Gesto:

de documentos
Aula 01

Prof Zlia Freiberger

Informao X
Conhecimento
Quando
precisamos
aumentar
conhecimento buscamos a informao como
elemento fundamental.
A comunicao exerce papel vital na
informao,
pois

um
processo
intermedirio que permite a troca de
informaes entre as pessoas.
A
informao
teve
origem
na
biblioteconomia, na documentao e no
jornalismo.
Le Coadic
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Comparativo entre gestes

Gesto do conhecimento

Gesto da informao

Gesto de documentos

O que informao?
um conhecimento inscrito (gravado) sob a
forma escrita (impressa ou numrica), oral
ou audiovisual.
A informao um elemento de sentido.
um significado transmitido a um ser
consciente por meio de uma mensagem
inscrita em um suporte espacial. Essa
inscrio feita graas a um sistema de
signos
(linguagem)
signo
alfabtico,
palavra, sinal de pontuao, etc.
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Fonte: Le Coadic

Aspectos da Informao
A informao pode ser classificada em
nveis de prioridade, sendo:
Pblica: so aquelas que podem vir a pblico
sem maiores consequncias danosas ao
funcionamento da empresa;
Interna: este tipo de informao de
interesse somente do pblico interno da
empresa.
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 Confidencial: informao restrita aos

limites da empresa, cuja divulgao ou
perda
pode
levar
a
desequilbrio
operacional interno.
Secreta: informao cujo acesso deve ser
restrito a um nmero reduzido de pessoas.

Acesso Informao
Pblica
Lei 12.527/2011;
De acordo com a Lei o acesso regra e o
sigilo a exceo;
A informao sob a guarda do Estado
sempre pblica;
O acesso a dados que compem
documentos,
arquivos,
estatsticas
constitui-se em um dos fundamentos da
democracia.
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Cultura de acesso
informao
A informao pblica pertence ao
cidado e cabe ao estado prov-la de
forma tempestiva e compreensvel;
Na cultura de acesso, o fluxo de
informaes favorece a tomada de
decises, a boa gesto de polticas
pblicas e a incluso do cidado.
Fonte:Controladoria Geral da Unio (p.13).
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Segurana da informao
Confidencialidade: a proteo de
sistemas de informao para impedir que
pessoas no autorizadas tenham acesso s
informaes;
As excees que tratam a Lei dizem
respeito a dados pessoais e informaes
sigilosas;
Disponibilidade: a informao deve estar
disponvel no momento em que for
necessria;
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 Integridade:
a
informao
deve ser recuperada em sua
forma original (no momento em
que foi armazenada). a
proteo
dos
dados
ou
informaes
contra
modificaes intencionais ou
acidentais no autorizada.
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Gesto de documentos
Definio:
Conjunto
de
procedimentos e operaes tcnicas
referentes produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento dos
documentos em fase corrente e
intermediria,
visando
a
sua
eliminao ou recolhimento para
guarda permanente .
Fonte: artigo 3 Lei n 8.159/91
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Documento
Definido pela Lei 12.527/2011 como:
unidade de registro de informaes
qualquer que seja o suporte ou
formato. (Art. 3)

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Legislao e rgos
Competentes
Lei n 8.159/91 dispe sobre a gesto de
documentos no Brasil.
Lei n 12.527/22 regula o acesso a
informaes;
CONARQ rgo Casa Civil da Presidncia
da Repblica que tem por finalidade definir
a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados, como rgo central de um
Sistema Nacional de Arquivos, bem como
exercer orientao normativa visando
gesto documental e proteo especial
aos documentos de arquivo.
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http://www.conarq.arquivonacional.gov.br

Funo dos arquivos:

Fornecer um sistema que
permita
que
as
informaes possam ser:
- Registradas;
- Indexadas;
- Preservadas;
- Acessadas;
Rearquivadas
e
sobretudo
- Protegidas contra danos
ambientais.
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CARACTERSTICAS DOS
DOCUMENTOS FSICOS
Os documentos podem assumir caractersticas
distintas quanto aos aspectos fsicos e de
apresentao, sendo:
Suporte diz respeito ao material sobre o qual
as informaes so registradas. a base fsica
dos documentos. Exemplo: fita magntica, filme
de nitrato, papel.

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 Espcie configurao que um documento de

acordo com a disposio e a natureza das
informaes nele contidas. Exemplo: boletim,
certido, declarao, relatrio, ata.
Tipo configurao que assume uma espcie
documental, de acordo com a atividade que a
gerou. Exemplo: boletim de ocorrncia, boletim
de freqncia e rendimento escolar, certido de
nascimento, certido de bito, relatrio de
atividades, relatrio tcnico, etc.

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 Formato configurao fsica de um suporte, de

acordo com a natureza e o modo como foi
confeccionado.
Exemplo
caderno,
cartaz,
dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc.
Gnero configurao que assume um documento
de acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicao
de
seu
contedo.
Exemplo:
documentao audiovisual, (fotos) fonogrfica
(representao grfica das palavras) iconogrfica
(imagens).
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Tipologias documentais quanto ao

gnero documental
Documentos textuais ex. contratos,
relatrios, ofcios, atas, etc
Documentos iconogrficos em
imagem esttica: ex. fotografias,
dispositivos (slides), desenhos,
gravuras
Documentos audiovisuais ex. filmes,
registro sonoro.
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 Documentos digitais ou informticos:

necessitam do computador para
serem lidos. Ex. arquivo do excel, do
word, etc.
Documentos cartogrficos so
aqueles elaborados em escala que
representam uma rea maior. Ex.
mapas, plantas residenciais.
Documentos
microgrficos

apresentam-se em micro formas,

micro filmes, microfilmagens.
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Valorao dos
documentos
Valor administrativo tambm
chamado de primrio refere-se ao
valor que o documento tem para o
funcionamento da instituio.
Valor histrico tambm chamado de
secundrio refere-se ao valor que o
documento possa ter para fonte de
pesquisa.
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Teoria das trs idades

Baseada na anlise e avaliao dos
documentos para o estabelecimento
dos prazos de guarda, a teoria das
trs idades um instrumento de
destinao
de
documentos
arquivsticos.

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Arquivo corrente ou
primeira idade
Guarda documentos que so objeto de
consulta constante, por esta razo
devero ficar disponveis a unidade
que os criou.
Ex.
arquivo
do
departamento
financeiro que guarda documentos
como
relatrios
financeiros,
balancetes etc.
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Arquivo intermedirio ou
segunda idade
Este arquivo tem sob sua custdia
documentos que so objeto de
consulta menos frequente, mas que
por razes administrativas no
necessitam ser mantidos prximo ao
rgo que o gerou.

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Arquivo permanente ou
terceira idade
So
arquivos
que
guardam
documentos de valor histrico ou
documental
e
necessitam
ser
guardados por um perodo de tempo
maior, ou definitivo, tais como:
Documentos que revelam a origem da
instituio,
suas
normas
de
funcionamento, etc.
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Arquivo morto
Terminologia INCORRETA, ainda
muito utilizada pelas organizaes.
Demonstra inabilidade para lidar com
arquivos e falta de gesto da
informao.

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Classificao de documentos

At a prxima aula!