Infraestrutura em eventos

de grande porte:
gesto e operacionalizao
FELIPE CINTRA BRAGA

I X E N C O N T R O N A C I O N A L D E C E R I M O N I A L U N I V E R S I T R I O

29 DE JUNHO DE 2016
O que a infraestrutura de um
evento?
Tudo aquilo que base para um evento;
Relao dialgica com a programao, especialmente em
eventos complexos.
Como sei se meu evento de
grande porte?

Depende.
Principais elementos de influncia para o
planejamento da infraestrutura
Objetivos do evento
Pblico-alvo
Local, data e horrio
Programao
Recursos Financeiros
Recursos Humanos
Transporte
Checklist (Pr-evento 1)
Agendamento (dos locais/espaos, dos
servios de suporte, etc.)
Comunicao externa (alterao do
trnsito, necessidade de segurana
extra, estacionamento de veculos etc.)
Materiais aos participantes (pastas,
blocos, materiais de orientao, placas
de homenagem etc.)
Avaliao (elaborao de instrumento de coleta
de dados dos participantes)
Checklist (Pr-evento 2)

Servios logsticos (hospedagens,

passagens, transfers, alimentaes etc.)
Servios audiovisuais (projeo,
sonorizao, transmisso, foto e
filmagem)
Servios de estrutura (tendas, stands,
palco, cadeiras, praticvel etc.)
Internet
Checklist (Pr-evento 3)

Servios de mo-de-obra terceirizada

(traduo, limpeza, segurana, ambulatrio, recepo
etc.)

Servios de decorao (flores, malha,

iluminao, toalhas, passadeira etc.)

Paramentos (canudos para diplomas, borla para

outorga, becas e caplo)

Licenas/documentao (Alvar Bombeiros,

Alvar Jogos e Diverses, ECAD, ARTs projeto etc.)
Checklist (Execuo 1)
Equipe do evento
Limpeza (salas, materiais de higiene,
foyer etc.)
Sinalizao e decorao (placas,
flores, programao por espao,
faixas, prismas, bandeiras etc.)
Teste dos equipamentos (transmisso,
sonorizao msicas necessrias
esto preparadas? - e projeo)
Checklist (Execuo 2)

ARTs montagem/construo
Mobilirio (reserva de cadeiras no
auditrio, mesas de receptivo, tendas,
painis, estandes etc.)
Alimentao (servio na sala VIP,
bebidas e comida)
Avaliao (aplicao do formulrio de
satisfao)
Checklist (Ps-evento 1)

Limpeza (salas, reposio dos materiais de higiene, foyer etc.)

Sinalizao e decorao (retirar: placas, flores, programao dos espaos,

faixas, prismas, bandeiras etc.)

Estrutura fsica (desmontagem: mesas de receptivo, tendas, painis, estandes etc.

observar prazos, em especial, quando espao fsico locado)

Devoluo de equipamentos locados (rdios, computadores, projetores,

impressoras etc.)
Checklist (Ps-evento 2)

Elaborao do Relatrio do Evento (aspectos

financeiros/legais, prestao de contas para
patrocinadores)

Avaliao final do evento (tabulao dos

formulrios de satisfao, consecuo dos objetivos
do evento, propostas de melhoria)
Algumas regras de ouro

O combinado no sai caro

O bom inimigo do timo
Cuide primeiro do elefante,
depois da formiga
O pior vai acontecer
Dvidas?
Consideraes?
Obrigado!
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