ADMINISTRACIN Y CONTROL DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO.

Departamentos encargados del control de los materiales: Ingeniera Industrial, compras, Recepcin, Almacn y contabilidad. JEMPLO SOBRE LOS DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA Y FUNCIN DE CADA UNO DE ELLOS Clasificacin de la Empresa: Dimensin: Mediana. Forma Jurdica: Sociedad de Capital (Sociedad Annima). Actividad Econmica: Industria Manufacturera. Esta mediana empresa se dedica a la transformacin de la materia prima en productos terminados; es decir, transforman el cemento, arena, granza, etc. en tubos de concreto, siendo stos de diferentes tamaos, grosor, etc. para posteriormente ser vendidos a las distintas empresas encargadas de la elaboracin de los acueductos y para otros fines. Tambin, esta Empresa fabrica bloques de distintos tamaos (centmetros) para luego ser vendidos a las empresas que laboran en el ramo de la construccin, tanto en el rea local como en el rea regional. La empresa est Departamentalizada de la siguiente manera: 1. DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1.1. Recibe las requisiciones de compras, es decir, atiende las peticiones en cuanto a carencia de material se refiere, en cada uno de los departamentos involucrados en el proceso productivo (cemento, arena, granza, granito, herramientas de trabajo, etc.). 1.2. Analiza detalladamente las fuentes de abastecimiento, tomando en cuenta todos los proveedores activos y potenciales con los cuales la empresa mantiene relaciones comerciales. 1.3. Enva las solicitudes de cotizacin, describiendo detalladamente los materiales que se desean adquirir a los proveedores que han sido preseleccionado por la empresa. 1.4. Recibe y analiza las cotizaciones de los proveedores, es decir, realiza un estudio riguroso de cada proveedor por separado en un formato que contendr los siguientes elementos: Cantidad, precio unitario, precio total, calidad, tiempo de entrega y condiciones de pago. 1.5. Selecciona el mejor proveedor que cumpla con mayor cantidad de especificaciones, resultante del anlisis anteriormente efectuado.

2.

DEPARTAMENTO DE ALMACEN DE MATERIALES

2.1. Recibe del Departamento de Compras una copia de cada pedido efectuado. 2.2. Entrega al encargado de control de existencias la documentacin. 2.3. Entrega al auxiliar del Almacn los materiales comprados para que los acomode en los respectivos estantes y patios de almacenamiento. 2.4. Registra las entradas y salidas en tarjetas de existencia. 2.5. Indica al Supervisor del Almacn sobre la carencia de algunos materiales. 2.6. Coloca los materiales en sus respectivos lugares de almacenamiento. 2.7. Transporta y entrega el material requerido al departamento solicitante. 3. 4. DEPARTAMENTO DE VENTAS Supervisa el trabajo de cada vendedor.

4.1. Solventa de la mejor manera cualquier problema que se presente con un cliente determinado. 4.2. Planifica el trabajo de ventas. 4.3. Coordina reuniones y visitas a los clientes. 4.4. Estudia el mercado de trabajo. 4.5. Realiza el pronstico de ventas por mes. 4.6. Lleva el acumulado diario de las ventas. 5. DEPARTAMENTO DE FINANZAS

5.1. Enva los cheques a los proveedores, una vez que los materiales solicitados sean entregados. 5.2. Se encarga del papeleo interno para dar entrada en el inventario a los nuevos materiales solicitados a los proveedores. 5.3. Comprueba los asientos y las sumas en las facturas y registra los detalles financieros de las operaciones. 5.4. Retiene el pago de los proveedores, cuando los materiales adquiridos estn sujetos, antes de ser aceptados, a inspeccin y prueba. 5.5. Recibe informacin por parte del Departamento de Compras, en caso de que los materiales aceptados estn defectuosos y el departamento de compras haya negociado con el proveedor alguna rebaja. 6. DEPARTAMENTO DE RECEPCIN DE MATERIALES

6.1.

Recibe y revisar el pedido, para constatar que cumpla cabalmente con las

especificaciones estipuladas en la orden de compra. 6.2. Descarga los materiales adquiridos. 6.3. Transporta el material comprado hasta el departamento de almacn, para su respectivo almacenamiento. 6.4. Revisa las condiciones de los materiales adquiridos. En caso de que, parte de ellos, estn daados, notifica de inmediato al Departamento de Compras para iniciar las rebajas con el proveedor. 6.5. Notifica al Departamento de Compras, en caso de que los materiales comprados estn en buenas condiciones para que pueda pagarse la factura. 7. 7.1. DEPARTAMENTO DE INGENIERIA Disea los tubos de concretos y bloques dependiendo del tamao, grosor y

centmetros requeridos por la empresa. 7.2. Indica cuales son los materiales que se requieren, desde el punto de vista de resistencia, dimensin, dureza, mtodos de fabricacin al Departamento de Compras. 7.3. Satisface las necesidades del cliente. 7.4. Investiga todos los aspectos tcnicos en cuanto al producto se refiere. 7.5. Invoca tecnologa para satisfacer nuevas necesidades del producto. 8. DEPARTAMENTO LEGAL

8.1. Revisa las clusulas de los Contratos, puesto que todas las rdenes de compras son contratos legales. Este procedimiento es realizado por un abogado. 8.2. Proporciona asesora legal al agente de compras, cuando este realice sus actividades contractuales (determinacin de precios, mermas en el recibo, manejo de las ofertas, entre otros). 8.3. Proporciona asesora legal, cuando algunas compras que va a efectuar la Empresa requiera de un contrato especial. 9. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE MATERIALES

9.1. Proporciona y mantiene un flujo de materiales que permita la continuidad operativa de la empresa. 9.2. Desarrolla proveedores competentes.

9.3. Mejora la posicin competitiva de la empresa. 9.4. Alcanza las mejoras relacionadas con los otros Departamentos de la Empresa. 9.5. Racionaliza los costos de la administracin. 9.6. Estandariza la calidad de los productos requeridos. Valoracin de las entradas en almacn Para los materiales que la empresa adquiere en el exterior, la norma establece que deben valorarse por su precio de adquisicin, que comprender el precio de compra ms todos los costes originados de la funcin de compra Slo se incluirn los impuestos no recuperables directamente por la Hacienda. Se deben, as mismo, se deben deducir los descuentos por volumen, pero nunca los descuentos por pronto pago, dado su carcter financiero. Cuando los materiales son fabricados por la propia empresa, en su valoracin deben incorporarse el consumo de todos los factores utilizados para la obtencin de los mismos, es decir, de los costes directos ms una parte proporcional de los indirectos consumidos por la empresa. Valoracin de las salidas de almacn Elegir un criterio de valoracin para la salida de materiales se plantea como consecuencia de los diferentes precios de adquisicin de cada una de las distintas partidas y, sobre todo, de su incidencia en el proceso contable, por la valoracin de los consumos en el proceso productivo y por el valor de las existencias finales, as como para la valoracin del resultado. Dentro de los mtodos de valoracin de las salidas, encontramos los siguientes: - Mtodo FIFO (First In, First Out): para valorar los elementos en almacn, se supone que las primeras unidades en entrar son las primeras en salir. Segn este mtodo, las existencias finales quedan valoradas al precio de las ltimas entradas, con lo cual se produce un incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidades consumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas ms antiguas. En situacin inflacionista el resultado del perodo se incrementar en trminos monetarios.

- Mtodo LIFO (Last In, First Out): es un mtodo basado en el principio de adquisicin. Supone que las ltimas unidades que entran en el almacn so las primeras en salir, por lo que los consumos de materiales estn valorados con relacin a las ltimas unidades adquiridas, mientras que las existencias finales tienen un menor valor segn las primeras entradas. En situacin inflacionista el resultado del perodo no aparecer sobrevalorado, debido a que los consumos se han valorado a precios actuales, comparndose ingresos actuales con costes actuales. Esto supondr un beneficio real, no inflado por los efectos de la inflacin. Las existencias en Balance quedan valoradas a precios ms bajos, y ste es el gran inconveniente de este mtodo puesto que en determinadas ocasiones, no se reflejar su valor real. - Mtodo HIFO (Higher In, First Out): supone que las unidades que primero se consumen son aquellas que se encuentran valoradas a precios ms elevados. El principal problema que supone este mtodo es que este precio ms elevado no responda a la realidad y sea origen de una deficiente actuacin de la poltica de adquisicin de materiales. - Mtodo NIFO (Next In, First Out): se trata de valorar las primeras materias consumidas basndose en el precio de entrada de las prximas. Es el mtodo ms adecuado en pocas de fuerte inflacin al anticiparse a la depreciacin monetaria. La valoracin del coste de las salidas se realiza a precios de reposicin, por lo que la empresa s esta anticipando a la inflacin. Es un mtodo poco aplicado. - Mtodo del coste medio ponderado: se basa en determinar un precio unitario ponderado de las materias, dividiendo el coste total de varias entradas por su cantidad total y en aplicar este precio a las salidas. Este mtodo es aplicado por empresas que almacenan sus productos durante largo tiempo. Se distinguen varias modalidades: - Precio medio ponderado continuo. Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial despus de cada entrada. - Precio medio ponderado simple. Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial al finalizar el perodo. - Coste medio de las entradas. No se considera el stock inicial del perodo.

- Mtodo del precio estndar: Supone la valoracin, tanto de las entradas como de las salidas al mismo precio terico o estndar calculado por la empresa. Al final del ejercicio la empresa debe determinar las desviaciones existentes con los precios reales, que se imputar al resultado del perodo.