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Lync 2010

Formation notre nouvel outil de collaboration et de


communication
Auteur : Hubert Martin
2012 Deloitte
Agenda
Lync
Prise en
main,
prsence et
messagerie
instantane
Organiser
une
confrence
Partager et
collaborer
Tlphoner Lync sur les
mobiles
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2012 Deloitte
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Lync
Prise en
main,
prsence et
messagerie
instantane
La prsence
Rechercher un contact
Envoyer et recevoir un message instantan
Personnaliser vos informations
Crer votre liste de contacts

2012 Deloitte
Prsentation de Lync 2010
Lync a pour objectif de remplacer les outils
Communicator, Genesys et LiveMeeting

Comment initialiser Lync2010 sur mon ordinateur :
Cliquez successivement sur Menu Start/All
programs/Microsoft Lync/Microsoft Lunc2010

A quoi ressemble Lync sur mon PC et quel endroit
puis je le trouver ?

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2012 Deloitte
Votre indicateur de prsence
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Changer votre statuts de prsence
Cliquer sur le statut fait apparaitre les
possibilits suivantes :

Votre Prsence
Photo
Note personnelle
Localisation
Options
Statuts
Quest ce que la prsence ?
Tout comme avec Communicator, Lync 2010 dispose dun indicateur de prsence qui permet
dinformer vos interlocuteurs sur votre disponibilit et si vous tes prt recevoir une
sollicitation. Lindicateur de prsence est synchronis avec votre calendrier Outlook. Il est
modifiable manuellement par vos soins.
2012 Deloitte
Rechercher un contact
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Vous pouvez rechercher des contacts qui
figurent dj dans votre liste de contacts
Outlook, mais aussi des collaborateurs
dans lannuaire mondial de Deloitte.
Vous pouvez ajouter des collaborateurs
de Deloitte votre liste de contacts
personnels.

Rechercher par nom ou par numro

1. Ouvrez Lync 2010. Depuis votre liste
de contacts, tapez le nom, ladresse
mail ou le numro de tlphone de la
personne que vous recherchez. Les
rsultats de la recherche s'ajustent
au fur et mesure de votre saisie
pour afficher les contacts les plus
proches.

Zone de recherche
2012 Deloitte
Envoyer et recevoir un message instantan


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1. Dans votre liste de contacts,
double-cliquez sur un contact.
2. Tapez votre message dans la zone
de saisie puis appuyez sur Entre

1. Lorsquune personne vous envoie
un message instantan, une alerte
apparat dans langle infrieur droit
de lcran de votre ordinateur.
Effectuez lune des oprations
suivantes :
2. Pour accepter linvitation, cliquez
sur Reply.
3. Pour rediriger linvitation vers une
autre personne, cliquez sur
Redirect.
4. Pour refuser linvitation, cliquez sur
Ignore.

2012 Deloitte
Personnaliser vos informations Lync


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Changer votre statut de
prsence


Informer les gens de ce que
vous avez prvu aujourd'hui



Dfinir votre emplacement
2012 Deloitte
Crer votre liste de contacts


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Attacher un contact vos contacts frquents Crer un groupe
Ajouter un contact un groupe
2012 Deloitte
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Lync
Tlphoner
Passer un appel tlphonique
Rpondre un appel tlphonique
Ajouter de la vido
Transfrer un appel tlphonique
Lire vos messages en absence
2012 Deloitte
Passer un appel

Vous pouvez passer un appel tlphonique dun
simple clic ou via le clavier numrique Lync2010
Slectionnez un contact
Cliquez sur le bouton Call. Vous pouvez
galement cliquer sur la flche droite du
bouton call pour slectionner le numro dappel
de votre correspondant.
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Cliquez sur Call
Cliquez sur le clavier longlet
tlphone
Utilisez la souris ou
le clavier
numrique de
votre PC
Cliquez sur Call ou Entrer
Slectionnez le type dappareil que vous souhaitez
utiliser (tlphone, casque, conf call,)
2012 Deloitte
Option dappel

Lors dun appel, vous pouvez utiliser les icnes pour
1. Icne microphone. Vous permet par simple clic de passer en mute ou en actif.
2. Icne Haut parleur. Vous permet de rgler le volume et dactiver ou de dsactiver le son
3. Icne Clavier. Vous permet de saisir des codes daccs vos confrences
4. Icnes Appareil. Vous permet de slectionner votre appareil de confrence connect votre ordinateur (casque,
combin, speaker phone, carte son de lordinateur,)

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2012 Deloitte
Rpondre un appel
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Un appel se matrialise par laffichage dun popup lcran et de la sonnerie si elle est
active . Effectuez lune des oprations suivantes:

1. Pour rpondre lappel, cliquez sur lalerte.
2. Pour envoyer lappel vers la bote vocale, cliquez sur Refuser.
3. Pour rediriger lappel vers un autre numro, cliquez sur Rediriger, puis slectionnez le
numro.
La fentre de conversation
apparait aprs avoir accept
Cliquez sur Accept, Redirect
ou Decline.
2012 Deloitte
Ajout de la Vido



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Si vous disposez dune webcam, vous pouvez
permettre votre contact de vous voir
pendant la conversation.

1. Pour ajouter de la vido votre
conversation, cliquez sur Vido dans la
fentre de conversation.
2. Si vous acceptez lappel vido entrant
dun correspondant, celui-ci ne vous
verra pas tant que vous naurez pas
ajout de votre ct la vido la
conversation.

Cliquez sur Video pour dmarrer la
WebCam
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Transfrer un appel


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Si vous souhaitez transfrer un appel, dans la
fentre de conversation, effectuez l'une des
oprations suivantes

1. Cliquez sur le bouton Foward .
2. Cliquez sur un de vos numros, celui de
votre tlphone mobile par exemple.
3. Cliquez sur Autre personne ou numro,
puis dans la bote de dialogue qui
s'affiche, recherchez ou slectionnez le
contact vers lequel vous souhaitez
transfrer l'appel.
4. Pointez sur Conversations en cours, puis
cliquez sur la conversation que vous
souhaitez fusionner avec cet appel

2012 Deloitte
Lire les messages en absence
Si certains messages vocaux n'ont pas encore t
couts, l'icne Phone, dans la fentre principale de
Lync2010, clignote et affiche un chiffre.
Cliquez sur l'icne. La liste des messages qui n'ont
pas t couts sous le pav numrique saffiche.
Les messages les plus rcents sont affichs en gras.
Dans la fentre principale de Lync, cliquez sur l'icne
Phone.
Pour couter un message, cliquez sur la flche verte.

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Visualiser vos messages vocaux.
2012 Deloitte
Code confidentiel (PIN)


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1. Dans la fentre principale de Lync, cliquez
successivement sur la flche Show Menu Bar, sur
Tools, puis sur Dial-in Conferecing Settings. (pour
accder directement la page de configuration,
cliquer sur ce lien Reset PIN)
2. Dans la page daccueil, sous Personal
Identification Number (PIN), cliquez sur Sign In.
3. Dans la liste Language, cliquez sur votre langue
prfre, tapez vos nom dutilisateur et mot de
passe, puis cliquez sur Sign In.
4. Dans la page Dial-in Conferencing Settings and
PIN Management, cliquez sur Reset PIN, tapez un
numro rpondant aux spcifications de code
confidentiel dans la zone de texte New PIN, puis
retapez votre nouveau PIN dans la zone Confirmer
PIN.
Code personnel Lync 2010
Vous disposez dun code Pin personnel qui vous a t
attribu. Ce code a t initialis avec votre numro
demploy et vous permet dinitialiser une confrence
depuis un tlphone.
2012 Deloitte
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Lync
Organiser
une
confrence
Planifier une runion en temps que dlgu
Dfinir les options de la confrence
Planifier une confrence
Recevoir une invitation une confrence
Rejoindre une confrence
Enregistrer une confrence
Changer le code confidentiel (PIN)
Organiser une confrence maintenant
2012 Deloitte
Planifier une confrence en temps que dlgu


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1. Ouvrir le calendrier de votre
responsable depuis votre client
Outlook.
2. Slectionnez lheure de la runion
planifier et cliquez sur New Online
Meeting dans longlet Outlook.
3. Un mail dinvitation souvre
Ladresse URL du meeting doit
contenir lalias de votre
responsable. Cela garantit quil
pourra initialiser la confrence
depuis son ordinateur
4. Tapez le sujet de la runion et
ajoutez les participants.
Alias de votre Manager
Slectionnez la date et
lheure de la runion
2012 Deloitte
Dfinir les options daccs la confrence



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Options daccs :
Les options d'accs permettent de dfinir les participants qui
doivent patienter dans la salle d'attente avant d'tre admis par un
prsentateur. Le tableau suivant dcrit chaque option en dtail.
Access Options
Pour modifier les options de la runion :
1. Cliquez sur Meeting Options
2. Cocher la case Customize access
2012 Deloitte
Dfinir les options relative lorganisateur de la confrence
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Options du prsentateur:
Les options de prsentateur permettent de contrler les
participants qui ont automatiquement des privilges de
prsentateur lorsqu'ils joignent la runion. Le tableau suivant
dcrit chaque option en dtail.
Options du prsentateur
2012 Deloitte
Dfinir les options de la confrence
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Sauvegarder les options:
Les options peuvent tre sauvegardes pour lorganisation de vos confrences en
cochant la case en bas gauche Remember settings
2012 Deloitte
Planifier une confrence


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Lync remplace Genesys et Live Meeting. Voici la nouvelle faon dorganiser une confrence
tlphonique ou une Web confrence
1. Ouvrez votre calendrier Outlook.
2. Sous longlet Home, cliquez sur
New Online Meeting
3. Dans la nouvelle demande de
runion qui souvre, saisissez
lobjet de la runion, les
destinataires
Online Meeting
2012 Deloitte
Description dune invitation une confrence Lync 2010
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Une invitation une runion en ligne contient les
informations suivantes :

Join online meeting : lien de la runion
accessible depuis un ordinateur
Join by Phone : coordonnes de la runion
avec le numro dappel et le numro de la
confrence
Find a local number : Permet daccder la
confrence tlphonique en appelant un
numro du pays o vous vous trouvez.
Si vous tes lorganisateur et initialiser la
confrence par tlphone, votre code pin
sera ncessaire. Il correspond votre
numro demploy
Forgot your dial-in : Vous permet de
rinitialiser votre PIN


Note: Vous pouvez ajouter lagenda de la runion dans le corps de linvitation. Ne
modifiez pas les informations dlimites par des lignes pointilles, cela pourrait
empcher laccs des invits votre runion
2012 Deloitte
Rejoindre une confrence
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Pour vous connecter une runion en
ligne, choisissez lune des mthodes ci-
dessous:

Dans linvitation Outlook, cliquez sur
Join Online Meeting ou sur le lien de
la runion.

Si vous avez Microsoft Outlook ,
cliquez sur Join Online depuis le
rappel Outlook.
Cliquez sur le lien ou
sur Join Online du
rappel pour joindre la
runion en ligne
2012 Deloitte
Rejoindre une confrence en tant quinvit
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Un invit externe Deloitte ne disposant pas
de Lync 2010 sur son ordinateur sera
automatiquement redirig sur une session
Internet Explorer . Il devra choisir entre :
A. Joindre la runion via Internet
Explorer. Linvit pourra ainsi
visualiser la prsentation mais
naura pas le son. Il devra utiliser le
numro de tlphone et le code de
confrence audio pour assister la
confrence
B. Tlcharger le client Lync pour les
invits (Lync attendee)
Note: Il est toujours prfrable de joindre la
runion avec le navigateur Internet
Explorer

2012 Deloitte
Enregistrer une confrence Lync
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Il est possible denregistrer une confrence

1. Cliquez sur le menu Actions et Start recording
2. Les commandes Pause et Stop sont alors disponibles en bas de la fentre de la
runion.
3. Cliquer sur le bouton Stop et choisissez les options dans la fentre
denregistrement si ncessaire.
4. Par dfaut, Lync enregistre vos confrences dans le rpertoire : C:\Users\<votre
login> \LyncRecordings. Cliquer sur Parcourir pour sauvegarder votre
enregistrement un autre emplacement.
5. Par dfaut, loption denregistrement enregistre la runion au format Lync mais le
format media player est galement disponible. Vrifier la case Crer une version
que vous pouvez partager (.wmv). Cette option vous permet de sauvegarder
votre enregistrement en une seule vido au format media player
2012 Deloitte
Organiser une confrence maintenant


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1. Depuis le menu Lync, cliquez sur Meet Now
2. Pour inviter un participant membre de Deloitte,
cliquez sur People Options, sur Invite by Name or
Phone Number, puis slectionnez un contact.
3. Pour inviter une personne extrieure par courrier
lectronique, cliquez sur le menu People Options,
puis sur Invite by Name or Phone Number. Un
message lectronique souvre dans Outlook.
4. Vous pouvez galement ajouter des contacts la
runion en les faisant glisser de la liste des
contacts vers la fentre de conversation.
Avec loption Meet Now , vous pouvez lancer rapidement
une runion ou une tlconfrence avec plusieurs
participants
2012 Deloitte
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Lync
Partager
et
collaborer
Partager une prsentation PowerPoint
Partager votre bureau
Autorise le contrle de votre bureau
Partager un programme
Joindre un fichier une runion
Crer un tableau blanc
Raliser un sondage
2012 Deloitte
Partager une prsentation PowerPoint
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Pour excuter une prsentation depuis une confrence
Lync

1. Dans la fentre de conversation, cliquez sur le menu
Share, puis sur Presentation PowerPoint.

2. Dans la bote de dialogue Share PowerPoint, double-
cliquez sur la prsentation PowerPoint partager.
3. Ds lors que le contenu est tlcharg, il est prt tre
prsent. Les autres participants peuvent visualiser votre
prsentation.
4. Utilisez les flches en bas droite de la prsentation pour
faire dfiler les slides
5. Vous pouvez annoter la prsentation laide des outils
dannotation situs en bas gauche de la prsentation.






Outil pour les annotations
2012 Deloitte
Partager votre bureau


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Il est possible de partager votre ordinateur pour faire
une prsentation dun outil par exemple.
1. Cliquez sur Share.
2. Si vous disposez de plusieurs moniteurs, cliquez sur celui que
vous souhaitez partager.
3. Pour arrter le partage cliquez sur Stop Sharing

2012 Deloitte
Autoriser le contrle de votre bureau
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Il est possible de donner le contrle de votre
ordinateur un participant
1. Cliquez sur Give Control.
2. Choisir lutilisateur puis OK.
3. Maintenant cette personne a le contrle.
4. Pour reprendre le contrle cliquez sur Take Back
Control sur le menu Give Control.
5. Stop sharing de votre bureau

Donner le Contrle
Stop Sharing
2012 Deloitte
Partager un programme


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Il est possible de partager un programme pour collaborer

1. Dans la fentre de conversation, cliquez sur Share, puis sur Program.

2. Dans la bote de dialogue Share a program, cliquez sur le programme partager, puis sur
Share.
Stop Sharing
2012 Deloitte
Joindre un fichier une runion


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Vous pouvez partager un fichier avec plusieurs personnes dans le cadre dune
conversation de groupe, dune runion ou dune audio confrence, mais vous ne
lenvoyez pas de la mme faon que vous transfrez un fichier un contact


1. Dans la fentre de conversation, cliquez sur le bouton Send a file pour
tlcharger un fichier.

2. Dans la bote de dialogue Attachement, cliquez sur Add Attachement.
3. Slectionnez le fichier ajouter, puis cliquez sur Download.

2012 Deloitte
Crer un tableau blanc


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Le tableau blanc est une page vierge destine aux notes et dessins que toutes les
personnes de la runion peuvent utiliser ensemble.
1. Dans la fentre de conversation,
cliquez sur le menu Share, puis sur
New Whiteboard.
2. Pour commencer crire ou dessiner
sur le tableau blanc, utilisez les outils
dannotation situs en bas gauche
du tableau blanc.
2012 Deloitte
Raliser un sondage


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Il est possible de crer un sondage pendant une runion
1. Dans la fentre de runion, cliquez sur le menu
Share, puis sur New Poll.
2. Dans la bote de dialogue Create a Poll. Dfinissez un
nom votre sondage, puis tapez votre question et au
moins deux rponses possibles.
3. Cliquez sur OK
Actuellement, votre
sondage saffiche
immdiatement sur lcran
de tous les participants avec
la mention Pol started en
bas de la fentre de partage.

lissue du sondage,
enregistrez les rsultats en
cliquant sur Save the Poll en
bas de la fentre de partage,
puis cliquez sur Close the
Poll.
2012 Deloitte
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Lync
Lync
sur
Mobile
Configurer Lync sur un iPhone
Envoyer un Message Instantan depuis votre mobile
Grer la prsence sur votre mobile
2012 Deloitte
Configurer Lync sur un iPhone


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Saisir votre adresse email
Saisir votre mot de passe
Tapez sur Plus de dtails

Ensuite saisir votre compte rseau et
Se connecter

2012 Deloitte
Envoyer un Message instantan depuis un mobile


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2012 Deloitte
Grer la prsence sur le mobile


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2012 Deloitte
Questions ?
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