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VOLUME I. N.3 MAR-MAI/2005

A IMPORTNCIA DOS SISTEMAS DE ARQUIVO NA QUALIDADE DAS INFORMAES EMPRESARIAIS.

Autor: Antonio Carlos Flores1

RESUMO Evidenciar a importncia do sistema de arquivo para a qualificao no tratamento das informaes empresariais contidas nos mais diversos suportes a finalidade deste artigo. A avalanche de informaes disponibilizadas, com as novas tecnologias da informao, interfere diretamente no planejamento estratgico das empresas, que precisaram reavaliar e repensar os mecanismos para tratar e qualificar o volume de informaes cada vez maior. Novos valores foram atribudos s variveis externas e manuteno, sucesso e sobrevivncia destas empresas neste mercado exigente, competitivo e globalizado, o qual ficou cada vez mais dependente da velocidade das aes empresariais que, por sua vez, precisam ser subsidiadas de informaes precisas e atualizadas. Apresenta-se neste artigo o sistema de arquivo e as funes arquivsticas que propiciaro a identificao, seleo, guarda, disponibilidade ou eliminao das informaes empresariais, de utilizao corrente , intermediria e permanente. As aes empresariais, os tipos de poltica de informao, a gesto de documentos e as funes arquivsticas sero abordados com nfase na importncia de sua utilizao para qualificao do gerenciamento das informaes externas e internas para as diversas reas empresariais. Palavras-chave: empresas; informaes; sistemas de arquivo

Especialista em Controladoria pela Universidade Federal de Santa Maria (UFSM/RS) (cavacos@adm.ufsm.br)

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To evidence the importance of the system of archive for the qualification in the treatment of the contained enterprise information in the most diverse supports is the purpose of this article. The amount of avaiable information, with the new information technologies inferred directly in the strategical planning of the companies whom they had needed to reevaluate and to rethink the mechanisms to treat and to characterize the volume of information each bigger time. New values had been attributed the external variable, and the maintenance, success and survival of these companies in this demanding market, competitive and globalized dependent of the speed of the enterprise actions was each time more that, in turn, they need to be subsidized of archive system is necessary and brought up to date information. The

presented in this article, and the archivistical functions that will propitiate the identification, election, keeps, availability or elimination of the enterprise information, of current use, intermediate and permanent. The actions, the types of information politics, the archivistical enterprise document

management and functions will be boarded with emphasis in the importance of its use for qualification of the management of the external and internal information for the diverse enterprise areas. Key Words: companies information - System of Archives

INTRODUO O artigo que segue faz uma abordagem da importncia do sistema de arquivo na qualidade das informaes empresariais. O planejamento e qualificao no tratamento dessas informaes precisou ser repensado e redirecionado em termos estratgicos em todas as aes empresariais, por ser um recurso que implica diretamente na sobrevivncia e no sucesso das organizaes.

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Os avanos tecnolgicos e a informtica revolucionaram e agilizaram os mecanismos de armazenamento, resgate e disponibilidade das informaes, porm o volume informacional aumentou dramaticamente, os suportes convencionais de papel cederam lugar aos disquetes, discos pticos, discos laser, cds, cd-rom, infovias da web e outros tantos para todas as reas do conhecimento e, principalmente, para as aes empresariais. Neste sentido apresenta-se o sistema de arquivos e a gesto informacional integrada, que permitem, atravs da aplicao das suas funes, a racionalizao e qualificao do volume informacional de toda e qualquer empresa, seja ela de pequeno, mdio ou grande porte. O diferencial para o tratamento das informaes acontece atravs de instrumentos arquivsticos, os quais viabilizam a identificao, classificao, armazenamento ou descarte de informaes inteis de todos os suportes documentais. A gesto de documentos integrada e um sistema de arquivos atuante vo inferir positivamente em todas as aes empresariais e ainda reduziro custos com armazenamentos desnecessrios, possibilitando agilidade e eficcia no resgate das informaes necessrias, garantindo, assim, respostas rpidas, servios eficientes e desburocratizao dos processos.

1. INFORMAO A palavra informao tem sido utilizada nos mais diversos sentidos. Fala-se da sua emergncia, importncia e gesto. Discute-se sobre as sociedades da informao, a revoluo da informao, a era da informao, etc... Existem vrios ttulos pomposos referentes a esse assunto, porm em vrios deles a discusso acadmica do problema passa ao longe e as idias so expostas sem qualquer rigor ou compromisso com o saber acumulado.A palavra informao provm do latim informatione e significa o ato ou efeito de informar-se, conhecimento, participao e ainda comunicao ou notcia trazida ao conhecimento de uma pessoa ou do pblico.

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5HYLVWD(OHWU{QLFDGH&RQWDELOLGDGH D( {QL DGH&RQW GDGH &XUVRGH&LrQFLDV&RQWiEHLV8)60 RGH& V&RQW V8 O informtica avano tecnolgico mais

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das diversos

duas

ltimas

dcadas de

levou

para os

ambientes

trabalho.

Assim,

monitores, CPU, teclados a internet e as infovias da web so e no resgate das informaes.

consideradas

ferramentas indispensveis principalmente na divulgao, no armazenamento Para executar as tarefas das mais diversas reas necessrio saber operar equipamentos informticos e manejar sistemas operacionais, processadores de texto planilhas eletrnicas e programas. Todavia no est claro, para muitos, que a informtica lida com informaes, memria. Lopes (1995) observa que a informao nasce no crebro, a partir da captao exterior dos sentidos e expressa ou registrada pelas faculdades mentais e motoras dos homens, com ou sem ajuda de ferramentas, objetos ou mquinas. A informao um processo que visa o conhecimento, ou seja, pode-se dizer empiricamente que informao tudo que reduz a incerteza. Oliveira (1997, p.34) apresenta, em seu livro Sistema de Informaes Gerenciais, a seguinte definio: Informao o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decises. Sendo que dado qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si s no conduz a uma compreenso de determinado fato ou situao. No contexto empresarial, o gerenciamento das informaes torna-se prioritrio no processo de gesto, devido quantidade e velocidade de informaes, ao ambiente de competitividade, s mudanas econmicas mundiais e ao cenrio caracterizado pela era do conhecimento. O volume massificado de informaes precisa ser transformado significado para os diversos nveis das organizaes. Neste sentido, mais do que planejar a utilizao das informaes internamente , as empresas devem direcionar tecnologias da informao em termos estratgicos por ser um recurso que implica diretamente na sobrevivncia da organizao. em informao com em sua maioria, com caractersticas arquivsticas, porque os computadores apenas sistematizam os dados que foram inseridos em sua

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A competio entre os fornecedores de produtos e servios ocorre tambm na qualidade, confiabilidade e responsabilidade no gerenciamento destas informaes. Operacionalmente, destacam-se trs pontos bsicos a um gerenciamento administrativo eficaz: respostas rpidas, servios eficientes e desburocratizao dos processos. Para que os pontos supra-citados sejam alcanados preciso que estejam sob o alicerce de dados e nmeros eficientes para tomadas de deciso de cunho empresarial. Os novos suportes informacionais, as novas tecnologias revolucionaram o meio empresarial e acarretaram transformaes no processo de produo, difuso, captao e interpretao das informaes, inferindo mudanas culturais e comportamentais nas informaes. pessoas que produzem e utilizam estas

2. INFORMAO EMPRESARIAL O diferencial competitivo das empresas, em um mercado cada vez mais exigente e globalizado, ocorre com a otimizao e eficcia dos recursos disponveis para a captao, gerenciamento e qualificao do volume informacional existente. As informaes, tanto externas quanto internas, precisam estar disponibilizadas no exato momento em que qualquer membro da empresa necessitar utiliz-las. Operacionalmente, pode-se salientar trs aspectos considerados bsicos para um gerenciamento administrativo dinmico: respostas rpidas, servios eficientes e desburocratizao dos processos. Todos esses, claro, sob o alicerce de dados e nmeros confiveis e eficazes para que as tomadas de decises empresarias sejam mais proveitosas para a organizao como um todo. As informaes empresariais so de vrios tipos, desde o simples processamento da folha de pagamento at a compilao de dados que

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transformaro os movimentos do mercado financeiro em informaes estratgicas sobre a venda ou compra de aes pela empresa. O processo de produo, difuso, captao e interpretao da informao est sofrendo uma transformao profunda, tanto nas formas quanto nos contedos dos sistemas de gesto e administrao do conhecimento no interior das empresas. Com isso, so provocadas mudanas comportamentais e culturais nas pessoas que produzem e utilizam essas informaes nas organizaes.

3. POLTICA DE INFORMAO A informao influenciada a cada minuto pelo poder, pela economia e pela poltica de informao adotada pelas empresas. Muitos estudos indicam que a poltica o fator de fracasso dos projetos de desenvolvimento de sistemas informacionais, entretanto, sero apresentados a seguir quatro modelos de polticas, os quais, se utilizados corretamente, podem viabilizar o sucesso do sistema. So eles: a) Federalista Modelo central fraco, com alto nvel de autonomia local, em que poucos elementos precisam ser definidos e administrados centralmente, enquanto que o restante pode ser administrado pelas unidades locais. O federalismo demanda negociao racional entre os grupos centrais e os dispersos, modelo adequado para atividades amplas e diversas. Ele reconhece o universalismo informacional - um termo tem o mesmo significado em toda a organizao - e o particularismo informal- no qual uma pequena unidade pode definir cliente da maneira que melhor lhe aprouver. b) Feudalismo Unidades com diferentes produtos, diferentes clientes, diferentes medidas de desempenho e formato para quase todas as informaes relevantes.

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No saudvel devido concentrao nos objetivos informacionais das unidades, sem considerar as questes mais amplas do negcio. Com a utilizao desse modelo, as empresas no so capazes de operar integradas, em processos integrados (vendas cruzadas ou compartilhar componentes em produtos diferentes), entretanto, para Thomas Davenport, a poltica mais adequada, sendo utilizada por diversas empresas. c) Monarquia Utilizada em pequenas empresas, nas quais um indivduo controla a maior parte das informaes. Ele define quais os dados so importantes, estabelece segmentos chaves e at procura controlar como a informao interpretada. d) Anarquia Este modelo raramente escolhido por uma organizao de forma consciente. A poltica anarquista foi viabilizada com a introduo dos computadores pessoais, em que cada indivduo pode administrar seu prprio banco de dados e moldar as informaes de acordo com suas prprias necessidades, no momento que desejarem, com um custo mnimo. Tal modelo considerado bom pelo aspecto que os usurios esto sempre atualizados com os novos sistemas de tecnologias de informao e nele a informao bastante valorizada.

4. AS AES EMPRESARIAIS O cenrio empresarial como um todo tem aes cada vez mais velozes. As mudanas e atualizaes so uma constante em todos os ramos de negcios. A manuteno, a sustentabilidade das empresas e, tambm, as falncias e concordatas so decorrentes de tomadas de decises incorretas, baseadas em informaes inteis, ou na falta de informaes que poderiam ter subsidiados os passos corretos.

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Destacam-se, neste universo cada vez mais globalizado, as relaes sociais corporativas, que envolvem atitudes e posturas modernas, as quais juntas objetivam garantir a manuteno das empresas e organizaes em um mercado cada vez mais exigente e competitivo. A amplitude da rea de atuao foi uma das mudanas cruciais, pois, a partir de tal mudana, os gestores e administradores abandonaram a viso minimalista interna e passaram a observar e interagir com a comunidade externa e meio ambiente, redimensionado e atribuindo novos graus de valores s variveis externas. Este novo enfoque trouxe muitas alteraes na atuao dos gestores e administradores. As novas aes demandam carter preventivo, promovem a preservao ambiental, permitem participao nos resultados, mantm valores ticos, legais, sociais e culturais, que propiciaro resultados positivos e destaque na forma de reconhecimento. As empresas que esto engajadas dentro desse contexto tero facilitado o acesso ao capital, menor interveno governamental, maior interesse dos consumidores, aumento de vendas, maior presso dos investidores e mais transparncia. A questo financeira, que parte integrante de toda e qualquer empresa, precisa embasamento informacional confivel e qualificado. O fluxo de caixa, a liquidez, o risco, e o lucro so variveis interligadas. O lucro e o risco so diretamente proporcionais, enquanto que a liquidez inversamente proporcional ao risco e as chances das empresas se manterem no mercado, a longo prazo, tendem a diminuir quando as taxas de lucros so elevadas. Outra ao empresarial presente no cenrio econmico mundial, que vem crescendo muito em nosso pas, so as Bolsas de Valores, que, com a reforma financeira e alterao no mercado de capitais implementadas nos anos de 1965 e 1966 foram transformadas em associaes civis sem fins lucrativos, proporcionando uma nova caracterstica institucional com autonomia administrativa, financeira e patrimonial. Dentre os objetivos das bolsas de valores, os quais tm suas polticas definidas pelo Conselho Monetrio Nacional, identificam-se a obrigatoriedade

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de registro e a divulgao das operaes efetuadas nos preges, atividades estas subsidiadas nas informaes precisas das aes realizadas. As avaliaes dos investidores, tanto a fundamentalista como a tcnica, sustentam suas teorias em informaes econmicas, polticas administrativas contidas em grficos representativos das ocorrncias do mercado. Relatrios detalhados de todas as reas, planos de investimentos a curto, mdio e longo prazo que podero inferir nos seus indicadores tanto para compra ou venda de aes. A definio do momento oportuno para os investidores e o maior ndice de acerto ocorrero quanto maior for a quantidade, qualidade e confiabilidade das informaes adquiridas e disponveis. Para saber qual caminho a seguir, qual a prtica a ser adotada os administradores e gestores devem estar atentos ao mercado. Para tanto, o conhecimento da rea indispensvel, mas no suficiente, pois eles precisam de informaes atualizadas e organizadas. Pode se observar que todos os empreendimentos e aes produzem e tambm so baseados em informaes que armazenamos de maneira tradicional, cientfica ou emprica. Um gerenciamento ideal das informaes (externas e internas) ir refletir positivamente em todos os nveis da organizao. O gerenciamento ideal pode ser obtido com a gesto de documentos, que implica em dispensarmos tratamento aos documentos desde sua produo at sua destinao final. Com o programa de gesto de documentos, a organizao ou empresa poder controlar a qualidade e quantidade de documentao que produz, recebe e armazena, mantendo a informao de forma til s suas necessidades.

5. TERMOS ARQUIVSTICOS Com a finalidade de propiciar um melhor entendimento do contedo especfico das atividades e tarefas arquivsticas que sero abordadas neste artigo, verifica-se a necessidade de conceituar os seguem: termos tcnicos que

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Arquivo: Conjunto de documentos, que, independentemente da natureza do suporte, so reunidos por processo de acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas e conservados em decorrncia de seu valor. Arquivo corrente: Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao, conservam-se junto aos rgos produtores ou receptores em razo da freqncia com que so consultados. Arquivo Intermedirio: Conjunto de documentos originrios dos arquivos correntes, com uso pouco freqente, que aguardam destinao final em depsitos fsicos ou informticos de armazenamento temporrio. Arquivo Permanente: Conjunto de documentos preservados em carter definitivo, em funo do seu valor. Descrio: Conjunto de procedimentos, que, levando em conta os elementos formais e de contedo dos documentos, possibilitam a elaborao de elementos de pesquisa das informaes neles contidas. Destinao: Conjunto de operaes que, aps a avaliao, determinam o encaminhamento dos documentos guarda temporria ou permanente e/ou eliminao. Documento: Toda e qualquer unidade constituda de informao e seu suporte. Eliminao: Destruio de documentos e informaes que, no processo de avaliao, e de acordo com o prazo estabelecido na tabela de temporalidade foram considerados sem valor para guarda intermediria ou permanente. Recolhimento: Passagem de documentos do arquivo intermediria para o arquivo permanente. Srie Documental: Seqncia de unidades de um mesmo tipo documental. Suporte: Todo e qualquer material sobre o qual as informaes so registradas (papel, disquetes, discos pticos, fitas de vdeo, microfilmes) Tipo Documental: Configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou.

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Transferncia: Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.

6. GESTO DE DOCUMENTOS Gesto de documentos implica em dispensar tratamento s

informaes contidas em todos os tipos documentais, desde a sua produo at a sua destinao final. Um programa de gesto documental viabiliza s empresas e que forma organizaes o controle da qualidade e quantidade da documentao produzem e recebem, garantindo o acesso a essas informao de rpida e de acordo com as necessidades de cada usurio. Garcia (2000, p.56) observa que: O aspecto mais importante da gesto de documentos a sua utilizao como fonte fizerem de gesto parte de de informao. As informaes s sero teis se de um programa centrado na informao. Para da tanto da misso da organizao e integrado Numa poltica fundamental o planejamento gesto

informao que necessariamente implica na gesto dos documentos de contedo informacional . Assim, a gesto de informaes integrada num conjunto organizado e estruturado fundamental para que possam ser acessadas, tornando-se teis aos responsveis pelas decises gerenciais. Um programa de gesto de documentos, para ser implementado com xito, necessita de trs ferramentas bsicas: o inventrio das sries e documentos, o plano de classificao e a tabela de temporalidade.

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7. SISTEMAS DE ARQUIVO Para definir sistema de arquivos, o Dicionrio de que diz: Conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma mesma entidade pblica ou privada, que que ocupam independentemente da posio nas respectivas estruturas Terminologia

Arquivstica (1996) traz um conceito bastante objetivo, sucinto e abrangente

administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos tcnicos comuns.

Um sistema de arquivos integrado possibilita a recuperao rpida e eficaz das informaes. O sistema de arquivos arquivo central e os demais dever ser formado pelo arquivos setoriais, os quais, por sua vez,

devero estar subordinados a ele tcnica e hierarquicamente. No universo empresarial, o sistema de arquivos dever suprir os dirigentes e administradores de todas as informaes necessrias ao processo de anlise e tomada de decises, bem como racionalizar a produo de documentos e evitar o armazenamento de informaes inteis. a) Inventrio das sries e tipos documentais: O inventrio das sries e documentos um instrumento no qual se descreve cada uma das sries e indica-se sua localizao. Quando criado no meio informtico, de extrema utilidade para o controle da gesto informacional, contendo dados relativos ao acesso e informao, proteo dos dados e conservao dos mesmos. Integrado com o plano de classificao e com a tabela de temporalidade, permite a automatizao das transferncias de documentos

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aos arquivos intermedirio, a identificao dos documentos que devem ser eliminados, bem como o recolhimento daqueles documentos que precisam ser preservados nos arquivos permanentes. b) Classificao dos documentos Atividade profunda e intelectual. Associada idia de separar, estabelece a relao entre os documentos, supe o estabelecimento de classes ou sries, nas quais os documentos passam a ser englobados. Para Lopes (1996, p.89), sob a perspectiva da arquivstica defende-se a classificao das informaes desde o integrada, momento em que so

concebidas e materializadas na forma de documentos at o seu destino final. Neste sentido, cabe ressaltar que a localizao das informaes e documentos depende de sua organizao, e esta est intimamente relacionada classificao ulterior que lhes foram atribudas. Schellenberg (1974), define os elementos da classificao da seguinte forma : quanto funo que identifica a ao a que se referem os documentos, quanto estrutura orgnica que diz respeito aos rgos produtores dos documentos e quanto ao assunto concreto ou tema dos documentos. Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um rgo ou empresa foram criados, sejam eles administrativos, fiscais, legais e executivos. Esses documentos classificam-se na categoria de documentos de valores primrios, enquanto no cumprirem as finalidades administrativas para as quais foram criados. Os valores secundrios so atribudos quando o interesse para outras entidades ou pessoas que no os utilizadores iniciais. Tais valores secundrios so determinados pela prova que o documento contm da organizao e do rgo produtor e das possveis informaes que possam conter sobre pessoas, entidades, coisas, problemas...Sua preservao ocorrer apenas com a finalidade probatria e/ou informativas, pois suas funes administrativas j foram cumpridas. c) Documentos de Carter Corrente Conjunto de documentos estreitamente vinculado aos fins para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitao,

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conservam-se junto aos rgos em razo da freqncia com consultados.

que so

A eficincia da administrao dos documentos de carter corrente est condicionada a trs grandes fatores: - caractersticas dos documentos modernos; - atividades inerentes ao prprio trabalho de organizao e administrao dos arquivos correntes; - tipo de rgo que deve executar esse trabalho. Os documentos so eficientemente administrados quando, quando conservados a um custo mnimo de espao e uma vez e necessria sua utilizao, a localizao rpida, sem transtorno ou confuso, manuteno quando nenhum documento preservado pelo tempo maior que o necessrio. A preservao desnecessria um dos fatores mais prejudiciais a gestores e administradores de informaes. No obstante o fator financeiro, o acmulo de documentos insignificantes faz com que documentos de real importncia fiquem ali submersos. comum, nas empresas e organizaes que no realizam um tratamento informacional adequado, acontecer a segregao aps a perda de documentos de valores para as operaes correntes. Os objetivos, para uma gesto eficaz de documentos de sua produo carter corrente, s podem ser alcanados se houver ateno aos documentos da ou recebimento at o momento da transferncia para um arquivo de custdia permanente ou eliminao. d) Documentos de carter intermedirio Os documentos de carter intermedirio so aqueles cuja a freqncia de utilizao pouca, mas, de alguma forma, podem ser solicitados, isto , os casos a que se referem no esto totalmente encerrados, podem ainda ganhar novas informaes, serem reativados e reutilizados para reiterar ou revisar as tomadas de decises atuais. O arquivamento intermedirio um servio de apoio administrativo e seu objetivo principal

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consiste

em

aliviar

os

arquivos

setoriais

recebendo documentao consultada com pouca freqncia mas cuja conservao, por um tempo pr-estabelecido, esteja justificada por algum motivo aps cuidadosa avaliao. Servem ainda, de depsito provisrio para a guarda de documentos de administraes extintas ou de rgos cujas atividades venham a cessar aps um certo tempo, como por exemplo os servios e circunstncias de emergncia, guerras, crises, etc. (Esposel, 1994, p. 227). A fase intermediria da documentao responde mesma lgica da fase corrente, pois guarda a possibilidade administrativa ou legal de aproveitamento. e) Documentos de Carter Permanente Os documentos de carter permanente precisam ser preservados definitivamente devido ao seu valor. Aps cumprirem suas funes administrativas, sua guarda e consulta fundamentada nas demandas histricas e culturais. Ter valor histrico informativo e, portanto, carter permanente todo e qualquer documento que revelar aspectos importantes da entidade quanto sua origem, organizao, administrao e atividades. Nesse contexto, os documentos que possam elucidar aspectos econmicos, polticos, de pesquisa, sociais e estatsticos. Os estudiosos canadenses Rosseau e Coture (1998) enfatizam que no se pode perder de vista os valores primrios (administrativos) e secundrios (informaes histricas) como balizas confiveis para aplicao da teoria das trs idades dos documentos(ativos, semi-ativos, e definitivos). Os mesmos estudiosos acima mencionados revelaram grande conhecimento e experincia no assunto, demonstrando que a linha que separa os documentos muito tnue e de difcil demarcao. Para eles, o ciclo de vida dos documentos definido pela freqncia e tipo de utilizao dados aos

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documentos, fazendo parte do que Rosseau e Couture chamam de arquivstica contempornea.

8. AVALIAO DOCUMENTAL A avaliao dos documentos no pode ser realizada de maneira emprica, defende-se que a avaliao deve estar integrada classificao dos documentos mister neste processo a realizao de pesquisa. Para Inojosa (1991), a avaliao de documentos uma pode ser o caminho da sua prpria organizao. Nas empresas e organizaes, devem ser observados e analisados todos os setores e as atividades e tarefas realizadas em cada um deles. S assim, ser possvel determinar os documentos gerados e/ou utilizados em cada atividade desenvolvida. O estudo e a pesquisa das organizaes e empresas so necessrios no processo de avaliao documental, pois tornaro mais fcil a identificao dos documentos produzidos para competncia legal ou real de cada uma delas, bem como sero importantes na determinao dos prazos de guarda dos documentos administrativos, legais e fiscais. parte das competncias do gerenciamento de documentos dos arquivos correntes e

9. TEMPORALIDADE DOCUMENTAL O sistema de arquivo integrado e dinmico contar com um instrumento bsico de destinao de documentos denominado Tabela de Temporalidade, que ser elaborada aps o processo de avaliao documental e dever ser aprovada no mais alto escalo das empresas para que sejam cumpridas na ntegra suas determinaes. A Tabela de Temporalidade dos documentos determinar os prazos prescricionais documentos. e orientar a eliminao ou guarda permanente dos

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Os resultados decorrentes da aplicao da Tabela de Temporalidade, no mbito das organizaes e empresas, so muito positivos e, de acordo com a Norma Tcnica ABNT-NBR 10519/1988, devero ser alcanados: - facilidade para distinguir os documentos de armazenamento temporrio dos de guarda permanente; - eliminao imediata da documentao cuja a guarda no se justifique como, por exemplo, as cpias, desde que no sejam as mesmas nicos exemplares no rgo; - racionalizao, principalmente em termos econmicos, das atividades de transferncia e recolhimento;

CONCLUSO A qualificao das informaes, tanto internas quanto externas, passou a ser fator preponderante para as aes empresariais de todos os nveis. Verifica-se que os avanos tecnolgicos e as novas tecnologias de informao das ltimas dcadas aumentaram drasticamente a quantidade de informaes alterando os mtodos de guarda, busca, resgate e armazenamento. Neste sentido, destacam-se o sistema de arquivo e a gesto integrada de informaes, por serem instrumentos especficos e que permitem um direcionamento no tratamento de informaes que podem ser utilizados em toda e qualquer empresa. O sistema de arquivos e suas funes podem ser aplicados para todos os tipos documentais, tanto os de suportes convencionais como os informticos e eletrnicos. Esta a diferena bsica entre o sistema de arquivos e os programas e softwares j fabricados e disponveis para a venda, pois, por mais modernos que sejam, no iro abarcar todos os tipos de documentos especficos de cada empresa. Antes da criao do sistema de arquivo e da gesto integrada de informaes, ser feito o inventrio das sries e tipos documentais, que identificar e classificar todos os tipos documentais existentes em todas as reas da empresa. Isso permitir avaliao, seleo, armazenamento ou

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descarte das informaes, dos mais diversos suportes, disponveis para os gestores e administradores. A gesto informacional integrada, atravs do sistema de arquivo eficiente, viabiliza agilidade no resgate das informaes e ainda minimiza custos de armazenamento de informaes inteis, reduzindo os graus de incerteza para o processo decisrio, em todos os nveis da empresa, principalmente no estratgico. A qualificao das informaes evitar redundncia de dados, preservando e agilizando o fluxo das informaes necessrias para o sucesso das aes empresarias, garantindo assim a manuteno, sustentabilidade e expanso dos negcios neste mercado cada vez mais veloz, exigente, competitivo e globalizado.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento

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5HYLVWD(OHWU{QLFDGH&RQWDELOLGDGH D( {QL DGH&RQW GDGH &XUVRGH&LrQFLDV&RQWiEHLV8)60 RGH& V&RQW V8 GARCIA, Olga Maria C. A

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VOLUME I. N.3 MAR-MAI/2005

aplicao

da

arquivstica

integrada,

considerando os desdobramentos do processo a partir da classificao. Dissertao (Mestrado em administrao). Universidade Federal de Santa Catarina, 2000. HSM Mananement. N8, Ano 2. julho -agosto de 1998.p. 56-7. HSM Mananement. N9, Ano 2. julho -agosto de 1998.p. 46-54. HSM Mananement. N14. Ano 3. maio junho de 1999.p. 14-7. INOJOSA, Rose Marie. Gerenciamento de documentos e avaliao. Unesp, 1991. JARDIM, Jos Maria. Sistemas e polticas pblicas de arquivos no Brasil. Niteri: EDUFF, 1995. LOPES, Luis Carlos. A informao e os arquivos : teorias e prticas. Niteri: EDUFF, 1996. OLIVEIRA, Djalma de Pinto R.Sistemas de informaes gerenciais/ Estratgicas, tticas e operacionais. 4ed. So Paulo: Atlas, 1997. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de janeiro: FGV, 1986. SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: princpios e tcnicas.2 ed. rio de Janeiro: FGV, 1974.

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