PERTINENCIA EN EL USO DE LOS GASTOS

DE REPRESENTACION

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AGOSTO 2008

PERTINENCIA EN EL USO DE LOS GASTOS DE

REPRESENTACION

1.
2.
3.
4.
5.

CONCEPTO
SUJETO RESPONSABLE DEL GASTO
TIPOS DE GASTOS / NORMATIVA - JURISPRUDENCIA
RENDICION DE GASTOS
CONTROL DE LOS GASTOS

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1.- CONCEPTO y AMBITO DE

APLICACION DE GASTOS DE
REPRESENTACION

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GASTOS DE REPRESENTACIN
1.- Sin obligacin de rendir cuenta
Origen : DL 773 de 1974, art. 3
2.- Sujeto a la obligacin de rendir cuenta
Origen : Presupuesto anual para cada
Servicio
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GASTOS DE REPRESENTACIN, PROTOCOLO Y

CEREMONIAL
Ley de Presupuesto : Clasificador Presupuestario M. Hacienda
Subttulo 22, item 12, asignacin 003

Requisitos
1.- Que guarden relacin con las funciones del organismo

respectivo
2.- Que asistan autoridades superiores del Gobierno o del
Ministerio correspondiente

- manifestaciones
- inauguraciones
- gapes
- fiestas de aniversarios
- presentes recordatorios
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- atencin

a autoridades, delegaciones, huspedes ilustres

y otros anlogos, en representacin del Servicio
- gastos por causas netamente institucionales y
excepcionales
- gastos que demande la realizacin de reuniones con
representantes o integrantes de entidades u
organizaciones pblicas o privadas.

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2.- SUJETO RESPONSABLE DE LOS

GASTOS

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2.- SUJETO RESPONSABLE DE LOS GASTOS

LEY 18575, artculo 28, Orgnica Constitucional de las Bases

Generales de la Administracin del Estado.
- Los servicios pblicos estarn a cargo de un jefe superior
denominado Director, quien ser el funcionario de ms alta
jerarqua dentro del respectivo organismo.
- A los jefes del servicio les corresponder dirigir, organizar y
administrar el correspondiente servicio; controlarlo y velar por
el cumplimiento de sus objetivos; responder de su gestin y
desempear las dems funciones que la ley les asigne.

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3.- TIPOS DE GASTOS / NORMATIVA

JURISPRUDENCIA

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1) Servicio de Caf Almuerzos ,

Comidas.

Dictamen 037857 / 29 de
septiembre de 2000
Se consideran como gastos de
representacin si se realizan con
motivo de celebraciones
relacionadas con las funciones del
organismo respectivo y a los cuales
asistan autoridades superiores del
gobierno o ministerio
correspondiente.

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2) Propinas

Dictmenes: Ns 26.345 y 32.296,

de 1994.
El pago de propinas, constituye una
erogacin voluntaria de la persona que
la otorga, distinta del estado, no puede
ser considerada como gastos de
representacin ya que no se ajusta a la
norma.

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3) Gastos celebracin de
Navidad y fiestas patrias
(traslados del personal, regalos,
almuerzos, cctel, etc.)

Dictamen 016561 / 14 de junio de 1984

08129 / 27 de marzo de 1984
011315 / 16 de mayo de 1985
Los gastos asociados a fiestas de navidad
y fiestas patrias no deben considerarse
como gastos de representacin ya que
tales celebraciones no corresponden a
funciones netamente institucionales.

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4) Gastos relacionados con el Da del

nio, Da de la Secretaria, Da
Internacional de la Mujer (regalos,
alimentacin, arriendos, etc.)

Dictamen 011315 / 16 de
mayo de 1985
Los gastos inherentes a estas
celebraciones no constituyen
gastos de representacin ya
que son reuniones que no
corresponden a causas
netamente institucionales, an
cuando concurran autoridades.

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5) Atencin autoridades Sector

privado (gastos de pasajes,
alimentacin)

Clasificador Presupuestario:
En general, este tipo de gastos
deben asociarse al Subttulo
correspondiente del Clasificador
presupuestario, no obstante, podrn
considerarse como gastos de
representacin, si se realizan en
representacin del organismo.

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6) Obsequios o presentes
institucionales por
reconocimiento funcionario

Dictmenes 016561 / 08129 de

1984
Los obsequios a funcionarios no
deben considerarse como gastos de
representacin toda vez que no
constituyen una funcin propia del
servicio

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7) Tarjetas de regalo de
supermercado de fin de
ao o canasta familiar

Dictamen 016561 / 14 de junio de 1984

08129 / 27 de marzo de 1984
Los gastos por concepto de regalos a
funcionarios constituyen una erogacin no
atribuible a las funciones propias de la
institucin, por lo tanto no corresponde
clasificarla como gasto de representacin.

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8) Presentes a autoridades

Clasificador Presupuestario:
cdigo 22.12.003
Los presentes a autoridades pueden
ser catalogados como gastos de
representacin, siempre que se
realicen en representacin del
organismo.
No obstante, se requiere identificar las
personas beneficiadas a objeto de
acreditar el gasto.

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9) Gastos de impresin de Clasificador Presupuestario

folletos, dpticos, trpticos, En general, este tipo de gastos deben
clasificarse en el Subttulo 22, item 07
pendones.
Publicidad y difusin, del Clasificador
presupuestario, no obstante, si stos estn
asociados a un aniversario o manifestacin
de exteriorizacin del servicio y se cumpla
con los requisitos que contempla el
clasificador presupuestario para gastos de
representacin, pueden ser considerados
como tales.

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10) Gastos relativos a

reuniones del jefe del
servicio con
subalternos

Clasificador Presupuestario:
cdigo 22.12.003
Estos desembolsos no corresponden a gastos
de representacin por no cumplir con los
requisitos de exteriorizacin del servicio y que
asistan autoridades superiores del Gobierno o
del Ministerio correspondiente, de
conformidad con lo establecido en el
clasificador presupuestario.

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11) gapes y coffe

break en cursos
internos del Servicio

Clasificador Presupuestario: cdigo 22.12.003

En general, estos gastos no corresponden a
gastos de representacin por no contar con la
participacin de
integrantes de entidades u
organizaciones pblicas, privadas, de otros
poderes del Estado, y/o con expertos y
autoridades nacionales o extranjeras, como lo
seala el clasificador presupuestario.

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12) Arriendo de salas y

gastos de alimentacin
por capacitacin interna
y externa

Clasificador Presupuestario: c
digo 22.12.003
No corresponde a gastos de representacin
por lo que debe ser registrado con cargo a los
subttulos de acuerdo a la naturaleza del
gasto.

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13) Gastos por

actuaciones
musicales en el da
de la Secretaria

Dictamen 011315 / 16 de mayo de 1985

No corresponde clasificar estos gastos como
representacin toda vez que no son atribuibles a
causas netamente institucionales, an cuando
concurran autoridades.

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14) Gastos relacionados con Dictamen 037857 / 29 de septiembre

eventos internos del servicio de 2000
al cual no asistieron
autoridades superiores del
An cuando el evento corresponda a
gobierno o Ministerio
causas institucionales, los gastos
relacionados no se aceptan como de
representacin toda vez que no se
cumple con el requisito de la asistencia
de autoridades superiores del gobierno o
ministerio correspondiente.

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14) Gastos de representacin

de directores regionales

Dictamen 37.857 / 29 de septiembre de

2000
Estos gastos son procedentes, ya que para
que los jefes regionales ejerzan
debidamente sus funciones, deben contar
con los recursos financieros para realizar las
actividades especificas que conlleva asumir
la representacin del organismo

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15) Gastos originados por

la Cuenta Pblica de un
servicio con presencia del
jefe de servicio y
senadores

Dictamen 22.909 / 24 de junio de 1999

Dictamen 28852 / 13 de diciembre de 1985
La Cuenta Pblica de un organismo a la cual
asisten autoridades parlamentarias, cumple
con los requisitos copulativos que se
requieren para clasificar los gastos asociados
como de representacin. Tales requisitos
dicen relacin con actividades institucionales
y participacin de personeros o autoridades
superiores de gobierno o del ministerio, jefes
de servicios y parlamentarios, atendida su
elevada funcin e investidura.

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4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE

REPRESENTACION

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4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE

REPRESENTACION
Ley 10.336 Organizacin y Atribuciones de la Contralora
General de la Repblica
Artculo 85:
Todo funcionario, como asimismo toda persona o entidad
que reciba, custodie, administre o pague fondos, rendir
a la Contralora las cuentas comprobadas de su manejo,
en la forma y plazos legales.
Cuando un funcionario, al ser requerido por la Contralora,
no presente debidamente documentado el estado de las
cuentas de los valores que tenga a su cargo, se presumir
que ha cometido sustraccin de dichos valores.
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4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION

Resolucin N 759, 23 diciembre de 2003, de la Contralora
General de la Repblica
Toda rendicin de cuentas estar constituida por los
comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, acompaados de la
documentacin en que se fundamentan.
Dictamen 37857/2000, y 8129/1984
Los directores rendirn cuenta de sus gastos adjuntando a cada
egreso la documentacin de respaldo pertinente en original de
factura y/o boleta, indicando al dorso el motivo del egreso y la
investidura de las autoridades que asistieron al gasto de que se
trate.
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4.- RENDICION DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION

Decreto 250 /2004 Ministerio de Hacienda

Aprueba Reglamento de la Ley 19.886 de Bases sobre
Contratos Administrativos de Suministro y Prestacin
de Servicios
Artculo 10, nmero 7, letra b
Cuando los gastos se financien con recursos de gastos de
representacin, en conformidad a las instrucciones
presupuestarias correspondientes, procede la licitacin
privada o el trato o contratacin directa.

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5.- CONTROL DE LOS GASTOS DE

REPRESENTACION

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5.- CONTROL DE LOS GASTOS DE REPRESENTACION

Atributos que al validarlos, eventualmente podran derivar
en responsabilidades civiles y/o administrativas:
Legalidad
Documentacin de Respaldo
Acreditacin
Vinculacin al servicio

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Gracias

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