ADMINISTRACIN Y GESTIN

EMPRESARIAL

FAIIA-UNCP

MSc. Victoria Ancasi Concha
CONCEPTOS
ADMINISTRACIN: Proceso de disear y
mantener un ambiente donde las personas
trabajando en equipo alcancen con eficiencia
los objetivos y metas.
Se aplica a todo tipo de organizaciones
Meta: crear superavit
Se ocupa de la productividad; esto implica
eficacia y eficiencia
ADMINISTRACIN-CONCEPTOS
"La administracin se define como la creacin o
conservacin en una empresa, de un ambiente donde los
individuos, trabajando en grupo, pueden desempearse
eficaz y eficientemente, para la obtencin de sus fines
comunes". Koontz y ODonne
"Es la coordinacin de todos los recursos a travs del
Proceso de Planeacin, direccin y control, a fin de lograr
objetivos establecidos".Henry Sisk y Mario Suerdlik.
La administracin es el proceso (es una forma sistemtica de hacer
las cosas) por el cual se lleva acabo la planeacin, organizacin
(estructura de la empresa), direccin y control(ejecuta) y busca el
logro de los objetivos organizacionales establecidos.


ELEMENTOS

Objetivo: La administracin siempre est enfocada a lograr fines o
resultados.
Eficiencia: La administracin no slo busca lograr obtener
resultados, sino optimizarlas mediante el aprovechamiento de
todos los recursos.
Grupo Social: Para que la administracin exista es necesario que se
d siempre dentro de un grupo social.
Colaboracin del esfuerzo ajeno: La administracin aparece
precisamente cuando es necesario lograr ciertos resultados a travs
de la colaboracin de otras personas.
Coordinacin de recursos: Para administrar, se requiere combinar,
sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el
logro de un fin comn

FUNCIONES
PLANEACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTROL





FASES O ETAPAS
ETAPAS O FASES DE LA ADMINISTRACIN:

El Proceso Administrativo-Fases, etapas o fnciones:
Planeacin, organizacin, direccin y control.

PLANEACIN (MODELO ANTICIPADO DE LA
REALIDAD FUTURA)
Es un proceso racional de toma de decisiones por
anticipado, que incluye la seleccin de los cursos de
accin que debe seguir una empresa y cada unidad de la
misma para conseguir determinados objetivos del modo
ms eficiente. El primer paso en la planeacin es la
seleccin de las metas u objetivos de la organizacin.
determinar las polticas, proyectos, programas,
procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y
estrategias necesarias para alcanzarlos; incluye la
retroalimentacin para introducir un nuevo ciclo de
planeacin.



PLANEACIN
Objetivos o metas: Son los fines hacia los cuales
se dirige la organizacin; las metas contribuyen al
logro de los objetivos de la empresa.
Estrategias: es la adopcin de los cursos de accin
y la asignacin de los recursos necesarios para
alcanzar los objetivos. La empresa definir a qu
clase de negocio se va a dedicar, definir su meta
de crecimiento, la rentabilidad deseada.
El propsito de la estrategia es determinar y
transmitir, mediante un sistema de objetivos y
polticas bsicas, una imagen de la clase de
empresa que se desea proyectar. Ejm.Una
estrategia podra incluir polticas de venta directa
en lugar de utilizar distribuidores.
PLANEACIN
Polticas: Constituyen declaraciones generales
que guan el pensamiento para la toma de
decisiones ( mucha no son expresas, sin que se
deducen de las acciones de los administradores).
Procedimientos: Establecen un mtodo para
realizar las actividades, son pautas de accin.
Programas: son un conjunto de metas, polticas,
procedimientos, reglas, pasos a seguir, recursos a
emplear para llevar a cabo un determinado curso
de accin con el apoyo de presupuesto.
Jerarqua de los planes
Misin:
Plan de carcter estratgico, la meta general de la organizacin, que
justifica la existencia de una organizacin.
Estrategia:
Programas generales para definir y alcanzar objetivos de una organizacin.
Polticas:
Guas para la accin. Implantacin de reglas cotidianas que establecen la
delimitacin sobre lo que un rea funcional puede o no hacer. Tiene
carcter estratgico.
Objetivos:
Estado deseado a alcanzar. Plan bsico de cada organizacin. Puede tener
carcter tctico o estratgico.
Procedimientos o reglas:
Formas estandarizadas del plan. Plantean paso a paso lo que se debe
hacer. Es un plan tctico.
Presupuesto:
Es un tipo de plan. Expresin cuantificada del plan
Cul es la importancia de la Planificacin?
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al mximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y el tiempo.
Tipos de planes:
Las organizaciones utilizan generalmente dos tipos de planes,
los planes estratgicos, que son diseados por los altos
ejecutivos y los administradores de mandos intermedios para
lograr las metas generales de la organizacin, mientras que los
planes operacionales indican cmo sern implementados los
planes estratgicos mediante las actividades diarias. Los
planes estratgicos se diferencian de los operacionales en sus
horizontes de tiempo, en su mbito de accin, complejidad de
impacto y en su independencia.


Etapas (pasos) de la planificacin
1. Deteccin de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de la
organizacin, es el verdadero punto de partida de la planeacin. Prelimita las posibles
oportunidades futuras, saber donde se encuentra los puntos dbiles y fuertes,
comprender que problema se desean resolver y porque, as como saber lo que se
esperar ganar. La plantacin requiere de un diagnostico realista de la determinacin
de oportunidades.
2. Establecimiento de objetivos para toda la empresa y despus para cada unidad de
trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo. Los
objetivos especifican los resultados esperados y sealan los puntos finales de lo que
se debe hacer, a que habr de darse prioridad y que se debe lograr con la red de
estrategias, polticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lgico de la planeacin es establecer, difundir
obtener consenso para utilizar premisas crticas de la planeacin tales como
pronsticos, las polticas bsicas y los planes a ejecutarse.
4. Determinacin de curso alternativo de accin. Consiste en buscar cursos alternativos
de accin, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas
veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante
frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.
Etapas de la planificacin
5.Evaluacin de cursos alternativos de accin. Despus de buscar los cursos
alternativos y examinar sus puntos fuertes y dbiles el paso siguiente es evaluarlos,
ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas. Quizs un curso
parezca ser el mas lucrativo, pero puede ser que requiera un gran desembolso de
efectivo y que sea de lenta recuperacin; otro puede parecer menos rentable pero
quizs representa un riesgo menor; otro quizs se adapte a los objetivos de largo
plazo de la compaa.

6.Seleccin de un curso de accin. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el
punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un anlisis y evaluacin de
cursos alternativos revelara que dos o mas de ellos son aconsejable y quizs el
administrador decida seguir varios cursos en lugar de el mejor.

7. Formulacin de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisin, la
planeacin esta completa por lo cual se aconseja un sptimo paso, casi
invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan bsico.

8. Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto. Se debe presentar una
expresin numrica convertida en presupuesto, si se preparan bien los
presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar
estndares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeacin.
Organizacin:
Tiene por objeto asignar y relacionar a la gente en la
organizacin para el logro de los objetivos establecidos.
sta fase posee aspectos tales como:
*Definir las funciones y actividades necesarias para el
logro de los objetivos, integrarlas en unidades orgnicas y
coordinadas entre s.
*Jerarquizar la autoridad a cada jefe de cada una de esas
unidades orgnicas; El organigrama define los puestos de la
organizacin, los niveles de jerarqua y la autoridad
*Definir cada puesto en cuanto a sus requerimientos,
tareas y relaciones con los dems elementos de la
organizacin.
Estos aspectos no son rgidos e inflexibles sino deben
estar acorde con cambios tecnolgicos que afecten a la
organizacin.

Principios de organizacin
Unidad de mando:
Un subordinado slo deber recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se
respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusin
y se produce una serie de conflictos entre las personas.
Especializacin:
Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma
que se pueda crear la especializacin en la ejecucin de las mismas.
Paridad de autoridad y responsabilidad:
La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe
mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.
Equilibrio de DireccinControl:
Consiste en disear una estructura de tal forma que nos permita coordinar las
acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.
Definicin de puestos:
Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relacin a los
objetivos de los mismos.

Pasos bsicos para organizar
Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser
ejecutadas, en forma lgica y cmoda, por personas o
grupos. Esto se conoce como divisin del trabajo.
Combinar las tareas en forma lgica y eficiente, la
agrupacin de empleados y tareas se suele conocer como
la departa mentalizacin.
Especificar quien depende de quien en la organizacin, esta
vinculacin de los departamentos produce una jerarqua de
la organizacin.
Establecer mecanismos para integrar las actividades de los
departamentos en un todo congruente y para vigilar la
eficacia de dicha integracin. Este proceso se conoce con el
nombre de coordinacin.
Una de las herramientas ms importantes al definir la
estructura orgnica de la empresa es el "organigrama.
Qu es un organigrama?
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura
orgnica de una empresa o de una de sus reas o unidades
administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan
entre s los rganos que la componen.
Los organigramas:
1. Establecen la comprensin de los problemas de comunicacin.
2. Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y
complejidades estructurales.
3. Proporcionan una imagen grfica de la empresa a terceros.
Cul es el objeto de los organigramas?
Son el instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma
grfica y objetiva la composicin de una organizacin.
Cul es la utilidad de los organigramas?
Brindan una imagen formal de la organizacin, adems de ser una
fuente de consulta oficial, facilitan el conocimiento de una
empresa, as como de sus relaciones de jerarqua; constituyen un
elemento tcnico valioso para hacer anlisis organizacional.

DIRECCION


Llamada tambin EJECUCION, COMANDO o
LIDERAZGO, es una funcin de trascendencia, que
algunos autores consideran que la administracin y la
direccin son una misma cosa. Esto es, en gran parte,
debido a que al dirigir es cuando se ejercen mas
representativamente las funciones administrativas.
Consiste en dirigir las operaciones mediante la
cooperacin del esfuerzo de los subordinados, para
obtener altos niveles de productividad mediante la
motivacin y la supervisin, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la
administracin.


DIRECCIN-IMPORTANCIA
La direccin es trascendental porque:
1. Pone en marcha todos los lineamientos
establecidos durante la planeacin y la
organizacin.
2. La direccin eficiente es determinante en la
moral de los empleados y, consecuentemente, en
la productividad.
4. Su calidad se refleja en el logro de los
objetivos, la implementacin de mtodos de
organizacin, y en la eficacia de los sistemas de
control
5. A travs de ella se establece la
comunicacin necesaria para que la organizacin
funcione

PRINCIPIOS

La direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia
el logro de los objetivos generales de la empresa.
Apoyo y comunicacin que debe proporcionar el
dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de
los planes, de tal manera que estos se realicen con
mayor facilidad.
respetar los canales de comunicacin establecidos por
la organizacin, de tal manera que al emitirse una
orden sea transmitida atreves de los niveles jerrquicos
correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de
responsabilidad, as como perdidas de tiempo.
Necesidad de resolver los problemas que surjan
durante la gestin administrativa ya que puede originar
que este se desarrolle y provoque problemas graves
colaterales.
El Control
Es la actividad de seguimiento encaminada a
corregir las desviaciones que puedan darse al
respecto de los objetivos. El control se ejerce
con referencia a los planes, mediante la
comparacin regular y sistemtica de las
previsiones habidas respecto de los objetivos.

El Control

Tipos de control
Sistema de informacin: Es un tipo de control
que tiene como base la informacin.
- Contabilidad general: Registro,
procesamiento y anlisis de todos los hechos
econmicos que ocurren en las organizaciones
- Contabilidad de costos: Registro de todos los
costos y gastos que ocurren en una
organizacin.
- Auditoras: Proceso de verificacin. Pueden
ser internas o externas.


Tcnicas de control

Control por excepcin: Concentra su atencin en
las desviaciones, de manera que no pierde
tiempo en examinarlo todo.
- Control selectivo: Se basa en el sentido de
Pareto, segn el cual, del 100% de las causas que
ocasionan un fenmeno, el 20% tiene el mayor
peso; por lo tanto, se trata de priorizar estas
ltimas causas (las ms importantes).
- Control por rea de responsabilidad: Concentra
su atencin no en el lugar, sino en las personas o
cargos que responden por ellos.
-Control Interno.

Reglas de funcionamiento de los sistemas de
control

Ser econmicos
Reflejar necesidades
Indicar rpidamente las desviaciones
Prevenir
Ser comprensible
Ser flexible
Ser objetivo
PLANIFICACIN ESTRATGICA

PLANIFICACIN ESTRATGICA

La planificacin estratgica es una herramienta de
diagnstico, anlisis, reflexin y de toma de decisiones
colectivas, acerca del que hacer actual y el camino que
deben recorrer en el futuro de las comunidades,
organizaciones e instituciones; no slo para responder
a los cambios y a las demandas que les impone el
entorno y lograr as el mximo de eficiencia y calidad
de sus intervenciones, si no tambin para proponer y
concretar las transformaciones que requiere el entorno

PLANIFICACIN ESTRATGICA

PLANIFICACIN ESTRATGICA


PLANIFICACIN ESTRATGICA

PLANIFICACIN ESTRATGICA
La planificacin estratgica es una
herramienta (compuesta por otras
herramientas especficas) para dirigir la
empresa hacia objetivos de largo, mediano y
corto plazo. Pero el xito de su aplicacin
consiste en tener claro cual es el entorno y las
condiciones o acciones de los diversos actores
de inters para la empresa: clientes,
proveedores, competidores, aliados,
complementadores y reguladores.

ANLISIS FODA
Herramienta analtica que le permitir trabajar con toda la
informacin que posea sobre su negocio, til para examinar
sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
Este tipo de anlisis representa un esfuerzo para examinar la
interaccin entre las caractersticas particulares de su
negocio y el entorno en el cual ste compite.

En el anlisis DOFA debe enfocarse solamente hacia los
factores claves para el xito de su negocio. Debe resaltar las
fortalezas y las debilidades diferenciales internas al
compararlo de manera objetiva y realista con la
competencia y con las oportunidades y amenazas claves del
entorno.


ANLISIS FODA
El anlisis DOFA consta de dos partes: una interna y otra
externa.

1.- La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las
debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted
tiene algn grado de control.

2.- La parte externa mira las oportunidades que ofrece el
mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el
mercado seleccionado. Aqui usted tiene que desarrollar toda
su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y
para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre
las cuales usted tiene poco o ningn control directo.



ANLISIS FODA
Fortalezas y Debilidades
Considere reas como las siguientes:

Anlisis de Recursos : Capital, recursos humanos, sistemas de
informacin, activos fijos, activos no tangibles.

Anlisis de Actividades : Recursos gerenciales, recursos estratgicos,
creatividad

Anlisis de Riesgos: Con relacin a los recursos y a las actividades de la
empresa.

Hgase preguntas como stas:
Cules son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que
supera a sus principales competidores?
Cules son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que sus
competidores lo superan?

ANLISIS FODA
Oportunidades y Amenazas :
Las oportunidades organizacionales se encuentran en aquellas reas que
podran generar muy altos desempeos. Las amenazas organizacionales
estn en aquellas reas donde la empresa encuentra dificultad para
alcanzar altos niveles de desempeo.
Considere:
Anlisis del Entorno
Estructura de su industria (Proveedores,canales de distribucin, clientes,
mercados, competidores).
Grupos de inters
Gobierno, instituciones pblicas, sindicatos, gremios, accionistas,
comunidad.
El entorno visto en forma ms amplia
Aspectos demogrficos, polticos, legislativos, etc.
Pregntese:
Cules son realmente las mayores amenazas que enfrenta en el
entorno?
Cules sus mejores oportunidades?