MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIN DE ARCHIVOS

Servicio Gobierno Regional Magallanes y Antrtica Chilena

Diciembre 2009

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Ley 20.285

Promulgada el 11 de agosto de 2008 por la Presidenta de la Repblica Michelle Bachelet Jeria. A partir de 01.01.2010

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INDICE DE CONTENIDOS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. DIRECTRICES GENERALES4 ORGANIZACIN DOCUMENTAL..6 CATALOGACIN E INSTALACIN. 10 TRASPASO DE DOCUMENTOS.12 SITUACIONES ESPECIALES.14 SOLICITUD DE DOCUMENTOS.15 ELIMINACIN DE DOCUMENTOS17 TRANSFERENCIA AL ARCHIVO NACIONAL.19

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1.- DIRECTRICES GENERALES

1.1 Los documentos generados por mandato del Servicio de Gobierno Regional de Magallanes y Antrtica Chilena a personas naturales y jurdicas externas, se consideran parte integrante del patrimonio. 1.2 Los documentos son nicos, en tanto cada trmite es producto de una accin administrativa. El hecho de ser nicos y constituir una fuente primaria de informacin y prueba jurdica de ello, demanda cuidados especiales de conservacin. 1.3 Para hablar efectivamente de archivos, los documentos deben estar organizados y la informacin accesible para su uso, en instalaciones adecuadas y bajo direccin de un funcionario de la misma reparticin, nombrado especialmente para tal cometido, el cual se denomina habitualmente como encargado de archivos. Esta persona tendr un equipo de apoyo, que en este caso son los responsables de cada Divisin, Departamento o Unidad.

1.4 Es imprescindible que a partir del 01 de enero de 2010, todos los documentos oficiales ORIGINALES, generados por el Servicio, deben ser archivados en la Oficina de Partes. No obstante en conocimiento que la Divisin de Anlisis y Control de Gestin confecciona sus propios Oficios, denominados Oficios DAC, stos (originales) deben quedar en manos de dicha Divisin. As mismo las Actas de Sesiones Ordinarias, Actas de Sesiones Extraordinarias y Oficios Despachados confeccionados por el Consejo Regional, todos originales, deben quedar en manos de dicho Consejo Regional.

1.5 Se debe tener presente que los documentos de carcter personal y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los institucionales.

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2. Organizacin documental
CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS: 2.1 Se deben clasificar las unidades documentales estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Esta clasificacin documental debe responder en primera instancia al organigrama institucional y en segunda, a la serie documental, trtese de oficios, memorandos, cartas, ingresos, egresos, resoluciones exentas, resoluciones DAM, resoluciones DAF, resoluciones TR, resoluciones GR, resoluciones DAC, actas, proyectos, balances, bienestar, convenios, contratos, comunicaciones, estados de pago, recibos, solicitud de materiales, personal gore, etc. ORDENAMIENTO FSICO DE LOS DOCUMENTOS: 2.2 Definidas las series documentales y ordenadas internamente, es fundamental proceder a identificarlas externamente. Para ello establzcase un rotulado que permita acceder a los documentos en forma rpida y gil, aplicndose a todo tipo de almacenamiento, entindase como empaste, archivador y cajas multiuso con legajo.

--------------------------------------------------------------------------------------------(1) En las cajas multiuso se recibir solamente documentacin legajada.

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ROTULADO

FONDO SUB-FONDO SUB-SUB FONDO SERIE DOCUMENTAL CRONOLOGA

Ejemplo:

FONDO Servicio Gobierno Regional Magallanes y Antrtica Chilena SUB-FONDO DIVISIN ADMINISTRACIN Y FINANZAS SUB-SUB FONDO OFICINA DE PARTES SERIE DOCUMENTAL RESOLUCIONES EXENTAS CRONOLOGA 01/01/2003-31/12/2003

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FONDO Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional Servicio Gobierno Regional

SUB FONDO Divisin Administracin y Finanzas Divisin Administracin y Finanzas Divisin Administracin y Finanzas Divisin Administracin y Finanzas Divisin Administracin y Finanzas Divisin de Anlisis y Control de Gestin Divisin de Anlisis y Control de Gestin Divisin Desarrollo Regional Divisin Desarrollo Regional Gabinete Regional Gabinete Regional Gabinete Regional Gabinete Regional Gabinete Regional Gabinete Regional Consejo Regional Unidad Auditora Interna

SUB SUB FONDO Depto. Administrativo Unidad Recursos Humanos Unidad de Abastecimiento Oficina de Partes Depto. Gestin Financiera Depto. de Inversin Control Depto. Seguimiento Control de Proyectos y y

Unidad Gestin Territorial

Unidad de Protocolo Unidad de Seguimiento de Polticas Pblicas Unidad de Comunicaciones Depto. Jurdico Unidad de Tecnologa, Informacin y Telecomunicaciones

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2.3 En el caso de los empastes, se deber utilizar de ahora en adelante el color que se seala a continuacin:
Oficina de Partes : color gris Divisin Anlisis y Control de Gestin : Gama de color verde Divisin Administracin y Finanzas : Gama de color rojo Gabinete y dependientes como es el caso de Unidad de Protocolo, Unidad Polticas Pblicas, Comunicaciones, Dpto. Jurdico : Gama de color amarillo. Divisin Desarrollo Regional : Gama color Caf Consejo Regional : color damasco Unidad Auditora Interna : celeste

2.4 La escritura del rotulado que no sea empaste se confeccionar en letra arial negrita, N 20, mayscula. 2.5 La escritura del rotulado que sea empaste se confeccionar en letra arial negrita, N 14, mayscula. 2.6 El Archivo Administrativo documentacin suelta. Central no recibir

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3.-Catalogacin e Instalacin
3.1 En cada Archivo de oficina habr un encargado, el cual se har cargo de reunir toda la documentacin para archivarla en su dependencia. Los Archivos de Oficina se encuentran en: -DAC -DAF -Oficina de Partes -Gabinete -Comunicaciones -DDR -RR.HH. 3.2 -Gabinete -Protocolo -Polticas Pblicas -Dpto. Jurdico -Consejo Regional -Unidad Auditora Interna Abastecimiento

Al traspasar la documentacin desde los archivos de Oficina al Archivo Administrativo Central del Servicio, cada responsable de Archivo debe considerar las siguientes acciones:

Limpieza de las unidades documentales. Retiro de notas y materiales que no formen parte de la documentacin.

 Retiro de elementos corrosivos como clips, apretadores metlicos y otros. La eventual eliminacin de duplicados (siempre que est el original). Verificar que la documentacin se encuentre completa, incluyendo los antecedentes. Descripcin del contenido de los documentos en una base de datos digitalizada. Instalacin de la documentacin archivadores, o cajas multiuso. en empastes,

El empaste de los documentos oficiales que sern enviados al Archivo Nacional, debern estar respectivamente cosidos y adaptados al rotulado oficial de la DIBAM.

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4. Traspaso de Documentos al Archivo Central

4.1 La documentacin sealada, se remitir a comienzos del segundo ao calendario de haber sido generada, por ejemplo, la correspondencia del ao 2006 se traspasa a comienzos del ao 2008; la del 2007, a comienzos del ao 2009. 4.2 La documentacin tcnica, se remite a partir del segundo ao calendario de haber finalizado la ejecucin de los proyectos. En estos casos, la documentacin que forma parte del expediente de un proyecto debe ser mantenida en el archivo de oficina bajo el resguardo y control del funcionario a cargo, hasta que el proyecto est finalizado. Slo entonces, es traspasable al Archivo administrativo Central del Servicio. Una vez traspasado el documento al Archivo Administrativo Central es de responsabilidad de este ltimo la conservacin y la disponibilidad para su consulta. 4.3 El Encargado del Archivo Administrativo Central entregar a cada responsable de archivo un formulario de Fichas de Traspaso, donde se especificar la Divisin, Departamento, Unidad y el funcionario que est realizando dicha tarea, el catastro de los documentos en papel y en formato digital la fecha del traspaso y nombre del funcionario responsable del Archivo Administrativo Central que recibe la documentacin.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------(1) Generalmente la documentacin tcnica es aquella asociada a proyectos. (2) Se entiende como archivo de oficina, el que se mantiene en la misma oficina en la cual se gener el documento y al interior de la misma reparticin. (3) No sern recibidas fichas de traspaso sin el correspondiente formato digital, adems de papel.

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FICHA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Divisin, Departamento, Unidad Nombre responsable Archivo Local Fecha de Transferencia Tipo Documental Rango de numeracin de los documentos Catastro de los documentos Nmero total de archivadores, empastes o cajas multiuso Calidad de conservacin de los documentos Observaciones Funcionario Responsable de Archivo Administrativo Central que recibe la documentacin

Indicar la cantidad de hojas anexadas.

Buena

Regular

Mala

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5. Situaciones Especiales
Traslado de Oficinas 5.1 Ante la eventualidad del traslado de las dependencias del Servicio a otras instalaciones, o ante procesos de remodelacin y acondicionamiento de oficinas, es necesario proceder al traslado y/o almacenamiento provisorio de la documentacin, de manera secuencial a la numeracin de las unidades documentales, con el propsito de mantener la organizacin de la documentacin y evitar prdidas. En el caso de la documentacin instalada en cajas multiuso, stas se deben mantener almacenadas, en orden secuencial. Cese de funciones del personal 5.2 Ante el cese de funciones de un funcionario del Servicio, se debe confeccionar un acta de entrega o de traspaso de la documentacin asociada a la gestin del funcionario que se retira. 5.3 En los casos de documentacin correspondiente a procesos cerrados y que cumpla con las condiciones para su incorporacin al Archivo Central, se debe proceder a su procesamiento para su traspaso correspondiente.

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6. Solicitud de Documentos
6.1 La solicitud de documentos directa al Archivo Administrativo Central, la puede realizar cualquier funcionario del Servicio. 6.2 Se entregar una fotocopia por cada documento solicitado, hasta un mximo de 15. 6.3 Cuando se trate un legajo completo de documentos, planos, empastes, este Archivo Administrativo Central no entregar fotocopias, sino que har entrega de la documentacin nica. 6.4 El funcionario deber firmar la correspondiente Ficha de Entrega Documental numerada. 6.5 La devolucin de la documentacin nica al Archivo Administrativo Central, por parte del funcionario, tendr un plazo mximo de tres das hbiles. En caso que el funcionario no entregara la documentacin dentro del plazo, al cuarto da se informar a su jefe directo mediante Memo.

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FICHA DE ENTREGA DOCUMENTAL N 01

Divisin, Departamento, Unidad Nombre Funcionario que solicita la documentacin Fecha de solicitud Descripcin del documento solicitado Fecha de entrega del documento de parte del Archivo Administrativo Central Fecha de devolucin Observaciones Funcionario Responsable de Archivo Administrativo Central que recibe la documentacin

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7. Eliminacin de Documentos
7.1 Las principales disposiciones legales e indicaciones asociadas al proceso de eliminacin de documentos estn contenidas en el Oficio Circular N 28.704 (1981)6 de la Contralora General de la Repblica. Dicha norma seala que la autorizacin para eliminar documentos de los rganos de la Administracin del Estado, en el caso de los rganos que gozan de autonoma administrativa, procede que dicha autorizacin la confiera el Intendente Regional que se encuentre en funciones, dictndose para ello la correspondiente resolucin.
7.2 El encargado del Archivo Administrativo Central, notificar a

la respectiva Divisin, Departamento o Unidad de la documentacin no oficial que pudiera ser eliminada y se encuentre en el Archivo Central. 7.3 La eliminacin de documentos es el procedimiento mediante el cual se determina y ejecuta la destruccin fsica, proceso que slo puede llevarse a cabo tras el correspondiente anlisis de las caractersticas histricas, administrativas, jurdicas, fiscales e informativas, comunicando cul es el motivo de la destruccin. El Archivo Administrativo Central, se encargar de confeccionar la respectiva Resolucin. 7.4 Entregada sta al Archivo Administrativo Central, se proceder a destruir el material enviado para dicho efecto en una trituradora. --------------------------------------------------------------------------------------------(1) Material que se puede destruir es la documentacin no oficial que ha perdido las condiciones que la hacan til.

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7.5 Para la eliminacin de documentos, deben considerarse los siguientes aspectos por parte del Archivo Administrativo Central: 7.5.1 Coordinar un cronograma de eliminacin anual con cada una de las unidades que forman parte del Servicio. Segn el cronograma, realizar un proceso de consulta y valoracin de los documentos con las reas involucradas en su generacin, teniendo en cuenta la normativa legal y criterios institucionales, dependiendo del tema y la importancia que la documentacin puede haber adquirido con el transcurso del tiempo. Realizar un catastro de los documentos que sern eliminados. Hacer un Acta de Eliminacin, donde se expongan los procedimientos llevados a cabo. El Acta debe ser firmada por todos quienes participaron en el proceso de valoracin y seleccin. Confeccionar Resolucin de eliminacin de los documentos, la cual ser firmada por la mxima autoridad regional.

7.5.2

7.5.3 75.4

7.5.5

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8.- Transferencia al Archivo Nacional

8.1 De acuerdo a lo establecido en el Art. N 14, Decreto con Fuerza de Ley N 5.200, los organismos de Gobierno, deben remitir anualmente al Archivo Nacional, los documentos que hayan cumplido 5 aos de antigedad en sus archivos de origen. Estos documentos debern ser originales y estar debidamente empastados y cosidos. Los empastes deben ordenarse correlativamente por aos, es decir, desde lo ms antiguo hasta lo ms reciente y de acuerdo a su disposicin numrica interna y disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje. El funcionario responsable del traslado debe remitir un oficio dirigido al Conservador del Archivo Nacional, documento en el cual se indicarn los aos extremos y volumen de la documentacin. Para acordar la definicin del da y hora en que se efectuar el traslado de los documentos, el Servicio debe contactarse con la Oficina de Archivo Regional respectivo. El traslado y la descarga de los documentos en el rea de depsito reservada por el Archivo Nacional sern de responsabilidad de este Servicio.

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