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Gerencia de Servicios, Departamento de Polticas y Soporte de Aprovisionamiento Gerencia de Servicios, Departamento de Polticas y Soporte de Aprovisionamiento
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Gerente General ENAP Gerente General ENAP
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INDICE
1. 2. Objetivo y Alcance ............................................................................................................... 3 Responsabilidades .............................................................................................................. 3 2.1 rea de Abastecimiento ................................................................................................ 3 2.2 Administrador de Contratos ........................................................................................... 3 2.3 rea Corporativa de Aprovisionamiento ........................................................................ 4 Descripcin del Sistema de Evaluacin ............................................................................ 4 3.1 Tipos de evaluacin....................................................................................................... 4 3.2 Escala de Calificacin ................................................................................................... 5 3.3 Calificacin en el Registro de Proveedores................................................................... 5 3.4 Comunicacin de la evaluacin a los proveedores ....................................................... 6 3.5 Evaluacin de Proveedores de Bienes.......................................................................... 6 3.5.1 Criterios de evaluacin y su ponderacin.................................................................. 7 3.5.2 Parmetros para obtener la evaluacin de cada criterio ........................................... 7 3.6 Evaluacin de Proveedores de Servicios ...................................................................... 9 3.6.1 Forma de evaluacin ................................................................................................. 9 3.6.2 Criterios de evaluacin y ponderacin de los criterios y subcriterios ........................ 9 3.6.3 Escala de evaluacin por subcriterio ....................................................................... 11 Operacin y gestin a travs de Sistema SAP MM......................................................... 19 Diagrama de Flujo .............................................................................................................. 21
3.
4 5
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1. Objetivo y Alcance El Sistema de Evaluacin de Proveedores del Grupo de Empresas ENAP (en adelante Sistema de Evaluacin) implementado en el Sistema SAP, es parte integrante de los sistemas de apoyo que forman parte del Registro de Proveedores del Grupo de Empresas ENAP (en adelante Registro de Proveedores). Los principales objetivos de este sistema son: Retroalimentar al proceso de aprovisionamiento, respecto al desempeo de los proveedores en forma transversal al Grupo de Empresas ENAP. Permitir la identificacin de brechas en la gestin de los proveedores y de nuestra gestin respecto del proveedor, impulsando la retroalimentacin cruzada para el mejoramiento continuo. Contar con un sistema de evaluacin corporativo, estableciendo criterios de desempeo diferenciados para proveedores de bienes y servicios. Permitir la aplicacin del Reglamento de Proveedores en las causales de suspensin y eliminacin, relacionadas al desempeo del proveedor. Cumplir con las exigencias de la Norma de Gestin de Calidad (ISO) en lo que respecta a la evaluacin de proveedores. 2. Responsabilidades Los actores relevantes para el Sistema de Evaluacin son las siguientes: 2.1 rea de Abastecimiento rea encargada de la compra y gestin de bienes, la cual ser responsable del correcto registro en el Sistema SAP MM, de toda la informacin necesaria del proceso de compra y gestin de los bienes, que permita realizar una evaluacin automtica del desempeo de sus proveedores, manteniendo la comunicacin y retroalimentacin con stos. 2.2 Administrador de Contratos Representante del rea Usuaria, responsable directo de la operacin y administracin de un contrato, siendo de su mbito de accin realizar las evaluaciones parciales y/o finales de desempeo de un proveedor bajo un determinado contrato. Asimismo, deber ser el medio formal de contacto para la comunicacin con el proveedor, debiendo al cierre o liquidacin del contrato, entregar la informacin de las evaluaciones generadas a las reas de Contratos respectivas.
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2.3 rea Corporativa de Aprovisionamiento Responsable transversal de la administracin, mantencin, normativas asociadas y mejoramiento continuo del Sistema de Evaluacin, en base a las necesidades del negocio. Asimismo, de ejecutar en forma peridica la evaluacin general de los proveedores por subespecialidad, manteniendo actualizada las evaluaciones en el Registro de Proveedores.
3. Descripcin del Sistema de Evaluacin 3.1 Tipos de evaluacin El sistema considera criterios de evaluacin estndares diferenciados para proveedores de bienes y servicios, de acuerdo a las siguientes agrupaciones: Bienes - Evaluacin para compras spot. - Evaluacin para compras bajo contrato. Servicios Servicios: los servicios en general, cuyo desarrollo requiere despliegue de personal, materiales y/o herramientas dentro de las instalaciones del Grupo de Empresas ENAP en forma permanente. Obras: referido a contratos de construccin Consultoras y otros servicios: servicios que se desarrollan fuera de las instalaciones, cuyo resultado se expresa en soporte tecnolgico, soporte administrativo, asesoras, desarrollos y conocimientos, que implican presencia menor u ocasional del personal del proveedor en las instalaciones de la empresa. Consultoras y otros servicios en terreno: servicios que se desarrollan fuera de las instalaciones, cuyo resultado se expresa en soporte tecnolgico, asesoras, ingeniera bsica, desarrollos y conocimientos, que implican presencia de personal del proveedor en las plantas operativas de la empresa, donde existen normas de seguridad establecida, que deben ser estrictamente cumplidas por los proveedores.
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3.2 Escala de Calificacin La escala de calificacin final del desempeo es nica para todos los proveedores, siendo independiente del tipo de suministro que stos realicen. Calificacin de Desempeo > 85 100 > 70 85 > 60 70 0 60 Descripcin Muy Bueno Bueno Regular Malo
La evaluacin de cada uno de los criterios de desempeo se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a 100. La calificacin se obtendr a nivel de la subespecialidad establecida en el Sistema de Clasificacin por Especialidades y Subespecialidades del Registro de Proveedores, y en la cual el proveedor hubiese participado, ya sea a travs de un contrato o una orden de compra. Los proveedores que estn calificados con nota igual o inferior a 60, se les deber aplicar las causales de suspensin y eliminacin establecidas en el Reglamento de Proveedores. 3.3 Calificacin en el Registro de Proveedores La calificacin de un proveedor ser nica y de carcter transversal para todo el Grupo de Empresas ENAP, en la subespecialidad evaluada, que refleja el desempeo del proveedor en todas las Unidades de Negocio que haya prestado servicios o suministrado bienes en un perodo de tiempo, segn se indica en el siguiente cuadro: Tipo de Proveedor Servicios Periodicidad de la Calificacin Mensualmente se ejecutar un proceso automtico que permitir obtener la evaluacin general del proveedor a nivel de subespecialidad, que considerar todas las evaluaciones realizadas para un proveedor en cada uno de los contratos u rdenes de servicio que estn debidamente aprobadas en forma sistmica por el evaluador. Cuatrimestralmente se ejecutar un proceso automtico que permitir obtener la evaluacin general del proveedor a nivel de subespecialidad, que considerar todos los documentos de compra, peticiones de oferta y documentos de recepcin registrados durante el perodo.
Bienes
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El rea Corporativa de Aprovisionamiento ser la responsable de realizar la evaluacin automtica, segn lo indicado en forma precedente. 3.4 Comunicacin de la evaluacin a los proveedores Los proveedores debern contar con la informacin de sus evaluaciones de desempeo, las cuales sern informadas por las siguientes reas internas del Grupo de Empresas ENAP: Proveedores de Servicios: el Administrador de Contratos ser el responsable de comunicar al proveedor su evaluacin en forma previa a su cierre en el Sistema SAP. El proveedor contar con 5 das hbiles para responder respecto de la evaluacin realizada. No obstante lo anterior, el Administrador de Contratos podr dar curso a su evaluacin, posterior a la fecha mencionada, sin contar con el feedback del proveedor. Proveedores de Bienes: el rea Corporativa de Aprovisionamiento ser responsable de comunicar peridicamente el resultado de la evaluacin a nivel general, la cual estar disponible en el Registro de Proveedores. Adicionalmente, las reas de Abastecimiento en el mbito de su gestin, podrn informar a travs de los reportes disponibles en el Sistema, del avance en la calificacin de los proveedores en la gestin local, como una forma de ir alineando y retroalimentando a sus proveedores, atendiendo consultas y reclamos respecto de su evaluacin, particularmente en lo que dice relacin con la informacin que se registra en SAP MM y que afecta su resultado. rea Corporativa de Aprovisionamiento: ser responsable de mantener las calificaciones de los proveedores en el Registro de Proveedores, y de suministrar esta informacin a los proveedores que lo requieran. Para esto, buscar los mecanismos que le permitan a los proveedores tener acceso a esta informacin. Adems, ser la responsable de comunicar las sanciones que se puedan desprender de sta, y que estarn contenidas en el Reglamento del Registro de Proveedores. 3.5 Evaluacin de Proveedores de Bienes La evaluacin resulta de la informacin ingresada por el personal de las reas de Abastecimiento en las distintas etapas del proceso en el Sistema SAP. El primer hito que considera esta evaluacin es la respuesta a la peticin de oferta por parte del proveedor, quien debe cotizar o excusarse de hacerlo; en la recepcin del bien se evala el cumplimiento de la cantidad, fecha y calidad. Es de gran importancia que la informacin sea ingresada lo ms ajustado posible a tiempo real, por cuanto en cantidad y fecha se evala respecto de las fechas comprometidas en las rdenes de compra.
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3.5.1
Los criterios para la evaluacin consideran la calidad, cumplimiento del plazo de entrega, cumplimiento de las cantidades comprometidas y la respuesta a las peticiones de oferta, cuya ponderacin para obtener la calificacin final depender de si se trata de bienes con o sin contrato, segn se detalla a continuacin: Criterio a. Calidad Descripcin criterio Depende de la aceptacin o rechazo del bien. Escala de calificacin en base al desfase en das de fecha de entrega real vs. la fecha de entrega programada y acordada con el proveedor. Escala de calificacin en base a la cantidad real entregada en la fecha solicitada vs. la cantidad solicitada para dicha fecha. Depende del tipo de respuesta a la peticin de oferta. Total Ponderacin de Bienes Sin Contrato Con Contrato 40% 40%
b. Cumplimiento de plazo
35%
35%
15%
25%
3.5.2
Para realizar la evaluacin de cada criterio, se consideran los siguientes parmetros: a. Calidad DESCRIPCIN Cumple (los bienes son aceptados y recepcionados) No cumple (los bienes son rechazados) NOTA 100 0
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b. Cumplimiento de plazo De (das) < -12 -12 >3 >6 >8 > 12 A (das) 3 6 8 12 NOTA 80 100 80 60 20 0
Notas
100 80 80 60 20
0
Diferencial Das
-12..0.36.812
NOTA 100 60 0
100 60
0
0%80%100%
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c. Respuesta a la peticin de oferta DESCRIPCIN Cotiza y/o se excusa dentro del plazo No cotiza y no se excusa dentro del plazo 3.6 Evaluacin de Proveedores de Servicios Una vez iniciada la operacin del servicio, se podr proceder a evaluar el desempeo del proveedor. La clave para realizarla en el sistema ser el cdigo del contrato y/o el RUT o cdigo SAP del proveedor. Dependiendo de la criticidad del servicio respecto de las personas u operaciones, podrn realizarse evaluaciones parciales que permita evaluar la gestin integral del servicio durante la ejecucin del contrato. Lo anterior, resulta plenamente aplicable a contratos de largo plazo. 3.6.1 Forma de evaluacin NOTA 100 0
La evaluacin del proveedor considera como unidad bsica el contrato u orden de servicio, sobre los cuales se podrn realizar evaluaciones parciales durante su ejecucin y finales al cierre de stos. Evaluacin parcial: corresponde a las evaluaciones que se realizan durante la ejecucin de la prestacin de un servicio, y que permiten una mejora continua del servicio mediante el feedback del desempeo del proveedor. En el caso de contratos con duracin mayor a un ao, deber realizarse al menos una evaluacin anual. Evaluacin final: corresponde a la evaluacin que se realiza al cierre de un contrato u orden de servicio, la que tendr carcter de obligatoria. Los tipos y forma de evaluacin aplicables en el marco de un contrato suscrito, deber estar en conocimiento del proveedor, lo que deber indicarse en el marco normativo del contrato o en su etapa de puesta en marcha, lo cul ser responsabilidad del administrador del contrato. La evaluacin general del contrato u orden de servicio, se obtendr del promedio simple de todas las evaluaciones registradas y aprobadas en el sistema para stos. 3.6.2 Criterios de evaluacin y ponderacin de los criterios y subcriterios
Los criterios para la evaluacin son el cumplimiento de la calidad del servicio, de los plazos establecidos y de los aspectos administrativos, siendo la calidad el principal criterio del desempeo del proveedor en cada uno de los grupos de proveedores de servicios.
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Los criterios y sus subcriterios asociados tendrn asignado un peso relativo para la obtencin de la calificacin final, dada la agrupacin de servicios segn se indica a continuacin: a. Obras y Servicios
Criterios Ponderacin Criterio Descripcin Trabajo o servicio realizado Cumplimiento normas de seguridad y prevencin de riesgos Cumplimiento normativa ambiental Cumplimiento Sistema de Aseguramiento de Calidad Calidad del Servicio Ponderacin Subcriterio 18 15 10 6 4 4 4 2 2 14 6 12 3 100
65
Administracin Sistema de Aseguramiento de Calidad Infraestructura, equipos, herramientas Calidad de materiales y suministros Iniciativa y cooperacin Idoneidad del personal clave Cumplimiento plazos Programacin del trabajo Cumplimiento laboral y administrativo Conducta interna
20 15 100
Total
70
Plazos
30 100
Total
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30 100
Total
3.6.3
Los subcriterios sern aplicados para las agrupaciones de servicios, dada la siguiente clasificacin:
Obras y Servicios
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Criterio/subcriterio
a. Trabajo o s ervicio realizado b. Cumplimiento normas de seguridad y prevencin de riesgos c. Cumplimiento normativa ambiental d. Cumplimiento Sistema de Aseguramiento de Calidad e. Administracin Sistema de Aseguramiento de Calidad f. Infraestructura, equipos, herramientas h. Iniciativa y cooperacin i. Idoneidad del personal clave Plazos a. Cumplimiento de plazos b. Programacin del trabajo
Calidad de Servicio
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Para realizar la evaluacin se debern considerar las escalas de calificacin de cada subcriterio, de acuerdo a lo que se detalla a continuacin: Calidad del Servicio a. Trabajo o servicio realizado
DESCRIPCIN El trabajo cumple cabalmente con los niveles de calidad solicitados. En particular, para las obras, la calidad de las terminaciones y acabado, cumplen satisfactoriamente con lo solicitado. En el caso de consultoras, el informe final muestra ampliamente la calidad solicitada. El trabajo cumple razonablemente con los niveles de calidad solicitados. Puede haber falencias menores, de fcil correccin. En el caso de las obras, las terminaciones y acabados cumplen razonablemente los niveles de calidad solicitados. En caso de consultoras, el informe final cumple razonablemente el nivel de calidad solicitado. El trabajo cumple en los niveles mnimos de la calidad solicitada. El trabajo es suficiente. En el caso de las obras, sus terminaciones y acabados con suficientes, aunque se requiere algunas correcciones. En el caso de consultoras, el informe cumple con lo mnimo, pero es susceptible de ser mejorado. La calidad del trabajo es deficiente y no se logra cumplir con el mnimo solicitado. En el caso de obras, sus terminaciones y acabados son deficientes, as como en el caso del informe final de consultoras.
Obras y Servicios Consultora y otros servicios
Bueno > 70 - 85
Regular > 60 70
Malo 0 - 60
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RANGO
Bueno > 70 - 85
Regular > 60 70
Malo 0 - 60
Regular >60 70
Malo 0 - 60
Realizado por:
RANGO Muy Bueno > 85 - 100 Bueno > 70 - 85 Regular > 60 70 Malo 0 - 60
RANGO Muy Bueno > 85 - 100 Bueno > 70 - 85 Regular > 60 70 Malo 0 - 60
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f.
La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es ptima. La mantencin de stas es ptima, presentando y ejecutando programas de mantencin establecidos y demostrables. La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es buena. Puede haber equipos con fallas menores, que son reparadas oprotunamente. La mantencin de stas es adecuada, presentando y ejecutando programas de mantencin establecidos. La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es suficiente. La mantencin de stas es regular, presentando y ejecutando programas de mantencin, aunque no siempre oportunos. Ocasionalmente pueden presentarse fallas de mediana importancia que son corregidas por evento, si riesgos para las personas o la operacin. La calidad de la infraestructura, equipos y herramientas es deficiente. La mantencin de stas no es adecuada, pudiendo carecer el proveedor de programa de mantencin establecidos y demostrables. Puede presentarse fallas importantes afectando la operacin.
Obras y Servicios Consultora y otros servicios
Bueno > 70 - 85
Regular > 60 70
Malo 0 - 60
RANGO Muy Bueno > 85 - 100 Bueno > 70 - 85 Regular > 60 70 Malo 0 - 60
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h. Iniciativa y cooperacin
DESCRIPCIN El personal demuestra, sistemtica y evidentemente, iniciativa y cooperacin, durante la prestacin del trabajo o desarrollo del servicio. El personal demuestra, usualmente, iniciativa y cooperacin, durante la prestacin del trabajo o desarrollo del servicio. El personal demuestra poca o regular iniciativa, aunque suficiente cooperacin, durante la prestacin del trabajo o desarrollo del servicio. El personal demuestra poca o ninguna iniciativa y poca cooperacin, incluso cuando se le solicita, lo que desmejora la calidad del trabajo o el servicio.
Obras y Servicios Consultora y otros servicios
RANGO Muy Bueno > 85 - 100 Bueno > 70 - 85 Regular > 60 70 Malo 0 - 60
i.
El proveedor cuenta con personal altamente calificado, con experiencia e instruccin, tanto para las tareas que debe desarrollar como para constribuir de manera eficiente a la gestin tcnico-administrativa del trabajo o servicio prestado El proveedor cuenta con personal calificado, con experiencia e instruccin para las tareas que debe desarrollar, que contribuye a la gestin tcnico-administrativa del trabajo o servicio prestado. El proveedor cuenta con personal calificado, con experiencia e instruccin bsico, aunque suficiente y que no contribuye significativamente a la gestin tcnicoadministrativa del trabajo o servicio prestado. El proveedor no cuenta con personal con la debida calificacin para realizar las tareas necesarias tendientes a entregar un trabajo o servicio segn los estndares requeridos.
Obras y Servicios Consultora y otros servicios
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Bueno > 70 - 85
Regular > 60 70
Malo 0 - 60
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Bueno > 70 - 85
Regular > 60 70
Malo 0 - 60
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b. Conducta interna
DESCRIPCIN El proveeedor muestra una conducta intachable, tanto en aspectos personales como laborales, dentro de las dependencias e instalaciones de ENAP El proveeedor muestra una conducta adecuada, en aspectos personales y laborales, dentro de las dependencias e instalaciones de ENAP. Ocasionalmente puede cometer faltas menores, que no afectan la seguridad ni el desarrollo de los servicios y que corrige rpidamente. El proveeedor muestra una conducta usualmente correcta, aunque algo irregular, en aspectos personales y laborales, dentro de las dependencias e instalaciones de ENAP. Ocasionalmente se le ha debido indicar faltas menores, que no han afectado en forma importante la seguridad ni el desarrollo de los servicios y que logra corregir. El proveeedor no muestra una conducta satisfactoria en aspectos personales y/o laborales, dentro de las dependencias e instalaciones de ENAP o bien, su conducta es tan irregular que no permite confiar en su actuar.
Obras y Servicios Consultora y otros servicios
Regular > 60 70
Malo 0 - 60
Para realizar la evaluacin se contar con la transaccin ZMM_EVAL_PROVEEDOR, que permitir llevar a cabo la evaluacin, seguimiento y control. Para tal efecto, el sistema despliega distintos tipos de evaluacin, lo que estar delimitado por perfiles de usuario. Asimismo, cuenta con perfiles para el acceso a los informes de gestin, y uno especfico para el administrador del sistema, segn se muestra a continuacin:
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La ruta de acceso a este sistema es la siguiente: Logstica > Gestin de Materiales > Compras > Datos Maestros > Proveedor > Visualizacin Lista > ZMM_EVAL_PROVEEDOR Para efectos de visualizar la calificacin general del proveedor en el Registro de Proveedores, se podr usar las siguientes transacciones SAP: ZMM_CLAS_PROVEEDORES. La ruta de acceso a esta transaccin es la siguiente: Logstica > Gestin de Materiales > Compras > Datos Maestros > Proveedor > Eval. Proveedores > ZMM_CLAS_PROVEEDORES MK03 La ruta de acceso a esta transaccin es la siguiente: Logstica > Gestin de Materiales > Compras > MK03 - Visual.(actual)
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Diagrama de Flujo
BIENES
ETAPAS PROCESO
SERVICIOS
REA DE CONTRATOS REA USUARIA (ADM. CONTRATOS)
Solicitud Contratacin de Servicios
AREA USUARIA
AREA DE ABASTECIMIENTO
Proceso de Cotizacin
- Cotiza / Se excusa - No cotiza
FIN
FIN
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