ADMINISTRACIN Y

ORGANIZACIN
Elaborado por:

Rafael Yaya Quijandra

En convenio con:

Diseo Organizacional

Concepto
Luego que la planificacin establece
objetivos, metas, estrategias y
presupuestos:

se debe ordenar!..........

a travs del..........

Recursos
Personas
Actividades

Diseo
Organizacional

Concepto
QUE SE PUEDE DEFINIR COMO ..
Asignar tareas o actividades, a todas las
personas que conforman la empresa u
organizacin y que se dividen en grupos
dirigidos por administradores los que se
encargan de ejecutar lo planeado.

Concepto
QUE EST COMPUESTO POR ..

ESTRUCTURA: DISTRIBUCIN AGRUPADA

DE PUESTOS DE TRABAJO
DISEO: CAMBIO DE ESTRUCTURA

Principios de la Estructura

Divisin del trabajo: especializacin y eficiencia.

Cadena de mando: a quien reporta cada persona.
Unidad de mando: un solo jefe para cada grupo.
Amplitud de control: cantidad de trabajadores.
Necesidad de coordinacin: medios y esfuerzos
Responsabilidad: tareas que le corresponden al puesto
Funcin: descripcin general de cada puesto
Autoridad: Derecho de posicin para dirigir.
Centralizar/descentralizar la toma de decisiones.
Departamentalizacin: agrupar personas por tareas similares

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

PRIMARIAS

OPERATIVAS

EN RED

SIMPLE
POCA
COMPLEJIDAD
ORGANIZATIVA

MATRICIAL
CADENA DE
MANDO MLTIPLE

FUNCIONAL
DEPARTAMENTALIZACIN
FUNCIONAL

DIVISIONAL
DEPARTAMENTALIZACIN
BASADA EN MERCADOS

NUEVOS ENFOQUES

ORGNICA

ACUERDOS DE
COOPERACIN
RED
ESTABLE

ALIANZA
ESTABLE

FLEXIBILIDAD

RED
INTERNA

MERCADO
INTERNO

EFICIENCIA

RED
DINMICA

ALIANZA
TEMPORAL

ADAPTACIN MUTUA

NORMALIZACIN
BUROCRTICA

FACTOR DE CONTINGENCIA

ENTORNO

ESTRATEGIA

ENTORNOS ESTABLES

ESTRUCTURA

ENTORNOS DINMICOS

BUROCRTICOS

ORGNICOS

Alta especializacin

Equipos multidisciplinarios

Relaciones jerrquicas rgidas

Colaboracin horizontal y vertical

Deberes fijos

Deberes adaptables

Alta Normalizacin

Baja Normalizacin

Estructuras altas

Estructuras planas

Canales formales comunicacin

Comunicacin informal (adaptacin

mutua)

Centralizacin de autoridad

Descentralizacin de autoridad

Cohesin con castigos y premios

Cohesin compartiendo valores

EFICIENCIA

FLEXIBILIDAD

DEPARTAMENTALIZACIN
Es el agrupamiento de actividades para que los que son semejantes
y estn relacionados lgicamente entre s, se realicen juntos.
Tipos de Departamentalizacin:
- Funcional

- Geogrfica

- Clientes

- Proceso

- Productos

- Redes

- Matricial

La departamentalizacin representa la estructura formal de la

empresa y se puede mostrar graficando un organigrama.
Quienes cumplen funciones relacionadas entre si suelen compartir
un rea comn de trabajo y constituir una unidad de trabajo o un
departamento.

Principios de la Estructura
TIPOS DE
DEPARTAMENTALIZACIN

POR FUNCIONES

Gerencia
General
Secretara
logstica

marketing

Ases. Legal
operaciones

finanzas

personal

Principios de la Estructura
TIPOS DE
DEPARTAMENTALIZACIN

GEOGRFICA O
POR ZONAS

Ventas
Lima

Zona
Norte

Zona
Sur

Zona
Este

Zona
Centro

Principios de la Estructura
TIPOS DE
DEPARTAMENTALIZACIN

POR PRODUCTOS

Gerencia
Operaciones

Farmacia

Colorantes

Qumicos

Pinturas

Principios de la Estructura
TIPOS DE
DEPARTAMENTALIZACIN

Por procesos

Gerencia
Produccin

Aserrado

Cepillado,
Fresado

Ensamblaje

Laqueado,
Pulido

Acabado

Principios de la Estructura
TIPOS DE
DEPARTAMENTALIZACIN

Por clientes

Gerencia
de Ventas

Mayoristas

Minoristas

Corporativos

Tipos de Autoridad
Autoridad de Lnea
- Es aquella relacin en la que un superior ejerce
supervisin directa sobre su subordinados
(Principio Escalar).
- Las funciones de lnea son aquellos que
repercuten directamente sobre el logro de la
misin y objetivos de la empresa.

Autoridad Staff
- Es aquella relacin de asesoramiento. La
funcin
de las personas de staff, es
investigar, experimentar y ofrecer asesora a
gerentes de lnea para el logro de los objetivos.

Autoridad Funcional

mbito de control: Tramos amplios

VENTAJAS
Los superiores estn obligados
a delegar.
Se deben establecer polticas
claras.
Los subordinados deben ser
cuidadosamente seleccionados.

DESVENTAJAS
Tendencia de que los superiores con
exceso de trabajo se concentran en
cuello de botella para la toma de
decisiones.
Riesgo de que los superiores pierdan
control.
Se requieren administradores de
una calidad excepcional.

mbito de control: Tramos estrechos

VENTAJAS
Estrecha supervisin.
Estricto control.
Rpida comunicacin entre
subordinados y superiores.

DESVENTAJAS
Los superiores tienden a
involucrarse en exceso en el
trabajo de los subordinados.
Muchos niveles administrativos.
Altos costos a causa de los
numerosos niveles.
Excesiva distancia entre el nivel
ms bajo y el ms alto.

Principios de la Estructura
LA ESTRUCTURA A LA VEZ DETERMINA
LOS GRUPOS DE PERSONAS QUE SE
ENCARGARN BSICAMENTE DE:

1. ELABORACIN DEL
PRODUCTO
O SERVICIO
2. DISPONIBILIDAD DE
INSUMOS,
MATERIALES Y SERVICIOS.
3. DISPONIBILIDAD DE DINERO
4. RECURSO HUMANO
ADECUADO
5. CLIENTES QUE CONSUMAN

ACTIVIDADES
QUE LA
DESARROLLAN

OPERACIONES
LOGSTICA
FINANZAS
PERSONAL
MARKETING

Principios de la Estructura
LAS ACTIVIDADES / FUNCIONES
ESTN REPRESENTADAS
MEDIANTE

ORGANIGRAMAS

Principios de la estructura
ESQUEMA DE
ORGANIGRAMA
GENERAL

Metas
Objetivos
Estrategias

Logstica

Finanzas

Visin
Misin

Directorio
Gerencia

Operacin

Marketing

Recursos
Humanos

Objetivos
especficos
Compras
y
almacenes

Obtencin
uso y
control de
dinero

Procesos de
elaboracin
y entrega
de producto

Investigacin
Atraccin
Ventas
Relaciones

Direccin
Derechos
Control
Desarrollo

Criterios para elaborar Organigramas

Direccin
Control

Comit Consultivo

Apoyo

Asesora

Lnea

Representacin grfica
Gerencia
General
Control
Interno

Gerencia de
Administracin
Financiera

Comit
Consultivo

Asesora
Jurdica

Asesora
Administrativa

Gerencia de
R.R.H.H.

Gerencia de
Operaciones

Gerencia
Unidad 1

Jefatura de
Produccin

Gerencia
Unidad 2

Jefatura
de Ventas

Jefatura de
Produccin

Jefatura de
Ventas

Modelo Estratgico
ETAPAS

Visin / Valores

Definicin

Misin
Analtica

Anlisis interno
Fortaleza
Debilidades

Estratgica

Desarrollo

Anlisis externo
Oportunidades
Amenazas

Formulacin de Objetivos y Eleccin de

Estrategias
Implementacin de la Estrategia:
Diseo Organizacional Indicadores
de Control Gestin del Cambio

Las empresas excelentes:

ALINEACIN
ESTRATEGIA - ESTRUCTURA
ESTRATEGIA

ESTRUCTURA

DESARROLLO DE
MERCADO

POR ZONAS
GEOGRFICAS

DESARROLLO DE
PRODUCTO

POR PRODUCTO

DIFERENCIACIN DE
SERVICIO

POR CLIENTES

Principios de diseo

1. Organizaciones mecnicas
versus orgnicas
2. Factores de contingencia
3. Diseos tradicionales
4. Diseos de avanzada

Principios de diseo

Mecanicista

Orgnica

Especializacin

Equipos interfuncionales

Departamentalizacin
rgida

Equipos integrados
diversos

Cadena de mando definida

Libre flujo de informacin

Amplitud de control
reducida

Amplitud extensa

Centralizacin

Descentralizacin

Formalizacin

Formalizacin baja.

Principios de diseo

DISEOS
TRADICIONALES

SIMPLE

Administrador
o empresario

CONCENTRACIN

Ventas

Produccin

Finanzas

Compras

Principios de diseo
Directorio

DISEOS
TRADICIONALES

rea
Logstica

Compras

Almacn

Gerencia
General

rea
Finanzas

Bancos
Presup.

Contabilidad

FUNCIONES

Area
Operativa

rea
Marketing

rea
RRHH

Hilandera

Producto

Control

Tejido

Publicidad

Salarios

Teido y
Acabado

Ventas,
Relaciones

Asistencia
Social

Mantenimiento

Psicologa

Principios de diseo
DISEOS
TRADICIONALES
DIVISIONES

Principios de diseo

EQUIPOS
DISEOS
DE AVANZADA

MATRIZ
ILIMITADO
QUE APRENDE

La organizacin que aprende

Diseo organizacional

Sin lmites
Equipos
Empowerment
Cultura organizacional
Fuertes relaciones mutuas
Sentido de comunidad
Cuidado
Confianza

La
Organizacin
que aprende

Liderazgo
Visin compartida
Colaboracin

Compartir informacin

Abierta
Oportuna
Exacta

GERENTE GENERAL

Otros
servicios
Funciones
Gerente de
Mercadoctenia

Centros de utilidad

Negocio nm. 1

Negocio nm. 2

Negocio nm. 3

Negocio nm. 4

Futuro

Profesionalis
mo funcional

Gerente de
Produccin

Gerente de
I&D
Investig. y
Desarrollo

Gerente de
Finanzas

Gerente de
RR.HH.

ESTRUCTURAS DE REDES
CONSULTORA DE
INVESTIGACION
Y DESARROLLO

AGENTES DE
PUBLICIDAD

GRUPO
EJECUTIVO

SERVIVIO DE
PRODUCCIN

SERVICIO
CONTABLE

La Organizacin y los Procesos

Competidores

Maquinaria
Insumos
Personal

Proveedores

Outsorucing
Capital
Trabajo

ORGANIZACI
N
Conjunto de
procesos y red
de
transacciones

Competidores

Productos y/o
Servicios

Estado

Clie
ntes

Visin de procesos

A la vez, para vender los productos/servicios las

empresas/organizaciones realizan una serie de
actividades como por ejemplo:
atender a un cliente.
elaborar un producto.
coordinar alternativas de pago.
clculo de gastos en un perodo.
comprar materiales.
vender productos a los clientes.
contratar servicios de externos.

La administracin los denomina:

Visin de procesos
PROCESOS
Actividades especficas realizadas por una o ms puestos,
con inicio y fin, con resultados medibles y que se relacionan
directa o indirectamente con el producto/servicio que
entrega la empresa/organizacin a un mercado.
Por tanto, forma parte del Diseo.

Qu es un proceso?
Unidad X2

Unidad X4

Unidad Y

Unidad Z1

Salidas

Entradas

Proveedor
Interno o
Externo

Unidad Z2

Los Procesos pueden atravesar varias Unidades o reas Organizativas

Cliente
Interno o
Externo

Visin de procesos

Relacin Estructura - Procesos

Gerencia
General
rea
Marketing

rea
Finanzas

rea
Logstica

Producto

Contab.

Publicidad

Bancos
Presup.

Ventas,
Relaciones

Crditos

rea
Tcnica

rea
RRHH

Compras

Calidad

Salarios

Almacn

Mant.

Asistencia
Social

Hilandera Tejido

Requerimiento
Del cliente

Area
Operativa

Psicologa

Teido y
Acabado

Almacn
PT

Distribuc.
Entrega

Entonces :

Fin

Visin de procesos
Relacin Estructura - Procesos

A ESTRUCTURA TIENE CARCTER VERTICAL

OS PROCESOS SE DESARROLLAN HORIZONTALMENTE

La Organizacin puede verse de dos formas:

Funciones

Procesos

GG

TI

MANUF

Organizacin como una coleccin de

disciplinas y tcnicas
especializadas.
Silos verticales
Funciones que responden a una
organizacin jerrquica

Adquisicin y Pago a Proveedores

Clientes

COMP

Tecnologa

LOG

Logstica

FIN

Ventas

PROV

Finanzas

OPER

Manufctura

ADM & FIN

Proveedores

ADQ

Marketing

GG

Toma de pedidos y Facturacin

Soporte Post-Venta

Organizacin como una coleccin de

procesos relacionados
Flujo de trabajo horizontal
Los procesos involucran mltiples
reas funcionales

Combine varios trabajos en uno

Hoy

Recibe
Solicitud

Chequeo
Definicin de Determinacin Aprueba
documentos Condiciones programacin crdito

Regla: Alcanzar
objetivos
funcionales

Empresa

Maana

Cliente

Nuevos crditos
abrir rpido
nuevas cuentas

Trabajador de
caso especfico

Resolver inmediatamente
quejas de clientes

Regla: satisfacer
al cliente

Empresa tradicional vs. Empresa por

procesos

Los 3 Niveles de Procesos

Macro Procesos o
Dominios
Procesos

Agrupacin natural de procesos,

normalmente corresponden a
una responsabilidad
organizacional
Conjuntos de actividades unidas
con delimitacin o cortes de
control.

Actividades
o tareas

Acciones requeridas para lograr

un resultado medible. Las
Actividades
tienen un ciclo de vida mientras
que las tareas son discretas.

Muchas gracias

!
Rafael Yaya Quijandra