Administracin Una perspectiva global. Harold Koontz Heinz Weihrich.

Mc Garw Hill

Administracin. Proceso administrativo Idalberto Chiavenato

2.- Definicin y Funciones de la administracin. 2.1.- Definicin :

Es el proceso de disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos especficos.
Harold Koontz

 La administracin se aplica a todo tipo de organizaciones.

Se aplica en todos los niveles organizacionales. La intencin de todos los administradores cumplir con los objetivos establecidos

Las cinco funciones bsicas de la administracin son: Planeacin, Organizacin, Integracin de Personal, Direccin y Control.

En torno a estas cinco funciones pueden organizarse los conocimientos que se hallan en base a las mismas. Es por ello que los Conceptos, Principios, Teoras y Tcnicas de la administracin se agrupan en estas cinco funciones.

ALTO NIEVEL

Nivel intermedio Nivel operativo

 La

Administracin es un proceso a travs de el cual se logran determinados objetivos previamente establecidos, mediante la utilizacin racional de recursos humanos, materiales, tcnicos y financieros.

PROCESO ADMINISTRATIVO
DEFINCION

Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin misma que se interrelacionan y forman un proceso integral. Planeacin
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Organizacin Direccin Control

 Cules

son las metas de la organizacin a largo plazo?

Qu estrategias son las mejores para lograr los objetivos establecidos? Qu objetivos se deben de formular a corto plazo?

Quines deben de formular la planeacin?

 Qu

nivel de centralizacin descentralizacin debe adoptarse?

Cmo debe disearse las tareas y los puestos?

Quines son las personas idneas para ocuparlos? Qu mtodos y procedimientos deben ser utilizados? Cul es el diseo del trabajo?

Cmo dirigir el talento de las personas?

Qu estilo de conduccin es el adecuado? Qu nivel de autoridad o responsabilidad asignar a cada persona? Cmo orientar a las personas hacia el cambio? Cmo solucionar los problemas y los conflictos ? Cmo se deben tomar las decisiones?

Qu actividades necesitan ser controladas?

criterios deben aplicarse para determinar los resultados? Qu medios de control deben de utilizarse para controlar
Qu

herramientas o tcnicas se pueden utilizar para ,medir el desempeo ?

Qu

Qu actividades relevantes deben controlarse?

Importancia de la

Planeacin
La

planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a travs de ella se prevn las contingencias y cambios que puede deparar el futuro y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.

PLANEACION FUNDAMENTOS DE LA IMPORTANCIA 1.- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de recursos. 2.- Reduce los niveles de incertidumbre que se puede presentar en el futuro, mas no los elimina. 3.- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con mayor garantas de xito.

4.- Reduce al minimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades. 5.- Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las cuales operar la empresa.

6.- La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
7.- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa

TIPOS DE PLANES

Estrategias

R e g l a s

Procedimientos

Identifica el propsito bsico, funcin o tareas de una empresa o dependencia. El propsito de una empresa en general es la produccin de bienes y servicios El propsito de una Universidad es ensear, investigar y proporcionar servicios a la comunidad

Para ello se deben desarrollar los siguientes puntos: - Valores esenciales. - mbito Geogrfico. - Direccin. - Relaciones con quienes participan en ella. - Visin del futuro (a menudo, con base en la Misin Histrica

Satisfacer totalmente las necesidades de logstica y comunicacin integral de nuestros Clientes, a travs de la excelencia en el servicio, el desarrollo integral de nuestros Lderes de Accin y el sentido de compromiso con nuestra familia y nuestro Pas.

 Son

los fines hacia los cuales se dirige la actividad. Es necesario fijarlo por escrito. Deben de difundirse y estar a la vista. Deben ser estables.

Objetivos Generales.- Son aquellos objetivos que comprenden a toda la empresa y son establecidos por los miembros de mayor jerarqua de la organizacin.

Objetivos Departamentales. Estos objetivos se refieren a los objetivos de un departamento o seccin de la empresa, pero deben estar elaborados de tal forma que sirvan para el logro de los objetivos de la empresa.

Objetivos Operacionales. Se encuentran establecidos en los ltimos niveles de la empresa y deben subordinarse a los objetivos departamentales y por lo tanto a los objetivos generales.

Objetivos

a Corto y a largo plazo. Son aquellos objetivos que se establecen en funcin del tiempo necesario para llevarlos a cabo.

La palabra estrategia se refiere a la forma de dirigir las fuerzas militares para derrotar al enemigo o disminuir las consecuencias de una derrota.

Las estrategias en la empresa nace como respuesta para afrontar los retos que implica la competencia y la vida de las empresa en si, podemos definirlas como :

 Cursos

de accin o alternativas que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos bsicos a largo plazo en las condiciones mas ventajosas.

POLITICAS Son enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el logro de los objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias . Las polticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas . La mayora de veces no estn por escrito Ejemplo de polticas La contratacin a nivel profesional Un elevado estndar de tica empresarial Promocin Interna

REGLAS Es un mandato preciso y especifico que determina la disposicin, actitud o comportamiento, que deber de seguir o evitar en situaciones especificas el personal de la empresa. EJEMPLO DE REGLAS No se aceptan cheques personales Al ingresar al rea de produccin es necesario el uso de casco protector No fumar en el rea de soldadura

Los programas son un complejo de metas, polticas, procedimientos, reglas y otros elementos necesarios para realizar un curso de accin determinado, por lo comn cuentan con el apoyo de un presupuesto designado para ello Pueden ser tan importantes como el programa de una Aerolinea para adquirir una flotilla de Jets de 400 millones de dolares o menores como un programa para mejorar la moral de los trabajadores de un departamento de la compaa.

Los mas importantes son el Cronograma y el PERT

Actividades

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Emisin de partes

Requisicin de Partes

Recepcin de Partes

programas estn estrechamente ligados con los presupuestos que son la expresin cuantitativa de los programas. Los presupuestos permiten al ejecutivo ver claramente cuanto dinero ser gastado, por quien, para que, y donde, que costos, ingresos unidades o productos que involucran los planes y programas.

Los

Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por anticipado, en termino cuantitativo (monetario y/o no monetario),el origen y la asignacion de recursos de la empresa, para un periodo especifico.

 Un

procedimiento es la forma ordenada y cronolgica en que se establecen una serie de tareas y actividades para ejecutar un trabajo que debe hacerse en forma repetitiva. Se expresan a traves de Flujogramas: Vertical, de Bloques y Lista de Verificacion

 Capacitacin

actividad. Los procedimientos que sean accesibles y fcil de interpretar. Que se representen grficamente. Que se evite la automatizacin del personal. Al implementarlos que se adecuan a situaciones reales y factibles.

del personal en esa

Que se revisen peridicamente.

Deben adecuarse a las necesidades y caractersticas de cada departamento y/o seccin. No debe ser demasiado rgido. Debe ser estable, los cambios confunden a los empleados. La supervisin no debe ser muy rigurosa.

PASOS DE LA PLANEACION Mercado Competencia Clientes Nuestras fortalezas Nuestras debilidades Para la empresa Para los departamentos

Atencin a las Oportunidades

Establecimientos de Objetivos

Pronsticos
Desarrollo de Premisas* para implementar Polticas Planes Para el cumplimientos de los objetivos de la organizacin
* Suposiciones acerca del ambiente donde el plan deba desarrollarse

Identificacin de alternativas

Evaluacin de alternativas

Para cumplir metas al menor costo y con mayor utilidades.

Seleccin de un curso

Seleccin del curso de accin que se seguir

Para compra de equipo Formulaciones de Compra de materiales Planes de apoyo Contratacin y capacitacin del personal Inversiones en bienes de capital Gastos de operaciones para los planes Volumen y precios de venta

Elaboracin de presupuestos

Jerarqua de objetivos. Como Establecer Objetivos?

OBJETIVOS NO VERIFICABLES Obtener Utilidades Razonables OBJETIVOS VERIFICABLES Lograr Un rendimiento sobre la inversin del 12% al ao fiscal en curso Publicar un boletn mensual de dos paginas a partir del 1 de Julio de 2009 que involucre no mas de 40 horas de trabajo en su preparacin.

Mejorar las comunicaciones

Cuantitivos Vs Cualitativos? Establecer objetivos no es una tarea facil La lista no debe ser larga Deben presentar un reto, establecer prioridades y promover el crecimiento profesional y el desarrollo personal.

Es un amplio sistema gerencial que integra muchas actividades gerenciales clave de manera sistematica y esta dirigida al logro efectivo y eficiente de objetivos organizacionales e individuales.

FALLAS DE LA APO

Planeacion orientada a resultados. Alienta los compromisos a las metas personales y de la Organizacin. Desarrollo de controles efectivos que miden resultados y conducen a acciones correctivas. Ignorancia en su aplicacin: Autocontrol y autodireccion. Los gerentes deben saber sus metas corporativas.

Excesivo uso de objetivos a corto plazo Excesivo uso de objetivos cuantitativos. Para el logro de objetivos a cualquier precio, se hace uso de comportamientos antiticos.

Investigue Misin de la Empresa. Cumple con los puntos para el desarrollo de una declaracin de Misin?. Prepare una declaracion de politica en su empresa y elabore un procedimiento breve que pudiera ser util para implementarla. Esta seguro que su politica no es una regla?.Justifique su respuesta. A traves de un Flujograma, ilustre un procedimiento que se realice en su Empresa. En la empresa tome un cargo cualquiera. Esta sealado por escrito cuales son los objetivos del cargo?. Pregunte al empleado que ocupa al cargo, cuales son sus objetivos?. Los dos Documentos son consistentes?.