Gesto Eficaz do Tempo

Gerisval Alves Pessoa

So Lus, 07 de Maio de 2014

Agenda

O que gesto do tempo? Por que gerenciar o tempo? Mitos da gesto do tempo

Componentes da gesto do tempo

Dicas para voc parar de trabalhar at tarde

Truques para criar mais tempo em seu dia de trabalho

Iniciando bem o tema...

Voc ama a vida? Ento, no desperdice o tempo, porque ele que forma a matria da vida. (Benjamin Franklin)

O que gesto do tempo?

O que Gesto do Tempo?

ter um plano de utilizao e controle do tempo da forma mais eficiente e eficaz possvel. Este plano deve ser criado para atender as necessidades especficas de cada um de ns. O tempo algo limitado, transitrio e efmero, portanto difcil de controlar. Para encontrar um modo de controlar seu prprio tempo, identifique as atividades que geram desperdcios de tempo. O tempo tambm difcil de ser utilizado de maneira eficiente e efetiva, ento planeje para que suas atividades e resultados sejam realizados no prazo estabelecido.

O que Gesto do Tempo?

Gerenciar o tempo no uma questo de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade: uma questo de saber definir prioridades. Dentre as coisas listadas como prioritrias, algumas estaro ali porque nos so importantes, outras porque so urgentes. Imagino que algo que no NEM importante NEM urgente no estar na lista de ningum. Gerenciar o tempo ganhar autonomia sobre a sua vida, no ficar escravo do relgio. uma batalha constante, que tem que ser ganha todo dia. Se voc quer ter a autonomia de decidir passar mais tempo com a famlia, ou sem fazer nada, voc tem que ganhar esse tempo deixando de fazer outras coisas que so menos importantes para voc.

O que Gesto do Tempo?

Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. No h maneira de obter mais. Por isso, tempo vida. Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. Prolongar a durao de nossa vida no algo sobre o qual tenhamos muito controle. Aumentar a nossa vida ganhando tempo dentro da durao que ela tem algo, porm, que est ao alcance de todos. Basta um pouco de esforo e determinao.

Por que gesto do tempo?

Valorize o seu tempo

Valorize cada segundo - O relgio est correndo. Faa o melhor para o seu dia a dia.
Suponha que voc receba todo dia pela manh o valor de R$ 86.400,00. Esse valor no poder ser transferido, total ou parcialmente, para o dia seguinte. Caso voc no gaste, o valor que sobrar ser perdido. Considerando essas condies, provvel que voc concentre seus esforos para gastar at o ltimo centavo, certo? Pense agora que todos os dias voc recebe um crdito de 86.400 segundos, que se voc no utilizar de forma adequada no poder transferir para o dia seguinte. Voc precisa gastar seus segundos, a todo instante, no presente, da melhor forma possvel.

Valorize o seu tempo

Valorize cada segundo - O relgio est correndo. Faa o melhor para o seu dia a dia.
Invista, ento, no que h de melhor, na sade, felicidade e sucesso! O relgio est correndo. Faa o melhor para o seu dia-a-dia. Para voc perceber o valor de um MS, pergunte a uma me que teve seu filho prematuramente. Para voc perceber o valor de uma SEMANA, pergunte a um editor de um jornal semanal. Para voc perceber o valo de uma HORA, pergunte aos amantes que esto esperando para se encontrar.

Valorize o seu tempo

Valorize cada segundo - O relgio est correndo. Faa o melhor para o seu dia a dia.
Para voc perceber o valor de um MINUTO, pergunte a uma pessoa que perdeu o trem.

Para voc perceber o valor de um SEGUNDO, pergunte a uma pessoa que conseguiu evitar um acidente.
Para voc perceber o valor de um MILISEGUNDO, pergunte a algum que venceu a medalha de prata numa Olimpada.

Valorize cada momento que voc tem! E valorize mais porque voc deve dividir com algum especial, especial suficiente para gastar o seu tempo junto com voc.
Lembre-se: o tempo no espera por ningum. Ontem histria. Amanh mistrio. Hoje uma ddiva.

Por isso chamado PRESENTE!

Mitos da gesto do tempo

Mitos sobre gesto do tempo

Quem administra o tempo torna-se escravo do relgio. A verdade bem o contrrio. Quem administra o tempo coloca-o sob controle, torna-se senhor dele. Quem no o administra por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor das presses do momento, no na ordem e no momento em que desejaria. S produzimos, ou ento s trabalhamos melhor, sob presso. Esse um mito criado para racionalizar a preguia, a indeciso, a tendncia procrastinao. No h evidncia que o justifique, at porque os que assim agem poucas vezes tentam trabalhar sem presso para comparar os resultados - sobre si mesmos e sobre os que os circundam. A evidncia, na verdade, justifica o contrrio daquilo que expressa o mito.

Mitos sobre gesto do tempo

Gerenciar o tempo algo que se aplica apenas vida profissional. Falso. Certamente h muitas coisas em sua vida pessoal e familiar que voc reconhece que deve e deseja fazer mas no faz - "por falta de tempo". Voc pode estar querendo, h anos, reformar algumas coisas em sua casa, escrever um livro ou um artigo, aprender uma lngua estrangeira, ou ento a danar, desenvolver algum hobby, tirar duas semanas sem perturbaes nas montanhas, curtir os filhos que esto crescendo, tudo isso sem conseguir. A culpa vai sempre na falta de tempo. A gesto do tempo poder permitir que voc faa essas coisas em sua vida pessoal e familiar.

Mitos sobre gesto do tempo

Ter tempo questo de querer ter tempo. Voc certamente j ouviu muita gente dizer isso. De certo modo essa afirmao verdadeira at onde ela vai. Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que realmente queremos fazer. Mas a afirmao no diz tudo. No basta simplesmente querer ter tempo para ter tempo. preciso tambm querer o meio indispensvel de obter mais tempo - e esse meio a gesto do tempo .

Componentes da gesto do tempo

Componentes da gesto do tempo

Como analisar sua carga de trabalho

Como tornar-se organizado Como delegar tarefas com sucesso Como lidar com material impresso Como conduzir reunies Como controlar atividades que geram desperdcio de tempo Como aproveitar ao mximo o tempo livre

Anlise da carga de trabalho

Inicialmente, voc deve estar seguro de que conhece seus objetivos pessoais, departamentais e da empresa, de forma a saber o que vai fazer e onde. Organize um registro dirio que mostre como voc atualmente despende seu tempo durante um determinado perodo. Faa uma avaliao desse tempo: se o est utilizando de forma sensata e correta, marcando os pontos em que poderiam ser implementadas as melhorias.

Torne-se Organizado
Como passo seguinte, sensato dar prioridade s suas tarefas de acordo com a importncia e a urgncia das mesmas. Talvez voc queira utilizar um sistema dirio que registre as atividades planejadas, incluindo os prximos dias, semanas e meses. Voc tambm pode fazer registros mediante os quais possa acompanhar e controlar seu progresso.

Delegue tarefas

A delegao tem um papel de grande destaque na administrao do tempo afinal de contas, outras pessoas podem ser capazes de realizar uma srie de tarefas to bem quanto voc, seno melhor, economizando, assim, tempo precioso.

Como lidar com material impresso

O material impresso pode ser um fator de desperdcio de tempo e uma ameaa sria execuo do sistema. Organize o local de trabalho de modo que todo esse material seja de fcil manuseio.

Como conduzir reunies

Familiarize-se com os prs e contras relacionados ao trato social com os colegas por exemplo: seja cordial e amistoso, mas no perca tempo com conversas sem sentido pelos corredores. Voc deve estar preparado a agir de modo competente durante reunies informais ou durante as pausas para caf ou almoo. No menos preparado voc precisa estar para lidar com reunies formais, dentro de seu departamento e com seus superiores.

Controle o desperdcio do tempo

H vrias atividades que geram desperdcio de tempo, sobre as quais voc precisa estar ciente e as quais deve saber enfrentar. Mais particularmente, voc deve ser capaz de lidar com interrupes, tanto de pessoas que vm at voc quanto de chamadas telefnicas. Voc pode, s vezes, ser requisitado para resolver problemas de outros faa isso da forma mais rpida e eficiente possvel. Muitos desses fatores de desperdcio de tempo podem ser controlados simplesmente sendo positivo uma qualidade essencial que voc precisa adquirir medida que o processo evolui.

Aproveite o tempo livre

Se ou quando seu plano de administrao de tempo obtiver sucesso, talvez voc descubra que conseguiu algum tempo livre, em geral no incio ou no final do dia. Pense em como utilizar esse tempo para o seu benefcio. Tambm importante que voc aprenda a relaxar e desfrutar o seu tempo de lazer. Tendo trabalhado com afinco e de forma correta, voc merece descanso e precisa recuperar as energias, de forma a estar pronto para retornar ao trabalho e dedicar-se a ele cem por cento.

Dicas para voc parar de trabalhar at tarde

8 Dicas para voc parar de trabalhar at tarde

1. Autocrtica Se a sua semana de 40 horas aproximou-se de 60, ou mesmo de 70 horas de trabalho, hora de rever seus esforos. Como voc gasta a maior parte de seu tempo durante o seu dia de trabalho? Se voc est perdendo uma quantidade significativa de tempo gerenciando sua caixa de entrada de e-mails ou em reunies, pode ser hora de um pouco de reestruturao.

8 Dicas para voc parar de trabalhar at tarde

2. Comece com as grandes tarefas Reorganize sua agenda para garantir que voc priorize os projetos maiores, logo que voc comear a trabalhar. Embora possa parecer um desafio assumir tarefas mais difceis nas primeiras horas da manh, mas no incio do dia que voc realmente est com desempenho mximo. Deixe as suas tarefas menos importantes para o perodo da tarde para tornar o seu dia mais gerencivel

8 Dicas para voc parar de trabalhar at tarde

3. Programe o seu dia de trabalho Ao invs de simplesmente montar uma lista imprevista de tarefas, d um passo adiante e estabelea um cronograma para o seu dia de trabalho. Se voc est pensando em trabalhar por oito horas, aloque um tempo estimado para cada projeto ou tarefa, at mesmo os grandes projetos. fcil perder tempo respondendo a e-mails e retornando ligaes. Em vez disso, disponibilize 30 minutos por dia para cuidar de todos os seus acompanhamentos em vez de esperar e-mails chegarem caixa de entrada ou seu telefone tocar.

8 Dicas para voc parar de trabalhar at tarde

4. Fuja das interrupes desnecessrias Torne o seu espao de trabalho livre de distraes possveis. Feche todas as abas desnecessrias em seu navegador, silencie o seu telefone e coloque os fones de ouvido, se assim que voc gosta de trabalhar. fcil deixar que as distraes dirias de trabalho, como conversas no bebedouro ou na copa tomem parte do seu tempo.

8 Dicas para voc parar de trabalhar at tarde

5. Evite o piloto automtico Quando voc est correndo para terminar suas tarefas dirias, fcil deixar-se no piloto automtico at que voc complete a sua pilha de trabalho. Mas, voc vai trabalhar de forma mais eficiente e eficaz se voc fizer algumas rupturas. Depois de terminar uma das suas maiores tarefas da manh, tome um pouco de gua ou v ao banheiro para refrescar o seu crebro e se preparar para a sua prxima tarefa.

8 Dicas para voc parar de trabalhar at tarde

6. Aprenda a dizer no Voc sabe que tem um dia agitado frente, mas voc ainda aceita o convite de uma teleconferncia. Basta dizer "no", ao invs de tentar enfiar reunies desnecessrias e tarefas em um dia j abarrotada. Embora nem sempre seja possvel negar cada convite de reunio, tente fazer o seu melhor caso voc esteja especialmente ocupado. Considere pedir para sair mais cedo ou tenha algum para compartilhar as notas da reunio com voc.

8 Dicas para voc parar de trabalhar at tarde

7. Conduza as coisas em perspectiva No vire um montculo em uma montanha. Enquanto sua lista de tarefas possa parecer esmagadora num pice, foque no cumprimento dos prazos e no se estresse sobre as pequenas coisas. Se voc tem entregas crticas para o dia seguinte ou prxima semana, que pode ser uma razo para voc trabalhar at tarde, defina o seu projeto, tarefas e agenda para obter uma melhor perspectiva do que precisa ser realizado e estabelea um calendrio apertado.

8 Dicas para voc parar de trabalhar at tarde

8. Saiba quando voc concluiu o trabalho. Pare de gastar as suas noites no escritrio refazendo as coisas lho escritrio at que elas estejam perfeitas. fcil perder incontveis horas de trabalho em algo que j est completo. Estabelea uma definio clara do resultado final. Quando voc alcan-lo, chame-o de um dia.

Truques para criar mais tempo em seu dia de trabalho

3 Truques para criar mais tempo em seu dia de trabalho

1. Reduzir
Numerosos estudos tm mostrado que o "tempo ideal" para a produtividade do trabalho de 40 horas por semana. Passar mais de 40 horas de trabalho por semana cria uma melhoria de produtividade temporria, seguida por uma queda acentuada na produtividade.
Esta no apenas uma questo de retornos decrescentes. Trabalhar de forma contnua longas horas pode criar problemas de sade, dificuldade em concentrao e resultam em situaes nas quais o trabalho deve ser refeito para corrigir erros. Devido a isso, uma pessoa que trabalha 50 horas aproximadamente a mesma remunerao por um qualidade por uma pessoa que trabalha 35 horas poderia muito bem trabalhar apenas 35 horas, assim coisas. por semana est recebendo trabalho realizado de muita por semana. Portanto, voc liberaria 15 horas para outras

Se isso lhe parece loucura, reduza suas horas de trabalho para 40 horas semanais. Voc vai realmente fazer mais e vai ficar com 10 horas extras para outras coisas, como relaxamento e mais tempo para a famlia e amigos

3 Truques para criar mais tempo em seu dia de trabalho

2. Eliminar
H um princpio cientfico que diz: 20% do seu esforo criam 80% dos seus resultados (Regra 80/20 do princpio de Pareto). Voc deve se esforar para identificar e eliminar os 80% que est criando apenas os 20% finais dos seus resultados.

Supondo que voc est trabalhando em torno de 40 semanas hora, eliminando os 80% de atividades semi-produtivas, voc liberar cerca de 32 horas. No entanto, uma vez que pretende ainda realizar os 100%, basta adicionar mais 2 horas de trabalho para fazer os 20% que realmente importa.
realmente possvel obter a mesma quantidade de trabalho realizada em 10 horas que uma pessoa normal faria em 40 horas? Oh, sim. As pessoas que eliminam radicalmente reunies no essenciais, papeladas, e-mails e assim por diante so tremendamente mais produtivas do que seus pares. Claro, se trabalharmos apenas 10 horas por semana seria demasiadamente radical, portanto, preencha suas 40 horas por semana, fazendo mais os 20% que realmente importa. Voc triplicar sua produtividade e absolutamente surpreender a todos.

3 Truques para criar mais tempo em seu dia de trabalho

3. Delegar Finalmente, uma vez que voc focar o seu trabalho apenas ao essencial, olhe para tudo que voc ainda est fazendo no trabalho e pergunte: "Posso pedir ou pagar a algum que faa isso por mim"? Se o tempo da pessoa menos valioso do que o seu, delegue essa tarefa. A capacidade de delegar, tanto e to frequentemente quanto possvel, a chave para ser um grande gestor. Voc deve gastar seu tempo fazendo apenas as coisas que s voc pode fazer. Isso exatamente o que os CEOs mais bem-sucedidos fazem. Siga estes trs passos e voc no s vai criar mais tempo em seu dia de trabalho, mas tambm, vai ter ainda mais sucesso.

Finalizando ...

O valor das coisas no est no tempo que elas duram, mas na intensidade com que acontecem. Por isso, existem momentos inesquecveis, coisas inexplicveis e pessoas incomparveis (Fernando Pessoa)

Referncias
CANDELORO, R. 90 Dicas de administrao do tempo. So Paulo: Quantum. Disponvel em http://www.ebah.com.br/content/ABAAAfxIwAA/90-dicasadministracao-tempo > Acessado em 02/03/2014.

DOMINGUES, R. Valorize cada segundo. CPDEC. Disponvel em < http://gerenciamentodotempo.com.br/?p=41> Acessado em 01 de Abr. de 2014.

MAITLAND, Iain. Administre seu tempo. So Paulo: Nobel, 2000

PESSOA, Gerisval. 3 Truques para criar mais tempo em seu dia de trabalho.

Disponvel em http://gerisval.blogspot.com.br/2012/07/3-truques-para-criar-maistempo-em-seu.html Acessado em 01 de Abr. 2014. ___. 8 Dicas para voc parar de trabalhar at tarde. Disponvel em < http://gerisval.blogspot.com.br/2013/06/8-dicas-para-voce-parar-de-trabalhar.html> Acessado em 01 de Abr. 2014.

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