UNIVERSIDAD CATLICA ANDRS BELLO FACULTAD DE INGENIERA ESCUELA DE INGENIERA INDUSTRIAL SEMINARIO PROF.

RAMN ROA

GERENCIA DE PROYECTOS

Autores: Hernan Del Pozo Mariana Gozaine Amanda Illarramendi Oriana Machiste Maya Rahal Seidy Sleiman

Caracas, 18 de Mayo de 2012

Introduccin. La gestin de proyectos es la aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto de forma tal de cumplir con los requerimientos del proyecto. La gestin de proyectos se lleva a cabo mediante el uso de procesos tales como: iniciacin, planificacin, ejecucin, control y trmino. El equipo del proyecto gestiona el trabajo de los proyectos, trabajo que comnmente implica: Distintas demandas de alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad; Clientes con diferentes necesidades y expectativas; Requerimientos identificados. Es importante hacer notar que muchos de los procesos contenidos dentro de la gestin de proyectos son iterativos por naturaleza. Esto se debe, en parte, a la existencia de y a la necesidad de una elaboracin progresiva de un proyecto durante todo su ciclo de vida; es decir, mientras ms sabe usted acerca de su proyecto, mejor ser su capacidad para manejarlo.

El trmino gestin de proyectos se utiliza a veces para describir un enfoque organizacional para el manejo o administracin de operaciones continuas. Este enfoque, ms correctamente llamado gestin por proyectos, trata los diversos aspectos de las operaciones continuas como proyectos de forma tal de aplicar a estos las tcnicas de gestin de proyectos. Aunque contar con una comprensin de la gestin de proyectos es un aspecto crtico para aquella organizacin que realiza la gestin por proyectos, no est dentro del alcance de este documento referirse detalladamente al enfoque en s. El objetivo de la Gerencia de Proyecto es proveer una gua prctica para planear, ejecutar y monitorear proyectos, as como administrar los riesgos que aseguren la entrega exitosa de los productos cumpliendo con las necesidades y expectativas los usuarios finales.

Gerencia de Proyectos Proyecto Es un esfuerzo planificado, temporal y nico, realizado para crear productos o servicios nicos que agreguen valor o provoquen un cambio beneficioso. Esto en contraste con la forma ms tradicional de trabajar, en base a procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos o servicios una y otra vez. Gerencia de proyectos (Project management) Es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energa, comunicacin (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos. Caractersticas o atributos comunes

Objetivos y metas: el proyecto debe ser o hacerse viable, sustentable y medible, con talentos y recursos asignados.

Calendario de actividades: debe tener un programa detallado de actividades en funcin del tiempo -o plan de trabajo.

Complejidad manejable: hace sencillo lo complejo, interrelacionando con visin de totalidad los mltiples elementos componentes y las

interrelaciones entre ellos.

Administra recursos: especifica y logra disponibilidad de talentos, capital y esfuerzo humano de diversas reas de la organizacin, comunidad, etc.

Organizacin matricial: define estructura, sistemas, valores, smbolos, personas y talentos, asigna responsabilidades y recursos

Sistema de comunicacin y control: sistema manual o automatizado de registro y difusin de documentacin e informacin sobre marcha del proyecto, precisando desviaciones y correctivos.

Aspectos del seguimiento en la gestin El seguimiento activo es parte fundamental de la Gestin de Proyectos. Se basa en proveer de una adecuada visibilidad a la administracin sobre la situacin del proyecto, para identificar oportunamente cualquier desviacin sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas, siendo lo ideal preverlas, para actuar antes de que ocurran y as evitarlas o aminorarlas.

Visibilidad: Hace referencia a la actitud del lder, de cara a estar siempre enterado de cmo va el proyecto y las posibles desviaciones de los parmetros establecidos como metas y de los correctivos reguladores de la futura situacin en diseo, o ya diseados y/o implementndose.

Desviaciones: Si hay desviaciones, se deben cuantificar, en funcin del tiempo, dinero, talentos y recursos, adems se debe cuantificar el grado de desviacin, para determinar si es posible volver -a futuro- al camino correcto.

Frecuencia: se recomiendan anlisis y revisiones semanales, para conocer y evaluar el estado del proyecto y regularlo continuamente.

Toma de decisiones: Despus de ver en que se falla hay que tomar decisiones, para solventar el problema o desafo, se debe tener cuidado en la identificacin de las causas de retraso y/o exceso en costos.

Tcnicas de seguimiento: Las herramientas ms usadas en la Gestin de Proyectos son evaluaciones, reuniones de peticin y rendicin de cuentas, revisiones crtico-constructivas, reportes, software para planificacin, simulacin y control, sesiones de tormenta de ideas, etc. Conviene que todo el equipo enve semanalmente reportes del grado de avance de sus tareas

Actividades de gestin de proyectos: iniciacin, planificacin, ejecucin, control y cierre Generalmente los gestores de proyectos son responsables de algunas o todas de las siguientes actividades: Redaccin de la propuesta: La propuesta especfica objeto, objetivos, alcance, calidad y estima riesgos del proyecto, y describe cmo se llevara a cabo. Incluye tambin estimaciones de costo y tiempo. Planificacin del proyecto: Se refiere a la identificacin de actividades, hitos y entregas parciales del proyecto, incluso posibilidades de riesgos. Supervisin y revisin del proyecto: El gestor debe conocer el progreso del proyecto con los costos actuales y los planificados. Tambin, es normal emitir reportes formales sobre su gestin, revisando el progreso y los desarrollos tcnicos del proyecto. Especificacin, captacin, evaluacin, seleccin, induccin, supervisin y capacitacin del personal: Los gestores, generalmente, seleccionan a las personas que trabajarn en su proyecto, estableciendo el equipo ideal mnimo para desarrollar el proyecto. reas de conocimiento de La Gestin de Proyectos y los Proceso de Gestin de Proyectos

Gestin de Integracin del Proyecto 1. Desarrollo del Plan del Proyecto 2. Ejecucin del Plan de Proyecto 3. Control General del Cambio

Gestin de Alcance del Proyecto 1. Iniciacin 2. Planeacin del Alcance 3. Definicin del Alcance 4. Verificacin del Alcance 5. Control del cambio del Alcance

Gestin del tiempo del proyecto 1. Definicin de actividades 2. Secuencia de actividades 3. Estimacin de duracin de actividades 4. Desarrollo del cronograma 5. Control del cronograma

Gestin de Costos del Proyecto 1. Planeacin de Recursos 2. Estimacin de Costos 3. Presupuesto de Costos

Gestin de Calidad del Proyecto 1. Planeacin de la Calidad 2. Aseguramiento de la Calidad 3. Control de la Calidad

Gestin de Recursos Humanos del Proyecto 1. Planeacin Organizacional 2. Conformacin del Equipo Humano 3. Desarrollo del Equipo 4. Control de Costos

Gestin Comunicaciones del Proyecto 1. Planeacin de las Comunicaciones 2. Distribucin de la Informacin 3. Reportando la Ejecucin 4. Cierre Administrativo

Gestin Riesgo del Proyecto 1. Identificacin del Riesgo 2. Cuantificacin del Riesgo 3. Desarrollo de Respuesta al Riesgo 4. Control de Respuesta al Riesgo

Gestin de Adquisicin del Proyecto 1. Planeacin Contratacin 2. Planeacin Cotizacin 3. Cotizacin 4. Seleccin 5. Administracin Contrato 6. Cierre del Contrato Restricciones tradicionales y las posibles alteraciones de los proyectos Como cualquier empresa humana, los proyectos necesitan ser ejecutados y entregados bajo ciertas restricciones. Tradicionalmente, en lo que se refiere a proyectos, estas restricciones han sido alcance, tiempo y costo. Esto tambin se conoce como el Tringulo de la Gestin de Proyectos, donde cada lado representa una restriccin. Un lado del tringulo no puede ser modificado sin impactar a los otros. Un refinamiento posterior de las restricciones separa la calidad del producto del alcance, y hace de la calidad una cuarta restriccin. En estricto rigor las restricciones de alcance y calidad, son ms bien especificaciones de exigencias, asociadas a fines ulteriores del proyecto.

La restriccin de tiempo se refiere a la cantidad de tiempo disponible para completar un proyecto, sea en das cronolgicos o en horas-persona. Disponer de poco tiempo cronolgico puede derivar de que queden pocos das para lanzar un nuevo paraguas antes de iniciarse las lluvias, o disponer de poco tiempo en horas-persona puede derivar de una baja disponibilidad de caja, o de error en los clculos previos, etc.

La restriccin de coste se refiere a la cantidad presupuestada para el proyecto, sea como costo a incurrir o costo de oportunidad a considerar. Disponer de poco presupuesto puede derivar de errores previos de clculo o de salidas inesperadas de caja, o de retrasos inesperados en cobros presupuestados.

La restriccin de alcance se refiere a lo que se debe hacer para producir el resultado final del proyecto, por lo que en general no son negociables, lo cual pueden hacerse difcil de lograr si las restricciones de costo y tiempo -o flujo de caja- no pueden superarse oportunamente.

Estas tres restricciones son frecuentemente competidoras entre ellas: incrementar el alcance tpicamente aumenta el tiempo y el costo, una restriccin fuerte de tiempo puede significar un incremento en costos y una reduccin en alcance; y un presupuesto limitado puede traducirse en un incremento en tiempo y una reduccin de alcance. La disciplina de la gestin de proyectos consiste en proporcionar las herramientas y tcnicas que permiten al equipo de proyecto (no solamente al gerente del proyecto) organizar su trabajo para equilibrar el cumplimiento de todas esas restricciones, si es viable. Destrezas claves para gerenciar un proyecto Destrezas de Gerencia en General Liderazgo Comunicacin Negociacin

Solucin de Problemas Influenciar la Organizacin

Mtodos en gestin de proyectos: Diagrama de Gantt: Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas as como las dependencias entre unidades mnimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo). PERT: Es un mtodo para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en funcin de talentos y recursos, e identificar el tiempo mnimo necesario para completar el proyecto total. Cadena crtica: Es un mtodo que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero pide ms flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rpidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.

Conclusin

Referencias Bibliogrficas http://blog.pucp.edu.pe/item/11333/introduccion-a-la-gerencia-deproyectos-pmbok-i-de-x http://es.kioskea.net/contents/projet/projetintro.php3 http://www2.scielo.org.ve/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S079810152007000300006&lng=es&nrm=is