ADMINISTRASI

KETATAUSAHAAN
Kelompok 7
Susantika
Sunanigsih
Susantiningsih

Pengertian tata usaha

Dalam bahasa inggris tata usaha sering di sebut
dengan clerical work . office management,
atau recording and reporting system
( M.Moh.Rifai.1987:51). Tata usaha berarti juga
administratie dalam bahasa belanda.
Adminitrasi ketatausahaan merupakan kegiatan
administrasi pendidikan yang mengelola
pencatatan, pengumpulan,penyimpanan data
dan dokumen yang dapat di pergunakan untuk
membantu pimpinan dalam mengambil
keputusan, urusan surat menyurat, serta
laporan-laporan mengenai kegiatan sekolah.

Peranan dan pentingnya Tata usaha

Peranan atau kegunaan tata usaha ini
antara lain sebagai berikut :
Membantu pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan
induk untuk mencapai tujuan sekolah.
Menyediakan keterangan-keterangan bagi
pimpinan sekolah, guru-guru, atau personal
lainnya terutama untuk keperluan
perencanaan, pembuatan keputusan,
pengendalian yang menjadi tugas pokok.
Melancarkan perkembangan sekolah
sebagai suatu kesatuan yang hidup.

System kerja ketatausahaan

Ketatausahaan yang baik adalah dengan cara
kerja yang efisien. Pekerjaan disebut efisien
apabila dapat mencapai hasil yang tertinggi dari
usaha tersebut. Efisien kerja dalam
ketatausahaan dengan tujuan agar segala
pekerjaan dapat di selesaikan dengan cepat dan
rapi. Adapun asas-asas efisensi kerja adalah :
Asas perencanaan
Asas penyederhanaan
Asas penghematan
Asas penghapusan
Asas penggabungan

Oteng sutisna menegaskan prinsip-prinsip kerja

administrasi kantor sebagai berikut :
Pahami fungsi-fungsi pokok administrasi sekolah
serta tugas-tugas yang terlibat dalam
pemenuhannya
Kembangkan dan nilai secara periodik suatu system
pencatatan yang terintegrasi
Persiapkan dalam tulisan suatu ihtisar tentang
prosedur yang perlu bagi penyelesaian setiap tugas
pokok.
Pahami prosedur-prosedur dan priksa kegunaannya
Prosedur dan catatan-catatan
Gunakan catatan dan laporan sebagai pelayanan
kepada organisasi dan bukan terutama sebagai alat
untuk mengatur dan mengontrol atau untuk
melayani tuntutan-tuntutan

administrasi kesekertariatan
kesekertariatan di batasi oleh hal
surat menyurat. Surat ialah alat
komunikasi tertulis untuk
menyampaikan dan menerima
informasi kepada dan dari pihak lain,
baik perorangan maupun kelompok,
swasta maupun dinas, yang di buat
oleh atau di tujukan kepada
seseorang, badan, organisasi, dan
sebagainya (ahmad rohani, 1991:44)

1. Penggolongan surat
Di tinjau dari segi alamatnya, dapat di bedakan
menjadi surat dinasbiasa, nota dinas, memo,
surat pengantar, telegram, surat edaran, surat
undangan, surat keputusan, surat tugas, dan
pengumuman
Di tinjau dari sifatnya terbagi menjadi surat
biasa, surat segera, surat amat segera
Sedangkan di tinjau dari segi kegunaannya
terdiri dari surat asli, surat tembusan, surat
salinan ( Maljani A. 1983:92-95)

2. Pengelolaan surat
Kegiatan pengelolaan surat di bedakan menjadi :
Pengelolaan surat masuk yang meliputi
penerimaan, pencatatan, pengarahan,
pengelolaan, dan menyimpan surat. Adapun hal-hal
yang perlu di catat dalam agenda surat masuk
antara lain : no urut surat keluar, tanggal di terima,
tanggal dan nomor surat yang di terima, pihak
pengirim/ instansi, pokok isi surat,dan keterangan.
Pengelolaan surat keluar yang meliputi pembuatan
konsep, penandatanganan, pengiriman, dan
penyimpanan arsip. Hal-hal yang perlu di catat
dalam agenda surat keluar meliputi : no urut surat
keluar, tanggal surat keluar (pengiriman), alamat
surat, pokok/isi surat, dan keterangan.

3. Penataan arsip
Buku arsip yaitu buku yang menyimpan data-data
surat menyurat,pengumuman, atau catatan-catatan
yang telah selesai di pergunakan.Di tinjau dari
fungsinya arsib di bedakan menjadi dua macam :
Arsip dinamis adalah arsip yang masih di gunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan
kegiatan tugas pokok serta pelaksanaan
penyelenggarakan administrasi di sekolah. Aris ini
terdiri arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip in aktif.
Arsip statis adalah arsip yang tidak di pergunakan
lagi secara langsung untuk perencanaan,
penyelanggaraan kegiatan tugas pokok maupun
menyelenggarakan administrasi pendidikan sekolah.

tata usaha bidang

pengajaran
dalam bidang pengajaran di perlakukan kegiatan yang
menyangkut siswa dan guru berkenaan dengan
pengajaran di sekolah
Buku induk guru Dan siswa
Buku nilai
Buku absen pengajar dan siswa
Buku rapot
Kartu identitas siswa
Buku kegiatan harian
Buku tamu
Buku pengumuman
Buku penerimaan dan pencatatan siswa

pengaturan tata ruang

kantor
1. peranan tata ruang
Dengan tata ruang yang baik akan
memberikan kegunaan sebagai berikut :
. Mencegah penghamburan tenaga dan
waktu para pegawai
. Menjamin proses pekerjaan yang
bersangkutan
. memungkinkan pemakaian ruangan
secra efisien

2. fungsi kantor sekolah

Oteng sutisna (1956:143-144)
menjelaskan fungsi kantor sekolah
sebagai berikut :
Mengkomunikasikan
Memproses bahan-,Mengetik.
Memperbanyak
Menangani korespondensi dan suratsurat
Mengadministrasikan catatancatatan

Cara mengatur kantor

Tata kantor yang baik adalah yang
memungkinkan proses penyelesaian
pekerjaan menempuh jarak yang
pendek.
Sebagai pedoman untuk penyusunan
tata ruang

pengawasan dalam bidang tata

usaha
pekerjaan dalam bidang tata usaha perlu
diperiksa dan diadakan pengawasan agar
pekerjaan yang dilaksanakan sesuai dengan
rencana dan mencapai hasil yang ditentukan.
Hal-hal yang dijadikan sasaran pengawasan
antaralain
Jumlah hasil kerja,
mutu hasil kerja
kesungguhan, kerajinan,
kecakapan para pegawai, dll

KESIMPULAN
Peranan dan kegunaan tata usaha ini dalam garis
besarnya adalah sebagaiatau membantu
pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan induk untuk
mencapai tujuan sekolah, menyediakan keteranganketerangan bagi pemimpin sekolah, guru-guru, atau
personal lainnya terutama untuk keperluan
perencanaan, pembuatan keputusan,dan
penegendalian yang menjadi ugas pokok,
melencarkan perkembangan sekolah sebagai satu
kesatuan yang hidup.
Cara kerja tata usaha yang baik adalah efisien. Suatu
pekerjaan disebut efisien apabila dapat mencapai
hasil tertinggi dari usaha tertentu. Efisiensi kerja
dalam ketatausahaan dengan tujuan agar segala
pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan rapi