Norma ISO 15489

La norma ISO 15489: Informacin y documentacin:

Gestin documental
Llus-Esteve Casellas i Serra
Ajuntament de Girona
(Catalua, Espaa)

Universidad Simn Bolvar - CIGAED

Caracas 2009

Norma ISO 15489

Presentacin

Consideraciones previas
Qu es la norma ISO 15489
Objetivo y mbito de actuacin
Destinatarios y utilidades
Estructura y contenidos
Desarrollo y perspectivas
Valoracin de la norma

Norma ISO 15489

De la normalizacin...

Consideraciones previas

2000: ISAD(G)
2001: ISO 15489
ISAAR(CPF)

ISO OAIS

ISO METADATOS

ISHIA

ISO PDF/A

ISO PDF

ISDF

ISO ODF

ISO WPA

EAD

INTERPARES

MOREQ2

EAC

PREMIS

METS

EAG?

PRINCIPIOS Y REQUISITOS CIA/ICA

EAF?

ISO SEGURIDAD INFORMTICA

???

Norma ISO 15489

Sobre la normalizacin...

Consideraciones previas

Normas sobre contenidos:

ISAD

ISAAR

ISHIA

ISDF

Normas sobre datos:

EAD

EAC

EAG?

EAF?

Normas (y modelos) metodolgicas:

ISO 15489
ISO METADATOS
INTERPARES
ISO SEGURIDAD INFORMTICA
PRINCIPIOS Y REQUISITOS CIA

ISO OAIS
ISO WPA
MOREQ2

Normas (y modelos) instrumentales:

ISO PDF

ISO PDF/A

ISO ODF

PREMIS

METS

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Consideraciones previas

Sobre el objeto de la normalizacin...

DOCUMENTOS Y AGRUPACIONES DOCUMENTALES:

Normas sobre contenidos
Normas sobre datos

SISTEMAS DE GESTIN (inciden, afectan, se centran...):

Normas y modelos metodolgicas

OBJETO DIGITAL
Normas y modelos instrumentales

Norma ISO 15489

Qu es ISO 15489
Qu es:

Una gua sobre la gestin de documentos

Qu no es: Un modelo de datos (con sus relaciones)

Y... excluye la gestin de la documentacin histrica

Norma ISO 15489

Objetivo y mbito de actuacin

Objetivo:
Normalizar las buenas prcticas internacionales referidas a
la gestin documental en base a la norma australiana
AS4390.
mbito:
Documentacin en cualquier tipo de soporte.
Organismos pblicos y privados.

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Destinatarios y utilidades
Destinatarios:
Directivos de organizaciones.
Profesionales de la gestin documental, profesionales de la
gestin de la informacin y profesionales de las tecnologas.
Personal productor de documentos en cualquier
organizacin.

Norma ISO 15489

Destinatarios y utilidades
Utilidades:
Gua para la definicin de responsabilidades y polticas.
Gua para el uso de la gestin documental como soporte a
los procesos de gestin de la calidad.
Gua para el diseo e implementacin de un SGD.

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Estructura y contenidos

Referencias normativas *
(ISO 9000, ISO 14000)
Trminos y definiciones *
(21 conceptos)
Beneficios de la gestin documental
Marco normativo *
(marco legal, normas, BP, CdC...)
Poltica y responsabilidades
Requisitos de la gestin documental
Diseo e implementacin de un SGD
Procesos y controles de la gestin documental
Supervisin y auditora *
(evaluacin rendimiento)
Formacin *
(programas de formacin continua)
Parte 1

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Estructura y contenidos
Beneficios de la gestin documental

(13)

Criterios sistemticos de gestin para la integracin de la

GD en todos los procesos de (negocio) gestin de la
organizacin.
SGD como base de informacin para la toma de
decisiones y rendicin de cuentas.
Proporcionar evidencia de las acciones de la
organizacin.

Norma ISO 15489

Estructura y contenidos
Poltica y responsabilidades
Definicin de polticas, procedimientos y prcticas de
gestin documental.
Apoyo institucional: mximo implicacin / mximo alcance.
Definicin de responsabilidades y competencias.
Profesionales de la gestin documental: administradores
del SGD. *

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Estructura y contenidos
Requisitos de la gestin documental:
Principios del programa de GD:

(11)

Identificacin y normalizacin del documento de archivo.

Regulacin del uso de metadatos de gestin.
Condiciones de uso y garantas de accesibilidad.
Organizacin de los documentos.
Aplicacin de normas de conservacin y eliminacin.
Cumplimiento de requisitos legales.
Medidas de aportacin de mejoras al SGD.

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Estructura y contenidos
Requisitos de la gestin documental:
Caractersticas de un documento de archivo:

Contenido, contexto y estructura.

Autenticidad.
Fiabilidad.
Integridad.
Usabilidad.

Norma ISO 15489

Estructura y contenidos
Diseo e implementacin de un SGD: **
Caractersticas de un SGD:
Fiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad y enfoque sistemtico.

Diseo e implementacin de un SGD:

Documentacin operaciones, almacenaje y proteccin, gestin distribuida,
conversin, migracin, acceso y recuperacin, retencin y disposicin.

Metodologa: (8 fases no lineales, DIRKS )

Suspensin de un SGD.

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Estructura y contenidos
Diseo e implementacin de un SGD: **
Metodologa: (8 fases no lineales, DIRKS )

Investigacin preliminar.
(diagnstico previo)
Anlisis de la actividad del negocio.
(sistema de clasificacin)
Identificacin de los requisitos de los documentos.
(medidas correctoras)
Evaluacin de los sistemas existentes.
(situacin de de partida)
Identificacin de las estrategias para satisfacer los requisitos.
(cmo)
Diseo de un SGD.
(modelo deseado)
Implementacin de un SGD.
(plan de ejecucin)
Revisin de la implementacin.
(evaluacin de resultados)

Parte 2

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Estructura y contenidos
Procesos y controles de la gestin documental: **
Identificacin de los documentos y de sus plazos de
retencin.
Captura y registro de documentos de archivo.
Clasificacin
Almacenaje recuperacin (IFA + U).
Acceso.
Trazabilidad: acciones, localizacin y disposicin.
Documentacin de los procesos de GD.
Parte 1

Norma ISO 15489

Estructura y contenidos
Procesos y controles de la gestin documental: **
Procesos esenciales:

Captura / Registro: metadatos bsicos (20).

Clasificacin.
Identificacin y aplicacin de la disposicin.
Rgimen de seguridad y acceso.
Almacenaje.
Trazabilidad

*
*
*
*

Parte 2

Norma ISO 15489

Estructura y contenidos
Procesos y controles de la gestin documental: **
Instrumentos esenciales:
Sistema de clasificacin.
Norma de disposicin documental (sistema de conservacin).
Sistema de seguridad i acceso.

Otros instrumentos:
Tesauros, glosarios y vocabularios. (instrumentos auxiliares)
Marco normativa, anlisis de riesgos, control de responsabilidades, control
de permisos de usuarios (instrumentos especficos)

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Desarrollo y perspectivas
Reconversin a norma MSS: Management Systems Standard

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Desarrollo y perspectivas
Consecuencias:
Norma de GD a nivel de ISO 9000, 14000 y 27000.
Agrupacin y relacin de las normas vinculadas a GD.
Va abierta a la certificacin, incluso parcial. *
No ser una norma de un sector profesional concreto. *
Adecuacin de terminologa a directivos de organizaciones. *

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Valoracin
Para qu una norma?
Modelo de buenas prcticas consensuado, validado,
aceptado internacionalmente, e independiente.
Gestin de recursos eficiente (higiene documental).
Refuerza la credibilidad de las organizaciones:
Facilita la rendicin de cuentas a terceros.
Aumenta la confianza cliente / proveedor en el sector privado.
Contribuye a la transparencia democrtica en el sector pblico.

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Valoracin
Fortalezas desde el punto de vista profesional:
Convergencia de objetivos entre la gestin documental y la gestin de
la organizacin.
Sita la GD en la base la gestin administrativa.
SGD: polticas, instrumentos, herramientas y personas.
Sistemas de clasificacin, conservacin y acceso como instrumentos
esenciales.
Capitalizacin estratgica de la experiencia archivstica en el seno de
las organizaciones.
SGD como base de desarrollo indispensable de la gestin de los
documentos electrnicos.

Norma ISO 15489

Gracias!
Llus-Esteve Casellas i Serra
Ajuntament de Girona
lecasellas@ajgirona.cat
www.ajuntament.gi/sgdap