Acta de una reunin

El acta de una reunin es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunin, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. El tipo de organismos que celebra estas reuniones de las que se levantar acta puede ser muy diverso, desde una asamblea parlamentaria, una institucin pblica o privada, una asociacin o una comunidad de vecinos. Todas estas reuniones han debido ser debidamente convocadas, por escrito y con la antelacin adecuada, mediante un documento, dirigido a todos los posibles asistentes, en el que figurar el orden del da de la reunin. Aunque pueden ser documentos independientes, las actas casi siempre estn recogidas en un libro de actas, debidamente diligenciado y cuyas pginas estn numeradas. Hay ciertas reuniones cuyas actas tienen un formato diferente y especfico como las actas que registran las aportaciones realizadas por los ponentes y comunicantes en una reunin cientfica, o los documentos que certifican ciertos datos de inters que son oficializados en dicha reunin, como las actas de evaluacin, que van firmadas por todos los participantes. El acta da una visin general de la estructura de la reunin, a partir de una lista de los asistentes, una relacin de las diversas cuestiones planteadas por las personas convocantes de la reunin (presidente, director) o por los participantes, y cada una de sus correspondientes respuestas. Los elementos que figuran en las actas son sobre todo las decisiones y acuerdos adoptados, como nombramientos, ceses, aprobacin de estados contables, presupuestos o proyectos, modificacin de estatutos, planes de actuacin, etc.

Elaboracin del acta Durante la reunin, el secretario va tomando nota de los aspectos ms importantes para elaborar el acta y, generalmente, la redacta al final de la reunin, o poco tiempo despus. A veces se registran los detalles mediante una grabadora, o un experto en taquigrafa. Por lo general, las actas no deben ser demasiado extensas para lo cual deben concentrarse en las cuestiones importantes (acuerdos) y casi nunca son actas literales que recogen todo lo comentado. Esto s ocurre en

algunos casos como las actas correspondientes a los debates de las asambleas parlamentarias que reciben el nombre de diario de sesiones. Las actas de la mayora de entidades, tales como instituciones pblicas, deben ser conservadas y son documentos jurdicos importantes. Muchas de ellas registran acuerdos de gran trascendencia histrica y son conservadas durante siglos como documentos de excepcional valor (actas de independencia de pases o territorios, actas fundacionales, etc.)

Actas de reuniones de organismos pblicos La mayora de las reuniones de organismos pblicos o gubernamentales siguen reglas prescritas. A menudo las palabras de los asistentes son registradas al pie de la letra, o slo se registra un resumen de las mismas, pero se incluyen los comentarios de todos los oradores. Esto generalmente se requiere en reuniones de instituciones que deben legislar o administrar un tema en particular (parlamentos, alcaldas), a diferencia de otros tipos de reuniones pblicas (escuelas, empresas pblicas), en las que no es estrictamente necesario levantar actas taquigrficas de todas las observaciones formuladas. Actas de reuniones de instituciones privadas Las reuniones de organismos privados (clubes deportivos, empresas, asociaciones, comunidades de vecinos) tambin cuentan con un registro en forma de acta, en la que se detallan los acuerdos adoptados. En el caso de las grandes empresas, se suele levantar acta de las asambleas generales, de las reuniones del consejo de administracin y de las reuniones de los comits de direccin, si los hay. Formato del acta Aunque los modelos de acta pueden ser diversos, en general, las actas comienzan con el nombre de la entidad que celebra la reunin, especificando el lugar, la fecha, la lista de personas presentes, y la hora a la que el presidente abri la sesin, como en el siguiente ejemplo. "En la ciudad de Bogot, siendo las 12:00 horas del da 12 de diciembre de 2010, se rene en sesin ordinaria el Claustro de profesores del Instituto de Educacin Secundaria "Escuela Normal Superior, en la Biblioteca del centro, presidido por la directora y con la asistencia de los profesores indicados al margen, para tratar los asuntos incluidos en el siguiente ORDEN DEL DA

1. Lectura y aprobacin, si procede, del acta de la sesin anterior. 2. Informe de la Directora. 3. Debate y, en su caso, aprobacin del... El acta luego recoge lo que realmente se dijo y acord en la reunin, normalmente en el orden en que sucedi o en un orden ms coherente, con independencia de que la reunin haya seguido (o ignorado) el orden del da previsto. Un formato menos frecuente puede registrar los acontecimientos en el orden en que aparecen en el orden del da, independientemente de la cronologa real. Dado que la funcin primaria de las actas es registrar las decisiones tomadas, todas las decisiones oficiales deben ser incluidas. Si se manifiesta formalmente una propuesta o sugerencia mocin, tanto si prospera como si es rechazada, debe estar recogida. El recuento de votos tambin puede figurar. Se suele indicar a la persona proponente (La Sra. Jimnez propone ...) pero no es necesario incluir el nombre de las personas que han secundado o rechazado su propuesta, siendo suficiente indicar el nmero de personas que votaron a favor, en contra o se abstuvieron, aunque se puede aceptar las peticiones de los participantes para que figure su nombre y el sentido de su voto. Si se debe tomar una decisin por votacin nominal, entonces todos los votos individuales se registran junto a su nombre. Si sta se efecta por consentimiento general, sin una votacin formal, este hecho puede ser registrado. Los recuentos podrn omitirse en muchos casos (por ejemplo, en un acta se puede leer "Despus de votar, el Comit acord ..."), o bien aparecer indicaciones genricas ("la propuesta se aprob por unanimidad"; "por mayora simple de los presentes se decidi..."). A veces ciertos aspectos que ocupan una fraccin importante de la reunin son registrados de modo muy resumido, por ejemplo, "los informes financieros fueron presentados y aprobados", o "se discuti la cuestin jurdica sin llegar a ningn acuerdo". Las actas suelen terminar con una nota sobre la hora a la que se levant la sesin. El acta se estructura en los siguientes apartados: 1. Ttulo

2. Datos de la reunin 3. Asistencia 4. Orden del da 5. Desarrollo de la sesin 6. Acuerdos 7. Frmula final 8. Firma 9. Anexos