Gerencia de Proyectos

La gerencia de Proyectos

Qu es Gerencia de Proyectos?

Es administrar la incertidumbre inherente a cualquier proyecto, planificando su ejecucin antes de iniciarlo, controlndolo de modo a asegurar su conclusin en el plazo y presupuesto estipulados, conforme las especificaciones. Resultado es una caracterstica bsica de esta actividad.

La gerencia de Proyectos

Qu es Gerencia de Proyectos?

Es la aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas para planificar, colocar en accin el plan de proyecto y acompaar el progreso y el desempeo, con vistas a atender las necesidades de las partes interesadas (stakeholders).

Qu es Gerencia de Proyectos?

El proceso de gerencia de proyectos define el estndar a ser aplicado a lo largo del ciclo y ser usado para rastrear el desempeo del proyecto. Antes de iniciar el proceso de planificacin, ser necesario examinar algunas de las habilidades necesarias para ejecutar las funciones de la gerencia de proyectos y algunas restricciones comunes a todos los proyectos.

Restricciones de los Proyectos

En una organizacin existen mucho ms solicitaciones de proyectos que recursos para trabajar en ellos. En este caso, los recursos son una restriccin. Algo similar ocurrir en los proyectos individualmente: todo proyecto debe trabajar bajo la combinacin de tres restricciones: tiempo, costo y calidad.

Restricciones de los Proyectos

Desempeo (calidad)

Desempeo deseado

mbito
Presupuesto

Costo

Plazo (cronograma)

Restricciones de los Proyectos

Una o dos de esas tres restricciones, o a veces las tres, son limitadas. Es posible trabajar en proyectos con presupuesto holgado (tambin es deseable), pero con tiempo limitado. Es posible tener todo el dinero y personal necesarios para ejecutarlo, pero se necesita concluirlo en 24 meses.

Restricciones de los Proyectos

Otros proyectos pueden presentar un escenario opuesto. Se tiene todo el tiempo necesario, pero el presupuesto es fijo. Otros, aun pueden incorporar dos o tres de las restricciones. Los rganos gubernamentales son especialistas en iniciar proyectos con dos y, a veces, tres restricciones. Por ejemplo, fue aprobada una legislacin fiscal que afecta la programacin de los computadores, exigiendo nuevos programas para calcular y acompaar las alteraciones fiscales.

Restricciones de los Proyectos

En general, ser estipulada un nuevo plazo de vencimiento cuando la ley fiscal entre en vigor, y la organizacin responsable debe implementar las modificaciones sin tocar en el presupuesto o en el equipo. En otras palabras, las organizaciones son orientadas a utilizar los recursos existentes para alcanzar las metas. Las exigencias especficas del proyecto son tales que la calidad no puede ser camuflada para tratar de cumplir con el plazo.

Restricciones de los Proyectos

La principal funcin de un gerente de proyecto es equilibrar el tro de restricciones, adems de atender o exceder las expectativas de los stakeholders. En la mayora de los proyectos, ser necesario equilibrar slo una o dos de las tres restricciones.

Restricciones de los Proyectos

Por ejemplo, si el objetivo del proyecto es un producto de alta calidad, valdr la frase: "Puedo hacer rpidamente o puedo cobrar barato, pero no puedo hacer rpido y barato.

Herramientas y Tcnicas

La gerencia de proyectos rene un conjunto de herramientas y tcnicas aplicadas para describir, organizar y monitorear el esfuerzo de las actividades. Los gerentes de proyecto son los responsables por administrar los procesos de proyecto y aplicar tales herramientas y tcnicas para ejecutar las actividades.

Herramientas y Tcnicas

Hay diversas ventajas en organizar proyectos y equipos que utilicen tales tcnicas. Los programas son grupos de proyectos administrados con las mismas tcnicas, de modo coordinado.

Herramientas y Tcnicas

Algunas veces, los programas abarcan tambin aspectos de operaciones continuas, como es el caso de un programa muy grande con diversos subproyectos subordinados, por ejemplo, construir un novo centro comercial. En ese programa, hay varios subproyectos, tales como excavacin, construccin, diseo de interiores, disposicin de las tiendas, marketing, administracin de las instalaciones etc.

Herramientas y Tcnicas

Cada sub-proyecto es un proyecto en s mismo, con un gerente de proyecto exclusivo, que se reporta a un gerente de proyecto con responsabilidad sobre diversas reas, que, por su vez, se reporta a un gerente responsable por el programa entero. Despus de la construccin del centro comercial, la gerencia de las instalaciones es considerado la parte de operaciones continuadas de ese programa.

La gerencia de Proyectos

La gerencia de proyectos abarca diversas aptitudes y tcnicas. De acuerdo con el Guide to the PMBOK, "la gerencia de proyectos es la aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto, para atender a los requisitos del proyecto". El gerente de proyecto es responsable por asegurar que tales tcnicas sean aplicadas y seguidas.

Habilidades Necesarias para ser un Gerente de Proyecto Eficiente

Muchas veces, las organizaciones nombran sus tcnicos especialistas como gerentes de proyecto. Las habilidades y la experiencia que los transforman en estrellas en sus reas tcnicas supuestamente se traducen en aptitudes para la gerencia de proyectos. Pero no es necesariamente as.

Habilidades Necesarias para ser un Gerente de Proyecto Eficiente

Existen algunos gerentes de proyecto con muchos anos de experiencia en el sector de la construccin civil gerenciando con xito proyectos multimillonarios de tecnologa de la informacin, visto que las tcnicas de la gerencia de proyectos son vlidas para todos los sectores y proyectos.

Habilidades Necesarias para ser un Gerente de Proyecto Eficiente

Los gerentes de proyecto son profesionales generalistas, con muchas habilidades en su repertorio. Son solucionadores de problemas. En realidad, pueden tener aptitudes tcnicas, pero eso no es prerrequisito para la gerencia de proyectos. El equipo de proyecto tendr especialistas tcnicos, personas con las cuales el gerente de proyecto contar para los detalles tcnicos.

Habilidades Necesarias para ser un Gerente de Proyecto Eficiente

Conocer y aplicar buenas tcnicas de gerencia de proyectos, adems de un slido conocimiento de habilidades generales de gerencia, son cimientos profesionales para todos los aspirantes a gerentes de proyecto.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Los gerentes de proyecto han sido comparados a pequeos empresarios. Necesitan conocer un poco de cada aspecto de la gerencia. Las diversas habilidades contenidas en el conjunto de herramientas de un gerente de proyecto pueden ser clasificadas en una escala de importancia ms o menos decreciente.

Perfil del Gerente de Proyecto

Resolucin de problemas (anlisis, juicio, sentido prctico y capacidad de decisin). Administracin (planificacin y organizacin, control, estrategia y conocimiento organizacional, conocimiento especializado).

Perfil del Gerente de Proyecto

Supervisin y Gerencia del Equipo (delegacin y responsabilidades, estructuracin del equipo, consideracin con el equipo, desarrollo del equipo, trabajo en equipo, flexibilidad, cooperacin, resolucin de conflictos). Relaciones interpersonales (comunicacin oral, influencia, negociacin, ascendencia sobre los dems).

Perfil del Gerente de Proyecto

Habilidades Personales (Proactividad, Auto confianza, Madurez, Estabilidad emocional, Lealtad, honestidad e integridad, Tolerancia, Abierto a el cambio).

Habilidades Necesarias a un Gerente de Proyecto

Habilidades de Comunicacin: Una de las caractersticas ms importantes de un gerente de proyecto de primer nivel reside en las excelentes habilidades de comunicacin. Las comunicaciones escrita y oral son el cimiento de todo proyecto bien-sucedido. Existirn diversas formas de comunicacin en el ciclo de vida de su proyecto.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Como gerente de gran parte de las actividades de comunicacin del proyecto (documentos de proyecto, actualizaciones en reuniones, informes de estatus etc.), es necesario asegurar que las informaciones sean explcitas, claras y completas, para que el pblico no tenga dificultad en entender qu est siendo transmitido.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Aptitudes organizacionales

Es probable que las aptitudes organizacionales y de planificacin sean las habilidades ms importantes de un gerente de proyecto, despus de la comunicacin. La organizacin se hace sentir de varias maneras. Como gerente de proyecto, ser necesario rastrear la documentacin del proyecto, las informaciones sobre los requisitos, memorandos, informes del proyecto, registros personales, cotizaciones junto a los proveedores, contratos y mucho ms.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Tambin deber organizar reuniones, reunir los equipos y tal vez gerenciar y organizar programaciones de comunicados a de prensa, dependiendo del proyecto. Las habilidades de gerenciamiento del tiempo estn ntimamente ligadas a las aptitudes organizacionales. Un buen gerente necesitar ser capaz de atribuir prioridades a los diferentes problemas y a administrar su tiempo.

Herramientas del Gerente de Proyecto

No hay un nico aspecto de la gerencia de proyectos que no pase primero por la planificacin, cuyas habilidades andan de manos dadas con las aptitudes organizacionales. La combinacin de esos dos talentos con excelentes habilidades de comunicacin es casi una garanta de xito en la gerencia de proyectos.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Habilidades para Elaboracin de Presupuesto: Los gerentes de proyecto establecen y administran presupuestos y, por consiguiente, necesitan tener conocimientos bsicos de finanzas y contabilidad. En esa rea de conocimiento, es muy importante hacer estimativas de costos para a elaboracin del presupuesto del proyecto.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Existen varios mtodos para calcular costos; ellos varan desde la estimativa de las actividades individuales y el total de esas estimativas, hasta la previsin del costo del proyecto como un todo.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Despus del clculo de un presupuesto, es posible comenzar a gastar. Eso parece ms interesante de lo que realmente es. Leer y entender las cotizaciones de los proveedores, preparar o supervisar rdenes de compra y reconciliar facturas son habilidades de la elaboracin del presupuesto que sern usadas por el gerente en la mayora de los proyectos. Esos costos sern vinculados nuevamente a las actividades del proyecto y a los tems de gasto contenidos en el su presupuesto.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Solucin de Problemas

Todos los proyectos (en verdad, gran parte de nuestra vida cotidiana) tiene algn problema. En realidad, la solucin de problemas es un proceso doble: primero, es necesario definir el problema. Generalmente, al definirlo, terminamos slo describiendo sntomas, en vez de ir directamente a su esencia.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Para evitar eso, podemos hacernos preguntas tales como:

Se trata de un problema interno o externo?" o "Es un problema tcnico?" o "Existen problemas personales entre los integrantes del equipo? Es un problema administrativo?".

Ese tipo de preguntas ayudar a ir directo al cerne de la situacin.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Despus de la definicin del problema ser necesario algn tiempo para examinar y analizarlo, la situacin que lo ocasion y las soluciones alternativas disponibles. El gerente de proyecto determinar el mejor curso de accin a ser tomado e implementar la decisin.

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Negociar e influenciar

Una solucin eficiente de problemas requiere habilidades de negociar e influenciar. Todos usamos la habilidad de negociar de una forma u otra, todos los das. Por ejemplo, la negociacin en relacin con lo que va ser preparado para cenar, si ser pollo frito o pescado. En trminos simples, negociar es trabajar con los dems para llegar a un acuerdo.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Negociar e influenciar

La negociacin en los proyectos ser necesaria en casi todas las reas, desde la definicin del mbito hasta el presupuesto, contratos, asignacin de recursos y mucho ms. Influenciar es convencer, por ejemplo, de que comer pescado es mejor que comer pollo frito, aun cuando sea esta la preferencia de la otra parte.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Negociar e influenciar

En otras palabras, es la posibilidad de convencer a las personas a tomar actitudes que, de otra forma, no tomaran, como tambin de cambiar de idea y alterar el rumbo de los acontecimientos, influyendo en los resultados. Tales habilidades sern aplicadas en todas las reas de la gerencia de proyectos.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Liderazgo

Liderazgo y gerencia no son sinnimos. Los lderes expresan su visin, obtienen consentimiento para las metas estratgicas, establecen directrices e inspiran y motivan a otras personas. Los gerentes se concentran en los resultados y se preocupan en finalizar el trabajo de acuerdo con las exigencias.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Liderazgo

A pesar de que los trminos lder y gerente no tienen el mismo significado, los gerentes de proyecto deben tener las caractersticas de ambos, en diferentes etapas. Saber cundo es necesario alternar del liderazgo a la gerencia y viceversa es un talento bastante armonioso y necesario.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Formacin de Equipos y Recursos Humanos

Los gerentes de proyecto dependern mucho de sus habilidades para la formacin de equipos y gestin de recursos humanos. Generalmente, los equipos son formados por personas de diferentes reas de la organizacin y que pueden haber trabajado juntas o no anteriormente As, puede existir un componente de la base de la formacin del equipo que envuelva al gerente de proyecto.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Formacin de Equipos y Recursos Humanos

El gerente de proyecto definir el espritu del equipo y lo ayudar a tornar totalmente funcionales las diversas etapas de su formacin, mediante la aplicacin de varias normas en ese proceso inicial. Muchas veces los gerentes de proyecto son responsables por motivar a los integrantes del equipo que no son sus subordinados directos.

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Formacin de Equipos y Recursos Humanos

Ello tiene sus propios dilemas y desafos. Una manera de contornear la situacin es pedir al gerente funcional que le permita participar en las evaluaciones de desempeo de los integrantes del equipo de proyecto. Es necesario usar las habilidades de negociacin e influenciar, para tener certeza de que ser parte de ese proceso.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Un Poquito de todo

Los gerentes de proyecto son personas interesantes. Conocen un poquito de todo y son excelentes comunicadores; son personas del tipo "sbelo-todo" Consiguen motivar a las personas, inclusive aquellas que no tienen cualquier motivo para ser leales al proyecto, y pueden hacer aquellas ligaciones difciles, cuando es necesario.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Los gerentes de proyecto pueden verse frente a situaciones poco confortables, las que, a veces, exigen decisiones favorables a la empresa (o al cliente), pero que no son buenas para determinados stakeholders. Por consiguiente, esas personas podrn sentirse ofendidas y el gerente de proyecto necesitar hacer algn esfuerzo para motivar y rescatar la colaboracin de ellas.

Herramientas del Gerente de Proyecto

Algunas organizaciones admiten gerentes de proyecto por contrato para administrar grandes proyectos de cambios en la empresa slo porque no desean "quemar" un funcionario-clave en esa funcin. Felizmente, eso no acontece con frecuencia.

Herramientas del Gerente de Proyecto

El equipo del proyecto

Papeles y Responsabilidades.
El equipo de proyecto es una estructura organizacional temporal, formada de acuerdo con la complejidad del proyecto y con conocimientos y habilidades individuales. Por medio de esta estructura se establece la autoridad y competencia y se minimizan los conflictos.

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Gerente del Proyecto

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