Artculos tcnicos

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Herramientas corporativas de gestin de proyectos: Una visin integral

Martn Santos D., Isaac A. Parra R., Sara Gallardo V. y Jos W. Ingram R.
En este artculo se revisan las herramientas y servicios que puede proporcionar un portal corporativo, para realizar la gestin integral de proyectos y se explica cmo la integracin de stas, como servicios del portal, proveen enormes ventajas con respecto a una herramienta tradicional. Se revisan los distintos servicios del proceso de gestin de proyectos, sus ventajas y desventajas, y sus tendencias tecnolgicas. Adicionalmente, se describe una herramienta de gestin de proyectos desarrollada por el IIE para la CFE y los beneficios que tendra la utilizacin de esta tecnologa para el sector elctrico.

Introduccin

as organizaciones requieren cada vez ms, realizar cambios sustantivos a sus procesos para garantizar su competitivad y permanencia en el mercado. Es necesaria una toma de decisiones ms asertiva, reducir gastos y optimizar sus procesos para garantizar un mejor producto y servicio al cliente. Las empresas del sector energtico no son la excepcin. Esta necesidad de cambio organizada principalmente por su planeacin estratgica, da origen a una cartera de proyectos estratgicos, en la que el cumplimiento de objetivos es crucial para la empresa. Hoy en da es imperativo para las organizaciones, contar con herramientas que les ayuden en la planeacin, organizacin, control y seguimiento de proyectos, de hecho, la administracin de los proyectos internos y externos se ha convertido en un proceso medular de las empresas. El objetivo es garantizar que los recursos estn siendo utilizados adecuadamente y que los resultados de los mismos logren el impacto esperado en la organizacin, la cual, si desarrolla proyectos para terceros (clientes externos), necesitar an ms la estrecha vigilancia de los avances del proyecto, para garantizarle al cliente su completa satisfaccin, entregando los resultados de los mismos en los tiempos y costos pactados. La administracin de los proyectos puede llegar a ser compleja y en ocasiones, si no se realiza adecuadamente, puede traer como consecuencia los siguientes problemas (Forsberg, et al., 1996): Gastos excesivos por administracin. Control y seguimiento superficial que reduce la posibilidad de tomar decisiones asertivas. Enfoque de los involucrados a la administracin y no a la calidad de los resultados. Poca comunicacin entre proyectos y la organizacin. Mala seleccin de iniciativas, si la informacin no se contrasta con las necesidades reales de la empresa. Mala planeacin de la cartera de proyectos estratgicos. Gastos mal aprovechados en proyectos de inversin, que pueden poner en riesgo las finanzas de la organizacin.

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Es por estas razones que la gestin de los proyectos debe ser realizada, tomando de la organizacin toda la informacin posible y garantizando que los procesos sustantivos y de apoyo de la misma tambin estn informados de todos los eventos en los proyectos (riesgos, problemas, necesidades, acciones, resultados, etc.), para que puedan ajustarse a las necesidades de stos y reaccionar con oportunidad en las etapas en las que intervienen, contribuyendo as al xito de la realizacin de los proyectos.

Limitaciones actuales en la gestin de proyectos

Existen en el mercado una gran cantidad de productos de software orientados a la administracin de los proyectos, muchos de los cuales son ampliamente utilizados en las organizaciones, tales como: Microsoft Project, Primavera Systems, y PlanView. Recientemente Gartner Group Inc. ha publicado un estudio donde se muestra una tabla comparativa (tabla 1) que permite referenciar la posicin de competencia en la que actualmente se encuentran estas herramientas (Light, et al., 2007).

Tabla 1. Tabla comparativa de herramientas de administracin de proyectos.

Figura 1. Fases de un proyecto.

Todas estas herramientas ofrecen diversos mdulos con capacidades para definir, planear y administrar la cartera de proyectos y los proyectos definidos, que incluso se apegan a las mejores prcticas sugeridas por el Project Management Institute (PMI) (A Guide to the Project Managment Body of Knowledge, 2004). Sin embargo, a pesar de que cuentan con varios mdulos para dar un seguimiento detallado a la informacin requerida en cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto (Fig. 1), tienen varias limitaciones como las que a continuacin se describen: Normalmente son herramientas desarrolladas como programas clientes/servidor, muy pocas de ellas tienen interfaces en web. La informacin generada en cada una de sus etapas, debe adecuarse para transferirse a otros sistemas, generando actividades. No cuentan con mecanismos de colaboracin que permitan administrar los ciclos de vida de la informacin que se genera dentro del proyecto. Los resultados del seguimiento y control deben ser trabajados por separado, para generar informes que se puedan utilizar por las herramientas de inteligencia de negocios. No existe comunicacin directa con los procesos sustantivos y de soporte de la empresa. La experiencia ganada en los proyectos no impacta los procesos de la empresa directamente, ni se da seguimiento a ello. La informacin se administra en forma aislada. Los productos y resultados de los proyectos quedan aislados. No se contemplan procesos para revisar el impacto de los resultados en la organizacin. No se contemplan procesos para que se proteja la propiedad intelectual de los productos y resultados generados. No se contemplan procesos para integrar las asignaciones y tareas del proyecto, a las agendas de gestin de los participantes. No se integran procesos para rescatar el aprendizaje ganado en los proyectos, mediante la publicacin y difusin de mejores prcticas y lecciones aprendidas. No se realiza una buena administracin del conocimiento de los proyectos.

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Por estas razones, no obstante que las herramientas comercialmente disponibles permiten reducir sustancialmente las tareas y coordinar las actividades de los proyectos para conseguir los objetivos planteados, as como reducir sustancialmente los costos por administracin de los mismos, siguen estando limitadas en la comunicacin de todos estos eventos, con los dems procesos de la organizacin. La visin de integracin del portal corporativo resuelve en gran medida las limitaciones antes sealadas y genera grandes ventajas al proporcionar la informacin a la organizacin, para que sta reaccione oportunamente a las necesidades requeridas por los proyectos (Partington, 1996).
Figura 2. Modelo integral de gestin de proyectos.

Herramientas del portal para gestionar proyectos

El portal corporativo tambin proporciona servicios para gestionar las distintas etapas de los proyectos, con la ventaja de ofrecer una visin integral al proceso (Fig. 2). A continuacin se enlistan las distintas herramientas con que cuenta un portal corporativo para la gestin de proyectos. Mdulo de administracin de la cartera de proyectos. Asistente para la planeacin y definicin de proyectos. Espacio de trabajo para realizar el seguimiento, control y cierre del proyecto Mdulo para la gestin (seguimiento y control) de la cartera de proyectos. Mdulo para la administracin de la proteccin intelectual. Mdulo de evaluacin de resultados y medicin de impacto.

A continuacin se describe la funcin principal y los servicios de cada uno de los mdulos que constituyen las herramientas para la gestin integral de proyectos, en un portal corporativo.

Figura 3. Modelo de gestin de cartera de proyectos.

Mdulo de administracin de la cartera de proyectos

En este mdulo se integran los servicios para definir, analizar y dar prioridad a las iniciativas, propuestas y proyectos de la organizacin. El mdulo provee los procesos de colaboracin adecuados para generar, a partir de los objetivos planteados por la organizacin, iniciativas y propuestas que despus son procesadas, analizando su prioridad, riesgo y costo para integrar una cartera de proyectos. Este mdulo es retroalimentado con los resultados de las acciones, de tal forma que el usuario puede dar seguimiento al estado que guardan cada una de sus propuestas y en funcin de los resultados, tomar decisiones (Fig. 3).

Asistente para la planeacin y definicin de proyectos

Este mdulo permite la documentacin total de los proyectos que se realizarn. Cuenta con los servicios necesarios para registrar los datos generales del proyecto, objetivos, alcances, recursos utilizados, planes de trabajo, planes de mitigacin de riesgos, plan de calidad, plan de comunicacin, etc., necesarios para realizar la administracin adecuada de stos.

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Espacio de trabajo para realizar el seguimiento, ejecucin y cierre del proyecto

Este mdulo permite la generacin automtica o manual de un espacio de trabajo para cada proyecto, donde los participantes y el coordinador o jefe del mismo, pueden realizar tareas de administracin en las diferentes etapas del proyecto. Una aportacin importante de los espacios de trabajo es que cuentan con las herramientas para administrar de manera integral, la informacin no estructurada y estructurada del proyecto, permitiendo concentrarla en un solo lugar. El espacio de trabajo proporciona los servicios de: Plan de trabajo (Diagrama de Gantt). Presupuesto del proyecto. Tareas asignadas. Agenda grupal. Biblioteca documental. Servicios de interconexin externa. Foros de discusin. Herramientas de colaboracin. Avisos. Seguimiento de problemas. Documentacin de riesgos y seguimiento de acciones de mitigacin. Plan de comunicacin. Generador de informes de avance. Asistente de cierre. Esta opcin permite guardar en un solo lugar la informacin estratgica del proyecto, permitiendo salvaguardar para la organizacin, el conocimiento adquirido, as como los productos del desarrollo. Al finalizar el proyecto, el espacio de trabajo cuenta con un asistente que permite generar el informe final del mismo, donde el jefe de proyecto tiene la oportunidad de mandar los documentos utilizados o generados a repositorios de la organizacin, documentar lo aprendido por los participantes del proyecto, iniciar el proceso de proteccin intelectual para los productos obtenidos en el proyecto y documentar las lecciones aprendidas y mejores prcticas aplicadas.

Mdulo para la gestin (seguimiento y control) de la cartera de proyectos

Este mdulo cuenta con los servicios para desplegar la informacin simultnea del estado en que se encuentran los proyectos, a partir de los informes peridicos generados. Cuenta con servicios de supervisin jerarquizados, que permiten a los usuarios visualizar todos los proyectos, los proyectos de un rea o segmento de la organizacin, o los proyectos por tipo. Permite la visualizacin de sus indicadores de avance programado vs avance real, costo programado vs costo real (Fig. 4).
Figura 4. Seguimiento y control de proyectos.

Mdulo para la administracin de la proteccin intelectual

Este mdulo contempla el proceso de administracin de los productos que son registrados en derechos de autor, patentes o marcas, as como el proceso de trmite a partir de su integracin en un proyecto.

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Mdulo de evaluacin de resultados y medicin de impacto

En este mdulo se agrupan los servicios del portal que permiten evaluar los resultados documentados y obtenidos por los proyectos. La informacin de los resultados es valorada de forma cualitativa y cuantitativa, calificndola para identificar los impactos a los objetivos donde el proyecto tuvo su origen y de esta forma cerrar el ciclo de vida de la informacin. Los problemas identificados durante la ejecucin del proceso generan inconformidades que se registran en los procesos de mejora continua existentes, para analizar las causas-efecto y determinar las oportunidades de mejora, de tal forma que la organizacin se adecue a los cambios que los proyectos requieren.

Ventajas y desventajas de la gestin integral de proyectos

La gestin de proyectos con herramientas integradas al portal corporativo, tiene las siguientes ventajas y desventajas: Ventajas Integra la informacin generada en la gestin de proyectos, con todos los procesos de la organizacin. Permite salvaguardar los resultados y productos generados en los proyectos. Reduce las tareas requeridas actualmente, para adecuar la informacin para otros procesos. Permite instrumentar un mecanismo de retroalimentacin de los procesos de la organizacin y cmo stos afectan a la gestin de proyectos. Integra los procesos de control y seguimiento de proyectos con las herramientas de gestin. Reduce las prdidas de informacin. Integra prcticas de administracin del conocimiento. Integra procesos colaborativos para dar seguimiento a problemas y riesgos. Desventajas Se requiere acostumbrar al personal, a reducir tareas administrativas y enfocarse a tareas de decisin. Requiere reorganizar los procesos para simplificarlos. Crear una cultura de salvaguardar la informacin estratgica. Requiere de conocimientos de computacin de los usuarios.

Sistema de gestin de proyectos para la CFE

Como parte del desarrollo de portales corporativos, la Gerencia de Sistemas Informticos (GSI) del IIE ha desarrollado herramientas para la gestin de proyectos para la CFE. El sistema de gestin integral de proyectos contempla los siguientes mdulos: Mdulo de gestin de proyectos. Espacio de trabajo para seguimiento, control y cierre de proyectos. Mdulo de proteccin intelectual. Mdulo de evaluacin de resultados y medicin del impacto. Este sistema se encuentra integrado como una herramienta del portal corporativo, que tambin se desarrolla para la CFE. El sistema est compuesto por una serie de servicios que permiten integrar la gestin de proyectos, con todos los dems procesos de la organizacin. Sus caractersticas generales son: Est desarrollado sobre la plataforma Lotus Domino. Instrumenta procesos colaborativos para revisin y aprobacin en cada una de las etapas del proyecto. Cuenta con un generador de espacios de trabajo para proyectos. Integra los procesos de cierre y evaluacin de resultados. Contempla los procesos del ciclo de vida de los proyectos.

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A continuacin se muestran varias imgenes de las caractersticas del sistema desarrollado. Los beneficios que el sector elctrico tendra por el uso de esta tecnologa seran: Mejora en la coordinacin y seguimiento de proyectos estratgicos. Integracin con los sistemas de gestin e inteligencia de negocios. Mejor comunicacin de resultados a la organizacin. Reduccin de duplicidad de esfuerzos, ya que en muchos casos se realizan los mismos trabajos en distintas reas de la CFE, por falta de comunicacin. Mejor control de los recursos destinados a inversin. Mejor definicin de la cartera de proyectos, orientndola a las necesidades reales y urgentes que requiere la organizacin. Reduccin de costos por pago de regalas de sistemas comerciales.

Figura 5. Mdulo de gestin de proyectos.

Figura 8. Control presupuestal.

Figura 9. Seguimiento y control de proyectos.

Figura 6. Asistente para documentar proyectos.

Figura 10. Mdulo de administracin de la propiedad intelectual.

Figura 7. Diagrama de Gantt.

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Conclusiones
Existe una gran variedad de herramientas disponibles comercialmente para la gestin de proyectos, sin embargo, las tendencias tecnolgicas se encaminan hacia la integracin de los sistemas como parte de un portal corporativo. Este modelo mejora el desempeo de los procesos orientados a la gestin de proyectos y resuelve el problema de comunicacin de la informacin generada en los proyectos, con los otros procesos de la organizacin, por lo que una visin integral de los proyectos, mejora la capacidad de la empresa para adaptarse a los cambios dinmicos que exige la competencia.

Referencias
Forsberg, K., Mooz, H., Cotterman, H. Wiley. Visualizing project management. New York 1996. Light, Matt, Stang, Daniel B., Magic Quadrant for IT Project and Portfolio Management, 2007. Matt Gartner RAS Core Research Note G00149082. June 2007. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Third Edition, Paperback. Project Management Institute. 2004. Partington, David., The project management of organizational change. International Journal of Project Management Vol. 14, 1996. Martn Santos Domnguez Ver currculum en la pg. 126. Isaac Alberto Parra Ramrez Licenciado en Informtica por el Instituto Tecnolgico de Zacatepec y Maestra en Ciencias Computacionales por el CENIDET, especialidad en Ingeniera de Software. Desde 2001 es investigador del Instituto de Investigaciones Elctricas. Se desempea como jefe de proyectos de software para desarrollo de aplicaciones web, automatizacin de flujos de trabajo, colaboracin y mviles. Tambin ha participado en varios proyectos de diseo y desarrollo de sistemas de bases de datos y grficos, utilizando diferentes tecnologas cliente-servidor y web. Ha impartido cursos de PSP. Sus reas de inters son portales internos corporativos, la automatizacin de procesos de negocio, tecnologa orientada a objetos y la aplicacin de mejores prcticas en el desarrollo de software. iparra@iie.org.mx Sara Gallardo Vera Ver currculum en la pg. 138. Jos William Ingram Ramrez Ingeniero en Sistemas Computacionales por el Instituto Tecnolgico de Ciudad Madero y Maestra en Ciencias Computacionales por el CENIDET. Desde 2001 colabora en la Gerencia de Sistemas Informticos, en el desarrollo de diversos proyectos para el sector elctrico. Es especialista en desarrollo de herramientas y sistemas con teconologa web y actualmente trabaja en el desarrollo del Sistema de Revisin de Proveedores Calificados de la CFE. jwingram@iie.org.mx