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Seccin 13 Programacin de Obra

Curso Bsico de C.I.O. Light

Seccin 13 - Programacin de Obra

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Introduccin
C.I.O. no maneja programacin de obra directamente, pero tiene la capacidad de interfazarse automticamente con Microsoft Project. Para poder utilizar las funciones descritas en esta seccin, se debe tener Project instalado en el mismo equipo donde se esta utilizando el C.I.O.
Ms...

Todas las opciones de la interface se encuentran en el men de Programacin en el listado principal del presupuesto.

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Conceptos
La programacin con C.I.O. funciona de la siguiente manera : 1. El presupuesto se crea en C.I.O. Normalmente. 2. Se exportan las actividades presupuestadas, con sus duraciones, hacia Project. 3. Se utilizan las funciones de Project para crear las relaciones lgicas entre actividades, estableciendo de esta manera las fechas de ejecucin programadas de cada actividad. 4. C.I.O. toma estas fechas programadas para alimentar su base de datos del presupuesto.
Ms...

Una vez que C.I.O. tiene las fechas de cada actividad, puede generar reportes de flujo de caja, flujos de uso de recursos, pedidos, etc., distribuyendo el presupuesto en tiempo de acuerdo con estas fechas.

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Configuracin - 1
C.I.O. como tal no requiere de una configuracin especial para trabajar con la interface con Project. Pero si hay que configurar los datos de la programacin para cada presupuesto. Esta se hace en el men Datos - Ficha Presupuesto. Nombre del archivo a crear en Project (debe incluir la extensin .mpp). Directorio donde debe crear el archivo.
Ms...

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Configuracin - 2
Captulos/Subcaps/Items enva la misma estructura del Ms... presupuesto haca Project Captulos/Items ignora los subcaptulos en el momento de exportar datos haca Project. Etapas permite utilizar una estructura de captulos o cabeceras distintas a la del presupuesto. Unicamente esta disponible la opcin Manual. Hay tres opciones Seleccionar disponibles para el Microsoft tipo de estructura de Project. informacin a manejar en Project. Para el resto del tutorial, asumimos que se esta utilizando la opcin de Captulos/Items. El manejo de las Etapas esta descrito al final de la seccin.
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Preparando la Informacin - 1
Para exportar la informacin hacia Project, lo nico que se necesita hacer es tener las actividades del presupuesto creadas. Adicionalmente se pueden definir las duraciones de las actividades en C.I.O. Esto se puede hacer en la ficha detallada de cada actividad, o en la opcin del men Programacin - Editar Datos. Hay dos maneras de especificar las duraciones. Lo Ms... mas sencillo es estipular una duracin en das para el total de la actividad. Tambin se puede especificar un rendimiento diario de la actividad (ej: xx mts/dia), y C.I.O. calcula la duracin en das con base en la cantidad presupuestada. La opcin de rendimiento es dinmica - al cambiar la cantidad presupuestada, C.I.O. recalcula la duracin automticamente. Curso Bsico de C.I.O. Light Seccin 13 - Programacin de Obra
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Preparando la Informacin - 2
Las duraciones de las actividades se pueden editar mas fcilmente en la opcin Programacin - Editar Datos. Aqu C.I.O. presenta un listado de actividades con columnas para editar la informacin relevante a las duraciones.
Ms... Con un doble-click en la columna Tipo Duracin se puede escoger entre por rendimiento diario o una duracin dada por el usuario para toda lactividad.

Ms...

Para actividades por rendimiento diario, se debe llenar la cantidad del rendimiento en la columna rendimiento, y para las dems actividades se debe llenar la duracin de las actividades en das, en la ultima columna, duracin.
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Exportando Datos a Project

Ahora se puede exportar la informacin hacia Project. La unidad mnima para exportar es un captulo, pero no se tienen que exportar todos los captulos en el mismo momento - se puede ir colocando la informacin a cada captulo y exportando poco a poco.

Seale el captulo a exportar, y oprima el botn Crear/Actualizar Tareas.

Ms...

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La Informacin en Project
C.I.O. abre Project automticamente, y va creando las actividades para el captulo indicado. Cada actividad es creada con la descripcin y duracin dada en C.I.O., y como tarea subordinada al captulo al cual pertenece. Ninguna informacin de recursos o costos pasa a Project.
Ms...

Captulo (su duracin es un reflejo de las duraciones de las actividades que contiene. Actividades

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Trabajando en Project
Ahora deben utilizar las funciones de Project (para su uso consulte el manual del Project) para establecer las relaciones lgicas entre las actividades, la fecha de inicio del proyecto, etc.
Ms...

Se pueden agregar actividades adicionales, por ejemplo hitos (milestones) para una mejor organizacin de la programacin - C.I.O. sencillamente ignorar estas actividades. Tambin se pueden ajustar las duraciones si es necesario. Curso Bsico de C.I.O. Light Seccin 13 - Programacin de Obra
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Devolviendo los Datos a C.I.O.

Con el trabajo en Project terminado, ahora nuevamente se debe ir a C.I.O., seleccionar la parte del presupuesto requerido, y oprimir el botn Actualizar Fechas.
Ms...

En este momento, C.I.O. saca de Project las fechas de inicio y terminacin de cada actividad.

Abriendo el listado de Programacin - Editar Datos, se puede ver que cada actividad ya tiene sus fechas grabadas en C.I.O. Curso Bsico de C.I.O. Light Seccin 13 - Programacin de Obra
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Uso de los Datos en C.I.O.

Con esto, ya queda completo el proceso de movimiento de informacin entre C.I.O. y Project, y C.I.O. ahora tiene los datos de fechas disponibles para poder sacar reportes con la perspectiva de tiempo.
Ms...

Hay dos categoras de reportes que se pueden sacar de C.I.O. - flujos de caja, que muestran los valores del presupuesto desglosados en tiempo, y flujos de recursos, que muestran los requerimientos de recursos (materiales, equipos, mano de obra, transporte) durante el desarrollo del proyecto.
Ms...

Estas dos opciones estn en el men de Programacin. Para poder ver los flujos de caja, el presupuesto debe ser calculado - de lo contrario la opcin queda apagada en el men.

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Flujo de Caja - 1
Despus de calcular el presupuesto, se puede consultar la opcin Programacin - Flujo de Caja. C.I.O. muestra datos para la parte del presupuesto sealado en el momento.
Ms... Sale una ventana de configuracin donde se pueden definir los datos para mostrar, y por ejemplo, agregar un factor de inflacin mensual.

Con estas opciones se puede ver un flujo de caja resumido por captulos o subcaptulos.

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Flujo de Caja - 2
El flujo de caja que muestra C.I.O. es mensual. C.I.O. distribuye el costo de cada actividad proporcionalmente en cada mes.

Si utilizaMs...factor de inflacin mensual, C.I.O. lo aplica a cada mes. Por ejemplo, un con 1% mensual, el primer mes tendr los mismos costos que el presupuesto, los valores en el segundo mes sern inflados por 1%, los costos del tercer mes sern inflados 2%, y as sucesivamente.
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Flujo de Recursos - 1
El flujo de recursos muestra los requisitos de recursos bsicos en tiempo. Es el mismo reporte de la distribucin de recursos por actividad, pero ahora con la perspectiva de tiempo.
Ms... Con esta opcin se puede ver el detalle actividad por actividad, o resumido para cada insumo.

El reporte puede ser en trminos de cantidades de cada recurso, o sus costos. Cuando el reporte es por costos, se puede aplicar inflacin mensual.
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Flujo de Recursos - 2
En este caso el reporte esta organizado por insumo, con el detalle de cada actividad, y muestra la cantidad requerida de cada insumo por mes.

Este reporte, y el flujo de caja, se puede exportar directamente a Excel o a un archivo plano de texto.
Ms...

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Flujo de Recursos - 3
Por defecto el flujo de recursos muestra en que momento se va a utilizar cada recurso. Pero tambin se puede ver en trminos del momento de compra. En la ficha de cada insumo en la Ms... base de datos, se puede indicar el tiempo requerido para la entrega del producto.
Ms...

En la ficha de configuracin del flujo de recursos, se puede seleccionar la opcin de Pedidos. En este caso C.I.O. ajusta el reporte restando el numero de das que demora la entrega, de la fecha de uso indicada por la programacin. Esto indica cuando debe pedir el insumo.
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Actualizando Datos de Tareas

Despus de exportar un captulo hacia Project, se pueden actualizar los datos cuando sea necesario.
Ms...

Por ejemplo, despus de cambiar la descripcin de una actividad en C.I.O., o ajustar la cantidad para ejecutar de una actividad por rendimiento diario (causando as una variacin en la duracin), se debe reflejar el cambio en Project.
Ms... Si el cambio afecta una sola actividad, se puede sealar la actividad en C.I.O. y oprimir el botn de Crear/Actualizar Tareas nuevamente. C.I.O. identifica la actividad en Project y hace los ajustes necesarios. Si hay varios cambios en un captulo, se puede sealar el captulo, y C.I.O. repasa todo el captulo actualizando las actividades que presentan cambios. Igual aplica para un subcaptulo.

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Otras Opciones
Existen otras opciones del men de Programacin que se necesitan de vez en cuando : Traer Duraciones desde Programacin - cuando se han cambiado duraciones en Project, esta opcin actualiza las duraciones en C.I.O. reemplazandolas con las duraciones en Project. Actividades definidas por rendimiento diario quedan como actividades por duracin, y con la duracin dada en Project. Exportar Avance de Obra - exporta datos de obra ejecutada. Esta opcin esta explicada en el Curso de Control. Anular Datos Programados - anula los datos trados desde la programacin - las fechas de inicio y terminacin y el nmero de identificacin en Project. Se utiliza cuando se necesita exportar una actividad nuevamente (por ejemplo despus de borrarla por equivocacin en Project). Despus de Anular, se puede exportar de nuevo, y C.I.O. crear una actividad nueva en Project. Borrar Tarea - hace lo mismo que la anterior, pero tambin borra completamente la tarea asociada en Project. Refrescar Vista y Resetear Identificacin normalmente no se necesita con la interface con Project. Curso Bsico de C.I.O. Light Seccin 13 - Programacin de Obra
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Uso de Etapas - 1
Hay otra manera de estructurar los datos para su envo hacia Project, utilizando la opcin de Etapas.

Ms...

Al seleccionar Etapas se activa la opcin de Etapas en el men de Programacin. En esta ventana se puede crear una serie de captulos o etapas adecuadas para la programacin. Seccin 13 - Programacin de Obra
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Uso de Etapas - 2

Despus, en la opcin Programacin - Editar Datos, se debe asignar cada actividad del Ms... presupuesto a una de las etapas. Ahora los captulos y subcaptulos no tienen ninguna relevancia para la programacin - su funcin de organizacin en la programacin esta tomada por las etapas. Curso Bsico de C.I.O. Light Seccin 13 - Programacin de Obra
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Uso de Etapas - 3
Para exportar hacia Project, primero se deben exportar las etapas, utilizando el botn de Crear/Actualizar Etapas de la ventana de Etapas. Despus de exportar las etapas, se pueden Ms... exportar las actividades del presupuesto - esto se puede hacer una por una, o seleccionando un captulo o subcaptulo. Tpicamente se utiliza la opcin de Etapas, cuando la programacin debe tener una estructura u organizacin distinta a la del presupuesto.

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Terminando
No es necesario cerrar Project directamente. Cuando se cierre la ventana del presupuesto asociado en C.I.O., se cerrar el Project automticamente, y Project solicita al usuario Guardar o Descartar los cambios hechos - se elige la opcin Guardar o se pierde el trabajo hecho!
Ms... Si por equivocacin se cierra Project mientras se est trabajando con C.I.O., C.I.O. perder su vinculo con Project y puede generar errores. En este caso, sencillamente cierre el presupuesto en C.I.O. y abralo de nuevo. Ahora C.I.O. puede reabrir el Project y restablecer su comunicacin.

Tambin en cualquier momento, desde C.I.O. se pueden seleccionar las opciones PERT y GANTT del men de Programacin. C.I.O. abre la programacin en Project con la vista indicada.

Ms...

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