UNIVERSIDAD NACIONAL

Pedro Ruiz Gallo

FACULTAD DE CIENCIAS FISICAS Y MATEMATICAS

Ing. en Computacin e Informtica

ALUMNOS : Cubas Dvila Ronald. Leiva Pea Ronald. Rodrguez Gutirrez Jimmy. DOCENTE : Lic. Gerardo Gaspar Deza Malca

CURSO

Liderazgo

TEMA

Administracin del Tiempo

CICLO

LAMBAYEQUE, Diciembre del 2011

SUMARIO
Introduccin 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Qu es el tiempo?..................................................................4 Caractersticas del tiempo....5 Elementos bsicos para controlar el tiempo..6 Mitos..7 La administracin del tiempo 8 Generaciones de la administracin del tiempo...9 La matriz de administracin del tiempo..10 Resultados de vivir en un solo cuadrante..13 Principios para administrar con eficiencia el tiempo....16 eficientemente el tiempo...19 11. Como ocupar el Tiempo Muerto23 12. Desperdiciadores de tiempo24 13. Tcnicas para administrar el tiempo..32 14. Dinmica.34 15. Glosario...40 Conclusiones y recomendaciones Bibliografa y linkografa Anexos

10. Caractersticas de un emprendedor que administra

INTRODUCCION

El tema presentado en este trabajo es acerca de la Administracin del Tiempo, partimos del hecho de que el tiempo no existe sino que es simplemente un instrumento de medida en dimensin al cambio por lo cual sin cambio no existira el tiempo; es uno de los recursos ms apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar.

Tambin mostramos sus principales caractersticas como, las diferentes generaciones por las que la Administracin del tiempo ha pasado para llegar a la actual, la cual se basa en el concepto de La Matriz de Administracin del Tiempo, que se encuentra constituida por un sistema de doble entrada para poder ubicarnos en los cuadrantes segn sea Urgente o Importante las labores que realizamos.

Tambin hemos credo conveniente aadir a manera de dinmica un cuestionario el cual nos mostrara que tan efectivo es como estamos administrando nuestro tiempo y mostrar algunos de las posibles fallas q tengamos.

QU ES EL TIEMPO?
Para qu es el tiempo? Quin puede explicarlo fcil y brevemente?. Quin puede tanto comprenderlo mentalmente como expresarse al respecto? y sin embargo, qu puede ser ms familiar y ms mencionado concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo? Seguramente lo entendemos suficientemente bien cuando hablamos de l; igualmente lo entendemos cuando lo omos nombrar, al hablar con otra persona. Qu es entonces el tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo lo s; pero si quisiera explicrselo a alguien que me lo pregunte, sencillamente no lo s. Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustn escribi esas palabras; todos sabemos lo que queremos expresar con el trmino tiempo, pero no podemos decir lo que es. Los modernos diccionarios lo definen: Relacin que se establece entre dos o ms fenmenos, sucesos, cuerpos u objetos (Encicl. Ilustrada Cumbre) Duracin de los fenmenos. . . poca, siglo (Dicc. Larousse) Duracin de las cosas sujetas a mudanza (Dicc. de la Real Academia) Aspecto mensurable de la duracin (Dicc. de Psicologa).

La mejor definicin, si bien no la ms clara para el lector moderno, sigue siendo la antiqusima definicin de Aristteles: El nmero, o la medida, del movimiento segn antes y despus. Para Aristteles, como para la mayora de los filsofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivala a cambio (decan que todo lo que cambiaba se mova de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad)... El tiempo es pues, la dimensin del cambio. Si nada cambiara, no habra tiempo. Resulta entonces un corolario que sorprender a ms de uno: El tiempo en s no existe. No existe porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilmetro ni el litro, sino nicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.

CARACTERSTICAS DEL TIEMPO

1. 2. 3. 4. El ms importante de los recursos. El ms atpico de los recursos. El recurso ms equitativo: todos tenemos el mismo. Un recurso limitado y caduco por definicin: hagamos lo que hagamos se nos acaba. 5. 6. Recurso inelstico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse. El ms indispensable de los recursos: ninguna accin humana puede realizarse sin tiempo. 7. 8. Recurso insustituible. Recurso inexorable: no podemos variar ni su direccin, ni su sentido, ni su cadencia. Lo ms que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando. 9. Recurso Paradjico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cmo lo usamos, pero nunca de no tenerlo. 10. Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo. 11. 12. Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen. 13. No se puede comprar.

ELEMENTOS BSICOS PARA CONTROLAR EL TIEMPO

Conozca cmo utiliza su tiempo: durante una semana, lleve una bitcora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categoras como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus

responsabilidades.

Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada da y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asgneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.

Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirn comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo especfico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer (to-do lists), calendarios, planificadores, entre otros.

Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:

Sobrecargar su horario: tratar de hacer ms de lo que resulta posible.

Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo

Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefnicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.

MITOS
El mito de la actividad: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte. El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin, y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones. El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. El mito del indispensable: Los resultados son directamente

proporcionales al volumen de trabajo invertido, as que yo trabajo 15 hrs. diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor. El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenando a repetir lo que sali mal. El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima. El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Como el tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es la administracin de s mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los administradores. La administracin del tiempo es una ilusin, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. En conclusin se podra decir que administracin del tiempo es: Identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algn significado. Administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados ms eficaces. Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendran tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas ms eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con ms rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rpidos, podran tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como estrategia para usar el tiempo es muy pobre. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cunto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solucin es enfocarse primero en las cosas ms importantes, en la seguridad de que siempre habr tiempo suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.

Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos dado un paso muy importante hacia una efectiva administracin de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se convertir en un problema menor.

GENERACIONES DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

En esta rea cada generacin toma como base la anterior, y nos acerca a un mayor control de nuestra vida, como muchas otras reas del esfuerzo humano.

La primera generacin se caracteriz por las notas o listas de tareas, que tendan a proporcionar cierto reconocimiento y totalidad a los mltiples requerimientos a nuestro tiempo y nuestra energa.

La segunda generacin se caracteriz por agendas, ello reflej un intento de mirar hacia delante, programar los acontecimientos y actividades del futuro.

La tercera generacin refleja el campo actual de la administracin del tiempo suma a las generaciones precedentes la idea de priorizar, de clarificar valores, de comparar la importancia relativa de las actividades sobre la base de su relacin con estos valores. Adems se centra en el establecimiento de metas, objetivos a largo, medio o corto plazo hacia los cuales se orientara el tiempo y la energa, en armona con los valores.

La cuarta generacin esta reconoce que la "administracin de tiempo" es en realidad una denominacin poco feliz. El desafo no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos. La idea principal de esta generacin puede captarse en la matriz de administracin del tiempo esquematizada a continuacin.

LA MATRIZ DE ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitar no slo la comprensin, sino que adems nos brindar una herramienta til para luego "vivir" el modelo propuesto. En primer lugar debemos hacer diferencia entre Urgente e importante: Urgente significa que necesita una atencin inmediata, las cosas urgentes actan sobre nosotros, el timbre del telfono es urgente, las materias urgentes son por lo general muy visibles, nos presionan, reclaman nuestra atencin. La importancia tiene que ver con los resultados, si es algo importante, realiza una aportacin a nuestra misin, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad.

CUADRANTE 1: Se le denomina a este cuadrante Lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos amenazada nuestra existencia hoy: Proyectos con fechas de cierre y con tiempo lmite. Vencimientos Resolucin de problemas inmediatos. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestin orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, entre otros, caracteriza a este cuadrante. Dentro de este tiempo existen los llamados roba tiempos los cuales pueden ser: Interrupciones. Imprevistos Reuniones no planificadas, entre otros. Representan deseos y necesidades de las dems personas que se transforman en solicitudes explcitas hacia nosotros que nos distrae de hacer las cosas realmente importantes, as al final del da podemos comentar "Me pas todo el da ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tena previsto". Aquellas personas que viven solo en este cuadrante son afectas al final con: Estrs Agotamiento 10

CUADRANTE 2: Llamado lo Importante, No Urgente, refiere a aquellas cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. Representa el meollo de la administracin personal efectiva. Planificar mejoras. Capacitar. Prevenir riesgos. Anticiparse a tendencias. Resolver conflictos antes de que se transformen en crisis. Descanso y recuperacin de energas personales, entre otros.

Representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafos futuros. Estas cuestiones estn ms lejanas en el tiempo para su resolucin, no presionan sobre nosotros. Si no, que nosotros debemos presionar sobre ellas.

Pero aqu tambin tenemos algunos roba tiempos como son: Actividades de evasin Trivialidades Ocio no planificado Prdidas de tiempo, entre otros.

Como conclusin podemos decir que la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es responsabilizarse por construir desde hoy, los pilares de su futuro, y resumido en un frase seria:

"Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante."

Aquellas personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los CUADRANTES III "urgente pero no importante" y IV "no urgente no importante" llevan vidas bsicamente irresponsables, a diferencia de las personas

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efectivas que permanecen fuera de los CUADRANTES III y IV, porque, urgentes o no, no son importantes. MATRIZ DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO URGENTE Actividades: IMPORTANTE
Crisis. Problemas apremiantes. Proyectos cuyas fechas vencen

NO URGENTE Actividades:
Prevencin. Construir relaciones. Reconocer nuevas oportunidades. Planificacin recreacin.

Actividades: NO IMPORTANTE
Interrupciones. Correo. Reuniones inesperadas. Informes. Actividades populares.

Actividades:
Trivialidades. Ajetreo intil. Algunas cartas Prdidas de tiempo. Actividades agradables.

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RESULTADOS DE VIVIR EN UN SOLO CUADRANTE

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El huevo o la gallina? La antigua fbula de Esopo, "La Gallina de los Huevos de Oro", es un excelente ejemplo para reconocer la ecuacin que toda persona u organizacin debe resolver a cada momento, el equilibrio entre lo "Urgente" y lo "Importante", entre el "Hoy" y el "Maana". La historia cuenta que un granjero un da va al corral donde tena a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro autntico. Desde ese da, todas las maanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, tambin aumenta su impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no slo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene tambin la desaparicin de su riqueza. Esta antigua fbula, mantiene vigente el enorme desafo al que nos enfrentamos hoy las personas: La cuestin de la sostenibilidad y el uso del tiempo. "Muchas veces, al igual que el granjero de la fbula priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)" Para responder a esta pregunta necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo que desplace a los mtodos tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la Importancia y la Efectividad.

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PRINCIPIOS BSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo. Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados. Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente. Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, ms que por la pura casualidad. El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea se debe utilizar el tiempo en relacin a la importancia de sus actividades. El establecer un determinado tiempo o fechas lmites para cumplir con los compromisos, ayuda al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisin y a la tardanza. Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad. No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados. El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situacin en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por s mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo. Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presin de las fechas lmite establecidas. Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible. 16

 Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin de acciones y reducir las interrupciones a un mnimo como contestar o hacer llamadas telefnicas. El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar correctamente el tiempo. El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el da, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Problemas ms comunes de la mayora de emprendedores para administrar el tiempo como son:

Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo ms comunes. La escasez del tiempo generalmente muestra una mala

administracin o una carga de trabajo mal planeada y distribuida. Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto. Tambin sucede que algunos emprendedores no saben decir no a las distracciones externas. Confunden prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia dejando lo urgente para despus. Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas. En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: Enumerar las metas diarias o los trabajos ms importantes a desempear ese da.

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Registrar cada actividad en perodos establecidos de tiempo. Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad. Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volver a realizar

Factores por los cuales se da una incorrecta gestin del tiempo:

La inexistencia de objetivos previamente definidos. O teora a salto de mata.

No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente. La incorrecta gestin de la propia agenda de trabajo. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo. La insuficiente delegacin de tareas. Exceso de informacin para analizar. O informacin desordenada, imprecisa o tarda.

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CARACTERSTICAS DE UN EMPRENDEDOR QUE ADMINISTRA EFICIENTEMENTE EL TIEMPO

El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.

Recopilan toda la informacin existente sobre el tema en cuestin, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia.

Delegan con claridad y precisin para asegurase que se ha comprendido lo asignado. Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen. Establecen los posibles cursos de accin que permitan alcanzar los objetivos en el tiempo ms corto. Definen alternativas de accin y previenen posibles consecuencias positivas y negativas. Analizan y eligen la que parece la mejor opcin en cada caso. Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase que se estn logrando los resultados planeados. Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

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Los 10 puntos ms importantes para mejorar tus habilidades en la administracin del tiempo:
Define claramente los objetivos y selecciona lo ms importante. Ser ms efectivo con tu tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo. En ocasiones, las personas gastamos mucha energa intentando ser ms eficientes, sin saber a ciencia cierta qu es lo que queremos conseguir. Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que realmente son importantes y las que no lo son. Una manera sencilla de realizar esto es determinar cunto cuesta tu tiempo por hora, es decir, la cantidad que deseas ganar al mes divido entre las horas que trabajas (el estndar son 160: 8 horas al da, 5 das a la semana y 4 semanas por mes). Una vez determinado este valor slo sigue la siguiente regla: no hagas nada que potencialmente te pague menos que tu valor por hora multiplicado por el tiempo que invertirs en la tarea. Analiza como gastas tu tiempo. Te sorprendera saber en cuantas cosas sin importancia gastamos el tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cules son estas cosas sin importancia, necesitamos primero hacerlas conscientes, y esto se logra llevando un registro. Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma que suene cada 30 minutos. Cada vez que suene el reloj, escribe brevemente las actividades que realizaste en la pasada media hora. Una vez que tengas los registros, examnalos. Cmo se relacionan tus objetivos con las actividades en las que realmente inviertes el tiempo? Ests realmente atendiendo cosas relevantes y prioritarias? Lleva una lista de tareas pendientes. Esta es una de las cosas ms simples y a la vez ms poderosas de cualquier sistema de administracin de tiempo: la lista de tareas. No importa si utilizas el dispositivo electrnico de moda o una hoja de papel estraza, pero lleva un registro. Lo que realmente hace la diferencia es el hbito de escribir tus tareas pendientes da tras da. Asigna prioridad a tus tareas. Una vez terminada tu lista, determina cuales son los elementos ms importantes y mrcalos de alguna forma que resalten sobre todos los dems. Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los elementos prioritarios para el da o la semana. Volviendo a la prctica de determinar tu valor por hora, otorga ms prioridad a las tareas que potencialmente te paguen ms.

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Planea tu da desde el da anterior. Todos los expertos en administracin del tiempo recomiendan planificar desde el da anterior las actividades del da siguiente. Toma los ltimos 10 minutos de cada da para repasar tu lista de pendientes y determinar qu es lo que tienes que concretar al siguiente da. Este simple ejercicio te permitir comenzar cada jornada sabiendo exactamente que necesitas hacer y con cual tarea debes iniciar. No dejes las cosas para despus. Reza el viejo dicho popular: No dejes para maana lo que puedas hacer hoy. Aplazar para el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores estrategias que puedes utilizar, ya que lo nico que logrars es prolongar el estrs asociado a la tarea. Haz lo que no te gusta hacer primero! De esta manera, el resto del da transcurrir de manera ms placentera. Si la tarea es muy grande, divdela en tareas ms pequeas hasta que te sea fcil dar el primer paso. Delega en los dems. Una forma de hacer ms en menos tiempo es asignando tareas a terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien ms si este puede hacerlas ms rpido, ms fcil o mejor que nosotros. En caso de que no tengas a alguien directamente a tu cargo, considera delegar las tareas en un tu pareja, un proveedor o inclusive en un cliente. Recuerda que como deca Maquiavelo: el fin justifica los medios. Eso s, despus de delegar no se te olvide agradecerle a los dems de la manera apropiada. Probablemente estas pensando que a la gente no le gusta recibir tareas de terceros. Sin embargo, diversos estudios muestran exactamente lo contrario: a las personas nos gusta que nos asignen tareas y especialmente si somos buenos hacindolas; as que escoge a la persona ms apropiada y delega la tarea. Aprende a decir NO. Decir no puede ser una de las herramientas de administracin de tiempo ms poderosas que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de evadir responsabilidades, sino de invertir nuestro tiempo en donde somos ms productivos. Si la tarea en cuestin interfiere con los objetivos que tienes planteados, busca una manera sutil para negarte. Sugiere a otra persona que pueda hacer el trabajo con los mismos o mejores resultados y siempre de la manera ms amable posible. De manera similar, una de las filosofas que mejor me ha funcionado en los negocios es la siguiente: solo acepta los proyectos en donde ambas partes ganen, tanto el cliente como tu empresa. Si el cliente no se va a beneficiar substancialmente al adquirir tu producto o servicio, e insisto, substancialmente mal negocio. Por otro lado, si la remuneracin que

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obtendrs por el proyecto no te permite obtener una utilidad razonable despus de pagar los costos, mal negocio. Los mejores negocios que puedes hacer son siempre en donde ambas partes ganan. Concntrate en la tarea actual. Concntrate al cien por ciento en una y slo una tarea a la vez. Cuando logramos concentrarnos al 100% por espacios de horas, tenemos periodos altamente productivos. Sin embargo, lograr esta concentracin y entrar en esta zona de productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupcin es suficiente para salir de ella. Es por esto que debes tratar de eliminar todas las distracciones posibles: desconecta el telfono o activa la contestadora, apaga el celular, cierra el correo electrnico o los programas para chatear y cierra tu puerta. No te olvides de la persona ms importante. A veces, cuando tenemos grandes proyectos en puerta, tendemos a olvidarnos de los dems y lo que es peor, de nosotros mismos. Sin embargo, para ser altamente productivos requerimos de un adecuado balance entre cuerpo y mente. Realizar actividades que nos relajen, alimentarnos de manera adecuada y compartir tiempo con nuestros seres queridos, es lo que realmente nos permite adquirir un estado de armona y rendir al mximo por periodos prolongados. No olvides recargar tus bateras, porque solo as obtendrs la energa que necesitas para concretar todos tus proyectos.

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COMO OCUPAR "TIEMPO MUERTO"

Tiempo comprometido: En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se est esperando o no totalmente ocupado.

Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeacin y resolucin, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al mdico. Podemos planear el trabajo de maana, escribir una carta o buscar soluciones a algn problema que nos inquiete. Ross Webber nos comenta: "Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios:

Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas por contestar o informes por revisar. Carpetas rojas que contienen proyectos en va de elaboracin, como pueden ser presupuestos, polticas, procedimientos, el plan de mercadeo, etc. Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cul de todas las ideas se puede convertir en el prximo proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige". Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algn uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atencin y mucho menos de nuestro tiempo ptimo. Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro delgado o revista de nuestro inters. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefnica usada a modo de separador nos ahorrar tiempo al buscar continuar nuestra lectura.

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DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Desperdiciadores de tiempo externos 1. Excesivo flujo de papeles. 2. Telfono. 3. Visitantes. 4. Reuniones. 5. Fallas de comunicacin. 6. Polticas y procedimientos. 7. Informacin. (Falta / exceso) Posibles soluciones Agenda

Citas. Proyectos. Actividades por realizar. Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

Uso del telfono

Antes de llamar, planifica la conversacin. Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para llamadas.

Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l.

Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.

Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de emergencia.

Correspondencia

Escribe menos, usa ms el telfono. 24

Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta.

Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.

Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios. Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar. Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. Al escribir usa palabras sencillas. No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados

Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento. Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. No contribuyas a conversaciones innecesarias. Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes un minuto?

Reuniones

Desalienta y discontina las reuniones innecesarias. Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversacin telefnica tendra el mismo efecto? Es necesaria mi presencia?.

Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l. Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en el tema.

Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.

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Desperdiciadores de tiempo internos

Falta de prioridades. Falta de planes. Objetivos no claros. Dejar cosas para despus. Intentar hacer muchas cosas a la vez. Falta de autodisciplina. Falta de habilidad y conocimientos. Falta de concentracin Incapacidad para delegar No saber escuchar No tomar decisiones Postergar frecuentemente las tareas Excesiva socializacin en el trabajo Actitud negativa hacia el trabajo

Aprovechando los minutos perdidos por el DDT Viajes

Es una fuente importante de minutos al menudeo. Las posibilidades son muchas, aqu slo van algunas. Si viaja en auto con chofer puede disponer hasta de horas completas en dependencia de lo largo del viaje. Si es por avin tendr oportunidades en el trayecto al aeropuerto, la espera all, la demora en la salida, el viaje mismo, los cambios de avin en vuelos internacionales, etctera.

En los viajes fuera de la localidad tendr posiblemente otras oportunidades, con la ventaja adicional de que est menos sujeto a interrupciones que en su lugar habitual de trabajo.

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Reuniones

Es lamentable, pero muchas de ellas empiezan tarde y ese es tiempo aprovechable. Otras veces la reunin tiene ocho puntos pero usted slo tiene que ver con el cinco. Si a pesar de ello tiene que quedarse desde el principio hasta el final, por qu no aprovechar el tiempo de los siete puntos restantes en vez de amargarse o hacer palotes en una hoja en blanco?

Puede ser que la reunin en que se encuentra se descontrol, se sali de su objetivo y usted no puede hacer nada pues el conductor est en la luna. No habra tambin su tiempito? A lo mejor lo enviaron a una reunin absurda en la que el nico valor es el del tiempo que se pierde. No lo pierda usted. Telfono

Parece que no fuera as pero es tambin un proveedor de minutos al menudeo. Le puedo recordar la entrevista que a manera de ejemplo cit al inicio del artculo, pero hay otras ms. Por ejemplo, el tiempo que media entre cuando colg el telfono al que usted llamaba pues sonaba ocupado y la accin de volver a teclear el numero, o aquel personaje que nos dice cuelga que enseguida te llamo y usted se pone a esperar hasta que suena el timbre.

Interrupciones ajenas

Capitalice las interrupciones que reciba su interlocutor. Por ejemplo, usted est despachando con alguien pero este tiene de pronto que atender una larga llamada, recibir un visitante inesperado, ir a ver a su jefe que lo llam o salir a hacer una consulta en relacin con lo que est conversando. En cualquiera de estos casos usted se queda en el aire. Aproveche esos minutos, se los estn regalando.

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La computadora

Creada para hacer las cosas ms fciles y rpidas son tambin una fuente de minutos sueltos que se pierden irremediablemente. Por ejemplo cuando usted est haciendo bsquedas en Internet, la demora entre bajar un material y que aparezca en pantalla, para entonces proceder a bajar otro, resulta a veces demasiado largo para nuestra paciencia y aunque no sea mucho, si durante la maana baj 20 materiales, la espera entre unos y otros le puede sumar varios minutos.

Otras demoras puede deberse a sistemas en redes de poca velocidad en los cuales la espera para las respuestas se hace notable. No faltara comentar adems esos programas enormes o libros completos de ocho o diez megas que usted decide bajar, incluso con un acelerador y que se demoran diez o quince minutos en aterrizar.

Intervalos y suspensiones

Entre una actividad y la que le sigue aparecen a veces pequeos intervalos de tiempo que nadie puede prever y que son aprovechables, sobre todo para asuntos que pueden resolverse con rapidez.

Por otra parte, a veces se producen interrupciones que lo toman de sorpresa y no sabe cmo emplear esa media hora que de pronto ponen en sus manos. Tenga en cuenta tambin esta posibilidad.

Demoras en general Es una fuente importante, no tanto por su duracin como por su frecuencia. Fue a recoger el celular que dej reparando y le dicen que se siente y espere un rato, fue a hacer una gestin en una oficina estatal y le dan el turno cuarenta y tres (van por el ocho), tiene un despacho con su jefe y ste no ha terminado con el anterior, el mnibus que lo recoge para llevarlo al trabajo viene hoy con atraso, etc. Son realmente unos cuantos.

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Esperas que no son demoras Hay otras fuentes que no son demoras, ni interrupciones, ni colas, ni nada anormales. Son simplemente esperas de carcter natural como la que le corresponde hacer mientras le preparan la jarra de flores que compr para el aniversario, le friegan el carro, le arreglan el pelo en la peluquera o le reparan la cocina. Aplicando esas tcnicas uno puede ganar algunos minutos los cuales puede aplicarlos en cosas como: Leer Muy socorrida pues no requiere medios especiales. Tenga a mano revistas, artculos sueltos, folletos tcnicos, informes pendientes de revisin, correspondencia por leer, libros, etctera. No tiene que llevarse las revistas completas, una fotocopiadora le permite cargar slo con lo que le interesa leer. Si sale de su oficina (generalmente es ah cuando se presentan los minutos sueltos) tenga en su portafolio una seleccin de materiales para leer y se asombrar de lo rpido y bien que lee en esos minutos, alejado de su ambiente regular. Escribir Requiere un poquito ms de condiciones pero no muchas. Puede responder a cartas de trabajo o personales, informes, libros (ms del 50 % de mis publicaciones se han escrito en minutos al menudeo), sntesis de una reunin, listas de chequeo, etctera. Si dispone de una grabadora de mano aproveche para dictar y crearle trabajo a la secretaria. Si tiene una computadora porttil, no slo puede escribir cosas sencillas, sino preparar tablas complejas, consultar la base de datos, elaborar informes completos, preparar una presentacin para la prxima junta e incluso enviar cualquiera de ellos por fax o correo electrnico al destinatario.

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 Planear Puede preparar el proyecto de ejecucin de una tarea, definir los pasos a seguir para ejecutar algo, establecer la forma en que va a organizar cierta reunin importante, delinear el esqueleto del informe que tiene que escribir, revisar su lista de tareas y hacer ajustes en las prioridades, etc. Tenga a mano datos o elementos que le permitan hacer algunas de estas cosas. Vaciar memoria Hemos tomado prestado este trmino del campo de la informtica. "Descargue" ideas, iniciativas o sueos en una hojita de papel o en un "atrapador de ideas", para que no se le olviden. Anote sin ninguna organizacin cosas de las que se acuerda de pronto y que son candidatas a su lista de tareas. Esboce el nuevo proyecto de atencin de enfermera en ha estado pensando o redacte algunas bases elementales para la estrategia que va a proponer en la prxima reunin del ejecutivo u organice los puntos que va a tratar en su conferencia de fin de ao. Haga una auto tormenta de ideas sobre un asunto de inters. Atrape en general lo que su mente produce, sobre todo si usted es del tipo creativo. Liquidar la menudencia Si tiene tareas del tipo que requieren muy poco tiempo para su ejecucin y que a usted le conviene o necesita hacer, tngalas disponibles. Pueden ser llamadas telefnicas, contestar un cuestionario, firmar circulares y en general todo lo que quepa en los espacios de tiempo de menor tamao.

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 Cambiar el mtodo A veces la tctica consiste en eliminar el mencionado menudeo. Por ejemplo, si usted est bajando muchos materiales de Internet mediante un navegador, una tcnica consiste en bajarlos cada uno en una nueva ventana, minimizar esta y hacer lo mismo con todos los siguientes. De esta forma, el sistema est abriendo a la vez sucesivamente varios de dichos trabajos y cuando usted ordena minimizar la ventana del ltimo, es muy probable que los dos o tres primeros ya estn listos para ser ledos, grabados o impresos segn usted desee. En el caso del telfono, si tiene secretaria o auxiliar haga todas sus llamadas mediante ellos y pdales que slo se la pasen cuando el interlocutor adecuado est en lnea. La otra idea es hacer la llamadas por bloques, es decir acumularlas para un momento determinado, organizar una lista en borrador con los nmeros y los puntos y de esta forma reducir los baches entre llamadas y esperas. Aprovechar la simultaneidad Otra posibilidad, tambin en relacin con la computadora, es aprovechar su capacidad para la multitarea. Por ejemplo, usted est bajando un libro de 350 pginas sobre Tablero de Comando lo cual le tomar uno cinco o diez minutos al menos. Mientras tanto, usted puede trabajar en la misma computadora. Haciendo una tabla en una hoja de clculo, redactando varias cartas para sus corresponsales o completando la presentacin que dej pendiente el da anterior. Debo ahora comentar que en materia de simultaneidad, los registros mundiales corresponden a las amas de casa, que son capaces de hacer mltiples cosas a la vez y hacerlas bien. Obsrvenlas y me dar la razn.

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TCNICAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

1. Aprenda a utilizar su principal herramienta: l a palabra. Existe una gran distancia entre la imagen mental de lo que queremos decir, lo que sabemos decir, lo que decimos, lo que se oye, lo que efectivamente se escucha, lo que se comprende, lo que se acepta, lo que se retiene y lo que se pone en prctica. Segn James T. McCay, una conversacin es una

interaccin de pensamiento, sentimiento, movimiento y electroqumica en un medio ambiente durante cierto periodo. Por ello es tan necesario mejorar

nuestra capacidad de comunicacin y saber utilizar todo el poder creativo de las palabras en el momento oportuno y evitar los malos entendidos que generan grandes prdidas de tiempo y dinero. 2. Domine diversas habilidades de gestin. La obsolescencia de conocimientos o habilidades es cada vez ms rpida debido a la cantidad de informacin accesible por todos y al uso creciente de la tecnologa. Es crtico, por ejemplo, dominar los paquetes informticos a nivel usuario porque estn diseados para agilizar las tareas. Y muchas veces no Una nos damos el tiempo para capacitarnos y simplemente lo aprendemos a la buena de Dios, con la consiguiente prdida de tiempo y dinero.

estadstica de The Gardner Group dice que un empleado que no lleva un curso de capacitacin en informtica tarda hasta siete veces ms en ser productivo con una nueva herramienta.

3. Planificacin de actividades. La planificacin responde a las interrogantes qu, cmo, quin y cundo de sus metas y prioridades. Ahora bien, debe ser igualmente flexible para

adaptarse rpidamente a los cambios. En el corto plazo, es decir, un da, haga una lista de tareas y asgneles una prioridad y un plazo de tiempo. aquellas tareas menos agradables a primera hora del da. 4. Organizacin personal. La ergonoma juega un papel crtico con respecto a un buen rendimiento. Evite improvisar escritorios para la computadora que no tengan bandejas Realice

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especiales para el teclado, porque puede causar mucha fatiga y problemas de columna. Asimismo, ordene su escritorio para tener la informacin a la mano, bandejas de entrada y salida, maneje UN archivo por proyecto, use un slo directorio o agenda electrnica. 5. Postergaciones y Prioridades. El arte de postergar es inherente a la naturaleza humana, no nos debemos sentir culpables por ello, pero s tomar las riendas conscientemente de qu es lo que por lo general postergamos: tareas desagradables o demasiado simples, trabajos o proyectos nuevos, contactar con personas nuevas, resolver conflictos con personas difciles, etc.; y empezar por resolver esos asuntos primero. Las prioridades se deben fijar equilibrando dos conceptos: Importancia (alta o baja) y Urgencia (alta o baja). 6. Manejo de Reuniones. Evite ser partcipe de muchas reuniones para conversar. Defina una agenda y una finalidad. Aprenda a liderar las discusiones para que todos puedan expresar sus opiniones y llegar a una conclusin. Haga un resumen despus de cada reunin indicando las acciones pendientes de seguimiento. Distribuya rpidamente el resumen y las conclusiones a todos los asistentes. 7. Uso adecuado del telfono. Dedquele un tiempo para realizar y atender llamadas telefnicas en bloque. Planifique el objetivo de sus llamadas y escrbalas en un papel. No pida que le devuelvan las llamadas; es mejor mantener el control y volver a llamar a una hora exacta. Utilice un reloj de arena cerca del telfono o pngase de pie, por ejemplo, para recordar ser breve e ir directo al grano. En conclusin, ganar tiempo es ganar dinero. Tenga presente la relacin costo-beneficio del empleo de su tiempo, tanto en cantidad como en calidad. Empiece ahora a cambiar viejos hbitos, poco a poco, y logre un mejor rendimiento, mayor creatividad, menos estrs y sobre todo, calidad de vida.

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DINAMICA
Que se percibe con la dinmica? Mostrar al grupo la diferencia de un estudiante como: Objetivos:

Administrar el tiempo para su estudio. Incentivar al grupo que arroje las conclusiones, por lo que se haya transmitido por medio de la dinmica. Llevar las conclusiones para as formar hbitos en funcin de administrar y ahorrar tiempo.

Dentro del Desarrollo: a travs de una dramatizacin empleados gestos corporales. Se abrir un ciclo de preguntas del equipo haca el grupo, tratando de concluir. Conclusin del Equipo:

Planificacin de horas de estudios (crear hbitos). Evitar los Distractores (Radio, Televisor, Revistas, Celulares, camas, etc.) Realizar horarios segn prioridades. (Tiempo Productivos). Realizar exmenes previ para afianzar dominio de tema. Uno de los mayores impedimentos de un trabajo bien hecho tiene que ver con la mala gestin del tiempo.

Cuestionario de Administracin Efectiva del Tiempo Nunca A A Siempre veces menudo 1. Especifico claramente mis metas 2. Hago una lista de las cosas que tengo que hacer en el da 3. Tengo claras cuales son mis prioridades 4. Puedo terminar tareas sin que me interrumpan 5. Doy la bienvenida a las nuevas responsabilidades pero soy cuidadoso de no asumir demasiados compromisos 6. Estimo adecuadamente el tiempo que requiero para cada actividad

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7. Mantengo en orden mi lugar de trabajo 8. Me aseguro de no realizar trabajos que otro ya est ejecutando 9. Clarifico cuales son mis responsabilidades y las de mis colegas 10. Tengo claro a quien le debo rendir cuentas y sobre que asuntos. 11. Evito que mi bandeja de pendientes se desborde. 12. Compruebo y ordeno los archivos del computador 13. Delego tareas en mis colegas que podra hacer yo mismo. 14. Participo lo menos posible en aspectos de carcter rutinario. 15. Hago un seguimiento del trabajo delegado 16. Cuando delego, asigno proyectos y tareas interesantes y no slo el trabajo pesado 17. Resuelvo conflictos de manera oportuna y eficiente 18. Cuando las condiciones cambian, me adapto y ajusto rpidamente 19. Cuento con la cantidad de personal de apoyo que requiero para ejecutar oportunamente las tareas 20. Donde me desenvuelvo, a las personas se les incentiva y motiva con base en criterios objetivos de desempeo 21. Cuento con apoyo secretarial diligente 22. Mis colegas tienen los suficientes 35

conocimientos y competencias para asegurar el adecuado desarrollo de las actividades 23. Las personas con que trabajo son puntuales y responsables con su trabajo 24. Mis colaboradores toman la iniciativa para ejecutar tareas y resolver problemas 25. Decido cuntas llamadas puedo atender personalmente por da 26. Reservo ciertas horas para atender a otras personas 27. Desarrollo hbitos con facilidad y soy disciplinado para cumplir con mis responsabilidades 28. Digo que no, cuando considero que una tarea no me compete o no tengo la capacidad o posibilidad de acometerla oportunamente. 29. Promuevo la prctica de rendir informes de avance de manera clara y concisa. 30. Solo trabajo un cierto nmero de horas al da, no ms. 31. Trato de resolver los asuntos mediante llamadas telefnicas a menos que se requiera una comunicacin escrita. 32. Trato de mantener un contacto personal con mis colaboradores 33. Escucho atentamente a los dems y me aseguro que comprendo lo que me quieren decir. 34. Las reuniones que organizo terminan puntualmente y cumplen con sus objetivos 35. Me aseguro de que las otras 36

personas entiendan exactamente lo que les quiero decir. 36. Llego puntualmente y preparado a las reuniones 37. Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a reflexionar y el dedicado a actuar 38. Me aseguro de contar con la informacin necesaria para resolver mis asuntos. 39. Discrimino entre las decisiones que debo tomar individualmente y las que requieren de un esfuerzo colectivo para lograr consenso. 40. No postergo decisiones, en su lugar trato de resolver el asunto o realizar alguna accin tendiente a su solucin 41. Analizo cuidadosamente las decisiones ms complejas o cuyas consecuencias positivas o negativas son ms crticas. 42. Trato de mantener la atencin sobre el tema principal que se debe resolver. 43. Diariamente paso tiempo individual con cada uno de los miembros de mi familia 44. Duermo lo suficiente 45. Realizo ejercicios de manera rutinaria 46. Colaboro con las tareas y que haceres domsticos. 47. Mantengo una vida social activa fuera del trabajo y la familia. 48. Reflexiono sobre mi pasado, mi presente y mi futuro.

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Subtotales por columna Total General FUENTE: Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo

Siga cada uno de los siguientes pasos, a fin de evaluar los Resultados obtenidos en el Cuestionario de Administracin Efectiva del Tiempo. 1. Transforme en puntajes sus respuestas al cuestionario, de acuerdo a la Siguiente tabla: Nunca 0 puntos A veces 1 punto A menudo 2 puntos Siempre 3 puntos

puntaje

2. Obtenga su puntaje final sumando todos los puntajes por columna.

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3. Interprete su puntaje final: 0 48 LUZ ROJA Se recomienda que use el tiempo con eficacia y reduzca el tiempo dedicado a trabajar de un modo improductivo. 49 96 LUZ AMARILLA Tiene una aptitud razonable para administrar el tiempo, Pero podra mejorar. 96 144 LUZ VERDE Emplea el tiempo con eficacia, siga buscando nuevas maneras de racionalizar su trabajo. 4. Calcule los siguientes puntajes parciales: Sume los puntajes de los Items Del 1 al 6 Del 7 al 12 Del 13 al 18 Del 19 al 24 Del 25 al 30 Del 31 al 36 Del 37 al 42 Del 43 al 48 Total Dimensin Planeacin Organizacin Direccin Gestin del Personal Control Comunicacin Toma de Decisiones Equilibrio Personal

5. Interprete sus puntajes parciales: 0 06 LUZ ROJA Requiere de una intervencin inmediata para resolver problemas de administracin de su tiempo en esta dimensin. 07 12 LUZ AMARILLA Administra razonablemente bien su tiempo en esta dimensin, sin embargo an puede mejorar. 13 18 LUZ VERDE En esta dimensin administra muy bien su tiempo, siga buscando nuevas maneras de racionalizar su trabajo.

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GLOSARIO
Tiempo: El tiempo es la duracin de las cosas sujetas a movimiento. Es la magnitud fsica que permite ordenar los sucesos en secuencias, estableciendo un pasado, un presente y un futuro. poca en que sucede algo. Momento, ocasin de hacer algo.

Desperdiciador De Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivos de la manera ms efectiva posible.

Eficiencia: Es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas.

Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

Efectividad: Es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho ms valioso lograr efectividad que eficiencia.

Administracin del Tiempo: La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los administradores.

Estrategias: Principios y rutas fundamentales que orientarn el proceso administrativo para alcanzar los objetivos a los que se desea llegar. Es la reaccin de la empresa hacia su entorno, conjunto de las reglas que aseguran una decisin ptima en cada momento.

Mito: Persona o cosa a las que se atribuyen cualidades o excelencias que no tienen, o bien una realidad de la que carecen.

Planear: La planeacin vine siendo un criterio de vida que permite tener una perspectiva temporal de largo plazo para nuestras actividades.

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Habito: Conjunto de actividades que el individuo va adquiriendo al relacionarse con los medios, escuela, en la calle, en el hogar, etc.

Atpico:

Que

por

sus

caracteres

se

aparta

de

los

modelos

representativos o de los tipos conocidos.

Bitcora: Libro pequeo o conjunto de papel en que se lleva la cuenta y razn, o en que se escriben algunas noticias, ordenanzas o instrucciones.

Urgente: Que necesita una atencin inmediata, las cosas urgentes actan sobre nosotros, el timbre del telfono es urgente, las materias urgentes son por lo general muy visibles, nos presionan, reclaman nuestra atencin.

Importante: Tiene que ver con los resultados, si es algo importante, realiza una aportacin a nuestra misin, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad.

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CONCLUSIONES

El tiempo hay que saber organizarlo adecuadamente para alcanzar el xito. Porque como muy bien dice el refrn el tiempo es oro y el que lo pierde, es un tonto.

Es importante recordar que la administracin del tiempo es un esfuerzo de grupo que requiere la coordinacin de actividades y la sincronizacin conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

La administracin del tiempo significa aprender a administrarnos nosotros mismos, ya que el tiempo en si no existe.

Administrar el tiempo eficazmente, es un habilidad, que se puede desarrollar por la mayora de las personas que se lo propongan.

Cuanto ms claros estn nuestros objetivos, expectativas, funciones y responsabilidades, ms sern las posibilidades que tendremos para administrar el tiempo.

Administrar el tiempo es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en si, la administracin del tiempo es la administracin del si mismo; el manejo adecuado de recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

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RECOMENDACIONES

Planificar nuestras actividades nos permitir disfrutar mejor del tiempo y siempre es bueno guardar un poco para relajarse ya que este servir para renovar nuestras energas y volver al siguiente da a la tarea con el nimo renovado.

Es bueno plantearse objetivos ambiciosos siempre y cuando tengamos cuidado con exagerarlos ya que las metas deben ser difciles pero alcanzables.

Al realizar la bitcora de hechos diarios debemos ser fieles a lo que hemos hecho es decir no exagerar ni disminuir la cantidad de tiempo a cada actividad ya que de lo contrario no podremos realizar una administracin del tiempo eficiente.

En el caso de comenzar el da con un contratiempo, lo primero que recomienda es que se detenga, cuente hasta cinco y ordene sus ideas. Si est sentado en su mesa de trabajo, procure ordenarla, no tenga demasiadas cosas atiborradas a la vista, le agobiaran ms todava.

Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fcilmente manejables por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia donde dirigirnos.

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BIBLIOGRAFA

Primero, lo Primero. Autor: Stephen Covey y otros.

Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva. Autor: Stephen Covey.

Los 7 hbitos para dirigir tu vida Autor Jose Acosta.

Titulo: Administracin del tiempo. Autor: Rodrguez Estrada, Mauro. Edicin 2; 1988. Mxico.

Artculo de Administracin del Tiempo. Autor: Abel Cortes.

Revista de la Sociedad Peruana de Medicina Interna - Vol. 12 N. 4, 1999---- Denisse Champn**

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LINKOGRAFIA

http://www.monografias.com/trabajos17/administraciontiempo/administracion-tiempo.shtml

http://www.gestiopolis.com/Canales4/Wald/27.htm

http://www.losrecursoshumanos.com/administraciondeltiempo.htm

http://www.monografias.com/trabajos38/administraciontiempo/administracion-tiempo.shtml

http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=500

http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=732)

http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=396)

http://www.apiavirtual.com/html/modules.php?name=News&file=article&sid =16459

http://www.exito-motivacion-y-superacionpersonal.com/administracion-deltiempo.html

www.umano.com.pe/docs/pdf/adm_tiempo.pdf

http://www.ideasparapymes.com/contenidos/secretos-de-laadministracion-del-tiempo-habitos-efectivos.html

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