Formation notre nouvel outil de collaboration et de
communication Auteur : Hubert Martin 2012 Deloitte Agenda Lync Prise en main, prsence et messagerie instantane Organiser une confrence Partager et collaborer Tlphoner Lync sur les mobiles 2 2012 Deloitte 3 Lync Prise en main, prsence et messagerie instantane La prsence Rechercher un contact Envoyer et recevoir un message instantan Personnaliser vos informations Crer votre liste de contacts
2012 Deloitte Prsentation de Lync 2010 Lync a pour objectif de remplacer les outils Communicator, Genesys et LiveMeeting
Comment initialiser Lync2010 sur mon ordinateur : Cliquez successivement sur Menu Start/All programs/Microsoft Lync/Microsoft Lunc2010
A quoi ressemble Lync sur mon PC et quel endroit puis je le trouver ?
4 2012 Deloitte Votre indicateur de prsence 5
Changer votre statuts de prsence Cliquer sur le statut fait apparaitre les possibilits suivantes :
Votre Prsence Photo Note personnelle Localisation Options Statuts Quest ce que la prsence ? Tout comme avec Communicator, Lync 2010 dispose dun indicateur de prsence qui permet dinformer vos interlocuteurs sur votre disponibilit et si vous tes prt recevoir une sollicitation. Lindicateur de prsence est synchronis avec votre calendrier Outlook. Il est modifiable manuellement par vos soins. 2012 Deloitte Rechercher un contact 6 Vous pouvez rechercher des contacts qui figurent dj dans votre liste de contacts Outlook, mais aussi des collaborateurs dans lannuaire mondial de Deloitte. Vous pouvez ajouter des collaborateurs de Deloitte votre liste de contacts personnels.
Rechercher par nom ou par numro
1. Ouvrez Lync 2010. Depuis votre liste de contacts, tapez le nom, ladresse mail ou le numro de tlphone de la personne que vous recherchez. Les rsultats de la recherche s'ajustent au fur et mesure de votre saisie pour afficher les contacts les plus proches.
Zone de recherche 2012 Deloitte Envoyer et recevoir un message instantan
7 1. Dans votre liste de contacts, double-cliquez sur un contact. 2. Tapez votre message dans la zone de saisie puis appuyez sur Entre
1. Lorsquune personne vous envoie un message instantan, une alerte apparat dans langle infrieur droit de lcran de votre ordinateur. Effectuez lune des oprations suivantes : 2. Pour accepter linvitation, cliquez sur Reply. 3. Pour rediriger linvitation vers une autre personne, cliquez sur Redirect. 4. Pour refuser linvitation, cliquez sur Ignore.
2012 Deloitte Personnaliser vos informations Lync
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Changer votre statut de prsence
Informer les gens de ce que vous avez prvu aujourd'hui
Dfinir votre emplacement 2012 Deloitte Crer votre liste de contacts
9 Attacher un contact vos contacts frquents Crer un groupe Ajouter un contact un groupe 2012 Deloitte 10 Lync Tlphoner Passer un appel tlphonique Rpondre un appel tlphonique Ajouter de la vido Transfrer un appel tlphonique Lire vos messages en absence 2012 Deloitte Passer un appel
Vous pouvez passer un appel tlphonique dun simple clic ou via le clavier numrique Lync2010 Slectionnez un contact Cliquez sur le bouton Call. Vous pouvez galement cliquer sur la flche droite du bouton call pour slectionner le numro dappel de votre correspondant. 11 Cliquez sur Call Cliquez sur le clavier longlet tlphone Utilisez la souris ou le clavier numrique de votre PC Cliquez sur Call ou Entrer Slectionnez le type dappareil que vous souhaitez utiliser (tlphone, casque, conf call,) 2012 Deloitte Option dappel
Lors dun appel, vous pouvez utiliser les icnes pour 1. Icne microphone. Vous permet par simple clic de passer en mute ou en actif. 2. Icne Haut parleur. Vous permet de rgler le volume et dactiver ou de dsactiver le son 3. Icne Clavier. Vous permet de saisir des codes daccs vos confrences 4. Icnes Appareil. Vous permet de slectionner votre appareil de confrence connect votre ordinateur (casque, combin, speaker phone, carte son de lordinateur,)
12 2012 Deloitte Rpondre un appel 13 Un appel se matrialise par laffichage dun popup lcran et de la sonnerie si elle est active . Effectuez lune des oprations suivantes:
1. Pour rpondre lappel, cliquez sur lalerte. 2. Pour envoyer lappel vers la bote vocale, cliquez sur Refuser. 3. Pour rediriger lappel vers un autre numro, cliquez sur Rediriger, puis slectionnez le numro. La fentre de conversation apparait aprs avoir accept Cliquez sur Accept, Redirect ou Decline. 2012 Deloitte Ajout de la Vido
14 Si vous disposez dune webcam, vous pouvez permettre votre contact de vous voir pendant la conversation.
1. Pour ajouter de la vido votre conversation, cliquez sur Vido dans la fentre de conversation. 2. Si vous acceptez lappel vido entrant dun correspondant, celui-ci ne vous verra pas tant que vous naurez pas ajout de votre ct la vido la conversation.
Cliquez sur Video pour dmarrer la WebCam 2012 Deloitte Transfrer un appel
15 Si vous souhaitez transfrer un appel, dans la fentre de conversation, effectuez l'une des oprations suivantes
1. Cliquez sur le bouton Foward . 2. Cliquez sur un de vos numros, celui de votre tlphone mobile par exemple. 3. Cliquez sur Autre personne ou numro, puis dans la bote de dialogue qui s'affiche, recherchez ou slectionnez le contact vers lequel vous souhaitez transfrer l'appel. 4. Pointez sur Conversations en cours, puis cliquez sur la conversation que vous souhaitez fusionner avec cet appel
2012 Deloitte Lire les messages en absence Si certains messages vocaux n'ont pas encore t couts, l'icne Phone, dans la fentre principale de Lync2010, clignote et affiche un chiffre. Cliquez sur l'icne. La liste des messages qui n'ont pas t couts sous le pav numrique saffiche. Les messages les plus rcents sont affichs en gras. Dans la fentre principale de Lync, cliquez sur l'icne Phone. Pour couter un message, cliquez sur la flche verte.
16 Visualiser vos messages vocaux. 2012 Deloitte Code confidentiel (PIN)
17 1. Dans la fentre principale de Lync, cliquez successivement sur la flche Show Menu Bar, sur Tools, puis sur Dial-in Conferecing Settings. (pour accder directement la page de configuration, cliquer sur ce lien Reset PIN) 2. Dans la page daccueil, sous Personal Identification Number (PIN), cliquez sur Sign In. 3. Dans la liste Language, cliquez sur votre langue prfre, tapez vos nom dutilisateur et mot de passe, puis cliquez sur Sign In. 4. Dans la page Dial-in Conferencing Settings and PIN Management, cliquez sur Reset PIN, tapez un numro rpondant aux spcifications de code confidentiel dans la zone de texte New PIN, puis retapez votre nouveau PIN dans la zone Confirmer PIN. Code personnel Lync 2010 Vous disposez dun code Pin personnel qui vous a t attribu. Ce code a t initialis avec votre numro demploy et vous permet dinitialiser une confrence depuis un tlphone. 2012 Deloitte 18 Lync Organiser une confrence Planifier une runion en temps que dlgu Dfinir les options de la confrence Planifier une confrence Recevoir une invitation une confrence Rejoindre une confrence Enregistrer une confrence Changer le code confidentiel (PIN) Organiser une confrence maintenant 2012 Deloitte Planifier une confrence en temps que dlgu
19 1. Ouvrir le calendrier de votre responsable depuis votre client Outlook. 2. Slectionnez lheure de la runion planifier et cliquez sur New Online Meeting dans longlet Outlook. 3. Un mail dinvitation souvre Ladresse URL du meeting doit contenir lalias de votre responsable. Cela garantit quil pourra initialiser la confrence depuis son ordinateur 4. Tapez le sujet de la runion et ajoutez les participants. Alias de votre Manager Slectionnez la date et lheure de la runion 2012 Deloitte Dfinir les options daccs la confrence
20 Options daccs : Les options d'accs permettent de dfinir les participants qui doivent patienter dans la salle d'attente avant d'tre admis par un prsentateur. Le tableau suivant dcrit chaque option en dtail. Access Options Pour modifier les options de la runion : 1. Cliquez sur Meeting Options 2. Cocher la case Customize access 2012 Deloitte Dfinir les options relative lorganisateur de la confrence 21 Options du prsentateur: Les options de prsentateur permettent de contrler les participants qui ont automatiquement des privilges de prsentateur lorsqu'ils joignent la runion. Le tableau suivant dcrit chaque option en dtail. Options du prsentateur 2012 Deloitte Dfinir les options de la confrence 22 Sauvegarder les options: Les options peuvent tre sauvegardes pour lorganisation de vos confrences en cochant la case en bas gauche Remember settings 2012 Deloitte Planifier une confrence
23 Lync remplace Genesys et Live Meeting. Voici la nouvelle faon dorganiser une confrence tlphonique ou une Web confrence 1. Ouvrez votre calendrier Outlook. 2. Sous longlet Home, cliquez sur New Online Meeting 3. Dans la nouvelle demande de runion qui souvre, saisissez lobjet de la runion, les destinataires Online Meeting 2012 Deloitte Description dune invitation une confrence Lync 2010 24
Une invitation une runion en ligne contient les informations suivantes :
Join online meeting : lien de la runion accessible depuis un ordinateur Join by Phone : coordonnes de la runion avec le numro dappel et le numro de la confrence Find a local number : Permet daccder la confrence tlphonique en appelant un numro du pays o vous vous trouvez. Si vous tes lorganisateur et initialiser la confrence par tlphone, votre code pin sera ncessaire. Il correspond votre numro demploy Forgot your dial-in : Vous permet de rinitialiser votre PIN
Note: Vous pouvez ajouter lagenda de la runion dans le corps de linvitation. Ne modifiez pas les informations dlimites par des lignes pointilles, cela pourrait empcher laccs des invits votre runion 2012 Deloitte Rejoindre une confrence 25 Pour vous connecter une runion en ligne, choisissez lune des mthodes ci- dessous:
Dans linvitation Outlook, cliquez sur Join Online Meeting ou sur le lien de la runion.
Si vous avez Microsoft Outlook , cliquez sur Join Online depuis le rappel Outlook. Cliquez sur le lien ou sur Join Online du rappel pour joindre la runion en ligne 2012 Deloitte Rejoindre une confrence en tant quinvit 26
Un invit externe Deloitte ne disposant pas de Lync 2010 sur son ordinateur sera automatiquement redirig sur une session Internet Explorer . Il devra choisir entre : A. Joindre la runion via Internet Explorer. Linvit pourra ainsi visualiser la prsentation mais naura pas le son. Il devra utiliser le numro de tlphone et le code de confrence audio pour assister la confrence B. Tlcharger le client Lync pour les invits (Lync attendee) Note: Il est toujours prfrable de joindre la runion avec le navigateur Internet Explorer
2012 Deloitte Enregistrer une confrence Lync 27 Il est possible denregistrer une confrence
1. Cliquez sur le menu Actions et Start recording 2. Les commandes Pause et Stop sont alors disponibles en bas de la fentre de la runion. 3. Cliquer sur le bouton Stop et choisissez les options dans la fentre denregistrement si ncessaire. 4. Par dfaut, Lync enregistre vos confrences dans le rpertoire : C:\Users\<votre login> \LyncRecordings. Cliquer sur Parcourir pour sauvegarder votre enregistrement un autre emplacement. 5. Par dfaut, loption denregistrement enregistre la runion au format Lync mais le format media player est galement disponible. Vrifier la case Crer une version que vous pouvez partager (.wmv). Cette option vous permet de sauvegarder votre enregistrement en une seule vido au format media player 2012 Deloitte Organiser une confrence maintenant
28 1. Depuis le menu Lync, cliquez sur Meet Now 2. Pour inviter un participant membre de Deloitte, cliquez sur People Options, sur Invite by Name or Phone Number, puis slectionnez un contact. 3. Pour inviter une personne extrieure par courrier lectronique, cliquez sur le menu People Options, puis sur Invite by Name or Phone Number. Un message lectronique souvre dans Outlook. 4. Vous pouvez galement ajouter des contacts la runion en les faisant glisser de la liste des contacts vers la fentre de conversation. Avec loption Meet Now , vous pouvez lancer rapidement une runion ou une tlconfrence avec plusieurs participants 2012 Deloitte 29 Lync Partager et collaborer Partager une prsentation PowerPoint Partager votre bureau Autorise le contrle de votre bureau Partager un programme Joindre un fichier une runion Crer un tableau blanc Raliser un sondage 2012 Deloitte Partager une prsentation PowerPoint 30 Pour excuter une prsentation depuis une confrence Lync
1. Dans la fentre de conversation, cliquez sur le menu Share, puis sur Presentation PowerPoint.
2. Dans la bote de dialogue Share PowerPoint, double- cliquez sur la prsentation PowerPoint partager. 3. Ds lors que le contenu est tlcharg, il est prt tre prsent. Les autres participants peuvent visualiser votre prsentation. 4. Utilisez les flches en bas droite de la prsentation pour faire dfiler les slides 5. Vous pouvez annoter la prsentation laide des outils dannotation situs en bas gauche de la prsentation.
Outil pour les annotations 2012 Deloitte Partager votre bureau
31 Il est possible de partager votre ordinateur pour faire une prsentation dun outil par exemple. 1. Cliquez sur Share. 2. Si vous disposez de plusieurs moniteurs, cliquez sur celui que vous souhaitez partager. 3. Pour arrter le partage cliquez sur Stop Sharing
2012 Deloitte Autoriser le contrle de votre bureau 32 Il est possible de donner le contrle de votre ordinateur un participant 1. Cliquez sur Give Control. 2. Choisir lutilisateur puis OK. 3. Maintenant cette personne a le contrle. 4. Pour reprendre le contrle cliquez sur Take Back Control sur le menu Give Control. 5. Stop sharing de votre bureau
Donner le Contrle Stop Sharing 2012 Deloitte Partager un programme
33 Il est possible de partager un programme pour collaborer
1. Dans la fentre de conversation, cliquez sur Share, puis sur Program.
2. Dans la bote de dialogue Share a program, cliquez sur le programme partager, puis sur Share. Stop Sharing 2012 Deloitte Joindre un fichier une runion
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Vous pouvez partager un fichier avec plusieurs personnes dans le cadre dune conversation de groupe, dune runion ou dune audio confrence, mais vous ne lenvoyez pas de la mme faon que vous transfrez un fichier un contact
1. Dans la fentre de conversation, cliquez sur le bouton Send a file pour tlcharger un fichier.
2. Dans la bote de dialogue Attachement, cliquez sur Add Attachement. 3. Slectionnez le fichier ajouter, puis cliquez sur Download.
2012 Deloitte Crer un tableau blanc
35 Le tableau blanc est une page vierge destine aux notes et dessins que toutes les personnes de la runion peuvent utiliser ensemble. 1. Dans la fentre de conversation, cliquez sur le menu Share, puis sur New Whiteboard. 2. Pour commencer crire ou dessiner sur le tableau blanc, utilisez les outils dannotation situs en bas gauche du tableau blanc. 2012 Deloitte Raliser un sondage
36 Il est possible de crer un sondage pendant une runion 1. Dans la fentre de runion, cliquez sur le menu Share, puis sur New Poll. 2. Dans la bote de dialogue Create a Poll. Dfinissez un nom votre sondage, puis tapez votre question et au moins deux rponses possibles. 3. Cliquez sur OK Actuellement, votre sondage saffiche immdiatement sur lcran de tous les participants avec la mention Pol started en bas de la fentre de partage.
lissue du sondage, enregistrez les rsultats en cliquant sur Save the Poll en bas de la fentre de partage, puis cliquez sur Close the Poll. 2012 Deloitte 37 Lync Lync sur Mobile Configurer Lync sur un iPhone Envoyer un Message Instantan depuis votre mobile Grer la prsence sur votre mobile 2012 Deloitte Configurer Lync sur un iPhone
38 Saisir votre adresse email Saisir votre mot de passe Tapez sur Plus de dtails
Ensuite saisir votre compte rseau et Se connecter
2012 Deloitte Envoyer un Message instantan depuis un mobile