ESTUDIO DE CASO:

Ejecucin de los procesos de

contrataciones con presencia de la
Oficina de Control Interno (OCI)

Grupo:
Dbora Baraybar
Percy Zevallos
Mariella de Fatima Figueroa
Nancy Chauca
Jos Luis Vargas

Profesor:
Carlos Ricardo Aliaga Calderon
Entidad del sector pblico y unidades
orgnicas involucradas en el proceso
materia de estudio:

Ministerio de Defensa (MINDEF)

Direccin General de
Administracin /
Direccin de Logstica

Oficina de Control Interno

(OCI)
 PROCESO ELEGIDO:
Ejecucin de los procesos de contrataciones
de acuerdo al Plan Anual de Contrataciones
PAC (proceso de gestin).
Estos podrn ser:
Licitacin Pblica
Concurso Pblico
Adjudicacin Directa Pblica
Adjudicacin Directa Selectiva
Adjudicacin de Menor Cuanta
 OBJETIVO DEL PROCESO
ELEGIDO:
Contar con los bienes o servicios requeridos para la
ejecucin de las acciones previstas en los instrumentos
de gestin de la Entidad (POI, PEI, PAC, etc) a fin de
lograr los objetivos institucionales relacionados a
contribuir con la seguridad y defensa nacional, el
desarrollo socio econmico del pas y la defensa civil.
 SITUACIN INICIAL

Los procesos de contrataciones en el MINDEF tenan las siguientes

debilidades:
Procesos adjudicados cuya provisin de bienes o servicios no se
cumplan a cabalidad.
Se reciban continuas y recurrentes observaciones de la OCI
referentes a los procesos de contrataciones.
Los bienes o servicios provistos por los proveedores no se entregan
de manera oportuna, entre otros.

Al identificar estas debilidades el equipo de la Direccin General de

Administracin del MINDEF, identific posibilidades de mejoras, entre
otras, la posibilidad de articular acciones con la Oficina de Control
Interno a fin de incorporar su participacin en los procesos de
contratacin de aquellos montos ms significativos (LP=Licitacin
Pblica, CP=Concurso Pblico, ADP=Adjudicacin Directa Pblica,
ADS=Adjudicacin Directa Selectiva, AMC=Adjudicacin de Menor
Cuanta).
 SITUACIN IMPLEMENTADA:
Dada la identificacin de las debilidades en los procesos de
contrataciones y con el objetivo de incrementar la
transparencia en dichos procesos de gestin, se opt en el
MINDEF, por invitar a la Oficina de Control Interno - OCI a
participar como veedores de los procesos de contrataciones
mediante comunicacin formal escrita.

EL OBJETIVO era generar un nivel de articulacin entre las

dependencias de la Entidad a fin de mejorar los procesos de
gestin y de ser el caso, la OCI podra alertar al Titular de la
Entidad de la existencia de riesgos que puedan afectar la
transparencia, probidad o cumplimiento de objetivos, en el
marco de sus funciones establecidas en la normatividad
vigente.

Este es un mecanismo ejercido por la OCI sobre la gestin en

relacin con el flujograma de la gestin (control de
resultados: un buen proceso de adjudicacin) y con respecto
INTERVENCION DE LA OCI EN LOS
PROCESOS DE CONTRATACIONES :
INVITACION REALIZADA AL ORGANO DE CONTROL
INTERNO - OCI
El OCI es invitado por la Direccin General de
Administracin del MINDEF a participar en los procesos de
contratacin mediante una Carta de invitacin a participar
como veedor.

Asimismo en la ETAPA DE LA PRESENTACIN DE

PROPUESTAS TCNICA Y ECONMICA en donde
tambin participa un Notario Publico, el OCI suscribe en
seal de conformidad las Actas que se generan en el
proceso de contratacin.
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
DE CONTRATACIONES:

El OCI interviene
Etapa 3 - Etapa 4 - Etapa 5 - Etapa 6 - Etapa 8
 BASE LEGAL:
Numeral 1.17 de las Normas Generales de Control Gubernamental,
aprobada por R.C. N 273-2014-CG y modificatoria.
Articulo 16 del ROF MINDEF : El OCI, es el encargado de llevar a cabo
el control gubernamental en el MINDEF, segn el PAC, as como de
acuerdo con lo dispuesto en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Control y la Contralora General de la Repblica. El Jefe del OCI es
designado por la Contralora General de la Repblica, de quien depende
funcional y administrativamente.
Artculo 7 de la Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional
de Control y de la Contralora General de la Repblica y sus
modificatorias, artculo 1 de la Ley N 28716 Ley de Control Interno de
las Entidades del Estado y numeral 1.12 de las Normas Generales de
Control Gubernamental, aprobada por R.C. 273-2014-CG:
El Control Interno comprende las acciones de cautela previa, simultnea
y de verificacin posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la
finalidad que la gestin de sus recursos, bienes y operaciones se efecte
correcta y eficientemente, cautelando los sistemas administrativos y
operativos contra los actos y prcticas indebidas o de corrupcin,
propendiendo al debido y transparente logro de los fines, objetivos y
metas institucionales.
El control gubernamental interno a su vez puede ser previo, simultneo y
posterior; el control interno previo y simultneo lo ejercen las
 Bajo el enfoque de proceso, la situacin
implementada permitir mejorar los
procesos de contrataciones
Sus productos o resultados:
Entre los principales productos obtenidos tenemos una
correcta adquisicin de bienes, contratacin de servicios,
consultora y ejecucin de obras.
El principal resultado es mayor eficiencia en la gestin del
MINDEF.

Sus principales insumos, recursos o requisitos para

que se inicie o se desarrolle:
Para el proceso planteado el principal insumo requerido
est identificado como el documento de requerimiento
(solicitud) para la participacin de la OCI desde el inicio
del proceso. Este documento de requerimiento es
elaborado por la Direccin de Logstica a requerimiento de
la Direccin General de Administracin.
Los principales subprocesos, etapas,
procedimientos, actividades o pasos:
El planteamiento propuesto involucra el acompaamiento de la OCI en
los procesos de adjudicaciones de las contrataciones de bienes o servicios que
realiza el Ministerio de Defensa - MINDEF.

De conformidad con lo dispuesto en el Artculo 64 del Reglamento de

la Ley de Contrataciones, en los actos de presentacin de propuestas y
otorgamiento de la Buena Pro se podr contar con la presencia de un
representante del Sistema Nacional de Control, quien participar como veedor
y deber suscribir el acta correspondiente, su inasistencia no viciar el proceso.

Cabe sealar que el OCI MINDEF, interviene como veedor en las principales
actividades del proceso de seleccin donde se le hace participe desde el inicio
de la relacin de postores (los mismos que deberan contar con Registro
Nacional de Proveedor RNP), asimismo de acuerdo al tipo de proceso, la OCI
interviene en la presentacion y apertura de las propuestas (tcnico y
econmica), as como en algunas se les hace participe de la evaluacin y
calificacion de las propuestas y finalmente la adjudicacin del proveedor
ganador.
Base legal: Artculo 64 del Reglamento de la Ley de Contrataciones D.L. N
1017.
 Anlisis del proceso y el nivel al
que corresponde la accin
implementada:
La actividad propuesta corresponde al nivel de vigilancia, y en
mrito del Servicio de Control de tipo simultneo dado que,
dicha accin de apoyo se realiza a las actividades de un proceso
en curso (procesos de contrataciones) que corresponde a la
gestin de una entidad sujeta a control gubernamental, con el
objeto de alertar oportunamente al titular de la entidad o quien
haga sus veces, de ser el caso, la existencia de hechos que
ponen en riesgo el resultado o logro de sus objetivos, a fin de
promover la adopcin de las medidas preventivas pertinentes
que contribuyan a superar o mitigar el riesgo identificado.

Cabe mencionar que el control gubernamental interno puede ser

previo, simultneo y posterior y que su desarrollo es
responsabilidad de las autoridades, funcionarios y servidores de
las entidades. El control interno simultneo y posterior es
ejercido por los rganos de Control Institucional, conforme a las
disposiciones establecidas las Normas Generales de Control
Gubernamental.
 Enfoques de reglas:
Anlisis del proceso e identificacin de si el proceso en s,
sus subprocesos o sus procedimientos tienen alcance
normativo, informativo (de evaluacin), punitivo, correctivo,
preventivo, retributivo, depurativo o una mixtura de ellos:
El proceso implementado tiene un alcance preventivo correctivo,
dado que como producto de la accin realizada se podra alertar
oportunamente al titular de la entidad o quien haga sus veces, de
ser el caso, la existencia de hechos que ponen en riesgo el
resultado o logro de sus objetivos, a fin de promover la adopcin de
las medidas preventivas pertinentes que contribuyan a superar o
mitigar el riesgo identificado. Asimismo, porque el control
simultneo se caracteriza por ser oportuno, expeditivo, preventivo y
orientado al ciudadano (relacionado al cumplimiento de los
objetivos institucionales).

Base legal: Numerales 6.3 y 7.11 de las Normas Generales de

Control Gubernamental, aprobada por R.C. N 273-2014-CG y
modificatoria.
Riesgos bajo un enfoque de adversidad:

Sealar el objetivo del proceso y haciendo un anlisis efecto-

causa, identifique un riesgo (bajo el enfoque de adversidad) que
comprometa la consecucin de dicho objetivo, el cual no est
actualmente siendo sujeto de tratamiento o cobertura:
El objetivo del proceso es contar con los bienes o servicios requeridos
para la ejecucin de las acciones previstas en los instrumentos de
gestin de la Entidad (PAC) a fin de lograr los objetivos institucionales.
En dicha medida, el riesgo es que dichos bienes o servicios no
sean brindados de manera oportuna lo cual generara un impacto
negativo en el logro de los objetivos de la entidad. Esto merece la
implementacin de acciones en diferentes niveles del proceso: por
ejemplo, mejorar las acciones de elaboracin de trminos de referencia,
el fortalecimiento del equipo de especialistas en contrataciones de la
Unidad de Logstica, fortalecer las acciones de capacitacin e
intercambio de experiencias alrededor de los Estudio de posibilidades
que ofrece el mercado de bienes y servicios, entre otros.
Por otro lado, tambin se puede identificar en los procesos de
contrataciones riesgos de colusin y de incumplimiento de los
proveedores (oportuno) en la provisin de bienes o servicios (incluso ya
adjudicados) que afecten el logro de los objetivos institucionales.
 Otras oportunidades de cambio de
condiciones del entorno:
Este mecanismo implementado en el MINDEF, a manera de buenas
prcticas, bien podra ser replicado en otras Entidades Estatales a fin de
mejorar la gestin y fortalecer las acciones articuladas de unidades
orgnicas en torno al cumplimiento de los objetivos institucionales.

Es importante advertir que al ser una buena prctica y no estar

institucionalizada formalmente, la presencia de la OCI en los procesos
de contrataciones podra dejar de realizarse.

De igual manera un cambio de gestin podra implicar que las oficinas

involucradas podran dejar de aplicar estas acciones. Ante esto, se
recomienda, que se incorpore como un procedimiento interno en el
manual de procesos de la entidad y se recomiende a la OSCE que regule
esta intervencin en la Ley de Contrataciones.

En el MINDEF, la actuacin del OCI desde el momento en que se realizan

los procesos de contratacin ha mejorado notoriamente la transparencia
de los procesos de contrataciones, de tal manera que permite que la
gestin en la entidad se torne ms eficiente.
 Otras oportunidades de cambio de
condiciones del entorno:

La incorporacin del OCI en los procesos de

contrataciones, puede dar miras a establecerse como
parte de Plan Estratgico de la entidad, de manera tal,
que se establezca un sistema de seguimiento y
evaluacin que fortalecer la rendicin de cuentas, as
como el mejor desempeo de la funcin de
contrataciones. Esta rendicin de cuentas permitir dejar
de lado los procesos detallistas, pues solo se exigir que
la toma de decisiones se asiente en una gestin basada
en informacin transparente, que es lo que se va a tener
que lograr con la ayuda del OCI, esto va ligado a lo
mencionado sobre la informacin que manejar el OCI a
travs del sistema electrnico de contrataciones.
 Otras oportunidades de cambio de
condiciones del entorno:
ADJUDICACION DIRECTA SELECTIVA - PROCESO DE CONTRATACION
PARA EL SERVICIO DE LIMPIEZA DE LAS INSTALACIONES DEL
EDIFICIO CENTRAL MINDEF
El MINDEF adjudic a la Empresa SERVER SA para la prestacin del servicio de
limpieza para las instalaciones del MINDEF, de acuerdo a la Ley de
Contrataciones del Estado.
El Comit Especial, luego de otorgada la buena pro, concluyo que haba
inexactitud del contenido de las declaraciones juradas presentadas por la
empresa SERVER SA en el proceso de seleccin.
En ese sentido, de acuerdo a lo sealado en el artculo 50 del Reglamento de
la Ley de Contrataciones el cual seala que: Durante el desempeo de su
encargo, el Comit Especial est facultado para solicitar el apoyo que requiera
de las dependencias o reas pertinentes de la Entidad, las que estarn
obligadas a brindarlo bajo responsabilidad., el Comit Especial solicito apoyo
al rgano de Control Interno OCI MINDEF.
Posteriormente, con la participacin de la OCI se realizaron las investigaciones
del caso y se constato in situ la falsedad de la Declaracin Jurada,
procedindose a poner en conocimiento del Titular de la Entidad el cual
determino se proceda a declarar la nulidad del proceso segn lo prescrito en el
artculo 57 de la Ley y comunicar a la OSCE para las acciones
correspondientes.