ADMINISTRACIN FINANCIERA Y PRESUPUESTO DEFINICIN ETIMOLGICA DE LA PALABRA ADMINISTRACIN: Se deriva de la expresin latina administratio o administrare, compuesta a su vez, por las voces ad, es decir, a, y ministrare, que significa servir, en su alcance etimolgico lleva implcito un sentido de accin, actividad, servicio, manejo, o ejercicio de algn cargo.
En general, accin y efecto de cuidar de un bien o realizar la gerencia de un patrimonio, pblico o privado, con el fin de asegurar la normal productividad de los mismos. DEFINICIN DE LA PALABRA ADMINISTRACIN Actualmente la Administracin es definida a la vez como una ciencia y un arte.
Segn el autor Jorge Mario Castillo, Es ciencia en tanto se sustenta en principios elaborados por medio de la investigacin, integrando la teora administrativa. Arte, en tanto se sustenta en la habilidad de las personas.
El terico podr dominar la administracin como ciencia por haber estudiado la teora y ser mal administrador por carecer del arte necesario. El practico dotado de habilidades podr ser buen administrador sin conocer la teora cientfica. La unin de la teora (ciencia) y de la habilidad (arte), establece la opcin optima para ser un buen administrador. ELEMENTOS BSICOS DE ADMINISTRACIN Segn el autor guatemalteco Jorge Mario Castillo, existen tres elementos bsicos de toda Administracin ya sea pblica o privada que permiten alcanzar las metas propuestas, estos son: la eficiencia, eficacia y efectividad.
La eficiencia se refiere a los esfuerzos, medios, recursos e insumos, utilizados por funcionarios y empleados pblicos. En toda administracin se trabaja con escasez de recursos e insumos, hace falta personal, dinero y equipos. La eficiencia se logra al obtener ms o mejores resultados, administrando bien la escasez. Tambin se obtiene empleando el menor esfuerzo en lograr resultados y multiplicando los pocos medios disponibles en forma tal que se multipliquen los resultados
La eficacia se refiere a resultados, a que los resultados obtenidos sean los esperados. La eficiencia busca minimizar los costos. La eficacia equivale a resultados. La eficiencia produce resultados pero la eficacia exige que esos resultados sean los previstos y ms.
La efectividad equivale a realizar las tareas o trabajos, puntualmente. La efectividad se basa en el s sostenible.
Estos tres elementos, eficiencia, eficacia y efectividad son los que debe contener toda administracin ya sea de carcter pblico o privado; son los elementos que ayudan a la Administracin Pblica para seguir un proceso preestablecido y lograr los mejores resultados previstos. ADMINISTRACIN FINANCIERA La Administracin financiera es el rea de la Administracin que cuida de los recursos financieros de la empresa. La Administracin Financiera se centra en dos aspectos importantes de los recursos financieros como lo son la rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la Administracin Financiera busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y lquidos al mismo tiempo.
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA
Planear el crecimiento de la empresa, tanto tctica como estratgica. Captar los recursos necesarios para que la empresa opere en forma eficiente. Asignar recursos de acuerdo con los planes y necesidades de la empresa o institucin. Optimizar los recursos financieros. Minimizar la incertidumbre de la inversin. Maximizacin de las utilidades Maximizacin del Patrimonio Neto Maximizacin del Valor Actual Neto de la Empresa Maximizacin de la Creacin de Valor
Si se analizar una empresa, independientemente de su tamao, identificando cuatro reas bsicas para su manejo: Mercadeo, produccin, administracin de personal , y finanzas, el xito de su funcionamiento y gestin depende en gran medida del alcance de los objetivos de cada una de ellas.
En el rea de Mercadeo el objetivo bsico est definido por la satisfaccin de las necesidades de los consumidores, complementado con otros objetivos tales como penetracin de mercados, metas de ventas, canales de distribucin, etc., para lo cual se recurre a la utilizacin de una serie de herramientas, tales como investigacin: de mercados, promocin y publicidad, sistemas de distribucin y otros.
En el rea de Produccin el objetivo bsico es la fabricacin de la cantidad ptima de unidades al menor costo posible, con la mejor calidad y en un tiempo especfico, los complementarios son entre otros lograr niveles mnimos de desperdicio, niveles ptimos de eficiencia en maquinaria y mano de obra. Para esto se cuenta con herramientas tales como estudios de tiempo y movimientos, programacin lineal, estadsticas y diseos.
El rea de Administracin de personal busca fundamentalmente alcanzar la satisfaccin de las necesidades de los trabajadores, complementado con la capacitacin, la recreacin, y el bienestar social entre otros del talento humano, recurriendo a herramientas tales como tcnicas de motivacin, estudios salariales, crculos de calidad y otros.
El objetivo bsico financiero est definido, no como cree mucha gente en la maximizacin de utilidades, sino como la maximizacin de la riqueza de los dueos de la empresa, la cual viene a ser igual a la maximizacin del valor de la empresa.
En las empresas con nimo de lucro, la obtencin de utilidades es uno de los objetivos principales. Las finanzas modernas consideran como el objetivo bsico financiero la maximizacin del valor de la empresa. Este se expresa en trminos de maximizacin de la riqueza de los propietarios, de maximizacin de la inversin en la institucin.
En entidades sin fines de lucro evidentemente la obtencin de utilidades no es ni debe ser el objetivo dominante. El responsable de las finanzas en estas instituciones debe tener esto siempre presente. En este caso la funcin financiera debe orientarse y guiarse por la maximizacin de su contribucin al logro de los objetivos para los cuales fueron establecidas las instituciones
RELACIONES DE LAS FINANZAS CON OTRAS CIENCIAS
Con la ciencia econmica. Es una relacin como de padres e hijos, relacin de descendencia. Todo conocimiento profundo relativo a la ciencia financiera es imposible sin referirse de continuo a los principios de la ciencia econmica.
A su vez, al efectuar globalmente el estudio del comportamiento de los grandes sectores de la vida econmica, no pueden prescindir de la preponderante influencia del sector pblico. Por su parte, tambin la ciencia financiera amplia su contenido y volumen al pasar al Estado neoliberal.
Con las ciencias jurdicas. Las medidas de tipo financiero aparecen normalmente bajo forma de leyes y se refieren a hechos jurdicos, de lo cual se desprende que no se puede comprender la naturaleza y funcin de la ciencia de las finanzas sin referirse a lo jurdicamente existente.
Dentro de la ciencia jurdica, las finanzas tienen especial vinculacin con el derecho administrativo dado que el estado desenvuelve su actividad mediante actos administrativos y el derecho administrativo fija las normas dentro de las cuales puede hacerlo. Con respecto al derecho constitucional y al derecho poltico la relacin con las finanzas es muy estrecha ya que dependen de la estructuracin del Estado el desenvolvimiento y el alcance de la actividad financiera.
Tampoco se debe olvidar la vinculacin de las finanzas con el derecho privado (civil y comercial), porque la actividad financiera es ejercida por el Estado, pero quieres estn sujetos a ella son las personas fsicas y las entidades, las cuales son sujetos de derecho privado.
Con la historia. La historia financiera muestra la evolucin y, en casa fase, las condiciones de tiempo y lugar de la economa pblica, enseando as, con la comprensin de los resultados histricos, la justa apreciacin del Estado actual y de la problemtica del futuro.
Con la estadstica. La estadstica es un valioso auxiliar de la ciencia financiera, puesto que registra sistemticamente los datos cuantitativos de ciertos fenmenos y establece las diferentes relaciones posibles entre los datos referidos a un mimo fenmeno. Sin una correcta informacin estadstica la poltica financiera se convertira en una simple trabajo de adivinacin. TICA EN LAS FINANZAS
Hoy en da el valor de la informacin es innegable y quien tiene acceso a ella, tiene el verdadero poder. La mayor parte de los intercambios comerciales que realizamos son intercambios de informacin. Las sper autopistas de la informacin son, al mismo tiempo, sper autopistas del dinero. El dinero aparece como consecuencia del trabajo, y una de las consecuencias de su divisin es la aparicin el dinero.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
Los 14 principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A.) aprobados por la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad y la VII Asamblea nacional de graduados en ciencias econmicas efectuada en Mar del Plata en 1965, se enuncian de la siguiente forma: Principio Fundamental o Postulado Bsico
EQUIDAD La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en la contabilidad, dado que los que se sirven o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses en juego en una hacienda o empresa dada.
Principios de Fondo o de Valuacin
DEVENGADO Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado econmico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.
VALUACION AL COSTO El valor de costo adquisicin o produccin- constituye el criterio principal y bsico de la valuacin, que condiciona la formulacin de los estados financieros llamados "de situacin", en correspondencia tambin con el concepto de "empresa en marcha", razn por la cual esta norma adquiere el carcter de principio. Esta afirmacin no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que, por el contrario, significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicacin de otro criterio, debe prevalecer el de "costo" como concepto bsico de valuacin. Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituyen, asimismo, alteraciones al principio expresado, sino que, en sustancia, constituyen meros ajustes a la expresin numeraria de los respectivos costos.
REALIZACION Los resultados econmicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operacin que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operacin. Debe establecerse con carcter general que el concepto "realizado" participa del concepto devengado.
Principios que hacen a las cualidades de la informacin
OBJETIVIDAD Los cambios en los activos, pasivos y en la expresin contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta.
EXPOSICION Los estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos del ente a que se refieren.
PRUDENCIA Significa que cuando se deba elegir entre dos valores por un elemento del activo, normalmente se debe optar por el mas bajo, o bien que una operacin se contabilice de tal modo que la alcuota del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar tambin diciendo: "contabilizar todas las prdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado". La exageracin en la aplicacin de este principio no es conveniente si resulta en detrimento de la presentacin razonable de la situacin financiera y el resultado de las operaciones
UNIFORMIDAD Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio al otro. Debe sealarce por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de importancia en la aplicacin de los principios generales y de las normas particulares. Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares que las circunstancias aconsejen sean modificadas.
MATERIALIDAD Al ponderar la correcta aplicacin de los principios generales y de las normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido prctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aqullos y, que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe una lnea demarcatoria que fije los limites de lo que es y no es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones.
Principios dados por el medio socioeconmico
ENTE Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad.
BIENES ECONOMICOS Los estados financieros se refieren siempre a bienes econmicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor econmico y por ende susceptibles de ser valuados en trminos monetarios.
EMPRESA EN MARCHA Salvo indicacin expresa en contrario se entiende que los estados financiero pertenecen a una "empresa en marcha", considerndose que el concepto que informa la mencionada expresin, se refiere a todo organismo econmico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyeccin futura.
MONEDA DE CUENTA Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogneos a una expresin que permita agruparlos y compararlos fcilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un "precio"a cada unidad. Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el pas dentro del cual funciona el "ente" y en este caso el "precio" esta dado en unidades de dinero de curso legal. En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituya un patrn estable de valor, en razn de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del principio que se sustenta, por cuanto es factible la correccin mediante la aplicacin de mecanismos apropiados de ajuste.
EJERCICIO En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestin de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administracin, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc. Es una condicin que los ejercicios sean de igual duracin, para que los resultados de dos o ms ejercicios sean comparables entre s.