CENTRO UNIVERSITRIO DE ENSINO SUPERIOR DO AMAZONAS

ARQUIVO E DOCUMENTAO GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

MANAUS AM 2007

GRUPO 3
ADONILSON WELSON DELZANINA SOCORRO DOS PORTO GISELE ALVES DA SILVA LEA NAZARETH ATADE MATOS KARLA MORAES MARIA LUCINEIDE BEZERRA DA COSTA MARIA AUGUSTA MARTINS

TURMA: OSJ 03 VA DISCIPLINA: ARQUIVO E DOCUMENTAO PROFESSORA: MARIA JOS CAMPELO

MANAUS AM 2007

GED GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS

A quantidade de informao vem aumentando a cada dia e estima-se que nos prximos anos ela duplicar a cada 11 horas. As empresas acompanham este crescimento, investindo em tecnologias que auxiliam na produo, coleta, processamento, armazenamento e disseminao das informaes. Neste contexto, um conjunto de tecnologias que tem merecido destaque o Gerenciamento Eletrnico de Documentos - GED.

As informaes podem ser: Voz: Informaes geradas de forma verbal. Cada vez mais informaes verbais esto deixando o carter informal e assumindo importncia no mundo dos negcios. Texto: Informaes normalmente mais formais. Vo de cartas a contratos, planilhas, manuais, etc. Imagem: Informaes que no podem ser representadas nas formas anteriores: mapas, fotografias, assinaturas, etc.

Os sistemas de GED trabalham com documentos em formatos tradicionais, digitalizados ou criados em meio digital, gerenciando-os durante todo o seu ciclo vital e implementando solues para armazenamento eficiente e rpido acesso s informaes. Ao oferecer tais vantagens para a gesto de documentos, o GED tem despertado um interesse crescente por parte da comunidade de Cincia da Informao, transformando as prticas e alimentando discusses sobre os princpios que norteiam o trabalho do profissional da rea. O objetivo do sistema gerenciar eletronicamente a entrada e a sada de todos os documentos do TJMT, Comarcas e demais rgos Estaduais, diminuindo os gastos com papis, equipamentos, etc. E com isso agilizando o processo em andamento.

Para proporcionar as funcionalidades de processamento e gerenciamento de documentos, o GED trabalha em conjunto com tecnologias como Document Imaging, Document Management, Workflow, COLD/ERM e Forms Processing. O processamento compreende aes sobre o ciclo de vida do documento (captura/criao, armazenamento/organizao, recuperao, transmisso, visualizao e impresso) e o gerenciamento inclui os objetivos do sistema (velocidade dos processos, reduo de custos de produo e solicitao de documentos, reduo dos custos dos processos, entre outros).

Dependendo de algumas caractersticas particulares dos documentos (tipo fsico, apresentao, etc), pode-se usar um ou outro tipo de tecnologia de GED. Pode-se, dessa forma, selecionar e integrar as solues que melhor se adaptam s necessidades de cada organizao. O Document Imaging (DI) captura a imagem atravs de scanner para agilizar os processos de consulta, processamento e distribuio de documentos. Seus objetivos bsicos so "capturar documentos em formato eletrnico, armazen-los em ambiente seguro, recuperar esses documentos quando necessrio, permitir manipular esses documentos de acordo com os processos de negcios da empresa".

 comum o DI apresentar comandos de auxlio pesquisa por meio de ndices, links com visualizadores, opes de alterao do aspecto de pesquisa e visual da tela, reas para apresentar resultados de pesquisas, comandos que permitem indexao e importao de documentos, entre outros. As tecnologias conhecidas como Document Management (DM) gerenciam o documento durante todo o seu ciclo de vida. O DM apresenta algumas funes como controle de verses de documentos, uso de modelos predefinidos ou formulrios eletrnicos, integrao com programas geradores de novos documentos, gerenciamento, fluxos e suporte a diversos tipos documentais. Seu objetivo controlar o documento que esteja em uso, sendo modificado ou referenciado por outros documentos. Aplica-se o DM na rea de normas tcnicas, manuais e desenhos de engenharia.

 O Workflow, ou fluxo de trabalho, permite gerenciar qualquer processo de negcio das empresas, garantindo o acompanhamento das atividades. Alguns autores consideram o Workflow como outra tecnologia e processo, j que o documento no o principal componente dele. O Workflow est associado ao GED devido a maioria dos processos em andamento nas empresas precisar de documentos, sendo comum ao implantar Workflow a associao de uma ferramenta de GED que d o suporte documental necessrio ao processo. O Gerenciamento Corporativo de Relatrios ou COLD/ERM, possibilita que os relatrios sejam gerados e gerenciados na forma digital, podendo ser feitas anotaes sobre o relatrio sem afetar o documento original. So aplicados em faturas de telefone, energia eltrica, gua, extratos bancrios e relatrios financeiros.

 As funes gerais de um ERM so transformar os relatrios vindos dos sistemas num formato de consulta natural, fazer indexao automtica, pesquisar pelos ndices indicados, permitir impresso e visualizao com mscaras e anexar comentrios sobre o registro. Geralmente, o ERM no aplicado sozinho, sendo uma parte disponibilizada pelos fornecedores de GED, que oferecem mais de uma soluo. J a tecnologia de Processamento de Formulrios ou Forms Processing - OCR/ICR, permite reconhecer as informaes nos formulrios e relacion-las com campos nos bancos de dados. O objetivo preparar o formulrio para colher seus dados e envi-lo a um sistema que tratar de forma adequada as informaes colhidas. So aplicadas em formulrios de reparties pblicas, pedidos de clientes, ordens de pagamento, documentos padronizados de Recursos Humanos, formulrios bancrios, entre outros.

O sistema dever oferece a possibilidade de acessar a circulao das informaes no papel pelo rgo, fazendo com que estas circulem em sua verso eletrnica. Esta caracterstica se traduz em economia de tempo na tramitao dos processos e logo, num aumento da eficincia. As metas oferecidas com esse sistema so: Celeridade na prestao jurisdicional; Atendimento a requisitos de segurana da informao; Menor custo para o Tribunal de Justia; Reduo de reas de arquivamento. Os sistemas de GED implementam categorizao de documentos, tabelas de temporalidade e nveis de segurana, integrando de forma eficiente os mundos analgico.

Vejamos algumas aplicaes tpicas:

Gerenciamento de protocolo;

Completo acompanhamento do documento, ou seja, Encaminhamento, Prazos, etc; Gerenciamento dos documentos integrados com processadores de textos, para sua criao a partir dos registros oficiais dos rgos; Criao de modelos (Processos de documentos); Gerenciamento do original arquivado;

Gerenciamento de numerao para todos os documentos;

Integrao com e-mail do usurio para automatizar o andamento do documento; Registro e acompanhamento dos processos administrativos; Fluxo flexvel de tramitao de documentos;

Compartilhamento das informaes;

Histrico cronolgico de despachos ou comentrio ao documento; Solicitao de documentos arquivados em meio magntico; Gerenciamento estatstico; Gerenciamento do arquivamento do documento original; Segurana no controle de acesso do documento.

Este trabalho abordou as tecnologias de Gerenciamento Eletrnico de Documentos e o que vai ajudar e melhorar o sistema de desenvolvimento da TJMT, apresentando uma anlise de alguns produtos de GED. Gerenciar documentos de forma eletrnica uma soluo que traz resultados significativos como reduo de espao fsico, alta velocidade e preciso na localizao de documentos, controle documental, maior agilidade nas transaes entre empresas, minimizao de perda e extravio de documentos entre outros. Estas vantagens tornam-se fundamentais medida que as empresas pretendem se manter na liderana. A tecnologia de GED leva a informao certa pessoa certa no momento certo.

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
BALDAM, Roquemar, VALLE, Rogrio, CAVALCANTI, Marcos. GED: Gerenciamento Eletrnico de Documentos. So Paulo: rica, 2002. 204pp. SANTOS, Wanderlei Batista dos. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivstica. Braslia: ABARQ, 2002. 140p. SCHELLENBERG, Theodore. R. Arquivos Modernos: princpios tcnicos. (Trad. Nilza Teixeira Soares). Rio de Janeiro: FGV, 1974.