PresentacionISO9001 6

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AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

FORMACINEN
AUDITORIASINTERNASDECALIDAD
Ing.HctorFabioMuozV.
Contenido
1. Objeto y Campo de aplicacin
2 Referencias normativas (ISO 9001) 2. Referencias normativas (ISO 9001)
3. Trminos y Definiciones
4. Fundamentos de las auditoras
5. Gestin de un programa de auditora
6. Actividades de auditora
7. Calificacin de auditores.
Nota: ISO 19011
2
Inicio de la auditora, Nombramiento del
auditor lder, definicin de objetivos, alcance y
criterios para cada auditora.
P
6.Actividadesdeauditoria
V
A P
H
p
Revisin de documentos. Determinar la
conveniencia de la auditora.
Preparacin de actividades. Plan de auditora,
documentos de trabajo, roles de los auditores.
Actividades de auditora. Reunin de apertura,
Recoleccin de informacin, Entrevistas,
Revisin de documentacin
H
Actividades complementarias de auditora.
Seguimiento a las acciones correctivas
A
Terminacin de la auditora Retencin de
documentos, anlisis para verificar la eficacia.
V
Revisin de documentacin.
Preparacin de reporte. Anlisis de hallazgos,
Entrega reporte para aprobacin y distribucin.
PLANEACION
Reunin de apertura
Entrevista
6.Actividadesdeauditoria
EJECUCION
Recoleccin pruebas
Reunin cierre
Entrevista
Anlisis documentos
Observacin de
INFORME
Observacin de
actitudes y
condiciones de las
reas de inters
SEGUIMIENTO
3
6.Actividadesdeauditora
Iniciodelaauditora
Sedebeconsiderarcomoactividadeslassiguientes:
- Nombramientodelauditorlider.Registro
- Asignacindeauditorasacadaauditor.
- Definicindelobjetivogeneraldelaauditora.InformeFinal
- Definicindelalcancegeneraldelaauditora.InformeFinal
- Definicin de los criterios de auditora. Informe Final Definicindeloscriteriosdeauditora.InformeFinal
- Definicindecanalesdecomunicacinentreauditoresy
auditados.
- Definicindelafrecuenciadereunionesequipoauditor
- EsconvenienteefectuarunareuninydejarunActade
reunin
Iniciodelaauditora
Determinacindelaviabilidad/Contactosconelauditado.
- Verificarlaexistenciadeinformacinsuficienteparaplanificarla
auditora.
- Verificarladisponibilidaddelosauditoresenlasfechasprevistas.
- Verificarladisponibilidaddelosauditadosenlasfechasprevistas.
- Verificarladisponibilidadyaccesoalosprocesosyala
documentacin.
- Verificarlaindependenciadelgrupoauditor.
- Verificareltiempodeejecucindelaauditoraencadaprocesoo
grupodeprocesos.
- Visitadereconocimientoalosprocesosaauditar.InduccinGral.
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Revisindedocumentos.
- Revisarlasecuenciaeinteraccindelosprocesos,subprocesos,
tareasyactividades.
- ConfrontarexistenciadelosrequisitosdelSGC/PRODUCTO/enla
documentacin.
- Confrontarexistenciadecontrolesparalasvariablesespecificas
deseguimientoalproductoyalproceso.
- Confrontarexistenciaderegistrosqueasegurenlacapturade
datosparacadavariable.
- Confrontarexistenciademecanismosdeseguimientoymedicin.
- Confrontaractividadesdeverificacinyseguimientoalproceso.
Preparacindeactividadesenelsitio. PlandeAuditora.
- Objetivos y alcance de la Auditora.
ObjetivosyalcancedelaAuditora.
- Identificacindelosauditadosylaresponsabilidad.
- Identificacindeprocesosvsdocumentosdereferencia.
- IdentificacindelosmiembrosdelEquipoAuditor.
- FechaylugardelaAuditora.
- IdentificacindelasreasaAuditar.
- Duracinestimadadelaauditora.
- Recursosdelaauditora.Dotacin,transportes.
- Programadereuniones.Apertura,entrevistas,auditores,cierre.
- RequisitosdeConfidencialidad.
- DistribucindelinformedeAuditora.
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AUDITORIA No.: FECHA:
AUDITOR LIDER:
PLAN DE AUDITORA
AUDITOR LIDER:
OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORA
INICIAL INICIAL
HORA
PROCESO / REQUISITO AUDITOR AUDITADO CRITERIOS FECHA
OBSERVACIONES:
FIRMA AUDITOR LIDER
Preparacindeactividadesenelsitio.
Asignacinactividades.
Sedebeconsiderarcomoactividadeslassiguientes:
- Rolesdelaauditora.Lder/Auditor/Observador/
- Preparacindepruebasdelaeficaciadelprocesoaauditar.
- Formulacindeactividadescriticasarevisar.
Preparacin de documentos de trabajo. Preparacindedocumentosdetrabajo.
- Listasdeverificacin.Formulacindepreguntas.
- Planesdemuestreo.
- Formatospararecoleccindedatos.
- Diligenciamientodereportedeauditora.
6
Preparacin de actividades en el sitio.
Las listas de verificacin deben ser:
Las listas de verificacin deben ser:
- Elaborada de acuerdo con el proceso que se auditar.
- Dirigida a la preparacin de las entrevistas.
- Una gua para determinar si las actividades ejecutadas
corresponden a las disposiciones adoptadas.
- Un instrumento para reportar resultados y obtener
conclusiones conclusiones.
Las listas de verificacin no deben ser:
- Un instrumento para un interrogatorio.
AUDITORA No.: FECHA: PAG ____ DE _____
REQUISITO / PROCESO AUDITADO
REPORTE DE AUDITORA
AUDITADO: AUDITOR:
CRITERIOS DE LA AUDITORIA:
N.C. OBS. PREGUNTAS DE APOYO EVIDENCIAS HALLAZGOS
PERSONAS ENTREVISTADAS / CARGO:
RECOMENDACIONES:
FIRMA AUDITOR FIRMA AUDITADO
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Realizacin de la auditora en el sitio.
Reunin de apertura.
- La premisa fundamental es una atmsfera de confianza.
Hay que evaluar esta atmsfera.
- Consolidarla cuando exista y en su defecto buscarla.
- Aclarando desde el comienzo los conceptos bsicos de la auditora.
Lo que es la Auditora (Evaluar el Sistema)
Lo que no es la Auditora (Evaluar las personas).
- P t i d l P ti i t - Presentacin de los Participantes
- Objeto y Alcance de la Auditora
- Confirmar el Plan que se va a iniciar
- Metodologa de la Auditora
- Validar los medios logsticos
- Acordar la reunin de cierre
Reunin de apertura.
COMPORTAMIENTO DEL AUDITOR:
CO O O U O :
_ AdoptarActitudPositiva,
profesional,constructiva
_ Acercamientoabierto,honestoy
decooperacin
Contactaralrepresentantedelrea.
Hablaralaspersonasdelrea.
Explicarelpropsitodelavisita.
Sercalmado,diplomticoyconfiable.
Nohablardemasiadobajo.
Noactuarconsuperioridad.
Hablarclaraycuidadosamente.
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Realizacindelaauditoraenelsitio.
R l i d l i f i
Recoleccindelainformacin
- Identificarfuentesdeinformacin.Evidencias
- Recoleccindelainformacinmedianteelmuestreo.
- Confrontarveracidaddelainformacin.
- Verificar suficiencia de la informacin Suficiencia de la evidencia - Verificarsuficienciadelainformacin.Suficienciadelaevidencia.
- Evaluacinfrenteacriteriosdeauditora.
- Identificarlasnoconformidades.Hallazgos
- Revisarlasobservacionesconelrea.
- Elreadebereconocerhabersidoinformado
- Mtodosderecoleccindelainformacin:
Entrevistas.
Observacindeactividades.
Revisindedocumentos.
- Fuentesdeinformacin:
Entrevistas con empleados y otras personas.
Observacin de actividades y del entorno de trabajo y sus
condiciones.
Documentos tales como: polticas, objetivos, planes, p , j , p ,
procedimientos, instructivos, licencias y permisos,
especificaciones, dibujos, planos, contratos etc.
Registros tales como registros de inspeccin, actas de
reuniones reportes de auditora, resultados de monitoreos y
mediciones.
Resmenes de datos, Anlisis e indicadores de desempeo
Bases de datos computarizados
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Consideraciones a tener en cuenta con respecto a las entrevistas:
- L t i t d b h h d dif t i l
- Las entrevistas deberan ser hechas a personas de diferentes niveles y
funciones que desempeen actividades que estn dentro del alcance de
la auditoria.
- Las auditorias deberan ser realizadas durante el horario y el lugar
normal de trabajo.
- Se debe procurar que la persona auditada se sienta cmoda para
realizar la entrevista.
- La razn para la entrevista y las notas tomadas debera ser explicada. p y p
- Las entrevistas pueden ser iniciadas preguntando a las personas por la
descripcin de sus actividades de trabajo.
- Las preguntas tendenciosas deberan evitarse.
- Los resultados de las entrevistas deberan ser resumidas y comentadas
con las personas entrevistadas.
- Se debera agradecer a las personas por su participacin y cooperacin.
EL LENGUAJE LAS REFORMULACIONES
Realizacin de la auditora en el sitio. Entrevistas
Claro, sencillo, concreto.
LAS PREGUNTAS
No se comienzan al iniciar
Una a la vez
Son cortas
N d i i
Reflejan lo que se comprendi
LOS SILENCIOS
Atentos
Interesado
En actitud de escucha
T d No son de cuestionario
AL ESCUCHAR
Desear entender
Listo para reformular.
Tomando notas
No hablar al tiempo
No cortar al auditado
No soplar respuesta.
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NO
_ SerManipulado
_ EmpujarniserEmpujado
_ A il
SI
-Estar preparado
-Ser puntual
-Insistir en que el Auditado
_ Amilanarse
_ DejarqueelAuditadolleveel
ControldelaAuditora
_ Asumircosasnihacer
presunciones
EVENTOS
Auditados Agresivos
-Insistir en que el Auditado,
responda por s mismo
-Hablar lo menos posible
-Evitar malos entendidos
-Hacer preguntas claras y
concisas
-Ser diplomtico y Calmado
-Felicitar, cuando lo considere g
Auditados Tmidos
Personas ausentes
Documentos perdidos
Muestras preparadas
Reacciones Emocionales
Casos Especiales
,
conveniente.
Actuar
gDecisin
gProfesionalismo
gConfianza
gFirmeza en Objetivos y
propsitos de la Auditora
Preguntas bsicas en relacin con los procesos:
Requisito. 4
- Se han identificado y definido apropiadamente los procesos?
- Se han definido mecanismos de control y la documentacin bsica para
asegurar el control del proceso?
- Se han establecido criterios de control de los procesos?
- Las Interrelaciones de los procesos se controlan?
R i i 5 Requisito. 5
- Se han asignado las responsabilidades?
- Se han implementado y mantenido los procedimientos?
- La alta direccin realiza las revisiones por la direccin?
- La poltica de calidad es coherente con la realidad de la organizacin?
- Los objetivos son medibles y estn asociados a un indicador y a un
proceso?
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Requisito. 6
- Dispone la organizacin de los recursos necesarios para mantener el
SGC y aumentar la satisfaccin del cliente?
- Es el personal competente para la realizacin de su trabajo?
- Existen registros del plan de formacin, competencias de cada puesto?
- Existe una metodologa definida para la evaluacin de la eficacia de las
i f i ? acciones formativas?
- Est identificada la infraestructura necesaria y existente para la
realizacin de los procesos?
- Existen condiciones especificas de trabajo?Se han identificado y
definido apropiadamente los procesos?
Requisito. 7
- Se encuentran documentados los requisitos del cliente, incluyendo
condiciones de entrega y posteriores?
- Existe metodologa eficaz para la comunicacin con el cliente?
- Existe una metodologa adecuada para la realizacin de las compras?
- Existe una metodologa adecuada para inspeccin de productos
d ? comprados?
- Se encuentran identificados todos los equipos de seguimiento y de
medicin?
- Existen registros de las verificaciones o calibraciones realizadas?
Requisito. 8
- Es el proceso eficaz para lograr los resultados requeridos?
- Se han detectado oportunidades de mejoramiento continuo?
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PLANEAR:
PLANEAR:
- Cmo se planifica el proceso?
- Se han identificado y definido apropiadamente los objetivos del
proceso?, se han desplegado?
- Se han identificado y comunicado los requisitos del cliente?
- Se han identificado los recursos requeridos?
- Se planifica el seguimiento, medicin y anlisis de los datos resultantes
d l ? del proceso?
- Se planifica la calidad dentro del proceso?
HACER:
- Se ha proporcionado la competencia requerida al personal?
- Se dispone de los documentos y registros requeridos?
- Los documentos que describen la operacin del proceso son adecuados?
- El proceso opera adecuadamente y bajo las condiciones controladas?
VERIFICAR:
- Cmo se hace el seguimiento y/o la medicin al desempeo del
proceso?, existen indicadores de gestin?
- Se analizan datos?
- Se hace Inspeccin en los puntos donde se requiere?
- Se controlan los no-conformes?
ACTUAR:
- Se toman acciones correctivas y preventivas?
- Se toman acciones basadas en el anlisis de datos?
- Se retroalimenta de informacin a los procesos para su mejora continua?
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Anlisis de la auditora.
Que debemos examinar sobre la documentacin?
EL FONDO
Cubrimiento del tema
Quin, qu, cundo, cmo....?
Exactitud de las referencias a otros documentos
Secuencia adecuada
Actualizado
LA APLICACION
Difusin
Efectiva Implementacin.
LA FORMA
Conformidad con el procedimiento de la empresa.
Tcnicasdeverificacin
- Preguntas imprevistas
Preguntasimprevistas
- Verificarsilapersonaconocesusresponsabilidades?
- Inesperadas
- Comohaceunacorreccindetrabajo?
- Preguntasderequisito
- Comocalificaaloscontratistas?
- Preguntasquesugierenlasrespuestas
- Aunquenocuenteconlasespecificaciones,
- comodefinelacalidaddeesteproceso?
- Preguntasingenuas
- Yonosecomohaceustedeso?
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Muestreo
d d l d l
Paradeterminarsiseestnsiguiendoonolosrequisitosdelsistemase
debenseleccionarde3a7muestrasdedocumentos.MLSD
Muestras Probabilidad
1 50.0%
2 75.0%
No pida documentos tpicos, le darn lo mejor
3 87.5%
4 93.7%
5 96.6%
6 98.4%
7 99.9%
Solicite una lista, ndice o registro
Solicite ver archivos y seleccione de la mitad ,
adelante y atrs.
Seleccione muestras de diferentes procesos.
Si encuentra una desviacin, tome varias
muestras, para comprobar si es algo genrico
Examen
Recoleccin de evidencias: Recoleccin de evidencias:
ENTREVISTA
Haga sentir cmodo al
auditado
Sea amigable.
Qu? Como?
Por qu?
Mustreme Donde?
Quien?
Cuando?
Explique el propsito de
la auditoria.
Evite preguntas cuya
respuesta sea SI o NO.
Los 7 amigos del auditor
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Mustreme! Mustreme!
Qu Qu hace usted? hace usted? Dnde Dnde lo almacena? lo almacena?
Por qu Por qu se firma? se firma? Quin Quin lo autoriza? lo autoriza?
Cundo Cundo lo enva? lo enva?
Qu Qu hace usted? hace usted? Dnde Dnde lo almacena? lo almacena?
Por qu Por qu se firma? se firma? Quin Quin lo autoriza? lo autoriza?
Mustreme! Mustreme!
Cmo Cmo lo recibe? lo recibe?
Cmo Cmo lo recibe? lo recibe?
ELCONTROLDELPROCESODEENTREVISTA
PROBLEMAS
ParaelAuditado lasituacinesnegativa
yesintiltratardedemostrarlequeno
esas.
CAUSAS
AuditadoVs.Auditor
AuditadoVs.Auditora
SOLUCIN
ElAuditor debepropiciarunasituacin
positivaparasatisfacerlasnecesidades
delAuditado.
ACCIN
Hacerentenderalauditadolos
beneficiosquegeneraelprocesode
auditora.
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CMOVEELAUDITADOALAUDITOR
Unrepresentantedelaaltadireccin.
Unapersonaconautoridaddeaccesoatodala
informacin.
Alguienquepuedaentrevistaralquequiera,y
aquiennoselepuederechazar.
Alguienconquinnuncapidireunirse.
Alguienquelehaceperdereltiempo.
Alguienindiscreto,curioso.
Alguienquebuscalasfallas.........
ylasencuentra
En resumen, alguien ..........PELIGROSO PELIGROSO
LAACTITUDDELAUDITOR
_Escucharatentamenteparaentender.
_Noaprueba,nidesaprueba.
_Respetalaspausasdelauditado.
_TransmiteConfianza.
_Espaciente.
_RespetaalAuditado(aunquenocomparta
susideas).
_Noesagresivo.
_Adaptasulenguajealdelauditado.
_Discute,nopolemiza.
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ANALISISDEDOCUMENTOS ANALISISDEDOCUMENTOS
TRESEJESDEOBSERVACIN
CONTENIDO
LAVIGENCIA
LASECUENCIALOGICA
LAAPLICACION
TRES CRITERIOS DE EVALUACIN
LA EXISTENCIA
LA PRACTICA
LA APROPIACIN
CONTENIDO
CubrimientodelTema
Qu debemos examinar sobre la documentacin? Qu debemos examinar sobre la documentacin?

Quin,qu,Cundo,Cmo.....
Precisindelasreferenciasaotrosdocumentos
Secuenciaadecuada
Coherencia
Actualizado
Vigencia
LA FORMA
Conformidad con el procedimiento de la Empresa Conformidad con el procedimiento de la Empresa
Identificacin
LA APLICACIN
Difusin
Efectiva Implementacin
Generacin de Evidencias
Conocimiento de los encargados de aplicar el documento
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GeneracindeHallazgosdelaauditora
Elauditoroelequipoauditordebeconsiderarlasevidencias
- Verificarelalcancedelosprocesos.Deunextremohastaelotro
- Loscontrolessoneficaces?
- Losmecanismosdemejorasonsistemticos?
- Verificarlaconformidadconlosrequisitosdelsistema.
- Verificarlaconformidadconlosrequisitosdelproducto.
- Verificarlasmedicionesdelproductoydelprocesoyconfrontarlasconla
metasoespecificacionesplanificadaparalosmismos.Losobjetivosde
mejorareflejanlasnecesidadesdelosclientes?DelProceso?
- Losprogramasdemejorasecumplen?Existenrecursos?Sonadecuados?
- Lasmedicionespermitenevaluarsisealcanzanlasmejoras?
- Sinosealcanzanlosobjetivossetomanaccionescorrectivas?
H t d t i i d d t
EJECUTANDO LA AUDITORIA
Haga un muest reo de act i vi dades, no se cent r e en una.
Busque evi denci a obser vando l o que ocur r e y revi sando
r egi st r os.
Haga anot aci ones compl et as.
Escuche l as expl i caci ones del audi t ado.
Anot e y conf r mel as ms adel ant e si es pr ocedent e. No de
l a i mpr esi n de que no cr ee.
Escr i ba l os det al l es : pr ocedi mi ent os, r egi st r os, or denes
,l ot es, et c.
Audi t or i a abi er t a y ami gabl e r esul t ar en un acuer do de que
el probl ema exi st e.
Ver i f i que si l a NC es o no punt ual .
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- El equipo de auditoria se debera reunir lo necesario para revisar los
hallazgos de auditoria en etapas apropiadas durante la auditoria. Tambin
se deberan registrar las no conformidades y su evidencia de soporte.
EVIDENCIA OBJETIVA
CRITERIO DE AUDITORIA
Debe
g y p
- La evidencia de la auditoria se debera evaluar contra los criterios de la
auditoria, para generar los hallazgos de la auditoria.
HALLAZGO
- Todos los hallazgos deberan ser revisados con el representante de la
auditoria apropiado. El propsito de la revisin es obtener
reconocimiento de que la auditoria es precisa y que se entiende cules
son las no conformidades.
REPORTES DE
NO
REPORTES DE
NO
No conformidad:
No cumplimiento
de un requisito
No conformidad:
No cumplimiento
de un requisito
NO
CONFORMI DAD
NO
CONFORMI DAD
de un requisito
ISO 9000:2000
de un requisito
ISO 9000:2000
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- Los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad (C) o no
conformidad (NC) con los criterios de la auditoria y/o identificar una
oportunidad de mejora (Ob )
HALLAZGO
oportunidad de mejora (Ob.) .
- Las no conformidades se pueden clasificar como mayores (NCM) o
menores (NCm)
- Se debe intentar al mximo resolver cualquier divergencia de opiniones
concerniente a la evidencia y/o hallazgos de la auditoria, y se deberan
registrar los puntos no resueltos.
HALLAZGO
OBSERVACION
CONFORMIDAD NO CONFORMIDAD
m M
(NCM) (NCM) No No Conformidad Conformidad Mayor Mayor::
Un Un requisito requisito completo completo de de la la norma norma inexistente inexistente o o
no no determinado determinado dentro dentro del del SGC SGC..
Un Un criterio criterio de de auditora auditora que que no no se se ha ha
implementado, implementado, ni ni tiene tiene evidencias evidencias..
Alguna Alguna desviacin desviacin oo incumplimiento incumplimiento pone pone en en
ii ll d d dd dd ll SGC SGC
NO EXISTE IDENTIFICACIN
DE PRODUCTO NO CONFORME
Procedimiento de Tratamiento
de no Conformes inexistente
riesgo riesgo el el desempeo desempeo de de todo todo el el SGC SGC
Existe Existe producto producto no no conforme conforme yy es es enviado enviado al al
cliente cliente deliberadamente deliberadamente en en ese ese estado estado..
CUL ES EL
PRODUCTO
NO CONFORME? ?
Investigacin de casos /
Quejas del Cliente/
21
(NCm) (NCm) No No Conformidad Conformidad Menor Menor: :
Incumplimiento Incumplimiento parcial parcial de de algn algn requisito requisito de de
la la norma norma..
Criterio Criterio de de auditora, auditora, falla falla aislada, aislada, no no
sistemtica sistemtica..
Cuando Cuando se se detecta detecta la la misma misma no no conformidad conformidad
menor menor en en muchos muchos lugares lugares de de la la organizacin, organizacin,
DOCUMENTO OBSOLETO
No hay evidencia de un retiro
de documentos obsoletos.
Se encontr un plano obsoleto.
No hay evidencia de una
marca indicativa.
se se clasifica clasifica como como no no conformidad conformidad mayor mayor..
PLANO
1998
PLANO
2001
REPORTE DE NO CONFORMIDADES.
-LA REFERENCI A
Al requisit o de la norma o
manual de calidad o
procedimient o Un requisit o a la
-LA EVI DENCI A
List a de hallazgos, respaldados
con evidencias obj et ivas o
at est iguadas por el audit ado.
- LA
CONCLUSI N
Genrica, breve, precisa y
acept ada por el audit ado.
procedimient o. Un requisit o a la
vez, el ms det erminant e.
22
- 1. No se establece una correspondencia entre la poltica de calidad y
8.NoConformidadesTpicas
los objetivos de calidad. Requisito. 5.3/5.4.1
- 2. No siempre existe, o no se puede demostrar, un seguimiento al
logro de los objetivos. Requisito. 5.4.1/ 5.6.1
- 3. Se evidencia una exigencia a las empresas para que elaboren un
manual de funciones como nico medio para dar respuesta al
requisito de documentar responsabilidades. Requisito. 5.5.
- 4. A veces se documentan unas matrices complicadas que intentan
interpretar el requisito de planificacin, lo cual no es muy claro para
la organizacin. Requisito. 5.4.2
- 5 La revisin gerencial no contempla un verdadero anlisis de la
- 5. La revisin gerencial no contempla un verdadero anlisis de la
gestin en un proceso de tiempo, sino que limita a un acta, que en
la mayora de los casos no tiene mucha profundidad y no se analiza
la efectividad del sistema. Requisito. 5.6.2
- 6. No se evidencian las decisiones tomadas como producto de la
revisin (tareas, nuevos objetivos, entre otros). Requisito. 5.6.2
- 7 La revisin de los requisitos del cliente se limita a la firma del - 7. Larevisindelosrequisitosdelclienteselimitaala firmadel
contrato,msnoaestudiarlacapacidaddecumplimientodelos
requisitos,antesdelaaceptacin.Requisito.7.2.2
- 8. Incumplimientodelosacuerdosestablecidosenloscontratos
conlosclientes.Requisito.7.2.3
23
- 9. No hay evidencia de la aplicacin sistemtica de una planificacin
d l SGC l i li bl d bi l
del SGC, o no es clara, o es inaplicable, cuando se presentan cambios al
producto, la tecnologa, la legislacin asociada, la organizacin, los
procesos, las responsabilidades. Requisito. 5.4.2
- 10. No hay evidencia de una adecuada planificacin de la realizacin
del producto, o los planes de la calidad no estn disponibles en un
formato adecuado, o es insuficiente el formato para evidenciar como se
cumplen los requisitos aplicables (Legales, del cliente, del sistema, del
proceso). Requisito. 7.1.
- 12. La planificacin de la realizacin del producto no contempla todos
los aspectos de control o de verificacin, o la estructura del documento
no determina aspectos como frecuencia, tamao de muestra, criterios
de aceptacin y de rechazo , responsables y recursos bsicos para la
misma. Requisito. 7.1.
- En Algunos casos se omiten variables crticas en la planificacin de la
realizacin del producto soportadas sobre la base de ausencia de
recursos. Requisito. 7.1.
- 13. Existe confusin en los trminos revisin, verificacin y
validacin del diseo En algunos casos se asume como lo
validacin del diseo. En algunos casos se asume como lo
mismo, o no existen dentro del proceso de diseo. Requisito. 7.3.
- 14. En el punto de compras, no se aplican los conceptos de
seleccin y evaluacin de subcontratistas. No se identifica el tipo
de control y alcance del control que debe ejercer la empresa
sobre ellos. Existen evidencias a compras efectuadas a
proveedores no evaluados o que no cumplen requisitos de
seleccin. Requisito. 7.4. q
- 15. No se consideran los subcontratistas de servicios dentro del
alcance determinado por la empresa. No hay evidencia de
registro o evaluacin a servicios metrolgicos, importadores o
exportadores, navieras, transportadores, maquiladores, servicios
de produccin. Requisito. 7.4.
24
- 16. No se determina adecuadamente la infraestructura bsica para
cumplir con los requerimientos de los clientes. No hay una lista de
p q y
equipos crticos, no se evidencia criterios de mantenimiento, ni
planificacin del mismo. No hay evidencia de la aplicacin del plan.
Requisito. 6.3
- 17. No se determina adecuadamente el ambiente de trabajo bsica
para cumplir con los requerimientos de los clientes. No hay una
planificacin de aspectos bsicos de control, ni evidencias de su
aplicacin Requisito 6 3 aplicacin Requisito. 6.3
- 18 . Falta demostrar cumplimiento de requisitos legales o legislacin
relativa al manejo de las materias primas (por ejemplo si son
productos txicos, inflamable, entre otros), en el control del
proceso (por ejemplo el cumplimiento de regulaciones del
Ministerio de Salud o el INVIMA sobre Buenas Prcticas de
Manufactura (BPM),. Requisito. 6.4
- 19. Manejo de sustancias peligrosas o con restricciones de uso,
cumplimiento de normas de seguridad industrial, entre otras) el
cumplimiento de normas de seguridad industrial, entre otras) el
producto terminado o con el transporte del mismo, debe estar siendo
cumplida por la empresa. Esto incluye Leyes, decretos, resoluciones,
licencias, permisos, Normas Tcnicas Obligatorias, entre otras
regulaciones. Requisito. 6.4
- 20.No hay evidencia especfica sobre el conocimiento y experiencia para
demostrar que las personas son competentes para las funciones que
desempean en la organizacin, incluyendo los auditores internos.
Requisito. 6.2
- 21. El alcance del requisito de control de equipos de medicin, se
enfoca ms hacia los equipos, que a identificar cules son las
mediciones que inciden en la calidad y como es la adecuacin de los
instrumentos de medicin a las necesidades reales de los procesos o los
requisitos los productos. Requisito. 7.6
25
- 22. El enfoque de las acciones correctivas aparecen como
tratamiento de la no conformidad y no con el anlisis de las
causas, las cuales permiten a la organizacin analizar el problema
, p g p
de fondo y poder as implementar la accin correctiva efectiva
que logre la no reiteracin de la no conformidad. En el registro de
acciones correctivas y preventivas falta la identificacin de
fuentes de informacin para acciones preventivas, diferentes a
las acciones correctivas. Esto con el fin de ser ms proactivos que
reactivos.
- 23. En el requisito de auditorias internas se hace mayor nfasis
en verificar se los papeles estn bien (enfoque de suficiencia), y
ifi di i i b i h no en verificar que estos procedimientos permitan saber si hay
un manejo adecuado de los procesos, que le den valor agregado
a la empresa y que aseguren que sus productos mantienen o
mejoran sus especificaciones (enfoque de eficacia)
- 24. Es importante que se evidencie la certificacin la calificacin
del personal (en trminos de educacin,
Objetivo
Practicar la preparacin de los reportes
de los hallazgos durante las situaciones de los hallazgos durante las situaciones
propuestas .
26
ElreportedeauditoraesPreparadoporelauditoroequipo.
- Debeemitirsedentrodeuntiemporazonabledespusdela
realizacindelaauditora.
- Evitarjuiciospersonales.Noreportarhechosquenosean
comprobados
- Sepreparabajoladireccindelauditorprincipal.
- Breve,claro,sencillo,realyobjetivo.
- Reportar las desviaciones - Reportarlasdesviaciones
- ReportarlasNoconformidades.
- Nodebereportarlascausas
- Debeserenviadoporelauditorprincipal.
- Sedebenconservarregistrosdelasauditoras.
- Sedeberegistrarlaverificacindelasaccionescorrectivas
implantadasydesuefectividad
- Revisarloshallazgosdeauditoriayotrainformacin
apropiadarecolectada.
- Acordarlasconclusionesdelaauditora,teniendoencuenta
laincertidumbredeesta
- Prepararrecomendaciones,siestohasidoespecificadopor
losobjetivosdelaauditoria.
- Discutirlasaccionescomplementariasydeseguimientosies
i d apropiado.
27
Elreportedeauditora
-Fechadelaauditora.Nmeroconsecutivo
-Alcanceyobjetivo
-Identificacindelosauditoresyauditados
-Criterios. Documentosdereferencia.
-Conformidad/No
conformidades/Observaciones
-Resumendelasactividadesdeauditora
-Coberturayefectividaddelaauditora.
-Anlisisdelequipoauditor
-Laefectividaddelsistemadecalidad
-Solicituddeaccionescorrectivas
-Firma de los auditores
Reunindecierre
- Saludo,agradecimientos.
- PresentarlasactividadesyHallazgosdela
auditoraalosresponsablesderea.
- Permitiralauditadopresentarevidencias
objetivasadicionalesyaclararmalos
entendidos entendidos.
- Presentarconclusionesdelequipoauditorcon
respectoalaefectividaddelsistemade
calidad.
- Distribucindelinforme
- Retencindedocumentosdeauditora
28
Auditor Auditor
Auditado Auditado
Inicio
7.Actividadesdeseguimiento
Solicitud
Por que*
Anlisis de
Causas
P
Entrega Reporte de NC
Toma Conocimiento
y Establece Fecha
Acuerdo Investiga Causa
3/G
Solicitud
5W/1H
Verifica Efectividad
Propone
Accin Correctiva
Acuerdo
Implementa
y Notifica
Fin
Plan de Accin
Qu Cmo Por qu Quin Dnde Cundo
Report e de No conformidades
Qu Cmo Por qu Quin Dnde Cundo
Planeado Ej ecut ado Result ados Desviaciones Propuest a
I nforme de t res Generaciones
Report e de No conformidades
Plan de Accin
Qu Cmo Por qu Cundo Dnde Quin
Anlisis de las causas
Porque
Porque
Porque
Porque
como
P A V H
Seguimient o a la Eficacia
29
Terminacindelaauditora.
Elreportedegestindelaauditora.Auditorlider.
- Debeemitirsedespusdelarealizacindelciclocompletodeauditora.
- Reportarlasactividadesgeneralesdeauditoradetodoelciclo.
- Esbreve,claro,sencillo,realyobjetivo.
- ReportarlaseficaciadelaauditorayAccionescorrectivasemprendidas.
- ReportarelestadodelasNoconformidades.
- Si t ti l d NC - SintetizacausasgeneralesdeNC
- Seconstruyeconlosregistrosdelasauditoras.
- Sedistribuyeatodoslosinteresados.
- Hacepartedelarevisindelsistemadegestin.
AUDITORIA INTERNA No: _______________ FECHA: _____________________
INFORME FINAL DE AUDITORIA
Requisito / Proceso Auditado Hallazgo N.C. OBS. PLAN DE ACCIN Co AC AP Responsable
Fecha
Limite
Estado
30
Elreportedeauditora
-Fechadelaauditora.Nmeroconsecutivo
-Alcanceyobjetivo
-Identificacindelosauditoresyauditados
-Criterios. Documentosdereferencia.
-Conformidad/No
conformidades/Observaciones
-Resumendelasactividadesdeauditora
-Coberturayefectividaddelaauditora.
-Anlisisdelequipoauditor
-Laefectividaddelsistemadecalidad
-Solicituddeaccionescorrectivas
-Firma de los auditores
APROBACI N Y DI STRI BUCI N APROBACI N Y DI STRI BUCI N
El informe debe:
1. Emitirse dentro del perodo de tiempo convenido. Si no es p p
posible, las razones del retraso deben ser informadas al cliente y
debe acordarse una fecha revisada de emisin.
2. Ser fechado y firmado por el lder del equipo auditor, revisado y
aprobado como est definido en los procedimientos
documentados.
3. Distribuirse a los destinatarios designados por el cliente de la
auditora.
EL INFORME ES PROPIEDAD DEL CLIENTE Y SU
CONFIDENCIALIDAD DEBE SER RESPETADA Y
SALVAGUARDADA APROPIADAMENTE POR LOS
INTEGRANTES DEL EQUIPO DE AUDITORA Y TODOS
LOS DESTINATARIOS DEL INFORME.
31
TERMINACIN DE LA AUDITORA TERMINACIN DE LA AUDITORA

La audi t ora t er mi na cuando se
han concl ui do t odas l as
act i vi dades i ndi cadas en el
pl an de audi t or a, i ncl uyendo
l a di st r i buci n y acept aci n del l a di st r i buci n y acept aci n del
i nf or me de audi t or a.
Empresa Certificador
Preparacin del Manual Evaluacin del Manual
9.CertificacindeTerceraparte
Preparacin del Manual
de Calidad
Evaluacin del Manual
de Calidad
Auditoria del Sistema
de Calidad
OK ?
OK ?
Accin Correctiva
F
a
s
e

I
OK ?
Certificacin
Sistema de Calidad
Accin Correctiva
Solicitud
Recertificacin
Auditoras de
Seguimiento
Prorrogacin de la
Certificacin
F
a
s
e

I
I
32
Organismo Acreditador
Superintendencia de Industria y Comercio
9.CertificacindeTerceraparte
Organismo Certificador
Debe estar debidamente acreditado ante la
Superintendencia de Industria y Comercio.
Certificacin del Sistema de Calidad
Acredita que el Sistema de Calidad de una empresa q p
est conforme con el modelo de aseguramiento de
la calidad establecido en la norma 9001.
Certificacin de Producto Sello de Calidad
Conformidad de un producto con la Norma Tcnica
Colombiana respectiva.
_ Seguir el plan y los _ Seguir el plan y los
_ Reportar las observaciones,
no conformidades y
fortalezas
_ Reportar las observaciones,
no conformidades y
fortalezas
RESPONSABI LI DADES DEL AUDI TOR RESPONSABI LI DADES DEL AUDI TOR
_ Seguir el plan y los
procedimientos de Auditoria
_ Permanecer dentro del
alcance de la auditora
_ Planear y ejecutar las labores
individuales efectivamente
_ Recolectar y analizar
evidencias con exactitud
_ Mantener la confidencialidad
_ Seguir el plan y los
procedimientos de Auditoria
_ Permanecer dentro del
alcance de la auditora
_ Planear y ejecutar las labores
individuales efectivamente
_ Recolectar y analizar
evidencias con exactitud
_ Mantener la confidencialidad
fortalezas
_ Verificar las acciones
correctivas
_ Cooperar con y apoyar al
auditor lder
_ No retener y/o mantener
documentacin
_ Actuar de manera tica
fortalezas
_ Verificar las acciones
correctivas
_ Cooperar con y apoyar al
auditor lder
_ No retener y/o mantener
documentacin
_ Actuar de manera tica
33
DECALOGO DEL AUDITOR
C OBJETIVO Y RACIONAL
C DISCRETO , CONFIDENCIAL
C CUMPLA NORMAS DE SEGURIDAD C CUMPLA NORMAS DE SEGURIDAD
C NO REALICE COMENTARIOS
C MANTENGA CONTROL EN LA
AUDITORIA.
C PERMITA QUE SU INTERLOCUTOR SE
EXPRESE
C CONCNTRESE
C NO SE CONSIDERE DEMASIADO
BUENO
C CONOCER PLENAMENTE LAS
EVIDENCIAS OBJETIVAS
C AJUSTESE A LA REALIDAD, SIN HERIR
1
FORMACINEN
CONCEPTOSBASICOSDE
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD AUDITORIASINTERNASDECALIDAD
Introduccin
9 Auditar es una destreza que solo se aprende mediante la q p
prctica.
9 Auditar no consiste en recitar una serie de preguntas y
anotar los resultados.
9 Auditar no consiste en limitarse a comprobar que las
organizaciones hacen lo que dicen que hacen.
9 El auditor debe ser un facilitador de mejoras 9 El auditor debe ser un facilitador de mejoras
2
Contenido
1. Objeto y Campo de aplicacin
2 Referencias normativas 2. Referencias normativas
3. Trminos y Definiciones
4. Fundamentos de las auditoras
5. Gestin de un programa de auditora
6. Actividades de auditora
7. Calificacin de auditores.
Nota: ISO 19011
1.Objetoycampodeaplicacin
Esta norma suministra orientacin sobre:
9 Los principios de auditora.
9 La gestin de programas de auditora.
9 La direccin de auditoras de sistemas de gestin de calidad y
ambiental.
9 La competencia de los auditores de sistemas de gestin
ambiental y de de la calidad.
9 Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar
auditora de sistemas de calidad y ambiental.
3
2.Referenciasnormativas
9 ISO 9001:Sistemas de gestin 9 ISO9001:Sistemasdegestin
delacalidadFundamentosy
vocabulario
9 ISO 14001:Sistemas de
Gestin ambiental
Vocabulario
9 OHAS 18001 Sistemas de
Gestin de seguridad
9 Vocabulario
La organizacin debe establecer,
documentar, implementar y
2.GeneralidadesdelSGC
p y
mantener un Sistema de gestin y
mejorar su eficacia para satisfacer
las necesidades del cliente.
Establecer un Sistema de Gestin
Requiere el compromiso y los
recursos suministrados por la Alta
Direccin.
Producto
Servicio
Realizacin del
Producto y/o Servicio
C

L

I

E

N

T

E
R
e
q
u
e
r
i
m
i
e
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t
o
s
C

L

I

E

N

T
E
S
a
t
i
s
f
a
c
c
i
n
Medicin,Anlisis
Mejoramiento
Responsabilidad
Gerencial
Gestin
Recursos
6
Requiere de la participacin del
personal durante la
implementacin.
Sistema de Gestin
de la Calidad
4
LaEstructuradelaISO9001:
9 Capitulo1.Introduccin
2.GeneralidadesdelSGC
9 Capitulo2.ObjetoyCampodeAplicacin
9 Capitulo3.Definiciones
9 Capitulo4.SistemadeGestindeCalidad
9 Capitulo5.ResponsabilidaddelaDireccin
9 Capitulo6.GestindelosRecursos
7
9 Capitulo7.RealizacindelProductoyPrestacindel
Servicio
9 Capitulo8.MedicinanlisisyMejora
9 Capitulo9.RelacinconotrosSistemasdeGestin.
Trminos relativos
a la Calidad Producto
Definiciones Definiciones
2.Estructura 2.EstructuradelaISO9001 delaISO9001
a la Calidad-Producto
Trminos relativos
a la Documentacin
Trminos relativos
a la Gestin-Organizacin
8
Trminos relativos
Al Aseguramiento
Trminos relativos
a la Auditoria Interna
5
Requisitos generales del
Sistema
Sistema de gestin de Sistema de gestin de
calidad calidad
Sistema
Manual de calidad
calidad calidad
Requisitos generales de la
Documentacin
9
Control de los documentos
Control de los registros
Compromiso de la direccin
Responsabilidad de la Responsabilidad de la
Direccin Direccin
Enfoque al cliente
Poltica de calidad
Planificacin Estratgica
10
Revisin de la direccin
Responsabilidad autoridad
Planificacin del Sistema
6
Provisin de los recursos
Gestin de los recursos Gestin de los recursos
Provisin de los recursos
Recursos humanos
Infraestructura
Gestin de los recursos Gestin de los recursos
11
Ambiente de trabajo
Planificacin de la realizacin
del producto
Realizacin del Producto Realizacin del Producto
Procesos relacionados con el
cliente
Diseo y desarrollo
Compras
del producto
12
Compras
Control de dispositivos de
seguimiento y medicin
Produccin y prestacin del
servicio
7
Generalidades
Medicin, anlisis y mejora Medicin, anlisis y mejora
Seguimiento y medicin
Control de no conformes
Anlisis de datos
13
Anlisis de datos
Accin de Mejora
Accin Correctiva
Accin Preventiva
Las Normas estn basadas en 8 principios
f d t l i t d ti d lid d
2.EnfoquedelasnormasISO
1. Orientacin hacia el cliente
2. Liderazgo
3. Participacin del personal
4. Enfoque de procesos
fundamentales para sistemas de gestin de calidad.
14
5. Enfoque de sistema para la gestin
6. Mejora continua
7. Enfoque basado en hechos y datos
8. Relaciones con los proveedores.
8
9 Planear
PlanificacindelSistemadeGestinProducto
D fi i i d Di i
2.EnfoquedelasnormasISO
DefinirprocesosestratgicosydeDireccin
Definirysuministrarlosrecursos
EstructurarlaOrganizacin,Responsabilidades
9 Hacer
Definirlosprocesosoperativos
Definirmecanismosparaelcontrol
Documentar los procesos
15
Documentarlosprocesos
9 Verificar/Actuar
Medir,analizardatosdelproducto/proceso
Estableceraccionesdemejora
3.ConceptosrelativosalasAuditorias
Programa de la
Auditoria
Cliente de la
Auditoria
Auditado
Auditoria Hallazgos de la
Auditoria
Equipo Auditor Criterios de la Evidencia de la q p
Auditoria Auditoria
Auditor Conclusiones de
la Auditoria
9
3.ConceptosrelativosalaAuditoria 3.ConceptosrelativosalaAuditoria
Organizacin que es auditada AUDITADO
Uno o mas auditores que llevan a cabo la auditora EQUIPO AUDITOR
Persona con la competencia para llevar a cabo una
auditora
AUDITOR
Persona, organizacin interna o externa que solicita
una auditoria interna de calidad.
CLIENTE DE LA
AUDITORIA
La auditora
es un proceso sistemtico,
R lid d
Para determinar la medida en la cual
Para obtener la evidencia de la
auditora y evaluarla objetivamente
es u p oceso s s e co,
independiente y documentado
Realidad
Referencial
Requisitos
se cumplen los criterios de la
auditora.
Referencial Referencial
Requisitos
Nota: Pueden ser de Primera Parte,
Segunda Parte o Tercera Parte
10
CRITERIOS DE LA
AUDITORA
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencias
Conjunto de una o ms auditoras planificadas para
un perodo de tiempo determinado y dirigidas a un
propsito especfico
PROGRAMA DE
AUDITORA
AUDITORA utilizados como referencias
Es el conjunto de tareas, que aplicadas
sistemticamente permiten :
Conducir la auditoria
ACTIVIDADES DE
LA AUDITORA
Conducir la auditoria
Lograr los objetivos previstos
Recopilar las evidencias
Determinar los Hallazgos
Establecer conclusiones
EVIDENCIA DE LA
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
EVIDENCIA DE LA
AUDITORA
informacin que son pertinentes para los criterios de
la auditora y que son verificables. La evidencia
puede ser cualitativa o cuantitativa.
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la
auditora recopilada frente a los criterios de la
auditoria. Los hallazgos de auditoria pueden indicar
conformidad, no conformidad u oportunidades de
mejora
HALLAZGO DE LA
AUDITORA
Resultado de una auditora que proporciona el equipo
auditor tras considerar los hallazgos de la auditora
CONCLUSIONES
DE LA AUDITORA
j
11
Realidad
Practicas de manufactura,
prestacin de
Evidencia
Realidad
prestacin de
servicios,
diligenciamiento de registros
Responsabilidades.
Criterios
Referencial
Requisitos
NTC, ISO, ASTM, BPM,
HACCP,Producto,
Contratos
Manual,
Procedimientos,
Instrucciones, Poltica
1 Parte
1 P t 1 P t
PROVEEDOR ORGANIZACION CLIENTE
1 Parte
1 Parte 1 Parte
2a Parte
2a Parte
3a PARTE
12
Las auditoras Primera Parte, se realizan por, o en nombre de, la propia
organizacin para fines internos y puede constituir la base para la
autodeclaracin de, conformidad de una organizacin.
Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen
un inters en la organizacin, tal como los clientes, o por otras personas
en su nombre.
Las auditoras de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones
independientes externas Tales organizaciones proporcionan la
certificacin o el registro de conformidad con requisitos como los de las
N ISO 9001 ISO 14001 / OHSAS 18001 Normas ISO 9001 e ISO 14001 / OHSAS 18001
Las auditoras Combinadas, Cuando se auditan sistemas de gestin
(3.2.2) ambiental y de la calidad juntos,
Las auditora conjuntas, Cuando dos o ms organizaciones auditoras
cooperan para auditar a un nico auditado (3.9 8)
AuditoraInterna.Primeraparte
9 Auditoradocumental(ReferencialvsRequisitos)
9 Auditoraalproceso(RealidadvsReferencial)
9 Auditoradeseguimiento(Noconformidades)
AuditoraExterna.SegundayTerceraparte.
9 (RealidadvsReferencialvsRequisitos)
9 Auditoradeproducto(NTC)
9 Auditoradelcliente.tcnica(Capacidad)ogerencial
(Organizacin)
13
4.Principiosdelaauditora
9Conducta tica. Fundamento del profesionalismo.
La confianza La confianza.
La integridad
La confidencialidad
La discrecin.
9Presentacin justa. La obligacin de informar verazmente y
con exactitud
Los hallazgos, conclusiones y reportes de la auditora.
Las actividades de auditora y obstculos encontrados.
los aspectos no resueltos o las opiniones divergentes
encontradas entre el equipo auditor y los auditados.
9 Debido cuidado profesional. La aplicacin de diligencia
( id d id d d l t i d ) (cuidados requerido de acuerdo con la tarea asignada) y
juicio en la auditora.
9 Independencia. La base de la imparcialidad y objetividad de
las conclusiones de la auditora.
9 Evidencia. La base racional para llegar a conclusiones de
auditora confiables y reproducibles en un proceso de
auditora sistemtico.
14
9 Nodebensersorpresivas.Debenserprogramadas.
9 EvitarlasInterferenciasqueimpidansurealizacin.Se
debecolaboraryaportarlasevidenciassolicitadas.Sedebe
facilitarelaccesoadatosyprocesos.
9 Evitarlosconflictospersonales. Duroconloshechos
9 Asumirlasresponsabilidades.Lasmejorasylasacciones
correctivasy/opreventivasrequeridas.
5.Gestindeunprogramadeauditora
9 Unaorganizacinquenecesiterealizarauditorasdebera
implementar y gestionar un programa de auditoras implementarygestionar unprogramadeauditoras
efectivo.
9 El propsito de un programa es planear el tipo y nmero
de auditoras, e identificar y suministrar los recursos
necesarios para realizarlas para su ejecucin en un tiempo
determinado.
9 Elprogramadeauditoraspuedeincluirunavariedadde p g p
objetivos,dependiendodeltamao,naturaleza,
complejidaddelaorganizacin.
9 Elprogramapuedeincluirauditorasconjuntasy
combinadas.
15
Definir la autoridad, la responsabilidad y la
competencia requerida para el proceso.
D fi i i d l Obj ti t i
P
V
A P
H
Definicin del programa. Objetivos y extensin
del programa de auditora, recursos y
procedimientos
Implementacin del programa. Evaluacin de
auditores, asignacin de equipos de auditora,
direccin de actividades de auditora y registros.
H
Mejora del programa. Proponer e implementar
los Planes de mejoramiento necesarios
A
Seguimiento y revisin del procedimiento de
auditora. Verificar la eficacia del proceso,
identificacin de oportunidades de mejora.
V
Definir la autoridad, la responsabilidad y la competencia requerida
para el proceso
4. Pool de
Auditores
para el proceso.
3. Seleccin y
Organizacin
Escriba aqu el nombre
Equipo Auditor 1
Escriba aqu el Equipo auditor 1nombre
Equipo Auditor 2
Escriba aqu el nombre
Equipo Auditor 3
Comite de Calidad
Escriba aqu el cargo
1. Organizacin
Auditores
2. Promocin
3. Seleccin y
Calificacin
16
Deberes del Auditor.
9 Comunicar el objetivo y alcance de la auditora
9 Comunicar el objetivo y alcance de la auditora
9 Permanecer dentro del objetivo y el alcance de la auditoria.
9 Reunir y analizar las evidencias que incidan en los resultados
de la auditoria.
9 Actuar con tica en todo momento
9 Ser objetivo en el momento de emitir conclusiones.
9 Determinar la necesidad y propsito de acciones correctivas
9 Indicar la accin de seguimiento que se debe emprender
cuando se presenten no conformidades
Deberes del Auditado.
9 Informar a sus colaboradores acerca de los objetivos y
Informar a sus colaboradores acerca de los objetivos y
alcance de la auditoria.
9 Designar los miembros de su grupo que acompaaran.
9 Proporcionar todos los recursos necesarios con el fin de
asegurar que la auditoria sea efectiva y eficiente.
9 Permitir el acceso a sus instalaciones y a los materiales de
evidencia evidencia.
9 Cooperar con los auditores.
9 Determinar e iniciar acciones correctivas basadas en el
informe de auditoria.
9 Solicitar recursos para la implementacin de AC
17
Deberes del Auditor Lder.
9Preparar el plan de auditora.
9Conformar equipos de auditora.
9Velar por el cumplimiento del proceso de auditoria
9Comunicar y aclarar al auditado los requisitos bajo los cuales
se desarrollara la auditoria
9Coordinar programas de auditora con el fin de llevar a cabo 9Coordinar programas de auditora con el fin de llevar a cabo
las actividades asignadas.
9Informar sobre los resultados a la alta direccin
9Conservar y salvaguardar los registros relativos a la auditora.
9Evaluar y calificar a los auditores.
Bases de la competencia de un auditor.
Educacin
Experiencia
en Auditora
Entrenamiento
en Auditora
Experiencia
Laboral
Calidad Ambiente
reas de
competencia
fi
reas de
competencia
fi
reas de
competencia
l
Atributos Personales
especfica especfica general
18
Competencia Bsica educacin, entrenamiento y experiencia
Auditor
Experiencia para el lder del
equipo de auditora
Experiencia para el auditor de
ambiente
Educacin
Tecnlogo
Entrenamiento
24 horas de
entrenamiento
24 horas de
entrenamiento en SGC
24 horas de
entrenamiento en SGA
Educacin
Profesional
Educacin
Profesional
entrenamiento
de auditor
Experiencia
laboral
1 -2 aos
Experiencia
laboral en calidad
o ambiente
2 ao aos mnimo
en procesos
Un ciclo de auditora al SGC.
Acompaamiento en SGA.
entrenamiento en SGC
Un ciclo de
auditora mnimo
entrenamiento en SGA
2 ao aos mnimo
en procesos
Atributos personales del auditor.
Mentalidad abierta - Buena disposicin para considerar ideas
Mentalidad abierta - Buena disposicin para considerar ideas
alternativas o puntos de vistas.
Diplomacia - Tacto y habilidad en el trato con las personas.
Observador - Para estar constante y activamente consciente de lo
que rodea el ambiente fsico y las actividades.
Perceptivo - Habilidad de usar sus instintos para entender y
adaptarse a las situaciones.
Tenaz - Persistencia la habilidad centrarse y orientarse hacia los Tenaz - Persistencia, la habilidad centrarse y orientarse hacia los
objetivos.
Decidido - Habilidad de tomar decisiones en base al razonamiento
lgico y habilidades analticas.
Confianza en s mismo - Habilidad de actuar y funcionar por cuenta
propia mientras interacta efectivamente con otros.
Integridad - Ser justo, sincero, honesto y discreto.
19
Competencias generales para un auditor:
Pl ifi i b j li l di l i
Planificar y organizar su trabajo, realizar la auditora en el tiempo
adecuado.
Recolectar informacin a travs de entrevistas, observaciones,
revisin de registros, documentos y verificar su precisin.
Confirmar que la evidencia respalda los hallazgos y las conclusiones.
Evaluar el riesgo incluyendo las consecuencias del utilizar tcnicas de
muestreo.
Registrar resultados de la auditora en documentos de trabajo.
Preparar informes de auditora en forma clara y concisa.
Mantener la informacin confidencial.
Comunicarse efectivamente, a travs de sus propias habilidades o el
soporte de un interprete.
Competencia especficas en el SGC:
Terminologa de calidad.
Principios de gestin de calidad y su aplicacin.
Medicin, anlisis y mejora del SGC.
Aplicacin de sistemas de gestin en una o varias reas de la
organizacin.
C i i t d l i t i t l d l i t d ti Conocimiento de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin
y cumplimiento de los requisitos con los resultados planificados.
Normas, procedimientos aplicables u otros documentos del sistema de
gestin utilizados como base para la auditora.
Diferencias y prioridades entre los documentos de referencia.
20
Competencias referentes a la organizacin:
Tamao, estructura, funciones e interrelaciones del personal.
Terminologa especfica del sector.
Actividades y tareas de los procesos estratgicos, comerciales generales.
Caractersticas crticas de los procesos, productos y servicios.
Procesos y prcticas aceptadas en el sector. Costumbres locales,
culturales y sociales.
Contratos y acuerdos con los clientes
Aspectos laborales, de seguridad en el lugar de trabajo y condiciones de
trabajo.
Leyes y reglamentaciones.
Idioma
Competencia especficas en el SGA:
Terminologa ambiental.
g
Principios de gestin ambiental y su aplicacin.
Herramientas de gestin ambiental
Impactos sobre las actividades humanas.
Medios ambientales (aire, agua, tierra y otros).
Interaccin de los ecosistemas.
Mtodos generales de proteccin ambiental.
Tcnicas de monitoreo y medicin Tcnicas de monitoreo y medicin.
Terminologa especifica del sector.
Aspectos ambientales e impactos de actividades, productos y
servicios.
Mtodos para evaluar importancia de los aspectos ambientales.
Tcnicas de monitoreo y medicin.
Tecnologa para prevenir la contaminacin.
21
Relacin entre la calificacin inicial de los auditores, seleccin
del equipo de auditora, mantenimiento de la calificacin del
Evaluacin
Inicial del
Auditor
Mantenimiento
de la
calificacin
Evaluacin del
desempeo del
auditor
P l d A dit
q p ,
auditor y el proceso de evaluacin continua del auditor
Calificacin del
Auditor
Pool de Auditores
Calificados
Seleccin del
equipo de la
auditora
Definicin del programa. Requisito 8.2. NTC ISO 9001:2000
La organizacin debe llevar a cabo a intervalos planificados,
auditoras internas para determinar si el Sistema de Gestin de
la Calidad es conforme con:
9Las disposiciones planificadas (vase 7.1)
9Los requisitos de esta norma internacional
9 l bl l 9Los requisitos del sistema de gestin establecidos por la
organizacin
Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
22
Objetivosdeunprogramadeauditora
9 Determinar si se ha documentado el sistema de
Determinarsisehadocumentadoelsistemade
calidad.(Documental)
9 VerificarsisehaimplementadoSGCylosresultadosson
conformes.(Interna)
9 Determinarlaeficaciaparacumplirconlosobjetivos
especficosdecalidad.(Interna)
9 Detectarcualquierdeficienciaodesviacin.
(Seguimiento)
9 Verificarlaimplantacindelasaccionescorrectivas.
Fuentesquegeneranobjetivosdeunaauditora.
9 Prioridades de la direccin
Prioridadesdeladireccin
9 Intencionescomerciales
9 Requisitosdelsistemadegestin
9 Requisitosreglamentariosocontractuales
9 Necesidaddeevaluacindeproveedores
9 Requisitosdelosclientes
9 Necesidadesdelaspartesinteresadas.
9 Riesgosparalaorganizacin..
23
Extensin de un programa de auditora. La organizacin
debe planificar un programa de auditoras internas tomando
en consideracin el estado y la importancia de los procesos y
las reas a auditar, as como los resultados de auditoras
previas.
Recolecta informacin y desarrolla diagrama de flujo del proceso
INICIO
Se rene con las personas de su rea para determinar los procesos que se deben documentar
Define con las personas de su rea que tipo de documento a realizar
Proceso
Fechas
A
Revisa documento y recomienda ajustes
Valida diagrama de flujo con las personas involucradas en el proceso
Realiza ajustes necesarios al diagrama de flujo
Elabora documento del procedimiento
Procedimiento
Valida documento con el Director del rea
Realiza ajustes necesarios y devuelve a Director del rea
2
Procedi- miento?
1
Si
No
B
9 Elalcance,elobjetivoyla 9 Necesidaddecertificacin,
La extensin de un programa de auditora puede variar por:
, j y
duracindelaauditorapor
realizar.
9 Frecuenciadelasauditoras
9 Tamaoynaturalezadela
organizacin
9 elnmerodeprocesosa
revisar y la importancia de los
,
acreditacinoregistrode
producto.
9 Losresultadosdeauditoras
previasounarevisindel
programadeauditoraprevia.
9 Aspectoslingstico,culturales
ysociales.
revisarylaimportanciadelos
mismos.
9 Normasyrequisitos
reglamentarios,contractualesy
otroscriteriosdeauditora.
9 Losrecursosasignados parael
proceso.(Entrenamiento/
Funcionamiento.
9 Preocupacionesdepartes
interesadas.
9 Cambiossignificativosparauna
organizacinocambiosensus
procesosyoperaciones.
24
Requisitos Requisito o Proceso ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
MES
PROGRAMACIN DE AUDITORIAS INTERNAS AO 2001
1.2, 4.2.2,
5.3, 5.5
Manual de Calidad, Poltica de calidad, Misin,
Visin
X X
5,4
Red de Procesos, Planificacin de la Realizacin
del Producto, Indicadores
X X
4,2 Control de documentos y datos X X
7, 7.1 Procesos de realizacin, Planes de Calidad X X
5.2, 7.2,
8.2.3
Ventas X X
7.3, 8.2.3 Diseo X X X
7.4, 8.2.3 Compras X X
7.5, 8.2.3,
8.2.4, 8.3
Elaboracin muebles X X X
7.5.5, 8.2.3 Almacenamiento X X X
7.6, 8.2.3 Dispositivos de seguimiento y medicin X X
8.2.1 Reclamos X X
8.2.2 Auditoras internas de Calidad X X
8.5.2, 8.5.3 Acciones correctivas y preventivas X X
6 Gestin de los Recursos X X
5.1, 5.2,
5.6, 8.4,
8.5.1
Revisin por la direccin X X
F-GC034/99/11/23
Nombre del Auditor Lder Firma: Fecha:
Se debe definir en un procedimiento documentado, las
responsabilidades y requisitos para la planificacin y la realizacin de
auditoras, para informar de los resultados y mantener los registros.
PROCEDIMIENTOS QUIN CMO DNDE CUNDO
Planificar
Programar
Competencia Co pete c a
Seleccin Auditores
Realizar auditoras
Acciones complementarias
Llevar registros
Seguimiento al desempeo
25
Comunicar el programa de auditoras
Evaluacin inicial/progresiva del grupo
auditor
Asegurar los recursos. Humanos, Tiempo, $
Coordinar actividades del programa.
Implementacin del
Ejecucin de actividades de cada auditora.
Asegurar el control de los registros
La preparacin, revisin y aprobacin de
reportes de auditora.
Implementacin del
Programa de Auditoras
Seguimientoyrevisindeunprogramadeauditora.
9 Se debe emprender acciones de revisin a intervalos
Sedebeemprenderaccionesderevisinaintervalos
especificadoseidentificaroportunidadesdemejora.
9 Sedebenllevarindicadoresdedesempeotalescomo:
Capacidaddelosequiposparaimplementarelplan.
Conformidadconlosprogramasycronogramas.
Retroalimentaciondelosclientesdelaauditora,de
losauditadosydelosauditores.
Eltiempoempleadoparacerrarnoconformidades.
26
Seguimientoyrevisindeunprogramadeauditora.
9 Se debe considerar como proceso de revisin:
Sedebeconsiderarcomoprocesoderevisin:
Losresultadosdevariosciclodeauditoras.
Lastendenciasdelseguimiento.Mejorarono
Laconformidadconelprocedimientodeauditora.
Laevolucindelasnecesidadesdelosinteresados.
Laidoneidaddelosregistrosdeauditora.
Elinvolucramientodenuevaspracticasdeauditora
Coherenciadelosequiposdeauditoracon
procedimientos.
Parademostrarlaefectivaimplementacindeunprograma
d dit i t d b t i t t l
deauditorainterna,sedebecontarconregistrostales
comolosderevisindelprogramadeauditora.Adems
con:
Registros
Individuales:
9Programa
Registros de los
auditores.
9Evaluacin
Inicial
9Programa
9Plan
9Reporte
9No conformidades
9Acciones Correctivas
9Evaluacin
9Seleccin
9Formacin
9Experiencia
9Conocimientos
Inicial
Desempeo

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