Mejora de la elaboracin, evaluacin y aprobacin de expedientes tcnicos y estudios denitivos

MDULO 10: Elaboracin y aprobacin de expedientes tcnicos

Lista de Acrnimos
AD ADP ADS AMC BCRP BM BP CAP CAS CCF CCO CIRA CONSUCODE CP CRP CTI DGPM DIA EIA FONCODES IFC INC INDECI INDECOPI INEI JNE LGH LP MAPRO Adjudicacin Directa Adjudicacin Directa Pblica Adjudicacin Directa Selectiva Adjudicacin de Menor Cuanta Banco Central de Reserva del Per Bench Mark (Elevacin referencial conocida) Buena Pro Cuadro de Asignacin de Personal Contrato Administrativo de Servicios Compras Corporativas Facultativas Compras Corporativas Obligatorias Certificado de Inexistencia de Restos Arqueolgicos Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Concurso Pblico Cmara Rompe Presiones Comisin Tcnica de Ingeniera Direccin General de Programacin Multianual Declaracin de Impacto Ambiental Estudio de Impacto Ambiental Fondo de Cooperacin para el Desarrollo Social Corporacin Financiera Internacional Instituto Nacional de Cultura Instituto Nacional de Defensa Civil Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Propiedad Intelectual Instituto Nacional de Estadstica e Informtica Jurado Nacional de Elecciones Lnea de Gradiente Hidrulico Licitacin Pblica Manual de Procedimientos

Mdulos de Buenas Prcticas

MEF MINAG MINEDU MINEM MINSA MOF MTC OEC ONPE OPI OSCE PAAC PAC PAMA PCM PCM/SGP PDC PDI PDLC PDRC PEDN PEI PESEM PIA PIM PIP PMIP PTAR PYMES RDR REMYPE RNP

Ministerio de Economa y Finanzas Ministerio de Agricultura Ministerio de Educacin Ministerio de Energa y Minas Ministerio de Salud Manual de Organizacin y Funciones Ministerio de Transportes rgano Encargado de las Contrataciones Oficina Nacional de Procesos Electorales Oficina de Programacin de Inversiones Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado Programacin Anual de Adquisiciones y Contrataciones Plan Anual de Contrataciones Plan de Adecuacin y Manejo Ambiental Presidencia del Consejo de Ministros Presidencia del Consejo de Ministros / Secretaria de Gestin Pblica Plan de Desarrollo Concertado Plan de Desarrollo Institucional (Plan Estratgico) Plan de Desarrollo Local Concertado Plan de Desarrollo Regional Concertado Plan Estratgico de Desarrollo Nacional Plan Estratgico Institucional Plan Estratgico Sectorial Multianual Presupuesto Institucional de Apertura Presupuesto Institucional Modificado Proyecto de Inversin Pblica Plan Multianual de Inversin Pblica Planta de Tratamiento de Aguas Residuales Pequea y Mediana Empresa Recursos Directamente Recaudados Registro de Mediana y Pequea Empresa Registro Nacional de Proveedores

Mdulos de Buenas Prcticas

RO ROF RUA RUC SBS SEACE SIAF SIAF-GL SNIP SNP SUNAT TdR UCCO UE UEs UF UIT UTM VR

Recursos Ordinarios Reglamento de Organizacin y Funciones Reglamento nico de Adquisiciones Registro nico del Contribuyente Superintendencia de Banca y Seguros Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado Sistema Integrado de Administracin Financiera Sistema Integrado de Administracin Financiera Gobiernos Locales Sistema Nacional de Inversin Pblica Servicios No Personales Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria Trminos de Referencia Unidad de Compras Corporativas Obligatorias Unidad Ejecutora Unidades Ejecutoras Unidad Formuladora Unidad Impositiva Tributaria Coordenadas - Universal Transversal Mercator Valor Referencial

Mdulos de Buenas Prcticas

Mdulo 10: Elaboracin y aprobacin de expedientes tcnicos

Mdulo 10: Elaboracin y aprobacin de expedientes tcnicos

Mejora de la elaboracin, evaluacin y aprobacin de expedientes tcnicos y estudios definitivos.

1. Objetivo del mdulo:

MEjOrar la calidad dE prOyEctOs dE infraEstructura.

Contribuir a mejorar la ejecucin de proyectos, orientar a los funcionarios en la toma de decisiones para cumplir adecuadamente con las normas tcnicas e incrementar la eficacia, eficiencia y calidad de los estudios definitivos para proyectos de infraestructura. El mdulo propone la institucionalizacin de buenas prcticas de gestin, estandarizando procesos y procedimientos para la formulacin, supervisin, evaluacin y aprobacin de los expedientes tcnicos y los estudios especiales que lo complementan. 2. Beneficios esperados:
MEjOra dE la prOgraMacin dE la gEstin dE invErsiOnEs.

Permitir que el rea tcnica programe el inicio de la ejecucin de los proyectos y cumpla de manera eficiente con el plan de inversiones de la entidad.
MEjOra dE la calidad dE lOs ExpEdiEntEs tcnicOs O EstudiOs dEfinitivOs.

Los formuladores de estudios definirn criterios para la elaboracin de TdR, que permitan una buena elaboracin y una rpida evaluacin de los estudios definitivos o expedientes tcnicos de obras. A su vez, permitir que la ejecucin de inversiones, independientemente de la modalidad de ejecucin (directa o por contrata), no genere retrasos ni inconvenientes durante la ejecucin de obras y que sea compatible con las condiciones de viabilidad del proyecto.
MEjOra dE lOs prOcEsOs dE gEstin dE lOs rEcursOs HuManOs.

La entidad dispondr de criterios para la formulacin de expedientes tcnicos segn los diferentes tipos de proyecto, lo que permitir a los formuladores contar con informacin adecuada, asegurando que el presupuesto del proyecto refleje costos adecuados a la realidad local.
MEjOra dE la EjEcucin dE lOs prOyEctOs.

Se reducir la necesidad de solicitar ampliaciones de plazo, adicionales o mayor presupuesto durante la ejecucin de proyectos, ocasionados por la deficiente calidad de los expedientes tcnicos o estudios definitivos. 3. justificacin. Un gran porcentaje de los problemas tcnicos y administrativos en la ejecucin de los proyectos por administracin presupuestaria directa y las controversias o problemas contractuales durante la ejecucin de los proyectos por administracin presupuestaria indirecta (contrata o convenio), tiene como causa fundamental la deficiente calidad de los expedientes tcnicos. Ello se debe por imprecisiones, criterios tcnicos no adecuados o fuera de las normas tcnicas, incluso incompatibilidades con el terreno donde se ejecutar el proyecto.
Fecha de actualizacin del mdulo: Mayo de 2009.

Mdulo 10: Elaboracin y aprobacin de expedientes tcnicos

Los contratos para la elaboracin del expediente tcnico para un proyecto de infraestructura generalmente estn basados en TdR imprecisos, con supuestos que no establecen las condiciones y caractersticas especficas de los servicios que se contratan. Por ello, la formulacin de los expedientes tcnicos o estudios de inversin se realizan en forma discrecional, de acuerdo a la experiencia y criterio de los funcionarios, profesionales y trabajadores de la entidad. La ejecucin de proyectos por administracin presupuestaria directa tiene ausencia de un marco normativo propio, la nica resolucin de Contralora es del ao 1988. De manera indirecta, entidades del gobierno central, como parte de sus atribuciones y responsabilidades, han generado directivas internas. Sin embargo, la mayora de las municipalidades no cuenta con herramientas como: directivas, guas, modelos y protocolos, que permitan institucionalizar procesos para la formulacin y revisin de estndares en los expedientes tcnicos de proyectos. La ejecucin de los proyectos, bajo cualquier modalidad (administracin directa, contrata o encargo), involucra a diferentes reas de la entidad, que por lo general, no tienen claramente establecidas el inicio y fin de las responsabilidades asignadas, generndose duplicidades o vacos que perjudican una gestin adecuada de las inversiones. Por lo tanto, contar con herramientas que permitan institucionalizar los procedimientos en todo el ciclo de la ejecucin de los proyectos es de vital importancia para garantizar una gestin eficiente y transparente; especialmente en la elaboracin de expedientes tcnicos, proceso fundamental de la gestin de inversiones. 4. descripcin de las tareas a desarrollar. El mdulo est orientado a establecer procedimientos adecuados para que la entidad pueda contratar, elaborar, evaluar y aprobar expedientes tcnicos de proyectos de infraestructura, contribuyendo a una gestin ms eficiente de las inversiones. El proceso de elaboracin de un expediente tcnico tiene distintas etapas, asociadas a la preparacin de los estudios y la programacin de las inversiones, la formulacin propia de los estudios y la supervisin del proceso y la evaluacin y aprobacin de los expedientes finales. El presente mdulo propone prcticas para la institucionalizacin de procesos vinculados a la preparacin, supervisin, evaluacin y aprobacin de expedientes tcnicos. De esta manera, se contar con estudios de mayor calidad, compatibles con la realidad, sin que ello signifique mayor plazo para el inicio de las obras. Para adecuar las acciones de la entidad en la formulacin, supervisin, evaluacin y aprobacin de expedientes tcnicos de proyectos de infraestructura, se sugiere realizar las actividades que se sealan a continuacin:
Actividad 1: Preparacin para el desarrollo de los estudios de inversin. Tareas
1.1. Verificar la prioridad asignada para la ejecucin de proyectos viables en el PIA, PIM o PMIP y seleccionar el proyecto para el cual se desarrollar el expediente tcnico. 1.2. Analizar la disponibilidad y previsin de recursos presupuestarios para la formulacin de expedientes tcnicos. 1.3. Actualizacin de la base de costos unitarios e informacin de los antecedentes del proyecto. 1.4. Verificar alcances del proyecto y definir criterios tcnicos, estudios de especialidad, aspectos legales y administrativos que la entidad debe exigir por tipo de proyecto. 1.5. Elaborar Trminos de Referencia (TDR) estandarizados por tipo de proyectos.

Beneficios
Contar con informacin actualizada sobre la cantidad de proyectos viables, pendientes de desarrollo, ordenados segn tipo de proyecto. Conocer el grado de avance de los estudios de inversin en desarrollo y las posibilidades de cumplimiento del plan de inversiones. Mejorar los procedimientos del rea usuaria orientada a proporcionar informacin slida, precisa y adecuada al comit especial o permanente para desarrollar un buen proceso y al proyectista para la elaboracin de un documento de calidad.

Resultados

Definir el plan operativo anual para el desarrollo de los expedientes tcnicos de acuerdo con lo previsto en el PIM. Contar con un modelo de requerimiento y TdR estndar para los servicios de elaboracin de expedientes tcnicos.

Mdulo 10: Elaboracin y aprobacin de expedientes tcnicos

Actividad 2: Formulacin de los estudios de inversin. Tareas

2.1. Elaborar plan de trabajo para la formulacin del expediente tcnico. 2.2. Trabajo de campo: inspeccin inicial o reconocimiento de campo, levantamiento topogrfico y de la informacin tcnica en campo, muestras de suelos, agua, aforos, etc.; comprobacin de los criterios con los que se otorg la viabilidad al PIP. 2.3. Trabajo de gabinete: procesamiento de datos en software, clculos, diseos y elaboracin de los documentos tcnicos segn contenido mnimo de la directiva. 2.4.Formulacin del expediente: preparacin de copias digitales, presentacin adecuada del producto final.

Beneficios

Resultados

Mejorar los criterios tcnicos y estandarizar los procedimientos en la elaboracin de los expedientes tcnicos y o estudios de especialidad.

Expediente tcnico adecuado con criterios de diseo y especificaciones que permitan una ejecucin eficiente.

Actividad 3: Supervisin de los estudios de inversin (en paralelo con Actividad 2). Tareas
3.1. Determinar necesidad de supervisin externa para la formulacin del expediente tcnico, segn criterios de costo, especialidad o envergadura del proyecto. 3.2. Supervisin del estudio con la verificacin de los criterios de diseo, obtencin de datos e informacin primaria. 3.3. Elaboracin del informe de conformidad y pronunciamiento del cumplimiento de los TdR para la formulacin de estudios y expediente tcnico. Asegurar la calidad del expediente tcnico en proyectos de envergadura donde se destine un presupuesto significativo y no ponga en riesgo el programa de inversin de la municipalidad. Expediente tcnico con pronunciamiento de la supervisin del estudio.

Beneficios

Resultados

Actividad 4: Evaluacin y aprobacin de los estudios de inversin. Tareas

4.1. Conformacin e instalacin de la comisin tcnica de evaluacin de estudios de inversin: mediante resolucin de alcalda conformada por el gerente de obras, profesional de la Unidad Formuladora o estudios y un profesional de OPI. 4.2. Evaluacin de los estudios y del expediente tcnico: implementacin del protocolo de evaluacin y dictamen final de evaluacin. 4.3. Aprobacin de los estudios y del expediente tcnico: emisin de la resolucin de gerencia municipal indicando monto, cdigo SNIP, nombre, ubicacin, etc.

Beneficios

Resultados

La municipalidad cuenta con una Comisin Tcnica de Ingeniera (CTI), permanente que tiene la funcin y responsabilidad de revisar todos los expedientes tcnicos que ha de procesar la municipalidad con atribuciones de rechazar, observar los expedientes tcnicos incluso como condicionante de pago.

Resolucin gerencial de aprobacin del expediente tcnico.

5. Orden lgico de organizacin de las actividades.

Analizar disponibilidad y previsin de recursos del presupuesto. Trabajos de campo.

Seleccionar proyectos viables.

Actualizacin de costos unitarios y antecedentes del proyecto. Elaborar TDR estandarizados por tipo de proyectos. Formulacin de estudios y expediente tcnico. Trabajos de gabinete.

Elaborar plan de trabajo para la formulacin del expediente tcnico.

Definir criterios, tcnicos. aspectos legales y administrativos.

Determinar necesidad de supervisin externa del expediente tcnico.

Supervisin de la elaboracin de estudios y expediente tcnico.

Informe de conformidad de formulacin de estudios y expediente tcnico.

Conformacin de la comisin tcnica de evaluacin de estudios de inversin.

Evaluacin de los estudios y del expediente tcnico.

Aprobacin de los estudios y del expediente tcnico.

Preparacin para el desarrollo de los estudios de inversin (1 semana aproximadamente)

Formulacin y supervisin de los estudios de inversin (2 meses aproximadamente)

Evaluacin y aprobacin de los estudios de inversin (2 semanas aproximadamente)

Mdulo 10: Elaboracin y aprobacin de expedientes tcnicos

Mdulo 10: Elaboracin y aprobacin de expedientes tcnicos

6. actores y roles de involucrados en la aplicacin del mdulo.

Hito crtico
Banco de proyectos con PIP viables. Disponibilidad presupuestal por proyecto concordante con el cronograma financiero de gasto.

Actores
Funcionarios de la OPI. Funcionarios del rea de Estudios. Gerente de Obras. Funcionarios del rea de Estudios o UF. Alcalde. Funcionario de RRHH. Funcionarios de logstica. Funcionario del rea usuaria que elabora requerimiento. Funcionario con competencia para aprobar el requerimiento. Alcalde o gerente municipal. Funcionarios del rea de Estudios. Gerente de obras o similar. Alcalde o gerente municipal. Presidente del comit tcnico. Gerente de obras o similar. Alcalde o gerente municipal. Secretario general. Asesor legal. Alcalde o gerente municipal. Funcionarios del rea de Estudios. Funcionarios de logstica. Gerente de obras o similar. Funcionarios del rea de Obras. Alcalde o gerente municipal. Funcionarios del rea de Estudios (consultores). Gerente municipal. Alcalde o gerente municipal. Funcionarios del rea de estudios. Gerente de Obras. Asesor legal o secretaria general. Alcalde o gerente municipal.

Roles
Elaboracin

Elaborar requerimiento y trminos de referencia segn tipo de proyecto.

Elaboracin del expediente tcnico. Formulacin del informe de la comisin tcnica. Resolucin de aprobacin de los expedientes tcnicos. Taller de induccin y difusin de la directiva para expedientes tcnicos.

Puesta en funcionamiento.

Monitoreo y evaluacin.

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7. indicadores de logro en la ejecucin del mdulo.

Indicador
Nmero de expedientes tcnicos elaborados.

Fuente
Oficina de Estudios o Unidad Formuladora.

Quin y cmo mide

El funcionario de UF o Estudios analiza y monitorea la cantidad de expedientes en elaboracin y cuenta con los cargos firmados de la entrega de la directiva a los proyectistas. El funcionario de la UF o Estudios analiza y monitorea la cantidad de expedientes en evaluacin con actas firmadas de comisin tcnica. El funcionario de la UF y asesora legal llevan el control de las resoluciones de aprobacin emitidas por la gerencia general o alcalda, y anexan la resolucin al expediente tcnico. El responsable de presupuesto evala la ejecucin del PIA, para ello compara el porcentaje de ejecucin presupuestal, con el numero de obras iniciadas y la disponibilidad de expedientes tcnicos aprobados. El rea de estudios y logstica cuentan con un registro con el nombre de los proyectistas y la cantidad de expedientes tcnicos elaborados apoyados en la directiva aprobada. La comisin tcnica efecta y registra las observaciones, sugerencias o incompatibilidades existentes en los expedientes tcnicos. El rea de obras cuenta con un registro o ficha de seguimiento y monitoreo de las obras ejecutadas posterior a la emisin de la directiva cuyos expedientes tienen resolucin de aprobacin. El rea de obras cuenta con un registro de las resoluciones de aprobacin de los adicionales, ampliaciones de plazo, ampliaciones presupustales, etc.

Reporte

Mensual

Nmero de expedientes tcnicos evaluados.

Oficina de Estudios o Unidad Formuladora.

Mensual

Resoluciones de aprobacin emitidas.

Oficina de asesora legal o secretara de gerencia municipal.

Trimestral

Grado de cumplimiento del cronograma de gasto del PIA.

Oficina de presupuesto, administracin y contabilidad.

Trimestral

Nmero de proyectistas contratados.

Oficina de Estudios o Unidad Formuladora y rea de logstica. Oficina de estudios o Unidad Formuladora.

Trimestral

Nmero de observaciones efectuadas a los expedientes tcnicos.

Semestral

Nmero de obras ejecutadas posterior a la fecha de emisin de la directiva.

Oficina de Obras o Unidad Ejecutora.

Semestral

Nmero de obras concluidas sin adicionales, ampliaciones de plazo.

Oficina de Obras o Unidad Ejecutora.

Semestral

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8. relacin de normas a tomar en cuenta en la aplicacin del mdulo

Tipo de Norma
Resolucin de Contralora Resolucin de Contralora

Nmero
072-1998-CG. 195-1988-CG.

Ttulo
Aprueban las normas tcnicas de control interno para el sector pblico. Ejecucin de obras pblicas por administracin directa. Ley del Sistema de Inversin Publica, modificada por las leyes 28522 y 28802, publicadas el 25/05/2005 y el 21/07/2006 respectivamente y por el Decreto Legislativo 1005 publicado el 03/05/2008. Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Reglamento de la Ley del SNIP, modificado por Decreto Supremo 038-2009-EF publicado el 15/02/2009. Ley de Contrataciones del Estado, modificado por el Decreto de Urgencia 014-2009 publicado el 31/01/2009 Reglamento de la ley de contrataciones del Estado (fe de erratas del 15 febrero del 2009). Medidas para agilizar la ejecucin de obras pblicas y otras acciones.

Fecha de Publicacin
02 /07/ 1998 18 /07/1988

Ley

27293.

27/07/2000

Ley Ley Ley Decreto Supremo

27444. 27785. 28411. 102-2007-EF.

2/06/2008 22/07/2002 08/12/2004 19 /07/2007

Decreto Legislativo

1017.

04/06/2008

Decreto Supremo Decreto Legislativo

184-2008-EF. 041-2009.

01/01/2009 29 /03/2009

9. mbito y procesos afectados por la aplicacin del mdulo.

mbito rea
Programacin anual de inversiones. Programacin de Inversiones. Programacin anual de las contrataciones y adquisiciones. Preparacin de la formulacin de estudios de inversin (expediente tcnico y estudios definitivos). Preparacin del inicio de ejecucin del proyecto.

Dimensin
Programacin operativa de inversiones. Formulacin del PIA de inversin. Aprobacin del PIA de inversin. Identificacin y organizacin de requerimientos. Formulacin del Plan Anual de Contrataciones. Aprobacin del Plan Anual de Contrataciones. Definicin de aspectos tcnicos. Disponibilidad de informacin. Definicin de aspectos administrativos. Informacin y documentacin de requerimientos.

Ejecucin de proyectos.

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10. relacin de herramientas para la aplicacin del mdulo.

Usuario
Anexo I. Funcionarios de la entidad. Integrantes de las unidades formuladoras y consultores que elaboran los expedientes tcnicos.

Funcin
Lectura bsica.

Reporte
Preguntas frecuentes sobre el Comit de Gestin de Inversiones.

Anexo II.

Herramientas de aplicacin.

II. A. Directiva para la elaboracin, supervisin, evaluacin y aprobacin de expedientes tcnicos. II.B. Modelo de Trminos de Referencia para contratar la elaboracin de un expediente tcnico de un proyecto vial. II.C. Gua de contenido mnimo para expedientes tcnicos por tipo de proyecto. II.D. Modelo de contenidos de memoria descriptiva. II.E. Modelo de cronograma de obra. II.F. Modelo de presupuesto analtico de obra. II.G. Modelo de protocolo de evaluacin de expedientes tcnicos. II.H. Modelo de ficha de evaluacin de la comisin tcnica. Ii.I. Modelo de resolucin de aprobacin de expediente tcnico.

El Programa Canon es una iniciativa innovadora liderada por la Corporacin Financiera Internacional (IFC), miembro del Grupo Banco Mundial, que se viene implementando con el apoyo de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), la Agencia Canadiense de Desarrollo Internacional (ACDI) y el Fondo de Minera, Petrleo y Gas para el Desarrollo Comunitario Sostenible (CommDev). Las opiniones expresadas en el presente documento no reflejan necesariamente el punto de vista de USAID, ACDI, CommDev o de IFC.