APTD.

Mtodo
APTD
Enero, 2010

Freddy Lpez Espino

consultores

APTD.

Qu es APTD?
APTD: Analsis de Problemas y Toma de
Desicines (formando un Equipo de trabajo
para solucines rpidas)
Mejora la eficiencia en el lugar de trabajo,
diseado para problemas de solucin
rpida a travs de actividades en equipo.
Los resultados de APTD contribullen
directamente a la operacin del negocio.

APTD.

Cmo funciona APTD?

En APTD, todas la partes relacinadas con el issueproblema integran un equipo. El equipo revisa y
analiza la situacin actual y sugiere medidas para
solucionar el issue-problema en 1-2 dias de
discusin intensiva.
Al final de la sesin de discusin intensiva, el lder
toma la desicin de aplicar no, las medidas
propuestas por el equipo de trabajo, para resolver
el issue-problema.
El facilitador APTD acta como consejero de las
actividades del equipo y juega un papel
determinante para la solucion del issue-problema.

APTD.

APTD dentro del programa Mejora

Visin Corporativa
Plan de negocios a
Mediano Plazo
Temas mediano plazo
en plan de negocios

Desarrollo del
issue-problema

CFT
(Cross Functional Tream)

Solucin del
issue-problema

Equipo APTD,
(grupo Kaisen)

SQC**

JTI**

TPM**

otros

APTD.

Issues para APTD

Tipo de Issue-Problema

Grande

[Iniciativas
[Iniciativas
de
deMejora]
Mejora]
APTD
APTD
2 semanas - 1 mes

1- 3 meses
Baja

Efecto

Aplicacin de
datos detallados

Velocidad para construir soluciones

Pequeo

Aplicacin de sabiduria
y experiencia

Alta

APTD.

Proceso de 5 pasos APTD

Paso 1
Establecimiento
del
Issue-prblema

El Lder
establece el
issueproblema y el
valor objetivo.
El Lder
selecciona a
un piloto y a
un facilitador.
El piloto y el
facilitador
identifican al
alcance de la
asignacin, las
precondicione
s y el objetivo
especifico.

Paso 2
Formacin de
Equipo y
preparacin para
la discusin
intensiva
Basados en la
propuesta del
piloto y el
facilitador, el
lder cita a los
miembros
members.
El piloto y el
facilitador se
preparan para
la discusion
intensiva.
El piloto y
miembros
memebers
analizan la
situacion
actual y
recolectan los

Paso 3
Discusin
Intensiva

El Facilitador
conduce la
Discusion
Intensiva.
El equipo
desarrolla las
medidas
propuestas
para resolver
el problema,
El lder decide
aceptar o no
la
implementacio
n de las
posibles
soluciones
(Go/No Go)

Paso 4

Paso 5

Implementacin

Institucionalizacin
y Evaluacin

Dirigidos por
el piloto, las
medidas
propuestas
son
implementada
s.

El Lder es
responsable
del avance del
proyecto y de
su
implementaci
n.

El lder elimina
obstaculos
que detengan
la solucin del
problema.

El piloto
evala la
aportacion de
cada miembro
integrante del
equipo y lo
reporta a su
jefe y/o
gerente.

de medidas

El piloto
estandariza
las mejoras

APTD.

Estructura del equipo APTD

Lder
Lder
Validador
Validador

Facilitador
Facilitador
Piloto
Piloto

miembro
miembro

miembro
miembro

miembro
miembro

miembro
miembro

APTD.

Paso 1: Establecimiento del Issue-Problema

Definicin del Rol
Lder

Piloto

Facilitador

Selecciona el issue-problema para asignarlo como APTD.

Designa al piloto y al Facilitador.
Presenta el issue-problema, el valor objetivo y precondiciones.
Aprueba la forma de definicin de proyecto..

Especifica el issue-problema (identifica al cliente, define el alcance

del problema, establece las precondiciones, etc.).
Fija el valor objetivo (indicadores primario y secundario).
Completa y registra el forma de definicin de proyecto.
Explica al lder / piloto el rol esperado.
Para especificar el issue-problema, apoya apoya al piloto en:
Obtencin de informacin y datos necesarios para definir el
issue-problema.
Identificacin de los puntos clave del problema.
Trabaja con el piloto y lo apoya en la fijacin del objetivo:
Comparte su experiencia para ayudar a fijar el objetivo
apropiadamente.

APTD.

Hoja de
Planteamiento
/ Definicin
del Proyecto

APTD.

Gua APTD para fijar el issue-problema

y objetivo
Definicin del issue-problema.
Ver el issue-problema desde diferentes perspectivas como
necesidades del cliente, costos y velocidad.
Visualizar las diferencias entre la situacin actual y la ideal.
Aclarar el alcance (por ejemplo, que parte de que proceso
ser cubierta y que rea de la empresa ser involucrada),
el rango de los indicadores (e.g. qu tan ambiciosas
debern ser las medidas?).
Definicin del objetivo.
Clarificar los resultados esperados al resolver el problema,
incluyendo su impacto en al operacin (indicador primario).
Siempre establezca un valor objetivo para los efectos
negativos predecibles (indicador secundario),
sea agresivo con el indicador primario y prudente con el
indicador secundario!

APTD.

Determinacion del issue-problema

La conversacion es el medio ms eficaz
para definir un problema en base a:
Preguntar para facilitar el establecimiento
del issue-problema.
Escuchar atentamente de forma activa.
Visualizar el issue-problema en base a las
opiniones que se genern en base al
dialogo.
El Facilitador es el encargado de mostrar
las tcnicas par guiar las conversaciones.

APTD.

Resultado del paso 1

Hoja de definicin del proyecto
Este documento debe contener:
Issue-problema.
Antecedentes del issue-problema.
Identificacion del Lder, Piloto, miembros,
Facilitador.
Resultado esperado de la discusin y valor
objetivo.
Alcance del issue.
Precondiciones.

APTD.

Formato para la
Definicin del
Isuse-Problema

APTD.

Paso 2: Formacion del equipo y preparacion

para la discusion intensiva
Lder

Piloto

Facilitador

Aprueba los miembros nombrado/propuesto por el piloto.

Solicita cooperacin a los directivos de los departamentos.
Obtiene el presupuesto necesariopara lasw actividades del equipo
de trabajo (para la obtencin de la sala de juntas, equipos, bebidas
etc.)
Propone los miembros al lder con apoyo del facilitador, solicita la
aprobacin.
Envia citatorio de la discusin intesiva a los miembros.
Solcita apoyo para la preparacin del trabajo previo a la discusion
intensiva (recolecta datos/documentos entrevstas al staff, etc.).
Prepara los materiales (datos, informacin) para la presentacin del
lder al inicio de la sesion intensiva (1 a 2 paginas en un formato
visual).
Aconseja al piloto en la seleccin de los miembros cuando hace la
propuesta al lder. Provee consejo en relacin al nmero de
miembros, as como la experiencia requerida, habilidades roles
requeridos por cada miembro basandose en el problema.

APTD.

Paso 2: Formacion del equipo y preparacion

para la discusion intensiva
Facilitador

Miembros
Secretario

Desarrolla una agenda para la discusion intesiva y la propone al

piloto.
Considera las herramientas apropiadas para el trabajo y las
propone para ser usadas.
Propone la agenda y programa de trabajo.
Confirma con el lder los resultados esperados de la sesin de
trabajo.
Apoya al piloto en la presentacion de los materiales para la
presentacion del lder.
Prepara la informacin previa la desscusin intensiva siguiendo las
instrucciones del piloto (recolecta los datos/documentos, entrevista
al staff, etc.).
Arregla la sala de juntas y equipos necesarios para la discusion
intensiva.
Ayuda al piloto y apoya la comunicacin entre el lder, el piloto y los
miembros.
(Si no hay secretario, el piloto ejecuta las tareas mencionadas).

APTD.

Formando el equipo de trabajo APTD

Facilitador

Lder

Miembros

Piloto

APTD.

Posibles miembros
Dueos del proceso (incluyendo predecesorees si
la persona es de ingreso reciente).
Personas a cargo de los procesos de apoyo
(contabilidad, compras, RH, sistemas, servicios
generales).
Clientes (incluyendo internos). Si los clientes no
pueden ser incluidos, entonceso personas que
conozcan bien las necesidades del cliente.
Socios de negocio.
Gente bien informada respecto a practicas en otras
compaas. tendencias generales en ese campo.
Gente que no teme aportar sugerencias e
informacin franca al lder y al piloto.

APTD.

Preparacin para la discusin

intensiva
1. Asegura que el piloto de aviso de la junta de
Discusin Intensiva y asigne el trabajo previo a
los miembros.
2. Desarrolla y prepara la agenda.
3. Se rene con el Lder/Piloto antes de la sesin.
4. Asegura que el Piloto prepare los materiales de
presentacin a utilizar por el Lder.
5. Prepara el lgar y el equipo necesario para la
Discusin Intensiva (ver recomendaciones de sala
de juntas).

APTD.

Formato
estndar para
presentacin
de la discusin
Intensiva

APTD.

Recomendaciones de la sala de juntas

Ventana

Pizarrn
Rotafolio

Materiales,reloj
bebidas, etc.,

Muros para desplegar rotafolios

Muros para desplegar rotafolios

Zona de
trabajo

Tamao de la sala y
disposicion de las sillas.
Acomodelo de tal
manera que se tenga
suficiente espacio en los
muros.
Considere la relacin
formal e informal al
ubicar a las personas.
Equipo necesario.
Ambiente cmodo para la
discusin.
Equipo de audio,
iluminacin bebidas y
otros.

APTD.

Resultado del paso 2:

Agenda de Discusin Intensiva
Considerar los puntos clave y las hiptesis para
resolver el issue-problema.
Localiza y estudia agendas similares utilizadas
anteriormente.
Seleccina las herramienta ms apropiadas para la
discusin.
Crea la agenda especificando el tiempo, proceso,
herramientas a utilizar y preguntas clave a ser
manejadas.
Considera el trabajo previo y posterior para los
miembros, si es necesario.

APTD.

Agenda de
Discusin
Intensiva

APTD.

Flujo de la Discusin Intensiva

Orientacin.
Cosntruccin
del equipo.
Lista de
preguntas al
lder.

Presentacin
del Issueproblema
por el lder.
Preguntas y
respuestas
entre el
lder y
equipo de
trabajo.

Fase de
solucin
Analisis de la
situacin
actual.
Refinamiento
del objetivo.
Desarrollo
evaluacin y
priorizacin de
las actividades
para resolver
el problema.

Desarrollo
del Plan
de
acciny
listado de
los
requerimi
en- tos al
lder.

Debe ser diseada en base

al tipo de issue-problema

Piense
Piensecul
cules
esla
lamejor
mejormanera
manerade
deabordar
abordarlos
los
problemas,
genere
discusiones
y
problemas, genere discusiones y
tome
tomedecisiones
decisionesefectivmente
efectivmente

Propuesta
de posibles
soluciones
al lder.
El lder
determina
Go No
Go.
Evaluar el
avance.

Evaluacin
de la
discusin
intensiva

APTD.

Proceso de solucin de problemas

Mtodo DARME
Issue-problema

D
A
R
M
E

Determina la
situacin.
Accin correctiva
temporal.
Raz del problema.
Medida correctiva
definitiva.
Evaluacin y
seguimiento.

APTD.

Solucion del problema durante la

discusin Intensiva
Determinar la
situacin.
Orientacin.
Cosntruccin
del equipo.
Lista de
preguntas al
lder.

Presentacin
del Issueproblema
por el lder.
Preguntas y
respuestas
entre el
lder y
equipo de
trabajo.

Accin
correctiva
temporal.
Raz del
problema.

Medida
correctiva
definitiva.

Evaluacin y
seguimiento.

Desarrollo
del Task
achivemen
t Plan de
acciny
listado de
los
requerimi
en- tos al
lder.

Propuesta
de posibles
soluciones
al lder.
El lder
determina
Go No
Go.
Evaluar el
avance.

Evaluacin
de la
discusin
intensiva

APTD.

Discusin Intensiva:
Ejemplo de asignacin de tiempos

Orientacin.
Cosntruccin
del equipo.
Lista de
preguntas al
lder.

9:00 9:15

Presentacin
del Issueproblema
por el lder.
Preguntas y
respuestas
entre el
lder y
equipo de
trabajo.
9:15 9:30

Determinar la
situacin.
9:30 10:30

Desarrollo
del Plan
de
acciny
listado de
los
Raz del
requerimi
problema.
en- tos al
1:00 1:30
lder.
Accin
correctiva
temporal.
10:30 12:00

Medida
correctiva
definitiva.
1:30 3:30

Evaluacin y
seguimiento.
3:30 4:00

Propuesta
de posibles
soluciones
al lder.

Evaluacin
de la
discusin
intensiva

El lder
determina
Go No
Go.
Evaluar el
avance.

4:00 4:30

4:30 4:45

4:45 5:00

APTD.

Paso 3: Discusin Intensiva

Lder

Piloto

Presenta el issue-problema* y responde las preguntas del equipo al

inicio de la discusin intensiva. Manifiesta confianza al equipo y
genera altas expectativas (Yo los he seleccionado personalmente.
Estoy seguro que haran un trabajo extraordinario. Tomaremos
desiciones al final de la sesin y esperamos propuestas audaces que
nos permitan conseguir el objetivo. No duden en requerir lo
necesario al mismo tiempo que emiten sus propuestas.).
Toma la decisin de implementar o no las contramedidas (Go
No Go) sobre las peticiones al lder y sobre el plan de
seguimiento.
Reconoce el trabbajo de equipo y expresa su agradecimiento al final
de la sesin.
Conduce y trabaja conjuntamente con el equipo para el desarrollo
de propuestas durante la discusin intensiva y las propone al lder.
Motiva la participacin de todos los miembros y es mediador cuando
los conflictos aparecen.

*: Incluye el Issue-problema, antecedentes, precondiciones y objetivo

APTD.

Paso 3: Discusin Intensiva

Miembros

Trabaja conjuntamente en equipo para desarrollar propuestas y

resolver el problema asignado dentro del tiempo establecido.
Asiste a las juntas del equipo y participa en la discusin intensiva.
Recolecta los datos necesarios y genera grficas, tablas y/o
diagrama de proceso.

Facilitador

Facilita la sesin y propone un esquema de trabajo y las

herramientas para guiar efectivamente la discusion.
Registra el proceso real de la discusion en el formato de la Agenda
para la Discusion Intensiva

Secretario

Registra las salidas (diagrama de proceso, matriz de pago, etc.) de

la Discusin Intensiva hasta que las propuestas son implementadas
y los objetivos cumplidos.
Es muy importante seleccionar un secretario.

APTD.

Importancia del equipo de trabajo

Qu es un grupo?
Personas reunidas para ejecutar y
complementar una tarea especifica.
El logro de su actividad es la suma
total de las contribuciones de cada
elemento
Qu es un equipo?
Un equipo produce un efecto sinergtico
a travs de la colaboracin.
El esfuerzo del equipo produce mayores
resultados que las suma total de los
esfuerzos individuales.

APTD.

Factores de un equipo efectivo

Diversidad y
Capacidad de
los integrantes

Objetivos
comunes

Mutua
Confianza
Liderazgo
Comunicacin
Buena
atmosfera

Relacines
interpersonales

Principios
comunes

Visin y
metas

Slida
Implementacin

Objetivos
claros
Proceso de
toma de
desiciones

Procesos
claros
Rol de trabajo
Mtodos de
claro
solucin de
Carga de trabajo
Discusin problemas
compartida
a fondo
Procesos

APTD.

Esperanza

Ansiedad

Desesperacion

Grado de satisfaccin

Fases del desarrollo de un equipo y curva

emocinal
Compromiso

Formacin

Ejecucin
Normalizacin
Conflicto
tiempo (horas)

Roles del
facilitador

Intercambio de
expectativas.

Creacin de la
atmsfera.

Explicar-instruir

Observar la forma
de comunicacin y
los tipos de
relacines
interpersonales.

Motive las
opiniones
diversas.

Haga preguntas
eficaces,

No sea temeroso
de la tormenta.

Tome en cuenta
las opiniones
minoritarias.

Intercambie la
ubicacin de las
personas para
motivar la
comunicacion

Maneje los
conflictos y las
diferencias,

Lideree hacia la
obtencin del
resultado

Promueva el
entendimiento
mutuo.

Confirme los acuerdos.

Confirme las medidas
que se implementan.
Confirme el compromiso
para la implementacion.

APTD.

Consejos para crear una buena

atmsfera de convivencia
Presentaciones creativas de los participantes, uso
de rompe hielos (ice-breaker).
Intercambio de expectativas e intercambio de
ansiedades.
Establecimiento de las reglas de convivencia.
Usar los nombres de las personas.
Escuchar cuidadosamente y resumir
frecuentemente.
Preguntar.

APTD.

Reglas de convivencia (sugeridas)

No incluya temas fuera de la agenda.

No muestre una actitud autoritaria.
Escuchar activamente.
Hablar activamente.
Ser puntuales.
Restringir el uso de celulares.
Use comentarios constructivos.
Fumar es solo permitido durante los descansos.
Sentierse seguro (ambiente seguro), en confianza.
Puntos importantes

APTD.

Reglas de
convivencia

APTD.

Mtodo de toma de desiciones en grupo

Decisin
mayoritaria

Concenso

Acuerdo
unnime

Todos entienden mi opinin.

Yo entiendo la opinion de todos.
sta desicin puede no ser exactamente la misma que
tena inicialmente, pero la apoyo completamente

APTD.

La comunicacin activa es indispensable

para alcanzar el consenso
Entiendo exactamente lo que otros dicen

Comunicacin
evasiva

Comunicacin
activa

Comunicacin
ofensiva

Interpreto lo que otros dicen

Comparto mi opinin

No Comparto mi opinin

Comunicacin
pasiva

APTD.

Proceso del conflicto al consenso

Entender las situacin

Respetar los hechos.

Identificar los problemas

Diferenciar entre individuo y problema.

Ser flexible con la persona y firme con el
problema,
Separe los procesos de enlistar y de evaluar
las opciones.
No buscar una respuesta nica , sino tratar
de encontrar un amplio ranto de opciones.
Conservar el estndar (norma) y el proceso
de evaluacin.
Evaluar puntos benficos y preocupaciones
de cada opcin.
Regresar a los objetivos cuando se generen
los conflictos.
Considerar un proceso para facilitar el
acuerdo de todas las partes.

Generar opciones
de solucin

Evaluar las opciones

Tomar la desicin

APTD.

Creando el
Plan de accin del proyecto
Determine qu?, cundo? Y quin?/cul
departamento?
Ejemplo: Aclarar
responsabilidades

El Sr. A ser responsable de la

tarea B a partir del 1 de Marzo.
El Sr. C perparar una lista de
responsabilidades a partir del
2 de Marzo.

Regrese al issue-problema, al objetivo y haga

la revisin final para ver si las accines son
relevantes y adecuadas.
No olvide incluir el plan de seguimiento para
monitorear/vigilar la implementacin.

APTD.

Resultado del paso 3:

Plan de accin del
proyecto

Lder decide
el Go No Go
para cada actividad.

APTD.

Evaluacion de la sesin de discusin

Beneficios

vs.

El issue-problema fu lo
bastante claro?
Los materiales que se
prepararon fueron
adecuados y tiles?
La sala de juntas y el
ambiente en general fueron
los adecuados?
El tiempo de trabajo fu
adecuado?
El nmero de participantes
fue adecuado? Es ms
fueron los participantes
adecuados?
Los participantes tenan
claro lo que se esperaba de
ellos?

Preocupaciones

Hubo discusin activa?

Hubo un saludable
conflicto de opiniones?
Se trabaj hacia el
consenso en donde hubo
diferencia de opiniones?
Los objetivos de la sesin
fueron alcanzados?
Tenemos el plan de
actividades bien definido
como resultado de las
sesin?

APTD.

Hoja de
evaluacin
de la sesin
de discusin

APTD.

Paso 4: Implementacin de las

contramedidas despus de la sesin
Lder
Piloto

Gente a
cargo de la
ejecucin

Facilitador

Implementa las peticiones del equipo.

Persistentemente apoya al equipo hasta que las tareas son ejecutadas
(remueve obstaculos).

Desarrolla la hoja APTD de seguimiento del Task achivement plan.

Impulsa la accin de las personas encargadas de la implementacin.
Maneja los conflictos cuando aparecen.
Asegura el apoyo externo para el equipo cuando es necesario.
Representa al equipo y actua como representante con otras reas.
Da seguimiento al avance y consulta al lder.
Registra y actualiza la informacin del Sistema de Administracin de
proyectos.

Asiste a las sesiones de seguimiento.

Implementa las actividades encargadas en la fecha establecida.
Monitorea el avance y aconseja al lder/piloto para el seguimiento con el
equipo cuando hay retrasos.
Propone otra sesin de discusin intensiva y/o ofrece sus conocimientos
sobre manejo de resistencia cuando es necesario.

APTD.

Hoja de
seguimiento
del
proyecto

APTD.

Paso 5: institucionalizacin de los cambios

y evaluacin
Lder

Mide el resultado.
Basado en la informacin del piloto, reporta la contribucin, al proyecto
de cada miembro del equipo, a su respectivo gerente.

Piloto

Desarrolla un manual para los nuevos procesos, lo comparte con las

partes involucradas y verifica que los cambios tengan lugar en la
organizacin.
Registra los resultados del proyecto para despus ser usados como
know-how y know-who.
Evala la calidad de las actividades del equipo y reporta los resultados.
Registra y actualiza el Sistema de Administracion de proyectos.

Gente a
cargo de la
ejecucin

Facilitador

Apoya el desarrollo de los manuales siguiendo las instruccines del piloto.

Ayuda a evaluar los resultados y la calidad de las actividades de equipo.

APTD.

Formato estndar
de documentacin
del proyecto

APTD.

Gua para la
institucionalizacin
del proyecto

APTD.

Sumario
El lder determina del equipo v-up los issuesproblema detectados por prioridad y alcance.
Revise en la PMO si ya hay proyectos similares
desarrollados en proceso.
Utilice esta presentacin como gua para el llenado
de las plantillas de proyectos.
Utilice los formatos uno despues de otro sin
saltarse su orden y agrege los accesorios en ese
orden siguiendo las directivas de APTD.
Utilice el Formato de presentacin APTD para
documentar el proyecto.
Actualice la actividades en la PMO.