna operacin. Para efectos de determinar los montos de gastos se deber utilizar el tipo de cambio de la primera transferencia recibida del donante, hasta agotar dicho monto. Es decir que el tipo de cambio para el registro de los gastos se deber calcular con base al tipo de cambio en el que se realiz el desembolso.

Contador (a) General

Pago o transferencia de fondos

2)

3) Contador (a) General Registro de gastos

4) Contador (a) General Traslado

El (la) Contador (a) General deber trasladar las transferencias y/o partidas de gastos registradas a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) con el fin de que sea revisado el tipo de cambio aplicado en cada una de las transacciones registradas.

No Tcnico (a) Financiero (a) Aprobacion 5) Aprobar la operacin.

Si

Tcnico (a) Financiero (a)

Traslado

6)

Trasladar las transferencias y/o partidas con el visto bueno para que las mismas puedan ser operadas en el sistema contable.

7) Contador (a) General Registro Contable

El (la) Contador (a) General al tener el visto bueno de el (la) Tcnico (a) Financiero (a) con respecto a los tipos de cambio aplicados, deber proceder con los registros contables en el sistema contable del CEPREDENAC o del proyecto al que corresponde la operacin realizada.

Contador (a) General

Archivo

8)

El (la) Contador (a) General deber archivar los documentos que amparan los gastos registrados o las trasnferencias.

Fin

10)

Finaliza el proceso.

Elaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes

Revisado por __DRA / EC__


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

25

4.11

Diagrama del Procedimiento de Conciliaciones Bancarias


Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo

Departamento: Responsable: Jefe Inmediato:

Pgina 1

Responsable

Flujograma

Descripcin

Contador (a) General

Inicio

1)

Este proceso inicia al momento en que el banco enva el estado de cuenta bancario.

Contador (a) General

Conciliacin bancaria

2)

Elabora conciliacin bancaria utilizando el formato establecido (Anexo 2).

Traslado Contador (a) General 3) Traslada a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) para su revisin y aprobacin.

No Tcnico (a) Financiero (a) Si Revisin 4) Revisa y aprueba la conciliacin bancaria.

SI Contador (a) General Comparacin con estados financieros 5) Coteja con estados financieros los montos de la conciliacin bancaria.

Contador (a) General Archivo

6)

Archiva las conciliaciones bancarias.

Fin

7)

Fin del proceso.

Elaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes

Revisado por __DRA / EC__


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

26

4.12 Diagrama del Procedimiento de Constancias de Exoneracin del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Departamento: Responsable: Jefe Inmediato: Contabilidad Director(a) Financiero(a),Tcnico(a) Financiero(a), Contador (a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo Pgina 1/2

Responsable

Flujograma Inicio

Descripcin

Asistente Administrativo

1)

El proceso inicia al momento en que se recibe la factura del proveedor y se emite la contrasea de pago (Anexo 4).

Asistente Administrativo

Solicitud de emisin de cheque

2)

Elabora solicitud de emisin de cheque voucher dirigido a el (la) Auxiliar Contable.

Contador (a) General / Auxiliar Contable

Elaboracin de constancia de exencin

3)

Al momento de la elaboracin del cheque voucher de pago, tomar en cuenta que el Impuesto al Valor Agregado -IVA- no ser pagado, utilizando constancias de exencin. (Ver Anexo 5)

Traslado Contador (a) General / Auxiliar Contable

4)

Trasladar a el (la) Tcnico (a) Financiero (a) los cheques voucher emitidos y las constancias de exencin de IVA para su revisin.

Tcnico (a) Financiero (a)

Revisin

5)

Verificar la correcta elaboracin de las constancias de exencin de IVA.

Traslado Auxiliar Contable

6)

Trasladar a el (la) Asistente Administrativo (a) los cheques voucher de pago a proveedores por bienes o servicios, adjuntando las constancias de exencin de IVA.

7) Asistente Administrativo Entrega a proveedores

Llegado el momento de la realizacin de los pagos a proveedores, entregar los cheques acompaados de las constancias de exencin de IVA. Deber entregar al proveedor la constancia de exencin original y la copia la adjuntar al cheque voucher.

Traslado Asistente Administrativo

8)

Trasladar el total de cheques voucher entregados proveedores a el (la) Auxiliar Contable para su archivo.


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

27

Departamento: Responsable: Jefe Inmediato:

Contabilidad Director(a) Financiero(a), Tcnico(a) Financiero(a), Contador(a), Auxiliar Contable, Administrador (a), Coordinador (a) de Proyectos Secretario Ejecutivo Pgina 2/2

Responsable

Flujograma

Descripcin

Auxiliar Contable

Archivo

9)

Archivar los cheques voucher adjuntando las constancias de exencin de IVA emitida.

Contador (a) General / Auxiliar contable

Elaboracin de informe de constancias emitidas

10)

Trimestralmente el (la) Auxiliar Contable deber elaborar un informe de todas las constancias de IVA emitidas durante el perodo, para ser trasladado al Ministerio de Relaciones Exteriores (Anexo 7).

Auxiliar Contable

Archivo

11)

Se archivan las constancias de exencin emitidas y los reportes enviados al Ministerio de Relaciones Exteriores.

Auxiliar Contable

Fin

12)

Fin del proceso.

Elaborado por__DRA / AR _ Vo. Bo. Administrador (a) Vo. Bo. Director (a) Financiero (a) Vo. Bo. Secretario (a) Ejecutivo (a) Vo. Bo. Consejo de Representantes

Revisado por __DRA / EC__


CIFESALBRGM10.Calle320Zona10Edif.CentroEjecutivoOf.408Tels.+50223634634/39/44CiudaddeGuatemala

28